22. BHIC - Jaarverslag en Jaarrekening 2020, Kadernota 2022 en Ontwerpbegroting 2022

-89.946 0

-220.928

-89.946

Kasstroom uit financierinpagivitejteo Nieuw opgenomen leningen Aflossing langlopende schulden Overige mutaties eigen vermogen

0 -110.000

0 - 110.000

0

0

Totaal Kasstroom uit financieringsactiviteiten

-110.000

-110.000

Mutatie 1eldmiddelen (incl. kortlopende schulden aan kredietinstellin1en)

1.697.255

592.806

Saldo 1 januari Saldo 31 december

456.343 2.153.598

2.153.598 2.746.404

Mutatie

1.697.255

592.806

Eindsaldo 1eldmidd~len

ABAB i\t<.0ur1tcmts B.V, ~~

"'·

14

111.4 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 4.1. Algemeen

Algemene waarderingsgrondslag De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde.

Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Vergelijking met voorgaand jaar De cijfers van 2019 zijn, waar nodig, anders gerubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2020 mogelijk te maken.

Schattingen Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de ondernemingsleiding, overeenkomstig algemeen geldende grondslagen, bepaalde schattingen en veronderstellingen die medebepalend zijn voor de opgenomen bedragen. De feitelijke resultaten kunnen van deze schattingen afwijken.

4.2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva

Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Operational leasing wordt niet als actief in de balans verwerkt. De omvang van een contract van dergelijke langlopende verplichtingen wordt vermeid in de toelichting op de balans.

Voorraden De voorraden worden gewaardeerd tegen inkoopprijs of lagere marktwaarde.

Uitzettingen en overlopende activa De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen nominale waarde, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar.

1~8AB Au1.1un1<Jrlh

l

n

B.V.

IS

Liquide middelen De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de organisatie.

Eigen vermogen Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming.

Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde.

Vaste schulden Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan één jaar. De schulden worden gewaardeerd op de nominale waarde.

Netto vlottende schulden en overlopende passiva De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen nominale waarde en hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar.

langlopende niet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder "Niet uit de balans blijkende informatie".

4.3. Grondslagen voor de resultaatbepaling

Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs.

Pensioenpremies Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde ieeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregeling verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.

ilBAB Attt1unt01nts B.V. 11

/

16

Afschrijvingen De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd:

Soort actief

Afschrijvinestermijn

Grond Gebouwen Verbouwin2en Bedrijfsinstallaties-ruwbouw Bedrijfsinstallaties-afbouw Bedrijfsinstallaties-overi2 Inventarissen-kantoor Inventarissen-kantine Depotinrichtin2-stellingen Depotinrichting-inventaris ICT-Hardware ICT-Software

2een afschrijvin2 40 jaar 10 jaar 20 jaar 15 jaar IOjaar 10 jaar 5 jaar 25 jaar 10 jaar 5 jaar 5 jaar

Financiële baten en lasten De financiële baten en lasten betreffen betaalde en ontvangen rente.

4.4. Grondslagen van het kasstroomoverzlcht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht best.aan uit de liquide middelen.

17

111.5 Toelichting op de balans VASTE ACTIVA Materiële vaste activa De investeringen met een economisch nut kunnen als volgt worden gespecificeerd:

31-12-2019 Grond Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software

Totaal materiële vaste activa

€ € € € € € € € €

94.034 1.295.772 4.831 123.875 82.062 303.670 302.556 126.124 2.332.924

31-12-2020 € € € € € € € € €

94.034 1.249.495 2.543 94.497 67.875 274.228 268.758 130.825 2.182.255

Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt:

AfschrijvingsGrond Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software

Stand 31-12-2019 ~ercentage 94.034 € 2,5% € 1.295.772 10% € 4.831 5,6,67,10% € 123.875 10%,20% 82.062 € 4%/10% € 303.670 20% € 302.556 20% € 126.124 Totaal € 2.332.924

Investeringen in 2020 0 € € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 50.653 39.293 € € 89.946

Afschrijving in 2020 € 0 46.277 € 2.288 € 29.378 € 14.187 € 29.442 € 84.451 € 34.592 € 240.615 €

Stand 31-12-2020 € 94.034 € 1.249.495 2.543 € € 94.497 67.875 € 274.228 € € 268.758 130.825 € € 2.182.255

In 2020 is er geïnvesteerd in hardware en software op het gebied van netwerkbeveiliging en storage. Daarnaast zijn er tablets aangeschaft.

VLOTTENDE ACTIVA

Boeken

31 ~12-2020

31-12-2019

Voorraden €

828

€

624

18 1

lil

Uitzettingen rente-typische looptijd < 1 jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een rente-typische looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Ministerie van OCW

Stand 31-12-2019

Loon- en prijscompensatie rijk

€

Toevoeging in 2020

Onttrekking in 2020

0 €

0 €

Stand 31-12-2020

0 €

31-12-2019

Overige vorderingen

€

Debiteuren

0

31-12-2020

€

1.873

475

Het vormen van een voorziening voor dubieuze debiteuren is niet noodzakelijk.

31-12-2019

Liquide middelen Kassen Rekening-courant bank Spaarrekening bank Bedrijfsbonusrekening Schatkistbankieren

Totaal liquide middelen

€ € € € € €

31-12-2020 € € € € € €

1.226 175.513 100.341 499 1.876.019 2.153.598

1.966 16.069 50.351 499 2.677.519 2.746.404

Schatkistbankieren Per 14 december 2013 is de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden van kracht. Voor decentrale overheden betekent dit dat zij verplicht zijn hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg in 2020 gemiddeld € 250.000. Het saldo kan op enig moment hoger zijn dan dit bedrag, maar bepalend is het gemiddelde over een heel kwartaal. Het daadwerkelijk benutte drempelbedrag in 2020 bedroeg gemiddeld € 144.552. Door de verschuiving van het eigenaarsonderhoud door het Rijksvastgoedbedrijf naar het BHIC per 1 januari 2019, zijn de liquide middelen toegenomen.

31-12-2019

Overlopende activa

31-12-2020

Vooruitbetaalde bedra:en Onderhoudskosten ICT-voorzieningen 1) Licentiekosten Verzekeringspremies Hostingskosten Overige vooruitbetaalde kosten

€ € € € € €

117.604 20.429 22.363 48.458 4.641 213.495

€ € € € € €

125.732 26.373 22.490 2.771 5.341 182.707

Nog te ontvangen bedra:en Terug te ontvangen BTW 2) Afrekening energiekosten Verhuur depotruimte Verhuur kantoorruimte Schadeclaim Overige vorderingen

Totaal overlopende activa

€ € € € € € € €

19.330

€ € € € € € €

56.209

232.825

€

238.916

8.126 10.202 0 0

0 1.002

5.400 10.168 20.000 11.136 5.169 4.336

1) Van dit bedrag heeft € 74.068 een looptijd van meer dan één jaar (2019: € 68.419). 19 1

r 1

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Het verloop van de algemene reserve is als volgt:

Totaal

Stand 31-12-2019 € 418.139

Toevoeging Onttrekking Stand 31~12-2020 in 2020 in 2020 € 0 € 0 € 418.139

Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen

9,1%

De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.

Bestemmingsreserves Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt:

De Citadel ( 1) E-depot infrastructuur (2) E-depot uitvoering (3) Genealogisch centrum (4) Publieksfunctie (5)

Totaal

Stand 31-12-2019 € 200.000 € 35.149 17.294 € € 100.000 € 100.000 € 452.443

Toevoeging in 2020 € 200.000 € 44.876 € 100.000 € 100.000 € 100.000 € 544.876

Onttrekking in 2020 € 0 45.125 € 90.820 € 54.322 € 87.738 € 278.005 €

Stand 31-12-2020 400.000 € € 34.900 26.474 € 145.678 € € 112.262 719.314 €

( 1) De Citadel De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions en rondom een brede gracht. Later, eind 18e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbreding van de Zuid Willemsvaart werd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985. Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De Citadel per 1 januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen "als ware zij eigenaar". Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk, zoals verborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniging en terrorisme. Het BHIC is aansprakelijk voor juridische en organisatorische risico's, schade voortkomend uit het gebruik, wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiële risico's, zoals renterisico, liquiditeitsrisico, financieringsrisico, faillissementsrisico, leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevat zijn het calamiteiten en risico's die niet verzekerbaar zijn.

Indien aanwezig kan de reserve te zijner tijd een bijdrage leveren aan een "midlife-renovatie", welke na 75 jaar (2060) aannemelijk is.

li.B.\B f1nous1tcml.S B.V,

00 1 l(J

11

. JIJ

20

(2) E-depot infrastructuur Deze bestemmingsreserve is ontstaan uit toevoegingen van positieve exploitatiesaldi. Het rijk beschikt over een e-depot dat in de eindfase van ontwikkeling is en kan voor een bepaalde (nog overeen te komen) periode deels ook fungeren als e-depot voor de deelnemers van het BHIC. De benodigde (infrastructurele) investeringen voor de werking van het e-depot worden gedekt uit deze bestemmingsreserve. Te denken valt aan het toegankelijk maken via portalen van het digitaal archiefmateriaal. Het is echter de verwachting dat elk RHC binnen afzienbare tijd een eigen E-depot moet aanschaffen. De ontwikkeling en het verloop van de bestemmingsreserve is moeilijk te voorspellen, maar het voorkomt dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aan de deelnemers. We krijgen steeds meer inzicht in de kosten, de financiering en de snelheid van invoering van het e-depot. In de beleidsnotitie "Waarheen leidt de weg? 2019-2022" worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie "Het BHIC beschikt over een volwaardig E-depot" zijn twee bestemmingsreserves gevormd. De onttrekkine in 2020 betreft de kosten voor netwerkbeveiliging en het maken van port.alen voor het kunnen ontsluiten en toegankelijk maken van digitaal overgedragen archief.

Daarnaast betreft dit exploitatiekosten, waaronder licentiekosten van verschillende softwareproducten. (3) E-depot uitvoerine Het e-depot dat door het Rijk is ontwikkeld, is in principe ook geschikt voor opname van de archieven van lokale en regionale overheden. De verwachting is echter dat deze aansluiting tijdelijk zal zijn en gedurende die tijd ook deels op kosten van de RHC's zal worden uitgevoerd. Om die reden is het BHIC enkele jaren geleden begonnen met het in eigen beheer verder ontwikkelen van het e-depot voor de eigen partners in de gemeenschappelijke regeling. Begonnen werd met de invoer van de gedigitaliseerde bouwvergunningen van gemeenten, alsook de videotulen van Provinciale Staten. In 2020 zijn de gedigitaliseerde bouwvergunningen van de overige deelnemende gemeenten ingevoerd. Vermoedelijk is die tijd ook toereikend om de digitale notulen van de raden en besturen over te brengen. De volgende stap is de invoering van hinderwetvergunningen (2021-2022). Ondertussen is dan de tijd aangebroken om de fasering van de reguliere overdracht voor te bereiden (de digitale administratie) en afspraken te maken over standaardtarieven voor structurele aansluiting op het e-depot. Tot die tijd verricht het BHIC de werkzaamheden op projectbasis, waarbij de werkelijke kosten aan de betreffende deelnemers sterk gereduceerd in rekening worden gebracht.

De onttrekking in 2020 betreft de kosten van het inhuren van expertise bij de voorbereiding van de aanbesteding tot de aanschaf van een eigen E-depot. Daarnaast werkzaamheden van het opnemen van (bouw)vergunningen in het e-depot. Verder betreft dit hostingskosten, welke door het Nationaal Archief in rekening zijn gebracht. (4) Genealogisch centrum In de beleidsnotitie 'Waarheen leidt de weg? 2019-2022" worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie "Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant" is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databank met persoonsgegevens van Brabanders. Oorspronkelijk bevatte deze database vooral de gegevens van geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten uit het eigen verzorgingsgebied (Noordoost-Brabant), later werd de verzameling aangevuld met de data van alle Brabantse huwelijksakten. Het echte werk moet nog beginnen: de originele aktes moeten worden gescand (2019-2022), de gegevens uit de aktes moeten door vrijwilligers worden ingevoerd en vervolgens moeten die data aan de betreffende scans worden gekoppeld (2020-2024). De onttrekking in 2020 betreft de kosten van het scannen van aktes, de hostingskosten daarvan en de kosten van een bijeenkomst over familiegeschiedenis.

21

(5) Publieksfunctie In de beleidsnotitie 'Waarheen leidt de weg? 2019-2022" worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van een drietal ambities met betrekking tot de publieksfunctie is een bestemmingsreserve gevormd. Het BHIC heeft de ambitie het Brabants centrum voor beeld en geluid te worden. Samen met het RHCe (Eindhoven) is begonnen met het realiseren van deze ambitie. Het BHIC beschikt over zo'n 350.000 foto's, waarvan er bijna een kwart miljoen voor het publiek raadpleegbaar zijn in de fotodatabase. Daarnaast hebben we circa 700 films en filmpjes, waarvan slechts een deel ontsloten is en op de website zichtbaar. Daarnaast wil het BHIC de komende jaren meerdere themakaarten lanceren over de Brabantse geschiedenis. Dit betreft een vervolg op de website In Brabant staat een huis die in 2020 het daglicht zag. Bij al deze ontwikkelingen is het ook zaak het publieksbereik te behouden en uit te breiden. Marketing en promotie zijn echter een onderbelicht aspect binnen de bedrijfsvoering van het BHIC. Versterking van de marketing en promotie vormt een grote prioriteit, niet alleen met het oog op het toekomstig publieksbereik, maar ook als rechtvaardiging van alle moeite die nu wordt gestoken in het ontwikkelen van attractieve en toegankelijke inhoud.

De onttrekking in 2020 betreft de kosten van het digitaliseren en ompakken van films, ontwikkelingskosten van beheer en presentatie van de foto's en films. Daarnaast betreft het hostingskosten en personeelskosten.

Gerealiseerde resultaat Het verloop is als volgt:

Totaal

Stand

Toevoeging

Onttrekking

Stand

31-12-2019 € 44.876

in 2020

in 2020

31-12-2020 € 32.123

€

32.123

€

44.876

Het gerealiseerde resultaat bedraagt € 32.123. Voorgesteld wordt dit bedrag toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot infrastructuur. De onttrekking in 2020 betreft het gerealiseerde resultaat over 2019 en dit bedrag is toegevoegd aan de bestemmingsreserve E-depot infrastructuur.

Voorzieningen Het verloop van de voorzieningen is als volgt: Stand Onderhoudsvoorziening Grave ( 1)

Toevoeging

Vrijval

in 2020

Stand

31-12-2019 € 118.359

€

2.403

€

in 2020 0

€ 1.266.714 € 19.326 € 1.404.399

€ € €

821.379

€ € €

499.171

31-12-2020 € 120.762

Onderhouds-en instandhoudingsvoorziening De Citadel (2) IKB-verlof (3) Totaal

72.553 896.335

12.389 511.560

€ € €

1.588.922

79.490 1.789.174

( 1) Onderhoudsvoorziening Grave De locatie in Grave is eigendom van Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhoudsplan opgesteld met een looptijd van 15 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren.

;'\BAB Attüur1tr.i1.1!.<:. B.V. v

22

(2) Onderhouds-en instandhoudingsvoorziening De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren. De jaarlijkse toevoeging is berekend op € 821.379. (3) IKB-verlof In de CAO is opgenomen dat het gekochte IKB-verlof (Individueel keuze budget) niet meer vervalt of verjaart, ongeacht in welk jaar dit gekocht is. Het extra verlof kan worden ingezet voor mantelzorg, sabbatical, tijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Voor het opnemen van verlof in het laatste jaar voor pensionering kunnen aanvullende fiscale regels gelden.

Vaste schulden rente-typische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken

Loo~tijd

Oorspronkelijk Bedrag

BNG 40.100581 (2005)

Lineair

20 jaar

€

600.000

€

30.000

€

180.000

BNG 40. I 01402 (2006)

lineair

30 jaar

€

2.400.000

€

80.000

€

1.360.000

€

3.000.000

€

110.000

€

1.540.000

Totaal

Aflossings-

Stand 3 i-12-2019

Aflossingswijze

ver~lichting

Aflossing in 2020

Opname in 2020 BNG 40.100581 (2005)

€

0

€

30.000

BNG 40.101402 (2006)

€

0

€

80.000

€

0

€

110.000

Totaal

Stand 31-12-2020 150.000 € € 1.280.000 € 1.430.000

Het deel van de langlopende schulden met een looptijd langer dan 5 jaar bedraagt € 880.000. Dit betreft € 0 voor lening BNG 40.100581 en€ 880.000 voor lening BNG 40.101402. Lening BNG 40.100581 heeft een rentepercentage van 3,95% en lening BNG 40.101402 van 4,16%. De leningen zijn niet vervroegd aflosbaar,

Netto vlottende schulden rente-typische looptijd < 1 jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd:

31-12-2019

31-12-2020

Overige schulden Crediteuren

€

511.050

€

308.622

Loonbelasting en sociale lasten

€ € € €

146.331

€

138.409

32.057

€

35.909

0

€

0

689.438

€

482.940

Pensioenen Omzetbelasting

Totaal netto vlottende schulden

.\BAB Ai:ttiUOtar t b B.V.

rnaarl JVL

23

31-12-2019

Overlopende passiva

31-12-2020

Nog te betalen kosten Rentelasten Huisvestingskosten Personeelskosten ICT-kosten Collectiebeheer Accountantskosten Overige kosten

€ € € € € € € €

31.251 46.634 38.137 0 0 16.395 3.369 135.786

€ € € € € € € €

€ € € € € € €

36.268 13.302 0 -12.603

36.967

€ € € € € € €

201.590

€

172.753

€

296.984

29.093 18.411 12.165 18.752 3.500 13.248 225

95.394

Vooruitontvangen bedragen Huur en gebruik depotruimten Conserveringsgelden Projectgelden Mondriaanfonds Projectgelden Metamorfoze Saldo Paleografie Overige vooruitontvangen bedragen

Totaal overlopende passiva

0 0

28.179 11.402 124.206 29.317 8.486 0

Niet uit de balans blijkende informatie Huurcontracten gebouwen Er is in 2019 een nieuwe huurovereenkomst voor De Citadel afgesloten met een looptijd van 3 jaar en deze eindigt op 31 december 2021. De huur over 2020 bedroeg € i 73.981. Vanaf l april 2016 wordt er depotruimte van de gemeente Oss gehuurd voor een bedrag van € 16.364. Dit is een uitwerking van de bestuursafspraken, die gemaakt zijn bij het beëindigen van de bijdrage aan het Stadsarchief Oss. De huurovereenkomst is geëindigd op 1 januari 2021. Service- en onderhoudscontracten Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Hiervoor is een onderhoudscontract afgesloten voor 3 jaar, de kosten bedragen in 2020 € 83.854. De kosten voor de luchtzuivering van de depots op de locatie 's-Hertogenbosch bedragen per jaar € 22.490 vast. Het contract loopt tot 1 januari 2023 en is jaarlijks opzegbaar. Pensioenvoorzieningen De risico's die vanwege de bedrijfstakpensioenregeling nog bij de onderneming berusten (loonontwikkeling, prijsindexatie, beleggingsrendement op het fondsvermogen) komen niet tot uitdrukking in een in de balans opgenomen voorziening. Btw in relatie tot de provinciale bijdrage In 2018 is er, in samenspraak met de Provincie, overleg gevoerd met de belastingdienst over de vraag of er btw berekend moest worden over de provinciale bijdrage.

Er is inderdaad btw verschuldigd, die door de Provincie via het btw-compensatiefonds kan worden teruggevraagd. Vennootschapsbelasting In 2017 hebben wij het bericht van de belastingdienst ontvangen dat er, op basis van de huidige situatie, geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.

24

111.6 Toelichting op de resultatenrekening BATEN

Bedrijfsopbrengsten Bijdrage Rijksoverheid Bijdrage Gemeenten Bijdrage Waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Totaal

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

€ 2.820.472 € 1.507.300 € 182.600 € 604.798 € 5.115.170

€ 2.868.800 € 1.541.700 € 186.700 € 618.600 € 5.215.800

€ 2.885.901 € 1.541.700 € 186.700 € 623.832 € 5.238.133

Bijdra&e Rijksoverheid De rijksbijdrage is in 2020 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2020. Biidrage Gemeenten en waterschappen De bijdragen zijn in 2020 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2020. Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Voor de periode 2016-2020 is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten tussen de provincie Noord-Brabant en het BHIC. De bijdrage 2020 is hoger dan vorig jaar als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2020.

Werkelijk Overige bedrijfsopbrengsten Verhuur depotruimte Verhuur vastgoed en catering Dienstverlening Totaal overige bedrijfsopbrengsten

Begroting

2019 € € € €

273.430 14.038 5.422 292.890

Werkelijk

2020 € € € €

226.200 10.900 3.500 240.600

2020 € € € €

325.510 20.075 7.758 353.343

De verhuur depotruimte is hoger door indexering, geringe toename van het aantal verhuurde meters en een verhuur voor een korte periode voor een bedrag van € 20.000. De verhuur vastgoed is hoger door de verhuur van kantoorruimte.

LASTEN Personeelskosten Salariskosten Sociale lasten Pensioenpremies Andere personeelskosten Personeel niet in loondienst Verrekenbare BTW Totaal personeelskosten

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

€ 1.907.022 € 262.452 € 282.660 € 145.755 € 2.597.889 € 262.511 € -6.829 € 2.853.571

€ 2.023.200 € 281.400 € 319.300 € 125.100 € 2.749.000 € 226.100 € 0 € 2.975.100

€ 1.971.145 € 270.673 € 319.181 € 155.691 € 2.716.690 € 289.455 € -9.507 € 2.996.638

25

Salariskosten De salariskosten zijn in 2020 met name hoger dan in 2019 vanwege periodieken en de CAO-verhogingen per 1 januari 2020 van 2,0% en per 1 juli 2020 van 1,0%. De post salariskosten omvat behalve reguliere salariskosten ook andere brutosalarisbestanddelen, zoals vakantietoeslag, eindejaarstoeslag, levensloopbijdrage en toeslagen voor onregelmatige diensten en beschikbaarheid. Het BHIC heeft als expertise-organisatie relatief veel hooggeschoolden in dienst. Lager geschoold werk is voor een deel uitbesteed. Sociale lasten De sociale lasten zijn licht gestegen ten opzichte van 2019 door hogere bruto salariskosten. Pensioenpremies De stijging van de pensioenpremies ten opzichte van 2019 wordt met name veroorzaakt door hogere bruto salariskosten. De pensioenpremie van het Ouderdomspensioen (OP) bleef gelijk op 24,9%. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies.

Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregeling verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord. Andere personeelskosten Dit betreft kosten zoals de scholingskosten, kosten arbodienst, reiskosten personeel en vrijwilligers, kerstpakketten, kosten BHV en overige personeel gerelateerde kosten. De kosten zijn iets hoger dan in 2019 door het afscheid van de directeur (met pensioen). Personeel niet in loondienst De kosten voor personeel niet in loondienst zijn in 2020 hoger door de inhuur van een medewerker van Museum Boijmans Van Beuningen (€ 50.600). Verder betreft dit kosten voor medewerkers die werkzaam zijn via een WSW-constructie op de afdeling archiefbeheer (€ 10.600) en schoonmaakwerkzaamheden (€ 31.000). Voor de service "Scannen op verzoek" bedragen de kosten in 2020 € 66.300. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. De kosten van de inhuur van capaciteit en expertise bedragen in 2020 € 48.900. Daarnaast zijn er de kosten voor het inhuren van ICT-diensten (€ 58.'400), administratieve diensten (€ 11.300) en het schrijven van teksten (€ 12.'400).

Wet normerine bezoldieine topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WND De bestuursleden en de directeur vallen onder de WNT. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening.

Aantal medewerkers Personeel in loondienst Personeel niet in loondienst

Totaal FTE

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

31-12-2019

2020

31-12-2020

FTE

FTE

FTE

34,9

35,6

36,0

4,5

4,8

4,5

39,3

40,4

40,5

26

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

Afschrijvingen materiële vaste activa Gebouwen

€

46.277

€

46.300

Verbouwingen

€

2.288

€

2.300

Installaties

29.378

29.400

18.007

€ €

29.336

€

ICT- hardware

€ € € €

68.576

ICT- software

€

19.730

Totaal afschrijvingen materiële vaste activa

€

213.592

Inventarissen Depotinrichting

€ €

46.277 29.378

18.000

€ €

29.300

€

29.442

€

64.400 15.400

€ € €

84.451

€ €

205.100

2.288 14.187

34.592 240.615

De hogere ICT-afschrijvingen ten opzichte van vorig jaar zijn het gevolg van werkzaamheden aan de website en netwerkbeveiliging.

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

Huisvestingskosten €

187.758

€

190.500

806.878

Luchtz:uiveringskosten depots

€ € €

0

€ € €

Onderhoud gebouwen, terreinen en installaties

€

23.785

€

Elektra

€ €

77.669

Gas en water Schoonmaakkosten

€

16.477

Bewaking, beveiliging en verzekering

€ 15.653 € -42.095 -2.189 € € 1.107.418

€ 97.000 52.100 € 16.700 € 18.900 € € 0 € 0 € 1.168.300

Huurkosten Toevoegingen onderhouds-en instandhoudingsvoorzieningen Beheer en zakelijke lasten

Vrijval onderhoudsvoorziening Den Bosch Verrekenbare BTW

Totaal huisvestingskosten

4.840

18.642

€

190.345

759.500

€

823.782

5.100

€

4.855

2.700

€

0

25.800

31.644 € 87.549 € 44.070 € 21.411 € 24.033 € € 0 € -3.694 € 1.223.995

Huurkosten De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. De huurprijs is gebaseerd op de financieringslasten en de boekwaarde van De Citadel. Dit bedrag wordt verhoogd met een opslag voor het Rijksvastgoedbedrijf voor eigenaarslasten. De in rekening gebrachte huur voor De Citadel over 20200 bedraagt € 173.981. Daarnaast wordt er depotruimte van de gemeente Oss gehuurd voor de periode 1 januari 2017 tot en met 31 december 2020. De in rekening gebrachte huur over 2020 bedraagt € 16.364. Toevoe11in11en onderhouds-en instandhoudin115voorzienin11en Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen naar het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. De berekende toevoeging aan de gevormde voorziening bedraagt€ 821.379. Het restant van deze post betreft de toevoeging aan de onderhoudsvoorziening van de locatie Grave, een bedrag van € 2.403. Luchtz:uiverin11skosten depots Deze kosten lopen vanaf 1 januari 2019 via de onderhouds-en instandhoudingsvoorziening. Onderhoud gebouwen.

terreinen en installaties De kosten van het tuinonderhoud lopen vanaf 1 januari 2019 via de onderhouds-en instandhoudingsvoorziening.

ABAB Anuuntanls B.V.

27

Elektra. gas en water De elektrakosten zijn licht gestegen door de ingebruikname van nieuwe (elektrische) stoomketels, wat leidt tot een daling van de kosten van gas. Dit is in de cijfers ten opzichte van 2019 niet zichtbaar door een bate in 2019 als gevolg van een afrekening. Schoonmaakkosten De schoonmaakkosten zijn gestegen vanwege Covid-19. Er zijn kosten die samenhangen met de verhuur van kantoorruimte, welke worden doorberekend. Bewaking, beveiligine en verzekerine De kosten zijn gestegen door hogere verzekeringspremies na een taxatie in het 4e kwartaal van 2019. Vrijval onderhoudsvoorziening Den Bosch Tot 1 januari 2019 werd het eigenaarsonderhoud uit.gevoerd door het RVB. Alleen het huurdersonderhoud van de locatie in Den Bosch was voor rekening van het BHIC, waarvoor een voorziening was gevormd. De voorziening is in 2019 vrijgevallen, omdat het onderhoud is opgenomen in de nieuwe Onderhouds-en instandhoudingsvoorziening De Citadel.

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

Organisatiekosten Kantoorkosten, telefonie en data Advies-en accountantskosten Automatiseringskosten Algemene kosten Kosten bezoekers-/personeelsruimte Verrekenbare BTW

Totaal organisatiekosten

€ €

39.823

€ € € € €

109.04-0

30.106 41.260

€ € € €

€ -2.608 € 225.739 €

44.700 32.500 114.200 42.600

8.118

9.800

0 243.800

€ € € € € € €

38.822 40.861 120.167 38.733 8.150 -3.612 243.121

Advies-en accountantskosten De advieskosten zijn in 2020 hoger dan in 2019 door juridisch advies bij het aanbestedingstraject voor het aanschaffen van een E-depot. Automatiseringskosten Deze kosten zijn hoger dan in 2019 door afgesloten onderhoudscontracten voor de scanners van de service "Scannen op verzoek". Daarnaast zijn er hogere materiaalkosten, betreffende accu's en batterijen. Aleemene kosten Dit betreft kosten van onder meer verzekeringspremies en de kosten van de loonadministratie.

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

Collectiebeheer Transport archief en aankoop archivalia Gebruiksgoederen en onderhoudskosten depots Scannen door derden en digitaliseringskosten Ontwikkeling en exploitatie E-depot Ontwikkeling en exploitatie Beheer Foto's en Films Conservering en restauratie Verrekenbare BTW

Totaal kosten collectiebeheer

€ € € € € €

€ €

€ € €

143.500

147.802

€

111.500

0

€ € € €

0

405 10.270 93.206

27.776 -6.292 273.167

0 25.000

28.500 0 308.500

€ € € € € € € €

6.322 24.361 127.485 133.655 27.038 23.546 -6.536 335.871

Transport archief en aankoop archivalia In 2020 zijn de transportkosten hoger en zijn er enkele relevante collecties aaneeschaft. ABAB

1 1<1

i\uuuntéml~ B.V. /,/

7

28

Gebruiksgoederen en onderhoudskosten depots In 2020 is er intern meer focus gelegd op conservering en restauratie. Dit heeft geleid tot de aanschaf van extra materialen. Ook de jaarlijkse inspectiekosten van de depotstellingen zijn onder deze post opgenomen. Scannen door derden en digitaliserin'5kosten In 2020 is doorgegaan met het restaureren en digitaliseren van archieven. Dit jaar betreft dit het scannen van registers van de Burgerlijke Stand, Dorpsbesturen, Provinciaal bestuur en manuscripten. Ontwikkeling en exploitatie E-depot Dit betreft de kosten voor het optimaliseren van portalen voor het kunnen ontsluiten en toegankelijk maken van digitaal overgedragen archief. Verder betreft dit exploitatiekosten, waaronder licentiekosten van verschillende softwareproducten en hostingskosten van het Nationaal Archief. In 2020 is er expertise ingehuurd bij de voorbereiding van de aanbesteding tot de aanschaf van een eigen E-depot. De kosten worden gedekt uit de bestemmingsreserves E-depot. Ontwikkeling en exploitatie Beheer Foto's en Films Voor het realiseren van het Brabants centrum voor beeld en geluid zijn er kosten gemaakt, zoals het digitaliseren en ompakken van films en ontwikkelingskosten van de beheersfunctie van de foto's en films.

Conservering en restauratie Dit jaar zijn er zegels gedigitaliseerd en verder betreft dit uitbesteed werk op gebied van herstel en conservering van archiefstukken.

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

Dienstverlening Boeken, seriewerken, tijdschriften, contributies Copiers, printers en scanners studiezaal Den Bosch Onderhoudskosten studiezaal Den Bosch Lidmaatschap koepelorganisatie

Totaal kosten dienstverlening

€ € € € €

Inhuur derden website en databases Publiciteit, open dagen Ontwikkeling en exploitatie Publiek Foto's en Films Verrekenbare BTW

Totaal kosten publieksbereik

6.276 2.461 2.626 23.403

€ € € € €

14.200 3.300 4.200 2.300 24.000

Werkelijk

Begroting

2019

2020

Publieksbereik Hostingskosten website en databases

12.040

€ € € € € €

€ 122.016 € 47.430 € 0 € -4.715 € 248.065 € 83.334

€ € € € €

10.296 2.429 1.063 2.626 16.414

Werkelijk

2020

88.700 77.500 23.900 0 0 190.100

€ € € € € €

91.773 86.625 31.600 12.904 -3.796 219.106

Hostin'5kosten website en databases De hostingskosten van de websites en databases zijn toegenomen door meer vraag en data. Inhuur derden website en databases De kosten betreffen het regulier onderhoud, updates, het oplossen van problemen en het verbeteren van de performance van de websites. In 2020 zijn diverse satellietwebsites gelanceerd, bijvoorbeeld In Brabant staat een huis en de lnternatenkaart. Publiciteit. open dagen Dit betreft de kosten voor publiciteit van de lokale avonden/ middagen, sociale media, algemene publiciteit en de kosten van de open dagen. In 2020 was er een bijeenkomst over familiegeschiedenis. 29

Ontwikkeling en exploitatie Publiek Foto's en Films Voor het realiseren van het Brabants centrum voor beeld en geluid zijn er kosten gemaakt, zoals de ontwikkelingskosten van de presentatiefunctie van de foto's en films. Daarnaast betreft het hostingskosten. Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

Financiële baten en lasten

Rentelasten Rentebaten Totaal financiële baten en lasten

€ €

66.o.42

-11

€ €

€

66.031

€

61.500 0 61.500

€ €

61.608 -10 61.598

€

Dit betreft de lasten van de twee langlopende leningen van de BNG afgesloten in 2005 en 2006. De rentelasten dalen vanwege het lineaire aflossingsschema van beide leningen. De leningen hebben een rentepercentage van 3,95% resp. 4, 16%. De leningen zijn niet vervroegd aflosbaar. Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

Toevoegingen reserves en fondsen

E-depot uitvoering De Citadel Genealogisch centrum Publieksfunctie Totaal

Onttrekkingen reserves en fondsen E-depot infrastructuur E-depot uitvoering Genealogisch centrum Publieksfunctie Totaal

€ € € €

€

100.000 200.000 100.000 100.000 500.000

€ € € € €

100.000 200.000 100.000 100.000 500.000

€ € € € €

100.000 200.000 100.000 100.000 500.000

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

€ €

€ € €

65.096 82.706 0 0 147.802

€ € €

€ €

30.000 65.000 75.000 50.000 220.000

€

€ € € €

45.125 90.820 54.322 87.738 278.005

E-depot infrastructuur De onttrekking in 2020 betreft de kosten voor netwerkbeveiliging en het maken van portalen voor het kunnen ontsluiten en toegankelijk maken van digitaal overgedragen archief. Daarnaast betreft dit exploitatiekosten, waaronder licentiekosten van verschillende softwareproducten. E-depot uitvoering De onttrekking in 2020 betreft de kosten van het inhuren van expertise bij de voorbereiding van de aanbesteding tot de aanschaf van een eigen E-depot. Daarnaast werkzaamheden van het opnemen van (bouw)vergunningen in het e-depot en hostingskosten die het Nationaal Archief in rekening heeft gebracht. Genealogisch centrum De onttrekking in 2020 betreft de kosten van het scannen van aktes, de hostingskosten daarvan en de kosten van een bijeenkomst over familiegeschiedenis. Publieksfunctie De onttrekking in 2020 betreft de kosten van het digitaliseren en ompakken van films, ontwikkelingskosten van beheer en presentatie van de foto's en films. Daarnaast betreft het hostingskosten en personeelskosten. Voor een uitgebreide toelichting wordt verwezen naar pagina 20 onder Bestemmingsreserves.

30 oor 1 n 1 .,til_

IV Overige gegevens 1. Controleplicht Op basis van geldende wettelijke bepalingen en het Besluit Acountantscontrole Provincies en Gemeenten wordt accountantscontrole uitgevoerd. De accountant wordt gevraagd een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid. Daarnaast schrijven ook de statuten van het BHIC een accountantscontrole voor.

2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Volgens artikel 22 van de Regeling Brabants Historisch Centrum kan een batig saldo worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van de reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister, de raden van de gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerd aan de deelnemers. De reserve bedraagt niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de minister, de gemeenten en de waterschappen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.

3. Voorstel 1. het vaststellen van de jaarrekening 2020 in zijn vergadering van 9 april 2021, met een batig saldo van € 32.123. 2. a. een bedrag van € 32.123 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot-infrastructuur. b. een bedrag van € 45.125 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot-infrastructuur. c. een bedrag van € 90.820 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot-uitvoering. d. een bedrag van € 54.322 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum. e. een bedrag van € 87.738 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie. f. een bedrag van € 100.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot-uitvoering. g. een bedrag van € 200.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve De Citadel. h. een bedrag van € 100.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum. i. een bedrag van € 100.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie. j. in te stemmen, in het kader van rechtmatigheid, met de begrotingsoverschrijdingen en onderschrijdingen op rubrieksniveau.

k. te verklaren dat de voorzieningen voor onderhoud en instandhouding van voldoende omvang zijn voor de bekostiging van het toekomstig onderhoud en instandhouding, op basis van een recent beheerplan. 4. Gebeurtenissen na balansdatum Geen. 5. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WND Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende op het Brabants Historisch Informatie Centrum van toepassing zijnde regelgeving: het algemene WNT-maximum. Het bezoldigingsmaximum in 2020 voor het Brabants Historisch Informatie Centrum is € 201.000. Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. Uitzondering hierop is het WNTmaximum voor de leden van het bestuur; dit bedraagt voor de voorzitter € 30.150 en voor de overige leden € 20.100.

•'>.BAB Autmrltc:i t1 l~. B.V. 1

,

t "

1

31

Bezoldiging topfunctionarissen Leidinuevende to~functionarissen met dienstbetrekkinî Gegevens dit jaar (2020)

R.C. Bastiaanse

J.C. Kriek

Directeur

Directeur

Datum aanvang functie in boekjaar

1-jan

16-mrt

Functie(s) Datum einde functie in boekjaar

31-mrt

31-dec

Omvang dienstverband (in fte)

0,89

0,89

Gewezen topfunctionaris?

nee

nee

Individueel toep. bezoldigingsmax. Beloning + Belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

*

Subtotaal -/- Onverschuldigd betaald bedrag

Totale bezoldiging boekjaar

€ € € € € €

44.667 29.409 4.521 33.930 0

33.930

€ € € € € €

141.445 76.993 13.453 90.446 0

90.446

Gegevens voorgaand jaar (2019) Aanvang en einde functievervulling

111-31112

Omvang dienstverband (in fte) Beloning + Belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Totale bezoldiging voorgaand jaar

0,89

€ € €

107.667 17.338

125.005

* Dit zijn de door de werkgever betaalde pensioenpremies conform de cao. Toezichthoudende toM.mctionarissen met een bezoldieine van€ 1.700 ofminder Naam

Functie

De heer drs. P.L.B.A. van Geel

Voorzitter

De heer prof. dr. H.C. Bunt

Lid

Mevrouw AM. Demmers-Van der Geest

Lid

De heer drs. H.A.G. Hellegers

Lid

De heer R.J. van de Mortel

Lid

De heer mr. J.C.M. Pommer

Lid

De heer AM.H. Roolvink MSc

Lid

Mevrouw E.H.T. Stravens

Lid

Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2020 een bezoldiging boven het individuele WNT-maximum hebben ontvangen. Er zijn in 2020 geen ontslaguitkeringen betaald aan overige functionarissen die op grond van de WNT dienen te worden gemeld, of die in eerdere jaren op grond van de WOPT of de WNT vermeld zijn of hadden moeten worden.

6. Accountantsverklaring Zie volgende pagina. 32

ACCOUNTANTS EN ADVISEURS

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het bestuur van Brabants Historisch Informatie Centrum

A.

Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020

Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening, op pagina 12 tot en met pagina 32, van Brabants Historisch Informatie Centrum te 'sHertogenbosch gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in deze jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Brabants Historisch Informatie Centrum per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en voldoet aan de bepalingen van en namens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoen aan de financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat de bedragen in overeenstemming zijn met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2020; 2. de resultatenrekening over 2020; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen . Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening '. Wij zijn onafhankelijk van Brabants Historisch Informatie Centrum zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten {ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verorden ing Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

B.

Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie

Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: het jaarverslag bestaande uit de programmaverantwoording en de paragrafen; andere informatie zoals vereist door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de controle of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag en de andere informatie in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Ai'IAB Accountants B.V., Ellen Pankhurststraat î K, 5032 MD Tilburg. Postbus 10085, 5000 JB Tilburg. Telefoon 013-4647272. Telefax 088-4670010. Internet www.abab.nl. E-mail info@abab.nl. IBAN: NL36RAB00151219400, BIC: RABONL2U . Op onze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing. Deze zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 18028690. Op verzoek wordt een exemplaar hiervan toegezonden. ABAB is lid van het internationale netwerk PrimeGlobal.

AC COUNTAN TS EN ADVISEURS

C.

Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening

Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de algemene subsidieverordening en de subsidievoorwaarden van de provincie Noord-Brabant Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of de onderneming in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft om de entiteit te liquideren of de bedrijfsactiviteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate, maar geen absolute mate, van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, de timing en de omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Onze controle bestond onder andere uit: Het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan er sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan. . Het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is.

Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de onderneming haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten . Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een onderneming haar continuïteit niet langer kan handhaven. Het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen. Het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen. Wij communiceren met de met governance belaste personen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Tilburg, 11 maart 202 ·1 ABAB Accountants B.V.

Was getekend E.R. van Honk RA

Kadernota BHIC 2022 Inleiding Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis, Sint-Michielgestel, Uden en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel. Per 1 januari 2021 is de gemeente Haaren uitgetreden. Biezenmortel is onderdeel geworden van de Gemeente Tilburg, Esch van de Gemeente Boxtel, Haaren van de Gemeente Oisterwijk en Helvoirt van de gemeente Vught. Voor de uittredende gemeente is de vigerende uittredingsregeling van toepassing. Per nader te bepalen datum in 2021 treedt de gemeente Boxtel toe. Per 1 januari 2022 worden de gemeenten Landerd en Uden naar verwachting heringedeeld tot de gemeente Maashorst. Per dezelfde datum worden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis en Mill en Sint Hubert naar verwachting heringedeeld tot de gemeente Land van Cuijk. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier. In het tijdvak 2009-2013 zijn de bijdragen verlaagd, per saldo een bezuiniging van 10%.

In 2017 is de bijdrage met nog eens 9% gekort. De afgelopen jaren zijn de budgetten alleen verhoogd vanwege indexering voor loonen prijsontwikkeling. Bestuursvorm De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur – waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert – bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier ‘rijksleden’ benoemd door de minister en vier ‘regionale’ leden die worden aangewezen door de gemeenten en de waterschappen. De samenstelling van het bestuur van het BHIC is als volgt: De heer drs. P.L.B.A. van Geel Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer prof. dr. H.C. Bunt De heer mr. J.C.M. Pommer De heer A.M.H. Roolvink MSc De heer R.J. van de Mortel De heer drs. H.A.G. Hellegers Mevrouw E.H.T. Stravens

rijkslid (vz) rijkslid rijkslid rijkslid regiolid regiolid regiolid regiolid

Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van

Kadernota BHIC 2022 - 9 april 2021

1

de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen In de beleidsnotitie “Waarheen leidt de weg? 2019-2022” worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Bij het herijken van de missie en de positionering van het BHIC tonen zich twee gezichten. Enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds is het een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. In de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC ‘op goede, geordende en toegankelijke wijze’ zo’n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. In de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. In de notitie worden de volgende ambities geformuleerd: - Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant; - Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid; - Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis; - Het BHIC versterkt marketing & promotie; - Het BHIC beschikt over een volwaardig e-depot.

Werkplan 2022 (de 3 W’s) Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2022 – naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit heeft geen uitzetting van de begroting tot gevolg. Het e-depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het e-depot. Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Zodra een deelnemer structureel gebruik gaat maken van het e-depot, zal aan de deelnemer een tarief in rekening worden gebracht; er circuleren bedragen van € 1,10 per inwoner. Op dat moment zullen de kosten van de fysieke en digitale wettelijke archieftaken in samenhang worden bekeken. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals voorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst.

Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. Afgesproken is dat het BHIC tot en met 2022 dit soort archieven zoveel mogelijk gratis in het e-depot zal opnemen. Bij het realiseren van de maatschappelijke opgave zijn er - naast de reguliere activiteiten - drie majeure projecten gepland die allemaal een voortzetting zijn van projecten die eerder zijn gestart. Ze hebben geen uitzetting van de begroting tot gevolg. - voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot het genealogisch platform van Brabant. - voor de lokaal geïnteresseerden zullen de bestaande digitale geschiedenisboekjes (de zgn. ‘lokale pagina’s’) verder worden uitgebreid. De nadruk zal daarbij vooral liggen op acquisitie en digitale beschikbaarstelling van foto’s en films. - voor de thematisch geïnteresseerden zullen relevante provinciebrede onderwerpen digitaal worden gepresenteerd. Eerder werden o.a.