PR22.171 Boardletter PWC
Tekst van het document
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Morgen maak je samen_ Boardletter 2022
Vooruitkijkend Bijlagen
Gemeente Zeist PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 29 november 2022
0I
1
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Inleiding
Vooruitkijkend
Gemeente Zeist T.a.v. de gemeenteraad Het rond 1 3701 HS ZEIST
Bijlagen
29 november 2022
Controlekader
Referentie: Geachte leden van de gemeenteraad, Graag presenteren we u hierbij onze tussentijdse bevindingen die voortkomen uit de controle van de jaarrekening van Gemeente Zeist over het boekjaar dat eindigt op 31 december 2022. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2022. Dit rapport is gebaseerd op onze werkzaamheden tot en met 31 oktober 2022. Indien er na deze datum nieuwe bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing, dan zullen wij dit met u delen in ons accountantsverslag. Het rapport bestaat uit drie delen. In deel 1 geven wij een overzicht van onze kernboodschappen. Deel 2 beschrijft diverse aspecten gerelateerd aan de interne beheersing. Deel 3 beschrijft de relevante ontwikkelingen voor uw gemeente en uw status van voorbereiding op deze ontwikkelingen.
We hebben de inhoud van dit verslag toegelicht in een ambtelijke voorbespreking op 4 november 2022 en een bestuurlijke voorbespreking op 15 november 2022. Vervolgens lichten we de (van de managementletter afgeleide) boardletter toe in een vergadering van de auditcommissie op 29 november. Mocht u toch nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl
PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Bijlagen
Inhoudsopgave Inleiding
1
Inhoudsopgave
2
Detailbevindingen
20
Onze boodschappen
3
Vereiste communicatie
21
Kernboodschappen
4
Speerpunten
5
Controlekader
6
Controleomgeving
7
Interne beheersing
8
Beheersing van IT-omgeving
9
Fraude en wet- en regelgeving
10
Ontwikkelingen rondom fraude
11
Vooruitkijkend
12
Ruimtelijk domein
13
Vluchtelingenopvang
14
Rechtmatigheidsverantwoording
15
ESG en lokale overheden
16
Overige onderwerpen
17
Het controleproces
18
Bijlagen
19
3
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Kernboodschappen
Speerpunten Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen
Onze kernboodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen die we hebben geformuleerd naar aanleiding van de interim-controle bij gemeente Zeist.
01
4
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Kernboodschappen
Speerpunten Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen
Kernboodschappen Onze kernboodschappen samengevat in één oogopslag Een voldoende basis van de interne beheersing
Uitkomsten interimcontrole
Als onderdeel van onze tussentijdse controle hebben wij de kwaliteit van uw interne beheersing langs het drielijnenmodel beoordeeld. Onze indruk is dat uw interne beheersing van voldoende niveau is in opzet en bestaan om tot een betrouwbare jaarrekening te komen.
We rapporteren diverse detailbevindingen in de processen (eerste lijn). De beoordeling van de IT-omgeving moet overigens nog plaatsvinden. We vragen het college om onze aanbevelingen op te volgen. Ten opzichte van vorig jaar zien we dat de opvolging van de aanbevelingen uitblijft of onderhanden is, doordat voorrang is gegeven aan de verbetering van de verbijzonderde interne controles (de derde lijn). De vertraging in de beweging naar de tweede lijn en de verbeteringen in de eerste lijn betekent wel dat wij een temporisatie zien in de gestelde lange termijn ambitie.
Verbetering uitvoering verbijzonderde interne controles Team control voert de controles uit op basis van het Verbijzonderde Interne Controleplan 2022-2023. We constateren ten opzichte van vorig jaar verbetering in de consistentie van de opzet, van de controleerbaarheid van de uitwerking en een kwalitatieve inhoudelijke verbetering van de controles. Wij adviseren team control meer aandacht te geven aan IT en de IT-beheersmaatregelen bij de uitvoering van de controles (bijvoorbeeld autorisaties in het systeem). Daarnaast hebben wij geconstateerd dat team control veel tijd heeft gestoken in de begeleiding door de vele personele wisselingen in de eerste lijn. Als de oplevering aan team control hierdoor weer stabiel is, kan gedacht worden aan een uitvoering in kleinere blokken (meer continu) zodat de tijdigheid eenvoudiger geborgd is.
Implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is zo goed als gereed Gemeente Zeist is goed op weg voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023. In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening 2021 was een toelichting opgenomen om voor te sorteren op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording. We bevelen aan om de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening 2022 hier verder op in te richten om zo de raad hierin mee te nemen.
Beweging naar ‘tweede lijn’ vertraagd, ambitie blijft
Tijdig actualiseren verordeningen blijft een aandachtspunt
Het drielijnen model geeft handvatten om te beoordelen waar in de beheersing risico’s worden ondervangen. We constateren dat de tweede lijn nog onvoldoende in positie is. Verschillende personele wisselingen hebben ook hier geleid tot uitstel van de daadwerkelijke beweging van de derde naar de tweede lijn. Wij adviseren om de beweging van het versterken van de eerste en tweede lijn voort te zetten.
Vanuit de interimcontrole hebben we de volgende overige observaties. Eén van de bevindingen is dat wij conform vorig jaar constateren dat de financiële verordening 212, aanverwante nota’s (zoals het grondbeleid), de verordening 213 en 213 a en de algemene subsidie verordening nog steeds verouderd zijn. De behandeling van diverse verordeningen/nota’s staat gepland voor het eind van het jaar. Wij adviseren dringend het proces van de actualisaties van deze verordeningen/nota’s te borgen.
5 6
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Kernboodschappen
Speerpunten Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen
Speerpunten Onze eerste inzichten in relatie tot de speerpunten die we van de gemeenteraad hebben ontvangen De gemeenteraad heeft ons drie speerpunten meegegeven voor de controle van gemeente Zeist. Over deze speerpunten willen wij onze eerste inzichten delen op basis van de werkzaamheden tot en met 31 oktober 2022. In het accountantsverslag, die bij de afronding van de jaarrekeningcontrole wordt gepresenteerd, rapporteren wij de definitieve inzichten ten aanzien van de speerpunten. Speerpunt 1: Verstrekte subsidies Bij verstrekte subsidies is sprake van zowel een termijn waarbinnen een subsidieaanvrager een aanvraag moet indienen als ook een termijn waarbinnen de gemeente moet beslissen. Deze termijnen zijn vastgelegd in respectievelijk artikel 7 en 8 in de algemene subsidieverordening (‘ASV’) van de gemeente. Met een deelwaarneming hebben we in kaart gebracht of bij de verstrekte subsidies aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan. Op basis van deze deelwaarneming ten tijde van de interimcontrole zijn de volgende constateringen gedaan: •
•
door enkele aanvragers is de volledige aanvraag niet tijdig conform artikel 7 ingediend; de gemeente heeft bij meerdere subsidies de beslistermijn conform artikel 8 overschreden; In deze gevallen wordt zoals hiervoor beschreven een beroep gedaan op de hardheidsclausule; Bij enkele subsidies hoger dan €100.000 is de autorisatie niet in lijn met het mandaat (artikel 2.7 in het algemeen mandaatbesluit Zeist 2020). We constateren dat alleen een teammanager heeft getekend, terwijl het mandaatbesluit aangeeft dat dit de ambtelijke opdrachtgever of concernmanager moeten zijn. Er is geen sprake van een onrechtmatigheid
gezien het mandaatbesluit geen onderdeel is van het normenkader. Wij adviseren wel een verbetering in de waarborging van de minimale vereiste autorisaties aan te brengen. •
de ASV is uit 2015. Wij raden aan om de ASV te actualiseren en het periodiek actualiseren van alle verordeningen te waarborgen;
•
de gemeente heeft geen centraal geregistreerd overzicht van de subsidies die in jaar t+1 vastgesteld dienen te worden. Een onderdeel van het voorwaardencriterium is dat subsidies dienen vastgesteld te worden op basis van artikel 12 tot en met 16 van de ASV, dit is nu niet geborgd.
Binnen een gemeentelijke algemene subsidieverordening is dikwijls sprake van een ‘hardheidsclausule’, zo ook bij gemeente Zeist. Het college kan in bijzondere gevallen artikelen van de verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard gelet op het belang van de aanvrager of subsidieontvanger. Wij vinden daarom een hardheidsclausule een belangrijk onderdeel in de subsidieverordening. Het overschrijden van de voorgeschreven termijnen leidt niet tot onrechtmatigheden, als er beroep gedaan wordt op hardheidsclausule uit de ASV. Het is echter niet wenselijk dat te vaak dergelijke overschrijdingen worden opgevangen door de hardheidsclausule. We raden aan om meer 'helder en zichtbaar' te documenteren, waarom wordt afgeweken en waarom (dus) de hardheidsclausule wordt geactiveerd.
5I
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Kernboodschappen
Speerpunten Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen
Speerpunten Onze eerste inzichten in relatie tot de speerpunten die we van de gemeenteraad hebben ontvangen Speerpunt 2: Algemene verordening gegevensbescherming
Speerpunt 3: Onderwijshuisvestiging
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Elke organisatie moet een privacy-administratie beheren en waarmee kan worden aangetoond dat zij voldoet aan de vereisten van de AVG. We brengen in kaart hoe gemeente Zeist waarborgt dat wordt voldaan aan de AVG.
Onderwijshuisvesting is een onderdeel van de vastgoedportefeuille van de gemeente Zeist. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de huisvesting van scholen in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en speciaal onderwijs. Belangrijke kaders hierin zijn het strategisch huisvestingsplan (SHP) en het integrale huisvestingsplan (IHP). We reflecteren op deze kaders en het gerelateerde onderzoek wat daartoe momenteel plaatsvindt.
Op basis van de procesbespreking met de Chief Information Security Officer (CISO) en de functionaris gegevensbescherming (FG) hebben we inzicht gekregen in de beheersomgeving die de ambtelijke organisatie heeft ingeregeld om te voldoen aan de AVG. De ambtelijke organisatie werkt dit verder uit in het ambitiedocument. Op dit ambitiedocument reflecteren wij in het accountantsverslag. Daarnaast is reeds gestart met het rapporteren aan de audit commissie om ook de raad te informeren en in stelling te brengen. Wij onderschrijven de noodzaak van het definitief maken van het ambitiedocument, de uitwerking daarvan en het rapporteren aan de audit commissie
In de interimcontrole hebben we een procesbespreking gehouden met de interne controle functionaris en de strategisch controller. Op basis van de procesbespreking hebben we inzicht verkregen in de analyse die de ambtelijke organisatie heeft uitgevoerd om de verordeningen en het nieuwe beleid aan te laten sluiten met de gewenste plannen. Echter de uitwerking van de plannen blijkt uitdagend. Het strategisch financieel instrumentarium (SFI) is significant, complex en behoeft een juiste monitoring. Dit wordt op dit moment verder uitgewerkt in een onderzoek. Op dit onderzoek en de juiste monitoring reflecteren wij in het accountantsverslag.
6
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Controleomgeving Interne beheersing Beheersing van IT-omgeving Fraude en wet- en regelgeving Ontwikkelingen rondom fraude Vooruitkijkend
Bijlagen
Onze visie op uw interne controlekader Dit hoofdstuk is bedoeld om u inzicht te geven in de interne beheersing, inclusief de beheersing van de IT-omgeving. Daarnaast reflecteren wij in dit hoofdstuk op de controleomgeving inclusief de maatregelen ter voorkoming van fraude.
02
7
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Controleomgeving Interne beheersing Beheersing van IT-omgeving Fraude en wet- en regelgeving Ontwikkelingen rondom fraude Vooruitkijkend
Bijlagen
Controleomgeving Uw controleomgeving vormt een voldoende basis voor de interne beheersing Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van een interne controleomgeving die het mogelijk maakt een jaarrekening op te stellen, die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten. Het rapport van de commissie die is ingesteld om na te denken over de toekomst van de accountancy, Commissie Toekomst Accountancysector, bevestigt dat de kwaliteit van het werk van de accountant in belangrijke mate wordt beïnvloed door de kwaliteit van het rapportageproces bij de opdrachtgever. Dit vereist een intensievere betrokkenheid van het college en de raad, ook ten aanzien van niet-financiële informatie. De elementen van de controleomgeving vormen een geschikte basis Onze conclusie is dat de controleomgeving en de interne beheersing een voldoende basis vormen om te komen tot een betrouwbare jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben een aantal elementen eruit gelicht op de volgende sheet. Onze indruk van gemeente Zeist is positief. De houding van de organisatie is constructief (open, samenwerkend). Er is een basisniveau van de interne beheersing (met een mix van maatregelen) op basis waarvan de controle uitgevoerd kan worden. En de gemeente heeft de ambitie om de volgende stappen te zetten.
Hierbij zien we dat de (verbijzonderde) interne controles bijna geheel worden uitgevoerd door team control, terwijl de ambitie was om de beweging van deze controlemaatregelen naar de eerste lijn te bewerkstelligen. Dit is met name door personele wisselingen niet gerealiseerd. We adviseren om de ambitie daadwerkelijk vorm te geven. Een betere wisselwerking tussen
de drie lijnen zal immers bijdragen aan een meer efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Daarnaast wordt het inzicht in de uitgaven hierdoor versterkt. Door het op orde hebben van de processen komt de gemeente Zeist beter ‘in control’. Wij vragen uw aandacht voor de opvolging van de bevindingen in de interne beheersing en aanvullende observaties. Diverse verbeteracties zijn in gang gezet.
7I
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Controleomgeving De controleomgeving vormt de basis voor een goede opzet van de processen en effectieve werking hiervan. Onze conclusie op basis van eerste indrukken/werkzaamheden is dat de elementen van de controleomgeving gezamenlijk een voldoende basis vormen voor de andere onderdelen van de interne controle.
Controleomgeving Interne beheersing Beheersing van IT-omgeving
•
In de basis is de interne beheersing op orde.
•
De interne beheersing is een mix tussen enerzijds controles in de primaire processen en werkzaamheden die achteraf door de 2e/3e lijn worden uitgevoerd.
Fraude en wet- en regelgeving •
Ontwikkelingen rondom fraude Vooruitkijkend
Bijlagen
3. Controle-activiteiten
1. Controleomgeving
activiteiten, rapportage en naleving
Er is een open houding naar de accountant
2. Risicobeoordeling •
•
•
•
Er is sprake van een jaarlijkse begroting waarin de bestuurlijke hoofdlijnen, programma's en financiën voor het komend begrotingsjaar worden gepresenteerd Risicoanalyses op procesniveau, waarbij ook frauderisico’s worden benoemd. Er is een overkoepelende frauderisicoanalyse. Het college heeft in de programmabegroting 2023-2026 de risicobeoordeling geactualiseerd. Per risico is de kans op optreden en de mogelijke financiële gevolgen benoemd. Het management identificeert en analyseert de IT-omgeving van UNIT4Financials en de dit jaar geïmplementeerde salarisadministratie AFAS. Management is zich ervan bewust dat een breder inzicht nodig is van de gehele ITomgeving; hiervoor zijn al acties uitgezet.
•
Interne controles worden uitgevoerd op geselecteerde processen. Deze worden benoemd in het interne controleplan 20222023.
•
In de risicoanalyses op procesniveau worden de interne beheersingsmaatregelen geïdentificeerd.
•
Baseert inzet op beleidsregels en procedures.
•
We concluderen dat het management schattingen inzake de grondexploitaties, voorzieningen, materiële vaste activa en vorderingen naar behoren documenteert.
1. Controle-omgeving
4. Informatie en communicatie
2. Risicobeoordeling
•
Diverse raadsstukken zijn goed leesbaar (inclusief planning & control documenten)
•
IT-omgeving kent aandachtspunten
3. Controle-activiteiten 4. Informatie en communicatie 5 . Monitoring activiteiten
5. Monitoring activiteiten •
Vanuit team control wordt het (financiële) proces geëvalueerd en wordt er gerapporteerd over bevindingen. Er is een overkoepelende rapportage waarbij uitkomsten van de interne controles worden gerapporteerd en besproken met de directie c.q. college.
8
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controleomgeving Interne beheersing Beheersing van IT-omgeving Fraude en wet- en regelgeving Ontwikkelingen rondom fraude
Onze indruk is dat uw interne beheersing van voldoende niveau is in opzet en bestaan om tot een betrouwbare jaarrekening te komen Op basis van onze werkzaamheden tot en met 31 oktober 2022 delen wij u onze bevindingen zoals in de afbeelding rechts is weergegeven. Wij hebben de interne beheersing gecontroleerd op basis van het ‘Drielijnenmodel’, zoals dit ook is opgenomen in het ‘Internal Control Framework’ van gemeente Zeist. Zoals u aan de kleuren en de bijbehorende legenda ziet, is er voldoende basis van interne beheersing aanwezig bij gemeente Zeist mede door de inzet van de 3e lijn. Uit de resultaten van de tussentijdse controle zien wij ook een aantal processen die om aandacht vragen: •
Vooruitkijkend •
De 3e lijn, team control, wordt gevormd door een onafhankelijk team dat objectief vaststelt of met de eerste twee lijnen de besturing, beheersing en verantwoording van het proces in opzet, bestaan en werking toereikend is. Op basis van de ambitie van Zeist én op basis van onze bevindingen, is ons advies om bepaalde werkzaamheden meer te beleggen in de 1e en 2e lijn.
Graag attenderen wij uw organisatie op de overige observaties om de beoogde professionaliseringslag te bespoedigen.
SOCIAAL
•
De 2e lijn bestaat onder andere uit team Financiën en de kwaliteitsmedewerkers. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden zien we dat deze lijn nog niet volledig is geactiveerd. In 2021 was team control gestart met het inwerken en coachen in de tweede lijn om de controles uit te voeren. Echter in het huidige boekjaar hebben verschillende personele wisselingen geleidt tot uitstel van de daadwerkelijke beweging van de derdenaar tweede lijn. De ambitie van de gemeente is er echter wel. Dit betekent wel dat wij een vertraging zien in de gestelde lange termijn ambitie.
FYSIEK
Bijlagen
De 1e lijn wordt gevormd door het primaire proces. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het proces en geeft aan of het proces in control is. Ten aanzien van deze 1e lijn, hebben wij een aantal aanbevelingen geformuleerd.
Proces
BEDRIJFSVOERING
Controlekader
Interne beheersing Lijn 1
2
3
Inkopen en betalingen
Aanbestedingen
Salarissen
Inkomende subsidies
IT-omgeving*
Grondexploitatie
Belastingen
Omgevingsvergunning
Huren en pachten
Opbr. begraafplaatsen
Sociaal domein
Sociale uitkeringen
Verstrekte subsidies
Legenda Bevindingen geïdentificeerd met prioriteit ‘hoog’ Bevindingen geïdentificeerd met prioriteit ‘middel’ of ‘laag’ Geen bevindingen geïdentificeerd Niet beoordeeld in het kader van de controle
* De beoordeling van de IT-omgeving moet nog plaatsvinden
8I
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Interne beheersing Een nadere toelichting op het 3 lijnen model
Controlekader
Controleomgeving Interne beheersing
Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘drielijnen’-model.
1e
Beheersing van IT-omgeving
lijn
Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de beheersing risico’s worden ondervangen.
2e
lijn
3e
lijn
Fraude en wet- en regelgeving
Lijnmanagement
Ondersteuning
Interne controlefunctie
Ontwikkelingen rondom fraude
Teams
Team financiën / kwaliteitsmedewerkers
Team Control
Bijlagen
Gemeente
Vooruitkijkend
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.
• Team Control voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.
PwC
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• De administratie voert bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
• Adviseert (met team Control) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.
• Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.
• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van team Control.
• Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen wordt.
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Controleomgeving
Interne beheersing
Volwassen interne beheersing met verdere ambities Onderstaand geven wij inzicht in observaties uit onze tussentijdse werkzaamheden tot 31 oktober 2022 gerelateerd tot de interne beheersing van de ambtelijke organisatie. Deze inzichten en adviezen kunnen de kwaliteit van de interne beheersing verder verbeteren.
Interne beheersing
Verbetering van de kwaliteit interne controles
Beheersing van IT-omgeving
Team control werkt op basis van de Verbijzonderde Interne Controleplan 20222023 de controles per proces uit. We constateren dat ten opzichte van vorig jaar verschillende verbeteringen zijn doorgevoerd.
Fraude en wet- en regelgeving Ontwikkelingen rondom fraude Vooruitkijkend
Bijlagen
8II
Per proces is een gestructureerd dossier opgesteld met alle werkstappen en onderliggende documentatie. De gehanteerde testtabellen (‘VIC checklists’) zijn concreet uitgewerkt waardoor ze een goede basis vormen om niet alleen door team control, maar in de toekomst ook door de tweede lijn gehanteerd te worden in de uitvoering van de controlewerkzaamheden. Daarnaast komt per controlestap naar voren of getrouwheid of rechtmatigheid wordt getest, waarna dit in de conclusie ook concreet zichtbaar wordt gemaakt. Hiermee kunnen eventuele bijzonderheden of bevindingen concreet gerapporteerd worden of het ook impact heeft op de rechtmatigheidsverantwoording. We zien tevens tussen de verschillende processen een consistent gebruik van opzet, terminologie en gehanteerde tekens. Op basis van de uitgevoerde testwerkzaamheden vormt team control de conclusies en werkt deze, met eventuele bevindingen en adviezen, per proces uit in een controlememorandum. Deze memoranda zijn zelfstandig leesbaar en geven inzicht in de conclusie en de belangrijkste observaties en constateringen. Wij adviseren de conclusies bondiger met de financiële impact te benoemen. De conclusies geven nu vaak inzicht in de steekproef aantallen en bijzonderheden. Hierdoor krijgt de lezer inzicht in de steekproef, maar de conclusie over de hele populatie komt hieruit niet naar voren.
We constateren daarnaast bij het proces omgevingsvergunningen dat specifiek wordt ingegaan op de impact van IT in het proces en de controle. Wij adviseren, aan de hand van de IT-ontwikkelingen binnen de gemeente, dit verder te gaan betrekken in de controle van alle processen (bijvoorbeeld aspecten zoals autorisaties in het systeem, betrouwbaarheid brongegevens, applicatie controls). De controlememoranda per proces worden door team control samengevat in een interne interim-rapportage op die in de organisatie wordt gerapporteerd en besproken. Dit maakt onder andere zichtbaar dat de ambtelijke organisatie actief is in het inzichtelijk maken van de interne beheersing, het bespreken hiervan en acties te nemen om de kwaliteit te blijven verbeteren. We adviseren de interne controles meer continu (in kortere blokken) uit te voeren We constateren ten tijde van de interimcontrole in oktober dat voor bijna alle processen blok 1 en 2 zijn getest en uitgewerkt in het controlememoranda. Dit betekent dat de periode januari tot en met juli is getest. Dit is een zichtbare verbetering ten opzichte van vorig jaar. Daarbij hebben wij geconstateerd dat team control veel tijd heeft gestoken in de begeleiding door de vele personele wisselingen in de eerste lijn om dit te realiseren.
Als de oplevering aan team control weer stabiel is, kan gedacht worden aan een uitvoering in kleinere blokken (meer continu) zodat de tijdigheid eenvoudiger geborgd is. Hierdoor blijft bovendien de ambtelijke organisatie dicht op de bal zitten.
8III
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Interne beheersing Inzichten in de interne beheersing die aandacht vereisen
Controlekader
Controleomgeving Interne beheersing Beheersing van IT-omgeving Fraude en wet- en regelgeving Ontwikkelingen rondom fraude Vooruitkijkend
Bijlagen
Bevindingen Europese aanbestedingen in lijn met 2021 We constateren dezelfde onrechtmatigheden in de Europese aanbestedingen op basis van de tussentijdse controlewerkzaamheden en inzichten van team control (2021: € 0,6 miljoen). De onrechtmatigheden uit voorgaand jaar zijn nog steeds van toepassing doordat de contracten die voorgaand jaar onrechtmatig waren, nu nog steeds onrechtmatig zijn. Op basis van de tussentijdse controle zijn (nog) geen nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd.
De interne beheersmaatregelen zijn detectief ingericht door middel van een crediteurenspendanalyse. Dit is een controle achteraf waarbij wordt vastgesteld of de juiste richtlijnen zijn gevolgd voor de (Europese) aanbesteding van de contracten. We constateren dat dit jaar de tussentijdse werkzaamheden van team Control eerder en vollediger zijn uitgevoerd ten tijde van de interim controle. We benadrukken de relevantie van de tijdigheid van de afronding van deze controle om tijdig inzicht te verkrijgen in onrechtmatigheden. Daarnaast adviseren we verdere formalisatie van het proces in de eerste lijn om preventief onrechtmatigheden te voorkomen. Verouderde verordeningen 212, 213 en 213a Wij constateren dat de financiële verordening 212 (2017), de Verordening 213 voor de controle op het financieel beheer en op de financiële organisatie (2011) en de Verordening 213a onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Zeist (2009) sterk zijn verouderd. Deze verordeningen vormen de basis voor onze controle, en vanaf volgend jaar ook bij de formele invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben voorgaand jaar begrepen
dat deze verordeningen op de rol stonden om geactualiseerd te worden en dat de ambtelijke organisatie doende is met de voorbereidingen. Wij adviseren de ambtelijke organisatie om het actueel houden van de verordeningen te borgen in het planning- en control cyclus. Prestatielevering sociaal domein wordt nog niet intern vastgesteld Gemeente Zeist steunt in belangrijke mate op de productieverantwoordingen van zorg leveranciers om vast te stellen dat de zorg daadwerkelijk geleverd is (prestatielevering). De totale onzekerheid betrof voorgaand jaar €3 miljoen, welke grotendeels werd veroorzaakt door ontbrekende productieverantwoordingen of afwijkende verklaringen. Doordat de gemeente afhankelijk is van de beschikbaarheid en de tijdige aanlevering, adviseren wij de ambtelijke organisatie tijdig in contact te treden met de zorgleveranciers. Dit om te waarborgen dat de productieverantwoordingen worden ontvangen om onrechtmatigheden te voorkomen. De impact van de tussentijdse werkzaamheden op ons controleplan In ons controleplan hebben we de belangrijkste significante risico’s geïdentificeerd. We hebben onze risicoanalyse en controleaanpak geactualiseerd op basis van de interim-controlewerkzaamheden. We concluderen dat er geen wijzigingen zijn.
9
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Controleomgeving Interne beheersing Beheersing van IT-omgeving Fraude en wet- en regelgeving Ontwikkelingen rondom fraude Vooruitkijkend
Bijlagen
Beheersing van IT-omgeving Onze IT-controle is nog onderhanden; hierover rapporteren wij nader in het accountantsverslag. De beheersing van de IT-omgeving is van belang om te borgen dat IT-risico’s, ten aanzien van een betrouwbare gegevensverwerking worden beheerst. De IT General Controls (ITGC’s) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de activiteiten te beheren en om de voortdurende werking van geautomatiseerde applicatiecontroles te garanderen. Daarnaast zijn ITGC’s van belang, omdat bepaalde handmatige beheersingsmaatregelen afhankelijk zijn van systeem gegenereerde informatie.
uitgebreide rechten. Daarnaast was op basis van een intern onderzoek van de gemeente in 2021 aandachtspunten geconstateerd op de onderwerpen systeemarchitectuur, beheersing van uitbestedingen, informatiebeveiliging en systeemimplementatie en opdrachtverlening leveranciers IT systemen. De opvolging van deze bevindingen zijn onderhanden bij de ambtelijke organisatie. Hierdoor rapporteren wij nader in het accountantsverslag.
De scope van de IT-audit betreft de financiële administratie en de salarisadministratie
Blijvende aandacht voor cyberweerbaarheid noodzakelijk voor de continuïteit en veiligheid van data binnen de gemeente. Cybersecurity-incidenten (bijvoorbeeld ransomware-aanvallen) kunnen een grote impact hebben op de primaire processen en bedrijfsvoering. Het inrichten van adequate maatregelen op het gebied van cybersecurity is noodzakelijk. Wij zullen als onderdeel van onze IT audit verschillende functionarissen spreken op het gebied van cybersecurity en hierover rapporteren in het accountantsverslag.
De scope van de IT-audit voor de jaarrekeningcontrole is het financiële pakket Unit4Financials en de salarisadministratie AFAS. Per 2022 is de gemeente overgegaan naar deze nieuwe salarisadministratie. In komende periode verdiepen wij ons nader op het gebied van deze migratie en de impact daarvan op onze gegevensgerichte werkzaamheden. Uw IT-omgeving heeft uw aandacht voor noodzakelijke verbeteringen Uit onze en uw interne controles van afgelopen jaar bleek dat er een aantal tekortkomingen zaten in de beheersing van de IT-omgeving: a) het formaliseren van procedures over het toekennen, wijzigen en intrekken van gebruikersrechten en over het toekennen, wijzigen en intrekken van gebruikersrechten en b) het terugbrengen van 'generieke' accounts met
Cybersecurity onder continue aandacht blijven
10
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave
Fraude en wet- en regelgeving
Onze boodschappen
Geen nieuwe frauderisico’s of frauderisicofactoren geïdentificeerd in vergelijking met het controleplan
Controlekader
Het voorkomen en opsporen van fraude is primair de verantwoordelijkheid van het college en de raad
Controleomgeving Interne beheersing Beheersing van IT-omgeving Fraude en wet- en regelgeving Ontwikkelingen rondom fraude Vooruitkijkend
Bijlagen
We hebben de evaluatie door gemeente Zeist van frauderisico's en risico's in verband met het niet naleven van wet- en regelgeving beoordeeld. Met betrekking tot de identificatie van de significante frauderisico's constateerden we geen nieuwe risicofactoren of frauderisico’s. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben wij de interne beheersing rond het voorkomen en identificeren van fraude beoordeeld. Aangezien het voorkomen en opsporen van fraude de primaire verantwoordelijkheid is van het college en de raad (in een controlerende rol), verwachten we dat er een zeker minimaal niveau van interne controle is, rekening houdend met de omvang en complexiteit van de gemeente en haar activiteiten. Tijdens onze tussentijdse controlewerkzaamheden zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen Onze algemene indruk is dat uw interne beheersing een voldoende basis vormt in opzet en bestaan om tot een betrouwbare jaarrekening te komen. Tijdens onze tussentijdse controlewerkzaamheden zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen. Met uitzondering van de afwijkingen in het kader van de (Europese) aanbestedingen, die doorlopen vanuit bevindingen uit voorgaande jaren, zijn ons ten tijde van de jaarrekening 2022 geen gevallen van het niet naleven van wet- en regelgeving onder onze aandacht gekomen.
Als uw accountant is het onze verantwoordelijkheid om onze controle te plannen en uit te voeren om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten
als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevatten, ongeacht of deze zijn veroorzaakt door fraude of fouten, rekening houdend met het toepasselijke wet- en regelgevingskader. Vanwege de inherente beperkingen van een controle is er een onvermijdbaar risico dat bepaalde afwijkingen van materieel belang in de financiële overzichten niet worden ontdekt. Onze controleverklaring wordt uitgebreid met het aspect fraude Wij hebben u in ons controleplan erover geïnformeerd dat wij dit jaar in onze controleverklaring uitgebreider rapporteren op de aspecten fraude en continuïteit (voor gemeenten financiële positie). Hieronder gaan we verder in op de relevante aandachtspunten. Ten aanzien van fraude zullen wij op basis van de aangepaste standaard gaan rapporteren in de controleverklaring over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude. Daarvoor zullen wij het fraudepreventiebeheersing (de bredere beheersing van de frauderisico’s) van de gemeente Zeist onderzoeken.
Onze controleverklaring wordt ook uitgebreid met de financiële positie Daarnaast zullen wij in onze controleverklaring rapporteren over het vermogen van uw gemeente inzake het opvangen van financiële risico’s. Ook hier is het van belang om in het jaarverslag te reflecteren op dit onderwerp. De verwachting is dat dit in de paragraaf weerstandsvermogen moet komen.
11
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Controleomgeving Interne beheersing Beheersing van IT-omgeving Fraude en wet- en regelgeving Ontwikkelingen rondom fraude Vooruitkijkend
Bijlagen
Ontwikkeling rondom fraude Gemeente Zeist beschikt over een overkoepelende frauderisicoanalyse Gemeente Zeist heeft een regeling klokkenluiders en er is een vertrouwenspersoon integriteit. Daarnaast is er sprake van een gedragscode en een integriteitsbelofte. Door de organisatie is een overkoepelende frauderisicoanalyse opgesteld. Ook in de processen, procedures en interne controles merken we dat er aandacht is ter voorkoming van fraude en misbruik & oneigenlijk gebruik. Ook is er veel aandacht voor risicomanagement in brede zin, mede in relatie tot de totstandkoming en actualisatie van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Wel hebben wij over fraudebeheersing bij gemeente Zeist de volgende aanbevelingen: •
Het toetsen van de beheersingsmaatregelen rondom fraude en integriteit krijgt nu nog beperkt aandacht. Wij adviseren de beheersingsmaatregelen die in de integrale frauderisicoanalyse staan opgenomen ook te toetsen op bestaan en werking en hierover richting de directie en het college te rapporteren. Daarnaast kunnen in het controleplan voor verbijzonderde interne controles gericht werkzaamheden op frauderisico’s worden uitgevoerd.
•
Wij adviseren de integrale frauderisicoanalyse aan te vullen met strategische en tactische risico’s. De analyse is op dit moment met name procesgericht. Zo kunnen er onder andere risico’s met betrekking tot verbonden partijen, grote investeringen, (de voorspelbaarheid van) de financiële positie en speerpunten uit het collegeprogramma worden toegevoegd.
•
Wij adviseren jaarlijks de risicoanalyse te actualiseren en hierbij belangrijke specifieke thema’s, actualiteiten en concrete voorbeelden van fraudecasussen uit de praktijk bij te betrekken.
•
Het is belangrijk dat het college rapporteert over het fraudepreventieprogramma in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken. Zodoende kunnen wij als externe accountant een verwijzing opnemen in onze controleverklaring naar de door het college gerapporteerde informatie.
Een recent blog van Martine is gewijd aan de rol van de raad bij fraude en corruptie.
12
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Ruimtelijk domein Vluchtelingenopvang Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Overige onderwerpen
Het controleproces Bijlagen
Vooruitkijkend In deze sectie kijken we vooruit op naar de jaarrekeningcontrole en reflecteren we op onderwerpen die relevant kunnen zijn op uw gemeente of de jaarrekening
03
13
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Ruimtelijk domein Vluchtelingenopvang Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Overige onderwerpen
Het controleproces Bijlagen
Ruimtelijke domein Belangrijke maatschappelijke ontwikkelingen kunnen gevolgen hebben voor uitgangspunten grondexploitaties, waardering strategische gronden ook een aandachtspunt De hoge inflatie heeft een negatieve invloed op uw grondexploitatieprojecten Het is een turbulente tijd en gemeente Zeist staat voor grote uitdagingen zoals een grote bouwopgave in een tijd van schaarste van mensen en materialen en een landelijke trend van stijgende prijzen. Dit kan leiden tot budgetoverschrijdingen of serieuze vertragingen bij projecten van de gemeente. Voor de gemeentelijke grondexploitaties worden belangrijke schattingen gemaakt (o.a. percentage kosten- en opbrengstijgingen). Deze cijfers zijn landelijk veel in beweging, wat een invloed heeft op de (waardering van) de grondexploitaties. Het is daarom belangrijk om de gekozen standpunten adequaat te onderbouwen, een vergelijking te maken met de huidige landelijke inflatiecijfers en met name ook te kijken wat de uitkomsten zijn van verschillende scenario’s. In de jaarrekening 2022 is het belangrijk bij het onderhanden werk een adequate toelichting op te nemen over de onzekerheden in de markt en de uitgangspunten die de gemeente heeft gehanteerd met bijvoorbeeld een bandbreedte van een aantal scenario’s qua kosten –en opbrengstenstijgingen.
De gemeente Zeist heeft in 2022 nog drie actieve projecten waarvan het laatste project in 2026 wordt afgerond. De impact van de maatschappelijke ontwikkelingen zijn in de begroting 2023 tekstueel toegelicht. Doordat de drie projecten vergevorderd zijn, is de kans dat de maatschappelijke ontwikkelingen een significante invloed heeft beperkt. Ook is het de vraag wat het effect is van deze ontwikkelingen op projecten die samen met andere partijen worden uitgevoerd.
Vanuit het landelijk beleid is er de ambitie om 4.000 (aardgasloze) woningen te bouwen in Zeist. In 2023 wordt hier verdere ontwikkeling aan gegeven door de bouw van circa 200 woningen in Eikenstein. Gezien de landelijke woningbouwopgave is het relevant om deze inzichten te rapporteren met de jaarlijkse actualisaties van de grondexploitaties in de jaarrekening. De hoge inflatie, toenemende rente en de stijgende (energie)prijzen vragen in brede zin een solide toekomstplanning en een betrouwbare begroting vanwege de mogelijke weerslag op het weerstandsvermogen van de gemeente. We raden aan om de nota grondbeleid te actualiseren Het huidige grondbeleid dateert uit 2008 (2008-2012). Mede gezien de wijziging in het BBV rondom grondexploitatie (onder andere introductie van de POC, die wel is verwerkt in het raadsbesluit 18RV068), en de afronding van de huidige projecten in 2026, raden we het college aan om de nota grondbeleid te actualiseren.
14
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave
Vluchtelingenopvang
Onze boodschappen
De opvang van vluchtelingen uit Oekraïne kan leiden tot onrechtmatigheden
Controlekader
Gemeente Zeist heeft net als veel andere gemeenten de taak op zich genomen om vluchtelingen uit Oekraïne op te vangen. De vluchtelingenstroom kwam heel snel op gang waardoor in korte tijd opvang geregeld moest worden. De opvang heeft geleid tot extra kosten voor de gemeente. Hierover is de raad reeds geïnformeerd. Als accountant kijken wij in de kostenverantwoording extra mee. De borging van de rechtmatigheid van de kosten heeft hierbij onze expliciete aandacht.
Vooruitkijkend Ruimtelijk domein Vluchtelingenopvang Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Overige onderwerpen
Het controleproces Bijlagen
Het risico in relatie tot aanbestedingsrecht wordt nog nader bekeken Bij de hulp aan de vluchtelingen is landelijk veel sprake geweest van het verstrekken van contant geld of prepaidkaarten om te kunnen voorzien in de levensbehoefte en zijn significante aanbestedingen en inkopen gedaan om in de opvang te voorzien. Uit gehouden besprekingen met de ambtelijke organisatie constateren we dat de inrichting van het proces inzake de vluchtelingen beheerst is. De vluchtelingen zijn opgevangen in speciaal daarvoor gehuurde panden door de gemeente Zeist. Wij adviseren de ambtelijke organisatie tijdig een interne analyse uit te voeren om te valideren of wordt voldaan aan Europese aanbestedingsrichtlijnen en of daarbij een beroep kan worden gedaan op dwingende spoed. Tijdens de jaarrekeningcontrole controleren wij de kostenverantwoording en gerelateerde (Europese) aanbestedingen. In het accountantsverslag rapporteren wij onze inzichten.
Goede registratie van kosten, opbrengsten en opvangplekken van belang ten behoeve an de verantwoording in de SiSa-bijlage De opvang van vluchtelingen wordt bekostigd met een specifieke uitkering die verantwoord moet worden via SiSa. Landelijk zien wij dat hier al veel vragen over ontstaan. Dit onder andere omdat sprake is van een regeling waarbij een vergoeding wordt gegeven voor enerzijds werkelijke kosten die zijn gemaakt en anderzijds voor bepaalde kosten sprake is van een normbedrag per opvangplek. Om goed verantwoording af te kunnen leggen vraagt dit om een goede registratie van o.a. de kosten, opbrengsten en opvangplekken, een tijdige analyse van de regelgeving die voor deze SiSa-regeling van toepassing is en (indien van toepassing) tijdige afstemming met het Rijk over eventuele onduidelijkheden in de regelgeving te hebben. Beheersing van de leefgelden is van belang Bij de hulp aan de vluchtelingen is landelijk veel sprake geweest van het verstrekken van contant geld of prepaidkaarten om te kunnen voorzien in de levensbehoefte. Bij gemeente Zeist zijn de leefgelden met behulp van bankpassen uitgekeerd waardoor geen contante gelden verstrekt hoefden te worden. Het is belangrijk om interne analyses op de eventuele resterende frauderisico’s uit te voeren en aanvullende beheersmaatregelen te nemen.
15
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Rechtmatigheidsverantwoording De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording ligt op koers.
Controlekader
Vooruitkijkend Ruimtelijk domein Vluchtelingenopvang Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Overige onderwerpen
Het controleproces Bijlagen
Implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording ligt op koers
Een toevoeging aan de paragraaf bedrijfsvoering
Vanaf boekjaar 2023 moet het college de rechtmatigheidsverantwoording over de jaarrekening afgeven. Dit betekent dat wij over boekjaar 2023 de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording zullen toetsen.
Het college moet vanaf 2023 in de paragraaf bedrijfsvoering specifiek ook ingaan op de afwijkingen die zijn geconstateerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Als gevolg van het moeten opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording door het college dient de raad afspraken te maken met het college over de mate van detaillering in de paragraaf bedrijfsvoering. We hebben begrepen dat de paragraaf in de jaarrekening 2022 van gemeente Zeist op elementen hierop zal worden ingericht. De paragraaf bedrijfsvoering dient daarnaast ook inzicht te geven welke acties het college onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Het college kent de volgende taken:
Afgelopen jaar heeft gemeente Zeist reeds proef gedraaid met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. In de jaarrekening 2021 heeft het college reeds voorgesorteerd op de rechtmatigheidsverantwoording door een toelichting op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. De gemeente gebruikt boekjaar 2022 als tweede proefjaar voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Op basis van de observaties van de interne beheersing adviseren wij de ambtelijke organisatie aandacht te geven aan: •
•
•
De continue verbetering van de interne controles, door onder andere het blijven opleiden van medewerkers in de eerste- en tweede lijn door de derde lijn (team control); Het borgen van periodieke controles in de eerste en tweede lijn en de uitvoering van de verbijzonderde interne controles in kortere blokken kan de benodigde capaciteit voor de betrokken medewerkers verminderen en de tijdigheid versterken; Het actualiseren van de ambitie van het In Control Statement naar de huidige stand van zaken.
•
het bewaken van het verslaggevingsproces en het doen van voorstellen om de integriteit van het proces te waarborgen;
•
het bewaken van de effectiviteit van het interne beheersingssysteem, een mogelijk aanwezig interne controlesysteem en het systeem voor het melden van risico's voor wat betreft de financiële verslaggeving van de gemeente.
Naar aanleiding van bovengenoemde consultatie inzake de Kadernota rechtmatigheid 2022 bleek dat er een brede behoefte was aan een nadere duiding van de inhoud en reikwijdte van de paragraaf bedrijfsvoering. Daarom heeft de commissie BBV besloten om naast de actualisatie van de Kadernota rechtmatigheid een Notitie paragraaf bedrijfsvoering op te stellen.
16
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Ruimtelijk domein Vluchtelingenopvang Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Overige onderwerpen
Het controleproces Bijlagen
ESG en lokale overheden Wij willen in gesprek met u treden om de impact van ESG-beleid zichtbaar te maken De manier waarop lokale overheden omgaan met ESG-kwesties (milieu, maatschappij en bestuur) en duurzaamheid, is niet alleen van cruciaal belang, maar biedt ook kansen. Wij vinden dat ESG doelstellingen uiteindelijk een meerwaarde creëren voor gemeenten en provincies, zowel vanuit risicobeperking als waardecreatie. ESG en lokale overheden Lokale overheden hebben elke dag te maken met de drie ESG-thema’s. Overstromingen door heftige regenval (environmental), het beschermen van de privacy van burgers (social) en een cyberaanval op de IT-infrastructuur (governance): lokale overheden doen al ongelooflijk veel op dit gebied, maar het maken en samenbrengen van beleid op de ESG-factoren wordt de komende jaren steeds belangrijker. Lokale overheden hebben daarbij een belangrijke rol in het behalen van de door Nederland internationaal afgesproken doelstellingen. De impact van lokale overheden op het realiseren van de klimaatdoelstellingen verdient het om zichtbaar te zijn, zowel qua resultaten als kosten en investeringen. Voor lokale overheden is geïntegreerde verantwoording noodzakelijk om alle inspanningen zichtbaar, vergelijkbaar en controleerbaar te maken. Er zijn richtlijnen rondom duurzaamheidsverslaggeving.
Sinds april 2021 moeten beursgenoteerde bedrijven de door de Europese Commissie aangenomen CSRD-richtlijn volgen. CSRD staat voor ‘Corporate Sustainability Reporting Directive’ en deze richtlijn moet dit meer transparantie leiden op het gebied van duurzaamheid. Tot op heden is er voor lokale overheden nog geen (Europese) rapportagerichtlijn voor klimaat beschikbaar.
ESG’s maken geen onderdeel uit van de rapportages vanuit de P&Ccyclus, maar er is wel een energieplan Gemeente Zeist heeft ‘Energieplan Zeist’ waarin de gemeenteraad de ambitie een ‘klimaatneutraal Zeist in 2030’ heeft vastgesteld. We hebben vastgesteld dat de dit terugkomt in de begroting programma 3 ‘doorpakken voor natuur en klimaat’. De duurzaamheidsaspecten voor de organisatie kunnen bijvoorbeeld terugkomen in de paragraaf bedrijfsvoering, vooruitlopend op de te verwachten toekomstige uitbreidingen rondom verslaggeving. Bijvoorbeeld in de jaarrekening 2021 komt dit onderwerp nog niet specifiek terug. Adviezen inzake duurzaamheidsverslaggeving voor lokale overheden •
Breng focus aan in de klimaat- en duurzaamheidsdoelstellingen waarop u wilt sturen, meten en controleren in de komende coalitieperiode.
•
Zorg vervolgens voor een centrale plek in de P&C rapportages ESG’s en /of duurzaamheid. De duurzaamheidsagenda van gemeente Zeist komt wel onder andere terug in het inleidende hoofdstuk van de jaarstukken, maar dat dekt enkel een aantal elementen vanuit de ESG’s. Het college zou kunnen overwegen om een separate paragraaf hiertoe te ontwikkelen in de programmabegroting en de jaarstukken.
•
Maak investeringen gekoppeld aan ESG-doelstellingen apart zichtbaar om deze ook in de realisatie van de beleidsdoelstellingen mee te nemen.
Lees ook onze blog “Lokaal bestuur, maak impact van ESG-beleid zichtbaar”
17
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Overige onderwerpen Diverse ontwikkelingen die van invloed zijn op onze jaarrekeningcontrole en uw jaarrekening
Controlekader
Vooruitkijkend Ruimtelijk domein Vluchtelingenopvang Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Overige onderwerpen
Het controleproces Bijlagen
We adviseren dat inzichtelijk wordt gemaakt wat de omvang van de nieuwe (potentiële) voorziening ‘verlofsparen’ zal zijn Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke verlofuren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers hun bovenwettelijke verlofuren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning. Deze verlofuren verjaren niet. Als gevolg van verlofsparen ontstaat er voor zowel de gemeente als de werkgever een arbeidskostengerelateerde verplichting. Doordat de mutaties van deze verplichting onvoorspelbaar zijn, heeft de commissie BBV gesteld dat hiervoor een voorziening gevormd moet worden. De hoogte van de voorziening zal afhangen van de mate waarin medewerkers gebruik gaan maken van verlofsparen. Op basis van het totale openstaand saldo aan bovenwettelijke verlofuren binnen de gemeente, zal een inschatting gemaakt moeten worden van de noodzakelijke voorziening. De ambtelijke organisatie is momenteel de regeling aan het inregelingen. We adviseren dat op korte termijn inzichtelijk wordt gemaakt wat de omvang van deze voorziening zou zijn, zodat er (eventueel) nog tijdig een begrotingswijziging kan worden vastgesteld.
De gemeente Zeist is op dit moment voldoende gevorderd met de voorbereidingen voor de implementatie van de omgevingswet op 1 juli 2023, maar de gemeente is nog niet klaar De Omgevingswet brengt een grote stelselwijziging in het omgevingsrecht en een nieuwe manier van werken in de ontwikkeling en het beheer van de fysieke leefomgeving. De reikwijdte van de wet strekt zich uit van strategische visie, gebiedsontwikkeling en beheer tot vergunningverlening, handhaving en toezicht en de bijbehorende (digitale) informatievoorziening en dienstverlening. De gemeente Zeist is op dit moment ver gevorderd met de voorbereidingen voor de implementatie van de omgevingswet op 1 juli 2023, maar de gemeente is nog niet klaar. Inmiddels is een nieuw systeem voor de omgevingsvergunningen geïmplementeerd waarmee het proces beter geborgd kan worden. Tevens worden de twee legesverordeningen geactualiseerd zodat deze aansluiten met de omgevingswet. De gemeente Zeist heeft de verwachting dat per 1 juli 2023 de noodzakelijke basis gereed en voldoende klaar is om te kunnen werken met de omgevingswet. Hierbij wordt intern actief gemonitord wat de status is op de verschillende onderdelen, waaronder vergunningverlening, planvorming en ondersteunende systemen. Met name de technische kant en de afhankelijkheid van de landelijke digitale systemen zijn een aandachtspunt ( o.a.
landelijke ICT toetsing van het Adviescollege).
18
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Ruimtelijk domein Vluchtelingenopvang Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Overige onderwerpen
Het controleproces Bijlagen
Het controleproces Het controleproces en voorbereidingen voor de eindejaarscontrole Om aan uw behoeften te kunnen voldoen en het proces voor de jaareindecontrole verder te kunnen verbeteren, vinden we het belangrijk om het proces periodiek te evalueren en onze bevindingen met u te delen. Wij zullen tenminste twee keer per jaar met u formeel evalueren: na het uitbrengen van de boardletter en na het uitbrengen van het accountantsverslag.
•
Salariskosten: ISAE3402 type 2 verklaring AFAS om inzicht te krijgen in opzet, bestaan en werking van de salarisadministratie welke belegd bij de service organisatie AFAS;
•
Opbrengsten uit belastingen: tijdig verkrijgen van de controleverklaring van de gemeenschappelijke regeling ‘Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht’ (BghU). We verzoeken de ambtelijke organisatie om bij ontvangst een zichtbare aansluiting met de financiële administratie te maken om eventuele bijzonderheden vroegtijdig te constateren.
•
Kosten sociale zaken: tijdig verkrijgen van de controleverklaring van de gemeenschappelijke regeling ‘Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug’ (RDWIKRH). We verzoeken de ambtelijke organisatie om bij ontvangst een zichtbare aansluiting met de financiële administratie (waaronder de debiteurenpositie) te maken om eventuele bijzonderheden vroegtijdig te constateren.
Om u te ondersteunen bij uw voorbereidingen van de jaareindecontrole, waarborgen wij dat de ambtelijke organisatie tijdig een gedetailleerde lijst ontvangt van specificaties die in Client Connect moeten worden gezet. Een tijdige levering van alle items voor aanvang van de controle is nodig voor een soepel controleproces en om overschrijdingen te voorkomen.
•
Sisa-verantwoordingen: bij ontvangst van het definitieve overzicht van Sisaregelingen van het Rijk moet de ambtelijke organisatie per Sisa-regeling de afhankelijkheden van derden in kaart brengen en zo spoedig mogelijk hier acties op uitzetten om de informatie tijdig te ontvangen.
Vroegtijdig acties uitzetten op overige afhankelijkheden
Tijdens de bespreking van het controleplan hebben we met de gemeente onze geplande uren gedeeld. Tijdens de interim controle hebben wij geen aanleiding tot het bijstellen van deze geplande uren.
Onze samenwerking Gedurende onze interimcontrole ondervonden we een goede samenwerking met uw team. We hebben een goede, open en plezierige samenwerking met uw gehele organisatie. Conform de controle van vorig jaar vindt veelvuldig constructief overleg plaats. Dit willen wij ook richting de jaarrekeningcontrole vasthouden voor de belangrijke onderwerpen en thema’s om verassingen en/of miscommunicaties te voorkomen. Ons team weet het juiste aanspreekpunt in uw organisatie te vinden en andersom weet uw organisatie het team van PwC goed te vinden. Client Connect
Daarnaast willen we de volgende afhankelijkheden voor de jaarrekeningcontrole toelichten waarvoor wij de ambtelijke organisatie tijdig vragen afstemming met betreffende partijen te vinden om tijdig de juiste informatie te verkrijgen voor de volgende posities:
Huidige uren versus geplande uren
19
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Bijlagen Detailbevindingen Vereiste communicatie
Bijlagen
04
In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen waaronder detailbevindingen en een overzicht van de vereiste communicatie.
20
Rapportage van interim-bevindingen 2022 | Gemeente Zeist | CONCEPT
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Vooruitkijkend Bijlagen
Detailbevindingen
Onderstaande tabel bevat de detailbevindingen inclusief de status ten opzichte van voorgaand jaar en de prioriteit van de detailbevindingen. Het taartdiagram hiernaast visualiseert dat. De prioriteit van een detailbevinding of een combinatie van detailbevindingen in de interne controle is niet alleen afhankelijk van het feit of er daadwerkelijk sprake was van een onjuistheid, maar ook van de waarschijnlijkheid dat een onjuistheid zou kunnen plaatsvinden en de potentiële omvang van de bevinding. #
Detailbevindingen
1
Vereiste communicatie
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Status 2022
Detailbevinding [Verstrekte subsidies]: Het gebruik van de hardheidsclausule uit de ASV moet onderbouwd en bewust gebeuren [Verstrekte subsidies]: De verstrekte subsidies zijn niet bij iedere zaak geautoriseerd conform mandaatregeling [Verstrekte subsidies]: Subsidiebeschikkingen zijn niet vastgelegd in een overzichtelijke detaillijst, zodat de vaststellingtermijn lastig is te beheersen [Aanbestedingen]: De rechtmatigheid van aanbestedingen wordt onvoldoende in het proces geborgd [Omgevingsvergunningen]: Niet altijd sprake van een vierogenprincipe bij toets op aanvraag omgevingsvergunning [Omgevingsvergunningen]: Ontbreken norm t.b.v. toetsen van bouwsommen omtrent verduurzaming [Sociaal domein]: De controle rondom prestatielevering in het sociaal domein dient verder te worden geformaliseerd [Factuurverwerking]: Meer consistentie is gewenst in de (wijze van) vastlegging van prestatielevering [IT-omgeving] Het proces rondom wijzigingsbeheer is onvoldoende geformaliseerd [IT-omgeving] Het proces van toekennen, wijzigen en intrekken van rechten is niet gedocumenteerd [IT-omgeving] Generieke accounts met uitgebreide rechten geïdentificeerd op netwerk en applicaties [BTW] Het Btw mengpercentage wordt niet jaarlijks geactualiseerd / herrekend