24RV066 Bijlage 1 Bezwaarschrift SBZ en vervolg communicatie (incl bijlagen)

nagestreefd. In Zeist verwachten wij minimaal het niveau van adviseren/raadplegen, omdat slechts informeren geen basis is voor inbreng door belanghebbenden en ook niet voor samenspel. In de praktijk zullen co-produceren en meebeslissen uitzonderingen blijven vanwege eigendomssituaties en investeringsmogelijkheden. In het volgende hoofdstuk wordt meer in detail beschreven wat er van participatie wordt verwacht en in welke situaties participatie zelfs verplicht is bij het aanvragen van een vergunning.

H2 Afwegings-en toetsingskader Participatie Omgevingswet Zoals in het vorige hoofdstuk vermeld, is dit afwegings- en toetsingskader van toepassing op situaties waarin het initiatief voor ontwikkeling niet van de gemeente zelf komt. In dergelijke gevallen draagt de initiatiefnemer de verantwoordelijkheid voor de participatie en kiest zelf in welke vorm hij dit wil doen. Dit betekent echter niet dat de gemeente zich in alle gevallen volledig afzijdig houdt. Indien nodig en gewenst, kan en zal de gemeente de initiatiefnemer adviseren of eventueel ondersteunen bij het organiseren van het participatietraject en tijdig feedback verstrekken, zodat de initiatiefnemer weet of hij op de goede weg is. Vooral bij grote projecten met veel impact zal de gemeente meedenken. De gemeente heeft in deze vorm van participatie primair geen organiserende rol, maar fungeert voornamelijk als beoordelende instantie. Zowel het participatieproces als de ruimtelijke aspecten van het plan worden door de gemeente beoordeeld. De ruimtelijke aspecten worden beoordeeld aan de hand van de vastgestelde beleidsdocumenten en de geldende (wettelijke) normen. De kwaliteit van het participatieproces wordt in de toekomst beoordeeld aan de hand van het ' Handvat Participatie voor Inwoners en Initiatiefnemers' en, als voorbereiding daarop, aan de hand van dit eerste kader.

2.1 Gewenste participatie in Zeist Ruimtelijke initiatieven variëren sterk, van het bouwen van een dakkapel of een schuurtje tot de ontwikkeling van nieuwe woonwijken, bedrijventerreinen of de aanleg van nieuwe wegen. De mate van participatie wordt afgestemd op de impact die het initiatief heeft op de ruimte en de ruimtelijke kwaliteit. Hier geldt het principe van proportionaliteit: Een klein plan met beperkte impact vereist een kortere, beperkte vorm van participatie, met een kleine groep betrokkenen. Een groter plan met aanzienlijke impact vereist uitgebreide participatie in verschillende fases van de planvorming, waarbij veel belanghebbenden worden betrokken. Dit uitgangspunt wordt hieronder verder uitgewerkt, en aan het einde van dit kader vindt u concretere voorbeelden. Bezien op de 'Ladder van participatie' vindt participatie in Zeist altijd minstens op het niveau van 'advisering/raadpleging' plaats. Daarvoor zijn de volgende punten van belang: • Alle belanghebbenden moeten tijdig toegang hebben tot relevante delen van het plan, liefst in de fase van het vooroverleg. • Belanghebbenden moeten hun visie redelijkerwijs kunnen delen met de initiatiefnemer. • De initiatiefnemer moet de ideeën van belanghebbenden overnemen of gemotiveerd uitleggen waarom dat niet gebeurt.

• De gemeente moet volledig en juist worden geïnformeerd over het proces, de resultaten en de afwegingen, zodat de gemeente dit kan beoordelen. Dit zijn abstracte principes. In de volgende paragraaf wordt dit concreter gemaakt aan de hand van de minimumeisen die de gemeente Zeist stelt aan initiatiefnemers en hun participatietraject. Eerst gaan we in op de procedurele kant. Initiatiefnemers zijn verantwoordelijk voor het organiseren van de informatievoorziening en participatie rondom hun eigen initiatief. Ze hebben vrijheid om de vorm van participatie te kiezen, afhankelijk van de benodigde mate van participatie. Dit kan variëren van het verspreiden van informatie via flyers, het opzetten van een informatieve website, het houden van enquêtes, het organiseren van inloopmomenten, tot het oprichten van klankbordgroepen, enzovoort. Het belangrijkste is dat belanghebbenden tijdig kennis kunnen nemen van het plan en de mogelijkheid krijgen om op het plan te reageren richting initiatiefnemer. In het bovenstaande overzicht staat dat belanghebbenden toegang moeten hebben tot alle relevante delen van het plan. In principe zijn alle onderdelen die een ruimtelijke impact hebben relevant, en initiatiefnemers moeten daarom tekeningen en motivaties behorende bij het plan openbaar maken tijdens de participatie. Er zijn slechts enkele uitzonderingen, die niet openbaar gemaakt hoeven te

worden, namelijk zaken, die de concurrentiepositie van initiatiefnemer kunnen schaden en zaken, die nog niet bekend zijn. Financiële aspecten hoeven bijvoorbeeld niet openbaar gemaakt te worden, om de concurrentiepositie van een ontwikkelaar niet te schaden. Ook hoeven technische tekeningen niet verder uitgewerkt te worden dan strikt noodzakelijk is voor de procedure die wordt aangevraagd. Bij aanvragen voor een herziening van het Omgevingsplan of voor de planologische fase van een buitenplanse omgevingsplanactiviteit (Bopa) zijn technische tekeningen bijvoorbeeld niet vereist. De benodigde uitwerking moet plaatsvinden als dit cruciaal is voor de beslissing over medewerking aan het plan. Bovenstaande opsomming geeft ook situaties aan waarin de gemeente de participatie als onvoldoende zal beschouwen. Dit kan het geval zijn als: • Niet alle belanghebbenden zijn (tijdig) geïnformeerd. • Belanghebbenden niet (tijdige) toegang hadden tot alle relevante informatie. • Belanghebbenden hun mening niet volledig of niet in alle relevante fases van de planvorming naar voren konden brengen, bijvoorbeeld als de door de initiatiefnemer geboden reactietermijn te kort was. • De initiatiefnemer niet heeft gereageerd op de inbreng van belanghebbenden.

• De motivatie van de initiatiefnemer voor het al dan niet overnemen van de inbreng van belanghebbenden niet voldoende is of uitsluitend vanuit zijn eigen belang wordt verklaard. Hierbij wordt opgemerkt dat wensen van omwonenden, die zouden leiden tot een financieel onhaalbare businesscase, om die reden door de initiatiefnemer terzijde kunnen worden geschoven. Een economisch haalbaar plan is immers een vereiste voor een uitvoerbaar initiatief. • De initiatiefnemer de gemeente niet, onvolledig of onjuist heeft geïnformeerd over het participatieproces. In de meeste gevallen kan de meeste discussie ontstaan over het al dan niet voldoende motiveren van de belangenafweging voor het wel of niet overnemen van de inbreng van belanghebbenden. Iedere persoon heeft immers zijn eigen waarden en normen, en dus een andere belangenafweging. Dit wordt beïnvloed door wet- en regelgeving, beleid, jurisprudentie en gebruikelijke praktijken, maar kan nooit volledig worden geobjectiveerd. Uiteindelijk is het aan het bevoegd gezag om te beoordelen of de initiatiefnemer binnen de gegeven kaders redelijkerwijs de afweging heeft kunnen maken die aan de gemeente is voorgelegd.

2.2 minimale verwachtingen In de vorige paragraaf zijn zes aspecten beschreven die ertoe kunnen leiden dat sprake is van onvoldoende participatie. Deze zes aspecten worden hieronder verder toegelicht, waarbij met name wordt aangegeven wanneer een initiatiefnemer wel voldoende inspanning heeft geleverd. Zoals eerder opgemerkt, hangt dit steeds af van de impact die het betreffende initiatief heeft op de ruimte en de ruimtelijke kwaliteit. De volgende zes situaties worden behandeld: 1. Onvoldoende belanghebbenden zijn geïnformeerd. 2. Belanghebbenden hadden niet (tijdig) toegang tot alle relevante informatie. 3. Belanghebbenden konden hun mening niet (volledig) of niet in alle relevante fasen van de planvorming naar voren brengen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de termijn die de initiatiefnemer aan belanghebbenden heeft geboden om te reageren te kort was. 4. De initiatiefnemer heeft niet of onvoldoende gereageerd op inbreng van belanghebbenden. 5. De initiatiefnemer motiveert onvoldoende of uitsluitend vanuit zijn eigen belang waarom de inbreng van belanghebbenden niet (volledig) wordt overgenomen. Hierbij wordt opgemerkt dat wensen van omwonenden, die zouden leiden tot een financieel onhaalbare businesscase, wel degelijk om die reden door de initiatiefnemer terzijde mogen worden geschoven. Een economisch haalbaar plan is immers een voorwaarde voor een uitvoerbaar initiatief.

6. Initiatiefnemer informeert de gemeente niet, onvolledig of incorrect over het doorlopen participatieproces. Ad 1: Definitie van alle belanghebbenden en tijdigheid. Om te beginnen moet worden bepaald wie allemaal als belanghebbenden worden beschouwd bij een initiatief. Dit begint met de omwonenden die direct zicht hebben op het initiatief. Bij kleinere initiatieven kan dit beperkt blijken te zijn tot slechts enkele buren aan weerszijden en mogelijk ook enkele achterburen en/of mensen aan de overkant van de straat. Bij grotere initiatieven, vooral bij bouwprojecten met een aanzienlijke bouwhoogte, zal dit een grotere groep omwonenden betreffen. In ieder geval iedereen die direct zicht heeft vanaf hun perceel op het initiatief. Het zichtcriterium is echter niet het enige relevante criterium. De ruimtelijke impact van het initiatief kan op verschillende manieren worden ervaren, zoals de invloed op verkeer, parkeersituaties, geur, licht, trillingen, geluidshinder, waterbeheer, erfgoed, lokale economie, groen (landschap, klimaatbestendigheid, biodiversiteit, enzovoort). Dit betekent dat er een bredere groep belanghebbenden kan zijn, afhankelijk van deze verschillende aspecten.

Overweeg ook de volgende gevallen en de bijbehorende extra belanghebbenden: • In geval van aanzienlijke verkeerstoename door het initiatief, moeten ook degenen die langs de aanrijroutes wonen, werken of recreëren worden betrokken. • Als de straat- of wijkstructuur wordt aangepast door het initiatief, moeten ook buurt- of wijkverenigingen worden betrokken. • Als het initiatief hinder of gevaar veroorzaakt, moeten ook degenen die (zoveel mogelijk op basis van objectieve maatstaven) last hebben van deze hinder of dit gevaar worden betrokken. • Als het initiatief invloed heeft op erfgoed of groen, moeten ook belangenverenigingen die deze belangen behartigen, worden betrokken. Plannen kunnen veranderen als gevolg van participatie, vooral bij grotere plannen waarvoor een langere participatieperiode nodig is. Wanneer plannen wijzigen, kan ook de groep belanghebbenden veranderen. Wanneer het aangepaste of uitgewerkte plan een andere impact heeft op de situatie, kan dat leiden tot een nieuwe groep belanghebbenden, die ook de kans moet krijgen om volwaardig te participeren. Soms betekent dit ook, dat al betrokken participanten niet langer belanghebbend zijn, maar over het algemeen blijven degenen die al veel tijd en energie in het participatieproces hebben gestoken, het liefst wel betrokken tot het einde. De gemeente is daar ook voorstander van.

Belanghebbenden moeten tijdig geïnformeerd worden. Participatie moet immers plaatsvinden op een moment in de planvorming waarop de initiatiefnemer de plannen nog redelijkerwijs kan aanpassen op basis van wat belanghebbenden naar voren brengen. Voor kleine(re) bouwprojecten, zoals een uitbouw of een enkele woning, kan het eenmalig verstrekken van een eenvoudige schets volstaan. Voor complexere projecten moeten belanghebbenden op de hoogte worden gebracht van de opzet, structuur, aanpak, en later van de gedetailleerde uitwerking van en eventuele aanpassingen aan het plan. De participatie vindt dan dus plaats in verschillende rondes en daarvoor biedt de fase van het vooroverleg de meeste ruimte. In elke ronde moeten belanghebbenden voldoende tijd krijgen van de initiatiefnemer om de plannen te bestuderen, met elkaar te overleggen en eventueel deskundigen te raadplegen, gevolgd door de gelegenheid om te reageren (zie punt 3). Ad 2: Wanneer hebben belanghebbenden tijdig toegang tot alle relevante informatie? De initiatiefnemer kiest zelf de manier waarop hij informatie verspreidt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door informatie huis-aan-huis te verspreiden, rechtstreeks contact op te nemen met belangengroepen (telefonisch, digitaal of anderszins), advertenties te plaatsen in lokale kranten, een website te openen, enzovoort.

Als de initiatiefnemer een lijst van adressen nodig heeft voor alle woningen in de omgeving van zijn plan of van verschillende bekende buurt-, wijk- of belangenverenigingen, kan de gemeente hierbij helpen.

Het is van groot belang dat alle relevante informatie op een herkenbare plaats en gedurende voldoende tijd beschikbaar is. Hoewel een informatieavond of inloopmoment nuttig kan zijn, volstaat dit meestal niet om aan deze verplichting te voldoen. Eén avond is immers te kort voor belanghebbenden om op een redelijke manier kennis kunnen nemen van alles wat voor hen van belang is, te overleggen en te reageren. Daar is meer tijd voor nodig. Bij kleinere initiatieven, zoals een uitbouw of een dakkapel, kan alle relevante informatie wel in één keer worden gedeeld, bijvoorbeeld in de vorm van een (schets)tekening die op één A4'tje past. Voor grotere en complexere initiatieven is het handiger om informatie beschikbaar te stellen via een website en belanghebbenden te verwijzen naar deze website. Het is aan de initiatiefnemer om te kiezen of hij dit wil doen, of dat hij een fysieke locatie organiseert waar alle informatie te raadplegen is. Dit zal waarschijnlijk meer inspanning vergen. De initiatiefnemer moet informatie aanbieden zodat belanghebbenden op redelijke wijze kennis kunnen nemen van alles wat relevant is. Hierbij moet rekening worden gehouden met algemene vakantieperiodes in de regio. Initiatiefnemer hoeft niet te wachten op een enkele buurman die toevallig buiten het seizoen met vakantie is.

Ad 3: Wanneer hebben belanghebbenden hun mening volledig naar voren kunnen brengen, en wanneer in voldoende fases? Een redelijke termijn voor het indienen van reacties is afhankelijk van de complexiteit van het initiatief en de impact van het plan. Hoe complexer het plan, des te meer tijd er nodig is om deze fase van het plan te begrijpen en erop te kunnen reageren. Hoe groter de impact van het plan, des te belangrijker het is dat iedereen tijd kan vinden om te reageren, en dus des te langer de termijn moet zijn. Houd hierbij rekening met de wettelijke termijn van 6 weken om zienswijzen in te dienen, die als voldoende wordt beschouwd voor grotere en complexe plannen met veel impact. Voor kleinere plannen met minder impact kan de termijn korter zijn, maar nooit korter dan een week. Er moet voldoende tijd zijn voor belanghebbenden om de plannen te begrijpen en te kunnen reageren. Een enkele informatieavond is meestal onvoldoende. Praktische zaken moeten goed worden geregeld door de initiatiefnemer. Het moet duidelijk zijn wanneer en hoe men kan reageren, en de reacties moeten goed worden gedocumenteerd. Telefonische reacties alleen zijn daarom meestal niet voldoende. Dat geldt ook voor mondelinge reacties. Van mondelinge en telefonische reacties dient dan een verslag te worden gemaakt, zodat voor iedereen duidelijk is wat de inhoud van de reactie is en deze beschikbaar blijft.

Grote en complexe ontwikkelingen worden meestal niet in één keer ontworpen. Voorbeeld: bij de ontwikkeling van een nieuwe woonwijk wordt eerst bepaald welk type woningen zullen worden gebouwd en hoe de stedenbouwkundige opzet eruit zal zien. Dit is een belangrijke beslissing waarop participatie mogelijk moet zijn. Daarna wordt de opzet uitgewerkt in een voorlopig ontwerp, en daarover moet eveneens participatie mogelijk zijn. Participatie moet mogelijk zijn tijdens de verschillende stappen van de planvorming. De initiatiefnemer kan kiezen hoe vaak en op welke manier hij belanghebbenden raadpleegt. Meer stappen betekenen meer tijd en inspanning voor het participatieproces, terwijl minder frequente betrokkenheid kan leiden tot het risico dat werk voor niets is gedaan en dat stappen moeten worden teruggedraaid. Ad 4: Wanneer heeft de initiatiefnemer voldoende gereageerd op de inbreng van belanghebbenden? Helaas kunnen ook bij een goede participatie niet alle wensen van alle belanghebbende worden ingewilligd. Belangen van initiatiefnemer en participant of van participanten onderling kunnen immers tegenstrijdig zijn of in strijd zijn met het algemeen belang. De initiatiefnemer mag dus bepaalde ideeën van belanghebbenden afwijzen. Er wordt echter van de initiatiefnemer verwacht dat hij de inbreng van

belanghebbenden serieus neemt en deze bekijkt vanuit het algemeen belang, mede zoals dat is vastgelegd in het gemeentelijke beleid. Wanneer de initiatiefnemer een idee afwijst of een belang minder zwaar laat wegen dan een ander belang, moet de initiatiefnemer laten zien dat hij de reactie heeft begrepen en overwogen, maar dat er gegronde redenen zijn om de wens van de belanghebbende niet over te nemen. Deze 'gegronde redenen’ dienen ook in lijn te liggen met het algemeen belang, zoals dat uit het gemeentelijke beleid blijkt. De initiatiefnemer moet over de participatie, de ingebrachte wensen en de afweging tussen de verschillende belangen rapporteren aan de gemeente. De gemeente oordeelt uiteindelijk of de initiatiefnemer redelijkerwijs tot deze afweging heeft kunnen komen. De gemeente waardeert het wanneer de initiatiefnemer contact opneemt met de betreffende belanghebbende en samen op zoek gaat naar compromissen, toenadering of compensatie. Onze ervaring is, dat uit dit gezamenlijke overleg vaak veel begrip voor ieders situatie en standpunt ontstaat en ook hele mooie oplossingen voortkomen. Soms echter loopt zo'n overleg vast en dan hoeft het niet eindeloos te worden voortgezet. Met betrekking tot participatie verwacht de gemeente altijd minimaal het niveau van "advisering". Alleen informeren is dus niet voldoende.

Als de initiatiefnemer alleen vertelt wat hij van plan is, zonder ruimte te bieden voor input, is er geen sprake van echte participatie. Andere partijen moeten de mogelijkheid hebben om bij te dragen aan het plan. Zeist zal niet akkoord gaan met eenzijdige informatieverstrekking. Aan de andere kant moeten belanghebbenden niet verwachten dat ze kunnen meebeslissen op het niveau van co-creatie of volledige zeggenschap over het project. Dit zou immers betekenen dat de belanghebbenden bijna gelijk worden gesteld aan de eigenaar van het initiatief en zelf zeggenschap krijgen over het project, wat een verregaande inbreuk zou zijn op het eigendomsrecht van de initiatiefnemer. De gemeente heeft niet het recht om op die manier inbreuk te maken op het eigendomsrecht. Ad 5. Wanneer heeft de initiatiefnemer zijn belangenafweging voldoende gemotiveerd? Van de initiatiefnemer wordt verwacht dat hij: • Alle reacties van belanghebbenden op zijn plan zorgvuldig bestudeert. • De ideeën die in deze reacties zijn geuit serieus overweegt. • Actief zoekt naar manieren om onhaalbare wensen deels te verwerken. • Wanneer hij ervoor kiest om bepaalde ideeën niet over te nemen, dit goed motiveert. Het is ontoereikend als er geen of geen relevante redenen worden gegeven om een idee van een belanghebbende te verwerpen.

Ook volstaat het niet als de initiatiefnemer uitsluitend verwijst naar zijn eigen belang, bijvoorbeeld door te stellen dat het idee tot extra kosten zou leiden en dat hij niet bereid is om deze kosten voor zijn rekening te nemen. Het idee van belanghebbenden moet in het licht van het algemene belang worden beoordeeld, zoals beschreven in de verschillende relevante (gemeentelijke) beleidsdocumenten. Ad 6. Wanneer heeft de initiatiefnemer de gemeente voldoende geïnformeerd? Aan het einde van het participatietraject moet de initiatiefnemer een verslag aan de gemeente verstrekken. Dit verslag moet: • Een gedetailleerd en nauwkeurig overzicht geven van de manier waarop de initiatiefnemer de participatie heeft georganiseerd, inclusief data van inloopmomenten, de naam en inhoud van de webpagina waarop informatie beschikbaar was, de wijze van aankondiging, en een beschrijving van de personen die op de hoogte zijn gesteld dat participatie zou plaatsvinden.

• • • • •

Inzicht geven in de momenten waarop en de wijze waarop alle belanghebbenden de gelegenheid hebben gekregen om te reageren. Een volledig en nauwkeurig overzicht van de reacties bevatten (inclusief, voor zover mogelijk, alle originele reacties). Een beschrijving geven van de vervolgacties, zoals verdere gesprekken met belanghebbenden om tot compromissen te komen. Inzicht bieden in de overwegingen die ten grondslag liggen aan het wel of niet overnemen van de ingediende reacties. Een volledig en nauwkeurig overzicht van alle aanpassingen aan het plan presenteren die op basis van de participatie zijn doorgevoerd.

De gemeente kan op basis van dit verslag en eventuele reacties van belanghebbenden haar oordeel vormen over of aan alle bovengenoemde minimumeisen is voldaan.

2.3 juridische aspecten Zoals eerder beschreven, is het gewenste niveau van participatie primair afhankelijk van de impact van een ruimtelijk plan op de omgeving en de ruimtelijke kwaliteit. Deze impact vormt de basis voor het oordeel van de gemeente Zeist over de kwaliteit van het gevolgde participatieproces. Een positief oordeel leidt tot voortzetting van de aangevraagde juridische procedure, zoals vergunningaanvragen, BOPA (Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit), wijzigingen van het Omgevingsplan, en dergelijke. In gevallen waarin de gemeente ruimte heeft voor afweging, houdt zij rekening met de resultaten van het participatieproces. Naast het door de gemeente gewenste niveau van participatie bestaan ook (wettelijke) regels over het vereiste niveau van participatie. De mate van participatie die vereist is, is direct gerelateerd aan de procedure, die benodigd is om het plan te kunnen realiseren. De zwaarte van de procedure zal in grote lijnen parallel lopen met de impact van het plan op de ruimtelijke kwaliteit, maar er kunnen uitzonderlingen zijn. Het juridisch kader is dan altijd bindend, al zal de gemeente zich inzetten om alsnog de gewenste participatie te laten plaatsvinden. In alle, hieronder beschreven procedures vindt de gemeente Zeist participatie gewenst.

Per procedurevorm staan juridische aspecten en bijzonderheden vermeld: Vergunningsvrij (bouwen, gebruiken, aanleggen): • Dit betreft over het algemeen kleinere ingrepen met beperkte impact. • De initiatiefnemer wordt aangemoedigd om buren te informeren, gezien het toepasselijke 'burenrecht,' en rekening te houden met hun wensen. • Hoewel de gemeente niet verplicht is om betrokken te worden, dient opgemerkt te worden dat "vergunningsvrij" niet hetzelfde is als "regelvrij." • Als het participatietraject tekortschiet, heeft de gemeente geen juridische grondslag om in te grijpen. Melding: • De gemeente kent momenteel de juridische vorm van een melding niet, maar kan in de toekomst ervoor kiezen om dit instrument op te nemen in het Omgevingsplan, met name voor kleinere ingrepen met beperkte impact. • Bij meldingen zijn de regels en voorwaarden die in het Omgevingsplan worden gesteld van toepassing. • Het is ook hier wenselijk om de buren altijd te informeren, waarbij het 'burenrecht' van toepassing kan zijn.

•

Als het participatietraject tekortschiet, kan de gemeente alleen juridisch ingrijpen als dergelijke vereisten zijn vastgelegd in het Omgevingsplan.

Binnenplanse Omgevingsplanactiviteit (artikel 5.1 lid 1.a Omgevingswet): • Dit omvat ingrepen met een redelijk grote maar lokale impact. • Participatie met directe en indirecte buren is gewenst, en afhankelijk van het specifieke plan kan het nodig zijn anderen te betrekken. • Terwijl het wenselijk is om buren en andere belanghebbenden te betrekken, kan de gemeente dit niet verplicht stellen. • Vergunningen worden verleend indien wordt voldaan aan de planvereisten, en participatievereisten kunnen niet worden opgelegd via het plan. • Artikel 7.4 van de Omgevingsregeling is dan van toepassing, waarbij aanvragers moeten aangeven of er participatie heeft plaatsgevonden en, zo ja, hoe deze heeft plaatsgevonden en wat de reacties waren. Het antwoord “Nee, er is geen participatie geweest” kan ook geldig zijn. De termijn voor besluitvorming is 8 weken, met de mogelijkheid om deze eenmaal met 6 weken te verlenen, wat beperkte ruimte biedt voor participatie. Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit: • Dit betreft zowel grote als zeer grote plannen met een aanzienlijke impact op de omgeving, maar ook kleine ontwikkelingen zoals een dakopbouw of grote dakkapel kunnen buitenplans zijn. • De gemeenteraad kan gevallen aanwijzen waarin participatie bij een Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit verplicht is, en heeft "alle gevallen" als categorie aangemerkt vanaf januari 2022.

• Daarom is de initiatiefnemer verplicht om participatie uit te voeren volgens door de gemeente opgestelde beleidsregels. • Een verslag van de participatie, dat voldoet aan de in de beleidsregels gestelde eisen, vormt een vereiste voor indiening. Als het verslag niet voldoet, kan de aanvraag voor een Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit worden geweigerd. De beleidsregels voor dit doel moeten nog worden vastgesteld. Dit document dient als een voorloper voor die beleidsregels. • Het college dient binnen 8 weken te beslissen, maar in voorkomende gevallen kan de raad binnen deze termijn om advies worden gevraagd. De termijn kan eenmaal met 6 weken worden verlengd. • In gevallen waarin het plan complex is en het college verwacht dat meerdere belanghebbenden bedenkingen tegen het plan zullen hebben, kan het college besluiten om een uitgebreide procedure toe te passen. Dit geeft aanvragers de gelegenheid om zienswijzen in te dienen op het voornemen om een uitgebreide procedure toe te passen, wat hen kan aanmoedigen om proactief aan participatie deel te nemen. Aanvraag partiële herziening Omgevingsplan: • Wanneer de functie van een gebied verandert, kan de initiatiefnemer ervoor kiezen om een partiële herziening van het Omgevingsplan aan te vragen. Dergelijke aanvragen hebben doorgaans betrekking op grote tot zeer grote plannen met een aanzienlijke impact op de omgeving.

• Een aanvraag voor een partiële herziening van het Omgevingsplan valt onder de bepalingen van artikel 16.30, lid 1, van de Omgevingswet. De gemeente moet de procedure volgens afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht toepassen. Dit omvat de publicatie van een ontwerpbesluit en een maximale besluitvormingstermijn van 6 maanden, die redelijk kan worden verlengd. • Hoewel er geen wettelijke eisen zijn voor het plan dat moet worden ingediend, heeft de gemeente Zeist de vrijheid om aanvragen te weigeren. De gemeente verwacht van aanvragers

dat zij in voldoende mate participeren en dat zij een passend verslag van het participatieproces overleggen, in lijn met de voor participatie opgestelde beleidsregels. NB: Onder de Omgevingswet wordt onderscheid gemaakt tussen het planologische deel en het technische deel van een vergunningaanvraag. Hoewel beide delen vaak samen zullen worden ingediend, kunnen ze ook afzonderlijk worden aangevraagd, wat resulteert in twee opeenvolgende procedures. Participatie zal doorgaans plaatsvinden bij de aanvraag van het planologische deel. In sommige gevallen kan echter ook participatie wenselijk zijn bij het technische deel, bijvoorbeeld bij de positionering van een afvoerpijp, aangezien dit geuroverlast kan veroorzaken. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om ervoor te zorgen dat alle inbreng tijdens het participatieproces, zowel planologisch als technisch, bij de juiste procedure wordt behandeld en niet dubbel wordt opgepakt. Tenslotte kent dit kader een hardheidsclausule. Bij hoge uitzondering kan het participatietraject worden overgeslagen vanwege een spoedeisend belang. Denk hierbij aan ingrepen als gevolg van calamiteiten of juist om calamiteiten te voorkomen.

H3 Succesfactoren en randvoorwaarden voor goede participatie 3.1 Voorbeelden van voldoende participatie Het is op voorhand lastig om, in algemene zin, aan te geven wanneer een initiatiefnemer voldoende inspanning heeft geleverd voor een goede participatie. Dat hangt immers sterk af van de specifieke kenmerken van het initiatief en de impact daarvan op de omgeving. Maar ook van de reacties die belanghebbenden op het plan inbrengen. Daarom is participatie bij elk project weer een kwestie van maatwerk. Om toch op voorhand meer richting te geven aan de toekomstige participatietrajecten, staan hieronder enkele voorbeelden van goede participatie. Eerst een voorbeeld van een plan met een relatief lage impact op de fysieke leefomgeving. De impact is bijvoorbeeld laag bij een relatief klein plan (met een kleine bouwmassa dus) wat slechts door enkele omwonenden gezien kan worden, geen gevaar oplevert, waarbij geen monument is betrokken en waarvoor geen bomen gekapt hoeven te worden. Bijvoorbeeld wanneer een particulier een fietsenschuurtje in de achtertuin wil bouwen, dat wat groter is en daarom niet vergunningsvrij kan worden uitgevoerd. Dan volstaat het om een simpel briefje in de bus te doen bij de buren, die tegen de schuur aan zullen gaan kijken en hen te vragen om te reageren (een kleine kring van betrokken en een simpel, eenmalig overleg).

Indien er reactie op het briefje komt, verwachten we van de initiatiefnemer, dat hij kleine aanpassingen aan het plan overweegt. Soms kan het dan al voldoende zijn om de schuur iets te verplaatsen of om een paar bloembakken aan de schuur te hangen. De mogelijkheden om het plan aan te passen zijn dan beperkt. Het tegenovergestelde geldt voor een groot plan. Stel er wordt een nieuwe woonwijk gebouwd van 150 woningen. De impact daarvan zal door veel omwonenden gemerkt worden, dus dienen omwonenden in een ruime cirkel om het plan heen betrokken te worden. Bijvoorbeeld ook mensen die wat verder weg wonen, maar wel gaan merken dat de verkeersintensiteit in hun straat toe zal nemen. Ook zullen wijk- en belangenverenigingen betrokken moeten worden bij dit initiatief en de belangengroepen die opkomen voor het groen zullen willen weten waar het groen een plek krijgt in deze nieuwe wijk (een grote kring van betrokkenen dus). Zo’n nieuwe woonwijk kan op veel manieren impact hebben op de belanghebbenden en de verschillende belangen zullen over en weer invloed op elkaar hebben. Daarom zal het nodig zijn om meerdere keren met elkaar van gedachten te wisselen waarbij belanghebbenden ook de mogelijk moeten krijgen om op de verschillende alternatieven te reageren (de intensiteit van het overleg dient dus groot te zijn en ook de duur van het traject zal langer zijn).

In zo'n geval is het handig om een klankbordgroep op te richten waarin de verschillende belanghebbenden evenwichtig vertegenwoordigd zijn. Zo hoeven niet alle belanghebbenden elke keer aanwezig te zijn, maar voelen zij zich wel vertegenwoordigd door iemand uit hun straat of groep in de klankbordgroep. De klankbordgroep komt meerdere keren bij elkaar om het plan verder uit te werken met de initiatiefnemer en de gemeente. De overige belanghebbenden kunnen geïnformeerd worden via een website. Binnen een dergelijk groot initiatief zijn altijd veel alternatieven te bedenken (hoger bouwen met meer groen of juist lager bouwen; meer of minder algemene voorzieningen in de wijk; een alternatief stratenpatroon, etc.). Er kan flink geschoven worden, zowel letterlijk als figuurlijk (en zo hebben belanghebbenden veel zeggenschap). Pas als voor een opzet gekozen is, kan gewerkt worden aan de uitwerking van het plan, dus zal er participatie in meerdere rondes komen.

3.2. Randvoorwaarden voor goede participatie In de volgende alinea staan enkele kernprincipes van succesvolle participatie en de benaderingen die ervoor zorgen dat inwoners en belanghebbenden op een zinvolle manier kunnen bijdragen aan besluitvormingsprocessen. Er moet voldoende ruimte in het proces zijn voor inbreng Effectieve participatie vereist dat de initiatiefnemer voldoende ruimte biedt in het proces om de inhoudelijke inbreng, de wensen en de belangen van de deelnemers te kunnen verwerken in het plan. Als de participatie beperkt wordt tot een simpele ja-nee vraag, verliest participatie haar waarde. Deelnemers zullen dan ook snel geneigd zijn om 'nee' te zeggen, terwijl hun specifieke (lokale) kennis juist meerwaarde heeft. Het is echter ook wenselijk, dat participanten weten waar zij wel en waar zij geen invloed op kunnen uitoefenen. Het is cruciaal dat de initiatiefnemer vanaf het begin duidelijk de doelen van de participatie bespreekt. De gemeente beoordeelt achteraf hoe de inbreng van participanten is afgewogen tegen de belangen van de initiatiefnemer en het algemeen belang. Ook daar is het van groot belang, dat de gemeente de resultaten van de participatie serieus meeneemt. Verwachtingsmanagement is ook daarbij van essentieel belang.

Participeren op basis van vertrouwen, kracht en nabijheid Effectieve participatie kan alleen worden bereikt door een sterke samenwerking tussen initiatiefnemers, inwoners, andere belanghebbenden en de gemeente. Deze samenwerking vereist een basis van wederzijds vertrouwen, gedeelde waarden en verantwoordelijkheden. Het is van groot belang om te werken met een flexibele instelling en te streven naar het hoogst mogelijke niveau van participatie en open te staan voor feedback en twijfels. Aandacht voor inclusie en toegankelijke Informatie Participatie vereist dat de deelnemers in staat zijn (of worden geholpen) om op een effectieve manier bij te dragen aan het proces. Het is van groot belang dat inwoners betrokken worden bij onderwerpen die voor hen van belang zijn, en dat alle benodigde informatie toegankelijk wordt gemaakt. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan groepen die doorgaans minder actief deelnemen, bijvoorbeeld vanwege beperkte scholing of beperkte leesvaardigheid. Streven naar gelijke informatieverstrekking is van cruciaal belang. Degelijke informatie is essentieel, aangezien deelnemers pas kunnen meedenken wanneer ze goed geïnformeerd zijn over de situatie en de beperkingen van de mogelijkheden begrijpen.

Het benutten van de kracht van de waardenweger De waardenweger is een krachtig hulpmiddel dat deelnemers aan het participatieproces helpt om waarden en prioriteiten in context te plaatsen. Het is van belang om te begrijpen dat verschillende projecten en plannen verschillende waarden en belangen met zich meebrengen. In een plan voor woningbouw kunnen waarden zoals leefbaarheid, duurzaamheid en toegankelijkheid een grote rol spelen, terwijl in een parkherinrichting de nadruk kan liggen op groenbehoud, recreatiemogelijkheden en biodiversiteit. De waardenweger biedt een gestructureerd kader om deze waarden te wegen en prioriteiten vast te stellen. Het is ontworpen om het gesprek te vergemakkelijken en belanghebbenden te helpen hun gemeenschappelijke grond te vinden. Door in te vullen hoe elk aspect van een plan bijdraagt aan de verschillende waarden, kunnen deelnemers tot een gedeeld begrip komen van wat belangrijk is voor de kwaliteit van de leefomgeving. Dit proces bevordert een cultuur van dialoog en samenwerking. Door gebruik te maken van de waardenweger kunnen deelnemers nieuwe kansen identificeren om plannen te verbeteren en deze in lijn te brengen met de waarden die door de samenleving als cruciaal worden beschouwd. De waardenweger staat beschreven in de Eerste Zeister Omgevingsvisie.

Stichting Beter Zeist d.d. 20240506: Bezwaar en tevens klacht bij gemeente Zeist t.a.v. Besluiten gemeenteraad Zeist d.d. 26 maart 2024 vaststelling participatieprotocol in raadsvoorstel Plan van Aanpak Implementatie Omgevingswet 2024-2032 en bijlagen (3 deelplannen van aanpak)

Bijlage A: Besluit gemeenteraad Zeist vaststelling raadsvoorstel Plan van aanpak implementatie Omgevingswet 2024-2032 c.a. d.d. 26 maart 2024

Zie voor de besluiten over het raadsvoorstel en deelplannen o.a. https://zeist.raadsinformatie.nl/vergadering/1202163 punt 7 Implementatie Omgevingswet, te weten: • 24RV001 rv Implementatie Omgevingswet 2024-2032 (gewijzigd) • 24RV001-Bijlage 1 Implementatie Omgevingswet 2024-2032 • 24RV001-Bijlage 2 Plan van aanpak Omgevingsvisie Zeist 2050 • 24RV001-Bijlage 3 Plan van aanpak Omgevingsplan • 24RV001-Bijlage 4 Plan van Aanpak Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers •

Raadsamendement: 24RV001 NDZ Amendement aanpak Omgevingswet

1

OPRICHTING STICHTING zaaknummer: 2008a14605 Heden, achttien december tweeduizend acht, verschenen voor mij, Mr JOHAN ANDRIES KOOL, notaris te Zeist:

De comparanten verklaarden bij deze akte een stichting op te richten en daarvoor de volgende statuten vast te stellen: Naam en Zetel Artikel 1 1. De stichting draagt de naam: Stichting Beter Zeist. 2. Zij heeft haar zetel in de gemeente Zeist. Doel Artikel 2 1. De stichting heeft ten doel het binnen de gemeente Zeist en waar nodig de aangrenzende gemeenten handhaven en bevorderen van de kwaliteit van wonen, leven en werken. Dit houdt onder meer het volgende in: a. Het in woord en daad respecteren, beschermen en verbeteren van de kwaliteit en - indien van toepassing - hoeveelheid ruimte en groen, natuur (waaronder flora, fauna, ecologie, bodemreliëf en -archief), landschap, cultuur en historie (waaronder archeologie), milieu en leefomgeving (waaronder bodem, water, lucht, stank, licht, geluid, straling), duurzaamheid (waaronder energie en grondstoffen) en gezondheid. b. Het onder a genoemde gebeurt tevens met aandacht voor onderwijs, arbeid, sport en bewegen, recreatie, media, kunst, veiligheid, welzijn en sociaal beleid. In dit kader streeft de stichting een harmonische verhouding na tussen de hiervoor in dit artikel genoemde beleidsterreinen ten opzichte van wonen, bouwen, economie, bedrijvigheid, vervoer, verkeer en financiën. c. Het bevorderen van de eenheid van beleid in de gemeente ten behoeve van duidelijker, effectiever en efficiënter beleidsprocessen. d.

Het creëren van beleid met en door burgers door een effectieve participatie van betrokken en deskundige burgers van Zeist bij de beleidsprocessen in Zeist en aangrenzende gemeenten. e. Het bevorderen dat de burgers van Zeist beschikken over objectieve en betrouwbare informatie over het beleid in hun gemeente. Daartoe streeft de stichting naar een open, tweezijdige communicatie tussen de overheid en de burgers.

2

f.

Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. g. De stichting beoogt niet het maken van winst. 2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door: a. Het waar nodig creëren van een aanvullend aanbod op en het ondersteunen van de locale organisaties en initiatieven van bewonersgroepen, buurt-, wijk- en andere organisaties van Zeist en aangrenzende gemeenten. b. Het onderhouden van het platform Zeist voor Zeist, een netwerk voor informatie, afstemming van werkzaamheden, taakverdeling, overleg en samenwerking tussen bewonersgroepen, buurt-, wijk- en andere organisaties van Zeist en aangrenzende gemeenten. c. Het - gevraagd en ongevraagd - adviseren, ondersteunen en beïnvloeden van beleidsprocessen van overheden, publiekrechtelijke en privaatrechtelijke organisaties en instellingen en voorts groepen die bijdragen aan het beleid in Zeist en aangrenzende gemeenten. d. Het vergroten van bewustzijn van kwaliteit, als bedoeld in artikel 2, van de inwoners van Zeist en aangrenzende gemeenten, hun organisaties, instellingen zoals musea en scholen, de overheid en het bedrijfsleven. e. Het organiseren van bijeenkomsten en het voeren van overleg. f. Het realiseren van projecten. g. Het bevorderen van samenwerking tussen voor de doelstelling relevante instanties en organisaties. h.

Het ontwikkelen en uitvoeren van scholing en deskundigheidsbevordering. i. Het ondersteunen en uitvoeren van onderzoek, ontwikkelingswerk en evaluaties. j. Het geven van informatie en voorlichting, het uitgeven van en bijdragen aan publicaties en het onderhouden van een website. k. Het ondersteunen en uitvoeren van acties met wettige middelen. l. Het waar nodig ondersteunen en voeren van bestuurlijke, juridische en andere procedures. Hieronder zijn begrepen het aantekenen casu quo het indienen van bezwaar- en beroepschriften zowel in woord als geschrift, zulks op alle rechtsgebieden zowel nationaal als internationaal, publiekrechtelijk en privaatrechtelijk, waaronder begrepen administratiefrechtelijk (bestuursrecht), omgevingsrechtelijk, strafrechtelijk en civielrechtelijk, tegen rechtshandelingen die in strijd zijn met de doelstelling van de stichting. m. Het uitvoeren van andere activiteiten en diensten ter realisering van de doelen van de stichting. n. Het gebruik maken van alle overige wettige middelen, die het doel van de stichting kunnen bevorderen. 3. Het werkgebied van de stichting omvat de gemeente Zeist en waar nodig aangrenzende gemeenten, waaronder begrepen de gemeenten Utrecht, De Bilt, Bunnik, Utrechtse Heuvelrug en Soest of hun rechtsopvolgers.

Dit gebied kan worden uitgebreid als het algemene problemen betreft die naar het oordeel van de stichting een bredere aanpak behoeven. Organen van de stichting

3

Artikel 3 1. De stichting kent drie organen, te weten: a. het bestuur; en b. het platform Zeist voor Zeist; en c. het netwerk Vrienden van Zeist. 2. De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn nader in deze statuten geregeld. 3. Het platform Zeist voor Zeist wordt gevormd door bewonersgroepen, buurt-, wijk- en andere organisaties van Zeist en aangrenzende gemeenten, die tevens donateur van de stichting zijn volgens artikel 4 lid 1 en 2. Het is bedoeld voor de uitwisseling van informatie, afstemming van werkzaamheden, taakverdeling, overleg en samenwerking. Het platform voor Zeist heeft uitsluitend een adviesbevoegdheid. De taken, adviesbevoegdheden, alsmede de wijze van functioneren van het platform Zeist voor Zeist kan door het bestuur - voor zover niet in deze statuten is bepaald - nader in een reglement worden vastgelegd. 4. Het netwerk Vrienden van Zeist wordt gevormd door alle donateurs van de stichting volgens artikel 4 lid 1 en 2. Het is bedoeld voor de uitwisseling van informatie en meningsvorming. Donateurs Artikel 4 1. Tot de stichting kunnen zowel natuurlijke personen en rechtspersonen als donateurs toetreden. Zij onderschrijven de doelstelling en leveren jaarlijks een financiële bijdrage, waarvan de minimumhoogte ieder jaar door het bestuur zal worden vastgesteld. 2. Donateurs zijn personen en buurt-, wijk- en andere organisaties, instellingen en bedrijven.

Geldmiddelen Artikel 5 De geldmiddelen van de stichting worden gevormd door: a. het afgezonderde stichtingkapitaal; b. de ontvangen interest over het onder lid a gemelde kapitaal; c. inkomsten uit verrichte diensten en geleverde producten; d. bijdragen en subsidies, donaties, schenkingen, erfstellingen en legaten; e. alle andere verkrijgingen en baten van de stichting. Bestuur Artikel 6 1. Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie en maximaal vijf leden, bij voorkeur afkomstig uit de kring van donateurs. Het aantal bestuursleden wordt - met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde - door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld. 2. Het bestuur (met uitzondering van het eerste bestuur, waarvan de leden in functie worden benoemd) kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door één persoon worden vervuld. 3. Bestuursleden worden benoemd voor maximaal twee termijnen van elk vier jaar. Bij het ontstaan van een (of meer) vacature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen (of zal het

4

enige overblijvende bestuurslid) binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature(s) daarin voorzien door de benoeming van een (of meer) opvolger(s). Het platform Zeist voor Zeist is bevoegd een niet bindende voordracht te doen, waarbij rekening dient te worden gehouden met een evenwichtige representatie van de verschillende buurten en wijken van Zeist. 4. Bestuursleden zijn natuurlijke personen die met hun lidmaatschap aangeven de doelstellingen en de inzet van de middelen van de stichting te onderschrijven. Ter voorkoming van verstrengeling van belangen zijn subsidiegevers, werknemers van de stichting, functionarissen van politieke partijen en representanten en werknemers van organisaties die de doelstelling en de inzet van de middelen van de stichting niet volledig onderschrijven, van het bestuurslidmaatschap uitgesloten. 5. Ingeval van één of meer vacatures in het bestuur vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het overblijvende bestuurslid, een wettig samengesteld bestuur. 6. De bestuursleden genieten géén beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten. Bestuursvergaderingen Artikel 7 1. De bestuursvergaderingen worden gehouden ter plaatse in Nederland als bij de oproeping bepaald. 2. Ieder half jaar wordt ten minste één vergadering gehouden. 3.

Vergaderingen zullen voorts telkenmale worden gehouden, wanneer één van de bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten de oproeping doet. 4. De oproeping tot de vergadering geschiedt ten minste zeven dagen tevoren, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend, door middel van oproepingsbrieven. 5. De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen. 6. Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen. 7. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter; bij diens afwezigheid wijzen de aanwezigen uit hun midden zelf een voorzitter aan. 8. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden door de secretaris of door één van de andere aanwezigen, door de voorzitter van de vergadering daartoe aangezocht. De notulen worden door het bestuur vastgesteld en getekend door degenen, die in de vergadering als voorzitter en secretaris hebben gefungeerd. Bestuursbesluiten Artikel 8 1.

Het bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden ter vergadering

5

aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurslid kan zich ter vergadering door een ander bestuurslid laten vertegenwoordigen op overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter van de vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurslid kan daarbij slechts voor één ander bestuurslid als gevolmachtigde optreden. 2. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, al dan niet per enig telecommunicatiemiddel, hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na mede-ondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd. 3. Ieder bestuurslid heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Voor zover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. 4. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij één bestuurslid vóór de stemming een schriftelijke stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. 5. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 6. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter van de vergadering. Bestuursbevoegdheid Artikel 9 1.

Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. Het bestuur organiseert, initieert en besluit na voorafgaand advies verleend door het platform Zeist voor Zeist over de hoofdlijnen van het te voeren beleid. 2. Het bestuur is bevoegd tot het doen van de noodzakelijke en afgesproken uitgaven ten behoeve van het functioneren van de stichting. 3. Het bestuur is, na voorafgaand advies door het platform Zeist voor Zeist, bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen. 4. Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt, tenzij het besluit wordt genomen met algemene stemmen in een vergadering waarin alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig zijn. 5. Erfstellingen mogen slechts onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard. 6. Het bestuur is bevoegd werkgroepen in te stellen en adviseurs aan te stellen. Per onderwerp van aandacht maakt de stichting gebruik van de inzet en deskundigheden van de Zeistenaren en zo nodig van externe deskundigen. 7. Bestuursleden, afgevaardigden, medewerkers en deskundigen van de stichting zullen slechts vanuit de hiervoor genoemde doelstellingen handelen.

6

Vertegenwoordiging Artikel 10 1. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting. 2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan: a. twee gezamenlijk handelende bestuursleden, waaronder de penningmeester; en b. de penningmeester die zelfstandig bevoegd is tot het doen van uitgaven tot een bedrag van TWEE HONDERD VIJFTIG EURO (€ 250,00). 3. Het bestuur kan volmacht verlenen aan één of meer bestuursleden, alsook aan derden, om de stichting binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. Einde bestuurslidmaatschap Artikel 11 Het bestuurslidmaatschap van een bestuurslid eindigt: a. door zijn overlijden; b. wanneer hij het vrije beheer over zijn vermogen verliest; c. door schriftelijke ontslagneming (bedanken); d. door het van toepassing zijn van het bepaalde in de tweede volzin van artikel 6 lid 4 van deze statuten; e. door ontslag hem verleend door de gezamenlijke overige bestuursleden al dan niet op voordracht van het platform Zeist voor Zeist; f. door ontslag op grond van artikel 2:298 Burgerlijk Wetboek. Boekjaar, begroting en jaarstukken Artikel 12 1. Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. 2. Jaarlijks wordt de begroting voor het komende jaar - na advies van het platform Zeist voor Zeist - vóór één december vastgesteld en goedgekeurd door het bestuur. 3. Per het einde van ieder boekjaar worden de boeken van de stichting afgesloten.

Daaruit worden door het bestuur een balans en een staat van baten en lasten over het geëindigde boekjaar opgemaakt. Deze jaarstukken worden vervolgens door het bestuur - na advies van het platform Zeist voor Zeist - vastgesteld en goedgekeurd. Reglement Artikel 13 1. Het bestuur is bevoegd een reglement vast te stellen, waarin die onderwerpen worden geregeld, die naar het oordeel van het bestuur (nadere) regeling behoeven waaronder die voor het rooster voor aftreden en herverkiezing, de donateurs en het platform Zeist voor Zeist en het netwerk Vrienden van Zeist. 2. Een reglement mag niet met de wet of deze statuten in strijd zijn. 3. Het bestuur is te allen tijde bevoegd een reglement te wijzigen of op te heffen. 4. De vaststelling en goedkeuring, wijziging en opheffing van een reglement geschiedt door het bestuur na overleg met het platform Zeist voor Zeist. Statutenwijziging Artikel 14

7

1.

Het bestuur is bevoegd - na advies van het platform Zeist voor Zeist -, de statuten van de stichting en reglementen te wijzigen. Het besluit daartoe moet worden genomen met algemene stemmen in een vergadering, waarin alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zonder dat in het bestuur enige vacature bestaat. 2. De wijziging van de statuten van de stichting moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen. Ieder bestuurslid afzonderlijk is bevoegd de desbetreffende akte te verlijden. Ontbinding en vereffening Artikel 15 1. Het bestuur is bevoegd, na advies van het platform Zeist voor Zeist, de stichting te ontbinden. Op het daartoe te nemen besluit is het bepaalde in artikel 14 lid 1 van toepassing. 2. De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. 3. Bij de ontbinding van de stichting geschiedt de vereffening door het bestuur. 4. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht. 5. Een overschot na vereffening zal worden besteed overeenkomstig het doel van de stichting of ten behoeve van een door de vereffenaars te bepalen algemeen nut beogende instelling. 6.

Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de ontbonden stichting gedurende tien jaren berusten onder de door de vereffenaars aan te wijzen rechtspersoon of natuurlijke persoon. Slotbepalingen Artikel 16 In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur. Artikel 17 De eerste bestuursleden worden bij de akte van oprichting benoemd. Slotverklaringen Tenslotte verklaarden de comparanten: 1. In afwijking van het bepaalde in artikel 6 lid 1 zal het eerste bestuur slechts uit twee bestuursleden bestaan. 2. Tot bestuursleden van de stichting zijn benoemd: Voorzitter: de heer Ir W.C. Nuijen; Secretaris/penningmeester: de heer Drs E.P.Visscher. 3. Het eerste boekjaar van de stichting eindigt op een en dertig december tweeduizend negen. WAARVAN AKTE is verleden te Zeist op de datum in het hoofd van deze akte vermeld. De comparanten zijn mij, notaris, bekend. De zakelijke inhoud van de akte is aan hen opgegeven en toegelicht. De comparanten hebben verklaard op volledige voorlezing van de akte geen prijs te stellen, tijdig voor het verlijden een ontwerpakte te hebben ontvangen, van de inhoud van de akte te hebben kennis genomen en met de inhoud in te stemmen.

8

De akte is beperkt voorgelezen en onmiddellijk daarna ondertekend, eerst door de comparanten en vervolgens door mij, notaris. (w.g.) W.C. Nuijen, E.P.Visscher, J.A. Kool.

Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® KvK-nummer 30250364 Pagina 1 (van 2)

E-mailadres Eerste inschrijving handelsregister Datum akte van oprichting Activiteiten

820217396 Stichting Stichting Beter Zeist Beter Zeist Gemeente Zeist Boskant 7, 3708BP Zeist 0306960141 0611455360 beterzeist@gmail.com 22-12-2008 18-12-2008 SBI-code: 88993 - Lokaal welzijnswerk Voorlichting, advisering en meningsvorming over beleidsontwikkelingen in Zeist, alsmede ondersteuning en coördinatie van buurt- en wijkorganisaties

Bestuurders Naam Geboortedatum Datum in functie Titel Bevoegdheid

de Braak, Wilhelmus Jan 12-12-1946 01-01-2022 (datum registratie: 16-02-2022) Voorzitter Gezamenlijk bevoegd (met andere bestuurder(s), zie statuten)

Naam Geboortedatum Datum in functie Titel Bevoegdheid

van der Gun, Robert 25-10-1951 01-01-2022 (datum registratie: 16-02-2022) Penningmeester Gezamenlijk bevoegd (met andere bestuurder(s), zie statuten)

Naam Geboortedatum Datum in functie Bevoegdheid

van den Berg Jeths, Jan 29-01-1952 01-01-2022 (datum registratie: 16-02-2022) Gezamenlijk bevoegd (met andere bestuurder(s), zie statuten)

Naam Geboortedatum Datum in functie

Speekenbrink - Pijnappels, Martine Carliese 11-10-1966 01-08-2023 (datum registratie: 04-08-2023)

Dit uittreksel is gewaarmerkt met een elektronische zegel en is een officieel bewijs van inschrijving in het Handelsregister. In Adobe Reader kunt u de elektronische zegel bovenin het scherm controleren. Meer informatie hierover vindt u op www.kvk.nl/egd. De Kamer van Koophandel adviseert dit uittreksel alleen digitaal te gebruiken zodat de integriteit van het document gewaarborgd en de elektronische zegel verifieerbaar blijft.

2024-01-31 13:32:21

Rechtspersoon RSIN Rechtsvorm Statutaire naam Ook genoemd Statutaire zetel Bezoekadres Telefoonnummers

Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® KvK-nummer 30250364 Pagina 2 (van 2) Titel Bevoegdheid

Secretaris Gezamenlijk bevoegd (met andere bestuurder(s), zie statuten)

Naam Geboortedatum Datum in functie Bevoegdheid

van den Boer, Maria Anna Elisabeth 22-06-1953 24-11-2023 (datum registratie: 20-12-2023) Gezamenlijk bevoegd (met andere bestuurder(s), zie statuten)

Dit uittreksel is gewaarmerkt met een elektronische zegel en is een officieel bewijs van inschrijving in het Handelsregister. In Adobe Reader kunt u de elektronische zegel bovenin het scherm controleren. Meer informatie hierover vindt u op www.kvk.nl/egd. De Kamer van Koophandel adviseert dit uittreksel alleen digitaal te gebruiken zodat de integriteit van het document gewaarborgd en de elektronische zegel verifieerbaar blijft.

2024-01-31 13:32:21

Uittreksel is vervaardigd op 31-01-2024 om 13.32 uur.

Stichting Beter Zeist d.d. 20240506: Ontvankelijkheid bezwaar en tevens klacht bij gemeente Zeist t.a.v. Besluit gemeenteraad Zeist d.d. 26 maart 2024 vaststelling participatieprotocol in raadsvoorstel Plan van Aanpak Implementatie Omgevingswet 2024-2032 met bijlagen.

Bijlage E: Toelichting ontvankelijkheid bezwaar en tevens klacht van Stichting Beter Zeist / 6-05-2024 Statutaire doelstelling Stichting Beter Zeist is opgericht op 18 december 2008 en fungeert in de gemeente Zeist als platform c.q. samenwerkingsverband van bewonersgroepen, buurt- en andere burgerorganisaties en personen. Conform het doelstellingenartikel 2, lid 1 richt de stichting zich op het handhaven en bevorderen van de kwaliteit van wonen, leven en werken. De doelstelling en taken staan verder uitgewerkt in artikel 2 van de statuten, zie daarvoor de geanonimiseerde tekst, zie ook bijlage B. Voor dit beroep is art 2 lid 1a van toepassing dat gericht is op de fysieke omgeving: “Het in woord en daad respecteren, beschermen en verbeteren van de kwaliteit en - indien van toepassing - hoeveelheid ruimte en groen, natuur (waaronder flora, fauna, ecologie, bodemreliëf en -archief), landschap, cultuur en historie (waaronder archeologie), milieu en leefomgeving (waaronder bodem, water, lucht, stank, licht, geluid, straling), duurzaamheid (waaronder energie en grondstoffen) en gezondheid.” Verder richt de organisatie zich op gemeentelijke beleidsprocessen, burgerparticipatie en voorlichting (art. 2; lid 1c, 1d, 1e). Voorts is in art.

2, lid 2 l opgenomen “Het waar nodig ondersteunen en voeren van bestuurlijke, juridische en andere procedures.” Dit punt is nader geconcretiseerd in het artikel. Volgens artikel 2, lid 3 omvat het werkgebied van de stichting de gemeente Zeist en waar nodig aangrenzende gemeenten. Dat gebied kan worden uitgebreid als het algemene problemen betreft die naar het oordeel van de stichting een bredere aanpak behoeven. Dat laatste is bijvoorbeeld gebeurd met het (eigen) initiatief tot oprichting van het Geopark Heuvelrug, zie de website https://www.geopark-heuvelrug.nl/. ANBI-instelling Sinds 1 januari 2012 is de stichting een ANBI-instelling. Al bij het opstellen van de statuten werd daarmee rekening gehouden. Zo worden onder meer in artikel 6, lid 4 voorwaarden verbonden aan het bestuurslidmaatschap ter voorkoming van (politieke en zakelijke) belangenverstrengeling. Het bestuur ziet erop toe dat de stichting het algemeen belang/nut behartigt. Dit strekt zich - ook statutair - uit tot de burgerdonateurs (ook omwonenden en weggebruikers) en burgerorganisaties die donateur c.q. vriend zijn van de stichting, waaronder ca. 2.500 inwoners uit alle buurten en delen van de gemeente en soms ook daarbuiten. Uitgevoerde werkzaamheden De wijze waarop de organisatie haar werkzaamheden uitvoert staat vermeld op de openbaar toegankelijk website https://beterzeist.com/.

Daar staat ook de missie en canon van Stichting Beter, zie https://beterzeist.com/missie-en-canon/. In dit verband zijn van toepassing de Canon-rubrieken: “Kwaliteit van woon- en leefomgeving van Zeist en dorpen” en “Invloed van burgers en hun organisaties”. Ten aanzien van de betrokkenheid, c.q. de feitelijke werkzaamheid bij het betrokken belang laat de website zien, dat Stichting Beter Zeist al jarenlang rechtstreeks de in het bestreden besluit betrokken belangen behartigt in de zin van art. 1: 2., eerste en derde lid van de Awb. Dat wordt ook bevestigd door het indienen van zienswijzen, inspraak,