Was Getekend - Jaarverslag en Jaarrekening 2024 - Regionaal Archief Rivierenland

7.

Calamiteiten met schade aan gebouw en archief tot gevole

Er is een risico aanwezig op een

calamiteiten zoals brand, wateroverlast, inbraak of vandalisme.

Dit levert mogelijk gevoigschade.

Het RAR heeft een actueel calamiteitenplan en is afdoende verzekerd tegen directe water- en brandschade aan het gebouw. De opstal verzekering is tegen herbouwwaarde, welke om de 5 jaar opnieuw wordt getaxeerd. Dit geldt ook

€ 300.000 - € 500.000

voor de inboedel zoals de kantoorinventaris en de

bedrijfsuitrusting. Archiefstukken zijn echter niet te verzekeren.

De kans dat calamiteiten zich voordoen moet als zeer klein

worden ingeschat, mede doordat het gebouw uit 2012 is en voldoet aan alle wettelijke (veiligheids)voorschiften. En door het toepassen van adequate detectiesystemen kan in veel gevallen snel geacteerd worden waarmee het risico van verlies van archiefstukken beperkt blijft. Documenten die bij een brand verloren gaan, kunnen niet worden vervangen en brengen dan ook geen kosten met zich mee. Wei kunnen de kosten van het opruimen van deels beschadigde archiefstukken, het restaureren van beschadigde stukken en het tijdelijk onderbrengen van de niet beschadigde stukken aanzienlijk zijn. 8.

Cvbercriminaliteit

Ondanks goede en actuele beveiligingsmaatregelen biijven cybercriminelen continue hun aanvalsplannen aanpassen om hieromheen te werken. Er is dus

altijd een risico/kans dat ze zullen slagen. Dit levert vrijwel altijd gevoigschade.

Deze vorm van criminaliteit komt tegenwoordig regelmatig voor bij de overheid. De kans dat een cyberaanval slaagt moet evenwel als betrekkelijk klein worden ingeschat, gezien de goede inrichting van de logische toegangsbeveiliging van de systemen. Ook zijn de financiele gevolgen relatief beperkt, gezien hetfeit dat het RAR beschikt over goede back up-systemen en met de verwerkers van gegevens overeenkomsten (inclusief een Service Level Agreement SLA) zijn afgesloten, die mede

€50.000-150.000

Pagina 14 van 16

voorzien in een borging van de integriteit van de gegevensverwerking. Dit neemt niet weg dat een dergelijke voorval altijd kosten met zich meebrengt, zoals herstel en reparatiekosten en eventueel extra beveiligingsmaatregelen die hierbij komen kijken. Deze kosten vormen het rest risico.

Flnancieel Risico

Aanwezige beheersmaatregelen

Rest risico

9.

Rentefluctuaties

Het renterisico is beperkt aanwezig. Voor de middelen die

€0,-

Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden.

aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen, anders dan de

Dit kan leiden tot nadeel door een

rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot

gecreeerde post onvoorzien, waarmee dergelijke

een nadeel ais de rente daalt.

eventuele kosten hiervan hebben een structurele

onvoorziene tegenvaliers op te vangen zijn. Indien deze

post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. De

doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bIj vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico. 10.

Projectmanagement eesubsidieerde projecten

Aan de (project)subsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan

voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.

Er wordt actief gestuurd op goed projectmanagement en flnancieel voortgangsoverleg ofwel het is een voorwaarde om het project te willen doen. Toch zijn dit veelal projecten in samenwerking met derden en blijft dit risico bestaan. Buiten deze beheersmaatregel is er niets anders dan de gecreeerde post onvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegenvaliers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.

€0,-

Juridisch Risico

Aanwezige beheersmaatregelen

Rest risico

11.

RAR voIgt de ontwikkelingen rondom wetgeving op de voet. Echter is zij niet altijd in staat om met de intern aanwezige capaciteit en expertise de veranderingen snel vorm te geven. Om te voorkomen dat we niet voldoen aan nieuwe wetten en regels worden bij bepaalde vraagstukken

€ 25.000 - € 75.000

Naleven van de wet- en regelgeving

Wet en regelgeving veranderd continue. Onze bedrijfsvoering dient hier aan te voldoen en op aangepast

te worden. Door de beperkte omvang van onze organisatie is hiervoor niet altijd de juiste kennis en/of capaciteit intern aanwezig.

externe expertise tijdelijke ingehuurd. Dit ook om te voorkomen dat er bewust of onbewust overtredingen van

wet-en regelgeving plaatsvinden die mogelijkschadeclaims en boetes kunnen opieveren. Met externe inhuur neemt het risico af, maar dit neemt niet weg dat de kosten van een externe (juridische) specialist in de praktijk evenwel behoorlijk kunnen opiopen. Deze kosten vormen het rest risico. Deze kosten zijn niet

structureel van aard en zijn veelal nog onbekend ten tijde van het opstellen van de begroting (ruim 2 jaar ervoor). Met als gevolg dat ze niet altijd vooraf kunnen worden opgenomen in de begroting. 12.

Frauderisico's

In geval van een geconstateerde fraude is er een risico op mogelijke gevoigschade.

in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is gekeken in welke mate de interne beheersing verbetering behoeft om deze risico’s af te dekken. Waar nodig is deze aangescherpt. Er zijn voldoende maatregelen getroffen om onrechtmatige toe-eigening van vaste activa te voorkomen.

€0,-

En hoewel archiefstukken niet tot de vaste activa horen,

zijn ook hiervoor maatregelen getroffen ter voorkoming van onrechtmatige toe-eigening. Maatregelen zoals:

Pagina 15 van 16

«

toegangscontrole, camera toezicht en registratiesystemen. Vooralsnog behoeven geen frauderisico's ten laste van het weerstandsvermogen te worden gebracht. Hierdoor is er

geen (incidenteel) restrisico. Personeel Risico

Aanwezige beheersmaatregelen

13.

Verzuim en/of uitval

Het RAR voert een actief beleid rondom de gezondheid

Langdurig ziekteverzuim /uitval van cruciaal personeel

inzetbaarheid van medewerkers. Het verzuim is momenteel

14.

Onvoldoende kwalitatief personeel

Als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt is het de laatste jaren

steeds moeilijker om voldoende goed gekwalificeerd personeel te vinden voor openstaande vacatures

Rest risico en

€0,-

laag. Daarnaast is in de personeelsbudget ruimte opgenomen voor vervanging bij langdurige uitval. Indian dergelijke budgetten structureel niet meer toereikend zijn, worden deze wijzigingen opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is ergeen (incidenteel) restrisico. Het RAR neemt goed werkgeverschap serieus en voert o.a. een actief beleid om medewerkers te ontwikkelen, dit ook metals doel personeel langdurig te behouden. Hiervoor zijn leertrajecten en een opieidingsbudget voor handen. Daarnaast is er een wervingsbudget opgenomen die in veel gevalien toereikend is. Indian dergelijke budgetten structureel niet meer toereikend zijn, worden deze wijzigingen opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is ergeen (incidenteel) restrisico.

€0,-

Pagina 16 van 16

BIJLAGE 3:

CONTROLEVERKLARING ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT

Jaarverslag en jaarrekening 2024

Pagina 47 van 47

«

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: Het bestuur van Regionaal Archief Rivierenland

A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2024 0ns oordeel

Wij hebben de jaarrekening 2024 van Regionaal Archief Rivierenland te Tiel gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de

samenstelling van zowel het vermogen van Regionaal Archief Rivierenland op 31 december 2024 als de baten en lasten over 2024, alsmede van de financiele rechtmatigheid over 2024 in overeenstemming met

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De jaarrekening bestaat uit; 1.

de balans per 31 december 2024;

2.

het overzicht van baten en lasten over 2024;

3.

de financiele rechtmatigheidsverantwoording over 2024 en;

4.

de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiele verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben onze controle uitgevoerd voigens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'.

Wij zijn onafhankelijk van Regionaal Archief Rivierenland zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

FSVAccountants + Adviseurs B. V.

Telefoon: 088 900 5301

Hogeweg 43

E-mail:

info@fsv.nl

Handelsregisternummer: 11020683 Lid van de vereniging SRA

Postbus 128

Internet:

www.fsv.nl

Member of Nexia International

5300 AC ZALTBOMMEL

«

Verklahng over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Het jaarverslag omvat andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. Op grond van onderstaande virerkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiele afwijkingen bevat, Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen

vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiele afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben nietdezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het bestuursverslag en de overige gegevens in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording.

B. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).

In dit kader is het bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het

mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiele fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden venwacht dat deze, afeonderlijk of gezamenlijk, van invioed kunnen zijn op de economische beslissingen die

gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beinvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

/

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische

voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van

materieel belang bevat

als gevolg van fouten of fraude het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter

dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

•

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiele verslaggeving en het

evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en

het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en

gebeurtenissen, inclusief de financiele rechtmatigheid daarvan.

Zaltbommel, 20 maart 2025 FSV Accountants + Adviseurs B.V.

was getekend Y.G.P.M. Viguurs AA

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden: