RIB24.108 Bijlage 3 Jaarstukken 2023
Tekst van het document
Jaarstukken 2023
23
Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandsvermogen
Waarderingscijfer A B C D E F
€ 481.000 € 420.000
Weerstandsratio’s klassen Ratio >2.0 1.4-2.0 1.0-1.4 0.8-1.0 0.6-0.8 <0.6
Ratio 1,15
Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Ratio’s jaarrekening
Financiele kengetallen Realisatie 2022
Prognose 2023
Realisatie 2023
Netto schuldquote
-16,88%
-16,78%
-19,53%
Solvabiliteitsratio
48,38%
21,50%
21,93%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
7,99%
2,56%
5,69%
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. BghU heeft geen netto schuldpositie en een positief eigen vermogen per ultimo 2023 dus de netto schuldquote is negatief. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin BghU in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. De solvabiliteitsratio wordt berekend door het eigen vermogen (reserves) af te zetten tegen het balanstotaal per 31 december 2023. Door het positieve eigen vermogen, bedraagt de solvabiliteit 21,93%. De structurele exploitatieruimteratio kan worden benut om te beoordelen welke structurele ruimte BghU heeft om de eigen lasten te dragen. De structurele exploitatieruimteratio is positief wat impliceert dat het structurele deel van de begroting voldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Het positieve resultaat van de structurele exploitatieruimte wordt veroorzaakt door het positieve rekeningresultaat 2023.
1.2.3. Kapitaalgoederen BghU heeft per 2023 geen kapitaalgoederen.
Jaarstukken 2023
24
1.2.4. Financiering BghU valt onder de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op de financiering van BghU. Hierna volgt de informatie die de regelgeving in verband met financiering voorschrijft. Schatkistbankieren Het naleven van de BBV betekent onder andere dat een organisatie bij het aantrekken van vreemd (kort en lang) vermogen gebonden is aan de financieringsvoorschriften zoals die zijn vastgesteld in de ”Wet Financiering decentrale overheden”. BghU is dan ook verplicht om gebruik te maken van het schatkistbankieren. Schatkistbankieren houdt in dat instellingen hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën. Door gebruik te maken van schatkistbankieren verlaat publiek geld de schatkist pas op het moment dat de middelen benodigd zijn voor de uitvoering van een publieke taak. Men hanteert hierbij wel drempelbedrag. Het drempelbedrag is een gemiddelde per kwartaal. Het drempelbedrag is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat een organisatie gemiddeld buiten de schatkist mag houden. De drempel is gelijk aan 2% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een onder drempel van € 1 miljoen. BghU confirmeert zich daarom aan de onder drempel van € 1 miljoen.
Door de ING-bank wordt de bankrekening van BghU dagelijks gecorrigeerd. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Gemeenschappelijke regelingen mogen 8,2% van het begrotingstotaal financieren met kort geld. BghU heeft per 31 december 2023 geen gebruik gemaakt van de juridische mogelijkheid om een “kortgeldconstructie” af te sluiten. Vanaf 1 januari 2022 is een rekening courant krediet van € 3.000.000 beschikbaar om fluctuaties in de kasstroom van de bedrijfsvoeringsrekening op te vangen. Dat betekent ook dat BghU voldoet aan de regelgeving rondom de kasgeldlimiet en de renterisiconorm op vaste schulden. Vaste schulden kent BghU niet. Bedragen x € 1.000 Berekening kasgeldlimiet
2021
2022
2023
2024
2025
2021
2022
2023
2024
2025
Begrotingstotaal
18.032
18.531
17.178
17.715
17.906
Kasgeldlimiet (8,2%)
1.479
1.520
1.409
1.453
1.468
2023 Q1
2023 Q2
2023 Q3
2023 Q4
1.409
1.409
1.409
1.409
-10.358
-24.204
-16.508
-5.997
11.767
25.612
17.917
7.406
Kasgeldlimiet 2023 Kasgeldlimiet Gemiddelde ultimo kwartaal
netto
vlottende
Onderschrijding kasgeldlimiet/ruimte onder
schuld
Liquiditeitspositie Wij zijn met de deelnemende partijen overeengekomen dat iedere deelnemer bij aanvang van ieder kwartaal vijfentwintig procent van de jaarlijkse bijdrage aan ons voldoet. Tot op heden zijn daardoor geen financieringsproblemen voorgekomen. In de afgeronde aanbesteding voor de bankzaken is een kredietlimiet van € 3.000.000 opgenomen om eventuele tijdelijke liquiditeitstekorten te kunnen opvangen. Hierdoor kunnen cruciale bedrijfsvoeringsfuncties (betalen salarissen en leveranciers) te allen tijde doorgaan.
Jaarstukken 2023
25
Renterisiconorm De Wet fido definieert vaste schuld als opgenomen geldleningen waarbij de rente voor één jaar of langer vast staat. Met de renterisiconorm biedt de Wet fido een richtsnoer om renteaanpassingen van financieringen en beleggingen goed in de tijd te spreiden. Op grond van deze norm mag het totaal aan renteherzieningen en aflossingen per jaar niet meer zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Uit onderstaande tabel blijkt dat wij daar ruimschoots aan voldoen . Renterisiconorm 2023
Bedragen x € 1.000
1) Berekening renterisiconorm:
2023
2024
2025
2026
€ 17.178,0
€ 17.014,0
€ 17.829,0
€ 18.160,0
20.0%
20.0%
20.0%
20.0%
€ 3.435,6
€ 3.402,8
€ 3.565,8
€ 3.632,0
Totaal geherfinancierde langlopende leningen
€ 0,0
€ 0,0
€ 0,0
€ 0,0
Totaal renteherzieningen op langlopende leningen
€ 0,0
€ 0,0
€ 0,0
€ 0,0
Totaal renterisico
€ 0,0
€ 0,0
€ 0,0
€ 0,0
€ 3.435,6
€ 3.402,8
€ 3.565,8
€ 3.632,0
€ 0,0
€ 0,0
€ 0,0
€ 0,0
-
-
-
-
€ 3.435,6
€ 3.402,8
€ 3.565,8
€ 3.632,0
Begrotingstotaal aan lasten Percentage cf. Wet fido (Ufdo) RRN 2022
2) Bepaling renterisico:
3) Spiegeling renterisico aan RRN: Renterisiconorm Werkelijk renterisico
Overschrijding OF Ruimte onder
Jaarstukken 2023
26
1.2.5. Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering benoemt BghU de belangrijkste ontwikkelingen in het kader van haar bedrijfsvoering. De ontwikkelingen die BghU hier weergeeft, vloeien grotendeels voort uit eerder gemelde voornemens uit de Kadernota 2023-2026.
Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2023 verantwoordt de directie door middel van de rechtmatigheidsverantwoording over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties van de jaarrekening. Dit betekent dat via een verbijzonderde interne controle is vastgesteld of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd: • Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 6 december 2023 door het bestuur is vastgesteld; • Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die het bestuur stelt in de begroting en begrotingswijzigingen; • Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen. Als norm voor het rechtmatig handelen is in de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie BghU 2023 besloten een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves). Op basis van de jaarrekening 2023 betekent dit een verantwoordingsgrens van €582.118. Uit de intern uitgevoerde controles blijkt dat gecumuleerd deze grens overschreden wordt. Dit wordt met name veroorzaakt door de begrotingsrechtmatigheid.
Daarnaast is in de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie BghU 2023 een rapporteringsgrens van € 50.000 vastgelegd waarboven eventuele bevindingen in de paragraaf bedrijfsvoering worden gerapporteerd. Hiervan is wel sprake. Deze bevindingen hebben wij hieronder opgenomen: Voorwaardencriterium Ten aanzien van het voorwaardencriterium is vastgesteld dat in twee gevallen de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet zijn nageleefd. Dit betreft beide contracten die ook reeds in 2022 als onrechtmatig zijn bestempeld. De omvang van de onrechtmatige bestedingen in 2023 betreft € 73.936. Dit bedrag is relatief beperkt doordat voor één van beide contracten voorgaand jaar reeds €700.000 aan lasten voor 2023 als onrechtmatig is meegewogen. Dat betekent dat voor 2023 alleen de uitgaven boven deze €700.000 als onrechtmatig zijn bestempeld. De directie neemt de volgende actie om dergelijke onrechtmatigheden in toekomstige jaren te voorkomen: Het implementeren van een contractmanagementsysteem. Daarnaast worden alle contracten voorzien van een contracteigenaar en contractbeheerders. Op de deze wijze kunnen de contracten goed gemonitord en bewaakt worden. Begrotingscriterium Er is sprake van een begrotingsoverschrijding van €308.914. Deze overschrijding wordt volledig gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten en kan daarom als acceptabel worden beschouwd.
Voor een toelichting op de afwijkingen tussen de laatst vastgestelde begroting en jaarrekening verwijzen wij u naar de paragraaf “Toelichting op de staat van baten en lasten”. Bij het opmaken van de jaarrekening is geconstateerd dat de BGHU voor € 588.000 aan rentebaten ontvangen heeft. Deze rentebaten waren niet begroot en zijn ook niet middels een begrotingswijziging gedurende het jaar gemeld aan het bestuur. Om dit in de toekomst te voorkomen worden de afspraken over de treasury baten met de gemeente Utrecht geëvalueerd. Daarnaast stellen we voor om het melden van begrotingsafwijkingen bij de jaarrekening ook als tijdig aan te merken door het bestuur. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Er is geen sprake van bevindingen op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik. Overige onrechtmatigheid (niet financieel) Naast de drie hierboven genoemde criteria is het op grond van de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de
Jaarstukken 2023
27
commissie BBV verplicht om in de paragraaf bedrijfsvoering tevens te rapporteren over eventuele niet financiële onrechtmatigheden. In dat kader merken wij op dat in 2023 in kwartaal 1 en kwartaal 2 de drempelwaarde van het schatkistbankieren gemiddeld per dag is overschreden met respectievelijk € 158.660 en € 160.018. Dit houdt in dat in deze twee kwartalen meer geld op onze eigen bankrekeningen stond dan feitelijk toegestaan: het saldo boven de €1 mln dient dagelijks afgeroomd te worden naar onze rekening schatkistbankieren bij de rijksoverheid. Dit is in deze twee kwartalen in onvoldoende mate gebeurd door het te vroeg afsluiten van de oude BNG-rekening waardoor er geen machtigingen meer waren de afromingen te effectueren. Omdat geen sprake is van sanctionering kwalificeert deze overschrijding als een niet financiële onrechtmatigheid.
ICT-ontwikkeling 2023 Stond in het teken van het optimaliseren van de werkprocessen in de nieuwe kernapplicaties. Parallel werkt BghU in 2023, zoals omschreven in de Kadernota 2023-2026, aan de overgang voor kantoorautomatisering en hosting. De aanbesteding van de hosting en kantoorautomatisering, waarbij de nadruk lag op veilige Cloud-computing en Cloud-storage en optimalisatie van contract-/SLA-management tussen BghU en PaaS/IaaS-leveranciers hiervan heeft plaatsgevonden. De implementatie van een nieuwe infrastructuur heeft impact op de gehele organisatie en vereist een gedegen voorbereiding. Dit zal plaatsvinden in het eerste halfjaar van 2024. De organisatie zal daarna werken op een nieuw platform voor hosting, ontsluiting en kantoorautomatisering. Fysieke netwerkvoorzieningen (WAN/LAN/WLAN) blijven belegd bij de eigenaar van het kantoorpand, waarin BghU is gevestigd (gebouwgebondendienstverlening). We hanteren het principe ‘Cloud, tenzij’. Ook na implementatie van de nieuwe IT-infrastructuur zal, in samenwerking met leveranciers en dienstverleners, blijvend worden gestreefd naar een volledige Cloud-oplossing, daar waar dit ten tijde van implementatie nog niet mogelijk was. Daarnaast is de telefonie (KCC) aanbesteed, de implementatie hiervan vindt ook plaats in de eerste helft van 2024.
Eind 2023 is BghU gestart met het implementatietraject voor de nieuwe BI-infrastructuur t.b.v. de dataanalyse en managementinformatie. De verwachting is dat de implementatie van de BU-infrastructuur in de eerste helft van 2024 gereed is. De periode 2024-2025 zal vervolgens worden gebruikt voor doorontwikkeling en de BI-infrastructuur te vormen tot een organisatiebreed data-platform. Een opleidingsen begeleidingstraject voor de medewerkers van Informatievoorziening die hierbij betrokken zijn, is integraal onderdeel van deze doorontwikkeling. De verwachting is dat het platform in de loop van 2025 zijn fundament heeft gekregen. Op dit fundament zal verder gebouwd worden om aan de steeds veranderende informatiebehoefte blijvend te kunnen voldoen. De aanbesteding beeldmateriaal “Luchtfoto's en Panoramabeelden” is voor de komende 4 jaar weer gecontracteerd en vastgelegd. Deze aanbesteding Beeldmateriaal is anders georganiseerd dan andere, omdat deze aanbesteding is gedaan in een samenwerking met meerdere organisaties. De aanbesteding is door BghU uitgevoerd in samenwerking met de gemeenten Utrecht, Bunnik, De Bilt, Houten, Lopik, Nieuwegein, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Zeist. Deze organisaties zijn met deze aanbesteding nu voor de 3e keer een samenwerking aangegaan.
Wat ooit begon als samenwerking tussen gemeente Utrecht en BghU, is inmiddels uitgegroeid naar 10 organisaties. Het nieuwe fotomateriaal voor 2024 wordt ingewonnen tussen februari en april en zal uiterlijk halverwege 2024 beschikbaar zijn voor de deelnemende organisaties.
Overige ontwikkelingen Per 1 juli 2023 is de nieuwe overeenkomst ingegaan voor druk-, print- en scanwerk inclusief postverzending naar aanleiding van de Europese aanbesteding. Het implementatietraject is in de zomer van 2023 afgerond; BghU heeft deelgenomen aan het landelijke aanbestedingstraject GT Mobiele Communicatie 3 van de VNG voor mobiele spraak- en data-abonnementen. Door middel van een mini-competitie is in oktober 2023 met één van de geselecteerde leveranciers een nadere overeenkomst afgesloten. Verdere implementatie zal naar verwachting in het eerste kwartaal 2024 zijn afgerond; Eind 2022 is via een enkelvoudig onderhandse procedure een nieuwe betaalzuil aangeschaft ter vervanging van de huidige. Deze betaalzuil is in juni 2023 in gebruik genomen, gelijktijdig met de nieuwe betaalapplicatie voor de klantbalie;
Jaarstukken 2023
28
In mei 2023 is gestart met de inkoopprocedure ter vervanging van de multifunctionals voor intern printen en scannen. Deze enkelvoudig onderhandse procedure is in juli 2023 afgerond en de multifunctionals zijn in september 2023 in gebruik genomen.
Jaarstukken 2023
29
Personeel Ondersteunend proces: HRM De ondersteuning op het gebied van HRM wordt verzorgd door de gemeente Utrecht. De gehele personeelsen salarisadministratie wordt uitgevoerd door de gemeente Utrecht. BghU heeft daarnaast een fulltime HRMadviseur beschikbaar die vanuit de gemeente Utrecht bij BghU gedetacheerd is. Onderstaand enkele feiten op het gebied van HRM. Een aantal kengetallen wordt vergeleken met de getallen uit de meest recente landelijke personeelsmonitor decentrale overheid (2022). Dit om de kengetallen te vergelijken met vergelijkbare organisaties en deze daarmee in de context te kunnen plaatsen. De monitor wordt een keer per twee jaar door de verschillende A&O-fondsen uitgebracht. Formatie en bezetting BghU heeft op peildatum 31 december 2023 een personeelsbestand van circa 114 FTE (123 medewerkers). Op basis van de loonsom is ongeveer ruimte voor 131,7 FTE wanneer het volledige budget gebruikt wordt voor medewerkers in dienst van BghU. De vrije vacatureruimte wordt op dit moment ingezet als budget voor de flexibele schil. In 2023 zijn 21 nieuwe medewerkers in dienst gekomen. Dit betekent een instroompercentage van 17,07%. Dit ligt hoger dan bij de gemeenten (15,9% in 2022) en waterschappen (11,7% in 2022). In 2023 zijn 16 medewerkers uitdienst getreden. Dit betekent een uitstroompercentage van 13%.
Dit ligt hoger dan bij de gemeenten (8,2% in 2022) en waterschappen (9,2% in 2022). Verwachting is dat het uitstroompercentage de komende jaren gelijk zal blijven, dan wel iets zal stijgen in verband met de vergrijzing van het personeelsbestand. Wegens de aanhoudende groei van WOZ-bezwaren (en -beroepen) en de kosten en risico’s die hiermee gemoeid zijn, is de coördinatie voor dit specifieke onderdeel in de lijn geformaliseerd. Hiervoor is aanwezige formatieruimte benut vanuit de overhead naar het primaire proces. Betreffende vacature is in 2023 ingevuld. Samenstelling personeel De verdeling tussen man/vrouw was op peildatum 31 december 2023 52%/48%. Binnen de gemeenten ligt deze verdeling op 48%/52% in 2022 en binnen de waterschappen op 71%/29% in 2022. Hiermee is de verdeling binnen BghU vergelijkbaar met die van gemeenten. Bij de waterschappen is het aandeel mannen met 71 procent het grootst. Op peildatum 31 december 2023 was de gemiddelde leeftijd 49 jaar. Dit ligt hoger dan de gemiddelde leeftijd binnen gemeenten (47,2 jaar in 2022) en waterschappen (47,7 jaar). Onderstaande tabel geeft inzicht in de leeftijdsopbouw (percentage van aantal personen): BghU 2023
Gemeenten 2022
Waterschappen 2022
Jonger dan 25 jaar
2%
2%
2%
25-34 jaar
12%
16%
14%
35-44 jaar
13%
22%
21%
45-54 jaar
34%
28%
29%
55-59 jaar
19%
16%
17%
60 jaar en ouder
20%
17%
17%
De naar verhouding sterke mate van vergrijzing van het personeelsbestand betekent, net als bij de gemeenten en waterschappen, voor de komende jaren extra uitstroom van personeel. Daarmee verdwijnt ook veel kennis en expertise. Het aantrekken van nieuw personeel, een adequate overdracht van kennis en expertise door op korte termijn vertrekkende medewerkers aan instromende medewerkers zijn dan ook belangrijke aandachtspunten voor de komende jaren. Om meer verjonging aan te brengen zullen wij daarnaast proberen komende jaren meer jongeren (onder de 30 jaar) aan te trekken en het aantal stagiair(e)s uit te breiden. Deze verjonging heeft zich in 2023 al ingezet: de leeftijdscategorie 25-34 jaar is gestegen van 4% in 2022 naar 12% in 2023.
Jaarstukken 2023
30
Ziekteverzuim Het ziekteverzuim bedraagt in 2023 7,45%. Het ziekteverzuim is daarmee gedaald ten opzichte van het jaar 2022 (8,56%) en ligt hoger dan het gemiddelde ziekteverzuim binnen gemeenten (6,7% in 2022) en waterschappen (5,5% in 2022). Daarmee ligt het ziekteverzuimpercentage bij BghU en gemeenten nog steeds hoger dan het ziekteverzuimpercentage van heel Nederland (5,6% in 2022). Onderstaande tabel geeft inzicht in het ziekteverzuimpercentage over de afgelopen vijf jaar. Ziekteverzuim%
2019
2020
2021
2022
2023
BghU
6,23%
8,17%
8,47%
8,56%
7,45%
Tot en met 2022 laat het ziekteverzuim een stijgende lijn zien. Dit werd met name veroorzaakt doordat het gemiddeld aantal langdurig zieke medewerkers met niet-werkgerelateerde klachten jaarlijks steeg. T.o.v. 2022 is het ziekteverzuimpercentage in 2023 met ongeveer 1% gedaald. Dit komt met name doordat een aantal langdurig zieke medewerkers in de loop van 2023 uitdienst zijn gegaan (i.v.m. toekenning volledige WIA-uitkering). Met alle huidige zieke medewerkers zijn afspraken over re-integratie gemaakt. BghU heeft er, ook in 2023, alles aan gedaan om het verzuim, daar waar beïnvloedbaar, te beperken. Leidinggevenden hebben regelmatig contact met zieke medewerkers en ondernemen de vereiste acties in het kader van Wet Verbetering Poortwachter. Hierbij worden zij geadviseerd en ondersteund door de HRM-adviseur. Medewerkers hebben periodiek ook een consult bij de bedrijfsarts en of de praktijkondersteuner bedrijfsarts. Daar waar nodig worden ook op advies van de arbodienst Zorg van de Zaak interventies ingezet, waaronder psychologische begeleiding, bedrijfsmaatschappelijk werk, arbeidsdeskundige onderzoeken en spoor 2 re-integratietrajecten (trajecten gericht op passende arbeid buiten BghU). Het ziekteverzuim en preventie heeft permanent aandacht van directie en management.
Traject talent-, team- en leiderschapsontwikkeling We willen er de komende jaren voor zorgen dat BghU een organisatie is (en blijft) met een prettig werkklimaat waar mensen met plezier kunnen (samen)werken en zich met positieve energie dagelijks inzetten om de doelen van hun team en van de organisatie te bereiken. Dit bereiken we mede door medewerkers zoveel mogelijk te laten doen waar zij goed in zijn en door effectiever gebruik te maken van de talenten van medewerkers. Verwachting is ook dat een positieve, talentgerichte organisatie de actieve betrokkenheid, productiviteit en binding van medewerkers vergroot, verzuim verlaagt en de kwaliteit van de dienstverlening verhoogt. Om deze reden is een organisatiebreed traject ingezet dat gericht is op talent, team- en leiderschapsontwikkeling met ieders talenten/sterke punten als basis. Het Managementteam heeft het traject in juli 2023 afgerond en vanaf september 2023 is het traject voor alle medewerkers gestart. Dit traject loopt door in 2024. Risico-inventarisatie- en evaluatie In 2023 is een nieuwe Risico-inventarisatie- en evaluatie uitgevoerd. Doel hiervan is het in kaart brengen van gevaren en risico’s over de veiligheid, gezondheid en welbevinden van medewerkers als gevolg van het werk en/of de werkomgeving.
In samenspraak met de Ondernemingsraad wordt een plan van aanpak opgesteld, waarin maatregelen en acties worden geformuleerd om de risico’s en gevaren te elimineren of te beheersen. Ook wordt bekeken op welke punten het arbeidsomstandighedenbeleid verbeterd kan worden en op welke wijze. Verwachting is dat dit plan op korte termijn vastgesteld wordt en uitgevoerd kan worden. Uiteindelijke doel is een bieden van een veilige en gezonde werkomgeving waar met plezier gewerkt wordt. Thuiswerkbeleid Medewerkers worden sinds het begin van corona gefaciliteerd bij het inrichten van een arbowaardige thuiswerkplek. Dit is in 2023 voortgezet. Het gedeeltelijk thuiswerken heeft een structureel karakter gekregen (2 dagen kantoor/de rest thuis). Meldingen vertrouwenspersoon Eind 2022 is de rol en invulling van de vertrouwenspersoon opnieuw bekeken. In samenspraak met de Ondernemingsraad is besloten om deze rol niet alleen intern te beleggen, maar ook extern. BghU streeft hiermee meer laagdrempeligheid na. Ook is besloten om de rol te richten op zowel ongewenst gedrag als op integriteit. Met ingang van 1 januari 2023 is een nieuwe interne en een externe vertrouwenspersoon
Jaarstukken 2023
31
benoemd. In 2023 zijn geen meldingen gedaan bij de interne vertrouwenspersoon of externe vertrouwenspersoon. Wet bescherming klokkenluiders In het personeelshandboek is een regeling opgenomen over het melden van vermoedens van misstanden. Medewerkers kunnen bij een vermoeden van een misstand advies inwinnen dan wel er rechtstreeks melding doen bij het Huis voor Klokkenluiders. Op de externe onderzoeksprocedure is de Wet bescherming klokkenluiders van toepassing. Zij hebben BghU in 2023 niet benaderd voor een onderzoek. Ook zijn er geen misstanden bij de directeur en managers gemeld. Hieruit kunnen we concluderen dat er geen misverstanden hebben plaatsgevonden dan wel niet gemeld en/of onderzocht zijn. Informatiebeveiliging en zekerheid BghU dient informatiebeveiliging te borgen conform de baseline informatiebeveiliging overheid (afgekort; BIO). De BIO is het verplichte normenkader voor informatieveiligheid. In 2023 is een BIO-onderzoek uitgevoerd door een externe partij om meer inzicht te krijgen over de status van de BIO-implementatie. De BIO voorziet erin dat iedereen werkt conform dezelfde ambities en veiligheidsstandaarden, en ook in 2023 willen we de borging hiervan aanscherpen.
Vanuit het onderzoek zijn 10 speerpunten naar voren gekomen, waar BghU zich de komende jaren aan committeert met als ambitie te groeien naar het benodigde IBvolwassenheidsniveau in relatie tot de dienstverlening van BghU. We zijn bezig met het implementeren van deze maatregelen en het vergroten van de interne bewustwording om zodoende het risico op incidenten voor informatiebeveiliging- en privacy te verkleinen. Indien nodig zal de hulp van de IBD en de deelnemers onderling gecoördineerd ingezet worden. Verschillende soorten incidenten, met grote of kleine impact, kunnen onvoorziene kosten met zich meebrengen. Daarvoor is een bedrag gereserveerd in het weerstandsvermogen in de begroting 2023.
Financiën Met ingang van het verslagjaar 2023 zijn colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf verplicht een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Hiervoor is een aantal verordeningen en controle protocollen aangepast en opnieuw vastgesteld. Met behulp van externe expertise is de rechtmatigheidscontrole uitgevoerd. De eerste stappen voor de interne controlemaatregelen zijn gezet maar door verloop in de controlefuncties nog niet volledig geïmplementeerd. In 2024 wordt dit verder opgepakt.
Verslag van de CISO en Functionaris gegevensbescherming Beleid en Organisatie De overheid, en ook BghU, heeft zich verplicht de BIO te implementeren. Zie hiervoor de hierboven geschreven toelichting over informatiebeveiliging en zekerheid. Verder, het vernieuwen van een aantal documenten zoals het IB- en wachtwoordbeleid dient te worden ingelopen. Verder wordt op werking van maatregelen een aantal zaken beter geborgd, met name periodieke controles, monitoring van het IT-netwerk met behulp van MDR/logging, het beheer van cryptografie en monitoring op leveranciersrelaties. Verder het tijdig betrekken van de Functionaris voor Gegevensbescherming en CISO in aanbestedingstrajecten en -projecten. De organisatie is zich ervan bewust dat, ondanks alle inspanningen, 100% garantie op informatieveilig niet geboden kan worden. Bij informatieveilig blijft het menselijk handelen vaak de zwakke schakel. BghU heeft dan ook als doelstelling zowel de technische als de organisatorische (menselijke) aspecten naar een acceptabel veilig niveau te brengen en te houden. Vanuit het BIO-onderzoek zijn er nieuwe maatregelen naar voren gekomen, die intern worden belegd en vastgesteld. De bijsturingsmaatregelen worden na implementatie verwerkt in het ISMS (Information Security Management System) voor continue monitoring.
Beschikbaarheid en Incidenten De beschikbaarheid is over het algemeen goed geregeld, maar er is verbetering mogelijk rondom business continuïty management (BCM), specifiek op het periodiek trainen en testen van fall back procedures. Net
Jaarstukken 2023
32
als voorgaande jaren wordt bewustzijn gestimuleerd voor informatiebeveiliging en privacy door informatie over informatieveilig te publiceren op het intranet en inzet van Nano-learnings. Informatiesystemen Voor dit onderdeel is het beeld gemengd: er is verbetering mogelijk op het gebied van herstel van data en applicaties na incidenten en op het loggen van incidenten. Ook mag er meer controle op de naleving van afspraken met leveranciersrelaties door monitoring van de SLA en vooraf testen van (nieuwe) applicaties. Op het melden en registreren van beveiligings- en privacy-incidenten scoort BghU voldoende. (Persoons)gegevensbescherming Het borgen van het classificeren van data en informatie en vastlegging daarvan in procedures, dient te worden verbeterd. Het beschermen van informatie en persoonsgegevens is goed geregeld. Er zijn procedures voor autorisatiemanagement en 2FA (Two Factor Authentication) wordt daar waar mogelijk geïmplementeerd binnen de organisatie om toegang tot data afdoende te beschermen. 2023 Onderwerp
Aantal
Bijzonderheden
Verwerkersovereenkomsten per jaar
3
Geen
Datalekken per jaar
15
Waarvan 2x melding bij AP
Verzoeken om inzage persoonsgegevens
0
Geen
Aantal keren systemen niet beschikbaar per jaar
0
Systeemuitval BghU breed
Deelnemers Nano Learning in 2023
220
Audits
Voldaan
Digid Audit 2022-2023
Ja
Alle onderdelen voldoen
Ensia
nvt
Vervallen in 2023
Jaarstukken 2023
33
1.2.6. Verbonden Partijen Een verbonden partij is een privaat- dan wel publiekrechtelijke organisatie waarin BghU zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft. BghU kent als zelfstandige organisatie geen verbonden partijen. BghU voert haar taken uit voor de volgende deelnemende gemeenten en voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. BghU is voor deze deelnemers een verbonden partij door het bestuurlijke en financiële belang.
Gemeente Bunnik
Gemeente De Bilt
Gemeente Houten
Gemeente Lopik
Gemeente Nieuwegein
Gemeente Stichtse Vecht
Gemeente Utrecht
Gemeente Utrechtse Heuvelrug
Gemeente Zeist
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden
Jaarstukken 2023
34
1.2.7. Grondbeleid Grondbeleid is een middel om ruimtelijke doelstellingen op het gebied van de volkshuisvesting, lokale economie, natuur en groen, infrastructuur en maatschappelijke voorzieningen te verwezenlijken. BghU heeft geen invloed op het grondbeleid van haar deelnemers. Om deze reden is de paragraaf Grondbeleid niet van toepassing.
Jaarstukken 2023
35
1.2.8. Wet Open Overheid De Wet open overheid (Woo) is in werking getreden met ingang van 1 mei 2022. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. Met dit doel kan het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter worden gediend. De Woo bevat de verplichting voor bestuursorganen om bepaalde categorieën informatie uit eigen beweging openbaar te maken. Bestuursorganen hebben vanaf het moment van inwerkingtreding van de wet een algemene inspanningsverplichting om publieke informatie actief openbaar te maken. Hiervoor dient de informatiehuishouding op orde te zijn. In 2022 is de (interne) Wob-procedure aangepast en vervangen door de (interne) Woo-procedure, zodat besluitvorming op grond van de Woo adequaat en tijdig kan plaatsvindt. Er is een Woo-contactpersoon aangewezen. BghU streeft de volgende doelstellingen voor de Woo na: • Transparantie van BghU verder te optimaliseren door publicatie via de website van BghU. • De website van BghU digitaal toegankelijk maken voor het indienen van Woo-verzoeken. In 2023 zijn diverse WOO-verzoeken ingediend door: • NCNP-bedrijven (uit de WOZ-sector); • Personen die oneigenlijk gebruik maken van het instrument Woo-verzoek, bijvoorbeeld:
https://www.binnenlandsbestuur.nl/juridisch/wooende-gemeenteambtenaar-terechtontslagen-bij-gemeente-haarlemmermeer • •
Door burgers (met name in De Bilt en Utrecht, uit ontevredenheid over de WOZ-waarde van hun woning en de uitvoering van de wet WOZ door BghU); Door een landelijke organisatie die zich inzet voor minima en kwijtschelding van de WOZ-waarde.
In oktober 2016 is artikel 15 van de Wob zodanig gewijzigd dat paragraaf 4.1.3.2 van de Algemene wet bestuursrecht (de bepaling over de dwangsom) niet langer van toepassing is op besluiten op grond van de Wob en op beslissingen op bezwaar tegen besluiten op grond van de Wob. Dit heeft ertoe geleid dat het aantal Wob-verzoeken bij BghU wordt ingediend, sinds 2017 drastisch gedaald is naar nagenoeg nihil. De bepaling over de dwangsom niet tijdig beslissen is ook niet in de Woo overgenomen, wat een verklaring kan zijn voor het lage aantal Woo-verzoeken ten opzichte van de periode vóór 2016.
Jaarstukken 2023
36
2. Jaarrekening Na afloop van ieder boekjaar stelt BghU een jaarrekening op. In de jaarrekening zetten we (conform BBVartikel 24 lid 3) de financiële resultaten op een rij. De vastgestelde begroting vergelijken we met de in het boekjaar gerealiseerde resultaten en gedurende het jaar vastgestelde begrotingswijzingen. Deze jaarrekening bevat de realisatiecijfers die betrekking hebben op het boekjaar 2023. Het boekjaar en kalenderjaar lopen parallel aan elkaar. De jaarrekening BghU kent de volgende opbouw: • • • • • • •
In onderdeel 2.1 staat de Staat van Baten en Lasten. In onderdeel 2.2 staat de Balans 2023. In onderdeel 2.3 zet BghU de gehanteerde waarderingsgrondslagen uiteen. In onderdeel 2.4 volgt een toelichting op de staat van baten en lasten. In onderdeel 2.5 licht BghU de balans toe. In onderdeel 2.6 Wet Normering Topinkomens In onderdeel 2.7 staat het Taakveldenoverzicht
2.1 Staat van Baten en Lasten 2023 De tabel hieronder bevat de Staat van Baten en Lasten over 2023 op functioneel niveau. Op de volgende pagina staat de staat van baten en lasten op programmaniveau. De balans ultimo 2023 volgt daarna. Staat van Baten en Lasten 2023 Bedra gen i n euro's
Realisatie 2022
Rente en afschrijving Personele lasten (incl. inhuur)
€ €
€ 10.141.212 €
€ 10.513.000 €
€ 11.067.744 €
€ 11.913.994 €
Lasten personeel in dienst
€
8.880.496 €
10.341.500 €
10.887.744 €
9.210.061 €
1.677.683
Inhuurlasten
€
1.260.716 €
171.500 €
180.000 €
2.703.933 €
-2.523.933
Materiële lasten
€
7.085.018 €
6.565.411 €
7.927.261 €
7.389.925 €
537.336 370.917
Nominale Actuele Realisatie 2023 begroting 2023 begroting 2023
Afwijking -846.250
ICT-Transitie naar SAAS eenmalig
€
659.977 €
473.000 €
473.000 €
102.083 €
ICT-contractkosten jaarlijkse volume
€
2.131.051 €
1.482.466 €
2.108.854 €
2.151.555 €
-42.701
Bedrijfsvoeringskosten
€
3.343.393 €
3.459.946 €
4.195.407 €
3.779.072 €
416.335
Proceskostenvergoeding WOZ
€
950.598 €
1.150.000 €
1.150.000 €
1.357.215 €
-207.215
Onvoorzien Totale lasten
€ €
€ 17.226.230 €
100.000 € 17.178.411 €
100.000 € 19.095.005 €
100.000 € 19.403.919 €
-308.914
Dwangbevelen Overig Totale baten
€ € €
1.401.795 € 104.387 € 1.506.181 €
1.350.000 € 55.000 € 1.405.000 €
1.400.000 € 55.000 € 1.455.000 €
1.542.302 € 968.134 € 2.510.436 €
-142.302 -913.134 -1.055.436
Te dekken bedragen
€
15.720.049 €
15.773.411 €
17.640.005 €
16.893.483 €
746.522
Deelnemersbijdrage
€
17.125.998 €
15.773.411 €
17.115.005 €
17.115.005 €
-
Resultaat voor bestemming
€
1.405.949 €
-
€
-525.000 €
221.522 €
-746.522
Onttrekking reserves Dotatie reserves
€ €
-
€ €
-
€ €
525.000 € €
525.000 € €
-
Resultaat
€
1.405.949 €
-
€
-
746.522 €
-746.522
Jaarstukken 2023
€
37
Voor de ICT-transitie SAAS was een budget van € 473.000 beschikbaar gesteld. Hiervan is slechts € 102.083 uitgegeven. Aan het project Waarderingskamer Goed is € 178.330 besteed, Aan het verbeterplan is € 351.193 uitgegeven en aan overige projecten € 117.505. Conform het besluit van het bestuur d.d. 30 maart 2022 is er een deel van het resultaat 2022 teruggegeven aan de deelnemers. In 2023 is een bedrag van € 625.926 verrekend met de deelnemersbijdrage.
Lasten Overhead Databeheer Waardebepaling Klantcontact Innen Totale lasten Baten Deelnemersbijdragen Dwangbevelen Rente Overig Totale baten Saldo lasten en baten Mutatie reserves Gerealiseerd resultaat
Initiele begroting 2023 € 7.313.480
Actuele begroting 2023 € 8.654.048
Realisatie 2023
€ 1.990.920
€ 2.755.983
€ 2.653.936
€ 4.243.770
€ 4.044.619
€ 5.202.094
€ 1.591.875
€ 1.476.187
€ 1.862.176
€ 7.738.221
€ 2.038.366
€ 2.164.168
€ 1.947.492
€ 17.178.411
€ 19.095.005
€ 19.403.919
-€ 15.773.411
-€ 17.115.005
-€ 17.115.005
-€ 1.350.000
-€ 1.400.000
-€ 1.542.302
€0
€0
-€ 587.727
-€ 55.000
-€ 55.000
-€ 380.407
-€ 17.178.411
-€ 18.570.005
-€ 19.625.441
€0
€ 525.000
-€ 221.522
€0
€ 525.000
€ 525.000
€0
€0
-€ 746.522
Jaarstukken 2023
38
2.2 Balans ultimo 2023 Balans voor resultaatsbestemming
31-12-2023
31-12-2022
ACTIVA Vaste activa Materiële Vaste Activa (investeringen met economisch nut)
€0
€0
Vlottende activa € 11.140.274
€ 5.628.845
Openbare lichamen
€ 1.890.692
€ 53.101
Uitzettingen in schatkist
€ 7.381.659
€ 4.488.493
Overige vorderingen
€ 1.867.923
€ 1.087.251
Uitzettingen met rentetypische looptijd < 1 jaar
€0
€ 65.751
€ 160.621
€ 190.131
€ 11.300.895
€ 5.884.727
Saldo Algemene reserve
€ 480.870
€ 380.870
Saldo Bestemmingsreserve
€ 1.250.424
€ 995.401
€ 746.522
€ 1.405.949
Liquide middelen Overlopende activa Totaal activa PASSIVA Eigen vermogen
Te bestemmen resultaat Vaste passiva
€ 1.329.133
€ 336.154
Risicovoorzieningen
€ 1.050.000
€ 161.716
Verplichtingen en verliezen
€ 279.133
€ 174.438
€ 2.270.507
€ 601.583
Overlopende passiva
€ 5.223.440
€ 2.164.771
Totaal Passiva
€ 11.300.895
€ 5.884.727
Voorzieningen
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met rentetypische looptijd < 1 jaar (overige vorderingen)
Jaarstukken 2023
39
2.3 Waarderingsgrondslagen De gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Onderstaand een korte toelichting op de waarderingsgrondslag per balansonderdeel. Materiële vaste activa (investeringen met economisch nut) Materiële vaste activa waardeert BghU tegen aanschafwaarde, waarbij BghU de aanschafwaarde vermindert met afschrijvingen, investeringssubsidies en investeringsbijdragen van derden (indien van toepassing). De jaarlijkse afschrijvingen berekenen we conform de lineaire afschrijvingsmethode en op basis van de verwachte economische levensduur (netto-methode). Hiervoor gebruikt BghU de afschrijvingstermijnen zoals beschreven in de Nota Waarderen en Afschrijven 2018. Voor activa die BghU gedurende het begrotingsjaar in gebruik neemt, start de afschrijvingsperiode 1 januari van het jaar erop. Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar waardeert BghU tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen wegens verwachte oninbaarheid. BghU hanteert de statische methode van vaststelling van deze voorziening. Onder uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar worden ook de uitzettingen in de schatkist van het Rijk gepresenteerd.
Liquide middelen In de balans neemt BghU onder de liquide middelen de banksaldi van de bankrekeningen die op naam van BghU staan op. Onder de liquide middelen worden ook kruisposten verantwoord. Er is geen sprake van kasgeld. Liquide middelen waardeert BghU tegen nominale waarde. Overlopende activa Overlopende activa waardeert BghU tegen nominale waarde. Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserve, de bestemmingsreserve voor de investering in de ICT en het resultaat (voor bestemming) volgend uit de staat van baten en lasten. Voorzieningen BghU kent risicovoorzieningen, die worden gewaardeerd tegen nominale waarde op basis van de risicoschatting per balansdatum. De voorziening wordt in het volgende boekjaar gebruikt om lasten te dekken. Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar De netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 waardeert BghU tegen nominale waarde. Overlopende passiva Overlopende passiva waardeert BghU tegen nominale waarde. Resultaatbepaling De BghU stelt haar jaarrekening op conform het principe van het 'stelsel van baten en lasten'. De baten en lasten rekent BghU toe aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en lasten worden opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd.
Verliezen en risico’s worden, voor zover zij hun oorsprong vinden in het desbetreffende begrotingsjaar, in acht genomen. Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet.
Jaarstukken 2023
40
-
De financiële rechtmatigheid het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op <datum vaststelling> door de raad is vastgesteld; • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. • Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
-
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: • Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 582.118) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen;
Een rapporteringstolerantie van € 50.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen
Jaarstukken 2023
41
2.4 Toelichting op de staat van baten en lasten In dit hoofdstuk wordt de staat van baten en lasten toegelicht. Onder hoofdstuk 2.1 Staat van Baten en Lasten 2023 is beknopt weergegeven onder welke programmatische onderdelen de resultaten van 2023 zijn verwerkt. Dit hoofdstuk bevat een uitgebreidere analyse van de staat van baten en lasten over 2023. Algemeen Het resultaat 2023 bedraagt €746.522. Dit is als volgt opgebouwd; op personele lasten is € 846.250 meer uitgegeven. Op materiële lasten is €537.336 minder uitgegeven, als gevolg van het niet volledig besteden van het projectbudget (ICT-transitie 371.000) en een onderbesteding in de bedrijfsvoeringskosten (€166.336). Daarnaast zijn er extra baten ontvangen als gevolg van rente over de belastingopbrengsten (ruim € 587.000 i.v.m. forse rentestijging) en extra inkomsten uit pluspakket gemeente Utrecht (€387.000).
2.4.1 Toelichting op staat van baten en lasten per kostencategorie Personele lasten inclusief inhuur
Personele lasten incl. inhuur Personele lasten vaste personeel Inhuur WOZ Inhuur Databeheer overig Inhuur Bezwaar/beroep Inhuur Overhead Inhuur Klantcontact Inhuur Kwijtschelding Inhuur Invordering Totaal personele kosten Begroot Resultaat
2023 € 9.210.061 € 243.431 € 359.396 € 1.277.492 € 556.204 € 73.732 €0 € 193.678 € 11.913.994 € 11.067.744 -€ 846.250
2022 € 8.880.496 € 4.725 € 276.186 € 586.167 € 207.833 €0 € 86.222 € 99.583 € 10.141.212 € 10.207.000 € 65.788
Het grootste deel van de personele lasten bestaat uit personeel in loondienst. Een deel van de loonsom wordt jaarlijks beschikbaar gehouden voor het inhuren van personeel rondom piekbelastingen. De personele lasten was begroot op €11.067.744. De werkelijke kosten zijn €11.913.994. Het verschil heeft meerdere oorzaken: 1. In 2023 is er een forse toename geweest van inhuur van personeel door: o Een grote stijging van het aantal bezwaarschriften o Het inzetten van extra capaciteit voor het uitvoeren van het verbeterplan 2. In 2023 waren er minder medewerkers in dienst dan begroot. In 2023 was een aantal medewerkers uit dienst gegaan. Het was niet altijd mogelijk om meteen een vervanger te laten starten. 3. De (nieuwe) medewerkers in dienst waren in een lagere schaal ingedeeld. De personele lasten zijn onder andere daardoor lager dan begroot. 4. Het lagere aantal medewerkers in dienst heeft tevens gevolgen voor de reis- en verblijfkosten. 5. Door de hogere inhuur zijn de ‘lasten personeel in dienst’, zoals sociale lasten en pensioenen, lager.
Jaarstukken 2023
42
Materiële lasten In de materiële lasten is een voordeel van € 537.000 gerealiseerd. De belangrijkste afwijkingen zijn in onderstaande tabel toegelicht.
Onderwerp Materiele last
Resultaat Realisatie Actuele begr. € 537.336 € 7.389.925 € 7.927.261 Toelichting Doorschuiven implementatie ICT Transitie SAAS € 370.917 € 102.083 € 473.000 Doc.Man.Syst. En afronding implementatie infrastructuur Hogere kosten ICT Contractkosten -€ 42.701 € 2.151.555 € 2.108.854 telekommunicatie (87K) Lagere reguliere projectkosten (80K), lagere kosten digitale bestanden Bedrijfsvoering € 416.335 € 3.779.072 € 4.195.407 (229K) in combinatie met hogere lasten uitbesteding klantcontact (204K) en onverrekenbare BTW (85K) Hogere instroom bezwaar maar lagere Proceskosten -€ 207.215 € 1.357.215 € 1.150.000 toekenningspercentages ncnp
Struc Incid
Incid Incid
Incid
Struc Incid
Onvoorzien De post onvoorzien kan gebruikt worden voor tegenvallers in de bedrijfsvoering, waarbij de toename in proceskosten als specifiek onderwerp genoemd werd. Bij het vaststellen van de begrotingswijziging 2023 heeft het bestuur besloten dit budget toe te voegen aan de reserve en in volgende begrotingen de omvang dit bedrag aan te passen. Conform dit besluit is het budget gedoteerd aan de Algemene reserve. Vervolgingskosten Bij de vervolgingskosten is sprake van een voordeel van ongeveer € 142.000. Door de volumegroei (grotendeels ingegeven door het inlopen van de achterstanden in het invorderingsproces als gevolg overgang naar een nieuw belastingapplicatie) en hogere tarieven zijn in 2023 meer invorderingskosten opgelegd, en wordt er rekening gehouden met een hogere verwachte opbrengst. Aangezien vanaf september 2023 de invorderingsprocessen pas weer zijn opgestart, is een gevolg hiervan dat de post overlopende activa 2023 hoger is (ruim € 1.700.000) dan te doen gebruikelijk. Overige baten In 2023 is er fors veel meer rente ontvangen dan voorgaande jaren. Het saldo betreft hier met name renteinkomsten op belastinggelden (ruim € 587.000). Deelnemersbijdrage De deelnemersbijdrage 2023 is gerealiseerd conform de vastgestelde verdeling over de deelnemers.
Als gevolg van de verwerking van het (positieve) jaarrekeningresultaat 2023 behoefde een deel van de deelnemersbijdrage niet door de deelnemers betaald te worden en is dit via de ontstane reserve gefinancierd. Reserves Het rekeningresultaat 2022 is, conform besluitvorming in de bestuursvergadering van 30 maart 2023, verwerkt. Er is een bedrag van € 625.926 teruggegeven aan de deelnemers, en er zijn drie nieuwe bestemmingsreserves gevormd t.w. voor: Opleidingskosten € 70.000, Waarderingskamer ‘Goed’ € 145.000 en ICT Transitie SAAS € 565.023. In de reserve ‘Te bestemmen resultaat’ is het resultaat 2023 zijnde € 746.522 opgenomen.
Jaarstukken 2023
43
2.5 Toelichting op de balans In deze paragraaf worden de diverse balansrekeningen kort toegelicht. De toelichting begint met een toelichting op de activazijde van de balans en eindigt met een toelichting op de passivazijde van de balans. Eventuele opvallende mutaties en wijzigingen ten opzichte van het voorgaande jaar, worden hier ook benoemd.
2.5.1 Toelichting activa Vaste Activa Materiële Vaste Activa Vanaf 2022 heeft BghU geen materiele vaste activa meer. Vlottende Activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Het grootste deel van deze post wordt gevormd door de middelen die in de schatkist van het Rijk staan. Dat bedroeg per 31-12-2023 bijna € 11,0 miljoen euro. De post overige vorderingen zijn hoofdzakelijk nog te ontvangen invorderingsbaten, vervolgingskosten die de BghU tot ultimo 2023 in rekening heeft gebracht bij belastingplichtigen en nog verwacht te ontvangen in de komende jaren. Aangezien het invorderingstraject wordt uitgevoerd door BghU, komen de opbrengsten (vervolgingskosten) ook toe aan BghU. Het openstaand saldo te ontvangen invorderingsbaten bedroeg per 31-12-2023 bruto € 2,5 miljoen euro (exact een jaar gelden was dat saldo bruto € 1,7 miljoen). De verwachting is dat 0,8 miljoen euro niet geïnd zal kunnen worden. Over het resterende brutobedrag is per 31-12-2023 een voorziening te ontvangen opgenomen van € 1,7 miljoen euro (onder Overige Vorderingen) per 31-12-2023). Dat is hoger dan de situatie per 31-12-2022: door de volumegroei en hogere tarieven zijn in 2023 meer invorderingskosten opgelegd en is de opbrengst gestegen. Als gevolg van de overgang naar een nieuwe belastingapplicatie hebben de invorderingsproducties stilgelegen.
In september 2023 zijn de invorderingsprocessen weer opgestart waardoor het openstaand bruto saldo is geworden.
Uitzettingen met een looptijd korter dan een jaar Openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks Schatkist Overige vorderingen Totaal
31-12-2023 € 1.890.692 € 7.381.659 € 1.867.923 € 11.140.274
31-12-2022 € 53.101 € 4.488.493 € 1.087.251 € 5.628.845
Schatkistbankieren Alle decentrale overheden zijn verplicht om overtollige liquide middelen aan te houden in de schatkist. Schatkistbankieren houdt in dat decentrale overheden hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën. Daarbij wordt een drempelbedrag (een bedrag dat een organisatie buiten de schatkist mag houden) gehanteerd. De drempel is gelijk aan 2% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een minimum van € 1 miljoen. Voor BghU geldt het minimumbedrag van € 1 miljoen als drempel. Dit drempelbedrag is ook van toepassing op de belastingopbrengsten die binnenkomen op de bankrekening van BghU en die BghU na ontvangst via een (ongeveer) tweewekelijkse cyclus afdraagt aan haar deelnemers.
Jaarstukken 2023
44
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bedraagt € 0. Dagelijks wordt het geld dat op rekening van BghU staat afgeroomd naar de schatkist van het Rijk. Overige vorderingen Het saldo overige vorderingen betreft de te ontvangen invorderingsbaten welke na balansdatum ontvangen zijn dan wel het geraamde te ontvangen deel van het openstaande saldo per 31-12-2023 (zie ook pagina 41 bij Staat van baten en lasten. Overlopende activa Het saldo van € 43.402 betreft een aantal kleine vorderingen die nog te ontvangen zijn.
Jaarstukken 2023
45
2.5.2 Toelichting passiva Eigen Vermogen Het eigen vermogen bestaat ultimo 2023 uit een algemene reserve, x bestemmingsreserves en het nog te bestemmen resultaat. Van het vastgestelde resultaat 2022, zijnde € 1.405.949 is € 625.926 teruggegeven aan de deelnemers door hun bijdrage te verlagen en er zijn drie nieuwe bestemmingsreserves gevormd t.w. voor: Opleidingskosten € 70.000, Waarderingskamer ‘Goed’ € 145.000 en ICT Transitie SAAS € 565.023. Algemene reserve De algemene reserve maakt deel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit en is de uiterste buffer voor het opvangen van de financiële gevolgen van optredende risico's. De noodzakelijke hoogte van de algemene reserve wordt jaarlijks bepaald op basis van de geactualiseerde risicoberekening. Voor een uitgebreide toelichting hierop wordt verwezen naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement. Conform het besluit van het bestuur van 30 maart 2023 ten aanzien van de Begrotingswijziging 2023 is de post ‘Onvoorzien’ volledig gedoteerd aan de Algemene reserve ten einde geen post onvoorzien meer in de begroting op te nemen. Verloop algemene reserve vanaf 2017 Jaar
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
Saldo
2017
€ 381.250
€
-
€
-
€ 381.250
2018
€ 381.250
€
-
€ 34.839
€ 346.411
2019
€ 346.411
€
-
€
-
€ 346.411
2020
€ 346.411
€
91.459
€
-
€ 437.870
2021
€ 437.870
€
-
€ 332.000
€ 105.870
2022
€ 105.870
€ 275.000
€
-
€ 380.870
2023
€ 380.870
€ 100.000
€
-
€ 480.870
Bestemmingsreserve Bestemmingsreserve ICT naar Bestemmingsreserve Plan van Aanpak Jaar
Beginbalans
2023
€ 995.401
Dotatie €
-
Onttrekking
Saldo
€ 350.000
€ 645.401
Het bestuur heeft op 30 maart besloten deze reserve niet vrij te laten vallen maar in te zetten voor het Plan van Aanpak. Op 6 december 2023 heeft het bestuur ingestemd met een onttrekking van € 350.000.
Bestemmingsreserve Opleidingskosten Kompels in Kracht Jaar
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
Saldo
2023
€
€ 70.000
€ 30.000
€ 40.000
-
Het bestuur heeft op 30 maart 2023 besloten deze reserve te vormen voor het Ontwikkeltraject. Het betreft een maatwerktraject inzake talent-, team- en leiderschapsontwikkeling. Omdat het gehele traject in 2023 nog niet volledig is afgerond heeft het bestuur op 6 december 2023 ingestemd met het vrij laten van een deel t.w. € 30.000 zodat het restant in 2024 kan worden aangewend.
Jaarstukken 2023
46
Bestemmingsreserve Waarderingskamer ‘GOED’ Jaar
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
2023
€
€ 145.000
€ 145.000
-
Saldo €
-
Het Bestuur heeft op 30 maart 2023 besloten deze reserve te vormen voor het project ‘Waarderingskamer ‘goed’’. Een project dat in 2022 was opgestart en door liep in 2023. In 2023 is dit gehele budget gebruikt en derhalve is het bestuur op 6 december gevraagd dit budget volledig vrij te laten vallen. Deze reserve kan conform bestuursbesluit van 6 december 2023 worden opgeheven.
Bestemmingsreserve ICT-Transitie SAAS Jaar
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
2023
€
€ 565.023
€
-
Saldo
-
€ 565.023
Het Bestuur heeft op 30 maart 2023 besloten deze reserve te vormen voor de nog lopende ICT Transitie SAAS.
Totale verloop bestemmingsreserve 2023 Reserve
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
Saldo
ICT-reserve
€ 995.401
€
-
€ 995.401
€
Verbeterplan
€
-
€ 995.401
€ 350.000
€ 645.401
Opleidingskosten
€
-
€ 70.000
€ 30.000
€ 40.000
Waarderingskamer ‘GOED’
€
-
€ 145.000
€ 145.000
€
ICT Transitie SAAS
€
-
€ 565.023
€
-
€ 565.023
Totaal
€ 995.401
€1.775.424
€1.520.401
€1.250.424
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
Saldo
€ 161.716
€ 1.050.000
€ 161.716
€ 1.050.000
-
-
Vaste Activa Voorzieningen Eind 2023 heeft BghU vier voorzieningen. Jaar Risicovoorziening Proceskostenvergoeding
Voorzieningen uit hoofde van verplichtingen Verlofsparen
€ 56.228
€ 8.572
€
-
€ 64.800
Bovenwettelijk verlof
€ 118.210
€ 80.506
€
-
€ 198.716
Regeling Vervroegd Uittreden
€
-
€ 15.617
€
-
€ 15.617
Totaal voorzieningen
€ 336.154
€ 1.154.695
€ 161.716
€ 1.329.133
Jaarstukken 2023
47
Risicovoorziening Proceskostenvergoeding Verloopoverzicht risicovoorziening proceskostenvergoeding Jaar
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
Saldo
2020
€
-
€ 259.350
€
-
€ 259.350
2021
€ 259.350
€ 201.976
€ 259.350
€ 201.976
2022
€ 201.976
€ 161.716
€ 201.976
€ 161.716
2023
€ 161.716
€ 1.050.000
€ 161.716
€ 1.050.000
BghU kende tot 2020 een regelmatig patroon voor het verwerken van WOZ-bezwaren, waarbij een gemiddeld percentage van deze bezwaren ook leidt tot een proceskostenvergoeding. Aan het eind van het jaar stond tot kalenderjaar 2020 over het algemeen 3% van de totale bezwaarlast nog open. In de kalenderjaren daarna was dat hoger en is daarvoor een risicovoorziening gevormd. Vooral in kalenderjaar 2023 heeft BghU te kampen gehad met een grote instroom aan bezwaarschriften (vooral vanuit NCNPbedrijven) wat een landelijke ontwikkeling is. Dit heeft voornamelijk te maken met de waardeontwikkeling van woningen. Bij BghU is de instroom in 2023 ten opzichte van 2022 verdrievoudigd wat betekent dat het volume van op te nemen risicovoorziening –ook door een groei in de landelijke tarieven proceskosten met bijna 5%- naar rato gegroeid is. De eventuele proceskosten die daarbij horen, volgen in het jaar daaropvolgend en zijn voor de onderhanden zijnde bezwaren en beroepen geraamd op € 1.050.000. Voorziening uit hoofde van verplichtingen Voorziening verlofsparen en Restant bovenwettelijk verlof In de CAO is bepaald dat het vanaf 2022 mogelijk is om verlof te sparen. De hoeveelheid verlofuren loopt hierdoor behoorlijk op. Op deze wijze bouwt de medewerker een recht op die in een keer opgenomen kan worden.
De BBV stelt dat hiervoor een voorziening moet worden opgenomen om op termijn eventuele problemen in de formatie op te kunnen vangen die door de afwezigheid van deze medewerker ontstaat. Tevens stelt de BBV dat vanuit het surplus van bovenwettelijk verlof een voorziening moet worden gecreëerd. Op basis van de verlofstanden per 31 december 2023 is een toerekening voor deze voorziening gemaakt. Verloopoverzicht voorziening Verlofsparen Jaar
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
Saldo
2022
€
-
€ 56.228
€
-
€ 56.228
2023
€ 56.228
€ 8.572
€
-
€ 64.800
Verloopoverzicht voorziening Bovenwettelijk verlof Jaar
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
2022
€
-
€ 118.210
€
-
€ 118.210
2023
€ 118.210
€ 80.506
€
-
€ 198.716
Jaarstukken 2023
Saldo
48
Verloopoverzicht voorziening Regeling Vervroegd Uittreden Jaar
Beginbalans
Dotatie
Onttrekking
2023
€
€ 15.617
€
-
-
Saldo € 15.617
Dit betreft een nieuwe voorziening. In de CAO is bepaald dat werknemers kunnen deelnemen aan de RVU mits er aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Deelname aan de RVU duurt maximaal twee jaar. De BBV schrijft voor dat er een voorziening moet worden getroffen voor iedere medewerker die per 1 januari van het nieuwe jaar met pensioen gaat. De hoogte van de voorziening betreft de vergoeding die betreffende medewerkers ontvangen.
Vlottende passiva
Specificatie Vlottende Schulden Specificatie netto vlottende schulden Waarvan privaat Waarvan publiek Netto vlottende schulden totaal Specificatie overlopende passiva Af te dragen saldo aan deelnemers Te betalen premies en loonheffing Te betalen omzetbelasting Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen Overlopende passiva totaal
31-12-2023
31-12-2022
€ 2.270.507 €0 € 2.270.507
€ 601.583 €0 € 601.583
€ 4.463.559 € 656.564 € 5.459
€ 746.180 € 645.913 € 2.113
€ 97.858
€ 770.565
€ 5.223.440
€ 2.164.771
Netto vlottende schulden De netto vlottende schulden betreffen het crediteurensaldo, ofwel het saldo van de reeds ontvangen facturen voor ontvangen goederen of diensten, die nog niet betaald zijn op 31 december 2023. Overlopende passiva Bij de overlopende passiva gaat het onder meer om te verwachten lasten die betrekking hebben op het boekjaar 2023, maar die door externe partijen nog niet in rekening zijn gebracht dan wel aan externe partijen betaald. Dit betreffen hoofdzakelijk facturen aangaande contractkosten ICT (maandelijks onderhoud) en een aantal facturen betreffende inhuur extern personeel.
Jaarstukken 2023
49
2.5.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Onderstaande 8 verplichtingen zijn overeenkomsten die BghU is aangegaan en die niet zichtbaar zijn op de balans per 31 december 2023: •
Kantoorruimte: BghU maakt sinds 6 oktober 2014 gebruik van de helft van de 15e en de gehele 16e etage in de Zuidtoren van het Stadskantoor gelegen aan het Stadsplateau 1 te Utrecht. Dit gebruik is op 19 april 2016 geformaliseerd met het vestigen van een afgeleid recht, te weten een onder-erfpachtrecht en een onder-opstalrecht. BghU betaalt hiervoor een jaarlijkse retributie. De retributie bedraagt in 2023 € 565.768. De looptijd van deze overeenkomst is 10 jaar. Na afloop van het contract is BghU bevoegd het recht op te zeggen. Gekoppeld aan dit pandrecht, is een bedrag van bijna € 403.000 voor de facilitaire dienstverlening die hoort bij deze specifieke huisvesting.
•
Leaseverplichting vervoersmiddelen: Momenteel beschikt BghU over 8 leaseauto's, waarbij variërende contractduren zijn afgesproken. Deze 8 leaseauto's zijn onderdeel van BghU. De verplichting die hieraan meerjarig is gekoppeld, is afhankelijk van de keuze die medewerkers maken om al dan niet in een auto te blijven rijden voor het werk. Op maandbasis gaat het om een bedrag van rond de € 4.500 aan leaseverplichtingen.
•
Leaseverplichting kopieerapparatuur: BghU heeft een leasecontract afgesloten ten behoeve van de kopieerapparatuur die op het kantoor te Utrecht aanwezig is. Dit contract is in 2023 aanbesteed en heeft een duur van 4 jaar met verlengingsmogelijkheid.
•
Overeenkomst telefonie en infrastructuur: De aanbesteding voor de nieuwe telefonie en infrastructuur heeft een langere doorlooptijd dan was voorzien. Om de huidige infrastructuur nog werkende te houden was de opdracht tot verlenging 2023 noodzakelijk. Per 1 mei 2024 gaat het nieuwe contract infrastructuur in. Hetzelfde geldt voor de telefonie: er is een tijdelijk overbruggingscontract tot het moment dat de nieuwe leverancier is aanbesteed. Deze constructie komt medio 2024 tot een einde als het nieuwe meerjarige contract ingaat.
•
SAAS-contracten: Kernapplicatie
Leverancier
Belastingen/frontoffice
Gouw IT
Waarderen
XXLNC
BAG-Geo Enterprise Service Bus
In productie
Looptijd
November 2022
tot 1-3-2025
Mei 2022
tot 1-6-2025
Processfive
Oktober 2022
tot 1-9-2025
Enable-U
November 2022
tot 1-1-2026
Jaarstukken 2023
50
2.5.4 Begrotingsrechtmatigheid Bij de rechtmatigheidscontrole vormt de begrotingsrechtsmatigheid een belangrijk toetsingscriterium. Getoetst wordt of het budgetrecht van bestuur van BghU is gerespecteerd. De Kadernota Rechtmatigheid 2023 dient hierbij als handvat. Omschrijving
Actuele begroting 2023
Realisatie 2023
Verschil
Onrechtmatig Onrechtmatig telt maar wel wel mee acceptabel
BghU Totale lasten
€ 19.095.005
€ 19.403.919
-€ 308.914
-€ 308.914
€0
BghU Totale baten
€ 1.455.000
€ 2.510.436
-€ 1.055.436
€0
-€ 1.055.436
De lasten zijn hoger dan geraamd doordat er het afgelopen jaar veel projecten zijn opgestart waar extra kosten voor zijn gemaakt. Tevens is het aantal bezwaren ten opzichte van voorgaande jaren enorm gestegen. Tegenover de lasten staan extra baten. Per saldo is er een voordeel en wordt dit in overeenstemming met de financiële verordening als acceptabel aangemerkt. De baten zijn hoger dan geraamd doordat er rentebaten van €588.000 zijn ontvangen welke op voorhand niet zijn begroot. Deze zijn niet begroot omdat er niet voorzien was dat de rentetarieven in 2023 sterk zijn gestegen. Daarnaast zijn er baten van €387.000 inzake pluspakket parkeren vanuit de Gemeente Utrecht gerealiseerd welke niet in de begroting zijn opgenomen.