Programmabegroting 2023 v28mrt23
Tekst van het document
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
54
§ Onderhoud kapitaalgoederen Algemeen Volgens artikel 12 van het BBV dient de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ten minste de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen en gebouwen te bevatten. Van de genoemde kapitaalgoederen wordt aangegeven het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling van deze financiële consequenties in de begroting. Voor een goed onderhoud aan de kapitaalgoederen zijn nodig: • een actueel beheersysteem; • voldoende budget voor klein- en grootschalig onderhoud; • voldoende kennis van wet- en regelgeving. In deze paragraaf vullen we de kaders in om onze kapitaalgoederen te onderhouden. De kwaliteit van de kapitaalgoederen en het onderhoud ervan is bepalend voor het niveau van de voorzieningen en dus ook voor de jaarlijkse lasten. Risico’s De budgetten in de Begroting 2023 baseren we op de beleids- en beheerplannen vanuit de voormalige gemeenten. In 2023 en volgende jaren worden de plannen geharmoniseerd. We sluiten niet uit dat het besluit over de ‘nieuwe’ beleids- en beheerplannen leidt tot een ander financieel vooruitzicht dan dat we nu presenteren in deze begroting. Dit is mede afhankelijk van de bestuurlijke beleidskeuzes die gemeente Voorne aan Zee maakt op het gebied van onder andere het kwaliteitsniveau. Daarnaast speelt mee dat de marktprijzen recent flink zijn gestegen en wellicht nog verder stijgen.
Het risico kan zijn dat stijging van de prijzen niet gelijkloopt met de jaarlijkse indexering van de gemeentebegroting. Bij het opstellen van de geharmoniseerde beheerplannen voor gemeente Voorne aan Zee houden we hier zoveel mogelijk rekening mee. Beheerplannen en beheerssystemen Vanuit de beleidskaders werken we concrete maatregelen uit in beheerplannen. Dit zijn nu nog beheerplannen van de voormalige gemeenten. De bestaande beheerplannen en onderhoudsplanningen staan op de nominatie, uiterlijk in 2024, voor actualisatie en harmonisatie. In deze beheerplannen staan beleidsuitgangspunten, de kwaliteit van het beheer en de benodigde middelen centraal. Met een (actueel) beheersysteem is het mogelijk om op basis van inspecties de kwaliteit van de buitenruimte te monitoren. Door het nemen van passende maatregelen kan de kwaliteit worden bijgestuurd. Ook is een beheersysteem nodig om o.a. het vereiste jaarlijkse onderhouds- en vervangingsbudget te kunnen bepalen. Er is behoefte aan actuele en nauwkeurige areaalgegevens zoals de topografische gegevens met administratieve en technische kenmerken. Deze informatie wordt mede gebruikt om beleids- en beheerplannen op te stellen. Voor het beheer van de kapitaalgoederen in de openbare ruimte beschikken we over verschillende beheersystemen voor de diverse elementen.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
55
De volgende beleids- en beheerplannen zijn door de voormalige gemeenteraden vastgesteld: Brielle: Kapitaalgoed
Beheerplannen
Vastgesteld
Looptijd
Wegen
Wegenbeheerplan
2017
2017-2025
Riolering
Gemeentelijk rioleringsplan
2016
2017-2021
Groen
Groenbeheerplan
2017
2017-2021
Kapitaalgoed
Beheerplannen
Vastgesteld
Looptijd
Wegen
Beheerplan wegen
2019
2020-2023
Riolering
Watertakenplan 2017 - 2020
2016
2017-2020
Groen
Beheerplan groen
2019
2020-2023
Gebouwen
Beleidskader gemeentelijk vastgoedportefeuille
2013
-
Gebouwen
Beheerplan vastgoedportefeuille
2019
2020-2023
Hellevoetsluis:
Westvoorne: Kapitaalgoed
Beheerplannen
Vastgesteld
Looptijd
Wegen
Beheerplan wegen
2019
2020-2024
Riolering
Gemeentelijk rioleringsplan
2019
2020-2024
Groen
Beheerplan groen
2019
2020-2024
Gebouwen
MJOP gebouwen
2020
2021-2030
A. WEGEN Kerncijfers Het wegareaal omvat globaal de volgende materialen en hoeveelheden*:
asfalt
m2
765.522
elementenverharding klinkers (incl. gebakken materiaal)
m2
1.734.913
elementenverharding tegels
m2
961.737
halfverharding
m2
20.458
beton
m2
4.442
* hoeveelheden afkomstig uit eerder uitgevoerde inventarisatie BOR.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
56
Beleid De wegen onderhouden we op grond van de geldende richtlijnen. Beheer Uiterlijk in 2024 wordt een nieuw wegenbeleids- en beheerplan aan de raad voorgelegd ter vaststelling. Kwaliteit Het streefdoel is om de wegverharding in 2023 op het kwaliteitsniveau B te onderhouden, overeenkomstig met de door het kenniscentrum voor Infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte (CROW) vastgestelde richtlijnen. Dit niveau B komt neer op een verharding in redelijke staat, die voldoet aan de kwalificatie heel en veilig, terwijl hierbij comfort en uitstraling minder van belang zijn. Dit kwaliteitsniveau is de wettelijke ondergrens van verantwoord wegbeheer. Daarnaast beheren we diverse gebieden op het vastgestelde hogere A kwaliteitsniveau, zoals de (winkel-) centra binnen de kernen van gemeente Voorne aan Zee. Bij het niveau A zijn comfort en uitstraling van hoog belang. Om inzicht te houden op de kwaliteit van de verhardingen, laten we om het jaar een weginspectie uitvoeren volgens de landelijk erkende richtlijnen van het CROW. De resultaten van de weginspectie vormen mede de basis voor het nieuwe beleids- en beheerplan. De in het beheerplan opgenomen lasten zijn die van incidenteel en planmatig onderhoud en reconstructies. Financiële consequenties De kosten van het kapitaalgoed wegen zijn als volgt: Omschrijving (x € 1.000)
2023
2024
2025
2026
Exploitatiekosten
1.218
1.218
1.218
1.218
Mutatie voorziening/reserve
-470
-470
-470
-470
Kapitaalslasten
2.487
2.025
2.122
2.174
B. RIOLERING Kerncijfers Het rioleringsareaal omvat globaal de volgende elementen en hoeveelheden*:
kolken
st
37.447
putten
st
11.605
gemalen groot
st
64
gemalen klein
st
1.329
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
57
regelkasten/CVK tbv gemalen klein
st
290
bergbezinkbassins
st
10
spoelpompen tbv waterverversing
st
2
HWA gemalen-IT gemalen
st
3
mechanische rioolleiding
m1
243.749
vrijvervalleiding
m1
401.038
* hoeveelheden afkomstig uit eerder uitgevoerde inventarisatie BOR. Beleid De riolering onderhouden we op grond van de geldende wettelijke verplichtingen. Het onderhoud van de riolering moet bijdragen aan de doelstellingen met betrekking tot de zorgplichten voor de riolering, hemelwater en grondwater. Beheer Uiterlijk in 2024 wordt een nieuw rioolbeleidsplan aan de raad voorgelegd ter vaststelling. Kwaliteit Het streefdoel is om de kwaliteit van de riolering in 2023 en volgende jaren te laten voldoen aan de kwaliteit die past bij de zorgplichten voor riolering, hemel- en grondwater. Om zicht te hebben op de kwaliteit en functioneren van het rioolstelsel en gemalen worden regelmatig inspecties uitgevoerd. Daarnaast wordt er preventief en correctief onderhoud uitgevoerd. De resultaten van de inspecties vormen, naast de vaste gegevens, mede de basis voor nieuwe beleids- en beheerplannen. Financiële consequenties De totale kosten van het kapitaalgoed riolering zijn als volgt: Omschrijving (x € 1.000)
2023
2024
2025
2026
Exploitatiekosten
1.342
1.342
1.342
1.342
Kapitaalslasten
1.991
1.787
1.633
1.648
C. WATER Voor het beheer van de waterwegen maakt de gemeente gebruik van verschillende beheersysteem en databronnen. In de periode 2023 en daarna bundelen we deze databases zoveel mogelijk tot één nieuwe database. Beleid Voor water, beschoeiingen en baggeren zijn de ambities en uitgangspunten niet in beleids- of beheerplannen vastgelegd. Wel zijn het Kwaliteitsplan Onderhoud Openbare Ruimte en de
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
58
keur van het waterschap, om watergangen te baggeren en te onderhouden, van toepassing. In de praktijk wordt er alleen gebaggerd als daar noodzaak toe bestaat. Vooralsnog is het uitgangspunt dat een watergang eenmaal per 7 jaar wordt gebaggerd. Beheer Voor baggerwerken wordt samengewerkt met het waterschap. Het waterschap Hollandse Delta heeft in haar keur eisen vastgelegd voor het beheer en onderhoud van watergangen en sloten in het beheer van de gemeente. In 2015 zijn tussen de gemeenten op Voorne-Putten en het waterschap uitgebreide afspraken gemaakt om de baggerwerkzaamheden gezamenlijk uit te voeren. Kwaliteit Het streefdoel is om het beheer van het water en de waterbodems te laten voldoen aan de eisen vastgelegd in de keur van het waterschap. Financiële consequenties De totale kosten van het kapitaalgoed water zijn als volgt: Omschrijving (x € 1.000)
2023
2024
2025
2026
Exploitatiekosten
818
665
665
665
Mutatie voorziening/reserve
43
43
43
43
Kapitaalslasten
51
50
41
41
D. Groen Kerncijfers Het groenareaal omvat globaal de volgende elementen en hoeveelheden*:
Vormboom (lei + knot + kandalaber)
st
1.693
Boom in verharding
st
24.893
Boom in beplanting
st
4.812
Boom in grasvegetatie
st
2.146
Rozen
m2
21.685
Blokhaag (div hoogte)
m2
44.948
Plantenbak / schaal
st
60
Bloembakken en baskets
st
162
Wisselperken
m2
540
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
59
Vaste planten
m2
22.159
Sierheesters / botanische rozen
m2
358.171
Bosplantsoen
m2
1.267.598
Gazon
m2
1.692.749
Schraal gras / natuurlijk beheer
m2
1.102.036
* hoeveelheden afkomstig uit eerder uitgevoerde inventarisatie BOR. Beleid Openbaar groen onderhouden we op grond van afgesproken kwaliteiten. Het onderhoud moet bijdragen aan de doelstellingen van het collegeprogramma. Beheer Het beheer is opgebouwd uit het dagelijks onderhoud, groot onderhoud en vervanging/herinrichting. Er worden keuzes vastgelegd voor de kwaliteit van het (dagelijks en groot) onderhoud, hoe om te gaan met de doorontwikkeling van het groen bij herinrichtingen en meer natuurgericht beheer en de duurzaamheid in het beheer. In het groenbeheerplan wordt naast de beeldwaarde en het versterken van de leefbaarheid van het groen, ook gekeken naar het bevorderen van biodiversiteit, vasthouden van (regen)water en het geven van verkoeling. Kwaliteit Het doel is om het groen in 2023 minimaal op kwaliteitsniveau B te brengen en/of te houden, overeenkomstig met de door het kenniscentrum voor Infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte (CROW) vastgestelde richtlijnen. Om inzicht te houden op de kwaliteit van het openbaar groen laten we inspecties uitvoeren. Voor de bomen hanteren we minimaal iedere drie jaar een zogenaamde BVC-inspectie (boomveiligheidscontrole of VTA). De resultaten van de inspecties vormen mede basis voor het nieuwe beleids- en beheerplan.
Financiële consequenties De totale kosten van het kapitaalgoed groen zijn als volgt: Omschrijving (x € 1.000)
2023
2024
2025
2026
Exploitatiekosten
4.117
4.057
4.057
4.057
Mutatie voorziening/reserve
-375
-375
-375
-375
65
63
63
63
Kapitaalslasten
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
60
E. Gebouwen Kerncijfers De gemeente bezit een groot aantal gebouwen welke deels bedrijfsmatig en deels functioneel worden beheerd.
gemeentehuizen
3
eigen gebruik/toiletgebouwen
9
gebouwen eigen beheer begraafplaatsen
10
gemalen, bouwkundig
5
sporthallen
5
gymzalen
8
monumentale panden/ vestingwerken
38
(monumentale) huurwoningen
11
(kerk)torens
9
poorten
6
scholen: schadebeheer/totaalbeheer
26
diverse gebouwen o.a. leegstandsbeheer
17
buurthuizen / MFA’s
14
sportaccommodaties (ook velden)
11
lichtschip
1
Beleid De gebouwen onderhouden we op grond van de geldende wettelijke verplichtingen. Ook moet onderhoud bijdragen aan de doelstellingen van het collegeprogramma. Beheer De voormalige gemeenten beschikten over beleids- en beheerplannen. Deze plannen bundelen we uiterlijk in 2024 tot één nieuw geactualiseerd beleids- en beheerplan gebouwen voor de gemeente Voorne aan Zee. Kwaliteit De gemeente heeft veel gebouwen voor verschillende doeleinden in eigendom. Die gebouwen beheren en onderhouden we volgens de geldende wet- en regelgeving (bijvoorbeeld Arbowetgeving of het geldende Bouwbesluit). In principe is de kwaliteitsnorm sober en doelmatig. Daarnaast is het beleid om de gebouwen zo efficiënt mogelijk te gebruiken.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
61
We laten met regelmaat inspecties uitvoeren conform NEN-normeringen (2767). De gemeente gebruikt onder andere de resultaten van de inspecties als basis voor het nieuwe beleids- en beheerplan. Deze meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) worden in de komende tijd geharmoniseerd. Financiële consequenties De totale kosten van het kapitaalgoed gebouwen zijn als volgt:
Omschrijving (x € 1.000)
2023
2024
2025
2026
Exploitatiekosten
3.191
3.157
2.468
2.437
Mutatie voorziening
-461
-716
-126
-126
Kapitaalslasten
1.044
1.015
801
780
Samenvatting De totale netto kosten per kapitaalgoed zijn als volgt: Omschrijving (x € 1.000)
2023
2024
2025
2026
Wegen
3.236
2.774
2.871
2.922
Riolering
3.333
3.129
2.975
2.990
Water
912
759
749
749
Groen
3.807
3.745
3.745
3.745
Gebouwen
3.774
3.456
3.144
3.092
Totaal
15.062
13.862
13.484
13.498
Woonbedrijf Het beleid van het Woonbedrijf is erop gericht om voor diegenen die op grond van hun inkomen of anderszins niet in staat zijn zelf in hun huisvesting te voorzien de mogelijkheid te bieden om voor een sociale huurwoning in aanmerking te komen. Woningbeleid Wij bieden betaalbare, duurzame en passende woningen voor mensen met een bescheiden inkomen. Ook vinden wij een fijne en veilige woonomgeving waar de huurder zich thuis voelt belangrijk. Beleidsmatige uitgangspunten en activiteiten: • Strategische beleid Woonbedrijf. Het koersplan is in 2022 opgesteld en vastgesteld. Hierin zijn de strategische uitgangspunten opgenomen van 2023 tot en met 2026.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
62
• Bereikbare, betaalbare, beschikbare woningen. Uitvoering van het strategische portefeuilleplan 2019-2030. In 2023 zal dit plan worden herijkt op basis van het nieuwe koersplan en relevante externe ontwikkelingen, zoals de nationale prestatieafspraken die zijn gemaakt. • Borgen (financiële) continuïteit Woonbedrijf. Project ‘Ambitieus Woonbedrijf”. Uitwerken van de adviezen, in het kader van fusie borgen primaire taken Woonbedrijf • Verhuur. In het najaar 2022 zal intern het verhuurbeleid geëvalueerd worden. Dit moet gereed zijn voor de huurverhoging 2023. Tevens zal in 2023 een extra controle plaats vinden van de huurprijzen. • Verkoop. Uitvoeren conform Portefeuilleplan • Aankoop. In de voormalige gemeente Brielle is de overname van Vestia vastgoed door lokale corporaties (Maasdelta en het woonbedrijf Westvoorne) onderzocht. De gesprekken hebben ertoe geleid dat in 2023 verder onderzoek wordt gedaan of en tegen welke voorwaarden het woonbedrijf een deel van het bezit in Brielle kan overnemen met een gewenste aankoopdatum van 1 september 2023. • Onderhoud. Herijking van het Meerjarenonderhoudsplan. Na het herijken van het portefeuilleplan in 2023, zal ook de koppeling tussen uit te voeren energetische ingrepen en herstructureringsopgaven en planmatig onderhoud worden herijkt. • Leefbaarheid/participatie. Samenwerking team veiligheid en sociaaldomein borgen.
Opstellen praktisch overlastprotocol. Onderzoek participatie vormen met huurders. Het Woonbedrijf is een gezonde organisatie. In 2020 is de situatie van het Woonbedrijf geanalyseerd en geconstateerd dat de bedrijfsvoering op orde is. Tegelijkertijd ligt er, ook voor het Woonbedrijf, een flinke (sloop-)nieuwbouw en duurzaamheidsopgave. Deze opgave is uitgewerkt in het strategische Portefeuilleplan 2019-2030, dat herijkt zal worden op basis van het nieuwe koersplan 2023-2026. Wij steven ernaar dat alle middelen doelmatig en rechtmatig worden ingezet ten behoeve van de volkshuisvesting. Voor de toekomst van het Woonbedrijf is het belangrijk dat er sprake is van een gezonde duurzame exploitatie die van dusdanig niveau is dat ook op de lange termijn geïnvesteerd kan worden in kwaliteit en duurzaamheid van de portefeuille, en het realiseren van nieuwbouwwoningen om aan te blijven sluiten bij de behoefte van (toekomstige) huurders. Het woonbedrijf is in financieel opzicht één geheel met de gemeente. Dat betekent dat de lasten en baten onderdeel zijn van de gemeentebegroting, de financiering van investeringen via de gemeente loopt en ook de risico’s bij de gemeente liggen. Omdat de resultaten van het woonbedrijf niet meer worden geëgaliseerd met de algemene bedrijfsreserve woningbedrijf hebben de resultaten effect op het saldo van de gemeentebegroting.
De onderhoudslasten van de woningen (zowel dagelijks onderhoud als groot onderhoud) stijgen de aankomende jaren. Ook is er een verwachte daling in de huuropbrengst als gevolg van de wettelijke huurverlaging die in 2023 gestalte krijgt. Dit heeft dan ook een negatief effect op de gemeentebegroting. Investeringsprogramma In het strategische Portefeuilleplan 2019-2030 zijn de ambities van het Woonbedrijf uitgewerkt. Het gaat hierbij om het uitvoeren van de volkshuisvestelijk opgave die nodig is om aansluiting te blijven houden met de behoefte van (toekomstige) huurders, en het naleven van de afspraken die hierover zijn gemaakt met de provincie en samenwerkingspartners. Voor 2023 leidt dit tot een investeringsplanning dat in de begroting is verwerkt. Zie verder onder het programma Wonen.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
63
§ Financiering Algemeen De financieringsparagraaf is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden op de financieringsfunctie. De paragraaf is een uitwerking van de regelgeving in de Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO). Volgens deze wet mag de financieringsfunctie uitsluitend de publieke taak dienen. De verdere lokale regels liggen vast in het Treasurystatuut. Beleidskader en verordeningen •
Besluit begroting en verantwoording
•
Wet FIDO 2000
•
Wet Ruddo 2009 (Regeling uitzetting derivaten decentrale overheden)
•
Wet houdbare overheidsfinanciën (Wet HOF)
•
Besluit schatkistbankieren 2013
•
Financiële verordening 2023 (art. 212 van de Gemeentewet)
•
Treasurystatuut gemeente Voorne aan Zee
Financieringsbeleid De beleidsdoelstelling van het Financieringsbeleid van de gemeente kan als volgt worden omschreven: De gemeente voert, gelet op haar publiekrechtelijke taak om maatschappelijk kapitaal te beheren, een risicomijdend financieringsbeleid. Binnen dit risicomijdende beleid stelt de gemeente zich ten doel; •
te verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;
•
de gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten te beschermen tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;
•
de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities te minimaliseren;
•
de renteresultaten binnen de kaders van de Wet FIDO, de gerelateerde wettelijke regelgeving en de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut te optimaliseren;
Dit alles binnen de daarvoor geldende randvoorwaarden en met in acht name van het beperken van risico’s. Renterisico’s Eén van de hoofddoelen bij de financieringsfunctie is het beperken van de gevolgen van een stijgende rente. Bij een hoog renterisico zijn de gevolgen van een stijgende rente groot voor de financiële resultaten in een bepaald jaar. Daarnaast zijn er ook risico’s op kredieten, liquiditeiten en koersen. Met behulp van het bijhouden van de ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt en de grote diversiteit in leningsproducten wordt continue geprobeerd om een zo optimaal mogelijk resultaat te behalen tegen een verantwoord risico.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
64
Teneinde de renterisico’s te beperken gelden de volgende uitgangspunten: a. Naleving van de Wet Schatkistbankieren. Door de Wet Schatkistbankieren zijn de mogelijkheden op beleggingen aanzienlijk ingeperkt. b. De kasgeldlimiet wordt niet overschrijden conform de Wet Fido; c. De renterisico-norm wordt niet overschreden conform de Wet Fido; d. Nieuwe leningen en/of uitzettingen worden afgestemd op de financiële positie en de liquiditeiten planning.
Ad a. Schatkistbankieren Het schatkistbankieren verplicht decentrale overheden alle overtollige gelden groter dan 0,75% van het begrotingstotaal € 263.143.000 te beleggen bij het Rijk. Er is dus geen vrijheid om overtollige liquide middelen onder te brengen bij andere marktpartijen. Die overtollige middelen mogen alleen in rekening-courant en via deposito’s bij de schatkist worden aangehouden. Het is wel toegestaan om deze uit te lenen aan andere decentrale overheden. Deelname van de decentrale overheden aan schatkistbankieren draagt bij aan een lagere EMUschuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk). Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, vermindert de externe financieringsbehoefte van het Rijk. Dit vertaalt zich direct door in een lagere staatsschuld. Een ander algemeen gevolg van het schatkistbankieren is een verdere vermindering van de beleggingsrisico’s voor decentrale overheden. Deze situatie kan zich in onze gemeente overigens niet voordoen. In het Treasurystatuut is een verbod op risicovolle beleggingen en derivaten opgenomen. Over de middelen die een decentrale overheid in de schatkist aanhoudt, vergoedt het Rijk rente: over het dagelijkse rekeningcourantsaldo de daggeldrente, op deposito’s is de rente afhankelijk van de looptijd.
De hoogte van die rente is gelijk aan de rente waartegen de Nederlandse Staat zichzelf financiert op de geld- en kapitaalmarkten (de zogenoemde ‘inleenrente’). Voor de uitvoering van het schatkistbankieren is er bij de BNG een SKB-werkrekening geopend. Overtollige gelden worden hier dagelijks naartoe afgeroomd. De BNG blijft ook de overige geldhandelingen verzorgen, zoals betalingen en ontvangsten. Ad b. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is bedoeld om de renterisico’s bij de vlottende schulden (schulden met een looptijd korter dan een jaar) te beheersen. Deze risico’s kunnen ontstaan door het aangaan van overmatig korte termijn financieringen en stelt een grens aan de omvang van de korte schuld. De wettelijke toegestane omvang bedraagt 8,5% van de totale lasten van de begroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. Onder vlottende of korte schuld worden schuldtitels gerekend met een looptijd korter dan 1 jaar. Bijvoorbeeld: dag-, geld- en kasleningen en rekeningcourant krediet. Voor 2023 ziet de kasgeldlimiet er als volgt uit:
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
65
(bedragen x € 1.000) Kasgeldlimiet
Begroting 2023
Begrotingstotaal
263.143
Vastgestelde percentage
8,50%
Toegestane kasgeldlimiet
22.367
Deze ruimte zal zoveel mogelijk worden omdat bij een normale rentestructuur kortlopende geldleningen goedkoper zijn dan langlopende geldleningen dan wel de roodstand faciliteit bij onze huisbankier. Ad c. Renterisiconorm In de Wet Fido (Wet Financiering Decentrale Overheden) is door het Rijk de renterisiconorm geïntroduceerd. Met de invoering van deze renterisiconorm wordt een kader gesteld tot een zodanige opbouw van de leningenportefeuille van de gemeente, dat het renterisico uit hoofde van renteaanpassing en herfinanciering van leningen in voldoende mate wordt beperkt. De renterisiconorm houdt in dat het totaal aan renteherzieningen en aflossingen in een jaar niet hoger mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal van dat jaar. Voor het 2023 is de renterisiconorm als volgt: Renterisiconorm
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2023
2024
2025
2026
2. Aflossingen
28.086
24.223
22.441
21.962
3. (1+2) Renterisico
28.086
24.223
22.441
21.962
4a. Begrotingstotaal
263.143
(bedragen x € 1.000) 1. Renteherzieningen
4b. Percentage regeling
20%
4. (4a x 4b/100) Renterisiconorm
52.629
52.629
52.629
52.629
5a. (4>3) Ruimte onder renterisiconorm
24.543
28.406
30.188
30.667
5b. (3>4) Overschrijding renterisiconorm
0
0
0
0
Op basis van de bovenstaande tabel kan worden vastgesteld dat het bedrag aan aflossingen lager is dan de renterisiconorm. Hierdoor wordt voldaan aan de eisen van de Wet Fido. In de begrotingsjaren 2024 tot en met 2026 is stijging van de ruimte onder de renterisiconorm zichtbaar.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
66
Kredietrisico’s Ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak kunnen gemeenten leningen verstrekken. Op deze verstrekte leningen loopt de gemeente kredietrisico. De gemeente Voorne aan Zee heeft in totaal € 10,6 miljoen aan leningen verstrekt. Ad 4. Financieringspositie gemeente Voorne aan Zee Dit onderdeel geeft inzicht in de ontwikkeling van de financieringspositie van onze gemeente en de daarbij behorende financieringsbehoefte, rekening houdend met (geplande) (des-)investeringen en beschikbare interne en externe middelen. In feite gaat het hier om het opstellen van een liquiditeitsbegroting. De ontwikkeling van de financieringspositie is bepalend voor de leningenportefeuille. Omschrijving
2023
2024
2025
2026
Boekwaarde per 1/1
471.079
471.523
457.872
445.236
Reserves
178.918
171.723
169.138
169.244
Voorzieningen
41.245
44.445
39.496
40.518
Langlopende leningen
220.762
235.627
216.954
203.340
Totale vaste financieringsmiddelen
440.925
451.795
425.588
413.102
Vlottende financieringsmiddelen
-30.154
-19.728
-32.284
-32.134
Vaste financieringsmiddelen
Bedragen x € 1.000 Prognose financieringsbehoefte In onderstaand schema worden de mutaties van de leningenportefeuille voor het begrotingsjaar 2023 weergegeven. Omschrijving
Bedrag in € Gemiddelde rente
Stand per 1 januari 2023
220.762.412
1,56%
Nieuwe leningen
40.000.000
*3%
Reguliere aflossingen
28.086.299
Vervroegde aflossingen Stand per 31 december 2023
232.676.113
1,68%
Voor het aantrekken van geldleningen wordt rekening gehouden met een percentage van 3% gebaseerd op een 25-jaars staatslening. Het investeringsprogramma (zie bijlage 1 Investeringsprogramma 2023-2026) van de gemeente dient als leidraad bij het bepalen van de financieringsbehoefte voor de jaren 2023 t/m 2026. Op
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
67
basis van het verloop van het eigen vermogen ten opzichte van het geïnvesteerde en te investeren vermogen is de prognose dat in de periode 2023-2026 in totaal voor € 105 miljoen aan vreemd vermogen moet worden aangetrokken. De rekenrente wordt bepaald aan de hand van het feitelijke rentepercentage van de aangegane leningen. In de onderstaande tabel wordt de rentekostenverdeling weergegeven. Rentekostenverdeling In het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording is vanaf 2017 de renteberekeningsmethodiek voorgeschreven. In het onderstaand schema is de berekening weergegeven.
Schema rentetoerekening 2023
2023
2024
2025
2026
%
a.
Externe rentelasten, geldlen.o/g
€
3.817
b.
Externe rentebaten, geldlen.u/g
-/- €
142
4.128 111
4.002 111
3.798 111
3.675 €
4.017 €
3.891 €
3.686
458 463
315 442
€ Door te berekenen rentes c.
-rente aan grondexploitaties alg. dienst
div
€
495
-rente projectfinanciering afval/riolering
4%-5% €
521
€
0
-overig
-/- €
232 423
921
757
€
2.658 €
3.096 €
3.133 €
d1. Rente over eigen vermogen
€
-
d2. Rente over voorzieningen
€
-
0 0
0 0
€
2.658 €
3.096 €
3.133 €
3.032
toegerekende rente
€
2.856
2.894
2.915
2.887
Renteresultaat op taakveld treasury (+ = voordelig)
€
-202 €
-218 €
-145
Totaal door te berekenen rentes Saldo door te rekenen externe rente
Aan taakvelden / programma's + overhead toe te rekenen e. f.
1.016
654 3.032
0 0
Werkelijk aan taakvelden / programma's + overhead 198 €
Afgerond vastgesteld renteomslag percentage
0,70%
0,70%
0,70%
0,70%
Berekend renteomslag percentage over de boekwaarden (af te ronden binnen marge van 0,5%)
0,65%
0,75%
0,75%
0,74%
Afwijking in procenten van de werkelijke rentelasten (mag niet groter zijn dan 25%)
7,44%
-6,52%
-6,95%
-4,79%
(bedragen x € 1.000,-)
Het geraamde rente c.q. financieringsresultaat voor 2023 bedraagt afgerond € 198.000 positief. De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen rente (in euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens consistent en eenduidig worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond. Wijken de werkelijke rentelasten in euro’s die over een jaar aan taakvelden hadden moeten worden doorbelast af van de rentelasten in euro’s die op basis van de voor gecalculeerde renteomslag aan de taakvelden zijn toegerekend? Dan kan de gemeente besluiten tot correctie. Die correctie is verplicht als deze afwijking groter is dan 25%.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
68
Investeringen en taakvelden Het gehanteerde percentage voor 2023 voor toerekening aan de investeringen bedraagt op basis van de bovenstaande berekening 0,7%. De rentelasten van het betreffende activa worden doorbelast naar de betreffende taakvelden. Grondexploitatie De toegestane toe te rekenen rente aan bouwgronden in exploitatie wordt gebaseerd op de daadwerkelijk te betalen rente over het vreemd vermogen. De berekende rente is als volgt bepaald: het gewogen gemiddelde rentepercentage van de bestaande leningenportefeuille van de gemeente, naar verhouding vreemd vermogen/ totaal vermogen. Door de wijziging van het eigen vermogen ten opzichte van het vreemd vermogen wijzigt ook de toe rekenen rente. Voor de begroting 2023 wordt gewerkt met de in de meerjarenbegroting 2022 gehanteerde rentepercentages.
Overige zaken Treasurybeheer De gemeente heeft de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten) als huisbank. Met de BNG is een raamovereenkomst afgesloten met geïntegreerde dienstverlening. Deze dienstverlening omvat: •
Kort-kredietarrangementen (daggeldverstrekking en -opname, kasgeldleningen en termijndeposito’s)
•
Langlopende kredietverlening
•
Een online informatiedienst
• Elektronisch betalingsverkeer via rekening-courant Met de BNG is een overeenkomst afgesloten voor kredietverlening via rekening-courant tot een bedrag van € 15 miljoen. Tevens kunnen er kortlopende call of kasgeldleningen worden aangetrokken.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
69
§ Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering bestaat traditioneel uit de onderdelen personeel, organisatie, informatievoorziening en-beheer, financiën, communicatie, huisvesting, juridische zaken en inkoop. Specifiek is in deze paragraaf een toelichting en specificatie opgenomen van het incidentele herindelingsbudget die de fusiegemeente van het rijk ontvangt en de geraamde fusiekosten 2023. Personeel en organisatie De nieuwe organisatie komt voort uit het samensmelten van drie organisaties. Dat betekent dat, naast de reguliere ontwikkeling van mens & organisatie, een extra dimensie is toegevoegd. Op elke plek en dus ook op elk niveau binnen de organisatie wordt gewerkt om de schaalsprong, die we hebben gemaakt, vorm te geven. Deze vertaalslag wordt gemaakt naar ‘hoe we werken’ maar zeker ook naar ‘hoe we moeten samenwerken’. Op vele manieren is hier aandacht voor. Een mooi voorbeeld is team coaching dat breed wordt ingezet, maar ook wordt leiderschapsontwikkeling breed georganiseerd. De in-, door- en uitstroom van onze medewerkers krijgt extra aandacht in deze periode. Het goed neerzetten van de ambtelijke organisatie Voorne aan Zee in de arbeidsmarkt is hierbij noodzakelijk. De arbeidsmarktcampagne, profilering van de gemeente en de ‘werkenbijvoorneaanzee’-site zijn belangrijke instrumenten.
Extra aandacht en investering in het werkplezier van medewerkers is essentieel om mensen te behouden en te werven. Goed werkgeverschap betaalt zich immers ook uit in goede dienstverlening aan onze inwoners. Een goede diagnose van de ambtelijke organisatie helpt ons verder om inzicht te krijgen in de gewenste opbouw van de organisatie en iedereen op de juiste plek te krijgen. Hiervoor wordt nog een strategisch personeelsplan opgesteld inclusief een routekaart om te komen tot die gewenste organisatie-inrichting. Het meer strategisch opleiden van onze medewerkers wordt vormgegeven door de Voorne Academie. In de doorontwikkeling van de organisatie zullen aspecten zoals talentontwikkeling, cultuur en bestuurlijk ambtelijk samenspel verder vorm gaan krijgen. Informatievoorziening en -beheer Fase 1 – project migratie ICT In 2022 hebben we een groot en complex ICT-migratie project uitgevoerd waarbij we de nieuwe digitale werkomgeving voor Voorne aan Zee realiseerden. Alle applicaties zijn in deze nieuwe omgeving geïnstalleerd waarbij de belangrijkste kernapplicaties (Burgerzaken, Sociaal Domein, Financiën, P&O, Zaaksysteem, etc.) geharmoniseerd zijn. Harmonisatie wil zeggen dat er één nieuwe inrichting is gekozen voor Voorne aan Zee.
In de enorme hoeveelheid werk die het migratieproject met zich meebracht gaven wij prioriteit aan de kernapplicaties, omdat deze essentieel zijn voor de continuïteit in dienstverlening en bedrijfsvoering. Er is daarnaast een groot aantal applicaties één op één overgegaan naar de nieuwe omgeving. Harmonisatie van deze applicaties (voor zover mogelijk) was buiten scope van het project migratie ICT omdat het niet direct noodzakelijk was en de applicaties minder hoog scoorden op impact en urgentie. Fase 2 – Nazorgfase 1 en projectfase 2 In 2023 starten wij projectfase 2 van de migratie. Fase 2 bestaat uit de volgende sporen: • Spoor 1: Restpunten uit de migratie (nazorgfase 1) • Spoor 2: Harmoniseren van de applicaties waarvan dat nog niet gebeurd is 28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
70
• Spoor 3: Afbreken van de oude digitale werkomgevingen van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne, inclusief het verwijderen en/of veiligstellen van de daarin aanwezige data • Spoor 4: Voorwerk verrichten voor de in 2024 op te starten aanbestedingstrajecten. Voor dit project stellen wij een projectleider aan en maken we gebruik van een vergelijkbare projectstructuur en werkwijze als in het project van fase 1. De doorlooptijd is geheel 2023. De kosten worden gedekt vanuit de Arhi-gelden. Informatievoorziening - Van strategisch belang voor Voorne aan Zee In het voorgaande punt ging het vooral over de techniek, namelijk het realiseren van de nieuwe digitale werkomgeving. Wat we in de aanloop naar de fusie ook gedaan hebben is het opstellen van de visie op informatievoorziening (I-Visie en GEO-Strategie) voor Voorne aan Zee. Deze visie sluit aan op de sturingsvisie en het dienstverleningsconcept voor Voorne aan Zee. Informatievoorziening is van cruciaal belang voor de gemeente. Met informatie (data) voeren wij onze dienstverlening uit, nemen wij besluiten, maken wij beleid en informeren wij onze inwoners en bedrijven. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de gegevens en de processen van waaruit de gegevens gegenereerd worden. Datagedreven werken Voorne aan Zee heeft datagedreven werken als belangrijke ontwikkelopgave benoemd.
Daarbij is datagedreven werken geen doel op zich maar een middel om de doelen voor Voorne aan Zee te realiseren. Bijvoorbeeld het meer wendbaar en flexibel worden, wat inhoudt, sneller en vroeger signaleren van trends en ontwikkelingen en daar eerder op anticiperen en sturen. Slim gebruik maken van data maakt dit mogelijk. Dat is in een notendop datagedreven werken. Begin 2023 is de kwartiermaker datagedreven werken gestart. De kwartiermaker brengt de behoeften vanuit de verschillende vakafdelingen in kaart en vertaalt deze naar een uitvoeringsagenda voor 2023. Daarmee realiseren wij, in samenwerking met de vakafdelingen en gefaciliteerd vanuit IV (Team Informatievoorziening) de eerste concrete producten in het licht van de ontwikkelopgave datagedreven werken. I-Visie – IV-Organisatie In de visiedocumenten is een ontwikkelperspectief beschreven voor de gemeente Voorne aan Zee op het gebied van informatievoorziening. De fusie biedt, vanwege de schaalsprong, kansen om voordelen te behalen uit het slimmer gebruik maken van data en het beter organiseren van de informatievoorziening. Een robuuste IV-Organisatie is daarvoor een belangrijke randvoorwaarde. Hoe de IV-Organisatie van de toekomst eruit zou kunnen zien is in de visiedocumenten uitgewerkt. Maar, dit eindplaatje bereiken we niet in één keer.
De opbouw van de IV-Organisatie gaat stap voor stap en hangt samen met het ontwikkeltempo van de organisatie. In 2023 maken wij een begin met de verdere opbouw van de IV-Organisatie door het invullen van (deels nieuwe) rollen zoals Informatiemanager, GIS-Specialist, data-analist, etc. Samenwerking in de regio Datagedreven werken is niet alleen een ontwikkelopgave voor Voorne aan Zee, maar voor veel gemeenten, zo ook in onze regio. Wij werken samen met de gemeenten Nissewaard, Hoeksche Waard en Goeree-Overflakkee om, waar mogelijk, elkaar te versterken en krachten te bundelen.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
71
In 2022 hebben we op die manier de eerste data awareness dag “hoe eet jij je data” georganiseerd in de Hoeksche Waard. Dit evenement stond in het teken van bewustwording van wat er nu al mogelijk is. Praktijkvoorbeelden van gemeenten stonden op deze dag centraal. In 2023 organiseren wij gezamenlijk de tweede datadag. Deze dag is een vervolg en verdieping op de eerste datadag. Gemeente Voorne aan Zee is in 2023 gastheer. Syntrophos Syntrophos is een belangrijke partner voor Voorne aan Zee. Belangrijke veranderingen zijn o.a. de aanpassingen van de GR (van 4 naar 2 eigenaren) en de nieuwe DVO (dienstverleningsovereenkomst) en PDC (producten en dienstencatalogus). Zowel de aanpassingen van de GR als de nieuwe DVO/PDC worden in 2023 ter vaststelling aan het bestuur aangeboden. In 2023 maken wij ook, samen met Syntrophos, een begin met een projectportfolio voor 2024 en verder. De IV-Organisatie (informatiemanagement) speelt een belangrijke rol als het gaat om het vertalen van de wensen en ontwikkelingen vanuit de vakafdelingen naar projecten in het projectportfolio. Het portfolio is een belangrijke basis voor de begroting van Syntrophos. Vanuit de I-Visie en GEO-Strategie wordt, zoals eerder gezegd, het strategisch belang van informatievoorziening voor Voorne aan Zee onderstreept.
Voor 2023 en verder betekent het dat we inzetten op de organiseren van het functioneel beheer, gebruik, toepassing en presentatie van informatie en informatiesystemen, dicht tegen de organisatie c.q. de vakafdelingen aan. Op die manier ontstaat een vliegwieleffect in de ontwikkeling van datagedreven werken omdat het ene informatieproduct (kaart, overzicht, dashboard) de vraag naar een nieuw of aanvullend informatieproduct initieert. We bekijken op welke manier wij vanuit de samenwerking met Syntrophos, maar ook met andere gemeenten tot synergie voordelen kunnen komen. Proces- en zaakgericht werken Per 1 januari 2023 zijn de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne gefuseerd tot de gemeente Voorne aan Zee. Er is een toekomstvisie Voorne aan Zee opgesteld. De kernwaarden gelijkwaardig, vertrouwen, verbinden, transparant en samenwerken staan centraal in het stuk. Als uitwerking hiervan is de I-Visie opgesteld. De I-visie (perspectief tot 2023) stelt kaders voor de wijze waarop de gemeente Voorne aan Zee haar informatievoorziening wenst in te regelen. De informatievoorziening is van groot strategisch belang en speelt een belangrijke rol in besluitvormingsprocessen, beleidsvorming en bedrijfsvoering. Het doel van de I-visie is om richting te geven aan de beste methodes waarop de informatievoorziening ontwikkeld kan worden en hoe data zo slim mogelijk gebruikt kan worden.
De organisatie Voorne aan Zee zal vanaf 2023 zaakgericht werken. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het zaaksysteem e-Suite. Dit zaaksysteem is inmiddels per 19 januari in gebruik genomen door de gehele organisatie. Op projectmatige wijze is deze livegang voorbereid en begeleid door drie sporen. Spoor 1 richtte zich op de organisatorische aspecten spoor 2 op de technische inrichting en spoor 3 op de adoptie van het zaakgericht werken binnen de organisatie en het trainen van de medewerkers. De huidige situatie: • De e-suite is op dit momenteel operationeel. • Medewerkers zijn geïnformeerd over het gebruik van de e-suite (trainingen / communicatie / handleidingen). • De processen zijn generiek ingericht en nog niet aangepast naar specifieke wensen vanuit de organisatie. • Harmonisatie en optimalisatie van de processen lijkt noodzakelijk voor efficiënte werkwijze. 28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
72
• De sporen 1 tot en met 3 zijn nagenoeg afgerond en vervolgfase van doorontwikkeling Zaakgericht Werken is nodig. • Een doelmatige inrichting en implementatie van processen volgens een principe van continue verbeteren zal prioriteit krijgen. Het project spoor 4 is gericht op het ondersteunen van de organisatie in de doorontwikkeling van hun werkwijzen en processen. Het doel hierbij is een doelmatige- en optimale inzet. • Dit spoor helpt de organisatie met de optimale inrichting en de gewenste doorontwikkeling. • Het project faciliteert de vakafdelingen in de verandering in werkwijze en aanpak. De vakafdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor inzet en realisatie. Het programma ondersteunt, faciliteert en fungeert als kwartiermaker/aanjager. • Verandering en aanpassing gebeurt op initiatief van de vakafdelingen. De capaciteit van teamleden wordt afgewogen op beschikbaarheid. • Spoor 4 werkt met zogenoemde Scrum- verbeterteams waarbij met de vakafdelingen wordt bepaald waar de doorontwikkelingen nodig zijn. • Bij de doorontwikkeling van de processen doen zich drie mogelijkheden voor, waarbij bij de start van de scrumsessies wordt bepaald welk spoor wordt gevolgd: 1) Generiekproces e-Suite (voor enkelvoudige processen), 2) Gekoppelde vak applicaties (Specifieke /eenvoudige processen) 3) Specifiek e-Suite proces (is uitzondering, heeft niet de voorkeur).
• De aanpassing van het zaaksysteem wordt tot een minimum beperkt. Uitgangspunt is zoveel mogelijk verloopt via het generieke proces. Op hoofdlijnen 70% generiek (optie 1) ingericht, 25% ingericht in vak applicatie (optie 2) en 5% aanpassing in het zaaksysteem (optie 3). • Overeenstemming over werkwijze en procedures is een verantwoordelijkheid van de vakafdeling. Het harmoniseren van de processen (3 werkwijzen naar 1) zal door de vakafdeling worden overeengekomen. • De gewenste verandering wordt vanuit de teams geïnitieerd en projectmatig ondersteund in de realisatie. • Continuïteit van de bedrijfsvoering is geborgd met een doelmatige inrichting van de processen. Archiefachterstanden Voorne aan Zee start met een erfenis van archiefachterstand, zowel analoog als digitaal. Er is een inventarisatie gemaakt door een extern bureau. Deze is door de senior DIV-medewerkers gecontroleerd en verder aangevuld. Inzichtelijk is gemaakt wat er nog gedaan moet worden om de achterstanden weg te werken. Middels een prioriteit die aan de verschillende onderdelen is toegekend, is een analyse gemaakt en een urenraming. In 2023 wordt gestart met de aanpak. Wet Open Overheid (WOO) De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden.
De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Voor passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek) volgt de Woo vrijwel geheel de Wob, inclusief veel van de relevante jurisprudentie over de Wob. Naast openbaarmaking van overheidsinformatie op verzoek (passieve openbaarmaking) regelt de Woo ook actieve openbaarmaking: overheden moeten ongevraagd informatie openbaar maken. Waar de Woo voor passieve openbaarmaking op 1 mei 2022 per direct in werking is getreden, geldt voor de ‘harde plicht’ voor actieve openbaarmaking een overgangsperiode waarvan nog niet precies bekend is hoelang die gaat duren.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
73
Dit brengt grote veranderingen met zich mee voor alle overheden, waaronder Gemeenten. Er is een plan opgesteld die de aanpak van Gemeente Voorne aan Zee beschrijft om de Woo de komende jaren te implementeren. Hoofddoel van dit plan is om de aanpak te beschrijven voor implementatie van de Woo binnen Gemeente Voorne aan Zee. De aanpak zal een pragmatische wijze zijn die de veranderingen beschrijven die nodig zijn om de Woo succesvol te implementeren. Daarmee bedoelen we enerzijds dat de aanpak ertoe leidt dat Gemeente Voorne aan Zee passieve informatieverzoeken minimaal net zo goed afhandelen als voorheen onder de Wob het geval was en anderzijds dat Gemeente Voorne aan Zee klaar is om – met inachtneming van het in hoofdstuk 4 van dit plan geformuleerde ambitieniveau – te voldoen aan de eisen die de Woo stelt ten aanzien van actieve openbaarmaking en enkele algemene bepalingen . Gelet op de gefaseerde invoering van actief openbaar maken onder de Woo zal deze aanpak meerjarig zijn. Die gefaseerde invoering kan aan veranderingen buiten de invloedsfeer Gemeente Voorne aan Zee onderhavig zijn. Daarom voorziet de aanpak in een planning om de aanpak periodiek te herijken. Subdoelen van dit stuk zijn: • Het beschrijven en vastleggen van het ambitieniveau ten aanzien van actief openbaar maken.
• Het beschrijven van de manier waarop omgegaan zal worden met veranderingen die relevant zijn voor implementatie van de Woo. • Het benoemen van rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de implementatie van de Woo Procesmanagement en Interne Controle Procesmanagement en interne controle dragen ertoe bij dat de (belangrijkste/ financieel meest risicovolle) processen in de gemeente Voorne aan Zee beheerst worden. In control wil zeggen dat: • bedrijfsprocessen effectief en efficiënt zijn ingericht • relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd • informatievoorziening op orde is zodat er een duidelijke en transparante basis is om (bij) te sturen. Bij de inrichting van processen is essentieel dat wordt afgesproken hoe er gewerkt moet worden, en dat vervolgens wordt gewerkt zoals afgesproken. Grip op de organisatie begint met het in beeld brengen van processen. De meest relevante processen (qua maatschappelijke- en financiële impact) worden in 2023 daarom uitgewerkt in processtappen, risico’s, beheersmaatregelen en controlepunten. Dit gebeurt met behulp van het Key Control Dashboard (KCD), het systeem wat we hanteren voor het vastleggen van processen en het uitvoeren van interne audits. Per proces worden de processtappen in beeld gebracht (workflow). Op basis van de workflow worden de risico’s bepaald en beheersmaatregelen getroffen.
Afsluitend worden controles uitgevoerd om de effectiviteit van de beheersmaatregelen te onderzoeken. In control zijn betekent niet dat er geen verbeterpunten zijn, maar wel dat deze punten in beeld zijn en aangepakt worden. We zijn als gemeente Voorne aan Zee in control indien we een lerende organisatie zijn en de PDCA-cyclus keer op keer voltooien.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
74
Dit bereiken we door: • een goede samenwerking tussen de vakafdelingen en concernstaf, waarbij een goede informatievoorziening rondom processen van groot belang is. • het onderwerp structureel op de agenda te plaatsen van management team en College. De kaders en plannen worden beschreven in de notitie ‘Voorne aan Zee in Control’, welke naar verwachting in het tweede kwartaal van 2023 wordt vastgesteld door het college. Rechtmatigheidsverantwoording Door een wetswijziging is het college van burgemeester en wethouders met ingang van het verslagjaar 2023 zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken. De externe accountant geeft alleen nog een controleverklaring af met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De externe accountant zal wel een kwaliteitsoordeel opnemen over de door het college afgelegde rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor zal hij controleren of alle benodigde interne controles zijn uitgevoerd en vastgelegd. Voor gemeenten wordt het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording vanaf (de jaarrekening) 2023 een verplichting.
In een rechtmatigheidsverantwoording wordt vastgesteld dat de gemeente: • inzicht heeft in haar processen en waar nodig acties uitzet ter verbetering van een proces • grip heeft op interne controle en risicomanagement • actief werkt met een intern controle- en reviewsysteem In het tweede kwartaal van 2023 wordt een geactualiseerd implementatieplan voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. Hierin worden de genomen beheersmaatregelen en de in 2023 uit te voeren lijncontroles en verbijzonderde interne controles gedetailleerd beschreven. Dit document zal voor toetsing op kwaliteit en volledigheid ook met de controlerend accountant worden afgestemd. Planning en Control Planning is te definiëren als het geheel van activiteiten dat moet worden uitgevoerd om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces. Control wordt vormgegeven door de rapportage daarover en de benodigde bijsturing en uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan de raad. Al deze activiteiten en de daaruit voorkomende P&C producten zijn verankerd in de Planning & Control Cyclus. Ieder begrotingsjaar doorloopt de fasen vooruitkijken (begroting), bijsturen (bestuursrapportages) en verantwoorden (jaarrekening). Het onderstaande schema geeft de P&C Cyclus schematisch weer.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
75
Juridische Kwaliteitszorg De kern van deze discipline is het beheersen van juridische risico’s die zich binnen de gemeentelijke organisatie voor kunnen doen. De missie is dan ook het pro-actief beheersen van juridische risico’s voor de gemeente en daarbij tevens het efficiënt en effectief behandelen van bezwaren, klachten en juridische adviesvragen, hetgeen zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau bijdraagt aan een optimale bedrijfsvoering en risicobeheersing. Onze visie hierbij is om op basis van de juiste kennis en vaardigheden, in een vroeg stadium en zowel gevraagd als ongevraagd betrokken te zijn bij de processen binnen de gemeente met een juridische component. We streven daarbij naar een eensluidende en integrale wijze van werken, dwars door alle afdelingen heen.
Doelmatig inkopen De gemeente Voorne aan Zee hanteert als uitgangspunt voor haar inkopen dat de meeste waarde moet worden gehaald uit de beschikbare (belasting)euro’s. Vanuit een centraal gecoördineerde inkoopfunctie wordt de gemeentelijke organisatie gefaciliteerd door een team van inkoopspecialisten bij het doelmatig inkopen van werken, leveringen en diensten binnen de rechtmatigheidskaders. Zoveel als mogelijk worden de inkoopbehoeften passend gebundeld naar de markt gebracht, waardoor voordelen behaald worden op efficiëntie, kwaliteit en/of financiën. Bij het formuleren van inkoopstrategieën wordt hierbij ook rekening gehouden met de mogelijkheden voor het lokale MKB om een inschrijving te kunnen doen. Om de organisatie goed te kunnen faciliteren wordt er geïnvesteerd in de ontwikkeling van het inkoopteam en haar medewerkers. De kennis die wordt opgedaan, wordt gedeeld in de organisatie middels kennissessies, op nieuwsberichten via het intranet en regulier via de inkooptrajecten. Hiernaast worden contractpartners vanuit de ingekochte dienstverlening ingezet om kennis over te dragen aan de medewerkers van de gemeente Voorne aan Zee. Ook wanneer de gemeente externe expertise inhuurt wordt ingezet op kennisbehoud om de continuïteit te waarborgen. Met de nieuwe organisatiestructuur wordt 2023 benut om het contractmanagement in de organisatie goed in te bedden.
Het inkoopteam faciliteert de organisatie met het contractmanagementsysteem VendorLink/ISPnext en staat de afdelingen bij in de uitvoering van contractmanagement op tactisch en strategisch niveau. Hiermee worden de kaders geboden om scherpe inkoopresultaten te behalen en risico's te verminderen. Communicatie Voorne aan Zee is een betrouwbare, toegankelijke en herkenbare gemeente. We communiceren open, tijdig en helder over wat we doen en waarom we dit doen. We sluiten met onze
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
76
communicatie aan bij de beleefwereld van onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en medewerkers. We werken samen met inwoners, ondernemers en organisaties vanuit vertrouwen en gelijkwaardigheid. Onze communicatie is herkenbaar, zowel qua vorm als inhoud. Voor ontvangers zijn we een duidelijke afzender. Als lerende organisatie toetsen we of de boodschap aan- en overkomt bij de gewenste doelgroep. De resultaten uit onderzoek gebruiken we om onze communicatie continu te optimaliseren en om sneller en efficiënt in te spelen op veranderingen in de maatschappij en in de communicatiewereld. Facilitaire zaken en huisvesting Het jaar 2022 heeft in het teken gestaan van de voorbereidingen voor de fusie. Voor het nieuw geformeerde team Facilitaire Zaken als onderdeel van de afdeling Interne Dienstverlening ligt de uitdaging in 2023 op de volgende onderwerpen: • Huisvesting • (Her) inrichten facilitaire processen • Harmonisatie contracten • Afstemming Teams Vastgoed en Accommodaties Huisvesting Na vaststelling van de huisvestingsvisie is gestart deze te concretiseren, Zo is de raadzaal compleet vernieuwd en op 2 januari in gebruik genomen. In januari is gestart met fase 1 van de verbouwing en (her) inrichting van het gemeentehuis zelf. De verwachting is dat dit eind mei afgerond is. Op dit moment verloopt alles nog binnen het vastgestelde beschikbare budget.
Door de begrootte kredieten vanuit het voormalige Hellevoetsluis niet te activeren vanwege de op handen zijnde fusie en daarmee onzekerheid van de toekomstige huisvesting kon dit bedrag van ca. € 900.000 als gedeeltelijke dekking voor de huisvesting gebruikt worden. (Her) inrichten facilitaire processen Omdat we van 3 verschillende organisaties één nieuwe organisatie vormen dienen ook de facilitaire processen geharmoniseerd te worden. Ook dit is één van de thema’s voor 2023. Harmonisatie contracten Zoals hiervoor al aangegeven hebben we als 3 afzonderlijke gemeenten ook ieder onze eigen contracten voor veelal dezelfde diensten afgesloten. Mede afhankelijk van prolongatiedata en de afstemming met de teams Vastgoed en Accommodaties zal ook hier dit jaar met een harmonisatieslag gestart worden. Verwachting is dat dit een financieel voordeel zal opleveren, echter is nog niet aan te geven hoeveel dat zal zijn. Afstemming teams Vastgoed en Accommodaties Vanwege het feit dat de 3 voorgaande organisaties verschillend georganiseerd waren en daarmee waren dus ook de diverse taken en verantwoordelijkheden anders belegd. Dat maakt dat afstemming nodig is met elkaar ten aanzien van inkoop van diensten als onderhoud, schoonmaak, eten & drinken, etc.
Een eerste verkennend overleg hierover is tijdens het fusietraject tussen facilitair en Vastgoed gehouden en zal in 2023 verder vorm gegeven worden.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
77
Fusiekosten budget Een gemeentelijke herindeling is een omvangrijk proces en in de Grondwet geregeld. Artikel 123 van de Grondwet regelt dat provincies en gemeenten bij wet kunnen worden opgeheven of ingesteld. Daarnaast kost een herindeling ook veel geld. Het Rijk erkent dit en keert daarom een op basis van een zogeheten ‘tijdelijke maatstaf herindeling’ een aanzienlijk bedrag uit ter compensatie van de incidentele kosten van een herindeling. De vergoeding wordt uitgekeerd over een periode van vijf jaar. In het jaar voorafgaand aan de herindeling wordt 25% uitgekeerd, in gelijke delen voor de herindelende gemeenten. Het restantbedrag wordt in de vier jaren daarna uitgekeerd – 40% in het jaar van herindeling en 20% in elk van de volgende jaren – en komt toe aan de nieuwe gemeente. Voor de herindeling op Voorne zijn, op basis van de in de Wet Arhi opgenomen bepalingen, de volgende vergoedingen geraamd:
In totaal compenseert het Rijk dus ruim € 14 miljoen over een periode van 5 jaar. Er moet echter worden geconstateerd dat de meeste kosten gemaakt worden in het jaar voorafgaand aan de herindeling en het 1e jaar direct na de herindeling. In 2022 en 2023 dus. Onderstaand een overzicht van de gemaakte kosten tot en met 2022. Voor 2022 worden de geraamde kosten getoond omdat de werkelijke uitgaven pas bekend zijn als de jaarrekening 2022 is gecontroleerd en vastgesteld. De verwachting is dat het centrale fusiebudget 2022 kan worden afgesloten met een klein positief saldo. Centraal fusiebudget
De uitgaven zijn tot en met 2022 aanzienlijk hoger dan de in 2022 ontvangen (eerste) compensatie van het Rijk. De kosten gaan duidelijk voor de baten uit. Om goed zicht te houden op fusie-
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
78
gerelateerde lasten versus baten moet er dus worden gekeken naar de periode van start (2020, herindelingsscan en due diligence) tot finish (2026, laatste vergoeding Rijk). Zo bezien rest er voor de periode 2023 tot en met 2026 nog een budget van bijna € 8 miljoen (€ 14.052.675 € 6.286.436). Zoals eerder al opgemerkt mag worden verwacht dat in de periode na 2023 de fusiekosten exponentieel zullen afnemen. De toezichthouder heeft aangegeven dat de compensatie van het Rijk als incidentele bate in de Algemene Reserve moet vloeien. De lasten worden dan vervolgens incidenteel gedekt door een onttrekking uit de Algemene Reserve. Het is dus belangrijk dat de stortingen en onttrekkingen in verband met de herindeling worden gemonitord. Voor 2023 is een inschatting gemaakt van de fusie gerelateerde kosten die in 2023 nog worden gemaakt. Omdat er op dit moment nog geen fusiekosten te voorzien zijn voor de periode na 2023 is de uitkering van de Arhi uitkering in de jaren 2024 t/m 2026 budgetneutraal in de begroting opgenomen middels een storting in de Algemene Reserve. Op deze manier heeft de uitkering geen invloed op het begrotingssaldo en zijn de middelen beschikbaar voor kosten die eventueel na 2023 nog gemaakt moeten worden. Op de volgende pagina volgt een overzicht van de geraamde fusiekosten 2023.
28 maart 2023
Begroting Voorne aan Zee 2023
79
Fusiekosten budget 2023 Afdeling Interne Dienstverlening
Totaal 156.500
Activiteit ● Post onvoorziene kosten huisvesting, informatievoorziening etc.
Team Facilitaire Zaken
50.000
● Kosten i.v.m. afronding huisvesting en facilitaire voorzieningen
Team Financiën
100.000 6.000 19.000
● Externe inhuur voor verdere harmonisering en inrichting I-financiën ● Afronding verplichtingenadministratie fusiekosten t.b.v. jaarrekening 2022 ● Externe expertise harmonisering financieel beleid en belastingen
Team Informatiebeheer
340.000
● Verder harmoniseren en inrichten van het zaaksysteem E-Suite en doorontwikkelen van zaakgericht werken naar de ambities en schaalsprong van Voorne aan Zee. Met name gekoppeld aan de vastgestelde I-Visie. Dit is opgebouwd uit verschillende plateaus waar externe advisering en ontwikkeling voor nodig is
825.000
● Het doel van dit project (fase 2) is om de resterende migratiewerkzaamheden af te ronden en alle systemen samen te voegen voor de fusiegemeente Voorne aan Zee, met als gevolg kostenbesparingen, vereenvoudiging van werkprocessen en betere naleving van de i-visie
50.000
● De digitale data van de drie gemeenten moeten verder ontsloten worden naar de nieuwe gemeente en systemen van Voorne aan Zee
Afdelingsmanager
Team Informatievoorziening
Totaal Afdeling Interne Dienstverlening Afdeling Organisatie & Ontwikkeling Afdelingsmanager Team Communicatie
1.546.500 46.550 200.000
45.000
50.000 24.500 Team P&O
7.500 50.000 50.000 500.000 200.000
50.000 18.000 90.000
5.000
100.000 100.000 45.000
Totaal Afdeling Organisatie & Ontwikkeling Fysiek Domein Algemeen
Totaal Fysiek Domein Sociaal Domein Totaal Sociaal Domein Eindtotaal
28 maart 2023
Algemeen
● Post onvoorziene kosten Organisatie & Ontwikkeling ● De nieuwe huisstijl van Voorne aan Zee moet nog verder worden geïmplementeerd op alles wat een huisstijl draagt (zoals b.v. werkkleding buitendienst). Een deel daarvan is in 2022 gerealiseerd maar de volledige implementatie loopt door in 2023 ● Het nieuwe corporate merk van Voorne aan Zee zal nog verder ontwikkeld moeten worden naar tools en ook een vertaling richting de marketingstrategie voor Voorne aan Zee ● Aan de start van de gemeente zal begin 2023 extra aandacht en communicatie zijn over de nieuwe gemeente aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen ● Post onvoorziene kosten Marketing & Communicatie ● Inzetten externe arbeidsjurist voor het verder harmoniseren van het personeelshandboek Voorne aan Zee ● Het ontwerpen van een organisatiestructuur voor Voorne aan Zee die invulling geeft aan de ambities uit de visies en de benodigde schaalsprong die gemaakt wordt door de ● Inzetten van consultants van de leverancier van Youforce voor het verder harmoniseren en inrichten van het personeelssysteem Youforce ● Organisatie brede raming voor het inzetten van externe expertise op doorlopende fusieactiviteiten. ● Als gevolg van de fusie en overgang van onderneming zijn er veel vacatures welke met de huidige P&O capaciteit niet ingevuld kan worden in het eerste jaar.