02-21RV051 Bijlage 02 Rekenkameronderzoek effectieve(re) burgerpartcipatie

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 6 v a n 1 2

Binnen de groep wordt breed gedeeld en belangrijk gevonden dat de sfeer tijdens de bijeenkomsten goed was en dat de ambtenaren echt van goede wil zijn. De houding en opstelling van de projectleiders is constructief. ‘De projectleider maakte goed contact en gaf mensen goed de ruimte. Er was vertrouwen.’ Een van de observatoren voegt daaraan toe dat ondanks de constructieve houding het besluit dat later voorbereid of genomen wordt anders kan uitpakken dan tijdens de bijeenkomst gedacht. Overeenstemming in houding en in besluiten maakt dat inwoners zich begrepen en serieus genomen voelen. Het is als positief ervaren dat de inwoners ook per mail nog vragen konden stellen.

Laatste categorie betreft heldere informatievoorziening en communicatie. De gemiddelde score op deze aspecten ligt vrij laag en is ook hier de resultante van een variëteit aan scores. In het gesprek komt naar voren dat dit wel echt thema’s zijn in Zeist. In de toelichting wordt door een observator aangegeven dat bij de bijeenkomst de uitgangspunten en randvoorwaarden (speelveld) niet heel helder waren. Niet in de brief en niet tijdens de bijeenkomst. Het was een organische en prettige bijeenkomst, maar niet heel helder op dit punt. Inwoners worden erg gestimuleerd te komen met suggesties of ideeën, maar het is niet altijd duidelijk waar de beïnvloeding op uit kan komen. Welke input heeft de gemeente nodig: gebruikservaringen, scherpte op de grenzen van een plan volgens bewoners?

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 7 v a n 1 2

Bij een van de bijeenkomsten gaf de gemeente aan nog zoekende te zijn over de richting van het proces en de ruimte die er is. Het is prijzenswaardig dat de gemeente er dan toch voor kiest de inwoners (in dit geval VVE’s) op te zoeken, hier open over te zijn en in gesprek te gaan.

De gemiddelde scores op de laatste twee kenmerken liggen laag: de observatoren zijn het oneens met de stellingen. Voor een aantal observatoren is de stelling niet te beantwoorden omdat de bijeenkomst aan de start van een proces plaatsvond of omdat het lastig vast te stellen is op basis van 1 bijeenkomst. Daarnaast wordt naar voren gebracht dat er bij meerdere bijeenkomsten geen verslag is gemaakt van de inbreng van de inwoners, waardoor niet de indruk wordt gewekt dat de gemeente duidelijk kan en gaat maken wat er met de inbreng is gebeurd. Conclusie: Het waarmaken van gedane beloftes voor wat betreft terugkoppeling en follow up is erg belangrijk. Zeggen wat je doet. Doen wat je zegt. Het traject moet herleidbaar en traceerbaar zijn; op inhoud en op proces. Voor mensen moet duidelijk zijn wat er in het verleden langs is gekomen, en wat daarmee is gedaan.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 8 v a n 1 2

Algemene opmerkingen - Heldere afspraken vooraf zijn bepalend voor resultaten achteraf. - In relatie tot het NSOB-model over rollen lijkt de gemeente Zeist vooral sterk in de netwerkende rol, wat betekent praten met georganiseerde groepen. En lijkt er een tekort als het gaat om de responsieve rol, waar het draait om aansluiten op initiatief van omgeving. Daar kunnen ze echt een stap in zetten. - Het is van belang dat de gemeente inzicht biedt in het proces en de stappen, maar ook de houding en attitude van de projectleiders/gespreksleiders is erg van belang. Hoe kunnen we de gemeente daarbij helpen, zodat ook de houding bijdraagt aan het succes van burgerparticipatie? - De gemeente lijkt sterk te sturen op aantallen deelnemers. Er is een voorkeur om in kleinere (werk)groepen en met representanten (zoals VVE’s en de gerichte uitnodiging bij de Ronde Tafel) te werken. Het zou goed zijn als de gemeente leert om ook met grotere groepen te werken, dat verhoogt de kwaliteit van de uitkomsten. En een paar quotes: - De communicatie moet open, transparant, volledig en eerlijk zijn, omdat participatie anders geen werking kan hebben. - Faciliterend zijn aan de burgers, maakt dat burgers zich welkom en gewaardeerd voelen. - Ramen open op Het Rond zorgt voor veel frisse inzichten.

- Eerlijke informatie geven brengt met zich mee dat je niet steeds hoeft na te denken over wat eerder is gezegd. 3. Vooruitblik – aanbevelingen aan de gemeente Laatste deel van het oogstmoment richt zich op het doen van aanbevelingen aan de gemeente. Insteek is per contactmoment rond een ontmoeting bekijken wat nog beter of anders kan, en waar mogelijk met concrete suggesties voor college, ambtelijke organisatie, raad en inwoners/participanten te komen. Dit adviseert het OMT de gemeente als het gaat om: 1. Uitnodiging Een goede uitnodiging is: - Tijdig verstuurd. - In duidelijke taal, lekker leesbaar en vlot geschreven, uitnodigend. - Overzichtelijk, 1 à 1,5 A4, met verwijzingen naar bijlagen of de vindplaats voor meer informatie. - Gericht aan de juiste mensen. Dit zijn allerlei belanghebbenden, van omwonenden tot eerder betrokken bewoners(groepen). Inhoudelijk gaat een uitnodigingsbrief/bericht in op: - Het plan: waar het over gaat, wat het doel is of nog beter: wat de afweging is waar de gemeente voor staat en waar inbreng van inwoners op gevraagd wordt. - De route om tot het plan te komen: inzicht in de fasering van de besluitvorming.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

-

P a g in a 9 v a n 1 2

Het participatieproces dat de gemeente voor ogen staat. Het doel van de betreffende bijeenkomst. De beïnvloedingsruimte die er is en de rol van de inwoners in het proces: meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, informeren. De inhoudelijke en proceskaders die van toepassing zijn. Het belang voor de inwoner om mee te doen. What’s in it for them? Terugblik: wat is er al gepasseerd tot het moment van deze bijeenkomst. Zeker van belang voor bewoners die later instappen in het proces. Doorkijk: wat gebeurt er na de bijeenkomst? Inzicht in hoe het proces te volgen is als je er als inwoner niet bij kunt zijn.

Aandachtspunten - Houd geen informatie achter, wees transparant. - Leef je in in de inwoner en in de informatie en kennis die de inwoner heeft. - Niet alle informatie hoeft in of bij de brief, maar het moet wel beschikbaar zijn. - Zorg voor een toegankelijke vindplaats van projectinformatie. Op de website van de gemeente (maar niet in het Raadsinformatiesysteem). Gebruiksvriendelijk beschreven, gericht op mensen die niet persé weten hoe de gemeente werkt. Vraag aan OMT-ers: wat zijn goede voorbeelden van andere plekken die we de gemeente kunnen tippen? Van heel andere orde maar wel hoog gewaardeerd: o www.meanderendemaas.nl o Herinrichting Diever, brinkenplan o Krachtige IJsseldijken Krimpenerwaard - Vermijd ‘betrekken van bewoners’, dat is te globaal en laat ruimte voor invulling van allerlei ‘eigen’ verwachtingen. Maak dit concreter: wat vraag je als gemeente precies van de inwoners tijdens het participatieproces? - Maak het ook voor inwoners die later aanhaken inzichtelijk wat er al gebeurd is en wat er eerder is afgesproken. 2. Introductie tijdens de bijeenkomst Tijdens de introductie komen grotendeels dezelfde onderwerpen als in de uitnodiging aan de orde. Aanvullend: - Licht duidelijk de opzet/het programma van de bijeenkomst toe. En de soort input die je van bewoners nodig hebt. - Geef inwoners het gevoel welkom te zijn.

Neem als gemeente een positieve, open en oprechte houding aan. Wees niet wantrouwend. Wees hartelijk en stel mensen op hun gemak. Kies voor mensentaal en laat ambtelijk jargon achterwege. - Bespreek de omgangsvormen en houding die je van de deelnemers verwacht: constructief, fatsoenlijk, respectvol.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 1 0 v a n 1 2

Aandachtspunten - Het op een open, energieke en ontspannen manier leiden van bijeenkomsten is niet iedereen gegeven. Kies voor een gespreksleider die dit in de vingers heeft. Of kies een werkvorm die past bij de persoon die de bijeenkomst leidt. - Zorg dat de inhoudelijke beleidsadviseurs aanwezig zijn om eventuele vragen te kunnen beantwoorden. - Bij emotionele of beladen onderwerpen is het verstandig te kiezen voor een onafhankelijke gespreksleider, dat voelt bemiddelend. 3. Het gesprek zelf Wat moet de gemeente zeker doen om te komen tot een goed gesprek? - Kies voor een geschikte en prettige setting. - Neem de bewoners serieus. Dat doe je door te luisteren en door te vragen. En aan te geven wat je ermee gaat doen (en dat vervolgens ook te doen). - Laat iedereen zijn zegje doen. - Zorg voor een fijne sfeer en een beetje humor. - Zorg dat er een gedachtewisseling tussen inwoners op gang komt waarin argumenten gewisseld worden. Dit is verrijkend, zowel voor de gemeente als voor de inwoners zelf. Bovendien biedt meer inzicht in het ‘waarom’ doorgaans ruimte om tot oplossingen te komen. - Maak het mogelijk om voorafgaand aan de bijeenkomst al op enige manier input te geven. Stuur inhoudelijke vraagstellingen van tevoren toe zodat mensen er vast hun gedachten over kunnen laten gaan.

- Zorg dat mensen op een professionele manier hun e-mailadres kunnen achterlaten, zodat zij op de hoogte gehouden kunnen worden van het vervolg. Liever met losse kaartjes dan 1 grote lijst met e-mailadressen. Aandachtspunten - Als je als ambtenaar iets niet weet, geef dat dan toe en vertel hoe en wanneer je erop terugkomt. En doe dat dan ook. - Kies bij gevoelige onderwerpen voor een kerk in plaats van een sporthal, de praktijk leert dat mensen hun geluidsniveau dan beter beheersen. - Maak in onlinebijeenkomsten gebruik van beschikbare online tools. Door het inzetten van online whiteboards of het plakken van digitale post-its wordt de sessie interactiever en kan er inhoudelijk meer input opgehaald worden. - Zorg dat mensen die minder digitaal vaardig zijn toch mee kunnen doen. Bijvoorbeeld door het bieden van technische ondersteuning of het op een eerder moment oefenen van de beeldverbinding. - Bied een mogelijkheid voor mensen om op een andere manier mee te doen, als ze fysiek of digitaal niet kunnen aanhaken. Bijvoorbeeld door een belrondje. Dat is arbeidsintensief, maar wel belangrijk. Je moet als gemeente moeite doen om het proces open te houden. 4. De terugkoppeling na afloop Waar moet de terugkoppeling aan voldoen? - Een getrouwe weergave van de bijeenkomst. Als inwoners hun inbreng herkenbaar terugzien in het verslag, voelen zij zich serieus genomen.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

-

P a g in a 1 1 v a n 1 2

Zelfstandig leesbaar zijn, zodat ook mensen die later instappen in het proces kunnen volgen wat er is gebeurd. Dit geldt voor zowel inwoners als nieuwe ambtenaren in het geval van personele wisselingen. Maak het mogelijk om aanvullende vragen te kunnen stellen of input te geven via e-mail. Zie ook de uitnodiging als het gaat om transparantie over proces, kaders, beïnvloedingsruimte en rol van de bewoners.

Inhoudelijk - Inzicht in het proces en hoe het verder gaat - Keuzes die gemaakt zijn moeten herleidbaar zijn, toegelicht worden. Aandachtspunten - Voeg het verslag toe aan het dossier op de website, zodat ook mensen die er niet bij waren er kennis van kunnen nemen. - Van digitale sessies zou een opname beschikbaar gesteld kunnen worden, bijvoorbeeld via YouTube. 5. De berichtgeving in de media (vooraf - tijdens - na afloop) Welke aandachtspunten geven jullie als OMT de gemeente mee? - Altijd via het huis-aan-huisblad - Via de mail - Via de projectenpagina op de gemeentelijke website. Zou ook goed met een GIS-viewer alle projecten op de kaart kunnen zetten waarop vervolgens kan worden doorgeklikt. - Omzeist.nl is aan het uitgroeien tot een verzamelplek van informatie. Relevant aandachtspunt: hoe bekend is omzeist.nl bij inwoners? Weet iedereen OMzeist te vinden? En weet iedereen ‘van wie’ die site is? Tot slot - Zorg voor een goede overdracht bij personele wisselingen, zowel inhoudelijk als wat betreft het proces. Het verloop is groot onder ambtenaren (zowel door vertrek als door roulatie). Dit is echt een pijnpunt, waar veel dingen op fout lopen. 4. Doorkijk naar het vervolg en afsluiting Snel na de oogstsessie ontvangt het OMT de concept-terugkoppeling. Met het verzoek aan het OMT om hun reacties hierop voor de jaarwisseling naar Sjoerd te sturen.

De rekenkamer werkt met 7Zebra’s toe naar een Nota van Bevindingen waarin antwoord wordt gegeven op de onderzoeksvragen. En daarnaast komt er een eindproduct dat als overzichtsplaat/checklist gebruikt kan worden bij projecten waarbij burgerparticipatie aan de orde is. Bij het opstellen van deze

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 1 2 v a n 1 2

documenten zal ook goed gekeken worden naar de stukken die de ambtelijke organisatie/college maakt over Groeien in het samenspel, en naar noties vanuit de gemeenteraad, zoals het initiatiefvoorstel van D66. Op 15 februari 2021 is er de sessie Bevindingen delen met geïnteresseerde inwoners en vertegenwoordigers van raad, college en ambtelijke organisatie. Vanwege de maatregelen worden dit waarschijnlijk drie opeenvolgende online sessies van een uur, tussen 15.30 en 20.00 uur. Het programma volgt nog. Het is waardevol als het OMT erbij kan zijn. Op 15 maart 2021 van 20.00 – 21.30 uur bespreken we de Nota van Bevindingen en het concept-eindproduct. Daarna is het aan de rekenkamer om de producten vast te stellen en aan te bieden voor bestuurlijk wederhoor.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 4

B i j la g e 1 4

S P IE G E L 1 D AT U M 7 O K TO BER 2020 T IJ D S T IP 1 7 .0 0 U U R O N L IN E V IA M S TEAM S A A N TA L D EELN EM ERS 4

P a g in a 1 v a n 8

S p i e g e ls v a n d e 7 g e o b s e r v e e r d e b i j e e n k o m s t e n

In f o r m a t ie b ije e n k o m s t B o u w t w e e d e g y m lo k a a l N o o r d w e g F A S E I N P R O C E S

O B S E R V A T I E S O M T

In 2 0 1 1 is e r e e n o m g e v in g s v e r g u n n in g a a n g e v r a a g d v o o r d e n ie u w b o u w v a n h e t g y m lo k a a l. W e g e n s b e z w a r e n u it d e b u u r t , e n h e t fe it d a t h e t p la n n ie t b in n e n h e t b e s t e m m in g s p la n p a s t e , is d e v e r g u n n in g in 2 0 1 8 in g e t r o k k e n . In d e a fg e lo p e n ja r e n h e e f t d e g e m e e n t e m e t h e t s c h o o lb e s t u u r e n e e n a r c h it e c t e e n n ie u w p la n g e m a a k t d a t p a s t b in n e n h e t b e s t e m m in g s p la n e n r e k e n in g h o u d t m e t d e b e z w a r e n u it h e t v e r le d e n . In d it p la n w o r d t h e t g y m lo k a a l a a n d e N o o r d w e g 1 0 in Z e is t u it g e b r e id m e t e e n t w e e d e g y m lo k a a l. H e t s c h e t s o n t w e r p is n u g e r e e d .

• A lle e n in fo r m e re n . D e g e m e e n t e v r a a g t n ie t n a a r d e m e n in g v a n in w o n e r s o v e r h e t n ie u w e p la n . • G e m e e n t e lijk t o p e n t e s t a a n v o o r id e e ë n v a n in w o n e r s o v e r k le in e a a n p a s s in g e n o p h e t g e b ie d v a n g ro e n /p a r k e re n • W e in ig in fo r m a t ie o v e r h e t v e r v o lg p ro c e s . • H e t o n t w e r p v a n h e t n ie u w e p la n is n ie t v o o r a fg a a n d a a n d e b ije e n k o m s t g e p u b lic e e rd o p d e g e m e e n t e lijk e w e b s it e . H e t sta a t e r n u w e l o p . • D e s c h r if t e lijk e re a c t ie t ijd (v o o r z o w e l d e e ln e m e r s a ls m e n s e n d ie n ie t b ij d e b ije e n k o m s t k u n n e n z ijn ) is d r ie d a g e n (N B . D e z e t e r m ijn is la t e r v e r le n g d t o t 1 9 o k t o b e r.)

D O E L B I J E E N K O M S T In fo r m e re n o v e r d e p la n n e n , g e le g e n h e id o m v r a g e n t e s t e lle n e n t e re a g e re n .

L E S S E N / T IP S O M T • D o e t o e z e g g in g e n o v e r d e c o m m u n ic a t ie e n g e e f t e r m ijn e n aan. • O v e r le g t ijd ig o v e r e e n g o e d e ro u t e r in g v a n d e b o u w w e r k z a a m h e d e n ; d a a ro p z it z o rg b ij d e b e w o n e r s .

O PZ ET O NLDE ES RS ZE NO E K

W EN SEN G EM EEN TE

KK EE NN M M EE RR KK EE NN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 4

S P IE G E L 2 D AT U M 8 O K TO BER 2020 T IJ D S T IP 2 0 .0 0 U U R A A N TA L D EELN EM ERS 68 PERSO N EN , W A A R VA N 6 M EESPREKERS, 12 RAAD SLED EN , BU RG EM EESTER, WETH O U D ER EN 4 8 IN G E L O G D E TO EH O O RD ERS.

P a g in a 2 v a n 8

R o n d e t a fe l g e m e e n te r a a d o v e r b e z u in ig in g e n b e g r o t in g 2 0 2 1 F A S E I N P R O C E S D e g e m e e n t e r a a d h e e f t b e s lo t e n d a t d e b e z u in ig in g e n in 2 f a s e n p la a t s z u lle n v in d e n . In d e 1 e f a s e m o e t e r n u v o o r d e b e g r o t in g 2 0 2 1 e e n b e d r a g v a n € 5 .5 , m iljo e n a a n b e z u in ig in g e n w o r d e n in g e v u ld . D a a r v o o r h e e f t h e t c o lle g e e e n v o o r s t e l g e d a a n .

D O E L B I J E E N K O M S T O v e r d a t v o o r s t e l g a a t d e ro n d e t a fe l v a n 8 o k t o b e r. D e ro n d e t a fe l m a a k t d e e l u it v a n d e re g u lie re v e rg a d e rc y c lu s v a n d e g e m e e n t e r a a d e n b ie d t b u rg e r s e n o rg a n is a t ie s d e m o g e lijk h e id o m m e e t e s p re k e n , a lv o re n s d o o r d e r a a d w o rd t b e s lis t . V o o r d e R o n d e T a fe l is e e n u it n o d ig in g g e d a a n v ia h e t H u is -a a n -h u is b la d e n d a a r n a a s t z ijn 6 o r g a n is a t ie s p e r b r ie f u it g e n o d ig d o m d e e l t e n e m e n .

O B S E R V A T I E S O M T • W a a rd e v a n in b re n g in w o n e r s w e rd w e l b e n a d r u k t ; t w e e p a r t ije n z ijn e x p lic ie t u it g e n o d ig d d o o r d e g r iffi e o m h u n v e r h a a l t e la t e n h o re n . • I n d e o n t m o e t in g w o rd t o p in h o u d e n p ro c e s v e e l b e k e n d v e ro n d e r s t e ld , e n n ie t u it g e s p ro k e n . D e n k a a n d o e l v a n b ije e n k o m s t , ro l v a n d e m e e s p re k e r s , w a t w o rd t g e d a a n m e t d e in p u t d ie m e e s p re k e r s g e v e n .

O PZ ET O NLDE ES RS ZE NO E K

W EN SEN G EM EEN TE

KK EE NN M M EE RR KK EE NN

O MT AAN D E SLAG

• V o o r b u it e n s t a a n d e r s s lu it d e in t e r a c t ie n ie t a a n o p d e v e r w a c h t in g d ie z ij o p b a s is v a n d e u it n o d ig in g v a n d e b ije e n k o m s t h e b b e n . In p la a t s v a n g e z a m e n lijk p u z z e le n o p m a n ie re n v a n b e z u in ig e n g e v e n d e in s p re k e r s a rg u m e n t e n w a a ro m d e g e m e e n t e n ie t o p h u n in s t e llin g z o u m o e t e n b e z u in ig e n . • O n d u id e lijk w a t e r c o n c re e t m e t d e in p u t g e b e u r t (‘w o rd t m e e g e n o m e n ’, m a a r g e e n fo r m e le v e r s la g le g g in g o .i.d .).

L E S S E N / T IP S O M T • D e z e R o n d e t a fe l b e t ro f d e B e g ro t in g v o o r 2 0 2 1 m e t b e z u in ig in g s v o o r s t e lle n . B e re id a ls c o lle g e v a n B & W d e b e z u in ig in g s p la n n e n g o e d v o o r in a fs t e m m in g m e t d e b e t ro k k e n o rg a n is a t ie s . D a t b le e k n u n ie t h e t g e v a l. • A ls je a ls r a a d s a m e n m e t in w o n e r s e n o rg a n is a t ie s w ilt p u z z e le n o p a lt e r n a t ie v e in v u llin g v a n b e z u in ig in g e n d a n k a n d a t b e t e r in e e n a n d e re v o r m d a n e e n R o n d e t a fe l. Z o rg d a t je fe it e n e n c ijfe r s o p t a fe l h e b t e n w e e s d u id e lijk o v e r h e t d o e l v a n h e t p ro c e s e n d e b e ïn v lo e d in g s r u im t e d ie e r v o o r p a r t ije n is .

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 4

S P IE G E L 3 D AT U M 19 O K TO BER 2020 T IJ D S T IP 1 5 .0 0 - 1 7 .2 0 UUR A A N TA L D EELN EM ERS 1 0 , W A A R VA N 5 IN W O N E R S E N 5 AM BTEN AREN

P a g in a 3 v a n 8

D e r d e o v e r le g K e r n g r o e p D ijn s e lb u r g F A S E I N P R O C E S V o o r D ijn s e lb u r g (c a m p in g , la n d g o e d , C h in e e s e n s p o r t h o e k ) w o r d t e e n in s a m e n s p r a a k m e t e ig e n a r e n e n p a r t ic ip a n t e n e e n g e b ie d s v is ie o n t w ik k e ld . In h e t n a ja a r v a n 2 0 1 9 is e e n h o u t s k o o ls c h e t s o n t w ik k e ld , w a a r v a n d e p a r t ic ip a t ie g r o e p v o n d d a t h e t e e n b a s is k o n z ijn o m v e r d e r u it t e w e r k e n . D e z e u it w e r k in g is in d e z o m e r v a n 2 0 2 0 (v e r t r a a g d d o o r c o r o n a ) m e t d e g r o e p b e s p r o k e n . M e t n a m e h e t b o u w p la n v a n 2 0 0 w o n in g e n in d e k u il o p la n d g o e d D ijn s e lb u r g b le e k h e t s t r u ik e lb lo k . D a a r o p is d e z e k e r n g r o e p g e fo r m e e r d , m e t g o e d k e u r in g e n m a n d a a t v a n d e p a r t ic ip a t ie g r o e p , o m t e k o m e n m e t a lt e r n a t ie v e p la n n e n v o o r h e t g e b ie d . D e e ig e n a r e n m a k e n g e e n o n d e r d e e l u it v a n d e k e r n g r o e p . D e k e r n g r o e p k r ijg t d e m o g e lijk h e id e e n s c e n a r io t e o n t w ik k e le n .

D a t s c e n a r io w o r d t t e r u g g e k o p p e ld in d e g r o t e r e p a r t ic ip a t ie g r o e p , d ie h e t v a s t s t e lt . H e t s c e n a r io g a a t v e r v o lg e n s a ls a d v ie s n a a r h e t c o lle g e v a n B & W . D it is d e d e r d e b ije e n k o m s t v a n d e k e r n g r o e p .

D O E L B I J E E N K O M S T H e t o n t w ik k e le n v a n e e n a lte r n a t ie f s c e n a r io v o o r d e o n t w ik k e lin g v a n h e t g e b ie d .

O B S E R V A T I E S O M T

• D e g e m e e n t e h a d e e rd e re o p m e r k in g e n v a n d e k e r n g ro e p u it g e w e r k t in ‘w a a rd e n k a a r t e n ’, u it g e s p lis t n a a r z e v e n c a t e g o r ie ë n . D e k a a r t e n m e t w a a rd e n v a n h e t g e b ie d w e rd e n b e s p ro k e n . V a n w e g e t ijd g e b re k k o n d e n o p m e r k in g e n o o k v ia d e m a il in g e b r a c h t w o rd e n . • O n d u id e lijk h e id o v e r h e t v e r v o lg t r a je c t . V a a g t a a lg e b r u ik o v e r h o e h e t v e r v o lg t r a je c t w o rd t in g e r ic h t . V o o r b e e ld e n : ‘a d v ie s g a a t m e e n a a r r a a d ’, ‘w e t h o u d e r g e e f t r u im t e ’, ‘z a l h ij m e e n e m e n in h e t p ro c e s ’. • E r w e rd v o lg e n s d e d e e ln e m e r s ‘t e v e e l o m d e h e t e b r ij’ g e d r a a id o m d a t e r g e e n fi n a n c ië le c o n s e q u e n t ie s in z ic h t e lijk w a re n . G e m e e n t e h e e f t a a n g e g e v e n t e k o m e n m e t o ff e r t e v o o r in h u u r v a n e e n b u re a u d a t d e k o s t e n k a n d o o r re k e n e n .

L E S S E N / T IP S O M T • M a a k v e r s la g (n o t u le n / b e s lu it e n lijs t ) e n la a t d ie v a s t s t e lle n . • L e g d o e l, p ro c e s e n b e s lu it c r it e r ia v a s t . • K ijk v o o r a f n a a r n iv e a u v a n p a r t ic ip a t ie e n z o e k d a a r d e ju is t e w e r k v o r m b ij. • M a a k h e ld e re a fs p r a k e n o v e r d e v o o r t g a n g . B e g in d a a r o o k e lk e b ije e n k o m s t m e e z o d a t e r g e e n r u is o n t s t a a t o v e r h e t g e e n a l b e s p ro k e n is .

• D e s fe e r w a s g o e d , d e d e e ln e m e r s le k e n e lk a a r a lle m a a l a l la n g e r te k e n n e n . • E r o n t s t o n d d is c u s s ie o v e r e e rd e re in b re n g e n a fs p r a k e n d ie g e m a a k t w a re n . O o k o n t s t o n d e r d is c u s s ie o v e r s t u r in g d o o r d e g e m e e n t e in c o m b in a t ie m e t e e rd e r g e m a a k t e a fs p r a k e n . D a a r w a s v e e l o n d u id e lijk h e id o v e r.

O PZ ET O NLDE ES RS ZE NO E K

W EN SEN G EM EEN TE

KK EE NN M M EE RR KK EE NN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 4

S P IE G E L 4 D AT U M 26 O K TO BER 2020 T IJ D S T IP 1 6 .3 0 - 1 8 .0 0 UUR A A N TA L D EELN EM ERS 9 L E D E N VA N V V E ’S , 5 M E D E W E R K E R S VA N 5 O R G A N IS A T IE S , 1 P E R S O O N U IT BEW O N ERSIN IT IA T IE F E N 2 M ED EWERKERS VA N D E G EM EEN TE.

P a g in a 4 v a n 8

V e r w a r m e n c o m p le x e n o p e n r o n d A r n h e m s e B o v e n w e g F A S E I N P R O C E S D e b e s t u u r d e r s v a n v e r s c h ille n d e V V E ’s h e b b e n (lo s v a n e lk a a r ) c o n t a c t m e t d e g e m e e n t e g e z o c h t o m d a t z ij n a d e n k e n o v e r e e n a lt e r n a t ie v e m a n ie r v a n v e r w a r m e n . O p t e r m ijn m o e t e n a lle g e b o u w e n in N e d e r la n d v a n h e t a a r d g a s a f e n in d ie c o m p le x e n w ille n z e n u a lv a s t n a d e n k e n o v e r d e m a n ie r w a a r o p d a t z o u k u n n e n . M o g e lijk is h ie r b ij e e n g e z a m e n lijk e o p lo s s in g in t e r e s s a n t . D e g e m e e n t e h e e f t m e t h e n a fg e s p r o k e n a lle g r o t e c o m p le x e n /h o o g b o u w in d it g e b ie d t e b e n a d e r e n v o o r e e n g e z a m e n lijk e b ije e n k o m s t .

• V a n d e b ije e n k o m s t is e e n t e r u g k o p p e lin g g e m a a k t m e t d a a r in d e v e r v o lg s t a p p e n e n d e c o n t a c t g e g e v e n s v a n d e p ro je c t le id e r. D e z e is v e r s t u u rd n a a r d e d e e ln e m e r s

L E S S E N / T IP S O M T • D it t r a je c t w a s g e r ic h t o p g e b o u w e ig e n a re n (o rg a n is a t ie s e n V V E ’s ). H e t is d e m o e it e w a a rd o m p a r a lle l e e n t r a je c t m e t (a lle ) in w o n e r s t e d o e n o m h e n m e t e lk a a r t e la t e n o n t d e k k e n w a t z e in d iv id u e e l o f in g ro e p s v e r b a n d k u n n e n d o e n o m b ij t e d r a g e n a a n d e e n e rg ie t r a n s it ie .

D O E L B I J E E N K O M S T M e t e lk a a r d e m o g e lijk h e id b e s p re k e n ie t s c o lle c t ie fs t e d o e n . G e h e e l v r ijb lijv e n d , h e t g a a t o m e e n e e r s t e v e r k e n n in g .

O B S E R V A T I E S O M T • D e g e m e e n t e d e e d h e t p r im a . U it n o d ig e n d e h o u d in g , r u im t e g e v e n a a n in b re n g . Z o e k e n n a a r s a m e n w e r k in g . • D e g e m e e n t e h a d d u id e lijk m o e it e g e d a a n o m ie d e re e n a a n t a fe l t e k r ijg e n , e n g a f t e v e n s a a n n a d e b ije e n k o m s t o p n ie u w m e t d e e n k e le a fw e z ig e n c o n t a c t o p t e n e m e n . • D e g e m e e n t e g a f a a n h e t e in d a a n h e t lie fs t h e t v e r v o lg m e t e e n k le in e a fv a a rd ig in g (m a x 6 p e r s o n e n ) v a n d e z e g ro e p t e w ille n d o e n , h o e w e l d e m o g e lijk o p e n w e rd g e la t e n o m m e t e e n g ro t e re g ro e p d o o r t e g a a n (“d a n m o e t e n w e e e n m a n ie r v in d e n o m d a t t e h a n d e le n ”).

O PZ ET O NLDE ES RS ZE NO E K

W EN SEN G EM EEN TE

KK EE NN M M EE RR KK EE NN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 4

S P IE G E L 5 D AT U M 19 N O VEM BER 2020 T IJ D S T IP 1 4 .3 0 U U R A A N TA L D EELN EM ERS 7

P a g in a 5 v a n 8

B i j e e n k o m s t A d v i e s g r o e p B o m e n b e h e e r p l a n F A S E I N P R O C E S D e A d v ie s g r o e p v o o r h e t L a n g e T e r m ijn B o m e n b e h e e r p la n (LT B B P ) is s in d s 2 0 1 3 a c t ie f a ls a d v ie s g r o e p v o o r d e g e m e e n t e . D e g r o e p b e s t a a t u it in w o n e r s v a n Z e is t e n v e r t e g e n w o o r d ig e r s v a n b e la n g e n v e r e n ig in g e n in Z e is t d ie z ic h in z e t t e n v o o r o n d e r a n d e r e d e n a t u u r in Z e is t . D e a d v ie s g r o e p e n g e m e e n t e t r e ff e n e lk a a r r e g e lm a t ig .

• V a n d e z e b ije e n k o m s t is g e e n v e r s la g g e m a a k t v a n w e g e d e z w a a r in h o u d e lijk e a s p e c t e n . V a n d e a fg e lo p e n t w e e b ije e n k o m s t e n o n t b re e k t h e t v e r s la g e n d e a c t ie p u n t e n lijs t .

L E S S E N / T IP S O M T • G e b r u ik d e a a n g e d r a g e n s u g g e s t ie s e n k e n n is v a n d e p a r t ic ip e re n d e in w o n e r s ; z ij w e t e n h e e l g o e d w a a r z e h e t o v e r hebben.

D O E L B I J E E N K O M S T T ijd e n s d e z e b ije e n k o m s t b e s p re e k t d e g e m e e n t e h e t ‘B e h e e r p la n la n d s c h a p p e lijk e b e p la n t in g ’ m e t d e (v a s t e ) a d v ie s g ro e p .

O B S E R V A T I E S O M T • H e t is e e n a -t y p is c h p ro c e s , w a a r b ij d e in w o n e r s d e g e m e e n t e b e g e le id e n b ij d e u it v o e r in g v a n h e t B o m e n b e h e e r p la n . • E r h e e r s t e e n p o s it ie v e e n o p e n s fe e r. D e p a r t ic ip a n t e n k r ijg e n a lle g e le g e n h e id v o o r h u n in b re n g . D e g e m e e n t e lijk e p ro je c t le id e r g e e f t d e in d r u k h e e l b e n a d e r b a a r e n c o ö p e r a t ie f t e z ijn . • E r w a s v o o r d e in w o n e r s v o ld o e n d e r u im t e o m t e re a g e re n e n d e in d r u k b e s t a a t d a t z ij w o rd e n g e h o o rd . D e g e m e e n t e v ro e g o m b e p a a ld e z a k e n n o g in d e m a il t e s t u re n , z o d a t d ie g o e d g e d o c u m e n t e e rd k o n d e n w o rd e n m e e g e n o m e n . D e b u r g e r p a r t ic ip a n t e n z ijn e x t re e m g o e d o p d e h o o g t e v a n d e o n d e r h a n d e n m a t e r ie .

O PZ ET O NLDE ES RS ZE NO E K

W EN SEN G EM EEN TE

KK EE NN M M EE RR KK EE NN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 4

S P IE G E L 6 D AT U M 8 D EC EM BER 2020 T IJ D S T IP IN B L O K K E N T U S S E N 1 7 .0 0 E N 2 0 .2 0 U U R A A N TA L D EELN EM ERS 1 2 , S T E E D S IN T R A N C H E S VA N 2 PERSO N EN .

P a g in a 6 v a n 8

I n f o r m a t i e b i j e e n k o m s t H o fj e v a n Z e i s t F A S E I N P R O C E S

• D e a a n w e z ig e b e w o n e r s w a re n a lle m a a l g o e d o p g e le id , m a a r h e t w a s n ie t h e e l d u id e lijk w a t e r p re c ie s m e t d e o p g e h a a ld e in p u t z o u g e b e u re n . • U it e e n g e s p re k m e t e e n d e e ln e m e r a a n d e b ije e n k o m s t k o m t n a a r v o re n d a t d e z e m e e r b e h o e f t e h e e f t a a n v o o r t z e t t in g v a n h e t e e rd e re p a r t ic ip a t ie t r a je c t d a n a lle e n e e n v o o r lic h t in g v a n h e t n ie u w e p la n . D e s t ijd s w a re n z ij e c h t p a r t n e r e n n u lijk t h e t a ls o f a lle s a l b e s lo t e n is .

E r is e e n n ie u w p la n o p g e s t e ld : H o fj e v a n Z e is t 2 .0 , a a n g e z ie n h e t o u d e p la n e n d e o u d e a fs p r a k e n d o o r h e t v e r t r e k v a n d e p r o je c t o n t w ik k e la a r n ie t m e e r v a n t o e p a s s in g z ijn . D e n ie u w e p r o je c t o n t w ik k e la a r B u r e a u B o s e n K o e le w ijn B o u w , S t ic h t in g H o fj e v a n Z e is t , R K W o n in g b o u w v e r e n ig in g e n G e m e e n t e Z e is t h e b b e n d e a fg e lo p e n m a a n d e n h e t p la n H o fj e v a n Z e is t 2 .0 g e m a a k t . B e la n g r ijk v e r t r e k p u n t b ij h e t o n t w ik k e le n v a n d it n ie u w e p la n z ijn d e b in n e n h e t a fg e r o n d e c o -c r e a t ie t r a je c t v a s t g e s t e ld e r a n d v o o r w a a r d e n g e w e e s t .

L E S S E N / T IP S O M T • L e g a lt ijd h e e l g o e d u it w e lk e r u im t e e r n o g is e n w a t e r m e t d e in p u t g e b e u r t d ie b e w o n e r s g e v e n .

D O E L B I J E E N K O M S T H e t b e s p re k e n v a n h e t n ie u w e p la n m e t d e d e e ln e m e r s a a n h e t e e rd e re p a r t ic ip a t ie p ro c e s , v o o rd a t h e t a a n a lle o m w o n e n d e n w o rd t g e p re s e n t e e rd . D e o p s t e lle r s v a n h e t p la n w ille n g r a a g w e t e n w a t z ij e r v a n v in d e n , w a t g o e d is e n w a t w e llic h t b e t e r k a n .

O B S E R V A T I E S O M T • V a n w e g e C o ro n a is e r g e e n g e z a m e n lijk e b ije e n k o m s t , m a a r k o m e n m e n s e n t w e e a a n t w e e b in n e n , e n s c h u iv e n d o o r v a n d e e n e t a fe l (g e m e e n t e e n s t ic h t in g ) n a a r d e t w e e d e (w o n in g b o u w c o r p o r a t ie e n a rc h it e c t ). E r is e e n s t r a k t ijd s c h e m a e n d e t a fe ls s t a a n v e r u it e lk a a r. • G o e d g e o r g a n is e e rd , s t r a k k e p la n n in g , o p e n s fe e r. • M e n s e n w o rd t e c h t u it g e n o d ig d o m in b re n g t e le v e re n v ia h e t fo r m u lie r.

O PZ ET O NLDE ES RS ZE NO E K

W EN SEN G EM EEN TE

KK EE NN M M EE RR KK EE NN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 4

S P IE G E L 7 D AT U M 15 D EC EM BER 2020 T IJ D S T IP 1 9 .0 0 - 2 0 .3 0 UUR A A N TA L D EELN EM ERS 132

P a g in a 7 v a n 8

W e b in a r In f o r m a t ie b ije e n k o m s t a f s lu it in g s p o o r o v e r g a n g D e n D o ld e r F A S E I N P R O C E S O m d e v e ilig h e id o p d e s p o o r w e g o v e r g a n g in D e n D o ld e r t e v e r b e t e r e n , h e e f t d e g e m e e n t e r a a d o p 8 o k t o b e r 2 0 1 9 b e s lo t e n d e o v e r g a n g a f t e s lu it e n v o o r a u t o v e r k e e r. D e o v e r g a n g b lijf t o p e n v o o r fi e t s e r s e n w a n d e la a r s . H e t p r o je c t w o r d t o p g e d e e ld in 4 d e e lp r o je c t e n : 1 . d e a a n s lu it in g P le in e s la a n o p d e N 2 3 8 , 2 . e e n n ie u w e r o u t e v o o r a u t o ’s t u s s e n h e t c e n t r u m e n d e N 2 3 8 , 3 . V e r k e e r s a f w ik k e lin g a a n d e n o o r d - e n z u id k a n t v a n d e s p o o r w e g o v e r g a n g , m a a t r e g e le n c e n t r u m e n 4 . h e t a fs lu it e n v a n d e s p o o r w e g o v e r g a n g v o o r a u t o v e r k e e r (e n a a n p a s s e n v o o r fi e t s e r s e n w a n d e la a r s ).

D O E L B I J E E N K O M S T T ijd e n s d e in fo r m a t ie b ije e n k o m s t w o rd e n g e ïn t e re s s e e rd e n b ijg e p r a a t o v e r d e m a n ie r w a a ro p d e g e m e e n t e w il k o m e n v a n h e t b e s lu it t o t h e t o n t w e r p e n d e d a a r b ij b e h o re n d e p la n n in g . E r w o rd t t o e g e lic h t w e lk e s t a p p e n e r w o rd e n g e z e t e n h o e d e in w o n e r s k u n n e n m e e d e n k e n .

O B S E R V A T I E S O M T • H e t w a s e e n in fo r m a t ie b ije e n k o m s t b e d o e ld o m m e n s e n t e in fo r m e re n o v e r h o e b e w o n e r s k u n n e n p a r t ic ip e re n e n h e n d a a r v o o r u it t e n o d ig e n . D a a r m e e h a d d e b ije e n k o m s t e e n v r ij h o o g ‘z e n d ’-k a r a k t e r. V a n w e g e c o ro n a is g e k o z e n v o o r d e v o r m v a n w e b in a r. D it b e t e k e n t d a t in w o n e r s w e l k u n n e n k ijk e n , m a a r n ie t a c t ie f k u n n e n p a r t ic ip e re n t ijd e n s d e b ije e n k o m s t . E r is w e in ig in t e r a c t ie . W e l k o n d e n e r v o o r a f 2 v r a g e n w o rd e n in g e s t u u rd . T ijd e n s d e b ije e n k o m s t b le e k d a t e r v ia d e c h a t fu n c t ie o o k n o g v r a g e n m o c h t e n w o rd e n g e s t e ld .

O PZ ET O NLDE ES RS ZE NO E K

W EN SEN G EM EEN TE

KK EE NN M M EE RR KK EE NN

O MT AAN D E SLAG

• D e b ije e n k o m s t w a s d o o r d e g e k o z e n v o r m e rg p r a g m a t is c h . D o o rd a t b e w o n e r s n ie t fy s ie k a a n h e t w o o rd k w a m e n w a s e r w e in ig t ijd v e r lie s b ij h e t b e a n t w o o rd e n v a n d e v r a g e n ; e r w e rd in k o r t e t ijd e e n fl in k a a n t a l v r a g e n a fg e h a n d e ld . • B ij d e u it n o d ig in g o m a a n d e k la n k b o rd g ro e p e n d e e l t e n e m e n w e rd g e lijk a a n g e g e v e n d a t d ie g ro e p e n n ie t t e g ro o t (m a x 3 x 1 2 p e r s o n e n ) m o e t e n w o rd e n . E r n a m e n 1 3 2 m e n s e n d e e l a a n h e t w e b in a r, w a a r u it g e c o n c lu d e e rd k a n w o rd e n d a t d e b e la n g s t e llin g v o o r d it o n d e r w e r p e rg g ro o t is . M e n s e n k u n n e n z ic h a a n m e ld e n v o o r d e k la n k b o rd g ro e p e n , m a a r m o e t e n w e l m o t iv e re n w a a ro m . E r w e rd v a n u it d e g e m e e n t e e e n o p ro e p g e d a a n a a n d e m e n s e n d ie z ic h a a n m e ld e n o f z e e e n g ro t e re g ro e p k u n n e n v e r t e g e n w o o rd ig e n . • E r w o rd t g e v r a a g d o f e r b ij d e k la n k b o rd g ro e p e n g e b r u ik g e m a a k t w o rd t v a n ‘g e b ie d s a t e lie r s ’.

D e g e m e e n t e g e e f t a a n d it fe n o m e e n n ie t t e k e n n e n , m a a r d a t d it s o o r t s u g g e s t ie s o v e r w o g e n k u n n e n w o rd e n . • D e g e b ie d s m a n a g e r h e e f t t w e e in lo o p m o m e n t e n g e p la n d b e g in ja n u a r i. B e id e z ijn in d e o c h t e n d , v o o r m e n s e n d ie d a n m o e t e n w e r k e n n ie t h a n d ig .

L E S S E N / T IP S O M T • B e w o n e r s o o k in b re n g in d e b e s lu it v o r m in g g e v e n . D a n w o rd t h e t m e e r e e n p ro c e s v a n h e n z e lf. • Ie d e re e n d e r u im t e g e v e n o m t e p a r t ic ip e re n e n n ie t a a n s t u re n o p e e n v e r t e g e n w o o rd ig in g v a n a lle b e la n g h e b b e n d e n . In w e z e n b e s lis t d e g e m e e n t e n u w ie e r m o g e n a a n s lu it e n b ij d e k la n k b o rd g ro e p e n .

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 4

P a g in a 8 v a n 8

R e a c t ie s v a n e n k e le d e e ln e m e r s a a n p a r t ic ip a t ie b ije e n k o m s te n A ls o n d e r d e e l v a n h e t o b s e r v a t ie o n d e r z o e k w a r e n g e s p r e k k e n v o o r z ie n m e t d e e ln e m e r s n a a fl o o p v a n d e p a r t ic ip a t ie b ije e n k o m s t e n . M e t a ls d o e l o m d ir e c t v a n h e n t e h o r e n h o e z ij d e b ije e n k o m s t h e b b e n e r v a r e n . D it b le e k e c h t e r b ij d e o n lin e b ije e n k o m s t e n m in d e r m a k k e lijk d a n b ij f y s ie k e b ije e n k o m s t e n h e t g e v a l z o u z ijn g e w e e s t , o o k o m d a t d e o b s e r v a t o r e n n ie t in a lle b ije e n k o m s t e n w e r d e n g e ïn t r o d u c e e r d . D it m a a k t d a t e r m in d e r in t e r v ie w s z ijn g e h o u d e n d a n a a n v a n k e lijk g e p la n d . N ie t t e m in h e b b e n d e v r a g e n d ie d o o r d e e ln e m e r s z ijn b e a n t w o o r d in t e r e s s a n t e in fo r m a t ie o p g e le v e r d . H ie r o n d e r v o lg t e e n im p r e s s ie v a n d e r e a c t ie s . E r z ijn 6 d e e ln e m e r s d ie o p v e r z o e k s c h r if t e lijk e e n a a n t a l v r a g e n h e b b e n b e a n t w o o r d : 1 d e e ln e m e r a a n d e B o m e n a d v ie s g r o e p e n 5 d e e ln e m e r s a a n h e t W e b in a r N ie u w e V e r b in d in g e n .

in s t u r e n v ia d e c h a t . O o k is a a n g e g e v e n d o o r e e n d e e ln e m e r d a t h e t w e l p r e t t ig w a s d a t ‘v e r h it t e e n p r im a ir e ’ r e a c t ie s v a n m e d e d e e ln e m e r s o p d e z e w ijz e n ie t z ic h t b a a r w a r e n . E e n n a d e e l is d a t e r g e e n u it w is s e lin g o p g a n g k o m t o p b a s is w a a r v a n je a ls in w o n e r je e ig e n p e r s p e c t ie f k u n t b ijs t e lle n . E n d a t je n ie t w e e t w ie e r b ij z ijn e n m e t w ie u it je w ijk je e e n s in fo r m e e l v e r d e r k u n t sp re k e n . E r is e e n b r e e d g e v o e l d a t ie d e r e e n z ijn p u n t e n k o n in b r e n g e n . O p d e v r a a g o f h e t v o o r in w o n e r s d u id e lijk is w e lk e r o l z ijn h e b b e n in h e t p r o c e s is z e e r w is s e le n d g e r e a g e e r d . O p d e v r a a g o f d e in w o n e r s w e t e n w e lk e in h o u d e lijk e k a d e r s e r z ijn , e n w a t e r d u s w e l e n n ie t m a g , is a a n g e g e v e n d a t d e k a d e r s n ie t s c h e r p z ijn . O p p r o c e s g e b ie d r e d e lijk , m a a r in h o u d e lijk z e k e r n ie t .

U it e e n g e s p r e k m e t e e n d e e ln e m e r a a n d e B o m e n a d v ie s g r o e p k o m t n a a r v o r e n d a t d e z e d e b ije e n k o m s t e n a ls p r e t t ig e r v a a r t . E r w o rd e n o p e n g e s p re k k e n g e v o e rd e n c o n c re te a fs p ra k e n g e m a a k t. E r is o o k v e r t r o u w e n d a t d e g e m e e n t e ie t s d o e t m e t h u n in b r e n g , m a a r e r is z o r g o v e r d e fo llo w u p a ls e e n a m b t e n a a r v e r t r e k t . O o k m o e t d e g e m e e n t e lijk e p r o je c t le id e r e r w e l e e n s a a n h e r in n e r d w o r d e n h a a r a fs p r a k e n n a t e k o m e n . V ijf d e e ln e m e r s a a n h e t w e b in a r h e b b e n h u n e r v a r in g e n a c h t e r a f p e r m a il g e d e e ld . H ie r u it k o m t n a a r v o r e n d a t d e v o r m v a n e e n w e b in a r z o z ijn v o o r d e le n h e e f t : la a g d r e m p e lig , h e t g a a t e e n s t u k s n e lle r d a n e e n f y s ie k e b ije e n k o m s t , e n ie d e r e e n k o n v r a g e n

O PZ ET O NLDE ES RS ZE NO E K

W EN SEN G EM EEN TE

KK EE NN M M EE RR KK EE NN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 5

B i j la g e 1 5

P a g in a 1 v a n 8

T e r u g k o p p e li n g s e s s i e s b e v i n d i n g e n d e le n

Definitieve terugkoppeling Sessie Bevindingen delen Onderzoek Effectievere Burgerparticipatie Zeist Over de sessies en de deelnemers Op 15 februari 2021 hield het onderzoeksteam van de rekenkamer drie sessies om de bevindingen uit het observatieonderzoek en een concept-praatplaat met handvatten en tips voor burgerparticipatie in Zeist te delen. Onder de 36 deelnemers waren 16 ambtenaren, 1 wethouder, 7 raadsleden en 12 inwoners. Ook 5 leden van het Observatie en Meedenkteam (twee raadsleden en drie inwoners) namen deel aan het gesprek. Omwille van de privacy is de terugkoppeling geanonimiseerd. Voorbereiding deelnemers Ter voorbereiding op de sessie hebben de deelnemers ontvangen: - een presentatie met een toelichting op het doel en het programma van de bijeenkomst, het onderzoeksproces en de bevindingen van het observatieonderzoek; - een concept-praatplaat met tips voor een succesvolle interactie tussen gemeente en inwoners. Deze terugkoppeling In deze terugkoppeling zijn de genoemde opmerkingen geordend naar de verschillende onderdelen: 1. Presentatie onderzoeksproces en bevindingen observatieonderzoek 2. Bevindingen delen uit het observatieonderzoek 3. De bespreking van de praatplaat 4. Tips voor ambtenaren, raadsleden, college en inwoners 5.

Vervolg en afronding van het onderzoek De terugkoppeling gebruikt de rekenkamer om te komen tot aanscherping van haar conclusies en aanbevelingen van het onderzoek en het verrijken van de praatplaat. 1. Presentatie onderzoeksproces en bevindingen observatieonderzoek De trekker vanuit de rekenkamercommissie blikt kort terug op het onderzoek, de bevindingen uit het Observatieonderzoek en het doel van vandaag. Naar aanleiding van de presentatie zijn de volgende vragen gesteld: - Tijdens de Bouwstenendag op 6 februari 2020 is veel gezegd over participatie in Zeist. Is daarnaar gekeken? Reactie rekenkamer: jazeker. Er is veel gezegd over participatie in Zeist tijdens de Bouwstenendag. Een groot deel van de toen genoemde punten komt aan de orde in onze Nota van Bevindingen. Tegelijk viel er zoveel te onderzoeken op basis van de literatuur en het aangeleverde materiaal, dat we tijdens de Bouwstenendag deelnemers hebben gevraagd kenmerken van effectieve burgerparticipatie (afgeleid uit documenten van binnen en buiten Zeist) te prioriteren. Wat zijn nu de belángrijkste kenmerken waar we in dit onderzoek in Zeist zeker op moeten letten? Dit heeft geleid tot een analysekader met 7 kenmerken van effectieve burgerparticipatie dat door de leden van het OMT is gebuikt bij het observeren van interactiemomenten.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 5

-

-

P a g in a 2 v a n 8

De bevindingen die we nu delen komen voort uit die observaties. In het observeren van de interactie tussen gemeente en inwoners hebben we vervolgens op die 7 punten de aandacht gericht. Zou de rekenkamer ook meer toekomstperspectief kunnen schetsen, en aandacht kunnen geven aan ‘right to challenge’ of manieren om inwoners als meer gelijkwaardig te benaderen en in te zetten? Reactie rekenkamer: de scope van dit onderzoek is gericht op de interactie tussen gemeente en inwoners bij gemeentelijke projecten waar zij inwoners bij betrekt. Het ligt voor de hand ons bij de conclusies en aanbevelingen te richten op wat we onderzocht hebben. Weten jullie zeker dat jullie niets gemist hebben? Er zijn immers maar 7 bijeenkomsten geobserveerd, waarvan het merendeel in het fysieke domein. Reactie rekenkamer: we hebben vast niet alles afgedekt, want we konden uitsluitend afgaan op de bijeenkomsten die na de corona-uitbraak wél werden georganiseerd. Tegelijk hebben we wel de indruk dat een heel gevarieerde set interactiemomenten tussen gemeente en inwoners is geobserveerd. Gaat de rekenkamer de eerstvolgende tien participatiebijeenkomsten monitoren om na te gaan of de bevindingen en aanbevelingen succesvol zijn? Reactie rekenkamer: een interessante gedachte, maar de raad zou dit goed aan het college kunnen vragen om te doen.

De rol van de Rekenkamer eindigt in principe na het presenteren van het rapport.

2. Bevindingen delen uit het observatieonderzoek Uit de gesprekken valt op te maken dat de bevindingen van het Observatie- en Meedenkteam voor het gros van de deelnemers herkenbaar zijn. Over en naar aanleiding van de bevindingen is het volgende gewisseld: Maak terugkoppelingen meer inhoudelijk De terugkoppelingen van een bijeenkomst over een project zijn meestal procesgericht; er wordt inhoudelijk niet teruggekoppeld. Er is behoefte bij de deelnemers om te weten wie er inhoudelijk iets gaat doen met welke inhoudelijke opmerkingen. Bijvoorbeeld door integrale verslagen (een heldere samenvatting van de meningsvorming) en een actiepuntenlijst. Hartekreet van bewoners is: kom als gemeente je beloftes na Een inwoner illustreert dit: “Ik heb veel blauwe plekken opgelopen, omdat de gemeente onvoldoende geschoold is om open te communiceren met de samenleving. Het lijkt erop dat als de gemaakte opmerkingen de gemeente niet uitkomt, zij deze punten naast zich neerlegt zonder erover te communiceren. Om vervolgens haar eigen gang te gaan. Het mag scherp in het rekenkamerrapport dat de gemeente open moet communiceren en afspraken moet nakomen. En als ze dat niet doet, in ieder geval uitlegt waarom ze het niet doet.” Raadsleden zeggen daarop: “Als raad weten we vaak ook niet hoe de participatie is verlopen en wat het college heeft (bij)gestuurd.

Het is dan best lastig om als raad de knoop door te hakken." Een inwoner herkent dit en geeft aan: “De ambtelijke organisatie of het college geeft bij de participatie aan: we nemen uw inbreng mee. Vervolgens wordt het een black box en is niet duidelijk wat er binnen het apparaat gebeurt, en er wordt ook niet over gecommuniceerd.”

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 5

P a g in a 3 v a n 8

Ambtelijk wordt daarbij opgemerkt dat bij de afronding van een bijeenkomst nog niet altijd duidelijk is wat de gemeente met een opmerking gaat doen of kan gaan doen. Dat vergt soms nog wat denkwerk. En maakt ook dat er schroom is om concrete uitspraken te doen. Tegelijk begrijpt de ambtenaar die de opmerking maakt, dat dit voor bewoners onbevredigend kan zijn. Zeker als er op later tijdstip niet alsnog helderheid wordt gegeven. Reactie rekenkamer is: “Er lijkt wat te winnen te zijn door duidelijker te zijn over het procesverloop en de gemaakte afwegingen.” Over het betrekken van bewoners… - Over het algemeen hebben inwoners van Zeist veel vertrouwen in het gemeentebestuur. Maar daarvoor is het wel belangrijk dat het gemeentebestuur dicht bij de inwoners staat en oog heeft voor de wensen en noden van de inwoners. Als dat niet het geval is, dan wordt burgerparticipatie een noodgreep. - Herkenbaar is dat uitnodigingen niet altijd duidelijk zijn. - Veel bewoners zijn teleurgesteld in de Maaltijd van Zeist, over opgehaalde input wordt nauwelijks en concreet teruggekoppeld. Dat maakt het moreel in sommige wijken om deel te nemen aan nieuwe gemeentelijke bijeenkomsten zorgelijk laag. - Maak het makkelijker voor inwoners om informatie te vinden. Zo werd er onlangs in een uitnodiging verwezen naar een kaart, die op OmZeist.nl bleek te staan.

Eenvoudiger was geweest de kaart bij de uitnodiging te voegen. Ook wensen bewoners dat informatie over processen eenvoudiger te vinden is op de gemeentelijke website. - Er wordt gesproken over de inzet van digitale werkvormen. Welke zijn er zoal? Onder andere Miroboards.com, murals.com, menti.com. Heldere kaders en uitgangspunten - De ambtelijke organisatie ziet dat voor goede participatie ‘proces-geluk’ en ‘inhouds-geluk’ belangrijk zijn. Bij de inrichting van participatieprocessen moet voor de gemeente helder zijn hoe we ieders positie benaderen, en elkaar blijven vasthouden en vertellen hoe de vlag erbij hangt. Vertrouwen is heel belangrijk, daar moeten we iets mee en is een belangrijk onderwerp om over in gesprek te blijven. Goed om aan de voorkant helder te zijn aan de hand van een aantal richtlijnen. - Als de kaders niet duidelijk zijn, ligt dat dan aan de communicatieafdeling van de gemeente of stelt de raad geen heldere kaders vast? Raadsleden vragen zich hardop af of de raad meer kaders moet stellen. Zij ervaren een paradox: je wilt kaders maar ook weer niet te veel, want dan valt er niets meer te participeren. Een andere deelnemer geeft aan: ‘als inwoner krijg ik jeuk van heldere kaders, deze moeten onderdeel zijn van het participatieproces zelf’.

Ambtelijk wordt ervaren dat inwoners de kaders ter discussie stellen bij de start van een proces: hoe gaan we daar mee om? - Soms heb je als gemeente een gesprek met bewoners over een onderwerp waarbij de emoties groot zijn. Als je dan in de uitnodiging kaders opneemt, komt het vaak over alsof alles al in beton gegoten is en dan schiet je als gemeente je doel voorbij. Dan kan je beter open het gesprek ingaan. Hierover wordt opgemerkt: zit dit niet in de fasering van het proces: open aan de voorkant en meer kaders als het proces verder vordert (en concreter wordt)?

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 5

P a g in a 4 v a n 8

3. Bespreken van de concept-praatplaat De rekenkamer werkt toe naar een rapportage en een praatplaat, met tips en suggesties voor de interactie tussen bewoners, ambtenaren, raad en college. Dit concept is besproken. Met inzet van de Mentimeter is gepeild of de informatie op de bruikbaar is om de participatie te structureren. Hierop gaven 23 deelnemers aan dat dit het geval was, 4 vinden van niet en 5 geven aan dit niet te weten. Op de vraag of de informatie houvast biedt om binnen de gemeente afspraken te maken over participatie, antwoorden 19 deelnemers met ja, 4 met nee en 5 met weet niet. Over de bruikbaarheid van de Praatplaat is daarnaast opgemerkt: - Mooi om rollen te definiëren. - De gemeente werkt met een stakeholdermodel, waarin ook eindgebruikers en leveranciers (bv de architect) als stakeholders zijn opgenomen. Worden die partijen ook gekend op de praatplaat? - De tips en suggesties zijn nu als vragen geformuleerd, terwijl een checklist handiger is. In een andere sessie is hierover opgemerkt: kan beter in de vragende vorm gesteld worden, dan is de plaat in meerdere situaties bruikbaar. - Het is wel algemeen. Het hangt meer van het doel van de bijeenkomst af. Soms komen mensen hun zaak bepleiten, en soms meedenken.

Als je bijvoorbeeld geen horeca wilt in het Walckartpark, waarom zou je je als inwoners daar dan eerst in moeten verdiepen? Misschien is het mogelijk de plaat nog te specificeren naar soort ontmoeting. - De plaat kan ingezet worden als placemat en kan het gesprek bevorderen. - Laten we eens een jaar gaan werken met de praatplaat en dan kijken of het werkt. - Wat vinden de ambtenaren ervan? Rekenkamer: de meeste ambtenaren waren er vandaag bij in de eerste sessie, maar zij hebben zich niet nadrukkelijk erover uitgesproken. Tijdens de Bouwstenendag is er ambtelijk aangegeven dat er in de organisatie behoefte is aan meer houvast. Over de vormgeving van de Praatplaat is opgemerkt: - Goed om de vier zijden in beeld te brengen en te weten wat je van de andere zijden mag verwachten. - Lijntjes weghalen - Duidelijker onderscheid maken op de plaat tussen ambtenaar-college en bewoner-raadslid, lijken nu kolommen. - Er staan handige dingen op, maar de vier hoeken suggereren dat er sprake is van gelijkwaardigheid en dat is niet zo. Het is veeleer de positie van de ambtelijke organisatie en het college tegenover de inwoner. Waarbij het college en de ambtelijke organisatie professionals zijn en de inwoners vrijwilligers. Dit legt veel verantwoordelijkheid neer bij de ambtelijke organisatie en het college om duidelijk te zijn over wat zij doen en waar om zij welke afwegingen maken.

Daarnaast is gesteld dat het toewerken naar meer gelijkwaardigheid juist een waarde is, waarnaar gemeente en bewoners streven. Dan is het dus prettig dat de praatplaat deze gewenste gelijkwaardigheid alvast uitstraalt.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 5

P a g in a 5 v a n 8

Over de inhoud van de Praatplaat is aangegeven: - De gemeente heeft niet alleen een procesrol, maar ook een inhoudelijke rol. Die zou meer aandacht mogen krijgen. - Let op verschil in voorkennis tussen deelnemers en ga per proces na hoe die verkleind zou kunnen worden. - De participatieladder opnemen zou nuttig zijn, zeker als de gemeente die dan ook gebruikt om aan te geven welke rol inwoners hebben. - Er staat bij kopje ‘ambtenaar’: is een ontmoeting nodig? In Zeist doen we ook aan participatie omdat we de ontmoeting in zichzelf belangrijk en waardevol vinden. Niet alleen omdat het nodig is. - Bij bewoners staat: verdiep je in het onderwerp. Is dat niet wat te veel gevraagd? Het zou op zich helpen, maar het is toch vooral aan de ambtelijke organisatie om informatie te verschaffen. - Voor iedereen kan de vraag zijn: wat kan jouw bijdrage zijn? - Het is algemeen en procesmatig. - Bij punt 4. afronding bijeenkomst: Veelal zijn er bij een bijeenkomst meerdere visies ingebracht, maar wordt er alleen een samenvatting op hoofdlijnen gegeven. - De punt 2 ontbreekt de kennismaking. Wie zitten er aan tafel? Een introductie van de deelnemers is wel zo prettig. - Het is op zich wel goed om in de uitnodiging duidelijk te maken wat de gemeente van inwoners verwacht, maar dat kan ook een afschrikwekkende werking hebben en daardoor drempelverhogend werken.

- Bij ambtenaar: laat de uitnodiging goed tegenlezen door iemand die kijkt vanuit het perspectief van de inwoners en let op toegankelijkheid en begrijpelijkheid. - De gemeente zou het als fase in het proces kunnen inbouwen om met inwoners te bespreken wat hun rol en ruimte is, in plaats van dit zelf te bepalen. Als je je hier als inwoner niet in kan vinden, haak je af. Geef als gemeente meer ruimte om dit samen te bepalen. - Bij de rollen van de raad is het taalgebruik niet op B1-niveau. Dit kan duidelijker. - Zorg dat proces en bijeenkomsten breed toegankelijk zijn. Een raadslid geeft aan dat haar buren het na één zin het vaak al voor gezien houden. Als je hun interesse wilt wekken, moet je zorgen dat het qua taal toegankelijk is. - Niet alleen de taal is belangrijk, maar ook het onderwerp. Sommige inwoners komen alleen als het hun eigen straat betreft, anderen vinden bredere onderwerpen (ook) interessant. - Als het gaat om maatwerk en hoe de gemeente een proces aanvliegt kan de ambtelijke organisatie in het gemeentehuis meer de kennis van de wijkteams benutten. Zij weten als geen ander wat er speelt in de wijken. En als ze het niet weten, kunnen ze het ophalen. In de praktijk blijkt dat er bij de wijkteams kennis is over sentimenten die er leven, die niet bekend is in het gemeentehuis. Terwijl die input juist relevant is bij het maken van een participatieaanpak.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 5

P a g in a 6 v a n 8

Overige opmerkingen - Het college zou in haar besluiten een vaste paragraaf kunnen opnemen waarin wordt aangegeven welke rol inwoners hebben. De uitgangspunten en randvoorwaarden zijn belangrijk. - Wanneer stelt de raad kaders en wanneer ook niet. Kan daar ook meer houvast op geboden worden? - Bij wie ligt het initiatief om een participatieproces te starten? Kan daar nog duidelijkheid over worden geboden? - Aangegeven wordt dat er veel door de Rijksoverheid op de gemeente afkomt, dat zij vervolgens maar moeten participeren met de inwoners. Dat staat haaks op het staatrechtelijk ontwerp van de gemeenteraad. Daardoor zijn ze niet meer bezig met het plaatselijk belang. 3. Tips voor ambtenaren, gemeenteraad, college en inwoners Via Mentimeter zijn de volgende tips gegeven aan ambtenaren, raadsleden, college en inwoners. 1. Tips voor ambtenaren - Goed blijven luisteren naar bewoners en antwoorden begrijpelijke taal - Basis van participatie zou moeten zijn echte co-creatie op basis van gelijkwaardigheid en met als doel consent (vergelijk ook proces GONS) - Maak onderscheid tussen de inhoudelijke en de procesmatige rol. Bemens ze beide. Projectleider onpartijdig, inhoudelijke juist niet, maar als participant.

- Besteed ook aandacht aan de do’s en dont’s van privacy en de consequenties van het wellicht onverwacht in de in de openbaarheid treden van inwoners - Niet ‘wat valt er te kiezen’, maar ‘valt er iets in te brengen’. - Kom beloftes na. - Info nog meer aanreiken. - Alles op site gemeente Zeist, niet op sites met andere namen. - Probeer, wanneer mogelijk, de zaken waarover de burger mag beslissen, zo concreet mogelijk te houden, zodat zo duidelijk mogelijk wordt wat je met hun advies gaat doen en zo concreet mogelijk kan laten zien, dat je dat ook doet. - Vaker sessies nodig ambtenaren en raadsleden. - Laat een persoon met goed taalgevoel de final draft van de uitnodiging van de gemeente tegenlezen. Dat zorgt ervoor dat er met meer inlevingsvermogen voor de inwoners zal worden gecommuniceerd. - Duidelijke (begrijpelijke) communicatie; geen jargon. - Wees enthousiast, positief en sta open voor ideeën, maar wees helder over kaders - Wees creatief in de vorm van de bijeenkomst. - Kleur buiten de lijntjes, als dat burgers helpt. - Benut de kennis van het wijkteam om kennis, informatie en sentiment op te halen.