02-21RV051 Bijlage 02 Rekenkameronderzoek effectieve(re) burgerpartcipatie

Vernieuwen

O PZ ET O N D ERZO EK

Verlaten

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 6

P a g in a 3 v a n 3

Individueel prioriteren van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie Op basis van documentanalyse is een overzicht gemaakt van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie. De deelnemers krijgen allemaal drie stickers om daarmee aan te geven wat de kenmerken zijn die in het vervolg van het onderzoek zeker aandacht moeten krijgen. Dit leidt tot de volgende top 3: 1. Bij de start van een interactief proces hebben ambtenaren en bestuur expliciete afspraken gemaakt over de aanpak (kader, team/contactpersoon en budgetten). De participatie is dus haalbaar: in termijn, geld, inzet personeel, juridisch. (7 stickers) 2. De gemeente maakt expliciet naar de participanten welk onderwerp ter discussie staat en waar beïnvloedingsruimte is, wie zij bij de beleids- en besluitvorming betrekt en op welke wijze zij het proces in richt, zo mogelijk in overleg met belanghebbenden. (7 stickers) 3. De gemeente levert extra inspanning om álle belanghebbenden actief te betrekken, ook degenen die zich in eerste instantie niet zelf melden. (6 stickers) Afronding Danielle bedankt de deelnemers voor hun input. En vraagt eenieder om nog even langs de overzichten met interactiemomenten en bronnen te gaan en deze zo mogelijk

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 7

B i j la g e 7

P a g in a 1 v a n 3

Im p r e s s ie s e s s ie in w o n e r s

Burgerparticipatie Zeist IMPRESSIE BOUWSTENENDAG

Gesprek inwoners Donderdag 6 februari 2020 van 19.15 – 21.00 uur Deelnemers: 18 inwoners (namen bekend bij rekenkamer)

Welkom Danielle Fictorie, plaatsvervangend voorzitter rekenkamer en aanspreekpunt voor dit onderzoek, heet de deelnemers welkom en schetst het doel en de aanleiding voor dit onderzoek. In dit onderzoek naar Burgerparticipatie ligt de focus op projecten waarbij de gemeente het initiatief heeft en waar zij inwoners bij betrekt. Vandaag komt de rekenkamer vooral informatie ophalen. Er staan twee vragen centraal: 1. Hoe ervaren jullie als inwoners de huidige interactie tussen gemeente en samenleving bij burgerparticipatie, en wat jullie willen vasthouden, versterken, vernieuwen en verlaten als het gaat om burgerparticipatie in Zeist? 2. Op welke factoren van effectieve burgerparticipatie het onderzoek zich verder zou moeten richten. Opzet onderzoek en dit gesprek Marte Kappert van 7Zebra’s, dat de rekenkamer bij de uitvoering van dit onderzoek ondersteunt, licht het proces toe. We staan nu aan het begin. Observatie- en Meedenkteams, bestaande uit twee- en drietallen van raadsleden en inwoners, gaan dit voorjaar op onderzoek uit om interactiemomenten te observeren. Later dit jaar – op 17 september - komen we graag over de bevindingen hieruit weer met elkaar te spreken. Vervolgens werkt de rekenkamer toe naar een eindproduct voor de raad, dat ook voor de ambtelijke organisatie, inwoners en het college te benutten is.

Invullen 4V-kwadrant Plenair bespreken de deelnemers wat zij willen vasthouden (i.c. wat gaat er goed), versterken, vernieuwen en verlaten (i.c. wat gaat er niet goed) als het gaat om burgerparticipatie in Zeist?

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 7

P a g in a 2 v a n 3

Vasthouden - Participatie staat op de agenda, fantastisch dat er bij elk project een vorm van burgerparticipatie is. Was tien jaar geleden wel anders. Zeist wil het goed doen. - Samenwerking bij Samen Duurzaam Zeist / Austerlitz - Informatievoorziening door de gemeente. Al wordt ook opgemerkt dat deze vaak gekleurd is. - Onafhankelijke voorzitters

-

-

-

We moeten toe naar overheidsparticipatie in plaats van burgerparticipatie. Gemeente moet meer achteroverleunen en minder beleid maken. Wel toezien op implementatie. Liever co-creatie – vanuit gelijkwaardigheid - dan alleen inspraak. Niet alleen participatie bij fysieke leefomgeving, ook in sociaal domein. Rapporteurs vanuit de raad, om te zorgen dat de raad op de hoogte is van proces en inhoud participatieproces. Participatie zou in alle fasen een rol moeten spelen (plan-, uitvoerings- en beheersfase). Behoefte aan website, minder betrokken inwoners kunnen daar info halen. Structuur aanleggen door o.a. stakeholders (al dan niet per wijk) vast te leggen.

-

Versterken Hoe heurt ‘t? Voorkom dat er steeds discussie is over het procesverloop om tot consensus te komen. Zet een (algemene) lijn uit. Zeist heeft gezegd: we gaan altijd maatwerk leveren. In proces nu vaak onduidelijk waar men voor kiest en wat de kaders zijn. Wees als gemeente duidelijk en pak de regie. Het gaat over helderheid. Zonder kaders lijkt alles te kunnen, maar dat is niet zo. Er zijn ook deelnemers die zeggen: ik wil ook graag de kaders ter discussie kunnen stellen. Sommige projecten lenen zich hier soms meer voor dan anderen. ‘Je voelt je serieus genomen’. Eenmaal vastgesteld moeten de kaders niet steeds weer los komen te staan, of verdwijnen. Duidelijk zijn over wat je vraagt aan de inwoners, welke rol partijen hebben, wat de (financiële) kaders zijn, wat er met de input gaat gebeuren. Anders jammer van het enthousiasme. Goede terugkoppeling. Duidelijk maken wat je als gemeente doet c.q. hebt gedaan met de input die is gegeven. De raad moet zijn besluit kunnen uitleggen. Continuïteit van projectleiders, door wisselingen is het geheugen weg. Leren van de evaluaties die na afloop van een traject plaatsvinden, in een open leerproces. Daadkracht: het Adviesnetwerk Zeist is al twee jaar lang in oprichting Een stevige politiek die duidelijk aangeeft wat ze wil Burgerparticipatie als er geen ruimte is in het plan om iets te beïnvloeden.

Er moet geen uitgewerkt plan liggen wat al min of meer vast staat. Grote niveauverschillen tussen deelnemers participatie. Motivatie schrijven om deel te mogen doen aan participatietraject is een drempel, voelt als verspilde energie als er niets mee gedaan wordt. Onduidelijkheid Geheimhouding

Vernieuwen

Verlaten

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 7

P a g in a 3 v a n 3

Individueel prioriteren van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie Op basis van documentanalyse is een overzicht gemaakt van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie. De deelnemers krijgen allemaal drie stickers om daarmee aan te geven wat de kenmerken zijn die in het vervolg van het onderzoek zeker aandacht moeten krijgen. Dit leidt tot de volgende top 3: 4. De gemeente maakt expliciet naar de participanten welk onderwerp ter discussie staat en waar beïnvloedingsruimte is, wie zij bij de beleids- en besluitvorming betrekt en op welke wijze zij het proces in richt, zo mogelijk in overleg met belanghebbenden. (11 stickers) 5. De gemeente denkt niet vóór bewoners, maar met bewoners. (9,5 sticker) 6. Gemeente weegt de inbreng van burgers mee in de uiteindelijke besluitvorming en maakt dat zichtbaar. (6 stickers) Afronding Danielle bedankt de deelnemers voor hun input. En vraagt eenieder om nog even langs de overzichten met interactiemomenten en bronnen te gaan en deze zo mogelijk aan te vullen en eventuele hartenkreten en tips voor de onderzoekers op de betreffende flap te noteren.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 8

B i j la g e 8

P a g in a 1 v a n 3

I m p r e s s i e s e s s i e c o lle g e B & W

Burgerparticipatie Zeist IMPRESSIE BOUWSTENENDAG

Gesprek college B&W Zeist Donderdag 4 februari 2020 van 13.30 – 14.30 uur Deelnemers Vanuit het college zijn aanwezig: burgemeester Jansen, de wethouders Fluitman, Hoogstraten, Janssen en Catsburg, en gemeentesecretaris René Grotens. Namens de rekenkamer nemen deel: Robert Elenbaas en Brenda Bouwhuis, respectievelijk voorzitter en secretaris Rekenkamer Zeist, en Marte Kappert en Margot Gerritsen van 7Zebra’s. Introductie Robert Elenbaas schetst het doel en de aanleiding van dit rekenkameronderzoek. De focus ligt op burgerparticipatie, projecten waarbij de gemeente het initiatief heeft en waar zij inwoners bij betrekt. Na dit gesprek met het college vinden er komende donderdag gesprekken plaats met ambtenaren, inwoners en raadsleden. Later in het onderzoek worden interactiemomenten van participatieprocessen tussen gemeente en inwoners geobserveerd en onderzocht door leden van het Observatie- en Meedenkteam dat door de rekenkamer is ingesteld. Dit team bestaat uit drie raadsleden (Jan Bredius, Loeki Zeylemaker en Alexander Pieterse) en 8 inwoners (Evert Jan van Hasselt, Kirsten Vonk, Hanna van de Dool, Maarten Dekker, Inge van der Meer, Inge Klopper, Désirée Nysingh en Piet Oskam). Marte Kappert licht toe dat we graag te weten komen hoe het college invulling geeft aan burgerparticipatie.

Zij vraagt de collegeleden hoe zij richting geven aan processen waar inwoners bij worden betrokken. Het gesprek dat zich ontvouwde, is hieronder in wat meer gestructureerde vorm weergegeven. Burgerparticipatie in Zeist - Burgerparticipatie heeft verschillende verschijningsvormen: het gaat niet alleen over de grotere bijeenkomsten, maar ook over de interactie die zij als collegeleden 1 op 1 met inwoners hebben. Dat kan zijn op initiatief van de wethouder of op verzoek van de betreffende inwoner(s). Het is een wat versnipperd beeld. Er zijn processen waar iedereen voor wordt uitgenodigd, zoals de Inclusievisie. Als er bepaalde ontwikkelingen in een wijk zijn, nodigen we de wijk uit om hen te informeren en hun adviezen op te halen. En bij Ronde Tafel bijeenkomsten in de raad kan iedereen input leveren. De belangrijke vraag is: Heb je iedereen gesproken? - Burgerparticipatie is een woord waar iedereen een ander beeld bij heeft. De kern is dat ‘de gemeente’ in gesprek gaat met de samenleving. - Groeien in het samenspel is echt een thema. Het is een kunst om het te doen. Het is een gevaar om het als simpel te bezien. In de kern gaat het om rekening houden met een ander. En dat vergt wat van iedereen.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 8

P a g in a 2 v a n 3

De uitgangspunten van het college voor burgerparticipatie - De wens om het samen te willen doen. Het college van Zeist werkt op basis van een Coalitieakkoord. Hierbij is door de coalitiepartijen aangegeven dat bij de uitwerking de inwoners nauw worden betrokken. Het is de nadrukkelijke wens niet te besturen vanuit een toren, maar om het samen te doen. Daarom is er ook gekozen voor de Maaltijd van Zeist als proces om inwoners te betrekken bij het beleid. - Er is altijd een motief voor participatie. Met participatie hebben we een bedoeling: we willen informatie ophalen, ervaringen delen of tot creatieve oplossingen komen. Het is geen trucje. - Als bestuur zitten we er voor het algemeen belang. Bij grote onderwerpen is de raad het start- en eindpunt. De raad moet zorgen dat alle belangen gewikt en gewogen worden. Maar het kan ook zo zijn -zie de Z-battle- dat de raad van tevoren aangeeft dat zij de uitkomst van het proces overneemt. - We kijken op een brede manier. De participatieladder is institutioneel, rigide. Aan de andere kant van het spectrum staan begrippen als fluïde, netwerk, niet georganiseerd. In Zeist kiezen we voor de hybride tussenvorm. We zitten niet zo aan de institutionele kant, waarin het is vastgelegd, want dan kan je gaan vinken. Aan de fluïde kant gaat het om het raken.

- Als we als B&W of raad groen licht geven voor een participatieproces dan willen we dat alles gezegd kan worden. Als dat gebeurd is, dan moeten wij en de raad wegen. Daar moet je het over hebben. - Elk gesprek heeft in zichzelf waarde, levert informatie op. - Het goede gesprek betekent dat iedereen input kan leveren. Richting geven aan burgerparticipatie in de praktijk - Per project wordt gekeken welke vraag er wordt gesteld en hoe we het aanpakken. We zoeken de verdieping op: waar gaat dit over en waar moeten we een besluit over nemen? Soms wordt een beperkt aantal kaders meegegeven. Qua aanpak gaat het er om de beste manier te kiezen waarop je de informatie krijgt die je nodig hebt. - De wijze van participatie wordt samen met de organisatie bepaald, en is iedere keer weer anders. In het boek (coalitieakkoord? Maaltijd?) staat voorin hoe we het doen, wat het proces is, wat de planning. Dat is raadsbreed afgesproken. Het is een consultatie en we hebben vastgelegd hoe we het doen en hoe we onregelmatigheden proberen op te lossen. In het stuk over participatie bij de Omgevingsvisie wordt aangegeven dat we kiezen voor gedoseerde participatie. De ingewikkeldheid van burgerparticipatie - Soms gebeurt het dat er in het proces een breed beeld is ontstaan en dat er 1 inspreker er in de raad een ander sausje over giet. - Luisteren is zo’n belangrijke vaardigheid.

Het is de vraag in hoeverre wij bekwaam zijn om gesprekken te voeren. We hebben wel eens workshops om ons hierin te verdiepen. Het doen is nog wat anders dan het goed doen. Er is een workshop Deep Democracy geweest met de raad om ook de stem van de minderheid te horen. - Participatie heeft ook met vertrouwen te maken. - Dialoog voeren is de grootste kunst. - Wat is de verwachting van een gesprek? Dat varieert. Dat achterhalen is een belangrijk deel van het gesprek. Deze zoektocht wordt niet altijd herkend. Soms is er meer tijd nodig om met elkaar in dezelfde mentale groef te komen. Soms wordt er gezegd dat als je een gesprek voert je al verwachtingen schept. Maar daar is de samenleving niet mee bezig. Aandacht is al honorering. Niet bang zijn dat je verwachtingen schept. - Soms komt er niet uit wat inwoners willen. Die frictie zit er af en toe in. - Voor het erkennen dat niet altijd alles wat is meegegeven wordt overgenomen, nemen we niet altijd de tijd. Het is niet lineair. Daar zit soms wel eens spanning op met de raad. - Is iedere inwoner ook in staat mee te denken op het niveau van het vraagstuk?

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 8

-

P a g in a 3 v a n 3

Burgerparticipatie vraagt ook om samenspel van de inwoners. Burgerschap is belangrijk. Er is verschil tussen formele en informele processen. Soms zijn er hele formele processen, maar het gaat om het met elkaar in gesprek gaan. Soms stevig en duidelijk. Wie bewaakt het belang van de mensen die niet aan tafel zitten? Bijvoorbeeld het belang van de nog onbekende nieuwe inwoners. Het is wel eens lastig een dergelijk belang een plek te geven in een proces, terwijl de belangen van de zittende bewoners door hen helder voor het voetlicht kunnen worden gebracht.

Lessen - Houd het klein, dan spreken mensen zich makkelijker uit. Bij een proces in de wijk Kouwenhoven zijn er inwoners uitgenodigd, maar dit bleken vooral wijkvertegenwoordigers te zijn. Toen is er pas op de plaats gemaakt en voor gekozen inwoners per blok uit te nodigen. - Eerst hetzelfde kennisniveau en dan pas het vraagstuk op tafel. In de bezuinigingsdialoog was de eerste fase gericht op kennisdeling en het op dezelfde vlieghoogte komen met iedereen. Tussentijds is aangegeven dat de rekenkamer en onderzoekers welkom zijn om met de wethouders individuele gesprekken aan te gaan om in te kunnen gaan op concrete projecten en processen. Afronding en afsluiting Marte checkt of alles gezegd is. Van het gesprek wordt concept-terugkoppeling gemaakt die wordt voorgelegd aan de collegeleden. Robert bedankt het college voor het gesprek. aan te vullen, en eventuele hartenkreten en tips voor de onderzoekers op de betreffende flap te noteren.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 9

B i j la g e 9

P a g in a 1 v a n 2

I m p r e s s i e o p e n i n lo o p

Burgerparticipatie Zeist IMPRESSIE BOUWSTENENDAG

Inloop, circa 25 deelnemers Donderdag 6 februari 2020 van 14.30 – 15.30 uur Werkwijze in de praktijk Bij binnenkomst worden de deelnemers gevraagd in tweetallen verhalen over burgerparticipatie bij elkaar op te halen aan de hand van een praatplaat. [De sprekende uitspraken hieruit zijn opgenomen in de impressie van de ambtelijke organisatie.] Terugblikken en vooruitkijken (aan de hand van het 4V-kwadrant) Bij de flap van het 4V-kwadrant bespreken de deelnemers wat zij willen vasthouden (i.c. wat gaat er goed), versterken, vernieuwen en verlaten (i.c. wat gaat er niet goed) als het gaat om burgerparticipatie in Zeist? Vasthouden -

Versterken

Maatwerk in procesontwerp Naar de mensen toe (zoals maaltijd van Zeist)

-

-

Structuur op het proces: raad geeft vooraf aan hoe hij het hebben wil en tot maatwerk komt. Maatwerk kan ook betekenen dat er geen participatie plaatsvindt. Scherper zijn over de beïnvloedingsruimte die we bieden Versterken van de informatie tijdens het proces Voldoende capaciteit en middelen om alle interactieve processen uit te voeren Mate van invloed bewoners begrenzen. Duidelijk over welke items wel en niet, duidelijk over communiceren aan de voorkant Duidelijk maken dat meedoen niet altijd meebeslissen is Het interne gesprek aangaan: we denken heel verschillend over Interviewtechnieken/ rapporteren van gesprek Interne relatiebeheersysteem voor stakeholders: wie nodig je uit? Relatiebeheer bij contacten die er al zijn Heldere kaders door de raad voorafgaand aan proces

-

Gewoon beginnen en kijken wat er gebeurt Participeren om het participeren Inspraak zonder invloed

-

-

Niet alle participatieprojecten groot maken Prioriteren waar je participatie op vraagt: focus en begrenzen. Het kost veel capaciteit.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 9

-

P a g in a 2 v a n 2

Gesprek over fact checking met bewoners Gradaties van participatie helder maken en bespreken Gelijkwaardig maar vanuit verschillende rollen Zorg voor meer vormen van informatiedelen (rapport, mondeling, filmpje) Scherp zijn in welke vraag je stelt

Vernieuwen

Verlaten

Genoteerd op flap: - Think!-app tbv procesontwerp door de raad - Op hoger niveau met de groene groepen in Zeist bespreken hoe het samenspel vorm te geven. Het kost nu zoveel tijd (overleg, bezwaar etc) Individueel prioriteren van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie Op basis van documentanalyse is een overzicht gemaakt van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie. De deelnemers krijgen allemaal drie stickers om daarmee aan te geven wat de kenmerken zijn die in het vervolg van het onderzoek zeker aandacht moeten krijgen. Dit leidt tot de volgende top 5: 1. De gemeente maakt expliciet naar de participanten welk onderwerp ter discussie staat en waar beïnvloedingsruimte is, wie zij bij de beleids- en besluitvorming betrekt en op welke wijze zij het proces in richt, zo mogelijk in overleg met belanghebbenden. (8 stickers) 2. De gemeente bepaalt voor het participatietraject van start gaat welke rol burgers krijgen (meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, informeren). (4 stickers) 3. Gemeente weegt de inbreng van burgers mee in de uiteindelijke besluitvorming en maakt dat zichtbaar. (3 stickers) 4. De gemeente levert extra inspanning om álle belanghebbenden actief te betrekken, ook degenen die zich in eerste instantie niet zelf melden. (3 stickers) 5.

De gemeente informeert participanten gedurende het participatietraject regelmatig over de voortgang van het proces en/of wat er met hun inbreng gebeurt. (3 stickers) Afronding Aan het slot van de route worden de deelnemers gevraagd de overzichten met interactiemomenten en bronnen aan te vullen, en eventuele hartenkreten en tips voor de onderzoekers op de betreffende flap te noteren.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 0

B i j la g e 1 0

P a g in a 1 v a n 5

A n a ly s e k a d e r v o o r h e t o b s e r v a t i e o n d e r z o e k

Insteek observatieonderzoek

In het voorjaar van 2020 gaan de leden van het Observatie- en Meedenkteam drie maanden lang er in twee- of drietallen op uit om de interactie tussen gemeente en inwoners te onderzoeken. Dit doen zij door het observeren van bijeenkomsten van projecten/processen, waarvan het initiatief bij de gemeente ligt. Ook zullen zij na afloop van de bijeenkomsten korte gesprekken voeren met betrokkenen en de communicatie die er rondom de bijeenkomst plaatsvindt (uitnodigingen, verslagen, krantenberichten etc) bestuderen. De beoordeling van de interactie tussen gemeente en inwoners gebeurt aan de hand van een analysekader. Om te bepalen welke aspecten een plek krijgen in het analysekader, is op basis van Zeister en landelijke documenten een overzicht opgesteld van kenmerken van effectieve burgerparticipatie. Deze zijn door de onderzoekers – naar analogie van de indeling van de Ombudsman - geordend naar de volgende driedeling: Heldere afspraken vooraf, Constructieve houding en Heldere informatievoorziening en communicatie. Tijdens de Bouwstenendag op 6 februari 2020 hebben de deelnemers hun top drie van kenmerken die nader zouden moeten worden onderzocht kunnen aangeven. Op basis daarvan worden de volgende 7 kenmerken nader onderzocht.

Te onderzoeken kenmerken van effectieve burgerparticipatie in het observatieonderzoek Heldere afspraken vooraf - De gemeente bepaalt voor het participatietraject van start gaat welke rol burgers krijgen (meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, informeren). - De gemeente is helder over inhoudelijke kaders en randvoorwaarden (beleidsambities). Constructieve houding - De gemeente denkt niet vóór bewoners, maar met bewoners. - De gemeente levert extra inspanning om álle belanghebbenden actief te betrekken, ook degenen die zich in eerste instantie niet zelf melden. - Mensen voelen zich veilig in het participatieproces (rechtvaardigheid voor verschillende deelnemers, gemeente als benaderbare, betrouwbare en betrokken partner) Heldere informatievoorziening en communicatie - De gemeente maakt expliciet naar de participanten welk onderwerp ter discussie staat, waar beïnvloedingsruimte is en op welke wijze zij het proces inricht, zo mogelijk in overleg met belanghebbenden. - De gemeente informeert participanten gedurende het participatietraject regelmatig over de voortgang van het proces en/of wat er met hun inbreng gebeurt.

Van kenmerken naar analysekader en onderzoeksmateriaal

De bovenstaande 7 kenmerken zijn uitgewerkt tot een analysekader, de maatstaf die de rekenkamer hanteert in het onderzoek, bij de beoordeling van de interactie tussen gemeente en inwoners. Dit hebben we in de navolgende tabel gedaan in de tweede kolom. Vervolgens hebben we deze aspecten uitgewerkt tot aandachtspunten waarop je kunt letten in de beoordeling van de uitnodiging en het verslag van de bijeenkomst, de observatie van het interactiemoment en vragen die het OMT na afloop van een ontmoeting aan bewoners kan stellen. Een voorstel hiervoor staat in respectievelijk de derde en vierde kolom. Daarnaast zal er in het observatieonderzoek voldoende ruimte zijn voor het inbrengen van opvallendheden door de leden van het OMT.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 0

P a g in a 2 v a n 5

Operationalisatie: van kenmerken naar analysekader naar inhoud van het onderzoeksmateriaal Te onderzoeken kenmerken van effectieve burgerparticipatie Heldere afspraken vooraf

1. De gemeente bepaalt voor het participatietraject van start gaat welke rol burgers krijgen: meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, informeren.

2. De gemeente is helder over inhoudelijke kaders en randvoorwaarden (beleidsambities).

Constructieve houding

3. De gemeente denkt niet vóór bewoners, maar met inwoners.

O PZ ET O N D ERZO EK

Analysekader (normenkader) voor de beoordeling van de interactie tussen gemeente en inwoners bij burgerparticipatie

Beoordeling van de uitnodiging en het verslag van de bijeenkomst, en berichten in de media

Waarneming interactiemoment en interviews met inwoners

1a. De gemeente is duidelijk over de rol van de inwoners in het traject (meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, informeren).

1a. In de uitnodiging die de inwoners hebben ontvangen blijkt welke rol de inwoners in het proces hebben (meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, informeren).

Observatie 1a. Tijdens de bijeenkomst wordt helder toegelicht welke rol de inwoners hebben in het proces.

1b. Het is voor de deelnemende 1a. In de uitnodiging heeft de gemeente de rol inwoners aan het participatietraject van inwoners in heldere taal uitgelegd. duidelijk welke rol zij hebben (meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, informeren).

2. De gemeente is in haar communicatie naar de inwoners duidelijk over de inhoudelijke kaders en randvoorwaarden (beleidsambities) die van toepassing zijn op het plan en in het proces.

2. Uit de uitnodiging die de inwoners hebben ontvangen blijkt duidelijk welke inhoudelijke kaders en randvoorwaarden van toepassing zijn op het plan en in het proces.

3a. Er is beïnvloedingsruimte in het plan of project om de mening en kennis van inwoners te verwerken. Dat wil zeggen ruimte voor meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen.

3a. Uit de uitnodiging blijkt dat er ruimte is voor de inbreng van meningen en kennis van inwoners. Dat wil zeggen ruimte voor meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen.

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

1a. De gemeente licht toe waarom er voor deze rol is gekozen. 1a. Tijdens de bijeenkomst stellen inwoners vragen over de rol die zij hebben in het proces. Interviews inwoners 1b. Inwoners weten welke rol zij hebben in het proces. Observatie 2. Tijdens de bijeenkomst wordt helder toegelicht welke inhoudelijke kaders en randvoorwaarden van toepassing zijn en waarom. Interviews inwoners 2. Inwoners weten welke inhoudelijke kaders er zijn, dus wat er wel en niet mag.

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

Observatie 3b. De ruimte is zo ingericht dat deze uitnodigt tot gesprek en gezamenlijkheid. 3b. De gemeente nodigt de inwoners uit hun mening en kennis in te brengen.

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 0

P a g in a 3 v a n 5

3b. Inwoners voelen zich uitgenodigd om hun inbreng te leveren. 3c. Inwoners voelen zich gezien en gehoord door de gemeente.

3b. De uitnodiging van de gemeente is uitnodigend van toon. 3c. Het verslag van de bijeenkomst doet recht aan wat er door inwoners is ingebracht

3b. Alle inwoners komen letterlijk aan het woord; er wordt ruimte gemaakt voor hun inbreng. 3b. De werkvormen zijn erop gericht om inwoners van gedachten te kunnen laten wisselen. 3b. De kwaliteit van de interactie is .. 3b. De gemeente registreert de inbreng van de inwoners tijdens de ontmoeting. Interviews inwoners 3b. Inwoners voelden zich uitgenodigd om hun inbreng te leveren. 3c. Inwoners voelden zich gezien en gehoord. Observatie

4. De gemeente levert extra inspanning om álle belanghebbenden actief te betrekken, ook degenen die zich in eerste instantie niet zelf melden.

4. De gemeente heeft op verschillende manieren (langs verschillende media) de belanghebbende inwoners uitgenodigd.

5. Mensen voelen zich veilig in het participatieproces (rechtvaardigheid voor verschillende deelnemers, gemeente als benaderbare, betrouwbare en betrokken partner)

5a. Inwoners voelen zich vrij om hun 5c. De gemeente stuurt na de bijeenkomst een mening of kennis te geven. verslag van de bijeenkomst aan de deelnemers. Hierin staat informatie over volgende stappen 5b. De gemeente zorgt dat er en contactgegevens van de projectleider. verschillende manieren zijn waarop inwoners hun input kunnen leveren.

O PZ ET O N D ERZO EK

4. Aantal deelnemende inwoners 4. De indruk is dat alle stakeholders aan tafel zitten. 4. De gemeente vertelt wat er is gedaan om alle belanghebbenden te betrekken. En wat er is gedaan om ontbrekende stemmen/belangen toch een plek te geven.

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

Observatie 5a/3b. Inwoners worden uitgenodigd om hun mening en kennis in te brengen. 5a. Er is ruimte voor de inbreng van verschillende perspectieven (link naar rechtvaardigheid).

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 0

P a g in a 4 v a n 5

5c. De gemeente stelt zich op als benaderbare, betrouwbare en betrokken partner.

5b/3b. De werkvormen zijn erop gericht om inwoners van gedachten te kunnen laten wisselen. 5c. Vooraf en na de bijeenkomst is de gemeente benaderbaar voor vragen of gesprek. Interviews bewoners 5a. Inwoners waren van mening dat de begeleider van de bijeenkomst hen het gevoel gaf dat zij alles konden zeggen. 5a. Inwoners voelden zich vrij om alles te zeggen en in te brengen wat zij wilden.

Heldere informatievoorziening en communicatie 6. De gemeente maakt expliciet naar de participanten welk onderwerp ter discussie staat, waar beïnvloedingsruimte is en op welke wijze zij het proces in richt, zo mogelijk in overleg met belanghebbenden.

7. De gemeente informeert participanten gedurende het participatietraject regelmatig

O PZ ET O N D ERZO EK

6a. De gemeente is duidelijk over wat er ter discussie staat.

5c. Inwoners hebben er vertrouwen in dat de gemeente iets doet met hun inbreng. 6a. In de uitnodiging van de bijeenkomst wordt doel van bijeenkomst gesprek genoemd.

6b. De gemeente is duidelijk over de 6a. In de uitnodiging van de bijeenkomst wordt beïnvloedingsruimte die zij duidelijk genoemd welke informatie de inwoners biedt in dit gemeente wil verzamelen in de ontmoeting. participatieproces. 6b. In de uitnodiging van de bijeenkomst wordt 6c. De gemeente is duidelijk over de duidelijk genoemd wat de beïnvloedingsruimte inrichting van het is. participatieproces. 6c. In de uitnodiging staat welke eerdere 6d. De gemeente is bereid om stappen in het proces zijn genomen en/of wat er aanpassingen in het proces te na de ontmoeting gebeurt. bespreken en (her)overwegen op verzoek van de belanghebbenden. 7a. De gemeente houdt de inwoners 7a. Via verschillende media/kanalen krijgen gedurende het traject op de hoogte bewoners informatie over de voortgang van het van de voortgang. traject.

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

Observatie 6a. Tijdens de bijeenkomst wordt duidelijk welke informatie de gemeente nodig heeft. 6b. Tijdens de bijeenkomst wordt duidelijk wat de beïnvloedingsruimte van bewoners is. 6c. Tijdens de bijeenkomst wordt duidelijk welke eerdere stappen in het proces zijn genomen en/of wat er na de ontmoeting gebeurt. 6d. De gemeente toont zich bereid om het proces aan te passen, als bewoners beargumenteren dat zij hieraan behoefte hebben. Interviewvragen bewoners 7a. Inwoners weten wat de gemeente doet om hen op de hoogte te houden van de voortgang.

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 0

over de voortgang van het proces en/of wat er met hun inbreng gebeurt.

P a g in a 5 v a n 5

7b. De gemeente maakt duidelijk wat er met de inbreng van de inwoners gebeurt.

7b. Uit het verslag blijkt wat er met de inbreng van inwoners gebeurt.

Bij het opstellen van het analysekader liepen we tegen een tweetal vraagpunten aan. Hierover hebben we het volgende afgesproken: 1. Dé gemeente bestaat niet. We bestuderen het handelen van de ambtelijke organisatie, het college of de raad. Voor de inwoners gaat het om de gemeente, daarom houden we vast aan de term ‘de gemeente’. 2. Wat te doen met de situaties dat de gemeente niet de grondeigenaar is, maar een externe partij die een ontwikkeling wil realiseren en daar omwonenden bij betrekt? Indien er voldoende interactiemomenten plaatsvinden in de onderzoeksperiode kiezen we voor projecten waarbij gemeente zelf grondeigenaar is, en dus zelf het initiatief neemt en daar inwoners bij betrekt.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 1

B i j la g e 1 1

P a g in a 1 v a n 2

O b s e r v a t i e p la a t o n li n e b i j e e n k o m s t e n

Bijeenkomst

Datum en tijdstip

Observant

Wat is je in algemene zin opgevallen?

Wat vond je in het bijzonder bijdragen aan effectieve burgerparticipatie?

Werden de technische aspecten goed uitgelegd?

Wat vond je niet bijdragen aan effectieve burgerparticipatie?

Waren er technische issues?

Wordt tijdens de inleiding helder toegelicht welke rol de inwoners hebben in het proces?

Stellen inwoners tijdens de bijeenkomst vragen over de rol die zij hebben in het proces?

Aantal deelnemers:

Hoe divers schat je de groep in? Bijvoorbeeld qua leeftijd of ervaring met eerdere participatie.

Licht de gemeente tijdens de bijeenkomst helder toe welke inhoudelijke kaders en randvoorwaarden van toepassing zijn? Wordt ook aangegeven waarom dat zo is?

Ο Ja, de gemeente licht dit duidelijk toe. Ο Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid

Licht de gemeente toe waarom er voor deze rol is gekozen? Dit wordt er gezegd: Wordt tijdens de bijeenkomst duidelijk welke informatie de gemeente nodig heeft? Wat wordt hierover gezegd?

Is duidelijk wat de beïnvloedingsruimte van bewoners is? Wat wordt hierover gezegd?

Ο Ja, op deze manier… Ο Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 1

P a g in a 2 v a n 2

Heb je het gevoel dat alle stakeholders ‘aan tafel zitten’? Waar blijkt dat uit?

Wat is er gedaan om ontbrekende stemmen/belangen te laten horen?

Nodigt de gemeente de aanwezige inwoners uit om hun mening en kennis in te brengen?

Komen alle aanwezige inwoners letterlijk aan het woord, wordt er ruimte gemaakt voor hun inbreng?

Is er ruimte voor de inbreng van verschillende perspectieven (link naar rechtvaardigheid)?

Zijn de werkvormen erop gericht om inwoners van gedachten te kunnen laten wisselen?

Ο Ja, dat blijkt uit… Ο Nee, dat blijkt uit

Ο Ja, dat blijkt uit…

Mensen geven wel/niet aan dat er bewoners of bewonersgroepen ontbreken.

Als blijkt dat er inwoners ontbreken, wat hoor je de gemeente zeggen over hoe die nog te bereiken.

Noteer de woorden waaruit dit blijkt.

Ligt de drempel om mee te doen zo laag mogelijk? Waar blijkt dat uit?

Is er oog voor mensen die zich niet uitspreken c.q. zich niet laten horen? Wat is de kwaliteit van de interactie? Geef een rapportcijfer:

Was er bijvoorbeeld sprake van: - Participanten luisteren naar elkaar: ja/nee - Gemeente gaf het goede voorbeeld in de gewenste bejegening van elkaar: ja/nee - De interactie was open en constructief: ja/nee - Participanten bouwen voort op elkaars inbreng: ja/nee

Is de gemeente vooraf en na de bijeenkomst benaderbaar voor vragen van en/of gesprek met inwoners? Ο Ja, dat blijkt uit… Ο Nee, dat blijkt uit…

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

Beschrijf de gebruikte werkvormen.

Ο Nee, dat blijkt uit…

Wie leidt de bijeenkomst? De gemeente of een externe procesbegeleider?

Verder viel op in de interactie tussen gemeente en inwoners?

Hoe registreert de gemeente de inbreng van inwoners tijdens de ontmoeting?

Wordt tijdens de bijeenkomst duidelijk welke eerdere stappen in het proces zijn genomen en/of wat er na de ontmoeting gebeurt?

Toont de gemeente zich bereid om het proces aan te passen, als bewoners beargumenteren dat zij hieraan behoefte hebben?

Ο Ja, dat blijkt uit… Ο Nee, dat blijkt uit…

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

Ο N.v.t Ο Ja, namelijk… Ο Nee, daarover doet de gemeente geen uitspraak.

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 2

B i j la g e 1 2

P a g in a 1 v a n 7

T e r u g k o p p e li n g s f o r m u li e r o n li n e b i j e e n k o m s t e n

Terugkoppelingsformulier Digitale participatiebijeenkomst Observatie- en Meedenkteam Onderzoek Effectieve(re) Burgerparticipatie Zeist

Dit formulier is bedoeld voor de schriftelijke terugkoppeling van de observaties en bevindingen van een digitale participatiebijeenkomst door het Onderzoeks- en Meedenkteam, zodat deze als bron kan dienen voor het onderzoeksrapport van de Rekenkamer. Op 16 december 2020 wisselen we onze ervaringen onderling uit. Werkwijze: - Sla dit document op. - Vul per interactiemoment als tweetal samen 1 formulier digitaal in. Houd het kort en bondig. Verschil je van mening? Geef dan beide meningen weer. - Kies uit jullie midden een aanspreekpunt. Het aanspreekpunt slaat het ingevulde terugkoppelingsformulier op in de betreffende projectmap in de gezamenlijke Dropbox en stuurt het ingevulde formulier (zo mogelijk) uiterlijk 7 december toe aan de secretaris van de Rekenkamer (via: rekenkamer@zeist.nl) - De rekenkamer baseert zich in haar bevindingen waar mogelijk op feiten. Wees bij het beoordelen van het schriftelijke materiaal en interactiemomenten daarom nauwkeurig als het gaat om het weergeven van gebruikte formuleringen en geef bij schriftelijke info aan wat de bron is waaruit de informatie is verkregen. - In de terugkoppeling is ook ruimte voor de eigen observaties en opvallendheden. Het formulier is als volgt opgebouwd: A. Algemene informatie B. Beoordeling van de uitnodiging C. Beoordeling van het interactiemoment D. Reacties uit de interviews E.

Beoordeling van het verslag en tussentijdse informatie F. Jullie bevindingen en lessen

A. Algemene informatie Te observeren interactiemoment:

(Naam, datum, naam digitaal platform)

Maakt onderdeel uit van een proces/project dat gericht is op: Namen observanten:

(Naam project/proces, doel, evt locatie, korte schets van de context)

Beschikken jullie bij de beoordeling over: - Uitnodiging voor de bijeenkomst? - Verslag van de bijeenkomst?

Ja (titel + datum + afzender) / Nee Ja (titel + datum + afzender) / Nee

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 2

P a g in a 2 v a n 7

B. Beoordeling van de uitnodiging

We gaan ervan uit dat de gemeente de inwoners schriftelijk heeft uitgenodigd voor de bijeenkomst. De volgende vragen gaan over de uitnodiging. 1. Is de uitnodiging uitnodigend van toon? 2. Wordt in de uitnodiging het doel van bijeenkomst/gesprek genoemd? 3. Blijkt uit de uitnodiging welke rol de inwoners in het proces hebben? 4. Legt de gemeente de rol van inwoners in heldere taal uit? 5. Wordt in de uitnodiging duidelijk aangegeven welke informatie de gemeente wil verzamelen tijdens de bijeenkomst? 6. Blijkt uit de uitnodiging duidelijk welke inhoudelijke kaders en randvoorwaarden van toepassing zijn op het plan en in het proces? 7. Blijkt uit de uitnodiging dat er ruimte is voor de inbreng van meningen en kennis van inwoners? 8. Wordt in de uitnodiging duidelijk genoemd welke beïnvloedingsruimte er is? 9. Staat in de uitnodiging welke eerdere stappen in het proces zijn genomen en/of wat er na de ontmoeting gebeurt?

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

Geef aan wat van toepassing is Ja / Nee (+ korte toelichting) Geef aan wat van toepassing is Ja, er staat …, [wat staat er letterlijk over in] Nee Geef aan wat van toepassing is Ja, er staat …, [wat staat er letterlijk over in] Gaat het om: meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen, of informeren? Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid Geef aan wat van toepassing is Ja, er staat …, [wat staat er letterlijk over in] Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid Benoem bijvoorbeeld: - Mogelijke toekomstbeelden verkennen (associaties en beelden, situatieschetsen en scenario’s, strategieën bedenken) - Argumenten en overtuigingen ophalen (toetsen van een plan, standpunten verzamelen om keuzes te maken) - Schade of hinder voorkomen (inventarisatie van mogelijke voor- en nadelen en hoe hiermee om te gaan) - Impact van een project meten of terugblikken op het proces (ervaringen ophalen, resultaten gehaald) - … Geef aan wat van toepassing is Ja, er staat …, [wat staat er letterlijk over in] Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid Geef aan wat van toepassing is Ja, er staat …, [wat staat er letterlijk over in] Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid Geef aan wat van toepassing is Ja, namelijk: [wat staat er letterlijk over in] Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid.

Geef aan wat van toepassing is Ja, namelijk: [wat staat er letterlijk over in] Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid.

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 2

P a g in a 3 v a n 7

C. Beoordeling van het interactiemoment De volgende vragen gaan over het interactiemoment tussen gemeente en inwoners. 1. Wat is jullie in algemene zin opgevallen? 2. Wat vonden jullie in het bijzonder bijdragen aan effectieve burgerparticipatie? 3. Wat vonden jullie niet bijdragen aan effectieve burgerparticipatie? Praktische punten 4. Hoeveel deelnemers waren er in de bijeenkomst? 5. Werden de technische aspecten goed uitgelegd? Waren er technische issues? 6. Wie leidde de bijeenkomst? De gemeente of een externe procesbegeleider? Rol inwoners 7. Wordt toegelicht welke rol de inwoners hebben in het proces? 8. Licht de gemeente toe waarom er voor deze rol is gekozen? 9. Stellen inwoners tijdens de bijeenkomst vragen over de rol die zij hebben in het proces? Kaders en beïnvloedingsruimte 10. Licht de gemeente tijdens de bijeenkomst helder toe welke inhoudelijke kaders en randvoorwaarden van toepassing zijn?

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

Ja, de gemeente licht duidelijk toe welke rol de inwoners hebben in het proces Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid Ja, dit wordt er gezegd: Nee Ja, er wordt gevraagd… Nee Ja, op deze manier: Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 2

P a g in a 4 v a n 7

Wordt ook aangegeven waarom dat zo is? 11. Wordt tijdens de inleiding van de bijeenkomst duidelijk welke informatie de gemeente nodig heeft?

12. Is duidelijk wat de beïnvloedingsruimte van bewoners is? Ruimte voor inbreng 13. Nodigt de gemeente de aanwezige inwoners uit om hun mening en kennis in te brengen? 14. Komen alle aanwezige inwoners letterlijk aan het woord, wordt er ruimte gemaakt voor hun inbreng? 15. Is er oog voor mensen die zich niet uitspreken c.q. zich niet laten horen? 16. Is er ruimte voor de inbreng van verschillende perspectieven (link naar rechtvaardigheid)? 17. Zijn de werkvormen erop gericht om inwoners van gedachten te kunnen laten wisselen? 18. Wat was de kwaliteit van de interactie?

19. Heb je het gevoel dat alle stakeholders ‘aan tafel zitten’? Waaruit blijkt dat?

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

Bijvoorbeeld: - Mogelijke toekomstbeelden verkennen (associaties en beelden, situatieschetsen en scenario’s, strategieën bedenken) - Argumenten en overtuigingen ophalen (toetsen van een plan, standpunten verzamelen om keuzes te maken) - Schade of hinder voorkomen (inventarisatie van mogelijke voor en nadelen en hoe hiermee om te gaan) - Impact van een project meten of terugblikken op het proces (ervaringen ophalen, resultaten gehaald) Ja/nee, want… Noteer de woorden waaruit dit blijkt. Ja/nee Ja/nee Ja, dat blijkt uit… Nee, dat blijkt uit… Beschrijf de gebruikte werkvormen. Geef jullie gemiddelde rapportcijfer tussen 1-10 punten en licht toe, was er bijvoorbeeld sprake van de volgende elementen: - Participanten luisteren naar elkaar - Gemeente gaf het goede voorbeeld in de gewenste bejegening van elkaar - De interactie was open en constructief - Participanten bouwen voort op elkaars inbreng Mensen geven wel/niet aan dat er bewoners of bewonersgroepen ontbreken.

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 2

P a g in a 5 v a n 7

20. Wat is er gedaan om ontbrekende stemmen/belangen te laten horen? Opvolging 21. Hoe registreert de gemeente de inbreng van inwoners tijdens de ontmoeting? 22. Is de gemeente vooraf en na de bijeenkomst benaderbaar voor vragen/gesprek van inwoners? 23. Wordt tijdens de bijeenkomst duidelijk welke eerdere stappen in het proces zijn genomen en/of wat er na de bijeenkomst gebeurt? 24. Toont de gemeente zich bereid om het proces aan te passen, als bewoners beargumenteren dat zij hieraan behoefte hebben?

Als blijkt dat er bewoners ontbreken, wat hoor je de gemeente zeggen over hoe die bewoners toch te betrekken? - Op flipovers wordt het genoemde opgeschreven - Er wordt een verslag gemaakt van de bijeenkomst (genoemd, notulist genoemd, opnameapparatuur) - Anders… Ja, dat blijkt uit… Nee, dat blijkt uit… Ja, namelijk: Nee, daarover geeft de gemeente geen duidelijkheid. n.v.t. Ja, namelijk: Nee, dat was niet aan de orde, of, daarover doet de gemeente geen uitspraak.

D. Reacties uit de interviews

Na afloop van de bijeenkomst hebben jullie een aantal deelnemers geïnterviewd en hier geluidsopnamen of een verslag van gemaakt. Beluister/bekijk het materiaal en geef hieronder weer wat de rode draden zijn uit deze gesprekken.

1. Wat was voor de inwoners de reden om naar deze bijeenkomst te komen? 2. Hoe hebben de inwoners de bijeenkomst ervaren? 3. Voldeed de bijeenkomst aan hun verwachtingen? 4. Leende dit onderwerp zich voor een digitale bijeenkomst? 5. Wat gaat er anders dan bij fysieke bijeenkomsten en hoe is dat door de deelnemers ervaren? 6. Zouden de deelnemers ook hebben deelgenomen aan deze bijeenkomst als het een fysieke bijeenkomst was? 7. Wat vonden de inwoners van de procesbegeleiding van de bijeenkomst?

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

Rode draad uit de interviews:

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 2

P a g in a 6 v a n 7

8. Voelden de inwoners zich uitgenodigd om hun inbreng te leveren? Waaruit blijkt dat? 9. Gaf de procesbegeleider de inwoners het gevoel dat zij alles konden zeggen? 10. Voelden de inwoners zich vrij om alles te zeggen en in te brengen wat zij wilden? Waaruit blijkt dat? 11. Weten de inwoners welke rol zij hebben in het proces? 12. Weten de inwoners welke inhoudelijke kaders er zijn, dus wat er wel en niet mag? 13. Voelden de inwoners zich gezien en gehoord? Hoe komt dat? 14. Hebben de inwoners er vertrouwen in dat de gemeente iets doet met hun inbreng? Zo ja, wat dan? 15. Weten de inwoners hoe de gemeente hen op de hoogte houdt van de voortgang? Hoe ontvangen zij hier bericht over?

E. Beoordeling van de verslaglegging en tussentijdse informatie

We gaan ervan uit dat de gemeente op de een of andere wijze verslag doet of schriftelijke terugkoppeling geeft na de bijeenkomst. De volgende vragen gaan over dit verslag. 1. Stuurt de gemeente na de bijeenkomst een verslag van de bijeenkomst aan de deelnemers? 2. Staat er in het verslag informatie over: - volgende stappen? - de contactgegevens van projectleider?

W EN SEN G EM EEN TE

Ja / Nee Geef aan wat van toepassing is Ja / Nee Ja / Nee

3. Uit het verslag blijkt wat er met de inbreng van inwoners gebeurt. 4. Doet het verslag van de bijeenkomst recht aan wat er door inwoners is ingebracht? 5. Via welke verschillende media/kanalen krijgen bewoners informatie over de voortgang van het traject?

O PZ ET O N D ERZO EK

Geef aan wat van toepassing is

KEN M ERKEN

Geef aan wat van toepassing is Ja / Nee (+ korte toelichting) Geef aan wat van toepassing is: - Digitale/papieren nieuwsbrieven - Huis-aan-huisblad - Informatiekrant

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 2

P a g in a 7 v a n 7

-

Informatiebijeenkomst Sociale media (Facebook, Twitter, Instagram) Persoonlijke brief Anders, namelijk…

F. Jullie bevindingen en lessen 1. Hoe vonden jullie het om bijeenkomsten zo te observeren, als ‘vlieg op de muur’? 2. Hoe beoordelen jullie in eigen woorden de interactie tussen gemeente en inwoners bij dit project/proces? 3. Wat is jullie opgevallen aan de interactie tussen gemeente en inwoners bij dit project/proces? 4. Wat gaat er anders dan bij fysieke bijeenkomsten en hoe ervaar je dat? 5. Leende dit onderwerp zich voor een digitale bijeenkomst? 6. Is je inschatting dat de deelnemers andere deelnemers zijn dan bij fysieke bijeenkomsten? 7. Heb je het idee dat de drempel om mee te doen zo laag mogelijk lag? 8. Welke lessen en tips zouden jullie aan de gemeente willen meegeven als het gaat om de interactie bij dit proces/project? 9. Overige opmerkingen, toevoegingen, …

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

B i j la g e 1 3

P a g in a 1 v a n 1 2

T e r u g k o p p e li n g O o g s t s e s s i e

Oogstsessie Observatie- en Meedenkteam Op 16 december 2020 tussen 19.30 tot 21.45 uur besprak het Observatie- en Meedenkteam in een oogstmoment via MS Teams: - De ervaringen die in de afgelopen periode zijn opgedaan met het observeren van bijeenkomsten burgerparticipatie in Zeist, - Bevindingen op de aspecten van het analysekader, en - Aanbevelingen voor effectieve(re) burgerparticipatie aan de gemeente. Aanwezigen: Evert Jan van Hasselt, Kirsten Vonk, Hanna van der Dool, Désirée Nysingh, Piet Oskam, Jan Bredius en Alexander Pieters. En namens de Rekenkamer Zeist: Danielle Fictorie, Sjoerd Wannet, Marte Kappert (7Zebra’s) en Margot Gerritsen (7Zebra’s). Deze terugkoppeling is bedoeld als oogstdocument en dient samen met de terugkoppelingsformulieren van het OMT als bron voor de Nota van Bevindingen en het eindproduct. 1. Terugkijken op het Observatieonderzoek Het Observatie- en Meedenkteam stond begin maart 2020 in de startblokken om tussen maart en mei 2020 participatiebijeenkomsten te gaan observeren. De coronauitbraak maakte dat het openbare leven tot stilstand kwam. In de hoop dat na de zomervakantie weer participatiebijeenkomsten mogelijk zouden zijn werd het onderzoek op pauze gezet. In de loop van september werd echter duidelijk dat fysieke bijeenkomsten er voorlopig nog niet in zouden zitten.

Daarop besloot de rekenkamer aan te sluiten bij de wijze waarop de gemeente invulling gaf aan participatie: online in plaats van fysiek. Een aantal vragen in het observatiemateriaal werd aangepast op punten als de setting. Inhoudelijke aspecten voor participatie bleven hetzelfde. Tussen begin oktober en half december 2020 heeft het OMT in totaal 7 bijeenkomsten geobserveerd. De meeste daarvan waren online bijeenkomsten, eentje betrof een fysieke ontmoeting. De geobserveerde ontmoetingen waren alle participatiebijeenkomsten die de gemeente heeft georganiseerd, bij de rekenkamer aangemeld en pasten binnen de definitie van burgerparticipatie. Datum 7 oktober 2020 8 oktober 2020 19 oktober 2020 26 oktober 2020 19 november 2020 8 december 2020

Fysiek/online Online Online Online Online Online Fysiek

15 december 2020

Online

O PZ ET O N D ERZO EK

Titel + korte toelichting Gymlokaal Noordweg, bouw van een (extra) gymzaal Ronde tafel gemeenteraad over begroting Kerngroep Dijnselburg, ontwikkeling gebied en landgoed in Zeist Verwarmen complexen op en rond Arnhemsebovenweg Bomenbeheerplan Informatiebijeenkomst Hofje van Zeist, realisatie wooneenheden voor jongvolwassenen met een verstandelijke beperking Informatiebijeenkomst afsluiting spoorovergang Den Dolder

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 2 v a n 1 2

Observaties De persoonlijke ervaringen van de OMT-leden met het observeren zijn positief. Het was interessant om vanuit de rol van observator te kijken naar bijeenkomsten, los van de inhoud. Het bracht nieuwe inzichten. De projectleiders van de gemeente waren hulpvaardig en attent. Het volgende is de observatoren specifiek opgevallen: - De sfeer in de onlinebijeenkomsten leek goed; deelnemers zijn (ondertussen) vaardig en gewend aan online ontmoetingen. Deelnemers worden vriendelijk bejegend. Wel is het online lastig, zo niet onmogelijk, om bij onlinebijeenkomsten de bodylanguage en emoties van deelnemers en procesbegeleiders te ‘lezen’. Dat is een gemis bij het observeren. - Het voeren van korte gesprekjes met deelnemers na afloop van de bijeenkomst gaat online niet zo makkelijk als bij fysieke participatiebijeenkomsten. Er zijn dan ook minder interviews gehouden - drie in totaal - dan aanvankelijk gepland. - In de onlinebijeenkomsten werd weinig tot geen gebruik gemaakt van beschikbare online tools. Door het inzetten van online whiteboards of het plakken van digitale post-its wordt de sessie interactiever en kan er inhoudelijk meer uit worden gehaald. Dat vraagt vaardigheid van de gespreksleiders, maar het draagt wel bij aan meer levendigheid in het gesprek. Het leek alsof de online bijeenkomsten waren voorbereid en werden uitgevoerd als een fysieke bijeenkomst.

- Bij een aantal bijeenkomsten is de uitnodiging laat verstuurd, soms een paar dagen voor de bijeenkomst plaatsvond. Dat maakt de voorbereidingstijd voor bewoners erg kort. - Veel bijeenkomsten vinden plaats tijdens kantooruren. - De professionaliteit van de gespreksleiders. De gemeente laat blijken dat zij goed nadenkt over inzetten van mensen met proceskwaliteiten bij complexe projecten. Die aandacht waardeert het OMT zeer. De 7 onderzochte bijeenkomsten bieden voor de deelnemers voldoende basis om uitspraken te doen over de aspecten in het analysekader. Er zijn voldoende bijeenkomsten en voldoende verschillende soorten bijeenkomsten onderzocht. Wel wordt nog extra inzet gepleegd op het voeren van een aantal gesprekken met deelnemende inwoners die op 15 december werd gehouden. Om zo toch nog meer inzicht te krijgen in hun ervaringen. 2. Bevindingen delen op basis van het analysekader Kenmerken analysekader waarderen Aan de hand van 7 kenmerken van effectieve burgerparticipatie heeft de rekenkamer een analysekader opgesteld voor de beoordeling van de interactie tussen gemeente en inwoners. Dit analysekader vormt de onderligger voor het observatieonderzoek. Het analysekader is begin maart 2020 verder uitgewerkt om de uitnodiging en het verslag van de geobserveerde bijeenkomsten en om de interactiemomenten en de ervaringen inwoners te beoordelen.

Bij elke bijeenkomst sloten twee observatoren aan. Uitzondering hierop is de sessie rond het Hofje van Zeist, daar kon vanwege de COVID-beperkingen maar één observator aansluiten. De observatoren van elke bijeenkomst hebben samen een terugkoppelingsformulier ingevuld. Ter voorbereiding op het Oogstmoment hebben de OMT-leden alle terugkoppelingen doorgenomen, met uitzondering van het formulier van de bijeenkomst van 15 december.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 3 v a n 1 2

Tijdens het oogstmoment waardeerden de OMT-leden de 7 kenmerken van het analysekader met behulp van Mentimeter. Met de bijeenkomst in gedachten die zij hadden geobserveerd. Daarna lichtten ze mondeling hun score toe. De stellingen waren voorzien van een schaal waarbij 1 staat voor ‘zeer mee oneens’ en 5 staat voor ‘zeer mee eens’. Hieronder staan de scores en de toelichting daarop weergegeven, in drie categorieën: A. Heldere afspraken vooraf, B. Constructieve houding en C. Heldere informatievoorziening en communicatie.

Uit de scores blijkt dat de observatoren gemiddeld genomen niet positief zijn over de mate waarin de gemeente heldere afspraken aan de voorkant maakt. Wel is door de vage golf achter de ‘schuif’ in het figuur te zien dat er door de observatoren verschillend wordt gedacht over de eerste twee stellingen. Bij de derde stelling liggen scores dichter bij elkaar. Een observator die twee bijeenkomsten heeft bijgewoond gaf aan dat de kwaliteit van de voorbereiding van beide bijeenkomsten sterk van elkaar verschilde. Een andere observator ervaarde een mismatch in verwachtingen over doel van participatie. Het betrof hier een Ronde Tafel van de gemeenteraad, over het thema bezuinigen. Dit is een vorm van burgerparticipatie die tevens onderdeel uitmaakt van de vaste vergadercyclus van de gemeenteraad en waarbij de rol van de inwoners of organisaties het inspreken op een voorliggend voornemen is. De genodigde bewoners waren professionals die lobbyden voor hun voortbestaan, terwijl de raad hen uitnodigde om mee te denken over bezuinigingsopties.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 4 v a n 1 2

Algehele conclusie is dat betere communicatie aan de voorkant, bezien vanuit het perspectief van de inwoners, zeer wenselijk is.

Tweede punt betrof helderheid over de beïnvloedingsruimte. Ook hier werd wisselend gescoord door de observatoren. Dit komt omdat er bij het ene traject nu eenmaal meer ruimte is dan bij het andere project. Een deel van de geobserveerde bijeenkomsten is door de gemeente ook expliciet als informatiebijeenkomst geduid. Of er ook echt beïnvloedingsruimte is geweest, zal pas na afloop van het gehele proces blijken. Bij een startbijeenkomst is dit nog lastig te meten of te voorspellen. Wel blijkt uit de bijeenkomst over de gymzaal, dat al redelijk aan het eind van het planproces zit, dat de gemeente goed geluisterd heeft naar de inbreng die gegeven is. De gymzaal wordt, ondanks dat dit veel duurder uitpakt, verdiept aangelegd omdat inwoners de hoogte van de zaal problematisch vonden. Het is meerdere observatoren opgevallen dat er geen verslagen zijn gemaakt van eerdere bijeenkomsten. Hierdoor ontstaat het gevoel dat de inbreng niet serieus wordt genomen. Bij de bijeenkomst van de kerngroep Dijnselbrug ontstond discussie tussen de gemeente en de participanten over eerder gemaakte afspraken. Bij de bijeenkomst over de gymzaal werd er daarentegen heel bewust in de eerste slides teruggeblikt op de gegeven inbreng en wat ermee gedaan is.

O PZ ET O N D ERZO EK

W EN SEN G EM EEN TE

KEN M ERKEN

O MT AAN D E SLAG

IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S

C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N

B IJ L A G E N

B i j la g e 1 3

P a g in a 5 v a n 1 2

Concluderend: duidelijke informatie vooraf is noodzakelijk en vraagt meer aandacht. In haar communicatie moet de gemeente ervan uitgaan dat de inwoners niet bekend zijn met de procedures en werkwijzen van de gemeente. Openstaan voor onverwachte en ongedachte opinies vergt een open luisterhouding. Luister ook naar de woorden die schuilgaan achter wat gezegd wordt. De attitude om te luisteren is belangrijker dan de drive om het plan volgens de regels uit te voeren. Of de inwoners zich ook gezien en gehoord voelen zal naar voren komen uit de interviews.

Gemiddeld genomen hebben de observatoren (relatief) positief gescoord op de stellingen die gaan over het werken aan openheid in het proces, al is er wel sprake van behoorlijke variatie in de reacties. Duidelijk is dat inwoners zich volgens de observatoren vrij voelen om hun mening of kennis te geven. Dat heeft ook te maken met het hoge opleidingsniveau van de Zeistenaren die meedoen in dit soort processen, die zeggen altijd wat ze willen. Ongeacht of de gemeente ernaar vraagt. En roept ook de vraag op: wat doet de gemeente om bij minder mondige mensen inzichten op te halen.