02-21RV051 Bijlage 02 Rekenkameronderzoek effectieve(re) burgerpartcipatie
Tekst van het document
M a a k o o k a ls c o lle g e a f s p r a k e n m e t a m b t e n a r e n o v e r h o e z ij in c o n t a c t m e t b e w o n e r s o m g a a n m e t o n d e r w e r p e n d ie p o lit ie k g e v o e lig lig g e n . W a t k u n n e n d e a m b t e n a r e n b ij d ie o n d e r w e r p e n u it le g g e n o v e r h o e w o r d t o m g e g a a n m e t in b r e n g v a n b e w o n e r s ? - L e g h e t a ls c o lle g e e n g e m e e n t e r a a d g o e d u it a ls e r in h e t b e s lu it w o r d t a fg e w e k e n v a n e e n p la n d a t d o o r m id d e l v a n b u r g e r p a r t ic ip a t ie t o t s t a n d is g e k o m e n . W e e s d u id e lijk o m w e lk e r e d e n e n d a t g e b e u r t .
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
3 . G e m e e n t e r a a d : b e p a a l j e e i g e n p o s i t i e e n v a r i e e r m e e r i n v o r m e n v a n g e d a c h t e w i s s e l i n g m e t b ew o n ers. D e p o s it ie v a n d e r a a d b ij b u r g e r p a r t ic ip a t ie v e r g t a a n d a c h t . T ijd e n s d e B o u w s t e n e n d a g b le e k d a t h e t v o o r b e t r o k k e n e n b ij e e n p a r t ic ip a t ie p r o c e s f r u s t r e r e n d is a ls d e r a a d a f w ijk t v a n e e n in g e z a m e n lijk h e id t o t s t a n d g e k o m e n p la n . Z e k e r a ls z ij d a a r v e e l t ijd in h e b b e n g e s t o k e n . T e g e lijk e r t ijd h e e f t d e r a a d d e v e r a n t w o o r d e lijk h e id b e s lu it e n t e n e m e n e n b e la n g e n t e w e g e n v a n g r o e p e n d ie n ie t a a n t a fe l h e b b e n g e ze te n . A a n b e v e lin g e n v o o r d e g e m e e n t e r a a d - B e s p r e e k m e t e lk a a r o p w e lk e w ijz e d e r a a d z ijn r o l b ij b u r g e r p a r t ic ip a t ie w il in v u lle n . A ls r e k e n k a m e r g e v e n w e m e e d a t d e r o l v a n d e r a a d h e t b e s t e t e b o r g e n is d o o r a a n d e v o o r k a n t v a n h e t p r o c e s d e in h o u d e lijk e e n p r o c e s k a d e r s v a s t t e s t e lle n .
D e k a d e r s t e llin g d o o r d e r a a d v e r g t e e n a p a r t t r a je c t e n o n d e r s t e u n in g . M o g e lijk d a t h ie r d e g r iffi e r e e n t a a k o p z ic h k a n n e m e n . T ijd e n s h e t p a r t ic ip a t ie p r o c e s k u n n e n r a a d s le d e n d e r o l v a n w a a r n e m e r /t o e h o o r d e r a a n n e m e n , o m z ic h z o v e e l m o g e lijk e e n b e e ld t e v o r m e n v a n w e lk e in b r e n g b e w o n e r s h e b b e n g e d a a n e n o f a lle r le i s t e m m e n e e n p le k k r ijg e n . D o o r t u s s e n t ijd s d e r a a d in s t e llin g t e b r e n g e n e n t e in fo r m e r e n o v e r d e v o o r t g a n g k a n b ijt ijd s b ijg e s t u u r d w o r d e n . B ijv o o r b e e ld a ls d e k a d e r s t e llin g t e k n e lle n d o f t e r u im is . Z o v e r k le in t d e k a n s z ic h d a t d e r a a d a c h t e r a f e e n v o o r d e b e t r o k k e n in w o n e r s o n v e r w a c h t b e s lu it n e e m t . V r a a g d e s g e w e n s t h e t c o lle g e o m b ij h e t r a a d s v o o r s t e l a lt ijd v e r s la g t e d o e n o v e r h e t g e lo p e n p a r t ic ip a t ie p r o c e s , d e m e n in g e n d ie z ijn in g e b r a c h t , d e v o o r - e n n a d e le n v a n h e t p la n v a n u it v e r s c h ille n d e p e r s p e c t ie v e n e t c .
O f in e lk g e v a l b ij b u r g e r p a r t ic ip a t ie p r o c e s s e n d ie e e n o r g a n is a t ie (p r o je c t o n t w ik k e la a r o f w e lz ijn s o r g a n is a t ie ) n a m e n s d e g e m e e n t e h e e f t u it g e v o e r d . - D e n k a ls r a a d n a o v e r m e e r g e v a r ie e r d e v o r m e n v a n g e s p r e k a a n d e R o n d e T a fe l, z o d a t h e t a c c e n t z ic h v e r p la a t s t v a n z e n d e n n a a r g e d a c h t e w is s e lin g t u s s e n in s p r e k e r (s ), r a a d e n w e t h o u d e r o m a r g u m e n t e n u it t e w is s e le n e n d o o r t e v r a g e n .
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
4 . C o l l e g e : o n l i n e b i j e e n k o m s t e n v o r m e n e e n g o e d e a a n v u l l i n g o p v o r m e n v a n o n t m o e t i n g m e t b ew o n ers. D o o r d e p a n d e m ie h e e f t d e g e m e e n t e d ig it a le in p la a t s v a n f y s ie k e b u r g e r p a r t ic ip a t ie b ije e n k o m s t e n g e o r g a n is e e r d . D e z e z ijn in d it o n d e r z o e k g e o b s e r v e e r d . O v e r h e t a lg e m e e n v e r lie p e n d e o n t m o e t in g e n g o e d . H o e w e l o n lin e e m o t ie e n in t e r a c t ie t u s s e n in w o n e r s m in d e r g o e d z ic h t b a a r z ijn , is d e t o e g a n k e lijk h e id v a n o n lin e b ije e n k o m s t e n e e n v o o r d e e l. Z o k o s t h e t b e w o n e r s g e e n r e is t ijd e n k u n n e n m e e r a a n h u is g e b o n d e n in w o n e r s (d e n k a a n o u d e r s m e t k le in e k in d e r e n , in w o n e r s d ie m in d e r m o b ie l z ijn o f g e e n v e r v o e r h e b b e n ) t o c h v a n u it d e e ig e n h u is k a m e r m e e lu is t e r e n e n -p r a t e n . H y b r id e e n d ig it a le b ije e n k o m s t e n z ijn d a a r m e e e e n k a n s o m e e n b r e d e r e g r o e p in w o n e r s t e b e t r e k k e n b ij p r o c e s s e n .
O o k z o r g t d e s e t t in g v a n d e o n lin e o n t m o e t in g e n e r v o o r d a t d e s t e m v a n a lle r le i b e w o n e r s k a n w o r d e n g e h o o r d , e n d o m in a n t e s t e m m e n m in d e r e e n s t e m p e l d r u k k e n o p d e o n t m o e t in g . A a n b e v e lin g v o o r h e t c o lle g e - H o u d o o k in d e t o e k o m s t d e d ig it a le o n t m o e t in g a ls o p t ie v o o r b ije e n k o m s t e n v o o r o g e n . O n d e r z o e k d e m o g e lijk h e d e n v o o r h y b r id e b ije e n k o m s t e n . E n h e b d a a r b ij a a n d a c h t v o o r in w o n e r s d ie n ie t o f m in d e r d ig it a a l v a a r d ig z ijn .
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
5 . C o lle g e : b ie d m e e r r u im t e v o o r o p e n g e d a c h t e w is s e lin g o v e r m a a t s c h a p p e lijk e o p g a v e n . W e z ie n d a t e r b ij in w o n e r s b e h o e f t e is a a n m e e r o p e n g e d a c h t e w is s e lin g o p m a a t s c h a p p e lijk e o p g a v e n , z o w e l m e t w e t h o u d e r s e n a m b t e n a r e n a ls in w o n e r s o n d e r e lk a a r. D it p le it v o o r m e e r a lg e m e n e b ije e n k o m s t e n e n g e s p r e k s v o r m e n g e r ic h t o p id e e ë n u it w is s e lin g . T e g e lijk e r t ijd m e r k e n w e - o o k a ls r e k e n k a m e r - d a t d e d ia lo o g o p t h e m a ’s v e r h a r d t e n t e g e n s t e llin g e n g r o t e r w o r d e n . A ls in w o n e r s z ic h u it s p r e k e n , s t e lle n z ij z ic h k w e t s b a a r o p . O o k h e t c o lle g e e r v a a r t d it . E e r d e r h e e f t z ij a a n g e g e v e n h e t z o r g e lijk t e v in d e n d a t in w o n e r s d ie h u n n e k u it s t e k e n o m m e e t e d e n k e n n e g a t ie v e r e a c t ie s o v e r z ic h h e e n k r ijg e n v a n a n d e r e in w o n e r s . O m d ie r e d e n w o r d t r e g e lm a t ig g e k o z e n v o o r e e n in lo o p in p la a t s v a n e e n g r o t e , p le n a ir e s e s s ie .
A a n b e v e lin g v o o r h e t c o lle g e - D e r e k e n k a m e r b e g r ijp t d e g e v o e lig h e d e n , t e g e lijk m o e d ig t z ij h e t c o lle g e a a n e e n o p e n g e d a c h t e w is s e lin g n ie t u it d e w e g t e g a a n e n m e t h o d e n (a ls d e e p d e m o c r a c y ) t e b e n u t t e n o m in e e n c o n s t r u c t ie v e s fe e r e n o p e n h o u d in g b ij a lle b e t r o k k e n e n v a n g e d a c h t e t e w is s e le n .
To t s lo t W e k ijk e n p o s it ie f t e r u g o p d e in z e t v a n h e t O M T b ij d it o n d e r z o e k . H e t is g o e d g e lu k t o m r a a d s le d e n e n g e ïn t e r e s s e e r d e in w o n e r s a ls o n d e r z o e k e r s in t e z e t t e n . D o o r h u n p r o fe s s io n e le e n e r v a r in g s d e s k u n d ig h e id t e c o m b in e r e n , h e b b e n z ij v e e l w a a r d e v o lle a a n b e v e lin g e n k u n n e n g e v e n o m d e in t e r a c t ie t e v e r b e t e r e n . A ls r e k e n k a m e r h o p e n w e d a t d e z e b e v in d in g e n b ijd r a g e n a a n e ff e c t ie v e (r e ) b u r g e r p a r t ic ip a t ie . D e R e k e n k a m e r Z e is t is e e n o n a fh a n k e lijk e o n d e r z o e k s c o m m is s ie v a n d e g e m e e n te Z e is t. D it b e te k e n t d a t d e re k e n k a m e r b e s tu u rlijk o f p o litie k n ie t v e rb o n d e n is m e t d e g e m e e n te ra a d e n h e t c o lle g e v a n B u rg e m e e s te r & W e t h o u d e rs . Z ij h e e ft d e ro l v a n k ritis c h e , o n p a r tijd ig e p a r tn e r d ie d e s p ie g e l v o o rh o u d t b ij b e la n g rijk e o n d e r w e rp e n .
D e R e k e n k a m e r Z e is t b e s ta a t u it 5 le d e n (3 e x te rn e le d e n - R o b e r t E le n b a a s , D a n ië lle F ic to rie , H e in A lb e d a - e n 2 ra a d s le d e n - A n s P e re b o o m , P ie te r V e ro lm e ) e n e e n a m b te lijk s e c re ta ris (S jo e rd W a n n e t a .i.). D e g riffi e r is a ls a d v is e u r v e rb o n d e n a a n d e re k e n k a m e r. 7 Z e b ra 's (M a rg o t G e rrits e n e n M a r te K a p p e r t ) o n d e rs te u n d e d e re k e n k a m e r b ij d it o n d e r z o e k n a a r b u rg e rp a r tic ip a t ie . H e t O b s e r v a tie - e n M e e d e n k te a m (O M T ) w e rk te in h e t v e rle n g d e v a n d e re k e n k a m e r m e e a a n d e u it v o e rin g v a n h e t o n d e r z o e k e n ra p p o r te e rd e h a a r b e v in d in g e n a a n d e re k e n k a m e r. D e e in d v e ra n t w o o rd e lijk h e id v o o r d it o n d e r z o e k lig t v o lle d ig b ij d e R e k e n k a m e r Z e is t. H e t O M T b e s to n d u it d e in w o n e rs H a n n a v a n d e n D o o l, E v e r t J a n v a n H a s s e lt, D é s iré e N y s in g h , P ie t O s k a m e n K irs te n V o n k e n d e ra a d s le d e n J a n B re d iu s , E d w a rd M u n n ig S c h m id t e n A le x a n d e r P ie te rs .
D e R e k e n k a m e r Z e is t b e d a n k t h e n v o o r h u n in z e t e n b ijd ra g e a a n d it o n d e r z o e k . O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B ijla g e n 1.
O n d e rzo e kso p ze t
2.
O v e r z ic h t d o e le n e n a m b it ie s b u r g e r p a r t ic ip a t ie
3.
G e r a a d p le e g d e b r o n n e n
4.
Im p r e s s ie s e s s ie a fd e lin g R O
5.
Im p r e s s ie s e s s ie a m b t e lijk e o r g a n is a t ie
6.
Im p r e s s ie s e s s ie r a a d s le d e n
7.
Im p r e s s ie s e s s ie in w o n e r s
8.
Im p r e s s ie s e s s ie c o lle g e B & W
9.
Im p r e s s ie o p e n in lo o p
10.
A n a ly s e k a d e r v o o r h e t o b s e r v a t ie o n d e r z o e k
11.
O b s e r v a t ie p la a t o n lin e b ije e n k o m s t e n
12.
T e r u g k o p p e lin g s fo r m u lie r o n lin e b ije e n k o m s t e n
13.
T e r u g k o p p e lin g O o g s t s e s s ie
14.
S p ie g e ls v a n d e 7 g e o b s e r v e e r d e b ije e n k o m s t e n
15.
T e r u g k o p p e lin g s e s s ie s b e v in d in g e n d e le n
16.
E in d p r o d u c t o n d e r z o e k E ff e c t ie v e (r e ) b u r g e r p a r t ic ip a t ie R e k e n k a m e r Z e is t
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 1
B i j la g e 1
P a g in a 1 v a n 8
O n d erzo ekso p zet
Lessen voor burgerparticipatie Onderzoek van de Rekenkamer Zeist naar (nog) effectievere burgerparticipatie
Onderzoeksopzet
2
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 1
P a g in a 2 v a n 8
Inhoudsopgave
1.
Inleiding .............................................................................................................. Fout! 3 Bladwijzer niet gedefinieerd.
2.
Doel en vraagstelling .......................................................................................... Fout! 3 Bladwijzer niet gedefinieerd.
3.
Plan van aanpak .................................................................................................. Fout! 3 Bladwijzer niet gedefinieerd.
4.
Planning en uitvoering ........................................................................................ Fout! 5 Bladwijzer niet gedefinieerd.
6 Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 1 - Afbakening en definities ............................................................................. Fout!
3
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 1
P a g in a 3 v a n 8
1. Inleiding
De Rekenkamer Zeist start een onderzoek naar burgerparticipatie. In dit document is meer informatie te vinden over de onderzoeksopzet. We benoemen doel, vraag en afbakening van het onderzoek, gaan in op fasen in het onderzoeksproces en stellen een planning voor. Onderzoeksbureau 7Zebra’s ondersteunt de rekenkamer bij het uitvoeren van het onderzoek. In bijlage 1 is een overzicht van de afbakening en de gehanteerde definities te vinden.
2. Doel en vraagstelling Doel Het doel van de Rekenkamer Zeist met dit onderzoek is het bieden van handvatten voor de kaders voor burgerparticipatie en suggesties voor het inrichten van processen waarin burgerparticipatie een rol speelt. Vraagstelling De vraagstelling van dit onderzoek luidt: 1. Welke doelen en uitgangspunten heeft de gemeenteraad van Zeist geformuleerd voor burgerparticipatie? 2. Hoe zijn deze doelen en uitgangspunten door college en ambtelijke organisatie uitgewerkt tot interne richtlijnen voor de praktijk? En in hoeverre worden deze richtlijnen door hen toegepast bij participatietrajecten? 3. Wat zien raadsleden, collegeleden, ambtelijk betrokkenen en bij participatie betrokken inwoners als knelpunten of dilemma’s en succes- en faalfactoren van burgerparticipatie in Zeist? En wat is hierover bekend uit ander (lokaal en landelijk) onderzoek? 4. Wat valt op in de interactie tussen gemeente en samenleving en hoe ervaren betrokken inwoners, ambtenaren, college- en raadsleden de interactie en participatie van een aantal recente projecten? 5. Hoe kunnen gemeente en inwoners burgerparticipatie (nog) effectiever maken in Zeist?
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 1
P a g in a 4 v a n 8
3. Plan van aanpak
Om tot antwoorden te komen doorlopen we een aantal fasen. In het plan van aanpak hebben we een aantal (streef)data opgenomen. Fase 0. Aankondiging onderzoek door rekenkamer De rekenkamer informeert het Gemeentelijk Managementteam (GMT), het college en de gemeenteraad schriftelijk en mondeling over het doel en de aanpak van het onderzoek. Fase 1. Voorbereiding en start onderzoek In twee startsessies maken we een gezamenlijke start met de rekenkamer en de ambtelijke contactpersonen voor het onderzoek: 1. Startsessie met de (gehele) rekenkamer op maandagavond 25 november 2019. 2. Startsessie met de ambtelijke contactpersonen voor dit onderzoek op donderdag 12 december 2019 van 10.00 – 12.00 uur. Voorafgaand aan de aftrapbijeenkomsten ontvangen de genodigden een uitnodiging met gespreksonderwerpen. Van beide aftrapsessies maken we een schriftelijke terugkoppeling, die ter validatie aan de betrokkenen wordt voorgelegd. Fase 2. Documentanalyse Het doel van de documentanalyse is allereerst om op basis van schriftelijke bronnen in kaart te brengen wat er is afgesproken in Zeist over burgerparticipatie: we gaan na wat er aan kaders, doelstellingen, uitgangspunten, afspraken en werkwijzen formeel is vastgelegd en/of op papier staat. Als tweede gaan we na wat er in Zeist en uit andere bronnen bekend is over succes- en faalfactoren bij burgerparticipatie.
Ook kijken we wat er in verschenen rapporten van de Rekenkamer Zeist is vastgesteld over het verloop van burgerparticipatie in de praktijk. De resultaten uit de documentanalyse worden in een kort en bondig document vastgelegd. Deze informatie wordt gebruikt tijdens de Bouwstenendag en later opgenomen in het onderzoeksrapport. Tot slot gaan we aan de slag met de ‘werving en selectie’ van drie leden voor een Observatie- en Meedenkteam (OMT). Dit is een team dat bestaat uit raadsleden en inwoners. Zij gaan gezamenlijk in de volgende fase van het onderzoek aan de slag met het bezoeken van zoveel mogelijk interactiemomenten die in die fase plaats vinden. Uit alle geïnteresseerden trekt de rekenkamer ad random drie inwoners die zitting nemen in het Observatie- en Meedenkteam. Fase 3. Bouwstenendag (we maken en foto en blikken terug op enkele processen) Op donderdag 6 februari 2020 is er een Bouwstenendag. Dit is een dag waarin we met verschillende groepen betrokkenen spreken over burgerparticipatie in Zeist. We richten een ruimte in Zeist in waar de resultaten uit de documentanalyse zichtbaar zijn. Vervolgens gaan wij in gesprek met vier groepen. Dit zijn de ambtelijk betrokkenen (13.00-14.30 uur), het college (15.30-16.30 uur), genodigde en geïnteresseerde inwoners (19.00 - 20.15/20.30 uur) en tot slot de raadsleden (21.00 - 22.00 uur).
Tijdens de Bouwstenendag gaan wij met betrokkenen in gesprek over: a. aanvullingen op de gevonden kaders, doelen, uitgangspunten, afspraken en werkwijzen; b. te verwachte en geplande interactiemomenten in de periode maart tot en met mei 2020; c. participatieprocessen die in het verleden plaatsgevonden hebben en wat hierin succes- en faalfactoren gebleken zijn; d. het maken van keuzes uit belangrijke succes- en faalfactoren die we in de volgende fase onderzoeken.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 1
P a g in a 5 v a n 8
De resultaten van de Bouwstenendag leggen we schriftelijk vast en vormen een deel van het onderzoeksrapport. De concept-terugkoppeling leggen we ter validatie voor aan de deelnemers. De terugkoppeling, de voorstellen voor de nader te onderzoeken succes- en faalfactoren en interactiemomenten worden op 17 februari 2020 besproken door de begeleidingscommissie van de rekenkamer en het Observatie- en Meedenkteam. Op dat moment wordt een keuze gemaakt voor de te onderzoeken succes- en faalfactoren. De uitkomsten van dit gesprek worden gedeeld met de deelnemers aan de Bouwstenendag. Fase 4. Onderzoeksperiode interactie gemeente-samenleving De gekozen succes- en faalfactoren worden uitgewerkt in een Analysekader met daarin criteria voor een beoordeling. Dit analysekader is het uitgangspunt voor het beoordelen van de interacties tussen gemeente en samenleving. We werken de criteria uit in een instructie, waarmee het Observatie- en Meedenkteam aan de slag gaat. Er wordt een format opgesteld voor de terugkoppeling over de interactiemomenten en de context waarbinnen deze plaatsvindt. Er komt een startmoment op 5 maart 2020 met de begeleidingscommissie en het Observatie-en Meedenkteam. De bevindingen bespreken we op 28 mei 2020 tijdens het overleg ‘de oogstsessie’. Fase 5.
Opstellen Nota van Bevindingen en sessie Bevindingen delen Op basis van alle informatie wordt een concepteindrapport opgesteld. We streven naar een kort en bondig document, met in de bijlagen een onderbouwing van de bevindingen. Het document vormt de onderlegger voor een sessie waarin we met geïnteresseerde inwoners, ambtenaren, raads- en collegeleden bevindingen delen. Deze sessie vindt plaats op 17 september 2020 tussen 17.00 tot 20.00 uur. Na de sessie wordt een terugkoppeling opgesteld die ter validatie aan de deelnemers wordt voorgelegd. Fase 6. Eindproduct Het concept-eindproduct wordt op 7 oktober 2020 door de begeleidingscommissie en het Observatie- en Meedenkteam besproken en gaat daarna samen met de aangepaste Nota van Bevindingen voor vaststelling door naar de rekenkamer. De rekenkamer legt vervolgens het document voor aan de ambtelijke organisatie voor wederhoor.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 1
P a g in a 6 v a n 8
4. Planning en uitvoering
Voor de uitvoering van het onderzoek is een planning opgesteld, met een voorstel voor data waarop bijeenkomsten en andere mijlpalen plaats kunnen vinden. Fase 0. Aankondiging onderzoek
1. Voorbereiding en start onderzoek 2. Documentanalyse
3. Bouwstenendag 4. Voorbereiding en uitvoering observatieonderzoek
O PZ ET O N D ERZO EK
Ontmoeting Voorzitter rekenkamer Robert Elenbaas praat gemeentesecretaris Rene Grotens bij Verzenden informatie over start onderzoek aan GMT, college en raad, voorzien van bijlage met kort de opzet en aanpak van het onderzoek Algemene toelichting door vice-voorzitter van de rekenkamer Danielle Fictorie over het onderzoek in de GMT-werkplaats Algemene toelichting door Danielle Fictorie/Robert Elenbaas tijdens informeel overleg raad en college Aftrapsessie rekenkamer Aftrapsessie ambtelijke contactpersonen Informatiesessie voor geïnteresseerde inwoners voor deelname aan Onderzoeks en Meedenkteam (OMT) Bespreken documentanalyse en opzet Bouwstenendag met begeleidingscommissie 4 sessies met ambtenaren, college, bewoners en raadsleden Bespreken voorstel selectiecriteria en cases met begeleidingscommissie en Observatie- en Meedenkteam Bespreken analysekader en overig onderzoeksmateriaal voor Observatieonderzoek met begeleidingscommissie en Observatie- en Meedenkteam
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
Datum(voorstel) Vr 17 oktober 2019 Ma 21 oktober 2019
Ma 28 oktober 2019 Di 5 november 2019 (avond) Ma 25 november 2019 Do 12 december 2019 van 10.00 – 12.00 uur Ma 20 januari 2020 Ma 27 januari 2020 Do 6 februari 2020 Ma 17 februari 2020 Do 5 maart 2020
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 1
5. Opstellen Nota van Bevindingen en sessie bevindingen delen
6. Opstellen eindproduct
O PZ ET O N D ERZO EK
P a g in a 7 v a n 8
Oogstmoment Observatieonderzoek met begeleidingscommissie en Observatie- en Meedenkteam Bespreken concept-Nota van Bevindingen en opzet sessie Bevindingen delen met begeleidingscommissie en Observatie- en Meedenkteam Sessie bevindingen delen met geïnteresseerde betrokkenen, begeleidingscommissie en Observatie- en Meedenkteam Overleg concept-eindproduct met begeleidingscommissie en Observatie- en Meedenkteam Overleg verwerking ambtelijke reactie
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
Do 28 mei 2020 Ma 24 augustus 2020
Do 17 september 2020 Do 8 oktober 2020 nog te bepalen
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e
B i j la g e 1
P a g in a 8 v a n 8
Bijlage 1 - Afbakening en definities 1.
Er is een verschil tussen burgerparticipatie en overheidsparticipatie. Het onderzoek richt zich op burgerparticipatie. Het onderzoek richt zich op burgerparticipatie door de gemeente Zeist. Burgerparticipatie definiëren we als projecten en processen die op initiatief van de gemeente plaatsvinden en waar zij de samenleving bij betrekt. Hiermee maken we onderscheid tussen burgerparticipatie en overheidsparticipatie, zoals geïllustreerd in onderstaand figuur.
Bron: Joop Hofman (Rode Wouw), verbeeld door gemeente Groningen 2. De focus ligt op de interactie tussen gemeente en samenleving. Binnen het onderzoek richt de aandacht zich op de interactie tussen gemeente en samenleving. Interactie omvat zowel de interactiemomenten, zoals bijeenkomsten, als de schriftelijke communicatie, zoals uitnodigingen, terugkoppelingen en uitingen in huis-aan-huisbladen. Ook mondelinge interventies, zoals uitspraken van een wethouder in de krant of in de raad over een project kunnen geschaard worden onder interactie en betrokken worden bij het onderzoek. 3. Wie is de samenleving? Via het onderzoek willen we helder maken hoe de gemeente Zeist ‘de samenleving’ definieert in haar participatieprocessen. In het vervolg van dit onderzoeksvoorstel hanteren we het begrip ‘inwoner’ als afbakening van het begrip ‘samenleving’. 4. We bakenen de procesfasen af en richten ons op het proces van idee tot beleids- en planontwikkeling tot en met besluitvorming. De gemeente kan inwoners betrekken bij de gehele beleidscyclus. We kiezen ervoor de focus te leggen op het proces van idee tot beleids- en planontwikkeling tot en met besluitvorming. Dat betekent dat we burgerparticipatie bij de uitvoering en evaluatie buiten beschouwing laten
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 2
D o e le n e n a m b i t i e s b u r g e r p a r t i c i p a t i e Z e i s t
D e g e m e e n t e r a a d v a n Z e is t h e e f t in h a a r H o o fd lijn e n a k k o o r d (d a t e r e n d 3 m e i 2 0 1 8 e n o n d e r t e k e n d d o o r V V D , G r o e n L in k s , C D A e n C h r is t e n U n ie /S G P ) e e n a a n t a l d o e le n e n a m b it ie s v o o r b u r g e r p a r t ic ip a t ie g e fo r m u le e r d : A c t i e f e r o p a f o m m e n i n g e n o p t e h a l e n D e o p g a v e is o m v a n u it ie d e r s in d iv id u e le s it u a t ie e n b e la n g t e k o m e n t o t h e t g o e d e v o o r Z e is t , z o n d e r d e v e r -s c h e id e n h e id e n d iv e r s it e it in d e s a m e n le v in g w e g t e n e m e n . D a t v e r e is t d a t w e e lk a a r w e t e n t e v in d e n , e lk a a r s p r e k e n e n n a a r e lk a a r lu is t e r e n . D a t v e r e is t o o k d a t w e a c t ie f n a a r m e n s e n g a a n d ie w e n o g n ie t s p r e k e n o m h u n in b r e n g o p t e h a le n . D e g e m e e n t e r a a d l a a t z i c h v o e d e n d o o r d e s a m e n l e v i n g
I n w o n e r s v o e l e n z i c h a c t i e f b e t r o k k e n e n h e b b e n i n v l o e d D a t v r a a g t d a t h e t g e m e e n t e b e s t u u r m e e r n a a r b u it e n t o e is g e r ic h t . D e g e m e e n t e r a a d w o r d t m e d e h ie r d o o r c o n t in u g e v o e d v a n u it d e s a m e n le v in g e n s p e e lt h ie r a c t ie f o p in . In h e t v e r le n g d e d a a r v a n v o e le n in w o n e r s z ic h a c t ie f b e t r o k k e n e n h e b b e n z ij in v lo e d o p d e k e u z e s d ie g e m a a k t w o r d e n d o o r d e g e m e e n te ra a d . B e s l u i t e n w o r d e n g e n o m e n o p b a s i s v a n e e n e v e n w i c h t i g b e e l d v a n w e n s e n e n id e e ë n v a n in w o n e r s In w o n e r s z ijn a c t ie f b e t r o k k e n e n h e b b e n in v lo e d o p d e k e u z e s d ie g e m a a k t w o r d e n . W e z o r g e n e r v o o r d a t w e e e n z o e v e n w ic h t ig m o g e lijk b e e ld k r ijg e n v a n w e n s e n e n id e e ë n v a n in w o n e r s , o p b a s is w a a r v a n b e s lu it e n w o r d e n genom en. D e g e m e e n t e i s o p e n e n t o e g a n k e l i j k D e g e m e e n t e lijk e o r g a n is a t ie s t a a t a ls n e t w e r k o r g a n is a t ie m id d e n in d e s a m e n le v in g e n w o r d t h e r k e n d a ls o p e n e n t o e g a n k e lijk .
D e g e m e e n t e c o m m u n i c e e r t t i j d i g e n d u i d e l i j k D e g e m e e n t e i s p e r s o o n l i j k e n d i g i t a a l t e b e r e i k e n D e g e m e e n t e c o m m u n ic e e r t t ijd ig e n d u id e lijk e n m e n s e n k u n n e n g e m a k k e lijk in g e s p r e k k o m e n m e t v e r t e g e n w o o r d ig e r s v a n d e g e m e e n t e , z o w e l p e r s o o n lijk a ls d ig it a a l.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
F o u t e n m a k e n m a g ; e r w o r d t w e l v a n g e l e e r d In Z e is t g a a n w e u it v a n v e r t r o u w e n in d e in w o n e r s . D a a r p a s s e n h e t m a k e n v a n n ie u w e r e g e ls o p b a s is v a n in c i-d e n t e n e n v in k je s c u lt u r e n n ie t b ij. W e z ijn o n d e r n e m e n d in o n z e p u b lie k e t a a k : w e d u r v e n t e e x p e r im e n t e r e n , e v a lu e r e n g o e d e n le r e n v a n e v e n t u e le fo u t e n o m h e t w e e r b e t e r t e d o e n . D it p a s t in e e n c u lt u u r v a n d o o r p a k -k e n e n r e a lis e r e n . D e k a d e rs v a n d e ra a d O p 2 8 m a a r t 2 0 1 9 is h e t U it v o e r in g s p ro g ra m m a M a a lt ijd v a n Z e is t (g e a m e n d e e rd ) v a s tg e s te ld d o o r d e ra a d . O o k is e r e e n m o t ie m e t d e t ite l T ra n s p a ra n te b u rg e r p a r t ic ip a t ie 1 in g e d ie n d d o o r C h r is te n U n ie /S G P e n a a n g e n o m e n .
D e m o t ie ro e p t h e t c o lle g e o p o m : - I n d e t o e k o m s t b ij h e t o p s t e lle n v a n d e k a d e r s v o o r n ie u w e (d a a r t o e g e ë ig e n d e ) R a a d s v o o r s t e lle n , n o t a ’s e n v is ie s t r a n s p a r a n t t e b e s c h r ijv e n o p w e lk e m a n ie r d e b u r g e r p a r t ic ip a t ie , o v e r e e n k o m s t ig d e P a r t ic ip a t ie w ijz e r 2 (d a n w e l a n d e r e , v e r g e lijk b a r e b r o n n e n ), z a l p la a t s v in d e n e n v e r v o lg e n s in o v e r e e n s t e m m in g h ie r m e e t e w e r k e n ; - D e g e m e e n t e r a a d e n d e s a m e n le v in g d ir e c t d a a r n a t e in fo r m e r e n t o t w e lk e m a n ie r v a n b u r g e r p a r t ic ip a t ie w a a r t o e is b e s lo t e n .
In b ijla g e 4 b ij h e t ra a d sv o o rste l O v e rz ic h t m o tie s e n a m e n d e m e n te n M a a ltijd v a n Z e ist v s. a c tiv ite ite n u it v o e rin g sp ro g ra m m a is d e z e m o tie a a n g e d u id a ls B F -5 . Vo lg e n s d e b ijla g e b ij h e t R a a d sv o o rste l w o rd t d e z e m o tie u itg e w e rk t in G o e d b e stu u r A c tie 2 : Lo k a le d e m o c ra tie ; h e t sa m e n sp e l. Z ie v o o r ts te k st ra a d sv o o rste l o v e r w e rk w ijz e ; d e z e g e ld t v o o r a lle o p g a v e n .
1
2
E r w o rd t v e r w e z e n n a a r d e P a r tic ip a tie w ijz e r v a n d e N a tio n a le O m b u d sm a n .
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 3
G e r a a d p le e g d e b r o n n e n
Z e is te r b r o n n e n - E n n e u s O n d e r z o e k - e n A d v ie s b u r e a u , (2 0 2 0 ), P r o c e s e v a lu a t ie C e n t r u m v is ie g e m e e n t e Z e is t - G e m e e n t e Z e is t , (2 0 1 9 ), E v a lu a t ie W e e k v a n d e M a a lt ijd v a n Z e is t . - G e m e e n t e Z e is t , (2 0 1 8 ), H o o fd lijn e n a k k o o r d , o n d e r t e k e n d d o o r V V D , G r o e n L in k s , C D A e n C h r is t e n U n ie /S G P. - G e m e e n t e Z e is t , (2 0 1 8 ), R a a d s v o o r s t e l O v e r z ic h t m o t ie s e n a m e n d e m e n t e n M a a lt ijd v a n Z e is t , m o t ie G o e d B e s t u u r - G e m e e n t e Z e is t (2 0 1 8 ), In s p ir a t ie b o e k o v e r L o k a le D e m o c r a t ie in Z e is t ; S a m e n le r e n in lo k a le d e m o c r a t ie e n b e s t u u r lijk e v e r n ie u w in g t u s s e n 2 0 1 4 -2 0 1 8 , s h e e t D e m o c r a t is c h e v e r n ie u w in g . - G e m e e n t e Z e is t , V e r s la g t e s t p a n e l (’b lik o p e n e r s ’) o v e r p r o c e s e n c o m m u n ic a t ie M a a lt ijd 2 . - G M T G e m e e n t e Z e is t , (2 0 1 0 ), In t e r a c t ie f w e r k e n g e m e e n t e Z e is t : ‘S a m e n d o e n d o o r in t e r a c t ie ’, b e s lis m a c h in e .
- O s k a m , P., (2 0 1 9 ), T ie n t ip s v o o r e e n b e r e ik b a a r e n t o e g a n k e lijk Z e is t a a n c o lle g e B & W . - R e k e n k a m e r Z e is t , (2 0 1 5 ), ‘D r e m p e lv r e e s ? R e k e n k a m e r o n d e r z o e k n a a r s n e lh e id s r e m m e n d e m a a t r e g e le n ’. - R e k e n k a m e r Z e is t , (2 0 1 6 ), F ie t s t u n n e l D e n D o ld e r : d e b a a s o n t b r e e k t ? - S a m e n le r e n in lo k a le d e m o c r a t ie e n b e s t u u r lijk e v e r n ie u w in g t u s s e n 2 0 1 4 2 0 1 8 , s h e e t D e m o c r a t is c h e v e r n ie u w in g . - S t ic h t in g B e t e r Z e is t e .a ., (2 0 1 9 ), M a n ife s t T o e k o m s t v a n Z e is t . - W e b s it e S t ic h t in g B e t e r Z e is t - W e b s it e O m Z e is t .n l - W ie r e n g a , H ., (2 0 1 7 ), B u r g e r p a r t ic ip a t ie in Z e is t .
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
L a n d e lijk e b r o n n e n - G e m e e n t e G r o n in g e n , (2 0 1 9 ), G r o n in g e r P a r t ic ip a t ie w e r k b o e k . - J u r g e n d e J o n g , P ie t e r B o o n e n Ig n o P r ö p p e r, (2 0 1 3 ), P a r t ic ip a t ie in b e e ld B e n c h m a r k B u r g e r p a r t ic ip a t ie 2 0 1 2 . - M ic h e ls , A ., (2 0 1 8 ). B u r g e r p a r t ic ip a t ie in b e le id , b e w o n e r s in it ia t ie v e n , e n d e r o l v a n d e g e m e e n t e r a a d . In : H . V o lla a r d , G . B o o g a a r d , J . C o h e n e n J . v a n d e n B e r g (r e d .) D e g e m e e n t e r a a d . O n t s t a a n e n o n t w ik k e lin g v a n d e lo k a le d e m o c r a t ie (p . 1 9 1 -2 0 5 ). A m s t e r d a m : B o o m u it g e v e r s . - M in is t e r ie v a n B Z K , (2 0 1 7 ), D e m o c r a t is c h z a k b o e k je , p . 1 5 . - M in is t e r ie v a n B Z K , (2 0 1 0 ), N o t ie s v o o r p a r t ic ip a t ie n o t a ’s ? - N a t io n a le O m b u d s m a n , (2 0 1 4 ), P a r t ic ip a t ie w ijz e r ; T ie n s p e lr e g e ls v o o r b e h o o r lijk o m g a a n m e t in b r e n g e n in s p r a a k v a n b u r g e r s . - N S O B , (2 0 1 4 ), L e r e n d o o r D o e n , o v e r h e id s p a r t ic ip a t ie in e n e r g ie k e s a m e n le v in g .
- R e k e n k a m e r O o s t -N e d e r la n d , (2 0 1 7 ), V a n g e d a c h t e n w is s e le n , b u r g e r p a r t ic ip a t ie b ij G e ld e r s e p r o je c t e n in d e f y s ie k e le e fo m g e v in g . - S t u d io V e r s B e s t u u r, In w o n e r p a r t ic ip a t ie in ’t k o r t ; E e n h e ld e r s t a p p e n p la n o m je o p w e g t e h e lp e n . - V N G , (2 0 1 8 ), W e r k e n a a n p u b lie k e w a a r d e , le r e n v a n e n v o o r g e m e e n t e n . - W a lla g e , J ., v z O v e r le g o r g a a n F y s ie k e L e e fo m g e v in g , (2 0 1 9 ), in : P a r t ic ip a t ie a ls t o v e r b a l, P u b lic a t ie D a g v a n d e P a r t ic ip a t ie 4 n o v e m b e r 2 0 1 9 .
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 4
B i j la g e 4
P a g in a 1 v a n 4
I m p r e s s i e s e s s i e a f d e li n g R O
Burgerparticipatie Zeist
IMPRESSIE BOUWSTENENDAG
Gesprek afdeling RO Donderdag 6 februari 2020 van 10.00 – 11.00 uur Deelnemers: 8 medewerkers (namen bekend bij rekenkamer) Welkom Danielle Fictorie, plaatsvervangend voorzitter rekenkamer en aanspreekpunt voor dit onderzoek, heet de deelnemers welkom en schetst het doel en de aanleiding voor dit onderzoek. Zij geeft aan dat de rekenkamer contact heeft met de ambtelijk trekker van het traject Groeien in het samenspel, dat momenteel loopt binnen de gemeente. In dit rekenkameronderzoek naar Burgerparticipatie ligt de focus op projecten waarbij de gemeente het initiatief heeft en waar zij inwoners bij betrekt. Vandaag komt de rekenkamer vooral informatie ophalen. Er staan twee vragen centraal: 1. Hoe ervaren jullie als medewerkers RO de huidige interactie tussen gemeente en samenleving bij burgerparticipatie, en wat jullie willen vasthouden, versterken, vernieuwen en verlaten als het gaat om burgerparticipatie in Zeist? 2. Op welke factoren van effectieve burgerparticipatie het onderzoek zich verder zou moeten richten. Opzet onderzoek en dit gesprek Marte Kappert van 7Zebra’s, dat de rekenkamer bij de uitvoering van dit onderzoek ondersteunt, licht het proces toe. We staan nu aan het begin. Observatie- en Meedenkteams – bestaande uit twee- en drietallen van raadsleden en inwoners - gaan dit voorjaar op onderzoek uit om interactiemomenten te observeren.
Later dit jaar – op 17 september - komen we graag over de bevindingen hieruit weer met elkaar te spreken. Vervolgens werkt de rekenkamer toe naar een eindproduct voor de raad, dat ook voor de ambtelijke organisatie, inwoners en het college te benutten is. Werkwijze in de praktijk De deelnemers worden gevraagd in tweetallen verhalen over burgerparticipatie bij elkaar op te halen aan de hand van een praatplaat. Uit de ingevulde praatplaten zijn de volgende sprekende uitspraken gehaald. Kun je uit de voeten met de kaders en richtlijnen van Zeist? Quote: Hebben we die? Keuzes maken over de interactie: Welke randvoorwaarden golden er? Quote: In gesprek is aanvrager mondeling geattendeerd op: - houden van informatieavond - informeren van buren Quote: We geven mondeling tips mee, er is geen brochure of handreiking voor.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 4
P a g in a 1 v a n 4
Kaders en richtlijnen voor participatie: Waarop is nog verduidelijking nodig, wat jou betreft? - Wanneer welk niveau van participatie - Kaders (eventueel op deelgebieden) - Besluitvorming en hoe verder bij problemen rond uitwerking van plannen Is de organisatie voldoende toegerust? Wat heb jij of de organisatie nodig om tot goede afwegingen rond participatie te komen? - Duidelijk kader - Goede inbreng van vakdiscipline voorafgaand aan proces - Informatie of flyer voor burger/aanvrager met voordelen en spelregels Terugblikken en vooruitkijken (aan de hand van het 4V-kwadrant) Plenair bespreken de deelnemers wat zij willen vasthouden (i.c. wat gaat er goed), versterken, vernieuwen en verlaten (i.c. wat gaat er niet goed) als het gaat om burgerparticipatie in Zeist? Ter verduidelijking wordt aangegeven dat het bij RO in veel gevallen gaat om processen waarbij een derde partij eigenaar van de grond is en een ontwikkeling voorstaat. De gemeente is bepaler van de ruimtelijke ordening en verder geen partij, bemoeien ons er inhoudelijk niet mee. Als voorbeeld van een project waarin de gemeente leidend is noemen deelnemers: het vinden van een chillplek voor de jeugd. Er zijn overal in de gemeente participatieprocessen over geweest, maar die leidden tot niets. Inwoners zijn doorgaans niet enthousiast over de komst van een dergelijke plek.
Maar als gemeente vertegenwoordig je het algemeen belang, ook dat van de jeugd. Sommige dingen moet je zelf doen als gemeente. In dit geval zou de gemeente beter vier mogelijke locaties kunnen bepalen en er dan in een participatieproces uit proberen te gaan komen. Dat vergt sturing vooraf. Net als dat je bij een aanbesteding de kaders/eisen op een rij zet, zou je dat bij een participatieproces ook moeten doen.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 4
P a g in a 3 v a n 4
Vasthouden -
Versterken
Het goede gesprek. Let op, niet iedereen is gelijk. Soms ook goed mensen om apart te spreken. Inloopavonden als vorm werken goed (laagdrempelig, meer dialoog, 1: 1, biedt veiligheid)
-
-
De gemeente is voor de keiharde randvoorwaarden, de invulling daarbinnen is vaak aan anderen, wees daar duidelijk over! Principes samenspel en rollen goed benoemen, herdefiniëren Check op: is dit een proces dat interactief kan? De goede vraag stellen
-
Wees daadkrachtiger als gemeente; je kunt niet alles aan de burger of de maatschappij overlaten (bijvoorbeeld: het kiezen van een goede locatie voor een chillplek voor de jeugd) Bereid het heel goed voor! Hoe, wie, wanneer, waarover? Zet de spelregels duidelijk uiteen. Kaders formuleren. Duidelijk zijn in wat er wel en niet mogelijk is op die plek. Duidelijk zijn in waar inwoners iets over kunnen zeggen. Maak helder wat er aan invloed mogelijk is. Scherper formuleren wat er ter discussie staat. Veiligheid creëren voor deelnemers. Dat kan door betrokkenen (ook) apart te spreken. Tussentijdse reflectie: doen we nog het juiste? Is er een ander speelveld ontstaan? Moeten we andere insteek nemen? Vinden van passende werkvormen voor goede dialoog, bijvoorbeeld inloopavonden met verschillende ruimten voor gesprek 1:1 Integrale gemeentelijke voorbereiding (geen buitensportvisie gaan maken, zonder RO te betrekken) Proces en inhoud samen, en het een kan aanleiding zijn het ander bij te sturen.
Realiseren dat wat voor ons vanzelfsprekend is, voor inwoners nieuw kan zijn Participatie als doel (het zou een middel moeten zijn!) Het organiseren van een vrijblijvende, openbare ruzie (zoals we nu vaak doen) Het creëren van valse verwachtingen en angsten bij inwoners Het proces als gemeente blanco en zonder mening ingaan (de wereld is niet blanco, realiseer je dat) De insteek: ‘schiet maar op dit plan’. Dat werkt niet. Verlaten
Vernieuwen
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 4
P a g in a 4 v a n 4
Individueel prioriteren van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie Op basis van documentanalyse is een overzicht gemaakt van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie. De deelnemers krijgen allemaal drie stickers om daarmee aan te geven wat de kenmerken zijn die in het vervolg van het onderzoek zeker aandacht moeten krijgen. Dit leidt tot de volgende top 5: 1. De gemeente maakt expliciet naar de participanten welk onderwerp ter discussie staat en waar beïnvloedingsruimte is, wie zij bij de beleids- en besluitvorming betrekt en op welke wijze zij het proces in richt, zo mogelijk in overleg met belanghebbenden. (7 stickers) 2. Gemeente weegt de inbreng van burgers mee in de uiteindelijke besluitvorming en maakt dat zichtbaar. (4 stickers) 3. Mensen voelen zich veilig in het participatieproces (rechtvaardigheid voor verschillende deelnemers, gemeente als benaderbare, betrouwbare en betrokken partner). (3 stickers) 4. Bij de start van een interactief proces hebben ambtenaren en bestuur expliciete afspraken gemaakt over de aanpak (kader, team/contactpersoon en budgetten). De participatie is dus haalbaar: in termijn, geld, inzet personeel, juridisch. (3 stickers) 5. De gemeente is helder over inhoudelijke kaders en randvoorwaarden (beleidsambities). (3 stickers) Afronding Danielle bedankt de deelnemers voor hun input.
En vraagt eenieder om nog even langs de overzichten met interactiemomenten en bronnen te gaan en deze zo mogelijk aan te vullen, en eventuele hartenkreten en tips voor de onderzoekers op de betreffende flap te noteren.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 5
B i j la g e 5
P a g in a 1 v a n 5
I m p r e s s i e s e s s i e a m b t e li j k e o r g a n i s a t i e
Burgerparticipatie Zeist IMPRESSIE BOUWSTENENDAG
Gesprek ambtelijke organisatie Donderdag 6 februari 2020 van 13.00 – 14.30 uur Deelnemers: 11 medewerkers (namen bekend bij rekenkamer) Welkom Danielle Fictorie, plaatsvervangend voorzitter rekenkamer en aanspreekpunt voor dit onderzoek, heet de deelnemers welkom en schetst het doel en de aanleiding voor dit onderzoek. Zij geeft aan dat de rekenkamer contact heeft met de ambtelijk trekker van het traject Groeien in het samenspel, dat momenteel loopt binnen de gemeente. Vanochtend is al gesproken met medewerkers van de afdeling RO, aangezien zij op dit moment een andere bijeenkomst hebben. In dit onderzoek naar Burgerparticipatie ligt de focus op projecten waarbij de gemeente het initiatief heeft en waar zij inwoners bij betrekt. Vandaag komt de rekenkamer vooral informatie ophalen. Er staan twee vragen centraal: 1. Hoe ervaren jullie als medewerkers de huidige interactie tussen gemeente en samenleving bij burgerparticipatie, en wat jullie willen vasthouden, versterken, vernieuwen en verlaten als het gaat om burgerparticipatie in Zeist? 2. Op welke factoren van effectieve burgerparticipatie het onderzoek zich verder zou moeten richten. Opzet onderzoek en dit gesprek Marte Kappert van 7Zebra’s, dat de rekenkamer bij de uitvoering van dit onderzoek ondersteunt, licht het proces toe. We staan nu aan het begin.
Observatie- en Meedenkteams, bestaande uit twee- en drietallen van raadsleden en inwoners, gaan dit voorjaar op onderzoek uit om interactiemomenten te observeren. Later dit jaar – op 17 september - komen we graag over de bevindingen hieruit weer met elkaar te spreken. Vervolgens werkt de rekenkamer toe naar een eindproduct voor de raad, dat ook voor de ambtelijke organisatie, inwoners en het college te benutten is. Werkwijze in de praktijk De deelnemers worden gevraagd in tweetallen verhalen over burgerparticipatie bij elkaar op te halen aan de hand van een praatplaat. Uit de ingevulde praatplaten zijn de volgende sprekende uitspraken gehaald. Waarover maak je (soms) afspraken met elkaar? - Over rollen - Werkgroep doet het werk, samen met voorlopers - KBG: monitoren, stem van inwoners en algemene mening - Routekaart Nieuwe energie voor Zeist (vertrekpunt vanuit raad) Bij Dijnselburg zijn kadernotitie en spelregels opgesteld door de gemeente. Aan de voorkant zijn die gedeeld. Keuzes maken over de interactie: Welke randvoorwaarden golden er? Quote: Als gemeente (hebben we het) te los gelaten. (We leggen de verantwoordelijkheid bij) initiatiefnemer met als boodschap: ga ermee aan de slag. En dan als t niet lukt, kan de gemeente herstellen.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 5
P a g in a 2 v a n 5
Welke lessen trek je uit praktijkervaring? Quote: Bij de Dieptetuin zijn aan bewoners geen voorwaarden gesteld, het heeft zich zo ontwikkeld. Dit maakt dat er ook dingen gebeuren, die er niet mogen plaatsvinden (in extreme: Er ontstaat een vrijstaat). We zijn (namelijk) zo blij met een initiatief, dat we bijna de grenzen uit het oog verloren. Ook bij goedlopende initiatieven moet je feeling houden anders gaat het een eigen leven leiden. Quote: Als je het doel bereikt hebt ben je er nog niet. Het bestendigen (van afspraken) ontbreekt (vaak). Participatie hangt op een aantal functies. Is zeker geen gemeengoed als er acties uit voortkomen. Daar liggen veel beren op de weg. Quote: Randvoorwaarden geven, (dat) gebeurt nu vaak niet. Met alleen ophalen suggereer je dat er iets mee gebeurt. Is dat ook zo? Quote: Op bepaalde onderwerpen duidelijk zijn hoe je als gemeente bepaalde onderwerpen ziet. Met wit vel papier de wijk in werkt niet, want dan moeten we achteraf nee zeggen. Beter randvoorwaarden helder op papier. Quote: Kijken wat er werkt en wat niet in participatieproces en op basis daarvan het proces aanpassen. Daar wel transparant over zijn. Quote: Vanuit welk perspectief participeer je? Advies van ervaringsdeskundige is anders dan adviesexpert. Hoe laten we kennis en kunde boven eigen belang uitstijgen.
Kun je als medewerker uit de voeten kan met kaders en richtlijnen? In dit veld staan vraagtekens of geeft men als antwoord: nee. Quote: We hebben wel een betere verbinding tussen beleidsontwikkelaars en accountmanagers nodig. Quote: De kaders en richtlijnen van Zeist, die ken ik niet. Dit zijn regels, en regels zijn vaak niet passend. Veel vraagt maatwerk. Kaders en richtlijnen voor participatie: Waarop is nog verduidelijking nodig, wat jou betreft? Quote: (Er is een verschil tussen) ruimtelijk en sociaal domein: ruimtelijk heeft negatievere ervaringen. (We hebben afspraken nodig over) wanneer wel/geen participatie? Basisvoorwaarde (is): er moet invloed zijn. Quote: Nu veel bepaald aan de hand van persoonlijke inzichten van management, door wisselingen lastig mee te werken. En dat is ook raar: organisatie kent geen duidelijke lijn. Daardoor is het voor bewoners onduidelijk. Quote: Basisvoorwaarde: er moet invloed zijn. Is organisatie voldoende toegerust? Wat heb jij of de organisatie nodig om tot goede afwegingen rond participatie te komen? Quote: Ik heb behoefte aan een goede stakeholderslijst (actueel) met organisatie en contactpersoon. Quote: De rol van de raad. Raad mag kritischer zijn over insprekers (die ook deelnemer zijn geweest) bij de ronde tafel. Tip: aanwezigheid raadsleden als toehoorder kan helpen om dit te voorkomen.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 5
P a g in a 3 v a n 5
Terugblikken en vooruitkijken (aan de hand van het 4V-kwadrant) Plenair bespreken de deelnemers wat zij willen vasthouden (i.c. wat gaat er goed), versterken, vernieuwen en verlaten (i.c. wat gaat er niet goed) als het gaat om burgerparticipatie in Zeist? In het gesprek wordt aangegeven dat participatie het uitgangspunt is. Daar is nu de nodige ervaring mee opgedaan en daaruit komt naar voren dat: - het uitnodigen van een brede groep stakeholders soms niet de beste oplossing is. Bij de Maaltijd van Zeist was het heel breed en past het, maar bij andere processen leidt dat tot een hoop gesteggel en gedoe; - kaders op de achtergrond aanwezig zijn, en per project worden uitgevonden: elk project vergt maatwerk. Ieder project vraagt eigen aanpak en kaders, maar je hebt wel kaders nodig; - participatie bij een gebiedsontwikkeling heel anders is dan bij een speeltuin; - er vaak dezelfde stakeholders zijn, die heel dominant worden in het proces, en bij sommige projecten mis je stakeholders omdat ze er bijvoorbeeld nog niet wonen. (‘altijd dezelfde usual suspects -het zijn er maar een paar- die die vooraan zitten en op de rem trappen’, ‘ik heb niet het idee dat het iets met democratie te maken heeft’); - de kaders zijn: het vastgestelde beleid. Maar dat komt er bij raad en stakeholders niet in deze vorm doorheen.
Die willen de inhoudelijke kaders allemaal tot in detail uitgeschreven hebben. Dat zijn hele dikke pakken papier; - vooraf gestelde (inhoudelijke) kaders worden niet altijd geaccepteerd en steeds ter discussie gesteld. Ook al zijn ze democratisch vastgesteld. Er zijn mensen die ook participatie willen over de kaders. Het is allemaal een omweg tot: ‘we willen ons zin’; - de worsteling is hoe directief je moet zijn; - onze focus ligt op het proces, inwoners kijken naar product/resultaat; - soms komen ook opmerkingen over andere onderwerpen naar boven (‘soms dynamiet’), wat doe/moet je daarmee?
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 5
P a g in a 4 v a n 5
Vasthouden -
Versterken
Gesprek over waarden voeren: wat vinden we belangrijk? Waarom is dat (voor jou) belangrijk? Dit gesprek ook voeren als je weer met dezelfde partijen aan tafel zit, niet te snel overheen stappen
-
-
Gesprekken op andere locaties, om ook andere stakeholders en meningen op te halen. Tweeverdieners zien we nu bijna nooit Organiseren van ‘kracht’ en ‘tegenkracht’. Een stem geven aan de groep inwoners die (nog) niet aan tafel zit. En welke stem is dat dan? Opletten dat wij niet de tegenkracht zijn, want wij vertegenwoordigen het algemeen belang. Variatie in gevraagde inspanningen: je stem laten horen zoals we het nu doen te eenzijdig. Niet iedereen kan/wil langdurige bijdrage leveren. Sommige inwoners vinden het lastig om gehoord of betrokken te worden: kies voor laagdrempelig (bv inloop) of schriftelijke mogelijkheden. Toehoorders vanuit de raad bij participatie helpt voor breder beeld in de raad
-
Beter doordenken wat het resultaat is dat we met participatie willen bereiken. Verwachtingenmanagement: duidelijk aangeven wat het speelveld is, zowel qua proces als qua inhoud Speelveld op inhoud en proces helder benoemen aan de voorkant Op voorhand afspreken hoe je met elkaar aan de slag gaat, bijvoorbeeld aan de hand van een set spelregels Maatwerk bieden, maar ook: meer zicht krijgen op de overeenkomsten en algemeenheden bij burgerparticipatie, en welke participatievorm wenselijk is in welk geval Balans in tijd nemen en afbakenen. Als het te lang duurt, haken mensen af. Flexibiliteit nodig: soms moet je proces aanpassen Participatie altijd in dezelfde mate inzetten Alles overlaten aan de omgeving (die selectief aan tafel zit) Een raad die zich laat inpakken door mensen die in het participatieproces hun zin niet hebben gekregen Dat mensen die input leveren het gevoel krijgen dat er niets mee gedaan wordt. Hierdoor ontstaat er een ‘wij-zij’-situatie
Vernieuwen
O PZ ET O N D ERZO EK
Verlaten
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 5
P a g in a 5 v a n 5
In de overgang naar het volgende programmaonderdeel wordt opgemerkt dat het participatieproces losstaat van het besluitvormingsproces. Dat is een gedachte waar je ook anders naar kunt kijken. In de figuur van de boom met kenmerken van effectieve burgerparticipatie zou als vierde stroom kunnen worden opgenomen: Burgerparticipatie in de besluitvorming (wat gebeurt er na/met de burgerparticipatie?) Individueel prioriteren van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie Op basis van documentanalyse is een overzicht gemaakt van de kenmerken van effectieve burgerparticipatie. De deelnemers krijgen allemaal drie stickers om daarmee aan te geven wat de kenmerken zijn die in het vervolg van het onderzoek zeker aandacht moeten krijgen. Dit leidt tot de volgende top 3: 1. De gemeente maakt expliciet naar de participanten welk onderwerp ter discussie staat en waar beïnvloedingsruimte is, wie zij bij de beleids- en besluitvorming betrekt en op welke wijze zij het proces in richt, zo mogelijk in overleg met belanghebbenden. (4 stickers) 2. De gemeente informeert participanten gedurende het participatietraject regelmatig over de voortgang van het proces en/of wat er met hun inbreng gebeurt. (4 stickers) 3. De gemeente is helder over inhoudelijke kaders en randvoorwaarden (beleidsambities). (3 stickers) Afronding Danielle bedankt de deelnemers voor hun input.
En vraagt eenieder om nog even langs de overzichten met interactiemomenten en bronnen te gaan en deze zo mogelijk aan te vullen, en eventuele hartenkreten en tips voor de onderzoekers op de betreffende flap te noteren.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 6
B i j la g e 6
P a g in a 1 v a n 3
I m p r e s s i e s e s s i e r a a d s le d e n
Burgerparticipatie Zeist IMPRESSIE BOUWSTENENDAG
Gesprek raadsleden Donderdag 6 februari 2020 van 21.00 – 22.00 uur Deelnemers: 10 raadsleden (namen bekend bij rekenkamer) + griffier, burgemeester en gemeentesecretaris Welkom Danielle Fictorie, plaatsvervangend voorzitter rekenkamer en aanspreekpunt voor dit onderzoek, heet de deelnemers welkom en schetst het doel en de aanleiding voor dit onderzoek. In dit onderzoek naar Burgerparticipatie ligt de focus op projecten waarbij de gemeente het initiatief heeft en waar zij inwoners bij betrekt. Vandaag komt de rekenkamer vooral informatie ophalen. Er staan twee vragen centraal: 1. Hoe ervaren jullie als raadsleden de huidige interactie tussen gemeente en samenleving bij burgerparticipatie, en wat jullie willen vasthouden, versterken, vernieuwen en verlaten als het gaat om burgerparticipatie in Zeist? 2. Op welke factoren van effectieve burgerparticipatie het onderzoek zich verder zou moeten richten. Opzet onderzoek en dit gesprek Marte Kappert van 7Zebra’s, dat de rekenkamer bij de uitvoering van dit onderzoek ondersteunt, licht het proces toe. We staan nu aan het begin. Observatie- en Meedenkteams, bestaande uit twee- en drietallen van raadsleden en inwoners, gaan dit voorjaar op onderzoek uit om interactiemomenten te observeren. Later dit jaar – op 17 september - komen we graag over de bevindingen hieruit weer met elkaar te spreken.
Vervolgens werkt de rekenkamer toe naar een eindproduct voor de raad, dat ook voor de ambtelijke organisatie, inwoners en het college te benutten is. Werkwijze in de praktijk De deelnemers worden gevraagd in tweetallen verhalen over burgerparticipatie bij elkaar op te halen aan de hand van een praatplaat. Uit de ingevulde praatplaten zijn de volgende sprekende uitspraken gehaald. Welke randvoorwaarden golden er in het project? Quote: In verband met de ideeënfase nog geen randvoorwaarden, anders dan het thema ‘woonvisie’. Tegelijk denk ik ook: misschien gaven te weinig informatie vooraf. We moeten goed beseffen: hoeveel beïnvloedingsruimte is er überhaupt? Welke lessen trek je uit jouw praktijkervaring? Quote: Als raadsleden moet we blijven herhalen dat kaders meegegeven moeten worden. Quote: Wat geven we als kaders (en randvoorwaarden) mee aan een projectontwikkelaar? Waarop is nog verduidelijking van kaders nodig? Quote: Mensen moeten in het hele proces meegenomen blijven worden, van begin tot eind.
O PZ ET O N D ERZO EK
W EN SEN G EM EEN TE
KEN M ERKEN
O MT AAN D E SLAG
IN Z IC H T E N O B S E R VA T IE S
C O N C L U S IE S & A A N B E V E L IN G E N
B IJ L A G E N
B i j la g e 6
P a g in a 2 v a n 3
Terugblikken en vooruitkijken (aan de hand van het 4V-kwadrant) Plenair bespreken de deelnemers wat zij willen vasthouden (i.c. wat gaat er goed), versterken, vernieuwen en verlaten (i.c. wat gaat er niet goed) als het gaat om burgerparticipatie in Zeist? Vasthouden -
Versterken
Onderliggende houding: we willen samen het beste voor Zeist.
-
-
-
Ruimere opzet Ronde Tafel: meer dialoog met insprekers, ook wethouder bij betrekken, geeft mogelijkheid om door te vragen. Ronde Tafel is laat in het proces: los zien, twee dingen. Gaat om goed zicht van de raad op het participatieproces. Twee jaar geleden: raad uitgenodigd voor participatie in het voortraject van het proces. Verbreding methodieken om inwoners te bereiken. Nu veelal traditionele methodieken. Maak gebruik van de digitale mogelijkheden, zie bijvoorbeeld Amsterdam, en sociale media. Met alleen insprekers (huidige situatie) een te beperkte representatie. Actief op zoek naar wie betrokken moet worden, laagdrempeligere ingang, actieve houding, de wijk in, op zoek naar betrokken inwoners in het voortraject.
-
Zichtbaarheid gemeente en raadsleden. Politiek spreekuur: locatie gemeentehuis loslaten en de wijk in met specifieke punten (wijkagenda). Duidelijk zijn over de beïnvloedingsruimte, de randvoorwaarden/kaders die van toepassing zijn (bv de woningbouwambities), en wat er gebeurt met de opbrengst van de participatie. Heel compleet en helder meegeven. Raad moet aan begin proces uitspraak doen over de kwaliteit van participatie: wie, op welke manier, waarom? Bespreken op basis van voorstel college. Goede voorbeelden: mobiliteitsvisie, omgevingswet. Als raad meer aandacht voor het algemeen belang. Kaders zijn soms niet naar wens bewoners. Alternatief: bewoners medeeigenaar maken en geen kaders, maar wel ambitie, algemeen belang. Vraag aan bewoners hoe zij betrokken willen worden. Reflecteren en leren van evaluaties. Het begrip ‘de gemeente’ = ambtenaar, wethouder, raad. Verschil voor inwoner niet duidelijk, en daarmee een onduidelijke benaming. Situatie dat inwoners een jaar bezig zijn en de raad het resultaat opzijschuift (zie: WA-Hoeve) Inwoners vanaf stap 1 op achterstand. Gebeurt bij kleine projecten. Procedureel juist handelen van de gemeente, maar inwoners te laat betrokken.