22. BHIC - Jaarverslag en Jaarrekening 2020, Kadernota 2022 en Ontwerpbegroting 2022

Verbruggen, Silvana Van: Verzonden: CC: Onderwerp: Bijlagen:

Secretariaat <Secretariaat@bhic.nl> woensdag 14 april 2021 12:23 Jan Kriek; Adrie Wijgers; Ellen Kuijf 2021060 BHIC Jaarverslag en Jaarrekening 2020, Kadernota 2022 en Ontwerpbegroting 2022 BHIC Jaarverslag 2020.pdf; BHIC Jaarrekening 2020 - vastgesteld 090421.pdf; Kadernota BHIC 2022 - vastgesteld 090421.pdf; BHIC Ontwerpbegroting 2022 - GETEKEND.pdf

Geachte mevrouw, meneer, Het BHIC-bestuur heeft het jaarverslag 2020, de jaarrekening 2020 en de kadernota 2022 vastgesteld in de vergadering van 9 april 2021. Deze ontvangt u ter kennisneming. Tevens ontvangt u hierbij de Ontwerpbegroting 2022. Hierbij kort de belangrijkste punten uit de begroting:  Er is geen uitzetting van middelen ten opzichte van vorige jaren.  De begroting 2022 en de meerjarenbegroting 2022-2025 zijn structureel sluitend.  We hebben te maken met dalende opbrengsten. Begin maart 2021 heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten. Deze gelden worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC op het leveren van e-depotdiensten aan onze deelnemers. Het Ministerie heeft verzocht de beëindiging ook in de begroting 2022 te verwerken.  Naast deze bezuiniging is er met een beperkte voorlopige indexatie gerekend voor stijgende lonen en prijzen van 1,5%. Zoals gebruikelijk wordt de indexering later gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister van OCW vastgestelde indexeringspercentage.  Voor een proefperiode van 3 jaar is het eigenaarsonderhoud van De Citadel door het Rijksvastgoedbedrijf overgedragen aan het BHIC.

Eventueel behaald voordeel van het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel mag binnen de doelstellingen van het BHIC, vrij worden besteed. In de proefperiode zullen voordelen en de bestedingen hiervan via bestemmingsreserves lopen. Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de regiopartners. In maart 2021 is de evaluatie gestart van de proefperiode, met het doel eind van het jaar een definitief besluit te nemen (door de Minister van OCW).  De uitgaven die nu via de bestemmingsreserves lopen zullen, bij een positieve uitkomst van de evaluatie en een positief besluit, vanaf 2022/2023 via de exploitatie gaan lopen. De bestemmingsreserves zullen dan sterk verminderen en uiteindelijk verdwijnen, met uitzondering van de bestemmingsreserve De Citadel. Bij het in onderhoud nemen van De Citadel wordt het BHIC geacht te handelen “als ware zij eigenaar”. De Citadel is een voormalig fort gebouwd in de 17e eeuw. Voor de risico’s die hiermee samenhangen is een bestemmingsreserve “De Citadel” (stroppenpot) gevormd. Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar voor bepaalde (niet verzekerbare) risico’s en calamiteiten is het BHIC aansprakelijk. Verder zal de bestemmingsreserve gebruikt worden voor verduurzaming van het gebouw.

 De bestemmingsreserve e-depot is bedoeld om toekomstige investeringen in het e-depot te financieren. Vooralsnog wordt geen structurele bijdrage van de deelnemers voor het e-depot gevraagd, op termijn zijn die kosten evenwel onvermijdelijk.  Per saldo nemen de overige bestemmingsreserves vanaf 2022 niet meer toe. Van het totaalbedrag van € 939.000 betreft het grootste deel de bestemmingsreserve “De Citadel” met € 600.000. U wordt vriendelijk verzocht uw eventuele zienswijze over deze begroting vóór 1 juli 2021 aan ons kenbaar te maken, opdat het BHIC-bestuur vervolgens vóór 15 juli 2021 de begroting kan vaststellen en aan de Provincie kan aanbieden. Met vriendelijke groet, J.C. Kriek directeur

Postbus 81 Tel. Website

5201 AB 's-Hertogenbosch +31 (0) 73 681 85 00 www.bhic.nl

1

Jaarverslag 2020 Een jaar van uitersten 2020 was een jaar van uitersten. Een jaar met de allerhoogste bezoekcijfers aan onze website in de geschiedenis van het BHIC, maar ook een jaar dat een pandemie een zware wissel trok op de hele organisatie. Van een warm bad voor medewerkers, vrijwilligers en bezoekers naar letterlijk en figuurlijk afstand houden. Ook ik heb de Citadel nog niet in volle bloei kunnen meemaken en leren kennen. Terug naar het (nieuwe) normaal is nog steeds een wenkend perspectief, maar geen realiteit. Waar het uiteindelijk toe zal leiden is op dit moment nog niet te voorspellen. Ook was 2020 het jaar van het afscheid van directeur René Bastiaanse, de man die deze organisatie gevormd en gebouwd heeft. Die van de fusie van streekarchieven en het Rijksarchief een hechte club heeft gesmeed tot een voorbeeld voor velen in de Nederlandse archiefwereld. Met stuurmanskunst, bravoure en charisma. Brabant kon hem door alle beperkende maatregelen niet het afscheid geven waar hij recht op had. Groots en meeslepend. Maar zijn eigen medewerkers gelukkig wel. En tegelijkertijd ging de wereld gewoon door. De aankondiging dat het Rijk terugtreedt als deelnemer van de gemeenschappelijke regeling kreeg in 2020 vaste vorm. Deze terugtreding is voorzien voor 2024. De gevolgen zijn ingrijpend.

Voor ons nationaal e-depot, voor onze relatie met het Nationaal Archief en ook voor de relatie met andere RHC’s. Maar het BHIC is er klaar voor. In 2020 is een organisatie brede projectgroep van start gegaan om te komen tot een eigen e-depot. Dat geeft ons ruim de tijd om ervaring op te doen met het zelfstandig archiveren van de digitale bestanden van onze deelnemers. De belangen van de deelnemers zijn bij ons in goede handen. Wij archiveren; dat is onze wettelijke taak. We inspecteren de archieven, maar het begint met adviseren. Gezamenlijk bouwen aan een goed archief waar de burgers trots op kunnen zijn. Daar doen we het voor. Dat is onze gezamenlijke verantwoordelijkheid. Mooi om te zien dat in 2020 de aankondiging kwam dat ook Boxtel wil toetreden tot onze gemeenschappelijke regeling. Voor het eerst in de geschiedenis van het BHIC kunnen we een nieuwe deelnemer verwelkomen. We hebben onszelf het afgelopen jaar opnieuw moeten uitvinden. Thuiswerken, digitaal vergaderen en inspecteren op afstand horen nu bij onze dagelijkse praktijk. Het afgelopen jaar heb ik als nieuwe directeur kennis kunnen maken met een flexibele club van bevlogen mensen die met hart en ziel dagelijks vakwerk leveren. Een organisatie is zo goed als de mensen die er werken was het vaste credo van René Bastiaanse. Daar sluit ik me graag bij aan!

Jan Kriek directeur

Missie BHIC Meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek

2020 in één oogopslag Een - niet uitputtend - overzicht van highlights voor het BHIC in 2020.

januari

Officieel startsein e-Depot: bouwvergunningen Uden en Veghel

Coronamaatregelen: tijdelijke sluiting studiezalen, maar handhaving digitale dienstverlening

februari

10-jarig jubileum chatdienst BHIC en Regionaal Archief Tilburg, gevierd met 24-uurs “chataton”

maart

april

Start nieuwe directeur BHIC Jan Kriek

mei

Vertrek René Bastiaanse

Oproep opzetten coronacollectie Brabant

juni

Jaarverslag BHIC 2020

2

juli

Openluchttheater op Citadelterrein i.h.k.v. Boulevard en Bossche Zomer

augustus Lancering internatenwebsite: https://wierookwijwaterenworstenbrood.nl/internaten

Start nieuw onderzoek naar criminaliteit tijdens WOII – een samenwerking met Noord-Hollands Archief en Jan Julia Zurné, politiek historicus van de Radboud Universiteit. Met subsidie van het Mondriaan Fonds

september

Lancering satellietwebsite ‘In Brabant staat een huis’: https://inbrabantstaateenhuis.nl

oktober

‘Geheim register’ met exgevangenen eind 19de eeuw online

november

Brief Hertog van Alva Online raadpleegbare archieven Bisdom ‘s-Hertogenbosch

Openbaarmaking tweede deel dagboek Jan de Quay

december

Jaarverslag BHIC 2020

3

Het BHIC in coronatijd Als een rode draad liep corona door dit jaar en dus ook door dit jaarverslag. Maar het is goed om er nog een paar woorden in het bijzonder aan te wijden. Het leek voor de bij het BHIC aangesloten overheden en de burgers van buitenaf vaak alsof in de veilige Citadel alles ‘gewoon’ doorging, terwijl buiten de storm van corona woedde. Natuurlijk, de studiezalen waren gesloten, maar alle telefoontjes werden aangenomen, alle mails en chats beantwoord, alle opgevraagde archiefstukken gescand enz. Maar niets is minder waar. Juist dat dit zo leek, is een groot compliment voor alle medewerkers. Dit is namelijk niet vanzelfsprekend. Al van meet af aan is door het ‘coronateam’ van het BHIC gecoördineerd gewerkt aan het vroegtijdig nemen van gerichte acties om ondanks alle beperkende maatregelen tóch onze taken uit te kunnen blijven voeren. De werkdruk op vele medewerkers nam tegelijkertijd zienderogen toe, de mentale uitdaging eveneens, maar samen zijn de schouders eronder gezet. Het BHIC heeft geprofiteerd van vele jaren focus op digitale dienstverlening. Onze chat- en scanservices bleken in deze tijd goud waard. En werden zelfs doorontwikkeld, juist in deze tijd. Zo namen we nieuwe automatiseringssoftware in gebruik waardoor het scanproces sneller verliep en werden extra collega’s ingezet zodat de scancapaciteit werd vergroot.

Geen ambtenaar, student, burger of onderzoeker is teleurgesteld hoeven worden. Ook niet in 2020. Ondanks alle afstand.

Jaarverslag BHIC 2020

4

Publieksfunctie De jaarverslagen van het BHIC zijn herkenbaar aan een vaste opzet. De bedrijfsresultaten worden gepresenteerd en getoetst aan de hand van de drieledige operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. De afgelopen jaren was er op al die drie terreinen sprake van een gestage groei. En dat beeld heeft zich het afgelopen jaar weer voortgezet. We moeten de komende jaren wellicht ook tevreden zijn met stabilisatie. Meer publiek De website van het BHIC – Het geheugen van Brabant - is verreweg de belangrijkste publiekstrekker. Werd deze site in 2018 nog 1.269.810 keer bezocht, in 2019 steeg dat resultaat met 13% tot 1.430.980 bezoeken. In 2020 zet die stijging zich voort met zo’n 10% tot 1.567.843 bezoeken. Afgaande op de jaarverslagen van vergelijkbare instellingen kan zonder reserve worden geconstateerd dat het BHIC met dit resultaat het grootse digitale publieksbereik realiseert van alle archieven in Nederland. Het vormt het werk van vele jaren, zoals onderstaande grafiek mooi illustreert.

In feite is het publieksbereik nog groter omdat het BHIC ook satellietwebsites in de lucht houdt, zoals www.deautovanmijnopa.nl (over Brabantse autobezitters in de periode 1906-1951), www.watstaatdaer.nl (online oefentool voor het lezen van oude handschriften), www.wierookwijwaterenworstenbrood.nl (gewijd aan het rijke roomse leven 1900-1960), www.brabantsdorpsleven.nl (Brabantse prentbriefkaarten 1900-1940), www.brabantsegesneuvelden.nl (eregalerij van de meer dan 2000 gesneuvelde militairen en verzetsstrijders van 1940 tot heden), en www.dewandeling.tv (240 afleveringen van het gelijknamige tv-programma van Omroep Brabant). In 2020 is de satellietwebsite www.inbrabantstaateenhuis.nl gelanceerd, een weergave van een huiskamer anno 1960, waarin van typisch Brabantse producten en merken de geschiedenis wordt weergegeven. Bij het aantal van 1.567.483 kunnen nog 322.000 bezoeken aan de satellietwebsites opgeteld worden, wat het totale publieksbereik op bijna 1,9 miljoen bezoeken brengt.

Jaarverslag BHIC 2020

5

Behalve de instandhouding van eigen websites draagt het BHIC ook inhoudelijk bij aan externe websites. Een mooi voorbeeld is www.wiewaswie.nl, een landelijke database gevuld met de genealogische gegevens van alle grote Nederlandse archieven. In 2020 werd het Brabantse deel niet minder dan 541.542 keer bezocht, waardoor het totaal aantal bezoeken aan BHIC-producten ruim 2,4 miljoen bedraagt. Deze bezoekaantallen zijn harde data, objectief en zeer precies te bepalen. Heel anders is dat met de berekening van het aantal individuen dat achter deze bezoeken schuilgaat. Sommige klanten bezoeken de sites immers slechts incidenteel, andere gebruikers daarentegen zijn dagelijks op de websites te vinden. De software die deze bezoekersregistratie bijhoudt (Google Analytics) komt op een totaal aantal van meer dan een half miljoen individuele gebruikers. In deze becijfering wordt echter geen rekening gehouden met dubbeltellingen. Om die reden hanteert het BHIC diverse filters en wordt uitgegaan van ca. 200.000 bezoekers. Het werkelijk aantal is vermoedelijk hoger, maar als absolute ondergrens is het cijfer zeker betrouwbaar. Deze intrinsieke onnauwkeurigheid vraagt om meer onderzoek. Onder andere om die reden hebben we per januari 2021 een communitymanager/webmaster aangetrokken. Het is nu nog te vroeg om daar al uitspraken over te doen.

Maar we hopen daar de komende jaren meer zicht op te krijgen. Op dit moment houden we ons nog vast aan de bestaande filters. Hoe zijn al deze cijfers nu te verklaren? Het heeft allemaal te maken met de gevarieerde informatie die digitaal wordt aangeboden. We zijn het geheugen van Brabant met bijvoorbeeld op dit moment al 10.000 unieke verhalen, een verdubbeling ten opzichte van 2014. Verder bieden wij ook informatie die elders slecht of moeizaam te vinden is. Onze internatenkaart is daarvan een mooi voorbeeld. De journalistiek heeft vaak alleen oog voor de schaduwzijden van het leven op een internaat, waardoor in de publieke opinie een eenzijdig beeld ontstaat. De werkelijkheid is vaak breder, diverser en gelaagder. Voormalige bewoners van internaten hebben behoefte aan dat brede beeld en weten elkaar nu via ons digitaal te vinden. Zo ontstaan community’s waarvan wij vaak slechts de facilitator hoeven te zijn. Verder beschikken we over unieke content zoals de oorlogsdagboeken van De Quay, in latere jaren commissaris van de Koningin in Noord-Brabant en minister-president. Dagboeken die bewaard worden in onze archieven maar die nu op een zeer toegankelijke manier voor het geïnteresseerde publiek zijn ontsloten. Van belangrijke historische context en duiding voorzien door historicus Jan van Oudheusden.

Maar dat was alleen mogelijk dankzij het vertrouwen dat de familie De Quay in ons en in onze Rijksarchivaris Jan Sanders heeft gesteld. We hopen dat daardoor ook andere, bekende en onbekende, Brabanders hun familiegeschiedenis aan ons toevertrouwen. Naast deze meer verhalende toevoegingen werden ook de genealogische databases flink aangevuld. Inmiddels hebben we het aantal van 20 miljoen vermeldingen bereikt. Dat is alleen maar mogelijk geweest dankzij de inzet van vrijwilligers die al decennia lang, en ondanks de coronacrisis nog steeds, helpen bij bijvoorbeeld het invoeren van gegevens uit oude akten in de computer.

Jaarverslag BHIC 2020

6

In schril contrast met het enorme digitale bereik staat de structurele afname van het aantal klanten dat het archief fysiek bezoekt:

Deze neerwaartse trend is landelijk en gezien de verregaande digitalisering ook onherroepelijk. Het werken op afspraak biedt in dat opzicht ruimere mogelijkheden. Dit zal overigens geen kostenbesparende effecten hebben; het ingeroosterde personeel van de studiezaal verricht tijdens het werk nu al vrijwel uitsluitend digitale dienstverleningstaken. Door corona is de Citadel voor het publiek het grootste deel van het jaar gesloten geweest. Daarmee is 2020 een uitzonderlijk jaar. Maar de verwachting is niet dat het beeld van de afgelopen jaren substantieel zal veranderen. Steeds minder bezoekers hoeven de gang naar de Citadel te maken om aan de noodzakelijke documenten te komen. Digitaal worden ze op hun wenken bediend, juridische of materiële beperkingen daargelaten. Maar ze zijn en blijven ook in de toekomst, al dan niet op afspraak, meer dan welkom! In de tussentijd krijgen wij letterlijk de ruimte voor dienstverlening aan

Jaarverslag BHIC 2020

7

specifieke groepen intensieve archiefgebruikers. Het werken op afspraak blijkt voor hen bovendien juist heel plezierig. Denk aan onderzoekcolleges voor studenten uit het wetenschappelijk onderwijs of workshops geavanceerd archiefonderzoek voor ervaren onderzoekers en genealogen. Meer divers publiek Traditioneel bestaat het archiefpubliek uit genealogen en historisch onderzoekers. Het zijn overwegend specialisten, die met grote deskundigheid en dito volharding de bronnen doorzoeken. Zij komen met een duidelijk motief en weten ons te vinden. Vanaf de start van het BHIC is geprobeerd om ook een andersoortig publiek aan te trekken: minder geoefend, minder specialistisch, minder gedreven door onderzoeksdoel of hobby. Zij moeten ‘verleid’ worden met content over hun eigen leefomgeving. Daar moeten we meer ons best voor doen, ze zijn minder trouw. Maar in absolute cijfers is hun aantal vele malen groter dan de onderzoekers. Het valt moeilijk aan te geven of de diversificatie in 2020 is gelukt. Ook daarvoor is meer specifiek en kwalitatief onderzoek nodig. Nu zijn het vooral indrukken en gedachten. Een indicatie kan worden verkregen door het gedrag van de websitebezoeker te volgen.

Welke onderdelen van de site worden als eerste door de bezoekers bezocht? 34% van de bezoekers kiest direct voor ‘moeilijke’ (gele) domeinen als “Mijn Stamboom” of “Archieven en Boeken”; dit zullen vaak de ervaren onderzoekers zijn. 53% van onze gebruikers is echter primair geïnteresseerd in de meer toegankelijke (rode) onderdelen zoals “In ons Brabant” en “Keiveel verhalen”; het zogenaamde ‘brede’ publiek heeft dus de overhand. Bezoekers per domein 2020

5% 8%

Onderzoeken 34%

Ontdekken Foto's

53%

Overig

Op zich is het verheugend dat het archief niet langer het exclusieve domein is van de specialist. Maar zoals bekend is er ook een andere kant: de onderzoeker is trouwer, blijft langer hangen (meer pageviews) en naar verhouding kost het minder moeite om onderzoekers te trekken en te houden, dan het geval is voor het brede publiek. Ook al ben je slecht zichtbaar, de onderzoeker weet je toch wel te vinden. De pennenvruchten van de onderzoekers staan anderzijds garant voor een verdere verspreiding en verwerking van de informatie uit onze archieven. Naar verwachting zal de harde kern minder worden en zal er ingezet moeten worden op het binnenhalen van nieuw publiek.

Jaarverslag BHIC 2020

8

Meer tevreden publiek Het BHIC stelt zich niet alleen tot doel een zo groot mogelijk en een zo divers mogelijk publiek aan zich te binden, ook aan de tevredenheid van de gebruikers wordt grote waarde gehecht. Om de resultaten op dat terrein te meten, doet het BHIC al sinds 2005 mee aan de zogenaamde ‘Kwaliteitsmonitor’, een tweejaarlijkse landelijke enquête naar het publieksoordeel over 36 aspecten van de fysieke en digitale dienstverlening van Nederlandse archieven. Het laatste onderzoek dateert van 2019 en de resultaten waren bijzonder goed: met een totaalscore van 8.7 werd het BHIC voor het eerst op enige afstand het hoogst gewaardeerde archief van Nederland. Een grafiek om dit te illustreren:

Vooral als het gaat om de vindbaarheid, de kwaliteit en de hoeveelheid van archieven scoren we extreem hoog, dat geldt ook voor de snelheid waarmee gezocht kan worden en de ondersteuning door het personeel. Bijzonder veel waardering (9+) krijgen de chatfunctie en scanning op verzoek. De eerste voorziening zorgt ervoor dat wij van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat (22.00 uur) live bereikbaar zijn voor onze klanten, de tweede faciliteit stelt klanten in staat om scans van archiefstukken digitaal te bestellen waardoor een - vaak tijdrovend - bezoek aan de studiezaal overbodig wordt. Beide services zullen het aantal fysieke bezoeken aan het archief enkel nog verder doen afnemen. De kracht van het BHIC is dat naast de keuze voor digitaal, de persoonlijke aandacht nooit wordt vergeten. Dat wordt door middel van de chat heel goed zichtbaar. Niet een onpersoonlijke chatbot die je vaak met een kluitje in het riet stuurt, maar een herkenbare persoon die tijd voor je heeft en de vraag zo goed mogelijk probeert te beantwoorden. En dat nu ook ’s ochtends, ’s middags en ’s avonds. ‘Often copied but never equalled’ heet het dan. Het adagium binnen het BHIC is: de meest duurzame veranderingen komen van binnen uit. Dit is daar een prachtig voorbeeld van. In eerste instantie is in 2010 met chatdiensten gestart in de avonduren als aanvulling op de reguliere dienstverlening.

Eind 2015 volgde de middag, en in 2017 kwam als proef de ochtend chat. Deze ochtend chat is gestopt in oktober 2017 en weer gestart in juni 2019. Het BHIC is aanvankelijk alleen gestart met de chatdiensten, later is er een samenwerking aangegaan met het Regionaal Archief Tilburg (RAT). Het totaal aantal chats in 2020 bedraagt 9.641 (2019: 6.102). Een stijging van 58%. In 2020 is 72% (2019: 77%) van het totaal aantal chats voor het BHIC en is 71% (2019: 72%) door het BHIC uitgevoerd.

Jaarverslag BHIC 2020

9

* vanaf 2017 zijn de aantallen inclusief de chats van de andere archiefdiensten Ook de mogelijkheid voor klanten om digitaal te reageren op elkaars opmerkingen en vragen draagt aan deze ontwikkeling bij. Op de diverse thematische platforms werd in 2020 36.737 keer gereageerd, wel een daling ten opzichte van 2019:

In deze interactiviteit is de centrale doelstelling van de publieksfunctie van het BHIC het meest zichtbaar: het creëren van communities, van virtuele gemeenschappen waarin mensen zich onderling verbonden voelen. Onze rol om deze interactie te faciliteren wordt daarin steeds belangrijker.

Jaarverslag BHIC 2020

10

Archieffunctie Het BHIC beheert de archieven van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Boxtel, Cuijk, Grave, Haaren, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis, Sint-Michielsgestel, Uden en Vught, de waterschappen Aa en Maas en De Dommel en de Provincie en het Rijk.

Het BHIC bewaart deze archieven - zoals ook wettelijk voorgeschreven - in goede, geordende en toegankelijke staat, en daarnaast ook zo efficiënt mogelijk. De archieffunctie vereist weliswaar grote zorgvuldigheid, maar dit hoeft niet ten koste te gaan van het tempo; er moeten immers, letterlijk, kilometers worden gemaakt. Dat is BHIC-beleid, maar ook hier moesten creativiteit en flexibiliteit worden toegepast omdat overheidsorganisaties voor het grootste deel van het jaar gesloten waren. Dat betekende een extra uitdaging voor onze inspecteurs om hun wettelijke taak uit te voeren. Juist omdat het BHIC ook op dat terrein naam heeft gemaakt met een coachende aanpak op maat. Hoe kunnen we onze deelnemers ondersteunen om hun archieven op orde te krijgen en te houden. Coaching staat dus bij inspecties centraal en dat was in 2020 een “uitdaging”. Relatiebeheer Het BHIC zet steeds sterker in op digitale overbrenging. In 2020 lag de nadruk op de afronding van de overbrenging in digitale vorm van de bouwvergunningen. Inwoners en ambtenaren van de bij het BHIC aangesloten gemeenten kunnen nu snel in digitale vorm de door hen gevraagde bestanden raadplegen. Het digitale gaat op den duur de overhand krijgen. Vooral het aantal contactmomenten met onze deelnemers neemt toe.

Dat betekent dat de banden tussen het BHIC en de ambtenaren versterkt worden, hetgeen nodig is om de vorming van digital born archieven vanaf het startpunt te

Jaarverslag BHIC 2020

11

begeleiden. Gebeurt dit niet of onvoldoende, dan is de kans op corrupte data en verlies van data levensgroot aanwezig. Veel tijd is in 2020 besteed aan de opsplitsing van de gemeente Haaren. Deze gemeente wordt in drieën gedeeld: Haaren komt bij Oisterwijk waardoor de archieven van de gemeente Haaren naar het Regionaal Archief in Tilburg verhuisden. Die van Helvoirt en Esch, de twee andere delen van de gemeente Haaren, zijn overgedragen aan Vught en Boxtel, de gemeenten waaronder ze vanaf 1-1-2021 ressorteren. Verder is de fusie tussen Boxmeer, Sint Anthonis, Cuijk en Mill en Sint Hubert, die voorzien is op 1-1-2022 reden voor het BHIC om zich intensief bezig te houden met de afhechting van de archieven van deze gemeenten. Hetzelfde geldt voor de gemeenten Landerd en Uden, waartussen ook een fusie is voorzien per 1-1-2022. Het BHIC organiseert twee keer per jaar een contactochtend voor de DIV-ers (medewerkers Documentaire Informatie Voorziening) van de gemeenten en waterschappen. Wegens de vele dwarsverbanden worden deze bijeenkomsten ook bijgewoond door de DIV-ers van de Provincie en de omgevingsdiensten ODBN (Omgevingsdienst Brabant Noord), ODZOB (Omgevingsdienst ZuidoostBrabant) en OMWB (Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant. Dit leidt zo tot wederzijds begrip van elkaars werkzaamheden en uitdagingen daarin.

Deze bijeenkomsten worden altijd druk bezocht en voorzien in een behoefte aan face to face contact. Het was des te spijtiger dat het BHIC vanwege de coronamaatregelen de bijeenkomt van 26 november digitaal moest laten plaatsvinden. Om te anticiperen op de terugtrekking van het Rijk inzake e-depotvoorzieningen voor andere bestuurslagen, heeft het BHIC zelf de aanbesteding van een eigen e-depot in gang gezet. In 2020 heeft het BHIC de mogelijkheden verkend en zijn de procedures gestart. Naar verwachting zal de definitieve gunning medio 2021 plaatsvinden waarna de bestanden van de gemeenten en waterschappen vanuit het rijks e-depot overgeplaatst kunnen worden naar het BHIC e-depot. Daarmee zijn we voorbereid op deze historische stap van het Rijk. Het geeft ons de tijd tot 2024 om vlieguren te maken en ervaring op te doen.

Jaarverslag BHIC 2020

12

Inhoudelijk Beheer De digitale beschikbaarstelling van de bouw- en hinderwetvergunningen zorgde onverwacht voor veel extra werk. Dat de gemeenten bij de overbrenging verschillende dossiers onder één inventarisnummer geplaatst hebben, was in de analoge fase geen probleem. Het juiste dossier kon zonder problemen gevonden worden. Om de koppeling van het gedigitaliseerde dossier aan de beschrijving te kunnen linken moesten echter de afzonderlijke dossiers afzonderlijk genummerd zijn. Van de 80.000 gevallen waarbij zich dit probleem voordeed konden we de helft geautomatiseerd oplossen. De overige moesten echter handmatig worden verwerkt. Op het gebied van particuliere archieven kon de laatste hand gelegd worden aan de inventarisatie van de oude archieven die het bisdom van ’s-Hertogenbosch aan het BHIC overdragen heeft. Deze archieven zijn voor lokaal en regionaal onderzoek van groot belang en kunnen nu pas echt met vrucht geraadpleegd worden. In een van de onderdelen ervan bevinden zich stukken uit 1629 waaruit blijkt hoe sterk de invloed van de bisschop was bij de overgave van de stad ’s-Hertogenbosch aan de troepen van Frederik Hendrik. Indrukwekkend om daarin een brief van de Hertog van Alva gericht aan de bisschop van ‘s-Hertogenbosch terug te vinden. Ook werd het dossier van de geruchtmakende moord op Marietje Kessels online gezet.

Nog steeds blijft het mysterie van de moord in 1900 op dit Tilburgse meisje de gemoederen bezig houden. Materieel Beheer De pensionering van de laatste restaurator van het BHIC leidde tot een heroverweging van de taken die op het gebied van Materieel Beheer werden uitgevoerd. Met behulp van een aangeworven conservator is nieuw beleid geformuleerd. Daarbij komt de nadruk niet meer zoals voorheen op ambachtelijke restauratie te liggen als wel op de eenvoudige maar doeltreffende conservering. Is het doel van restauratie het terugbrengen van het stuk in de originele staat, bij conservering draait het hoofzakelijk om verder verval tegen te gaan. Daarvoor wordt het restauratieatelier ontmanteld en is in 2021 begonnen met de inrichting van een conserveringsruimte. Ernstig aangetaste en zeer belangrijke stukken worden voortaan niet in meer in eigen beheer maar door een extern restauratieatelier behandeld. In het kader van Metamorfoze, het Nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed, gesubsidieerd door het ministerie van OCW, werden in 2018-2019 de oude archieven van de Abdij van Berne in Heeswijk en Sint-Catharinadal in Oosterhout geconserveerd en gedigitaliseerd. Het archief van het Gasthuis van Grave was in 2019-2020 aan de beurt. Het project loopt iets voor op schema en zal in 2021 afgerond worden.

Jaarverslag BHIC 2020

13

Organisatie In alle opzichten was 2020 door corona een bizar en zwaar jaar. Thuiswerken werd de norm. Dat heeft het nodige gevraagd van eenieder, er werd een zwaar beroep gedaan op de creativiteit en de flexibiliteit van het personeel. Ook voor leidinggevenden betekende het in samenspraak met de OR een ontdekkingstocht met vallen en opstaan om te zoeken naar nieuwe werkvormen en contact- en vergadermomenten. De druk om bijvoorbeeld de dienstverlening op orde te houden en de wettelijke archieftaken te volbrengen was groot. Er mag bij BHIC met recht gesproken worden over “the human capital”. Eens te meer werd duidelijk dat het ‘menselijke kapitaal’ ook in 2020 weer het verschil heeft gemaakt. Mede dankzij de afdeling ICT die in korte tijd het digitaal vergaderen via MS Teams heeft weten mogelijk te maken, waar we ook na corona ongetwijfeld nog de vruchten van zullen plukken. Medewerkers Eind 2020 telde het BHIC 51 medewerkers (40,7 FTE). Dit is inclusief 7 gedetacheerde medewerkers, onder meer voor de service ‘scannen op verzoek’. Bij het BHIC is 43% van de medewerkers 55+ (dit was eind 2019 50%). De gemiddelde leeftijd is gedaald van 50,7 jaar naar 48,7 jaar. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim vertoont al meerdere jaren een stabiel beeld: tussen de 3% en 5%. In 2020 ligt het ziekteverzuim op hetzelfde niveau als voorgaande jaren en bedraagt 2,74%.

Ter vergelijk: Het gemiddelde ziekteverzuim van werknemers bij bedrijven en overheid was in Nederland in 2020 4,75%.

Vastgoed Het BHIC huurt de Citadel van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), dat in het verleden tevens zorgde voor het onderhoud. In 2018 is na een uitvoerige risicoanalyse besloten tot een ingrijpende stelselwijziging per 2019, waardoor het onderhoud en de instandhouding in eigen beheer is gekomen. Deze pilot loopt tot 2022. In 2021 wordt deze stelselwijziging geëvalueerd en wordt bekeken of wij de taak als goed huisvader en culturele ondernemer naar behoren hebben ingevuld. Deze ingrijpende verandering heeft ook nogal wat van de organisatie gevraagd, maar met advies van externe deskundigen hebben we de planning van het meerjarige onderhoud en de benodigde investeringen op orde. Dat blijkt ook nog eens uit het rapport van het onze accountant ABAB, die over 2020 verklaart dat we ook op dat gebied ‘in control’ zijn. Het heeft de flexibiliteit en de slagkracht van de organisatie ook verder vergroot; bijvoorbeeld in onze contacten met het culturele- en erfgoedveld. Een en ander staat nog in de kinderschoenen, maar hier zijn we op de goede weg. Als we dit jaar onze kernwaarden hebben vastgesteld schept dat ook de kaders voor de profilering en herinrichting van de Citadel. Daarmee sluiten we graag aan bij de visie van ’s-Hertogenbosch zoals neergelegd in de plannen voor de Bossche Stadsdelta.

Jaarverslag BHIC 2020

14

Vooruitblik Met het vertrek van René Bastiaanse werd vorig jaar een tijdperk afgesloten. In 2021 nemen we afscheid van Jan Sanders, die meer dan 40 jaar de archieven bestiert heeft. Daarmee maken deze founding fathers de weg vrij voor een nieuwe generatie. Ons doel blijft hetzelfde: onze wettelijke taak, samen met onze deelnemers, zo goed mogelijk uitvoeren en tegelijkertijd als maatschappelijke opgave zoveel mogelijk Brabanders kennis laten maken met hun verleden. We doen het al goed maar het kan en het moet altijd beter. Het komend jaar zal er ook meer duidelijkheid moeten komen over de rol van de Rijksoverheid in de nieuwe Archiefwet en wat dat betekent voor de relatie met de andere RHC’s. Wij hebben ons terdege voorbereid op die toekomst, onder meer door het aanschaffen van een eigen e-depot voor onze deelnemers. Met bijvoorbeeld de themakaart ‘Rebellerende Vrouwen’ richten we de komende jaren onze focus verder op niet- overheidsarchieven. Die lijn zal de komende jaren worden doorgetrokken, bijvoorbeeld met aandacht voor het ontstaan van protestbewegingen en de komst van gastarbeiders naar Brabant; want ook zij hebben de geschiedenis van Brabant gevormd. Zaken zijn door corona in een stroomversnelling gekomen, zoals het thuiswerken en het digitaal vergaderen.

Het BHIC heeft laten zien dat het flexibel kan inspelen op crises en daarbij de dienstverlening aan deelnemers en burgers op orde kan houden. Tegelijkertijd is het Citadelterrein ontdekt als culturele erfgoedlocatie. Dat vraagt om een herijking van de kernwaarden en de missie. Hoe kan het Citadelterrein bijdragen aan de missie en onze maatschappelijke opgave! “Voorspellen is moeilijk, vooral als het om de toekomst gaat” De organisatie heeft het afgelopen jaar bewezen flexibel om te kunnen gaan met grote en ingrijpende veranderingen. Dat biedt alle vertrouwen voor de toekomst.

Jaarverslag BHIC 2020

15

BRABANTS 1-'ISTORISCH INFORMATIE CENTRUM

JAARREKENING 2020

Brabants Historisch Informatie Centrum

's-Hertogenbosch, 2 maart 2021

INHOUDSOPGAVE JAARREKENING 2020

Jaarverslag

Il

Paragrafen 1. Kengetallen

l

2. 3.

3 3

Verslaglegging Resultaatontwikkeling 4. Overzicht baten en lasten 5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 6. Onderhoud kapitaalgoederen 7. Financiering 8. Bedrijfsvoering 9. Rechtmatigheid 10. Verbonden partijen 11. Organisatiegegevens 12. Besluit Algemeen bestuur

111

3

4 4 6 6 7 9 9 10 11

Jaarrekening 1. Balans per 31 december 2020 2. 3.

4. 5.

6.

Resultatenrekening over 2020 Kasstroomoverzicht Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op de resultatenrekening

12 13 14 IS

18 25

IV Overige gegevens 1. Controleplicht 2. 3.

4. 5.

6.

Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Voorstel Gebeurtenissen na balansdatum Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Accountantsverklaring

31 31 31 31 31 32

2

1 JAARVERSLAG Zie separaat document.

Il PARAGRAFEN 1. Kengetallen

Bezoeken website Bezoeken studiezalen Aangevraagde stukken Aantal medewerkers in FTE per 31 december Ziekteverzuimpercentage incl. langdurig in %% Depotcapaciteit Den Bosch in km. Depotcapaciteit Grave in km. Depotcapaciteit verhuurd aan derden in km.

2019

2020

1.430.980 2.915 31.787 39,3 3,1

1.567.843 1.231 32.694 40,5 2,7

40,9 5,6 4,5

40,9 5,6

5,4

2. Verslaglegging De Wet Gemeenschappelijke Regelingen schrijft voor dat elke gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen, conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) volgt dit BBV.

3. Resultaatontwikkeling Het rekeningresultaat 2020 bedraagt€ 32.123 positief. In onderstaande tabel is een gecomprimeerde weergave van de resultaatontwikkeling weergegeven:

bedragen

* 1.000

2018

2019

2020

mutatie

Baten Bijdragen deelnemers en dienstverlening Provincie Overige bedrijfsopbrengsten

Totaal baten

€ 5.039 299 € € 5.338

€ € €

5.115 293 5.408

€ 5.238 353 € € 5.591

€ € €

123 60 183

€ 2.592

€ 2.854

€ 2.997

€

€

€ € €

241 € 1.224 243 € 336 € 16 € 219 € 0 € 62 € € 5.337 254 € € -500 278 € 0 €

€ €

143 27 117 17 63 -7 -29 -0 -4 326 -143 0 130 0 0 -13

Lasten Personeelskosten Afschrijving materiële vaste activa Huisvestingskosten Organisatiekosten Collectiebeheer Dienstverlening Publieksbereik Diverse baten en lasten Financiële baten en lasten

Totaal lasten Totaal saldo van baten en lasten Toevoegingen bestemmingsreserves Onttrekkingen bestemmingsreserves Toevoeging Bestemmingsfonds instandhouding Onttrekking Bestemmingsfonds instandhouding

Gerealiseerde resultaat

184 € 5.119 237 € € 311 € 20 167 € € -63 € 70 € 8.637 €-3.299 € 0 € 18 € -857 € 4.161 23 €

214 1.107 226 € 273 € 23 € 248 € 0 € 66 € 5.011 € 397 € -500 € 148 € 0 € 0 € 45

€

€ €

0 32

€ € € €

€ € €

€ € € €

€ €

3

4. Overzicht baten en lasten Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van de kosten van overhead, het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het verslagjaar ziet dit er als volgt uit:

2020

Baten

Lasten

Saldo

€ 4.186.248

€ -3.209.063

€

0

€ 4.614.301

€

1.151.120

€ -1. 15 1.120

Historische archieven 1)

€

Algemene dekkingsmiddelen 2)

€ 4.614.301

Overhead 3)

€

0

Heffing VPB 4)

€

Bedrag onvoorzien

€

0 € 0 €

Saldo van baten en lasten

977.185

0 € 0

€

0 0

€ 5.591.486

€ 5.337.368

€

254.118

Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves

€

€ 5.869.491

€ 500.000 € 5.837.368

€ €

-221.995

Resultaat

278.005

32.123

1) Historisch archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5.4 Musea. 2) Algemene dekkingsmiddelen Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen. 3) Overhead Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In de "Notitie overhead" van de ëommissie BBV is het begrip nader uitgewerkt. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken, Communicatie en Managementondersteuning tot overhead gerekend. Huisvesting die wordt gerekend tot de overhead betreft kantoorruimten, voor zover niet behorend tot een specifiek uitvoerende taak en daarmee tot een specifiek taakveld. 4) Heffing VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.

5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. In dit jaarverslag wordt inzicht gegeven in het vermogen van het Brabants Historisch Informatie Centrum om risico's op te vangen die niet in de jaarrekening zijn verwerkt. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak van het Brabants Historisch Informatie Centrum de gemeentelijke informatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het Brabants Historisch Informatie Centrum is er ook voor het verrichten van door de minister, de gemeenten en de waterschappen opgedragen taken.

4

Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Brabants Historisch Informatie Centrum nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, het ministerie van OCW en de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: • Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; • Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; • Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; • Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; • CAO aanpassingen; • Wachtgeld verplichtingen; • Verhogingen van de huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW; • Boekwaarde van het pand Grave is hoger dan de vastgestelde WOZ-waarde; • De onderliggende contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar; • Ontwikkeling en ingebruikname E-depot. Het weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2020 € 450.262. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling, inzake de resultaatbestemming en het kunnen vormen van een reserve. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. In de onderstaande tabel is de berekening van het weerstandsvermogen per 31 december 2019 en 2020 weergegeven:

31-12-2019 Algemene reserve

€

€

418.139

Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen

31-12-2020 418.139

9,3%

9,1%

Weerstandsvermogen Algemene reserve Nog te bestemmen rekeningresultaat

€ €

418.139

€

463.015

€ € €

44.876

418.139 32.123 450.262

EMU-saldo De berekening van het EMU-saldo geeft aan of er over het verslagjaar, in EMU-termen gezien, een overschot of een tekort is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt:

2019 EMU-saldo

€

962.000

2020

€

729.000

Kengetallen Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft een verplichte set van financiële kengetallen voor. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiële positie inzichtelijker te maken. Netto schuldquote*

2019

2020

0%

0%

Solvabiliteitsratio

19%

23%

Structurele exploitatieruimte

0,8%

0,2%

* Is gelijk aan de Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.

5

Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Brabants Historisch Informatie Centrum een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Desalniettemin is het cijfer hoger als gevolg van de aanwezige bestemmingsreserves. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. De structurele exploitatieruimte is positief. Dit sluit aan bij het positieve saldo van de jaarrekening 2020. In hoeverre dit feitelijk structureel doorwerkt naar de begroting 2021 analyseren we in 2021 bij de tussentijdse rapportages in 2021. Structurele ex~loitatiesaldi

€ Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves € € Waarvan incidentele baten en lasten (saldo)* € Saldo € Saldo van baten en lasten

2019 397.074 -352.198 44.876

0 44.876

2020

€ € € € €

254.118 -221.995 32.123 -20.000 12.123

* betreft incidentele verhuur depotruimte in 2020

6. Onderhoud kapitaalgoederen Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het BHIC. De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (voorheen Rijksgebouwendienst). Tot en met 2018 voerde het Rijksvastgoedbedrijf het onderhoud en de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekening van het BHIC. Per 1 januari 2019 is dit veranderd en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplan voor de komende 30 jaar (De Citadel), resp. 15 jaar (Grave) opgesteld.

7. Financiering T reasurybeleid Door het bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is dat ten aanzien van financieel beheer risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen wordt omgegaan. Het is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur leningen af te sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema In de "Notitie rente 2017" van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijze te bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld, dat inzicht geeft in de rentelasten van de externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening. Voor het begrotingsjaar geeft dit het volgende beeld:

6

Renteschema 2020 a.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

+/+

€ 61.608

b.

De externe rentebaten

-/-

€

10

Saldo rentelasten en rentebaten De rente die aan de grondexploitatie moet worden c 1. doorberekend De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld c2. moet worden toegerekend De rentebate van door verstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (=projectfinanciering), die cl. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

€

-/-

_,_

d2. Rente over voorzieningen

+/+ +/+

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente e.

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

f.

Renteresultaat op het taakveld Treasury

0

€ 61.598

-+/+ - -€- - - 0-

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente d 1. Rente over eigen vermogen

€

61.598

-/-

€ -61.598 € 0 € 0 €

0

€

0

€

0

€

0

Schatkistbankieren Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2020 wordt een bedrag van € 2.6n.5 l 9 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. In 2020 werd voldaan aan de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg in 2020 € 250.000. Het daadwerkelijk benutte drempelbedrag in 2020 bedroeg gemiddeld€ 144.552. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteiten verwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in de jaarrekening. Kasgeldlimiet en renterisiconorm De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en renterisiconorm zijn in het verslagjaar niet overschreden.

8. Bedrijfsvoering Algemeen en dagelijks bestuur De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur - waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezen door de 14 gemeenten en de 2 waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

7

De organisatie Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publiekstaken, Archieftaken en Middelen) en is onderverdeeld in clusters. Het cluster Klantenservice ontvangt en distribueert vragen (gesteld per brief, telefoon, email, mondeling) over de diverse clusters. Daarnaast ontvangt en verwijst het bezoekers door naar andere clusters. De toegankelijke originelen kunnen in de studiezaal door het publiek worden geraadpleegd. Het cluster Studiezaal zorgt voor deze dienstverlening. Het cluster /CT/ Facilitair ondersteunt de werkprocessen van alle clusters, die gebruik maken van diverse geautomatiseerde systemen en het cluster verzorgt daarnaast het technisch gebouwenbeheer. Het Projectenbureau draagt zorg voor de optimalisering van dit proces. Daarnaast is het verantwoordelijk voor productontwikkeling. Het cluster Inhoudelijk beheer zorgt voor het toegankelijk maken van informatie via inventarissen, indexen en databases. Het cluster Materieel beheer/ E-depot bewerkt informatiedragers zodanig dat deze opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft. Het cluster Relatiebeheer/ Inspectie is de schakel tussen het BHIC en de archiefvormers (gemeenten, overheidsinstellingen) die de informatiedragers aanleveren. Het cluster Middelen ondersteunt de werkprocessen van alle clusters op het gebied van organisatie, huisvesting, financiën en personeel.

Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum geeft het volgende beeld:

Directie

1

1

Ondernemingsraad

1

Middelen

1

1

1

Vertrouwenspersoon 1

1

Projecten bureau

Klantenservice

Studiezaal

Publiekstaken

ICT/ Facilitair

Archieftaken 1

Inhoudelijk beheer

1

Materieel beheer/ Edepot

Relatiebeheer/ Inspectie

Maatschai;n>elijk verantwoord ondernemen Het wordt steeds belangrijker als organisatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. 15026000 is een internationale richtlijn die maatschappelijk verantwoord ondernemen beschrijft vanuit zeven basisprincipes. Het BHIC onderschrijft de richtlijn en voert deze naar eer en geweten uit.

8

9. Rechtmatigheid In de "Regeling Brabants Historisch Centrum" is opgenomen dat jaarlijks een financieel verslag wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid. Het algemeen bestuur wordt gevraagd regels vast te stellen met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, kasbeheer, boekhouding, ontvangsten en betalingen. Daarnaast worden regels opgesteld met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Het gaat om rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Dit begrip is minder omvattend dan het juridische begrip. Bij rechtmatigheid moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving. De afspraken zijn vastgelegd in de regeling "Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB)". Hierin zijn de belangrijkste middelen en maatregelen voor realisatie van een adequate en betrouwbare administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) bij het Brabants Historisch Informatie Centrum beschreven.

Bij AO/IB gaat het om het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens. Een administratieve organisatie en interne beheersing zijn gericht op de informatieverstrekking voor de dagelijks bedrijfsvoering, het kunnen functioneren en beheersen van de organisatie en het hierover verantwoording af kunnen !eggen. Er is inzicht in hoe de processen lopen, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden {functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Nadere afspraken en uitwerkingen van/over administratief-organisatorische aspecten behoren ook tot de AO/IB van een organisatie. Hiertoe zijn autorisatietabellen opgesteld. Ten slotte wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Voor de beoordeling van de rechtmatigheid zijn door het Hoofd Middelen interne controles uitgevoerd op werking van de AO/IB in het 1e kwartaal (week 17), het 2e kwartaal (week 31 ), het 3e kwartaal (week 45) en het 4e kwartaal (week 2). Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van het "Werkprogramma interne audit". Dit werkprogramma bevat systeemgerichte en gegevensgerichte controles, waarmee de werking van procedures wordt getoetst.

Indien uit de controles blijkt dat er een fout in een procedure zit, wordt deze hersteld. Er zijn bij de uitgevoerde interne controles geen bijzonderheden van materiële betekenis geconstateerd.

10. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft één verbonden partij, te weten de Vereniging Van Eigenaren Zuid-Oester. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de gemeente Grave en woningbouwcorporatie Mooiland Maasland vertegenwoordigd. Deze vereniging is opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand aan de Arnoud van Gelderweg in Grave.

9

Omvang van het eigen vermo en Omvang van het vreemd verm en Financieel resultaat 1

Grave, Arnoud van Gelderw Beheer en onderhoud van het kantoor and voor de ezamenlïke ei enaren. Op 1 januari 2020 en op 31 december 2020: het BHIC participeert voor 11%, Gemeente Grave voor 39% en Mooiland Maasland voor 50%. Eigen vermogen 1-1-2020: € 0 Ei en vermo en 31-12-2020: € 0 Vreemd vermogen 1-1-2020: € 145.755 (Totaal Reservefonds Vve). Vreemd vermo en 31-12-2020: € 182.815 otaal Reservefonds Vve . Totaal resultaat 2020: € 10.649 negatief (totaal resultaat 2019: € 488 positief). Aandeel BHIC bedraagt E ! . 171. Na toerekening van ieders aandeel sluit de "aarlïkse ex loitatie zonder saldo.

1 1. Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsplaats: Rechtsvorm locaties:

: Brabants Historisch Informatie Centrum : 's-Hertogenbosch : Openbaar Lichaam, volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen : 's-Hertogenbosch, Grave

Doe/stellingen Het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen.

Samenstelling directie De directie is tot en met 31 maart 2020 gevoerd door de heer drs. R.C. Bastiaanse. Per 1 april 2020 wordt de directie gevoerd door de heer J.C. Kriek. De directeur valt onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening. De totale bezoldiging ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

Samenstelling Algemeen bestuur Naam De heer drs. P.LB.A van Geel De heer prof. dr. H.C. Bunt Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer drs. H.A.G. Hellegers De heer R.J. van de Mortel De heer mr. J.C.M. Pommer De heer A.M.H. Roolvink MSc Mevrouw E.H.T. Stravens

Woonplaats Helmond Eindhoven Bergen op Zoom Uden Vught Sint-Michielsgestel Grave Steensel

Functie Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid

De bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevens van deze jaarrekening. De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

10

12. Besluit Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit tot: 1.

het vaststellen van de jaarrekening 2020 in zijn vergadering van 9 april 2021, met een batig saldo van € 32.123;

2. a. een bedrag van € 32.123 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot-infrastructuur;

b.

een bedrag van € 45.125 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot-infrastructuur;

c. een bedrag van € 90.820 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot-uitvoering; d. een bedrag van € 54.322 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum; e. een bedrag van € 87.738 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie; f.

een bedrag van € 100.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot-uitvoering;

g. een bedrag van € 200.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve De Citadel; h. een bedrag van € 100.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Genealogisch centrum; i.

een bedrag van € 100.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie;

j.

in te stemmen, in het kader van rechtmatigheid, met de begrotingsoverschrijdingen en onderschrijdingen op rubrieksniveau.

k.

te verklaren dat de voorzieningen voor, onder oud en instandhouding van voldoende omvang zijn voor de bekostiging van het toe mstig o derhoud en instandhouding, op basis van een recent beheerplan.

Il

111 Jaarrekening 111.1 Balans per 3 1 december 2020

31-12-2019

31-12-2020

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

€ 2.332.924

€ 2.182.255

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden

€

€

624

€

475

Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

€ €

828

0

€ €

1.873

€

0 475

1.873

Liquide middelen

€ 2.153.598

€ 2.746.404

Overlopende activa

€

€

Totaal vaste activa

232.825

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat

€ 5.168.674

€ 4.722.048

31-12-2019

€ 418.139 € 452.443 € 44.876

238.916

31-12-2020

€ 418.139 € 719.314 € 32.123 €

915.458

€ 1.169.576

Voorzieningen

€ 1.404.399

€ 1.789.174

Vaste schulden looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken

€ 1.540.000

€ 1.430.000

VLOTTENDE PASSIVA Vlottende schulden looptijd < 1 jaar Overige schulden

€

689.438

€

482.940

Overlopende passiva

€

172.753

€

296.984

Totaal vaste passiva

€ 4.722.048

€ 5.168.674

Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk 111 paragraaf 5 op pagina 18.

12

111.2 Resultatenrekening over 2020

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2019

2020

2020

€ 2.820.472

€ 2.868.800

€ €

1.507.300 182.600 € 604.798 € 292.890 Totaal baten € 5.408.060

€ 1.541.700 € 186.700 € 618.600 € 240.600 € 5.456.400

€ 2.885.901 € 1.541.700 € 186.700 € 623.832

€ 2.853.571 213.592 € € 1.107.418 € 225.739 273.167 € 23.403 € 248.065 € € 0 € 66.031

€ 2.975.100 € 205.100 € 1.168.300 € 243.800 € 308.500 24.000 € € 190.100 € 0 € 61.500

€ 2.996.638 € 240.615 € 1.223.995 € 243.121 € 335.871 € 16.414 € 219.106 € 0 € 61.598

Totaal lasten € 5.010.986

€ 5.176.400

€ 5.337.358

397.074

€

€

€

-500.000

€ -500.000

€ -500.000

€

147.802

€

220.000

€

278.005

Gerealiseerde resultaat €

44.876

€

0

€

32.123

Baten Bijdrage Rijksoverheid Bijdrage Gemeenten Bijdrage Waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Overige bedrijfsopbrengsten

€ 353.343 € 5.591.476

Lasten Personeelskosten Afschrijvingen materiële vaste activa Huisvestingskosten Organisatiekosten Collectiebeheer Dienstverlening Publieksbereik Diverse baten en lasten Financiële baten en lasten

Totaal saldo van baten en lasten €

280.000

254.118

Toevoegingen reserves en fondsen Bestemmingsreserves

Onttrekkingen reserves en fondsen Bestemmingsreserves

Voor een nadere toelichting op de resultatenrekening wordt verwezen naar hoofdstuk 111 paragraaf 6 op pagina 25.

13

111.3 Kasstroomoverzicht

Kasstroom uit operationele activiteiten

31-12-2019 € €

Gerealiseerde resultaat Aanpassingen voor: - afschrijvingen - mutaties bestemmingsreserves - mutaties bestemmingsfondsen - mutaties voorzieningen

31- 12-2020

€

€

44.876 213.592 352.198 0 1.247.186

32. 123 240.615 221.995 0 384.775

1.812.976 Veranderingen in werkkapitaal: - voorraden - uitzettingen looptijd < 1 jaar - overlopende activa - netto vlottende schulden < 1 jaar - overlopende passiva

226 156 15.708 243.885 -89.644

Totaal kasstroom uit operationele activiteiten

847.385 204 1.398 -6.091 -206.498 124.231

!70.33 !

-86.756

2.028.183

792.752

Kasstroom uit lnvesterin1Hctiviteiten Investeringen materiële vaste activa Mutatie leningen u/g

-220.928 0

Totaal kasstroom uit investeringsactiviteiten