Rekenkamer Waadhoeke - Onderzoeksverslag Arbeidskrapte

4,7

4,6

5,4

7,9

6,9

7,7

Prestaties

Werkgeverschap Deze organisatie is een prettige organisatie om voor te werken

47 

Arbeidskrapte

Ik voel dat ik gewaardeerd word door Gemeente Waadhoeke

6,7

6,6

7,3

Gemeente Waadhoeke gebruikt de ideeën en suggesties van medewerkers om te verbeteren

5,9

5,6

6,6

De toekomstvisie van Gemeente Waadhoeke inspireert me

6,0

5,3

5,8

Hoe waarschijnlijk is het dat je Gemeente Waadhoeke als werkgever zou aanbevelen bij anderen?

8

2

26

De besluitvorming binnen Waadhoeke is wat minder transparant, doelen wordt niet altijd gehaald in vergelijking met de benchmark, terwijl de gemeente ook wat minder snel en slagvaardig handelt. Suggesties van medewerkers om te verbeteren worden eveneens wat minder gebruikt. 5

5.6 Arbeidsmarktcommunicatie De directie besluit in Q2 2022 tot een campagne gericht op arbeidsmarktcommunicatie. Op 25 oktober 2022 wordt een adviesnota voorgelegd aan de directie om de directie mee te nemen in de stand van zaken (Schriftelijke reactie, 19 maart 2024). Arbeidsmarktcommunicatie omvat alle vormen van communicatie met als doel de werving van nieuwe medewerkers. Oftewel, de communicatie richting de arbeidsmarkt. Dit kan de directe werving betreffen evenals het versterken van het werkgeversmerk. Het doel van arbeidsmarktcommunicatie is het beter profileren van Waadhoeke als werkgever om op deze manier meer potentieel talent aan te trekken en vacatures in te vullen met mensen die passen bij Waadhoeke (Adviesnota, 25 oktober 2022). Hiertoe wordt samen met een extern bureau eerst een Employer value proposition (EVP, zie bij gemeentelijk beleid) ontwikkeld. Op basis hiervan kan de verdere arbeidsmarktcampagne worden vormgegeven. Hoewel arbeidsmarktcommunicatie structuur biedt voor het gericht uitzetten van vacatures en voor het profileren van Waadhoeke als werkgever, erkent men dat arbeidsmarktcommunicatie een hulpmiddel is, maar niet de oplossing vormt voor de krappe arbeidsmarkt die op dat moment wordt gesignaleerd (Adviesnota, 25 oktober 2022).

5

Ambtelijk wordt hier als volgt op gereageerd: “Wat ons opvalt is dat de punten waarop we positief opvallen, nl. de werk privé balans en autonomie niet worden genoemd. Dit zijn juist in de huidige arbeidsmarkt relevante positieve verschillen, omdat deze bewezen bijdragen aan werkgeluk en het combineren van werk en privé. De organisatie is een prettige organisatie om voor te werken” (Ambtelijk wederhoor, 15 juli 2024).

48 

Arbeidskrapte

Onder begeleiding van een extern bureau treft de gemeente eind 2022 de verdere voorbereidingen voor de campagne gericht op de arbeidsmarkt. Daartoe wordt het EVP eerst vertaald naar een creatief concept. Als uitgangspunt voor dit creatief concept geldt, dat de gemeente zich wil positioneren als interessante werkgever en daarmee nieuwe medewerkers aantrekken in verschillende functies. De doelstellingen zijn daarbij het bieden van aantrekkelijk werkgeverschap, inspelen op de schaarste op de arbeidsmarkt, creëren van interne trots en betrokkenheid en het werven en binden van kandidaten (Creatief concept, sheet 3). Op 6 december 2022 wordt dit creatief concept gepresenteerd dat als basis voor de arbeidsmarktcommunicatie-campagne kan dienen. In deze presentatie wordt ingezet op het thuisgevoel van Waadhoeke. Dit wordt het communicatiethema voor de wervingscampagne (Creatief concept, sheet 12). Uit een andere presentatie valt op te maken, dat men inzet op verschillende communicatiekanalen, zoals regionale dagbladen, driehoeksborden, Facebook, Instagram, LinkedIn en de website van de gemeente (Presentatie arbeidsmarktcommunicatie, sheet 3). Het doel van deze campagne is om te bouwen aan de bekendheid van Waadhoeke als werkgever (sheet 1, Communicatieplan).

Naast het verhogen van bekendheid in het algemeen wordt per functie of vacature gericht op het bereiken van de specifieke doelgroep die voor zo’n functie of vacature in aanmerking komt. De interne communicatie van deze campagne loopt van 6 tot 12 maart 2023. Op 13 maart 2023 start de campagne officieel extern (Presentatie arbeidsmarktcommunicatie, sheet 8). De online campagne start zowel in maart als in mei 2023 en kent een doorlooptijd van twee maanden (sheet 4, Communicatieplan). Online is het de bedoeling dat bijvoorbeeld van Facebook en Instagram gebruik wordt gemaakt, maar ook van LinkedIn. Waar mogelijk wordt op basis van de vastgestelde criteria een doelgroep binnen een specifiek advertentieplatform omschreven. Deze kan dan specifiek worden benaderd (sheet 8, Communicatieplan). Daarnaast worden vanaf medio maart en vanaf begin mei 2023 advertenties en driehoeksborden geplaatst (Presentatie arbeidsmarktcommunicatie, sheet 8). Een evaluatie van de campagne wijst uit, dat via Meta meer dan 130.000 personen zijn bereikt, dat via LinkedIn 35.000 personen zijn bereikt en dat ruim 5.000 keer is doorgeklikt naar de website van de vacatures (Evaluatie campagne). Via Display zijn bijna 300.000 personen bereikt (Eindrapportage campagne).

49 

Arbeidskrapte

Het aantal reacties per vacature is in de eerste helft van 2022 gemiddeld 7. Dit gemiddelde zakt in de tweede helft van 2022 naar 3,9, maar stijgt in de eerste helft van 2023 naar 12,2 (Evaluatie campagne). Het begeleidend extern bureau adviseert in de eindrapportage met betrekking tot een volgende campagne het volgende: “Om sollicitanten door te sturen naar de vacaturepagina. Dit punt is wel besproken tijdens vorige overleggen, maar is eigenlijk een must voor een volgende campagne. Zo hoeven gemotiveerde sollicitanten niet zelf nog door te klikken naar de juiste vacature 6. Om een vast format te hebben voor advertentiemateriaal. De bereik campagne gebruikte nu algemeen advertentiemateriaal. Dat sluit goed aan bij de doelstelling van deze fase; zoveel mogelijk mensen aanspreken. Maar voor de vacature specifieke campagnes is dit materiaal minder geschikt. Met een vast format kunnen we het materiaal gemakkelijk aanpassen aan de vacature.

6

Aangegeven wordt, dat deze aanbeveling inmiddels is opgevolgd (Ambtelijk wederhoor, 15 juli 2024).

50 

Arbeidskrapte

Het inzetten van video. Met video kunnen we niet alleen adverteren op YouTube. We kunnen diezelfde video ook inzetten op Meta om bijvoorbeeld ook in Stories en met video op Feed te adverteren. Het doormeten van de resultaten. Met bovenstaande aanpassing kunnen we ook beter meten wat de gebruiker op de website doet. Zo kunnen we het succes van de campagne nog beter meten én de campagne daarmee nog verder optimaliseren” (Eindrapportage campagne). Tijdens de campagne worden enkele opvallende uitspraken gedaan door de medewerkers 7. Zo wordt gesteld, dat goed is neergezet wat de doelen en ambities zijn, maar dat de gemeente er in realiteit nog niet is. Tevens wordt de koers onduidelijk bevonden. Door de vele ambities weten medewerkers niet meer zo goed waar ze aan toe zijn en zijn de ambities ook niet meer waar te maken. De gemeente wil innovatief, dynamisch en vooruitstrevend zijn, maar zo ver is de gemeente nog niet, zo wordt gesteld (Arbeidsmarktcommunicatie, opvallende uitspraken). De eerste bestuursrapportage 2023 vermeldt met betrekking tot de arbeidsmarktcommunicatie het volgende: “Tot slot lopen de projecten Arbeidsmarktcommunicatie en Waadwiis wurde (onboarding) en naar volle tevredenheid. Arbeidsmarktcommunicatie is gericht op het profileren van gemeente Waadhoeke als werkgever en het binnenhalen van talentvol personeel.

Met name op moeilijk invulbare vacatures heeft dit al tot successen geleid! Waadwiis wurde is gericht op een warm ontvangst van nieuwe medewerkers en het snel wegwijs worden in de organisatie” (Eerste bestuursrapportage 2023, p. 75). Deze passage is tevens in de tweede bestuursrapportage 2023 opgenomen (Tweede bestuursrapportage 2023, p. 89). Desgevraagd wordt aangegeven, dat de arbeidsmarktcampagne in 2024 gecontinueerd wordt, zij het in eigen beheer. Zo worden vacatures op dezelfde manier uitgezet en wordt ook op dezelfde manier gebruik gemaakt van social media. Hiertoe is voor 2024 zowel de formatie als het budget voor externe uitgaven rond. Dit laatste budget is vanuit het OOP vrijgemaakt (Interview, 27 mei 2024).

5.7 Doorstroom Als het functieboek van de gemeentelijke organisatie nader wordt geanalyseerd, kan geconstateerd worden dat per afdeling specifieke functies worden benoemd, die vervolgens gekoppeld worden aan generieke functies. Zo is binnen de afdeling Financiën een functie ingesteld van adviseur financiën A.

7

De campagne (EVP) is vooral bedoeld om de sterke punten van Waadhoeke onder woorden te brengen als onderdeel van de arbeidsmarktcampagne. Er zijn 19 deelnemers bij betrokken, om de kwaliteiten van Waadhoeke te benoemen als basis voor de externe communicatie (Ambtelijk wederhoor, 15 juli 2024).

51 

Arbeidskrapte

Deze is gekoppeld aan de generieke functie van adviseur III. Ook bij andere afdelingen komt de generieke functie van adviseur III terug. Zo is bij de afdeling Informatievoorziening de functie van adviseur informatiebeleid A ingesteld en ook deze is gekoppeld aan de generieke functie van adviseur III. Soms is een generieke functie enkel te vinden in één afdeling. De generieke functies medewerker technische uitvoering III en IV komen enkel in de buitendienst voor. De generieke functie medewerker facilitair III komt enkel bij de afdeling Informatievoorziening voor. Aan de andere kant komt de generieke functie adviseur IV voor bij de Griffie, de Staf, het Publiekscentrum, Veiligheid & VTH, Financiën , Informatievoorziening en Organisatieondersteuning (Functieboek Waadhoeke).

5.8 Overige acties Desgevraagd wordt aangegeven dat functies die na de fusie gewijzigd zijn, opnieuw beschreven en gewaardeerd worden. Het betreft hier 45 functies en dit traject wordt in juli 2024 afgerond. Daarnaast wordt gewerkt aan de actualisatie van een conversietabel. Deze tabel dient om functiewaarderingen te vertalen naar schalen. Bij deze actualisatie wordt tevens een vergelijking met andere gemeenten gemaakt (Interview, 27 mei 2024). Verder wordt in 2023 gewerkt aan het verbeteren van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Te denken is daarbij aan een betere reiskostenvergoeding, een verruiming van het individueel keuze budget, etc. Het college neemt in dit verband op 17 oktober 2023 een voorgenomen besluit om per 1 januari 2024 de secundaire arbeidsvoorwaarden aan te vullen. De huidige arbeidskrapte wordt als één van de argumenten opgevoerd om de arbeidsvoorwaarden aan te passen: “Met het college-advies richten we de secundaire arbeidsvoorwaarden op het bevorderen, aantrekken en behouden van goede gekwalificeerde medewerkers. Dit alles gekoppeld aan onze strategie en employer branding om zo de concurrentie en de huidige arbeidskrapte aan te gaan. Voorts zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden wendbaar, waardoor het zich aanpast aan de omstandigheden” (Adviesnota, 17 oktober 2023).

De gedachte om met secundaire arbeidsvoorwaarden de gemeente goed in de markt te zetten als werkgever wordt later in deze adviesnota als volgt geformuleerd: “Onderscheiden op de arbeidsmarkt door onszelf goed in de markt te zetten als werkgever, waar medewerkers zich thuis voelen. Zeker in tijden van krapte. Ook het beloningsbeleid is een manier om je als werkgever te onderscheiden. Daarmee kunnen we nieuwe medewerkers boeien en bestaande medewerkers binden. Ten opzichte van andere gemeenten kan Waadhoeke zich in het bijzonder onderscheiden met het vergoeden van reiskosten, de hogere IKB opbouw en de andere vitaliteitstimulerende secundaire arbeidsvoorwaarden” (Adviesnota, 17 oktober 2023). “Veel gemeentes en andere werkgevers zijn bezig met het aantrekkelijker maken van arbeidsvoorwaarden. In de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het van vitaal belang voor Waadhoeke om medewerkers te kunnen behouden en goed gekwalificeerde medewerkers te kunnen werven voor vacatures. Met een aantal doelgerichte aanpassingen en toevoegingen wordt de waardering getoond aan de medewerkers en valt de gemeente op ten opzichte van andere werkgevers. Wanneer Waadhoeke er voor kiest zich lokaal niet te differentiëren zal dit gevolgen hebben voor de uitstroom van medewerkers en instroom van nieuwe medewerkers. Mogelijk ook met hogere inhuurkosten tot gevolg” (Adviesnota, 17 oktober 2023).

52 

Arbeidskrapte

Eén van de wijzigingen in de secundaire arbeidsvoorwaarden betreft het hanteren van nieuwe richtlijnen voor beloningsdifferentiatie. Zodoende wordt in 2023 op basis van de CAO gewerkt aan een nieuwe beloningsregeling. In de nieuwe regeling worden mogelijkheden voor beloningsdifferentiatie uitgewerkt (Interview, 27 mei 2024). Per 1 januari 2024 treedt deze nieuwe regeling beloning in werking. In deze regeling worden diverse mogelijkheden geboden om tot beloningsdifferentiatie over te gaan. Zo kan een periodieke salarisverhoging eerder of juist niet worden toegekend (artikel 3, Regeling Beloning). Tevens kan een functioneringstoelage worden toegekend (artikel 4, Regeling Beloning). Daarnaast is het mogelijk om een arbeidsmarkttoelage toe te kennen (artikel 5, Regeling Beloning). De regeling biedt tot slot mogelijkheden om gratificaties toe te kennen of om een toelage te verstrekken bij bezwarende omstandigheden (artikel 6 en 7, Regeling Beloning). In het kader van het arbeidsmarktbeleid onderneemt de gemeente ook andere acties. Zo worden sinds 2024 exitgesprekken gevoerd om te achterhalen waarom medewerkers de organisatie verlaten. Men ziet in dit verband overigens ook, dat uitgestroomde medewerkers na een aantal jaar weer terugkomen bij de organisatie. Met betrekking tot externe inhuur is men terughoudend.

Er wordt ingehuurd bij niet regulier werk, bij ziekte of bij tijdelijke projecten als hier tijdelijke financiering voor is. Het beleid is echter gericht op het aantrekken van vast personeel. Dit heeft ook een budgettaire reden: de personeelsbegroting is gebaseerd op vast personeel en externe inhuur is over het algemeen duurder dan het inzetten van vast personeel (Interview, 27 mei 2024). Men ziet mogelijkheden om meer te kunnen doen met AI of ChatGTP, maar deze verkenning heeft nog niet tot concrete acties geleid. Dit geldt tevens voor mogelijkheden om de werkdruk te verminderen (Interview, 27 mei 2024).

53 

Arbeidskrapte

Hoofdstuk 6 Analyse 6.1 Ontwikkelingen Waadhoeke Het A+O Fonds maakt jaarlijks een vergelijking van instroom-, doorstroom- en uitstroompercentages tussen gemeenten. Het instroompercentage ligt in Waadhoeke de afgelopen jaren iets lager dan het gemiddelde percentrage bij gemeenten met een vergelijkbare omvang:

Het uitstroom percentage ligt eveneens wat lager, met uitzondering van het jaar 2022.

Uitstroompercentage 11.3

12 10 8

9.7

9.6

8.7

7.6

6.6

8.4

10.8 9.4

4.9

6

4 2

0 2019

2020 Waadhoeke

2021

2022

2023

20.000-50.000 inwoners

54 

Arbeidskrapte

Het doorstroompercentage wisselt ten opzichte van gemeenten met een vergelijkbare omvang, maar wijkt de laatste jaren niet bijzonder af van het gemiddelde:

Doorstroompercentage 8

6.6 5.2

6 4

3.1

3.3

2019

2020

2

2

3.2

4.3 4.2

5.2

4.5

0 Waadhoeke

2021

2022

2023

20.000-50.000 inwoners

Het aandeel instromers jonger dan 35 jaar is zeker in 2022 relatief hoog.

55 

Arbeidskrapte

Relatief stromen minder jongere en meer oudere werknemers uit in 2022:

Uitstroom in personen naar leeftijdsklasse 40

33.4

35 30

23.122.5

25 17.6

20

12.8

15 10 5 0

0

24.3

22.8 20.5

10.210.1

2.7

Jonger dan 25 tot 35 jaar 35 tot 45 jaar 45 tot 55 jaar 55 tot 60 jaar 60 jaar en 25 jaar ouder Waadhoeke

20.000-50.000

De retentiegraad, het aandeel blijvers ten opzichte van de bezetting in het voorgaande jaar, is in de jaren 2022 en 2023 vergelijkbaar met de retentiegraad van gemeenten met een vergelijkbare omvang.

56 

Arbeidskrapte

Het percentage moeilijk vervulbare uitstaande vacatures is bijzonder hoog in het jaar 2022: 90%. Daarna zakt dit percentage naar 30% in het jaar 2023.

Dit percentage is gebaseerd op een enquête die het A+O fonds heeft uitgezet. Deze enquête bevatte de volgende vraag: “Kun je een inschatting geven van het percentage uitstaande vacatures dat binnen jouw gemeente moeilijk vervulbaar was? Een vacature wordt als moeilijk vervulbaar beschouwd wanneer een gemeente ondanks wervingsactiviteiten er niet in slaagt binnen een half jaar een geschikte kandidaat te vinden. Dat wil zeggen: vanaf publicatie van de vacature heeft er binnen zes maanden geen arbeidsvoorwaardengesprek plaatsgevonden” (A+O Fonds). In vergelijking met gemeenten met een vergelijkbaar inwoneraantal, is het percentage flexibele bezetting in 2023 laag:

(A+O Fonds, Personeelsmonitor)

57 

Arbeidskrapte

In de begroting 2024 wordt vermeld, dat de kosten voor externe inhuur als percentage van de totale loonsom plus de totale kosten inhuur externen, neerkomt op 0,08. Hiermee wordt vermoedelijk 8% bedoeld en niet 0,08% (Programmabegroting 2024, p. 69). Dit is overigens een reductie van 50% ten opzichte van de kosten voor externe inhuur afgezet tegen de totale loonsom, die de gemeente in 2023 maakt.

Het ziekteverzuimpercentage ligt hoger dan bij gemeenten met een vergelijkbare omvang:

58 

Arbeidskrapte

De opleidingskosten als percentage van de loonsom, zijn in Waadhoeke relatief hoog:

Het gemiddeld bruto maandsalaris ligt onder het gemiddelde:

Gemeente Waadhoeke Aantal vacatures opengesteld in 2023

54

Niet ingevuld, ingetrokken

7

Wel ingevuld

47

Gemiddelde tijd van vervulling, in dagen

100

Extern ingevuld 2023

36

Gemeenten 20.000 - 50.000

Naburige gemeente: 101 dagen

59 

Arbeidskrapte

Enkel opengesteld in 2023 is opgenomen. Bezetting in fte per 1.000 inwoners, 2023

7,3

7,3

Instroompercentate, 2023

15,50%

20,90%

Uitstroompercentage, 2023

9,4%

10,8%

Doorstroompercentage, 2023

5,2%

4,5%

60%

19%

90%

22,6%

Aandeel moeilijk vervulbare vacatures, 2023

30%

18,8%

Vaste bezetting, 2022

87%

77%

Aandeel moeilijk vervulbare uitstaande vacatures, 2021 Aandeel moeilijk vervulbare uitstaande vacatures, 2022

In de bovenstaande tabel wordt Waadhoeke vergeleken met gemeenten tussen de 20.000 en 50.000 inwoners. Instromers zijn medewerkers die in een jaar zijn ingestroomd in de gemeentelijke bezetting. Het percentage instroom wordt berekend door het aantal instromers in een jaar af te zetten tegen de bezetting op 31 december in datzelfde jaar minus het aantal instromers in dat jaar. Uitstromers zijn medewerkers die in een jaar zijn uitgestroomd uit de gemeentelijke bezetting. Het gaat hierbij om 100% ontslag en niet om deeltijdontslag. Het percentage uitstroom wordt berekend door het aantal uitstromers in een jaar af te zetten tegen de bezetting op 31 december van het voorgaande jaar. Doorstromers zijn medewerkers die in jaar t duurzaam van afdeling en/of functie zijn veranderd. Het gaat hierbij zowel om horizontale en verticale mobiliteit tussen en binnen afdelingen. ‘Schijnmobiliteit’ bijvoorbeeld als een functie en/of afdeling een andere benaming krijgt als gevolg van een reorganisatie valt hier niet onder. Ook detacheringen vallen niet onder doorstroom. Het doorstroompercentage is het aantal doorstromers in een jaar, gedeeld door de bezetting op 31 december van het voorgaande jaar. Een vacature wordt als moeilijk vervulbaar beschouwd wanneer een gemeente ondanks wervingsactiviteiten er niet in slaagt binnen een half jaar een geschikte kandidaat te vinden.

Dat wil zeggen: vanaf publicatie van de vacature heeft er binnen 6 maanden geen arbeidsvoorwaardengesprek plaatsgevonden. Tot de flexibele bezetting worden alle medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of met een flexibel aantal uren gerekend. Alle vormen van externe inhuur worden ook meegeteld bij de flexibele bezetting. Het aantal personen dat onderdeel uitmaakt van de flexibele bezetting is dus altijd groter of gelijk aan het aantal medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Tot de vaste bezetting worden alle medewerkers geteld met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en een vast aantal uren.

60 

Arbeidskrapte

Waadhoeke kent in 2023 met 7,3 fte. per 1.000 inwoners een gemiddelde bezetting ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. Het instroompercentage ligt met 15,5% in 2023 significant lager dan het gemiddelde van 20,9%. Het uitstroompercentage ligt met 9,4% in 2023 iets lager dan het percentage van 10,8% bij gemeenten met een vergelijkbare omvang. Het doorstroompercentage is met 5,2% hoger dan de 4,5% in andere gemeenten met een vergelijkbare omvang. Het aandeel instromers jonger dan 35 jaar is met 40% in 2023 vergelijkbaar met andere gemeenten. In vergelijking met andere gemeenten stromen in 2022 veel oudere werknemers en minder jongere werknemers uit. Het percentage uitstromers in de leeftijdsklasse van 25 tot 35 jaar, bedraagt in 2022 voor Waadhoeke 12,8%, waar vergelijkbare gemeenten 17,6% noteren. De retentiegraad, het aandeel blijvers ten opzichte van de bezetting in het voorgaande jaar, is in de jaren 2022 en 2023 vergelijkbaar met de retentiegraad van gemeenten met een vergelijkbare omvang. Het aandeel moeilijk vervulbare vacatures8 is in Waadhoeke zonder meer hoog. Voor de jaren 2021 en 2022 worden percentages aangegeven van 60% en 90%, terwijl gemeenten met een vergelijkbare omvang hier percentages noteren van 19% respectievelijk 22,6%. In 2023 komt Waadhoeke met 30% iets meer in de buurt van het gemiddelde van 18,8%.

Deze percentages zijn afkomstig van het A+O fonds, maar worden niet bevestigd in dit onderzoek. De gemiddelde tijd dat een functie wordt vervuld, bedraagt in 2023 namelijk 100 dagen, waarmee de gemeente zeer vergelijkbaar is met een naburige gemeente (waar de gemiddelde tijd 101 dagen noteert). In 2022 en 2023 is geen verband te constateren tussen het type functie en de tijd waarbinnen de functie wordt vervuld. Zeer verschillende functies worden soms na lange tijd, soms na korte tijd ingevuld. Ook komt het voor dat één type functie soms snel, maar soms minder snel wordt ingevuld. De tijd waarbinnen de functie wordt vervuld hangt niet alleen samen met de krapte op de arbeidsmarkt. In vakantieperioden duurt het vaak langer om een vacature te vervullen en soms is sprake van een langere opzegtermijn van externe kandidaten. Respondenten stellen zelf, dat functies op het gebied van I&A en het fysieke domein relatief lastig zijn in te vullen. De vaste bezetting is met 87% voor het jaar 2023 in Waadhoeke hoog: gemiddeld wordt voor dat jaar 77% genoteerd. Hoewel het ziekteverzuimpercentage de afgelopen jaren hoger ligt dan bij vergelijkbare gemeente, is dit verschil in 2023 kleiner geworden. Dit percentage bedraagt in 2023 voor Waadhoeke 6,8%, waar vergelijkbare gemeenten 6,3% noteren.

Het instroompercentage is hoger dan het uitstroompercentage, hetgeen bij gemeenten in 2023 een gebruikelijk patroon is. Wel is het verschil tussen instroom en uitstroom in Waadhoeke in dat jaar

8

Zie voor een definitie eerder dit hoofdstuk.

61 

Arbeidskrapte

kleiner dan bij gemeenten met een vergelijkbare omvang. De personele formatie stijgt van 2022 op 2023 van 320 fte. naar 340 fte en van 360 personen naar 390 personen.

6.2 Landelijke ontwikkelingen Het Centraal Planbureau constateert in februari 2024 dat het aantal vacatures in 2022 een topniveau bereikt van meer dan 50 vacatures per duizend personen. De overheid is hier deels zelf debet aan: “Sinds 2018 zijn de overheidsuitgaven flink toegenomen. Die toegenomen overheidsuitgaven hebben bijgedragen aan de hoogconjunctuur. Dat zorgt voor een extra economische activiteit, en dat leidt weer tot extra vraag naar arbeidskrachten. Een deel van die overheidsuitgaven is direct gericht op extra personeel” (Centraal Planbureau, 2024, p. 3). “De krapte lijkt op dit moment niet gedreven door grote veranderingen aan de aanbodkant. In 2022 groeide de beroepsbevolking zelfs met meer dan 200.000 personen” (Centraal Planbureau, 2024, p. 4). Het planbureau adviseert om de lonen in de collectieve sector een extra impuls te geven en om mogelijkheden voor beloningsdifferentiatie goed te benutten. Daarnaast is het van belang om te kijken of meer werk kan worden verzet met hetzelfde aantal mensen door efficiënter te werken. Wet- en regelgeving is te complex geworden, hetgeen de uitvoering arbeidsintensief en dus improductief maakt. Het vereenvoudigen van beleid kan hier raadzaam zijn. Beleid gericht op extra arbeidsaanbod kan maar een beperkte rol spelen. De arbeidsparticipatie ligt op dit moment al heel hoog.

Er zit mogelijk meer ruimte bij het aantal uren per werkende: dat ligt relatief laag in Nederland (Centraal Planbureau, 2024). Wel verwacht het Centraal Planbureau dat de historisch hoge arbeidsmarktkrapte de komende jaren zal afnemen. Aanpassingsmechanismen in de economie zullen de arbeidsmarktkrapte uiteindelijk verminderen: als de vraag het aanbod op de arbeidsmarkt overtreft, zullen werkgevers betere arbeidsvoorwaarden bieden. Betere arbeidsvoorwaarden betekenen hogere kosten voor werkgevers, waardoor die uiteindelijk minder personeel aantrekken, aldus het Centraal Planbureau (Centraal Planbureau, 2024). Het A+O fonds is pessimistischer. “Op korte termijn kan er zo’n tekort aan arbeidskrachten ontstaan, dat veel bedrijven en instellingen, ook bij de overheid, niet al hun taken meer kunnen vervullen. We kunnen nu nog teren op een reservoir, maar dat droogt op en we kunnen gaten dan alleen nog maar vullen met mensen uit andere organisaties, met als gevolg dat daar dan gaten vallen. Bij gemeenten is het probleem zo mogelijk nog acuter, want gemeentelijke organisaties vergrijzen meer dan de rest van Nederland. Bovendien speelt mee dat er steeds meer taken bij komen, zoals onlangs nog de invoering van de Omgevingswet. Er is een andere mindset nodig om dingen anders te organiseren, flexibeler.

Het moet voor gemeentemedewerkers makkelijker worden om andere werkzaamheden op te pakken, maar ook om over te stappen: binnen de eigen gemeente, tussen gemeenten en tussen gemeenten en het bedrijfsleven. Een van de problemen daarbij is de professionaliseringsparadox. We zijn heel erg gericht op de ontwikkeling van onze professionele vaardigheden, maar daar schieten we in door. Er is te veel controle, te veel stimulans om ons steeds verder te ontwikkelen, het steeds beter te doen. We moeten ons durven af te vragen: wanneer is het genoeg? Nog een probleem is dat mensen vaak vastzitten in functies, afdelingen, salarisschalen, terwijl juist meer flexibiliteit nodig is. Dergelijke organisatieprincipes kunnen we de komende jaren niet meer volhouden. Gelukkig zijn er al zo’n 1,6 miljoen mensen flexibel, de zzp’ers. Zij zijn soepel inzetbaar op die plekken waar het werk is. Er is

62 

Arbeidskrapte

helaas veel negatief sentiment tegenover zzp, maar het is een contractvorm die een belangrijk organiseerprincipe mogelijk maakt: werkenden daarheen laten stromen waar het werk het meest van waarde is. Lastig, want we zien juist de wens om meer mensen een vaste aanstelling te geven. Veel mensen vinden werken bij de gemeente niet spannend, terwijl mensen niet weten wat gemeenten allemaal doen. Dat moeten we beter laten zien om aantrekkelijker te worden: het saaie imago doorbreken en laten zien dat je heel leuke dingen kunt doen bij de gemeente. We hebben de wind mee, want jongeren zijn sterker maatschappelijk betrokken. We halen dan ook veel jongeren binnen, alleen blijven ze niet lang. Je hebt niet in alle gemeenten overal dezelfde functies nodig en het opzetten van grotere regionale organisaties kan dan een oplossing bieden. De eerste gedachte is dan: ga dan mensen werven, maar dat werkt niet meer. Op een krappe arbeidsmarkt ga je meer werven, maar dat is een zero sum game. Je vist in elkaars bootje, want de vijver is leeg en dat levert ergens anders weer tekorten op. We moeten andere oplossingen verzinnen. Minder deeltijdwerken is er daar geen van. Dat idee is gebaseerd op de aanname dat mensen buiten hun parttime baan geen werk verrichten en dat is voor de meeste mensen niet zo.

Als je zegt dat Nederland kampioen deeltijdwerk is, moet je daar meteen aan toevoegen dat Nederland ook kampioen vrijwilligerswerk is. Beter is om te stoppen met zinloze activiteiten, met alles wat niet per se nodig is. Maak regels, procedures en bureaucratische zaken eenvoudiger en werk aan verdere digitalisering” (A+O fonds, 2024). De krapte op de arbeidsmarkt is ook de VNG niet ontgaan. In februari 2024 publiceert de VNG een handreiking om te kunnen anticiperen op krapte op de arbeidsmarkt. De VNG adviseert een verdergaande vorm van intergemeentelijke samenwerking, waarbij eigen personeel zonder juridische belemmeringen kan worden uitgewisseld. Deze uitwisseling kan de vorm hebben van individuele detachering, maar ook van arbeidspools. Daarnaast wijst de VNG op andere mogelijkheden om medewerkers meer flexibel in te zetten. Zo kan gewerkt worden met tijdelijke arbeidsovereenkomsten, bijvoorbeeld voor de duur van een project, maar ook te denken is aan de inzet van oproepkrachten, hoewel de flexibiliteit voor gemeenten op inzetbaarheid van oproepkrachten afneemt als gevolg van wetswijzigingen. Werkgevers maken in toenemende mate gebruik van medewerkers die de AOW-leeftijd hebben bereikt en dit zou zeker ook een mogelijkheid voor gemeenten kunnen zijn. De inzet van stagiaires kan ook zeker overwogen worden in dit verband (VNG, 2024).

Naast deze vormen van interne flexibiliteit, bestaan ook mogelijkheden om de externe flexibiliteit te vergroten. Het gaat hier om de inzet van externen. Ook hier zijn verschillende mogelijkheden die complementair aan elkaar kunnen zijn, zoals uitzendovereenkomsten, detachering, de inzet van Zzp’ers, payrolling, etc. (VNG, 2024). Uit eerder rekenkameronderzoek naar krapte op de arbeidsmarkt komt naar voren, dat het gemeenten over het algemeen lukt om jonge werknemers via traineeships in huis te halen, maar dat het veel moeilijker is om jonge werknemers vast te houden. Daarnaast is het niet alleen van belang om exitgesprekken te voeren om te achterhalen waarom medewerkers de organisatie verlaten, maar tevens van belang om de redenen te achterhalen waarom medewerkers binnen komen. Dit zou een basis kunnen bieden om effectief arbeidsmarktbeleid te voeren. Een goed onboardingsprogramma is

63 

Arbeidskrapte

van cruciaal belang, maar gesteld kan worden, dat dergelijke programma’s minimaal een jaar moeten duren om effectief te zijn. Tot slot wordt gewezen op het belang van een gedifferentieerde sollicitatieprocedure. Zo kan men een aankomend jurist vragen naar een goed geformuleerde motivatiebrief, maar een dergelijke procedure is wellicht niet voor iedere functie even relevant (BMC en UWV, interview, 31 mei 2024). De landelijke trend laat zich enigszins traceren aan de hand van de personeelsmonitor die het A+O fonds jaarlijks publiceert. Het fonds constateert in mei 2024, dat het met name in de functiegebieden ruimtelijke ordening, milieu, bouwkunde en civiele techniek een uitdaging zal blijven om vacatures in te vullen. Tegelijkertijd komt er een pensioengolf aan en ligt het ziekteverzuim met 6,5% op een hoog percentage. Dit hoge ziekteverzuim hangt samen met de werkdruk, die als hoog ervaren wordt. In 2023 namen opvallend meer gemeenten maatregelen om de werkdruk terug te dringen, zoals het uitbreiden van formatie, het voeren van gesprekken en het prioriteren van werk. De instroom van jonge talenten nam toe, maar het merendeel van de gemeenten voert geen actief beleid om jongeren te behouden. Gemeenten geven nog steeds minder uit aan opleiding en ontwikkeling dan voor corona.

Het grootste deel van het opleidingsbudget wordt besteed aan vakinhoudelijke ontwikkeling (Personeelsmonitor 2023). Ondanks de krappe arbeidsmarkt stijgt in 2023 het aantal gemeentelijke medewerkers met 5,6%. Gemeenten laten hiermee zien dat werk is gemaakt van werving en selectie. De groei van de bezetting zet vermoedelijk door. In 2022 ligt de focus bij gemeenten nog op werving en selectie, hetgeen is terug te zien in een verhoogde instroom in 2023. Door de aanhoudende arbeidsmarktkrapte verlegden gemeenten in 2023 hun focus naar arbeidsmarktstrategie en organisatieontwikkeling (Personeelsmonitor 2023).

6.3 Analyse op basis van normenkader In deze paragraaf worden de bevindingen uit dit onderzoek afgezet tegen het normenkader dat in het tweede hoofdstuk is vormgegeven. Daarbij wordt eerst het beleid van de gemeente geanalyseerd en vervolgens de implementatie van de maatregelen die op basis van dat beleid zijn geformuleerd. Daarna wordt ingegaan op de effectiviteit van het beleid. Deze passage sluit af met een samenvatting, waarbij in een tabelvorm de bevindingen worden gerelateerd aan de normen. 6.3.1 Het beleid afgezet tegen het kader De vierde pijler van het organisatieontwikkelplan uit 2019, professionele ontwikkeling, raakt het personeelsbeleid. In deze pijler worden acties beschreven zoals het versterken van competenties, het herzien van de wijze van beoordelen en het meelopen met andere afdelingen en teams (Ontwikkelplan). Onder deze pijler wordt ook een organisatiebreed opleidingsprogramma opgevoerd, beoogt men de geprekscyclus door te ontwikkelen, opteert men om inspiratie van buiten op te doen en verkent men mogelijkheden voor learning on the job. De gemeente hanteert een decentrale managementfilosofie en deze wordt doorvertaald naar de invulling van vacatures. Een afdelingshoofd beziet in eerste instantie in hoeverre het probleem binnen de eigen afdeling opgelost kan worden.

Daarna worden andere afdelingen benaderd en pas daarna wordt opgeschaald richting de directie (Interview, 29 januari 2024). Ook in de vacatureregeling van

64 

Arbeidskrapte

2018 staat vermeld, dat de manager primair verantwoordelijk is voor het vervullen van vacatures. Hoewel men organisatiebreed goed zicht heeft op de huidige bezetting, bestaat geen organisatiebreed beeld van de gewenste toekomstige bezetting. De verantwoordelijkheid voor strategische personeelsplanning ligt namelijk bij de managers van de afdelingen en dient desgewenst op afdelingsniveau vertaald te worden naar afdelingsplannen. Per 1 januari 2019 is de vacatureregeling van kracht. Hieruit valt op te maken, dat bij het vervullen van vacatures interne voorrangskandidaten te voorkeur genieten. Pas als de interne procedure geen geschikte kandidaat oplevert, wordt de vacature extern opengesteld. 6.3.2 De genomen maatregelen afgezet tegen het kader De gemeente heeft verschillende acties ingezet om te anticiperen op de krapte op de arbeidsmarkt. Sommige respondenten geven daarbij aan dat op het gebied van de arbeidsmarkt zeer veel taken tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd en dat een nadere prioritering wenselijk zou zijn. Met betrekking tot de ingezette acties zijn geen budgetoverschrijdingen geconstateerd. In het medewerkerstevredenheidsonderzoek uit 2022 wordt beloning als belangrijk verbeterpunt aangegeven (sheet 70, SPP).

De respondenten geven in dit verband aan, dat men de gewijzigde functies opnieuw waardeert, dat gewerkt wordt aan een nieuwe conversietabel en dat men een nieuwe beloningsregeling vormgeeft. Deze beloningsregeling is per 1 januari 2024 van kracht en biedt de mogelijkheid om tot beloningsdifferentiatie over te gaan. Te denken is dan aan het toekennen van een eerdere periodieke verhoging, een functioneringstoelage, een arbeidsmarkttoelage, een gratificatie of een toelage in verband met bezwarende omstandigheden (Regeling Beloning, 2024). Ook heeft men in 2023 nieuwe secundaire arbeidsvoorwaarden vastgesteld, waarmee men de concurrentiepositie van de gemeente beoogt te versterken (Interview, 27 mei 2024, Adviesnota 17 oktober 2023). Te denken is dan aan de verruiming van het IKB budget en de reiskostenvergoeding (Adviesnota, 17 oktober 2023). Provinciebreed wordt samengewerkt in de vorm van Werken in Friesland, maar ook via de Flexpool (Interview, 29 januari 2024). Daarnaast is aan de kring van gemeentesecretarissen de vraag uitgezet om andere samenwerkingsvormen te verkennen. Tevens worden medewerkers bij de gemeente Leeuwarden ingezet binnen Waadhoeke en heeft de gemeente in samenwerking met andere overheidsorganisaties voor de ICT dienstverlening een SSC opgericht (Interview, 27 mei 2024). In 2022 wordt een project op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie gestart.

In 2022 wordt hiertoe een extern bureau aangezocht dat zich specialiseert in arbeidsmarktcommunicatie. Op 13 maart 2023 gaat de campagne arbeidsmarktcommunicatie extern van start. De campagne wordt niet alleen online, maar ook fysiek gevoerd in de vorm van advertenties en driehoeksborden. Een evaluatie wijst uit, dat online duizenden personen zijn bereikt en hebben doorgeklikt naar de website voor vacatures. Het aantal reacties per vacature is in de eerste helft van 2022 gemiddeld 7. Dit gemiddelde zakt in de tweede helft van 2022 naar 3,9, maar stijgt in de eerste helft van 2023 naar 12,2 (Evaluatie campagne). In 2024 wordt deze campagne gecontinueerd, zij het in eigen beheer (Interview, 27 mei 2024). Op 1 september 2022 wordt een kick off bijeenkomst georganiseerd van het traineeprogramma. Op dat moment gaan negen trainees aan de slag (Interview, 29 januari 2024). Elders wordt vermeld dat er

65 

Arbeidskrapte

acht trainees van start gaan (Voortgang OOP, september 2023, sheet 8). De jaarstukken 2022 vermelden in dit verband, dat in 2022 12 trainees starten (Jaarstukken 2022, p. 115), terwijl de programmabegroting vermeld dat in 2023 negen trainees werkzaam zijn (Programmabegroting 2024, p. 115). In 2024 zijn zeven van de negen trainees geplaatst in een reguliere functie. Men werkt in 2024 aan de vormgeving van een volgend trainee programma (Interview, 27 mei 2024). Daarnaast wordt in 2023 gewerkt met een onboarding programma, waarbij introductiedagen voor nieuwe medewerkers worden georganiseerd en nieuwe medewerkers gekoppeld worden aan een meer ervaren medewerker (Voortgang OOP, oktober 2023). Sinds 2024 voert men tevens exit gesprekken met uitstromende medewerkers om te achterhalen waarom deze medewerkers de organisatie verlaten (Interview, 27 mei 2024). In 2022 wordt begonnen met strategische personeelsplanning. Hiertoe vindt op 14 april 2022 een kick off bijeenkomst plaats (SPP presentatie, sheet 3). Men formuleert in dit traject een drietal speerpunten: Leren en Ontwikkelen, Gezamenlijk eigenaarschap en Aantrekkelijke werkgever. Deze speerpunten zijn omgezet in acties die moeten bijdragen aan het halen van de ambitie 2025 en het verminderen van de GAP (Ambtelijke respons, 19 maart 2024).

De verantwoordelijkheid voor strategische personeelsplanning en de acties ligt expliciet bij de managers van de afdelingen. Hiertoe worden afdelingsplannen opgesteld, zo wordt tijdens de interviews gesteld. Er wordt niet met SPP-actieplannen per afdeling gewerkt, zo geven respondenten verder aan. Als de afdelingsplannen voor 2023 nader worden geanalyseerd, wordt in één afdelingsplan een concrete actie benoemd op het gebied van SPP. Deze afdeling beoogt in te zetten op de ontwikkeling van de competenties durf en lef, als resultaat van de teamscan SPP. Als actie wordt geformuleerd dan 70% van de medewerkers iets gedaan heeft buiten zijn/haar vakgebied. Te denken is dan aan deelname aan een scrum, een klantreis, een online training, een snuffelstage bij een andere afdeling, deelname aan de week van de uitwisseling, presenteren bij Meet & Greet, etc. (Afdelingsplan Z, 2023). In de andere afdelingsplannen voor 2023 wordt soms verwezen naar de term SPP, maar worden hier geen concrete acties aan gekoppeld. Jaarlijks dient over de afdelingsplannen gerapporteerd te worden aan het MO, aldus de respons. Desgevraagd wordt echter aangegeven, dat er tot dusver geen afdelingsrapportages zijn. In de afgelopen jaren wordt er halverwege het jaar tijdens een managementoverleg wel een agendapunt hieraan gewijd (Schriftelijke reactie, 21 juni 2024).

Geconstateerd kan worden dat de afdelingsplannen voor 2023 geen concrete acties bevatten met betrekking tot SPP. Over de afdelingsplannen wordt geen verantwoording afgelegd in de vorm van afdelingsrapportages. Tevens beschikt men niet over SPP-actieplannen per afdeling waarover gerapporteerd wordt. Voor 2024 worden formats voor afdelingsplannen geconcipieerd. Deze formats gaan niet expliciet in op strategische personeelsplanning (Format Afdelingsplannen, 2024). Het gevolg is dan ook, dat de ingevulde formats eveneens niet ingaan op strategische personeelsplanning (Afdelingsplan Publiekscentrum, 2024). Zo blijft organisatiebreed onduidelijk welke afdelingen nu welke acties

66 

Arbeidskrapte

ondernemen in het kader van strategische personeelsplanning. Aan het voornemen om eens per kwartaal een MO bijeenkomst te wijden aan de afdelingsplannen, is het eerste half jaar van 2024 nog geen invulling gegeven (Schriftelijke reactie, 23 juli 2024). Aangegeven wordt, dat men de huidige formatie zeer frequent monitort en dat men tevens inschattingen maakt van toekomstige ontwikkelingen en taken. Dit is niet altijd eenvoudig, omdat het toekomstige takenpakket deels afhankelijk is van lokale politieke ambities en van ontwikkelingen op Rijksniveau die niet altijd goed te voorspellen zijn. Een organisatiebrede inschatting van de gewenste toekomstige bezetting als gevolg van gesignaleerde ontwikkelingen is niet voorhanden. Toch leiden inschattingen op afdelingsniveau soms tot een inhoudelijke wijziging binnen de formatie. Zo wordt een data analist aangesteld en anticipeert men bij Burgerzaken op een verdergaande digitalisering en specialisatie (Interview, 27 mei 2024). Het inrichtingsplan van Burgerzaken geeft een goed voorbeeld van de manier waarop men op afdelingsniveau ontwikkelingen signaleert en weet te vertalen naar een benodigde kwantitatieve en kwalitatieve formatie.

De afdeling heeft op basis van presentaties en individuele gesprekken met medewerkers een toekomstbeeld geschetst en op basis daarvan een plan gemaakt voor de nieuwe inrichting van het team dat aansluit bij het concern-brede traject strategische personeelsplanning (Directieadvies, 7 juni 2023). Iedere afdeling heeft de beschikking over een eigen opleidingsbudget. Daarnaast worden vanuit het organisatie ontwikkelplan budgetten beschikbaar gesteld die organisatiebreed kunnen worden ingezet. De opleidingen hebben zowel betrekking op vakinhoudelijke als op persoonlijke ontwikkeling. Aangegeven wordt, dat de opleidingsbudgetten jaarlijks daadwerkelijk worden besteed. Een analyse van de financiële administratie leert, dat op afdelingsniveau in 2022 € 580.725 aan opleidingen is uitgegeven (budget bedraagt € 470.583) en in 2023 € 621.821 aan opleidingen is uitgegeven (budget bedraagt € 538.894). Daarnaast wordt vanuit het OOP € 68.309 in 2022 en € 150.402 in 2023 aan opleidingsbudget ter beschikking gesteld en besteed (Schriftelijke reactie, 25 juni 2024). Ook de analyse vanuit het A+O fonds bevestigt het beeld dat de gemeente relatief veel investeert in opleidingen: de gemeente besteedt in 2023 2,4% van de loonsom aan opleidingen, waar vergelijkbare gemeenten in dat jaar 1,6% besteden (A+O Fonds).

Waadhoeke zet liever in op het aantrekken van vast personeel dan op het inzetten van externe inhuur. Dit heeft ook een budgettaire reden: de begroting is immers gebaseerd op vast personeel en externe inhuur is doorgaans duurder (Interview, 27 mei 2024). Gegevens van het A+O Fonds bevestigen dit beeld: in 2023 kent Waadhoeke een vaste bezetting van 87%, waar vergelijkbare gemeenten een vaste bezetting kennen van 77% (A+O Fonds). De uitgaven aan externe inhuur ten opzichte van de loonsom, bedragen in Waadhoeke voor het jaar 2023 16,4%, waar vergelijkbare gemeenten 18,8% noteren. Samengevat kan geconstateerd worden, dat de gemeente een aantal acties onderneemt om te anticiperen op de krapte op de arbeidsmarkt. Zo wordt ingezet op strategische personeelsplanning, zet men een arbeidsmarktcommunicatie-campagne in gang en trekt men trainees aan. Ook wordt voorzien in een organisatiebreed opleidingsprogramma. In dit verband valt op te merken, dat Waadhoeke meer spendeert aan opleidingskosten ten opzichte van de totale loonsom dan vergelijkbare gemeenten. Daarnaast worden mogelijkheden onderzocht om nog meer met

67 

Arbeidskrapte

arbeidsmarkttoeslagen of functioneringstoeslagen te werken en opteert men voor een hechtere samenwerking in regionaal en provinciaal verband. Waadhoeke zet in op vast personeel: de gemeente heeft een beduidend hoger percentage (10%) vast personeel in vergelijking met andere gemeenten. Dit valt terug te zien in de uitgaven aan externe inhuur ten opzichte van de loonsom: dat percentage ligt in Waadhoeke eveneens lager. 6.3.3 De effectiviteit van de maatregelen De vraag in hoeverre deze acties effectief zijn, is lastig te beantwoorden. Effectiviteit veronderstelt immers een causaal verband tussen de actie en het uiteindelijke effect. Dit effect zou vertaald kunnen worden naar de snelheid waarmee vacatures worden ingevuld, de percentages instroom, doorstroom en uitstroom en wellicht het aandeel moeilijk vervulbare vacatures. Het probleem is echter, dat men niet weet, of deze effecten ook zonder de ingezette acties zouden zijn gegenereerd. Bovendien kan men de acties niet goed van elkaar isoleren om het individuele effect van een actie te traceren: de acties interveniëren immers met elkaar. Daarnaast zal het gerealiseerde effect afgezet moeten worden tegen een norm om een indruk te krijgen van effectiviteit. Die norm laat zich echter niet zonder meer ontlenen vanuit een andere gemeente of een gemiddelde.

Als Waadhoeke achterblijft op een andere gemeente, kan het immers zo zijn dat Waadhoeke effectief opereert, maar die andere gemeente nog effectiever opereert. Anderzijds kan de constatering dat Waadhoeke gelijke tred houdt met een andere gemeente niet zonder meer tot de conclusie leiden, dat beide gemeenten even succesvol zijn. Wellicht hadden beide gemeenten nog succesvoller kunnen opereren. Respondenten stellen, dat voor functies op het gebied van I&A en het fysieke domein, invulling lastiger is (Interview, 29 januari 2024). In 2022 start Waadhoeke met het traject strategische personeelsplanning. Aangegeven wordt, dat de huidige bezetting zeer frequent wordt gemonitord, maar dat een inschatting van het toekomstige takenpakket en dus de gewenste toekomstige bezetting niet eenvoudig is. Dit is immers deels afhankelijke van bestuurlijke ambities en ontwikkelingen, zowel op lokaal als op Rijksniveau. Een organisatiebrede inschatting is niet voorhanden. Op afdelingsniveau worden soms echter wel toekomstige ontwikkelingen in beeld gebracht en gerelateerd aan de toekomstige bezetting, zowel in kwantitatieve als in kwalitatieve zin. Omdat geen organisatiebreed beeld is van de gewenste toekomstige bezetting, is het nog lastiger om de effectiviteit van de maatregelen te traceren. Toch kan op basis van enkele indicatoren een algemene indruk worden gegeven.

Van 2022 tot 2023 stijgt de formatie van 320 fte. naar 340 fte. en van 360 personen naar 390 personen. Met een bezetting van 7,3 fte. per 1.000 inwoners ligt Waadhoeke op het gemiddelde. In dit opzicht lijken de inspanningen voldoende effectief. De instroompercentages liggen vanaf 2020 lager dan het gemiddelde, maar dit geldt ook voor het uitstroompercentage, met uitzondering van het jaar 2022. De doorstroom ligt niet al te ver van het gemiddelde, hoewel het doorstroompercentage in 2023 iets hoger ligt dan het gemiddelde. Niet gesteld kan worden dat het lagere instroompercentage wijst op een minder succesvolle arbeidsmarktcommunicatie-campagne. Het aandeel moeilijk vervulbare uitstaande vacatures zakt namelijk van 90% in 2022 naar 30% in 2023. Dit kan weer wijzen op een effectief beleid.

68 

Arbeidskrapte

Aan de andere kant worden in 2023 vacatures na gemiddeld 100 dagen ingevuld, terwijl dat gemiddeld in 2022 81 dagen bedraagt. Dit wijst weer op een teruglopend effect. Bovendien ligt dat gemiddelde in 2023 bij een naburige gemeente op een vergelijkbaar aantal dagen van 101. Toch kan geen oordeel worden geveld over het daadwerkelijke effect van de ondernomen acties. Het is immers mogelijk, dat het gemiddelde aantal dagen zonder bijvoorbeeld de campagne, in 2023 veel hoger zou zijn uitgekomen. Het oordeel zou dan moeten zijn, dat de gemeente effectief opereert met de ingezette acties. Ook is het mogelijk dat de naburige gemeente zelf ook acties heeft ondernomen. Dan zou niet zozeer de conclusie getrokken kunnen worden dat Waadhoeke minder effectief is, maar eerder de conclusie gerechtvaardigd zijn, dat beide gemeenten effectief zijn. Het aandeel jonge instromers ligt in Waadhoeke in 2023 met 40% iets hoger dan het gemiddelde van 37,5%. Het aandeel jongere medewerkers dat uitstroomt ligt in Waadhoeke in 2022 met 12,8% echter beduidend lager dan het gemiddelde van 17,6%. Waadhoeke ziet dus kans om in dat jaar jongere medewerkers vast te houden. Ook is Waadhoeke effectief in het streven om zoveel mogelijk te opteren voor vaste bezetting: 87% wordt in 2023 aangemerkt als vaste bezetting, waar gemiddeld een percentage van 77% wordt genoteerd in dat jaar.

Bezien kan worden in hoeverre de gemeente invulling geeft aan de voorstellen die landelijk worden gedaan om te anticiperen op krapte op de arbeidsmarkt. Het Centraal Planbureau adviseert om de lonen een extra impuls te geven, mogelijkheden voor beloningsdifferentiatie goed te benutten en om de arbeidsproductiviteit te verhogen, terwijl de VNG inzet op regionale samenwerking en flexibilisering van interne en externe medewerkers. Het A+O fonds adviseert om het medewerkers makkelijker te maken om andere werkzaamheden op te pakken en om over te stappen binnen en tussen gemeenten. Ook het A+O fonds adviseert flexibele inzet in de vorm van zzp’ers. Daarnaast zouden gemeenten campagne kunnen voeren om het imago te verbeteren en acties moeten inzetten om jongeren langer vast te houden. Het werk zou eenvoudiger ingericht moeten worden, terwijl digitalisering verder kan bijdragen aan de verhoging van de arbeidsproductiviteit. Landelijk constateert het A+O fonds, dat gemeenten inzetten op het terugdringen van de werkdruk om daarmee het ziekteverzuim te laten dalen. Gemeenten voeren weinig beleid om jongeren te behouden en om te investeren in opleidingen die niet gericht zijn op vakinhoudelijke ontwikkeling, zo constateert het A+O fonds. Vanuit eerder onderzoek wordt geadviseerd om zowel exit- als intake gesprekken te voeren en om te voorzien in een goed onboardingsprogramma.

Ook zou de sollicitatieprocedure gedifferentieerd kunnen worden waarbij de procedure beter wordt afgestemd om de doelgroep. De gemeente opteert niet graag voor externe flexibele inzet. Het beleid is gericht op het aantrekken van vast personeel, mede vanuit budgettaire overwegingen. Gemiddeld kent de gemeente een laag gemiddeld bruto maandsalaris. Wel is men actief bezig om de beloningsstructuur te actualiseren en in lijn te brengen met andere gemeenten. Gewijzigde functies zijn opnieuw beschreven en gewaardeerd. Daarnaast wordt gewerkt aan de actualisatie van de conversietabel om functiewaarderingen te vertalen naar schalen. Tevens heeft men een nieuwe beloningsregeling vastgesteld die expliciet mogelijkheden biedt om tot beloningsdifferentiatie over te gaan. Daarbij kan gedacht worden aan arbeidsmarkttoelagen of functioneringstoelagen. Daarnaast is in 2023 gewerkt aan het verbeteren van de secundaire arbeidsvoorwaarden.

69 

Arbeidskrapte

Regionaal wordt samengewerkt in de vorm van Werken in Friesland. De gemeente kan daarnaast putten uit de flexpool, maar participeert formeel niet in deze samenwerking. Zo wordt de leerplichtambtenaar uit Leeuwarden ook in Waadhoeke ingezet. Tevens is een regionaal SSC opgericht om ICT diensten te verstekken aan de verschillende aangesloten organisaties. De gemeente is voornemens provinciebreed nog hechter samen te werken op het gebied van arbeidsmarktbeleid. In 2022 krijgen de eerste contouren van de arbeidsmarktcommunicatie-campagne vorm. De campagne gericht op arbeidsmarktcommunicatie is zonder meer succesvol gebleken en de gemeente continueert deze campagne dan ook in 2024. Men weet de jongere medewerkers goed te binden en vermoedelijk dragen de goede opleidingsmogelijkheden, het traineeprogramma en het onboardingsprogramma hieraan bij. De opleidingsmogelijkheden zijn zowel inhoudelijk (Awb) als gericht op persoonlijke ontwikkeling (Mapstell, Dimmax). In 2023 geeft de gemeente relatief veel uit aan opleidingen. Bij het onboardingsprogramma worden nieuwe medewerkers gekoppeld aan een meer ervaren medewerker. Ook heeft het trainee programma effect in de zin dat trainees na verloop van tijd een vaste aanstelling krijgen binnen de gemeente. Tijdens het traineeprogramma worden relatief veel trainingen en opleidingen aangeboden.

Deze trainingen en opleidingen zijn gericht op persoonlijke en vakgerichte ontwikkeling. Tevens krijgen de trainees de opdracht om als collectief mee te denken in de arbeidsmarktcommunicatie en aantrekkelijk werkgeverschap (Voortgang OOP, september 2022). De ambities om technologische mogelijkheden beter te benutten en om efficiënter te werken, worden tijdens het SPP traject nader uitgewerkt. Tijdens één van de sessies (23 juni 2022) wordt aangegeven dat men meer met e-producten zou kunnen werken, men met minder ondersteunende formatie zou kunnen werken, men minder afdelingsgericht zou moeten werken, men meer zou willen digitaliseren, etc. Men ziet mogelijkheden om meer te kunnen doen met AI of ChatGTP, maar deze verkenning heeft nog niet tot concrete organisatiebrede acties geleid (Interview, 27 mei 2024). Op afdelingsniveau zijn zeker voorbeelden voorhanden van een verdergaande digitalisering. Men constateert dan tevens een verschuiving in taken: routine zaken worden gedigitaliseerd, maar tegelijkertijd worden de taken die uitgevoerd moeten worden steeds complexer. Het ziekteverzuim is aan de hoge kant (hoewel dit percentage wel terugloopt). Niet getraceerd kan worden in hoeverre de gemeente over de volle breedte werkt aan het terugdringen van dit ziekteverzuim. Dit ziekteverzuim kan samenhangen met een hoge ervaren werkdruk (MTO).

Zo wordt tijdens de arbeidsmarktcampagne door sommige medewerkers aangegeven, dat medewerkers door de vele ambities niet meer zo goed weten waar ze aan toe zijn en dat de ambities ook niet altijd meer zijn waar te maken (Arbeidsmarktcommunicatie, opvallende uitspraken). Men voert sinds 2024 exitgesprekken. Sollicitatieprocedures worden nog niet traceerbaar gedifferentieerd.

70 

Arbeidskrapte

6.3.4 Samenvatting bevindingen afgezet tegen normenkader Afgezet tegen het normenkader, ontstaat het volgende beeld: Operationele norm Arbeidsmarktbeleid Heldere en consistente doelstellingen

Nadere uitwerking

Waadhoeke

Betrokkenen hebben eenzelfde perceptie van de doelstelling en de rangschikking van verschillende doelstellingen.

Valide veronderstellingen

De gemeente heeft een beeld van aanwezige bezetting, huidige taken, toekomstige bezetting en toekomstige taken. Het beleid is vertaald naar werkinstructies en procedures en hierop kan gecontroleerd worden.

In 2019 is het organisatieontwikkelplan vastgesteld, waarin tevens ingezet wordt op het versterken van competenties, het herzien van de wijze van beoordelen, het meelopen met andere teams, een organisatiebreed opleidingsprogramma, het doorontwikkelen van de gesprekscyclus, etc. Organisatiebreed is dit beeld niet voorhanden.

Concrete instructies en controlemogelijkheden

Implementatie maatregelen Tijd en capaciteit

Financiële kaders

Discretionaire ruimte

Afhankelijke variabelen Doelmatigheid

Per 1 januari 2019 is de vacatureregeling van kracht. Hieruit valt op te maken, dat bij het vervullen van vacature interne voorrangskandidaten te voorkeur genieten. Pas als de interne procedure geen geschikte kandidaat oplevert, wordt de vacature extern opengesteld.

Er is voldoende tijd en capaciteit beschikbaar om de maatregel door te voeren. De maatregelen blijven binnen de budgettaire kaders. Budgethouders dienen voldoende ruimte te hebben om zelf beslissingen te nemen met betrekking tot hun bezetting.

Sommige respondenten geven aan dat op het gebied van de arbeidsmarkt zeer veel taken tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd en dat een nadere prioritering wenselijk zou zijn. Met betrekking tot de ingezette acties zijn geen budgetoverschrijdingen geconstateerd.

Met zo min mogelijk middelen zo veel mogelijk maatregelen doorvoeren.

In 2024 wordt gestart met een nieuwe beloningsregeling. Tevens worden gewijzigde functies opnieuw gewaardeerd en wordt de conversietabel geactualiseerd. Daarnaast heeft men in 2023 de secundaire arbeidsvoorwaarden verruimd.

De gemeente hanteert een decentrale managementfilosofie. Een afdelingshoofd beziet in eerste instantie in hoeverre het probleem binnen de eigen afdeling opgelost kan worden.

Provinciebreed wordt samengewerkt in onder andere Werken in Friesland en maakt men gebruik van de Flexpool. Tevens worden medewerkers van andere gemeenten ingezet en werkt men op het gebied van ICT samen in de vorm van een SSC.

71 

Arbeidskrapte

In 2022 wordt een arbeidsmarktcommunicatie campagne gestart. Gelet op het succes van deze campagne, wordt deze in 2024 gecontinueerd, zij het in eigen beheer. Op 1 september 2022 wordt een kick off bijeenkomst georganiseerd van het traineeprogramma. In mei 2024 zijn zeven van de negen trainees geplaatst in een reguliere functie. Men werkt aan de vormgeving van een tweede traineeprogramma. Daarnaast wordt in 2023 gewerkt met een onboarding programma en voert men sinds 2024 exit gesprekken. In 2022 wordt begonnen met strategische personeelsplanning. De acties die hieruit voortkomen worden niet vertaald naar afdelingsplannen of SPP-specifieke plannen op afdelingsniveau. Tevens vindt geen rapportage plaats over de acties die in het kader van SPP worden uitgevoerd. Voor 2024 wordt een format ontwikkeld voor de afdelingsplannen. Dit format gaat echter niet in op strategische personeelsplanning. De ingevulde formats gaan logischerwijs ook niet in op strategische personeelsplanning. Aan het voornemen om in 2024 eens per kwartaal een MO te wijden aan de afdelingsplannen, is tot dusver geen invulling gegeven. Zo blijft organisatiebreed onduidelijk welke afdeling nu welke actie onderneemt in het kader van strategische personeelsplanning. Men monitort de bezetting zeer scherp.

Een organisatiebrede inschatting van de gewenste toekomstige bezetting als gevolg van gesignaleerde ontwikkelingen is niet voorhanden. Op basis van gesprekken worden op afdelingsniveau soms wel toekomstige ontwikkelingen en taken in beeld gebracht. Dit leidt soms tot een inhoudelijk wijziging binnen de formatie. Zowel op afdelingsniveau als organisatiebreed zijn opleidingsbudgetten beschikbaar die kunnen worden ingezet. Deze opleidingen zijn zowel vakinhoudelijk als persoonlijk van aard. Organisatiebreed worden de opleidingsbudgetten overschreden in de jaren 2022 en 2023.

72 

Arbeidskrapte

Doeltreffendheid

De bezetting is op peil opdat alle huidige en toekomstige taken van de gemeente adequaat vervuld kunnen worden.

Organisatiebreed bestaat geen beeld van de toekomstige gewenste bezetting. De formatie is van 2022 tot 2023 gestegen van 320 fte. naar 340 fte. Per 1.000 inwoners ligt Waadhoeke op het gemiddelde. De instroom en uitstroom liggen vanaf 2020 lager dan het gemiddelde. De doorstroom ligt niet al te ver van het gemiddelde. Het aandeel jonge instromers ligt in Waadhoeke in 2023 iets hoger dan het gemiddelde, maar het aandeel jongere medewerkers dat uitstroomt ligt in Waadhoeke beduidend lager.

73 

Arbeidskrapte

Hoofdstuk 7 Conclusies en aanbevelingen Conclusies Op basis van dit onderzoek, kunnen de volgende conclusies worden getrokken. De instroom- en uitstroompercentages liggen iets lager, het doorstroompercentage iets hoger ten opzichte van gemeenten van vergelijkbare omvang. Waadhoeke kent in 2023 met 7,3 fte. per 1.000 inwoners een gemiddelde bezetting ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. In 2023 ligt het instroompercentage met 15,5% lager dan het gemiddelde van 20,9% bij gemeenten van vergelijkbare omvang. Het uitstroompercentage ligt iets lager dan het gemiddelde, het doorstroompercentage ligt in 2023 weer iets hoger. De vaste bezetting is met 87% voor het jaar 2023 hoog in vergelijking met de 77% die vergelijkbare gemeenten in dat jaar noteren. Het aandeel moeilijk vervulbare vacatures is in Waadhoeke zonder meer hoog 9. Voor de jaren 2021 en 2022 worden percentages aangegeven van 60% en 90%, terwijl gemeenten met een vergelijkbare omvang hier percentages noteren van 19% respectievelijk 22,6%. In 2023 komt Waadhoeke met 30% iets meer in de buurt van het gemiddelde van 18,8%. Deze percentages zijn afkomstig van het A+O fonds, maar worden niet bevestigd in dit onderzoek. De gemiddelde tijd waarbinnen een functie wordt vervuld, bedraagt in 2023 namelijk 100 dagen, waarmee de gemeente zeer vergelijkbaar is met een naburige gemeente (waar de gemiddelde tijd 101 dagen noteert).