Bijlage 2 F 742 Voorlopige jaarstukken 2023 van Promen en maatschappelijk jaarverslag van Prowork E24.002036
Tekst van het document
Een veelgenoemde opbrengst van het project is dat mensen met meer zelfvertrouwen achter de computer plaatsnemen en zelfstandiger hun weg vinden in de digitale wereld. De lessen leverden ook plezier op. Waardevol om te zien dat medewerkers hun grenzen verleggen en zo nieuwe dingen leren, ook in kleine stappen. Deelname aan de pilot heeft ook meer bewustzijn gebracht bij leidinggevenden over het belang van digitale vaardigheden. Ook heeft het ruimte gegeven voor gesprekken tussen leidinggevenden en hun medewerkers over dit onderwerp. Daarnaast is Promen in 2023 opnieuw ingeloot voor de Tel mee met Taal-subsidie. Hierdoor was het mogelijk om de taallessen uit 2022 te vervolgen. Ook dit jaar zijn er meerdere NT1-groepen en NT2-groepen samengesteld, waardoor medewerkers op het meest passende niveau taalles konden deelnemen aan de taalles. In totaal hebben 60 medewerkers hiervan gebruikgemaakt, 33 weken lang. Daarnaast is ook een pilot gestart met Taal op de werkvloer bij de vestigingen van PostNL. Deze pilot heeft waardevolle inzichten opgeleverd, maar zal in 2024 niet worden vervolgd. Mede door het stoppen van de activiteiten in Ridderkerk en te lage deelnemersaantallen, waardoor ook het niveauverschil binnen een groep te groot wordt.
17
Talentenplein
Het Talentenplein is in 2023 gerealiseerd. Het is ontstaan vanuit een regionale vraag en mede mogelijk gemaakt vanuit het actieplan ‘Dichterbij dan je denkt Midden-Holland’. Daarnaast heeft ook IJsselgemeenten aanvullende middelen beschikbaar gesteld. In de totstandkoming van het Talentenplein zijn de volgende onderdelen uitgewerkt. 1. 2. 3. 4.
Methodiek ontwikkeling en implementatie (voor de activatie- en de Basisroute) Het organiseren van de samenwerking intern en met aanpalende organisaties De ontwikkeling en implementatie van de fysieke werkomgeving De ontwikkeling en implementatie van communicatiemiddelen voor de doelgroep
Ad 1 en 2 De ontwikkeling en implementatie van de methodiek, samenwerking en processen. Vanaf eind 2022 zijn de voorbereidingen gestart en vanaf maart 2023 konden er kandidaten aangemeld worden. Het programma is werkende weg ontwikkeld en hierbij zijn de volgende onderdelen gerealiseerd: Diagnostiek: We hebben onderzocht welke assessments passend zijn en zijn een samenwerking aangegaan met NOA-VU voor inzet van het assessment Op Weg! en een samenwerking met Ivy Works met betrekking tot het Game based assessment. Jobcoaches zijn getraind in het gebruik van beide assessments, werkprocessen zijn ingericht en licenties zijn aangeschaft. Kandidaten op het Talentenplein doorlopen één van beide assessments en de uitkomsten worden besproken met de kandidaat en vormen de start van het ontwikkeltraject. Training: Voor de Activatieroute hebben we een nieuwe training ontwikkeld. De training Sterk op Weg! Hiervoor heeft consultatie plaatsgevonden met SBCM (Kenniscentrum en A&O fonds sociale werkgelegenheid). De training bestaat uit 8 bijeenkomsten en het inhoudelijke programma is per bijeenkomst uitgewerkt in een draaiboek. Ook de werkprocessen zijn ontwikkeld en ingericht. De eerste training is geëvalueerd, waarbij successen zijn vastgesteld en verbeteracties zijn doorgesproken en opgevolgd.
Naast Sterk op Weg! is ook de training Sociale vaardigheden onderdeel geworden van het programma op de Activatieroute. De training wordt gegeven door onze Sociaal-maatschappelijk werkers. Eens per maand vindt er ook casuïstiek overleg plaats op het Talentenplein, waar alle deelnemers van de Activatieroute worden doorgesproken met Sociaal-maatschappelijk werk. De collega’s die aan dit overleg deelnemen hebben contact met extern betrokkenen van de kandidaat, zoals bijvoorbeeld de werkcoach of, indien van toepassing, schuldhulpverlening. Op de Basisroute maken we gebruik van al bestaande trainingen, waaronder Arbeidsfit en de Praatklas. Ook in deze trainingen zijn verbeteringen doorgevoerd. De praatklas is een laagdrempelige ondersteuning van de spreektaalontwikkeling van kandidaten die Nederlands niet als eerste taal hebben (NT2).
18
Voor de e-learning is een nieuwe leerroute opgesteld die kandidaten kunnen doorlopen, in samenwerking met Oefenen.nl en SBCM. Deze elearningmodules zijn afgestemd op de doelgroep van de Activatieroute en hebben betrekking op digi-vaardigheden, stabiliteit in leefgebieden en vitaliteit. Overige routes Talentenplein Midden-Holland • •
Z-route: Als onderdeel en afgeleide van de Activatieroute is voor Midden Holland in 2023 ook de Z-route ontwikkeld, in samenwerking met gemeente Gouda en NL training. Deze route is specifiek voor statushouders. Route m.b.t. Simpel switchen: De ontwikkeling van een zogenoemde doorstroomroute, voor mensen die niet in de Activatieroute kunnen blijven, is opgestart. Er is in 2023 een werkbezoek geweest bij de sociaal ontwikkelbedrijven WSD en WeenerXL i.s.m. collega’s van gemeente Gouda en wethouder Anna van Popering-Kalkman. Vanaf juni 2023 tot heden lopen er gesprekken vanuit het Talentontwikklebedrijf met dagbesteding De Zwaan, Reakt en collega’s gemeente Gouda m.b.t. het vormgeven van simpel switchen. Of en hoe we dit kunnen realiseren wordt in het eerste semester van 2024 verder uitgewerkt.
Ad 3 De ontwikkeling en implementatie van de fysieke werkomgeving Voor de inrichting van de werkomgeving is door Loom architecten een ontwerp gemaakt, op basis van de input uit het pilotteam van het Talentontwikkelbedrijf. De indeling zet aan tot sociale interactie en ontwikkelen door de opgenomen educatieve elementen zoals iconen en vloerstickers, speltafels, cijfers en taalvoorbeelden. Er is ook aandacht en ruimte voor bewegen op de werkvloer, als onderdeel van vitaliteit. Daarnaast is het ontwerp van het Talentenplein en de indeling van de ruimte zo gemaakt, dat het de samenwerking tussen kandidaat, teamcoach, jobcoach (de 3-hoek) versterkt. Ook voor hen zijn er werkplekken op het Talentenplein gerealiseerd. In de zogenoemde ‘etalagekasten’ op het Talentenplein presenteren we werksoorten en beroepen. Op deze manier halen we de buitenwereld alvast naar binnen. Alle houten meubels op het Talentenplein zijn gemaakt door medewerkers van onze eigen technische dienst. Ook het meeste verfwerk is door hen uitgevoerd en een deel van de verlichting door hen aangebracht. Zo ontstonden er ook tijdens de bouw van het Talentenplein al mooie leerwerkplekken. Ad 4 De ontwikkeling en implementatie van de communicatiemiddelen Het programma van het Talentenplein is uitgewerkt in een Talentenreis en Talentenpaspoort voor zowel de Activatie- als de Basisroute.
De Talentenreis is een introductie op het programma en kan gebruikt worden als welkomstbrochure voor de kandidaat. Zo krijgt hij zicht op zijn werk- en ontwikkeltraject en creëren we duidelijkheid. Aan de Talentenreis is een Talentenpaspoort gekoppeld. Hierin staan alle programmaonderdelen opgenomen en houdt de kandidaat zijn activiteiten en vorderingen bij.
19
De werkwijze voor deze documenten is ontwikkeld en geïmplementeerd binnen de organisatie en toegelicht tijdens presentaties aan werkcoaches bij de gemeenten. Na de eerste pilot periode zijn verbeteringen doorgevoerd in beide documenten en zijn de definitieve versies gedrukt en in gebruik genomen.
Opening Talentenplein In Gouda is op 13 december 2023 het Talentenplein feestelijk geopend door Wethouder Jan Kees Oppelaar. In Capelle is de verbouwing opgestart en zal de opening in 2024 plaatsvinden.
20
Duurzame inzetbaarheid/vitaliteit De werkgroep Voel je beter is sinds 2021 actief binnen de organisatie. Zij richt zich op het versterken van de fysieke vitaliteit van medewerkers en heeft daarbij twee aandachtsgebieden: • •
Het stimuleren van gezond eten Bewegen op de werkvloer.
De werkgroep bestaat uit rayonmanager catering, een afdelingsmanager Productie binnen, een jobcoach, een sociaal-maatschappelijk werker en de bedrijfsmanager innovatie en talentontwikkeling. En in de loop van het jaar is ook de communicatieadviseur aangesloten, wat de slagkracht van de werkgroep groter maakt. De groep bestaat inmiddels uit een brede vertegenwoordiging binnen de organisatie, met een evenwichtige mix van bedrijfsonderdelen en stafafdelingen. In 2023 is een groep studenten van De Haagse Hogeschool weer gestart met het programma bewegen op de werkvloer. Eens per week hebben zij bij alle productieafdelingen een aantal bewegingsoefeningen gedaan. Het enthousiasme om mee te doen is groot en neemt steeds verder toe. Het zijn mooie momenten, waarop medewerkers uit hun comfortzone komen. Naast enige fitheid, zorgt het ook voor plezier op de werkvloer, wat we als een mooie nevenopbrengst zien. Naast bewegen richten we ons ook op gezond eten. We serveren in onze bedrijfsrestaurants gezonde maaltijden en is er twee keer per week vers fruit op de afdelingen. Ook zijn de voorbereidingen opgestart om in 2024 te starten met lunchwandelen! Onder collega’s van staf en leiding wordt dit al gedaan, maar we willen dit twee dagen per week ook aanbieden aan onze overige medewerkers.
Naast dat buiten zijn en fysiek bewegen mensen mentaal fitter houdt, biedt het ook een mooie gelegenheid om collega’s onderling te ontmoeten en te spreken.
21
Duurzaamheid In de afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd in een breed scala aan initiatieven om onze impact op het milieu te verminderen. Van het implementeren van zonnepanelen op onze gebouwen tot het gebruik van aardwarmte voor onze energiebehoeften, is er gestreefd naar innovatieve oplossingen die Promen helpen om de ecologische voetafdruk te verkleinen. Bovendien is geïnvesteerd in waterbesparende technologieën, zoals het installeren van waterbesparende kranen en toiletten en is het machinepark geüpgraded naar accu-gereedschap, waardoor de afhankelijkheid van fossiele brandstoffen is verminderd. Als organisatie zijn wij trots op onze vooruitstrevende benadering van duurzaamheid binnen onze branche. Ook het streven om duurzaamheid binnen de dagelijkse operaties te integreren krijgt steeds meer vorm. Het jaar 2022 markeerde de implementatie van onze nieuwe warmteopwekkings- en luchtbehandelingsinstallatie in ons pand in Gouda. In het jaar 2023 heeft Promen een belangrijke mijlpaal bereikt door de daadwerkelijke ingebruikname van het warmtesysteem. Het jaar stond voornamelijk in het teken van het finetunen en optimaliseren van dit systeem, met als resultaat een significante afname van het gebruik van gas.
Proces warmteopwekkings- en luchtbehandelingsinstallatie Met deze vooruitstrevende stap zet Promen een grote stap richting duurzaamheid en verminderen we de afhankelijkheid van gas, wat vooral in het licht van de huidige energiemarkt een waardevol voordeel is.
22
Milieubarometer Om de resultaten van onze duurzaamheidsmaatregelen meetbaar te maken heeft Promen de Milieubarometer in gebruik. De Milieubarometer is een tool dat ondersteuning biedt bij het duurzaam ondernemen (MVO). Promen heeft in één oogopslag de prioriteiten in beeld voor het boeken van milieuwinst in de vorm van het verkleinen van de Co2 footprint.
Milieugrafiek CO2 footprint
De overall ontwikkeling is een dalende lijn waarbij de factor brandstof (aardgas)/warmte het grootste verschil heeft gerealiseerd met een daling van ruim 40% t.o.v. 2022.
23
Het brandstofverbruik van het wagenpark veroorzaakt nog steeds het grootste deel van de CO2 voetafdruk van Promen. Sinds mei 2023 rijden er 12 elektrische bussen voor het vervoer van medewerkers. Hierdoor is er al een bescheiden verlaging van de CO2 voetafdruk gerealiseerd. Een verdere elektrificering van het wagenpark de komende jaren zal een significante bijdrage gaan leveren aan de verlaging van de CO2 voetafdruk.
Bedrijfsafval is ook een grote veroorzaker van de CO2 footprint van Promen. De afgelopen jaren is er een stijgende tendens te zien in de hoeveelheid afval dat Promen laat verwerken. Deels bestaat dit uit zelf geproduceerd afval en deels uit afval van klanten. Promen is gestart om het interne afval nog verder te scheiden en daar waar mogelijk te verminderen. Daarnaast worden steeds meer klanten en leveranciers betrokken om de afvalstromen te beperken.
24
In de milieugrafiek komt het elektriciteitsverbruik niet meer voor vanwege het feit dat Promen zonnepanelen in gebruik heeft en de reststroom ‘groen’ ingekocht wordt. Hierdoor drukt het niet op de CO2 footprint van Promen. Dit betekent echter niet dat elektriciteit niet meer gemonitord wordt. In tegendeel, monitoring is van groot belang omdat het verbruik toeneemt naarmate Promen verder inzet op elektrificatie. De onderstaande grafiek laat voor het jaar 2023 een duidelijke stijging van het elektriciteitsverbruik zien. Naast de bekende factoren die deze stijging veroorzaakt zal de komende periode in het teken staan om onderzoek te doen naar het sluipverbruik en het verbruik in daluren. Promen verwacht hierin nog een daling van het verbruik te kunnen realiseren.
Promen heeft grote stappen gezet in het verduurzamen van de organisatie. Dit heeft al verschillende mooie resultaten opgeleverd zoals een daling van de CO2 uitstoot van 730 ton CO2 in 2021 naar 532 ton CO2 in 2023. Daarnaast zijn er nog veel uitdagingen op onze route van verduurzaming. Vol vertrouwen gaan wij die uitdagingen aan om de volgende stappen op de CO2 prestatieladder te kunnen zetten.
25
Hoofdstuk 3 Sociaal jaarverslag Arbeidsplaatsen Wsw Met de invoering van de Participatiewet per 1 januari 2015 vallen mensen met een arbeidsbeperking onder de Participatiewet. Nieuwe instroom in de Wsw is vanaf die datum gestopt. Het aantal personen dat in het kader van de Wsw bij Promen is geplaatst neemt daardoor jaarlijks af. De onderstaande tabel geeft de verdeling van die arbeidsplaatsen per bedrijfsonderdeel weer: Er maken steeds meer medewerkers gebruik van de nieuwe RVU-regeling (Regeling vervroegde uittreding). Deze medewerkers zijn nog wel in dienst, maar zijn niet meer actief binnen één van de bedrijfsonderdelen. In 2023 zijn 21 medewerkers uitgestroomd naar de Wia.
Arbeidsplaatsen Pw Zoals afgesproken in het Hoofdlijnenbesluit gemeenten van 2017 zijn de Wsw en de Pw per 1 januari 2018 financieel en juridisch van elkaar gescheiden. Vanaf die datum wordt de bestaande samenwerking op het gebied van de Wsw gecontinueerd in de GR Promen. De vraaggestuurde Pw-dienstverlening voor de individuele gemeenten vindt volledig plaats vanuit de onderliggende ProWork BV. ProWork maakt daarbij gebruik van de netwerken en infrastructuur van Promen. De aantallen arbeidsplaatsen Pw per regeling en bedrijfsonderdeel (t.o.v. begroting en voorgaand jaar) zijn opgenomen in het Maatschappelijk jaarverslag ProWork 2023.
26
Arbeidsplaatsen niet-doelgroep personeel Bij Promen waren in 2023 gemiddeld 126,4 FTE niet-doelgroepmedewerkers in dienst. De onderstaande tabel geeft de verdeling van het niet-doelgroeppersoneel over de bedrijfsonderdelen weer:
Performance- en competentiemanagement – het goede gesprek In 2023 is het goede gesprek uitgevoerd. Deze bestaat uit drie soorten gesprekken: het planningsgesprek, het evaluatiegesprek en één of meerdere voortgangsgesprekken. Deze nieuwe systematiek voor staf en leiding is in 2022 volledig ingevoerd. In 2024 zal de nieuwe systematiek worden geëvalueerd. Van competentiemanagement is nog een nadere verdieping nodig. Individueel ontwikkelgesprek (IOP) De ontwikkelgesprekken met de verschillende doelgroepmedewerkers worden geregistreerd in het ontwikkelingspakket Werkstap. In 2023 is een werkgroep bestaande uit afdelingsmanagers en HR ingericht. Deze werkgroep heeft zich in eerste instantie gericht op het gebruik en de formulieren van Werkstap. Zij hebben nieuwe kaders, richtlijnen en documenten ontwikkeld en deze nieuwe verbeterde systematiek zal in 2024 Promen breed worden toegepast.
27
Fietsplan en sporten Gezonde leefstijl is voor Promen een belangrijk speerpunt. In 2023 is er door 38 personen weer enthousiast gebruikgemaakt van het fietsplan. De fietsenregeling zal in 2024 worden uitgebreid met een regeling fiscaal voordelig sporten voor het hele gezin.
Voordelig reizen met Arriva In 2023 zijn er met Arriva nieuwe prijsafspraken voor het voordelig reizen van de medewerkers gemaakt. De medewerkers kunnen gebruikmaken van een voordelig abonnement voor woon/werk- verkeer en andere reizen. Cao ontwikkelingen Promen volgt drie cao’s te weten de cao Sociale Werkvoorziening (voor de Wsw), de cao Aan de slag (voor de Pw) en de cao Gemeenten. Het akkoord over de cao Gemeenten 2023 is pas in de loop van 2023 tot stand gekomen met een extra (niet begrote) loonstijging met ingang van 1-1-2023 als gevolg. De meerjarige cao Sociale Werkvoorziening is per eind 2023 opengebroken. Daarbij zijn met terugwerkende kracht vanaf 1-10-2023 de Wsw loonschalen verhoogd en is over 2023 een extra niet begrote eenmalige vergoeding toegekend. Het akkoord over de cao Aan de slag 2024 heeft eveneens geresulteerd in aanpassing van de loonschalen en een extra niet begrote eenmalige vergoeding over 2023. Ter dekking van deze niet begrote loonstijgingen zijn er in 2023 een tweetal begrotingswijzigingen ten laste van het weerstandsvermogen van Promen doorgevoerd. Voor 2024 zijn de gevolgen op dit moment nog niet geheel inzichtelijk, aangezien de WML stijging per 1-7-2024 nog niet bekend is.
Risico Inventarisatie (RI) & Evaluatie, inclusief plan van aanpak De huidige RI&E is geldig tot en met 2024. In 2023 is in het veiligheidsoverleg het plan van aanpak meerdere keren besproken en geactualiseerd. Ook zijn er items uitgelicht en opgepakt door de commissie om hier extra aandacht aan te besteden en vooral te kijken of we zaken kunnen verbeteren en optimaliseren. Ook is er in 2023 een aanvang gemaakt met de opstelling van de nieuwe RI&E 2024. Deze wordt zo breed mogelijk ingezet binnen de organisatie om daarmee ook een breed draagvlak te realiseren.
28
Bedrijfshulpverlening (BHV) Nadat in 2019 de nieuwe BHV-organisatie is ingericht, wordt continu gewerkt aan verdere optimalisatie. Voor de locaties Capelle en Gouda worden elk kwartaal BHV-overleggen en -oefeningen gehouden. Promen beschikt over een voldoende aantal BHV’ers verdeeld over de verschillende bedrijfsonderdelen.
Bedrijfsongevallen en ongevallencommissie Het aantal ongevallen is in 2023 gedaald ten opzichte van het jaar 2022, van 17 naar 15. In de ongevallencommissie worden de ongevallen besproken en maatregelen getroffen om dit in de toekomst te voorkomen. Zo zijn er een aantal voorzieningen getroffen bij onze bussen om het in- en uitstappen te vergemakkelijken. Het aantal ongevallen bij dit onderdeel is in 2023 teruggelopen naar 0. Het ‘zich stoten’ aan arbeidsmiddelen zoals ladders en trappen is een categorie die relatief vaak naar voren komt. Hier zal in 2024 extra aandacht voor komen. Het aantal meldingen ‘bijna ongevallen’ is in 2023 afgenomen. Het is belangrijk ‘gevaarlijke situaties’ te melden, zodat hier actie op gezet kan worden om een ongeval te voorkomen.
Ergonomische middelen In 2023 zijn er 235 aanvragen ingediend voor ergonomische hulpmiddelen zoals stoelen, orthopedische veiligheidsschoenen, steunzolen en veiligheids- en computerbrillen. Hierbij zaten ook verzoeken om een werkplek van een medewerker te optimaliseren en indien nodig aan te passen. Er zijn vijf verzoeken doorgezet naar de ergotherapeut om ergonomische middelen persoonlijk aan te schaffen voor medewerkers of om te gaan kijken bij een medewerker naar zijn werkplek situatie. Er is een stijgende lijn te zien met betrekking tot werkplekaanpassingen van medewerkers die individueel zijn gedetacheerd. Mensen worden ouder en hebben meer hulpmiddelen nodig om te kunnen blijven functioneren. Op intranet is er aandacht voor werkplekinrichting en ook de preventiemedewerker besteedt hier veel aandacht aan. In het afgelopen jaar heeft onze interne veiligheidskundige ook extra aandacht gegeven aan het kantoorpersoneel, hij heeft bij 13 personen een werkplekonderzoek uitgevoerd en verbeteringen aangebracht.
Keuringen Het waarborgen van de veiligheid van onze medewerkers heeft de hoogste prioriteit. In 2023 hebben we daarom verschillende maatregelen genomen om de veiligheid in het magazijn te verbeteren. Dit omvatte onder meer het implementeren van verbeterde veiligheidsprotocollen, het aanbrengen van nieuwe aanrijdbeveiligingen en het verbeteren van de veiligheidsuitrusting (kantelhekken) en -infrastructuur in het magazijn, zoals looppaden. We zijn er trots op te kunnen zeggen dat deze inspanningen hebben bijgedragen aan het creëren van een veiligere en prettigere werkomgeving voor al onze teamleden.
29
Efficiëntieverbeteringen Naast het verbeteren van de veiligheid is de efficiëntie van de magazijnoperaties geoptimaliseerd. Daardoor kon dienstverlening van de magazijnen aan de productieafdelingen worden verbeterd. Door middel van verbeterde logistieke planning in samenwerking met de werkvoorbereiding en continue procesoptimalisatie hebben we de doorlooptijden verkort en de leveringsnauwkeurigheid verhoogd. Het aantal keuringen van arbeidsmiddelen is gestegen van 1246 in 2022 naar 1989 arbeidsmiddelen in 2023. Binnen de scope vallen onder andere handgereedschappen, brandblusmiddelen, noodverlichting, liften, valbeveiligingen/hijsmiddelen, magazijnstellingen, interne transportmiddelen, ladders en trappen, schoonmaakapparatuur. Een belangrijk aspect van het keuringsproces is de differentiatie tussen kleine arbeidsmiddelen, trappen en ladders die worden gekeurd door interne keurmeesters (1291 arbeidsmiddelen) en de overige middelen die worden geïnspecteerd door externe gecertificeerde bedrijven. Dit zorgt ervoor dat er wordt voldaan aan de wettelijke vereisten. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in de voortdurende professionele ontwikkeling van onze medewerkers. Vijf medewerkers hebben deelgenomen aan een herhalingscursus om hun vaardigheden als keurmeesters op peil te houden. Dit benadrukt ons streven naar voortdurende verbetering en expertise op het gebied van arbeidsveiligheid.
Voor een effectief beheer van de arbeidsmiddelen, wordt gebruik gemaakt van het systeem Toolsquid. Toolsquid is een platform dat specifiek is ontworpen om de documentatie en tracking van keuringen te vergemakkelijken. Met dit systeem kan worden bijgehouden welke arbeidsmiddelen zijn gekeurd, wanneer de keuring heeft plaatsgevonden en welke acties zijn ondernomen als reactie op eventuele bevindingen tijdens de inspectie.
30
Ziekteverzuim Sturen op het ziekteverzuim is één van de maatregelen om met duurzame inzetbaarheid aan de slag te gaan. Door goede verzuimbegeleiding kan een tijdige en kwalitatief betere terugkeer op de werkplek verzorgd worden. Vanwege de latere beschikbaarheid van de landelijk benchmark gegevens (SBCM) wordt het ziekteverzuim telkens vergeleken met de laatst beschikbare gegevens van het vorige kwartaal. In alle cijfers is het zwangerschapsverlof niet geregistreerd. Het verzuim van de doelgroep in vergelijking met de landelijke benchmark en het voorgaande jaar geeft het volgende beeld: Het verzuim Wsw is ten opzichte van 2022 0,5 % gestegen en ten opzichte van de benchmark 2022 is sprake van een hoger verzuimpercentage van 0,9%. Terwijl de verzuimduur en meldingsfrequentie fors lager liggen dan in de benchmark. Wel stijgt jaarlijks het verzuim % in de Wsw voor alle bedrijven.
De verzuimcijfers bij Pw Beschut werk liggen juist fors lager dan in de benchmark. Bij de overige Pwdoelgroepen (Garantie- en Opstapbanen) zijn de verzuimcijfers vergelijkbaar met de benchmark.
De verzuimcijfers van het niet doelgroep personeel zijn fors lager dan de benchmark.
31
Sociaal-maatschappelijk werk Promen heeft twee sociaal-maatschappelijk werkers in dienst. Zij willen de zelfstandigheid, zelfredzaamheid en maatschappelijke participatie van de medewerkers vergroten. In dit kader informeren en adviseren zij over regelingen, procedures en voorzieningen. Ook bieden zij ondersteuning aan de individuele medewerker en geven zij trainingen aan de doelgroep. Zij staan in nauw contact met de sociale teams in de gemeenten en de budget- en bewindvoeringsbureaus. In 2023 zijn er 201 verzoeken om ondersteuning gedaan. Dit is iets lager dan 2022, toen waren er 223 verzoeken. Ook is er een groei van aanmeldingen vanuit de nieuwe Pw-instroom vanuit de gemeenten. Vaak blijkt er sprake te zijn van multi-problematiek. Dit is één van de redenen dat Promen in samenwerking met de gemeenten werkt aan de ontwikkeling van nieuwe Talentpleinen, zowel in Gouda als in Capelle aan den IJssel. Inmiddels is ‘sociaal-maatschappelijk werk’ een begrip bij Promen en weten onze leidinggevenden hen snel te vinden. In 2023 is er tweemaal een sociale vaardigheidstraining gegeven. Voor staf en leiding is de training ‘Als je begrijpt wat ik bedoel’ (een training over lichtverstandelijke beperking) en het autisme belevingscircuit (een training over autisme) gegeven. Daarnaast is er gestart met het aanbieden van een pensioenworkshop voor medewerkers van de Wsw-doelgroep.
De workshop is vijf keer gegeven en zal in 2024 worden gecontinueerd. In 2023 zijn de Talentenpleinen te Capelle aan den IJssel en Gouda van start gegaan. Hiermee zijn de taken van maatschappelijk werk verder uitgebreid.
Sociale veiligheid Promen wil graag dat iedereen kan werken in een veilige en prettige omgeving. Er kunnen zich desondanks situaties voordoen waarin medewerkers zich niet op een correcte manier behandeld voelen en waardoor zij belemmerd worden in hun functioneren. In eerste instantie is de leidinggevende de aangewezen persoon om voor een oplossing te zorgen. Voor de gevallen waarin de direct leidinggevende geen oplossing kan bieden, kan een medewerker zich wenden tot een onafhankelijke vertrouwenspersoon. In 2023 zijn het aantal meldingen verminderd van 37 naar 31 meldingen. Opvallend is de verschuiving van de aard van de meldingen (van agressie en geweld naar seksuele intimidatie) en de forse afname van meldingen over leidinggevenden. Dat laatste gaat bijna altijd over uitspraken die gedaan zouden zijn, over de manier en toon van benadering en/ of het gevoel niet serieus te worden genomen. Leidinggevenden krijgen volop de mogelijkheid om zich te scholen en daar wordt ook gebruik van gemaakt. Alleen al in 2022 en 2023 zijn er trainingen geweest inzake:
32
• • • • • • •
Het omgaan met ongewenst gedrag Het omgaan met sociale media Het omgaan met agressie op de werkvloer Sociale vaardigheden Het herkennen van en omgaan met mensen met LVB (laag verstandelijke beperking) Het herkennen van en omgaan met mensen met autisme Het herkennen van en omgaan met mensen die alcohol, drugs of medicijnen gebruiken
De trainingen zullen in 2024 worden voortgezet. Tevens wordt gestimuleerd om als leidinggevenden met elkaar in gesprek te gaan om gemeenschappelijke waarden of criteria te benoemen, hoe bepaalde voorvallen het beste kunnen worden opgepakt. En in welke zaken in ieder geval moeten worden gemeld aan de coördinator ongewenst gedrag en wanneer een vertrouwenspersoon in beeld wordt gebracht bij het slachtoffer als iemand er zelf niet om vraagt. Klachtencommissie ongewenst gedrag In 2023 is er één klacht binnengekomen. Deze klacht is ontvankelijk verklaard en na de diverse hoor-gesprekken worden in 2024 de conclusie (gegrond/ongegrond) en het advies aan de directeur verwacht. Op eigen verzoek hebben twee van de vijf leden van de klachtencommissie een verlenging van hun termijn voor één jaar gekregen in plaats van vier jaar. In verband met hun leeftijd willen zij niet meer voor een volgende termijn van 4 jaar beschikbaar zijn. Om de samenstelling van de Klachtencommissie zo breed mogelijk te houden is er samenwerking gezocht met de ‘Klachtencommissie Ongewenst gedrag’ van Fermwerk.
Geschillencommissie Promen heeft een klachtenregeling voor de behandeling van klachten van medewerkers. In deze regeling is bepaald dat een geschil kan worden voorgelegd aan de geschillencommissie, indien men er onderling niet uitkomt. De commissie bestaat uit een vertegenwoordiger van de werkgever, een vertegenwoordiger van de OR en een onafhankelijke voorzitter. Er zijn in 2023 geen klachten aan de geschillencommissie voorgelegd. Inmiddels is de vacature voor deze commissie vanuit werkgeverszijde vervuld door Andra Weppner (Groepsmanager Groepsdetachering).
Kwaliteit Promen beschikt over de volgende certificeringen: • VCA (veiligheid) • ISO9001 (procesadministratie), Groen & Schoon en Groepsdetacheringen • ISO22000 (Fssc, voedselveiligheid), Productie binnen • Blik op werk (re-integratiekeurmerk), Talentontwikkelbedrijf 33
• • • • •
Erkend leerwerkbedrijf (SBB) ISO14001 (milieu management systeem). Natureco (inkoop/ verkoop biologisch afbreekbare wegwerpartikelen). Greendish certificaat Fairtrade (inkoop van gebruiksgoederen).
Voor deze certificaten vinden periodieke audits plaats. Voor 2023 zijn deze audits met een goed resultaat afgerond. Deze certificeringen geven de focus en aanpak om zo veilig mogelijk te werken en de milieudoelstellingen te realiseren.
34
Hoofdstuk 4 de OR, medezeggenschap bij Promen 2023 in het teken van OR-verkiezingen In dit jaar kwam een einde aan de zittingsperiode van 3 jaar van de zittende ondernemingsraad (OR). Om na 27 oktober 2023 (einde zittingstermijn) zorg te dragen voor een goede opvolging van de medezeggenschap, startte de OR de voorbereidingen voor de te houden verkiezingen tijdig op (februari 2023). Binnen de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) bestaat er veel ruimte om een medezeggenschapsstructuur te kiezen die het beste aansluit bij de eigen organisatie en past binnen de WOR. Promen is een organisatie waarin mensen werken die allemaal op een eigen manier aan de organisatie zijn verbonden. Zo zijn doelgroepmedewerkers en regulier personeel werkzaam binnen de muren van Promen. Of zijn doelgroepmedewerkers werkzaam buiten de muren van Promen in een Groepsdetachering of als individueel gedetacheerde. Om de diversiteit en de representativiteit in de medezeggenschap zo passend mogelijk in te vullen heeft de OR ervoor gekozen om kandidaten voor de 11 beschikbare zetels te werven in 3 kiesgroepen (cao SW, cao Aan de Slag en cao Gemeenten). Alle medewerkers met een dienstverband van minimaal 3 maanden konden meedoen aan de verkiezingen. De verkiezingen vonden plaats in de week van 2 t/m 6 oktober 2023.
Met 5 kandidaten voor de kiesgroep cao SW (beschikbaar aantal zetels: 4), 1 kandidaat voor de kiesgroep cao Aan de Slag (beschikbaar aantal zetels: 1) en 5 kandidaten voor de kiesgroep cao Gemeenten (beschikbaar aantal zetels 5) hoefde er slechts in één kiesgroep (de kiesgroep cao SW) een verkiezing gehouden worden. De opkomst met 29,07% was beduidend hoger dan voorgaande verkiezingen, die vonden dan ook plaats in coronatijd. Naast het organiseren van opvolging van de medezeggenschap ging het OR-werk gewoon door. Het medezeggenschapsrecht met uitvoering door de OR zorgt ervoor dat werknemers worden betrokken bij besluiten. De bestuurder en de OR gaan met elkaar om als gelijkwaardige overlegpartner, met begrip voor ieders rol en positie. Op de agenda van 2023 stond een diversiteit aan onderwerpen. De aandacht van de OR ging uit naar: variëteit in werkaanbod en voldoende beschikbaar werk, de verlofadministratie, de organisatie van HR-taken, de Wet Arbeid en Zorg, prijzen bedrijfsrestaurant, het gebruik van het intranet, opvolging contract arbodienst, tegenvallende instroom Talentenplein. De financiën zijn een aantal keer met elkaar besproken, waaronder de stijging van de loonkosten door cao-wijzigingen. De OR heeft advies en instemming gegeven op: het Alcohol-, drugs- en
35
medicijnenbeleid, het rookbeleid, het collectief verlof 2024, de werkkostenregeling, de toekomstige organisatiewijziging met de wijziging topstructuur als 1e fase. De laatste vergadering van de zittende OR vond plaats op 11 oktober 2023. Na een overdracht en een training is de nieuwe OR vanaf 23 november 2023 met veel enthousiasme en energie aan het werk met alles wat belangrijk is voor de medewerkers en de organisatie.
36
Hoofdstuk 5 Financieel resultaat In deel 2 van de jaarstukken, de jaarrekening, worden de financiële resultaten van Promen verantwoord en toegelicht. Onderstaand worden de belangrijkste financiële resultaten van Promen toegelicht. In het ondernemingsplan (OP) 2023 was een jaarresultaat begroot van nul. Het gerealiseerde resultaat 2023 bedraagt € 78k positief.
Baten
Resultaten 2023 s = structureel; i = incidenteel
t.o.v. OP 2023
t.o.v. realisatie 2022
De bijdragen Wsw arbeidsplaatsen zijn € 117k hoger dan begroot door een lager dan begrote uitstroom van medewerkers. Ten opzichte van het vorige jaar zijn de bijdragen lager door de jaarlijkse uitstroom van medewerkers.
117k
i
-379k
s
De omzet Individuele detachering is € 76k lager door het lagere aantal medewerkers vanuit Promen. De omzet is € 24k lager dan vorig jaar door het lagere aantal gedetacheerde medewerkers.
-76k
i
-24k
i
De omzet Groepsdetachering is € 156k hoger dan begroot door hogere omzet bij diverse opdrachtgevers, en tevens aanzienlijk hoger dan vorig jaar.
156k
i
304k
i
De omzet Groen en Schoon is € 568k hoger dan begroot en nagenoeg gelijk aan de omzet vorig jaar.
568k
i
-5k
i
De omzet Productie Binnen is € 136k hoger dan begroot en nagenoeg gelijk aan de omzet vorig jaar.
136k
i
-13k
i
De overige opbrengsten zijn € 25k hoger dan begroot en € 46k hoger, o.a. door opbrengsten uit werkfit trajecten.
25k
i
46k
i
37
Lasten
Resultaten 2023 s = structureel; i = incidenteel
1
t.o.v. OP 2023
t.o.v. realisatie 2022
De kosten Wsw personeel zijn nagenoeg geljik aan de begrote kosten. De gestegen loonkosten (afgesloten CAO en hogere aantallen medewerkers) worden getemperd door hogere ontvangsten vanuit het UWV en een hoger LIV, en opgevangen door begrotingswijzigingen. De kosten zijn € 919k lager dan vorig jaar door de jaarlijkse uitstroom van medewerkers.
8k
i
-919k
s
De kosten Begeleid Werken zijn nagenoeg gelijk aan de begroting en aan die van vorig jaar.
1k
i
-2k
s
De totale kosten niet-doelgroep personeel zijn € 1.016k hoger dan begroot en € 1.570k hoger dan vorig jaar, met name door meer inzet van PW Regulier personeel1 (ca € 550k) en de kosten van inhuur advies (ca €125k) en een lagere doorbelasting aan Prowork (ca € 280k).
1.016k
i
1.570k
i
De huisvestingskosten zijn € 34k hoger dan begroot door met name hogere energiekosten (hogere energieprijs).
34k
i
95k
s/i
De overige bedrijfskosten zijn € 66k lager dan begroot en € 266k lager dan vorig jaar door verschillende lagere kostenposten zoals afschrijvingen, accountantskosten en doorbelasting aan Prowork (lagere aantal medewerkers dan begroot).
-61k
s/i
-260k
s/i
De bijzondere baten en lasten zijn € 217k positiever dan begroot en € 204 positiever dan vorig jaar, met name door de vergoedingen vanuit het UWV en bijdragen voor de ontwikkeling van onze Talentenpleinen.
-218k
i
-205k
i
De financiële baten en lasten zijn nagenoeg conform begroting en vorig jaar.
0k
s
6k
s
De onttrekkingen aan de reserves zijn € 68k lager dan begroot door de latere oplevering van de luchtbehandelingssystemen. De onttrekkingen t.o.v. vorig jaar zijn hoger door begrotingswijzigingen n.a.v. de CAO afspraken in 2023 (ca € 850k).
-68k
i
882k
i
Totaal resultaat
78k
537k
Het betreft o.a. mensen met een zwakkere positie op de arbeidsmarkt (bv Oekraïners), die Promen inzet zonder subsidies, onder meer via het concept open hiring.
38
Onderstaand is een totaaloverzicht van de jaarcijfers Promen opgenomen: Resultaten 2023 bedragen x €1.000
Realisatie 2023
Realisatie 2022
OP 2023
Verschil
Verschil v orig
OP 2023
jaar
Bijdragen W sw arbeidsplaatsen
23.937
23.820
24.316
117
-379
Omzet Indiv iduele detachering W sw
1.645
1.721
1.669
-76
-24
Omzet Groepsdetachering W sw
3.473
3.317
3.169
156
304
Omzet Groen & Schoon W sw
4.291
3.723
4.296
568
-5
Omzet Productie Binnen W sw
883
747
895
136
-13
Ov erige opbrengsten W sw
191
166
145
25
46
Totaal omzet W sw
10.483
9.674
10.174
809
308
Kosten W sw personeel
23.016
23.008
23.935
8
-919
Kosten Begeleid werken
1.021
1.020
1.023
1
-2
Kosten niet-doelgroep personeel*
8.328
7.312
6.758
1.016
1.570
955
921
860
34
95
Ov erige bedrijfskosten
2.069
2.130
2.330
-61
-260
Bijzondere baten en lasten
-238
-20
-33
-218
-205
Totaal bedrijfslasten W sw
35.152
34.372
34.872
780
279
Financiële baten en lasten
-110
-110
-116
0
6
Mutaties reserv es
920
988
38
-68
882
Resultaat
78
0
-459
78
537
Huisv estingskosten
* De post kosten niet-doelgroep personeel omv at zowel de loon- en ov erige personeelskosten v an de staf/leiding als ook de
loonkosten v an een omv angrijke groep Pw medewerkers in dienst v an Promen (Pw medewerkers zonder indicatie/LKS).
Voor een verdere toelichting op de bovenstaande jaarcijfers 2023 en de bijbehorende balansposten per ultimo 2023, wordt verwezen naar de hiernavolgende jaarrekening Promen 2023.
39
Financiering Promen beschikt over een rekening-courant kredietfaciliteit bij de BNG. De financieringsstructuur is in 2023 ongewijzigd gebleven.
Kasgeldlimiet (x €1.000,=)
Omv ang begroting per 1 januari (=grondslag)
2023 Kw1
2023 Kw2
2023 Kw3
2023 Kw4
34.113
34.113
34.113
34.113
In procenten v an de grondslag
8,20%
8,20%
8,20%
8,20%
In een bedrag
2.797
2.797
2.797
2.797
2. Omv ang v lottende korte schuld
150
135
162
109
3. Vlottende middelen
946
714
1.877
211
4. Totaal netto v lottende schuld (2) - (3)
-796
-578
-1.715
-102
Ruimte (+) c.q. ov erschrijding (-) = (1)-(4)
3.594
3.376
4.512
2.899
1. Toegestane kasgeldlimiet
Het gaat bij de kasgeldlimiet om het beperken van renterisico’s op korte schuld. Korte schuld is bedoeld voor het financieren van lopende uitgaven. De kasgeldlimiet is gekoppeld aan het begrotingstotaal en geeft een objectieve grondslag aan het maximumbedrag dat gefinancierd kan worden met kortlopende leningen. Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat er in 2023 geen sprake was van overschrijding van de kasgeldlimiet.
40
Renterisico norm (x €1.000,=)
Variabele
Stap
renterisico(norm)
1
Renteherzieningen
-
-
-
2
Aflossingen
244
244
244
3
Renterisico
244
244
244
4a
Begrotingstotaal
34.113
33.612
38.021
4b
Percentageregeling
20%
20%
20%
6.823
6.722
7.604
2023
2022
2021
Berekening renterisiconorm
4=(4ax4b/100) Renterisiconorm 5a
Ruimte onder risiconorm
6.579
6.478
7.360
5b
Ov erschrijding risiconorm
-
-
-
De renterisiconorm betreft de tegenhanger van de kasgeldlimiet. Het deel dat niet kortlopend kan worden gefinancierd dient langlopend te worden gefinancierd. De renterisiconorm benadrukt het belang van een goede spreiding van de leningenportefeuille en van de renterisico’s. De norm is een benadering hiervoor. De berekening van het renterisico is een benadering van het te lopen c.q. het gelopen renterisico. Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat Promen in 2023 ver onder de renterisiconorm is gebleven.
41
Weerstandsvermogen en risicobeheersing In 2023 is de nieuwe Nota reserves, risicoanalyse en weerstandsvermogen 2023 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Deze nota maakt een vast onderdeel uit van de P&C-cyclus van Promen. Dit is bedoeld om de omvang van het weerstandvermogen van de Gemeenschappelijke Regeling te bepalen. Onder weerstandsvermogen wordt verstaan: het vermogen van Promen om toekomstige tegenvallers op te vangen, zonder dat een dergelijke tegenvaller directe consequenties heeft voor het huidige beleid en/of daaraan verbonden activiteiten. Het weerstandsvermogen is van belang voor de mate waarin risico’s, waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of waarvoor geen verzekeringen zijn afgesloten, kunnen worden opgevangen. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: • De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover Promen kan beschikken om niet begrote kosten te dekken en; • Alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd of die niet tot afwaardering van activa hebben geleid en die van materiele betekenis kunnen zijn in relatie tot het balanstotaal of de financiële positie. In dit kader is een risico-inventarisatie uitgevoerd. Bij Promen zijn dit de risico’s die voortvloeien uit de activiteiten van de vier bedrijfsonderdelen (Productie Binnen, Groepsdetachering, Groen en Schoon en het Talentontwikkelbedrijf).
Deze risico’s worden beïnvloed door enerzijds de klant- en marktrisico’s. Anderzijds worden zij beïnvloed door risico’s als gevolg van wet- en regelgeving. Wettelijke wijzigingen (cao’s, minimumloon, sociale lasten, premies pensioenen, premiekortingen e.d.) zijn niet beïnvloedbaar, maar hebben een grote impact op de kosten. De vorengenoemde risico’s zijn vervolgens overeenkomstig een landelijk voor de SW-sector gehanteerde systematiek gewaardeerd en gekwantificeerd. De berekening van de ondergrens van het benodigd weerstandsvermogen is daarbij becijferd op € 1,9 mln. Dit bedrag is tot stand gekomen door het optellen van de reëel geachte schades die de voor het weerstandsvermogen relevante risico’s redelijkerwijs kunnen veroorzaken. In 2023 zijn de financiële gevolgen van de niet begrote loonstijgingen van de gedurende het verslagjaar tot stand gekomen nieuwe Cao’s (Cao gemeenten, Cao Wsw en Cao Aan de slag) van in totaal € 0,85 mln. ten laste gebracht van het weerstandsvermogen. Hierdoor bedraagt het weerstandsvermogen eind 2023 € 0,958 mln. Dit weerstandsvermogen zal de komende jaren, vanuit de te behalen positieve resultaten van Promen, geleidelijk op het vorengenoemde niveau van € 1,9 mln. worden gebracht.
42
Financiële kengetallen (x €1.000,=)
2023
Begroting
2022
1a. netto schuldquote
11%
12%
11%
1b. netto schuldquote gecorrigeerd
11%
12%
11%
2. solv abiliteitsratio
22%
18%
29%
3. grondexploitatie;
n.v .t.
n.v .t.
n.v .t.
-3%
0%
-2%
n.v .t.
n.v .t.
n.v .t.
v oor alle v erstrekte leningen
4. structurele exploitatieruimte 5. belastingcapaciteit
Toelichting kengetallen: • Netto schuldquotes: de netto schuldquote vergelijkt de leningen van Promen (met aftrek van de geldelijke bezittingen) met de totale baten van de begroting. Er is geen wettelijke norm waaraan de schuldquote moet voldoen. De VNG hanteert voor gemeenten een norm van 130%. • Solvabiliteitsratio: de solvabiliteit geeft de mate aan waarin de bezittingen van Promen gefinancierd zijn uit eigen middelen (eigen vermogen). • Grondexploitatie: dit kengetal is voor Promen niet van toepassing. • Structurele exploitatieruimte: dit kengetal geeft aan hoe de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale begrotingsbaten. Dit laat zien in hoeverre Promen in staat is om structurele tegenvallers op te vangen. Voor het begrotingstoezicht door de Provincie is de structurele begrotingsruimte voldoende wanneer deze groter is dan 0. De structurele exploitatieruimte van Promen is groter dan 0. Het getal -3 wordt veroorzaakt door de incidentele onttrekkingen aan de reserves in 2023. De begrotingen zijn jaarlijkse in evenwicht en Promen beschikt over een weerstandsvermogen om onvoorziene tegenvallers op te kunnen vangen. • Belastingcapaciteit: dit kengetal is voor Promen niet van toepassing.
43
Onderhoud kapitaalgoederen
Het beleid van Promen voor ‘kapitaalgoederen’ en ‘infrastructuur’ is deze in stand te houden in een vorm die passend is bij de bedrijfsvoering en medewerkers een veilige en passende werkomgeving te bieden. Promen heeft daartoe op twee locaties gebouwen in gebruik. Het gebouw aan de Zuider IJsseldijk te Gouda en het gebouw aan de Hoofdweg te Capelle aan den IJssel. In 2023 is het meerjarenonderhoudsplan door een externe partij geactualiseerd. De cyclische uitgaven van het onderhoud aan de panden zijn tot en met 2030 in kaart gebracht.
Bedrijfsvoering Rechtmatigheid In de rechtmatigheidsverantwoording in de toelichting op het overzicht van baten en lasten is opgenomen dat het Dagelijks Bestuur een begrotingsonrechtmatigheid heeft geconstateerd. In toelichting lichten we dit nader toe. De geconstateerde onrechtmatigheid heeft betrekking op het begrotingscriterium en betreft een overschrijding op de lasten die groter is dan de verantwoordingsgrens van 1% van het begrotingstotaal. De lastenoverschrijding van € 1,080 mln. is in de jaarrekening toegelicht en wordt verklaard door met name de hoger dan geraamd inzet van PW Regulier medewerkers, de hogere kosten van inhuur advies en een lagere doorbelasting aan Prowork. Deze begrotingsonrechtmatigheid wordt volledig gedekt door hoger dan geraamde baten. Dit past binnen de verordeningen en het beleidskader van het Algemeen Bestuur en is daardoor acceptabel. Wij intensiveren de sturing op de begrotingsbudgetten en zullen, indien nodig, tijdig begrotingswijzigingen ter besluitvorming voorleggen aan het Algemeen Bestuur. Verbijzonderde interne controle Promen beschikt over een sterke verbijzonderde interne controle (VIC) functie. Op basis van een uitgebreid programma worden periodiek audits uitgevoerd op de kwaliteit van de uitgevoerde interne controles, een systematiek waarop ook door de externe accountant wordt gesteund.
De VIC-bevindingen en de bevindingen van de externe accountant worden teruggelegd in de organisatie. Daarna worden de herstelacties gemonitord en het MT en het Bestuur geïnformeerd over de voortgang. Informatievoorziening De focus bij Promen is in toenemende mate gericht op het werken aan en het inrichten van efficiëntere, snellere en kwalitatief betere processen. In de informatievoorziening worden medewerkers voorzien in passende ICT-voorzieningen op de werkplek en een technisch juiste 44
infrastructuur. Promen maakt voor de informatievoorziening gebruik van bedrijfsbrede systemen, waarvoor op de functie afgestemde toegang wordt verleend. Er is sprake van de volgende bedrijfsbrede systemen: • •
AFAS e-HRM-systeem t.b.v. personeelsinformatie en personeelsbeheer (inclusief salarisverwerking) van zowel de doelgroep (medewerkers en trajectdeelnemers) als de niet-doelgroep-medewerkers; Exact: financiële en bedrijfsadministratieve gegevens.
In 2019 is ter vervanging van het verouderde tijdschrijfpakket Weburen het aan AFAS gekoppeld planningspakket Timetell aangeschaft en geïmplementeerd. Hierdoor worden de bestaande arbeidsintensieve werkzaamheden op het gebied van de planning, werktijden en urenverantwoording sterk vereenvoudigd. In 2019 is het nieuwe e-HRM-pakket van AFAS aangeschaft en geïmplementeerd. In dit kader zijn in 2019 alle ondersteunende processen onder gebruikmaking van de principes van ‘lean management’ opnieuw ingericht. ICT Per 1-1-2018 heeft outsourcing plaatsgevonden van het serverpark en het systeembeheer. Na de outsourcing van de ICT-Infrastructuur zijn de werkzaamheden binnen de afdeling ICT zich veel meer gaan richten op onder andere het beleid en de inrichting rond de ICT. In 2021 is het nieuwe strategische Beveiligingsbeleid (IB-beleid) opgesteld. In 2022 is dit strategische beleid uitgewerkt in een operationeel IB-beleid. Dit operationele IB-beleid is in beeld gebracht middels de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is het vastgesteld normenkader dat geldt voor alle overheidsinstanties. Deze operationalisering werken we geleidelijk uit aan de hand van de 35 aandachtsgebieden van de BIO. In 2022 is gestart met de voor Promen belangrijkste 11 aandachtsgebieden. In 2023 zijn de overige 24 aandachtspunten uitgewerkt.
Daar zijn vervolgacties uit voortgekomen die inmiddels zijn opgestart. Zo is een projectplan Continuering Toekomst opgesteld voor de actualisering van de bestaande ICT-omgeving. . Archiefbeheer In 2023 is het huidige archiveringsbeleid tegen het licht gehouden. Dit is opgepakt samen met onze partner het Streekarchief Midden-Holland. Een reglement voor het digitale archief en het bewaren van digitale gegevens maken hier onderdeel van uit. M&O beleid Promen beschikt niet over een geformaliseerd M&O beleid.
45
Beleidsindicatoren (x €1.000,=)
Taakv eld
Naam indicator
Eenheid
Bron
Promen
1.
0. Bestuur en ondersteuning
Formatie
Fte per 1.000 inwoners
Eigen gegev ens
N.v .t.
2.
0. Bestuur en ondersteuning
Bezetting
Fte per 1.000 inwoners
Eigen gegev ens
N.v .t.
3.
0. Bestuur en ondersteuning
Apparaatskosten
Kosten per inwoner
Eigen begroting
N.v .t.
4.
0. Bestuur en ondersteuning
Externe inhuur
kosten inhuur externen
Eigen begroting
6,4%
5.
0. Bestuur en ondersteuning
Ov erhead
% v an totale lasten
Eigen begroting
28,2%
Kosten als % v an totale loonsom + totale
46
Verbonden partijen Promen is een gemeenschappelijke regeling van deelnemende gemeenten en daarmee een openbaar lichaam. Promen is enig aandeelhouder van Promen Holding BV, die vervolgens enig aandeelhouder is van Sterwork BV (personeels-BV van staf en leiding), ProWork BV en Protalenten BV. ProWork is de naam van de vennootschap die is opgericht om op te treden als formele werkgever van doelgroep-personeel (niet zijnde Wsw). Feitelijk werden t/m 2017 deze doelgroep-medewerkers tegen betaling van de loonkosten gedetacheerd bij de GR Promen. Met ingang van 2018 is deze BV in gebruik voor de volledig vraaggestuurde PW-dienstverlening aan de deelnemende gemeenten. De aandelen zijn voor 100% in handen van Promen Holding BV. Er bevindt zich geen vreemd vermogen in deze BV. Het eigen vermogen bedraagt € 18k. In Protalenten vinden geen activiteiten plaats.
Fiscale positie GR Promen en de onderliggende ProWork BV Promen heeft een Convenant horizontaal toezicht gesloten met de Belastingdienst. Met organisaties die participeren in horizontaal toezicht worden afspraken gemaakt over wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie en die worden vastgelegd in een convenant. Hierdoor krijgt de Belastingdienst actuele informatie over de fiscale strategie, de fiscale beheersing en de transparantie van Promen. Deze kennis stelt de Belastingdienst in staat zijn toezicht aan te passen en alleen die activiteiten uit te voeren die nodig zijn om de horizontalisering te valideren. Deze samenwerking past uitstekend bij het speerpunt van Promen ten aanzien van de continue verbetering van de primaire en de ondersteunende processen. Als gevolg van het Hoofdlijnenbesluit gemeenten 2017 is de PW-dienstverlening aan de deelnemende gemeenten per 1-1-2018 volledig ondergebracht bij de onder de GR Promen ressorterende ProWork BV. Dit is een wijziging ten opzichte van de situatie tot en met 2017 toen alle activiteiten in de GR Promen waren gesitueerd. Tot 2018 gold een vrijstelling voor de VPB. In 2019 is door Promen ook voor de nieuwe structuur per 1-1-2018 een beroep gedaan op vrijstelling van Vpb. De Belastingdienst heeft hier in 2020 een eerste reactie op afgegeven en een standpunt ingenomen.
De vrijstelling geldt onverkort voor de onder de GR Promen ressorterende BV’s. Met betrekking tot Promen zijn wij nog in gesprek met de Belastingdienst.
Openbaarheidsparagraaf De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De wet verplicht een bestuursorgaan tot actieve openbaarmaking van informatie. Op grond van artikel 3.5 van de Woo is een bestuursorgaan verplicht om jaarlijks in de begroting en de verantwoording aandacht te besteden aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo. In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen een kwalitatieve beschrijving gegeven van de activiteiten die worden uitgevoerd op de thema’s actieve en passieve openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding.
47
Actieve openbaarmaking voor de verplichte categorieën documenten (artikel 3.3.Woo) Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die vanuit Promen worden ondernomen om de wettelijk verplichte informatie actief openbaar te maken. En daarnaast een inspanningsverplichting om andere informatie (buiten de verplichte categorieën) op eigen initiatief openbaar te maken. Op dit moment worden vanuit de verplichte categorieën de volgende gegevens gepubliceerd: • •
Bereikbaarheidsgegevens van Promen op de website Stukken van ons Algemeen Bestuur: vergaderverslagen, begrotingen, ondernemingsplannen en jaarstukken via de website.
De inspanningsverplichting tot openbaarmaking voor andere documenten dan de verplichte categorieën (artikel 3.1 Woo) Ten aanzien van de inspanningsverplichting om andere informatie actief openbaar te maken moet eerst helder worden welke ambitie Promen daartoe heeft. Dat zal in afstemming met Bestuur en management worden bepaald. Verplicht platform voor actieve openbaarmaking (artikel 3.3 b Woo) De actieve openbaarmaking geschiedt op dit moment via de website van Promen. Het doel van artikel 3.3b Woo is dat alle bestuursorganen gebruik maken van het landelijk Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). In 2023 is de ontwikkeling van het Platform in zijn huidige vorm stopgezet. In plaats daarvan wordt een eenvoudiger variant opzet. Op het moment dat er een toegankelijke toepassing is, zullen we daarin participeren. Passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek; hoofdstuk 4 Woo) Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving. We houden daarmee rekening met het anonimiseren van persoonsgegevens en wettelijke uitzonderingen. De informatiehuishouding (hoofdstuk 6 Woo) Voor de verbetering van de informatiehuishouding is in 2022 in samenwerking met het Streekarchief een verbetertraject opgestart. In 2023 is het plan van aanpak uitgevoerd. Daanaast is de overgang op windows 365 in gang gezet.
Aanstelling en het in dienst hebben van een Woo contactpersoon (artikel 4.7 Woo) De Woo schrijft voor dat ieder bestuursorgaan 1 of meer contactpersonen heeft om vragen van burgers te beantwoorden over de beschikbaarheid van publieke informatie. Bij Promen is deze rol bij de afdeling Communicatie belegd.
48
Deel 2: Jaarrekening Promen 2023
49
Balans per 31 december 2023 (x € 1.000,=)
31-12-2023
31-12-2022
7.265
7.336
18
18
7.284
7.354
Grond- en Hulpstoffen
187
177
Gereed product en handelsgoederen
36
21
Totaal v oorraden
223
198
Uitzettingen m et een rente typische looptijd van één jaar op of m inder Vorderingen openbare lichamen
769
439
Activa Vaste activa Materiële vaste activa Inv esteringen met een economisch nut Financiële vaste activa Kapitaal v erstrekkingen aan deelneminge Totaal v aste activ a Vlottende activa Voorraden
Uitzettingen in ’s Rijks schatkist
7
-
Ov erige v orderingen
2.026
2.101
Subtotaal
2.802
2.540
16
131
Vooruitbetaalde bedragen
74
58
Nog te ontv angen bedragen
614
1.038
Subtotaal
688
1.096
Totaal v lottende activ a
3.728
3.964
Totaal activ a
11.010
11.318
Liquide middelen Overlopende activa
50
Balans per 31 december 2023 (x € 1.000,=)
31-12-2023
31-12-2022
957
1.807
31
42
Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserv e Bestem m ingsreserves Huisv estingsreserv e Reserv e resultaat 2015
71
98
Reserv e luchtbehandelingssystemen
1.286
1.318
Totaal bestemmingsreserv es
1.389
1.459
Gerealiseerd resultaat
76
-
Totaal eigen v ermogen
2.422
3.269
Voorziening v erlofsparen
530
493
Subtotaal
530
493
Voorziening groot onderhoud
169
119
Totaal v oorzieningen
699
612
Voorzieningen Voorzieningen voor verplichtingen,
Voorzieningen ter egalisering van kosten
51
(x € 1.000,=)
Langlopende schulden met een rente typische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen v an
31-12-2023
31-12-2022
3.480
3.724
binnenlandse banken en ov erige Vlottende passiva Netto vlottende schulden m et een rentetypische looptijd van één jaar of korter Negatiev e banksaldi
1.471
1.553
Ov erige schulden
2.825
2.039
Subtotaal
4.296
3.592
70
76
42
45
112
121
Totaal v lottende passiv a
4.408
3.713
Aldus opgemaakt:
Aldus vastgesteld:
Totaal passiva
11.010
11.318
Datum:
Datum:
F. Rossel Algemeen directeur
JW. Schuurman Voorzitter
Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die Ov erige v ooruit ontv angen bedragen die ten bate v an v olgende Subtotaal
F. Rossel Ambtelijk secretaris
52
Overzicht van baten en lasten (x €1.000,=)
Realisatie
Begroting
Raming
Realisatie
begrotings-
2023 na
pri.begr.jr.
begrotings-
jaar 2023
wijziging
2023
jaar 2022
Baten Bijdragen W sw arbeidsplaatsen
23.937
23.820
24.853
24.316
Omzet door W sw personeel
10.292
9.508
8.908
10.030
Ov erige opbrengsten W sw
191
166
214
145
34.420
33.494
33.975
34.491
Kosten W sw personeel
23.016
23.008
24.131
23.935
Kosten Begeleid W erken
1.021
1.020
1.031
1.023
Totaal baten Lasten
955
921
-
860
Totaal lasten
Huisv estingslasten
24.993
24.949
25.161
25.818
Saldo baten en lasten
9.427
8.545
8.813
8.673
Kosten niet-doelgroep personeel
8.328
7.312
5.981
6.758
Ov erige bedrijfskosten
2.069
2.130
2.803
2.330
Bijzondere baten
- 269
-
-
-
Overhead
Bijzondere lasten Totaal ov erhead Subtotaal
31
- 20
50
- 33
10.159
9.423
8.833
9.055
- 732
- 878
- 19
- 382
- 110
- 110
- 117
- 116
Algemene dekkingsmiddelen Financiële baten en lasten
920
988
138
38
Saldo reserv es
Onttrekkingen aan reserv es
920
988
138
38
Totaal baten en lasten
78
-
-
- 461
53
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Tevens geldt het Normenkader rechtmatigheid, zoals 15 februari 2024 door het Algemeen Bestuur, met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2023, vastgesteld. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Dividendopbrengsten van deelnemingen worden als bate genomen op het moment waarop het dividend betaalbaar gesteld wordt. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q.
schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden.
Tevens geldt het Normenkader rechtmatigheid, zoals 15 februari 2024 door het Algemeen Bestuur, met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2023, vastgesteld. De verantwoordingsgrens is door het Algemeen Bestuur bepaald op 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.
54
Balans Vaste activa Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijging- c.q. vervaardigingprijs verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. De kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in 5 jaar afgeschreven. De afschrijving van de geactiveerde kosten van onderzoek en ontwikkeling vangt aan bij ingebruikneming van het gerelateerde materiële vaste actief. Afsluitkosten van opgenomen geldleningen worden afgeschreven in de looptijd van de betrokken geldlening. Materiële vaste activa met economisch nut Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Gronden en terreinen Gebouwen Installaties Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Inventarissen Automatisering
n.v.t. 40 jaar 15 jaar 7 jaar2 10 jaar 10 jaar 5 jaar
Voor de investeringen in het pand aan de Hoofdweg te Capelle aan den IJssel wordt uitgegaan van een maximum afschrijvingstermijn van 15 jaar conform de huidige contractuele maximum huur termijn. De verbouwing van het pand aan de Zuider IJsseldijk Gouda met betrekking tot Groen en Schoon wordt afgeschreven in 10 jaar. Investeringen die dateren van vóór de ingangsdatum van de financiële verordening Promen