Was Getekend - Jaarverslag en Jaarrekening 2024 - Regionaal Archief Rivierenland
Tekst van het document
Realtsatle
Begroting
2024
2024 €0
€0
2 Aflossingen
€ 257.705
€ 257.705
3 Renterisico (1+2)
€ 257.705
€ 257.705
4 Renterisico norm
€657.114
€ 643.934
5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
€ 399.409
€386.228
€0
€0
1 Renteherzieningen op vaste schuld
In de tabel is te zien dat het RAR over 2024 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Berekening renterisiconorm 4Totale lasten 4b Norm
4 Renterisico norm
3.4
Realisatie
Begroting
2024
2024
€3.285.571
€3.219.669
20%
20%
€657.114
€ 643.934
Bedrijfsvoering
3.4.1
Financiele rechtmatigheid
Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) moet zich kunnen verantwoorden ten aanzien van de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiele beheer. Rechtmatigheid vertelt of het beleid wordt gevoerd in overeenstemming met de interne en externe regelgeving. Het Dagelijks Bestuur van het RAR is verplicht te waarborgen dat het financieel beleid aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle \A/ordt voldaan. Om dit beter vorm te geven, is een tweetal documenten opgesteld en geimplementeerd in de organisatie, te weten: de financiele verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023 inclusief het addendum; het controleplan rechtmatigheid. Deze documenten zijn behandeld en vastgesteld in het Algemeen bestuur van 23-11-2023 met
uitzondering van het addendum op de financiele verordening deze is vastgesteld op 21-11-2024 door het Algemeen bestuur.
Met deze documenten wordt beoogd om bij te dragen aan; een adequate inrichting van de organisatie passend bij rechtmatigheid, zoals waar mogelijk
-
-
functiescheidingen en meer interne controle op uitvoering van taken; een betere uitvoering en interne beheersing van de werkzaamheden, zoals het efficient vastleggen van goedkeuringen in de processen; meer inzicht in de rechtmatigheid van (financiele) rechtshandelingen, zoals inzicht en
bewustwording van rechtmatigheid waarbij expliciet aandacht is voorfrauderisiA6Q.OR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
Jaarverslag en jaarrekening 2024 accountMts+ ADVISEURS
De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals is vastgesteld in het normenkader. Dat betekent dat: De rechtmatigheidsverantwoording ingaat op de financiele rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties.
De financiele rechtmatigheid betrekking heeft op: o het voorwaardencriterium: ofwel, zijn de transacties verricht in overeenstemming met de wet- en regelgeving? o het begrotingscriterium: ofwel passen de transacties hinnen de geautoriseerde begroting?
o
en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium: zijn de gegevens, die doorde belanghebbenden zijn verstrekt am het voldoen aan voorwaarden aan te tonen, getoetst ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van weten regelgeving?
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiele verordening inclusief addendum. Dit betekent dat: o
Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 97.000) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsvera ntwoording worden opgenomen.
o
Een rapporteringstolerantie van 1% (zijnde € 32.000) is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
Hieronder zijn, aan de hand van de "Monitor rechtmatigheidsveran twoording", de geconstateerde afwijkingen per criterium opgenomen met daaronder een toelichting per afwijking. Toetsingscrttertum voor de rechtmatigheidsverantwoording Begrotingscriterium
€80.632
Overschrijding explaitatiebudgetten programma archiefbeleid (begroot versus werkelijk)
€80.632
Oversch rijding in vestedngsb udgetten
€0
Niet geautoriseerde reserve mutaties
€0
Voorwaardecriterium
€0
Geen afwijkingen geconstateerd €0
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium Geen afwijkingen geconstateerd V.:
Toteal wditreatlihriftifciutew
€ 97.000
Verantwoordingsgrens 3% van de totale lasten
Niet onrechtmatige begrotingsafwijkingen Begrotingsafwijkingen die gebeel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten en daarmee niet onrechtmatia zijn. (als gevolg van artikel 3.2 van de financiele verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023) Saldo erstarencte rechtmatlgheMBlbuten VQGfi-VVAAt^e=^ Nader toe te lichten in de Rechtmatigheldsverklaring
Jaarverslag en jaarrekening 2024
€ 97.008
BIJ VEBKLARiNG D.D.
t-
•
Pagina 32 van 47
Conclusie en toelichting op de afwijkingen
Er is enkel op het begrotingscriterium een afwijking geconstateerd. Het betreft bier een begrotingsoverschrijding op het programma archiefbeleid van € 80.632, - en daarmee boven de
rapporteringstolerantie, wat dus vraagt om een toelichting in deze paragraaf. De overschrijding in lasten is het gevolg van een overschrijding in de post huisvesting. Er hebben zich in 2024 een aantal incidentele baten en lasten voorgedaan op de post huisvesting (de reparatie van
het dak, een defecte energiemeter en de btw-suppletie uit voorgaande jaren). Het saido totaal van rechtmatigheidsfouten zit onder de verantwoordingsgrens en hoeft niet
opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast zijn er op het programma archiefbeleid ook extra baten in 2024 gerealiseerd, te weten € 97.008 hogere baten dan begroot. Deze baten compenseren de extra lasten op het programma archiefbeleid en mogen in mindering worden gebracht als zijnde "niet onrechtmatige
begrotingsafwijkingen". Hiermee is de begrotingsafwijking dan ook niet onrechtmatig. Interne controle op de financiele bedrijfsvoering Sinds 2023 zijn er, ter bevordering van de rechtmatigheid, aanvullende interne controles ingevoerd op de bedrijfsvoeringprocessen die financieel van invioed zijn. Deze interne controle biedt inzicht in de rechtmatigheid van (financiele) rechtshandelingen. Uit de interne controle die in 2024 werd uitgevoerd op de financieel significante processen, blijkt dat deze controles de rechtmatigheid en getrouwheid van de verantwoordde financiele transacties ondersteunen. Er zijn geen significante 3.4.2
afwijkingen geconstateerd in de onderzochte processen, wat de betrouwbaarheid van de financiele verslaglegging verder benadrukt. 3.4.3 Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie van het RAR bestond op 31 december 2024 uit de volgende fte's: ¥unctie en aantal Fte
Reaiisatie
Realisatie
Begroting
2023
2024
2024
Directeur/streekarchivaris
1,00
1,00
1,00
Adjunct-directeur
1,00
1,00
1,00
Ondersteuning
0,56
0,56
0,56
Medewerkers
20,63
21,07
20,40
Totaal
23,19
23,63
22,96
Er is een lichte groei in het aantal fte's door de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer. 3.4.4
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim is sinds enkele jaren zeer laag bij het RAR. In 2024 is deze echter wat gestegen, maar nog niet zorgwekkend (zeker in vergelijking met het landelijk gemiddelden). Het overall ziekteverzuim-percentage over 2024 was 3,34% (2023:1,99%). Dit verzuimcijfer bestaat uit kortdurend en langdurig verzuim. Voor 2024 was het kortdurend ziekte verzuim 1,63% (2023:1,03%) en het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 1,71% (2023: 0,96%). 3.4.5
Ziektevervanging
Verzuim werd in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie, vooral het •<o''^(5g;]^^v'AARMERK verzuim. Er was voor 2024 voor een bedrag van € 24.800, - (2023: € 21.400, -) met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom). Hiervan is echter maar een bedrag van circa
Jaarverslag en jaarrekening 2024
V
accountAnts+ adviseurs
€ 2,500, - besteed aan ziektevervanging. Dit is gebuikt bij vervanging voor langdurig verzuim, want juist bij langdurig ziekteverzuim is ziektevervanging effectief en efficient. 3.4.6
Inhuur personeel
Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen bet bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van
personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2024 een bedrag van € 36.700, - opgenomen voor inhuur van tijdelijk personeel. In 2024 is er zoals hierboven gemeld een bedrag van €2.500 besteed aan tijdelijk personeel ten behoeve van ziektevervanging. 3.4.7
Werkzaak
Bij start van het jaar 2024 was 1,36 fte aan medewerkers door het RAR ingezet via Werkzaak. Dit is gedurende het jaar, ais gevolg van tijdelijke vervanging omhooggegaan naar 2,07 fte. Dit is circa 9% de totale formatie. Deze medewerkers zijn ingezet op dienstverleningstaken zoals het ophalen van de archiefstukken uit de depots voor de afdeling S-o-D en de studiezaal, maar ook op de facilitaire ondersteuning en materiele verzorging van het archief. En tijdelijk op de receptie. van
3.4.8 Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de
verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
2 OKI 2025 Jaarverslag en jaarrekening 2024
^
47
ACCOUh
S-^ADVISEURS
f
Jaarrekening 2024
In dit deel:
Hoofdstuk 4; Baten en Lasten 2024 Hoofdstuk 5; Balans 31-12-2024
Hoofdstuk 6: Rechtmatigheidsverantwoording
Bijiagen
VOOR WAARMERK
BIJ VERKLARING D.D.
2 Q m 2025 Jaarverslag en jaarrekening 2024
van 47
ACCOUl
^f^TS+ADVISEURS
4
Baten en Lasten 2024
4.1
Overzicht van de baten en lasten 2024
lOmfdtrllvfni proframf^
I
LastenI
BatenI
€ 186.635
€ 122.213
€1.355.122
€20.601
Saldol
Lasten i
Saldol
Lastenj
BatenI
-€ 64.422
€ 207.660
€ 103.550
-C104J.10
€229.265
€ 209.807
-€ 19.458
-€ 1334321
€ 1357.610
€0
-€1357.610
€1.308.146
€ 1.278
>€1.306.868
Saldol
Programma Archlefbeleld Pmgramma Arcbiefbeleid Personeelskosten - programma
Overige personeelskosten Hulsvestingskosten
€ 54.068
€0
-€54.068
€59.810
€0
-€59310
€ 36.674
€1329
-€ 34.745
€1.076.192
€ 16.896
-€ 1.059396
€952.129
€ 14.242
-€ 937.887
€894.264
€ 14.351
-€ 879313
€ 50.988
€0
-€ 50388
€46.460
€0
-€46.460
€59.786
€0
-€59.786
Automatiseringskosten
€271.995
€ 19.284
-€ 252.711
€281.410
€0
-€ 281/410
€ 194.278
€ 11.399
-€ 182379
finoncieiino
€951
€35.806
€ 34.855
€ 10.240
€0
-€ 10.240
€842
€20.831
€19388
€ 2.784.448
€ 2.784/448
-€ 259.514
Organlsatie, beheer& administratle
mssnn irr:r wesse: Al gemen e d ekkl n gs mi dd d en
A\
€0
€3.093.239
€3.093.239
€0
€3.051.877
€3.051377
€0
Overhead €281.660
€0
-€ 281.660
€ 298.320
€0
-€298320
€259.514
€0
HeffingVPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzien
€ 7.960
€0
-€ 7360
€6.030
€0
-€ 6.030
€ 14.120
€0
-€14.120
€ 2303.613
<304350
<3.051377
Baten]
Personeelskosten - overheod
P3fr
•: ■ <j
Lasten
Baten]
Sald^
€0
€0
€0
€0
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€0
€0
€40.000
€ 40.000
€0
€27.787
€ 27.787
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Baten]
Saldo]
lasten]
Reserve Weerstandsvermogen
€0
€0
€0
€0
Reserve E-depot
€0
€0
€0
€0
Reserve Digitallsering/ Bedrijfsvoering
€0
€0
€0
€0
Reserve Inventarisatle achterstanden
€0
€0
€0
Reserve Reperatle dak
€0
€ 45.000
€45.000
<0
75S5S!
Tjm
To
€67.4681
I
reierves
Resultaat nabestemming
<
Sald^
Lasten]
IfoOToe^ng/onttn
<2.747Mil~
7mm
I
<' €74.938
€0
(In de saldokolommen geldt ■ * nadelig en + = voardelJg)
4.2
Toelichting op de baten en lasten over 2024
Omschrljving programma
Reaiisatie
Begrotlng
2024
2024
Verschil
Programma archiefbeleid Directe archiefbeheerkosten Personeelskosten
Overige personeelskosten Hulsvestingskosten
€ 64.422
€ 104.110
€.39.688
€1.334.521
€ 1.357.610
€ 23.089
€ 54.068
€59.810
€ 5.742
€ 1.059.296
€ 937.887
-€ 121.409
€50.988
€ 46.460
-€ 4.528
Automatiseringskosten
€252.711
€ 281.410
€ 28.699
Rente en financiering
-€ 34.855
€ 10.240
€45.095
Totaalprogramma
€2.781.151
€ 2.797.527
€ 16.376
Algemene dekkingsmiddelen
€3.093.239
€3.051.877
-€ 41.362
-€ 281.660
-€ 298.320
-€ 16.660
Heffing VPB
€0
€0
€0
Onvoorzien
-€ 7.960
-€ 6.030
€ 1.930
€ 2.803.619
€ 2.747.527
-€ 56.092
Saldo van baten en lasten
€22.468
-€50.000
ft
Saldo van detoevoegingen/onttrekkingen reserves
€ 45.000
€ 50.000
Organlsatie, beheer en administratle
Overhead
Personeelskosten overhead
Totaal overig
•Saldo Resultaat na bestemming
€ 67.468
t*'
€5.000 %
VOO‘i-rWA aVHIVi tfHIt BIJ VERKLARING D.D.
Jaarverslag en jaarrekening 2024
Pagina 36 van 47
Over 2024 is op het programma archiefbeleid een batig saldo gerealiseerd van € 67.468,
Dit is als
voIgt te verklaren: +
Directe archiefbeheerkosten
€
31.050, -
€
45.491, -
€
52.238, -
€
45.095, -
€
1.930, -
€
67.468, -
Een positief resultaat op de directe archiefbeheerkosten. Dit resultaat is vooral te verklaren door hogere inkomsten uit archiefbeheer door extra dienstverlening. +
Personeelskosten
Een positief resultaat. Dit komt met name doordat we zo veel
mogelijk intern zwangerschapsverlof en langdurig ziekteverzuim hebben opgevangen.
Bedrijfsvoering: Huisvesting, organisatie, beheer en automatisering Per saldo een negatief resultaat. Dit is het gevolg van een aantal
-/-
incidentele baten en lasten op de post huisvesting:
de btw-suppletie van voorgaande jaren die mogelijk werd door het doorvoeren van een btw-administratie bij onze VvE, was een
meevaller op de post huisvesting.
de reparatie van het dak viel tegen en de kosten waren hoger dan de reserve die hiervoor bestemd was. Deze overschrijding valt op de post huisvesting. de kosten van elektra uit voorgaande jaren welke nog niet in
rekening was gebracht als gevolg van een defecte energiemeter. De defecte meter kwam eind vorig jaar pas aan het licht. +
Rente
Door de verandering in rentestand zijn de inkomsten op rente hoger dan begroot voor 2024. Onvoorzien
-/-
Net als vorig jaar zijn uit de kosten voor externe ondersteuning bij de
wijziging van de Wet GR opgenomen onder de post onvoorzien. Deze kosten waren ook in 2024 niet voorzien in de begroting. Deze kosten
geven een overschrijding op de post onvoorzien.
Bovenstaande zaken, met uitzondering van de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer, zijn incidenteel van aard.
VOOR WAARMERK
BIJ VERKLARiNG D.D.
20 [4 iJJ
lAp
jmv Jaarverslag en jaarrekening 2024
5
Balans
5.1
Balans op 31 december 2024
(voor winstbestemming) 31-1^2024
31-12-2023
ACTIVA
Materiele vaste activa 5.279.001
5.436.270
Inventaris
75.592
10.058
ICT
70.494
Gebouwen en terreinen
59.750
5.506.078
5.425.087
VIottende activa
Vorderingen Debiteuren
27.688
Overlopende activa
14.828
50.204 17.289 42.516
67.493
Liquide middelen
2.986.588
3.065.499
Totaal activa
8.454.190
8.639.069
PASSIVA
Eigen Vermogen Reserves
569.870
Resultaat boekjaar
67.468
Vreemd vermogen
Langlopende schulden
569.869
74.938 637.338
644.808
331.979
347.221
6.826.540
7.097.472
Kortlopende schulden
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden
270.932
Crediteuren
275.468
26.288
Belastingen en premies sociale verzekeringen
60.374
229.557
Overlopende passive
51.560
36.018
Totaal passiva
257.705
658.334
549.569
8.454.191
8.639.069
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
2 0 M 2025 Jaarverslag en jaarrekening 2024
IWV
AccouNT^-mm^m&
5.2
Toelichting balans 31 december 2024
5.2.1
Vaste activa
Omschrijving
Nieuwbouw
Aanschaf-
Mutaties
Cum.
Boekwaarde
AfschrJJvinjs
^oeKwaarde
waarde op
2024
1-1-2024
2024
31-12-2024
1-1-2024
Afschrijving t/m 2023
€6.688.513
€ 1.993.026
€4.695.487
€ 128.810
€4.566.677
€ 888.143
€ 147.360
€ 740.783
€ 28.458
€712.324
€ 1.006
€75.592
Uitbreiding 2017
€ 10.058
€ 66.540
€0
€ 10.058
€ 119.816
€32.625
€60.065
€ 59.750
€21.882
€ 70.494
€7.706.529
€ 99.165
€ 2.200.451
€5.506.078
€ 180.1S6
€5.425.087
Inventaris iCT
TOTAAL
5.2.2
Viottende activa 31-12-2024
31-12-2023
Vorderingen € 27.688
€50.204
€27.188
€45.133
vorderingen overig
€500
€5.071
Totaal vorderingen
€27.688
€50.204
Rente nog te ontvangen
€9.160
€ 8.103
Vooruitbetaalde bedragen
€5.668
€9.186
Totaal overlopende activa
€ 14.828
€17.289
€51.127
€361.868
€0
€365.621
€2.935.305
€ 2.337.922
€156
€87
€2.986.588
€ 3.065.499
Debiteuren, waarvan:
vorderingen op openbare lichamen
Overlopende activa
Liquide middelen ABN AMRO Ondernemersrekening
ABN AMRO Zakelijk Flexibel Deposito
ABN AMRO Zakelijke Kwartaal Deposito Kas
Totaal Ijpulde middelen
Toelichting debiteuren: De post debiteuren betreffen alien kort uitstaande vorderingen (<30dagen). De vorderingen zijn terecht gestuurde facturen en zijn, op bet moment van jaarrekening opstelien, reeds allemaal voldaan.
VOOR WAARMERK
BiJ VERKLARING D.D. 2 0
2025
Jaarverslag en jaarrekening 2024
Pagina 39 van 47
ACCOUl/rANTS+ ADVISEURS
5.2.3 Vaste passiva Toelichting reserves en voorzieningen Stand
Stand
Mutaties
31-12-2024
1-1-2024
€ 211.000
€0
€ 211.000
€58.021
€0
€58.021
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
€ 200.848
€0
€ 200.848
Reserve Website
€ 100.000
€0
€ 100.000
€ 45.000
-€ 45.000
€0
€ 614.870
-€45.000
€ 569.870
€28.136
-€ 1.000
€27.136
Reserve Weerstandsvermogen
Reserve E-depot
Reserve Dak reparatie Totaal reserves
Voorziening Publicatiefonds Voorziening Metamorfose Voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO
€ 27.496
€0
€ 27.496
€ 291.588
-€ 14.242
€ 277.345
Totaal VQi
€ 347.221
-€ 15.242
€ 331.978
Toelichting mutaties vorig boekjaar 2023 uit batig saldo: - Uit het batig saldo van 2023 is per 1-1-2024 een bedrag van € 45.000, - toegevoegd aan een nieuwe bestemmingsreserve voor de reparatie van het dak in 2024 (Reserve Dak reparatie). Dit is in overeenstemming met het AB besluit van 10 juli 2024 over bestemming van het positieve resultaat van 2023.
Toelichting mutaties 2024:
-
Uit de voorziening publicatiefonds is een bedrag van € 1.000 onttrokken voor het verstrekken van een financiele bijdrage aan diverse historische publicaties en activiteiten van onze erfgoedpartners in de regio. Uit de voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO is een bedrag van € 14.242 onttrokken voor de
egalisatie van de jaarlijkse kapitaallasten van de WKO-installatie. Voor 2024 was in de begroting ook opgenomen om een bedrag te onttrekken uit zowel de bestemmingsreserve E-depot en bestemmingsreserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering voor de uitvoeringvan een project. Echterzijn beide projecten door beperktere personele bezetting naar 2025 doorgeschoven en heeft er geen onttrekking aan deze reserves plaatsgevonden.
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
2 0 ISIM2025 'i
ACCOUNTANTS+ ADViSEURS
Pagina 40 van 47
Toelichting langlopende schulden. 31-12-2023
Schulden aan kredietinstellingen
31-12-2024
Leningen
€ 6.826.540
€ 7.097.472
Stand per 1 januari
€ 6.607.253
€ 6.737.354
Aflossing
-€ 135.758
-€ 130.100
Stand per 31 december Aflossingsverplichting komend boekjaar iaiteflnd deelpg 31 december
€ 6.471.495
€ 6.607.253
-€ 143.038
-€ 135.758
€6.328.457
€6.41^.49B
Lening BNG 661
Lening BNG 660 € 747.925
€ 864.343
Aflossing
-€ 121.948
-€ 116.418
Stand per 31 december
€ 625.977
€ 747.925
Aflossingsverplichting komend boekjaar iMriOpawd deel per 31 december
-€ 127.894
-€ 121.948
€ 498.083
€ 625.977
Stand per 1 januari
Staat van de geldleningen. annwtett
S9ldfl»
jaar
hoofdsom
saldo
aflossing
rente
geldlening
aOklening
31-12-2023
2024
2024
BNG 40103660
2009
€ 2.000.000
€ 747.925
€ 121.948
€33.232
€155.180
€ 625.977
BNG 40103661
2009
€ 8.000.000
€ 6.607.253
€135.758
€313.393
€449.151
€ 6.471.495
€ 10.000.000
€ 7.355.178
€ 257.705
€ 346.626
€604.331
€7.097.47^
Omschrijving
31-12-2024
(inclusief aflossingsverplichtingen looptijd < Ijaar) Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG: De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
VOOR WAARMERK
BIJ VERKLARING D.D.
20 Jaarverslag en jaarrekening 2024
!
1“
2025
mv ACCOUN/AN TS+AD VISEURS
Pagina 41 van 47
5.2.4
VIottende passiva 31-12-2024
31-12-2023
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen BNG
€ 270.932
€ 257.705
Totaal
€ 270.932
€ 257.705
Crediteuren
€ 275.468
€26.288
Totaal crediteuren
€ 275.468
€26.288
Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting
€ 60.374
€ 222.756
Totaal IriMHHBMi en BIBIIbs soctale verzekerlwen
€ 60.374
€ 222.756
Vooruit ontvangen bedragen
€26.375
€30.711
Nog te ontvangen facturen
€25.185
€12.108
Totaal overlOMnde passiva
€ 51.560
€42.819
Overlopende passiva
Toelichting crediteuren:
-
De post crediteuren betreffen alien facturen uit de laatste maand (<30dagen); veelal van zaken die ook pas in de laatste maand tot afronding zijn gekomen. Deze facturen zijn alien correct en zijn, op bet moment van jaarrekening op stellen, allemaal betaald.
5.3 5.3.1
Grondslagen voor waardering Materiele vaste activa
De materiele vaste activa worden ge\A/aardeerd op verkrijgingspr ijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Subsidies op investeringen worden in mindering gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. Voor verplichtingen tot herstel na afloop van bet gebruik van bet actief (ontmantelingskosten) wordt een voorziening getroffen voor bet verwacbte bedrag op
bet moment van activering. Dit bedrag wordt verwerkt als onderdeel van de boekwaarde van bet actief waartegenover voor bet gebele bedrag een voorziening wordt gevormd. Op terreinen wordt niet afgescbreven. De afscbrijving op gebouwen gescbiedt op basis van annuTteiten. Voor de overige materiele vaste activa gebeurt de afscbrijving op basis van lineaire afscbrijvingen van de verkrijgingsprijs, gebaseerd
op de gescbatte economiscbe levensduur. In 2024 betrof dit de volgende afscbrijftermijnen: Inventaris
10 jaar
ICT-middelen
4 jaar
Er wordt afgescbreven vanaf bet nieuwe boekjaar na bet moment van ingebruikneming. Voor de toekomstige kosten van groot onderboud aan bet gebouw en de installaties is een voorziening voor groot onderboud gevormd. Deze voorziening is in bebeer bij samen met Tbius elk voor 50% deelnemer van is. De toevoeging
aan de voorzi^|3g^;tpp^[b^p^^ q q
Jaarverslag en jaarrekening 2024
m
op basis van het geschatte bedrag van het onderhoud en de periode die telkens tussen de
\A/erkzaamheden van groot onderhoud verioopt. Hiervoor is een Meerjarenonderhoudsbegroting
(MJOB) opgesteld voor installaties en bouwkundige zaken. Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reele waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reele waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeiing van de vorderingen.
5.3.2
5.3.3
Liquide middelen
Liquide middelen bestaan uit kas, banktegoeden en deposito's met een looptijd korter dan twaalf maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder kortlopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
5.3.4 Langlopende schulden Langlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reele waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Langlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten . Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende de geschatte looptijd van de langlopende schulden in de winst-en-verliesrekening als interestlast verwerkt.
5.3.5 Kortlopende schulden Kortlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reele waarde. Kortlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van (dis)agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde.
VOOR WAARMERK
BIJ VERKLARING D.D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
2 0
2025 P^gina 43 van 47
V
6
Rechtmatigheidsverantwoording
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden
opgenomen. Uit bet getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen bet begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze recbtmatigbeidsverantwoording licbt bet Dagelijks Bestuur van de gemeenscbappelijke regeling Regionaal Arcbief Rivierenland (RAR) toe in boeverre bij
een
de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties bet begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit boudt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door bet Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met
bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de kaders (par 1.2) in de jaarrekening is bet door bet Algemeen Bestuur op 23 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicbt. Deze verantwoording banteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording boeven te worden betrokken. Deze grens is door bet Algemeen Bestuur van bet RAR bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee
vastgesteld op € 97.000, - (afgerond op duizendtallen). 6.1 Bevindingen Het Dagelijks Bestuur van bet RAR stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet recbtmatig tot stand zijn gekomen
€ 80.632 bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 97.000. Van de niet recbtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens bet Dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 97.008 acceptabel op basis van door bet Algemeen bestuur vastgestelde afspraken.
VOOR WAARMFRK
BIJ VERKLARiNG D.D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
2 0 \m 2025 ACCOUI
TS+ADVISEURS
Pagina 44 van 47
BIJLAGEN BULAGEl:
FORMAT VOOR DE DEELEMENDE GEMEENTEN
Informatie voor de jaarrekening van deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR. 1. Naam
RgiOMBl Archlef RMerenland
2. Rechtsvorm
Gemeenschappelijke Regeling
3. Adres en Vestigingsplaats 4. Doelstellingen openbaar belang
J.S. de Jongplein 3, 4QQ1 WG Tiel
w -4'
—ji
Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecent rum op het
gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en/of het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers;
het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) het beheer van in de archiefbewaarplaats uitgeplaatste archiefbescheiden van de deelnemers (indien van toepassing); d) de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende b)
archiefbescheiden van instances die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en e)
het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.
5. Relatie met taakveld overhead
De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie paragraaf 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead).
6. Deelnemende gemeenten
Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
7. Bestuurlijk belang
De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering).
8. Financieel belang
Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Eigen Vermogen per 31-12-2024 ; Reserves € 569.870 en een batig saldo
9. Eigen Vermogen
€ 67.468
11. Financieel resultaat
Vreemd Vermogen per 31-12-2024: € 7.816.853 Financieel resultaat over 2024 bedroeg het batig saldo van € 67.468
12. Email
info(S)regionaalarchiefrivierenland.nl
13. Website
www.regionaalarchiefrivierenland.nl
14. Telefoon
Telefoon 0344 - 612 230
15. Risicoprofiel
Laag
10. Vreemd Vermogen
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
20 P"
Pagina 45 van 47
./
BIJLAGE 2:
BELEIDSNOTA RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN
Jaarverslag en jaarrekening 2024
Pagina 46 van 47
R A R Regionaal Archief Rivierenland
Beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 - 2028
Auteurs
Letty Kil en Ella Kok-Majewska
Datum
24-11-2023
0ns kenmerk
1628-24248
Versiebeheer/status
Versie 1.0 ter bespreking in het DB 12 februari
Pagina 1 van 16
Managementsamenvatting Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelij ke regeling waaraan zeven gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie- en documentatiecentrum. BiJ het realiseren van de doelen en het uitvoeren van haar taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en \A/eerstandsvermoge n dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico's. Weerstandsvermogen is een element in de financiele houdbaarheid van de begroting en de financiele positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiele tegenvallers het hoofd te bieden. Het risicomanagementbeleid bij het RAR heeft tot doel de continuiteit van de organisatiedoelen te waarborgen en de vermogenspositie beschermen. Het RAR wil actief haar risico's beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiele resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Om dit doel te bereiken worden risico's periodiek geinventariseerd en onderzocht hoe hier in de bedrijfsvoering op te anticiperen zodat er passende beheersmaatregelen genomen worden. Met de inzet van deze beheersmaatregelen blijft er nog altijd een financieel restrisico over. Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen om dergelijke kwantificeerbare risico's op te vangen. De beschikbare weerstandscapaciteit van de organisatie zijn de aanwezige middelen om dergelijke restrisico's mee op te vangen. Indien deze in voldoende mate aanwezig zijn heeft het RAR mogelijkheid om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Deze notitie geeft inzicht in benodigde weerstandcapaciteit op basis van de risico's en zet dit af tegen het beschikbare weerstandcapaciteit in de periode 2024 tot en met 2028. De conclusies uit deze periodieke inventarisatie van risico's en duiding van weerstandsvermogen zijn:
•
•
•
•
•
Een groot deel van de geidentificeerde risico's (9 van de 14 risico's) kunnen worden opgevangen in de bedrijfsvoering van de organisatie. Dit zijn veelai risico's die een structureel en/of verplicht karakter hebben en kunnen indien nodig tijdig opgenomen worden in de begrotingscyclus mochten deze zich aandienen; Voor de overige geidentificeerde risico's (5 van de 14 risico's) geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelai om een directe opiossing, dan wel handeling vragen om de gevoigschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico's door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geeigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. De beschikbare weerstandscapaciteit over de jaren 2024 tot en met 2028 biedt, gezien de risico's, voldoende weerstandsvermogen. Het RAR zorgt middels haar (meerjaren)begroting ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet onder de norm komt te liggen, welke is vastgesteid door het Algemeen Bestuur in 2014. Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025-2028.
Pagina 2 van 16
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
2
Inhoudsopgave
3
1
4
2
3
Inleiding
1.1
Doelstellingen van deze nota
4
1.2
Totstandkoming van deze nota
4
1.3
Leeswijzer
5
Risicomanagement
6
2.1
Wat is risicomanagement?
6
2.2
Risicomanagementbeleid RAR
6
2.3
Risico's en beheersmaatregelen
7
2.4
Kwantificeren van risico's
8
Weerstandsvermogen
9
3.1
Benodigde weerstandscapaciteit
9
3.2
Beschikbare weerstandscapaciteit
9
3.3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek
11
3.4
Conclusies voor inrichting van bet weerstandsvermogen
12
Bijiage 1: Risico's en beheersmaatregelen
13
Pagina 3 van 16
1
Inieiding
Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelijke regaling waaraan 7 gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen: Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiei, West Betuwe en Zaltbommel en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie- en documentatiece ntrum. Basis van de regaling is de uitvoering van de Archiefv/et waarin het beheer en de beschikbaarstelling van openbare archieven is geregeld. Het RAR heeft als taak deze te bewerken, beheren, bewaren en toegankelijk te maken en houden voor het publiek. Volgens de wet is het RAR ook belast met toezicht op de (nog) niet overgebrachte archieven. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van onze taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel belaid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico's. Weerstandsvermogen is een element in de financiele houdbaarheid van de begroting en de financiele positie van het Regionaal Archief Rivierenland.
In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiele tegenvallers het hoofd te bieden.
1.1
Doelstellingen van deze nota
Deze nota heeft een aantal doelstellingen:
1.
Stimuleren en vergroten risicobewustzijn. Het actief uitvoeren van risicomanagementbeleid, draagt bij aan een vergroot risicobewustzijn van de organisatie. Bewust zijn van onzekerheden en het belang van de
beheersing daarvan creeert een structuur van continue analyse, beoordeling en ordening.
2.
Inzicht krijgen in de risico's en de eventuele mogelijkheden om deze te beheersen. Dankzij risicomanagementbeleid worden de risico's inzichtelijk en vormt het de basis voor het beheersen van de risico's: welke risico's verzekeren we, dragen we zelf of stellen we
andere beheersmaatregelen voor op? 3.
Inzicht in de beschikbare middelen of wel de beschikbare weerstandscapaciteit om de
gevoigschade van dergelijke risico's op te kunnen vangen. Alsmede een toets of er voldaan wordt aan de vastgestelde norm voor het benodigde weerstandsverm ogen
4.
Voldoen aan wettelijke verplichting (BBV).^
Met deze notitie wordt mede invulling gegeven aan artikel 7, lid lb van de Financiele verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023. Hierin is bepaald dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor het beheersen van de risico's die kunnen leiden tot financiele gevolgen. In het kader van artikel 10, lid 2 van de eerder genoemde verordening is in het proces tevens stilgestaan bij de frauderisico's en bij mogelijke maatregelen ter voorkoming ervan.
1.2 Totstandkoming van deze nota Deze nota is tot stand gekomen op basis van de samenwerking met een externe adviseur op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen. Ten grondslag aan deze nota liggen de eerder geproduceerde notitie over risicomanagement en weerstandsvermogen bij het RAR uit 2014 en geijpdatet in 2017 en 2021. Eenzelfde methodiek is ook nu weer gehanteerd en de risico's uit ^ Volgens het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de financiele verordening zijn gemeenten en gemeenschappelijk e regeiingen verplicht jaarlijks inzicht te geven in de risico's die zij lopen en dienen zij een toelichting te geven op het weerstandsvermogen in de jaarstukken.
Pagina 4 van 16
deze notities zijn in de inventarisatie meenomen als input. Hettotaal aan actuele risico's is
gei'nventariseerd in een risicosessie die werd gefaciliteerd door de externe adviseur waaraan een speciaal daarvoor samengesteld kernteam van medewerkers deelnam. Vooraf werd ieder van hen gevraagd aan te geven welke risico's zij zagen voor het RAR, in welke mate deze risico's worden beheerst en wat de eventuele financiele gevolgen zouden zijn. Daarbij is gekozen voor een zo ruim mogelijke indeling, teneinde de deelnemers uit te nodigen alle denkbare risico's voor het RAR in ogenschouw te nemen. In de risicosessie zijn vervolgens inzichten en opvattingen uitgewisseld, waarmee een gedeeld inzicht werd verkregen over de risico's van het RAR en over de vervoigstappen die nodig zijn voor verdere beheersing van de risico's. Aan de sessie werd ook deelgenomen door het lid van het Dagelijks Bestuur dat financien als aandachtsgebied heeft. Zijn rol was die van klankbord voor de andere deelnemers.
De uitkomsten van de risicosessie zijn vervolgens vertaald naar kwantificeerbare risico's die als input hebben gediend voor het benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen.
1.3
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt de methode voor risicomanagement uiteengezet, waarbij wordt ingegaan op risicomanagementbeleid, de gei'dentificeerde risico's, de methodiek voor het kwantificeren en
beheersen van de risico's. Hoofdstuk 3 gaat in op het weerstandsvermogen, hoe wordt dit berekend en welke hoogte van de weerstandsratio wordt nagestreefd? Ook wordt inzichtelijk gemaakt wat de
benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit is.
Pagina 5 van 16
2
Risicomanagement
2.1 Wat is risicomanagement? Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico's en de mogelijkheid om in de bedrijfsvoering hierop te anticiperen en passende beheersmaatreg elen te nemen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico's die een \A/ezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuiteit van de) bedrijfsvoering. Risicomanagement raakt zowel de financiele als de niet-financiele risico's. Het is geen exacte wetenschap. WiJ willen benadrukken dat risico's niet altijd exact te kwantificeren zijn.
2.2 Risicomanagementbeleid RAR Het risicomanagementbeleid is de basis voor het verankeren van risicomanagement in de organisatie en vormt het kader waarbinnen risicomanagement wordt uitgevoerd. Het beleid is gestoeld op de uitgangspunten van risicomanagement^ en wordt periodiek vastgesteld. Elke vierjaar wordt het beleid ten aanzien van risicomanagement en weerstandsvermogen geevalueerd en zo nodig herzien.
Wanneer binnen deze vier jaar actuele ontwikkelingen ertoe leiden dat er behoefte is aan een eerdere herziening, wordt hierop geanticipeerd. Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiele resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR een eigen beleidskaders voor risicomanagement te ontwikkelen en om binnen de gemeenschappelij ke regeling financiele weerstand te bouwen:
•
Om risico's actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen
voor de bedrijfsvoering en de resultaten;
•
Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico's, verplichtingen en verliezen.
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • Het RAR wil de continuiteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; •
Het RAR wil actief haar risico's beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat
incidenteel tegenvallende financiele resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
^ Denk hierbij aan het proces van identificeren van risico's het vaststellen van beheersmaatregelen en het kwantificeren van het restrisico, het uitvoeren van het plan en evalueren. Pagina 6 van 16
2.3 Risico's en beheersmaatregelen In de risicosessie zijn de risico's gei'nventariseerd vanuit een zo breed mogelijk aantal invalshoeken en risicocategorieen, te weten:
Politiek bestuurlijk / maatschappelijk Organisatorisch Financieel Juridisch Personeel
Ook is gekeken naar beheermaatregelen per risico en de mogelijke financiele schade mocht het risico zich voordoen. Flettotaal overzicht aan geidentificeerde risico's is opgenonnen in bijiage 1. Totaal zijn er 14 risico's gei'dentificeerd als mogelijk risico voor de bedrijfsvoering van het RAR. De uitkomst van deze risicosessie kunnen als voIgt worden samengevat:
Een groot deel van de risico's (9 stuks) zijn ontwikkelingen van buitenaf die tijdig gesignaleerd kunnen worden en veeial ook een structureel en/of verplicht karakter hebben om hier als RAR op te anticiperen. Wat betekend dat dit tijdig opgenomen kan worden in de begrotingscyclus (P&CCyclus). De eventuele kosten hiervan hebben veeial een structurele doorwerking in de
begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten. Van dergelijke risico's is het niet nodig om eventuele (incidentele) gevoigschade op te nemen in het benodigde weerstandscapaciteit (zie bijiage 1 voor de toelichting op deze 9 risico's). Flet overige deel van de risico's (5 stuks) is niet op deze wijze op te vangen. Voor deze risico's geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veeial om een directe opiossing, dan wel handeling vragen om de gevoigschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico's door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geeigende voorziening ofwel weerstandscapac iteit. Hieronder is van deze 5 risico's die in eerste instantie door het RAR zelf moeten worden beheerst,
aangegeven wat de kans van optreden is, alsmede een inschatting van de financiele gevolgen (range
van minimaal tot maximaal), indien het risico zich daadwerkelijk voordoet (restrisico). Risico
Kans
Financieel gevoig
(inschattiB restrisico) Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beeindiging van een
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Organisatorisch Cybercriminaliteit
1 maal per 5 jaar
€ 50.000 - € 150.000
Juridisch
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 25.000 - € 75.000
overeenkomst
Organisatorisch
Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch
Calamiteiten met schade aan gebouw en archief
Naleven van de wet- en regelgeving
Bij het bepalen van het financiele gevoig van het risico's wordt steeds uitgegaan van het restrisico, ofwel: het initiele risico minus de effecten van de beheersmaatregelen. Om tot een weloverwogen
besiuit te komen In beheersmaatregelen, is steeds de effectiviteit en proportionaliteit van de maatregel in overweging genomen. Zoals in hoeverre is het bemvloedbaar? Zijn de maatregelen die
hieruit voortvioeien ook daadwerkelijk uitvoerbaar en in verhouding tot het resultaat? Is het niet goedkoper om het risico te accepteren in plaats van premie te betalen aan de verzekeraar? Een uitgebreide omschrijving van de beheersmaatregelen per risico is te vinden in bijiage 1.
Pagina 7 van 16
2.4
Kwantificeren van risico's
In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico's omzetten in gekwantificeerde risico's die te samen de omvang van een weerstandscapaciteit bepalen als middel om dreigende onverwachte financiele tegenvallers bet hoofd te kunnen bieden. Tijdens de kwantificering van de risico's wordt steeds uitgegaan van bet restrisico, bierin zijn de effecten van de bebeersingsstrategie
reeds afgetrokken van bet initiele risico dat wordt gelopen. Zoals eerder aangegeven zijn risico's nietaltijd exact te kwantificeren. Om deze reden worden de risico's gewaardeerd de band van een wegingsmetbodiek met een klasse voor kans en voor gevolg, zie de tabellen bieronder. Dit is een beproefde metbodiek in risicomanagement en geeft inzicht in een te reserveren capaciteit voor de risico's te samen. Kans
Klasse
Kans
Aantal keren
0,2
4
Minder dan 1 maal perSjaar 1 maal perSjaar 1 maal per2 Jaar 1 maal per Jaar
5
Meerdere keren per jaar
1,0
1
Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer groot gevolg
1 2 3
0,4 0,6 0,8
[ 2
3 4 5
laarde
InschaMhB omvang restrisico
VOi
€l-€ 25.000
€ 15.000
€25.000-€75.000
€ 50.000
€75.000-€125.000
€ 100.000
€125.0000-€175.000
€ 150.000
> € 175.000
€250.000
Zoals blijkt uit de tabellen, worden er 5 kans- en 5 gevolgkiassen gebanteerd. Om tot een inscbatting van bet risico te komen worden beide scores met elkaar vermenigvuldigd (kans x verwacbtingswaarde). Gekwantificeerde risico's.
Op basis van deze uitgangspunten komen we tot de volgende kwantificering van de risico's. Deze leveren samen een te reserveren capaciteit van € 200.000,-. Verwacbtingswaarde
Capaciteit
Risico
Kans
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beeindiging van een
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
overeenkomst
Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch
Cybercriminaliteit Juridisch
Naleven van de wet- en regelgeving
^hjUal aan irsico's
C20a000
Pagina 8 van 16
3
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen van het RAR geeft inzicht in hoeverre zij het vermogen heeft om ook in
ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Om tot het weerstandsvermogen te komen dienen we zowel het benodigde weerstandscapaciteit (risico's) als de beschikbare
weerstandscapaciteit (middelen) inzichteiijk te hebben. Hieruit valt meteen de sterke link met risicomanagement op te maken, want: welke ongunstige, financiele gevolgen riskeren wij als organisatie?
In dit hoofdstuk beschrijven we wat we verstaan onder de begrippen weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen, waarbij we tevens een overzicht geven van deze capaciteiten voor het RAR. Vervolgens wordt ingegaan op de hoogte van de ratio en hoe om te gaan met afwijkingen.
3.1
Benodigde weerstandscapaciteit
De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat nodig is om de financiele gevolgen van de risico's op te vangen. Met andere woorden, de financiele impacts van alle risico's te samen vormen het benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder het overzicht van het benodigde weerstandsvermogen van het RAR (uit paragraaf 2.4). Ven/uachtingswaarde
Capaciteit
Risico
Kans
Polltiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beeindiging van een
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
overeenkomst.
Organisatorisch
Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch
Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch
Cybercriminaliteit Juridisch
Naleven van de wet- en regelgeving Totaal aan risico's
€200.000
3.2 Beschikbare weerstandscapaciteit De middelen en mogelijkheden waarover het RAR beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken, behelst de beschikbare weerstandscapaciteit. Het is een buffer die ervoor zorgt dat de organisatiedoelstellingen, het bestaande beleid en het voorzieningenniveau niet direct in gevaar komen wanneer risico's werkelijkheid worden. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat bij het RAR bestaan uit de volgende componenten: 1. Eigen vermogen in de vorm van reserves
In het eigen vermogen kent het RAR twee type reserves. De eerste is de algemene reserve welke als buffer dient ter afdekking van risico's en om incidentele
tegenvallers op de vangen (bij het RAR heet deze reserve dan ook 'Weerstandsvermogen'). De tweede is de bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserv e wordt verstaan een reserve
waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Binnen de bestemmingsreserves zijn er een tweetal categorieen te onderscheiden. De zogenaamde beklemde bestemmingsreserves en de niet-beklemde bestemmingsreserves.
Pagina 9 van 16
Beklemde bestemmingsreserves
De beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar als gevolg van eerder besluitvorming een harde claim op ligt en dus geen onderdeel vormen van de beschikbare
weerstandscapaciteit. Reserves ter afdekking van de kapitaallasten van investeringen zoals bij de reserve 'Website' zijn voorbeelden hiervan. Niet beklemde bestemmingsresen/es De niet beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar geen harde claim op ligt. Deze reserves vormen wel onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. Voorbeelden van
dergelijke reserves zijn de bestemmingsreserve als 'E-depot' en 'Digitalisering en bedrijfsvoering'. Deze reserves hebben uiteraard een doel, maar hier liggen nog geen concrete claims op. 2. Post voor onvoorzien in de begroting
De begroting van het RAR bevat een verplichte post voor onvoorziene lasten vanuit de verslaggevingsvoorschriften. Deze is jaarlijks ca. € 5.000 (op basis van de begroting 2022). De post onvoorzien heeft als doel onvoorziene uitgave op te vangen. Gezien de geringe omvang van deze
post tellen we deze niet mee in de berekening van de weerstandscapaciteit. Voor de berekening van het weerstandscapaciteit wordt de algemene reserve en de niet beklemde bestemmingsreserves meegeteld. Waarbij voor de niet beklemde bestemmingsreserves geldt dat er in de begroting en meerjarenramingen voor komende jaren (2024 tot 2028) concrete plannen zijn die zorgen voor een claim op deze reserve. Dit zorgt ervoor dat deze bestemmingsreserves in detijd in
omvang zullen afnemen, en daarmee de weerstandscapaciteit zal verminderen. Onderstaand is de afname van deze reserves over de jaren 2024 - 2028 en het effect ervan op de beschikbare weerstandscapaciteit inzichtelijk gemaakt.
Reserves
BescMkbaar wearstands-capaciteit
Oimms nttrvper 31-12-1023
'31-12-2024
IMe31-12-Z025
■■31-12-2026
p»31rl2-2027
jM>31-12-202S
€211.000
€211.000
€211.000
€211.000
€ 211.000
Algemene reserve Reserve
€ 211.000
€211.000
Weerstandsvermogen Bestemmingsreserves Reserve E-depot
€58.021
€58.021
€48.021
€38.021
€28.021
€ 18.021
€8.021
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
€ 200.848
€ 200.848
€ 160.848
€ 120.848
€ 80.848
€ 40.848
€848
Reserve Website
€ 100.000
€0
€0
€0
€0
€0
€0
CS69.869
€469.869
€419.869
€369.869
C 269.869
€219.869
(beklemde reserve)
€319.8691
Pagina 10 van 16
3.3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek
Wanneer zowel de benodigde- als de beschikbare weerstandscapacit eit in beeld is gebracht, kan men het weerstandsvermogen berekenen. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit (middelen)
Benodigde weerstandscapaciteit (risico’s)
Ratio weerstandsvermogen =
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld welke ratio het RAR nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Ratio weerstandsvermogen
Waardering ^ '
>2,0
Uitstekend
1,4 < X < 2,0
Ruim voldoende
1,0 < X < 1,4
Voldoende
0,8 < X < 1,0
Matig
0,6 < X < 0,8
Onvoldoende
<0,6
Ruim onvoldoende
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur van het RAR in 2014 vastgesteld op minimaal 1. Het RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen welke minimaal voldoende is. De volgende redenen zijn hiervoor aan te dragen: Onnodig opbouwen van reserves wordt voorkomen, \A/eerstandsvermogen voorkomt dat incidenteie tegenvallende financiele resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Beschikbare
Omvangper
Omvang per 31-12-2024
Omvang per 31-12-2025
Omvang per
31-12-2023 €469.869
€419.869
€ 369.869
€ 200.000
€ 200.000
2.4
2.1
Omvang per 31-12-3(07
Omvang per
€ 319.869
€ 269.869
€ 219.869
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
1.9
1.6
1.4
1.1
31-12-2026
31-12-202S
weerstandscapaciteit GeTnventariseerde risico's
Ratio weerstandsvermogen
Waardering
Uititekeiid
Uttstekend
Ruim
Ruim
voldoende
voMoende
VoMoendi
Vekiocnde
Het huidige weerstandsvermogen anno 2024 kan gewaardeerd worden als uitstekend.
Pagina 11 van 16
3.4 Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen Op basis van de berekeningen in paragraaf 3.3 komen we tot de volgende conclusies: •
• •
De beschikbare weerstandscapaciteit biedt, gezien de risico's, voldoende weerstandsvermogen als deze zich beweegttussen de €200.000 (factor 1) en €280.000. (factor 1,4). Het RAR zorgt ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet (langdurig) onder voorgenoemde drempelwaarden komtte liggen. Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025-2028.
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor inzetten, aanvulien en afromen van de weerstandscapaciteit: • Indien risico's zich voordoen kan een beroep gedaan worden op de weerstandscapaciteit, waarbij ookeen (bestuurlijke) afweging wordt gemaakttussen andere mogelijkheden om de gevolgen van risico's op te vangen. • De weerstandscapaciteit is toereikend genoeg om de totale berekende restrisico's van tezamen € 200.000 te kunnen opvangen. Niettemin kan een risico zich voordoen, hoe klein de kans ook is. In het geval dat dit gebeurt en de omvang ervan de beschikbare weerstandscapaciteit overschrijdt, dan staan de deelnemende gemeenten garant voor de dekking van het verschil, conform artikel 7, lid 1 e van de Financiele Verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023.
•
Wanneer een beroep wordt gedaan op de weerstandscapaciteit waardoor deze minder wordt dan voldoende (minder dan ratio 1), wordt besloten tot concrete maatregelen ter aanvulling van de weerstandscapaciteit en worden meevallers ingezet om het tekort aan te vullen.
•
Als de beschikbare weerstandscapaciteit hoger is dan voldoende (hoger dan ratio 1,4) wordt bestuurlijk besloten bij het vaststellen van de (meerjaren)begro ting en het bespreken van de jaarrekening hoe omgegaan wordt met dit deel van de reserves. Het surplus van beschikbare weerstandscapaciteit kan in principe worden vastgelegd in de vorm van een beklemde reserve.
Voor de verwerking in de Planning en Control-cyclus (P&C-cyclus) van het RAR worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • De Beleidsnota 'Risicomanagement en weerstandsvermogen' is uitgangspunt voor de paragraaf weerstandsvermogen, zoals die in de begroting en de jaarrekening naar voren komt. Bij het opstellen van de (meerjaren)begroting en de jaarrekening wordt deze nota als uitgangspunt genomen, en wordt jaarlijks een globale toets van de risico's en het weerstandsvermogen gedaan. • De Beleidsnota 'Risicomanagement en weerstandsvermogen' wordt vierjaarlijks herzien en aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur ter vaststelling. En daarna gaat deze ter kennisgeving naar het Algemeen Bestuur.
Pagina 12 van 16
Bijiage 1: Risico's en beheersmaatregelen 1
Poittlek bestuurlljk en maatschappelBl
Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
1.
Deelnemers kunnen besluiten op enig moment niet meer deel te widen nemen dan wel niet meer gebruikt te widen maken van onze diensten. in de gemeenschappelijke regeling is geregeld op weike wijze deelnemende gemeente mogelijkerwijs zou kunnen uittreden. Hierin is opgenomen dat er afspraken worden gemaakt over de kosten bij uittreden. Het financieel risico is hiermee gedekt, want de biijvende gemeenten staan garant voor de gemaakte afspraken. En is er geen restrisico voor uittreding van een deelnemende gemeenten.
Uittreding van een deelnemer of beeindiging van een overeenkomst.
Bijvoorbeeld een gemeente en/of bet Waterschap Rivierenland
De overeenkomst die het RAR met het Waterschap Rivierenland heeft eindigt op 31 december 2024 en wordt stiizwijgend telkens met twee jaar verlengd, tenzij 12 maanden van tevoren is opgezegd. De relatie tussen de contractanten is goed, het Waterschap heeft recentelijk nieuwe opdrachten aan het RAR gegeven, de kans dat niet wordt verlengd is derhalve klein. De financiele gevolgen zijn niettemin aanzienlijk. Behalve een inkomstenderving ad € 200.000 op jaarbasis, zullen bij beeindiging van de
Vi Rest risico
€ 300.000 - € 500.000
overeenkomst ookfrictiekosten moeten worden betaald. Deze kosten vormen het rest risico. Teneinde de kans op
een eventuele beeindiging van een DVA, alsmede de financiele gevolgen ervan, zo veel mogelijk te beperken, wil het RAR wederom langetermijn afspraken maken met het Waterschap, waarbij ook gekeken wordt naar de voorwaarden voor mogelijke uittreding. 2.
Nieuwe wet- en regeleeving
Eventuele wijzigingen in de wetgeving (zoals de
Zoals o.a. de Archiefwet die naar
Archiefwet) kunnen invioed hebben op ons takenpakket. Aangezien het RAR in zijn taakuitvoering altijd meet
verwachting in 2025 van kracht wordt.
€0
voldoen aan de wetgeving komen dergelijke wijzigingen in taken terug in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structured
doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico. 3.
Technologische ontwikkelingen
Technologische ontwikkelingen brengen zowel risico's als
Technologische ontwikkelingen zoals automatisering en Al, die van invioed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de primaire taak.
ook kansen met zich mee. Hierdoor kan het voorkomen dat
€0
investeringen sneller nodig zijn dan voorzien en/of dat reeds gedane investeringen niet meer renderen en nieuwe nodig zijn. Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele
doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting.. Hierdoor is er geen { incidenteel) restrisico. 4.
Nieuw beleid als gevolg van nieuw bestuur
Bij het aantreden van een nieuw bestuur (elke 4 jaar) is de kans op koerswijziging aanwezig.
Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De
€0
eventuele kosten hiervan hebben een structurele
doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze -worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij "vaststellen van de begroting.. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
Pagina 13 van 16
5.
Wereldwiide ontwikkelingen zoals
een pandemie, oorloe en/of natuurramp
De financiele gevolgen van een pandemie zoals de corona crisis, maar ook de oorlog in Oekrame met de enorme prijsstijgingen zijn niet te voorzien in de begroting.
Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen, anders dan de gecreeerde post onvoorzien, w/aarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening doorde deelnemende gemeenten worden opgevangen. Indien de kosten een structurele doorwerking hebben, zullen deze in de begrotingen voor komende Jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
€0
Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
6.
De huidige leveranciers van het archiefbeheersysteem en documentmanagementsysteem van het RAR staan goed aangeschreven en zijn leidend in bun branche. De kans dat een van hen noodgedwongen zijn bedrijfsvoering beeindigt moet als zeer klein worden ingeschat. Indien dit zich onverhoopt toch voordoet dan kunnen de financiele gevolgen in termen van vervangingsinvesteringen aanzienlijk zijn. Om dit risico beter in beeld te krijgen is het RAR voornemens om in het komende jaar bedrijfsinformatie op te vragen van deze leveranciers en zo een beter beeld te krijgen van hun reputatie en solvabiliteit. Zo kan bij twijfel het RAR zelf het initiatief nemen om tijdig naar een andere leverancier uitte kijken en overte stappen. Dit neemt niet weg dat een dergelijke overstap ook altijd aanzienlijke migratiekosten met zich meebrengt. Deze kosten vormen
€ 300.000 - € 500.000
Afhankeliikheid specialistische leveranciers
Het RAR is voor haar taakuitvoering afhankelijk van de inzet van een tweetal essentiele (software)
systemen. Het wegvallen of niet goed functioneren van deze systemen heeft negatieve gevolgen voor een goede taakuitvoering.
het rest risico.