bijlage 3 Jaarverslag 2020

Het beroep van leerkracht minder individualistisch te maken en meer in te zetten op samenwerking en differentiatie. De focus te leggen op de corebusiness van leerkrachten: onderwijs verzorgen afgestemd op de onderwijsbehoeften van leerlingen. Het percentage lesgebonden uren van leerkrachten te verlagen. Het creëren van een professionele cultuur met gedeeld leiderschap.

Verbeteren van de professionele cultuur In een professionele schoolorganisatie gaan de ontwikkeling van onderwijs en personeel hand in hand. Strategisch HRM-beleid zorgt ervoor dat niet alleen leerlingen, maar ook leraren en schoolleiders leren. Binnen het onderzoek van DUO worden zes dimensies van professionaliteit onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Een duidelijke visie van de directie met draagvlak onder de medewerkers Professionele besluitvorming Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling Open cultuur met ruimte voor feedback De leerling staat centraal Eigenaarschap medewerkers

Ad 1. Duidelijke visie In 2020 is het schoolplan 2020-2024 vastgesteld met instemming van de MR en RvT. Het is de verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder om samen met de adjunct-directeur, de bouwcoördinatoren, de intern28

Stichting VOS

begeleider, de specialisten en alle anderen binnen het team de komende jaren de uitgezette koers vast te houden en de gestelde doelen te behalen. Ad 2. Professionele besluitvorming In september 2020 is de rol van de bouwcoördinatoren verbreed. Ze maken vanaf dat moment vast deel uit van het MT en verkleinen daarmee de afstand tussen de directie en de rest van het team. Op die manier kunnen in het MT de voor- en nadelen van belangrijke besluiten tegen elkaar worden afgewogen waardoor de directie sneller een weloverwogen besluit kan nemen. Hiertoe zijn de bouwcoördinatoren een dagdeel per week uit geroosterd en vind er wekelijks MT-overleg plaats. Ad 3. Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling Het is belangrijk dat je je als professional in het onderwijs blijft ontwikkelen zodat je werk van een kwalitatief hoog niveau blijft. Dat is voor jezelf belangrijk, maar zeer zeker ook voor de kinderen. Ieder kind verdient immers het best mogelijke onderwijs. Op de VOS hebben we in 2020 ondanks alle corona maatregelen de scholing op teamniveau online voortgezet. Daarnaast hebben leerkrachten ook individueel online trainingen gevolgd. Alleen coaching op de werkvloer was helaas niet mogelijk. Ad 4.

Open cultuur met ruimte voor feedback Het was de bedoeling om in 2020 op teamniveau aan de slag te gaan met formatieve feedback, maar dit is een techniek die zich, zeker in de opstartversie, niet leent voor online toepassing. Om die reden is de start van dit traject noodgedwongen uitgesteld tot 2021 Ad 5. De leerling staat centraal Bij de VOS staat de leerling centraal, dat is waar het om draait. Onze doelstelling is om iedere leerling in 8 jaar tijd zover mogelijk te brengen in zijn of haar ontwikkeling. Hierbij is het van belang om kritisch te kijken naar het resultaat van ons handelen. Niet alleen op het niveau van de individuele leerling, maar ook op het niveau van de groep en de school. In 2020 zijn we gestart met het werken met blokplanningen. Dit traject om meer handelingsgericht te werken aan onderwijsdoelen loopt de komende jaren door. Ad 6. Eigenaarschap Alle medewerkers van onze school willen graag hun verantwoordelijkheid nemen, maar in 2019 was het nog niet voor alle rollen binnen de school helder waar die verantwoordelijkheid begint en eindigt. Wat mag je bijvoorbeeld van een specialist verwachten en waar kan je een bouwcoördinator op aanspreken? In 2020 hebben we samen gaandeweg de rollen verduidelijkt, maar de komende jaren zal dit aandacht blijven vragen.

Taakbeleid In 2020 is door de directeur-bestuurder een concept werkverdelingsplan opgesteld, dat vervolgens ter instemming is voorgelegd aan de PMR. Bij de werkverdeling was het uitgangspunt dat een voltijdsmedewerker 1659 uur kan worden ingezet. De 40-urige werkweek is sinds het schooljaar 2019-2020 geen factor meer in de werkverdeling, maar wordt alleen nog maar gebruikt voor de vaststelling van de werktijdfactor, het salaris en verlof. Na vaststelling van het werkverdelingsplan zijn de persoonlijke normjaartaken opgesteld. Zoals eerder aangegeven worden met ingang van het schooljaar 2021-2022 de lesgebonden uren van leerkrachten verlaagd zodat er meer tijd kan worden gestoken in op maat ondersteuning van leerlingen met als doel de vertraagde ontwikkeling ten gevolge van corona in te lopen. Behouden en aantrekken van personeel Gezien de krapte op de onderwijsarbeidsmarkt is het van belang om expliciet aandacht te besteden aan het behouden en aantrekken van personeel. Een goed kwalitatief personeelsbestand vergroot de arbeidsvreugde binnen de organisatie en laat het gevoel van werkdruk afnemen. Ook in 2020 had de VOS nog meer dan 29

Stichting VOS

voldoende medewerkers om alle groepen te bemensen en extra ondersteuning te realiseren, maar om dit ook in de toekomt te kunnen garanderen is het van belang om nu te handelen. Behouden van personeel Goed werkgeverschap is essentieel wanneer je medewerkers wilt behouden. Op de VOS wordt goed werkgeverschap vorm gegeven door tegemoet te komen aan de drie basisbehoeften van ieder mens: relatie, competentie en autonomie. Door te investeren in deze basisbehoeften ontstaat intrinsieke motivatie en dit is een belangrijk - zo niet het belangrijkste - basiselement van ontwikkeling en werkplezier. Aantrekken van personeel Stichting de VOS heeft ten aanzien van het aantrekken van kwalitatief goed personeel 3 belangrijke pijlers: 1.

Stagiaires OP en OOP Al vele jaren zijn er bij ons op school stagiaires OP en OOP werkzaam en met veel succes. Meer dan de helft van het huidige personeelsbestand is ooit als stagaire op obs de VOS begonnen. De komende jaren wordt deze lijn voortgezet.

2.

Mond-tot-mondreclame Positieve mond-tot-mondreclame is in een krappe arbeidsmarkt de beste manier om je te onderscheiden van andere scholen en personeel te werven. Op een advertentie op een vacaturesite komen nauwelijks nog reacties terwijl het delen van je vacature door eigen medewerkers op sociale media vaak nog wel succesvol is.

•

Gecalculeerde risico’s op basis van planning Wanneer een potentieel goed teamlid zich aandient middels bijvoorbeeld een open sollicitatie, maar er is op dat moment geen vacatureruimte dan kiezen we er toch voor om iemand aan te nemen als uit de meerjaren persneelsplanning blijkt dat er binnen een te overziene periode door natuurlijk verloop vacatureruimte gaat ontstaan. Op die manier nemen we een gecalculeerd financieel risico aan de ene kant en zorgen we voor een goed kwalitatief personeelsbestand aan de andere kant.

4.3 Huisvesting en duurzaamheid Goed onderwijs heeft een relatie met de kwaliteit van de onderwijshuisvesting. Een goed gebouw is geen garantie voor goed onderwijs, maar een slecht gebouw kan goed onderwijs wel moeilijk maken. Huisvesting Rol gemeente en schoolbestuur De gemeente heeft een wettelijke plicht om zorg te dragen voor de onderwijshuisvesting voor het primair onderwijs. Om de gewenste kwaliteit van de onderwijshuisvesting te realiseren heeft de gemeente Voorschoten in samenspraak met de schoolbesturen een concept integraal huisvestingsplan (IHP) 2020-2035 opgesteld. Hiermee kan de gemeente de investeringen voor de onderwijshuisvesting voor het primair onderwijs voor meerdere jaren bepalen en borgen dat er voldoende ruimte op scholen beschikbaar is om elk kind een plek op een school aan te bieden. In 2020 is dit plan door de raad vastgesteld. De gemeente Voorschoten is momenteel eigenaar van beide gebouwen van Stichting VOS, maar ze wil deze graag overdragen aan de stichting. Om te kunnen vaststellen of en op welke wijze overdracht kan plaatsvinden is eind 2020 een start gemaakt met een onderzoek op welke wijze dit kan plaatsvinden. Welke knelpunten liggen er, hoe kunnen die worden opgelost en wie is daar (financieel) verantwoordelijk voor? 30

Stichting VOS

Het is van belang dat dit onderzoek in 2021 wordt afgerond en er duidelijkheid komt mede omdat de hoogte van de signaleringswaardes van de onderwijsreserves in grote mate worden bepaald door de waarde van de gebouwen. Huidige situatie m.b.t. het schoolgebouw aan de Ter Lips • Stichting VOS huurt deel van het gebouw (9 lokalen en een speelzaal), andere deel wordt verhuurd aan BSO/KDV. • De met de gemeente afgesproken huurprijs is inclusief schoonmaak, gas, water en elektra. • De gemeente is verantwoordelijk voor het buiten onderhoud, Stichting VOS voor het onderhoud van het gehuurde deel binnen voor zover het geen grote bouwtechnische ingrepen betreft. Voor 2021 staat er een verbouwing gepland voor de benedenverdieping. Na 16 jaar is het tijd om de boel weer eens op te frissen. Hierbij is de hulp ingeroepen van een interieurarchitect. • De gemeente is verantwoordelijk voor de ondergrond/bestrating van de speelplaats, Stichting VOS voor de speeltoestellen op het eigen deel van de speelplaats. Er is ook een deel voor de BSO/ KDV. • Knelpunten bij de overdracht van het gebouw zijn onder meer: - Doordat de buitenkant van het gebouw met hout is bedekt is het pand erg onderhoudsgevoelig. - De functionele scheiding van het gebouw met de er naast gelegen BSO/KDV. Zo maakt de BSO/KDV bijvoorbeeld gebruik van het toilet van de school. Huidige situatie m.b.t.

het schoolgebouw aan de Multatulilaan • Stichting VOS gebruikt een deel van het gebouw (10 lokalen en een speelzaal), de inpandige gymzaal is in beheer van Sportfondsen. • Gas, elektriciteit, water en het binnen en buiten onderhoud (incl. speelplaats) zijn voor rekening van Stichting VOS. Met Sportfondsen zijn afspraken gemaakt over onderling verrekenen van gas, water en elektra, want Sportfondsen zit niet op een aparte meter. Er wordt niet apart nog huur betaald. • Een deel van het buitenonderhoud is voor kosten van Sportfondsen (zijkant en deel achterkant). • Knelpunt bij de overdracht van het gebouw is onder meer: De functionele scheiding van het gebouw met de inpandige gymzaal beheerd door Sportfondsen. Zo is er bijvoorbeeld voor de gymzaal geen aparte ingang, brandmeldsysteem en energiemeter. Duurzaamheid Er zijn en worden van overheidswege steeds meer eisen en richtlijnen ontwikkeld voor de duurzaamheid van schoolgebouwen. Zo is op 1 juli 2019 is de Informatieplicht Energiebesparing (Activiteitenbesluit) in werking getreden. Ook de VOS valt onder de wet- en regelgeving van het Activiteitenbesluit als organisatie met een jaarlijks energieverbruik van meer dan 50.000 kWh stroom of meer dan 25.000 m³ aardgas. Dit houdt in dat we verplicht zijn alle energiebesparende maatregelen te nemen die zich binnen 5 jaar terugverdienen.

Dit hebben we voor 1 juli 2019 aangetoond en gerapporteerd via het online portaal van RVO aan de hand van de erkende maatregelenlijst (EML). Onderstaand een overzicht van de te nemen maatregelen naar aanleiding van de EML. In het verleden is de keuze gemaakt om de verlichting gaandeweg te vervangen door LED-verlichting, maar inmiddels is het besluit genomen om in 2021 alle verlichting in 1x te vervangen.

31

Stichting VOS

4.4 Privacy en AVG Eind 2020 heeft Stichting VOS via Privaty een functionaris gegevensbescherming (FG) ingehuurd. Daarvoor had de stichting een FG via OHM. Privaty heeft de werkzaamheden van OHM aangaande de AVG op hun verzoek eind 2020 overgenomen. Er zijn in 2020 geen beveiligingsincidenten gemeld. In afstemming met de nieuwe FG worden alle AVG-gerelateerde documenten van de VOS doorgenomen en waar nodig bijgesteld. In 2020 is hier een start mee gemaakt. In 2021 zal dit worden afgerond.

32

Stichting VOS

5. Financieën 5.1 Verkorte resultatenrekening 2020 Realisatie

Begroot

Realisatie

Verkorte resultatenrekening (x € 1.000)

2020

2020

2019

Ministerie OCW

2593

2541

2568

Overige overheidsbijdragen

13

10

16

Overige baten

8

26

33

Totaal baten

2614

2577

2617

Personele lasten

2135

2105

1957

Afschrijvingen

67

67

51

Huisvestingslasten

203

182

181

Overige instellingslasten

266

246

253

0

0

0

2671

2600

2442

-57

-23

175

Financiële baten

0

3

0

Financiële lasten

0

0

0

Exploitatieresultaat

-57

-20

175

Realisatie

Begroot

Realisatie

Doorbetalingen aan schoolbesturen Totaal lasten Saldo baten en lasten

Kengetallen (baten en lasten)

2020

2020

2019

Personele lasten in % van totale lasten

79,9%

81,0%

80,1%

Verhouding rijksbijdrage / totale baten

99,2%

98,6%

98,1%

Resultaat in % van totale baten

-2,2%

-0,8%

6,7%

Mutaties

Expl 2020

In % van

Expl 2020

In % van

Baten en lasten 2020

Bgr 2020

bgr 2020

Expl 2019

expl 2019

Ministerie OCW

52 (v)

2%

25 (v)

1%

Overige overheidsbijdragen

3 (v)

30%

-3 (n)

-19%

Overige baten

-18 (n)

-69%

-25 (n)

-76%

Totaal baten

37 (v)

1%

-3 (n)

0%

Personele lasten

30 (n)

1%

178 (n)

9%

Afschrijvingen

0 (n)

0%

16 (n)

31%

Huisvestingslasten

21 (n)

12%

22 (n)

12%

Overige instellingslasten

20 (n)

8%

13 (n)

5%

Doorbetalingen aan schoolbesturen

0

0%

0

0%

Totaal lasten

71 (n)

3%

229 (n)

9%

Financiële baten

-3 (n)

13%

0 (n)

0%

Exploitatieresultaat

-37 (n) 33

-232 (n)

Stichting VOS

De financiële positie van de Stichting en de ontwikkelingen in 2020 ten opzichte van het boekjaar 2019 treft u aan in voorgaand overzicht. De opgenomen gegevens zijn ontleend aan de jaarrekening 2020. Het negatieve exploitatieresultaat van 2020 is -€56.812. In de begroting van 2020 was uitgegaan van een negatief resultaat van -€19.813. Het verschil tussen het gerealiseerde en begrote resultaat wordt veroorzaakt door de volgende factoren: 1.

De baten zijn €36.500 hoger uitgevallen dan begroot. De rijksbijdragen vielen €52.000 hoger uit dan verwacht vanwege extra betalingen voortvloeiend uit de in januari 2020 vastgestelde cao PO. De gemeentelijke subsidie voor de vakleerkracht lichamelijke opvoeding was €3000,- hoger dan onder de noemer overige overheidsbijdragen en subsidies was opgenomen in de begroting. De overige baten vielen €18.500 lager uit dan begroot. De lagere inkomsten zijn het gevolg van het niet in rekening brengen van schoolreisjes en het groep 8 kamp bij ouders, omdat deze activiteiten in 2020 vanwege COVID-19 zijn geannuleerd of in aangepaste vorm hebben plaatsgevonden.

2.

De lasten zijn in totaal €76.000 hoger uitgevallen dan begroot. De personele lasten vielen €30.000 hoger uit dan begroot o.a. doordat: • de loonkosten van het personeel een kleine €60.000 hoger uitvielen dan begroot vanwege de eenmalige uitkering in februari 2020* • de kosten voor de inhuur van personeel €47.500 hoger uitvielen vanwege de inhuur van een intern begeleider bij het HCO voor de periode van 1 januari 2020 tot 1 mei 2020; • er €22.500 minder kosten gemaakt zijn voor scholing en opleiding van personeel, omdat vanwege COVID-19 veel trainingen zijn geannuleerd of uitgesteld; • er €50.000 was gereserveerd onder de noemer kwaliteit en projecten, maar deze kosten zijn niet gemaakt omdat er vanwege de coronamaatregels geen projecten konden plaatsvinden. Er is aan huisvestingslasten €25.000 meer uitgegeven dan begroot. Het betreft hier niet gepland maar wel noodzakelijk onderhoud aan de speeltoestellen op de speelpleinen van beide locaties. Verder lagen de kosten voor administratie, beheer en bestuur €16.000 hoger dan verwacht, omdat de contracten met externe ondersteuners hoger uitvielen dan vooraf ingeschat. En er is €17.500 meer besteed aan Inventaris, apparatuur en leermiddelen, omdat er vanwege de sluiting van de school meer digitale onderwijsleermiddelen zijn aangeschaft waarmee de leerlingen thuis online aan de slag konden.

Tot slot lagen de overige lasten €14.500 lager dan begroot, omdat vanwege COVID-19 de schoolreisjes zijn geannuleerd en het afscheid van groep 8 in zeer afgeslankte vorm heeft plaatsgevonden.

* Een groot deel van de in 2019 ontvangen nabetalingen en convenantsgelden was bedoeld voor de bekostiging van de in de CAO afgesproken eenmalige uitkering in februari 2020. Aangezien de stichting de gelden reeds in 2019 heeft ontvangen, maar pas in 2020 kon uitgeven is het benodigde bedrag voor de eenmalige uitkering, te weten €59.796, in 2019 opgenomen als bestemmingsreserve. Om die reden bestemt het bestuur het exploitatieresultaat over het jaar 2020 aan deze bestemmingsreserve. De beschikbare middelen zijn in 2020 door Stichting VOS doelmatig besteed. De overheidsbekostiging is zo besteed dat deze adequaat ten goede kwam aan de eigen ambities rond effectief onderwijs en de ontwikkeling van alle leerlingen rekening houdend met de gegeven omstandigheden ten gevolge van de COVID-19 pandemie. 34

Stichting VOS

Prestatiebox Schoolbesturen ontvangen in de lumpsumbekostiging ook een bedrag voor de zogenoemde prestatiebox. Deze bekostiging is bedoeld voor: 1. 2. 3. 4.

talentontwikkeling door uitdagend onderwijs een brede aanpak voor duurzame onderwijsverbetering professionele scholen doorgaande ontwikkellijnen

Stichting VOS heeft in 2020 in totaal een bedrag van € 91.085 ontvangen voor de zogenoemde prestatiebox. Deze gelden zijn in 2020 ingezet ten behoeve van bovenstaande actielijnen door extra te investeren in ICT en passend onderwijs voor ieder leerling door middel van de inzet van onderwijsassistenten binnen en buiten de groep. Deze lijn wordt de komende jaren doorgezet.

5.2 Treasury Stichting VOS beheert de beschikbare overheidsmiddelen op zodanige wijze dat zowel de liquiditeit als de solvabiliteit voldoende zijn gewaarborgd. Het treasurybeleid maakt onderdeel uit van het financiële beleid en vindt plaats binnen de kaders van de wettelijke regelingen. Hiertoe is een treasurystatuut opgesteld.

5.3 Verkorte balans 2020 Op de volgende pagina is een verkorte balans 2020 opgenomen. Duidelijk is dat Stichting VOS financieel gezond is en zowel op de korte als langere termijn aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Op basis van de in de tabel opgenomen kengetallen kan worden berekend dat het normatief eigen vermogen van Stichting VOS conform de nieuwe signaleringswaardes van de onderwijsinspectie €637.000 is, maar op dit moment liggen de publieke reserves €733.000 hoger dan deze signaleringswaarde. In hoofdstuk 6.1.2. wordt nader toegelicht op welke wijze stichting VOS de komende jaren haar bovenmatige reserves wil gaan afbouwen. De in de balans opgenomen cijfers worden nader toegelicht in hoofdstuk 6 onder het kopje Toelichting verkorte meerjarige balans.

Verkorte balans (x € 1.000)

Balans

Balans

31-12-2020

31-12-2019

344

308

Activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa

27

31

Vorderingen

149

156

Liquide middelen

1.509

1.516

Totaal

2.029

2.011

Eigen vermogen

1.414

1.470

Voorzieningen

374

321

Schulden lang

0

0

Schulden kort

241

221

2.029

2.011

Passiva

Totaal 35

Stichting VOS

Mutaties

Toename (t)

31-12-2020

afname (a)

31-12-2019

Materiële vaste activa

(t)

36

Financiële vaste activa

(a)

-4

Vorderingen

(a)

-7

Liquide middelen

(a)

-7

Totaal

(t)

18

Eigen vermogen

(a)

-56

Voorzieningen

(t)

54

Schulden lang

(t)

0

Schulden kort

(t)

20

Totaal

(t)

18

Kengetallen

2020

2019

Streefwaarde

Liquiditeit

6,88

7,59

> 1,0

Solvabiliteit (excl. voorzieningen)

0,70

0,73

> 0,3

Solvabiliteit (incl. voorzieningen)

0,88

0,89

> 0,4

Rentabiliteit

-2,17%

6,7%

0%

Weerstandsvermogen

40,91%

44,43%

> 5%

Huisvestingsratio

7,74%

7,58%

< 10%

Personele lasten / totale lasten

79,94%

80,13%

85%

Materiële lasten / totale lasten

20,06%

19,87%

15%

Signaleringswaarde eigen vermogen

2020

Totaal eigen vermogen

1.413.679

Privaat eigen vermogen

41.398

Feitelijk eigen vermogen

1.372.281

Normatief eigen vermogen

637.240

Mogelijk bovenmatig eigen vermogen

735.041

Ratio eigen vermogen

2,15

5.4 Allocatie van middelen Stichting VOS is een eenpitter met 2 locaties. Beide locaties hebben hetzelfde brinnummer en worden aangestuurd door dezelfde directeur-bestuurder. Naast de directeur-bestuurder zijn er geen andere medewerkers in dienst van Stichting VOS. Alle beschikbare middelen worden ingezet ten behoeve van de school. De allocatie van middelen speelt derhalve geen rol binnen Stichting VOS.

5.5 Onderwijsachterstandsmiddelen Gezien de huidige leerlingpopulatie heeft Stichting VOS in 2020 geen onderwijsachterstandsmiddelen ontvangen.

36

Stichting VOS

5.6 Corona In 2020 heeft de stichting geen extra geldelijke middelen ontvangen voor inhaal- en/of ondersteuningsprogramma’s waarmee door COVID-19 opgelopen onderwijsvertraging kan worden ingehaald. Dat wil echter niet zeggen dat er vanwege corona geen extra stappen zijn gezet. Gedurende de (gedeeltelijke) sluiting van de school heeft de school uit eigen middelen huiswerkbegeleiding ingekocht voor kwetsbare leerlingen die thuis onvoldoende tot leren kwamen. Verder heeft de pandemie gezorgd voor een flinke versnelling op ICT-gebied. Dit geldt niet alleen voor het aantal beschikbare devices en online programma’s, maar zeer zeker ook voor de vaardigheden van het team op het gebied van online lesgeven en vergaderen/overleggen. Corona en ICT In de laatste maanden voor de zomervakantie van 2020 is het gebruik van ICT op de VOS in een stroomversnelling geraakt vanwege COVID-19 maatregels. Dit heeft ondanks de gegeven situatie veel goeds gebracht. Zo is bijvoorbeeld de invoering van het werken met de Snappet in groep 5 versneld en het overleg tussen collega’s van de 2 locaties laagdrempeliger geworden doordat teamleden online gingen overleggen. Als stichting hebben we echter tijdens de eerste lockdown ook gemerkt dat het ons ontbrak aan een platform waar we makkelijk en overzichtelijk informatie en lesstof met ouders en leerlingen konden delen.

Bij een onverhoopte 2e schoolsluiting wilden we dat anders aanpakken en daarnaast vonden we het überhaupt fijn om over een dusdanig platform te beschikken of we nu wel dan niet nog een keer dicht moesten. Om die reden heeft het bestuur met goedkeuring van de RvT in juli 2020 extra geïnvesteerd in ICT bovenop het bedrag dat hiertoe al was opgenomen in de begroting. De extra investering die in de komende 5 jaar wordt afgeschreven bestaat uit het volgende: •

•

• •

Voor groep 3 en 4 op beide locaties zijn er per groep 10 laptops aangeschaft waar de kinderen om beurten in de klas of op de gang op kunnen werken. De reeds verouderde vaste computers hoeven daardoor niet meer te worden vervangen. Voor groep 5 t/m 8 op beide locaties is er voor alle leerlingen een eigen laptop aangeschaft waarmee ze onder meer op Snappet kunnen werken. Daarmee is de huur van de Snappet devices komen te vervallen en de verouderde vaste computers hoeven niet meer te worden vervangen. Kinderen krijgen in groep 5 een laptop tot hun beschikking die ze t/m groep 8 houden. Ze zijn verantwoordelijk voor de laptop en mogen deze ook lenen (als ouders hiervoor tekenen) wanneer ze verplicht in quarantaine moeten of wanneer de school moet sluiten. Voor groep 5 t/m 8 op beide locaties is een eigen oplaadkast gekocht die overdag in de klas kan staan en aan het einde van de dag in een afgesloten ruimte kan worden gezet. Groep 3 en 4 delen een kast. Voor alle kinderen vanaf groep 3 is een eigen office account aangemaakt. Dit maakt het mogelijk om tijdens een verplichte quarantaine of sluiting van de school via TEAMS met de kinderen in gesprek te gaan in plaats van via het mindere veilige programma ZOOM.

Bovendien kunnen: - de kinderen met een eigen office account een digitaal portfolio opbouwen van groep 3 t/m 8; - leerlingen thuis en op school aan hun documenten werken (werkstukken, presentaties e.d.) zonder het gebruik van usb-sticks; - leerkrachten een omgeving voor hun groep aanmaken in TEAMS waar zowel de leerkracht als de leerlingen informatie en schoolwerk kunnen delen.

Tijdens de 2e lockdown vanaf december 2020 is bovenstaande investering een succes gebleken. Alle leerlingen uit groep 5 t/m 8 konden thuis aan de slag op hun laptop van school en voor de leerlingen uit groep 3 en 4 hadden we voldoende reserve laptops beschikbaar die ze konden lenen. Het contact met ouders en leerlingen verliep makkelijk en vlot via TEAMS. Zelfs zo goed dat we ook in de toekomst wanneer corona niet langer het onderwijs dicteert gebruik zullen blijven maken van de mogelijkheden die TEAMS ons biedt 37

Stichting VOS

6. Toekomst en continuïteit 6.1 Gegevensset (A) A1. Gegevens personele bezetting en leerlingen Leerlingenaantallen Teneinde inzicht te krijgen in de ontwikkeling van de leerlingenaantallen heeft de gemeente Voorschoten in november 2019 ten behoeve van het integraal huisvestingsplan (IHP) Postmus Advies gevraagd prognoses op te stellen voor alle basisscholen in Voorschoten. De prognoses zijn gebaseerd op de telgegevens tot en met 1 oktober 2019 en opgesteld voor de korte en lange termijn. De leerlingenprognoses van Postmus Advies voor het basisonderwijs geven aan dat het aantal leerlingen voor Voorschoten als geheel tot aan 2035 daalt met een kleine 3%. Onze locatie aan de Ter Lips wijkt hier met een daling van 4,5% negatief van af terwijl onze locatie aan de Multatulilaan juist een positiever beeld laat zien met een groei van 4%. Voor de school als geheel laten de prognoses een redelijk stabiel beeld zien over de jaren met kleine fluctuaties die naar verwachting goed opgevangen kunnen worden binnen de lopende financiële en personele begrotingen. Onderstaande tabel geeft een beeld van de ontwikkeling van het leerlingenaantal op onze school op basis van het beeld dat de prognoses van Postmus Advies laat zien. Het weergegeven leerlingenaantal per jaar betreft het aantal leerlingen op de teldatum 1 oktober van het betreffende jaar.

Jaar

2018

2019

2020

2021

2022

2023

2034

Aantal lln Multatulilaan

235

229

226

Aantal lln Ter Lips

218

214

221

Aantal lln obs de VOS

453

443

447

Toe-/afname lln aantal

-11

-10

+4

Prognose obs de VOS

448

447

447

441

Toe-/afname lln aantal

+1

-1

0

-6

Personele bezetting In 2020 was er een basisformatie van gemiddeld 28,5 fte. Voor 2021 zijn we in de begroting uitgegaan van een nagenoeg gelijke basisformatie (zie tabel). Realisatie Realisatie

Ontwikkelingen gemiddelde personele bezetting in fte

Begroot

Begroot

Begroot

Begroot

2019

2020

2021

2022

2023

2024

Directie en management

2,0

2,0

2,0

2,0

2,0

2,0

Onderwijzend personeel

22,1

21,8

22,8

24,1

24,1

24,1

Onderwijsondersteunend personeel

3,7

4,7

3,9

2,6

2,6

2,6

Totaal personele bezetting

27,8

28,5

28,7

28,7

28,7

28,7

38

Stichting VOS

De meerjarenbegroting is opgesteld op basis van de getallen uit voorgaande tabel. Na bekendmaking van de extra gelden in het kader van het Nationaal Programma Onderwijs is echter besloten om de basisformatie in augustus 2021 uit te breiden met circa 1,5 FTE. Deze formatie-uitbreiding is niet meegenomen in de tabel. We kunnen kiezen voor deze structurele uitgave met incidentele middelen, omdat er in het schooljaar 2022-2023 in totaal 3 leerkrachten (1,5 FTE) met pensioen gaan. We vullen m.a.w. de vacatures die gaan ontstaan door natuurlijk verloop een kleine 2 jaar eerder in dan gepland. De beleidskeuze om de formatie uit te breiden is primair om leerlingen die dat nodig hebben de juiste ondersteuning te kunnen bieden bij het inlopen van een eventuele vertraging in hun ontwikkeling. Daarnaast heeft de uitbreiding van de formatie tot doel: 1. 2.

Verlichting van de werkdruk door de inzet van voldoende onderwijs(ondersteunend) personeel. Vasthouden van kwalitatief sterke LIO-stagiaires met het oog op de huidige en toekomstige personeelstekorten in combinatie met natuurlijke uitstroom binnen het team.

A2. Meerjarenbegroting In de tabel op de volgende pagina is de realisatie van de jaren 2019 en 2020 opgenomen en de begroting voor de jaren 2021 t/m 2024. De begroting voor het kalenderjaar 2021 incluis de vooruitblik naar de komende jaren is gebaseerd op de kernwaarde dat we als Stichting VOS zorgvuldig en integer omgaan met het (menselijk) kapitaal van de organisatie. Dit betekent concreet dat we de financiële beleidslijn volgen om op de 0-lijn of negatief te begroten als de reeds opgebouwde reserves afdoende zijn om een gezond weerstandsvermogen van Stichting VOS te kunnen garanderen. De in februari 2021 door het Rijk toegezegde extra investering in het funderend onderwijs van circa €700,- per leerling vanwege het Nationaal Programma Onderwijs is niet meegenomen in de meerjarenbegroting aangezien er ten tijde van het opstellen van de begroting hierover nog geen informatie beschikbaar was. In lijn met de doelstelling van het programma en onze financiële beleidslijn zal Stichting VOS de lasten in 2021, 2022 en 2023 op gelijke voet laten stijgen zodanig dat de extra toegekende middelen (voor zover nog niet besteed) direct ten goede komen aan de leerlingen en de reserves niet verder toenemen. Keuzes voor extra investeringen worden gemaakt op basis van de schoolscan die in het voorjaar van 2021 wordt opgesteld.

Bovendien staat er een vereenvoudiging van de bekostiging van het primair onderwijs op stapel. Deze wordt mogelijk al per 1 januari 2023 ingevoerd. Vanaf dat moment: • • • •

Verschuift de teldatum van 1 oktober naar 1 februari van het voorgaande jaar. Wordt er één basisbedrag per leerling en per school gehanteerd. Het onderscheid tussen leerlingen in de onder- en bovenbouw komt daarmee ook te vervallen. Wordt er wordt niet meer gecorrigeerd voor de gemiddelde leeftijd van de leraren op school. Wordt de personele en materiële bekostiging worden samengevoegd tot één bedrag.

Wat de precieze gevolgen zijn van deze vereenvoudiging voor de meerjarenbegroting van de VOS is nog niet duidelijk, maar de besturen krijgen 3 jaar de tijd om een eventuele teruggang op te vangen. Bovendien heeft de VOS meer dan voldoende reserves om een daling van inkomsten op te vangen.

39

Stichting VOS

Realisatie

Realisatie

Begroot

Begroot

Begroot

Begroot

2019

2020

2021

2022

2023

2024

2.568

2.593

2601

2621

2633

2649

Overige overheidsbijdragen

16

13

10

10

10

10

Overige baten

33

8

26

26

26

26

2.617

2.614

2.637

2657

2.669

2.685

Personele lasten

1.957

2.135

2.182

2.219

2.205

2.225

Afschrijvingen

51

67

80

83

80

78

Huisvestingslasten

181

203

180

181

182

182

Overige instellingslasten

253

266

222

222

222

222

0

0

0

0

0

0

2.442

2.671

2.664

2.705

2.689

2.707

175

-57

-27

-48

-20

-22

Financiële baten

0

0

0

0

0

0

Financiële lasten

0

0

0

0

0

0

Exploitatieresultaat

175

-57

-27

-48

-20

-22

Algemene reserve

113

-595

-27

-48

-20

-22

Bestemmingsreserves publiek

60

540

0

0

0

0

Bestemmingsreserves privaat

2

-2

0

0

0

0

175

-57

-27

-48

-20

-22

Resultatenrekening (x € 1.000) Baten Ministerie OCW

Lasten

Doorbetalingen aan schoolbesturen

Saldo baten en lasten

Resultaatbestemming

Meerjarige staat van baten en lasten De begroting voor 2021 is opgesteld aan de hand van de gerealiseerde kosten en opbrengsten in 2020 en het door het bestuur van de VOS voorgenomen beleid zoals opgenomen in het schoolplan 2020-2024. De begroting sluit in 2021 met een negatief resultaat van €27.000. De reden hiervan wordt op de volgende bladzijdes nader toegelicht. Toelichting baten Rijksbijdragen De rijksbijdragen voor 2021 worden toegekend op grond van het aantal leerlingen op de teldatum 1 oktober 2020. Voor de jaren 2022, 2023 en 2024 is de verwachting dat het leerlingenaantal op de VOS nagenoeg gelijk zal blijven. Hiermee is in de meerjarenbegroting rekening gehouden. De lichte stijging bij de rijksbijdragen is het gevolg van een hogere gemiddelde leeftijd van de leraren op school. Overige overheidsbijdragen Het onder Overige overheidsbijdragen opgenomen bedrag komt van de gemeente Voorschoten. Het betreft een subsidie voor tegemoetkoming in de personeelskosten van de vakleerkracht lichamelijke oefening. Overige baten Het bedrag bij overige baten is opgebouwd uit de volgende posten: 40

Stichting VOS

• • •

ouderbijdragen; verhuur/medegebruik lokalen; overige (onvoorziene) baten.

Toelichting lasten Personeelslasten De in de begroting opgenomen post voor personeelslasten is opgebouwd uit loonkosten (95,5% in 2021 t.o.v. 94% in 2020), inhuur personeel (2% in 2021 t.o.v. 1% in 2020) en scholingskosten (1,5% in 2021 t.o.v. 2% in 2020). In 2021 maken de personeelslasten in zijn geheel 81,9% uit van de totale lasten t.o.v. 79,9% in 2020. In 2020 was de basisformatie gemiddeld 28,5 fte. Vanaf 2021 gaan we in de begroting uit van een iets hogere basisformatie van 28,7 fte. Vanwege de ondersteuning van leerlingen bij het inlopen van de door corona opgelopen vertraging in hun ontwikkeling is de verwachting dat zowel de kosten voor de inhuur van personeel, de scholingskosten als de loonkosten in 2021 hoger uitkomen dan begroot, maar omdat hier de extra inkomsten vanuit het Nationaal Programma Onderwijs tegenover staan zal het effect hiervan op het uiteindelijke exploitatieresultaat binnen de perken blijven. Vanaf 2022 zal dit gegeven in de meerjarenbegroting worden verwerkt. Afschrijvingen In 2021 en verder worden de volgende investeringen gedaan:

Begrote investeringen per jaar • Inventaris €20.000: Op de locatie Ter Lips wordt de inventaris van de hal, het overblijflokaal en de teamkamer vervangen en uitgebreid voor wat betreft opbergruimte. Deze investering was reeds voor 2019 gepland, maar is vanwege COVID-19 een jaar opgeschoven. • Onderwijsleerpakket (OLP) € 32.000: Het betreft hier vervanging van de rekenmethode alsmede een mogelijke aanvulling van de huidige kleutermaterialen. Vervanging van de rekenmethode was gepland voor september 2020, maar is vanwege COVID-19 met een jaar uitgesteld. Bovenstaande investeringen in combinatie met in het verleden gedane investeringen leidt tot het overzicht op de volgende bladzijde van begrote afschrijven op jaarbasis. Door de aanschaf van onder meer laptops voor de leerlingen in 2020 is de afschrijving voor ICT aanzienlijk toegenomen (zie Corona en ICT op pag. 37).

41

Stichting VOS

Duurzame leermiddelen ICT Inventaris/ apparatuur Meubilair

Realisatie 2020 €14.141

Begroot 2021 €13.145

Begroot 2022 €14.678

Begroot 2023 €14.536

Begroot 2024 €15.402

€36.631

€49.281

€51.627

€49.107

€48.072

€5.153

€5.148

€5.153

€5.124

€3.050

€6.889

€8.109

€8.221

€7.684

€7.201

€3.816

€3.816

€3.816

€3.816

€79.499

€83.495

€80.267

€77.541

Gebouwen en €3.815 verbouwingen Totaal €66.629 Totaal afschrijvingen per jaar per categorie

Huisvestingslasten Naast huur Ter Lips, jaarlijks onderhoud, energie en water, schoonmaak en heffingen, wordt in de begroting voor het meerjarig onderhoud gedoteerd. De dotatie is opgenomen op grond van de meerjarenonderhoudsplannen voor beide locaties die ten tijde van het opstellen van de begroting beschikbaar waren. Voor de locatie Ter Lips is het bestuur verantwoordelijk voor het onderhoud binnen en het onderhoud van het schoolplein. De gemeente Voorschoten in verantwoordelijk voor het onderhoud buiten. Voor de locatie Multatulilaan is het bestuur verantwoordelijk voor alle onderhoud zowel binnen als buiten. De gemeente Voorschoten is momenteel eigenaar van beide gebouwen, maar heeft de wens uitgesproken om in 2021 het eigendomsrecht over te dragen aan het schoolbestuur. Om dit alles in goede banen te leiden heeft de VOS, met instemming van de wethouder Onderwijs van de gemeente Voorschoten, het advieskantoor Vastgoeddialoog gevraagd een overdrachtsdocument op te stellen inclusief begroting voor de korte en lange termijn. De verwachting is dat met de overdracht de huisvestingslasten de komende jaren gaan toenemen en dat een extra eenmalige investering nodig is om de gebouwen overdrachts klaar te maken.

Het gesprek met de gemeente over de wijze van verdeling van de kosten loopt nog, maar vooruitlopend op de uitkomst heeft het bestuur besloten om een bestemmingsreserve op te nemen voor gebouwen en verbouwingen (zie Bestemmingreserve publiek op pag. 45). Overige instellingslasten Het betreft hier grotendeels de kosten die worden gemaakt ten behoeve van de aanschaf van niet duurzame leermiddelen alsmede licenties/kosten van onderwijssoftware, systeembeheer en reproductiekosten. Daarnaast betreft deze post zowel administratie- en beheerslasten als overige lasten (kamp/schoolreis, cultuureducatie en huishouding). Gezien de trend bij de uitgevers om de kosten voor methodes en onderwijssoftware steeds meer per jaar op basis van het leerlingenaantal in rekening te brengen is de verwachting dat de geboekte kosten op de posten Niet duurzame leermiddelen en Licenties/kosten onderwijssoftware over de jaren zullen toenemen terwijl de geboekte kosten op de post Duurzame Leermiddelen zal afnemen. Vanaf 2022 zal dit gegeven in de meerjarenbegroting worden verwerkt. Toelichting financiële lasten en baten Rentebaten Voor 2021 t/m 2024 is €0 begroot. Eind 2020 is bekend geworden dat vanaf 2021 de bank waar de rekeningen van de school zijn ondergebracht -0,5% negatieve rente gaat berekenen op het totaalsaldo boven de €500.000. 42

Stichting VOS

Om die reden heeft Stichting VOS ervoor gekozen om haar opgebouwde reserves in 2021 te verspreiden over meerdere banken zodat de bankkosten nu en in de voorziene toekomst op €0,- blijven uitkomen. Toelichting resultaat In het boekjaar 2021 is een negatief bedrijfsresultaat van €26.059,- begroot. Oorzaak hiervan is enerzijds een bewuste keuze om de formatie iets te laten groeien terwijl het leerlingenaantal gelijk blijft. Anderzijds hebben we te maken met een hogere afschrijving op ICT-gebied. Financiële positie en kengetallen De financiële positie van de school is goed en zal, zo blijkt uit de cijfers, ook de komende jaren goed blijven. Het weerstandsvermogen van de stichting is hoog. Het normatief eigen vermogen van Stichting VOS is conform de nieuwe signaleringswaardes van de onderwijsinspectie €637.000, maar op dit moment liggen de publieke reserves €733.000 hoger dan deze signaleringswaarde. Hoe we dit bovenmatig vermogen de komende jaren willen gaan afbouwen of bestemmen is opgenomen bij de toelichting op de balans.

Realisatie Realisatie Kengetallen (baten en lasten) Personele lasten in % van totale lasten Verhouding rijksbijdrage / totale baten Resultaat in % van totale baten (rentabiliteit) Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio (excl. voorzieningen) Solvabiliteitsratio (incl. voorzieningen) Weerstandsvermogen

Begroot

Begroot

Begroot

Begroot

2019

2020

2021

2022

2023

2024

Streefwaarde

80,1%

79,9%

81,9%

82,0%

82,0%

82,0%

85%

98,1%

99,2%

98,6%

98,6%

98,7%

98,7%

6,7%

-2,2%

-1%

-1,8%

-0,7%

-0,8%

0%

7,60

6,9

7,04

7,18

7,43

7,66

>1

68%

68%

66%

64%

672%

61%

> 30%

89%

88%

88%

88%

88%

88%

> 40%

45%

41%

41%

41%

41%

42%

> 5%

7%

8%

7%

7%

7%

7%

< 10%

Huisvestingsratio

De stichting is niet actief op het gebied van investeringen buiten de school om en is voornemens dit in de toekomst zo te houden.

43

Stichting VOS

Verkorte meerjarige balans Stichting Voorschotense Openbare School Verkorte meerjarige balans (x € 1.000)

Balans

Balans

Balans

Balans

Balans

Balans

31-12-‘19

31-12-‘20

31-12-‘21

31-12-‘22

31-12-‘23

31-12-‘24

Materiële vaste activa

308

344

316

273

231

193

Financiële vaste activa

31

27

27

27

27

27

Vorderingen

156

148

150

150

150

150

1.516

1.509

1.540

1.573

1.633

1.687

2.011

2.028

2.033

2.023

2.041

2.057

1.368

772

745

697

677

655

Bestemmingsreserves publiek

60

600

600

600

600

600

Bestemmingsreserves privaat

43

41

41

41

41

41

1.471

1.413

1.386

1.338

1.318

1.296

Voorzieningen

320

374

407

445

483

521

Schulden lang

0

0

0

0

0

0

Schulden kort

220

240

240

240

240

240

2.011

2.028

2.033

2023

2041

2057

Activa

Liquide middelen Passiva Algemene reserve

Totaal reserves

Toelichting op de balans Activa • Materiële vaste activa Het totaal van de materiële vaste activa bedraagt per 31-12-2020 een €344.000. Dit is een toename van €36.000. Deze toename in 2020 komt voort uit een investering van €98.190 op ICT en €5.094 op duurzame leermiddelen terwijl het totaal van alle afschrijvingen €66.629 bedroeg. Voor de jaren daarna is een daling te zien, omdat de geplande investeringen voor die jaren het totaal van de afschrijvingen niet overstijgen. • Financiële vaste activa Het betreft hier waarborgsommen. • Vorderingen Eind 2020 staat er nog voor ruim €148.000 aan vorderingen open. Circa €120.000 hiervan betreft gelden van het ministerie van OCW die nog binnen moeten komen. De verwachting is dat de hoogte van de vorderingen de komende jaren gelijk blijft. • Liquide middelen De liquide middelen zijn in 2020 afgenomen. De afname wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door investeringen in materiële vaste activa. Naar verwachting nemen de liquide middelen in 2021 weer toe.

44

Stichting VOS

Passiva • Algemene reserve Doordat het negatieve eindresultaat in 2020 volledig bestemt wordt op de publieke bestemmingsreserve neemt de algemene reserve in 2020 ondanks het negatieve resultaat met €2.984 toe. De algemene reserves nemen de komende jaren af door: • •

Een negatieve begroting ten gevolge van een bewuste keuze om de formatie te laten groeien terwijl het leerlingenaantal gelijk blijft. Extra investeringen in ICT en Meubilair waardoor de afschrijvingskosten toenemen.

• Bestemmingsreserve publiek Een groot deel van de in 2019 ontvangen nabetalingen en convenantsgelden waren bedoeld voor de bekostiging van de in de CAO afgesproken eenmalige uitkering in februari 2020. Aangezien de gelden reeds in 2019 waren ontvangen, maar pas in 2020 werden uitgegeven is het benodigde bedrag voor de eenmalige uitkering, te weten €59.796, in 2019 opgenomen als bestemmingsreserve. Het negatieve exploitatieresultaat van €56.812 over het jaar 2020 wordt bestemd aan deze bestemmingsreserve. Het resterende bedrag van €2984 wordt opgenomen als algemene reserve. Vanwege de overdracht van het eigendomsrecht van de gebouwen van de Gemeente Voorschoten naar stichting VOS kan gesteld worden dat de huisvestingslasten de komende jaren gaan toenemen en dat er extra investeringen nodig zijn om de gebouwen overdrachts klaar te maken. Daarnaast worden de centrale ruimtes op de begane grond van de locatie Ter Lips in 2021 verbouwd zodanig dat ze beter aansluiten bij de (onderwijs)wensen van de school. Het gaat hier zowel om onderhoud, aankleding als inrichting van het gebouw. Ook voor de locatie Multatulilaan is het nodig om wijzigingen aan te brengen aan de inrichting zodanig dat deze beter aansluit bij de wijze waarop er onderwijs wordt gegeven.

Om die reden heeft het bestuur besloten om een bestemmingsreserve op te nemen van €300.000 voor onderhoud, aankleding en inrichting van de gebouwen. Daarnaast is de keuze gemaakt om de met het Nationaal Programma Onderwijs ingezette innovaties nog 3 jaar door te trekken na afloop van het programma. Een structurele verandering kost gemiddeld 5 jaar en op deze manier zorgen we ervoor dat de ingezette innovaties niet incidenteel maar duurzaam zijn. Hiertoe wordt een bestemmingsreserve voor personele lasten opgenomen van €300.000. Deze reserve wordt in de begrotingsjaren 2023 t/m 2027 onder meer ingezet om de volgende kosten te dekken: • Een extra onderwijsassistent voor 3 jaar à circa €40.000 per jaar (personeel in loondienst) • Inhuur van vakdocenten voor bemensing van de talentenmiddagen voor 3 jaar à circa €20.000 per jaar bovenop de reguliere begroting (personeel niet in loondienst) • Verdubbeling van het beschikbare reguliere budget voor de inhuur van externen voor passend onderwijs t.b.v. onderzoek en ondersteuning van leerlingen voor 3 jaar à circa €25.000 per jaar (personeel niet in loondienst). • Ophoging van het reguliere scholingsbudget met €10.000 per jaar gedurende 3 jaar. Bestemmingsreserve privaat De private bestemmingsreserve is in 2020 gelijk gebleven. De verwachting is dat dit de komende jaren niet zal veranderen.

Voorzieningen De voorzieningen zijn in 2020 toegenomen van €54.000 ten opzichte van 2019. Het betreft hoofdzakelijk een toename van de voorzieningen voor onderhoud gebouwen. 45

Stichting VOS

Schulden Ten opzichte van 2019 is de schuldenlast met €20.000 toegenomen in 2020. Het betreft hier kortlopende schulden. De verwachting is dat in de komende begrotingsjaren de kortlopende schulden nagenoeg gelijk zullen blijven.

6.2 Overige rapportages (B) B1. Interne beheersing en controle De school hanteert een planning en control cyclus waarbij de directeur-bestuurder de ontwikkeling van de financiële resultaten bewaakt en periodiek verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. De basis voor de periodieke verantwoording vormt, naast de realisatie, de begroting. De begroting is een taakstellend budget, waarvoor de budgethouders gemandateerd zijn. Om de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de budgethouders neer te kunnen leggen moeten zij voldoende mogelijkheden hebben om informatie te krijgen over de realisatie van de begroting en moeten zij de lasten kunnen beheersen. Dit wordt bewerkstelligd doordat de betreffende budgethouder: • • •

Inzicht heeft in een of meer bankrekeningen van de stichting en/of toegang heeft tot het management informatiesysteem OHMIX en/of op regelmatige basis een gespecificeerd exploitatieoverzicht ontvangt

Om interne risico’s te beheersen, wordt functiescheiding toegepast binnen de school en tussen de directeurbestuurder en de Raad van Toezicht. Tussen de directeur-bestuurder en haar administratieve dienstverlener, OHM, is een Service Level Agreement van toepassing. Zowel de personele mutaties als de materiële mutaties (facturen) worden digitaal doorgegeven en verwerkt in de administratie door Onderwijsbureau Hollands Midden (OHM), het administratiekantoor van stichting VOS. De realisatie van de begroting is te benaderen via het online management informatiesysteem OHMIX. Hierin zijn de financiële gegevens te raadplegen op gebied van baten en lasten alsmede de balanspositie. De informatie wordt dagelijks ververst. Uiterlijk de 16e van de maand is de periode tot en met de vorige maand volledig geboekt en is betrouwbare informatie beschikbaar. Via het online informatiesysteem is ook personele informatie beschikbaar in zowel omvang (fte’s) als in geld (loonkosten). Het betreft hier zowel actuele informatie als trendinformatie. Naast voorgaande punten wordt in het kader van interne beheersing en controle bij de VOS de PCDA-cyclus van Deming gevolgd op zowel bestuurs-/school-, groeps- als leerlingniveau. De verschillende cycli staan hierbij niet los van elkaar. Integendeel, ze werken als radars binnen het hetzelfde systeem en beïnvloeden elkaar continu.

Zie overzicht op de volgende pagina.

46

Stichting VOS

Bestuurs-/schoolniveau Plan

Do Check

Act

Groepsniveau

Leerlingiveau

Schoolplan Meerjaren begroting Meerjaren onderhoudsplan Meerjaren personeelsplanning Meerjaren investeringsplan Zorgplan Jaarplan Project-/innovatieplannen Werkverdelingsplan Uitvoering beschreven plannen Bestuursverslag Controle verklaring accountant Leerlingvolgsysteem Dashboarden Ultimview Inspectierapport Bouw- en teambijeenkomsten Start-, functionerings- en beoordelingsgesprekken Observaties in de groepen Tevredenheidsmeting leerlingen, leerkrachten en ouders Vergaderingen RvT, MR en leerlingenraad Externe contacten met o.a. schoolbegeleiders, SWVPassend Onderwijs, collega directeuren en bestuurders

Blokplanning Jaarrooster Weekplanning

Verwachtingsgesprek Handelingsplan Groeidocument

Uitvoering beschreven plannen Leerlingvolgsysteem Methodegebonden toetsen Groepsbesprekingen Observaties/ collegiale consultatie Gesprekken leerlingen en ouders

Uitvoering beschreven plannen Leerlingvolgsysteem Methodegebonden toetsen Observaties Aanvullende onderzoeken Gesprekken leerling en ouders

Borgen wat goed gaat en/of terug naar de planfase met die punten die (nog) beter kunnen of moeten.

Borgen wat goed gaat en/of terug naar de planfase met die punten die (nog) beter kunnen of moeten.

Borgen wat goed gaat en/of terug naar de planfase met die punten die (nog) beter kunnen of moeten.

47

Stichting VOS

Om er zeker van te zijn dat je als bestuur en school in control bent en geen zaken over het hoofd ziet, is het van belang om naast de reguliere kwaliteitszorgcyclus (zie voorgaand overzicht) regelmatig pas op de plaats te maken en te bezien of je op de verschillende beleidsterreinen nog die kwaliteit levert die je wilt leveren en of de vastgelegde afspraken/protocollen nog passend zijn bij de huidige situatie. Om ervoor te zorgen dat alle beleidsterreinen binnen een periode van 4 jaar worden geëvalueerd, wordt in het kalenderjaar 2021 een meerjarenplanning gemaakt voor de evaluatie van de beleidsterreinen zoals opgenomen in onderstaand figuur. Dit stond gepland voor 2020, maar vanwege de extra werkzaamheden ten gevolge van COVID-19 is dit nog niet opgepakt. In 2020 is wel de toezichtvisie van de RvT herijkt en vastgesteld.

Beleidsterreinen Stichting VOS en obs de VOS

B2. Risico’s en onzekerheden Stichting VOS ziet voor de komende jaren onderstaande mogelijke risico’s. Per risico zijn reeds maatregelen genomen om het betreffende risico te beperken of af te dekken danwel nader te onderzoeken zodanig dat adequate maatregelen genomen kunnen worden. Operationeel risico: Landelijk tekort onderwijspersoneel (directie, OP en OOP). Maatregelen: Gezien de krapte op de onderwijsarbeidsmarkt is het van belang om expliciet aandacht te besteden aan het behouden en aantrekken van personeel. Een goed kwalitatief personeelsbestand vergroot de arbeidsvreugde binnen de organisatie en laat het gevoel van werkdruk afnemen. Momenteel heeft de VOS nog meer dan voldoende medewerkers om alle groepen te bemensen en extra ondersteuning te realiseren, maar om dit ook in de toekomt te kunnen garanderen is het van belang om nu te handelen. • Behouden van personeel Goed werkgeverschap en tevredenheid/werkplezier zijn essentieel wanneer je medewerkers wilt behouden. Uit onderzoek van DUO onder medewerkers in het PO blijkt dat de tevredenheid van medewerkers in het PO kan worden vergroot door het verlagen van de werkdruk. 48

Stichting VOS

In 2020 heeft de Onderwijsraad onderzoek gedaan naar de wijze waarop de werkdruk in het onderwijs kan worden verlaagd en de kwaliteit kan worden verhoogd. De uitkomsten van dit onderzoekk zijn gebundeld in het advies Tijd voor focus. De raad adviseert het idee los te laten dat één leraar alle activiteiten voor een groep moet verzorgen. Er kan meer gedifferentieerd worden in wie wat doet en er kan beter gebruik worden gemaakt van de expertise van ondersteunende professionals zoals onderwijsassistenten, vakleerkrachten en andere specialisten. Schoolleiders en -bestuurders hebben een belangrijke rol om samenhang en focus van werkzaamheden te bewaken en als brug en buffer tussen school en buitenwereld te gaan staan. Het beter afbakenen van werkzaamheden is niet genoeg. Het gemiddelde aantal lesuren van leraren moet ook omlaag. De vrijgekomen tijd kunnen leraren besteden aan het ontwikkelen van onderwijs. Dit betekent dat er per saldo meer mensen nodig zijn in en om de klas. In de eerste plaats om de lessen te helpen verzorgen, maar ook om andere taken van leraren over te nemen. Beide adviezen worden overgenomen door de VOS en vanaf het schooljaar 2021-2022 concreet vormgegeven. De extra middelen van het Nationaal Programma Onderwijs en de opgenomen bestemmingsreserve voor personele lasten worden onder meer hiervoor ingezet.

• Aantrekken van personeel De VOS heeft ten aanzien van het aantrekken van kwalitatief goed personeel 3 belangrijke pijlers: •

Stagiaires OP en OOP Al vele jaren zijn er bij de VOS stagiaires OP en OOP werkzaam en met veel succes. Een groot deel van het huidige personeelsbestand is ooit als stagaire op obs de VOS begonnen. De komende jaren wordt deze lijn voortgezet.

•

Mond-tot-mondreclame Positieve mond-tot-mondreclame is in een krappe arbeidsmarkt de beste manier om je te onderscheiden van andere scholen en personeel te werven. Op een advertentie op een vacaturesite komen nauwelijks nog reacties terwijl het delen van je vacature door eigen medewerkers op sociale media vaak nog wel succesvol is. Met circa 40 medewerkers en 900 ouders heeft de school een groot bereik.

In de evaluatie van het jaarplan wordt opgenomen hoeveel stagiaires er dat betreffende jaar aan de school verbonden waren en daarnaast wordt bij de vervulling van vacatures opgenomen of de vacature is vervuld door een stagiare of een externe kandidaat. Bij externe kandidaten wordt eveneens opgenomen op welke wijze ze in aanraking zijn gekomen met de vacature. • Lange termijn personeelsplanning Het vervullen van een vacature kan soms lang duren daarom is het van belang om goed zicht te hebben op het (natuurlijk) verloop in de komende jaren. Op die manier kan er tijdig gezocht worden naar een geschikte externe kandidaat of kan een goed functionerende stagiaire worden behouden voor de organisatie door iemand vast aan te stellen met het oog op aankomend (natuurlijk) verloop. Hiertoe is in 2020 de meerjarenpersoneelsplanning 2021-2024 inclusief natuurlijk verloop opgesteld en vertaald naar de meerjarenbegroting 2021-2024 Financieel risico: Kostenstijging huisvesting door overdracht gebouwen vanuit gemeente.

49

Stichting VOS

Maatregelen: De gemeente wil al enige tijd het eigendom van de gebouwen aan de Ter Lips en de Multatulilaan overdragen aan de stichting. Tot op heden is niet helder wat hiervan de precieze (financiële) risico’s zijn. Om die reden is in 2020 samen met de gemeente een overdrachtsonderzoek gestart. Dit zal in 2021 worden afgerond. Op basis van de uitkomst van dit onderzoek wordt een bestemmingsreserve opgenomen om de extra kosten die gepaard gaan met de overdracht af te dekken. Er zijn en worden van overheidswege steeds meer eisen en richtlijnen ontwikkeld voor de duurzaamheid van schoolgebouwen. De gemeente Voorschoten heeft een wettelijke plicht om zorg te dragen voor de onderwijshuisvesting voor het primair onderwijs, maar als het gaat om verduurzaming heeft de stichting ook zijn verplichtingen. Hoe de verdeling van deze verplichtingen exact liggen wanneer de gebouwen worden overdragen moeten eveneens blijken uit voornoemd onderzoeksplan. Uit het in 2020 vastgestelde Integraal Huisvestingsplan van de gemeente blijkt in ieder geval al wel dat de financiële middelen van de gemeente op dit moment niet afdoende zijn om alle schoolgebouwen in Voorschoten volledig voor eigen kosten te verduurzamen. Een bijdrage vanuit de stichting lijkt onvermijdelijk.

Financieel risico: Daling leerlingenaantal Maatregelen De school verwacht de komende jaren een stabiel leerlingenaantal, maar mocht het aantal leerlingen toch dalen dan kan dit een teruglopend aantal leerkrachten tot gevolg hebben vanwege teruglopende inkomsten. Mocht dit het geval zijn dan kan een terugloop van de formatie in eerste instantie financieel worden opgevangen door de bestemmingsreserve voor personele lasten en in tweede instantie via natuurlijk verloop.

Operationeel risico: Toename divergentie in groepen Maatregelen Alle leerlingen hebben zich tijdens de corona pandemie niet optimaal kunnen ontwikkelen, maar vooral kinderen in meer kwetsbare posities (m.n. in groep 3 en 4) blijken last gehad te hebben van de scholensluiting. We zien dit ook terug bij de VOS waardoor het gat tussen de hoogst en laagst scorende leerlingen groter is geworden en het aantal leerlingen in de middengroep is afgenomen. Anders gezegd, de divergentie in de groepen is toegenomen. Door de komende 5 jaar extra in te zetten op passend onderwijs met behulp van extra handen in de klas, externe ondersteuning en onderzoek van leerlingen en scholing van teamleden lopen we enerzijds de opgelopen ontwikkelingsachterstanden in en anderzijds zorgen we voor meer convergente groepen die beter aansluiten bij het door de VOS gehanteerde leerstofjaarklassensysteem. B3. Rapportage toezichthoudend orgaan In de rol van toezichthouder houdt de RvT toezicht op de beheersing van de financien door het bestuur, rekening houdend met interne en externe ontwikkelingen en potentiele risico’s. Zie ook hoofdstuk 2.

50

Stichting Voorschotense Openbare School Jaarrekening 2020

Telefoon: Website: E-mail:

071-5614694 www.obsdevos.nl info@obsdevos.nl

Stichting Voorschotense Openbare School

Inhoudsopgave Pagina

Jaarrekening Balans na resultaatbestemming per 31 december 2020 Staat van baten en lasten 2020 Kasstroomoverzicht 2020 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans na resultaatbestemming per 31 december 2020 Overzicht geoormerkte doelsubsidies OCW Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Toelichting op de staat van baten en lasten 2020 (Voorstel) bestemming van het resultaat Gebeurtenissen na balansdatum Overzicht verbonden partijen WNT-verantwoording 2020

53 55 56 57 64 68 69 70 74 75 76 77

Overige gegevens Gegevens over de rechtspersoon Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Ondertekening van de jaarrekening

Pagina 52

79 80 84

Stichting Voorschotense Openbare School

Balans na resultaatbestemming per 31 december 2020

1

Activa

1.1.2

Materiële vaste activa

1.1.2.1

31 december 2020

31 december 2019

€

€

344.289

307.634

Gebouwen en verbouwingen

55.495

59.310

1.1.2.3

Inventaris en apparatuur

236.946

187.429

1.1.2.4

Overige materiële vaste activa

51.848

60.895 344.289

307.634

1.1.3

Financiële vaste activa

27.000

30.600

1.1.3.8

Waarborgsommen en vorderingen

27.000

30.600 27.000

30.600

1.2.2

Vorderingen

148.445

157.083

1.2.2.2

Ministerie van OCW

120.034

108.070

1.2.2.3

Gemeenten

0

12.916

1.2.2.10 Overige vorderingen

80

0

1.2.2.15 Overlopende activa

28.331

36.097 148.445

157.083

1.2.4

Liquide middelen

1.508.503

1.515.799

1.2.4.2

Banken

1.508.503

1.515.799

Totaal Activa

Pagina 53

1.508.503

1.515.799

2.028.237

2.011.116

Stichting Voorschotense Openbare School

Balans na resultaatbestemming per 31 december 2020

2

Passiva

31 december 2020

31 december 2019

€

€

2.1

Eigen vermogen

1.413.679

1.470.491

2.1.1.1

Algemene reserve

772.281

1.367.516

2.1.1.2

Bestemmingsreserve (publiek)

600.000

59.796

2.1.1.3

Bestemmingsreserve (privaat)

41.398

43.179 1.413.679

1.470.491

2.2

Voorzieningen

373.763

320.487

2.2.1

Personeelsvoorzieningen

29.859

28.608

2.2.3

Voorziening groot onderhoud

343.904

291.879 373.763

2.4

Kortlopende schulden

2.4.4

Ministerie van OCW

2.4.8

320.487

240.795

220.138

0

0

Crediteuren

47.160

49.677

2.4.9.1

Loonheffing en premies

84.882

76.036

2.4.10

Pensioenpremies

26.445

24.258

2.4.12

Overige kortlopende schulden

5.064

4.474

2.4.19

Overlopende passiva

77.244

65.693

Totaal Passiva

Pagina 54

240.795

220.138

2.028.237

2.011.116

Stichting Voorschotense Openbare School

Staat van baten en lasten 2020

alsnog tonen

alsnog tonen Realisatie

Begroting

Realisatie

2020

2020

2019

In €

In €

In €

2.592.974

2.541.022

2.568.161

3

Baten

3.1

Rijksbijdragen OCW

3.2

Overige overheidsbijdragen en subsidies

12.892

10.000

16.236

3.5

Overige baten

8.066

25.500

32.975

Totaal Baten

2.613.932

2.576.522

2.617.372

4

Lasten

4.1

Personele lasten

2.135.041

2.104.866

1.956.870

4.2

Afschrijvingen

66.628

66.969

50.561

4.3

Huisvestingslasten

203.009

181.500

181.259

4.4

Overige instellingslasten

266.076

245.500

253.424

2.670.754

2.598.835

2.442.114

-56.822

-22.313

175.258

Totaal Lasten

Saldo baten en lasten 5

Financiële baten en lasten

6.1

Financiële baten

10

2.500

97

Saldo financiële baten en lasten

10

2.500

97

-56.812

-19.813

175.355

Exploitatieresultaat

Pagina 55

Stichting Voorschotense Openbare School

Kasstroomoverzicht 2020 2020

2019

€

€

Kasstroom uit operationele activiteiten Saldo baten en lasten

-56.822

175.259

Afschrijvingen

66.628

50.559

- Vorderingen

8.638

8.271

- Kortlopende schulden

20.657

-7.387

Mutaties voorzieningen

53.276

32.825

Mutaties werkkapitaal

92.377 Ontvangen interest

10

259.527 97

10

97

Kasstroom uit investeringsactiviteiten Investeringen materiële vaste activa (Des)investeringen financiële vaste activa

-103.283

-101.633

3.600

0

Mutatie liquide middelen Beginstand liquide middelen Mutatie liquide middelen

-99.683

-101.633

-7.296

157.991

1.515.799

1.357.808

-7.296

157.991

Eindstand liquide middelen

1.508.503

Pagina 56

1.515.799

Stichting Voorschotense Openbare School

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Activiteiten De Stichting Voorschotense Openbare School verzorgt onderwijs aan de bij de scholen ingeschreven leerlingen.

ALGEMEEN De jaarrekening is opgesteld, uitgaande van de continuïteitsveronderstelling met inachtneming van de bepalingen opgenomen in de Ministeriële Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij de bepalingen van Boek 2 titel 9 van het Burgerlijk Wetboek en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving waaronder Richtlijn 660 Onderwijsinstellingen. De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De in de jaarrekening opgenomen bedragen zijn in hele euro's. Vergelijking met vorig jaar De gehanteerde grondslagen van waardering en van resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van het voorgaande jaar. Gebruik van schattingen

De opstelling van de jaarrekening vereist dat het bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en passiva en van baten en lasten. schattingen hebben betrekking op: - de waardering van materiële vaste activa, waaronder de gehanteerde afschrijvingstermijnen; - de verwachte onderhoudsuitgaven bij bepaling van de voorziening onderhoud; - de bepaling van personele voorzieningen. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen worden voortdurend beoordeeld. Herzieningen van schattingen worden opgenomen in de periode waarin de schatting wordt herzien en in toekomstige perioden waarvoor de herziening gevolgen heeft.