PR22.171 Boardletter PWC
Tekst van het document
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Status 2021
Voortgang bevindingen
Prioriteit
3
Middel
5
Laag nvt
Middel
1
Middel nvt
Middel
1 2
Middel Hoog Middel
Geen voortgang Nieuw Onderhanden
Middel
Opgelost
Hoog
Nog te beoordelen
Hoog Middel Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding Nog te beoordelen
21
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Onze communicatie over de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle
Vooruitkijkend
Vereiste communicatie grond van controlestandaarden
Bijlagen
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant.
Detailbevindingen
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
Vereiste communicatie
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle. Eventuele ontdekte of vermoede fraude Niet naleven van wet- en regelgeving Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het college c.q. management Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op de financiële verslaggevingsproces Niet-gecorrigeerde afwijkingen Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s.
Controleplan
Managementletter / Boardletter
Accountantsverslag
Gemeente Zeist Interim Auditverslag 2022 Definitief
Aanbiedingsbrief (1)
Jaarlijks toetst Control de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing binnen onze gemeente, de zogenaamde verbijzonderde interne controle. De uitgevoerde werkzaamheden geven inzicht in de effectiviteit van de werking van de interne beheersorganisatie. Een effectieve werking van de interne beheerorganisatie is van evident belang om een getrouwe en rechtmatige financiële verantwoording te kunnen garanderen. Ook dit jaar heeft Control stappen gezet om de Verbijzonderde Interne Controle een stap verder te brengen. Vrijwel alle processen zijn nu bijvoorbeeld voorzien van checklists waarmee inzichtelijk is gemaakt welke stukken in dossiers aanwezig moeten zijn en waarop getoetst wordt of checklists zijn een stap verder gebracht dan vorig jaar. Tevens zijn er meer dossiers gecontroleerd dan vorig jaar. De controles blijven evenwel intensief en gegevensgericht. Bij de uitkomsten is onderscheidt gemaakt in fouten die de getrouwheid en/of rechtmatigheid raken en bevindingen ten aanzien van de bedrijfsvoering die niet direct leiden tot een fout of onzekerheid. De aanlevering van de gevraagde steekproefdossiers verliep niet voor alle processen (direct) vlekkeloos. De voorliggende rapportage geeft een goed beeld waar we staan rondom het thema rechtmatigheid en interne beheersing. Daarnaast is ook een IT Audit uitgevoerd op AFAS/PAS.
Onze werkzaamheden zijn uitgevoerd op de processen zoals beschreven in het Verbijzonderde Interne Controleplan 2022-2023 welke op 23 augustus 2022 door het college is vastgesteld. Voorafgaand aan de controles zijn interviews gehouden met de proceseigenaren, of door hun aangewezen personen, om te bespreken welke eventuele wijzigingen in het proces hebben plaatsgevonden ten opzichte van 2021. Tijdens de controle was sprake van hoor en wederhoor. Van onze werkzaamheden is per proces een controlememorandum opgesteld welke met de betreffende manager is gedeeld. Het voor u liggende intern Auditverslag is een rapportage op hoofdlijnen van al deze controlememorandums tezamen. De aanbevelingen zijn gericht op eventuele leemtes of verbetermogelijkheden in de processen.
Aanbiedingsbrief (2)
Op 27 september jl. heeft de Eerste Kamer ingestemd met de wetswijziging waardoor de Rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023 van kracht wordt. De verplichte rechtmatigheidsverantwoording heeft ook consequenties voor de inrichting van de interne beheersorganisatie binnen onze gemeente. In het licht van de rechtmatigheid is het van groot belang dat managers als proceseigenaren in de lijnorganisatie (1e verdedigingslijn in het kader van de interne beheersing) nadrukkelijk betrokken raken bij het intern beheersingsproces. Zij zijn immers verantwoordelijk voor hun bedrijfsprocessen en daar ligt de basis voor uiteindelijk een rechtmatigheidsverantwoording die het college ondertekent. Hiertoe zijn medio 2022 de eerste gesprekken met de proceseigenaren gevoerd over hoe die inrichting en toetsing in de lijn zou kunnen plaatsvinden. De ambitie van het college is verder door te groeien naar een ICS. Dit is een verklaring van het college dat ze op de bedrijfsvoering ‘in control’ is. De exacte inhoud moet later bepaald worden, evenals de invoeringsdatum en het groeipad. In 2022 en 2023 worden eerste stappen daartoe genomen. Alleen al de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording vraagt op korte termijn genoeg van de organisatie. Allereerst dient de 1e en 2e lijn versterkt te worden en daarna dient decentrale verantwoording te worden doorgevoerd.
Zodra dit is ingericht en iedereen zijn rol en verantwoordelijkheid kent en hier naar handelt, kan een uitbreiding plaatsvinden van het onderwerp financiële rechtmatigheid naar kwaliteit en bijvoorbeeld juridische rechtmatigheid.
Control, oktober 2022
Ontwikkeling naar rechtmatigheidsverantwoording.
Met de werkzaamheden die tot op heden in 2022 zijn verricht en deze rapportage is tevens een volgende stap gezet om te komen tot een gedegen Rechtmatigheidsverantwoording. Zoals reeds benoemd wordt de Rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023 van kracht. Over het boekjaar 2023 verstrekt de externe accountant geen oordeel meer in de controleverklaring omtrent het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten alsmede de balansmutaties. Het college verantwoordt zelf of zij rechtmatig gehandeld heeft en geeft hiervoor een rechtmatigheidsverantwoording af die in de jaarrekening wordt opgenomen. Het gesprek over rechtmatigheid wordt dan gevoerd tussen college en raad en minder met de externe accountant. De externe accountant blijft verantwoordelijk voor het oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening waarin de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen. De verplichte rechtmatigheidsverantwoording heeft ook consequenties voor de inrichting van de interne beheersorganisatie binnen onze gemeente. In het licht van de rechtmatigheid is het van groot belang dat managers als proceseigenaren in de lijnorganisatie (1e verdedigingslijn in het kader van de interne beheersing) nadrukkelijk betrokken raken bij het intern beheersingsproces.
Zij zijn immers verantwoordelijk voor hun bedrijfsprocessen en daar ligt de basis voor uiteindelijk een rechtmatigheidsverantwoording die het college ondertekent. Zo zit de controle dicht op de uitvoering en wordt het lerend vermogen van de organisatie geoptimaliseerd. Proceseigenaren worden in de komende jaren meer betrokken bij de interne beheersing en krijgen hierbij ondersteuning vanuit de 2e lijn en team control. Team control vertegenwoordigt de 3e verdedigingslijn en is belast met het periodiek toetsen van de werking van ingezette beheersmaatregelen in de 1e lijn. Hiertoe zijn medio 2022 de eerste gesprekken met de proceseigenaren gevoerd over hoe die inrichting en toetsing in de lijn zou kunnen plaatsvinden. De volgende stap is dat de daarvoor aangewezen medewerkers een training krijgen en dat team control werkzaamheden terug gaat leggen in de lijn waar ze horen om zelf een onafhankelijke 3e lijnsfunctie te kunnen uitoefenen. Hier zal uiteraard enige tijd overheen gaan en waarschijnlijk per proces een andere doorlooptijd kennen afhankelijk van de inrichting van dat proces.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Bevindingen per proces Detailbevindingen
Inhoudsopgave 1. Managementsamenvatting 2. Dashboard 3. Bevindingen per proces 4. Detailbevindingen
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Bevindingen per proces Detailbevindingen
Managementsamenvatting De organisatie, mensen, processen en systemen van de gemeente dienen zo goed mogelijk bij te dragen aan de doelstellingen van de gemeente. Een van de doelstellingen is een getrouwe en rechtmatige financiële verantwoording. Om deze doelstelling te realiseren heeft de gemeente Zeist interne beheersmaatregelen gedefinieerd om de risico’s van een niet getrouwe of onrechtmatige financiële verslaggeving te verkleinen. Het team Control toetst jaarlijks de opzet, bestaan en waar mogelijk de (continue) werking van beheersmaatregelen in belangrijke processen. De uitkomsten zijn in deze rapportage opgenomen. Conclusie Team Control heeft dit jaar stappen gezet om de Verbijzonderde Interne Controle nog verder te professionaliseren, mede gelet op de komst van de Rechtmatigheidsverantwoording. Nieuwe checklists zijn opgesteld voor diverse processen en bestaande checklists zijn verder geperfectioneerd. Daarnaast zijn er meer dossiers gecontroleerd dan in de eerste helft van 2021. Met inachtneming van een grotere omvang van gecontroleerde dossiers en de hogere diepgang van de uitgevoerde controlewerkzaamheden zijn er meer bevindingen geconstateerd ten opzichte van vorig jaar.
De geconstateerde fouten en onzekerheden blijven binnen de tolerantiegrens voor een goedkeurende verklaring van de externe accountant omtrent de getrouwheid én rechtmatigheid. Nagenoeg alle bevindingen hebben betrekking op bedrijfsvoeringsaspecten. Als lerende organisatie zorgt het oppakken van deze bevindingen voor procesverbeteringen en verkleint het de kans op fouten en onzekerheden in het proces.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Bevindingen per proces Detailbevindingen
Managementsamenvatting Conclusie (vervolg) Er zijn en worden stappen gezet om de interne beheersorganisatie van de gemeente te verbeteren. Dit is nodig om in 2023 een Rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Dit is en blijft een ambitieuze doelstelling. Door onder andere werkdruk, vacatures en vertraagde oplevering van IT toepassingen blijft de uitdaging groot. De getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële informatievoorziening is tijdens onze werkzaamheden aangetoond, maar dit is nagenoeg geheel doordat Control achteraf zeer uitgebreide toetsingswerkzaamheden uitvoert. Zoals beschreven worden proceseigenaren en medewerkers uit de 2e lijn de komende periode getraind en begeleid om controles zelf uit te voeren. Naast de training en begeleiding van medewerkers om beheersmaatregelen te toetsen vragen wij aandacht voor houding en gedrag aangaande beheersmaatregelen. Een kritische basishouding en werken volgens het principe van ‘in 1 keer goed’ zijn noodzakelijk voor een verdere verbetering van de interne beheersomgeving en tevens voor een meer efficiënte bedrijfsvoering. Wij constateren frequente gevallen waarin de aanwezigheid en inhoud van onderliggende documentatie ter onderbouwing van genomen besluitvorming (goedkeuring van facturen, verstrekken van subsidies) onvoldoende is gedocumenteerd.
De genoemde bevindingen leiden vooralsnog niet tot onrechtmatigheden, maar zijn niet passend bij het streven naar een versterking van de beheersorganisatie. Daarnaast is sprake van een inefficiënte bedrijfsvoering, aangezien frequent aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn om de tekortkomingen te corrigeren. Ten slotte draagt dit bij aan een verlaging van de frauderisico’s zoals opgenomen in de frauderisicoanalyse.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Bevindingen per proces Detailbevindingen
Managementsamenvatting Conclusie (vervolg) Dit jaar beschouwen we als een pilotjaar voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat we bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording zullen opstellen. Tevens zullen we in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening verantwoording afleggen over de uitkomsten van de rechtmatigheidscontrole. Daar dient in hoofdlijnen aangegeven te worden op welke wijze aanbevelingen opgevolgd zullen worden en hoe we willen doorgroeien op het rechtmatigheidsvlak. Fouten en onzekerheden getrouwheid en rechtmatigheid Op de volgende pagina zijn de geconstateerde fouten en onzekerheden voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid per proces opgenomen in een tabel. Is er geen fout of onzekerheid geconstateerd dan staat er ‘-’. De posten die nog nader uitgezocht moeten worden staan als PM benoemd. Voor een goedkeurende verklaring van de externe accountant wordt gewerkt met een goedkeuringstolerantie. Hiervoor wordt gekeken naar een percentage van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. De grens ligt op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. Uitgaande van de primitieve begroting 2022 van € 186 miljoen betekent dit dat een totaalbedrag aan fouten van €1,86 miljoen en een totaalbedrag aan onzekerheden van € 5,56 miljoen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.
De door ons geconstateerde fouten en onzekerheden ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid overschrijden de grens voor een goedkeurende verklaring op dit moment niet.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Bevindingen per proces Detailbevindingen
Managementsamenvatting Getrouwheid Proces Inkopen en aanbesteden (spendanalyse) Massa € 54.621.467
Rechtmatigheid
Fout
Onzeker
Onrechtmatig
Onzeker
-
-
€ 300.000
-
€ 114.671
€ 18.604
-
-
Personeel Primitieve begroting: € 29.104.000
-
-
-
P.M.
Leges omgevingsvergunningen Massa: € 2.226.048
-
P.M.
-
-
€ 58
-
-
-
Vastgoed: verhuur Massa: € 503.899
-
-
-
-
Leges begraaf- en crematierechten Massa: € 865.934
-
-
-
-
Subsidieverstrekkingen Massa: € 10.780.136
-
-
€2
-
Treasury Primitieve begroting: € 1.009.000
-
-
-
-
Wmo (ZIN en Pgb) Massa: € 2.615.948
-
-
-
€ 17.940
Jeugdwet (ZIN en Pgb) Massa: € 3.147.819
-
-
€ 45
€ 84.921
€ 114.729
€ 18.604
€ 300.047
€ 102.861
Inkoop: order t/m betaling Massa: € 54.621.467
Vastgoed: aan- en verkoop Massa: € 876.506
Totaal
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
Bevindingen
Prioriteit
Inkopen en aanbesteden
De spendanalyse is thans nog niet afgerond, maar wij constateren evenals voorgaand jaar verbeteringen in het proces. De geconstateerde onrechtmatigheden betreffen lopende contracten afgesloten in voorgaande jaren. Thans zijn geen nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd.
Midden
Inkoop (order t/m betaling)
De prestatielevering van de facturen is gecontroleerd aan de hand van een steekproef van 44 betalingen. Hier zijn bij 5 facturen getrouwheidsfouten gevonden en 6 facturen zijn voor de getrouwheid onzeker bevonden. Zoals reeds in 2021 ook is geconstateerd blijven verbeteringen in het proces noodzakelijk.
Hoog
Handmatige betalingen
De betalingen zijn gecontroleerd en hierbij is vastgesteld dat voldoende beheersmaatregelen aanwezig zijn om de juistheid vast te stellen. Dit betrof 40 gecontroleerde handmatige betalingen.
Laag
Dashboard Proces
Dashboard Bevindingen per proces Detailbevindingen
Personeel
Leges omgevingsvergunningen
Risiconiveau Status okt'21
Status 2021 Status okt'22
De invoering van AFAS/PAS vraagt om hernieuwde aandacht voor de inrichting van de processen, zichtbare vastlegging van bepaalde controles en het 4-ogenprincipe. Wij hebben aan de hand van de gegevensgerichte werkzaamheden de juistheid en rechtmatigheid van de verstrekte omgevingsvergunningen vastgesteld. Wij merken op dat de controle op de juistheid van de verwachte bouwkosten in 4 van de 27 gecontroleerde dossiers onvoldoende is gecontroleerd en daarmee voor de getrouwheid onzeker is. Bij 1 dossier was sprake van een rechtmatigheidsfout welke reeds is gersteld. Daarnaast ontbreken richtlijnen die medewerkers handvaten bieden hoe te handelen bij een afwijking tussen de bouwkosten volgens aanvraag en de bouwkosten volgens de controleberekening. We stellen tevens vast dat het 4-ogenprincipe nog niet volledig is geïntegreerd.
Midden
Midden
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Bevindingen per proces Detailbevindingen
Bevindingen
Prioriteit
Vastgoed: aan- en verkoop
Evenals vorig jaar is geconstateerd dat de borging van de handelswijze, de waardebepaling en de aansluiting van het inhoudelijke proces op de financiële verwerking verbetering behoeft. Er is sprake van een getrouwheidsfout van € 58.
Midden
Vastgoed: verhuur
Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Wel is een aanbeveling gedaan voor de beheersing van de volledigheid van de opbrengsten.
Laag
Leges begraaf- en crematierechten
Wij hebben aan de hand van gegevensgerichte werkzaamheden de juistheid en rechtmatigheid van deze leges vastgelegd. Het toepassen van het 4-ogenprincipe blijft een aandachtspunt.
Midden
Subsidieverstrekkingen
Wij hebben aan de hand van gegevensgerichte werkzaamheden de juistheid en rechtmatigheid van de subsidieverstrekkingen vastgesteld. De rechtmatigheid is grotendeels op orde. Slechts bij 1 dossier is een financiële rechtmatigheidsfout van € 2 geconstateerd. Er dienen echter nog 8 subsidieverantwoordingen te worden gecontroleerd. Er zijn diverse bevindingen ten aanzien van de bedrijfsvoering gedaan ten aanzien van het naleven van het mandaatbesluit, termijnen, volledigheid van dossiers conform de subsidieverordening, subsidieregister, subsidiebeleid en subsidieplafonds.
Midden
Treasury
Wij hebben de effectieve werking van de beheersmaatregelen binnen het proces getoetst en vastgesteld dat deze voldoen aan de daaraan te stellen eisen.
Laag
Wmo- ZIN en Pgb
Evenals vorig jaar zijn in het reguliere proces diverse verbeterslagen noodzakelijk. Ook dient het vaststellen van de prestatielevering bij ZIN verder opgepakt te worden.
Hoog
Jeugdwet - ZIN en Pgb
Evenals vorig jaar zijn in het reguliere proces diverse verbeterslagen noodzakelijk. Ook dient het vaststellen van de prestatielevering bij ZIN verder opgepakt te worden.
Hoog
Dashboard Proces
Risiconiveau Status okt'21
Status 2021 Status okt'22
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard
Dashboard Proces Deelverklaringen voor ontvangen subsidies Gemeentelijke belastingen Burgerzaken
Bevindingen per proces
Inhoudingen en afdrachten Verbonden partijen
Detailbevindingen
Grondexploitatie General IT Controls, Unit4 Financials Privacy IT governance Frauderisicoanaly se
Risiconiveau Status okt'21
Bevindingen
Prioriteit
Status 2021 Status okt'22 De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022.
Nog openstaand
De gemeentelijke belastingen zijn uitbesteed aan de BghU. Op basis van bevindingen van voorgaande jaren is het risiconiveau als laag ingeschat. De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022. De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022. De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022. De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022.
Nog openstaand Nog openstaand Nog openstaand Nog openstaand Nog openstaand
De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022.
Nog openstaand
De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022. De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022. De controle op dit proces is nog niet afgerond. Hierover wordt gerapporteerd in het Auditverslag 2022.
Nog openstaand Nog openstaand Nog openstaand
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard
Inkoop en aanbestedingen Algemeen Jaarlijks vindt er een analyse (spendanalyse) plaats van alle crediteuren waar over de afgelopen vier jaar meer dan de Europese aanbestedingsgrens aan is overgemaakt of welke op basis van de uitgaven in 2021 en 2022 deze grens zouden kunnen overschrijden. Bevindingen
Detailbevindingen Bevindingen per proces
Wij rapporteerden in het intern audit verslag 2021 dat intern veel is geïnvesteerd in de interne beheersorganisatie om mogelijke onrechtmatigheden inzake inkoop- en aanbestedingen te voorkomen. De interne beheersing met betrekking tot de naleving van de regels voorafgaande aan de opdrachtverlening is versterkt. De interne controle van de naleving van de aanbestedingsregels is echter nog steeds repressief van aard. De gemeente Zeist streeft naar versterking van preventieve beheersmaatregelen en in dit kader memoreren wij nogmaals het belang van een intracomptabele verplichtingenadministratie. Deze administratie kan bijdragen aan een preventieve toetsing op de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid daar voorafgaande aan de opdrachtverlening reeds inzicht bestaat in de totale bestedingen en verplichtingen per crediteur. Tevens is versterking van de rol van het team inkoop noodzakelijk. Wij constateren evenals in dat deze medewerkers soms in een te laat stadium in het proces worden betrokken waardoor het risico van een onrechtmatige aanbesteding wordt vergroot. Conclusie De gemeente Zeist heeft afdoende beheersmaatregelen die het risico van een onrechtmatige aanbesteding tot een aanvaardbaar niveau verkleinen. Wij merken op dat deze conclusie is gebaseerd op de uitkomsten van de 1e spendanalyse, gebaseerd op de uitgaven tot en juli 2022.
Een verdere versterking van de interne beheersorganisatie is echter noodzakelijk zoals bovenstaand aangegeven. Control zal de verbinding gaan zoeken met zowel de 1e als de 2e lijn om interne beheersmaatregelen verder te versterken. De rapportering over de uitkomsten worden medio 2023 verwacht.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Inkopen: order, factuur en prestatielevering Algemeen De rechtmatigheid van uitgaven binnen een gemeente kan alleen worden aangetoond indien de onderliggende onderbouwing van de geleverde prestatie aanwezig is. Deze onderbouwing bestaat uit bijvoorbeeld een urenstaat bij geleverde diensten of een opleverstaat bij geleverde werken. Een uitgave wordt als onrechtmatig gekwalificeerd indien deze onderbouwingen ontbreken. Er zijn 44 facturen gecontroleerd dit eerste halfjaar.
Bevindingen Van de 44 facturen zijn 5 facturen fout bevonden op de getrouwheid voor een bedrag van € 114.671. Dit betreft met name facturen die ten laste zijn gebracht van het verkeerde boekjaar (ten laste gebracht van 2022 in plaats van 2021) en slechts voor € 4,40 een afwijking tussen contract en factuur. Daarnaast zijn 9 facturen als onzeker beoordeeld ten aanzien van de getrouwheid voor een bedrag van € 18.604. Dit betreft met name facturen waarvoor na herhaaldelijke uitvraag geconstateerd dat er geen (geldige) overeenkomst (schriftelijke opdracht, goedgekeurde offerte, bestelbon, contract o.i.d.) aanwezig is dat ten grondslag ligt aan deze geselecteerde facturen. Mede hierdoor kan voor deze 6 facturen niet gecontroleerd worden of de in rekening gebrachte prijs op de factuur in overeenstemming met de afgesproken (eenheids)prijs in de overeenkomst/bestelling/opdracht. Daarnaast is voor 1 factuur een deel van het factuurbedrag niet gedekt door de opdracht waardoor dit gedeelte onzeker is. De resterende facturen zijn onzeker doordat niet (zichtbaar) onderbouwd kan worden dat de prestatie geleverd is. De geautoriseerde facturen worden niet direct onderbouwd door documenten (urenstaten, termijnen) die de daadwerkelijke toetsing van de prestatielevering aantonen in Unit4Financials.
Wij hebben een uitgebreide controle uitgevoerd om de prestatielevering van de facturen aan te tonen. Dit is een arbeidsintensieve klus die veel capaciteit vergt van Control. Aanbeveling Besteed aandacht aan de boeking van facturen in het juiste verslagjaar rond de jaarwisseling. Besteed aandacht aan de documentatie en bewaring van stukken met betrekking tot de opdrachtverstrekkingen voorafgaand aan de facturatie, en van stukken met betrekking van de (controle op de) prestatieleveringsbewijzen, zodat daarmee ook onze verbijzonderde interne controle maar ook de eigen controle en goedkeuring door de factuurbehandelaar (op prijs, soort en aantal) makkelijk en onderbouwd kan geschieden.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Personeel Algemeen Voor personeel is gekeken naar de volgende sub-processen: stamgegevens nieuw personeel (5 dossiers), wijzigingen in vaste loonbestanddelen (10 dossiers), financiële afwikkeling uit dienst tredende medewerkers (5 dossiers) en bruto-netto berekeningen (20 dossiers). Vanaf 1 januari 2022 wordt er gewerkt met een nieuw salarisadministratiesysteem. PIMS/Centric is vervangen door AFAS (gemeente Zeist noemt het PAS). Tevens heeft Zeist geen eigen salarisadministratie, maar maakt gebruik van diensten van een derde partij. Voor het aanleveren van de gevraagde stukken moest er gekeken worden welke documenten wel of niet en op welke manier uit AFAS te halen waren. Tevens is het proces opnieuw op hoofdlijnen beschreven. Bevindingen De dossiers van stamgegevens nieuw personeel, wijzigingen in vaste loonbestanddelen en bruto – netto berekeningen zijn allen als rechtmatig beoordeeld. De dossiers van de financiële afwikkeling van uit dienst tredende medewerkers zijn als onzeker beoordeeld vanwege het niet zichtbaar vastleggen van de eventuele terugbetalingsverplichting voor ouderschapsverlof en opleiding. De belangrijkste bevinding op het gebied van bedrijfsvoering is dat het 4-ogenprincipe binnen de salarisadministratie niet structureel is ingebed in de processen.
Medio 2022 is een onderzoek uitgevoerd naar de implementatie van AFAS met als doel het verkrijgen van inzicht in opzet, bestaan en werking van de in en rond AFAS opgenomen beheersmaatregelen die dienen ter beheersing van de personeelsadministratie en de salaris verwerkende activiteiten van de gemeente Zeist. De aanbevelingen uit dit rapport worden meegenomen in de monitoring van de aanbevelingen van de accountant en de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle door team Control. Aanbevelingen Zorg voor zichtbare vastlegging van de check op een terugbetalingsverplichting voor ouderschapsverlof en opleiding bij HR en voeg dit bij het dossier; Zorg voor toepassing van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie op de mutaties die niet automatisch worden doorgezet in het systeem; Zorg vanwege het ontbreken van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie maandelijks voor een integrale controle op het standenregister mutaties vaste loonbestanddelen; Zorg voor een zichtbare vastlegging van het 4-ogenprincipe op de juistheid van de invoer van premies etc. aan het begin van het jaar of na aanpassing gedurende het jaar; Zorg voor het uitvoeren van 10 bruto-netto berekeningen in januari om de ingevoerde premies etc. zichtbaar te toetsen; Zorg voor opvolging van de aanbevelingen uit het ‘Rapport onderzoek AFAS HR implementatie’ zodra deze definitief is.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Leges omgevingsvergunningen Algemeen Van 27 dossiers zijn de leges gecontroleerd. De volledigheid en kwaliteit van de dossiers vraagt op specifieke punten aandacht. Ondanks dat de juiste stukken werden aangeleverd was er bij veel dossiers extra toelichting noodzakelijk omdat niet alle benodigde informatie was vastgelegd op de door het team gehanteerde checklist bij het dossier. Bevindingen Voor de opgelegde leges geldt dat voor 22 dossiers de leges rechtmatig zijn opgelegd. Voor 1 dossier was sprake van een getrouwheidsfout en daarmee ook een rechtmatigheidsfout welke inmiddels is hersteld. Er zijn 4 dossiers onzeker voor de getrouwheid en rechtmatigheid, dit betreft het niet vastleggen van de toets op de bouwsom. Bij 5 dossiers is niet vastgelegd dat het 4-ogenprincipe is toegepast op de controle van de bouwsom en de opgelegde leges en niet alle checklists die bij het dossier horen zijn volledig ingevuld. Bij de toets op de bouwsom wordt een interne marge van 15% gehanteerd. De legesverordening bevat momenteel geen normen hoe de bouwsom berekend wordt. Dit maakt dat de plantoetser zich daar niet op kan beroepen als hij/zij in discussie gaat met de aanvrager. Om de bouwsom te toetsen wordt conform teamafspraak gebruik gemaakt van richtlijnen zoals opgenomen in het bouwkostenkompas.
Aanbevelingen Zorg voor zichtbare vastlegging van de toetsing van de bouwkosten en onderbouw het wanneer de bouwkosten ‘aannemelijk’ worden gevonden en niet getoetst kunnen worden; Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4-ogenprincipe op de bouwkosten en op te leggen legesbedragen; Op dit moment ontbreken handvaten hoe te handelen bij een afwijking tussen de bouwkosten conform vergunningaanvraag en de bouwkosten volgens de controleberekening. Wij adviseren om in de nieuwe legesverordening hier een juridische grond voor op te nemen; Overweeg bij een ambtshalve aanpassing van de bouwkosten ten opzichte van de aanvraag dit te motiveren in de Omgevingsvergunning onder het kopje ‘kosten’.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen
Vastgoed: aan- en verkoop Algemeen Er zijn 3 dossiers gecontroleerd, 1 aankoop en 2 verkoop. Bevindingen Het getrokken dossier van de aankoop van vastgoed bleken doorberekende onderzoekskosten te zijn ter voorbereiding op een nog niet gerealiseerde grondaankoop. Het ene dossier van verkoop vastgoed is rechtmatig en bij het andere dossier is in ieder geval sprake van een getrouwheidsfout van € 58,43 en staan er op dit dossier nog een paar vragen open die nog beantwoord moeten worden. Gelet op bevindingen ten aanzien van de bedrijfsvoering is geconstateerd dat een procesomschrijving ontbreekt, dat er geen actuele Gemeentelijke Nota Grondbeleid is en een door de commissie BBV aanbevolen jaarlijkse Nota Grondprijzen ontbreekt.
Bevindingen per proces
Aanbevelingen Ga na of het mandaatbesluit volstaat voor de aan- en verkoop van vastgoed en zo niet zorg dat hier een aanpassing op plaats vindt. Besteed aandacht aan de onderbouwing van de prijswaarde van verkooptransacties (niet zijnde snippergroen) middels een onafhankelijk en recent taxatierapport of iets dergelijks. Dit mede in het kader van risico op mogelijke staatssteun. Besteed aandacht voor de juiste boeking in het grootboek van btw en kosten ex btw op de juiste kostensoort m.b.t. vastgoedtransacties. Stel een actuele gemeentelijke Nota grondbeleid en jaarlijks een Nota grondprijzen op. Dit wordt ook aanbevolen door de commissie BBV en zal bijdragen aan duidelijkheid binnen en buiten de organisatie over hoe we werken. Stel procesbeschrijvingen op voor zowel vastgoed aan- als verkoop en laat deze door de proceseigenaar vaststellen.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Vastgoed: verhuur Algemeen Voor het proces vastgoed – verhuur is 1 dossier gecontroleerd. Bevindingen Voor het geselecteerde dossier zijn geen getrouwheids- of rechtmatigheidsfouten geconstateerd. Ook is vastgesteld dat er maandelijks een aansluiting wordt gemaakt tussen het VBS-systeem en de financiële administratie (FA). Een aantal vragen over het proces gelet op onder meer de volledigheid van het verhuurbestand, leegstandscontroles, de controle op de juistheid van de invoer van huurprijsindexaties dienen nog beantwoord te worden. Aanbevelingen Besteed aandacht aan de gewenste 1-op-1 relatie tussen het vastgoedobject volgens het VBS en de grootboekkostenplaatsrekening die voor het betreffende vastgoedobject is gecreëerd in de financiële administratie. Nu worden de verhuuropbrengsten van de 3 deelhuurders van het gecontroleerd vastgoedobject op 1 grootboekrekening geboekt zodat de 1-op-1 er niet is. Dit maakt de beheersing van de volledigheid van de opbrengsten makkelijker.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Leges begraaf- en crematierechten Zeister Bosrust Algemeen Sinds medio 2021 is het opleggen van de aanslagen en het innen van de leges belegd bij de BghU. Voor de opgelegde leges geldt dat 19 van de 20 gecontroleerde dossiers rechtmatig waren. Bevindingen Van het dossier dat als onrechtmatig is beoordeeld was de fout reeds door het team hersteld waardoor er geen foutbedrag van toepassing is. De juistheid van de ingevoerde legesbedragen 2022 dient nog gecontroleerd en aangeleverd te worden. Over het eerste halfjaar is een zichtbare aansluiting gemaakt tussen Key2Begraven en de financiële administratie door team Control. De opbrengst is volledig en juist. Ten opzichte van 2021 zijn er grote stappen gezet ten aanzien van het toepassen van het 4ogenprincipe, al wordt het nog niet in alle dossiers toegepast en blijft het een aandachtspunt. Aanbevelingen Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4-ogenprincipe in het logboek (evenals in 2021); Draag Zorg voor een juiste afhandeling in Key2begraven na correctie bij een onjuiste legesoplegging zodat te alle tijden de juiste informatie uit de applicatie gehaald kan worden voor wat betreft de opgelegde leges.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Subsidieverstrekkingen Algemeen Voor de subsidieverstrekkingen worden subsidieverstrekkingen, subsidiebetalingen en subsidievaststellingen gecontroleerd. Bij de controle op de subsidieverstrekkingen wordt een steekproef getrokken op basis van het 80/20 principe. Met de selectie van de 14 grootste dossiers van 12 crediteuren controleren we 85% van de massa subsidieverstrekkingen. Van deze 14 dossiers zijn ook de betalingen gecontroleerd. De 18 geselecteerde dossiers van 15 crediteuren voor de subsidieverantwoordingen zijn gelijk aan de gecontroleerde subsidieaanvragen van 2021. De aanlevering van dossiers dient vanuit diverse teams te komen en verloopt niet vlekkeloos. Bevindingen De rechtmatigheid van de subsidieverleningen, subsidiebetalingen en subsidieverantwoordingen is grotendeels op orde. Slechts bij 1 dossier is een financiële rechtmatigheidsfout van € 2 geconstateerd. Er dienen echter nog 8 subsidieverantwoordingen te worden gecontroleerd omdat het dossier nog niet beschikbaar was. Ten aanzien van het subsidieregister, subsidiebeleid en subsidieplafonds zijn diverse bevinden gedaan die hieronder verwoord zijn in aanbevelingen. Het mandaatbesluit wordt in 48% van de dossiers foutief toegepast en dient goed in de workflow van het systeem te worden ingevoerd. Daarnaast behoeft het naleven van termijnen door zowel subsidieaanvragers als de gemeente aandacht.
Tenslotte dient er aandacht te zijn voor de volledigheid van dossiers gelet op de Algemene Subsidieverordening gemeente Zeist 2015 en het Controleprotocol subsidies gemeente Zeist 2009. Aanbevelingen Evalueer of het huidige beleid (met name het subsidieprogramma met de subsidieplafonds) voldoet aan de eisen die hieraan gesteld worden en of dit tegemoet komt aan de wensen qua sturing en flexibiliteit; Zorg voor het jaarlijks opstellen en publiceren van een subsidieregister; Zorg voor naleving van de mandaatbesluit door aanpassing van het subsidieproces zodat alle subsidieverstrekkingen en -vaststellingen > € 100.000 door een concernmanager worden getekend; Zorg voor een juiste combinatie van naam en functie bij ondertekening van de subsidiebeschikking en -vaststelling; Zorg voor de zichtbare vastlegging van het advies van team bedrijfsvoering (€ 100.000 - € 500.000) of financieel adviseur ( > € 500.000); Informeer subsidieontvangers over het tijdig aanvragen van een subsidie en het tijdig verzoeken tot vaststellen van een subsidie; Zorg voor het tijdig beschikken en vaststellen van subsidies binnen de gestelde termijnen; Zorg voor de volledigheid van dossiers.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Treasury Algemeen Voor het proces treasury is gekeken naar de volgende onderdelen: creditcardbetalingen, schatkistbankieren, leningen, uitgezet geld (hypotheken) en het rentecomité. Bevindingen De werking van de maatregelen van interne beheersing zijn als effectief aangemerkt op basis van de uitgevoerde controles. Het proces van de creditcardbetalingen is medio 2022 aangescherpt. Gedeeltelijk is de nieuwe werkwijze al opgepakt en gedeeltelijk dient dit nog plaats te vinden. De aansluitingen ten aanzien van het schatkistbankieren worden zichtbaar vastgelegd. Er is een kasgeldlening aangetrokken en een langlopende geldlening. Deze zijn beiden volgens de regels aangetrokken. Bij de hypotheken is vastgesteld dat er een zichtbare aansluiting is met de leningmodule en de financiële administratie. Vastgesteld is dat het rentecomité tot op heden elk kwartaal bijeen is gekomen. Aanbeveling De aanbeveling uit 2021 om het Treasurystatuut te actualiseren blijft staan.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Wmo (ZIN en Pgb) Algemeen Voor het proces Wmo is gekeken naar zowel Zorg In Natura (ZIN) als persoonsgebonden budget (Pgb). Om de verbijzonderde interne controle uit te voeren zijn de benodigde stukken meerdere malen opgevraagd. Echter tot op heden hebben we niet alle benodigde stukken voor onze deelwaarnemingsposten nog binnen gekregen. Ook constateren we dat we stukken aangeleverd hebben gekregen die betrekking hebben op de niet geselecteerde zorgtypedossiers/-declaraties van dezelfde client. Dit komt onder meer doordat het team Kwaliteit volledig bestaat uit nieuwe medewerkers die nog niet bekend zijn met de zorgadministratiesystemen en de interne rechtmatigheidscontroles die voorheen grotendeels door team Kwaliteit zelf werden gedaan. Inmiddels zijn gezamenlijke gesprekken gevoerd om te komen tot aanlevering van de juiste stukken. Dit zien we met vertrouwen tegemoet. Bevindingen Alle 13 gecontroleerde dossiers zijn als onzeker beoordeeld vanwege het ontbreken van diverse stukken per aangeleverd dossier. Daarnaast zijn diverse bevindingen gedaan ten aanzien van de bedrijfsvoering, een aantal worden hier benoemd. Zorg dat alle benodigde informatie is opgenomen in de plannen van aanpak, beschikkingen en het budgetplan en zorg dat deze stukken onderling in overeenstemming zijn.
Zorg voor het toepassen van het 4-ogenprincipe en zorg dat budgetbedrag, zorgperiode en zorgomvang in Zorgned of het SVB-overzicht overeenkomt met de onderliggende stukken. Aanbeveling Besteed aandacht aan het volgen van de juiste verplichte processtappen/volgorde bij het verlenen van zorgproducten; Besteed aandacht aan de (controle op de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomst/Raamovereenkomst, Beschikking, Zorgned-registratie, CAK, SVB-portaal en Declaratie/Betaling; Zorg voor de eenduidig gebruik van afkortingen en benamingen voor zorgproducten in Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten/Raamovereenkomsten, Beschikking, Zorgned-indicaties en CAK-meldingen; Zorg er voor dat per zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn; Zorg voor een verplichte toepassing van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en leg dit in Zorgned vast; Zorg voor de juiste naleving van de mandaatregels en de interne controle op de juiste autorisatie van de beschikking door een bevoegd persoon, waarbij de behandelaar in ieder geval niet tevens de ondertekenaar van de beschikking mag zijn; Zorg voor de uitvoering en adequate vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten.
De afhankelijkheid van accountantsverklaringen van de ZIN-zorgverleners om de ZIN-zorgverlening aan te tonen blijft anders te groot.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Jeugd (ZIN en Pgb) Algemeen Voor het proces Jeugd is gekeken naar zowel Zorg In Natura (ZIN) als persoonsgebonden budget (Pgb). Om de verbijzonderde interne controle uit te voeren zijn de benodigde stukken meerdere malen opgevraagd. Echter tot op heden hebben we niet alle benodigde stukken voor onze deelwaarnemingsposten nog binnen gekregen. Ook constateren we dat we stukken aangeleverd hebben gekregen die betrekking hebben op de niet geselecteerde zorgtypedossiers/-declaraties van dezelfde client. Dit komt onder meer doordat het team Kwaliteit volledig bestaat uit nieuwe medewerkers die nog niet bekend zijn met de zorgadministratiesystemen en de interne rechtmatigheidscontroles die voorheen grotendeels door team Kwaliteit zelf werden gedaan. Inmiddels zijn gezamenlijke gesprekken gevoerd om te komen tot aanlevering van de juiste stukken. Dit zien we met vertrouwen tegemoet. Bevindingen Van de 12 gecontroleerde dossiers is 1 dossier als onrechtmatig aangemerkt met een fout van € 45. De rest van de 11 dossiers is als onzeker beoordeeld vanwege het nog ontbreken van stukken. Daarnaast zijn diverse bevindingen gedaan ten aanzien van de bedrijfsvoering, een aantal worden hier benoemd. Zorg dat alle benodigde informatie is opgenomen in de plannen van aanpak, beschikkingen en het budgetplan en zorg dat deze stukken onderling in overeenstemming zijn.
Tevens is geen 4ogenprincipe toegepast in alle dossiers volgens de procesflow in Zorgned of is dit niet zichtbaar vastgelegd. Aanbeveling Zorg dat er in de Jeugd-Beschikking(format) niet meer ten onrechte verwezen wordt naar een op beschikkingsmoment reeds ingetrokken “Verordening Jeugdhulp gemeente Zeist 2015”. Deze is ingetrokken op 18-2-21 en vervangen door “Verordening Sociaal Domein Zeist 2020” die geldend is vanaf 18-2-21; Besteed aandacht aan het volgen van de juiste verplichte processtappen-volgorde bij het verlenen van zorgproducten; Besteed aandacht aan de (controle op de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomst/Raamovereenkomst, Beschikking, Zorgned-registratie, SVB-portaal en Declaratie/Betaling; Zorg voor de eenduidig gebruik van afkortingen en benamingen voor zorgproducten in Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten/Raamovereenkomsten, Beschikking, Zorgned-indicaties; Zorg er voor dat per zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn; Zorg voor een verplichte toepassing van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en legt dit in Zorgned vast; Zorg voor de uitvoering en adequate vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten.
De afhankelijkheid van accountantsverklaringen van de ZIN-zorgverleners om de ZIN-zorgverlening aan te tonen blijft anders te groot.
Inkoop en aanbesteden
Status okt 2022
Nr.
Status
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
1
Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
2
Bevindingen 2022 Follow up Invoering van een intracomptabele verplichtingenadministratie waardoor de beheersing op de naleving van de aanbestedingsregels wordt versterkt. Versterking van de rol van afdeling inkoop in het proces van opdrachtverlening. In dit kader is een verplichte consultatie bij inkopen groter dan € 50.000 passend.
Inkoop order t/m betaling
Status okt 2022
Nr.
Status
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
3
4
Bevindingen 2022 Follow up Besteed aandacht aan de boeking van facturen in het juiste verslagjaar rond de jaarwisseling. Besteed aandacht aan de documentatie en bewaring van stukken met betrekking tot de opdrachtverstrekkingen voorafgaand aan de facturatie, en van stukken met betrekking van de (controle op de) prestatieleveringsbewijzen, zodat daarmee ook onze verbijzonderde interne controle maar ook de eigen controle en goedkeuring door de factuurbehandelaar (op prijs, soort en aantal) makkelijk en onderbouwd kan geschieden.
Personeel
Status okt 2022
Nr.
Status
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen
5
6 7 8
Bevindingen per proces
9 10
Bevindingen 2022 Follow up Zorg voor zichtbare vastlegging van de check op een terugbetalingsverplichting voor ouderschapsverlof en opleiding bij HR en voeg dit bij het dossier. Zorg voor toepassing van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie op de mutaties die niet automatisch worden doorgezet in het systeem. Zorg vanwege het ontbreken van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie maandelijks voor een integrale controle op het standenregister mutaties vaste loonbestanddelen. Zorg voor een zichtbare vastlegging van het 4-ogenprincipe op de juistheid van de invoer van premies etc. aan het begin van het jaar of na aanpassing gedurende het jaar. Zorg voor het uitvoeren van 10 bruto-netto berekeningen in januari om de ingevoerde premies etc. zichtbaar te toetsen. Zorg voor opvolging van de aanbevelingen uit het ‘Rapport onderzoek AFAS HR implementatie’ zodra deze definitief is.
Leges omgevingsvergunningen
Status okt 2022
Nr.
Status
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard
11 12 13
Detailbevindingen 14
Bevindingen per proces
Bevindingen 2022 Follow up Zorg voor zichtbare vastlegging van de toetsing van de bouwkosten en onderbouw het wanneer de bouwkosten ‘aannemelijk’ worden gevonden en niet getoetst kunnen worden. Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4ogenprincipe op de bouwkosten en op te leggen legesbedragen. Op dit moment ontbreken handvaten hoe te handelen bij een afwijking tussen de bouwkosten conform vergunningaanvraag en de bouwkosten volgens de controleberekening. Wij adviseren om in de nieuwe legesverordening hier een juridische grond voor op te nemen. Overweeg bij een ambtshalve aanpassing van de bouwkosten ten opzichte van de aanvraag dit te motiveren in de Omgevingsvergunning onder het kopje ‘kosten’.
Vastgoed: Aan- en verkoop
Status okt 2022
Nr.
Status
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard
15 16 17
Detailbevindingen 18
Bevindingen per proces
19
Bevindingen 2022 Follow up Ga na of het mandaatbesluit volstaat voor de aan- en verkoop van vastgoed en zo niet zorg dat hier een aanpassing op plaats vindt. Besteed aandacht aan de onderbouwing van de prijswaarde van verkooptransacties (niet zijnde snippergroen) middels een onafhankelijk en recent taxatierapport of iets dergelijks. Dit mede in het kader van risico op mogelijke staatssteun. Besteed aandacht voor de juiste boeking in het grootboek van btw en kosten ex btw op de juiste kostensoort m.b.t. vastgoedtransacties. Stel een actuele gemeentelijke Nota grondbeleid en jaarlijks een Nota grondprijzen op. Dit wordt ook aanbevolen door de commissie BBV en zal bijdragen aan duidelijkheid binnen en buiten de organisatie over hoe we werken. Stel procesbeschrijvingen op voor zowel vastgoed aan- als verkoop en laat deze door de proceseigenaar vaststellen.
Vastgoed: Verhuur
Status okt 2022
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Nr.
20
Bevindingen 2022 Besteed aandacht aan de gewenste 1-op-1 relatie tussen het vastgoedobject volgens het VBS en de grootboekkostenplaatsrekening die voor het betreffende vastgoedobject is gecreëerd in de FA-boekhouding. Nu worden de verhuuropbrengsten van de 3 deelhuurders van het gecontroleerd vastgoedobject op 1 grootboekrekening geboekt zodat de 1-op-1 er niet is. Dit maakt de beheersing van de volledigheid van de opbrengsten makkelijker.
Follow up
Status
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Leges begraaf- en crematierechten Zeister Bosrust
Status okt 2022
Nr.
Status
21 22
Bevindingen 2022 Follow up Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4ogenprincipe in het logboek. Draag Zorg voor een juiste afhandeling in Key2begraven na correctie bij een onjuiste legesoplegging zodat te alle tijden de juiste informatie uit de applicatie gehaald kan worden voor wat betreft de opgelegde leges.
Subsidieverstrekkingen
Status okt 2022
Nr.
Status
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard
23 24
25
Detailbevindingen Bevindingen per proces
26 27 28 29 30
Bevindingen 2022 Follow up Evalueer of het huidige beleid (met name het subsidieprogramma met de subsidieplafonds) voldoet aan de eisen die hieraan gesteld worden en of dit tegemoet komt aan de wensen qua sturing en flexibiliteit. Zorg voor het jaarlijks opstellen en publiceren van een subsidieregister. Zorg voor naleving van de mandaatbesluit door aanpassing van het subsidieproces zodat alle subsidieverstrekkingen en -vaststellingen > € 100.000 door een concernmanager worden getekend. Zorg voor een juiste combinatie van naam en functie bij ondertekening van de subsidiebeschikking en -vaststelling. Zorg voor de zichtbare vastlegging van het advies van team bedrijfsvoering (€ 100.000 - € 500.000) of financieel adviseur ( > € 500.000). Informeer subsidieontvangers over het tijdig aanvragen van een subsidie en het tijdig verzoeken tot vaststellen van een subsidie. Zorg voor het tijdig beschikken en vaststellen van subsidies binnen de gestelde termijnen. Zorg voor de volledigheid van dossiers.
Treasury
Status okt 2022
Inhoudsopgave Managementsamenvatting Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
Nr.
31
Bevindingen 2022 Zorg voor actualisatie van het Treasurystatuut.
Follow up
Status
Wmo (ZIN en Pgb)
Status okt 2022
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
Nr. 32
Dashboard Detailbevindingen Bevindingen per proces
33
34
35
36 37
38
Bevindingen 2022 Follow up Besteed aandacht aan het volgen van de juiste verplichte processtappenvolgorde bij het verlenen van zorgproducten (Zorgaanvraag -> Plan van Aanpak -> Budgetplan PGB -> Zorgovereenkomst -> Beschikking -> Zorgnedregistratie -> CAK -> SVB PGB -> Declaratie/Betaling). Besteed aandacht aan de (controle op de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct (namelijk: casemanager, zorgontvanger, zorgtype, zorgomvang, zorgperiode, zorgprijs, zorgbudget en zorgverleners) tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomst/Raamovereenkomst, Beschikking, Zorgnedregistratie, CAK, SVB-portaal en Declaratie/Betaling. Nu komt het zelfs voor dat de PGB-zorgovereenkomsten voor onbepaalde tijd met terugwerkende kracht worden aangegaan, terwijl de beschikte zorgperiode beperkingen kent. Zorg voor de eenduidig gebruik van afkortingen en benamingen voor zorgproducten in Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten/Raamovereenkomsten, Beschikking, Zorgnedindicaties en CAK-meldingen. Zorg er voor dat per zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn.
Denk onder meer aan de verplichte stukken zoals Zorgaanvraag(melding), Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten PGB, Raamovereenkomsten ZIN, Beschikking, Zorgned-indicaties, CAK-meldingen, Procesverloopoverzicht waaruit toegepaste 4-ogenprincipe blijkt, Prestatieleveringscontrolebewijzen. Zorg voor een verplichte toepassing van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en leg dit in Zorgned vast. Zorg voor de juiste naleving van de mandaatregels en de interne controle op de juiste autorisatie van de beschikking door een bevoegd persoon, waarbij de behandelaar in ieder geval niet tevens de ondertekenaar van de beschikking mag zijn. Zorg voor de uitvoering en adequate vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten. De afhankelijkheid van accountantsverklaringen van de ZIN-zorgverleners om de ZINzorgverlening aan te tonen blijft anders te groot.
Status
Jeugd (ZIN en Pgb)
Status okt 2022
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
Nr. 39
Dashboard 40
Detailbevindingen Bevindingen per proces
41
42
43
44 45
Bevindingen 2022 Follow up Zorg dat er in de Jeugd-Beschikking(format) niet meer ten onrechte verwezen wordt naar een op beschikkingsmoment reeds ingetrokken “Verordening Jeugdhulp gemeente Zeist 2015”. Deze is ingetrokken op 18-2-21 en vervangen door “Verordening Sociaal Domein Zeist 2020” die geldend is vanaf 18-2-21. Besteed aandacht aan het volgen van de juiste verplichte processtappenvolgorde bij het verlenen van zorgproducten (Zorgaanvraag -> Plan van Aanpak -> Budgetplan PGB-> Zorgovereenkomst -> Beschikking -> Zorgnedregistratie -> SVB PGB -> Declaratie/Betaling). Besteed aandacht aan de (controle op de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct (namelijk: casemanager, BSNnr, zorgontvanger, zorgtype, zorgomvang, zorgperiode, zorgprijs, zorgbudget en zorgverleners) tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomst/Raamovereenkomst, Beschikking, Zorgned-registratie, SVB-portaal en Declaratie/Betaling. Zorg voor de eenduidig gebruik van afkortingen en benamingen voor zorgproducten in Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten/Raamovereenkomsten, Beschikking, Zorgnedindicaties. Zorg er voor dat per zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn.
Denk onder meer aan de verplichte stukken zoals Zorgaanvraag(melding), Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten PGB, Raamovereenkomsten ZIN, Beschikking, Zorgned-indicaties, Procesverloopoverzicht waaruit toegepaste 4ogenprincipe blijkt, Prestatieleveringscontrolebewijzen. Zorg voor een verplichte toepassing van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en legt dit in Zorgned vast. Zorg voor de uitvoering en adequate vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten. De afhankelijkheid van accountantsverklaringen van de ZIN-zorgverleners om de ZIN-zorgverlening aan te tonen blijft anders te groot.
Status
Managementreactie op de aanbevelingen Interim Auditverslag en Managementletter 2022 Verslag en analyse, stappen op weg naar verder Het Interim Auditverslag van de Verbijzonderde Interne Controle ligt voor evenals de Managementletter 2022 van de accountant. Door continu onderzoek te doen naar de beheersmaatregelen binnen primaire en kwetsbare processen van onze organisatie, ontstaat er inzicht waar en welke maatregelen genomen dienen te worden en waarop gestuurd gaat worden. De ingeslagen weg van audits binnen onze PDCA-cyclus zal de komende jaren steeds beter landen en geeft daarmee vorm aan ons uitgangspunt om een lerende organisatie te zijn. Naast de inhoudelijke bevindingen zien we dat het noodzakelijk is dat managers, als proceseigenaren in de lijnorganisatie, sturen op het intern beheersingsproces. Het GMT heeft de weg ingeslagen om daar sterk op te sturen. Op steeds meer vlakken zijn audits en checks opgenomen in de PDCA-cyclus en zijn processen gecontroleerd, waarbij de cyclus ‘constateren, verbeteren, aanpassen en leren’ wordt doorlopen. Zo zorgen we voor een continue ontwikkeling in de beheersbaarheid van onze processen. Dit dient als basis om verder te kunnen vernieuwen en door te ontwikkelen.
De drive om zaken continu beter te doen ondersteunen we met een routekaart, waarmee we zorgen dat processen in samenhang worden gezien en bijdragen aan de doelstellingen die expliciet worden gesteld. Bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle en Managementletter We onderschrijven de bevindingen en adviezen van deze verslagen. Bij iedere specifieke bevinding vanuit het Interim Auditverslag is een managementreactie opgenomen (zie bijlage bij deze managementreactie). Deze reacties zijn hetzelfde voor de aanbevelingen in de detailbevindingen van de accountant. De resultaten van deze audit laten zien dat we bepaalde adviezen van vorige jaren hebben gerealiseerd en op andere onderdelen nog stappen kunnen zetten. In dit verslag zien we dat de geconstateerde fouten en onzekerheden ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid de grens voor een goedkeurende accountantsverklaring -op dit moment- niet overschrijden. Dit is echter geen reden tot algemene tevredenheid; naast het continue streven naar de verbetering (en leren), is de inzage in de gegevens die voor deze controle noodzakelijk is, ondermaats. Dit betekent dat beheersprocessen doorontwikkeld moeten worden, zodat de voor de beheersprocessen belangrijke gegevens beter, transparanter en efficiënter worden vastgelegd en minder afhankelijk zijn van personen.
Deze vervolgstap in onze ontwikkeling nemen we mee in procesontwerpen voor nieuwe systemen zoals het subsidiesysteem, de WABO en het nieuwe personeelsadministratiesysteem. Het GMT ziet er op toe dat er binnen beheersprocessen beter gestuurd zal worden door proceseigenaren, waarbij zij de noodzakelijke maatregelen nemen om relevante gegevens eenduidig vast te leggen en deze ter verantwoording -kunnen- genereren. In de (interne) auditverslagen in de tweede helft van 2023 willen wij hier expliciet verbeteringen hebben gerealiseerd en hierover rapporteren in de P&C cyclus.
1
Bijlage 1 bij Managementreactie - Inhoudelijke reactie op aanbevelingen Managementletter 2022 Subsidieverstrekkingen ML 1 Het gebruik van de hardheidsclausule uit de ASV moet onderbouwd en bewust gebruikt worden. ML 2
De vestrekte subsidies zijn niet bij iedere zaak geautoriseerd conform mandaatregeling.
ML 3
Subsidiebeschikkingen zijn niet vastgelegd in een overzichtelijke detaillijst.
Inkoop - aanbesteden ML 4 De rechtmatigheid van aanbestedingen wordt onvoldoende in het proces geborgd.
2
In oktober 2022 is het vernieuwde subsidieproces live gegaan in het nieuwe zaaksysteem. Hoewel uit de controle blijkt dat de rechtmatigheid van de subsidieverleningen en subsidiebetalingen grotendeels op orde is, maakt het vernieuwde proces dat de risico’s op fouten en afwijkingen nog verder worden verkleind. De risico’s m.b.t. juiste ondertekening, termijnen en volledigheid van dossiers worden ondervangen door het nieuwe proces. Daarin is het Algemeen mandaatbesluit Zeist 2020 toegepast, zal ingericht worden dat het systeem signalen afgeven over termijnen en is controle op volledigheid van dossiers belegd.
Een verplichte consultatie bij inkopen groter dan € 50.000 kan mogelijk leiden tot een verdere verbetering van het inkoopproces. Het betekent echter ook een extra investering voor wat betreft de inzet van inkoopspecialisten. Momenteel wordt er vanuit het team inkoop actief getraind en gefaciliteerd om de rechtmatigheid bij inkopen te verbeteren. Wij zien aan de cijfers dat dit effect heeft. Mocht deze ontwikkeling verslechteren dan maken we alsnog de afweging of de inzet van middelen voor een verplichte consultatie opwegen tegen mogelijke en gewenste verbeteringen.
Leges omgevingsvergunningen ML 5 Niet altijd sprake van een vierogenprincipe bij toets op aanvraag omgevingsvergunning. ML 6
Ontbreken norm ten behoeve van toetsen van bouwsommen omtrent verduurzaming.
Wmo en Jeugdwet (ZIN en Pgb) ML 7 De controle rondom prestatielevering in het Sociaal Domein dient verder te worden geformaliseerd.
3
Vanaf 1 januari 2023 wordt gewerkt met zowel een geheel vernieuwde legesverordening (titel 2), als ook met een nieuw ICTsysteem voor de vergunningverlening. Met de verordening en het nieuwe systeem is de legesheffing geborgd in ons werkproces vergunningen. Hiermee zal worden voldaan aan de aanbevelingen en opmerkingen zoals deze uit de interne controle naar voren komen, bijvoorbeeld ten aanzien van het 4-ogenprincipe en het vastleggen daarvan. De omgevingsvergunningen worden in vrijwel alle gevallen onder mandaat verleend, met de handtekening van de manager. De kwaliteit wordt geborgd door middel van het 4ogenprincipe waarbij zowel de casemanager die een vergunning verleend als een collega de zaken nalopen.
• Hier zullen we een kwaliteitsslag op maken richting alle consulenten. Evalueren en dat goed rapporteren is de basis. • We stellen evaluatiecriteria op die of de cliënt zelf of de medewerker van het sociaal team of het CJG meeneemt in de evaluatie en vastlegt in ZorgNed. • Uit de evaluatie blijkt minimaal dat de afgesproken zorg geleverd is en aan de afgesproken doelen is gewerkt. Dit vraagt een keuze en afstemming op dit onderwerp hoe dit in te richten bij Pgb en ZIN.
Inkoop - order t/m betaling ML 8 Meer consistentie is gewenst in de (wijze van) vastlegging van prestatielevering.
IT ML 9 ML 10 ML 11
Dit punt is ook vorig jaar naar voren gekomen en door ons herkenbaar. We hebben destijds aangegeven dat een verplichtingen(order)administratie behulpzaam is in het oplossen van deze leemte. Echter heeft nader onderzoek uitgewezen dat deze oplossing nog geen optie is, in verband met technische belemmeringen. Ons financieel systeem moet eerst naar een SAAS (cloud) oplossing voordat een verplichtingenadministratie überhaupt ondersteund wordt door Unit4. Deze migratie staat in 2023 gepland. Vanaf het derde kwartaal 2023 onderzoeken we of de SAAS-oplossing voldoende oplossing biedt voor het vastleggen van prestatieleveringen en het matchen van facturen aan de opdracht. Mocht dit niet het geval zijn gaan we op zoek naar mogelijke alternatieven. We verwachten eind 2023 hier een goed beeld van te hebben. Zolang we dit proces niet kunnen automatiseren zullen we aan deze aanbeveling extra aandacht geven door goede voorlichting geven aan de BMO leden en andere budgethouders en bestellers.