Bijlage 2 Jaarstukken 2023 van de Omgevingsdienst Midden-Holland F 748 E24.002296
Tekst van het document
Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit
Verloop van de kengetallen Verslag 2022 12,5% 12,5% 18,8% 0,0% n.v.t. n.v.t.
Begroting 2023 11,3% 11,3% 18,4% -0,1% n.v.t. n.v.t.
Verslag 2023 11,1% 11,1% 16,5% -1,4% n.v.t. n.v.t.
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Normaliter ligt de netto schuldquote tussen 0% en 90%. Pas bij 100% wordt de kritische norm bereikt. De ODMH voldoet dus ruim aan de norm. Het corrigeren voor alle verstrekte leningen wijzigt de netto schuldquote niet. De ODMH verstrekt immers geen leningen. Solvabiliteit gaat over de vraag of een organisatie in staat is om aan alle financiële verplichtingen te voldoen. De VNG hanteert als richtlijn een minimum omvang van 20% als norm. De solvabiliteit van de ODMH daalt licht in 2023 als gevolg van de afnemende reserves en de toename in de kortlopende schulden. De verwachting is dat de kortlopende schulden geleidelijk zullen afnemen, waardoor de solvabiliteit zal verbeteren. De structurele exploitatieruimte is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Uit de resultaten blijkt dat de structurele baten van de ODMH maar beperkt lager zijn dan de structurele lasten, hetgeen een financieel gezonde situatie weergeeft.
De kengetallen voor de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn niet van toepassing op de ODMH.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
25 van 73
3.2.3 Onderhoud kapitaalgoederen In deze paragraaf dient inzicht te worden gegeven in de realisatie van het beleid ten aanzien van het onderhoud van kapitaalgoederen en de daaruit voortvloeiende financiële consequenties ten opzichte van de begroting. Het gaat hierbij ook om het verlangde onderhoudsniveau, de (lange termijn) onderhoudsplanning voor alle belangrijke activa en het voorzieningenbeleid. Voor de voorziening wordt uitgegaan van een horizon van 30 jaar. Het meerjarenonderhoudsplan geldt als een planningsinstrument. In werkelijkheid wordt altijd voordat een post wordt uitgevoerd bezien of dit inderdaad noodzakelijk is of dat enig uitstel verantwoord is of dat er beter een alternatieve oplossing kan worden gekozen. Dit leidt er toe dat sommige posten naar een volgend jaar doorschuiven. Daar staat tegenover dat soms blijkt dat vervroegd onderhoud of vervanging noodzakelijk is of dat het veel duurder uitvalt dan voorzien. Sinds begin 2015 is het Midden-Hollandhuis eigendom van de ODMH. Voor het meerjaren onderhoud is een voorziening beschikbaar, die gebaseerd is op het meerjarenonderhoudsplan. In het laatste kwartaal van 2020 is het meerjaren onderhoudsplan van het Midden-Hollandhuis geactualiseerd. Dit plan bestaat uit 2 delen. Een voor het onderhoud van het pand en een voor de technische installaties.
Op basis van de actuele stand van zaken is voor beide delen in 2021 een langjarige begroting opgesteld. Beide kennen een looptijd van 30 jaar en zijn in 2023 geactualiseerd. In 2023 is conform de planning de brandmeldinstallatie vervangen. Bovendien zijn aan verschillende zijden van het pand herstel- en schilderswerkzaamheden verricht aan de ramen en de gevels. Geplande werkzaamheden die de verduurzaming van het pand raken, zijn nog even uitgesteld. In het eerste kwartaal van 2024 wordt een plan opgesteld voor de verduurzaming van het pand. Na bestuurlijke vaststelling van de plannen zullen de onderhoudsplannen hierop aangepast worden.
3.2.4 Financiering In deze paragraaf dient de realisatie van de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille te worden opgenomen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2019 is het Treasurystatuut van de ODMH geactualiseerd vastgesteld. In dit statuut wordt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Jaarlijks wordt zowel in de begroting als in de jaarrekening een treasuryparagraaf opgenomen. In deze paragraaf worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van de treasury vastgelegd. In het kort wordt de huidige situatie weergegeven met betrekking tot een aantal aandachtspunten: Financieringspositie De financieringspositie wordt als volgt weergegeven (bedragen x € 1.000):
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
26 van 73
Ultimo 2023 5.866 0 5.866
Ultimo 2022 6.270 0 6.270
Langlopende schulden Eigen vermogen Voorzieningen Totaal financiering
2.558 2.045 970 5.572
2.767 2.281 1.005 6.053
Financieringstekort
-294
-217
Toename financieringstekort
-77
Boekwaarde vaste activa Overige verbonden partijen Totaal vaste activa Deze boekwaarde wordt gefinancierd met:
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting ad € 22.910.052 (zie hoofdstuk 4.4) ofwel € 1.878.624. Volgens de jaarrekening 2023 bedraagt het overschot aan vlottende middelen (bedragen x € 1.000): Totaal vlottende passiva Totaal vlottende activa Tekort middelen
6.935 6.641 -294
De confrontatie van de kasgeldlimiet aan de netto vlottende schuld heeft periodiek plaatsgevonden. Renterisicobeheer Bij het aantrekken van langlopende financiering stelt de wet Fido een norm waaraan het renterisico van de langlopende opgenomen leningen als geheel moet voldoen. Deze norm wordt aangeduid als de renterisiconorm en bedraagt 20% van het begrotingstotaal. De aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille mogen jaarlijks deze norm niet overschrijden. De renterisiconorm bedraagt 20% van het begrotingstotaal van € 22.910.052 ofwel € 4.582.010. De toetsing van het renterisico aan de norm laat zien dat de ODMH binnen de norm blijft. De berekening van deze toetsing is als volgt:
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
27 van 73
Renterisico's Renteherzieningen 2023 Aflossingen 2023 Renterisico 2023
209 209
Berekening renterisiconorm Begrotingstotaal 2023 Percentage conform regeling Renterisiconorm 2023
26.105 20% 5.221
Toetsing renterisico aan norm Renterisico Renterisiconorm Onderschrijding
209 5.221 5.012
Bedragen x € 1.000,-
Geldstromenbeheer De kosten van het geldstromenbeheer hebben wij beperkt door gebruik te maken van het “pakket geïntegreerde dienstverlening“ van de Bank voor Nederlandse Gemeenten (BNG). Het betalingsverkeer is zoveel mogelijk uitgevoerd door de BNG. Met de Rabobank en de BNG zijn afspraken gemaakt om beschikbare middelen vast te zetten en daardoor meer aan liquiditeitsplanning te gaan doen met als doel om meer rendement te behalen. Schatkistbankieren Op grond van de Wet Schatkistbankieren is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. De drempel is vastgesteld op 2% van het jaarlijkse begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000. De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor de ODMH het minimumbedrag van € 1.0000.000 van toepassing is. Berekening drempel schatkistbankieren Primitieve begroting 2023: 22.910.052 Percentage: 2,00% Toegestane drempel: 458.201 De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor de ODMH het minimumbedrag van € 1.000.000 van toepassing is. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2023 buiten de schatkist is gehouden bedroeg: 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal
503.498 503.721 503.958 503.875
De ODMH heeft voldaan aan de norm. EMU-saldo De begroting en jaarrekening van de ODMH is opgesteld conform een (gemodificeerd) stelsel van baten en lasten. Het EMU-saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
28 van 73
uitgaven van de overheidsorganisatie, berekend op transactiebasis en overeenkomst de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie. Rekening 2022
(bedragen x € 1.000)
1 2 3 4
5
6
7 8 9
10
11
Omschrijving Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) (een nadelig saldo wordt negatief weergegeven) Afschrijvingen ten laste van de exploitatie Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie minus de vrijval van de voorzieningen ten bate van de exploitatie Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4
Raming 2023
Rekening 2023
-
-503
-235
+
607
579
563
+
108
103
129
-
184
375
159
+
-
-
-
Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa:Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen + verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord
-
-
-
-
-
-
-
+
-
-
-
-
79
378
164
-
-
-
-
+
452
-574
134
Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) Baten bouwgrondexploitatie:Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten Boekwinst bij verkoop effecten Berekend EMU-saldo
Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. Zoals eerder aangegeven werkt de EMU-systematiek op een andere manier dan het (gemodificeerde) baten- en lastenstelsel dat de gemeentelijke organisaties hanteren. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, daarbij wordt uitgegaan van de afschrijvingslasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMU-saldo. Bij een sluitende begroting kan een gemeente daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben. Het EMU-saldo van de ODMH voor het jaar 2023 komt uit op € 188.000 positief. Het betekent dat in EMU-termen de uitgaven € 163.000 groter zijn dan de inkomsten.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
29 van 73
Financiering Tot en met 2014 had de ODMH geen leningen. Met ingang van 2015 is daar verandering in gekomen. Met de overname van het Midden-Hollandhuis van het ISMH op 12 januari 2015 is ook de geldlening van ruim € 4 miljoen overgenomen. De leningportefeuille bestaat uit één lening met een totale omvang van € 4.198.259 per 12 januari 2015. Deze lening is in 1993 afgesloten bij de BNG. Oorspronkelijk bedroeg deze € 5.923.193 tegen een rente van 6,84 % en een looptijd van 40 jaar. Als gevolg van renteherziening per 1 juli 2023 is de huidige rente 3,34%. De rentelasten bedroegen in 2023 € 92.799.
3.2.5 Bedrijfsvoering De afdeling Bedrijfsvoering werkt voornamelijk voor de ODMH, maar verleend ook diensten aan RMH, het Streekarchief Midden-Holland en de RDOG. Human Resources (HR) Nieuwe cao In 2023 startten nieuwe onderhandelingen voor het afsluiten van een nieuwe cao met ingang van 1 januari 2024. Eind 2023 wordt een akkoord gesloten en is een nieuwe cao voor de looptijd van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2025 een feit. Arbeidsmarkt De krapte op de arbeidsmarkt blijft merkbaar in de interne organisatie. Het invullen van vacatures kost nog altijd veel tijd, maar tot op heden lukt het de ODMH wel om alle vacatures in te vullen (sommige vacatures blijven wel langer open). Dit vraagt van de organisatie en specifiek het HR team om meer competentiegericht te werven en met de nodige creativiteit vacatures in te vullen. Eind 2023 werd in overleg met MT en OR een werkwijze opgesteld om gelijke kansen bij werving en selectie zoveel mogelijk te borgen: transparantie en diversiteit staan daarbij voorop. De werkwijze zal begin 2024 worden geïmplementeerd. Aantallen 2023 Totaal aantal vacatures op jaarbasis Totaal aantal instroom (medewerkers en FTE) Totaal aantal uitstroom (medewerkers en FTE) Instroompercentage Uitstroompercentage *) stavaza 31.12.2023
34 34 medewerkers /31,42 FTE *) 29 medewerkers / /26,63 FTE *) 15% 13%
Socials Het HR team heeft samen met de collega’s van Communicatie een LinkedIn training gevolgd, die onder andere meer inzicht biedt bij het plaatsen van vacatures en algemene berichten en daarnaast ook meer tools om nog gerichter te werven. Samenwerking vijf omgevingsdiensten regio De vijf omgevingsdiensten in de regio Zuid-Holland (ODH, OZHZ, ODWH, DCMR en ODMH) werken verder aan uitvoering van het plan voor de regio en mede vanuit de bestuurlijke opdracht. Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
30 van 73
Evenementen: 1. Nationale Carrièrebeurs: Medio april zijn we opnieuw naar de Nationale Carrièrebeurs gegaan onder de noemer ‘De betere wereldbaan.’ Het idee hierbij is vooral om naamsbekendheid te geven aan het begrip Omgevingsdienst omdat dit bij veel studenten/afgestudeerden onbekend is. 2. Traineeship: In juni is een campagne gevoerd voor een tweede gezamenlijk traineeship, waaraan nu alle vijf de omgevingsdiensten deelnemen. Per september 2022 starten we met een groep van in totaal 14 nieuwe trainees. Bij de ODMH starten er 2 nieuwe trainees voor een periode van 1,5 jaar. De huidige trainees gaan in september hun 3e en tevens laatste periode in. 3. Start ambassadeurspool In oktober hebben we de kick-off gehad van 30 ambassadeurs voor de betere wereldbaan. De 5 omgevingsdiensten van Zuid-Holland die samen optrekken in naamsbekendheid voor werken bij een omgevingsdienst en werving van nieuwe collega’s. De ambassadeurs worden ingezet voor beurzen, opendagen, testimonials en nog veel meer, waar ze graag aan iedereen vertellen hoe divers en leuk het werken bij een omgevingsdienst is. Binden en boeien: Talent Review en Strategische Personeelsanalyse In 2023 is de ODMH gestart met een zogenaamde Talent Review, vooruitlopend op een meer Strategische Personeelsplanning.
Dit vanwege de wens om enerzijds een breder en beter beeld te hebben van het potentieel van de huidige organisatie en anderzijds ook meer te kunnen inspelen op ontwikkelwensen en -kansen van onze medewerkers. In 2024 wordt hier dieper op ingegaan. Opstart nieuw intern opleidingstraject De teams Vergunningverlening, Toezicht en Juridische zaken binnen de afdeling BWT hebben geen geschikte ‘ervaren’ kandidaten kunnen vinden na een uitgebreide wervingscampagne. Om toch passende medewerkers te vinden, hebben we gekeken naar de potentie, motivatie en vaardigheden van kandidaten die geïnteresseerd zijn in een carrièreswitch. Op basis hiervan hebben we een aantal kandidaten geselecteerd. Vervolgens hebben we onderzocht of het mogelijk was om deze kandidaten aan te nemen voor een junior functie en hen gedurende een jaar op te leiden in het vakgebied. We hebben voldoende formatie beschikbaar om de medewerkers, na een succesvolle afronding van het traject, een vast dienstverband aan te bieden. In mei 2023 is hiervoor binnen de afdeling BWT een nieuw opleidingstraject gestart na het succesvol afronden van een eerder opleidingstraject in 2022. In dit traject nemen 9 medewerkers bij BWT deel aan een in-company-opleiding voor de cursus ABW1.
Introductie Het goede gesprek In april is in de organisatie ‘Het goede gesprek’ geïntroduceerd: De organisatie is overgegaan op een nieuwe maar vooral uniforme manier van functiegesprekken voeren, waarbij meer aandacht en ruimte is voor wensen en initiatief van de medewerker. De medewerkers zijn hierover geïnformeerd in diverse teamoverleggen, berichten en een animatie op ODIN (intranet). Vitaliteit In samenwerking met de organisatie 365Vitaalwerken is in een proefperiode de aftrap van een vitaliteitsprogramma gestart. Na circa vier maanden is de periode geëvalueerd en een aantal aanbevelingen voorgelegd aan het MT. Dit betekent dat we na deze periode met 365Vitaalwerken Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
31 van 73
verder gaan en vanaf oktober 2023 in elk geval gedurende een jaar een vitaliteitsprogramma volgen. De focus ligt daarbij op thema’s in het kader van fysieke en mentale gezondheid en welbevinden. Arbeidsomstandigheden Op het gebied van Arbo zijn in 2023 diverse acties uitgevoerd. Er is een inventarisatie uitgevoerd van de openstaande actiepunten voortvloeiend uit de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) van 2017. Dit heeft als doel gehad om een duidelijk overzicht te krijgen van de bestaande risico's en de daarvoor nog te nemen verbetermaatregelen. Eén van onze HR-adviseurs heeft deelgenomen aan de training 'Aan de slag met RI&E', aangeboden door het A&O fonds. Deze training is gericht op het verdiepen van kennis en vaardigheden voor het uitvoeren en opvolgen van de RI&E. In december heeft onze organisatie meegewerkt aan het monitoronderzoek 'Arbo in bedrijf 20222023', georganiseerd door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Het bezoek van de inspecteur had als doel de arbeidsomstandigheden in Nederlandse organisaties in kaart te brengen. Tijdens dit bezoek heeft de inspecteur informatie verzameld over onze arbeidsomstandigheden en gesprekken gevoerd met HR, de voorzitter van de OR en een toezichthouder. De inspecteur heeft na afloop van dit bezoek een positief oordeel over de arbeidsomstandigheden bij de ODMH gegeven.
Vooruitkijkend naar 2024 is het initiatief genomen om een werkgroep Arbo op te zetten. Deze werkgroep zal zich richten op diverse arbeidsomstandigheden-thema’s met als doel het leggen van een basis voor de uitvoering van een nieuwe RI&E op termijn. Enquête Thema Mensen Vanuit de Koers (strategische visie) is in 2023 een enquête voor het thema Mensen ingezet. HR is samen met de thematrekkers bezig om te kijken wat de uitkomsten en acties/aanbevelingen zijn. Specifieke acties voor het HR-team zullen daarbij in 2024 worden opgepakt. Afas: start on-/offboarding We hebben in 2023 diverse sessies gehad met de teams van bedrijfsvoering en salarisbureau IJK om de digitale on- en offboarding in te richten. De eerste taken staan klaar en het onboarding portaal is in januari 2024 in de lucht gegaan. ICT en functioneel applicatiebeheer Het traject waarbij medewerkers worden getraind in het omgaan met Teams en het daarmee gekoppelde ‘veilig omgaan met bestanden’ is inmiddels in volle gang. Het heeft de naam ‘ODMH365’ gekregen. Verschillende afdelingen hebben de migratie al doorlopen. Het resultaat is dat al hun bestanden zijn overgezet naar de cloud. Het grote voordeel van deze centrale cloud-opslag is het nog efficiënter maken van het hybride werken. Waar iemand ook werkt, alle bestanden staan tot zijn of haar beschikking. Nog niet alle afdelingen zijn over.
De verschillende trainingen lopen ook in 2024 nog door. Het narrowcasting-systeem (het uitzenden van informatie middels beeldschermen) is operationeel en wordt voor verschillende doeleinden gebruikt. Zo worden activiteiten vermeld, maar ook meldingen aangaande de dienstverlening. Ook HR is actief met publicaties op het gebied van onder andere vitaliteit. De huidige telefooncentrale kan de organisatie niet efficiënt bedienen. We hebben een onderzoek gedaan naar verschillende andere mogelijkheden en hieruit is vervolgens een keuze gemaakt voor een alternatieve oplossing. Deze centrale wordt voor 1 juli 2024 geïmplementeerd. Alhoewel kwaliteit Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
32 van 73
voorop stond bij de beslissing is het ook financieel een efficiëntere oplossing aangezien we een besparing van 20% op de structurele kosten realiseren. De zorg voor beveiliging van al onze gegevens is een continue aangelegenheid. De regelgeving aangaande dit onderwerp wordt ook aangescherpt. Denk hierbij aan de BIO (baseline informatie beveiliging) en de NIS2 (netwerk and information security) richtlijnen. In samenwerking met de CISO is er een inventarisatie opgestart waar alle aandachtspunten worden besproken, geadresseerd en geprioriteerd. De algemene teneur is dat wij de zaken goed voor elkaar hebben, maar dat er meer aandacht besteed kan worden aan de schriftelijke vastlegging van een aantal procedures. Hier wordt nu actief aan gewerkt. Functioneel en gegevensbeheer Het jaar 2023 stond in het teken van de vervanging van Verseon en Squit XO door Rx.Mission en de invoering van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging per 1 januari 2024. We hebben gewerkt aan onder andere de volgende zaken: Het afronden van de inrichting van Rx.Mission voor wat betreft o.a. zaaktypes, processen en sjablonen. Het maken van gebruikersdocumentatie. Het geven van trainingen aan eindgebruikers van Rx.Mission. Het ontsluiten van informatie uit Rx.Mission in GeoWeb, de webGIS oplossing van de ODMH. De informatie uit Rx.Mission is daarmee ook voor opdrachtgevers beschikbaar.
Het ontwikkelen van rapportages die gebaseerd zijn op gegevens uit Rx.Mission. Het voorbereiden en uitvoeren van de conversie naar Rx.Mission. Het gereed maken van Rx.Mission voor de invoering van de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging. Rechtmatigheid Met ingang van verslagjaar 2023 legt het dagelijks bestuur zelfstandig verantwoording af in de jaarrekening over de naleving van de financiële rechtmatigheid. Deze verantwoording is opgenomen in bijlage 1 bij de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In navolging van het controleprotocol zijn verbijzonderde interne controles (VIC) uitgevoerd, waarbij we in nauwe samenspraak met de accountant de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald hebben. Met onze interne controles hanteren we de goedkeurings- en rapporteringstoleranties, zoals vastgelegd in het Controleprotocol 2023. Rapporteringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onduidelijkheden in de controle (% lasten)
Verantwoordingsgrens 1% 1%
Voor het jaar 2023 is de verantwoordingsgrens op basis van de werkelijke lasten vastgesteld op € 255.329.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
33 van 73
Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In 2023 zijn geen begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. In 2023 zijn controles uitgevoerd in het kader van de wet- en regelgeving voor de (Europese) aanbesteding en voor de WNT-verantwoording. Hierbij zijn 3 fouten geconstateerd. Als eerste hebben we dezelfde fout geconstateerd, als die vorig jaar ook al door de accountant is vastgesteld. Dit betreft het niet naleven van de EU-aanbestedingsregels bij de aanbesteding van de colocatie voor de backup. Door de omvang van deze opdracht had deze niet onderhands aanbesteed mogen worden. Om niet tegen hoge kosten aan te lopen blijven we gebruik maken van de colocatie tot eind 2025.
Tot en met 2025 zullen we de jaarlijkse kosten als fout moeten opnemen in de jaarrekening. De kosten van 2023 bedroegen € 73.333. De tweede fout betreft de bestedingen aan het salarisverwerkingsbureau. Het contract met dit bureau is onderhands afgesloten vóór 1 april 2013 en is dus afgesloten onder oude wetgeving. Dit betekent dat het contract oneindig mag zijn, hetgeen onder de huidige wetgeving niet toegestaan is. Hoewel het contract dus rechtsgeldig is, zijn de bestedingen dat niet. Dit heeft als reden, dat in de periode 2020 tot en met 2023 meer dan de drempelwaarde voor de EU-aanbesteding (in 2023 € 215.000) besteed is. De besteding in 2023 ad € 76.033 behoort daarom tot de fouten. Om deze fout in de toekomst te voorkomen, zal in 2024 gestart worden met de Europese aanbesteding van deze diensten en zal het lopende contract beëindigd worden. De derde fout betreft de kosten voor de zwemwaterborden in de gehele provincie Zuid-Holland. De afgelopen jaren is daaraan meer besteed dan de drempelwaarde van de EU-aanbesteding toelaat. Dit zagen wij zelf al aankomen, waardoor in 2023 een Europees aanbestedingstraject gestart is. Helaas is deze niet succesvol geweest, doordat onze uitvraag niet volledig was. In 2024 zullen we een nieuw traject opstarten. De kosten van 2023 bedroegen in totaal € 79.655. De fouten bedragen bij elkaar opgeteld € 222.021.
Deze blijven daarmee binnen de foutenmarge van 1% van totale lasten, die in 2023 € 255.329 bedraagt. Om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen gaan we extra aandacht besteden aan de inkoopfunctie en stellen we een inkoopkalender op. In 2024 zal een en ander verder uitgewerkt en ingevuld worden. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het derde criterium betreft misbruik en oneigenlijk gebruik. Veelal is M&O-beleid geïntegreerd binnen de processen. Qua onderbouwing van de verantwoording op dit gebied kan daarom gebruik worden gemaakt van de procescontroles die worden uitgevoerd om vast te stellen of voldaan is aan het voorwaardencriterium. Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
34 van 73
Procescontroles zijn vooral uitgevoerd bij de interimcontrole. Ook heeft in 2023 een frauderisicoanalyse uitgevoerd. Voor zover bekend is in 2023 geen fraude gepleegd. Er zijn geen onrechtmatigheden ten aanzien van het M&O-criterium vastgesteld. . Openbaarheid Op 1 mei 2023 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet verplicht bestuursorganen om op termijn verschillende categorieën documenten uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmakingsplicht). In de jaarlijkse verantwoording moet verslag worden gedaan van de uitvoering van de Woo. De ODMH heeft in 2023 als volgt invulling gegeven aan de verplichtingen uit de Woo: de ODMH is aangesloten op de Woo-index: Woo-index Omgevingsdienst Midden-Holland | Overheid.nl. Er is gestart met het openbaar maken van een aantal van de informatiecategorieën die (in de toekomst) openbaar gemaakt moeten worden, te weten de bereikbaarheidsgegevens, informatie over de organisatie en werkwijze, de agenda en vergaderstukken van het algemeen bestuur en de besluiten op Woo-verzoeken. De ODMH bereidt zich voor op de openbaarmaking van de andere informatiecategorieën.
3.2.6 Verbonden partijen De ODMH heeft geen verbonden partijen (een privaat- dan wel publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeenschappelijke regeling een bestuurlijk én een financieel belang heeft). De relatie tussen de ODMH en de deelnemende gemeenten en provincie valt niet onder deze noemer.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
35 van 73
4
Jaarrekening
Hierna wordt via de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2023 gerealiseerde beleid.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
36 van 73
4.1
Balans per 31 december 2023
(bedragen x € 1.000)
ACTIVA
Ultimo 2023
Ultimo 2022
Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut
5.866 5.866
Totaal vaste activa
6.270 6.270
5.866
6.270
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kas- en banksaldi Overlopende activa - De van Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel Het Rijk Overige Nederlandse overheidslichamen - Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen - Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen
5.306
4.840
295
114
4.976
4.712
36
14 506
506
505 505
828
540
167 41
151 73
411
92
210
224
Totaal vlottende activa
6.641
5.885
Totaal activa
12.507
12.155
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
37 van 73
(bedragen x € 1.000)
PASSIVA
Ultimo 2023
Ultimo 2022
Vaste passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat Voorzieningen - Onderhoudsegalisatievoorzieningen - Voorzieningen voor verplichtingen en risico's Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer - Onderhandse lening van: Binnenlandse banken en overige financiële instellingen
2.045 1.153 644 248
2.280 1.403 791 87
970 897 73
1.005 961 44
2.558 2.558
Totaal vaste passiva
2.767 2.767
5.573
6.052
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden
Overlopende passiva - De van Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren Het Rijk Overige Nederlandse overheidslichamen - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume
420 420
588 588
6.515
5.515
2.163 844
930 1.322
3.507
3.264
Totaal vlottende passiva
6.935
6.103
Totaal passiva
12.507
12.155
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
38 van 73
4.2
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.
4.2.1 Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Producten worden afgerekend volgens de methoden, zoals omschreven in de productenboeken van milieu en BWT. Bij langlopende producten van toezicht op bouwprojecten worden tussentijds uren afgerekend tot maximaal de betreffende kentallen. Systematiek afrekening Uitgangspunt is om zoveel mogelijk producten op basis van kentallen te verrekenen. De kentallen zijn gebaseerd op ervaringen en worden jaarlijks gevalideerd, evenals de regionale producten. Voor producten die vanwege hun aard of omvang niet geschikt zijn om op grond van de kentallen af te rekenen, vindt verrekening plaats op basis van een inschatting van het benodigd aantal uren per jaar en een nacalculatie op daadwerkelijk gemaakte uren na afronding van het product (maatwerk).
Er zijn werkzaamheden en activiteiten die voor de hele regio van belang zijn. Hierbij kan gedacht worden aan de instandhouding van regionale beleidsontwikkeling, juridische advisering bij wetswijzigingen en de helpdesk. Voor deze producten wordt veelal een regionale verdeelsleutel gebruikt, wat wil zeggen dat de betrokken deelnemers een deel van de totale urenbesteding afrekenen op grond van bijvoorbeeld inwonersaantallen, indien en voor zover van toepassing. Iedere twee maanden wordt gerapporteerd. Tot slot is er voor de (nieuw toetredende) deelnemers de mogelijkheid om producten op basis van lumpsum af te rekenen. Bij lumpsum bepalen opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk hoeveel uren er begroot worden per product, en wordt dit aantal uren in rekening gebracht, ongeacht het werkelijk aantal geleverde uren. Vaak wordt in rapportages het werkelijk aantal producten en uren wel in beeld gebracht, om inzicht te krijgen of de inschattingen reëel zijn. Samengevat kennen we de volgende vier afrekenmethoden:
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
39 van 73
Begroting
Afrekening
Kentallen
Kental * aantal ingeschatte producten = begroot aantal uren
Kental * werkelijk aantal producten = af te rekenen uren
Urenbasis
Inschatting van het benodigd aantal uren
Werkelijk aantal gemaakte uren (op basis van het tijdschrijfsysteem Timetell) of begrote uren worden lineair afgerekend (na twee maanden 2/12e van het totaal, na zes maanden 6/12e van het totaal, enz.)
Regionaal
Uren die alle deelnemers gezamenlijk betalen voor onder meer gemeenteoverstijgend beleid of het up-to-date houden van modellen
Begrote uren worden lineair afgerekend (na twee maanden 2/12e van het totaal, na zes maanden 6/12e van het totaal, enz.)
Lumpsum
Inschatting van het benodigd aantal uren.
Begroot aantal uren
De in de jaarrekening 2023 verantwoorde opbrengsten zijn gebaseerd op de in de kolom afrekening opgenomen methodiek. Personeelslasten Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) dient wel een verplichting gevormd te worden.
4.2.2 Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut Overige investeringen met economisch nut De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven over de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Op grondbezit met economisch nut (buiten de openbare ruimte) wordt niet afgeschreven. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren:
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
40 van 73
Materiële vaste activa (*)
Afschrijvingstermijn (in jaren)
Afschrijvingsmethode
n.v.t.
n.v.t.
Bedrijfsgebouwen
50
annuïtair
Aanpassingen gebouw / verbouwingen
20
lineair
4
lineair
Installaties bedrijfsgebouw
25
annuïtair
Airconditioning
10
lineair
Airconditioning serverruimte
5
lineair
Telefooncentrale
7
lineair
Mobiele telefoons
2
lineair
Apparatuur kantine
5
lineair
Automatisering
4
lineair
Automatisering (Financiën)
6
lineair
Apparatuur (Milieu)
5
lineair
Overige machines, apparaten en installaties
10
lineair
Meubilair
10
lineair
Bodemkwaliteitskaarten
4
lineair
Gronden en terreinen Gronden en terreinen Bedrijfsgebouwen
Vervoermiddelen Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties
Overige materiële vaste activa
(*) Afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa, indien en voor zover aanwezig op de balans van de ODMH
Operational leasing wordt niet als actief in de balans verwerkt. Wel wordt de omvang van de langjarige verplichtingen die uit hoofde van leasing, huur en anderszins zijn aangegaan, in de toelichting vermeld.
4.2.3 Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Vooruitlopend op te ontvangen bijdragen van overheden worden de daarvoor gemaakte kosten ondergebracht bij de vlottende activa. De waardering is gebaseerd op kosten minus eventuele bijdragen. Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
41 van 73
4.2.4 Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. De onderhoudsegalisatievoorzieningen stoelen op een meerjarenraming van het uit te voeren groot onderhoud aan de kapitaalgoederen, waarin rekening is gehouden met de kwaliteitseisen die ter zake geformuleerd zijn. Voorzieningen worden op grond van artikel 44 BBV gevormd voor: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op balansdatum onzeker is doch redelijkerwijs te schatten. b. bestaande risico’s op balansdatum ter zake van verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs te schatten is. c. kosten die in een volgend begrotingsjaar worden gemaakt maar de oorsprong hebben in het begrotingsjaar of een eerder begrotingsjaar en de voorziening strekt tot kostenegalisatie.
4.2.5 Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
4.2.6 Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Verplichtingen die voortvloeien uit bijdragen van overheden ondergebracht bij de vlottende passiva. De waardering is gebaseerd op bijdragen minus bestedingen.
4.2.7 Waarderingsgrondslagen WNT Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi)publieke sector (WNT) heeft de instelling zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing WNT.
4.2.8 Grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; - De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 26 oktober 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld; o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt, indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld; o Het derde criterium betreft misbruik en oneigenlijk gebruik.
Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid, zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
42 van 73
-
andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 1% (zijnde € 255.329) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapporteringstolerantie van € 50.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
4.3
Toelichting op de balans per 31 december 2023
ACTIVA 4.3.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit overige investeringen met een economisch nut. Deze investeringen kunnen als volgt worden onderverdeeld:
Gronden Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties
Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
638.771 4.546.224 681.102
638.771 4.736.526 894.672
5.866.096
6.269.968
Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer: Investeringen
Boekwaarde 31-12-2022
Grond Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties
638.771 4.736.526 894.672
Totaal
6.269.968
Afwaardering
Bijdrage van derden
Afschrijvingen
Desinvesteringen
Investeringen
218.563 344.763 0
0
563.326
0
Boekwaarde 31-12-2023
28.261 131.193
638.771 4.546.224 681.102
159.455
5.866.096
Een deel van de kapitaallasten op de materiële vaste activa wordt gedekt uit bestemmingsreserves. Dit betreft enerzijds de bodemkwaliteitskaarten en anderzijds een deel van de verbouwings- en automatiseringslasten. Voor het verloop van deze reserves wordt verwezen naar hoofdstuk 4.3.3 Vaste Passiva. De afschrijvingen op bijna alle activa zijn lineair. Alleen op de oorspronkelijke bouwkosten van het Midden-Hollandhuis en de bijbehorende technische installaties wordt annuïtair afgeschreven. De totale investeringen in heel 2023 worden in het hierna volgende overzicht getoond.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
43 van 73
Beschikbaar gesteld krediet
Werkelijk besteed in 2023
Automatisering Apparatuur Bodemkwaliteitskaarten Meubilair - overig huisvesting
250.000 50.000 40.000 75.000
100.884 27.036 1.073 30.462
Totaal
415.000
159.455
Investeringsomschrijving
De investeringen die in 2023 gedaan zijn op het gebied van automatisering zijn diverse vervangingsinvesteringen, waaronder de vervanging van onze VTH-applicatie, welke in februari 2024 in gebruik genomen is. De bestedingen voor apparatuur betreffen geluidsapparatuur en een datalogger.
Het investeringsbedrag op het gebied van huisvesting is besteed aan onder andere het vervangen van armaturen om ze geschikt te maken voor LED, voor kleine aanpassingen aan het pand en voor de bekabeling bij de parkeerplaatsen.
4.3.2 Vlottende activa Onder deze paragraaf lichten we de volgende zaken toe: uitzettingen korter dan één jaar; liquide middelen; overlopende activa.
Uitzettingen korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Soort vordering
Saldo 31-12-2023
Voorziening voor oninbaarheid
Saldo 31-12-2022
Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen
294.637
0
114.213
4.976.113 35.715
0 0
4.712.169 13.862
Totaal
5.306.465
0
4.840.245
De uitstaande vorderingen betreffen voor het merendeel vorderingen op openbare lichamen, waartoe ook de deelnemende gemeenten en provincie behoren. Het restant betreft vorderingen op marktpartijen. De ODMH heeft geen voorziening voor oninbaarheid. Op grond van de Wet Schatkistbankieren is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. De drempel is vastgesteld op 2% van het jaarlijkse begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000. De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor de ODMH het minimumbedrag van € 1.000.000 van toepassing is.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
44 van 73
Berekening drempel schatkistbankieren Primitieve begroting 2023: 22.910.052 Percentage: 2,00% Toegestane drempel: 458.201 De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor de ODMH het minimumbedrag van € 1.000.000 van toepassing is. 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal
503.498 503.721 503.958 503.875
De ODMH heeft voldaan aan de norm.
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
179 506.081
50 504.486
506.260
504.536
Kassaldi Banksaldi
De rekening-courantverhouding met het Rijk voor het schatkistbankieren is opgenomen onder de uitzettingen korter dan één jaar.
Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:
De van Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan zijn door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen
Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
166.503 41.378
151.308 72.611
410.727
91.993
209.700
224.070
828.309
539.983
De posten nog te ontvangen bedragen van de verschillende overheidslichamen betreffen het saldo van reeds gedane uitgaven. Hiertegenover zijn door overheidsinstellingen nog bijdragen en/of subsidies toegezegd. Deze moeten op balansdatum echter nog worden ontvangen. De specificatie van dit bedrag luidt:
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
45 van 73
Omschrijving project
Raadhuis-Zoutmansweg - afh. won. saneringslijst Reeuwijk Voorbereidingssubsidie Fluwelensingel Gouda Voorbereidingssubsidie gevelmtr. Schielandweg Zuidplas Voorbereidingssubsidie gevelmtr. Noordeinde Zuidplas N207 en Zijde Boskoop BSV uitvoeringssubsidie Inkooptraject groene stroom Uitvoeringssubsidie Noordeinde Zuidplas Voorber.subs. 1e Tochtweg Zuidplas, deel reconstructie Uitvoeringssubsidie Kerkweg-oost Waddinxveen Uitvoeringssubsidie Fluwelensingel cluster 1 Gouda Uitvoeringssubsidie Blekersingel cluster 2 Gouda Uitvoeringssubsidie Fluwelensingel cluster 5 Gouda Uitvoeringssubsidie Fluwelen- en Blekersingel Gouda cluster 6 TGG Moordrechtboog Waddinxveen en Zuidplas * Advies subsidieaanvraag Warmtebedrijf Ede Inventariseren dienstverlening aan HHSK i.v.m. Omgevingswet Voorbereidingssubsidie gevelmtr. Moerkapelse zijde Zuidplas ** Uitvoeringssubsidie Schoonhoven ** Archeologisch onderzoek Westvaartpark ** Totaal
Middelen te ontvangen van:
Het Rijk Het Rijk Het Rijk Het Rijk Ov. Ned. overheidslichamen Ov. Ned. overheidslichamen Het Rijk Ov. Ned. overheidslichamen Het Rijk Het Rijk Het Rijk Het Rijk Het Rijk Ov. Ned. overheidslichamen Ov. Ned. overheidslichamen Ov. Ned. overheidslichamen Het Rijk Het Rijk Ov. Ned. overheidslichamen
Saldo per 1-1-2023 2.243 6.087 2.023 491 18.575 7.868 3.506 13.610 777 17.152 29.269 43.696 46.064 29.468 2.257 834 0 0 0 223.919
Aanwending
Vrijval
Toevoegingen
+
+
-/-
2.356 8.273 491 18.575 14.972 3.506
16.200 40.060 4.618 89.324
119.543
Saldo per 31-12-2023 Activa 4.599 14.360 2.023 22.840 13.610 777 952 29.269 3.636 50.683
Saldo per 31-12-2023 Passiva
121.791
0
200.623
3.000 2.257 834 4.349 55.856 1.837 207.881
3.000
Algemene toelichting op de verschillende soorten mutaties: Aanwending: In deze kolom worden de bestedingen voor de projecten weergegeven; Vrijval: Ten gunste of ten laste van de exploitatie komende resultaten van de projecten. Een negatief bedrag toont een tekort in het project. Een positief bedrag laat zien dat project met een overschot eindigt; Toevoegingen: In deze kolom worden de inkomsten van de projecten weergegeven. De kolom Passiva (saldi per 31-12-2023) bevat projectsaldi van projecten die in 2023 omgeslagen zijn van een te vorderen saldo naar een te besteden saldo. Het eindsaldo van deze projecten is opgenomen in de overlopende passiva. Ze zijn gemarkeerd met één sterretje (*). Projecten die gemarkeerd zijn met twee sterretjes (**) zijn in 2023 omgeslagen van project met een te besteden saldo naar een project met een te vorderen saldo. Deze projecten hebben een beginsaldo in de overlopende passiva.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
46 van 73
PASSIVA 4.3.3 Vaste passiva Eigen Vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
1.152.500 644.124 248.153
1.402.500 790.575 86.670
2.044.777
2.279.745
Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat
Het totale resultaat van de ODMH over het jaar 2023 bedraagt € 248.153 positief. In onderstaand overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de reserves. Hierin is nog geen rekening gehouden met de bestemming van het resultaat 2023. Omschrijving
Saldo aan het begin 2023
Bestemming resultaat vorig jaar
Saldo begin 2023 na resultaatbestemming
Toevoegingen
Vrijval
Onttrekkingen
Vermindering ter dekking van afschrijving
Saldo ultimo 2023
Algemene Reserve Algemene reserve
Totaal Algemene Reserve
1.402.500
1.402.500
1.402.500
250.000
0
0
1.152.500
0
1.402.500
250.000
0
1.152.500
72.896 84.747 395.624 90.000 87.307 60.000
86.670
72.896 84.747 395.624 90.000 87.307 146.670
6.075
66.821 44.839 362.656 82.500 87.307 0
790.575
86.670
877.245
10.092
0
196.670
46.543
644.124
2.193.075
86.670
2.279.745
10.092
0
446.670
46.543
1.796.624
Bestemmingsreserves BR Informatisering/Automatisering BR Bodemkwaliteitskaarten BR Verbouwing BR Digitalisering BR Externe Veiligheid BR Ontwikkelingen Totaal Bestemmingsreserves Totaal Reserves
10.092
50.000 32.968 7.500 146.670
Resultaat Resultaat
86.670
-86.670
0
248.153
Totaal Resultaat
86.670
-86.670
0
248.153
0
0
0
248.153
2.279.745
0
2.279.745
258.245
0
446.670
46.543
2.044.777
Totaal Eigen Vermogen
248.153
Structureel zijn de toevoeging aan de bestemmingsreserve bodemkwaliteitskaarten en de onttrekkingen ter dekking van kapitaallasten. De overige mutaties zijn incidenteel van aard. Begin 2023 bedroeg de algemene reserve € 1.402.500. Om het ontstane begrotingstekort van 2023 voor een deel te dekken, is een bedrag van € 250.000 onttrokken aan de algemene reserve. Tezamen met de hierna genoemde onttrekking aan de bestemmingsreserve ontwikkelingen en de eenmalige ophoging van het uurtarief per 1 juli 2023 vormde deze onttrekking de oplossing voor de kostenstijgingen door de torenhoge inflatie. Begin 2023 had de ODMH de beschikking over 6 bestemmingsreserves. Onderstaand volgt per bestemmingsreserve een korte toelichting: - De bestemmingsreserve informatisering/automatisering dient ter structurele dekking van investeringen op automatiseringsgebied. Deze reserve bedroeg oorspronkelijk ruim € 120.000 en wordt gedurende 20 jaar als dekkingsmiddel ingezet.
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
47 van 73
-
-
-
-
-
Uit de bestemmingsreserve bodemkwaliteitskaarten zijn in 2023 de kosten gedekt voor de toekomstige overdracht van de provinciale bodemtaken naar de gemeenten, ter voorbereiding op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Daarnaast worden de jaarlijkse kapitaallasten van de bodemkwaliteitskaarten uit deze reserve gedekt. Deze zijn op 1 januari 2012 in gebruik genomen en daarna in 2016 geactualiseerd. Eind 2019 zijn de kaarten vanuit financieel oogpunt bekeken volledig afgeschreven. In 2023 is gestart met de actualisatie van de kaarten. We verwachten dat deze in 2024 afgerond wordt. Sinds 2012 wordt ook jaarlijks een bedrag gelijk aan 100 productieve uren in der reserve gestort. Hiermee wordt gereserveerd voor toekomstige actualisering/vervanging van de kaarten. Dit betreft dus een structurele toevoeging. In 2013 is de bestemmingsreserve verbouwing gevormd. Deze reserve dient ter structurele dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van het Midden-Hollandhuis. De reserve wordt gedurende 20 jaar ingezet, hetgeen gelijk is aan de afschrijvingstermijn van de verbouwing. De bestemmingsreserve digitalisering is gevormd in 2013 en dient ter structurele dekking van de kapitaallasten van de digitaliseringsinvesteringen, die verband houden met de van de invoering van het flexwerken. Deze reserve bedroeg oorspronkelijk € 150.000 en wordt gedurende 20 jaar als dekkingsmiddel ingezet.
De bestemmingsreserve externe veiligheid is in 2014 gevormd en is bedoeld ter dekking van afnemende subsidiebijdragen in de komende jaren. De onttrekkingen zullen een incidenteel karakter hebben. De aanvankelijk geraamde onttrekking aan deze bestemmingsreserve voor 2023 voor € 7.000 is conform de begrotingswijziging van de 2e managementrapportage 2023 niet uitgevoerd. Abusievelijk was deze in hoofdstuk 6.1 wel in het overzicht van de reserves blijven staan. Deze onttrekking bleek vanuit financieel oogpunt niet noodzakelijk. De bestemmingsreserve ontwikkelingen is gevormd in 2016 via de resultaatbestemming. Deze bestemmingsreserve diende ter dekking van de implementatiekosten van nieuwe wetgeving, zoals de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. In 2022 is door middel van resultaatbestemming het positieve jaarrekeningresultaat van € 86.670 toegevoegd aan deze reserve ter gedeeltelijke dekking van het ontstane begrotingstekort in 2023 als gevolg van de hoge inflatie. Deze bestemmingsreserve ad € 146.670 is in 2023 geheel ingezet voor deze dekking, zodat deze ultimo 2023 opgeheven is.
Voorzieningen Voorzieningen zijn in de volgende categorieën in te delen: 1 onderhoudsvoorzieningen; 2 bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 3 verplichtingen of verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 4 van derden verkregen middelen welke specifiek besteed moeten worden.
Onderhoudsegalisatievoorzieningen Voorzieningen voor verplichtingen en risico's
Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
896.801 73.121
961.103 44.100
969.921
1.005.203
In 2013 is de voorziening personeel gevormd. Deze voorziening is bestemd voor de dekking van incidentele personeelslasten. Deze voorziening valt onder categorie 2. In de voorziening was een
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
48 van 73
bedrag voorzien voor het optredende nadelig effect van de coronapandemie. Het nadelig effect is in 2022 al sterk gereduceerd en is in 2023 volledig opgelost, zodat de voorziening vrij is komen te vallen. De voorziening verlofsparen is in 2022 geïntroduceerd. De aanleiding om deze voorziening te vormen ligt in de cao, waarin de verlofspaarregeling is opgenomen. Op grond van het BBV moet voor het via deze regeling gespaarde verlof verplicht een voorziening getroffen worden. Inmiddels maken 7 medewerkers van de ODMH gebruik van deze regeling. De omvang van de voorziening is nog gering, maar wel groeiende. De voorziening onderhoud valt onder categorie 1 en betreft het groot onderhoud van het MiddenHollandhuis. Het onderhoudsplan is in 2020 volledig herzien en begin 2023 is de 30-jarige begroting geactualiseerd. In het eerste kwartaal van 2024 wordt onderzoek gedaan naar mogelijkheden voor de verduurzaming voor het pand, waarbij verschillende opties onderzocht worden. De resultaten hiervan zullen voorgelegd worden aan het bestuur. Dan is er ook weer een geschikt moment om de onderhoudsplannen te actualiseren. Voor 2023 bedraagt de dotatie dan de voorziening € 100.000. In het hierna volgende overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van beide voorzieningen.
Voorzieningen
Saldo 1-1-2023
Onttrekkingen
Voorziening personeel Voorziening verlofsparen Voorziening onderhoud
36.093 8.007 961.103
164.303
Totaal voorzieningen
1.005.203
164.303
Vermindering Toevoegingen ter dekking van afschrijving
Vrijval
Saldo 31-12-2023
36.093
0 73.121 896.801
65.114 100.000 36.093
165.114
0
969.921
Vanuit de voorziening onderhoud zijn in het jaar 2023 werkzaamheden verricht aan de buitengevels en de ramen van de het Midden-Hollandhuis. Ook het verfwerk is hierbij meegenomen. Daarnaast is de brandmeld – en ontruimingsinstallatie (BMI) vervangen.
Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt:
Onderhandse lening van: Binnenlandse banken en overige financiële instellingen
Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
2.557.810
2.767.060
2.557.810
2.767.060
In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden over het jaar 2023. Soort vordering
Saldo 31-12-2022
Onderhandse lening
2.767.060
Totaal
2.767.060
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
Vermeerderingen
Aflossingen
-
209.250
2.557.810
209.250
2.557.810
-
Saldo 31-12-2023
49 van 73
In 2015 is tegelijkertijd met het Midden-Hollandhuis de langlopende lening van het ISMH overgenomen. De voorwaarden van deze geldlening zijn gelijk gebleven. De rentevast periode liep af op 30 juni 2023 en is op 1 juli 2023 opnieuw aangegaan voor de laatste 10 jaar. In die periode bedraagt het rentepercentage 3,34%. Dit was 3,62%. De totale rentelast voor het jaar 2023 met betrekking tot de vaste schulden bedraagt € 92.799.
4.3.4 Vlottende passiva Op basis van het BBV dienen niet-bestede middelen van uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel als ‘vooruitontvangen middelen’ op de balans verantwoord te worden onder de overlopende passiva. Verder zijn onder de vlottende passiva ook kortlopende schulden opgenomen.
Overige schulden < 1 jaar Overlopende passiva
Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
419.541 6.515.083
587.871 5.514.854
6.934.623
6.102.725
Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
419.541
587.871
419.541
587.871
Kortlopende schulden < 1 jaar De samenstelling van de kortlopende schulden is als volgt:
Crediteuren
Overlopende passiva De post overlopende passiva kan als volgt onderscheiden worden:
De van Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume
Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
2.163.268 844.498
929.619 1.321.530
3.507.316
3.263.705
6.515.083
5.514.854
De verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) zijn de volgende schulden:
Jaarstukken 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
50 van 73
Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
740.225 1.341.481 1.425.610
798.921 1.333.539 1.131.245
3.507.316
3.263.705
Af te dragen BTW Af te dragen premies en sociale verzekeringen Overige nog te betalen bedragen
Het nog te betalen bedrag betreft kosten van 2023, die pas in 2024 gefactureerd zijn en betaald worden. In dit bedrag is ook ruim € 388.000 opgenomen voor het bovenmatige verlofsaldo. Net als in voorgaande jaren is in 2023 minder verlof opgenomen door de medewerkers. Hierdoor is het verlofstuwmeer verder gegroeid. De posten nog te besteden middelen van de verschillende overheid betreffen het saldo van ontvangen bedragen van overheidsinstellingen waartegenover nog verplichtingen staan. De specificatie van dit bedrag is als volgt: Omschrijving project
ISV3 N207 Waddinxveen geluidsanering - stil asfalt Nazorg (NAVOS, Holl. IJssel Projecten, nazorg BOS) Werkbudget spoedlocaties Voorbereidingssubs. gevelmtr. 137 woningen N228 Vlist Afhandelen woningen boven plandrempel Gouda Voorbereidingssubsidie gecombineerde san.lijsten Dammekant Voorbereidingssubsidie gevelmtr. Moerkapelse zijde Zuidplas ** Aanvraag uitvoeringssubsidie gevelmtr.Middelweg Moordrecht Voorbereidingssubsidie gevelmtr. BK-weg, Kreftlaan en Zuidplein Voorbereidingssubsidie Kerkweg Oost Waddinxveen Voorbereidingssubsidie BSV 1e Tochtweg Zuidplas Beheer en onderhoud zwemwaterborden Ondersteuningsstructuur VNG energie-aanpak Saneringsproject geluid Schoonhoven Saneringsproject geluid Bergambacht Saneringsproject geluid Ouderkerk Opstellen geluidskaarten Waddinxveen Programmamanagement regionale energiestrategie Geluidssanering Industrielawaai Gouda ISV-aanpak verduurzaming particuliere woningbouw Voorbereidingssubsidie Goudseweg Bodegraven Uitvoeringssubsidie Geluidsanering Raadhuisweg en Zoutmansweg Provinciale ondersteuning regionaal energieloket Uitvoeringssubsidie N228 Vlist 137 woningen Woningen Zijde n.a.v.