487838, Bijlage 1a, doorlichting Theater en Congrescentrum Hanzehof te Zutphen, BMC, 2018

Wel merken wij op dat de kosten van energie nauw samenhangen met de wijze waarop het vastgoed (inclusief installaties) wordt onderhouden. De kosten van belastingen houden grotendeels direct verband met het eigendom van vastgoed. Wij komen op de kosten van energie terug bij onderwerp ‘onderhoudslasten van vastgoed’. Ook merken wij op dat de kosten van verzekeringen volgens ons aan de hoge kant liggen. Exploitatiesubsidie gemeente De exploitatiesubsidie (exclusief de extra exploitatiesubsidies) ontwikkelen zich over de seizoenen licht positief: 3,0% over de vierjarige periode van kalenderjaren 2014 tot en met 2018. Op basis van kalenderjaren is die ontwikkeling als volgt: Subsidie 2014

€ 705.811

KTD

€ -15.000

Subsidie 2015

€ 690.811

Subsidie 2015

€ 704.427

Indexatie 1%

€ 7.044

Subsidie 2016

€ 711.471

Subsidie 2016

€ 711.472

Indexatie 0,8%

€ 5.692

Subsidie 2017

€ 717.164

27/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Subsidie 2017

€ 717.163

Indexatie 1,4%

€ 10.040

Subsidie 2018

€ 727.203

De Hanzehof splitst in haar jaarrekeningen de gemeentelijke exploitatiesubsidie in twee delen: • subsidie voor exploitatie; • subsidie voor financieringslasten gebouwen. Zij geeft ons aan deze splitsing aan te brengen met de bedoeling om helder te maken welk bedrag er voor de exploitatie resteert na aftrek van de lasten voor de leningen en als toelichting op het verzoek dat zij bij de gemeente heeft ingediend om de kapitaallasten te verlagen. In onze overzichten hebben wij deze splitsing niet weergegeven, omdat die niet aansluit bij de gemeentelijke beschikking (opgenomen in bijlage 6). Exploitatiesaldo Op het eerste gezicht is het exploitatiesaldo al vanaf seizoen 2014/2015 nihil of vrijwel nihil (in 2014/2015 € 36 positief). Daarbij moet wel worden bedacht dat die resultaten zijn bereikt door de volgende maatregelen: Jaarrekeningen 2014-2015

2015-2016

Begrotingen 2016-2017

2017-2018

2018-2019

Inzet extra exploitatiesubsidie 126.600

43.569

85.359

61.000

0

Vermindering reservering groot onderhoud 78.000

115.000

139.000

115.000

Totaal 126.600

43.569

85.359

→ Nadere analyse: zie paragraaf 3.7, 3.8 en hoofdstuk 4. Het eigen vermogen van de Hanzehof bedraagt in deze gehele periode het luttele bedrag van € 3.615. Feitelijk is er dus geen sprake van een eigen vermogen. Dat betekent dat er geen buffer is om eventuele exploitatietekorten op te vangen. 3.5

Financieringslasten De financieringslasten van de Hanzehof bestaan uit: • afschrijvingen op gebouwen, installaties en inventaris van de Hanzehof (de gebouwen aan de Coehoornsingel 1), afschrijvingen op niet-vastgoedinvesteringen en afschrijvingen op horeca-inventaris van de Hanzehal; • rente en kosten bankrekeningen (in het overzicht aangeduid als het saldo van financiële baten en lasten). Het vastgoed van de Hanzehof is voor een groot deel gefinancierd met langlopende leningen. Zie hiervoor in het overzicht de balanspost ‘langlopende schulden’.

28/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

De leningen kunnen worden verdeeld in de volgende twee soorten: • leningen waarvoor de gemeente de rente en aflossing betaalt, in de vorm van een subsidie voor kapitaallasten; • leningen waarvoor de Hanzehof zelf de rente en aflossing moet opbrengen. Daarnaast bestonden er tot en met seizoen 2016/2017 leningen waarvoor de gemeente de rente en aflossing betaalde in de vorm van een subsidie voor kapitaallasten, maar die niet zijn ingezet voor financiering van vastgoed (en ook niet voor financiering van andere investeringen). Ook deze leningen maken deel uit van de balanspost ‘langlopende schulden’. Alle leningen die worden ingezet als financiering van investeringen kennen een aflossingsschema dat gelijk is aan de afschrijvingen op het vastgoed. De leningen waarvoor de gemeente de rente en aflossing betaalt zijn gebaseerd op afspraken uit 2007. Het betrof oorspronkelijk vier leningen van de gemeente aan de Hanzehof, waarvan er inmiddels twee zijn afgelost, en een lening van de Stichting Stimuleringsfonds Volkshuisvesting (SVN) aan de Hanzehof. De jaarlijkse subsidie voor kapitaallasten is gebaseerd op de aflossingsschema’s die behoren bij de leningsovereenkomsten uit 2007.

De Hanzehof verantwoordt in haar jaarrekeningen de kapitaallasten en de aflossingen omdat zij de leningnemer is en zij verantwoordt daarin de gemeentelijke subsidie voor kapitaallasten (overigens ten onrechte als subsidie voor ‘financieringslasten verbouwing’). De gemeente betaalt de subsidie voor kapitaallasten echter niet uit aan de Hanzehof, maar saldeert deze bedragen met de bedragen die zij van de Hanzehof tegoed heeft voor rente en aflossing op de leningen die zij heeft verstrekt aan de Hanzehof. Hanzehof heeft ook investeringen gedaan in vastgoed die niet zijn gefinancierd met leningen. In bijlage 1 geven we een overzicht van de samenstelling van alle financieringslasten in 2016/2017 en 2022/2023. Daaruit blijkt dat wat betreft de leningen waarvoor de gemeente de rente en aflossing betaalt gaat om jaarlijks gelijkblijvende bedragen. Voor de leningen waarvoor die Hanzehof zelf de kosten moet opbrengen gedurende de looptijd zien we dat de aflossingsbedragen (en daarmee de afschrijvingslasten die daaraan gelijk zijn) oplopen en de rentebedragen aflopen. In de periode 2016/2017 tot 2022/2023 gaat het per saldo om een daling van € 21.150, ofwel gemiddeld per jaar € 3.525. De afschrijvingen op investeringen die niet zijn gefinancierd met een lening nemen in de periode 2016/2017 tot 2022/2023 af met € 50.215, ofwel gemiddeld per jaar € 8.369.

De financieringslasten samen dalen dus in de periode 2016/2017 tot 2022/2023 met € 11.894 (gegeven de bestaande afspraken over lening en de investeringen per 1 mei 2018). → Nadere informatie: Bijlage 1 (Samenstelling financieringslasten) en Bijlage 2 (Ontwikkeling van de gemeentelijke subsidie voor kapitaallasten). 3.6

Het ‘tekort van € 83.000 per jaar’ Signalering Zoals aangegeven in paragraaf 2.2 kwam de accountant van de Hanzehof bij zijn controle van de jaarrekening 2016/2017 tot de bevinding dat de werkelijke opbrengst van de gemeentelijke subsidie voor 2016/2017 € 50.000 lager was dan begroot en dat dit met name werd veroorzaakt door het wegvallen van kapitaallasten op afgeloste leningen (naast een lagere indexatie van de subsidie dan begroot).

29/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Analyse en conclusies van de Hanzehof De Hanzehof heeft vervolgens een nadere analyse gepleegd. Zij kwam wat betreft de ontwikkeling van de subsidie-inkomsten in relatie tot de kapitaallasten in het voorjaar van 2018, tijdens de beginfase van ons onderzoek, tot de volgende conclusies (samenvatting door BMC): • Door vrijval van twee gemeentelijke leningen is er een exploitatieprobleem ontstaan ter grootte van € 83.000 per jaar. • Deze leningen werden in het verleden anders aangewend dan de gemeente had bedoeld. • Huidig bestuur en directie van de Hanzehof waren er niet van op de hoogte dat deze leningen anders werden aangewend. • Voorgaande directeuren Henk Raben en Otto Berg wisten dit ook niet; het was nergens geregistreerd. • Huidig bestuur en directie konden daarom niet voorzien dat er na aflossing van deze leningen een exploitatietekort zou ontstaan als gevolg van die andere aanwending. Hieronder geven we een nadere toelichting op de leningen waarover het gaat en vervolgens beantwoorden wij de vraag of de Hanzehof het tekort van € 83.000 inderdaad niet had kunnen voorzien.

Toelichting op lening Theaterzaal nieuwbouw 2005 De lening die bij de Hanzehof bekendstaat als de ‘lening Theaterzaal nieuwbouw 2005’ is door de gemeente toegezegd aan Hanzehof tijdens de verbouwing van de toneeltoren in 2005/2006 en bestaat uit vier delen (gegevens ontvangen van de Hanzehof): Oorspronkelijk bedrag € 8.610.000 € 250.000

Einde lening 30 maart 2037 30 maart 2037

€ 287.168 € 350.000

30 maart 2016 30 maart 2017

Doel leningdeel Verbouwing toneeltoren Eigen bijdrage de Hanzehof aan verbouwing toneeltoren Voorfinanciering van sponsorgelden Wegwerken achterstallig onderhoud

De gemeente betaalt voor deze leningdelen de rente en aflossing, in de vorm van een subsidie voor kapitaallasten. De leningdelen die waren bestemd voor het voorfinancieren van sponsorgelden en het wegwerken van achterstallig onderhoud (samen met een oorspronkelijke omvang van € 637.168) zijn daaraan niet besteed, maar zijn volgens de Hanzehof in de periode van 2007 tot en met 2016/2017 aangewend voor de exploitatie en wel volgens het schema van rente en aflossing van de leningen (dus niet als eenmalig bedrag). Dit schema bestond uit een jaarlijks gelijk bedrag (annuïteit) voor de ene lening van € 39.003 (tot en met seizoen 2015/2016) en voor de andere van € 43.661 (tot en met seizoen 2016/2017), dus samen € 82.665 tot met seizoen 2015/2016 en € 43.661 in seizoen 2016/2017. Dit betekent dat er gedurende deze gehele periode vanaf 2007 sprake is geweest van een versluierd exploitatietekort van afgerond € 83.000, dat zich zou gaan realiseren voor € 39.000 met ingang van seizoen 2017/2018 en voor € 83.000 per jaar vanaf seizoen 2018/2019. Het ging dus al vanaf 2007 om lasten die structureel hoger waren dan de structurele baten.

30/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Nadere duiding De Hanzehof was zich tot voor kort niet bewust van de omstandigheid dat de structurele lasten voor een bedrag van € 83.000 reeds jarenlang werden gedekt met incidentele (subsidie)middelen en dat de periode van incidentele dekking zou aflopen in de kalenderjaren 2017 (deels) en 2018 (geheel). De Hanzehof spreekt daarom van een tekort van € 83.000 per jaar, maar feitelijk gaat het om een voorzienbare vermindering van (subsidie)baten. In het financiële overzicht van paragraaf 3.1 is deze vermindering te vinden onder het kopje ‘Financieringslasten de Hanzehof’, op de regel die de baten weergeeft uit de gemeentelijke subsidie voor kapitaallasten, inclusief SVN-lening. De vermindering van deze baten ad € 83.000 per jaar is op die plaats zichtbaar als de vermindering van de bedragen € 627.190 (in seizoen 2015/2016) en € 544.000 (in seizoenen 2017/2018 en 2018/2019). Dit betekent tevens dat de afname van baten van € 83.000 al is verwerkt in die begrotingen 2017/2018 en 2018/2019 (en er niet nog eens ‘boven op komt’). Terzijde, en ter geruststelling, merken we op dat de gemeentelijke subsidie voor kapitaallasten voor de kalenderjaren 2018 tot en met 2027 op hetzelfde niveau blijft (zie bijlage 2).

Sterker nog: in paragraaf 3.8 laten we zien dat de financieringslasten de komende periode globaal zullen dalen met € 11.900 per jaar, mits de Hanzehof geen nieuwe investeringen pleegt waarvan zij de kosten zelf moet opvangen. Had de Hanzehof het exploitatietekort van € 83.000 kunnen voorzien? De Hanzehof kent de bron van alle baten in haar jaarrekeningen en begrotingen. Zij kent ook de bestedingsrichting van al haar lasten in haar jaarrekeningen en begrotingen. Zij is van aanvang af bekend met het schema van rente en aflossing op de leningen die de gemeente haar heeft verstrekt. Indien de Hanzehof in de afgelopen jaren met deze kennis van zaken een meerjarig beeld zou hebben gemaakt van de meerjarige ontwikkeling van haar baten en lasten, voor de jaren na seizoen 2015/2016, zou haar logischerwijze duidelijk zijn geworden dat er een structureel exploitatietekort zou ontstaan van € 83.000 en dat dit bedrag gelijk zou zijn aan de som van de bedragen van rente en aflossing op de twee leningdelen die zouden zijn afgelost (in maart 2016 respectievelijk maart 2017). Naar onze mening behoort het maken van dergelijke meerjarenramingen voor iedere organisatie tot het vaste gereedschap dat nodig is om inzicht te krijgen in en grip op haar sturing en beheersing. Daarbij hoort overigens ook een nadere meerjarige analyse van de ontwikkeling in de baten, lasten, balans en liquiditeit.

Tot de analyse van de ontwikkeling van (baten en) lasten behoort naar onze mening een analyse van de ontwikkeling die ontstaat bij ongewijzigd beleid en ongewijzigde uitvoering (autonome ontwikkelingen) en de ontwikkeling die het gevolg is van aanpassingen in beleid en werkwijze. In paragraaf 3.8 analyseren we de autonome ontwikkeling in de lasten. 3.7

De mate van realisatie van de bezuinigingsmaatregelen uit het Plan van Aanpak In paragraaf 2.2 hebben wij de bezuinigingsmaatregelen getoond die de Hanzehof in het Plan van Aanpak van 1 januari 2015 had aangekondigd. Hieronder bezien we per voorgestelde maatregel hoe de relatie is tussen het toenmalige voorstel met wat we hierover kunnen terugzien in de jaarrekeningen 2014/2015, 2015/2016 en 2016/2017 en de begrotingen 2017/2018 en 2018/2019. Aan het eind van deze paragraaf bezien we het totale exploitatiesaldo dat werd beoogd met deze maatregelen met het exploitatiesaldo dat we aantreffen in de jaarrekeningen 2014/2015, 2015/2016 en 2016/2017 en de begrotingen 2017/2018 en 2018/2019.

31/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

1. Programmering winstgevend maken Geraamde opbrengst voorgenomen maatregel 2015/2016 2016/2017 2017/2018 5.000 15.000 25.000

2014-2015 -

2018/2019 25.000

Saldo van directe baten en materiële lasten theatervoorstellingen Jaarrekeningen

Begrotingen

2014/2015

2015/2016

2016/2017

-14.327

28.709

25.266

2017/2018

2018/2019

28.000

28.000

De ontwikkeling in het saldo ten opzichte van het gerealiseerde saldo in 2014/2015 volgens de jaarrekeningen en begrotingen ziet er als volgt uit: Ontwikkeling saldo van directe baten en materiële lasten theatervoorstellingen ten opzichte van 2014/15 Jaarrekeningen 2014/2015

Begrotingen

2015/2016

2016/2017

43.036

37.593

2017/2018

2018/2019

42.327

42.327

Wij concluderen hieruit dat de maatregel ruimschoots is gerealiseerd. In 2015/2016 was er sprake van een meeropbrengst van € 38.000 (€ 43.036 – 5.000). In 2016/2017 was er sprake van een meeropbrengst van iets minder dan € 23.000 (€ 37.593 – 15.000). Op basis van de begrotingen voor het lopende en het komende seizoen is er sprake van een structurele meeropbrengst van € 17.000 (€ 42.327 – 25.000), dus boven op de geplande ‘plus’ van € 25.000. 2. Programmering verder uitbreiden

2014/2015

Geraamde opbrengst voorgenomen maatregel 2015/2016 2016/2017 2017/2018 Kostenneutraal

2018/2019

In bijlage 4 zijn de bezoekersaantallen en aantallen voorstellingen van de afgelopen zes seizoenen weergegeven. In de tabel valt te zien hoe het aantal voorstellingen na het seizoen 2012/2013 omlaaggebracht werd in een streven het bedrijfsresultaat te verbeteren. Toen echter bleek dat dit niet het gehoopte effect had, is het aantal voorstellingen na het seizoen 2013/2014 weer geleidelijk aan opgevoerd: Seizoen Aantal prof. voorstellingen

11/12

12/13

13/14

14/15

15/16

16/17

114

120

91

94

106

113

In bijlage 4 valt te zien dat hierbij geen ingrijpende keuzes zijn gemaakt. De programmering is uitgebalanceerd gebleven en er zijn na het seizoen 2013/2014 slechts marginale veranderingen opgetreden: de toneel-, cabaret- en jeugdvoorstellingen hebben een wat groter aandeel gekregen in de totale programmering en het aandeel dans en opera is verhoudingsgewijs wat kleiner geworden (in relatieve zin, niet absoluut).

32/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

3. Horecaopbrengsten verhogen Geraamde opbrengst voorgenomen maatregel 2015/2016 2016/2017 2017/2018 10.000 15.000 25.000

2014/2015 -

2018/2019 25.000

Saldo van directe baten en materiële lasten horeca Hanzehof en beheer Hanzehal Jaarrekeningen

Begrotingen

2014/2015

2015/2016

2016/2017

185.226

163.733

178.796

206.000

205.000

Hof

191.344

243.797

213.261

246.000

212.000

Hal

376.570

407.530

392.057

452.000

417.000

Totaal

2017/2018

2018/2019

De ontwikkeling in het saldo ten opzichte van het gerealiseerde saldo in 2014/2015 volgens de jaarrekeningen en begrotingen ziet er als volgt uit: Ontwikkeling saldo van directe baten en materiële lasten horeca Hanzehof en beheer Hanzehal ten opzichte van 2014/2015 Jaarrekeningen 2014/2015

Begrotingen

2015/2016

2016/2017

30.960

15.487

2017/2018

2018/2019

75.430

40.430

Wij concluderen hieruit dat de opbrengst in 2015/2016 ruimschoots is gerealiseerd met een meeropbrengst van € 21.000 (€ 30.960 – 10.000) en in 2016/2017 precies is gerealiseerd (€ 15.487 – 15.000). Hanzehof raamt voor het lopende exploitatiejaar een saldo dat € 50.000 (en voor het komende exploitatiejaar € 15.000) hoger ligt dan de opbrengst in dat jaar volgens de beoogde maatregel. 4. Commerciële verhuur uitbreiden Geraamde opbrengst voorgenomen maatregel 2015/2016 2016/2017 2017/2018 10.000 15.000 25.000

2014-2015 -

2018/2019 25.000

Saldo van baten verhuur Jaarrekeningen 2014/2015 295.439

33/90

Begrotingen

2015/2016

2016/2017

312.447

316.077

2017/2018 310.000

2018/2019 320.000

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

De ontwikkeling in het saldo ten opzichte van het gerealiseerde saldo in 2014/2015 volgens de jaarrekeningen en begrotingen ziet er als volgt uit: Ontwikkeling saldo van baten verhuur ten opzichte van 2014/15 Jaarrekeningen 2014/2015

Begrotingen

2015/2016

2016/2017

17.008

20.638

2017/2018 14.561

2018/2019 24.561

Wij concluderen hieruit dat de opbrengst in de jaren 2015/2016 en 2016/2017 ruimschoots is gerealiseerd (circa € 5.000 meer dan beoogd) en dat de raming voor het komende exploitatiejaar gelijk is aan de beoogde opbrengst. De raming voor de opbrengst in het lopende begrotingsjaar is echter € 10.000 lager dan de beoogd met de toenmalige maatregel. Hieraan kan overigens worden toegevoegd dat het gerealiseerde resultaat van de activiteitengroep Verhuur in het seizoen 2014/2015 ruim € 45.000 hoger lag dan geraamd (€ 295.439 in plaats van 250.000). We meten in de tabel hierboven de ontwikkelingen ten opzichte van dat hogere niveau. Dat betekent dat ook zou kunnen worden gesteld dat de beoogde maatregel al in 2014/2015 meer dan volledig is gerealiseerd. 5. Huisvesten flankerende organisatie

2014/2015 -

Geraamde opbrengst voorgenomen maatregel 2015/2016 2016/2017 2017/2018 15.000 25.000

2018/2019 25.000

Het is de Hanzehof niet gelukt om een flankerende organisatie te huisvesten tegen betaling van huur. Om deze huurder te vinden is hulp van de gemeente gewenst, zo geeft de directie van de Hanzehof aan. 6. Betaald parkeren introduceren, dan wel een andere maatregel in de plaats stellen

2014/2015 -

Geraamde opbrengst voorgenomen maatregel 2015/2016 2016/2017 2017/2018 25.000 50.000

2018/2019 50.000

Het is de Hanzehof niet gelukt om betaald parkeren te introduceren, omdat zij daarvoor de medewerking nodig had van de gemeente en die niet heeft gekregen. Het is de Hanzehof evenmin gelukt om een alternatieve maatregel te bedenken en te realiseren. Zij heeft aan de gemeente aangeven dat dit niet mogelijk is en dat deze bewering wordt ondersteund door onderzoek van bureau LAgroup uit 2014. 7. Kosten besparen op personeel Op speciaal verzoek van de Hanzehof laten we bij het onderdeel Kosten besparen op personeel de ontwikkeling niet zien vanaf seizoen 2014/2015, maar vanaf seizoen 2013/2014.

2013/2014

34/90

Geraamde opbrengst voorgenomen maatregel 2014/2015 2015/2016 2016/2017 2017/2018 15.000 50.000 50.000 50.000

2018/2019 50.000

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

De maatregel uit het Plan van Aanpak om kosten te besparen op personeel betreft volgens ons het saldo van besparingen op het volume van personeel (het aantal in te zetten fte), de prijs van het personeel (de lasten van salarissen en sociale lasten) en de overige personeelskosten (zoals pensioenen, opleidingen en reiskostenvergoedingen). Daarom laten we hieronder de ontwikkeling zien van de totale personeelskosten. Personeelskosten Jaarrekeningen

Begrotingen

2013/2014

2014/2015

2015/2016

2016/2017

950.937

-929.103

-943.352

-934.130

-942.201

-930.254

2017/2018

2018/2019

-981.000

-966.000

In de onderste regel van bovenstaande tabel hebben we een technische correctie aangebracht. We hebben een bedrag van € 13.098 aan pensioenlasten verschoven van 2015/2016 naar 2014/2015. Dit bedrag was vanwege een later ontvangen factuur geboekt in een later jaar dan waarop het betrekking had. De ontwikkeling in de personeelskosten ten opzichte van de gerealiseerde kosten in 2013/2014 volgens de jaarrekeningen en begrotingen ziet er, na deze technische correctie, als volgt uit: Ontwikkeling personeelskosten ten opzichte van 2013/2014 Jaarrekeningen Begrotingen 2013/2014 2014/2015 2015/2016 2016/2017 2017/2018 -8.736 -20.683 -16.807 30.063

2018/2019 15.063

Wij concluderen hieruit dat de beoogde maatregel in geen van de jaren (volledig) is gehaald en dat de totale personeelskosten in de beide begrotingsjaren stijgen ten opzichte van 2013/2014. De Hanzehof is van mening dat de maatregelen uit het Plan van Aanpak betrekking hebben op uitsluitend de volumeontwikkeling van de personeelskosten. Hieronder laten we de vergelijking tussen de ontwikkeling van de personeelskosten en de voorgenomen maatregel zien, als we de personeelskosten zuiveren voor het prijsdeel: de kosten van cao-stijging en van schaaltrede verhogingen (bedragen in euro’s): 2013/14 2014/15 2015/16 2016/17 2017/18 2018/19 1. Salarissen en sociale lasten (volume x prijs) 1.a Alleen prijsdeel *)

829.308 800.860 792.316 802.694 847.000 830.000 17.415

31.030

42.123

60.584

77.524

1.b Alleen volumedeel (= 1 – 1.a)

829.308 783.445 761.286 760.571 786.416 752.476

2. Overige personeelskosten

121.629 141.341 137.938 131.436 134.000 136.000

3. Totale personeelslasten, inclusief prijsdeel (= 1 + 2) 4. Totale personeelslasten, alleen volumedeel (= 1b + 2) Verschil in 4. t.o.v. 2013/2014 (bezuiniging op volumedeel personeelskosten)

35/90

950.937 942.201 930.254 934.130 981.000 966.000 924.786 899.224 892.007 920.416 888.476

-26.151

-51.713

-58.930

-30.521

-62.461

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

*) Cao stijging + gemiddelde 1,1+1% 0,7+1% 0,4+1% 1,3+1% 1+1% #) prestatieverhoging t.o.v. vorig jaar #) Voor 2018/19 is sprake van 1% cao-stijging per 1 juli 2018. In november 2018 volgt een besluit over een aanvullende cao-stijging per 1 januari 2019 die nu nog onbekend is.

Hieronder laten we tevens de ontwikkeling van het aantal fte zien zoals weergegeven in paragraaf 3.4 (som van personeel in vaste dienst en ambulant personeel): Personeelskosten Jaarrekeningen 2013/2014 Aantal fte

18,7 fte

Begroting

2014/2015 2015/2016 2016/2017 18,2 fte

17,3

17,2

Prognose

2017/2018

2018/2019

17,5 fte

17,2 fte

Uit deze vergelijking van de volumeontwikkeling volgt een veel positievere conclusie. De Hanzehof verwoordt zelf haar conclusie als volgt: • In 2014/2015 is er ruim € 26.000 bezuinigd op personeel, ruim € 11.000 meer dan de doelstelling in het Plan van Aanpak. • In 2015/2016 is de bezuiniging op personeel bijna € 52.000, terwijl de doelstelling ten opzichte van 2013/2014 € 50.000 was. • Een jaar later, in 2016/2017, is dat bedrag nog verder opgelopen naar een bezuiniging van bijna € 59.000 op personeel. • En in datzelfde 2016/2017 was de programmering al gegroeid met 19 voorstellingen ten opzichte van 2014/2015, zonder inzet van extra personeel, terwijl dat door de Hanzehof in het Plan van Aanpak wel was voorzien. • De begroting 2017/2018 is hier niet op aangepast en daarom lijkt de bezuiniging ‘maar’ ruim € 30.000 te bedragen. • De begroting 2018/2019 is hier wél op aangepast en dan gaat het om een gebudgetteerde bezuiniging van ruim € 62.000 ten opzichte van 2013/2014. • De bezuiniging op personeel wordt onderschreven door een afname van het aantal fte in 2017/2018 ten opzichte van 2013/2014 (zie bovenstaande tabel) . • Het is de Hanzehof de afgelopen jaren gelukt ruim € 50.000 te bezuinigen op personeel en tegelijkertijd te groeien in het aantal voorstellingen. Met minder personeel is meer gedaan.

8. Exploitatiesaldo 2014/2015 2015/2016 2016/2017 2017/2018 2018/2019 Geraamde totaalopbrengst voorgenomen maatregelen 15.000 75.000 135.000 200.000 200.000 Geraamd exploitatiesaldo na realisatie voorgenomen maatregelen -185.000 -125.000 -65.000 0 0 Hieronder vergelijken we het exploitatiesaldo dat in het Plan van Aanpak werd beoogd (zie de tabel hierboven) met het exploitatiesaldo volgens de jaarrekeningen 2014/2015, 2015/2016 en 2016/2017 en de begrotingen 2017/2018 en 2018/2019, na correctie met twee versluieringen die daarin zitten, namelijk: • de versluiering die ontstaat door de inzet van extra exploitatiesubsidie;

36/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

•

de versluiering die ontstaat door de vermindering in de begrotingen 2017/2018 en 2018/2019 van de reservering voor groot onderhoud tot onder het niveau van € 115.000 dat is gerealiseerd in de seizoenen 2014/2015 tot en met 2016/2017.

We vergelijken het exploitatiesaldo zoals beoogd in het Plan van Aanpak dus met de volgende gecorrigeerde saldi: Jaarrekeningen

Begrotingen

2014/2015

2015/2016

2016/2017

126.600

43.569

85.359

2017/2018 139.000

2018/2019 115.000

Daarbij laten we op deze plek twee andere versluieringen nog onbesproken, namelijk die van het tekort aan structurele baten in relatie tot de structurele lasten (zie paragraaf 3.6) en die van de omstandigheid dat de reservering voor groot onderhoud van € 115.000 onrealistisch laag is (zie hoofdstuk 4). Ook merken we hierbij op dat deze exploitatiesaldi uiteraard door meer worden bepaald dan alleen door de vraag in hoeverre de maatregelen uit het Plan van Aanpak zijn uitgevoerd. Bij deze vergelijking tussen de saldi die zijn gecorrigeerd en de maatregelen uit het Plan van Aanpak komen we tot de volgende bevindingen: • In 2014/2015 heeft de Hanzehof het ruim € 58.000 beter gedaan dan geraamd in het Plan van Aanpak (€ 185.000 - 126.600, zijnde het gerealiseerde exploitatiesaldo zonder inzet van extra exploitatiesubsidie). • In 2015/2016 heeft de Hanzehof het ruim € 81.000 beter gedaan dan geraamd in het Plan van Aanpak (€ 125.000 - 43.569). • In 2016/2017 heeft de Hanzehof het ruim € 20.000 slechter gedaan dan geraamd in het Plan van Aanpak (€ 65.000 - 85.359). Het niet doorvoeren van de maatregel ‘betaald parkeren’ is hier debet aan, want deze was volgens het Plan van Aanpak voor de helft (€ 25.000) opgenomen in begroting 2016/2017.

• De begroting 2017/2018 bevat – als we de inzet van extra exploitatiesubsidie en de vermindering van reservering voor groot onderhoud buiten beschouwing laten – een tekort van € 139.000 en die voor 2018/19 een tekort van € 115.000. Deze tekorten zijn volgens de Hanzehof vrijwel geheel te verklaren door het niet doorvoeren van betaald parkeren (€ 50.000) en de huidige vrijval van twee leningen die 10 jaar geleden anders zijn aangewend dan bedoeld (€ 83.000; zie hiervoor paragraaf 3.6). Daarbij moet worden bedacht dat het Plan van Aanpak bij de ramingen uitging van een indexatie van de exploitatiesubsidie van 2%, maar feitelijk is dit minder geweest (zie paragraaf 3.4 tabel exploitatiesubsidie gemeente). 3.8

Autonome ontwikkeling van baten en lasten In deze paragraaf gaan wij nader in op de volgende onderzoeksvraag: - Hoe ontwikkelen zich deze baten en lasten de komende jaren in geval de huidige koers van de Hanzehof ongewijzigd wordt voortgezet? Met andere woorden: wat zijn de autonome ontwikkelingen? Wij zien de volgende potentiële autonome ontwikkelingen. Daarbij geven we per onderwerp aan wat het risico is van autonome stijging van de kosten of daling van de lasten, de kans op een omgekeerde ontwikkeling en de verwachting van BMC in hoeverre de risico’s of kansen zich voordoen.

37/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Potentiële autonome ontwikkeling Theatervoorstellingen

Verhuur en horeca Hanzehof

Beheer Hanzehal

Sponsoring

Personeelskosten

Risico of kans

Verwachting BMC

De programmering zal moeten meebewegen met de voorkeuren van vaste en potentiële bezoekers. Stilstand leidt tot achteruitgang. Volgens de Hanzehof is het continueren van het huidige resultaat op de programmering een uitdaging, omdat er scherp wordt ingekocht en dit voor een deel wordt getolereerd omdat het theater het financieel zwaar heeft. Deze activiteiten worden er niet eenvoudiger op indien de achterstalligheid in het onderhoud toeneemt. De incidentele verhuur is erg concurrentiegevoelig. Per 1 januari wordt het verlaagde btw-tarief van 6% verhoogd naar 9%. Voor de horecaexploitatie leidt dit tot een kostenverhoging. Zolang de gemeente over de jaren heen haar beheervergoeding blijft indexeren, zoals gemiddeld over de jaren tot nu toe, is er betrekkelijk weinig kans en risico. Nu de economie weer aantrekt, lijkt het risico van afname van de sponsoring sterk verminderd.

Wij achten het risico van verlies aan vermindering van het saldo van directe baten en lasten groter dan de kans op verhoging van dat saldo.

Salariskosten stijgen jaarlijks door cao-stijgingen en door effecten van anciënniteit.

Voor een aantal (ex-)medewerkers wordt een aanvullend pensioen opgebouwd via een pensioenverzekering. Daarin is sprake van een onvoorwaardelijke indexatie. De Hanzehof heeft hiervoor geen

38/90

Op basis van de resultaten van de afgelopen jaren achten wij de raming in de begrotingen realistisch.

Geen autonome ontwikkeling.

Wij achten de raming van de opbrengsten in 2017/2018 en vooral in 2018/2019 aan de optimistische kant. Het risico is in 2018/2019 aanmerkelijk dat het bedrag niet wordt gehaald. Wij verwachten de komende jaren een stijging van lasten die per jaar algauw 1%-punt uitgaat boven de indexatie van de exploitatiesubsidie. Dit betekent ten opzichte van 2018/2019 circa € 8.000 per jaar (1% van € 830.000). De kans is groot dat dit leidt tot een autonome kostenontwikkeling. Wij hebben geen nader onderzoek verricht naar de mogelijke omvang hiervan.

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Financieringskosten

Onderhoud vastgoed Energie, belastingen, verzekeringen en schoonmaakmaterialen

Kantoorkosten

Exploitatiesaldo

balansvoorziening en zal deze lasten dus moeten opvangen binnen de jaarlijkse exploitatie *). De kapitaallasten van De financieringslasten dalen de investeringen die niet zijn komende periode globaal met gefinancierd met een lening of zijn € 11.900 per jaar, mits de gefinancierd met een lening waarHanzehof geen nieuwe voor de Hanzehof zelf de kosten investeringen pleegt waarvan moet opbrengen, dalen zolang er het de kosten zelf moet geen nieuwe investeringen worden opvangen (zie paragraaf 3.5). gedaan zonder gemeentelijke dekking van de kapitaallasten (zie paragraaf 3.5). Zie hoofdstuk 4 Voor energie, belastingen en Wij verwachten de komende verzekeringen is het risico groter jaren een prijsstijging van dan de kans wat betreft prijsniveau. lasten die gemiddeld licht Niettemin is het voor de lopende uitgaat boven de indexatie verzekeringen aan te raden de van de exploitatiesubsidie. In portefeuille nog eens kritisch te absolute bedragen. In geval bezien op mogelijkheden tot van 0,6%-punt boven de besparen. indexatie spreken we over Voor het volumeniveau van energie € 1.000. zijn al energiebesparende investeringen gepleegd. De besparingen daarop bezien we in relatie tot de kosten van onderhoud (zie hoofdstuk 4). De Hanzehof heeft met succes bezwaar gemaakt tegen de WOZwaarde van haar gebouwencomplex.

Dit heeft geleid tot een voordeel in de jaarrekening 2016/2017 van € 5.000 en leidt tot een structureel voordeel vanaf seizoen 2017/2018 van € 10.000 à 15.000 *). Kantoorkosten zijn een verzameling Geen autonome ontwikkeling. van verschillende kleinere kostenposten die samen weinig kansen en risico’s bieden. Per saldo zouden de autonome stijgingen van baten en lasten globaal gesproken afwezig kunnen zijn (indien de Hanzehof geen nieuwe investeringen voor eigen rekening pleegt)

*) Bron: Bevindingen accountantscontrole jaarrekening 2016/2017.

39/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

3.9

De wijze van sturen door de Hanzehof De directie van de Hanzehof heeft de afgelopen jaren met behulp van onderstaande instrumenten gestuurd op realisatie van het Plan van Aanpak: • meerjarenbegroting Plan van Aanpak, jaarbegrotingen en jaarrekeningen; • kwartaalcijfers waarin de realisatie aan de begroting wordt gespiegeld en aan de realisatie van het voorgaande seizoen; • boekingsoverzicht van voorstellingen met geprognosticeerde bezoekersaantallen en financiële opbrengsten (jaarlijks); • realisatie voorstellingen met wekelijkse update van gerealiseerde en geprognosticeerde bezoekersaantallen en baten en lasten voorstellingen (marketingtool); • financieel overzicht voorstellingen met reële lasten en baten (maandelijks); • periodieke overzichten personeelsinzet horeca en techniek; • tweewekelijks MT-overleg, bilateraal overleg met stafleden en driewekelijks plenair overleg met stafleden, waarin wordt gestuurd met behulp van bovenstaande instrumenten en op basis van andere waarnemingen.

3.10

Tussenconclusies over de exploitatie Wij trekken uit dit hoofdstuk de volgende tussenconclusies: • Het Plan van Aanpak van 1 januari 2015 hield geen rekening met het tekort van € 83.000 dat toen al bestond tussen de structurele baten en de structurele lasten en dat pijnlijk zichtbaar zou worden met ingang van de seizoenen 2017/2018 en 2018/2019. • De Hanzehof heeft het Plan van Aanpak zo goed als mogelijk was uitgevoerd. • Op de activiteitengroepen theatervoorstellingen, verhuur, horeca Hanzehof, beheer Hanzehal en sponsoring heeft zij in financieel opzicht ongeveer het optimum bereikt van wat redelijkerwijs mogelijk was. • Dat geldt ook voor de personele bezetting in aantallen fte. • Wij hebben geen reden om te veronderstellen dat dit anders ligt bij de salariskosten per fte en bij organisatie- en kantoorkosten. • De Hanzehof stuurt sterk op het realiseren van het Plan van Aanpak, maar heeft volgens ons nog te weinig oog voor het maken van toekomstgerichte analyses (mede met behulp van vormen van ‘activity based costing’) en het stellen van normen die zijn gericht op de exploitatie in de toekomst en het maken van afspraken daarover met de gemeente. Overigens zien wij ook dat de gemeente van haar kant daartoe bepaald geen stimulansen heeft gegeven.

• De exploitatie kende (als we de extra exploitatiesubsidie voor dat seizoen buiten beschouwing laten) in seizoen 2014/2015 een tekort van € 126.600. Dit tekort is dankzij diverse maatregelen in de twee seizoenen daarna omlaag gegaan, maar komt volgens de begrotingen 2017/2018 en 2018/2019 uit op een niveau van respectievelijk € 139.000 en € 115.000. Dit opnieuw oplopen van het tekort wordt veroorzaakt door het bovengenoemde tekort van € 83.000 tussen de structurele baten en de structurele lasten dat vanaf de seizoen 2017/2018 en 2018/2019 echt ‘pijn’ gaat doen, nu er voor een bedrag van € 83.000 aan incidentele baten wegvalt. • Voor de komende jaren moet rekening worden gehouden met autonome stijging van personeelskosten en autonome daling van financieringslasten (rente en afschrijving). Per saldo kunnen die elkaar opheffen (indien de Hanzehof geen nieuwe investeringen meer pleegt in haar vastgoed en geen of weinig in haar overige bedrijfsmiddelen).

40/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

•

•

41/90

Dit betekent dat er rekening moet worden gehouden met een blijvend exploitatietekort (ten opzichte van de structurele subsidies) in de orde van grootte van € 115.000. (Maar let op: in het volgende hoofdstuk laten we zien dat het niveau van lasten gedurende de gehele periode die wij hebben onderzocht aanmerkelijk hoger zou zijn geweest als er binnen de exploitatie voldoende rekening zou zijn gehouden met noodzakelijke kosten van onderhoud). De Hanzehof beschikt praktisch gesproken niet over eigen vermogen. Dat betekent dat er geen buffer is om eventuele exploitatietekorten op te vangen.

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Hoofdstuk 4

Kosten van onderhoud vastgoed en inventaris In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende onderzoeksvraag: - Specifiek voor de lasten van de gebouwen en de inventaris: hoe verhouden zich de werkelijke (kapitaal)lasten van het vastgoed tot de reële kosten voor vastgoed – inclusief de voorziening voor groot onderhoud – die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor sec het in stand houden van de theaterfunctie bij realisatie van de beoogde prestaties? In dit hoofdstuk bezien we de kosten van onderhoud van het vastgoed, de installaties en de inventaris van het gebouwencomplex aan de Coehoornsingel 1, dat bestaat uit Theater en Congrescentrum Hanzehof inclusief de Oosterberg Buitensociëteit. We maken daarbij een onderscheid naar de werkelijke kosten van onderhoud en de reële kosten van onderhoud. Onder de werkelijke kosten van onderhoud verstaan we de kosten die de Hanzehof feitelijk heeft gemaakt (in de afgesloten seizoenen) dan wel feitelijk heeft geraamd (in het lopende en komende seizoen). Onder de reële kosten van onderhoud verstaan we de kosten die aan het vastgoed en de inventaris zijn verbonden indien we die baseren op normen voor vastgoedbeheer door instellingen als de Hanzehof die kunnen worden beschouwd als maatschappelijk aanvaarde normen.

In dit hoofdstuk vertrekken we vanuit een poging de werkelijke kosten van onderhoud van vastgoed en inventaris in beeld te krijgen, voor de periode van seizoen 2014/15 tot en met 2018/19 . We zullen echter zien dat die werkelijke kosten pas goed kunnen worden begrepen als we verbanden leggen met de reële kosten. We brengen ze daarom beide in onderlinge samenhang in beeld. Daarna analyseren we het verloop over de periode van 2014/15 tot 2017/2028. We kijken daarin dus vanuit het moment van onderzoek (juni 2018) 10 jaar vooruit. We bezien over deze periode of en in hoeverre er op basis van het huidige beleid van de Hanzehof achterstanden ontstaan in het onderhoud ten opzichte van de reële uitgaven van onderhoud in die periode.

4.1

Werkelijke kosten 2014/2015 – 2018/2019 in relatie tot de reële kosten Wij hebben de werkelijke kosten van de ‘Gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof’ in beeld gebracht in het overzicht in paragraaf 3.1. Deze luiden als volgt (bedragen in euro’s; zie ook de tabelnoten 12 en 13 in de tabel van paragraaf 3.1): Gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof Onderhoud, reparaties en schoonmaakmaterialen

2014/2015 2015/2016 2016/2017 2017/2018 2018/2019 -110.186

-102.459

-126.831

-133.000

-133.000

Reservering groot onderhoud

-115.000

-115.000

-115.000

-37.000

0

Energiekosten

-93.964

-93.247

-99.428

-97.000

-104.000

Teruggave Energiebelasting

12.043

13.760

18.257

10.000

16.000

Belastingen

-35.097

-39.735

-45.273

-36.000

-36.000

Verzekeringen

-53.039

-54.993

-53.362

-55.000

-55.000

Totaal, exclusief financieringslasten

-395.243

-391.674

-421.637

-348.000

-312.000

42/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof Binnen de gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof zien we kosten van onderhoud en een groep kosten die we zouden kunnen betitelen als ‘facilitaire kosten’, bestaande uit kosten van energie, verzekeringen en belastingen. Tot de facilitaire kosten zouden we ook kunnen rekenen de kosten van schoonmaak en beveiliging. Die kosten zijn echter niet zichtbaar binnen de categorie ‘gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof’. Dat komt omdat het daarbij vrijwel uitsluitend gaat om personele kosten en die heeft Hanzehof niet uitgesplitst uit de categorie ‘personeelskosten’. Er is voor schoonmaak sprake van een kleine post ‘schoonmaakmaterialen’ die Hanzehof heeft opgenomen in de post ‘onderhoud, reparaties en schoonmaakmaterialen’. Het gaat daarbij in 2018/2019 om een bedrag van € 12.000. In dit hoofdstuk beperken we ons tot de kosten van onderhoud. Daarbij hebben we het bedrag van € 12.000 voor schoonmaakmaterialen in 2018/2019 gescheiden van de zuivere kosten van onderhoud en reparaties. We kennen de precieze bedragen voor deze materialen in voorgaande jaren niet, maar we hebben de technische aanname gedaan dat het bedrag van € 12.000 ook geldt voor de voorafgaande jaren.

Deze kosten van onderhoud zien er als volgt uit (bedragen in euro’s): 2014/2015 2015/2016 2016/2017 2017/2018 2018/2019 Onderhoud en reparaties

-98.186

-90.459

-114.831

-121.000

-121.000

Reservering groot onderhoud

-115.000

-115.000

-115.000

-37.000

0

Totaal lasten voor onderhoud

-213.186

-205.459

-229.831

-158.000

-121.000

De reservering voor groot onderhoud bedroeg volgens de drie meest recente jaarrekeningen € 115.000 per jaar. In de begroting 2017/2018 is dit bedrag verlaagd naar € 37.000 en in de begroting 2018/2019 naar € 0. De Hanzehof heeft deze post namelijk in deze begrotingen gebruikt als sluitpost om de exploitatie sluitend te krijgen. De verlaging heeft dus niets te maken met inzichten over ontwikkeling van de reële kosten van vastgoed. Het bedrag van € 115.000 per jaar lichten we hieronder nader toe. Omdat de reservering voor groot onderhoud wordt toegevoegd aan de balansvoorziening voor onderhoud, laten we hieronder ook de ontwikkeling zien van die voorziening (bedragen in euro’s): 2014/2015 2015/2016 2016/2017 2017/2018 2018/2019 Voorziening Groot onderhoud

566.535

526.168

581.399

?

Maatschappelijk aanvaarde norm voor omgaan met kosten van onderhoud van vastgoed Voor een goed begrip van de dotatie aan de onderhoudsvoorziening leggen we eerst uit hoe organisaties in de publieke sector idealiter hiermee omgaan, dus als zij werken volgens maatschappelijk aanvaarde normen: • Voor het vastgoed (inclusief installaties en inventaris) wordt in beeld gebracht welke investeringsuitgaven in welk toekomstig jaar naar verwachting moeten worden gemaakt om dat vastgoed in de staat te houden waarin het verkeerde op het moment van verkrijging (en na inhalen van eventueel aanwezig achterstallig onderhoud). Dit heet het onderhoudsplan. • Een bouwkundig expertbureau stelt het onderhoudsplan op of toetst het plan dat de organisatie zelf heeft gemaakt. Idealiter omvat het onderhoudsplan (ten minste) de periode waarop het gebouw wordt afgeschreven (veelal in circa 40 jaar).

43/90

?

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

•

•

De raming van investeringsuitgaven leidt tot een verloop van uitgaven over de jaren heen die per jaar verschillen. In sommige jaren moeten immers naar verwachting grote investeringen worden gedaan, zoals een dakrenovatie; in andere jaren hoeft er wellicht niets te gebeuren. Om te komen tot een gelijke belasting per jaar van de exploitatiebegroting, wordt er gewerkt met een voorziening op de balans waaraan elk jaar een gelijk bedrag wordt toegevoegd (‘gedoteerd’). Een gelijk bedrag per jaar maakt het eenvoudiger om jaarlijks een sluitende begroting te realiseren. Elk jaar wordt uit die voorziening het bedrag onttrokken dat nodig is voor de onderhoudsuitgaven in dat jaar. Het onderhoudsplan geeft richting aan het bepalen van exacte onderhoudsuitgaven in een bepaald jaar, maar meer ook niet. Het onderhoudsplan houdt bijvoorbeeld rekening met het vervangen van de verwarmingsketel na 15 jaar. Maar als die ketel na 15 jaar nog goed functioneert, kan het kostenefficiënt zijn om die ketel pas te vervangen zodra die het echt begeeft. Omgekeerd kan het ook kostenefficiënt zijn om die ketel al eerder dan na 15 jaar te vervangen indien vervanging in combinatie met energiebesparing tot lagere toekomstige kosten kan leiden dan zonder vervanging. Natuurlijk kan ook blijken dat de ketel het al na 12 jaar volledig begeeft.

De jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening van € 115.000 • De Hanzehof heeft in 2014 een onderhoudsplan laten opstellen door bouwkundig consortium WDW. Dit is opgenomen in het Plan van Aanpak (Mirjam van Tiel, 1 januari 2015, pp 78/79). Het gaat om het wegwerken van achterstallig onderhoud en het in stand houden van de kwaliteit die ontstaat na het inhalen van achterstalligheid. • Dit plan bestaat uit een planning voor 20 jaar en een planning voor 10 jaar. De jaarbedragen voor de eerste 10 jaar zijn gelijk in beide plannen. • Het plan is onderscheiden naar de organisatie die volgens WDW het onderhoud daadwerkelijk zou moeten gaan uitvoeren dan wel uitbesteden: WDW voor de meer algemene gebouwdelen en installaties en Hanzehof voor de specifieke theaterinstallaties en het theaterinterieur. Naar wij hebben begrepen van de Hanzehof heeft WDW dat gedaan omdat zijzelf geen expert zijn op het gebied van theaterinstallaties. • Het onderhoudsplan voor de specifieke theaterinstallaties en het theaterinterieur (inclusief kantoorinventaris) leidt voor de eerste 10 jaar (2015 t/m 2024) tot een totale investeringsuitgave van € 1.151.325. Per jaar betekent dit dat er een toevoeging noodzakelijk is aan de onderhoudsvoorziening van € 115.000 (1/10e van het totaalbedrag).

• Het bedrag van € 115.000 per jaar is dus voor 10 jaar – dus t/m seizoen 2024/2025 – voldoende voor het onderhoud aan de specifieke theaterinstallaties en het theaterinterieur, maar niet om ook het onderhoud te kunnen uitvoeren van de meer algemene gebouwdelen en installaties. Hoe zit het dan met het onderhoud aan de meer algemene gebouwdelen en installaties? • Het onderhoudsplan voor de meer algemene gebouwdelen en installaties leidt voor de eerste 10 jaar tot een totale investeringsuitgave van € 4.207.089 (Plan van Aanpak (Mirjam van Tiel, 1 januari 2015, pp. 78/79). Dit betekent dat er per jaar een bedrag nodig is van € 420.000 (als toevoeging aan de voorziening voor onderhoud). WDW berekent ook dat de investeringen voor het wegwerken van achterstallig onderhoud leidt tot een besparing op de exploitatiebegroting van € 17.000 per jaar. • Ook constateert WDW dat de Hanzehof op het moment van hun onderzoek (2014) per jaar aan onderhoud € 85.537 per jaar raamt in de exploitatiebegroting (Het overzicht van de werkelijke kosten hieronder toont als realisatie voor seizoen 2014/2015 een bedrag van € 98.000, dat naast de onderhoudscontracten bestaat uit incidenteel onderhoud en klein materiaal; daarvan is ongeveer € 12.000 voor onderhoud door eigen personeel en € 86.000 voor onderhoudscontracten met derden).

44/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

•

•

•

• •

Van het bedrag van € 85.537 per jaar heeft volgens WDW € 37.418 betrekking op contracten die te maken hebben met onderhoud van de specifieke theaterinstallaties en het theaterinterieur en € 48.119 met onderhoud van de meer algemene gebouwdelen en installaties.2 WDW berekent dat voor de meer algemene gebouwdelen en installaties jaarlijks nodig is: € 420.000 (gemiddelde investering per jaar over 10 jaar) minus € 17.000 (energiebesparing die het mogelijk maakt dat dit bedrag niet meer aan energie wordt besteed, maar kan worden uitgegeven aan onderhoud van de meer algemene gebouwdelen en installaties) minus € 48.000 (die de Hanzehof al uitgeeft aan uitvoerders van onderhoud aan de meer algemene gebouwdelen en installaties). Dit leidt tot een tekort per jaar van € 355.000 voor het onderhoud aan de meer algemene gebouwdelen en installaties. (Let overigens op dat er in de berekeningen in het Plan van Aanpak geen aftrek plaatsvindt op het bedrag van € 115.000 voor onderhoud van de specifieke theaterinstallaties en het theaterinterieur met het bedrag dat Hanzehof rond 2014 op jaarbasis beschikbaar had van € 37.4183.

Dit bedrag van € 37.418 wordt ook niet in mindering gebracht op het tekort van € 355.000 voor het onderhoud van de meer algemene gebouwdelen en installaties.) WDW laat zien dat het verstandig kan zijn om te werken met een aanvangsinvestering voor het onderhoud aan de meer algemene gebouwdelen en installaties. Als die aanvangsinvestering kan worden gefinancierd door de gemeente, leidt dat tot een vermindering van het jaarbedrag dat nodig is voor dit onderhoud van € 355.000 naar € 95.000. De gemeente heeft echter destijds besloten die aanvangsinvestering niet voor haar rekening te nemen en ook geen extra subsidie te verstrekken voor kosten van onderhoud. Daarom is de vraag relevant hoe de Hanzehof is omgegaan met het onderhoud van de meer algemene gebouwdelen en installaties waarvoor € 420.000 nodig zou zijn (gemiddelde investering per jaar over 10 jaar, die alleen maar leidt tot energiebesparing nadat is geïnvesteerd in de energiegebruikende installaties). Het antwoord is dat de Hanzehof naast de dotatie aan de onderhoudsvoorziening van € 115.000 per jaar (zie hierboven) rechtstreeks op de exploitatierekening de volgende bedragen heeft opgenomen (bedragen in euro’s; - betekent last): 2014/2015 2015/2016 2016/2017 2017/2018 2018/2019 Onderhoud en reparaties

-98.186

-90.459

-114.831

-121.000

-121.000

Tussenconclusies over de werkelijke onderhoudskosten Op basis van de analyse in deze paragraaf formuleren we de volgende tussenconclusies over de werkelijke onderhoudskosten: • De Hanzehof maakt een onderscheid tussen twee soorten onderhoudskosten: kosten van onderhoudscontracten en van onderhoudsmaterialen voor onderhoud door eigen personeel; deze kosten komen jaarlijks rechtstreeks ten laste van de exploitatie; reservering groot onderhoud; dit is een jaarlijkse toevoeging aan de balansvoorziening voor onderhoud; uit die voorziening worden jaarlijks bedragen onttrokken en uitgegeven aan onderhoud; per saldo wordt er over de jaren meer toegevoegd dan onttrokken; de voorziening bevat per einde van exploitatiejaar 2016/2017 een bedrag van € 581.399.

De Hanzehof geeft op basis van voortschrijdend inzicht (2018) aan dat het per jaar gaat om € 65.723 aan onderhoudscontracten (€ 48.119 bouwtechnisch en € 17.604 theatertechnisch). 3 De Hanzehof geeft op basis van voortschrijdend inzicht (2018) aan dat het gaat om € 17.604, zijnde de kosten van 2

het onderhoud van de trekkenwand.

45/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

•

•

•

4.2

De jaarlijkse reservering voor groot onderhoud van € 115.000 (die tot en met seizoen 2016/2017 plaatsvond) is gebaseerd op een onderhoudsplan dat is opgesteld door een bouwkundig expertbureau en heeft uitsluitend betrekking op de specifieke theaterinstallaties en het theaterinterieur (inclusief kantoorinventaris). Het betreft een plan voor het wegwerken van (eventueel aanwezig) achterstallig onderhoud en het in stand houden van de kwaliteit van die theaterelementen. De reservering per jaar komt overeen met het bedrag dat volgens dit onderhoudsplan nodig is voor het onderhoud van de specifieke theaterinstallaties en het theaterinterieur. Voor het onderhoud van de meer algemene gebouwdelen en installaties trekt de Hanzehof (noodgedwongen) jaarlijks aanzienlijk minder geld uit dan noodzakelijk zou zijn volgens het onderhoudsplan dat daarvoor bestaat, dat eveneens is opgesteld door hetzelfde bouwkundige expertbureau. Nodig voor dit onderhoud is € 420.000 per jaar (en op enig moment € 17.000 per jaar minder zodra er sprake is van energiebesparing als gevolg van investeringen). In de drie meest recent afgesloten jaren is een bedrag uitgegeven van gemiddeld circa € 101.000. Voor het lopende en het komende exploitatiejaar wordt een bedrag geraamd van € 121.000.

Structureel is er dus sprake van een bedrag van globaal € 300.000 per jaar dat de Hanzehof al jarenlang meer zou moeten uittrekken voor onderhoud van vastgoed (en inventaris) dan de bedragen waarmee zij in haar exploitatie (tot en met seizoen 2016/2017) rekening heeft gehouden.

Ontwikkeling van achterstallig onderhoud 2014/2015 – 2027/2028 Wat brengen we in beeld? In deze paragraaf geven we inzicht in de ontwikkeling van: • de noodzakelijke uitgaven aan onderhoud in de periode 2014/2015 – 2027/2028, op grond van bestaande onderhoudsplannen; • de gerealiseerde uitgaven aan onderhoud in de periode 2014/2015 tot en met 2017/2018; • de beschikbare middelen voor onderhoud in deze periode, volgens het bestaande beleid van de Hanzehof; • het verschil tussen de noodzakelijke uitgaven en de gerealiseerde en beschikbare middelen: dit verschil bepaalt de mate waarin al dan niet achterstallig onderhoud ontstaat. In deze paragraaf spreken we over ‘uitgaven’ aan onderhoud en niet over ‘kosten’. Dat doen we omdat we niet kijken naar de vraag hoe noodzakelijke uitgaven per jaar kunnen worden vertaald maar naar de wijze waarop die uitgaven worden omgezet naar jaarbudgetten. In deze paragraaf spreken we over ‘noodzakelijke uitgaven’, maar die kunnen ook worden aangeduid als ‘reële uitgaven’. Met het ‘bestaande beleid van de Hanzehof’ bedoelen we de mogelijkheden die de Hanzehof binnen haar exploitatie ziet om geld uit te trekken voor onderhoud. De Hanzehof beseft dat er nu te weinig onderhoud wordt gepleegd, maar ziet geen kans er meer geld voor uit te trekken dan de laatste jaren is gebeurd en voor het huidige en komende seizoen is geraamd in de actuele begrotingen.

We hanteren een periode tot en met seizoen 2027/2028, hoewel we weten dat de gemeente met haar ‘noodscenario’ niet verder vooruit wil kijken dan vijf jaar.

46/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Daarvoor hebben we de volgende redenen: • We willen vanuit het lopende seizoen 2017/2018 tien jaar vooruitkijken. Voor vastgoed is dat een minimale periode om zicht te krijgen. • In 2025 en 2026 zijn er volgens de onderhoudsplannen relatief grote uitgaven noodzakelijk. In 2025 gaat het om een samenloop van verschillende uitgaven; in 2026 gaat het voornamelijk om vernieuwing van de trekkenwand. We houden in deze paragraaf rekening met de investeringen in het vastgoed die de Hanzehof heeft gepleegd: • in seizoen 2014/2015 met de subsidie van de provincie en de gemeente samen (van € 300.000); • in seizoen 2016/2017 met een (klein) deel van het bedrag van € 900.000 dat de gemeente (onder voorwaarden) beschikbaar heeft gesteld voor investeringen in de accommodatie als gevolg van achterstallig onderhoud in het kader van het ‘noodscenario’. We houden ook rekening met het restant van het bedrag van € 900.000 dat nog (voorwaardelijk) beschikbaar is voor investeringen. Het beeld Onderstaande tabel geeft de ontwikkeling aan van de ontwikkeling van achterstallig onderhoud. In de kolommen staan kalenderjaren en geen exploitatiejaren (seizoenen). Voor kalenderjaar 2015 mag wat ons betreft ook worden gelezen: seizoen 2015/2016 (jaar t kan worden gelezen als seizoen t/t+1).

47/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Tabelnoten 1 Zie Plan van Aanpak, Mirjam van Tiel, 1 januari 2015, pp 77/78. Het gaat om uitgaven die noodzakelijk zijn om achterstallig onderhoud in te lopen voor de Hanzehof ( gebouw, installaties en inventaris). 2 Wij gaan ervan uit dat onderhoud aan horeca-inventaris Hanzehof buiten deze kosten valt en door de Hanzehof wordt bekostigd uit de posten Overige directe materiële kosten (van Horeca Hanzehof). 3 Relatief hoge bedragen in 2015, 2016, 2018 en 2025 worden veroorzaakt door een samenloop van diverse investeringen. Het hoge bedrag in 2026 betreft het vervangen van de trekkenwand. 4 Het PvA geeft geen uitsluitsel of WDW voor de jaren t/m 2034 (het 20e jaar na opleveren van hun rapportage) al dan niet heeft gerekend met indexatie van onderhoudskosten. Volgens de Hanzehal is er niet gerekend met indexatie. 5 Zie post Onderhoud, reparaties (exclusief € 12.000 per jaar schoonmaakmaterialen), afgerond op € 1.000. 6 Bedragen in seizoen t/t+1. 7 Tot en met seizoen 2016/2017 was er elk jaar € 115.000 beschikbaar. Die wordt vanaf 2018/2019 volledig ingezet voor oplossen exploitatieproblemen. 8 We gaan ervan uit dat de dotatie van € 37.000 in seizoen 2017/2018 wordt besteed aan onderhoud.

48/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

4.3

Tussenconclusies over achterstallig onderhoud Op basis van de analyse in deze paragraaf formuleren we de volgende tussenconclusies over de ontwikkeling van achterstallig onderhoud: • Uit het PvA van 1 januari 2015 blijkt dat het niveau van lasten dat de Hanzehof binnen haar exploitatie op dat moment (seizoen 2014/2015) neemt voor onderhoud van vastgoed en inventaris aanmerkelijk hoger zou moeten liggen (in de orde van grootte van € 300.000 per jaar) als er binnen de exploitatie voldoende rekening zou zijn gehouden met noodzakelijke kosten van onderhoud (de kosten bij het in stand houden van het kwaliteitsniveau zoals dat bestond na de aanvankelijke investering). Uit het vorige hoofdstuk blijkt dat dit knelpunt sindsdien niet minder is geworden, maar groter dreigt te worden. • Uitgedrukt in geld is per einde van seizoen 2017/2018 sprake van achterstalligheid in onderhoud van € 1.079.196. In dit bedrag is rekening gehouden met de investeringen in energiemaatregelen die de Hanzehof in 2015 heeft gerealiseerd uit de investeringssubsidie van € 300.000 die de gemeente en de provincie samen hebben verleend. Ook is er al rekening gehouden met het bedrag van € 900.000 dat de gemeente voorwaardelijk heeft toegezegd aan de Hanzehof voor niet uit te stellen investeringen in de accommodatie als gevolg van achterstallig onderhoud.

• Vijf seizoenen later (einde seizoen 2022/2023) is dit, bij ongewijzigd beleid van de Hanzehof, opgelopen tot € 1.761.756. • Weer drie seizoenen later (einde 2025/2026) spreken we van € 2.864.552 en tien jaar na nu (einde 2027/2028) gaat het om € 4.498.421. Schematisch:

Achterstalligheid, in euro’s *)

Einde 2017/2018 (nu)

Einde 2022/2023 ( 5 jaar na nu)

Einde 2025/2026 (8 jaar na nu)

Einde 2027/2028 (10 jaar na nu)

€1.079.196

€ 1.761.756.

€ 2.864.552

€ 4.498.421

*) In de bedragen is geen rekening gehouden met indexering van de onderhoudskosten zoals geraamd in het Plan van Aanpak

In de bedragen is rekening gehouden met de mogelijkheden die de Hanzehof heeft binnen de exploitatie van begrotingsjaar 2018/2019 en binnen de mogelijkheden in de 10 seizoenen daarna (door de begroting 2018/2019 als geschikte voorspelling te beschouwen voor die toekomstige periode). Dit betekent dus dat deze kwantificering van het achterstallig onderhoud daarmee een kwantificering is van de optelsom van achterstalligheid in onderhoud en het niet reëel sluitend zijn van de begrotingen 2017/2018 en 2018/2019. De mate waarin sprake is van achterstallig onderhoud en een gebrek aan middelen binnen de exploitatie van de Hanzehof om het oplopen van die achterstalligheid te stoppen (laat staan die te keren) kan worden gezien als een ‘tijdbom’ die de verdiencapaciteit en dus de continuïteit van het bedrijf in toenemende mate bedreigt.

49/90

DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN

Hoofdstuk 5

De (markt)positie Hanzehof in perspectief In dit hoofdstuk komen successievelijk vier deelvragen uit het onderzoek aan de orde: - Wat valt op als we de podiumvoorziening van Zutphen vergelijken met die in andere gemeenten? - Wat valt op als we de prestaties van de Hanzehof vergelijken met die van overeenkomstige theaters? - Wat valt op als we podiumvoorziening in Zutphen vergelijken met podia in de regio (Deventer, Apeldoorn, Lochem, Doetinchem)? - Wat valt op als we de verhuurpositie vergelijken met die van accommodaties in en rond Zutphen?

5.1

De podiumvoorziening van Zutphen vergeleken met die in andere gemeenten In 2014 heeft adviesbureau LAgroup ten behoeve van het Plan van Aanpak van de Hanzehof de financiële exploitatie van de Hanzehof geanalyseerd en vergeleken met andere theaters, namelijk die van Beverwijk, Winterswijk, Wageningen, Veghel, Assen en Den Helder. De vergelijking had betrekking op de seizoenen 2012/2013 en 2013/2014. Omdat de vergelijking van al wat oudere datum is en naar onze mening niet met de juiste theaters, hebben wij de benchmark opnieuw uitgevoerd (zie hierna). Dit neemt niet weg dat de bevindingen van LAgroup (meegenomen in het Plan van Aanpak uit 2015 van Mirjam van Tiel) van betekenis zijn. Vooral de conclusie dat de gebouwgebonden lasten van de Hanzehof hoger zijn dan van de referentietheaters springt in het oog. Daar komt bij dat het feit dat de Hanzehof eigenaar is van het vastgoed iets is dat in theaterland ongebruikelijk is, aldus LAgroup. Wij onderschrijven deze observatie niet helemaal, maar erkennen wel dat het vastgoed van veel theaterstichtingen in eigendom is van een gemeente.4 Als we verder uitzoomen en ons de vraag stellen of een gemeente met de omvang van Zutphen een theater nodig heeft, valt daarover het volgende te zeggen.

Om handvatten te bieden voor gemeentelijk cultuurbeleid heeft de VNG in samenspraak met Cor Wijn een ringenmodel ontwikkeld dat door veel gemeenten gebruikt wordt als richtlijn voor de inrichting van de culturele infrastructuur (zie onderstaande figuur uit 2014). In dit model is een indeling beschreven in drie ‘stappen’: kernachtig gemeentelijk cultuurbeleid, uitgebreid gemeentelijk cultuurbeleid en alomvattend gemeentelijk cultuurbeleid. Het model geeft daarmee een overzicht van de basisinfrastructuur voor gemeenten van verschillende grootte. Het model kan als toetsingskader worden gebruikt voor de culturele infrastructuur en het opsporen van eventuele hiaten of juist de aanwezigheid van extra voorzieningen. Die extra voorzieningen, die in principe buiten het ringenmodel vallen, dragen vaak bij aan het onderscheidend vermogen van de gemeente.