02-21RV051 Bijlage 02 Rekenkameronderzoek effectieve(re) burgerpartcipatie

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 5

P a g in a 7 v a n 8

2. Tips voor raadsleden - Goed blijven luisteren naar bewoners en antwoorden in begrijpelijke taal - Basis van participatie zou m.i. moeten zijn echte co-creatie op basis gelijkwaardigheid en met als doel consent (vergelijk ook proces GONS) - Kom beloftes na. - Het helpt als vooraf duidelijker is waar geen participatieruimte is. - Ambtenaren meer vrijheid geven binnen kaders op hoofdlijnen. - Raadsleden staan op te grote afstand. - Duidelijke kaders voor en verwachtingen van de participatie - Luisteren naar alle partijen, los van partijideologie. - Maak je zelf kenbaar bij de organisatie en toehoorders. - Raadsleden, wees helder over kaders en hou daaraan vast. - Sta dicht bij je kiezers/ burgers. 3. Tips voor college - Goed blijven luisteren naar bewoners en antwoorden in Jip en Janneke taal - Basis van participatie zou m.i. moeten zijn echte co-creatie op basis gelijkwaardigheid en met als doel consent (vergelijk ook proces GONS) - Kom beloftes na. - Wees helder in de uitgangspunten voor participatie vanuit de organisatie - Het helpt als vooraf duidelijker is waar geen participatieruimte is. - Burgers serieuzer nemen. Het is nu teveel voor de bühne. - Iedereen aangehaakt houden. - Ga met de raad in gesprek welke trede op de participatieladder gewenst is per project. - Ben aanwezig, maar niet altijd.

Tips voor de gemeente: - Ontwikkel vaardigheden van Deep democracy - Kijk regelmatig achterom en zorg dat iedereen aangehaakt blijft. Koppel terug, doe verslag, zeg wat je gaat doen. - Werk met de participatieladder als indicatie voor de ruimte bij verschillende soorten projecten. Zie brief Stichting Beter Zeist daarover - Geef de ruimte voor het proces - Focus in participatie. Duidelijk doel. Passende werkvorm. - Stel het belang van de inwoners steeds centraal.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 5

P a g in a 8 v a n 8

B i j la g e 1 4

P a g in a 6 v a n 8

4. Tips voor inwoners - Tip voor bewoners: denk constant mee en maak je verlangens constant helder. - Het gaat ergens over. - Leef je ook in/ heb begrip voor de democratische context (waardoor dingen soms wijzigen, lang duren etcetera. - Focus je in participatie vooral op enkele hoofdpunten en wat je het meest belangrijk vindt. - Zeist wil verder op weg naar een volwassen manier van participatie. Dat wordt nu al geboden. Laat de inwoner daar nu al gebruik van maken en de andere betrokkenen daarin meenemen. - De beperkingen moeten duidelijk zijn. - Ga ook voor het algemeen belang, niet alleen het eigen belang. - Durf te vragen! - Blijf luisteren naar alle geluiden en inbreng. - Vertrouw op bestuurders en politici en stuur alleen zo nodig bij. Tips voor iedereen - SAMEN zorgen we ervoor dat we dit proces kunnen verbeteren. We moeten dus ook SAMEN alert zijn op het proces en de betreffende onderdelen daarvan. Alertheid en elkaar bevragen of erop aanspreken. - Maak voor alle groepen een ‘community of practice’ t.b.v. tools en vaardigheden en scan participatie zoals in Eindhoven. 5. Vervolg en afronding van het onderzoek De Nota van Bevindingen ligt nu bij de ambtelijke organisatie voor wederhoor. Hierna voegt de rekenkamer de conclusies en aanbevelingen toe en rondt zij het eindproduct (met de praatplaat) af.

Beide documenten gaan dan voor een bestuurlijke reactie naar het college. Hierna kan de rekenkamer eventueel nog een nawoord toevoegen en vervolgens biedt zij de resultaten van het onderzoek aan de gemeenteraad aan. De rekenkamer stuurt de deelnemers aan de sessies de resultaten per mail, tenzij zij aangeven hier geen prijs op te stellen. 6. Nabrander Per mail kreeg de Rekenkamer nog een nabrander waarin werd aangegeven dat bij participatietrajecten in het ruimtelijk domein de eigenaar van de grond/de projectontwikkelaar het voortouw neemt en de gemeente als toehoorder actief is. De gemeente betrekt de uitkomst en de kwaliteit van de het participatietraject wel bij de besluitvorming en kan via die weg invloed uitoefenen op de ontwikkelaar. De suggestie werd gedaan om in de aanbevelingen meer te doen met zo’n situatie. Omdat dergelijke trajecten de relatie tussen inwoners en gemeente geregeld onder druk zetten. Dat zou de gemeente kunnen doen door een voorbespreking te houden met de projectontwikkelaar waarbij aandacht wordt besteed aan de punten op de kaart. Reactie Rekenkamer: Zeer waardevolle suggesties, die wij mee zullen nemen.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 6

B i j la g e 1 6

P a g in a 1 v a n 2

E i n d p r o d u c t o n d e r z o e k E ff e c t i e v e (r e ) b u r g e r p a r t i c i p a t i e R e k e n k a m e r Z e i s t

Tips voor succesvolle burgerparticipatie in Zeist

Tips voor BEWONERS VOORAF • Verdiep je in het onderwerp van gesprek. Wat is het doel van de ontmoeting? Wat kan jouw bijdrage zijn? • Verdiep je in het proces. Wat is er voor deze bijeenkomst gedaan? Wat volgt er na de ontmoeting? • Welke kaders en randvoorwaarden gelden er op inhoud en proces? Is dat niet duidelijk: vraag ernaar in de bijeenkomst. TIJDENS DE ONTMOETING • Wat kan je bijdragen aan een sfeer van naar elkaar luisteren en voortbouwen op wat anderen zeggen? • Durf wat te vragen als je iets niet duidelijk is.

Om bij te dragen aan effectieve(re) burgerparticipatie reikt de Rekenkamer Zeist ambtenaren, college, raadsleden én bewoners handvatten en suggesties aan. De focus ligt hierbij op de contactmomenten tussen gemeente en inwoners. Op deze plaat staan ze bij elkaar.

HANDVATTEN en SUGGESTIES 1

3

EEN GOEDE UITNODIGING • Is duidelijk en vlot geschreven, en uitnodigend. • Geeft inzicht voor welke afweging de gemeente staat en waarop invloed van bewoners op mogelijk is. • Legt uit hoe de gemeente het participatieproces voor ogen staat. • Benoemt waarom de gemeente het belangrijk vindt dat bewoners meedoen. • Verwijst naar de plek waar alle informatie te vinden is. • Geeft vooraf al inhoudelijke vragen om over na te denken, zodat deelnemers hun gedachten over het onderwerp kunnen laten gaan. • Tip: Laat de uitnodiging eens tegenlezen door iemand die zich verplaatst in de positie van bewoners.

Tips voor RAADSLEDEN VOORAF • Welke kaders voor inhoud en proces geeft de raad mee? • Om welke soort input worden bewoners gevraagd? • Op welke manier gaat de gemeente inbreng uit participatie verwerken? • Staat de gevraagde inspanning van bewoners in verhouding tot de beïnvloedingsruimte die er is? TIJDENS HET PROCES • Welke rol kiest de raad in verschillende fases van het proces? • Op welke momenten tijdens het proces kun je als raad aansluiten, of zelf momenten van gedachtewisseling met bewoners organiseren? ACHTERAF • Welke inspanning is gedaan om inbreng van alle belanghebbenden te verzamelen? • Zijn de juiste groepen tijdig betrokken? • Hoe is omgegaan met belangentegenstellingen?

Tips voor AMBTENAREN

TIJDENS EEN (ONLINE) GESPREK • Vindt een korte kennismaking plaats, zodat iedereen weet wie er aan tafel zit. • Stimuleert de gemeente gedachtewisseling tussen bewoners. • Is het niet erg als een ambtenaar op punten geen antwoord heeft. Laat dit weten en vertel hoe en wanneer er WEL antwoorden komen. • Maken online tools de gedachtewisseling levendiger. Bied deelnemers eventueel vooraf technische ondersteuning of een moment om te oefenen. • Helpt het om zaken waarover inwoners mogen meebeslissen zo concreet mogelijk te benoemen.

4 4 BIJ DE AFRONDING

2 2 BIJ DE INTRODUCTIE VAN DE ONTMOETING • Benoemt de gespreksleider het doel van ontmoeting en waarop invloed van bewoners mogelijk is. • Is er aandacht voor het creëren van een goede sfeer. • Bespreek je met elkaar de omgangsvormen en houding die je van elkaar mag verwachten: constructief, fatsoenlijk, respectvol.

• Vat de procesleider de hoofdlijnen van het gesprek samen. • Geeft de gemeente aan wat zij met de inbreng gaat doen en wanneer zij hierover terugkoppelt. • Maakt de gemeente het mogelijk om aanvullende vragen te stellen of input te geven via e-mail, omdat sommige mensen wat meer bedenktijd nodig hebben.

5 (BIJ DE) TERUGKOPPELING

“Wat kan ik bijdragen aan een sfeer van naar elkaar luisteren en voortbouwen op wat anderen zeggen?”

• Wordt óók over de inhoud van het gesprek verslag gedaan: welke argumenten zijn ingebracht, of welk gedeeld beeld of aandachtspunten kwamen in gesprek naar voren? • Maakt de gemeente een verslag dat leesbaar is, ook voor inwoners die later aanhaken. • Wordt het verslag toegevoegd aan het dossier, op een publiek toegankelijke plek waar alle projectinformatie te vinden is. • Deelt de gemeente een sfeerimpressie via sociale media (en bij gemeentewerk met grote impact) en in een huis-aan-huisblad.

Voorjaar 2021

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

VOORAF • Valt er iets te delen? • Welke kaders voor inhoud en proces gelden er? Zijn ze helder en compleet? • Wat is het doel van de ontmoeting? • Sluiten gespreksopzet en locatie aan bij het doel van gesprek? • Waarop hebben bewoners invloed? • Hebben bewoners relevante kennis en expertise? • Hebben bewoners voldoende informatie over het onderwerp of het proces? Of moeten we hierop nog iets bieden? • Leef je in: waarom zouden bewoners wel of niet willen komen? Benut hiervoor o.a. de kennis van de wijkteams, wijkmanagers en gebiedsbeheerders. • Bij wie moet je langsgaan omdat die misschien niet automatisch naar jouw bijeenkomst komt? • Wat doe je om mensen die digitaal minder vaardig zijn te helpen met de voorbereiding op (online) ontmoeting? • Op welke plek staat alle informatie over het project toegankelijk bij elkaar? TIJDENS DE ONTMOETING • Is er een variatie in ondersteunende materialen (foto’s, filmpjes, praatplaten)? • Is er in ontmoeting een inhoudelijk trekker én een procestrekker? Dat voorkomt ogenschijnlijke partijdigheid. NA DE ONTMOETING • Wat vertel je over wat er met inbreng gebeurt en/of hoe input wordt benut?

Tips voor het COLLEGE BIJ BESPREKING VAN PLANNEN EN PROCESSEN • Wat is het doel van de ontmoeting? Waarover gaan we in gesprek? • Waarop hebben bewoners invloed? • Timing: Heeft bestuurlijke deelname aan een ontmoeting meerwaarde? • Wat vertelt de gemeente in communicatieve uitingen over: - hoe het proces tot nu toe is gegaan, - welke keuzes al zijn gemaakt en - wat met inbreng van bewoners tot nu toe is gedaan? • Op welke manier wordt duidelijk wat met inbreng gebeurt en/of hoe input is benut? • Bespreek rond de projectstart eens met de raad: welke invloed van bewoners is gewenst?

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 6

P a g in a 2 v a n 2

Lessen voor effectieve(re) burgerparticipatie

Conclusies en aanbevelingen

Gemeenten betrekken hun inwoners op verschillende manieren bij beleid en projecten. Zo ook in Zeist. Dat verloopt niet altijd soepel, wat dan leidt tot gemopper en frustraties over en weer. De Rekenkamer Zeist onderzocht de interactie tussen gemeente en inwoners bij burgerparticipatie en kwam tot inzichten waar gemeente en inwoners hun voordeel mee kunnen doen. Veel dingen gaan goed bij burgerparticipatie. Winst is vooral te halen op duidelijkheid: wat wil de gemeente nu precies weten van inwoners, welke ‘ rol hebben ze in het proces, en wat gebeurt er met hun inbreng? Ook de ‘Elk participatieproces is een gemeenteraad kan meer doen om ervoor te zorgen dat alle geluiden worden gehoord, niet alleen de luidste stemmen. zoektocht naar gezamenlijkheid’.

Op basis van documentanalyse, gesprekken met college, raadsleden, ambtelijke organisatie en inwoners en de observaties van bijeenkomsten komt de rekenkamer tot conclusies en aanbevelingen. Hieronder staan de belangrijkste conclusies en aanbevelingen, die uitgebreider terug te lezen zijn in het eindrapport.

1.

Deze plaat toont de kern van het onderzoek en komt met concrete suggesties en handvatten om vanuit de verschillende perspectieven het samenspel tussen gemeente en bewoners te verbeteren.

LEESTIP

In het eindrapport staan alle details van het onderzoek.

• Zorg voor goede begeleiding van ambtenaren die werken aan burgerparticipatie.

2. Onderzoeksvragen 1. Welke doelen, uitgangspunten en (interne) richtlijnen heeft de gemeente

7 kenmerken van effectieve participatie onderzocht

De gemeente levert extra inspanning om álle belanghebbenden actief te betrekken, ook degenen die zich in eerste instantie niet zelf melden.

Mensen voelen zich veilig in het participatieproces (rechtvaardigheid voor verschillende deelnemers, gemeente als benaderbare, betrouwbare en betrokken partner).

De gemeente denkt niet vóór bewoners, maar met bewoners.

Covid als gamechanger De lockdown in Nederland om de coronauitbraak tegen te gaan vraagt om een andere aanpak van het onderzoek: van fysiek naar online.

De gemeente maakt expliciet naar de participanten welk onderwerp ter discussie staat, waar beïnvloedingsruimte is en op welke wijze zij het proces inricht, zo mogelijk in overleg met belanghebbenden.

3.

• Vraag bij een raadsvoorstel om een verslag van het gelopen participatieproces.

Na het observeren van de ontmoetingen deelde het OMT haar bevindingen in een oogstsessie.

O PZ ET O N D ERZO EK

4.

Heldere afspraken vooraf De gemeente bepaalt voor het participatietraject van start gaat welke rol burgers krijgen (meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, informeren).

W EN SEN G EM EEN TE

Heldere informatievoorziening en communicatie

College: onlinebijeenkomsten vormen een goede aanvulling op fysieke ontmoetingen. Door de pandemie heeft de gemeente digitale in plaats van fysieke bijeenkomsten georganiseerd. De toegankelijkheid van onlinebijeenkomsten heeft voordelen. Het kost bewoners geen reistijd en meer aan huis gebonden inwoners kunnen vanuit de eigen huiskamer meeluisteren en -praten. Ook zorgt de setting van de online ontmoetingen ervoor, dat de stem van allerlei bewoners kan

De gemeente informeert participanten gedurende het participatietraject regelmatig over de voortgang van het proces en/of wat er met hun inbreng gebeurt.

De gemeente is helder over inhoudelijke kaders en randvoorwaarden (beleidsambities).

Gemeenteraad: bepaal je eigen positie en varieer in dialoogvormen. De positie van de raad bij burgerparticipatie vergt aandacht. Voor betrokkenen is het frustrerend als de raad afwijkt van een plan, dat in gezamenlijkheid tot stand gekomen is. Tegelijkertijd heeft de raad de verantwoordelijkheid om besluiten te nemen en daarbij belangen te wegen van groepen die niet aan tafel hebben gezeten. De raad kan meer variëren in vormen van gesprek aan de Ronde Tafel, waardoor er meer accent komt te liggen op gedachtewisseling tussen inspreker(s), raad en wethouder. Aanbevelingen voor de raad • Geef bij de start van een participatieproces nadrukkelijk kaders voor inhoud en proces mee.

Constructieve houding Observatie- en Meedenkteam is goud waard! In het onderzoek werkten 5 bewoners en 3 raadsleden als onderzoekers. In duo’s observeerden zij de interactie tussen bewoners en gemeente in 7 bijeenkomsten: 6 online gesprekken en 1 fysieke bijeenkomst. Punten waarop zij letten waren oa: - Licht de gemeente toe wat de invloed van bewoners is? - Zitten alle stakeholders aan tafel? - Registreert de gemeente de inbreng van de inwoners?

Gemeente: wees duidelijk en transparant. Het sleutelwoord bij de interactie tussen gemeente en inwoners is: duidelijkheid. Aan de voorkant van processen geeft duidelijkheid over de rol en ruimte om invloed uit te oefenen houvast aan inwoners. Tijdens het proces zorgt duidelijkheid voor een transparant proces. Bij besluitvorming is het essentieel om te kunnen uitleggen wat er met de input van inwoners is gebeurd. Zeker als de gemeente andere keuzes maakt is het belangrijk aan te geven wat daarbij de overwegingen zijn geweest. Aanbevelingen voor raad en college • Wees duidelijk over het proces: wat staat er te gebeuren, gebeurt er of is gebeurd? • Bied informatie over het vraagstuk/project en proces, die (online) toegankelijk is. • Maak als college afspraken met ambtenaren over het omgaan met inbreng van inwoners, in het bijzonder bij onderwerpen die politiek gevoelig liggen. • Zet in verslagen van bijeenkomsten welke input er geleverd is en wat de volgende stappen zijn. • Leg het als college en gemeenteraad goed uit als er in het besluit wordt afgeweken van een plan, waarop inwoners invloed hebben gehad.

als het gaat om burgerparticipatie? 2. Hoe verloopt de interactie tussen gemeente en inwoners bij een aantal participatietrajecten? 3. Welke lessen trekken raad, college, ambtelijke organisatie die bijdragen aan effectieve(re) burgerparticipatie in Zeist?

College: een gestructureerde aanpak bij burgerparticipatie helpt om maatwerk te bieden. Zeist hecht aan burgerparticipatie. De gemeenteraad heeft ambities en doelen met burgerparticipatie. Het college besteedt tijd en aandacht aan de competenties van ambtenaren. Tegelijkertijd ontbreken een interne richtlijn en een eindverantwoordelijke voor het doordenken van burgerparticipatie. Ambtenaren hebben behoefte aan houvast om burgerparticipatie meer gestructureerd aan te pakken. Aanbevelingen voor het college • Ontwikkel een leidraad en maak heldere afspraken met de ambtelijke organisatie over burgerparticipatie. • Bespreek die leidraad ook met organisaties, zoals projectontwikkelaars, die namens de gemeente de participatie met inwoners oppakken.

worden gehoord en dat dominante stemmen minder een stempel drukken op de ontmoeting. Aanbevelingen voor het college • Verken mogelijkheden voor participatieprocessen met een combinatie van fysieke en online ontmoetingen • Overweeg het inzetten van allerlei online werkvormen bij online ontmoetingen. • Heb aandacht voor inwoners die niet of minder digitaal vaardig zijn.

5.

College: bied meer ruimte voor open gedachtewisseling over maatschappelijke opgaven. Bewoners hebben behoefte aan meer open gedachtewisseling over maatschappelijke opgaven, zowel met wethouders en ambtenaren als inwoners onder elkaar. Tegelijkertijd verhardt de dialoog en worden tegenstellingen groter. Sommige bewoners die hun nek uitsteken om mee te denken ontvangen negatieve reacties van andere inwoners. Om die reden wordt regelmatig gekozen voor een inloop in plaats van een grote, plenaire sessie. Aanbevelingen voor het college • Behoud de open en constructieve houding die de gemeente uitstraalde tijdens de geobserveerde bijeenkomsten. • Verken de mogelijkheden voor een meer open gedachtewisseling met bewoners.

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N