PR22.171 Boardletter PWC

Het proces rondom wijzigingsbeheer is onvoldoende geformaliseerd. Het proces van toekennen, wijzigen en intrekken van rechten is niet gedocumenteerd. Generieke accounts met uitgebreide rechten geïdentificeerd op netwerk en applicaties.

4

Deze bevindingen zijn nog niet door de accountant beoordeeld op hun status in 2022. Na beoordeling van de voortgang op deze onderdelen geven wij een reactie.

Financiën - BTW ML 12 Het Btw mengpercentage wordt niet jaarlijks geactualiseerd / herrekend

5

De ambtelijke organisatie heeft het mengpercentage voor de overheadkosten voor 2022 geactualiseerd op basis van de begroting 2022. Deze detailbevinding is hiermee voor de accountant afgerond.

Bijlage 2 bij Managementreactie - Inhoudelijke reactie op aanbevelingen Interim Auditverslag 2022 Inkoop - aanbesteden Nr. Bevindingen 2022 Follow up 1 - 2022 (zie Invoering van een intracomptabele verplichtingenadministratie waardoor de Dit punt is eerder naar voren gekomen. We hebben ook 4 - 2022) beheersing op de naleving van de aanbestedingsregels wordt versterkt. destijds aangegeven dat een verplichtingen(order)administratie behulpzaam kon zijn. Uit nader onderzoek is gebleken, dat ons financieel systeem eerst naar een SAAS (cloud) oplossing moet zijn gemigreerd, voordat een verplichtingenadministratie ondersteund wordt door Unit4 (ons financieel systeem). Deze migratie staat in 2023 gepland. Vanaf het derde kwartaal 2023 onderzoeken we of de SAAS-oplossing voldoende oplossing biedt voor het vastleggen van prestatieleveringen en het matchen van facturen aan de opdracht. Zo gauw wij weten dat dit niet het geval kan zijn, zoeken we naar mogelijke alternatieven. We verwachten eind 2023 hier een goed beeld van te hebben. 2 - 2022 Versterking van de rol van afdeling inkoop in het proces van Een verplichte consultatie bij inkopen groter dan € opdrachtverlening. In dit kader is een verplichte consultatie bij inkopen 50.000 kan mogelijk leiden tot een verdere groter dan € 50.000 passend verbetering van het inkoopproces.

Het betekent echter ook een extra investering voor wat betreft de inzet van inkoopspecialisten. Momenteel wordt er vanuit het team inkoop actief getraind en gefaciliteerd om de rechtmatigheid bij inkopen te verbeteren. Wij zien aan de cijfers dat dit effect heeft. Mocht deze ontwikkeling verslechteren dan maken we alsnog de afweging of de inzet van middelen voor een verplichte consultatie opwegen tegen mogelijke en gewenste verbeteringen.

6

Inkoop - order t/m betaling Nr. Bevindingen 2022 3 - 2022 Besteed aandacht aan de boeking van facturen in het juiste verslagjaar rond de jaarwisseling.

4 - 2022

Besteed aandacht aan de documentatie en bewaring van stukken met betrekking tot de opdrachtverstrekkingen voorafgaand aan de facturatie, en van stukken met betrekking van de (controle op de) prestatieleveringsbewijzen, zodat daarmee ook onze verbijzonderde interne controle maar ook de eigen controle en goedkeuring door de factuurbehandelaar (op prijs, soort en aantal) makkelijk en onderbouwd kan geschieden.

7

Follow up We herkennen dit punt en gaan dit op drie manieren oppakken. 1. We onderzoeken of we de grens van € 50.000 om facturen transitorisch te boeken verder kunnen verlagen. Hierbij wegen we de administratieve last af tegen het voordeel van een lager bedrag aan getrouwheidsfouten. 2. We doen een extra controle op alle openstaande facturen aan het einde van het boekjaar of we ze transitorisch kunnen boeken. 3. We starten bij deze jaarrekening een proef om twee boekjaren gelijktijdig open te stellen voor boekingen. Hierdoor kunnen we facturen direct in het goede boekjaar verantwoorden. Dit punt is ook vorig jaar naar voren gekomen en door ons herkenbaar. We hebben destijds aangegeven dat een verplichtingen(order)administratie behulpzaam is in het oplossen van deze leemte. Echter heeft nader onderzoek uitgewezen dat deze oplossing nog geen optie is, in verband met technische belemmeringen. Ons financieel systeem moet eerst naar een SAAS (cloud) oplossing voordat een verplichtingenadministratie überhaupt ondersteund wordt door Unit4. Deze migratie staat in 2023 gepland. Vanaf het derde kwartaal 2023 onderzoeken we of de SAAS-oplossing voldoende oplossing biedt voor het vastleggen van prestatieleveringen en het matchen van facturen aan de opdracht. Mocht dit niet het geval zijn gaan we op zoek naar mogelijke alternatieven.

We verwachten eind 2023 hier een goed beeld van te hebben. Zolang we dit proces niet kunnen automatiseren zullen we aan deze aanbeveling extra aandacht geven door goede voorlichting geven aan de BMO leden en andere budgethouders en bestellers.

Personeel Nr. 5 - 2022 6 - 2022 7 - 2022

Bevindingen 2022 Zorg voor zichtbare vastlegging van de check op een terugbetalingsverplichting voor ouderschapsverlof en opleiding bij HR en voeg dit bij het dossier. Zorg voor toepassing van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie op de mutaties die niet automatisch worden doorgezet in het systeem. Zorg vanwege het ontbreken van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie maandelijks voor een integrale controle op het standenregister mutaties vaste loonbestanddelen.

8 - 2022

Zorg voor een zichtbare vastlegging van het 4-ogenprincipe op de juistheid van de invoer van premies etc. aan het begin van het jaar of na aanpassing gedurende het jaar.

10 - 2022

Zorg voor opvolging van de aanbevelingen uit het ‘Rapport onderzoek AFAS HR implementatie’ zodra deze definitief is. Zorg voor het uitvoeren van 10 bruto-netto berekeningen in januari om de ingevoerde premies etc. zichtbaar te toetsen.

9 - 2022

Leges omgevingsvergunningen Nr. Bevindingen 2022 11 - 2022 Zorg voor zichtbare vastlegging van de toetsing van de bouwkosten en onderbouw het wanneer de bouwkosten ‘aannemelijk’ worden gevonden en niet getoetst kunnen worden. 12 - 2022

13 - 2022

14 - 2022

Follow up We herkennen deze punten. Er moet nog scherpte worden aangebracht in de processen of slagen gemaakt worden na implementatie van AFAS en het vernieuwen van processen. Deze punten worden momenteel binnen het AFAS kwaliteitsteam opgepakt en zullen medio 2023 zijn opgelost.

Dit wordt in januari 2023 opgepakt en uitgevoerd.

Follow up Vanaf 1 januari 2023 wordt gewerkt met zowel een geheel vernieuwde legesverordening (titel 2), als ook met een nieuw ICTsysteem voor de vergunningverlening. Met de verordening en het nieuwe systeem is de legesheffing geborgd in ons Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4-ogenprincipe werkproces vergunningen. Hiermee zal worden op de bouwkosten en op te leggen legesbedragen. voldaan aan de aanbevelingen en opmerkingen zoals deze uit de interne controle naar voren komen, bijvoorbeeld ten aanzien van het 4-ogenprincipe en Op dit moment ontbreken handvaten hoe te handelen bij een afwijking het vastleggen daarvan. De omgevingsvergunningen tussen de bouwkosten conform vergunningaanvraag en de bouwkosten worden in vrijwel alle gevallen onder mandaat volgens de controleberekening. Wij adviseren om in de nieuwe verleend, met de handtekening van de manager. De legesverordening hier een juridische grond voor op te nemen. kwaliteit wordt geborgd door middel van het 4ogenprincipe waarbij zowel de casemanager die een vergunning verleend als een collega de zaken Overweeg bij een ambtshalve aanpassing van de bouwkosten ten opzichte nalopen. van de aanvraag dit te motiveren in de Omgevingsvergunning onder het kopje ‘kosten’. 8

Vastgoed - aan- en verkoop Nr. Bevindingen 2022 15 - 2022 Ga na of het mandaatbesluit volstaat voor de aan- en verkoop van vastgoed en zo niet zorg dat hier een aanpassing op plaats vindt.

Follow up Het mandaatbesluit wordt specifiek nagelopen op het punt over bedragen boven € 100.000,- en het mogelijke verschil tussen mandaat uitgaven (aankoop) en opbrengsten (verkoop). Daarbij hoort ook het nalopen van procesafspraken in relatie tot mandaat concerndirectie. Begin 2023 zullen eventuele wijziging in het mandaatbesluit worden voorgesteld aan het college en/of raad.

16 - 2022

Besteed aandacht aan de onderbouwing van de prijswaarde van verkooptransacties (niet zijnde snippergroen) middels een onafhankelijke en recente taxatierapport of iets dergelijks. Dit mede in het kader van risico op mogelijke staatssteun.

Onze uitgangspunten zijn om altijd op basis van waardebepaling te verkopen. Het proces tot naleving en (snelle) vindbaarheid van waardebepaling zal worden nagelopen, uiterlijk eind 2022 gereed.

17 - 2022

Besteed aandacht voor de juiste boeking in het grootboek van btw en kosten ex btw op de juiste kostensoort m.b.t. vastgoedtransacties.

Bij afwikkeling transacties zal nadere afstemming hierover plaatsvinden met de financiële afdeling bij de verwerking, zodat in de toekomst de zaken goed geadministreerd worden.

18 - 2022

Stel een actuele gemeentelijke Nota grondbeleid en jaarlijks een Nota grondprijzen op. Dit wordt ook aanbevolen door de commissie BBV en zal bijdragen aan duidelijkheid binnen en buiten de organisatie over hoe we werken.

19 - 2022

De Nota grondbeleid gaat over meer dan vastgoed transacties alleen. De status, actualisaties en toepasbaarheid van de huidige nota grondbeleid en de nota grondprijzen zal afgestemd worden met betrokken afdelingen in de organisatie. Een eventuele actualisatie zal als uitkomst van de inventarisatie met het bestuur worden besproken, uiterlijk medio 2023. Stel procesbeschrijvingen op voor zowel vastgoed aan- als verkoop en laat De benoemde processen in de ambtelijke 'vastgoed deze door de proceseigenaar vaststellen. visie' zal nagelopen worden op compleetheid. Gereed: medio 2023.

9

Vastgoed - verhuur Nr. Bevindingen 2022 20 - 2022 Besteed aandacht aan de gewenste 1-op-1 relatie tussen het vastgoedobject volgens het VBS en de grootboekkostenplaatsrekening die voor de betreffende vastgoedobject is gecreëerd in de FA-boekhouding. Nu worden de verhuuropbrengsten van de 3 deelhuurders van het gecontroleerd vastgoedobject op 1 grootboekrekening geboekt zodat de 1op-1 er niet is. Dit maakt de beheersing van de volledigheid van de opbrengsten makkelijker. Leges begraaf- en crematierechten Zeister Bosrust Nr. Bevindingen 2022

Follow up Er wordt met de financiële afdeling gekeken worden naar het specificeren van kostenplaatsen om huuropbrengsten 1 op 1 inzichtelijk te maken waar dit nog niet (geheel) het geval is.

Follow up Samenvatting; er zijn duidelijke vorderingen gemaakt met de omschrijving van processen en controles. Processen zijn in de basis vastgelegd en worden actief verder uitgewerkt, waarin ook controle regitratie wordt meegenomen. Aanpassingen worden vastgelegd in het handboek. Er is geen ondertekende toetsing van de leges 2022; actie 2023; applicatiebeheerder voert lijst in, teammanager controleert of dit overeenkomt met de vastgestelde leges en ondertekent een uitdraai van de tarievenlijst vanuit K2B met datum na controle.

21 - 2022

Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4-ogenprincipe in het logboek.

Facturen worden nu door medewerker gemaakt en gecontroleerd door senior. Dit is een recente wijziging die zorgt voor 4-ogen principe. Indien facturen opgemaakt worden door senior, zal teammanager controleren. We ontwikkelen nog een zichtbare controle. Doordat er verschillende momenten zijn waarop logboek wordt gemaakt of logboek voor plechtigheid/uitvaart wordt gebruikt, kan het voorkomen dat dit dezelfde persoon is. Of een factuur opgemaakt moet worden of al opgemaakt is, heeft relatie met een kleurcode van de plechtigheid in de agenda, mogelijke zichtbare toevoeging; aftekenen van het ingevulde formulier.

22 - 2022

Draag Zorg voor een juiste afhandeling in Key2begraven na correctie bij een onjuiste legesoplegging zodat te alle tijden de juiste informatie uit de applicatie gehaald kan worden voor wat betreft de opgelegde leges.

Nota’s die nadien gecrediteerd worden in K2B kunnen niet verwijderd worden. De nieuwe nota vormt dan de basis voor de opgelegde aanslag.

10

Subsidieverstrekkingen Nr. Bevindingen 2022 23 - 2022 Evalueer of het huidige beleid (met name het subsidieprogramma met de subsidieplafonds) voldoet aan de eisen die hieraan gesteld worden en of dit tegemoet komt aan de wensen qua sturing en flexibiliteit.

24 - 2022

Zorg voor het jaarlijks opstellen en publiceren van een subsidieregister.

25 - 2022

Zorg voor naleving van de mandaatbesluit door aanpassing van het subsidieproces zodat alle subsidieverstrekkingen en -vaststellingen > € 100.000 door een concernmanager worden getekend.

26 - 2022 27 - 2022 28 - 2022

Follow up Het advies om subsidieregelingen en/of beleidsregels toe te voegen aan de Algemene Subsidieverordening zal worden opgepakt binnen het team VVOW. Door hen zal het ASV en controleprotocol worden opgesteld en/of bijgewerkt en zal medio 2023 gereed zijn. Het subsidieregister van 2021 is inmiddels gepubliceerd. In het nieuwe proces is de taak van het jaarlijks publiceren van het subsidieregister belegd bij het team Bedrijfsvoeringsondersteuning (BE-ON).

In oktober 2022 is het vernieuwde subsidieproces live gegaan in het nieuwe zaaksysteem. Hoewel uit de controle blijkt dat de rechtmatigheid van de subsidieverleningen en subsidiebetalingen grotendeels op orde is, maakt het vernieuwde proces dat de risico’s op fouten en afwijkingen nog verder worden verkleind. De risico’s m.b.t. juiste ondertekening, termijnen en volledigheid van Zorg voor een juiste combinatie van naam en functie bij ondertekening van dossiers worden ondervangen door het nieuwe de subsidiebeschikking en -vaststelling. proces. Daarin is het Algemeen mandaatbesluit Zeist Zorg voor de zichtbare vastlegging van het advies van team bedrijfsvoering 2020 toegepast, zal ingericht worden dat het systeem signalen afgeven over termijnen en is controle op (€ 100.000 - € 500.000) of financieel adviseur ( > € 500.000). volledigheid van dossiers belegd. Informeer subsidieontvangers over het tijdig aanvragen van een subsidie en het tijdig verzoeken tot vaststellen van een subsidie.

29 - 2022

Zorg voor het tijdig beschikken en vaststellen van subsidies binnen de gestelde termijnen.

30 - 2022

Zorg voor de volledigheid van dossiers.

Treasury Nr. 31 - 2022

Bevindingen 2022 Zorg voor actualisatie van het Treasurystatuut.

Follow up Op dit moment wordt het treasurystatuut geactualiseerd en het wordt in Q1 2023 ter besluitvorming aangeboden.

11

Wmo en Jeugdwet (ZIN en Pgb) Nr. Bevindingen 2022

Follow up Alhoewel de aanbevelingen niet onbekend zijn vergt het een langer lopend proces om alle aanbevelingen ten aanzien van registratie en administratie aan te passen. Het Kwaliteitsteam zal samen met de coördinatoren van het Centrum voor Jeugd en Gezin en het Sociaal Team zorgen dat de inhoudelijke terugkoppeling op de Ontwikkelagenda wordt gezet. Hiermee blijven de aanbevelingen op het vizier en wordt er zorg voor gedragen dat op elke aanbeveling een gerichte actie wordt gezet. Dit zien wij als een langer lopend proces wat niet in één week te realiseren is. Dit gaat over het op orde brengen van de basis waarvan al veel onderwerpen in de Ontwikkelagenda van het Kwaliteitsteam zijn opgenomen. Op 1 januari 2023 zal er binnen het CJG een team ‘beschikken’ starten. Het team ‘beschikken’ moet ondersteunend zijn aan de consulenten in het werk, zodat zij goed weten wat zij doen en waarom. Daarnaast heeft team ‘beschikken’ als belangrijk doel om bij te dragen aan een uniforme werkwijze, dat wil zeggen: de beschikkingen worden op een zelfde manier onderbouwd in het plan van aanpak, op een zelfde manier opgesteld en geregistreerd. Na drie maanden evalueren we de werkwijze en opbrengsten van het team en wordt er besloten of de werkwijze ook binnen het sociaal team zal worden uitgerold.

Mede door de start van dit team ‘beschikken’ zullen een aantal van de aanbevelingen direct in proces worden gezet. Wanneer het team ‘beschikken’ werkt binnen het CJG zal overwogen worden om dit te verbreden naar het ST. Hieronder zijn per aanbeveling acties geformuleerd die op de Ontwikkelagenda gezet zullen worden:

12

32 & 40 2022

Besteed aandacht aan het volgen van de juiste verplichte processtappenvolgorde bij het verlenen van zorgproducten (Zorgaanvraag -> Plan van Aanpak -> Budgetplan PGB -> Zorgovereenkomst -> Beschikking -> Zorgned registratie -> CAK -> SVB PGB -> Declaratie/Betaling).

33 & 41 2022

Besteed aandacht aan de (controle op de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct (namelijk: casemanager, zorgontvanger, zorgtype, zorgomvang, zorgperiode, zorgprijs, zorgbudget en zorgverleners) tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomst/Raamovereenkomst, Beschikking, Zorgnedregistratie, CAK, SVB-portaal en Declaratie/Betaling. Nu komt het zelfs voor dat de PGB-zorgovereenkomsten voor onbepaalde tijd met terugwerkende kracht worden aangegaan, terwijl de beschikte zorgperiode beperkingen kent.

34 & 42 2022

Zorg voor de eenduidig gebruik van afkortingen en benamingen voor zorgproducten in Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten/Raamovereenkomsten, Beschikking, Zorgnedindicaties en CAK-meldingen.

Het Kwaliteitsteam brengt dit onderwerp in het contactpersonen per wijk overleg in. Binnen het sociaal team wordt dit besproken in het ‘Nieuws en weetjes’ overleg. We hebben input nog om het concreter te bespreken en verbeteren.

35 & 43 2022

Zorg er voor dat per zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn. Denk onder meer aan de verplichte stukken zoals Zorgaanvraag(melding), Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten PGB, Raamovereenkomsten ZIN, Beschikking, Zorgned-indicaties, CAK-meldingen, Procesverloopoverzicht waaruit toegepaste 4-ogenprincipe blijkt, Prestatieleveringscontrolebewijzen.

• Administratie op orde; de coördinatoren nemen dit samen met de gedragswetenschappers mee in de caseloadgesprekken. Zij checken dit steekproefsgewijs. • Het Kwaliteitsteam zal op basis van de controle op medewerkersniveau een terugkoppeling geven aan de coördinatoren. • De coördinatoren maken met de medewerkers afspraken. De coördinator zal de afspraken opvolgen. • Bij het CJG zal dit ook terugkomen in het beschikkingenteam, komt o.a. de vraag naar voren of PvA aanwezig is etc. • Beter inrichten van Zorgned samen met de keyusers en kwaliteitsteam.

13

Tussen het cluster beleid en het nieuw gevormde Kwaliteitsteam SD en backoffice vinden gesprekken plaats over de werkwijze PGB t.o.v. verordening en worden maatregelen genomen om de verplichte processtappen helder te krijgen. Hierin wordt ook besproken wat de stand van zaken is rondom de PGB werkgroep. Team kwaliteit zal hier een vervolg aan geven. Ook moeten deze zaken in werkprocessen ingeregeld worden en aandacht geven in scholing. • Bij het CJG is dit onderwerp ondergebracht in het team ‘beschikken’. • Het Kwaliteitsteam zal op basis van de controle op medewerkersniveau een terugkoppeling geven aan de coördinatoren. De coördinatoren maken met de medewerkers afspraken over wat er in de dossiers ontbreekt en hoe dit op orde te maken. De coördinator zal de afspraken opvolgen. • In een duidelijk werkinstructie opnemen

36 & 44 2022

Zorg voor een verplichte toepassing van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en leg dit in Zorgned vast.

38 & 45 2022

Zorg voor de uitvoering en adequate vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten. De afhankelijkheid van accountantsverklaringen van de ZIN-zorgverleners om de ZINzorgverlening aan te tonen blijft anders te groot.

Wmo (ZIN en Pgb) Nr. Bevindingen 2022 37 - 2022 Zorg voor de juiste naleving van de mandaatregels en de interne controle op de juiste autorisatie van de beschikking door een bevoegd persoon, waarbij de behandelaar in ieder geval niet tevens de ondertekenaar van de beschikking mag zijn.

Bij het CJG is dit onderwerp ondergebracht in het team ‘beschikken’. Bij het sociaal team is het toepassen van het 4-ogenprincipe een aantal jaar geleden afgeschaft. De coördinatoren van het sociaal team moeten beslissen of het 4-ogenprincipe binnen het sociaal team weer wordt ingevoerd en of dat op alle dossiers betreft of alleen boven een bepaald budget. • Hier zullen we een kwaliteitsslag op maken richting alle consulenten. Evalueren en dat goed rapporteren is de basis. • We stellen evaluatiecriteria op die of de cliënt zelf of de medewerker van het sociaal team of het CJG meeneemt in de evaluatie en vastlegt in ZorgNed. • Uit de evaluatie blijkt minimaal dat de afgesproken zorg geleverd is en aan de afgesproken doelen is gewerkt. Dit vraagt een keuze en afstemming op dit onderwerp hoe dit in te richten bij Pgb en ZIN.

Follow up Ondertekenen gaat automatisch via ZorgNed op naam van de teammanager. Dit betreft een aanbeveling waarop we geen verdere actie gaan ondernemen, betrof een incidentele actie.

Jeugdwet (ZIN en Pgb) Nr. Bevindingen 2022 Follow up 39 - 2022 Zorg dat er in de Jeugd-Beschikking(format) niet meer ten onrechte Afgehandeld. De beschikkingen zijn aangepast, deze verwezen wordt naar een op beschikkingsmoment reeds ingetrokken zijn per 31-10-2022 ingevoerd in ZorgNed. “Verordening Jeugdhulp gemeente Zeist 2015”. Deze is ingetrokken op 182-21 en vervangen door “Verordening Sociaal Domein Zeist 2020” die geldend is vanaf 18-2-21.

14