Document · PDF

24RV066 Bijlage 1 Bezwaarschrift SBZ en vervolg communicatie (incl bijlagen)

Raad 8 oktober 2024, gemeente ZeistBij agendapunt: Beslissing op bezwaar Stichting Beter Zeist19.760 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Contactadres: P.C. Hooftlaan 31 3723 LC Bilthoven T: 030-6960141 KvKnr.: 302 503 64 ANBI-instelling per 1-1-2012 NL98 INGB 0005 8035 12 E: beterzeist@gmail.com W: www.beterzeist.com Aan de gemeenteraad van Zeist t.k.n. college van B&W Zeist Digitaal ingediend Zeist, 6 mei 2024 Betreft: Bezwaarschrift en tevens klacht m.b.t. Besluiten gemeenteraad Zeist d.d. 26 maart 2024 vaststelling participatieprotocol in raadsvoorstel Plan van Aanpak Implementatie Omgevingswet 2024-2032 met bijlagen Geachte heer/mevrouw, Op 26 maart 2024 heeft de gemeenteraad het raadsvoorstel Plan van aanpak implementatie Omgevingswet 2024-2032 met bijlagen vastgesteld. Hierbij ontvangt u de betreffende besluiten, de stukken die van belang zijn voor de ontvankelijkheid van het bezwaar en tevens klacht en de bezwaargronden inclusief de daarbij behorende bijlagen. Hoogachtend,

Egbert P. Visscher, gemachtigd namens het bestuur BIJLAGEN A. Besluiten gemeenteraad Zeist vaststelling raadsvoorstel Plan van aanpak implementatie Omgevingswet 2024-2032 c.a. d.d. 26 maart 2024 B. Kopie van de statuten Stichting Beter Zeist, 18 december 2008 C. Uittreksel van het Handelsregister d.d. 31 januari 2024 D. Machtigingsformulier E.P. Visscher, 14 maart 2024 E. Toelichting op de ontvankelijkheid bezwaar en tevens klacht, 6 mei 2024 Bijlage: Bezwaarschrift d.d. 6 mei 2024 Bijlagen bezwaarschrift: 1 en 2 (met links naar de bestanden)

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

Stichting Beter Zeist d.d. 20240506: Bezwaar en tevens klacht bij gemeente Zeist t.a.v. Besluiten gemeenteraad Zeist d.d. 26 maart 2024 vaststelling participatieprotocol in raadsvoorstel Plan van Aanpak Implementatie Omgevingswet 2024-2032 en bijlagen (deelplannen van aanpak)

Bezwaarschrift en tevens klacht Dit bezwaarschrift of onderdelen ervan kunnen ook gebruikt worden als klacht tegen het handelen van de raad tijdens de besluitvorming en tegen het handelen van het college bij de voorbereiding van en toelichting op de te nemen raadsbesluiten. 1 Bezwaar en ontvankelijkheid Het bezwaar is gericht tegen de besluiten van de gemeenteraad Zeist d.d. 26 maart 2024 over de vaststelling van het participatieprotocol in raadsvoorstel Plan van Aanpak Implementatie Omgevingswet 2024-2032 met als bijlagen 3 (deel)plannen van aanpak. zie Bijlage A met links naar de besluiten over de betreffende documenten. Al vanaf haar eerste activiteiten heeft Stichting Beter Zeist zich ingezet voor verbetering van de invloed van burgers op het beleid en daarbij in het bijzonder ook op het participatiebeleid van de gemeente Zeist. Dat is ook in de statuten vastgelegd, zie Bijlage C: art. 2; lid 1c, 1d en 1e. Zeist behoort niet tot de meeste gemeenten die al (soms lang) een participatieverordening hebben. Wel heeft Zeist sinds 22 februari 2022 een Handvat Participatie voor gemeentebeleid, zie Bijlage 1. Aan de voorbereiding ervan heeft Stichting Beter Zeist bijgedragen, onder andere aan een onderzoek naar effectieve(re) burgerparticipatie in 2021 van de Rekenkamer Zeist Zie verder Bijlage E: Toelichting ontvankelijkheid bezwaar van Stichting Beter Zeist 6-05-2024.

2 Inspraak en besluitvorming over Rv Implementatie Omgevingswet Op 9 januari 2024 diende Egbert Visscher een reactie in over bijlagen 1, 2 en 3 van het Plan van Aanpak implementatie Omgevingswet 2024-2032. Over de aangedragen punten werd met indieners van de burgeramendementen EZO op 15 januari op ambtelijk niveau gesproken en op 23 januari samen met de wethouder. Dat leidde tot een gemeentelijk verslag. Op 1 februari volgde de inspraakreactie tijdens de Ronde Tafel van de raad over het concept raadsvoorstel. Op de ingediende raadsvragen reageerde het college met een schriftelijke reactie. Vervolgens heeft Stichting Beter Zeist ter inspiratie een ontwerp-amendement Participatie aangeboden aan de raad en verder nog een Toelichting daarop. Een daarop gebaseerd raadsamendement van een lokale raadsfractie kreeg echter onvoldoende steun, zie Bijlage A. De andere documenten zijn in Bijlage 2 via links toegankelijk. Op 26 maart jl. heeft de gemeenteraad de besluiten tot vaststelling van het raadsvoorstel en de bijlagen genomen. 3. Appellabele besluiten Ingevolge artikel 1:3, eerste lid, van de Awb wordt onder besluit verstaan een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Dat is hier het geval voor de 4 plannen van aanpak.

De plannen van aanpak zijn onzes inziens appellabele besluiten, zeker als het gaat om het vastgestelde participatieprotocol ervan. Enkele citaten uit het plan van aanpak Implementatie Omgevingswet. •

Pag. 4. Uitgangspunt 6: “De gemeente is initiatiefnemer bij de implementatie van de Omgevingswetinstrumenten en voert regie op het proces en het samenspel. We kiezen voor het participatieniveau ‘raadplegen’.” N.B: van een nadere motivering en onderbouwing van de keuze is geen sprake.

Platform van buurten en dorpen voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

•

Pag. 6. “De vaststelling van dit plan van aanpak markeert tegelijkertijd de start van een meerjarige samenwerking tussen het college en de raad t.a.v. de implementatie van de Omgevingswet. Het geheel van uitgangspunten in dit plan van aanpak is kaderstellend voor de instrumenten die voor de implementatie van de Omgevingswet worden ontwikkeld.”… “Wel is er jaarlijks de mogelijkheid eventueel uitgangspunten te wijzigingen. Voor het college biedt deze werkwijze ruimte om binnen deze kaders en uitgangspunten aan de uitvoering te werken. De raad ontvangt jaarlijks een raadsvoorstel om over de voortgang van het plan van aanpak en de implementatie van de Omgevingswet in zijn geheel te besluiten en om indien nodig de uitgangspunten bij te stellen. Naast deze jaarlijkse besluiten over de voortgang, volgen er ook losse besluitvormingstrajecten over de drie verschillende instrumenten.” Pag. 5. “Los van het samenspel met de samenleving blijft de verplichte voorbereidingsprocedure uit de Algemene wet bestuursrecht bestaan. Dat betekent dat een (ontwerp)wijziging van het omgevingsplan en de omgevingsvisie zes weken ter inzage ligt en iedereen zijn of haar zienswijze kan geven op die wijziging. De raad betrekt de ingediende zienswijzen bij haar besluit over de vaststelling van de wijziging.” N.B.: Dat staat los van de participatie tijdens de voorbereiding van de plannen of onderdelen ervan.

Ook het plan van aanpak Participatie laat zien dat de vaststelling bedoeld is voor de gehele periode tot 2032, dus ook voor alle stappen die worden ondernomen. (Dit tenzij er middels een raadsbesluit een ander besluit over participatie wordt genomen). Constatering Er is voor de gehele periode van de implementatie omgevingswet een gewijzigd participatiekader vastgesteld. Dat is gedurende deze implementatie beperkt tot het niveau raadplegen en in feite ook voor pas in een laat stadium participeren, zie onderstaande bezwaargrond 2. Dit is de facto een wijziging van het zelfbindende Handvat Participatie voor gemeentelijk beleid, zie de punten 1 en 2 van paragraaf 9 van dit bezwaarschrift. De besluiten kunnen slechts gewijzigd worden op basis van een raadsbesluit over een (nieuw) raadsvoorstel. Wel wordt in uitgangspunt 7 van het Plan van Aanpak Implementatie Omgevingswet een participatieplan voor de 2e Omgevingsvisie (perspectief 2050) aangekondigd. Maar dat kan geen vervanging zijn van het Handvat Participatie, maar hooguit een uitwerking van het besloten laagste ambitieniveau voor participatie. De besluiten over participatie in de 4 plannen van aanpak zijn niet vrijblijvend of als voornemens te kwalificeren, maar gelden als zelfbindend kader voor de implementatie van de Omgevingswet.

Ze zijn verplichtend voor de gemeente en zelfstandig op rechtsgevolg gericht, namelijk de toegestane participatie bij de ontwikkeling van de 2e Omgevingsvisie 2026, het Omgevingsplan 2024-2032 en het Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers 2024 (2025). 4. Participatie volgens de Omgevingswet In de Omgevingswet wordt onder participatie verstaan: het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden (burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden) bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit. (Stb. 2018/290). Belanghebbenden dienen dus 'in een vroegtijdig stadium' van de besluitvorming betrokken te worden. Dat wil zeggen, in een stadium waarin nog geen formele besluitvorming heeft plaatsgevonden en alle opties nog openliggen. Daarmee verschilt participatie van inspraak.

Platform van buurten en dorpen voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

Hoe de participatie moet worden ingericht wordt niet wettelijk geregeld. Te verwachten valt wel dat de bestuursrechter de concrete invulling van participatie verplichtingen zal toetsen aan eisen van zorgvuldigheid, belangenafweging en deugdelijke motivering (Awb, afd.3.2 en 3.7). Participatie is daarom onder de Omgevingswet niet vrijblijvend. Voor de gemeenteraad geldt een motiveringsplicht op welke manier burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding van het omgevingsplan en de omgevingsvisie zijn betrokken. Daarbij geldt de 'extra' verplichting om aan te geven hoe invulling is gegeven aan decentraal participatiebeleid. Dat houdt in dat de gemeenteraad zal moeten motiveren op welke wijze het gemeentelijke participatiebeleid bij de vaststelling van het omgevingsplan in acht is genomen. 5. Zeister Participatiebeleid Gemeente Zeist heeft nog geen participatieverordening. Voor gemeentelijk beleid geldt dat het Handvat Participatie als zelfbindend kader ook van toepassing is voor de voorbereiding van plannen van aanpak voor de Omgevingswet 2024-2032, waaronder die voor de 2e Omgevingsvisie 2026, het Omgevingsplan 2032 en het ‘Handvat participatie voor inwoners en initiatiefnemers 2024’.

Op pagina 2 van het Handvat staat: “Het doel van participatie is dus: de kennis en ervaring in de samenleving over het wonen en werken in Zeist te benutten, zodat de kwaliteit van maatschappelijke en politieke processen wordt verhoogd.” Overigens is de beschikbare ervaringskennis en vakdeskundigheid niet alleen van belang voor de kwaliteit van de processen, maar ook voor de kwaliteit van de resulterende kaderdocumenten en voor het draagvlak voor de uitvoering ervan. 6. Keuze van laagste participatieniveau onvoldoende onderbouwd Het zonder gedegen onderbouwing kiezen voor het participatieniveau ‘raadplegen’ staat op gespannen voet met het Handvat Participatie dat van toepassing is voor het gemeentelijk beleid. Als argumenten voor de keuze werden tijdens het debat genoemd laagdrempeligheid en het representeren van pluriformiteit van de samenleving. Kennelijk is de gedachte dat een hoger participatieniveau bepaalde groepen zou (kunnen) uitsluiten. Daarnaast werd na afloop nog genoemd een hoger te verwachten betrouwbaarheid (bedoeld werd waarschijnlijk validiteit: meet het instrument wat het moet meten). Hier worden 2 zaken door elkaar gehaald, namelijk participatieniveau ten opzichte van werkwijze en methodiek. Bij niveau gaat het om de mate van invloed die participanten wordt geboden.

Dat loopt van informeren (voorwaardelijk), raadplegen (meningen vragen) via adviseren (advies vragen met ruimte voor dialoog) en coproduceren (samenwerking) tot meebeslissen (binnen randvoorwaarden beslissen). Zie de mogelijkheden in het Handvat op pagina 4. In de mondelinge reacties van de wethouder op de keuze voor het laagste participatie niveau ‘raadplegen’ werd steeds gesteld dat raadplegen en ‘adviseren’ in elkaar overlopen en dat er weinig onderscheid tussen zit. Dat is ook volgens het Handvat Participatie een onjuiste voorstelling van zaken. Bij raadpleging vraagt het bestuur de mening(en) van de doelgroep en de uitkomst gaat ter kennisneming naar het bestuur. Bij advisering vraagt het bestuur advies en is er ruimte voor dialoog met de samenleving De uitkomst weegt het bestuur mee bij de besluitvorming waarbij het bestuur

Platform van buurten en dorpen voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

argumenteert waarom iets wel of niet wordt overgenomen. Bij coproductie is er sprake van meer invloed van inwoners op het eindresultaat. Nog verder gaat het niet laten participeren bij het opstellen van de transitiestrategie en het uitwerken van de hoofdstructuur van het Omgevingsplan 2032 (pag. 9 bovenaan PvA Omgevingsplan).de argumentatie is dat het om tussenproducten gaat die “geen antwoord geven op de vraag welke regels er straks voor een bepaald gebied of op perceelniveau gaan gelden.” Is dit nu het criterium om al of niet participatie voor de strategie en hoofdstructuur toe te staan? Waarom is het college zo terughoudend? Met die structuur en de invulling ervan zullen belanghebbenden moeten gaan werken. Het is dus van belang alle categorieën belanghebbenden te laten meedenken over de onderbouwing van de structuur en het gebruiksgemak ervan. Het achteraf alsnog moeten aanpassen is weinig productief, effectief en bovendien frustrerend. Op pagina 9 (net boven het planningsschema) staat dat zo nodig gekozen wordt voor ‘kwaliteit boven snelheid’. Laat in dit verband dan zien dat participatie gedurende alle fasen van de ontwikkeling van het omgevingsplan wordt toegestaan of liever gestimuleerd. Dit ten behoeve van kwaliteit en acceptatie van het uiteindelijke resultaat. Het gaat overigens niet om een vaste keuze voor het gehele traject. Dat is helemaal niet nodig.

Er zijn bijvoorbeeld ook situaties mogelijk waarbij al in een eerdere fase adequate participatie heeft plaatsgevonden. Het afwegingskader van het Handvat Participatie biedt op pagina 4 ervan voldoende ruimte om per beleidsniveau, thema/onderwerp en fase te kiezen voor vroegtijdig raadplegen, adviseren en coproduceren. Op alle niveaus bestaan er allerlei mogelijkheden om alle doelgroepen zoveel mogelijk te betrekken, mits deze goed geïnformeerd zijn over het onderwerp van participatie. Het bereiken van valide en betrouwbare resultaten van participatie is afhankelijk van de werkwijzen die worden toegestaan en toegepast. Betrouwbaarheid en validiteit hebben te maken met de methodiek en de wijze van meten van participatie, maar niet met het participatieniveau. Volgens het Handvat op pagina 2 is de eerste stap 1A het maken van een keuze: wel of geen participatie toepassen. Dat is hier niet aan de orde. De Omgevingswet verplicht de gemeente tot participatie. De vraag is alleen tot op welk niveau, wanneer en hoe. De volgende stap 1B op pagina 5 en 6 van het Handvat is de onderbouwing van de keuze van (het niveau van) participeren en het gebruikte afwegingskader. In stap 1B staat daarover het volgende. “Het is dan ook de rol van de gemeenteraad om te besluiten of participatie moet worden ingezet. De raad beslist niet zomaar of participatie passend is of niet.

De raad stelt zichzelf vragen om te bepalen of participatie wenselijk is. Welke vragen dat zijn, beschrijft stap 1B. Als er participatie zal worden georganiseerd, maakt het college een procesvoorstel over hoe dit er dan uit komt te zien. Dit procesvoorstel wordt besproken met de raad en/of inwoners. Voor het maken van het procesvoorstel, is dit handvat essentieel.”

Het raadsvoorstel geeft gezien het afwegingskader (op pagina 6 van het Handvat) daarover onvoldoende informatie en deze is bovendien nog aantoonbaar onjuist zoals hiervoor is toegelicht. Daarmee wordt niet voldaan aan de eisen van zorgvuldigheid, belangenafweging en deugdelijke motivering.

Platform van buurten en dorpen voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

7. Keuze van niet-vroegtijdige participatie onvoldoende onderbouwd Hetzelfde geldt voor de keuze om bij het voorbereiden van de conceptbeleidskaders geen participatie toe te staan. Pas als deze al zijn opgesteld is participatie mogelijk, zie bijvoorbeeld pas tijdens stap 4 Consultatie in (deel)plan van aanpak ‘Participatie voor inwoners en initiatiefnemers’. In feite gaat het hier om inspraak op basis van een conceptversie in plaats van participatie over een ontwerpversie of de voorbereiding daarvan. Dit is strijdig met de definitie en bedoeling van participatie in de Omgevingswet. Volgens de wet die per 1 januari 2024 van kracht is geworden dienen belanghebbenden namelijk 'in een vroegtijdig stadium' van de besluitvorming betrokken te worden. Met haar besluiten beperkt Zeist tot en met 2032 de mogelijkheden die het Handvat Participatie biedt tot het pas in een laat stadium op het niveau van raadplegen betrekken van inwoners bij de implementatie van de Omgevingswet. Daarmee wordt de facto het Handvat uitgekleed zonder daartoe een daarop gericht raadsvoorstel, behalve het onderhavige, in te dienen. Deze gang van zaken is onaanvaardbaar gezien de algemene rechtsbeginselen vertrouwen, rechtmatigheid en rechtszekerheid. Nu gebeurde dat op een indirecte manier en zonder duidelijke aankondiging of uitleg.

Zulke terloopse besluitvorming kan bovendien leiden tot een ongewenste precedentwerking in Zeist en mogelijk ook voor andere overheden. 8. Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers Eind december 2023 heeft het college een ‘Afwegings- en Toetsingskader Participatie Omgevingswet 2024’ vastgesteld. Dat geldt als tijdelijk overgangskader zolang het ‘Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers’ nog niet is vastgesteld. Dit tijdelijke kader biedt juist mogelijkheden voor tijdige participatie en ook op een hoger niveau van participatie dan alleen raadplegen, zie Bijlage 3. Daarmee ontstaat voor de inwoners een ongelijk speelveld. Voor initiatiefnemers, zijnde niet de gemeente, en de gemeente is er de komende tijd (2024/2025) een verschillende keuze voor de participatie t.a.v. niveau en vroegtijdigheid. Ook dit verschil wordt niet onderbouwd. Onzes inziens is hier sprake van niet-gelijke berechtiging. En het is ook niet uit te leggen aan de inwoners. 9. Samenvatting gronden van bezwaar en tevens klacht Met betrekking tot de besluitvorming over de plannen van aanpak implementatie Omgevingswet hebben het college en de raad: 1. Niet voldaan aan de eisen van zorgvuldigheid, belangenafweging en deugdelijke motivering c.q. onderbouwing. De besluiten staan op gespannen voet met de Omgevingswet en het Handvat Participatie.

Het Handvat is een zelfbindend kader voor gemeentelijk beleid, ook op het gebied van de omgevingswet, zie o.a. de schriftelijke college-reactie op raadsvragen in Bijlage 2, punt 5, tabel pag. 2. 2. Voor de implementatie van de Omgevingswet de facto voor de periode tot 2032 de reikwijdte van het Handvat Participatie beperkt tot het laagste niveau ‘raadplegen’; en idem beperkt t.a.v. het pas in een laat stadium betrekken van inwoners bij de implementatie van Omgevingswet. Maar de raad besloot daartoe zonder een daarop gericht raadsvoorstel, behalve het onderhavige, in te dienen. Deze gang van zaken is onaanvaardbaar gezien de algemene rechtsbeginselen vertrouwen, rechtmatigheid en rechtszekerheid. Het kan bovendien leiden tot een ongewenste precedentwerking in Zeist en mogelijk ook voor andere overheden.

Platform van buurten en dorpen voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

3. Voor inwoners verschillende participatiekaders vastgesteld voor de implementatie van de Omgevingswet en voor initiatiefnemers van omgevingsactiviteiten. Dit verschil wordt niet adequaat onderbouwd en zorgt voor een ongelijk speelveld voor inwoners. Het is strijdig met het gelijkheidsbeginsel omdat er geen objectieve rechtvaardiging is voor het verschil in handelswijze. 10. Ten slotte Het Handvat Participatie voor gemeentelijk beleid, dat de raad op 22 februari 2022 na inspraak via de Ronde Tafel met grote meerderheid heeft vastgesteld, is tot stand gekomen op basis van een onderzoek van de Rekenkamer Zeist naar effectieve(re) participatie. Het bij de vaststelling van plannen van aanpak Implementatie Omgevingswet zonder deugdelijke motivering en onderbouwing voor tien jaar beperken van de mogelijkheden die het Handvat biedt is oneigenlijk ook qua procesgang. Het staat bovendien op gespannen voet met de Omgevingswet en bovengenoemde algemene rechtsbeginselen. Het is ook strijdig met rechtmatigheid en doelmatigheid. De zorgvuldige voorbereiding van het Handvat via onderzoek en inspraak schijnt nu kennelijk niet meer van belang. Waarom is dan enkele jaren terug al die moeite gedaan? Zo gaat men niet met inwoners en andere belanghebbenden om.

Waarom zouden zij in de toekomst nog willen meewerken aan gemeentelijke plannen als deze toch snel weer worden onderuitgehaald? Verzoek aan het College In geval het college instemt met het bezwaar of de klacht verzoeken wij het volgende. -

Alsnog de raad voor te stellen het genomen besluit over participatieprotocol in de plannen van aanpak Implementatie Omgevingswet in te trekken; In plaats daarvan het Handvat Participatie voor gemeentelijk beleid van toepassing te verklaren. Het afwegingskader biedt namelijk voldoende ruimte om per beleidsniveau, thema/onderwerp en fase (ook) te kiezen voor vroegtijdig adviseren en coproduceren. Zie voor een overzicht van de mogelijkheden van participatie pagina 4 van het Handvat; Per geval op basis van het Handvat gemotiveerd te onderbouwen op welk niveau en in welke fase(n) participatie plaatsvindt.

Graag zien wij de behandeling van het bezwaarschrift / klacht binnen 6 weken tegemoet. Hoogachtend, Egbert P. Visscher, gemachtigd namens het bestuur van Stichting Beter Zeist

Platform van buurten en dorpen voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

Handvat participatie Hoe we in samenspel werken aan een goed leven in Zeist.

Januari 2022

In Zeist zetten we ons in voor ‘een goed leven’. We willen graag dat inwoners en ondernemers zoveel mogelijk het leven kunnen leiden zoals ze dat willen. Om hierbij te kunnen ondersteunen als gemeente zijn we voortdurend in gesprek met de samenleving. Dit noemen we ‘samenspel’. In gesprek met de samenleving kan op tal van manieren. Eén van die manieren is ‘participatie’ toepassen. Een middel voor de gemeente om met vele inwoners en ondernemers in gesprek te gaan over onderwerpen waar de gemeenteraad een besluit over neemt. Een participatieproces organiseren kan op talloze manieren. Ieder participatieproces is uniek, maar er zijn wél gemeenschappelijke ingrediënten op basis waarvan zo’n proces wordt opgebouwd. Zo is er bij participatie altijd sprake van één of meerdere ontmoetingen over hetzelfde onderwerp met veel inwoners en ondernemers tegelijkertijd. In dit handvat zetten we de ingrediënten op een rij, bekeken vanuit de optiek dat wíj als gemeente initiatiefnemer zijn van een participatieproces. Denk aan de vragen die we onszelf stellen voordat we beslissen óf we dit middel toepassen, en waar we op letten als we overgaan tot uitvoering, zoals duidelijk communiceren wat er gebeurt met de input van inwoners en ondernemers

Waarom Waarom is participatie belangrijk? Als je participatie als middel wilt inzetten, is het goed om je te realiseren dat het vaak een grootschalig en langdurig proces is. Het vergt veel tijd en energie van velen. Participatie start je dus weloverwogen op. Inwoners en ondernemers kennen Zeist het beste. Ze zijn ervaringsdeskundig in het wonen en werken in Zeist, en die ervaring is nodig voor het oplossen van sommige vraagstukken en het maken van nieuw beleid. Als gemeente willen we deze kennis benutten om beleidsvoorstellen te verbeteren, zodat de gemeenteraad een zorgvuldig besluit kan nemen. Het doel van participatie is dus: de kennis en ervaring in de samenleving over het wonen en werken in Zeist te benutten, zodat de kwaliteit van maatschappelijke en politieke processen wordt verhoogd.

Dit handvat is bedoeld als interne werkwijze voor het college van B&W en voor ambtenaren die met participatie aan de slag willen gaan. Vier stappen staan centraal: 1. Het maken van een keuze; wel of geen participatie toepassen? 2. De voorbereiding op een participatieproces 3. Uitvoering 4. Afsluiting 2

Stap 1A

Wel of geen participatie? Overweeg je te starten met een participatieproces, houd dan rekening met de volgende ingrediënten: Vanuit de optiek van dit handvat ben je zelf als gemeente initiatiefnemer van het participatieproces wat je overweegt te starten. Participatie in Zeist doen we op verschillende vormen: van raadplegen tot meebeslissen. Er zijn inhoudelijke kaders om aan te houden, vooraf vastgesteld door de gemeenteraad. De opbrengsten uit de gesprekken worden meegewogen door het college van B&W en de gemeenteraad. Van participatie is sprake als er één of meerdere ontmoetingen zijn tussen de gemeente en meerdere mensen uit de samenleving. Deze ontmoetingen kunnen offline zijn (een fysieke bijeenkomst) en/of online (via een digitaal platform, een enquête of Zoom).

Past het bij je kerntaak en rol als gemeente? Een gemeente kan drie rollen op zich nemen, soms overlappen ze in één proces. In hoeverre past de keuze om participatie toe te passen bij de rol die je als gemeente hebt in dit project?

1. Rechtmatige overheid Een overheid die de wetgeving naleeft, duidelijke kaders, zorgvuldig en met een hoge mate van rechtszekerheid en voorspelbaarheid.

2. Presterende overheid Een overheid die een bepaalde opdracht te vervullen heeft met een duidelijk resultaat. Efficiënt en effectief. Met tempo! Werkt met indicatoren en monitoring.

e als initiatiefde de gemeent n va el ve gt aa op voorhand proces vr is het goed om Een participatie m ro aa D n. ne k van betrokke participatie nemer maar oo . Zo bepaal je of en nt pu de an ta er onders na te denken ov ecifieke project. t is voor jouw sp an ss re te in d aa inderd dit bij rnemers en past de on en s er on ies van inw Wat vraag je prec rticipatie? het doel van pa toefenen? s echt invloed ui Kunnen inwoner ieproces? n een participat va en tt ze op t ) bij dit Is er tijd voor he s gemeente(raad al lf ze je b he l en ro Welke kerntaak onderwerp? icipatie toe? ns je project part de tij je s pa er Wanne omsten? daan met de uitk Wat wordt er ge budget? tijd, capaciteit en Is er voldoende rs heb je rekening houdelijke kade in en es oc pr Met welke te houden?

3. Netwerkende overheid Een overheid die zoekt naar samenwerking om te komen tot resultaat. Overheid heeft regie, niet per se inhoudelijk leidend. In feite ‘inwonersparticipatie’. Denk aan co-creatie, brainstormen.

Door weloverwogen een keuze te maken om het middel participatie toe te passen, kan er nooit een misverstand ontstaan over nut en noodzaak ervan.

Participatievorm

Rol bestuursorgaan

Rol inwoner

Mate van invloed

Raadplegen

Het college of de gemeenteraad vraagt de mening van de doelgroep.

De samenleving laat weten wat zij ervan vindt, en luistert ook naar de mening van anderen in het proces.

De uitkomst biedt inzicht in hoe de doelgroep over een bepaald onderwerp denkt. De uitkomst wordt ter kennisgeving opgevat.

Adviseren

Het college of de gemeenteraad vraagt een open advies waarbij er ruimte is voor dialoog met de samenleving.

De inwoner heeft zijn mening gegeven, er worden argumenten uitgewisseld met als doel bijstellen of veranderen van standpunten.

De uitkomst is een advies van de doelgroep aan het bestuur over de gewenste richting. Het bestuur moet argumenten geven waarom zij het advies wel of niet overneemt. De uitkomst wordt meegewogen.

Coproduceren

Het college of de gemeenteraad werkt op basis van gelijkwaardigheid met andere partijen samen.

Je doet het samen met een partij(en). Er zijn afspraken tussen partijen bijvoorbeeld over medefinanciering of communicatie.

Samen met een andere partij komt het voorstel inhoudelijk en/of financieel tot stand.

Meebeslissen

Het college of de gemeenteraad geeft de samenleving de bevoegdheid om binnen randvoorwaarden zelf beslissingen te nemen.

De inwoner heeft binnen bepaalde randvoorwaarden de ruimte gekregen om zelf te beslissen. Als dat zo is afgesproken, moet het bestuur deze beslissing overnemen.

Vooraf is afgesproken welke uitkomsten worden overgenomen.

u van pargste nivea a la t e h is n eer Informere chtingsverk ri n e e t e h mdat articiticipatie. O eist geen p Z in t a d ij w te is, noemen aarde om randvoorw n e e r a e a anig en patie, m en als zod n re e ip ic rt atieproces. kunnen pa der particip ie n a v l e e onderd 4

Stap 1B

De gemeenteraad in zijn kracht Het is aan de gemeenteraad van Zeist om voorstellen voor nieuw beleid vast te stellen. En heel vaak wordt er over nieuw beleid eerst gesproken met zo veel mogelijk inwoners en ondernemers. De samenleving merkt immers iets van dit nieuwe beleid, dat moet gaan bijdragen aan een goed leven in Zeist. Het is dan ook de rol van de gemeenteraad om te besluiten of participatie moet worden ingezet. De raad beslist niet zo maar of participatie passend is of niet. De raad stelt zichzelf vragen om te bepalen of participatie wenselijk is. Welke vragen dat zijn, beschrijft stap 1B. Als er participatie zal worden georganiseerd, maakt het college een procesvoorstel over hoe dit er dan uit komt te zien. Dit procesvoorstel wordt besproken met de raad en/of inwoners. Voor het maken van het procesvoorstel, is dit handvat essentieel.

ze en van een keu waarop niet? Vooraf: het mak ng invloed op, en

menlevi egen, adviseren, Waar heeft de sa gaat het? (raadpl ie at ip ic rt pa n va Om welk niveau eebeslissen) m , rticipatie? coproduceren behoefte aan pa ng vi le en m sa t de aan inwoners? In hoeverre heef dt exact gesteld or w g aa vr ie at ip samenleving in Welke partic spanning van de in e gd aa vr ge t de In hoeverre staa d? mate van invloe de t to n, financiën) en verhouding reksonderwerpe sp ge v. (b ud ho in or nghebbenden) Welke kaders vo en, wie zijn bela er vo en kk re sp ier van ge proces (bv. man ee? d worden? geeft de raad m t proces gewijzig he ns de tij rs de reflectie en de ka trokken zijn bij de In hoeverre kunn be ad ra de il w welke wijze In hoeverre en op t proces? ieproces? planning voor he en op het participat it te ci pa ca e ns et, de benodigd gehouden tijde Wat is het budg ogte te worden ho de op ad ra wenst de Op welke wijze ien het participat het proces? hteraf verslag va ac ge lle co t he r doet Op welke manie proces?

Tijdens het participatieproces:

In hoeverre wenst de raad onderde el uit te maken, in een actieve of passieve rol, van het participatieproces? In hoeverre wil de raad zelf gesprek smomenten met de samenleving organiseren?

Achteraf: het nemen van een besluit

Welke inspanning is gedaan om inbreng van alle belanghebbenden te verzamelen? In hoeverre is er sprake van een diverse en pluriforme samenstelling van belanghebbenden met wie gesproken is? Hoe is omgegaan met verlangen en/of belangentegenstellingen? Op welke wijze wil de raad een Ronde Tafel organiseren?

Uitgangspunten vo

or de gem

eenteraad: • Het college van B& W maakt een proces voorstel waarin de opzet van het gehele participatieproces sta at, inclusief kaderstelling. • De raad besluit via een raadsvoorstel ov er de participatie, of wordt geïnformeerd via een RIB (raadsinfo rmatiebrief ). Onderdeel van het raads voorstel of de RIB is het procesvoorstel. • Het is aan de raad om te bepalen of zij m et de samenleving over de kaders wil pr aten voordat deze va stg elegd worden. • De raad maakt gebr uik van het afweging sk ad er op de volgende pagina. • het college zorgt alt ijd voor verslagleggin g van het participatieproces ac hteraf, op de manier zoals vooraf afgesproken met de gem eenteraad. • Het is aan de raad om een stem te geve n aan het algemeen • belang bij het nem en van een besluit ov er uitkomsten van een participatieproce s. 5

Afwegingskad er/ch

cklist Wil je weten of jouw project zi ch leent voor part icipatie? Gebru ik dan dit afwegingska der. Door antw oo rd te geven op de ze vragen, kan ee nvoudig worde n beargumente er d of inwonerspartic ipatie bij een be pa ald onderwerp ee n goed idee is of niet.

Afwegingskader participatie bij beleid 1. Leent het beleidsvraagstuk zich voor inwonersparticipatie? a. Is er voldoende beleidsruimte? Is er voldoende juridische ruimte: is bestaande wet- en regelgeving geen belemmering? Valt er iets te kiezen?

Nee

2. In hoeverre is het mogelijk om aan de noodzakelijke randvoorwaarden te voldoen? a. Is er voldoende tijd voor inwonersparticipatie in dit beleidsproject? b. Is het college en/of de raad bereid om een actieve bijdrage te leveren? c. Is er voldoende geld en ambtelijke tijd beschikbaar?

Nee

Zou u dat wel doen, inwonersparticipatie?

Inwonersparticipatie afraden

Waarom, wanneer, welke kaders, wie met welke rol en hoe lang?

Ja 3. Waarom? Benoem doel van inwonersparticipatie in dit beleidsproject. De kennis en ervaring in de samenleving over het wonen en werken in Zeist te benutten, zodat de kwaliteit van maatschappelijke en politieke processen wordt verhoogd. Dit kan op verschillende manieren, maar centraal staat altijd: één of meerdere ontmoetingen tussen de gemeente en meerdere mensen uit de samenleving. Indirecte doelen: draagvlak creëren en betrokkenheid en soms eigenaarschap bij inwoners en ondernemers.

4. Wanneer? In welke beleidsfasen geeft u participatie een plaats? a. Agendavorming. Inwoners dragen onderwerpen aan voor beleid. b. Beleidsvorming. Deelnemers geven advies of denken mee over beleidsalternatieven. c. Besluitvorming. Gemeentebestuur/raad neemt zelf besluit of geeft kader aan waarbinnen beslissingsbevoegdheid wordt gedelegeerd aan bepaalde groep inwoners. d. Uitvoering. Inwoners denken/ doen mee in beleidsuitvoering. e. Evaluatie. Inwoners hebben rol in beoordeling van effecten van beleid. Inwonersparticipatie in de hele beleidscyclus is zelden haalbaar. Maak een keuze voor nadruk op het voortraject (agendavorming en planvorming) of het natraject (uitvoering en evaluatie). In bijna alle gevallen neemt het bestuur of de raad formeel het besluit.

Bron: https://prodemos.nl/wp-content/uploads/2017/12/ProDemos-afwegingskader_brochure.pdf

5. De kaders (randvoorwaarden) Met welke kaders moet er rekening gehouden worden tijdens een participatie proces? Deze kaders worden voorafgaand aan het proces vastgesteld door de gemeenteraad. Er kan sprake zijn van inhoudelijke kaders, zoals wet- en regelgeving, waarden van een bepaald gebied of bijvoorbeeld een geldbedrag. Het kan ook gaan om proceskaders. Dat zijn spelregels hoe je het proces inricht en met elkaar omgaat. Bijvoorbeeld het betrekken van een specifieke doelgroep, of het streven naar consent.

6. Welke rol en verantwoordelijkheid krijgen de deelnemers? a. Ze worden geraadpleegd. Inwoners geven desgevraagd hun mening. b. Ze adviseren over beleid. Deelnemers geven beredeneerd advies aan de gemeente. c. Ze coproduceren. Deelnemers werken mee aan beleidsalternatieven. d. Ze beslissen. Een groep burgers, zoals een wijkraad, neemt besluiten binnen door de gemeenteraad aangegeven kaders. De verantwoordelijkheid van inwoners en hun invloed op het beleidsproces neemt toe van a naar d. Daarmee neemt ook de verplichting toe van raad en college om de resultaten mee te wegen in de besluitvorming.

7. Wie? Stel vast welke inwoners erbij betrokken moeten worden Het is belangrijk om de juiste groep samen te stellen. Belangrijke vragen hierbij zijn: Welke inwoners hebben directe belangen bij het onderwerp? Welke personen of groepen moeten in ieder geval actief worden uitgenodigd om mee te doen? Dit is van belang voor organisatie, werving en publiciteit. Minder direct voor het te kiezen instrument.

8. Wat is de duur van het traject? a. Structureel. b. Incidenteel kortlopend. Variërend van één avond tot ca. twee maanden. c. Incidenteel langer lopend. Langer dan twee maanden, maar wel duidelijk begrensd in de tijd.

TIP: www.participatiewijzer.nl

Stap 2

Voorbereiding Goede voorbereiding is het halve werk Je hebt zorgvuldig afgewogen of participatie voor jouw project relevant en interessant is. Als het antwoord daarop volmondig JA is, komt een belangrijk onderdeel van succesvolle participatie om de hoek kijken: de voorbereiding! Hierbij concentreer je je op alle zaken die van invloed kunnen zijn op jouw project en het participatieproces. kwijze kan je een wer en ag vr de an dersta ers, ondernete geven op on gaat met inwon k re Door antwoord sp ge in s naf nu). er hoe je precie ghebbenden’ va an el ‘b e (j vormgeven ov s tie ganisa ocracy’), een chappelijke or oals ‘deep dem (z de mers en maats ho et m ks re delen zoals passende gesp online hulpmid a vi of k Denk aan een re sp in ge strategie, fysiek communicatie om. MS Teams of Zo geschiedenis? Wat is de voor van invloed? projecten zijn maken? Welke andere ders heb je te ka e ijk el ud ho es- en in Met welke proc nghebbenden? en zij? Wie zijn je bela f belangen hebb /o en s en ng r stakeholder? Welke verla van invloed pe e at m , de ilt ch rs rticipatieproces In hoeverre ve raad) in dit pa e( nt ee m ge s en wij al Welke rol hebb vloed? en wanneer? de mate van in is at W s? er on om te en inw nde informatie oe Welke rol hebb ld vo er ov n langhebbende Beschikken be iperen? kunnen partic

TIP: Een interessante tool om tijdens de voorbereiding te gebruiken is de app THiNK! van de VPNG. In THiNK! is de kennis over participatie van 180 gemeenten gebundeld. De app biedt antwoord op drie kernvragen: 1. Hoe kun je maatwerk bieden qua participatie en toch consistent zijn? 2. Hoe kun je een participatiekader maken? 3. Welke participatietool past het beste bij een concrete participatiestap? Je kunt de app vinden in de app-stores van Google en Apple op de zoekwoorden 'THiNK! participatie versneller'.

Met het afronden van deze stap ben je klaar voor het ‘echte werk’: de uitvoering. Je gaat in gesprek met de samenleving om te komen tot echte resultaten.

Stap 3

Uitvoering In gesprek met de samenleving Je hebt stap 1 (keuze maken) en stap 2 (voorbereiding) doorlopen. Nu is het moment daar om écht in gesprek te gaan met inwoners en ondernemers. Je hebt in stap 2 een begin gemaakt met hoe je dat zou willen doen, in deze stap ga je hiermee verder en voer je de gesprekken uit. Onthoud dat de manier waarop je in gesprek gaat, in verhouding staat tot wat je wilt bereiken. Uitgangspunt is: de investering in tijd, geld en moeite van iedere betrokkene weegt op tegen het doel.

Een succesvolle uitv oering

De kwaliteit van het resultaat staat of valt met de kwaliteit van Daarom is het goed de uitvoering. om hier bij stil te sta an. Houd in het acht slechts 10 minuten ec er ho ofd dat mensen ht kunnen luisteren en dat ze ervaringen Ga dus op zoek naar beter onthouden. interactie om samen te onderzoeken en na Zo ontstaan creatiev te denken. e oplossingen. Gebr uik onderstaande ch uitwerken van een co ec klist voor het ncrete ontmoeting: Er is een communica tieplan (de basis voor succes). De samenstelling va n de belanghebbend en is divers en plurif Er is een goede balan orm. s tussen fysieke en on line participatiemog Er is sprake van innov elijkheden atie. Je houdt rekening m et procedurele recht vaardigheid (inhoud procesgeluk). sgeluk en Het participatieproce s heeft een duidelijk begin en einde en de is zo kort mogelijk. doorlooptijd Je hebt belanghebbe nden voorzien in vo ldoende informatie participeren, zoals ov om te kunnen er relevantie geschie de nis , wa t je exact van ze vraagt en de kaders die gelde n. Je hebt een tussentijd s reflectiemoment sa men met belangheb ingebouwd. benden

Doorloop naast de checklist onderstaande punten voor een succesvol participatieproces. Op naar een goede ontmoeting! Houd er wel rekening mee dat het altijd anders loopt dan van te voren bedacht. Wees dus wendbaar.

n voor de aandachtspunte de an ta rs de on . ist helpen sultaat te komen Naast de checkl tot maximaal re om ie at ic un m m organisatie en co ?

n de ontmoeting

t doel va Doel – wat is he

bij lder is. Denk hier voor iedereen he g tin oe , tm en on ss el van de ren, besli Zorg dat het do dragen, discussië er ov is nn ke , pa en , uitwissel fenen. En be al aan kennismaken vaardigheden oe , en rm vo n ne alueren, plan brainstormen, ev t resultaat. de vorm van he ten? ne ga je ontmoe en een andere aa Ontmoeting – ho aats? Beide vrag pl e lin on of te j e bi in en offl n ting te sluite Vind de ontmoe in staat zijn aan dat deelnemers rg Zo . m or ng, maar vragen kv di er pak en w meer (ver)bin or vo en rg zo n hand. tmoetinge ine gaan hand in dragen. Live on g. Online en offl in id re be or vo ieke ook meer logist tafel? et wie zit je om nt de groep – s Deelnemer m et het thema. Ke m en ar ka el et nt de verbinding m nnis te maken. Ke Zorg altijd voor rst met elkaar ke ee k rij ng la be t is he t thema. elkaar niet; dan te maken met he t handig kennis he is n da ; el w groep elkaar uw proces? j het vorm past bij jo ke el w – m Kies er een die bi or kv Wer f bij te dragen? tie ac ek om t ui rin gt nodi een erva g, zo Welke werkvorm belangrijk; creëer on et ni En . st pa oeting doel van de ontm n dialoog. ontmoeting is ee De . op ie ct ra te de in ste? t in de catie past het be ema en faciliteer Plek – welke lo die past bij het th tie ca lo de en ek im van de ru te. Kies een aanspr over de indeling na k oo nk De .

men gekozen werkvor je voldoende n uitnodigt en of Uitnodiging se en m je er ne htingen er hoe en wan . Maak je verwac Denk goed na ov er gaat gebeuren at w er ov n ve gege en. informatie hebt onmisbaar voel zich welkom en n se en m at la helder en s? proces jn de next step elke manier het Vervolg – wat zi idelijk of en op w du ie ss t se n he j ee bi n t nd va en houd Maak aan het ei de groep betrokk je e ho n aa k oo t. Geef een vervolg krijg oces. pr t vervolg van he

Stap 4

Afsluiting

Om het participatieproces goed af te ronden kun je zelf een aantal stappen zetten. Denk aan: Koppel de uitkomsten van het gesprek met de belanghebbenden duidelijk en snel terug. Het snelst kan dit natuurlijk per e-mail; een goed idee is om dit aan te kleden met een kleine sfeerimpressie. Bijvoorbeeld een filmpje of een fotocollage die in beeld brengt wat er is gezegd en gedaan. Heeft de gemeenteraad een besluit genomen? Communiceer dit dan ook naar de betrokkenen. Geef waar mogelijk ook een toelichting waarom welke keuze is gemaakt.

Het einde is pas het begin Je hebt verschillende gesprekken gevoerd, waardevolle inzichten en input opgehaald. Daarmee is jouw participatieproces nog niet voorbij. Sterker nog, hier begint het eigenlijk pas. Het college van B&W en de gemeenteraad gaan zich over het voorstel buigen en bepalen of en hoe er invulling wordt gegeven aan het resultaat van de participatie. In deze fase verdwijnen de belanghebbenden misschien wat meer naar de achtergrond. Zonde! Houd ze betrokken en neem ze mee in het proces. Zo laat je zien dat je de inbreng vanuit de samenleving serieus neemt.

Het is goed om samen met alle betrokkenen te evalueren en te leren. Dat doe je aan het einde van het traject. Niet alleen voor jezelf, maar deel je ervaringen ook met anderen. Zo worden we er samen steeds beter in. We leren door te doen!

Door de belanghebbenden te blijven betrekken zorg je ervoor dat zij aangehaakt blijven en dat we samen leren van hoe we het hebben gedaan.

Rekenkameronderzoek De Rekenkamer Zeist heeft in 2020/2021 onderzoek gedaan naar effectieve(re) burgerparticipatie. Dit onderzoek heeft onder andere geleid tot een praatplaat, met tips en suggesties voor de interactie tussen bewoners, ambtenaren, raad en college. De praatplaat staat hieronder afgebeeld. Zie deze informatie als praktische aanvulling en versterking op de stappen die je doorlopen hebt in dit handvat. 9

Bijlage 16

Eindproduct onderzoek Effectieve(re) burgerparticipatie Rekenkamer Zeist

Tips voor succesvolle burgerparticipatie in Zeist

Tips voor BEWONERS VOORAF • Verdiep je in het onderwerp van gesprek. Wat is het doel van de ontmoeting? Wat kan jouw bijdrage zijn? • Verdiep je in het proces. Wat is er voor deze bijeenkomst gedaan? Wat volgt er na de ontmoeting? • Welke kaders en randvoorwaarden gelden er op inhoud en proces? Is dat niet duidelijk: vraag ernaar in de bijeenkomst.

Tips voor AMBTENAREN

Om bij te dragen aan effectieve(re) burgerparticipatie reikt de Rekenkamer Zeist ambtenaren, college, raadsleden én bewoners handvatten en suggesties aan. De focus ligt hierbij op de contactmomenten tussen gemeente en inwoners. Op deze plaat staan ze bij elkaar.

HANDVATTEN en SUGGESTIES

TIJDENS DE ONTMOETING • Wat kan je bijdragen aan een sfeer van naar elkaar luisteren en voortbouwen op wat anderen zeggen? • Durf wat te vragen als je iets niet duidelijk is.

EEN GOEDE UITNODIGING

TIJDENS EEN (ONLINE) GESPREK

• Is duidelijk en vlot geschreven, en uitnodigend. • Geeft inzicht voor welke afweging de gemeente staat en waarop invloed van bewoners op mogelijk is. • Legt uit hoe de gemeente het participatieproces voor ogen staat. • Benoemt waarom de gemeente het belangrijk vindt dat bewoners meedoen. • Verwijst naar de plek waar alle informatie te vinden is. • Geeft vooraf al inhoudelijke vragen om over na te denken, zodat deelnemers hun gedachten over het onderwerp kunnen laten gaan. • Tip: Laat de uitnodiging eens tegenlezen door iemand die zich verplaatst in de positie van bewoners.

Tips voor RAADSLEDEN VOORAF • Welke kaders voor inhoud en proces geeft de raad mee? • Om welke soort input worden bewoners gevraagd? • Op welke manier gaat de gemeente inbreng uit participatie verwerken? • Staat de gevraagde inspanning van bewoners in verhouding tot de beïnvloedingsruimte die er is?

4 4 BIJ DE AFRONDING

2 2 BIJ DE INTRODUCTIE VAN DE ONTMOETING • Benoemt de gespreksleider het doel van ontmoeting en waarop invloed van bewoners mogelijk is. • Is er aandacht voor het creëren van een goede sfeer. • Bespreek je met elkaar de omgangsvormen en houding die je van elkaar mag verwachten: constructief, fatsoenlijk, respectvol.

TIJDENS HET PROCES • Welke rol kiest de raad in verschillende fases van het proces? • Op welke momenten tijdens het proces kun je als raad aansluiten, of zelf momenten van gedachtewisseling met bewoners organiseren?

• Vindt een korte kennismaking plaats, zodat iedereen weet wie er aan tafel zit. • Stimuleert de gemeente gedachtewisseling tussen bewoners. • Is het niet erg als een ambtenaar op punten geen antwoord heeft. Laat dit weten en vertel hoe en wanneer er WEL antwoorden komen. • Maken online tools de gedachtewisseling levendiger. Bied deelnemers eventueel vooraf technische ondersteuning of een moment om te oefenen. • Helpt het om zaken waarover inwoners mogen meebeslissen zo concreet mogelijk te benoemen.

• Vat de procesleider de hoofdlijnen van het gesprek samen. • Geeft de gemeente aan wat zij met de inbreng gaat doen en wanneer zij hierover terugkoppelt. • Maakt de gemeente het mogelijk om aanvullende vragen te stellen of input te geven via e-mail, omdat sommige mensen wat meer bedenktijd nodig hebben.

5 (BIJ DE) TERUGKOPPELING

“Wat kan ik bijdragen aan een sfeer van naar elkaar luisteren en voortbouwen op wat anderen zeggen?”

ACHTERAF • Welke inspanning is gedaan om inbreng van alle belanghebbenden te verzamelen? • Zijn de juiste groepen tijdig betrokken? • Hoe is omgegaan met belangentegenstellingen?

• Wordt óók over de inhoud van het gesprek verslag gedaan: welke argumenten zijn ingebracht, of welk gedeeld beeld of aandachtspunten kwamen in gesprek naar voren? • Maakt de gemeente een verslag dat leesbaar is, ook voor inwoners die later aanhaken. • Wordt het verslag toegevoegd aan het dossier, op een publiek toegankelijke plek waar alle projectinformatie te vinden is. • Deelt de gemeente een sfeerimpressie via sociale media (en bij gemeentewerk met grote impact) en in een huis-aan-huisblad.

Voorjaar 2021

OPZET ONDERZOEK

WENSEN GEMEENTE

KENMERKEN

OMT AAN DE SLAG

INZICHTEN OBSERVATIES

CONCLUSIES & AANBEVELINGEN

VOORAF • Valt er iets te delen? • Welke kaders voor inhoud en proces gelden er? Zijn ze helder en compleet? • Wat is het doel van de ontmoeting? • Sluiten gespreksopzet en locatie aan bij het doel van gesprek? • Waarop hebben bewoners invloed? • Hebben bewoners relevante kennis en expertise? • Hebben bewoners voldoende informatie over het onderwerp of het proces? Of moeten we hierop nog iets bieden? • Leef je in: waarom zouden bewoners wel of niet willen komen? Benut hiervoor o.a. de kennis van de wijkteams, wijkmanagers en gebiedsbeheerders. • Bij wie moet je langsgaan omdat die misschien niet automatisch naar jouw bijeenkomst komt? • Wat doe je om mensen die digitaal minder vaardig zijn te helpen met de voorbereiding op (online) ontmoeting? • Op welke plek staat alle informatie over het project toegankelijk bij elkaar? TIJDENS DE ONTMOETING • Is er een variatie in ondersteunende materialen (foto’s, filmpjes, praatplaten)? • Is er in ontmoeting een inhoudelijk trekker én een procestrekker? Dat voorkomt ogenschijnlijke partijdigheid. NA DE ONTMOETING • Wat vertel je over wat er met inbreng gebeurt en/of hoe input wordt benut?

Tips voor het COLLEGE BIJ BESPREKING VAN PLANNEN EN PROCESSEN • Wat is het doel van de ontmoeting? Waarover gaan we in gesprek? • Waarop hebben bewoners invloed? • Timing: Heeft bestuurlijke deelname aan een ontmoeting meerwaarde? • Wat vertelt de gemeente in communicatieve uitingen over: - hoe het proces tot nu toe is gegaan, - welke keuzes al zijn gemaakt en - wat met inbreng van bewoners tot nu toe is gedaan? • Op welke manier wordt duidelijk wat met inbreng gebeurt en/of hoe input is benut? • Bespreek rond de projectstart eens met de raad: welke invloed van bewoners is gewenst?

BIJLAGEN

Contact Gemeente Zeist tel. 14 030 e-mail: zeist@zeist.nl

Bijlage 2: documenten bij paragraaf 2 van het bezwaarschrift • • • • • •

Reactie op 24RV001: https://beterzeist.com/wp-content/uploads/2024/05/REACTIEStichtingBeterZeist_Plan-van-Aanpak_Omgevingswet_bijlagen-1-2-3_20240109.pdf Gemeentelijk verslag: https://beterzeist.com/wpcontent/uploads/2024/05/Gemeentelijk-verslag-geaccentueerd_gesprek-tussenindieners-burgeramendementen-en-gemeente-Zeist_2024-01-1523.pdf Inspraakreactie: 03-inspraakreactie E.Visscher participatie RV PVA Implementatie Omgevingswet 20240201 College-reactie op raadsvragen: https://beterzeist.com/wpcontent/uploads/2024/05/24RV001_Reactie-op-raadsvragen_PvA-ImplementatieOmgevingswet_20240319.pdf Ontwerp amendement: ontwerp Amendement Participatie 24RV001 Implementatie Omgevingswet Toelichting: 20240326 Brf SBZ Toelichting-ontwerp-amendement-burgerparticipatie (inclusief bijlage)

Platform van buurten en dorpen voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

Afwegings- en Toetsingskader Participatie Omgevingswet Gemeente Zeist 2024

Inhoud H1 Introductie ......................................................................................................................................... 3 1.1 Het belang van samenspel en participatie .................................................................................... 3 1.2 Vormen van participatie ................................................................................................................ 4 H2 Afwegings-en toetsingskader Participatie Omgevingswet ................................................................ 6 2.1 Gewenste participatie in Zeist ....................................................................................................... 6 2.2 minimale verwachtingen ............................................................................................................... 7 2.3 juridische aspecten ...................................................................................................................... 11 H3 Succesfactoren en randvoorwaarden voor goede participatie ....................................................... 14 3.1 Voorbeelden van voldoende participatie .................................................................................... 14 3.2. Randvoorwaarden voor goede participatie ............................................................................... 15

H1 Introductie Participatie is een essentiële pijler van de nieuwe Omgevingswet en gemeenten zijn daarom verplicht om participatiebeleid te ontwikkelen. Voor de gemeente Zeist is dit niet geheel nieuw. Wij hebben sinds 2022 al een algemeen 'Handvat Participatie'. Dat handvat is vastgesteld voor die situaties waarin de gemeente zelf het voortouw neemt voor een ontwikkeling of voor nieuw beleid. Maar het handvat is niet adequaat voor die situaties waarin een initiatiefnemer het voortouw neemt in een ontwikkelingsproces en de bijbehorende participatie. Daarom is er behoefte aan een aanvullend 'Handvat Participatie voor Inwoners en Initiatiefnemers'. In dergelijke gevallen heeft de gemeente immers vooral een toetsende rol en minder een organiserende rol. De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de Eerste Zeister Omgevingsvisie, per amendement, besloten dat er een 'Handvat Participatie voor Inwoners en Initiatiefnemers' zal worden ontwikkeld. Dit handvat zal in de loop van 2024 worden opgesteld in samenspraak met belanghebbenden. Maar de Omgevingswet wordt al op 1 januari 2024 van kracht en we willen vanaf het begin sterk in kunnen zetten op participatie. Daarom hebben we dit voorliggende tijdelijke “Afwegings-en Toetsingskader Participatie Omgevingswet” opgesteld. Dit document biedt inzicht in: • Onze visie op samenwerking en participatie.

• De processen die de Omgevingswet met zich meebrengt en de eisen die worden gesteld aan participatie. • Hoe wij de uitkomsten van participatie zullen wegen. • De succesfactoren en randvoorwaarden die bijdragen aan effectieve participatie. Dit afwegings- en toetsingskader verschaft alle betrokkenen directe duidelijkheid over de visie van de gemeente Zeist op hoe een goed participatietraject dient te verlopen. Het zal vanaf 1 januari 2024 in gebruik worden genomen, enerzijds als inspiratie voor initiatiefnemers bij het opzetten van hun participatietraject en anderzijds als onderdeel van de juridische borging van participatie voor belanghebbenden. In de loop van 2024 zullen we de ontwikkeling van ons participatiebeleid voortzetten door te werken aan een definitief 'Handvat Participatie voor Inwoners en Initiatiefnemers'. Dit proces zal interactief zijn en we zullen gebruikmaken van de expertise uit de samenleving.

1.1 Het belang van samenspel en participatie In Zeist streven we naar 'een goed leven', waarbij wij wensen dat inwoners en ondernemers zoveel mogelijk hun leven kunnen leiden zoals zij dat zelf willen. Het concept van 'samenspel' tussen de gemeente en de samenleving staat hierbij centraal. Samenspel is een aanpak waarbij belanghebbenden, zoals inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties, actief en op een volwaardige manier samenwerken bij het nemen van beslissingen, het uitvoeren van projecten en het organiseren van activiteiten. Participatie is een cruciaal instrument in dit samenspel. De wet vereist dat belanghebbenden in een vroeg stadium worden betrokken bij het besluitvormingsproces over projecten of activiteiten. Belanghebbenden kunnen bestaan uit inwoners, vertegenwoordigers van bedrijven, professionals van maatschappelijke organisaties en bestuurders van overheden. De Omgevingswet bevat specifieke voorschriften met betrekking tot participatie. Overheden moeten belanghebbenden, waaronder inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden, in een vroeg stadium betrekken bij de ontwikkeling van beleid en eigen plannen. Dit stelt belanghebbenden in staat om hun belangen, meningen en creatieve ideeën tijdig in te brengen.

Daarnaast is overeengekomen dat belanghebbenden vooraf inzicht krijgen in het proces en worden geïnformeerd over de behandeling van hun inbreng.

In de gemeente Zeist wordt het participatiebeleid concreet uitgewerkt via het 'Handvat Participatie', dat in februari 2022 is goedgekeurd door de gemeenteraad. Dat document is opgesteld vanuit het perspectief van de gemeente als initiatiefnemer, bijvoorbeeld bij het opstellen van plannen of visies. Het fungeert als richtlijn voor de gemeente bij het opzetten van de eigen participatieprocessen. Dus als de gemeente voortouw neemt in het organiseren van een participatieproces (als initiatiefnemer dan wel regisseur). Bij het aanvragen van een omgevingsvergunning ligt de verantwoordelijkheid juist bij de aanvrager om de participatie te organiseren. De gemeente biedt slechts ondersteuning daarbij. De aanvrager is vrij in zijn keuze hoe hij de participatie vormgeeft, maar moet wel aangeven of en op welke manier hij de omgeving heeft betrokken bij zijn plan en welke specifieke resultaten zijn voortgekomen uit deze betrokkenheid. Voor deze situaties is voorliggend 'Wegings- en Toetsingskader Participatie Omgevingswet' opgesteld, zodat belanghebbenden en initiatiefnemers weten wat er van hen verwacht wordt op het gebied van participatie.

1.2 Vormen van participatie Bij de Omgevingswet speelt de initiatiefnemer of de inwoner een centrale rol bij het vormgeven van plannen. Hieronder wordt in algemene zin beschreven welke verschillende vormen van participatie er zijn: Informeren: Initiatiefnemers en inwoners moeten op de hoogte worden gesteld van plannen en projecten die invloed hebben op de fysieke leefomgeving. Initiatiefnemers dienen belanghebbenden te informeren over voorgestelde veranderingen en de mogelijkheid bieden om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen. In de gemeente Zeist beschouwen we informeren eigenlijk niet als participatie, omdat het niet wederkerig is. Het betekent: zenden vanuit één partij, en geen verbinding in interactie. Adviseren/ raadplegen: Belanghebbenden, waaronder inwoners en betrokken partijen, kunnen hun input of advies geven aan de initiatiefnemer over de plannen en projecten. Hun input en suggesties worden meegewogen, eerst door de initiatiefnemer en vervolgens door het bevoegd gezag bij de besluitvorming. Co-produceren: Co-productie kan plaatsvinden wanneer initiatiefnemers en belanghebbenden samenwerken aan de ontwikkeling en uitvoering van projecten of initiatieven binnen de Omgevingswet.

Dit bevordert een meer gelijkwaardige betrokkenheid, waarbij de kennis en expertise van de betrokken partijen worden benut om gezamenlijke oplossingen te bereiken, waar het bevoegd gezag mee akkoord kan gaan. Meebeslissen: Meebeslissen is het hoogste niveau van participatie, waarbij belanghebbenden directe zeggenschap hebben over beslissingen met betrekking tot de fysieke leefomgeving. Binnen de Omgevingswet kan dit betekenen dat initiatiefnemers en inwoners gezamenlijk met de gemeente besluiten nemen over bijvoorbeeld de inhoud van plannen en vergunningsaanvragen. De keuze voor de juiste vorm van participatie binnen de Omgevingswet zal afhangen van de aard van het project. De initiatiefnemer maakt deze keuze, maar in voorkomende gevallen zal de gemeente bijsturen om een minimum niveau van participatie te waarborgen. In het volgende hoofdstuk wordt gedetailleerder beschreven wat er van participatie wordt verwacht en in welke situaties participatie zelfs verplicht is bij het aanvragen van een vergunning. Het toepassen van de juiste vorm van participatie onder de Omgevingswet zal afhangen van de aard van het project, de wensen van belanghebbenden en de mate van betrokkenheid die wordt

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14539472/1