rapport RKC-onderzoek Subsidiebeleid (G21-001220)

Voorbeelden van globale uitwerkingen zijn:  Artikel 18, Welzijns- en jongerenwerk voor inwoners, lid 1: “…voor professioneel welzijnswerk en jongerenwerk ten behoeve van inwoners van de gemeente Westland.”  Artikel 27, Incidentele subsidies kleinschalige cultuurinitiatieven, lid 1: “….voor deelname aan de samenleving door de culturele amateursector.” Voorbeelden van specifieke uitwerkingen zijn:  Artikel 25, Incidentele subsidies Topsport Westland, lid 2: “….voor: ­ deelname van Westlandse Topsportverenigingen aan internationale kampioenschappen en competities; ­ de organisatie van topsportevenementen.”  Artikel 32, Incidentele subsidies respijtzorg, lid 1: “….voor respijtzorg gericht op het ontlasten van de mantelzorger.”

Hoe de subsidieregeling samenhangt met de doelen in het SBK en het UP wordt niet nader toegelicht en is daarom niet goed herleidbaar. Er is ook geen toelichting op de “subsidieregeling diverse activiteiten” aangetroffen waarin de relatie tussen de regeling en de gemeentelijke beleidsdoelen worden toegelicht. De effectindicatoren benoemd in de SBK en het UP komen niet terug in de subsidieregeling.

pagina 18

4.3.3 De onderbouwing van de aanvraag en de verantwoording van de subsidie Onderzocht is vervolgens of de beleidsdoelen herleidbaar terug te vinden zijn in de toetsing en verantwoording van subsidieaanvragen en -vaststellingen. Dit is relevant omdat daaruit valt af te leiden hoe de voorgestelde activiteiten in de subsidieaanvraag bijdragen aan de beleidsdoelen van de gemeente. Uit het dossieronderzoek blijkt dat de relatie tussen de beleidsdoelen van de gemeente en de subsidieaanvraag geen structureel onderdeel is in de aanvraag of de verantwoording. Dit is dan ook geen gemeentelijke eis. In sommige aanvragen wordt expliciet gerefereerd aan de beleidsdoelen en wordt toegelicht hoe de voorgestelde activiteiten kunnen bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen. In andere gevallen worden de beleidsdoelen van de gemeente niet genoemd en is er helemaal geen verband gelegd. In sommige verantwoordingen van subsidie wordt wel, in andere niet gerefereerd aan de beleidsdoelen van de gemeente. Hoe dit verschil ontstaat, hebben wij niet eenduidig kunnen vaststellen. 4.3.4 Het toetsingskader voor aanvragen tot verlening of vaststelling Ook voor het sociaal domein hebben wij geen kader aangetroffen waaraan het aanvragen en verantwoorden van subsidies aan de onderliggende beleidsdoelen en effectindicatoren kan worden getoetst.

4.3.5 Een overall evaluatie van het instrument subsidies in relatie tot beleidsdoelen In dit onderzoek is geen evaluatie aangetroffen van de mate waarin de verleende subsidies als beleidsinstrument hebben bijgedragen aan de beleidsdoelen van het SBK. In de interviews komt naar voren dat hieraan wel behoefte is om te bepalen of het instrument effectief is of beter kan worden vervangen door andere instrumenten zoals de inkoop van diensten. Binnen de gemeentelijke organisatie wordt in het voorjaar van 2021 overwogen om een afwegingskader samen te stellen voor het maken van deze keuze. 4.3.6 De evaluatie van het uitgevoerde beleid De Raad ontvangt jaarlijks een voortgangsrapportage met een inhoudelijke beschrijving van de uitvoering op de 13 doelen van het SBK en de vijf extra projecten geïntroduceerd in het UK. Deze voortgangsrapportage is niet evaluerend. Er wordt dus niet toegelicht of ingezet beleid en beleidsinstrumentarium, zoals subsidies, effectief zijn. Deze voortgangsrapportage bevat geen financiële verantwoording. Deze vindt plaats via de financiële jaarcyclus.

pagina 19

5. BEVINDINGEN INDIRECTE SUBSIDIES 5.1 Inleiding Naast de verlening van subsidies volgens de definitie van de Awb, kan een gemeente de realisatie van beleidsdoelen ook met andere middelen aanjagen en ondersteunen. In dit onderzoek wordt gerefereerd aan deze faciliteiten als indirecte subsidies. Voorbeeld van indirecte subsidies is de ter beschikking stelling van vastgoed tegen een niet-kostendekkend tarief. Andere voorbeelden zijn het faciliteren van activiteiten door directe hulp vanuit de gemeente, zoals het neerzetten van routes voor een evenement of het schoonmaken van de evenementlocatie na afloop. Tot slot kan de gemeente ook aanjagen en ondersteunen door het ter beschikking stellen van kennis, bijvoorbeeld met het organiseren van kennisbijeenkomsten waaraan kan worden meegedaan tegen een niet-kostendekkend tarief. De Rekenkamercommissie wil inzicht in de transparantie van de gemeente over de verleende indirecte subsidies. Daarbij heeft het onderzoek zich geconcentreerd op de transparantie omtrent het ter beschikking stellen van vastgoed. Hiervoor is gekozen omdat deze vorm van indirecte subsidie het meeste voorkomt en een grote waarde vertegenwoordigt in relatie tot het beschikbare budget binnen de gemeente; zie tekstkader.

In de “Programmabegroting_2019-2022” van september 2018 is het financiële overzicht van baten en lasten (totale begroting € 299 mln.) op pagina’s 210 en 211 gespecificeerd naar taakvelden en programma’s. Vastgoed maakt hier integraal deel van uit en is dus niet verbijzonderd als taakveld of programma. Op basis hiervan zijn de totale gemeentelijke vastgoedbaten en -lasten niet inzichtelijk. Enkele taakvelden met een sterke vastgoedcomponent zijn in de onderstaande tabel opgenomen. In de tabel staan het taakveld, de lasten en baten alsmede het percentage dat de lasten en baten bijdragen aan de totale begrotingslasten en -baten. Tabel 3: Begroting 2019 – enkele taakvelden met vastgoedcomponent Taakveld

lasten

%

baten

%

4.2 Onderwijshuisvesting

€ 8,5 mln.

2,9%

€ 0,9 mln.

0,3%

5.2 Sportaccommodaties

€ 5,9 mln.

2,0%

€ 0,9 mln.

0,3%

5.3 Cultuurpresentatie,

€ 2,7 mln.

0,9%

€ 0,3 mln.

0,1%

5.4 Musea

€ 0,7 mln.

0,2%

nihil

0,0%

5.5 Cultureel erfgoed

€ 0,4 mln.

0,1%

nihil

0,0%

productie en -participatie

De vragen die centraal hebben gestaan, zijn:     

In hoeverre voert de gemeente beleid omtrent het ter beschikking stellen van vastgoed? In hoeverre voert de gemeente beleid ten aanzien van huurtarifering voor vastgoed dat wordt gebruikt voor maatschappelijke doelen? Wanneer de gemeente beleid voert ten aanzien van huurtarifering, hoe is dat beleid afgestemd met het subsidiebeleid? Wanneer de gemeente geen specifiek beleid voert, heeft de gemeente inzicht in de indirecte subsidies die zij verstrekt via het ter beschikking stellen van vastgoed? Wanneer de gemeente geen beleid voert, wat zijn de gevolgen hiervan voor de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid?

pagina 20

Figuur 6: beleidscyclus vastgoed in relatie tot subsidies

5.2 Vastgoed- en huurtarievenbeleid De gemeente voert geen algemeen beleid voor de ter beschikking stelling van eigen vastgoed en dus ook geen beleid omtrent de verlening van dit type indirecte subsidies. Uit interviews met betrokken ambtenaren komt naar voren dat de gemeente vastgoed ter beschikking stelt aan maatschappelijke organisaties die actief zijn in Westland. Echter, dit is niet uitsluitend het geval. Voor het gebruik van sportaccommodaties gelden wel voorrangsregels omdat de gemeente in de eerste plaats de wettelijke verplichting heeft om sport en bewegen voor het primair onderwijs te faciliteren: ”Zowel bij de vervanging van bestaande hallen als bij aanvragen voor extra sporthallen geldt als voorwaarde dat de sporthallen bruikbaar zijn voor gymnastieklessen voor scholen“ 6. Voor de Investeringssubsidie Sportaccommodaties geldt als aanvullende voorwaarde dat: “de aangeboden kernactiviteit is aan te merken als Westlandse Sport”7. Ook ten aanzien van de tarifering van vastgoed, voert de gemeente geen beleid. Zoals in het vorige hoofdstuk toegelicht, stelde de Raad in 2011 algemene kaders vast voor de herijking van subsidies en tarieven.

6 7

Deelnota sportbeleid, maart 2010, Pagina 9. Deelnota sportbeleid, maart 2010, Pagina 37.

pagina 21

Een van de voornemens was de normalisering van huurtarieven per categorie gebruiker: “net zoals elke voetbalclub per vierkante meter veld hetzelfde betaalt, geldt dit ook voor kinderopvang, peuterspeelzalen, overige (binnen)sporten, jeugdwerk, bibliotheek, theater en toneel etc.”8 Dit voornemen is nader uitgewerkt in de door het College vastgestelde nota Herijking Subsidies en Tarieven. Daarin kondigt het College aan: “De in het kader opgenomen uitgangspunten voor de herijking van het accommodatiebeleid zijn:  Versterken van samenwerking van organisaties, onder andere door multifunctioneel ruimtegebruik.  Genormaliseerde huur per categorie gebruikers, waarbij gekeken wordt wat regionaal en landelijk gangbaar is.  Vaststelling van de maximale omvang van de ruimte die we gemeente-breed voor bepaalde doelgroepen in accommodaties ter beschikking hebben en de spreiding over de kernen. Uit het onderzoek in het kader van het herijkingsproces is echter gebleken dat voor een zorgvuldige voorbereiding en implementatie van een objectief, transparant en toekomstbestendig accommodatiebeleid voor de niet-commerciële instellingen meer tijd nodig is. Besloten is daarom het jaar 2012 te benutten om in samenspraak met de Gemeenteraad en maatschappelijke instellingen accommodatiebeleid te ontwikkelen. Dit accommodatiebeleid zal ontwikkeld worden vanuit de inhoudelijke doelen van beleid.

Uit deze inhoudelijke doelen volgt voor welke accommodaties de gemeente zich verantwoordelijk acht en op welke manier zij deze verantwoordelijkheid vorm wil geven. Vervolgens zullen vraagstukken zoals capaciteit, spreiding/clustering en multifunctioneel gebruik aan de orde komen. Op basis hiervan zal het vastgoedbeleid nader worden ingevuld en het beleid voor de huurtarieven worden ontwikkeld.”9 Uit de interviews ambtenaren hierbij betrokken, komt naar voren dat vooronderzoek is uitgevoerd om inzicht te krijgen in de kostprijs van gemeentelijk vastgoed inclusief de binnensportaccommodaties. De vraag of een en ander heeft geleid tot het nodige inzicht, wordt per geïnterviewde bevestigend of ontkennend beantwoord. Hierop zijn wel de huurtarieven voor buitensportvelden geharmoniseerd en betalen de betreffende verenigingen in Westland hetzelfde tarief per vierkante meter. Verder betalen aanbieders van peuteropvang een marktconforme huur voor gemeentelijk vastgoed. Voor de gemeentelijke gymzalen en sporthallen is de harmonisatie van de tarieven vergevorderd, maar nog niet afgerond omdat voor de aanvankelijk laagste tarieven een langere overgangstermijn van toepassing is. Omdat de tarieven waren gebaseerd op de historie in de voormalige gemeenten (tot 2004), waren deze voor sportaccommodaties in De Lier aanzienlijk lager dan in de andere kernen.

De oude gemeente De Lier verstrekte namelijk hogere subsidies voor het gebruik van sportaccommodaties dan de andere gemeenten. Op politiek verzoek is daarom na de afschaffing van de directe subsidies in 2011 pas op de plaats gemaakt met de harmonisatie van de binnensporttarieven in De Lier en is gekozen voor een overgangsregeling waarin de tarievenstijging (van 2018 tot en met 2020 begrensd op 10%) nog tot na 2021 moet worden voortgezet om op gelijke hoogte te komen met de andere kernen 10.

8

Algemene Kaders en Plan van Aanpak t.b.v. Herijking Subsidies en Tarieven, vastgesteld door de Raad op 21 juni 2011, blz. 15. 9 Nota Herijking Subsidies en Tarieven 2012, blz. 15. 10 Gebruikelijk is dat een harmonisatie langer duurt naarmate de te overbruggen verschillen groter zijn.

pagina 22

Voor de overige accommodaties en gemeentelijk vastgoed verschillen de huurtarieven en de grondslag voor deze huur in de meeste gevallen nog steeds per object. Onder deze verschillen liggen nu geen beleidsmatige afwegingen. Het unanieme beeld onder de geïnterviewden is dat deze zo historisch gegroeid zijn. Met historisch gegroeid wordt bedoeld dat de huurtarieven zijn gebaseerd op de tarifering en het onderliggend beleid in de vijf voormalige gemeenten die zijn opgegaan in de gemeente Westland.

5.3 Afstemming subsidiebeleid en beleid omtrent tarifering van vastgoed Omdat de gemeente geen beleid voert ten aanzien van tarifering van vastgoed is er ook geen sprake van beleidsmatige afstemming met het subsidiebeleid. Er wordt echter wel afgestemd per object waarin een subsidieontvanger is gehuisvest: wanneer een contractbeheerder bij cluster Ruimte constateert dat een huurcontract afloopt, wordt daarover contact gezocht met de accounthouder van de subsidiënt voor akkoord op de voorwaarden. Soms leidt dit tot een aanpassing van de huurvoorwaarden. Voorjaar 2021 loopt er een traject waarbij een intensievere afstemming is tussen de clusters Beleid en Ruimte. Vanuit het beleid sociaal domein wil de gemeente Huiskamers van de Wijk gaan inrichten, waarin de Bibliotheek en Vitis samen gehuisvest zijn. Op dit moment zoeken de gemeente met de Bibliotheek en Vitis naar geschikte locaties. Daarbij speelt de huur van de locatie een rol bij de afweging over geschiktheid. Nu wordt door het cluster Ruimte geïnventariseerd wat mogelijke locaties kunnen zijn en welke voorwaarden moeten worden gehanteerd voor de ter beschikking stelling. Deze kunnen overigens wel per locatie verschillen en hoeven dus niet te worden geharmoniseerd.

pagina 23

6. BEANTWOORDING VAN DE ONDERZOEKSVRAGEN Op basis van de onze bevindingen komen we tot de volgende beantwoording van de onderzoeksvragen. 1. Hoe zien het subsidiebeleid en subsidieproces er uit? Hoe ziet het subsidiebeleid er uit? Wij hebben kunnen vaststellen dat de Gemeenteraad algemene kaders heeft vastgesteld voor het verlenen van subsidies en het ter beschikking stellen van accommodaties (Algemene kaders en plan van aanpak ten behoeve van herijking subsidies en tarieven, mei 2011). In het voorjaar van 2021 is niet navolgbaar of en hoe deze kaders een rol vervullen in de verlening van subsidies. Het College heeft deze kaders uitgewerkt in uitvoeringsbeleid in de nota Beleid Herijking 2012. Deze nota is gepubliceerd op 14 oktober 2011 en ingetrokken op 6 januari 2017. Wij stellen vast dat niet navolgbaar is waarom de nota is ingetrokken en met welk uitvoeringsbeleid deze nota is vervangen. De algemene kaders van de Raad komen niet meer terug in de ASV 2016 of de toelichting hierop. Het enige element uit de algemene kaders en het uitvoeringsbeleid voor deze kaders, is het intern gebruikte werkblad voor de afhandeling van subsidieverlening en -vaststelling, namelijk de subsidiemaatlat uit de Nota Herijking Subsidies 2012.

Op grond van interviews met betrokken ambtenaren, stellen wij vast dat ook onder hen onduidelijkheid is over de geldigheid van de door de Raad vastgestelde kaders voor subsidies en tarieven uit 2011. Hoe ziet het subsidieproces er uit? Het vereiste verloop van het subsidieproces is vastgelegd in de ASV, instructies aan de subsidieontvangers in de formulieren die subsidieaanvragers en -ontvangers moeten invullen en in interne werkinstructies met bijbehorend werkblad. In de ASV is vastgelegd aan welke eisen een aanvraag tot verlening of vaststelling moet voldoen wat betreft de termijn waarop de aanvraag moet worden ingediend en de documenten die aanvragers tenminste moeten indienen om in aanmerking te komen voor verlening of vaststelling. Inhoudelijke eisen die worden gesteld aan de aanvraag staan in de onderliggende subsidieregelingen. De wijze waarop de aanvraag tot verlening of vaststelling vervolgens wordt behandeld binnen de gemeente en de eisen die aan dit proces worden gesteld, zijn vastgelegd in een interne procesbeschrijving en instructies in het zogenaamde “Informatie-flow subsidies”. Tot slot wordt het proces per subsidiedossier vastgelegd in een werkblad bij de besluitvorming omtrent de verlening van subsidies én bij het besluit over vaststelling van de subsidie. Een samenvatting van het subsidieproces is opgenomen in bijlage 2.

Overigens stellen wij vast dat niet alle vereisten opgenomen in de ASV, de subsidieregelingen, de werkprocesbeschrijving en het werkblad altijd worden gevolgd. De in de ASV vereiste risicoparagraaf ontbreekt structureel in de exploitatiebegroting bij subsidieaanvragen hoger dan € 100.000. 2. Is voldoende inzichtelijk en transparant voor Raad en inwoners:  Welke directe en indirecte subsidies door de gemeente worden verstrekt?  In hoeverre het instrument doeltreffend, doelmatig en rechtmatig wordt ingezet voor het bereiken van de beleidsdoelen?

pagina 24

Transparantie van de verstrekte directe subsidies De Raad en inwoners kunnen relatief eenvoudig inzicht krijgen in de subsidies die zijn verleend op basis van subsidieregelingen die vallen onder de ASV. Belangrijkste instrument hiervoor is het wettelijk verplichte subsidieregister. Daarin geeft de gemeente een overzicht van de verstrekte subsidies en publiceert deze op haar website. Voor zover we hebben kunnen nagaan, worden alle verstrekte subsidies die vallen onder de ASV vermeld in het subsidieregister. Minder transparant zijn de bovenliggende kaders voor subsidieverlening en hoe deze worden toegepast. Zo is onduidelijk of en hoe de door de Raad vastgestelde kaders voor het subsidiebeleid in 2011 nog worden toegepast. Ook stellen wij vast dat niet navolgbaar is of deze zijn vervangen door de inhoudelijke uitgangspunten voor subsidieverlening zoals zijn opgenomen in de toelichting op de ASV 2016. Net als de kaders vastgesteld door de Raad in 2011, komen deze inhoudelijke uitgangspunten voor de ASV 2016 niet terug in de bestudeerde documenten en dossiers en de interviews. Verder ontbreekt er een afwegingskader op grond waarvan keuzes worden gemaakt binnen de regels van de huidige ASV, bijvoorbeeld omtrent indexering van structurele subsidies of het verlenen van meerjarige subsidies.

Transparantie van de verstrekte indirecte subsidies De Rekenkamercommissie heeft de indirecte subsidies die de gemeente verstrekt door het ter beschikking stellen van vastgoed onderzocht op transparantie. Deze vraag is niet onderzocht voor de verstrekking van andere indirecte subsidies als faciliteiten bij de organisatie van evenementen of de ter beschikking stelling van kennis. De Rekenkamercommissie stelt vast dat de gemeente geen beleid voert omtrent de verstrekking van indirecte subsidies via het ter beschikking stellen van vastgoed. De gemeente heeft ook geen inzicht in de omvang en de hoogte van de indirecte subsidies die zij verstrekt via de verhuur van vastgoed. De gemeente voert geen beleid bij het bepalen van de huurtarieven voor vastgoed aan maatschappelijke organisaties. De gemeente hanteert, voor de meeste objecten, huurtarieven gebaseerd op de historische ontwikkeling zoals deze zich hebben voorgedaan in de vijf fusiegemeenten waaruit de gemeente Westland is ontstaan. De gemeente heeft weliswaar inzicht in de kostprijs voor beheer en onderhoud per object, maar deze kosten worden niet verdisconteerd in de huurtarieven. Er zijn hierop twee uitzonderingen: buitensportvelden en huisvesting voor kinderopvang.

De gemeente voert beleid voor het huurtarief voor buitensportvelden: de huurtarieven voor deze accommodaties zijn genormeerd op basis van dezelfde uitgangspunten. Datzelfde geldt voor de huisvesting van kinderopvang: ook voor deze categorie geldt dat de gemeente verhuurt op basis van een vaste norm en overeenkomstige voorwaarden. Transparantie van de doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies De Rekenkamercommissie heeft deze vraag langs twee sporen onderzocht: 1. De transparantie van de doeltreffendheid van subsidies in het algemeen. 2. De transparantie van de doeltreffendheid van subsidies in het beleidsveld Sociaal Domein. De Rekenkamercommissie stelt vast dat de doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies niet transparant is voor de Raad en de inwoners; niet in het algemeen en niet in het sociaal domein. De gemeente stelt niet vast in hoeverre en op welke wijze de inzet van subsidies zou moeten bijdragen of daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen van haar beleidsdoelen.

pagina 25

Zij stelt ook niet vast of en hoe de inzet van subsidies het meest kostenefficiënte instrument is voor het behalen van gemeentelijke beleidsdoelen. De eisen omtrent doeltreffendheid van subsidies zijn niet vastgelegd in de ASV, waarin uitsluitend wordt gesteld dat een subsidie moet bijdragen aan gemeentelijke doelen, maar niet hoe dit wordt vastgesteld. Ook in de bestudeerde onderliggende “Subsidieregeling diverse activiteiten gemeente Westland”, wordt deze relatie alleen op hoofdlijnen gelegd. De gemeentelijke beleidsdoelen komen niet terug in de onderbouwing van de subsidieaanvragen of de verantwoording van de subsidies en niet in de subsidiebeschikkingen. De gemeente hanteert geen expliciet toetsingskader voor de beoordeling van de doeltreffendheid van de subsidieaanvragen en -subsidieverantwoordingen: een subsidieaanvraag moet worden beoordeeld op de bijdrage aan een gemeentelijk beleidsdoel, maar de hierbij te maken afwegingen zijn niet vastgelegd. Verwachting is dat de ambtelijke accounthouder voor het subsidiedossier die afweging op de juiste wijze maakt, daarbij eventueel ondersteund door collega’s of aangevuld door een beoordeling van de portefeuillehouder voor grote subsidiedossiers. Of de afweging over de doeltreffendheid van de aangevraagde subsidie juist wordt gemaakt, hebben wij niet kunnen vaststellen omdat dat niet wordt vastgelegd in het subsidiedossier.

Doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies is ook geen onderwerp in rapportages aan de Raad over de voortgang van het beleid in het sociaal domein of in de financiële rapportages in de jaarcyclus. De Raad ontvangt jaarlijks een voortgangsrapportage op de beleidsdoelen die zij heeft vastgesteld voor het beleidsveld sociaal domein. Daarin wordt geen relatie gelegd met de bijdrage van het instrument subsidies aan deze beleidsdoelen. De verantwoording van de besteding van subsidies ontvangt de Raad in de jaarstukken. De effectiviteit van de subsidies in relatie tot de gemeentelijke beleidsdoelen is daarin geen onderwerp. Daarin wordt ook niet vastgesteld of subsidies doelmatig zijn besteed. Tot slot hebben wij geen evaluatie aangetroffen van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het instrument subsidies in relatie tot de gemeentelijke beleidsdoelen. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, worden de vereisten uit de ASV in het algemeen opgevolgd. In de werkbladen wordt vastgelegd op grond van welke voorschriften de subsidie wordt verleend danwel vastgesteld. De rechtmatigheid hiervan is daarmee in principe transparant.

Uitzondering hierop is dat op dossierniveau niet altijd:  de aanwezigheid van een risicoparagraaf is getoetst (vereist volgens de ASV);  de termijnen voor het aanvragen van de subsidieverlening zijn nageleefd;  het werkblad door de controlerend jurist is geparafeerd. Uit de betreffende dossiers blijkt niet wat de onderbouwing is van de uitzonderingen. 3. Wordt in het subsidieproces helder gemaakt welke resultaten c.q. prestaties van de subsidieontvanger verwacht worden en welke beleidsdoelen hiermee gerealiseerd moeten worden? Wordt in het subsidieproces helder gemaakt welke resultaten c.q. prestaties van de subsidieontvanger verwacht worden? In het subsidieproces wordt helder gemaakt welke resultaten c.q. prestaties van de subsidieontvanger worden verwacht. In de subsidieaanvraag moet de aanvrager expliciet maken voor welke activiteiten de subsidie wordt aangevraagd.

pagina 26

Wanneer de subsidie wordt verleend, beschrijft de gemeente de activiteiten die subsidieontvanger voor de subsidie moet uitvoeren in de beschikking tot verlening. Daarin wordt ook vastgelegd wat de subsidieontvanger moet overleggen om aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd. Wordt in het subsidieproces helder gemaakt welke beleidsdoelen gerealiseerd moeten worden met de te leveren resultaten c.q. prestaties? In het subsidieproces wordt niet helder gemaakt welke beleidsdoelen moeten worden gerealiseerd met de uitvoering van de subsidie. Zie voor nadere toelichting ons antwoord op de vraag over de transparantie van doeltreffendheid van subsidies. 4. Wordt bij organisaties gecontroleerd op het (efficiënt) behalen van de afgesproken resultaten en prestaties? Doet de gemeente een evaluatie op het behalen van beleidsdoelen? Wordt bij organisaties gecontroleerd op het (efficiënt) behalen van de afgesproken resultaten en prestaties? De organisaties worden gecontroleerd op het behalen van afgesproken resultaten en prestaties op grond van de verantwoording die de organisaties daarover indienen bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie. Naarmate het subsidiebedrag hoger is, nemen de eisen aan de verantwoording van de subsidie toe en zijn meer ambtenaren betrokken bij de controle van de verantwoording.

Voor subsidies hoger dan € 70.000 moet de verantwoording van de subsidie worden vergezeld door een accountantsverklaring. In deze verklaring stelt een controlerend accountant dat deze, na controle, geen aanleiding heeft aan te nemen dat de verstrekte subsidie anders is besteed dan afgesproken. Doet de gemeente een evaluatie op het behalen van beleidsdoelen? De gemeente doet geen evaluatie op het behalen van beleidsdoelen door de inzet van subsidies. De gemeente vraagt ook niet van subsidieontvangers om op het behalen van beleidsdoelen te evalueren. 5. Wat zijn de opvattingen van de betrokken instellingen over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidiebeleid en subsidieproces van de gemeente Westland? De subsidieontvangers beoordelen de doeltreffendheid en doelmatigheid van het subsidieproces over het algemeen positief met de volgende argumenten:    

Het subsidieproces is helder en uitvoerbaar. De ambtelijke accounthouder is benaderbaar en staat open voor vragen en overleg over de aanvraag en uitvoering. De administratieve lasten worden ervaren als redelijk. Er is ambtelijke en bestuurlijke bereidheid om samen te onderzoeken hoe de doelen binnen de kaders van de regeling en beschikking kunnen worden behaald, hetgeen de kwaliteit van de subsidie ten goede komt.

Kritisch zijn de subsidieontvangers over: 

De doelmatigheid van de uiterlijke indieningstermijn van de aanvraag voor structurele subsidie (1 april van het jaar voorafgaand).

pagina 27

 

De doelmatigheid van de uiterlijke vaststellingstermijn van de structurele subsidie (1 april in het tweede jaar na het jaar waarover de subsidie is verstrekt). De doeltreffendheid van de subsidie als gevolg van ervaren discontinuïteit in de relatie met de gemeente door wisselingen van ambtelijke accounthouders. Wanneer de accounthouder voor hun dossier wisselt, moet de subsidieontvanger opnieuw investeren in het kennisniveau van en de relatie met de accounthouder voor de effectiviteit van de relatie.

6. In hoeverre is de Raad kaderstellend en controlerend betrokken bij het subsidiebeleid en het subsidieproces? De Raad heeft in relatie tot subsidies de verantwoordelijkheid inhoudelijke kaders vast te stellen die uitgangspunten bieden voor de inzet van het instrument subsidies. In 2011 heeft de Gemeenteraad van Westland zulke kaders vastgesteld. Zoals toegelicht bij de eerste onderzoeksvraag, is de status van deze kaders onduidelijk: de uitwerking van een deel van deze kaders wordt nog toegepast bij de toetsing van individuele subsidieaanvragen door het gebruik van de subsidiemaatlat die was opgenomen in de Nota Herijking Subsidies 2012, waarin het College de kaders had uitgewerkt in uitvoeringsbeleid en die in 2017 uitwerking is getreden. Een belangrijk deel van deze kaders zijn nooit uitgewerkt tot uitvoeringsbeleid. In 2016 heeft de Raad de huidige ASV vastgesteld. De ASV is op zichzelf echter geen inhoudelijk toetsingskader voor afwegingen over het gebruik van het instrument subsidies ten opzichte van andere instrumenten. Het biedt geen heldere afbakening voor het type activiteiten, organisaties en doelen waarvoor de gemeente het instrument subsidies wil inzetten en voor welke niet anders dan de afbakening in de Awb. De controlerende rol van de Raad op de verlening van subsidies is er een op hoofdlijnen.

Zij heeft in principe geen directe controlerende rol op doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies. Die verantwoordelijkheid is gedelegeerd aan het College. De Raad controleert op de voortgang van de inhoudelijke beleidsdoelen die zij heeft vast gesteld op verschillende beleidsterreinen. Voor het beleid in het sociaal domein, wordt de Raad daartoe in staat gesteld via een jaarlijkse voortgangsrapportage. Ook de financiële benutting van subsidies controleert alleen op hoofdlijnen via de financiële jaarcyclus.

pagina 28

Bijlagen

pagina 29

BIJLAGE 1 – DOCUMENTSTUDIE GEMEENTELIJK BELEID

pagina 30

Figuur 7: documenten algemeen

pagina 31

Figuur 8: documenten sociaal domein

pagina 32

Figuur 9: documenten vastgoed

pagina 33

BIJLAGE 2 – PROCESBESCHRIJVING SUBSIDIEVERLENING

pagina 34

Subsidieproces voor verlening en vaststelling bij subsidies onder € 100.000 Actie

Organisatie onderdeel Functie

Actie 1 Ontvangst en registratie

Actie 2 Controle volledigheid ingestuurde stukken

Actie 3 Controle op inhoud

Actie 4 2e controle op inhoud

Actie 5 Juridische controle

Cluster Dienstverlening

Cluster Dienstverlening

Cluster Beleid

Cluster Beleid

Cluster Beleid

Accounthouder/ Medewerker beleidsondersteuning Werkblad Conceptbeschikking

Teamleider

Jurist

Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/verslag

Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/verslag

Intern document

Extern document

Werkblad

Aanvraag met plan/verslag

Aanvraag met plan/verslag

Aanvraag met plan/ verslag

Actie 6 Controle van budget en benodigde financiële afhandeling Cluster Dienstverlening

Werkblad Conceptbeschikking

Actie 7 Aanpassen conceptbeschikking o.b.v. opmerkingen jurist Print en verstuurd de beschikking Cluster beleid Accounthouder/ medewerker beleidsondersteuning Werkblad Definitieve beschikking

Actie 8 Aanmaken opdracht voor financiële afhandeling

Actie 9-10 Uitvoeren financiële afhandeling (in twee stappen)

Cluster Dienstverlening

Cluster Bedrijfsvoering

Werkblad

Werkblad

Subsidieproces voor verlening en vaststelling bij subsidies boven € 100.000 Actie

Organisatie onderdeel Functie

Actie 1 Ontvangst en registratie

Actie 2 Controle volledigheid ingestuurde stukken

Actie 3 Controle op inhoud

Actie 4 2e controle op inhoud

Actie 5 Juridische controle

Cluster Dienstverlening

Cluster Dienstverlening

Cluster Beleid Accounthouder/ Medewerker beleidsuitvoering Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/ verslag

Cluster Beleid Teamleider

Cluster Beleid Jurist

Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/ verslag

Werkblad Conceptbeschikking Aanvraag met plan/ verslag

Intern document Document aanvrager

Werkblad Aanvraag met plan/verslag

Aanvraag met plan/ verslag

Actie 6 Financiële controle begroting of jaarverslag Cluster Beleid Financieel adviseur

Actie 7 Aanpassen conceptbeschikking op financieel advies Cluster beleid Account-houder

Werkblad

Werkblad

Aanvraag met plan/ verslag

pagina 35

Vervolg Subsidieproces voor verlening en vaststelling bij subsidies boven € 100.000 Actie 8 Opstellen verzamel nota voor advies aan College

Actie 9 Besluitvorming College

Actie 10 Controle van budget en benodigde financiële afhandeling

Organisatie onderdeel Functie

Cluster Beleid Medewerker beleidsuitvoering

College College

Cluster Dienstverlening

Intern document

Werkblad Verzamelnota voor Collegeadvies

Collegeadvies

Werkblad Conceptbeschikking

Actie

Actie 11 Aanpassen conceptbeschikking o.b.v. opmerkingen jurist Print en verstuurd de beschikking Cluster beleid Accounthouder/ medewerker beleidsuitvoering Werkblad Definitieve beschikking

Actie 12 Aanmaken opdracht voor financiële afhandeling

Actie 13 Uitvoeren financiële afhandeling (in twee stappen)

Cluster Dienstverlening

Cluster Bedrijfsvoering

Werkblad

Werkblad

Extern document

pagina 36

BIJLAGE 3 – FACTSHEETS

pagina 37

Factsheet subsidiedossier Bibliotheek Westland

Achtergrond gesubsidieerde organisatie Naam: Vestigingslocatie(s):

Stichting Bibliotheek Westland. Monster.

Doel van de organisatie (volgens eigen jaarverslag / website):

Bibliotheek Westland stimuleert, motiveert en ondersteunt de persoonlijke ontwikkeling van Westlanders, waarbij kennismaken en kennis delen belangrijke pijlers zijn. Vanuit deze missie heeft de bibliotheek 3 programmalijnen ontwikkeld: 1. ondersteuning van basisvaardigheden; 2. stimuleren van leven lang leren en 3. faciliteren in het kennis maken en delen.

Relevante subsidieregeling Subsidieregelingen: Subsidieregeling diverse activiteiten gemeente Westland: Artikel 3, Bibliotheekwerk. De incidentele subsidies worden verleend direct onder de ASV 2016. Beleidsveld: Soort subsidie

Kunst en cultuur. Structurele en incidentele subsidies.

Doel van de regeling:

Voor de structurele subsidie: Subsidieregeling diverse activiteiten, Artikel 3: 1. Het college kan één structurele subsidie verstrekken voor het verzorgen van een openbare bibliotheekvoorziening die is gericht op lezen, leren en informeren. 2. De subsidie wordt verstrekt aan de basisbibliotheek voor de inwoners van de gemeente Westland.

Relevante beleidsdocumenten: Subsidieplafond:

De overige subsidies in dit dossier zijn niet gebaseerd op een specifieke subsidieregeling. Sociaal beleidskader “Kernachtig Sociaal” 2016. Algemene Subsidieverordening Westland 2016. Subsidieregeling diversie activiteiten gemeente Westland 2016. Deze zijn apart vastgesteld.

Aantal toegekende aanvragen voor 2019:

6.

Te subsidiëren kosten

De structurele subsidie financiert de exploitatiekosten voor de verzorging van de openbare bibliotheekvoorzieningen voor zover deze niet kunnen worden gefinancierd uit opbrengsten. De incidentele subsidies financieren de projectkosten voor de uitvoering van deze subsidies. (Meerjarige) structurele subsidie:  een activiteitenplan;  een exploitatiebegroting van lopende en komende jaar;  een risicoparagraaf in de exploitatiebegroting (aanvraag hoger dan € 100.000). Deze ontbreekt. (Meerjarige) incidentele subsidie:  een activiteitenplan;  een exploitatiebegroting;  een investeringsplan (aanvraag hoger dan € 70.000);  de laatste jaarrekening (aanvraag hoger dan € 70.000);

Vereisten bij de aanvraag

pagina 38



het laatste jaarverslag (aanvraag hoger dan € 70.000).

Op onze vraag over het ontbreken van de risicoparagraaf in de exploitatiebegroting aan de subsidieontvanger, ontvingen wij het volgende antwoord: “Het staat inderdaad in de ASV 2016 maar er staats niets over in het aanvraagformulier voor structurele subsidies en ook niet op het werkblad. Dus het kan dan ook kloppen dat dit niet is aangetroffen bij/in onze aanvraag structurele subsidie 2019. In onze eigen documenten, zoals ons strategisch plan is er een risico paragraaf opgenomen.” Vereiste verantwoording

Afwijking van de ASV

De subsidie(s) Verleende subsidies in 2019

Verleend subsidiebedrag

-

Meerjarige structurele subsidie: uitgebreid activiteiten verslag volgens format of vergelijkbaar;  financieel verslag volgens format of vergelijkbaar: ‒ de balansgegevens voor het subsidiejaar en het jaar ervoor; ‒ de exploitatierekening van inkomsten tijdens het subsidiejaar; ‒ de accountantsverklaring; Incidentele subsidie:  financieel verslag met gerealiseerde inkomsten;  een inhoudelijk verslag met gerealiseerd resultaat;  uitgebreid activiteiten verslag volgens format of vergelijkbaar (hoger dan € 10.000);  financieel verslag volgens format of vergelijkbaar: ‒ de balansgegevens voor het subsidiejaar en het jaar ervoor (hoger dan € 10.000); ‒ de exploitatierekening van inkomsten tijdens het subsidiejaar (hoger dan € 10.000). In het werkblad is aangetekend dat de aanvraag tot vaststelling van de subsidie voor de Week van de Alfabetisering buiten de termijn was ingediend, voorgeschreven in de ASV. De subsidie is toch vastgesteld. 

1. Meerjarige structurele subsidie 2018 - 2020, herziene aanvraag, 2019, € 1.845.620, subsidieregeling diverse activiteiten, artikel 3. Bibliotheek werk. 2. Digisterker, meerjarige incidentele subsidie, aanvraag voor periode 2018 – 2020, totaal € 64.132, verleend 2019 - € 21.374, basis ASV 2016. 3. Taalhuis, meerjarige incidentele subsidie, aanvraag voor 2018 – 2020, totaal 100.537, verleend per jaar, 2019 meerjarig, verleend € 33.510, basis ASV 2016. 4. Boekstart in de Kinderopvang, incidentele subsidie voor de periode 1 maart 2018 – 31 december 2020, totaal bedrag: € 57.600, verleend 2019: € 20.500, basis ASV 2016. 5. Voorleescultuur bij laagtaalvaardige ouders, incidentele subsidie, € 10.881,36, basis ASV 2016. 6. Week van de Alfabetisering, incidentele subsidie 2019, € 11.327 – geen referentie aan subsidieregeling in de beschikking, aantekening in het werkblad te laat ingediend, basis ASV 2016. € 1.961.427 (totaal ontvangen beschikkingen voor 2019).

pagina 39

Aangevraagd subsidiebedrag

Vastgesteld subsidiebedrag

1. Meerjarige structurele subsidie 2018 - 2020, oorspronkelijke aanvraag 2019 € 2.443.851,- (28 juni 2017), herziene aanvraag, 2019, € 1.874.513 (17 november 2017). 2. Digisterker, meerjarige incidentele subsidie, aangevraagd 2019 € 21.374. 3. Taalhuis, meerjarige incidentele subsidie, 2019, aangevraagd € 33.510. 4. Boekstart in de Kinderopvang, incidentele subsidie voor de periode 1 maart 2018 – 31 december 2020, aangevraagd 2019: € 20.500. 5. Voorleescultuur bij laagtaalvaardige ouders, incidentele subsidie, aangevraagd € 10.881,36. 6. Week van de Alfabetisering, incidentele subsidie 2019, € 11.327 – Week van de Alfabetisering, incidentele subsidie 2019, € 11.327 – De aanvraag tot vaststelling, het werkblad voor vaststelling en de beschikking tot vaststelling voor de incidentele subsidie voor het project Voorleescultuur bij laagtaalvaardige ouders ontbrak in het dossier. (de aanvraag tot vaststelling zou moeten zijn ingediend 3 maanden na de afronding van het project op 31 juli 2019, dus 1 november 2019). Op onze vraag aan de subsidieontvanger voor het ontbreken van deze documenten omtrent de vaststelling is het volgende: “Deze subsidie is toegekend op 1 augustus 2018, nummer 18-0196883, voor de periode van 1 augustus 2018 t/m 31 juli 2019. Dit is een cofinanciering geweest met het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

Het project is later begonnen dan 1 augustus 2018 en heeft langer doorgelopen. De aanvraag tot vaststelling is ingediend in maart 2020. De vaststellingsbeschikking hebben wij ontvangen op 12-52020 heeft nummer 20-0121180.” In het ontvangen subsidiedossier, troffen wij geen stukken aan waaruit de uitstel van het project en dus de verschuiving van de vaststellingstermijn zijn genoemd.

Gesubsidieerde activiteiten

Meerjarige subsidies waren nog niet vastgesteld voor afronding van dit dossieronderzoek. 1. Meerjarige structurele subsidie 2018 – 2020: alle activiteiten die horen bij de basisfunctie van een bibliotheek op basis van de Wet stelsel openbare bibliotheken (2015): a. Het ter beschikking stellen van kennis en informatie. b. Het bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie. c. Het bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur. d. Het organiseren van ontmoeting en debat. e. Het laten kennis maken met kunst en cultuur. Daarnaast beschrijft de bibliotheek in haar aanvraag de relatie tussen de activiteiten die de bibliotheek ontwikkeld samen met andere uitvoeringspartners en de beleidsdoelen in het SBK. 2. Digisterker, meerjarige incidentele subsidie: het organiseren van cursussen waarin burgers leren omgaan met de digitale overheid en, tijdens de cursus, gelegenheid te bieden tot ontmoeting.

pagina 40

3. Taalhuis, meerjarige incidentele subsidie: in de aanvraag is de Bibliotheek penvoerder voor een samenwerkingsverband van partijen die samen het Taalhuis vormen. Binnen het samenwerkingsverband worden verschillende activiteiten ontwikkeld om de taalontwikkeling van laaggeletterden te ondersteunen. 4. Boekstart in de Kinderopvang, meerjarige incidentele subsidie: het opleiden tot Voorleescoördinator van één pedagogisch medewerker, het inrichten van een leeshoek, het organiseren van een ouderavond per kinderopvanglocatie in Westland; het organiseren van een ouderavond per jaar over leesvaardigheid. 5. Voorleescultuur bij laagtaalvaardige ouders: een cursus voor ouders over taalontwikkeling en voorlezen; koppeling met voorleesvrijwilliger; inrichten van taalhoeken met boeken in twee talen en themataaltassen met leesboeken in twee talen.

Transparante relatie aanvraag – beleidsdoel / doel regeling

Gerealiseerde activiteiten Relatie tussen verantwoording – doel van de regeling Waardering van subsidieontvanger voor subsidieproces

6. Week van de Alfabetisering, incidentele subsidie 2019: activiteiten die bijdragen aan breder bewustzijn over laaggeletterdheid en bekendheid geven aan activiteiten tegen laaggeletterdheid met als doel laaggeletterden te bereiken. In de onderbouwing van de subsidieaanvragen wordt de directe relatie gelegd tussen het doel van de aanvraag en de beleidsdoelen van de gemeente. In hoeverre er in de verantwoording van de subsidie wordt teruggekomen op die relatie, is niet vastgesteld. Dit is vastgesteld voor de aanvraag Week van de Alfabetisering: alle beschikte activiteiten zijn uitgevoerd. Week van de Alfabetisering: er wordt een directe relatie gelegd met de beleidsdoelen van de gemeente. In de verslaglegging van de activiteiten wordt aangegeven welke aantallen van de doelgroep van de activiteiten zijn bereikt. -

-

-

De directeur van de Bibliotheek is positief over het subsidieproces zoals het nu is ingericht. Zij is positief over de samenwerking die zij ervaart met de gemeente om te zorgen dat de plannen van de Bibliotheek goed aansluiten bij de beleidsplannen van de gemeente. Naast contact met de accounthouder heeft zij ook contact met andere beleidsambtenaren van de gemeente om de inhoudelijke plannen voor te bereiden en de uitvoering te bespreken: inburgering, educatie. de LEA, etc. Zo kan zij borgen dat ook haar aanvragen voor subsidie goed kunnen aansluiten bij de beleidsdoelen van de gemeente. Via het nationaal stelsel bibliotheken werkt zij daarin ook samen met andere bibliotheken. De samenwerking met de gemeente en andere bibliotheken draagt zeker bij aan de kwaliteit van de projectplannen die de Bibliotheek indient ter ondersteuning van de subsidieaanvragen. Zij is positief over de mogelijkheid een meerjarige incidentele subsidie te kunnen aanvragen omdat daarmee ook meerjarige projecten kunnen worden ontwikkeld en uitgevoerd. De directeur geeft aan dat de kwaliteit van de subsidieaanvragen zowel inhoudelijk als qua proces beïnvloed worden door de kwaliteit pagina 41

van accounthouder. Naarmate de accounthouder beleidsinhoudelijk en procedureel beter op de hoogte is en meer stuurt, is deze een meer waardevolle sparringpartner bij de totstandkoming van een goede subsidieaanvraag en als gesprekspartner vanuit de gemeente tijdens de uitvoering van de subsidie. Bijzonderheden

In de subsidieaanvragen van de Bibliotheek wordt structureel toegelicht hoe de aanvraag bijdraagt aan de beleidsdoelen van de gemeente. Dit gebeurt mede op aandringen van de accounthouder en ondersteunt door collega-Bibliotheken in het Stelsel Openbare Bibliotheken. Op dit moment is de Bibliotheek partner in de ontwikkeling van de Huizen van de Wijk samen met de welzijnsstichting Vitis en de gemeente.

Ontvangen (mogelijke) vormen van indirecte subsidie Inzicht in ontvangen De bibliotheek wordt volledig gecompenseerd voor huisvestingskosten in indirecte subsidie? de subsidie. Daarmee is er dus geen sprake van indirecte subsidie via de huisvesting van de Bibliotheek. Aard indirecte subsidie

pagina 42

Factsheet subsidiedossier De Boetzelaer

Achtergrond gesubsidieerde organisatie Naam: Vestigingslocatie(s):

Stichting De Boetzelaer. Monster.

Doel van de organisatie

Stichting De Boetzelaer heeft ten doel het exploiteren van zwem- en recreatiecentrum De Boetzelaer in Monster. De stichting streeft naar een optimale exploitatie waarbij veiligheid, hygiëne en verantwoord financieel beleid voorop staan. Daarnaast streeft de stichting naar een grote maatschappelijke waarde voor de bevolking van de gemeente. Dit doet zij door het aanbieden van tal van activiteiten waarbij het maatschappelijk belang centraal staat. Voorbeelden hiervan zijn onder andere leszwemmen, recreatief zwemmen en het aanbod van verschillende doelgroep activiteiten als seniorenzwemmen en ouder & kindzwemmen en zwangerschapszwemmen.11

Relevante subsidieregeling Subsidieregeling: Subsidie-uitvoeringsovereenkomst (zoals bedoeld in art.4:36 AWB). Beleidsveld: Soort subsidie

Samenleving - Jeugd, onderwijs & sport. Activiteitensubsidie obv vierjarige subsidie-uitvoeringsovereenkomst.

Doel van de regeling: Relevante beleidsdocumenten: Relevante besluiten en overige:

Waarborgen van de continuïteit van de zwemactiviteiten in De Boetzelaer. Zwembadbeleid (niet nader omschreven). Sociaal beleidskader (niet nader omschreven). Gemeentebegroting 2012-2015 en 2017-2020. Subsidie-uitvoeringsovereenkomst 2017-2020 en 2019-2020. Collegevoorstel 3 september 2019. De oorspronkelijke subsidie bedroeg € 609.330 per jaar. I.v.m. de brand is dit voor 2019 en 2020 aangepast naar € 402.375 (2019) en € 265.875 (2020).

Subsidieplafond:

Aantal toegekende aanvragen voor 2019:

2 (oorspronkelijke en aangepaste i.v.m. brand).

Te subsidiëren kosten

Exploitatietekort.

Vereisten bij de aanvraag

-

Een subsidieaanvraag. Een exploitatiebegroting, jaarlijks voor 1 april van het daarop volgende boekjaar.

Vereiste verantwoording

-

Een verzoek tot vaststelling voor 1 juni van het voorafgaande boekjaar. Jaarrekening en -verslag voor 1 juli van het voorafgaande boekjaar. Kengetallen omtrent inkomsten en uitgaven. Keurmerk Veilig & Schoon. Zevenjarig onderhoudsplan voor 1 april van het daarop volgende boekjaar.

Afwijking van de ASV

11

?

Bron: Haalbaarheidsonderzoek lening, H2019011, Stichting Waarborgfonds Sport, juli 2019.

pagina 43

De subsidie € 402.375 (2019) en € 265.875 (2020).

Verleend subsidiebedrag

-

Aangevraagd subsidiebedrag

Zie Verleend subsidiebedrag.

Vastgesteld subsidiebedrag Gesubsidieerde activiteiten

Zie Verleend subsidiebedrag.

Transparante relatie aanvraag – doel regeling

Exploitatie zwembad niet mogelijk zonder subsidie.

Gerealiseerde activiteiten

Zie Gesubsidieerde activiteiten.

Relatie tussen verantwoording – doel van de regeling

Zie Vereiste verantwoording.

Waardering van subsidieontvanger voor subsidieproces

Positieve punten: Prettige samenwerking met ambtenaren en collegeleden in het algemeen en na de brand in het bijzonder. Knelpunten: Subsidieaanvraag is voor 2022 nog niet akkoord bevonden omdat nadere informatie is gewenst.

Looptijd en indexering

De oorspronkelijke subsidieovereenkomst heeft een looptijd van vier jaar. De subsidie wordt jaarlijks voor inflatie gecorrigeerd door een samengesteld indexcijfer. In verband met de wederopbouw na de brand is voor de jaren 2019 en 2020 een nieuwe subsidieuitvoeringsovereenkomst gesloten.

Risicoparagraaf en parafering

Het collegevoorstel inzake de oorspronkelijke subsidieovereenkomst benoemt het risico dat energieprijzen aan fluctuatie onderhevig zijn.

Bijzonderheden

Naast het verlenen van subsidie staat de gemeente garant voor De Boetzelaer ten behoeve van leningen voor de herbouw na de brand. Omdat de gemeente de exploitatiesubsidie aan De Boetzelaer niet voor de volledige looptijd van de garantiestellingen kon garanderen, kon de Stichting Waarborgfonds Sport niet mede garant staan. In afwijking van art.4.3 en 4.4 van de "Beleidsregels garanties en borgstellingen gemeente Westland 2013" is daarom een 100% gemeentegarantie verstrekt voor de lening en het overbruggingskrediet. Conform art. 8, lid c van de ‘Financiële verordening gemeente Westland 2018’ is dit besluit genomen nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen of bedenkingen daarbij te uiten.

Betalen van de personeelskosten, bedrijfskosten, kantoorkosten en overige kosten die resteren na uitkering van de bedrijfsschadeverzekering.

Ontvangen (mogelijke) vormen van indirecte subsidie Inzicht in ontvangen Ja. indirecte subsidie? Aard indirecte Garantstelling gemeente. subsidie

pagina 44

Factsheet subsidiedossier LTC Naaldwijk

Achtergrond gesubsidieerde organisatie Naam: Vestigingslocatie(s):

Lawn Tennis Club Naaldwijk / Stichting Tennisclub Naaldwijk. Naaldwijk.

Doel van de organisatie

De vereniging heeft statutair als doel het beoefenen en bevorderen van de tennissport binnen het verband van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB).

Relevante subsidieregeling Subsidieregeling: Beleidsveld:

Diverse activiteiten. Jeugd, sport & onderwijs.

Soort subsidie

Investeringssubsidie sportaccommodaties; incidentele subsidie voor het bouwen of verbouwen van sportgebouwen of -inrichtingen.

Doel van de regeling: Relevante beleidsdocumenten: Relevante besluiten en overige:

Vernieuwing en verbetering van sportaccommodaties.

Subsidieplafond:

-

Thema Goed Toeven uit het Westland-Programma 2018-2022.

Subsidieregeling diverse activiteiten. Algemene subsidieverordening Westland 2016 (ASV 2016). Meerjarenbegroting 2018-2021. 25% van de investering tot een maximum van € 250.000. Vanuit SBK Project Westland Gezond was er in 2017-2020 jaarlijks naast deze € 250.000 nog eens € 170.000 beschikbaar.

Aantal toegekende aanvragen voor 2019:

1.

Te subsidiëren kosten

25% van de investeringskosten van een basisvoorziening12; 75% van de investeringskosten specifiek voor sporters met een beperking.

Vereisten bij de aanvraag

-

Vereiste verantwoording

-

12

Ingevuld aanvraagformulier investeringssubsidie sportaccommodaties. Activiteitenplan met tenminste een ontwerp en onderliggende offertes. Exploitatiebegroting met zowel een investeringsbegroting als een financieringsbegroting. Investeringsplan. De laatste jaarrekening. Het laatste jaarverslag. De aanvragen om subsidie bij andere bestuursorganen en aanvragen om financiële middelen bij andere organisaties. De oprichtings- of stichtingsakte. Een verzoek tot vaststelling binnen drie maanden na realisering van de activiteiten. Een inhoudelijk verslag en de financiële verantwoording conform de ASV 2016 artikel 26 lid 6. Een accountantsverklaring (omdat de subsidieverlening meer dan € 70.000,- bedraagt) waaruit blijkt dat:

De definitie van basisvoorzieningen is opgenomen in een bijlage behorende bij de subsidieregeling.

pagina 45

  

Afwijking van de ASV De subsidie Verleend subsidiebedrag Aangevraagd subsidiebedrag Vastgesteld subsidiebedrag

het financiële verslag voldoet aan de bij of krachtens de wet gestelde voorschriften; het activiteitenverslag, voor zover hij/zij dat verslag kan beoordelen, met het financiële verslag verenigbaar is; of de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen zoals opgenomen in de beschikking onder ‘Verplichtingen en voorwaarden’- zijn nageleefd.

Artikel 8 en Artikel 26 lid 6 van de ASV 2016 zijn niet van toepassing.

€ 219.188. € 221.438. € 219.188.

Gesubsidieerde activiteiten

Vernieuwing en uitbreiding van de tennisaccommodatie van LTC Naaldwijk.

Transparante relatie aanvraag – doel regeling

Ja, mits betreffende basisvoorzieningen zijn gerealiseerd.

Gerealiseerde activiteiten

Vernieuwing en uitbreiding van de tennisaccommodatie van LTC Naaldwijk.

Relatie tussen verantwoording – doel van de regeling

Op grond van het overlegde inhoudelijke verslag, de accountantsverklaring en de financiële verantwoording is geconstateerd dat de activiteiten waarvoor de subsidies zijn verleend, zijn uitgevoerd en ook aan de overige voorwaarden is voldaan waarop de subsidie conform de verlening is vastgesteld.

Waardering van subsidieontvanger voor subsidieproces

Positieve punten: Prettige samenwerking met ambtenaar. Knelpunten: Aanvraag moet lang van tevoren worden ingediend en biedt geen mogelijkheid voor indexering en meerwerk achteraf. In het collegevoorstel: “2018-05-18-BWnota-LTC” zijn risico’s en kanttekeningen niet van toepassing verklaard. Vereniging heeft ervaren dat tennisclubs bij het ontwerp van de regeling aanvankelijk waren uitgesloten van de investeringssubsidie sportaccommodaties maar zijn daar na intensief lobbywerk alsnog voor in aanmerking gekomen, evenals de scouting daarna. Hoewel de gemeente het voornemen had om alle gemeentelijke tennisaccommodaties te verzelfstandigen, is dat vooralsnog niet geëffectueerd voor LTC ’sGravenzande.

Risicoparagraaf en parafering Bijzonderheden

Ontvangen (mogelijke) vormen van indirecte subsidie Inzicht in ontvangen indirecte subsidie?

Nee.

Aard indirecte subsidie

Of en zo ja, in welke mate er sprake is van indirecte subsidie kan samenhangen met onder andere: voorwaarden voor gebruik van gemeentegrond (recht van erfpacht/opstal); inrichting van de buitenruimte op en rondom het tennispark.

pagina 46

Factsheet subsidiedossier Stelling 33

Achtergrond gesubsidieerde organisatie Naam: Vestigingslocatie(s):

Stichting Stelling 33. Rotterdam.

Doel van de organisatie (volgens eigen jaarverslag / website):

De stichting streeft ernaar de Atlantikwall (de verdedigingslinie van de Duitsers in o.a. het Westland) betekenis te geven door vernieuwende concepten voor de onderdelen van de linie. De stichting draagt bij aan de ontwikkeling van drie zogenaamde stellingen die liggen in Zuid-Holland. Twee onderdelen van deze stellingen (Stelling 34 en 46) liggen in de gemeente Westland.

Relevante subsidieregeling Subsidieregeling: Beleidsveld:

Waardig Herdenken, 75 Jaar Bevrijding. Kunst en cultuur.

Soort subsidie Doel van de regeling:

Incidentele subsidie. ‘Deze regeling is erop gericht om educatieve, generatie overstijgende en vernieuwende activiteiten te faciliteren en te stimuleren die in het kader van de viering van 75 jaar bevrijding in 2020, in de aanloop naar of op 5 mei 2020 tot 24 oktober 2020 (75 jaar bestaan van de Verenigde Naties), worden georganiseerd.’ De Algemene Subsidieverordening Westland 2016.

Relevante beleidsdocumenten: Subsidieplafond: Aantal toegekende aanvragen voor 2019:

€ 118.000,18 (Samengevoegd budget van de gemeente en Fonds 1800. 11.

Te subsidiëren kosten Vereisten bij de aanvraag

50% van projectkosten met uitzondering van arbeidskosten tot een maximum van € 20.000. Een ingevuld standaardaanvraagformulier voor subsidies. Voor aanvragen hoger dan € 10.000, een activiteitenplan met een begroting met toelichting per post.

Vereiste verantwoording

-

Afwijking van de ASV

Een ingevuld standaardformulier voor het aanvragen van vaststelling. Het aanvraagformulier gaat vergezeld met een activiteitenverslag, een financieel verslag en beeldmateriaal dat de situatie vóór en ná uitvoering van het project weergeeft. Verkorting van termijnen tot toekenning en vaststelling van de aanvraag. Het argument voor deze afwijking was: het tijdsgebonden karakter van het doel van de regeling (75 jaar bevrijding). Aanvragers moesten daarom tijdig weten dat zij de subsidie zouden krijgen; de aansluiting op de aanvraagtermijnen voor een provinciale subsidieregeling met eenzelfde doel. Door de twee subsidieregelingen te gebruiken, zouden aanvragers meer financiële middelen hebben voor beoogde activiteiten en zouden voldoen aan de cofinancieringseisen die in beide regelingen werd gesteld.

pagina 47

De subsidie Verleend subsidiebedrag Aangevraagd subsidiebedrag Vastgesteld subsidiebedrag Gesubsidieerde activiteiten Transparante relatie aanvraag – doel regeling Gerealiseerde activiteiten Relatie tussen verantwoording – doel van de regeling Waardering van subsidieontvanger voor subsidieproces

€ 19.900. € 19.900. Omdat de activiteiten niet door konden gaan door Corona, is het bedrag nog niet vastgesteld. Het bezoekbaar maken en 8 keer openstellen van de stellingen in Westland. De openstellingen zijn voor het algemeen publiek en voor scholen. Er is een transparante relatie tussen het doel van de subsidieregeling en de aanvraag. Omdat de activiteiten zijn uitgesteld door Corona, is er nog geen verantwoording gegeven van de activiteiten. Zie hierboven.

Positieve punten: De subsidieontvanger was al voordat de subsidieregeling werd gepubliceerd op de hoogte gebracht dat er een subsidieregeling zou komen. Zij konden daarom goed anticiperen op de gestelde voorwaarden door al een plan te maken dat kon worden ingediend. De subsidieregeling stelde heldere voorwaarden. De subsidieregeling bood voldoende ruimte om een subsidieaanvraag in te dienen die aansloot bij de doelen van Stelling 33. De gemeentelijke regeling sloot goed aan bij de subsidievoorwaarden die werden gesteld in een vergelijkbare subsidieregeling van de provincie. Daarom was het mogelijk de beide regelingen aan te vragen. Door beide regelingen te gebruiken, kon Stelling 33 voldoen aan de eisen voor cofinanciering. De communicatie tussen de gemeente en de stichting was open en tijdig. Daarom was het mogelijk een goed passende aanvraag, op tijd in te dienen. Zo was het verzoek om extra informatie vanuit de gemeente helder. Het was duidelijk waarover zij meer informatie wilde krijgen. De gemeente is coulant omgegaan met de gevolgen van de Coronacrisis. De aanvragers van de subsidie hebben de mogelijkheid gekregen de activiteiten te verplaatsen naar 2021 zonder extra administratieve handelingen. Dit ging per mail waarin de subsidieaanvragers werden geïnformeerd over de mogelijkheid uitstel aan te vragen. Knelpunten: De termijn voor de aanvraag was kort.

Daarom was het belangrijk dat de stichting al wist welke regeling er zou komen. De termijn was te doen voor aanvragers met ervaring in het doen van subsidieaanvragen. Deze was eigenlijk te kort voor aanvragers met weinig ervaring in het aanvragen van subsidies omdat er weinig tijd was om aanvullende informatie te verzamelen en in te dienen.

Bijzonderheden

Door Corona zijn de activiteiten omtrent 75 jaar Bevrijding niet door gegaan. De gemeente heeft de subsidieontvanger een herziene pagina 48

beschikking gestuurd waarbij de stichting de activiteiten in 2021 mag uitvoeren. Ontvangen (mogelijke) vormen van indirecte subsidie Inzicht in ontvangen indirecte subsidie?

De stichting ontvangt een indirecte subsidie via de ter beschikkingstelling van de bunker Stelling 46 om niet.

Aard indirecte subsidie

Verstrekking van huisvesting om niet.

pagina 49

Factsheet subsidiedossier Stichting Beheer en Exploitatie Sportaccommodaties Quintus

Achtergrond gesubsidieerde organisatie Naam: Vestigingslocatie(s):

Stichting Beheer en Exploitatie Sportaccommodatie Quintus. Kwintsheul.

Doel van de organisatie

Het doen beoefenen en het bevorderen van de sport in haar geledingen in de meest uitgebreide zin.

Relevante subsidieregeling Subsidieregeling: Diverse activiteiten. Beleidsveld: Soort subsidie

Jeugd, sport & onderwijs. Structurele subsidie.

Doel van de regeling:

Exploitatie van Westlandse sporthallen.

Relevante beleidsdocumenten:

-

Thema Goed Toeven uit het Westland-Programma 2018-2022. Deelnota sportaccommodatiebeleid.

Relevante besluiten en overige:

-

Subsidieregeling diverse activiteiten. Algemene subsidieverordening Westland 2016 (ASV 2016). Meerjarenbegroting 2018-2021.

Subsidieplafond: Aantal toegekende aanvragen voor 2019: Te subsidiëren kosten Vereisten bij de aanvraag

€ 26.496. 1.

Vereiste verantwoording

Afwijking van de ASV

Exploitatie sporthal. -

Naam en adres aanvrager. De dagtekening én handtekening. Een aanduiding van de soort subsidie die wordt gevraagd. Een activiteitenplan. Een begroting met toelichting. Informatie over het vermogen van de aanvrager. Aanvraag tot vaststelling door gebruikmaking van aanvraagformulier. Een door het bestuur gewaarmerkt inhoudelijk verslag aangaande de gesubsidieerde activiteiten met tenminste:  beschrijving van de aard en omvang van de activiteiten;  vergelijking van de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen;  een toelichting op de eventuele verschillen; een door het bestuur gewaarmerkte rekening van baten en lasten en een balans met een toelichting daarop. N.v.t.

pagina 50

De subsidie Verleend subsidiebedrag Aangevraagd subsidiebedrag Vastgesteld subsidiebedrag Gesubsidieerde activiteiten

€ 26.496.

Transparante relatie aanvraag – doel regeling Gerealiseerde activiteiten

Ja.

Relatie tussen verantwoording – doel van de regeling

De aanvraag tot vaststelling is binnen vijf maanden na het einde van de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt ingediend en bevat een verslag met daarin: beschrijving van de aard en omvang van de activiteit; vergelijking van de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen; een toelichting op de eventuele verschillen; een door het bestuur gewaarmerkte rekening van baten en lasten en een balans met een toelichting daarop.