1.85) Schrijven SVWN d.d. 30-08-21 inzake Staedion visitatierapport 2021 (G21-001712)
Tekst van het document
Als kritische(re) kanttekening benoemt de gemeente dat zij wel merkt dat Staedion een grote organisatie is, waardoor onder andere de afspraken die op bestuurlijk niveau worden gemaakt niet helemaal in de organisatie doorkomen. Daarnaast bemerkt dat Staedion -in tegenstelling tot de bereidheid- soms juist star kan zijn, met name in communicatie waar de gemeenteraad bij betrokken is. De overige gemeenten zijn positief over de invloed op het beleid van Staedion. De gemeenten zien in de corporatie de bereidheid om te denken en mee te werken. De gemeenten LeidschendamVoorburg en Rijswijk geven aan dat de invloed op het beleid passend is bij de omvang van de woningvoorraad van Staedion in de betreffende gemeenten. Om deze reden heeft de gemeente Rijswijk er tevens begrip voor als Staedion besluit om opgaven niet op te pakken, zoals bijvoorbeeld het huisvesten van statushouders. Overige belanghebbenden De overige belanghebbenden zijn tevreden over de invloed op het beleid van Staedion. De belanghebbenden ervaren dat Staedion hen op een passende wijze betrekt en informeert. Een voorbeeld betreft de belanghebbendenbijeenkomst met de gemeenten, de huurdersvertegenwoordiging, de collega-corporaties en andere belanghebbenden over de strategie van Staedion. De brede vertegenwoordiging van belanghebbenden laat zien dat Staedion waarde hecht aan de mening van andere (samenwerkings)partijen.
Tegelijkertijd wordt opgemerkt dat de transparantie van een grote organisatie als Staedion verbeterd zou kunnen worden. Binnen de organisatie van Staedion gebeurt van alles, maar belanghebbenden worden niet altijd meegenomen in de ontwikkelingen. Daarnaast spreken zorginstellingen de wens uit om vroegtijdiger betrokken te worden bij de ontwikkeling van beleid of projecten, bijvoorbeeld bij wijkontwikkelingen en -vernieuwingen zoals in Den Haag Zuidwest.
2.4
Boodschap De visitatiecommissie heeft de belanghebbenden, aan de hand van een aantal open vragen, in staat gesteld om leer- en verbeterpunten en een boodschap aan de corporatie mee te geven.
ECORYS A
44
2.4.1
Goede punten Samenvattend geven de belanghebbenden de volgende 'goede punten en complimenten' mee, waarmee zij aangeven wat Staedion de afgelopen periode goed heeft gedaan. Huurdersvereniging Staedion ^
De huurdersvereniging ervaart dat zij echt invloed heeft op het beleid van Staedion.
^
Staedion neemt de huurdersvereniging steeds beter mee in projecten en beleid ontwikkelingstrajecten.
Gemeenten ^
Staedion heeft een goede rol/bijdrage in de integrale wijkaanpak. Staedion is niet alleen van de stenen, hetgeen zij echt moet doorzetten.
^
Staedion heeft deskundige werknemers met verstand van zaken.
^
Staedion pakt haar rol als grote en professionele corporatie, ook in samenwerking met partners
^
Staedion heeft de gemeente goed betrokken bij de strategievorming.
^
De gemeente vindt het contact met Staedion over het algemeen heel goed. Staedion is
in de stad.
betrokken en staat altijd open voor een gesprek en overleg. ^
Staedion zet zich goed in om huisuitzettingen te voorkomen: er zijn weinig tot geen huisuitzettingen.
Overige belanghebbenden ^
Staedion heeft haar nek uitgestoken om de woningen van Vesta in Pijnacker-Nootdorp over te nemen. De overname laat zien dat de corporatie blijft zoeken naar mogelijkheden om sociale huurwoningen toe te voegen aan de woningvoorraad.
^
Staedion zet weer meer in op het realiseren van nieuwbouw én op het op orde krijgen van de kwaliteit in de bestaande woningvoorraad.
^
Het werken vanuit co-creatie met Staedion gaat heel goed, Staedion heeft ook een eigen visie op hoever zij wil gaan en welke risico's zij wil lopen bij het invullen van de opgaven.
^
Staedion onderhoudt de relatie goed, zoekt actief naar oplossingen, is bereid om mee te denken en is aanspreekbaar. De corporatie is zodoende een stabiele en echte maatschappelijke partner in de stad gericht op het creëren van draagvlak.
^
De relatie en de communicatie (één-op-één) is op meerdere onderwerpen heel goed.
^
Staedion is aanspreekbaar in en verantwoordelijk voor doelgroepen en wijken en buurten waar de corporatie veel woningen in eigendom heeft. Staedion heeft daar een bredere taakopvatting.
^
Staedion is open en transparant, alles kan besproken worden.
^
Staedion is een grote en professionele corporatie, die durft mee te gaan in nieuwe ontwikkelingen. De corporatie staat open voor innovatie en heeft innovatief vermogen.
2.4.2 Leer- en verbeterpunten Samenvattend geven de belanghebbenden de volgende Heer- en verbeterpunten' mee, waarmee zij aangeven op welke wijze de corporatie nog kan/moet verbeteren om aan de verwachtingen te voldoen. Huurdersvereniging Staedion ^
Staedion zou de samenwerking met zorg- en welzijnsorganisaties kunnen verbeteren. De huurdersvereniging ziet dat de gemeente hier eveneens te weinig op inspeelt. Staedion kan meer coaching en begeleiding van medewerkers verzorgen in het kader van sociaal beheer.
^
De huurdersvereniging pleit voor overlastteams, waarin de gemeente, de corporaties en zorg en welzijnspartijen samenwerken. De huurdersvereniging vindt het veelbelovend dat Staedion het wijkgericht werken in de toekomstplannen heeft opgenomen.
ECORYS A
45
^
De huurdersvereniging ervaart dat het personeelsverloop binnen Staedion groot is, waardoor waardevolle kennis verloren gaat.
^
Staedion zou bij leefbaarheidsproblemen en -overlast meer aandacht moeten hebben voor de huurder die de overlast ervaart en niet alleen voor de veroorzaker van de overlast.
Gemeenten ^
Staedion zou in het geval van individuele situaties en casussen nog beter en doortastender
^
Staedion zou bij woningcomplexen die op sloop wachten oog moeten blijven houden voor het
kunnen handelen, bijvoorbeeld als het gaat om onderhoud of woonoverlast. noodzakelijke onderhoud om deze woningen leefbaar te houden. ^
De gemeente heeft de indruk dat Staedion met het aanstaande vertrek van de directeurbestuurder minder besluitvaardig aan het worden is. De gemeente merkt op dat zij ziet dat Staedion zich terugtrekt uit projecten en vindt dat lastig.
^
Staedion moet aandacht hebben en houden voor het verduurzamen van de woningvoorraad.
^
Staedion moet na de overname van Vestia-woningen snel een passende rol op zich nemen bij de opgaven in de gemeenten, bijvoorbeeld ten aanzien van het huisvesten van statushouders en bijzondere doelgroepen.
^
Staedion is minder actief met het verduurzamen van de woningvoorraad, hetgeen gezien de verkoopstrategie in de gemeente logisch is.
^
De gemeente ziet bij voorkeur dat Staedion zich meer verdiept in de specifieke situatie in de gemeente Westland
^
De gemeente vraagt Staedion om tevens aandacht te hebben voor de kansen die zich momenteel in de gemeente voordoen als het gaat om het realiseren van Flexwoningen (m.n. voor spoedzoekers) en de huisvesting van arbeidsmigranten.
Overige belanghebbenden ^
Staedion kan de prestaties beter uitdragen, bijvoorbeeld door middel van een nieuwsbrief.
^
Staedion kan andere corporaties nog meer meenemen in haar visie, waardoor de corporatie sterker staat in de stad.
^
Staedion zou de samenwerking met complexbeheerders moeten verbeteren en de overdracht
^
Staedion zou moeten nadenken over hoe zij in de toekomst als moderne corporatie wil werken.
bij wisselingen van complexbeheerders beter moeten borgen. In hoeverre ontwikkelt Staedion zelfstandig woningen of hanteert Staedion een model waarbij vroegtijdig wordt samengewerkt met partners die werk kunnen overnemen? ^
Staedion zou de samenwerking met partners op het gebied van duurzaamheid en participatie moeten structureren in een regulier overleg en een projectmatige aanpak.
2.4.3 Boodschap of advies Samenvattend geven de belanghebbenden de volgende 'boodschappen' mee. Huurders ^
De huurdersvereniging is van mening dat de focus moeten blijven liggen op de betaalbaarheid en de kwaliteit van de woningvoorraad.
^
De huurdersvereniging wil bij blijven dragen aan de ‘klantreis’ en ervaart het traject als inspirerend en verbindend, mede omdat alle medewerkers eveneens betrokken zijn.
^
Staedion moet zorgen dat integraal en wijkgericht werken goed van de grond komt.
Gemeenten ^
De gemeente hoop dat de positieve samenwerking met Staedion wordt doorgezet, zeker nadat Staedion voor de overname van Vestia-woningen flink groter is geworden in de gemeente.
^
De gemeente wil samen met Staedion zoeken naar mogelijkheden om de doorstroming te bevorderen.
ECORYS A
46
^
De gemeente betreurt het besluit dat Staedion zich wil terugtrekken uit de gemeente, maar de gemeente heeft de hoop dat de woningen worden overgenomen door een collega-corporatie. Op deze wijze blijven de woningen behouden in de sociale voorraad.
Overige belanghebbenden ^
Staedion is bij nieuwe, toekomstige ontwikkelingen, zoals 'Wonen met een plus', nog erg gericht op doelgroepen met een lichte zorgvraag. De belanghebbende zou wil graag samen kijken of het mogelijk is om een mix van doelgroepen te huisvesten in de betreffende woningcomplexen.
^
De belanghebbende heeft de hoop dat de nieuwe bestuurder de prestaties van Staedion in Den Haag voortzet, waarbij nadrukkelijk in gezamenlijkheid wordt gezocht naar het invullen van de volkshuisvestelijke opgaven, zowel met maatschappelijke organisaties als met marktpartijen.
^
De provincie wil graag meer contact en overleg tussen de provincie en de corporaties op regionaal niveau, waarbij regionale afspraken standaard worden. De opgaven zijn doorgaans regionaal, dus moet er ook regionaal contact en afstemming over zijn.
^
Staedion is de favoriete samenwerkingspartner van Stichting Anton Constandse. Om deze reden wil de belanghebbende de samenwerking uitbreiden, bijvoorbeeld in de randgemeenten van Den Haag of in het project in Den Haag Zuidwest.
2.5
Beoordeling kwaliteit van de prestatieafspraken en het proces De visitatiecommissie heeft de huurders en de gemeente(n), aan de hand van een aantal open vragen, gevraagd om hun mening te geven over de kwaliteit van de prestatieafspraken en het proces om te komen tot prestatieafspraken in de lokale driehoek. Huurdersvereniging Staedion De samenwerking met Staedion en de gemeente over de prestatieafspraken verloopt goed met respect voor ieders verantwoordelijkheid en belang. Uiteraard heeft het proces wat gewenning gevraagd voor de betrokken partijen. Dit is een normaal leerproces. Soms is de gemeente een katalysator bij het komen tot voor alle drie de partijen goede afspraken, maar aan de andere kant gaan de wensen van de gemeente soms verder dan Staedion en HVS acceptabel achten. Gemeenten De gemeente Den Haag geeft aan dat de kwaliteit van de prestatieafspraken 'op orde en dekkend zijn voor de Haagse opgaven'. Daarbij wordt opgemerkt dat verschillende opgaven bewust buiten de prestatieafspraken worden opgepakt, zoals de leefbaarheid in wijken en buurten en de duurzaamheid van de woningvoorraad. De gemeente en Staedion willen op de genoemde opgaven gezamenlijk nog meer gaan inzetten. Daarnaast geeft de gemeente aan dat men elkaar aanspreekt op wederkerigheid in de prestatieafspraken, bijvoorbeeld als het gaat om de woningbouwproductie en het mogelijk maken hiervan.
Daarbij voeren de gemeente en Staedion soms een discussie over de vraag op welke processen daadwerkelijk invloed uit te oefenen is, omdat er anders prestaties worden verwacht die niet mogelijk zijn. De overige gemeenten zijn eveneens positief over de kwaliteit en het proces van de prestatieafspraken. De gemeenten geven aan dat de prestaties voldoende concreet en dekkend zijn en tevens passen bij de volkshuisvestelijke opgaven en de omvang van de woningvoorraad van Staedion in de betreffende gemeente. Tegelijkertijd spreekt de gemeente Leidschendam-Voorburg de wens uit dat er meer aandacht komt voor de duurzaamheid van de woningvoorraad in de prestatieafspraken. Daarnaast geeft de gemeente Westland aan dat een aparte (woon)visie van Staedion op het Westland ontbreekt, hetgeen wel wenselijk is om in te kunnen schatten of Staedion voor Westland van waarde kan zijn.
ECORYS A
47
3
Presteren naar Vermogen
i
3.1
Inleiding Het derde perspectief van waaruit het presteren van Staedion wordt beoordeeld is 'Presteren naar Vermogen'. De visitatiecommissie beoordeelt de vermogensinzet, dat wil zeggen of de corporatie voor het realiseren van maatschappelijke prestaties haar vermogen verantwoord inzet en optimaal gebruik maakt van haar financiële mogelijkheden, gebaseerd op een onderbouwde visie en zonder het voortbestaan op het spel te zetten.
3.2
Beoordeling door visitatiecommissie De onderstaande tabel geeft de beoordeling vanuit het perspectief Presteren naar Vermogen' weer. In de volgende paragrafen wordt een toelichting gegeven op de beoordeling. Tabel 10: Presteren naar Vermogen Ŝ (D 5’
CD CD
Presteren naar Vermogen Vermogensinzet
3.3
8,0
10007o
8,0
Vermogensinzet _______
In methodiek 6.0 voldoet de corporatie aan het ijkpunt voor een 6 als de
~ 8,0
corporatie de inzet van haar beschikbare vermogen voor maatschappelijke prestaties passend bij de externe opgaven en de vermogenspositie verantwoordt
q
en motiveert. De visitatiecommissie constateert dat wordt voldaan aan het ijkpunt voor 6. De visitatiecommissie acht een hogere waardering gerechtvaardigd vanwege de inzet die Staedion, organisatiebreed, pleegt om tot een goed onderbouwde en weloverwogen inzet van haar vermogen voor de maatschappelijke opgaven te komen. Staedion is bovendien alert op het vergroten van haar bestedingsruimte en zet deze ook daadwerkelijk in. Hiervan is het overnemen van woningen van Vestia een goed voorbeeld. Staedion heeft jaarplannen en begrotingen die aansluiten op haar ondernemingsplan De keuzen die Staedion maakt ten aanzien van de inzet van haar vermogen dienen aan te sluiten op de bovenliggende strategie en beleidsvoornemens ten aanzien van bijvoorbeeld betaalbaarheid en beschikbaarheid. De keuzen worden voor ieder jaar opgenomen in zogenoemde jaarplannen waarbij diverse organisatieonderdelen input hebben geleverd en werkzaamheden op elkaar zijn afgestemd en afgewogen. Staedion betrekt een brede afvaardiging van haar medewerkers bij het maken van keuzen over de vermogensinzet In 2019 is Staedion voor het opstellen van het jaarplan voor 2020 een andere, uitgebreidere werkwijze gaan hanteren met als doel de gemaakte keuzen voor vermogensinzet nog beter te kunnen onderbouwen. In het voorjaar zijn medewerkers aan de slag gegaan om te onderzoeken wat voor Staedion in 2020 de prioriteiten zijn.
Eind mei is de hoofdlijn voor het jaarplan 2020
ECORYS A
49
vastgesteld: 10 ambitieuze en meetbare doelen, passend bij de verschillende prestatievelden uit het ondernemingsplan. Om weloverwogen keuzen te kunnen maken voor de vermogensinzet zijn de directies en afdelingen vervolgens uitgenodigd hierop te bieden, en aan te geven welke bijdrage zij leveren aan de hoofdlijn. Geïnspireerd op de LEAN-methode zijn de biedingen zo doelgericht en SMART mogelijk geformuleerd. Na de oplevering van de biedingen zijn de prioriteiten(opnieuw) bepaald en zijn er keuzes gemaakt in wat Staedion in 2020 wel en ook niet oppakt. Hierdoor is een sterke focus ontstaan op de prestatievelden waar Staedion echt een verschil wil maken in 2020. Hierbij worden bewust en weloverwogen keuzes gemaakt uit bijvoorbeeld inzetten op betaalbaarheid, beschikbaarheid, leefbaarheid en duurzaamheid of combinaties daarvan. Bij deze keuzes wordt ook ruimschoots aandacht gegeven aan het belang voor de huurders van Staedion. Zo dient een investering op duurzaamheidsgebied ook iets op te leveren voor de huurders in de vorm van lagere woonlasten. De visitatiecommissie is van mening dat Staedion door de beschreven werkwijze in beginsel een goede visie heeft op de onderwerpen waar zij het verschil wil maken en op de wijze waarop zij vervolgens haar vermogen in relatie tot de maatschappelijke opgaven wil inzetten.
Tegelijkertijd valt in de verdere uitwerking van de begroting op dat deze vooral kwantitatief financieel van aard is. Er wordt bijvoorbeeld uitgebreid ingegaan op prognoses van financiële kengetallen. De relatie met de strategische thema's en doelen en de keuzen die daarbij gemaakt worden is weliswaar aanwezig, maar door de gekozen indeling minder goed zichtbaar. Staedion hanteert scenario-analyse bij haar meerjarenbegroting Staedion heeft om de invloed van externe factoren op haar vermogenspositie, en daarmee haar maatschappelijke bijdragen, in te schatten een risico-inventarisatie uitgevoerd. De uit deze inventarisatie voorgekomen onderwerpen zijn weer gebruikt om scenario's op te stellen. Deze zijn vervolgens doorgerekend waarbij onderzocht is wat de invloed is op de vermogenspositie van Staedion. Zo is bijvoorbeeld de meest recente meerjarenbegroting over de periode 2021 - 2025 door Ortec doorgerekend. Staedion heeft verschillende toetsen vastgelegd in het investeringsstatuut In het investeringsstatuut is vastgelegd dat deze jaarlijks wordt beoordeeld en zo nodig wordt geactualiseerd. In juli 2020 heeft Staedion het investeringsstatuut voor het laatst geactualiseerd. Het investeringsstatuut geeft gestructureerd aan op welke wijze investeringen en desinvesteringen door Staedion worden voorbereid, beoordeeld en uitgevoerd.
Hierbij is het aansluiten van de (des-) investeringen op de strategische koers en de prestatieafspraken een belangrijk onderdeel. Door de investeringen ook te toetsen aan de portefeuillestrategie waarin de maatschappelijke opgaven zijn verwerkt, wordt bereikt dat investeringen aansluiten op de bovenliggende doelen van Staedion. Staedion monitort de vrije bestedingsruimte Staedion monitort het voldoen aan de door de externe toezichthouders vastgestelde normen voor kasstromen en vermogen aan de hand van haar periodieke rapportages. Voor het weergeven van de financiële continuïteit van Staedion worden de financiële ratio's over 2020 gebruikt. De kern daarbij is dat Staedion binnen de oude en de nieuwe normen maximaal wil investeren in nieuwbouw, in transformatie en in duurzaamheid. ^ Loan-to-Value (beleidswaarde):
61,10Zo
(norm Aw á 850Zo)
^ Interest Coverage Ratio (ICR):
1,72
(norm Aw â 1,4)
^ Solvabiliteit (beleidswaarde):
34,50Zo
(norm Aw â 150Zo)
ECORYS A
50
De Loan-to-value (LTV) is een maatstaf om de schuldenlast van de corporatie in relatie tot de waarde van de woningen te beoordelen. Het is uiteraard gunstiger als woningen met minder hoge leningen kunnen worden aangetrokken. Gezien vanuit de norm van de toezichthouder is een lagere score beter op dit onderdeel. De ICR is een maatstaf om te bepalen hoe makkelijk de corporatie in staat is de rentelasten te betalen uit de operationele kasstroom. Het is daarmee ook een kengetal dat inzicht geeft in de liquiditeit van de corporatie. Gezien vanuit de norm van de toezichthouder is een hogere score beter bij dit kengetal. De solvabiliteit geeft aan of de corporatie op de middellange tot lange termijn haar verplichtingen kan voldoen. Gezien vanuit de norm van de toezichthouder is een hogere score beter. Staedion wil - binnen de financiële ratio's en met inachtneming van een zogenoemde 'remweg' maximale investeringsruimte creëren, mede ook om na 2024 nog op koers te zijn en te blijven voor het realiseren van de (portefeuille)strategie. Staedion is daarom alert op mogelijkheden om kosten te besparen. Voor het jaar 2020 gaat Staedion bijvoorbeeld: ^ ^
De productieve uren van de eigen dienst verhogen (kostenverlaging van f 125.000,-); De bedrijfslasten verlagen door onder andere een goede inrichting van de btw-administratie en een verlaging van de dotatie dubieuze debiteuren (kostenverlaging van f 300.000,-);
^
De inzet op continu verbeteren waardoor in de volgende jaren dankzij efficiencyslagen de doelen met minder medewerkers worden behaald;
^
De leegstand substantieel terugbrengen, waardoor er meer verhuurbare dagen worden bereikt.
Een zeer duidelijk voorbeeld waaruit blijkt dat Staedion haar bestedingsruimte monitort en gebruikt voor het vergroten van haar volkshuisvestelijke inzet is de overname van ruim 1.300 woningen van Vestia. Staedion heeft bovendien een deel van deze woningen teruggebracht naar een lager huurpeil. Staedion monitort haar bestedingsruimte ook (indirect) via de rapportages gericht op operationeel resultaat en vrije kasstromen. Hierbij wordt met in achtneming van de financiële normen van de toezichthouders bewust 'scherp aan de wind' gezeild. Dit principe is heel duidelijk toegepast bij de overname van woningen van Vestia. Staedion bewaakt de hoogte van de bedrijfslasten en krijgt geen opmerkingen van toezichthouders Staedion scoorde tijdens de periode 2016 tot en met 2020, met uitzondering van 2019 een A op het onderwerp bedrijfslasten in de Aedes Benchmark. In 2019 scoorde Staedion een B. De kosten bedroegen in 2018 ongeveer f 687 per vhe per maand, en in 2019 f 805. Staedion geeft in haar bestuursverslag aan de ontwikkeling van de bedrijfslasten in relatie tot de prestaties nauwlettend te volgen. De stijging van de kosten heeft voor een deel te maken met het organisatieverbeteringstraject 'Samen vooruit' waar de kosten voor de baten uitgaan.
Uit de oordeelsbrieven van Aw die Staedion tijdens de visitatieperiode heeft ontvangen, blijkt dat de toezichthouder geen opmerkingen heeft gemaakt waaruit opgemaakt kan worden dat de financiële continuïteit bij Staedion in gevaar is geweest of komt.
ECORYS A
51
4
Governance van maatschappelijk presteren
•ŵ 3 ;.5v zg
4.1
Inleiding Het vierde perspectief van waaruit het presteren van Staedion wordt beoordeeld is 'Governance van maatschappelijk presteren. De visitatiecommissie beoordeelt drie onderdelen: ^
4.2
Strategievorming en sturing op prestaties;
^
Intern toezicht;
^
Externe legitimatie en verantwoording.
Beoordeling door visitatiecommissie De onderstaande tabel geeft de beoordeling vanuit het perspectief 'Governance van maatschappelijk presteren' weer. In de volgende paragrafen wordt een toelichting gegeven op de beoordeling. Tabel 11: Governance van maatschappelijk presteren m 13QO ŌT
(Q
Governance van maatschappelijke presteren Strategievorming en
Strategievorming
8,0
prestatiesturing
Prestatiesturing
8,0
Maatschappelijke oriëntatie raad van commissarissen
4.3
Externe legitimatie en
Externe legitimatie
7,0
openbare verantwoording
Openbare verantwoording
7,0
8,0
330/
8,0
330Zo
7,0
330 0
7,7
/
Strategievorming en prestatiesturing De visitatiecommissie beoordeelt de strategievorming van de corporatie als organisatie met een maatschappelijke functie en positie in het lokale netwerk (plan) en kwaliteit en de resultaten van het proces van prestatiesturing (check en act).
4.3.1
Strategievorming In methodiek 6.0 voldoet de corporatie aan het ijkpunt voor een 6 als de corporatie een actuele langetermijnvisie op haar eigen positie en toekomstig functioneren voor het realiseren van maatschappelijke prestaties heeft en deze zodanig vastgelegd en vertaald is naar doelen en activiteiten dat deze te monitoren zijn. De visitatiecommissie stelt vast dat wordt voldaan aan het ijkpunt voor een 6. De visitatiecommissie acht een hogere waardering gerechtvaardigd vanwege de onderbouwing van de keuzes en doelstellingen in haar ondernemingsplannen, en door de omgeving, eigen mogelijkheden en ontwikkelingen nadrukkelijk te betrekken. Staedion heeft daarnaast ook de doelstellingen op een heldere en transparante manier doorvertaald in jaarplannen en projecten en hierbij ook de balans gezocht naar een passende en concrete uitwerking waar mogelijk. De strategie wordt daarnaast regelmatig geëvalueerd en bijgesteld indien nodig.
ecorys A
53
Staedion actualiseerde de strategie tijdig en in samenspraak met belanghebbenden Staedion heeft haar visie en koers voor de periode 2016 tot en met 2020 vastgelegd in een ondernemingsplan met de titel 'Wij maken een eigen thuis bereikbaar met onze bewoners'. In het ondernemingsplan wordt duidelijk dat het geven van een thuisgevoel aan haar bewoners centraal staat in het denken en het doen van Staedion. In het ondernemingsplan wordt de strategie opgebouwd door inzicht te geven in de opgaven van de corporatie, zowel in de omgeving, als binnen de corporatie zelf. Vervolgens volgen hieruit de missie en de speerpunten van de corporatie en de maatschappelijke prestaties die Staedion wil bereiken. Het laatste hoofdstuk gaat in op wat er vanuit de organisatie nodig is om de maatschappelijke prestaties te bereiken, zowel binnen de organisatie als naar buiten. Staedion heeft in 2020 gewerkt aan een nieuw ondernemingsplan voor de periode 2020 tot en met 2025. Het ondernemingsplan, karnen investeren in wijken' genaamd, maakt de visie en de strategie van Staedion voor de genoemde periode duidelijk. Staedion heeft de strategie uitgewerkt in drie hoofdonderwerpen en meer algemene maatschappelijke opgaven in het werkgebied. In de strategie reflecteert Staedion op de ontwikkelingen en worden de uitgangspunten en de doelstellingen van Staedion als basis voor de strategie toegelicht.
Daarnaast wordt duidelijk dat Staedion zich in de betreffende ondernemingsplanperiode meer focust op het invullen van de maatschappelijke opgaven in samenwerking met partners. De intern uitgedachte richting voor de koers is dan ook verrijkt door drie ronde tafelsessies met belanghebbenden. Staedion maakt ook jaarlijks de stand van zaken op: In hoeverre is de strategie uit het ondernemingsplan gerealiseerd? Indien nodig wordt de inzet vanuit Staedion verhoogd of de doelstelling bijgesteld/geactualiseerd. De corporatie kijkt daarbij tevens naar wat de huidige situatie betekent voor de komende periode, bijvoorbeeld aan de hand van de tussenevaluatie van het ondernemingsplan. Staedion betrekt eigen mogelijkheden in de strategie Staedion gaat in de ondernemingsplannen tevens in op de doelstellingen in relatie tot de mogelijkheden en de (financiële) positie van Staedion. In het ondernemingsplan voor de periode tot 2020 is dat beter en gedetailleerder uitgewerkt en toegelicht dan in het nieuwe conceptondernemingsplan. Het maken van minder uitgewerkte keuzes voor de komende jaren is een bewuste keuze van de corporatie, gezien de veranderende omgeving en ontwikkelingen die op de corporatie afkomen. In plaats daarvan is de strategie richtinggevend en wordt jaarlijks verdieping en detail in de keuzen aangebracht middels de jaarplannen.
Hierdoor kan Staedion flexibeler haar strategische keuzen bijsturen. Staedion werkt vertaalt de strategie door in jaarplannen en projecten De ondernemingsplannen geven op hoofdlijnen de koers, de strategie en de doelstellingen van Staedion weer (zie onderstaand voorbeeld). In de ondernemingsplannen wordt tevens de samenhang tussen de onderwerpen duidelijk. Staedion werkt daarnaast met een systeem van jaarplannen en een voortschrijdende meerjarenraming met een horizon van vijf jaar. Daarnaast wordt voor ieder jaar een begroting opgesteld waarin duidelijk een relatie wordt gelegd met de bovenliggende strategie en beleidsvoornemens ten aanzien van bijvoorbeeld betaalbaarheid en beschikbaarheid. De jaarplannen zijn opgesteld om richting te geven aan de werkzaamheden en samenwerking in het betreffende jaar. De jaarplannen sluiten aan op de onderwerpen in het overkoepelende ondernemingsplan. Omdat het opstellen van het jaarplan met medewerking van de diverse
ECORYS A
54
organisatieonderdelen is gedaan, zijn de voornemens en werkzaamheden op elkaar afgestemd en afgewogen.
De jaarplannen beginnen met een uitgebreide weergave van de ‘vertrekpunten en de omgeving'. Hierdoor wordt goed duidelijk wat de uitgangspunten van het ondernemingsplan en de belangrijkste ontwikkelingen in de omgeving zijn. Vervolgens worden de te ondernemen activiteiten gepresenteerd met een duidelijke onderbouwing waaruit onder meer de volkshuisvestelijke aspecten en overwegingen blijken. Ook wordt hierbij aangesloten op de punten van het ondernemingsplan en de portefeuillestrategie. In de portefeuillestrategie heeft Staedion de maatschappelijke en volkshuisvestelijke opgaven en ambities verwerkt. In 2019 is Staedion voor het opstellen van het jaarplan voor 2020 een andere werkwijze gaan hanteren. In het voorjaar zijn medewerkers aan de slag gegaan om te onderzoeken wat voor Staedion in 2020 de prioriteiten zijn. Het ondernemingsplan was daarbij het kader en het doel was vooral gericht op het bereiken van focus en meetbaarheid door niet teveel doelen te formuleren. Eind mei is de hoofdlijn voor het jaarplan 2020 vastgesteld: 10 ambitieuze en meetbare doelen, passend bij de verschillende prestatievelden uit het ondernemingsplan. De directies en afdelingen zijn vervolgens uitgenodigd hierop te bieden, en aan te geven welke bijdrage zij leveren aan de hoofdlijn. Geïnspireerd op de LEAN-methode zijn de biedingen zo doelgericht en SMART mogelijk geformuleerd.
Na de oplevering van de biedingen zijn de prioriteiten(opnieuw) bepaald en zijn er keuzes gemaakt in wat Staedion in 2020 wel en ook niet oppakt. Hierdoor is een sterke focus ontstaan op de prestatievelden waar Staedion echt een verschil wil maken in 2020. Hierbij worden bewust en weloverwogen keuzes gemaakt uit bijvoorbeeld inzetten op betaalbaarheid, beschikbaarheid, leefbaarheid en duurzaamheid of combinaties daarvan. Bij deze keuzes wordt ook ruimschoots aandacht gegeven aan het belang voor de huurders van Staedion. Zo dient een investering op duurzaamheidsgebied ook iets op te leveren voor de huurders in de vorm van lagere woonlasten.
Wij maken een eigen thuis bereikbaar met onze bewoners In 2020 voelen al onze bewoners zich thuis
Bewoners zijn tevreden over onze dienstverlening: waardering tenminste een 8 in 2020 Bewoners waarderen de keuzevrijheid en invloed mettenminste een 7 m 2020 We bieden ruimte voor ze fbeheer Onze woningen zijn betaalbaar voor onze bewoners In 2020 sturen we op woonlasten (rekening houdend met energiecomponent) S echts een bescheiden ro voor middeninkomens Al onze woningen op basisk waliteit; in de periode 2ũi5tot2020 brengen we minimaal 3.200 woningen op basiskwaliteit Optermijngeen F &C energielabels meer, reductie van tũYo naar4^ in de periode tot 2020
-
m*
Ontwikkelen van minimaal drie nieuwe woonzorgconcepten Voldoende woningen beschikbaar voor mensen met behoefte aan zorg of begeleiding Het aanbod bewonerssupport door ons en onze partners: passend en in voldoende mate Geen complexen meer met een lage waardering (rood of oranje) conform de Beheerintensiteitskaart (dit instrument maakt op buurtmveau de behoefte op gebied van leefbaarheid inzichtelijk) Onze bewoners zijn tevredenheid met de woonomgeving Kansen benutten om verdere segregatie tegen te gaan
Figuur 4-1: Samenvatting doelstellingen (Ondernemingsplan 2016-2020, p.8)
ecorys A
55
In de jaarplannen, de projecten en de werkwijzen wordt het ondernemingsplan praktisch uitgewerkt. In de jaarplannen zijn bijvoorbeeld voor de relevante doelstellingen kritische prestatie-indicatoren uitgewerkt.
Nr
Kritische prestatie indicator 7 Bewoners voelen zich thuis Tevredenheid dienstverlening 8a Vertrokken huurders, nieuwe huurders en huurders met een reparatieverzoek
Prognose Norm 2019 2019
Norm 2020
Eigenaar
90,77o
887o
^07o Alle
8,1 8,0 7,8
7,8
8,0 Alle
4,7
-
6,5 Alle
7,5 Alle
8b
Tevredenheid dienstverlening Huurders met een claim of klacht
8c
Tevredenheid dienstverlening overige processen (per proces)
-
-
9a
Verhuringen in eenzijdige wijken aan mensen met huurtoeslag
78,4
c707o
^57o Onderhoud  Vastgoed
9b
Verhuringen in niet-eenzijdige wijken aan mensen met huurtoeslag
-
-
^0Vo Onderhoud à Vastgoed
10 Huurachterstand bij zittende huurders
1,107o
1,207o
cm Financiën
Figuur 4-2: Voorbeeld uitwerking KPI's bij doelstelling 'continueren inzet op thuisgevoel en woonomgeving' (Jaarplan 2020, p.11). De visitatiecommissie is van mening dat er sprake is van een passende werkwijze, waarbij de balans wordt gevonden tussen de overkoepelende strategie en de gedetailleerde, jaarlijkse uitwerking in concrete en SMART-geformuleerde indicatoren. Zoals gezegd is dit in het nieuwe conceptondernemingsplan (2020-2025) in mindere mate uitgewerkt, vanwege de veranderende omgeving. Wel is er een heldere vertaling naar concrete doelstellingen in het jaarplan, zoals in de voorgaande figuur is weergegeven. Het is voor de visitatiecommissie duidelijk geworden uit gesprekken dat de strategie wordt gedragen door de organisatie van Staedion, van beleid tot uitvoering, en de RvC. Hiermee geeft de strategie richting aan het handelen van Staedion en haar medewerkers. 4.3.2 Sturing op prestaties In methodiek 6.0 voldoet de corporatie aan het ijkpunt voor een 6 als de corporatie periodiek en systematisch de vorderingen van de voorgenomen maatschappelijke prestaties volgt en indien zij afwijkingen heeft geconstateerd bijstuurt. De visitatiecommissie stelt vast dat wordt voldaan aan het ijkpunt voor een 6.
De visitatiecommissie acht een hogere waardering gerechtvaardigd vanwege de heldere en transparante wijze waarop Staedion haar prestaties monitort, waarbij ook gebruik wordt gemaakt van figuren en kleuren die de prestaties duiden. Staedion heeft ook een duidelijke PDCA-cyclus, waarbij de onderdelen logisch met elkaar samenhangen. Hierbij heeft ook doorontwikkeling plaatsgevonden, bijvoorbeeld door de invoering van de prestatiedialoog. De corporatie heeft daarnaast, indien nodig, tijdig bijgestuurd op beleid, handelingen of investeringen ten behoeve van de maatschappelijke opgave. Staedion maakt gebruik van periodieke rapportages Staedion maakt bij het ontwikkelen van en sturen op de strategie en de prestaties onder meer gebruik van haar 'governance framework'. Het governance framework beschrijft aan de hand van de PDCA-cyclus de verschillende documenten die worden gebruikt voor het sturen op prestaties. In onderstaande figuur wordt duidelijk dat de documenten als onderdeel van de PDCA-cyclus nauw en op logische wijze met elkaar samenhangen. Op deze wijze is het mogelijk om -indien nodigtijdig en passend bij te sturen.
ECORYS A
56
Figuur 4-3: Governance framework Staedion (Bestuursverslag 2019, p.32) Staedion maakt voor de monitoring van haar maatschappelijke prestaties en doelstellingen onder meer gebruik van periodieke rapportages. In 2017 is Staedion overgegaan van kwartaal- naar tertiaalrapportages. In de periodieke rapportages licht Staedion de voortgang van de realisatie van de doelstellingen en KPI's toe. De visitatiecommissie constateert een duidelijke ontwikkeling in de periodieke rapportages. Staedion geeft vanaf 2020 in de periodieke rapportages naast de Balanced Score Card bijvoorbeeld tevens per kritische prestatie-indicator een meer uitgewerkte toelichting op de prestaties, de ontwikkelingen en de eventuele bijsturing. Daarnaast is er een omgevingsanalyse opgenomen, hetgeen bijdraagt aan inzicht in de context van de prestaties. KPI 8A Tevredenheid dienstverlening - Vertrokken huurders
- Details
verlaten woning
Het proces ‘verlaten woning' sluiten we het tweede tertaal van 2020 gemiddeld af met het cijfer 8,0. 75,10Zo van de respondenten waardeert ons met een rapportcijfer van een 8, 9 of 10. Van 9,60Zo van de respondenten ontvangen we een rapportcijfer lager dan een 6. De vertrekkende huurders die het nieuwe proces hebben doorlopen waarderen onze dienstverlening met een 8,1. Hierbij werd geen fysieke
8 ļ 75.1*(172JļHBi6tr(S-10) M 15.3*(35}nw*-Ml(6-T) | 9 6* (22) IKHimeflVS)
11=229 {5=681 336*
voor- en eindinspectie uitgevoerd, slechts een telefonische voorinspectie. De eindinspectie werd door de ketenpartner uitgevoerd zonder de vertrekkende bewoner. Vanaf 27 juli zijn we weer fysieke inspecties (en opleveringen) gaan doen.
• Realbafeťm maand •Doeli i maand • Doel
Totale aantal tesp.
tevredenheid vertrokken huurders
Figuur 4-4: Voorbeeld toelichting prestatie doelstelling/KPI (T2-rapportage 2020, p.17). Verder zijn in de periodieke rapportages overzichten opgenomen waarbij de prestatie in de realisatie van voorgenomen bouwplannen (herstructurering en nieuwbouw) inzichtelijk wordt.
ECORYS A
57
Staedion geeft hierbij aan of projecten volgens planning lopen, vertraging hebben of voorlopen op planning en welke omstandigheden daar de oorzaak van zijn. Op deze wijze is tevens op projectniveau inzichtelijk of bijsturing (eerste of tweede orde) nodig is. Naast periodieke rapportages wordt de voortgang van de realisatie van de doelstellingen op andere manieren gemonitord. In 2018 is bijvoorbeeld een tussentijdse evaluatie uitgevoerd op basis van documentatie (bijvoorbeeld de Balanced Score Card), een klankbordgroep, een enquête onder medewerkers en gesprekken met de huurdersorganisatie en belanghebbenden. Daarbij is per hoofddoelstelling de stand van zaken beschouwd en wordt duidelijk op welke onderdelen Staedion bij gaat sturen om de doelstelling te behalen, bijvoorbeeld de sturing op woonlasten. Staedion is daarnaast in 2020 gestart met het houden van een maandelijkse prestatiedialoog. Tijdens de prestatiedialoog bespreekt het directieteam op basis van power BI-rapportages de KPI's en het financieel perspectief. Wanneer er sprake is van afwijkingen worden deze besproken, en vindt er -indien nodig- op basis van dit overleg bijsturing plaats. De prestatieafspraken worden in bovengenoemde documenten of de jaarverslagen niet expliciet gemonitord.
De visitatiecommissie geeft de overweging mee om de prestatieafspraken te integreren in het monitoringssysteem, waardoor een slag kan worden gemaakt in het complete inzicht in de voorgenomen en gerealiseerde prestaties. Op deze wijze wordt het voor belanghebbenden eveneens makkelijker om de prestaties te volgen en plaatsen. Staedion stuurde - indien nodig - tijdig bij Staedion heeft in de visitatieperiode indien prestaties achterbleven of afweken van de voorgenomen strategie, doelstellingen en resultaten tijdig bijgestuurd. Staedion heeft dit onder andere gedaan door bij te sturen om de doelstellingen alsnog te behalen (eerste orde bijsturing) of door de doelstellingen aan te passen (tweede orde bijsturing). Enkele andere voorbeelden van het proces tot eventuele bijsturing door Staedion zijn: ^
De aankoop van Vestia-bezit is een voorbeeld van bijsturing. De regio wordt geconfronteerd met het Vestia-bezit, wat deels afgestoten zal moeten worden. Om de woningen te kunnen behouden voor de sociale sector, is aankoop en/of overname door collega-corporaties nodig. Staedion heeft hierop haar investeringsprogramma aangepast, en bezit in Pijnacker-Nootdorp van Vestia overgekocht.
^
Staedion heeft in 2020 een analyse uitgevoerd op het achterblijven van de ervaren woonkwaliteit. De analyse liet zien dat de onlangs gerenoveerde woningcomplexen hoog scoren en de top 10 laagst scorende woningcomplexen juist in de MJOR/MJIR voor toekomstig onderhoud zijn opgenomen. Staedion is door de analyse bevestigd in de keuzes die zijn gemaakt in de MJOR/MJIR. Staedion heeft derhalve niet bijgestuurd.
^
Staedion heeft in het kader van het verhogen van de klant- en medewerkerstevredenheid ingezet op een duurzame efficiënte bedrijfsvoering door middel van het verbeterprogramma Samen Vooruit. Binnen het programma wordt volgens drie pijlers (klantgestuurd, datagedreven werken en continu verbeteren). Om aan de slag te gaan met de nieuwe manier van werken, is Staedion gestart met drie klantreizen die door verschillende afdelingen van de organisatie lopen. Binnen een klantreis is een verbeterteam aan de slag gegaan om te kijken naar de kansen binnen een klantreis. De verbeterteams bestaan uit Staedion-collega's die tijdelijk zijn vrijgemaakt voor een rol in het verbeterteam. De verbeterteams hebben voor verschillende aanpakken gekozen, maar werken wel allemaal volgens de Lean-methode. De processen zijn geanalyseerd en geoptimaliseerd, er zijn keuzes gemaakt én concrete resultaten behaald. Staedion heeft echt een slag gemaakt en concreet invulling gegeven aan de kernwaarde 'continu verbeteren'.
ECORYS A
58
^
Staedion heeft om intern bewuster het gesprek aan te gaan over de doelen en resultaten de prestatiedialoog ingevoerd (zie sturing op prestaties). Het dashboard is ontwikkeld om de dialoog te faciliteren.
^
Staedion heeft veel ingezet om de woningverbetering en nieuwbouwprojecten volgens planning en tijdig te realiseren. Hier heeft de corporatie extra veel aandacht voor gehad, omdat men regelmatig achterliep op de realisatie van de planningen. Uiteindelijk heeft corona in 2020 niet bijgedragen aan de tijdige realisatie, maar de corporatie heeft de vertraging wel weten te beperken. Onder meer door bijvoorbeeld de wijze van uitvoering aan te passen naar de coronarichtlijnen en door verschillende renovatieprojecten naar voren te halen.
^
Staedion heeft daarnaast op onderwerpen bijgestuurd vanwege de corona-maatregelen. Om de verhuur op gang te houden is bijvoorbeeld het digitaal ondertekenen van stukken versneld ingevoerd. Ook op andere onderdelen is de digitalisering versneld ingevoerd. Staedion had al voorbereidingen getroffen voor deze ontwikkelingen, waardoor ze relatief snel ook daadwerkelijk ingevoerd konden worden.
ECORYS A
59
4.4
Maatschappelijke oriëntatie raad van commissarissen De visitatiecommissie beoordeelt hoe actief, zorgvuldig en transparant de raad van commissarissen (of raad van toezicht) vorm geeft aan zijn functie als toezichthouder van een maatschappelijke organisatie in het lokale netwerk.
4.4.1
Maatschappelijke oriëntatie van de raad van commissarissen
8,0
In methodiek 6.0 voldoet de corporatie aan het ijkpunt voor een 6 als de RvC zich aantoonbaar bewust is van zijn maatschappelijke rol als toezichthouder van een maatschappelijke organisatie in een lokaal netwerk en deze professioneel vorm
geeft. De visitatiecommissie stelt vast dat wordt voldaan aan het ijkpunt voor een 6. De visitatiecommissie acht een hogere waardering gerechtvaardigd vanwege de actieve betrokkenheid van de RvC bij de strategievorming en de maatschappelijke opgave hierin, onder meer door maatschappelijke thema's centraal te zetten in vergaderingen, de ratio achter voorliggende keuzes en afwegingen inzichtelijk te krijgen, en de prestaties actief te volgen. Daarnaast blijkt uit de gesprekken dat de RvC nadrukkelijk het huurdersperspectief centraal is gaan zetten. De RvC heeft een gedeelde visie op zijn maatschappelijke rol als toezichthouder van Staedion In het bestuursverslag en het gesprek met de RvC wordt onder meer duidelijk dat de RvC bij haar toezicht een gedeelde visie op de rol als toezichthouder van een maatschappelijke organisatie hanteert. Hierbij hoort duidelijk dat de maatschappelijke effecten van door Staedion te ondernemen activiteiten of te maken keuzes worden meegenomen door de RvC in haar toezicht. Bij het toezicht hanteert de raad twee toezichtkaders, een extern en intern toezichtkader. Het externe toezichtkader bestaat uit brede wet- en regelgeving en de Governancecode. Het interne toezichtkader is gericht op de strategie, de financiële en operationele prestaties, risicobeheersing en de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties.
In de praktijk komt het beoordelen van maatschappelijke effecten het duidelijkst bij het interne kader tot uitdrukking. Staedion heeft de afgelopen jaren een belangrijke ontwikkeling doorgemaakt, waarbij de pure focus op stenen is omgezet naar een breder blikveld, waarin dienstverlening belangrijker werd. De visie van de RvC sluit hierop aan en heeft ook de interne omslag gefaciliteerd. De huurdersraad is hierbij een belangrijke partner en ook in vastgoedprojecten (transformatie en renovatie) worden signalen van huurders beter meegenomen en worden zelfs plannen aangepast. De RvC is actief betrokken bij strategievorming en heeft hierin oog voor de maatschappelijke bijdrage Vanuit het interne toezichtkader is de RvC actief betrokken bij zowel de strategievorming over de maatschappelijke opgaven, als de uitvoering hiervan. De raad neemt haar taak hierin zeer serieus en discussieert met het bestuur en medewerkers over de opgaven in de omgeving en de keuzes die daarin gemaakt moeten worden. De RvC is nadrukkelijk ook door het jaar heen betrokken bij het beoordelen van relevante strategische thema's en het beleid van Staedion. In de vergaderingen in de jaren 2019 en 2020 wordt bijvoorbeeld steeds een volkshuisvestelijk thema uit het nieuwe ondernemingsplan (2021 2025) inhoudelijk behandeld.
De RvC voert ook met het bestuur het gesprek over de realiteitszin en impact van de keuzes en afwegingen die voorliggen. Hierbij richt men zich op de bredere maatschappelijke impact van de
ECORYS A
60
keuzes. Het in beeld brengen van de ratio's achter de waarden is een belangrijk doel van de RvC. Men wil echt de balans benadrukken tussen financiële en maatschappelijke waarden. Ook agendeerde de RvC dat het belangrijk is om deze overwegingen terug te zien in de te bespreken stukken en besluiten. De intensieve betrokkenheid van de RvC bij de overname van het Vestia-bezit in PijnackerNootdorp, is een ander voorbeeld van actief toezicht en advies op strategisch vlak. De RvC heeft vanuit de auditcommissie veelvuldig met het bestuur gesproken over de transactievormen en uitgangspunten. Daarnaast is het onderwerp ook regelmatig besproken in de reguliere RvCvergaderingen. De RvC heeft onder meer gesproken over de balans tussen de maatschappelijke en financiële impact. Hierbij formuleerde de RvC het volgende standpunt, dat zowel naar voren kwam in het interview van de commissie met de RvC, als goed is geformuleerd in het bestuursverslag van 2019: "Een belangrijk standpunt van de RvC was dat de investeringscapaciteit van Staedion niet mag afnemen met deze voorgenomen overname. De RvC is bereid om een gecalculeerd risico te nemen om Vestia te ondersteunen maar vooral om de lokale sociale huisvesting te stimuleren.” De RvC heeft ook regelmatig met het bestuur gesproken over interne organisatie-ontwikkelingen en het verbeterprogramma Samen Vooruit.
Naast de voorgang, heeft de RvC ook actief input geleverd in gesprekken over de aanpak en inhoud van het programma. De raad had hierbij ook nadrukkelijk aandacht voor het benodigde leiderschap, verbinding en sturing die nodig is voor het veranderproces. Samen met het bestuur heeft de RvC ook een sessie met een externe begeleider gehouden over het veranderproces. De visitatiecommissie constateert op basis van de bestudeerde documentatie en het gesprek met de RvC dat de raad een actieve en kritische rol vervult in de strategievorming en besluitvorming over gelieerde maatschappelijke prestaties. Dit blijkt onder meer uit de vragen en onderwerpen die raad op tafel legt bij het bestuur. De RvC neemt hierin ook een actieve en stimulerende rol in, om juist door verbinding tussen financiële en maatschappelijke aspecten tot een goed resultaat te komen voor de opgaven die er liggen. De samenstelling van de raad vanuit verschillende disciplines en achtergronden draagt ook bij aan de mogelijkheid van de raad om een dergelijke rol in te kunnen vullen. De RvC neemt een actieve rol in om de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties te volgen Uit de documentatie en de gesprekken met de RvC blijkt dat de RvC een actieve rol heeft ingenomen in het volgen van de uitvoering van de strategie en de realisatie van maatschappelijke prestaties.
De raad heeft zich regelmatig laten informeren door het bestuur over de voortgang, waarbij de volkshuisvestelijke opgave de primaire opgave is, gekoppeld aan de vraag voor wie de corporatie haar werk doet: de huurders (huidig en toekomstig). De raad stuurt actief op het bereiken van de opgaven vanuit dit perspectief. Dit wordt bijvoorbeeld geïllustreerd in de discussie rondom duurzaamheid. Verduurzaming is een belangrijk onderwerp van gesprek, en heeft ook een belangrijk aandeel in de bestaande investeringen en plannen. De raad benadrukt dit, mits de inzet niet ten koste gaat van de volkshuisvestelijke prestaties en, idealiter, ten dienste staat van deze prestaties. Hetzelfde geldt voor de visie van de raad op een essentiële integrale benadering van leefbaarheidsproblematiek en bij wijkvernieuwingen. Hierbij is juist ook inzet buiten de ‘stenen' nodig, ten dienste van de volkshuisvestelijke opgave en de leefbaarheid voor huurders.
ECORYS A
61
De RvC is daarnaast ook betrokken bij de uitgebrachte biedingen van Staedion aan de gemeenten in haar werkgebied en de gemaakte prestatieafspraken. De RvC keurde de biedingen met voorgenomen activiteiten goed en wordt betrokken bij de prestatieafspraken, zowel tijdens het opstellen als in de uitvoering. Zo heeft de RvC aandacht gevestigd op de wederkerigheid in de prestatieafspraken. In de gesprekken met de bestuurder heeft de RvC ook meermaals haar zorgen geuit over de ontwikkelingen op specifieke volkshuisvestelijke thema's als betaalbaarheid, passend toewijzen en de leefbaarheid in wijken en buurten. Hier kan men goede gesprekken en discussies met elkaar over voeren. Hierbij betrekt de RvC ook nadrukkelijk de context en verschillende perspectieven waarin Staedion opereert en de essentiële samenwerking die de corporaties hierin moet opzoeken met belanghebbenden. In de gesprekken met het bestuur betrekt de RvC ook structureel het perspectief en de betrokkenheid (participatie) van de huurders en bewoners. De RvC heeft actief gestuurd op het belang van belanghebbendenvisies en huurdersvisies: voor wie doet de corporatie haar werk? De RvC is zichtbaar in het lokale netwerk via het bestuursverslag en contact met belanghebbenden De RvC verantwoordt haar inzet, prestaties en afwegingen in het bestuursverslag (voor 2018 jaarverslag).
Hiermee voldoet de corporatie aan de formele verantwoording die zij af moet leggen. Daarnaast zoekt de RvC ook actief de belanghebbenden van Staedion op, om de prestaties in de lokale context te kunnen plaatsen en begrijpen. Zoals eerder toegelicht, zet de RvC het huurdersperspectief nadrukkelijk centraal in haar visie. Ook zijn de belanghebbenden belangrijke partners van de corporatie in de ogen van de RvC. De RvC heeft dan ook goed contact met de huurdersraad en spreekt met hen ook over de maatschappelijke prestaties van Staedion. De RvC probeert ook daarmee zelf meer vanuit het bredere perspectief de prestaties te benaderen. De RvC heeft naast de huurders ook contact met relevante belanghebbenden binnen en buiten de organisatie van Staedion. Externe belanghebbenden spreekt de RvC bijvoorbeeld bij de jaarlijkse belanghebbendenbijeenkomst of bij de oplevering van nieuwe projecten. Medewerkers binnen de organisatie van Staedion spreekt de RvC bijvoorbeeld via de OR, tijdens vergaderingen, bijeenkomsten en een jaarlijkse excursie langs het bezit. Op deze wijze wint de raad zelfstandig informatie in, om de prestaties in de lokale context te kunnen plaatsen en begrijpen. Tot slot is het noemenswaardig dat ook de RvC jaarlijks een sessie heeft met de RvC van collegacorporatie(s), waarin ook wordt gesproken over maatschappelijke opgaven in de Haagse regio en de benadering hiervan.
4.5
Externe legitimatie en openbare verantwoording De visitatiecommissie beoordeelt de wijze waarop de corporatie belanghebbenden betrekt bij beleidsvorming en met hen een dialoog voert over de uitvoering van het beleid (externe legitimering). Daarnaast beoordeelt de visitatiecommissie de wijze waarop de corporatie inzicht geeft in de realisatie van de beleidsdoelstellingen en hierover communiceert met relevante belanghebbenden.
ECORYS A
62
4.5.1
Externe legitimatie In methodiek 6.0 voldoet de corporatie aan het ijkpunt voor een 6 als de corporatie zich maatschappelijk verantwoordt en beleidsbeïnvloeding door belanghebbenden mogelijk maakt. De visitatiecommissie stelt vast dat wordt voldaan aan het ijkpunt voor een 6. De visitatiecommissie acht een hogere waardering gerechtvaardigd vanwege de betrokkenheid van belanghebbenden bij het beleid en in de uitvoering, via onder meer formele structuren, brede platformen en projectgroepen, de ontwikkelingen die hierin zijn gemaakt, vooral voor huurders, en de actieve betrokkenheid bij (regionale) platforms om maatschappelijke opgaven op te pakken. Aandachtspunt is de visie op het belanghebbendenmanagement, waar de corporatie nog aan werkt. Staedion verantwoordt haar belanghebbendenmanagement in het bestuursverslag Staedion beschrijft in haar bestuursverslag haar verbindingen met bewoners en belanghouders, waarbij onder andere wordt aangegeven hoe Staedion contact heeft (gehad) met haar belanghebbenden. Om maatwerk voor bewoners te kunnen leveren in het meedoen, meedenken en meebeslissen is Staedion in 2019 gestart met het uitwerken van een nieuwe visie voor participatie, onder meer gericht op bewustwording. Staedion werkt deze visie in 2020 samen met de HVS verder uit.
Staedion is daarnaast in 2020 gestart met de uitwerking van een visie op belanghebbendenmanagement en de doelstellingen daarbij. In maart 2020 kwamen daarbij ook de uitkomsten van een imago-onderzoek beschikbaar. Hieruit bleek dat de tevredenheid van professionele relaties veelal samenhing met de mate van contact. De eigen ervaringen, de uitkomsten van het onderzoek en de agendering van de RvC leidden ertoe dat Staedion aan de slag is gegaan met het in kaart brengen en uitwerken van de visie op en organisatie van belanghebbendenmanagement binnen de corporatie. De verwachting is dat de eerste infrastructuur hiervoor in T1 2021 beschikbaar is. Staedion betrekt bewoners actief bij haar beleid Staedion betrekt bewoners bij haar beleid via onder meer de HVS en bewonerscommissies. De HVS wordt betrokken bij beleid via de formele en informele jaarlijkse overleggen (beiden tweemaal per jaar), een maandelijks beleidsoverleg, themabijeenkomsten en deelname aan werkgroepen binnen de corporatie. Met de themabijeenkomsten wordt de HVS actief betrokken bij strategische en beleidsmatige onderwerpen, bijvoorbeeld over participatie of een specifiek project. Daarnaast kent Staedion verschillende bewonerscommissies die worden betrokken bij relevante ontwikkelingen.
In 2018 heeft Staedion het 'Reglement participatie van bewonerscommissies' opgesteld, hetgeen in 2019 reeds door 47 bewonerscommissies is ondertekend. Het reglement verduidelijkt de wederzijdse rechten en plichten uit de Overlegwet tussen Staedion en de bewonerscommissie. Daarnaast geeft het de gesprekspartners praktische handvatten en regelt het een aantal aanvullende afspraken, waaronder een financiële jaarbijdrage1. Naast formele structuren, participeren bewoners onder meer in (tijdelijke) projectgroepen, beheergroepen (groen, schoonmaak, groepsruimten) of andere bewonersinitiatieven op complexniveau. Een voorbeeld van betrokkenheid bij beleid is de betrokkenheid van de klantenpanels met 50 bewoners en woningzoekenden bij de ontwikkeling van het nieuwe ondernemingsplan. De klantenpanels werden gevraagd naar hun mening over verschillende 1 Bestuursverslag 2019, p.47
ECORYS A
63
onderwerpen, zoals wonen & zorg en huurbeleid & betaalbaarheid. In 2019 heeft Staedion ook een team herstructurering opgezet, die bewoners betrekt en begeleidt bij onderhouds- en herstructureringsprojecten. De RvC borgt daarnaast ook nadrukkelijk de behoeften en wensen van huurders in haar toezicht. Uit de documentatie en gesprekken blijkt dat hier de afgelopen jaren een ontwikkeling in is doorgemaakt (zie ook maatschappelijke oriëntatie RvC). Staedion betrekt gemeenten onder meer via prestatieafspraken en specifieke thema's en gebieden Staedion werkt in het kader van de lokale opgaven samen met de gemeenten Den Haag, Rijswijk, Leidschendam-Voorburg, Westland, Pijnacker-Nootdorp en Delft, hetgeen in de meeste gemeenten onder meer via de prestatieafspraken is vastgelegd. Het meest intensieve contact heeft Staedion met Den Haag, zowel binnen samenwerkingen voor de hele stad, als op stadsdeel- en wijkniveau, hetgeen logisch is gezien het aandeel woningbezit in Den Haag. Staedion werkt bijvoorbeeld samen met de gemeente op het gebied van duurzaamheid, waarin intensief wordt samengewerkt aan de Haagse Warmtevisie en wijkenergieplannen. In de regio Haaglanden neemt Staedion deel aan de trajecten met betrekking tot regionale woningmarktafspraken. Een voorbeeld is het convenant 'Gaten dichten in de Haaglanden 2017 2026'.
Staedion betrekt commerciële en niet-commerciële partijen op basis van een gedeeld belang Naast bewoners en gemeenten betrekt Staedion andere belanghebbenden, zowel meer sociale partners als marktpartijen. Staedion werkt bijvoorbeeld met collega-corporaties samen aan duurzaamheid en met zorgorganisaties aan het huisvesten van specifieke doelgroepen. Daarnaast is Staedion actief in platform De Vernieuwde Stad, De Haagse Tafel Wonen, en samenwerkingsverband SWEMP. De Vernieuwde Stad is een platform van grote en grootstedelijke corporaties, waarin Staedion onder meer actief is als lid van het dagelijks bestuur en als voorzitter van de werkgroep investeringen en stedelijke vernieuwing. De Haagse Tafel Wonen is een platform waarbij corporaties, wethouders, gemeentemedewerkers, bouwpartijen en ontwikkelaars op bestuurlijk niveau samenkomen om elkaar te leren kennen en begrijpen, en naar oplossingen voor Den Haag te zoeken. Binnen SWEMP werken vijf corporaties samen aan het ERP-pakket Dynamics Empire, waar zij allemaal mee werken. Daarnaast wordt nu ook gekeken hoe men gezamenlijk ICT-organisatie en processen kunnen inrichten. Staedion werkt ook op specifieke onderwerpen samen met externe partners. Staedion is bijvoorbeeld actief in Klimaatkrachtig Delfland en Duurzaam Den Haag.
Daarnaast is er contact met onderwijsinstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van stages of onderzoeksprojecten. Daarnaast heeft Staedion rondetafelgesprekken georganiseerd in het kader van de ontwikkeling van het nieuwe ondernemingsplan (zie strategievorming) en jaarlijks organiseert Staedion een stakeholdersbijeenkomst over een bepaald onderwerp. In 2019 was het onderwerp bijvoorbeeld de ontwikkelingen in Den Haag Zuidwest en in 2020 stond het nieuwe ondernemingsplan centraal. Deze bijeenkomsten leveren de corporatie goede inzichten op, die veelal worden verwerkt in het beleid of handelen van de corporatie. Als gevolg van de bijeenkomst over Den Haag Zuidwest zijn bijvoorbeeld bewoners nadrukkelijker betrokken bij de plannen dan beoogd. Een ander tastbaar voorbeeld is dat een belanghebbende in een dergelijke bijeenkomst in 2017 de corporatie meegaf te gaan werken met mailadressen waarin de volledige naam zichtbaar is, in plaats van enkel letters, omdat dit persoonlijker en toegankelijker overkomt. Sindsdien gebruikt Staedion voor nieuwe medewerkers de volledige naam in de mailadressen.
ECORYS A
64
Terugkoppeling Op basis van de gevoerde gesprekken en de verantwoording van Staedion in de openbare publicaties, blijkt dat Staedion voornamelijk via reguliere overleggen en contact terugkoppeling geeft van eerder contact of gemaakte afwegingen. De visitatiecommissie is van mening dat het in sommige gevallen wenselijk kan zijn om nog specifieker terug te koppelen wat men heeft gepresteerd, ten behoeve van de externe legitimatie. Bijvoorbeeld via een factsheet rondom de belanghebbendenbijeenkomsten of richting partijen als de provincie. 4.5.2 Openbare verantwoording In methodiek 6.0 voldoet de corporatie aan het ijkpunt voor een 6 als de gerealiseerde prestaties staan vermeld in een openbare publicatie, waarbij ook belangrijke afwijkingen worden toegelicht. De visitatiecommissie stelt vast dat wordt voldaan aan het ijkpunt voor een 6. De visitatiecommissie acht een hogere waardering gerechtvaardigd vanwege de toegankelijke en heldere wijze van de verantwoording, niet alleen via officiële publicaties, maar ook in sociale media en de website. In deze publicaties laat Staedion een breed scala aan onderwerpen en prestaties zien. Aandachtspunt hierbij is het expliciet maken van de samenhang tussen de voorgenomen en gerealiseerde prestaties. Staedion verantwoordt de gerealiseerde prestaties via verschillende kanalen, zoals het jaarverslag, de website en sociale media.
Het jaarverslag wordt vanaf 2018 in twee documenten gepubliceerd: het volkshuisvestingsverslag en het bestuursverslag & jaarrekening. Het toepassen van deze tweedeling, maakt de verantwoordingsdocumentatie toegankelijker en meer toegespitst op de verschillende doelgroepen voor wie de informatie relevant zou kunnen zijn. In de verslagen gebruikt Staedion voornamelijk teksten, die bondig en begrijpelijk zijn uitgewerkt. Daarnaast worden er ondersteunende figuren en grafieken gebruikt om de prestaties uit te leggen. Staedion maakt geen aparte publicatie met een samenvatting of de hoogtepunten ten behoeve van de verantwoording. Op de website publiceert Staedion nieuwsartikelen onder verschillende categorieën: onze stad, typisch Haags, tips en advies en over Staedion. De nieuwsartikelen zijn informatief en toegankelijk geschreven, doordat er veel gebruik wordt gemaakt van interviews, quotes en foto's van betrokkenen, zoals huurders en medewerkers. De visitatiecommissie vindt het tevens noemenswaardig dat Staedion in haar artikelen en op sociale media een breed spectrum aan onderwerpen belicht. Het gaat dan bijvoorbeeld over onderwerpen die de corporatie niet direct raken, maar wel relevant zijn voor de doelgroep en/of belanghebbenden. Om een brede groep huurders, en hun omgeving, te bereiken zijn de website en sociale media alleen niet voldoende.