487838, Bijlage 1a, doorlichting Theater en Congrescentrum Hanzehof te Zutphen, BMC, 2018
Tekst van het document
Doorlichting Theater en Congrescentrum Hanzehof te Zutphen
rapport gemeente Zutphen
BMC Advies 13 juli 18 drs. C.H. (Cor) Wijn drs. A.H.M. (Toine) van Helden Projectnummer: PO002169 Correspondentienummer: AD180709
BMC Advies B.V. P.O. box 490
Spacelab 4 T +31 (0)33 496 52 00 KVK 32078667 3824 MR Amersfoort www.bmc.nl IBAN NL91ABNA0504035754
3800 AL Amersfoort BTW NL80.86.63.598 B.01
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
INHOUD HOOFDSTUK 1
SAMENVATTING EN ADVIES
3
1.1
Vraagstelling
3
1.2
Antwoorden op subvragen over de bestaande constellatie
3
1.3
Antwoorden op subvragen over eventuele veranderingen in de bestaande constellatie
5
1.4
Antwoord op de kernvraag
6
1.5
Conclusie en adviezen
7
HOOFDSTUK 2
ACHTERGROND, AANLEIDING EN VRAAGSTELLING
9
2.1
Achtergrond
9
2.2
Aanleiding
10
2.3
Vraagstelling
13
2.4
Aanpak
14
HOOFDSTUK 3
EXPLOITATIE DE HANZEHOF
15
3.1
Financieel overzicht
15
3.2
De waarde van het financiële overzicht
21
3.3
Voor begroting 2018/2019 bestaat inzicht in personeelskosten per groep activiteiten 21
3.4
Betekenis per onderdeel van het financiële overzicht
23
3.5
Financieringslasten
28
3.6
Het ‘tekort van € 83.000 per jaar’
29
3.7
De mate van realisatie van de bezuinigingsmaatregelen uit het Plan van Aanpak 31
3.8
Autonome ontwikkeling van baten en lasten
37
3.9
De wijze van sturen door de Hanzehof
40
3.10
Tussenconclusies over de exploitatie
40
HOOFDSTUK 4
KOSTEN VAN ONDERHOUD VASTGOED EN INVENTARIS
42
4.1
Werkelijke kosten 2014/2015 - 2018/2019 in relatie tot de reële kosten
42
4.2
Ontwikkeling van achterstallig onderhoud 2014/2015 – 2027/2028
46
4.3
Tussenconclusies over achterstallig onderhoud
49
1/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
HOOFDSTUK 5
DE (MARKT)POSITIE HANZEHOF IN PERSPECTIEF
50
5.1
De podiumvoorziening van Zutphen vergeleken met die van andere gemeenten 50
5.2
Prestaties Hanzehof vergeleken met overeenkomstige theaters (benchmark)
52
5.3
Podiumvoorziening Zutphen vergeleken met podia in de regio
55
5.4
Verhuurpositie vergeleken met die van accommodaties in en rond Zutphen
57
5.5
Tussenconclusies over de marktpositie
59
HOOFDSTUK 6
PRESTATIES IN RELATIE TOT DE SUBSIDIEBESCHIKKING
61
6.1
Hoofdpunten uit de beschikking
61
6.2
De prestaties in relatie tot de beschikking
62
TRENDS, SCENARIO’S EN BELEIDSVARIANTEN
63
HOOFDSTUK 7 7.1
Trends en ontwikkelingen sinds de financiële crisis van 2008
63
7.2
Toekomstscenario’s
66
7.3
Scenario’s
67
7.4
Beleidsvarianten
67
BIJLAGE 1
SAMENSTELLING FINANCIERINGSLASTEN
72
BIJLAGE 2
ONTWIKKELING SUBSIDIE VOOR KAPITAALLASTEN
74
BIJLAGE 3
KENGETALLEN DE HANZEHOF
75
BIJLAGE 4
AANTALLEN VOORSTELLINGEN EN BEZOEKERS
77
BIJLAGE 5
BENCHMARK
79
BIJLAGE 6
SUBSIDIEBESCHIKKING MET BEOOGDE PRESTATIES
83
BIJLAGE 7
TOEREKENING PERSONEELSKOSTEN AAN GROEPEN VAN ACTIVITEITEN
87
BIJLAGE 8
VOORSTELLINGSAANTALLEN 2018/2019 BENCHMARK VS ZUTPHEN
89
BIJLAGE 9
MINIMALE EISEN PER GENRE/ACTIVITEIT
90
2/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Hoofdstuk 1 1.1
Samenvatting en advies Vraagstelling De gemeente heeft ons gevraagd ons om op basis van onderzoek antwoorden te geven op de volgende kernvraag: Hoe kan de Hanzehof, binnen het bestaande niveau van gemeentelijke subsidiëring en gegeven de verkregen noodsteun, komen tot een duurzame theatervoorziening in Zutphen? Uitgangspunt voor onze analyse was de eerdere keuze van het college voor het ‘noodscenario’ en het plan van de Hanzehof waarop dit was gebaseerd. De gemeente heeft bij haar opdrachtverlening ook subvragen geformuleerd, enerzijds ten aanzien van de bestaande constellatie en anderzijds ten aanzien van eventuele veranderingen in de bestaande constellatie. In deze samenvatting bespreken we eerst onze antwoorden op de subvragen en geven we daarna antwoord op de kernvraag.
1.2
Antwoorden op subvragen over de bestaande constellatie Hoe verhouden zich de baten en lasten tot de verschillende prestaties en hoofdactiviteiten (programmering gebouw Hanzehof, programmering Buitensociëteit, verhuur, horeca, beheer gebouwen en inventaris, exploitatie Hanzehal, verwerven sponsor- en vriendengelden)? Paragraaf 3.1 bevat een inzichtelijk overzicht per groep van activiteiten. Dat overzicht wordt in paragraaf 3.4 per onderdeel toegelicht. Samengevat en zonder toelichting ziet dit er als volgt uit:
Bedragen in euro’s, exclusief btw (voor zover verrekenbaar)
Jaarrekeningen
Begrotingen
2014-2015
2015-2016
2016-2017
Theatervoorstellingen
-14.327
28.709
25.266
28.000
28.000
Verhuur Hanzehof
295.439
312.447
316.077
310.000
320.000
Horeca Hanzehof
185.226
163.733
178.796
206.000
205.000
Beheer Hanzehal
191.344
243.797
213.261
246.000
212.000
Sponsoring
15.118
20.991
51.105
29.000
36.000
Personeelskosten inclusief inhuur
-929.103
-943.352
-934.130
-981.000
-966.000
Financieringslasten na doelsubsidie
-122.690
-124.705
-161.211
-212.000
-196.000
Gebouw- en inventarisgebonden kosten, exclusief financieringslasten
-395.243
-391.674
-421.637
-426.000
-427.000
Totaal overige kosten
-56.452
-61.645
-67.204
-61.000
-61.000
Exploitatiesubsidie gemeente
704.124
708.130
714.318
722.000
734.000
RESULTAAT
- 126.600
- 43.569
- 85.359
- 139.000
- 115.000
3/90
2017-2018
2018-2019
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Hoe ontwikkelen zich deze baten en lasten de komende jaren in geval de huidige koers van de Hanzehof ongewijzigd wordt voortgezet? Met andere woorden: wat zijn de autonome ontwikkelingen? Voor de komende jaren moet rekening worden gehouden met autonome stijging van personeelskosten en autonome daling van financieringslasten (rente en afschrijving). Per saldo kunnen die elkaar opheffen (indien de Hanzehof geen nieuwe investeringen meer pleegt in haar vastgoed en geen of weinig in haar overige bedrijfsmiddelen). Specifiek voor de lasten van de gebouwen en de inventaris: hoe verhouden zich de werkelijke (kapitaal)lasten van het vastgoed tot de reële kosten voor vastgoed – inclusief de voorziening voor groot onderhoud – die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor sec het in stand houden van de theaterfunctie bij realisatie van de beoogde prestaties? Uit het Plan van Aanpak van 1 januari 2015 blijkt dat het niveau van lasten dat de Hanzehof binnen haar exploitatie op dat moment (seizoen 2014/2015) neemt voor onderhoud van vastgoed en inventaris aanmerkelijk hoger zou moeten liggen (in de orde van grootte van € 300.000 per jaar) indien binnen de exploitatie voldoende rekening zou zijn gehouden met noodzakelijke kosten van onderhoud (de kosten bij het in stand houden van het kwaliteitsniveau zoals dat bestond na de aanvankelijke investering).
Dit knelpunt is sindsdien niet kleiner geworden, eerder groter. Uitgedrukt in geld is er sprake van de volgende achterstalligheid in onderhoud:
Achterstalligheid, in euro’s *)
Einde 2017/18 (nu)
Einde 2022/23 ( 5 jaar na nu)
Einde 2025/26 (8 jaar na nu)
Einde 2027/28 (10 jaar na nu)
€ 1.079.196
€ 1.761.756
€ 2.864.552
€ 4.498.421
*) In de bedragen is geen rekening gehouden met indexering van de onderhoudskosten zoals geraamd in het Plan van Aanpak.
Deze kwantificering van het achterstallig onderhoud is feitelijk een kwantificering van de optelsom van achterstalligheid in onderhoud en het niet reëel sluitend zijn van de begrotingen 2017/2018 en 2018/2019. Op welke wijze is de Hanzehof – kijkend naar de korte en middellange termijn – in staat om met de thans toegekende subsidie de prestaties te leveren zoals met de gemeente overeengekomen en beschreven in de notitie ‘Beoogde prestaties’? Wat zijn ‘de knoppen waaraan binnen de huidige constellatie kan worden gedraaid’? De Hanzehof is daartoe niet in staat. De subsidie is al enkele jaren aanzienlijk te laag, maar dit is in jaarrekeningen en begrotingen van de Hanzehof grotendeels niet expliciet geweest, mede door de verwevenheid met het vastgoedbeheer (kapitaalslasten en reserveringen voor onderhoud). De situatie rond het vastgoedbeheer is enorm complex en daardoor vatbaar voor fouten, misverstanden en verkeerde beeldvorming. De huidige subsidie van de Hanzehof zou structureel in de orde van grootte van € 415.000 (€ 115.000 voor de exploitatie plus € 300.000 voor vastgoedonderhoud en inventaris) hoger moeten liggen dan thans. Daarbij zou deze subsidie onderdeel moeten worden van een reguliere indexatiesystematiek.
4/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
1.3
Antwoorden op subvragen over eventuele veranderingen in de bestaande constellatie Wat valt op als we de Hanzehof vergelijken met de theaters in overeenkomstige steden? Op basis van door ons uitgevoerd benchmarkonderzoek stellen we vast dat de Hanzehof in vergelijking met de referentietheaters naar behoren presteert. Wat opvalt is dat het aantal voorstellingen iets lager ligt dan bij de referentietheaters, waardoor ook het aantal bezoeken iets lager ligt. Daarvoor is echter een goede reden: de referentietheaters beschikken over een veelzijdig te gebruiken kleine zaal, terwijl de Hanzehof als tweede zaal de Oosterberg Buitensociëteit heeft, die weliswaar monumentaal en sfeervol is, maar ook minder breed te benutten. Tegenover het wat geringere aantal reguliere theatervoorstellingen staat het feit dat het aantal besloten bijeenkomsten als gevolg van verhuringen aanzienlijk groter is dan bij de vergelijkbare theaters. De Hanzehof weet het ‘gaatje’ in de culturele programmering dus adequaat op te vullen met andersoortige activiteiten, die bovendien meestal lucratiever zijn. De Hanzehof is succesvol met de verhuringen en deze leveren een belangrijke bijdrage aan het resultaat. Gegeven alle relevante factoren zijn de resultaten van de Hanzehof goed te noemen, zowel wat betreft het resultaat uit voorstellingen als wat betreft de resultaten uit horeca en verhuur.
Aan de kostenkant valt te zien dat de Hanzehof qua fte hoger zit (ca. 25%) dan de referentietheaters. Dit is bijna geheel toe te schrijven aan de horeca. Hierbij moet worden aangetekend dat de Hanzehof ook de horeca (en de verhuur) verzorgt in de Hanzehal, wat de vergelijking vertekent. De andere theaters hebben de horeca soms uitbesteed of voeren die uit met vrijwilligers dan wel met behulp van payrollconstructies. De Hanzehof boekt een zeer goed resultaat op horeca en verhuur, veel beter dan de referentietheaters. Dit heeft voor een belangrijk deel te maken met de omstandigheid dat de Hanzehof ook het beheer voert over de Hanzehal en het Hanzehofgebouw geschikt is om voor een deel te verhuren aan een vaste huurder. Voor een ander deel komt dit natuurlijk ook door de wijze waarop men de horeca en verhuur uitvoert. Wat is de (markt)positie van de Hanzehof bezien in relatie tot de theaters in de regio (Deventer, Apeldoorn, Lochem, Doetinchem) en andere culturele en commerciële accommodaties in en rond Zutphen? Het aantal bezoekers is mede aan de lage kant omdat het inwonertal van de regio laag is. Het voedingsgebied van de Hanzehof is nu eenmaal beperkt, er is weinig ‘achterland’ om publiek van te betrekken. Daarnaast is de sociale structuur van Zutphen zodanig dat het relatief moeilijk is om grote aantallen bewoners voor het theateraanbod te mobiliseren.
Van de theaters in de regio zal de Hanzehof weinig concurrentie ondervinden, veronderstellen wij: daarvoor is de gemiddelde theaterbezoeker te weinig bereid tot reizen, te meer daar het podiumaanbod in Nederland en ook in de Gelderse regio niet wezenlijk van theater tot theater verschillend is. Het algemene beeld is dat Zutphen voldoende afstand heeft tot de naburige podia om een eigen podiumvoorziening te rechtvaardigen. Wat is, in dit licht bezien, de reële verdiencapaciteit die haalbaar is met culturele en commerciële activiteiten van de Hanzehof? Zoals wij de situatie beoordelen wordt de verdiencapaciteit van de Hanzehof goed benut en is er weinig ruimte tot verdere verbetering (vergroten opbrengsten of beperken kosten). De Hanzehof biedt Zutphen een breed palet aan podiumkunsten. De ‘traditionele’ podiumkunsten doen het daarbij relatief goed. De Hanzehof maakt goed gebruik van de belangstelling die er in Zutphen is voor klassieke muziek en het feit dat de stad beschikt over een qua uitstraling unieke concertzaal: de Oosterberg Buitensociëteit. De Hanzehof slaagt er hiermee in om zich op een goede manier in de regio te onderscheiden: liefhebbers van klassieke muziek weten de Hanzehof te vinden, waarschijnlijk ook van buiten de stad.
5/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Is er voordeel te behalen uit het anders organiseren van de verschillende hoofdactiviteiten van de Hanzehof (programmering gebouw Hanzehof, programmering Buitensociëteit, verhuur, horeca, beheer gebouwen en inventaris, exploitatie Hanzehal, verwerven sponsoren vriendengelden)? Wat zijn ‘de knoppen waaraan buiten de huidige constellatie kan worden gedraaid’? De maatregelen die Hanzehof heeft ingezet met haar Plan van Aanpak uit 2015 zijn in belangrijke mate succesvol geweest. Van de zeven maatregelen uit het Plan van Aanpak zijn er vijf gerealiseerd zoals in het plan was bedoeld. Eén maatregel (huisvesten flankerende organisatie) is slechts ten dele gelukt, maar dit is opgevangen doordat andere maatregelen meer opleverden dan geraamd. De maatregel die is mislukt heeft betrekking op het invoeren van betaald parkeren. Gegeven het feit dat enerzijds nagenoeg alle maatregelen succesvol zijn geweest en anderzijds de Hanzehof in de benchmark goed scoort, kan worden geconcludeerd dat de mogelijkheden om zaken anders (lees: efficiënter) te organiseren zijn uitgeput. Wel is het zo dat de Hanzehof een hoge pacht betaalt aan de gemeente voor de horeca. Echter, verlaging van de pacht komt weliswaar de Hanzehof ten goede, maar de gemeente als verpachter niet. Binnen de huidige constellatie zien wij geen knoppen meer waaraan kan worden gedraaid om het exploitatieresultaat te verbeteren. 1.4
Antwoord op de kernvraag De kernvraag luidt: welke keuzevarianten kunnen worden onderscheiden, die elk voor zich realistisch zijn, op basis van de ‘knoppen waaraan kan worden gedraaid, binnen en buiten de huidige constellatie’? Ons antwoord hierop is als volgt. Binnen de huidige constellatie heeft de Hanzehof praktisch gesproken geen knoppen meer om aan te draaien om het exploitatieresultaat te verbeteren. De kans dat het saldo van de directe baten en lasten in de komende jaren zal verbeteren achten wij kleiner dan de kans dat dit saldo zal verslechteren. De Hanzehof heeft alle opties die er waren benut en staat nu wat betreft de exploitatie ‘met de rug tegen de muur’: jaarlijks komt de stichting nu € 415.000 tekort. De subsidie is ontoereikend om het geheel van exploitatie, kapitaallasten en gebouwonderhoud te kunnen tackelen. Het gebouwonderhoud fungeert al jarenlang en vooral in de seizoenen 2017/2018 en 2018/2019 als sluitpost. De Hanzehof beschikt niet over een buffer om exploitatietekorten te kunnen opvangen. Buiten de huidige constellatie zien wij drie varianten voor de toekomst (zie paragraaf 7.4): 1.
Renovatie Hanzehof. Het gebouwencomplex aan de Coehoornsingel blijft de toekomstige basis voor de podiumfunctie van de Hanzehof. Dit betekent dat ieder uitstel van inhalen van achterstallig onderhoud leidt tot een verhoging van de uiteindelijke kosten om dit complex daartoe duurzaam geschikt te maken. Dit vergt een investering in de orde van grootte van € 4,5 miljoen (berekend op basis van een plan dat inmiddels bijna vier jaar oud is). Naast deze investering zal het nodig blijven om de exploitatiesubsidie te verhogen met globaal € 415.000 per jaar.
2.
Sluiting theaterzaal en nieuwbouw. De Oosterberg Buitensociëteit wordt gehandhaafd voor muziekuitvoeringen en evenementen, maar de Rabobank Theaterzaal en het daaraan verbonden complex worden gesloten en op termijn gesloopt (eventueel uitgezonderd de delen die nodig zijn om de Oosterberg Buitensociëteit als podium te laten functioneren, zoals kleedkamers, e.d.). Er wordt een nieuw, kleiner (vlakkevloer)theater gerealiseerd van maximaal 350 stoelen, zonder toneeltoren. Eventueel kan dit worden gecombineerd met een nieuwe accommodatie voor het kunstencentrum (leslokalen, danszaal, kantoren, opslag). Het theateraanbod in Zutphen zal veranderen. Vlakkevloerzalen zijn heel geschikt voor kleinere voorstellingen, ensemblemuziek, middelgrote cabaretproducties, jeugdtheater en ‘middenzaalproducties’ (gesubsidieerd toneel, middelgrote moderne dans).
6/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Voor het grootschalige aanbod moet het publiek in deze variant echter uitwijken naar Deventer of andere steden. Het gaat dan om voorstellingen zoals grote cabaretproducties van bekende namen, opera en operette, klassiek grootschalig ballet, het toneelaanbod van de landelijke (gesubsidieerde) gezelschappen en grootschalige commerciële producties zoals showprogramma’s en reismusicals. De bouwkosten van een kleinere zaal ramen wij ruwweg op € 10 à 14 miljoen. In geval van nieuwbouw kan de gemeente een daarbij passende exploitant zoeken. Wij adviseren de gemeente om in geval van nieuwbouw de accommodatie zelf in eigendom te houden en een tender uit te schrijven voor de exploitatie: verschillende gegadigden kunnen dan hun interesse tonen: de huidige Stichting Theater en Congrescentrum Hanzehof, maar ook theaters in de regio of semicommerciële exploitanten. Ook in deze variant is het nodig de exploitatiesubsidie te verhogen, maar zal het bedrag hiervoor per jaar lager uitvallen dan € 415.000. 3.
1.5
De stad als (muziek)podium. In deze variant wordt besloten om alle subsidie voor activiteiten in de Rabobank Theaterzaal te stoppen en een deel van het huidige exploitatiebudget in te zetten voor de programmering van de Oosterberg Buitensociëteit (rijksmonument) en een (muziek)aanbod op locaties in en rond de binnenstad. Hiertoe kunnen ook festivals behoren. Denk qua locaties aan de Walburgiskerk, de St. Janskerk en de Kapel op ’t Rijsselt, aan het bespelen van plekken zoals Dat Bolwerk, het Koelhuis en ’t Pakhuys, aan concerten in de musea en de Marspoortgalerie en aan voorstellingen op pleinen, in parken en op de IJsselkade. De ‘stad als podium’ kan Zutphen aantrekkelijker maken voor toeristen en kan er ook toe leiden dat publiek wordt bereikt dat minder snel de drempel van het theater overgaat. Daarbij geeft ‘de stad als podium’ de binnenstad een steuntje in de rug: restaurants, cafés, winkels en musea kunnen er baat bij hebben. In deze variant koppelt Zutphen zijn cultuurbeleid aan het toeristisch beleid en probeert de stad met een mix van bijzondere programma’s en bijzondere (historische) locaties ook bezoekers van buiten aan te trekken. De samenhang tussen het culturele aanbod en de monumentale uitstraling van Zutphen wordt versterkt. Hiermee wordt een duidelijke culturele keuze gemaakt.
Inwoners die naar grootschalig theateraanbod willen (zie onder 2) moeten uitwijken naar Deventer of andere steden in de regio. In deze variant worden de Theaterzaal en het daaraan verbonden complex gesloten en op termijn gesloopt. Het is niet uitgesloten dat deze variant mogelijk is met het huidige exploitatiebudget van de Hanzehof. Mocht er meer subsidie nodig zijn, dan zal dit aanzienlijk minder kunnen zijn dan de thans geraamde meerkosten van de Hanzehof ad € 415.000 per jaar. Deze variant vergt wel een transitieproces voor de Hanzehof; hieruit kunnen incidentele kosten voortkomen.
Conclusie en adviezen Conclusies 1. Het is de Hanzehof gelukt om het merendeel van de maatregelen ter verbetering van het exploitatieresultaat met succes door te voeren. Dat is een compliment waard. Met name het verbeteren van het resultaat op de voorstellingen (eertijds waren de variabele kosten hoger dan de baten, inmiddels is dit aanzienlijk verbeterd) mag worden aangemerkt als een goede prestatie, omdat de podiumkunstmarkt in de afgelopen jaren zeker niet gemakkelijk was. Door scherp in te kopen en goede keuzes te maken heeft de directie een inhoudelijk sterk en ook nog eens renderend programma weten neer te zetten. Daarbij is ook de opbrengst uit verhuur en horeca verbeterd. 2. Een duurzame exploitatie van de huidige voorzieningen vergt een gemeentelijke exploitatiesubsidie die fors hoger is dan die van de afgelopen jaren. 3. Voor nadere conclusies over de exploitatie verwijzen wij naar paragraaf 3.10 en voor nadere conclusies over het onderhoud van vastgoed en inventaris naar paragraaf 4.2.
7/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Advies aan de Hanzehof Voor bestuur en directie van de Hanzehof zien wij twee concrete actiepunten voor de nabije toekomst: 1. Verbetering van de staat van onderhoud van het pand en modernisering van de gevel zijn dringend noodzakelijk. Hiervoor zijn nadere afspraken nodig met de gemeente als financier van de Hanzehof. 2. Verbetering van de verantwoordelijkheid voor de kapitaalslasten. Door de huidige constructie lijkt het erop dat de Hanzehof veel subsidie ontvangt, maar dit valt in feite wel mee en deze is, zeker vergeleken met andere theaters, niet exorbitant. Het eigendom van het gebouw en de molensteen van het onderhoud zorgen ervoor dat de Hanzehof permanent moet vechten tegen een verkeerde beeldvorming. Daar komt bij dat de huidige financieringsconstructie van het vastgoed voor de Hanzehof negatieve consequenties heeft op het zicht op haar exploitatie en het vastgoedbeheer afleidt van haar ‘corebusiness’: de exploitatie van podiumvoorzieningen. Het ware te prefereren als in Zutphen het vastgoed weer in handen van de gemeente zou komen, net zoals in de meeste andere gemeenten het geval is. Advies aan de gemeente Ons advies om in ieder geval op te volgen is: a. Het beheer van het vastgoed te veranderen. De gemeente heeft kennis over en ervaring met vastgoedbeheer en toegang tot de kapitaalmarkt, de Hanzehof heeft dat niet.
Derhalve is ons advies dat de gemeente het Hanzehof-complex (grond en opstallen) in eigendom overneemt en de subsidierelatie opschoont en transparant maakt. Te onderzoeken daarbij is ook of herfinancieren van de lopende leningen (langere looptijd) mogelijk is. Verandering van het beheer van het vastgoed maakt het ook gemakkelijker om keuzes te maken wat betreft de beleidsvarianten voor de toekomst. b. Niet langer uitstellen van de keuze tussen enerzijds handhaven van het huidige complex aan de Coehoornsingel en daarmee onlosmakelijk verbonden enerzijds het aanzienlijk verhogen van het bestaande niveau van subsidiëring en anderzijds het ontwikkelen van een essentieel andere visie op de podiumfunctie in Zutphen.
8/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Hoofdstuk 2 2.1
Achtergrond, aanleiding en vraagstelling Achtergrond De Stichting Theater en Congrescentrum Hanzehof stelt zich ten doel: het aanbieden van professionele podiumkunsten en concerten, alsmede het bevorderen van sociaal-culturele activiteiten binnen het gemeenschapsleven in Zutphen. De stichting exploiteert daartoe het gebouwencomplex aan de Coehoornsingel 1 te Zutphen. Ook beheert de stichting de Hanzehal aan de Fanny Blankers-Koenweg 2 te Zutphen. Het gebouwencomplex aan de Coehoornsingel 1 bestaat uit Theater Hanzehof, de Oosterberg Buitensociëteit en de vleugel die verhuurd is aan de Muzehof. De Oosterberg Buitensociëteit is een monumentale concertzaal uit 1891. Theater Hanzehof werd in 1977 gerealiseerd. Het complex omvat een grote, in 2005/2006 volledig gerenoveerde theaterzaal met 550 stoelen (Rabobank Theaterzaal), een concertzaal met een flexibele capaciteit van 650 (losse) stoelen of 1.050 staanplaatsen (Oosterberg Buitensociëteit), twee zalen met 100 respectievelijk 120 zitplaatsen (Theaterstudio en Studio), alsmede foyerruimten op drie niveaus en een zestal kleinere ruimten. Het complex heeft ook de functie van congrescentrum. Daarnaast zijn er een aantal kantoor- en dienstruimten. Het totale complex omvat circa 7800 m2. Bij grote evenementen en/of manifestaties biedt het complex aan in totaal 2.600 bezoekers ruimte.
Het compex is eigendom van de Stichting Theater en Congrescentrum Hanzehof (hierna de Hanzehof). De Hanzehof verhuurt een deel van het gebouw aan Centrum voor de Kunsten Muzehof. De Muzehof verhuurt een deel weer onder aan het Muzecollectief (voorheen de muziekschool). Het deel van het complex dat in gebruik is bij de Muzehof omvat veertien leslokalen en één multifunctionele ruimte, alsmede kantoor- en dienstruimten. Ten tijde van de realisatie van de nieuwe toneeltoren (2005/2006) heeft de gemeente langlopende leningen aan de stichting verstrekt (met een looptijd tot 2037) en als zekerstelling van de rente en aflossing daarvan het recht van eerste hypotheek, ter grootte van ruim € 9,5 miljoen, gevestigd op het vastgoed aan de Coehoornsingel 1. Daarnaast is de stichting diverse langlopende leningen aangegaan met andere geldverstrekkers (Nederlandse Waterschapsbank, Bank Nederlandse Gemeenten, MN Pensioenservices en het Stimuleringsfonds Volkshuisvesting). Het Stimuleringsfonds heeft het recht op tweede hypotheek gevestigd op het vastgoed voor een bedrag van € 165.000. De gemeente verstrekt subsidie aan de stichting, die bestaat uit een exploitatiedeel en een deel dat is bedoeld om de financieringslasten te dekken. De Hanzehal is een sport- en evenementenhal, bestaande uit een drietal met elkaar verbonden sporthallen met een totale oppervlakte van 3700 m 2.
Als evenementenhal biedt de Hanzehal plaats aan 3.000 gasten. Het gebruik van de Hanzehal als evenementenlocatie is beperkt, vanwege het grote beslag dat sportclubs en scholen op de ruimte leggen – de Hanzehal is primair een door de gemeente geëxploiteerde sportaccommodatie – en vanwege het ontbreken van bouwkundige voorzieningen ter beperking van geluidsoverlast: de Hanzehal krijgt maximaal viermaal per jaar een ontheffing van de ter plekke geldende geluidsnormen. De Hanzehal is eigendom van de gemeente.
9/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Hanzehof en Hanzehal beschikken over circa 500 gratis parkeerplaatsen. De parkeerplaatsen zijn eigendom van de gemeente Zutphen en worden ook gebruikt door bezoekers van sporthal Hanzepark. Voor het beheer van de Hanzehal ontvangt de Hanzehof een vergoeding van de gemeente. De horecaopbrengsten uit deze hal zijn (na afdracht van horecapacht) voor de Hanzehof, de huuropbrengsten voor de gemeente. In zijn algemeenheid kan worden gezegd dat de Hanzehof als theater ruimtelijk gezien bovengemiddeld goed geoutilleerd is voor zakelijke dienstverlening (vergaderingen, congressen, feesten, etc.), maar als congrescentrum slechter geoutilleerd is dan gemiddeld. Dit met name vanwege het ontbreken van voldoende subruimten. Vooral het exterieur van de Hanzehof doet gedateerd aan. Dit gegeven is een mogelijke drempel voor de toestroom van nieuw publiek. 2.2
Aanleiding Problemen rond exploitatie en vastgoed Sinds langere tijd kampt de Hanzehof met exploitatieproblemen. Naast financiële tekorten is er sprake van achterstallig onderhoud aan de gebouwen. Op verzoek van de gemeenteraad heeft de Hanzehof een Plan van Aanpak (PvA) opgesteld (Mirjam van Tiel, 1 januari 2015). Dit plan bevat voorstellen voor het oplossen van de exploitatieproblemen en voorstellen voor het oplossen van de vastgoedproblemen. Exploitatieplan In het PvA werd onderbouwd hoe de bezuinigingstaakstelling van de gemeente (€ 140.000) en de destijds teruggelopen horeca- en verhuuropbrengsten van de Hanzehof (€ 60.000) gecompenseerd konden worden door een pakket maatregelen. Het ging om de volgende zeven exploitatiemaatregelen (bedragen x € 1.000): Maatregel/seizoen 1. Programmering winstgevend maken 2. Programmering verder uitbreiden 3. Horecaopbrengsten verhogen 4. Commerciële verhuur uitbreiden 5. Huisvesten flankerende organisatie 6. Betaald parkeren invoeren 7. Kosten besparen op personeel Totaal Exploitatieresultaat
2013/2014 -
2014/2015 -
2015/16 5
2016/2017 15
2017/2018 25
Kostenneutraal -
-
10
15
25
-
-
10
15
25
-
15
25
-
15
50
25 50
50 50
-150
15 -185
75 -125
135 -65
200 0
Overigens heeft de gemeente in november 2014 gemotiveerd aangegeven dat betaald parkeren geen haalbare optie is om als maatregel te gebruiken voor het wegwerken van het exploitatietekort.
10/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Vastgoedplan Het PvA heeft op basis van adviezen door bouwkundige en installatietechnische expertisebureaus drie scenario’s uitgewerkt. Het ‘instandhoudingsscenario’ betreft onderhouds- maatregelen die noodzakelijk zijn voor het in stand houden van de gebouwen gedurende 10 of 20 jaar, noodzakelijk zijn op grond van eisen van arbeidsomstandigheden, gezondheid en/of veiligheid en die een terugverdientijd hebben van 15 jaar of minder. Het ‘upgradescenario’ betreft het in oude glorie herstellen van de Oosterberg Buitensociëteit, het optimaliseren van de akoestiek en de klimaatbeheersing ervan, het restylen van het interieur van het theater en het creëren van een moderne gemeenschappelijke entree voor de Hanzehof en de Muzehof. Het ‘noodscenario’ betreft onderhoudsmaatregelen die noodzakelijk zijn voor het in stand houden van de gebouwen gedurende 5 jaar, op zodanige wijze dat de achterstand niet verder toeneemt en de verbeteringen kunnen worden gehandhaafd indien op een later moment wordt besloten tot aanvullende ingrepen. Het ‘instandhoudingsscenario’ vergt een investering van € 2,6 miljoen (exclusief btw) en extra jaarlijkse onderhoudskosten van € 95.000 (bij in stand houden gedurende 10 jaar) of € 195.000 (bij in stand houden gedurende 20 jaar).
Het ‘upgradescenario’ vergt een aanvullende investering van € 1,9 miljoen (exclusief btw) en nog nader te bepalen extra jaarlijkse onderhoudskosten. Het ‘noodscenario’ vergt een investering van € 1,2 miljoen (exclusief btw en inclusief een buffer voor 5 jaar voor het opvangen van storingen/calamiteiten). Besluitvorming en ontwikkelingen naar aanleiding van het PvA, onderdeel exploitatie In mei 2015 heeft het college zich, na het behandelen van een ambtelijke memo, uitgesproken tegen het betaald parkeren. Op 14 december 2015 heeft de gemeenteraad besloten om het college de opdracht te geven een extra exploitatiesubsidie van € 126.564 beschikbaar te stellen voor seizoen 2014/2015. De gemeenteraad heeft op 9 mei 2016 besloten om – onder voorwaarde – aanvullend € 190.000 subsidie beschikbaar te stellen als buffer om exploitatietekorten tot en met het seizoen 2019/2020 op te vangen. De raad heeft daarbij tevens het standpunt van het college ondersteund dat er geen betaalde parkeerplaatsen voor de Hanzehof worden aangewezen, en besloten dat de Hanzehof het wegvallen van de geraamde opbrengsten van € 50.000 als gevolg van het niet invoeren van betaald parkeren moet opvangen binnen de eigen exploitatie en dit als voorwaarde gesteld voor het uitkeren van € 190.000 extra subsidie.
De Hanzehof heeft de exploitatiejaren 2015/2016 en 2016/2017 kunnen afsluiten met een financieel resultaat van € 0, door het inzetten van respectievelijk € 43.569 en € 85.359 uit de aanvullende subsidie van € 190.000 (zodat er nog € 61.072 resteert voor de exploitatiejaren 2017/2018, 2018/2019 en 2019/2020). In 2017 heeft het college van B en W met de Hanzehof overeenstemming bereikt over de beoogde prestaties in relatie tot de bestaande jaarlijkse subsidie. Deze exploitatiesubsidie is vastgesteld voor de looptijd van de Cultuuragenda 2016 (tot en met 2020) en wordt jaarlijks geïndexeerd.
11/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Besluitvorming en ontwikkelingen naar aanleiding van het PvA, onderdeel vastgoed In 2015 hebben de gemeente en de provincie samen € 300.000 investeringssubsidie verleend voor energiemaatregelen. Deze maatregelen heeft de Hanzehof in 2015 gerealiseerd. De gemeenteraad heeft op 9 mei 2016 besloten een investeringsbijdrage van € 900.000 (excl. btw) beschikbaar te stellen voor niet uit te stellen investeringen in de accommodatie als gevolg van achterstallig onderhoud. De raad heeft hierbij als voorwaarde gesteld dat de Hanzehof het wegvallen van de geraamde opbrengsten van € 50.000 als gevolg van het niet invoeren van betaald parkeren moet opvangen binnen de eigen exploitatie. De Hanzehof heeft aangegeven dat het niet mogelijk is om aan deze voorwaarde te voldoen en dat deze constatering is gebaseerd op onderzoek dat in 2014 is uitgevoerd door bureau LAgroup. Samen komen de bedragen van € 300.000 en € 900.000 overeen met de uitgaven die de Hanzehof volgens het PvA moet doen voor het realiseren van het ‘noodscenario’. In 2017 heeft de Hanzehof voor afgerond € 78.000 (exclusief btw) besteed aan investeringen. Dit bedrag is door de gemeente vergoed. In februari 2018 heeft de Hanzehof op verzoek van de gemeente een investeringsplan voorgelegd voor de besteding van het gehele bedrag van € 900.000.
De Hanzehof heeft in overleg met de gemeente de nog niet uitgevoerde werkzaamheden in planning genomen, met uitzondering van de gedeeltelijke gevelrenovatie (afgerond € 300.000 exclusief btw). Met de gemeente is afgesproken dat de werkzaamheden aan de gevel wachten op het voorliggende onderzoek en de besluitvorming daarover binnen de gemeente. Nieuwe exploitatieproblemen met ingang van seizoen 2017/2018 De initiële begroting voor 2017/2018 laat zien dat het bedrag van € 61.072 dat nog resteert uit de extra exploitatiesubsidie voor de periode tot en met 2019/2020 niet voldoende is om het exploitatiejaar 2017/2018 reëel sluitend te krijgen. Deze begroting is op een later moment in technische zin sluitend gemaakt door de jaarlijkse reservering voor groot onderhoud van € 115.000 te verminderen tot € 37.000 (naast het inzetten van het volledige bedrag dat nog resteert uit de extra exploitatiesubsidie). In december 2017 kwam de accountant van de Hanzehof bij zijn controle van de jaarrekening 2016/2017 tot de bevinding dat de werkelijke opbrengst van de gemeentelijke subsidie voor 2016/2017 € 50.000 lager was dan begroot en dat dit met name werd veroorzaakt door het wegvallen van kapitaallasten op afgeloste leningen. De begroting 2018/2019 is in technische zin sluitend gemaakt door de jaarlijkse reservering voor groot onderhoud van € 115.000 te verminderen tot nihil.
Deze nieuwe exploitatieproblemen gaven de gemeente aanleiding ons te vragen om nader onderzoek te doen. De gemeente Zutphen is van mening dat in het PvA weliswaar is gezocht naar mogelijkheden om de inkomsten te vergroten, maar dat daarbij onvoldoende is gekeken naar het probleem van de relatief hoge huisvestingslasten. De gemeente signaleert overcapaciteit in het gebouw in de vorm van ruimten die tot op heden niet verhuurbaar blijken te zijn. Ook stelt de gemeente vast dat er een mismatch is tussen enerzijds de prestatieafspraken en de daaraan gekoppelde subsidie en anderzijds de hoge beheerkosten. Tijdens de beginfase van ons onderzoek kwam de Hanzehof, na nadere analyse van de bevinding van de accountant over de raming van de subsidie, tot de conclusie dat er door vrijval van twee leningen, die tien jaar geleden anders werden aangewend dan bedoeld, een
12/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
nieuw exploitatieprobleem is ontstaan van € 83.000 per jaar en dat de directie en het bestuur dit niet wisten en niet hadden kunnen voorzien. In overleg met de gemeente hebben wij afgesproken deze aangelegenheid bij ons onderzoek te betrekken. 2.3
Vraagstelling Kernvraag De gemeente vraagt ons om op basis van onderzoek antwoorden te geven op de volgende kernvraag: Hoe kan de Hanzehof, binnen het bestaande niveau van gemeentelijke subsidiëring en gegeven de verkregen noodsteun, komen tot een duurzame theatervoorziening in Zutphen? Daarbij heeft de gemeente subvragen geformuleerd, te onderscheiden naar: a. de bestaande constellatie waarin de Hanzehof opereert en de bestaande vooruitzichten, b. eventuele veranderingen in die constellatie en c. de uiteindelijke beantwoording van de kernvraag. Subvragen over de bestaande constellatie en vooruitzichten Uitgangspunt voor de analyse van de bestaande situatie is de eerdere keuze van het college voor het ‘noodscenario’ en het plan waarop dit was gebaseerd.
De subvragen luiden aldus: - Hoe verhouden zich de baten en lasten tot de verschillende prestaties en hoofdactiviteiten (programmering gebouw Hanzehof, programmering Buitensociëteit, verhuur, horeca, beheer gebouwen en inventaris, exploitatie Hanzehal, verwerven sponsor- en vriendengelden)? - Hoe ontwikkelen zich deze baten en lasten de komende jaren ingeval de huidige koers van de Hanzehof ongewijzigd wordt voortgezet? Met andere woorden: wat zijn de autonome ontwikkelingen? - Specifiek voor de lasten van de gebouwen en de inventaris: hoe verhouden zich de werkelijke (kapitaal)lasten van het vastgoed tot de reële kosten voor vastgoed – inclusief de voorziening voor groot onderhoud – die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor sec het in stand houden van de theaterfunctie bij realisatie van de beoogde prestaties? - Op welke wijze is de Hanzehof – kijkend naar de korte en middellange termijn – in staat om met de thans toegekende subsidie de prestaties te leveren zoals met de gemeente overeengekomen en beschreven in de notitie 'Beoogde prestaties'? Wat zijn ‘de knoppen waaraan binnen de huidige constellatie kan worden gedraaid’? Subvragen over eventuele veranderingen in de bestaande constellatie Kijkend naar mogelijke nieuwe wegen om in te slaan luiden de subvragen als volgt: - Wat valt op als we de Hanzehof vergelijken met theaters in overeenkomstige steden? - Wat valt op
als we de (markt)positie van de Hanzehof bezien in relatie tot de theaters in de regio (Deventer, Apeldoorn, Lochem, Doetinchem) en andere culturele en commerciële accommodaties in en rond Zutphen? - Wat is, in dit licht bezien, de reële verdiencapaciteit die haalbaar is met culturele en commerciële activiteiten van de Hanzehof? - Is er voordeel te halen uit het anders organiseren van de verschillende hoofdactiviteiten van de Hanzehof (programmering gebouw Hanzehof, programmering Buitensociëteit, verhuur, horeca, beheer gebouwen en inventaris, exploitatie Hanzehal, verwerven
13/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
sponsor- en vriendengelden)? Wat zijn ‘de knoppen waaraan buiten de huidige constellatie kan worden gedraaid’? Subvragen ter beantwoording van de kernvraag Met het oog op een synthese van onderzoeksresultaten luidt de subvraag: - Welke scenario’s (keuzevarianten) kunnen worden onderscheiden, die elk voor zich realistisch zijn, op basis van de ‘knoppen waaraan kan worden gedraaid, binnen en buiten de huidige constellatie’? 2.4
Aanpak Centraal in onze benadering stond het toewerken naar een toekomstbestendig model voor de Hanzehof. Daartoe verzamelden we concrete beelden van de directeur, het bestuur van het theater en het gemeentebestuur over de ontwikkelingen die bepalend zijn voor de ontwikkeling van Zutphen en de theaterfunctie in de stad, maar waarop de stad zelf geen invloed heeft. Deze verwachte (maar niet te beïnvloeden) ontwikkelingen noemen wij scenario’s.1 De manieren waarop de gemeente en de Hanzehof kunnen reageren op de toekomstige ontwikkelingen noemen we ‘strategische beleidsvarianten’. De gemeente en het theater hebben daarbij elk hun eigen rol.
Wij hebben het onderzoek als volgt aangepakt: Fase 1: diagnose • Stap 1: Verzamelen en bestuderen basisinformatie • Stap 2: Gesprekken met directbetrokkenen • Stap 3: In beeld brengen huidig functioneren/prestaties de Hanzehof • Stap 4: In kaart brengen scenario’s (ontwikkelingen die belangrijk zijn, maar niet te beïnvloeden) • Stap 5: Opstellen informatiedocument Fase 2: bouwstenen voor de toekomst • Stap 5: Formuleren van varianten die een gezonde exploitatie in de toekomst mogelijk maken, inclusief eventuele verbeterpunten met betrekking tot organisatie en bedrijfsvoering • Stap 6: Eindrapportage Bij dezen bedanken wij het bestuur en de directie van de Hanzehof en onze andere gesprekspartners voor hun bereidwillige medewerking aan dit onderzoek.
1
Onze werkwijze bij het opstellen van bouwstenen voor een visie en de terminologie die wij daarbij hanteren voor begrippen als ‘scenario’ en beleidsvariant’ ontlenen wij aan: Succesvol doelen bereiken, drs. A.H.M. (Toine) van Helden, Koninklijke Van Gorcum, 2017, hoofdstuk 9.
14/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Hoofdstuk 3 Exploitatie de Hanzehof 3.1
Financieel overzicht Op basis van ons onderzoek naar de jaarrekeningen over de afgelopen drie seizoenen hebben wij onderstaand financieel overzicht gemaakt. Hierin zijn ook de begrotingen voor de het lopende seizoen 2017/2018 en voor het komende seizoen 2018/2019 opgenomen. Dit overzicht biedt antwoorden op de onderzoeksvraag: - Hoe verhouden zich de baten en lasten tot de verschillende prestaties en hoofdactiviteiten (programmering gebouw Hanzehof, programmering Buitensociëteit, verhuur, horeca, beheer gebouwen en inventaris, exploitatie Hanzehal, verwerven sponsor- en vriendengelden)? In bijlage 3 hebben we deze cijfers eveneens opgenomen, alleen anders weergegeven. Hierbij hebben we ook verhoudingsgetallen opgenomen. Deze bieden ons een handvat om tezamen met de uitgevoerde benchmark (zie hoofdstuk 5) iets te zeggen over het presteren van de Hanzehof.
15/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Bedragen in € en exclusief btw voor zover verrekenbaar
Jaarrekeningen
Tabelnoot
Begrotingen
2014-2015
2015-2016
2016-2017
2017-2018
2018-2019
Opbrengst recette
449.005
397.434
461.972
480.000
490.000
Afdracht aan artiesten
-470.184
-384.167
-436.446
-455.000
-465.000
Brutoresultaat
-21.179
13.267
25.526
25.000
25.000
Garderobeopbrengsten
25.132
23.252
21.462
30.000
30.000
1
Diverse opbrengsten Hanzehof
52.554
69.865
48.003
48.000
48.000
2
Overige directe voorstellingskosten
-70.834
-77.675
-69.725
-75.000
-75.000
Saldo van directe baten en materiële lasten
-14.327
28.709
25.266
28.000
28.000
Huuropbrengst Muzehof
127.164
126.876
127.061
128.000
129.000
Overige huuropbrengsten
168.275
185.571
189.016
182.000
191.000
Totaal baten verhuur
295.439
312.447
316.077
310.000
320.000
Omzet
254.965
234.104
246.655
285.000
285.000
Kostprijs omzet
-59.141
-56.982
-51.134
-60.000
-60.000
Brutoresultaat
195.824
177.122
195.521
225.000
225.000
Overige directe materiële kosten
-10.598
-13.389
-16.725
-19.000
-20.000
Saldo van directe baten en materiële lasten
185.226
163.733
178.796
206.000
205.000
Theatervoorstellingen
Verhuur Hanzehof 3
Horeca Hanzehof
16/90
4
5
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Beheer Hanzehal Omzet horeca en kegelbanen
163.191
232.807
189.624
235.000
185.000
Kostprijs omzet horeca en kegelbanen
-49.114
-62.055
-54.581
-68.000
-54.000
Brutoresultaat horeca en kegelbanen Hanzehal
114.077
170.752
135.043
167.000
131.000
Beheervergoeding Hanzehal
137.290
138.581
141.999
143.000
145.000
6
Diverse opbrengsten Hanzehal
1.049
764
816
0
0
7
Pacht en overige directe materiële kosten
-61.072
-66.300
-64.597
-64.000
-64.000
8
Saldo van directe baten en materiële lasten
191.344
243.797
213.261
246.000
212.000
Sponsoringopbrengsten
20.340
22.590
52.038
29.000
36.000
Directe materiële kosten sponsoring
-5.222
-1.599
-933
0
0
Saldo van directe baten en materiële lasten
15.118
20.991
51.105
29.000
36.000
-929.103
-943.352
-934.130
-981.000
-966.000
Afschrijvingen op gebouwen, installaties en inventaris
-348.460
-364.052
-372.807
-389.000
-429.000
Saldo van financiële baten en lasten
-401.420
-387.843
-376.550
-367.000
-311.000
Brutolasten
-749.880
-751.895
-749.357
-756.000
-740.000
Gemeentelijke subsidie voor kapitaallasten, inclusief SVN-lening
627.190
627.190
588.146
544.000
544.000
Nettolasten
-122.690
-124.705
-161.211
-212.000
-196.000
Sponsoring 9
Personeelskosten Totaal personeelskosten inclusief inhuur
10
Financieringslasten Hanzehof
17/90
11
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof, exclusief financieringslasten Onderhoud, reparaties en schoonmaakmaterialen
-110.186
-102.459
-126.831
-133.000
-133.000
Reservering groot onderhoud
-115.000
-115.000
-115.000
-37.000
0
Energiekosten
-93.964
-93.247
-99.428
-97.000
-104.000
Teruggave Energiebelasting
12.043
13.760
18.257
10.000
16.000
Belastingen
-35.097
-39.735
-45.273
-36.000
-36.000
Verzekeringen
-53.039
-54.993
-53.362
-55.000
-55.000
Totaal gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof, exclusief financieringslasten
-395.243
-391.674
-421.637
-348.000
-312.000
Kantoorkosten
-43.166
-46.507
-45.109
-39.000
-39.000
Btw (niet verrekenbaar)
-10.577
-12.873
-13.686
-10.000
-10.000
Diversen
-2.709
-2.265
-8.409
-12.000
-12.000
Totaal overige kosten
-56.452
-61.645
-67.204
-61.000
-61.000
RESULTAAT NA SUBSIDIE VOOR FINANCIERINGSLASTEN
-830.688
-751.699
-799.677
-783.000
-734.000
Exploitatiesubsidie gemeente
704.124
708.130
714.318
722.000
734.000
Inzet uit extra subsidie gemeente
126.600
43.569
85.359
61.000
0
Totaal gemeentelijke exploitatiesubsidies
830.724
751.699
799.677
783.000
734.000
36
0
0
0
0
12
13
Overige kosten 14 15
Gemeentelijke exploitatiesubsidies
RESULTAAT NA ALLE SUBSIDIES
18/90
16
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Balansposten, passivazijde Eigen vermogen
3.615
3.615
3.615
3.615
3.615
Voorzieningen
566.535
526.168
581.399
?
?
8.635.154
8.290.090
7.974.087
7.628.604
7.271.696
Langlopende schulden
Tabelnoten 1
Inclusief opbrengsten bij commerciële activiteiten
2
In 2018/2019 bestaande uit: theatertoeslag hosten LVP-systeem € 29.000, advertenties brochure € 15.000, diversen € 4.000
3
Inclusief doorberekende kosten inhuur techniek voorstellingen en congressen
4
Inclusief verhoging btw per 1 januari 2019 van 6 naar 9%
5
Bevat ook onderhoud horeca-inventaris Hanzehof (3.000 in begrotingen) zoals vaatwasser, koffiezetapparaat, etc.
6
In begrotingen geïndexeerd met 2%
7
Uitkoop diverse beurzen en toiletbewaking
8 9 10 11 12 13
19/90
Waarvan in 2018/2019 pacht € 32.000 (19,4% omzet restaurant), vergoeding aan gemeente van investeringslasten aanpassing hal voor kegelbanen € 8.000 (is 1/3e van lening gemeente), energie € 7.000 en onderhoud horeca-inventaris € 2.000 In 2016/17 inclusief restant sponsoring nieuwbouw (€ 35.000); in 2018/19 inclusief € 20.000 Rabobank(theaterzaal) en Oosterberg (Buitensoos) Waarvan in 2018/2019 € 830.000 aan salarissen en sociale lasten en € 136.000 overige personeelskosten, waaronder pensioen Het bedrag van € 367.000 in 2017/2018 bedraagt op basis van een actuele berekening van rentelasten van lopende leningen € 360.841; hierin zit dus een ex-ante-meevaller van afgerond € 6.000 (zonder doorwerking naar 2018/2019) In 2018/2019 onderhoudscontracten € 88.000, onderhoud gebouwen € 21.000, onderhoud inventaris en lampen € 12.000, schoonmaakmateriaal et cetera € 12.000; kosten schoonmaken is onderdeel van de personeelskosten Inclusief niet-gebouwgebonden verzekeringen. Volgens opgave de Hanzehof bestaat het bedrag van € 55.000 in 2017/2018 en 2018/2019 uit lasten voor gebouwgebonden verzekeringen ter grootte van € 42.000
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
20/90
14
In 2018/2019 salarisadministratie € 5.000, accountant € 10.000, representatie € 5.000, publiciteit/acquisitie € 4.000, porto € 4.000, overig € 11.000
15
In 2018/2019 onvoorziene kosten € 10.000, reservering dubieuze debiteuren € 2.000
16
Voor de periode 2015/2016 t/m 2019/2020 is 190.000 beschikbaar gesteld door de gemeente
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
3.2
De waarde van het financiële overzicht Wij hebben dit overzicht samengesteld op basis van jaarrekeningen en begrotingen van de Hanzehof en op basis van nadere informatie van de Hanzehof. Deze bewerking hebben wij uitgevoerd teneinde: • de begrotingen vergelijkbaar te maken met de jaarrekeningen; • op deze wijze een meerjarige ontwikkeling te kunnen laten zien, ook in enkele cruciale balansposten; • inzicht te krijgen in samenhangende groepen van baten en lasten; • daardoor inzicht te krijgen in de mate van kostendekkendheid van (groepen van) activiteiten zoals: theatervoorstellingen, verhuur Hanzehof, horeca Hanzehof, beheer Hanzehal, sponsoring, financieringslasten van vastgoed, onderhoudslasten van vastgoed en overige gebouwgebonden kosten; • en aldus optimaal inzicht te krijgen in de financiële situatie en ontwikkeling, gegeven de mate waarin de Hanzehof in staat bleek ons de gevraagde gegevens te leveren. De mate waarin de Hanzehof in staat bleek ons de gevraagde gegevens te leveren leidt tot een belangrijke beperking van het inzicht dat wij beoogden. Wij hebben in het overzicht per activiteitengroep namelijk een confrontatie kunnen maken van de directe baten en de directe materiële lasten, maar we hebben de directe personele lasten daaraan niet kunnen toerekenen, omdat de Hanzehof ons daarvoor niet de gegevens heeft kunnen aanleveren.
Voor een goed beeld van de kostendekkendheid van de verschillende (groepen van ) activiteiten is het nodig om naast de directe materiële lasten ook de directe personele lasten toe te rekenen. Het gaat daarbij om de kosten van het personeel dat zich rechtstreeks bezighoudt met het faciliteren van theatervoorstellingen, verhuur Hanzehof, horeca Hanzehof, beheer Hanzehal, en verwerven van sponsoring. De administratie van de Hanzehof is helaas nog niet ingericht op het toerekenen van directe personele lasten, al wordt er wel gewerkt met reële aannames hieromtrent. De Hanzehof neemt deze lasten op onder de post Personeelskosten, die naast die directe kosten ook de kosten omvat van het personeel dat zich bezighoudt met leidinggeven, administreren en andere intern-ondersteunende activiteiten. Dat betekent dat op basis van het overzicht in paragraaf 3.1 met name bij de horeca Hanzehof en het beheer van de Hanzehal geen uitspraken kunnen worden gedaan over de mate waarin deze per saldo een baat of een last opleveren en in welke orde van grootte. In mindere mate geldt dat ook voor de verhuur Hanzehof en de sponsoring. Voor de theatervoorstellingen leidt dit niet of nauwelijks tot een gemis aan inzicht. Ondanks deze beperking levert het overzicht waardevolle inzichten op.
3.3
Voor begroting 2018/2019 bestaat inzicht in personeelskosten per groep activiteiten Voor de begroting 2018/2019 heeft de Hanzehof ons voorzien van een indicatie van de personeelskosten per groep van activiteiten (opgenomen in bijlage 7 van dit rapport). Daarbij zijn de totale personeelskosten toegerekend naar groepen van activiteiten (dus de directe en de indirecte personeelskosten; in paragraaf 3.2 hebben we uitgelegd wat we daaronder verstaan). Op basis daarvan hebben wij de cijfers voor het begrotingsjaar 2018/2019 uit het overzicht van paragraaf 3.1 als volgt kunnen hergroeperen:
21/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Begroting 2018-2019 Baten
Lasten
Theatervoorstellingen Opbrengst recette
490.000
Afdracht aan artiesten
-465.000
Brutoresultaat
25.000
Garderobe-opbrengsten
30.000
Diverse opbrengsten Hanzehof
48.000
Overige directe voorstellingskosten Saldo van directe baten en materiële lasten
-75.000 28.000
Toegerekende directe en indirecte personeelskosten
-458.000
Saldo na toerekening personeelslasten
-430.000
Verhuur Hanzehof Huuropbrengst Muzehof
129.000
Overige huuropbrengsten
191.000
Totaal baten verhuur
320.000
Toegerekende directe en indirecte personeelskosten Saldo na toerekening personeelslasten
-198.000 122.000
Horeca Hanzehof Omzet
285.000
Kostprijs omzet Brutoresultaat
-60.000 225.000
Overige directe materiële kosten Saldo van directe baten en materiële lasten
-20.000 205.000
Toegerekende directe en indirecte personeelskosten Saldo na toerekening personeelslasten
-130.000 75.000
Beheer Hanzehal Omzet horeca en kegelbanen
185.000
Kostprijs omzet horeca en kegelbanen
-54.000
Brutoresultaat horeca en kegelbanen Hanzehal
131.000
Beheervergoeding Hanzehal
145.000
Diverse opbrengsten Hanzehal
0
Pacht en overige directe materiële kosten Saldo van directe baten en materiële lasten
22/90
-64.000 212.000
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Toegerekende directe en indirecte personeelskosten Saldo na toerekening personeelslasten
-180.000 32.000
Sponsoring Sponsoring-opbrengsten
36.000
Directe materiële kosten sponsoring Saldo van directe baten en materiële lasten
0 36.000
Toegerekende directe en indirecte personeelskosten Saldo na toerekening personeelslasten
0 36.000
Personeelskosten Totaal personeelskosten na toerekening aan activiteiten
0
Financieringslasten Hanzehof Netto-opbrengsten na doelsubsidie
-196.000
Gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof, exclusief financieringslasten Totaal kosten vastgoed Hanzehof
-312.000
Overige kosten Totaal overige kosten
3.4
-61.000
Betekenis per onderdeel van het financiële overzicht In deze paragraaf geven wij voor de belangrijkste onderdelen van het financiële overzicht en het exploitatiesaldo als geheel een eerste betekenis aan en geven wij voor de onderdelen waarvoor dat het geval is tevens aan op welke plaats in dit rapport wij nader ingaan op dat onderdeel. Theatervoorstellingen Voor de meeste theaters is het de kunst om een positief saldo te bereiken van directe baten en lasten voor het totaal van hun voorstellingen. Uitzondering daarop vormen theaters die uitdrukkelijk een opdracht hebben van hun subsidiegever om veel aandacht te besteden aan genres die relatief weinig opbrengen in relatie tot de kosten. Het overzicht laat zien dat het de Hanzehof is gelukt om in de seizoenen 2015/2016 en 2016/2017 een positief saldo te bereiken en dat die prestatie volgens de begrotingen ook in het lopende en het komende seizoen gaat lukken. → Nadere analyse: zie paragrafen 3.7 (onder Programmering winstgevend maken, Programmering verder uitbreiden, Kosten besparen op personeel), 3.8 (autonome ontwikkelingen), 5.1, 5.2 en 5.3. → Nadere conclusies: zie paragraaf 5.5.
23/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Verhuur Hanzehof De verhuur levert voor de Hanzehof een belangrijke bijdrage aan het exploitatieresultaat. Het gaat om verhuur van een deel van het gebouw van de Hanzehof aan de Muzehof als vaste huurder en verhuur van de zalen en overige ruimtes aan diverse partijen. De raming van de ‘Overige huuropbrengsten’ (zaalverhuur) is voor 2018/2019 verhoogd met € 5.000 ten opzichte van een eerdere versie van de begroting voor dit jaar. Inhoudelijk wordt deze verhoging gelegitimeerd door indexatie van de zaalhuurtarieven. De verhuur levert ook na toerekening van alle personeelslasten die daarvoor worden gemaakt een substantieel positief resultaat op: € 122.000 volgens de begroting 2018/2019. De kosten van het vastgoed zijn overigens in dit bedrag niet meegerekend. → Nadere analyse: zie paragrafen 3.8 (autonome ontwikkelingen), 5.2 en 5.4. → Nadere conclusies: zie paragraaf 5.5 (conclusies marktpositie in perspectief). Horeca Hanzehof Ook de horeca Hanzehof levert een belangrijke bijdrage aan het exploitatieresultaat, al kunnen we niet zien of dat ook het geval is als de personeelskosten zouden worden meegerekend van het personeel dat rechtstreeks wordt ingezet voor die horeca.
De verhouding tussen de kostprijs van de omzet en de omzet achten wij gezond in relatie tot de prestaties die vergelijkbare instellingen leveren (2014/2015: 23,2%; 2015/2016: 24,3%; 2016/2017: 20,7%; in begrotingen gesteld op 21%). De horeca in de Hanzehof levert ook na toerekening van alle personeelslasten die daarvoor worden gemaakt een substantieel positief resultaat op: € 75.000 volgens begroting 2018/19. De kosten van het vastgoed zijn in dit bedrag niet meegerekend. → Nadere conclusies: zie paragrafen 3.8 (autonome ontwikkelingen) en 5.5 (conclusies marktpositie in perspectief). Beheer Hanzehal Het beheer van de Hanzehal omvat verhuur, horeca schoonmaak, administratie, facturering en incasso/afdracht verhuuropbrengsten. Verhuuropbrengsten worden afgedragen aan de gemeente, horecaopbrengsten niet. Dit beheer levert na toerekening van alle personeelslasten die daarvoor worden gemaakt een betrekkelijk geringe bijdrage op aan het exploitatieresultaat: € 32.000 volgens de begroting 2018/2019 (maar hierbij is voor de Hanzehof als beheerder geen sprake van kosten van vastgoed).
Ook voor de horeca binnen de Hanzehal geldt dat wij de verhouding tussen de kostprijs van de omzet en de omzet gezond achten in relatie tot de prestaties die vergelijkbare instellingen met hun horeca-activiteiten leveren (2014/2015: 30,1%; 2015/2016: 26,7%; in 2016/2017: 28,8%; in begrotingen gesteld op 29%) → Nadere conclusies: zie paragraaf 3.8 (autonome ontwikkelingen).
24/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Sponsoring Het verwerven van sponsorinkomsten is voor theaters geen gemakkelijke zaak en het realiseren van structurele baten nog minder. Toch lukt het de Hanzehof. De raming 2018/2019 is ambitieus. Deze raming is verhoogd met € 6.000 ten opzichte van een eerdere versie van de begroting voor dit jaar teneinde de begroting te laten sluiten (dus niet met het primaire doel om de raming realistischer te maken). → Nadere analyse: zie paragrafen … → Nadere conclusies: zie paragrafen 3.8 (autonome ontwikkelingen) en 5.2 (prestaties vergeleken). Personeelskosten De personeelskosten bestaan uit: a. salarissen, sociale lasten en pensioenkosten van het personeel in vaste dienst en het ambulante personeel; b. kosten van inhuur van personeel voor theatertechniek, programmering en schoonmaak; c. overige personeelskosten. De kosten als bedoeld onder a worden bepaald door volume en prijs van het personeel. De ontwikkeling van het volume daarvan over de periode van seizoen 2014/2015 tot 2017/2018 is als volgt (gegevens ontvangen van de Hanzehof):
25/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Directie
2014/15 (peil 1 juni 2015)
2017/18 (peil 1 jan 2018)
Fte in vaste dienst
Fte in vaste dienst
Fte ambulant
1
Administratie
Fte ambulant
1
1
1
Man.-ass.
0,316
0,368
Directie, administratie en management assistente
2,316
2,368
Mark./pr
1,263
1,105
Sales
0,737
0,737
Kassa
1,422
1,105
Marketing, pr, sales en kassa
3,422
2,947
Hoofd techniek FD
1
1 *)
Tech.+fasc.dienst
3,263
3,421
Technische en facilitaire dienst
4,263
4,421
CvD horeca
0,711
0,895
Kok horeca
0,842
Medew. Horeca
0,631
1,653
0,421
1,455
Horeca Hanzehof
2,184
1,653
2,158
1,455
Beheer sporthal
0,842
2
2
Horecamedew. Hal
0,801
1,537
0,801
1,341
Beheer Hanzehal
2,801
1,537
2,801
1,341
Totaal, afgerond
15,0
3,2
14,7 **)
Totaal vast en ambulant, afgerond
18,2
2,8 17,5 ***)
*) Per 11 augustus 2018: 0,75 **) Per 11 augustus 2018: 14,4 ***) Per 11 augustus 2018: 17,2
De ontwikkeling is het saldo van een reductie van het personeelsvolume door reorganisatie en een toename ervan door de groei van het aantal voorstellingen van 90 naar 120 per jaar en de groei in het aantal verhuringen. De kosten als bedoeld onder b (inhuur van personeel voor theatertechniek, programmering en schoonmaak) bedragen in 2018/2019 een bedrag van € 44.000. → Nadere analyse: zie paragraaf 3.7 (onder Kosten besparen op personeel) en 3.8 (autonome ontwikkelingen). Financieringslasten de Hanzehof De financieringslasten voor het vastgoed van de Hanzehof vormen een bijzonder onderdeel in dit overzicht. Voor veel van de onderdelen uit ons schema zijn in de begrotingen en jaarrekeningen van de Hanzehof nog wel de ingrediënten te vinden om een confrontatie te maken tussen de directe baten en de directe materiële kosten. Op het gebied van de financiering van het vastgoed zijn die stukken veel ondoorgrondelijker. Dat gebrek aan transparantie heeft de Hanzehof ook zelf parten gespeeld in 2018. Immers, tijdens de loop van ons onderzoek kwam de Hanzehof tot de ontdekking dat er een structureel tekort in de begroting bestaat van € 83.000 dat nog niet eerder als zodanig was onderkend.
26/90
DOORLICHTING THEATER EN CONGRESCENTRUM HANZEHOF TE ZUTPHEN
Volgens de uitleg van de Hanzehof aan de gemeente is de achtergrond daarvan gelegen in de omstandigheid dat: • er twee leningen zijn afgelost, waarvoor de gemeente aan de Hanzehof een financieringssubsidie verstrekte; • Hanzehof deze leningen niet heeft gebruikt voor het doel waarvoor de gemeente die subsidie verstrekte: voorfinancieren van sponsorbedragen en uitvoeren achterstallig onderhoud; • de besturen en directies van de Hanzehof zich hiervan niet bewust waren. → Analyse en conclusies financiering: zie paragraaf 3.5. → Nadere analyse en conclusies tekort van € 83.000 per jaar: zie paragraaf 3.6. Daarin gaan we kort nader in op deze problematiek. Gebouw- en inventarisgebonden kosten vastgoed Hanzehof, exclusief financieringslasten De gebouw- en inventarisgebonden kosten van het vastgoed van de Hanzehof bestaan uit diverse posten, maar wij onderscheiden daarin twee relevante groepen van posten: • onderhoudslasten van vastgoed (onderhoud/reparaties en reservering groot onderhoud); • overige gebouwgebonden kosten (schoonmaakmaterialen, energie, belastingen, verzekeringen). → Nadere analyse en conclusies ‘onderhoudslasten van vastgoed’: zie hoofdstuk 4 (Kosten van vastgoed en inventaris). De kosten van schoonmaakmaterialen, energie, belastingen, verzekeringen geven ons geen aanleiding tot het maken van bijzondere opmerkingen.