Inkomend - Zeeuwland - Jaarverslag 2024
Tekst van het document
corporaties
Woondiensten
• Lid strategische klankbordgroep Autoriteit Woningcorporaties
• Regelmatig overleg accountmanager AW
• Lezen relevante correspondentie
Waarborgfonds Sociale Woningbouw
• Jaarlijks overleg accountmanager • Dpi/Dvi
• Lezen relevante correspondentie
Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening
• Incidentele contacten
• Lezen relevante correspondentie
1 Volkshuisvestelijk verslag
23
Belanghebbende
Bestuur
RvC
Zorg- en Welzijnsorganisaties: • Gors • Allévo • Buurtteams Vlissingen • Eilandzorg • Emergis (geestelijke gezondheidszorg/ verslavingszorg) • GGD • Vizita • Orionis Walcheren • Stichting Welzijn Veere • ‘s Heerenloo • SVRZ • SMWO • Vluchtelingenwerk (statushouders) • Werkvoorziening de Zuidhoek (re-integratie/ participatie) • Amarijn • Zeeuwse Gronden • Zeeuwse Bibliotheek
• Projectmatig overleg • Bezoek netwerkbijeenkomsten • Kennismakingsgesprekken na start als DB
• Bezoek netwerkbijeenkomsten
Veiligheid en leefbaarheid • Buurtbemiddeling • Politie Zeeland
• Incidenteel overleg • Projectmatig overleg • Bezoek netwerkbijeenkomsten
• Bezoek netwerkbijeenkomsten
Lokale maatschappelijke partijen • Stads-, Dorps- en wijkraden • Stichting Dorps- en Gemeenschapshuizen Schouwen-Duiveland • Adviesraad sociaal domein • Buurtbemiddeling • Politie Zeeland
• Projectmatig overleg • Bezoek netwerkbijeenkomsten
• Bezoek netwerkbijeenkomsten
Onderwijs: • MBO Scalda • Hogeschool Zeeland
• Projectmatig overleg • Structurele samenwerking via ZWS
• Bezoek netwerkbijeenkomsten
Ondernemingsraad
• Minimaal 5 keer per jaar overlegvergadering
• Jaarlijks overleg RvC-OR buiten aanwezigheid directeur-bestuurder
• Belangrijke onderwerpen uit vergaderingen OR worden in vergadering RvC toegelicht
Vakbonden: • FNV • CNV • De Unie
• Incidenteel overleg vanuit Zeeuwland • Structureel contact als lid onderhandelings-
• Lezen relevante correspondentie
Medewerkers
• Diverse overleggen en bijeenkomsten
• Via OR • Uitnodigen bij vergadering RvC a.d.h.v.
delegatie
specifiek onderwerp
• Bezoeken festiviteiten Publiek/Burgers
• Periodiek contact pers
• Lezen Pers
Naast deze belanghebbenden zijn andere organisaties te benoemen die als belanghebbende van Zeeuwland worden gekwalificeerd. Met deze belanghebbenden maken we echter geen bijzondere afspraken over de wijze waarop we de relatie vormgegeven.
1 Volkshuisvestelijk verslag
24
1.6 Duurzaam en kwalitatief goed wonen Deze ambitie heeft betrekking op de kwaliteit van woningen en de verduurzamingsopgave. We staan voor duurzaam en kwalitatief goed wonen. Ons uiteindelijk doel is om in 2050 de eigen woningvoorraad CO2- en grondstoffenneutraal te hebben. Daarbij zoeken we een optimale balans tussen financierbaarheid, de energietransitie, klimaatadaptatie en biodiversiteit met plezierig wonen voor de huurder als uitgangspunt. Bewonersbijeenkomst appartementengebouw Waterlelie
We hebben al veel gedaan aan duurzaamheid en gaan op de ingeslagen weg verder. In ons duurzaamheidsbeleidsplan, dat in 2022 is vastgesteld, benoemen we de maatregelen die we treffen om onze ambitie waar te maken. Hierbij voeren we een aantal onderdelen eerder uit dan wettelijk noodzakelijk is.
over woningen gasloos maken
Wanneer is onze ambitie waargemaakt/wanneer doen we het goed? We voldoen aan de convenanten rond duurzaam en kwalitatief goed wonen die met onze netwerkpartners zijn afgesloten. We streven naar een A voor Duurzaamheid in de Aedes Benchmark.
Onze woningen hebben een passende basiskwaliteit. Dit is niet alleen voor het wooncomfort van onze huurders, maar ook om de waarde van ons vastgoed hoog te houden en de exploitatiekosten laag te houden.
Realisatie 2024 Op gebied van Duurzaamheid scoren we in de Aedes Benchmark een A.
Onze woningen staan in een goede woonomgeving. We werken samen met bewoners en partners aan leefbare straten en buurten. Bewoners zijn in eerste instantie zélf verantwoordelijk voor de leefbaarheid in hun directe woonomgeving. Wij zetten ons samen met partners in voor de leefbaarheid in gebieden -waar wij een substantieel aantal woningen hebben – en er grotere opgaven zijn rondom leefbaarheid.
Energie Index 2024 Gemiddelde energieprestatie van onze woningen
Gemiddeld A-energielabel behaald
154,56
A+++
A++
A+
A
B
C
D
E
F
G
105,01-160,0 Het primair fossiel energieverbruik (EP2) van onze woningen bedraagt op 31 december 2024 154,56 (in 2023 was dit 158,56). 1 Volkshuisvestelijk verslag
25
Totaal:
€ 4.124.000 Uitgaven energiebesparende maatregelen in 2024
Energiebesparende maatregelen uitgevoerd in 2024 Schouwen-Duiveland Veere Vlissingen
Totaal:
142
122
14
18
Aantal woningen
Planmatig onderhoud in 2024 299 woningen
cv ketels vervangen
Schouwen-Duiveland Veere Vlissingen
Uitgevoerd:
836
633
146
Kosten planmatig onderhoud:
€ 11.837.000
57
Aantal woningen
1 Volkshuisvestelijk verslag
26
Hoe hebben we dit bereikt/wat hebben we gedaan in 2024 Het verduurzamen, behouden en verbeteren van de kwaliteit van onze woningen bereiken we door het aanbrengen van energetische maatregelen en het planmatig onderhoud. Een deel van onze activiteiten op gebied van verduurzaming is al beschreven bij het programma “Duurzame kernen”. Ook staat bij het programma Duurzame kernen beschreven wat we doen op basis van ons nieuwe Duurzaamheidsbeleidsplan.
van de VvE’s. Zeeuwland is hierin niet leidend. Uiteraard proberen wij tijdens de vergaderingen van de VvE’s wel uitdrukkelijk te sturen op de uitvoering van deze werkzaamheden.
Energetische verbeteringen
Daarnaast is er één gebouw toegevoegd aan de scope, Steenzwaenshof in Nieuwerkerk. Betreft geen hoogbouw maar wel geclusterde woningen met een kwetsbare doelgroep. Brandveiligheid De Tienden in Zoutelande maakt onderdeel uit van een bredere ontwikkeling. De gebouwen worden in 2025 aangepakt.
Bij 142 woningen zijn in 2024 energetische verbeteringen aangebracht. • 122 woningen op Schouwen-Duiveland • 14 woningen in de gemeente Veere • 18 woningen in de gemeente Vlissingen
Ook zijn in 2024 de voorbereidingen uitgevoerd voor het realiseren van scootmobielbergingen bij 9 appartementengebouwen. In 2025 gaan we deze scootmobielbergingen plaatsen.
De definitieve nieuwe energielabels komen in de eerste helft van 2025 beschikbaar. In de lijn met voorgaande jaren verwachten we dat het resultaat vooral energielabels A en B zijn. Er zijn ook woningen met E t/m G labels verbeterd. EBM begroot 147 woningen in de pilot naar ‘de standaard’ en 15 woningen no regret maatregelen E t/m G labels. Gerealiseerd 141 woningen in de pilot naar ‘de standaard’. 6 woningen aan de Dishoekseweg in Biggekerke bleek niet verantwoord vanwege erg hoge kosten. 13 woningen met E t/m G label zijn voorzien van no regret isolerende maatregelen en/of opnieuw afgemeld. Een beter label is behaald. De werkzaamheden aan 2 woningen zijn doorgeschoven naar 2025.
Om de brandveiligheid in de toekomst te verzekeren is eind 2024 een start gemaakt met het opstellen van brandveiligheidsbeleid. Naast het vergroten en op niveau houden van het bewustzijn en kennis van de verschillende medewerkers van Zeeuwland, worden ook de huurders, aannemers en installateurs hierbij betrokken. In 2025 wordt dit beleid afgerond en geïmplementeerd.
Planmatig onderhoud Naast deze energiebesparende maatregelen voerden we ook planmatig onderhoud uit. Zo blijft ook de kwaliteit van onze woningen op peil. In totaal is in 2024 aan 836 woningen planmatig onderhoud uitgevoerd. Het planmatig onderhoud bestond voornamelijk uit buitenschilderwerk en onderhoud aan de gevels. Per gemeente: • 633 woningen Schouwen-Duiveland • 146 woningen Veere • 57 woningen Vlissingen Er zijn 299 ketels vernieuwd. De Noorse geschenkwoning Duinwegje 9 in Burgh Haamstede is verduurzaamd van G naar A+, gasloos gemaakt en gemoderniseerd.
Isoleren woningen
Brandveiligheid Naar aanleiding van het opgestelde rapport over de brandveiligheid van onze appartementengebouwen zijn alle, toen opgenomen, gebouwen (inclusief de dorpshuizen en overig vastgoed) brandveilig gemaakt. Zeeuwland voldoet hiermee (weer) aan alle eisen met betrekking tot de brandveiligheid, zoals aangegeven in de Omgevingswet en het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl). Wij kunnen daarmee trots stellen dat ons bestand op dit gebied op orde is. Aan de huurders wordt hiermee de veiligheid geboden die vereist is en verwacht mag worden in geval van een calamiteit. Voor drie VvE-complexen moeten deze werkzaamheden nog worden geïnventariseerd en uitgevoerd. De actie hiervoor loopt via de beheerder
Noorse woning, Duinwegje 9 Burgh Haamstede
Ook zijn er planmatige werkzaamheden aan de liften uitgevoerd. De lift aan de Ravensteinhof in Zierikzee is volledig vervangen. In het najaar is het pilotproject warmtepompen gestart. Hiervoor zijn all-electric warmtepompen geplaats bij een woningblok aan het Hofplein in Oosterland. Bij een woningblok in de Oranje Nassaulaan in Vrouwenpolder werken in het pilotproject hybride warmtepompen samen met de bestaande cv-ketels.
1 Volkshuisvestelijk verslag
27
2 Bestuurlijk verslag
28
2.1 Goede organisatie
De drie compartimenten functioneren in samenhang met elkaar. Als de operationele kasstroom van de bestaande woningvoorraad, inclusief de verbeterinvesteringen, een surplus laat zien, zijn er extra middelen beschikbaar ter dekking van de uitgaven voor de vervangingsnieuwbouw. Als er daarentegen een tekort is bij de operationele kasstroom, zal er voor dat bedrag geleend moeten worden. Hierdoor is er minder financiële ruimte voor de vervangingsnieuwbouw.
Zeeuwland is een organisatie die zich blijft ontwikkelen om wendbaar te blijven in een snel veranderende wereld. Dit doen we voor onze klanten. De investeringen en activiteiten die we daarvoor doen staan beschreven bij de programma’s digitalisering/datakwaliteit en organisatieontwikkeling. Onder onze ambitie goede organisatie vallen de onderwerpen good governance, cultuur van de organisatie en financiën.
Wanneer is onze ambitie waargemaakt/wanneer doen we het goed? We voldoen aan onze intern vastgestelde financiële ratio’s. De tevredenheidsmeting onder onze medewerkers heeft een resultaat van een 8. Er wordt gestreefd naar lage beheerslasten, waardoor we bij de 33% goedkoopste corporaties blijven behoren.
Uitgangspunt is dat wij, als Zeeuwland, op zowel korte als op lange termijn onze doelgroep betaalbaar kunnen blijven huisvesten en onze dienstverlening positief gewaardeerd wordt. Daarom zorgen wij ervoor dat de inkomsten en uitgaven, zowel op de korte als lange termijn, in balans blijven. Dat vraagt dat onze organisatie klaar is voor de uitdagingen van nu en in de toekomst. We vinden dat we daarom voldoende financiële ruimte moeten houden om ook in de toekomst zelfstandig in deze opgaven te kunnen voorzien.
Resultaat 2024 Onze financiële ratio’s voldoen eind 2024 aan de externe normen:
Om de inkomsten en uitgaven op de lange termijn in balans te houden heeft Zeeuwland in samenwerking met Finance Ideas in 2022 een duurzaam verdienmodel ontwikkeld. Hiermee houden we onze woningvoorraad zowel in aantallen als in kwaliteit op peil en blijft de financiële continuïteit behouden. In het duurzaam verdienmodel hebben we drie compartimenten aangegeven: • de exploitatie van de bestaande portefeuille • de vervangingsnieuwbouw • uitbreidingsnieuwbouw Kengetal
Externe norm
Resultaat 2024
Resultaat 2023
Resultaat 2022
Interest Coverage Ratio
> 1,4
2,4
2,7
2,7
Solvabiliteit
> 15%
67%
61%
54%
Loan-to-value
< 85%
31%
36%
43%
Dekkingsratio
< 70%
24%
26%
25%
Netto bedrijfslasten per vhe € 958
2024 Zeeuwland
€ 960 € 1.018
2024 Bovengrens A-score
2024 Sector gemiddelde
€ 850
€ 890
€ 928
2023 Zeeuwland
2023 Bovengrens A-score
2023 Sector gemiddelde
2 Bestuurlijk verslag
29
In de resultaten is zichtbaar dat de financiële positie in 2024 op enkele onderdelen is verbeterd ten opzichte van 2023. Met name de solvabiliteit, Loan-to-Value en de dekkingsratio vallen positiever uit. Dit komt omdat de beleidswaarde van het vastgoed in exploitatie flink is toegenomen, terwijl de schuldpositie veel minder is toegenomen. De interest coverage ratio valt wel lager uit, met name als gevolg van hogere onderhoudslasten. Meer informatie over onze toekomstige financiële positie, recente ontwikkelingen, scenario analyses en een toelichting op de ratio’s is te lezen in het hoofdstuk Financiële continuïteit. Onze financiële ratio’s voldoen eind 2024 niet aan beide interne normen op basis van de drie compartimenten: Kengetal
Interne norm
Resultaat 2023
Resultaat 2024
ICR-2
> 1,0
1,3
1,1
Saldo transformatie
>€0
- € 91,1 mln
-54,7 mln.
In de ICR-2 zijn de verbeterinvesteringen verwerkt in de operationele kasstroom, die valt hierdoor lager uit. De verbeteruitgaven zijn bedoeld om de bestaande voorraad in stand te houden en moeten betaald kunnen worden uit de operationele kasstroom. Er wordt een gemiddelde berekend van de ICR over zeven jaren (vijf prognosejaren en twee realisatiejaren). We blijven in 2024 boven de grens van 1,0. Bij het saldo van de transformatie is het surplus van de operationele kasstroom opgeteld bij de opbrengst verkoop en een 2,5% groei van de lening portefeuille. Hier zijn de investeringen in nieuwbouw (zowel vervangings- als uitbreidingsnieuwbouw) van afgetrokken. Het tweede en derde compartiment van het drie compartimentenmodel zijn in het saldo gecombineerd. De bedoeling is dat deze ratio > 0 is over een termijn van 12 jaar (de begrotingsjaren en twee realisatiejaren). We hebben over de periode 2023-2034 een negatief saldo van circa € 55 miljoen. We moeten over deze periode dus € 55 miljoen meer lenen om onze plannen uit te voeren. Gezien de druk op de corporatiesector en de doelstellingen die in de Nationale Prestatieafspraken zijn opgenomen hebben wij ervoor gekozen deze overschrijding te accepteren. De wet- en regelgeving voor corporaties blijft onverminderd complex en aan verandering onderhevig.
Voorbeelden van afgelopen jaar waren de Woningwet en het vervallen van de verhuurderheffing, de stikstofwet, flora en fauna wetgeving, wet vast contracten en de wet huurverlaging 2023. Het lukt de organisatie om tijdig de wijzigingen in beeld te brengen en hierop actie te ondernemen. Hoe we dit doen staat beschreven in de paragraaf Managen van risico’s. Onze uitkomsten in de Aedes Benchmark 2024 waren goed. We kunnen hoge scores laten zien op de klanttevredenheid (score A, zie de ambitie tevreden klant) en we ook wederom een A score hebben op het onderdeel bedrijfslasten. Door organisatie breed bewust met onze uitgaven om te gaan is het ons gelukt om ook de netto bedrijfslasten laag te houden. De gegevens van de Aedes Benchmark 2024 zijn gebaseerd op de netto bedrijfslasten van 2023. 2 Bestuurlijk verslag
30
Over onze organisatie
De activiteiten binnen de afdelingen en de programma’s voeren we uit met 61 deskundige en gemotiveerde medewerkers. Deze worden vertegenwoordigd door een actieve ondernemingsraad. Om ervoor te zorgen dat we onze ambities waar blijven maken is in de loop van 2024 de organisatiestructuur van Zeeuwland aangepast en uitgebreid met een aparte afdeling vastgoed. Deze afdeling richt zich op de vastgoedgerelateerde processen en wordt aangestuurd door een afdelingsmanager, tevens MT lid. Met de aanpassing van de organisatiestructuur ziet Zeeuwland er als volgt uit: • Onze organisatie heeft een model met drie afdelingen. • De afdeling klant & omgeving richt zich op de klantprocessen, de afdeling bedrijfsvoering richt zich op de backoffice en beleidsprocessen en de afdeling vastgoed richt zich op de vastgoedgerelateerde processen (sloop/nieuwbouw, planmatig onderhoud, serviceonderhoud, contractonderhoud, mutatieonderhoud, verduurzaming) en de beleidsvorming op het gebied van vastgoed. • De bestuurder laat zich ondersteunen op het gebied van HRM. • Daarnaast kennen we een onafhankelijke controller met een rechtstreekse lijn naar bestuur en waar nodig RvC. Onze organisatie is als volgt ingedeeld:
RvC
BESTUUR CONCERN CONTROL
KLANT & OMGEVING
HRM & KWALITEIT
VASTGOED
BEDRIJFSVOERING
2 Bestuurlijk verslag
31
Personeelsstatistieken 31-12-2024
31-12-2023
31-12-2022
Aantal fte begroot
50,97
49,47
48,37
Aantal fte bezetting (incl. trainees)
51,45
51,40
49,48
Aantal medewerkers
61
61
59
Instroom
3
8
7
Uitstroom
3
6
6
Vacatures
2
0
0
33 vrouwen / 28 mannen
35 vrouwen/ 26 mannen
32 vrouwen/27 mannen
Gemiddelde leeftijd
46
45
47
Gemiddelde diensttijd
13
13
14
Ziekteverzuimpercentage
4,09
2,89
1,10
Kort verzuim
0,38
0,48
0,39
Middellang verzuim
0,32
0,52
0,71
Lang verzuim
3,40
1,90
-
Aantal ziekmeldingen
35
42
32
Ziekmeldingsfrequentie
0,53
0,71
0,63
€ 117.000
€ 130.935
€ 135.016
2,77%
4,20%
4,71%
Verhouding man/vrouw
Opleiding en scholing Opleidingskosten als percentage van de (fiscale) loonsom
Personeelsverloop
In 2024 is door het aanpassen van de organisatiestructuur het aantal fte dat is begroot uitgebreid met 1 fte manager bedrijfsvoering. In de loop van 2024 zijn drie medewerkers nieuw in dienst gekomen bij Zeeuwland. Twee door invulling van vacante functies en één als tijdelijke oproepkracht. Het aantal medewerkers in dienst is hierdoor per saldo gelijk gebleven. Op 31 december 2024 staan twee vacatures open. Een functie wordt definitief ingevuld per 1 januari 2025. De andere functie naar verwachting in het eerste kwartaal van 2025.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage over 2024 is gestegen naar 4,09. Dit is hoger dan 2023 en nog net onder de gestelde norm van 4,2%. De oorzaak van de stijging ligt met name in het lange verzuim. Een aantal medewerkers is gedurende een langere periode ziek (geweest). De meldingsfrequentie is gedaald en ruim lager dan de gestelde norm van 1,0.
Opleiding en inzet loopbaanontwikkelingsbudget
We vinden het bij Zeeuwland belangrijk dat de medewerkers en de organisatie zich ontwikkelen. Vanuit de CAO geldt een verplichting voor de medewerker om minimaal 12 uur per jaar aan zijn eigen ontwikkeling te besteden. Als werkgever stimuleren we dit en geven we de medewerkers hiervoor voldoende ruimte. Zo heeft bijvoorbeeld iedere medewerker toegang tot de Zuidwestsamen Werkt academie; een digitale leeromgeving. De uitgaven voor opleiding en scholing zijn in 2024 wat lager dan de voorgaande jaren, maar dat wil niet zeggen dat er ook minder is gedaan. Een van de pijlers van het programma organisatieontwikkeling is continu leren en verbeteren. In het kader hiervan zijn medewerkers op individuele basis naar (vakinhoudelijke) trainingen geweest, hebben we in de samenwerking BWZ of Zuidwestsamen Werkt trainingen georganiseerd om bijvoorbeeld de kennis op het gebied van huurrecht en inkomensregistratie op te frissen of nieuwe kennis op te doen tijdens bouwkunde voor niet bouwkundigen. Bij de afdeling klant & omgeving zijn de leerlijnen voor, de medewerkers klant
2 Bestuurlijk verslag
32
& omgeving en de servicemedewerkers gestart, dan wel vervolgd. Iedere medewerker heeft de workshop integriteit gevolgd en de medewerkers klant & omgeving hebben hun kennis en vaardigheden in het omgaan met agressief, normoverschrijdend gedrag opgefrist. Vanuit het programma digitalisering is ook een beroep gedaan op het opleidingsbudget.
Doorkijk naar 2025
De krapte op de arbeidsmarkt blijft toenemen. Tegelijkertijd slaagt Zeeuwland er goed in de vacatures in te vullen. We merken echter ook dat onze (bouw)partners niet altijd voldoende personeel hebben voor het vele werk dat zij voor ons verrichten. We blijven als Zeeuwland alert op talenten door bijvoorbeeld de deelname aan het traineeship van Talent voor Zeeland. Ook zetten we actief in op het aanbieden van stages, voorlichting en contacten met scholen. Door de ontwikkelingen in het speelveld van de corporaties verwachten we naar de toekomst toe een verdere uitbreiding van de formatie. Hierbij zien we ook kansen om de samenwerking met Beveland Wonen en Woongoed Middelburg te intensiveren.
2.2 Verslag van de ondernemingsraad
interim directeur-bestuurder constructief met hem samengewerkt in een open en informele sfeer. Door de Raad van Commissarissen is de OR in 2024 opnieuw nauw betrokken bij de invulling van de nieuwe directeur-bestuurder van Zeeuwland. De samenwerking met Frans Desloover verloopt op een plezierige manier. De OR bestaat uit collega’s van verschillende teams binnen Zeeuwland. In 2024 heeft de OR gewerkt aan het teamgevoel. In het voorjaar heeft de OR een heisessie gehouden bij Hof Olmenstein waar in een andere omgeving ideeën zijn uitgewisseld. Na de zomer heeft de OR een teambuildingsessie gehouden op de golfbaan in Burgh Haamstede. In 2024 vonden er een aantal informele overleggen zonder agenda plaats, waarvan twee met de bestuurder en twee met het volledige MT. Iedere twee weken is er een OR-overleg en inloopspreekuur. Elke tweede week is er een optioneel overlegmoment. Collega’s maken weinig gebruik van het inloopspreekuur en spreken collega’s uit de ondernemingsraad meestal persoonlijk aan. In 2024 is de klankbordgroep niet bijeengekomen.
Samenstelling
De samenstelling van de OR was in 2024 als volgt: • Jan-Joris Jooss (voorzitter) • Pierre Ruyssenaars (vicevoorzitter) • Evelein Mesman (secretaris) • Gérard van Wanrooij (OR-lid) • Saskia van der Nat (OR-lid) • Nico Donselaar (OR-lid)
Visie ondernemingsraad
Een goed functionerende organisatie is een organisatie die streeft naar een cultuur die open en eerlijk is. De ondernemingsraad ervaart dit ook in zijn relatie met de directeur-bestuurder. Wat doet de OR? De OR behartigt de belangen van het personeel en bewaakt daarbij het organisatiebelang. De OR streeft naar een professionele aanpak. De OR is actief betrokken bij de totstandkoming van beleid. Doordat hij vroegtijdig geïnformeerd wordt, is hij in staat om op een goede en informele manier invloed uit te oefenen op de inhoud van nieuw of te wijzigen beleid. De leden van de OR zijn gekozen door de medewerkers van Zeeuwland. Daarom vindt de OR het vanzelfsprekend om de collega’s zoveel mogelijk te betrekken bij de onderwerpen die worden besproken. Tijdens het inloopspreekuur, een achterbanbijeenkomst, een OR-klankbordgroep, het werkoverleg en nieuwsbrieven geeft de OR een toelichting op zijn rol in de totstandkoming van nieuw of te wijzigen beleid. Ook wordt er aangegeven op welke manier de mening van collega’s over de onderwerpen gevraagd wordt om tot een goed besluit te kunnen komen. Daarnaast is tijdens voornoemde momenten de mogelijkheid voor collega’s om zaken onder de aandacht te brengen en een gesprek hierover aan te gaan. In september 2024 hebben we afscheid genomen van onze interim directeur-bestuurder, Chris Theuws. De OR heeft, gedurende zijn tijd als
Ondernemingsraad
Overleg OR met directeur-bestuurder
In 2024 is acht keer overlegd met de directeur-bestuurder in een reguliere overlegvergadering. De agendapunten werden vooraf door de directeurbestuurder en de OR opgegeven.
Onderwerpen van gesprek met directeur-bestuurder • • • • • • • • • • • • •
Overname mogelijkheden afgeschreven apparaten Beheer kantoor Integriteit – terugkoppeling dilemmatraining Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) – planning en uitkomsten Bedrijfs Hulp Verlening (BHV) Werving en selectiebeleid/interne werving en te volgen proces bij afwijkingen hierop Digitale vaardigheden medewerkers BWZ Organisatieontwikkeling Externe vertrouwenspersoon Strategische personeelsplanning Open Up Digitale strategie, conversies en implementaties
2 Bestuurlijk verslag
33
• • • • • • • • • • • • •
Bedrijfsauto’s Hybride werken Werkdrukbarometer Begroting/financiële meer-jarenprognose 2024 Jaarverslag 2023 en interim rapportage 2024 Invulling vacatures Inrichting kantoor CAO 2024 Vertrouwenspersoon Wijzigingen in procuratieregeling Actualisering meldregeling Vaststellen kledinglijn Vacatureruimte medewerker klant & omgeving
Advies- en instemmingsaanvragen
De OR is betrokken geweest bij de evaluatie van een aantal regelingen. In enkele gevallen zijn er kleine aanpassingen in de tekst van de regelingen doorgevoerd. Deze hadden geen wezenlijke invloed op de werking van de betreffende regelingen en is in de notulen van het overleg met de bestuurder vastgelegd. Dit betreft: • Agressie en veiligheid • Arbeidsvoorwaardenpakket 2024 • Faciliteiten en vergoeding voor OR-werkzaamheden
Adviesaanvragen
In 2024 zijn er 3 adviesaanvragen ontvangen: • Meewerkend teamleider klantadvies • Aanpassing organisatiestructuur Zeeuwland • Adviesaanvraag BWZ Flexpool
Instemmingsaanvragen
In 2024 zijn er 2 instemmingsaanvragen ontvangen/behandeld: • Strategische Personeelsplanning • Eindejaarsuitkering oud-Woonburgers De instemmingsaanvragen zijn door de directeur-bestuurder aan de OR toegelicht. Daarna zijn de instemmingsaanvragen behandeld door de OR. De door de OR gestelde vragen zijn behandeld en/of bediscussieerd in de overlegvergadering. Aanvullende suggesties zijn waar mogelijk en noodzakelijk verwerkt in de definitieve stukken.
Overleg OR met raad van commissarissen
In maart 2024 is er overleg geweest met de raad van commissarissen (RvC). De agendapunten van dit overleg waren: • Werving nieuwe directeur-bestuurder • Vertrek en aanstelling manager Klant en Omgeving • Aanpassingen kantoor • Toekomstvisie Zeeuwland • Samenwerking BWZ • Economische ontwikkelingen • Hoe houdt de raad feeling met Zeeuwland
Overleg met bestuurders en OR-en BWZ
De intensieve samenwerking BWZ is in 2024 voortgezet. Gezien de mogelijke impact op Zeeuwland en de collega’s heeft de ondernemingsraad hierbij een belangrijke rol. Dit wordt ook door de bestuurder onderkent. Iedere 8 weken worden de ondernemingsraden in een gezamenlijk overleg met de bestuurders bijgepraat en worden ontwikkelingen en plannen toegelicht. Vanuit de ondernemingsraad van Zeeuwland zijn Pierre en Jan-Joris de vaste deelnemers aan dit overleg. In 2024 is er 6 keer een bijeenkomst geweest. Als er een advies- of instemmingsaanvraag vanuit de samenwerking wordt geïnitieerd, dan wordt dit door de eigen ondernemingsraad met haar bestuurder verder afgerond. Door de ondernemingsraden wordt wel onderling zoveel waar mogelijk afstemming gezocht.
Overleg met OR-platform
Het OR-platform wisselt ervaringen uit, bespreekt ontwikkelingen in de sector, doet aan deskundigheidsbevordering en deelt informatie. Het OR-platform bestond in 2024 uit OR-afgevaardigden van de volgende Zeeuwse corporaties: • Clavis • l’escaut • Beveland Wonen • Woongoed Middelburg • Woongoed Zeeuws-Vlaanderen • Zeeuwland Het OR-platform is in 2024 eenmaal bijeengekomen.
Deskundigheidsbevordering
De OR maakte voor ondersteuning en opleiding met regelmaat gebruik van een adviseur. De OR heeft nog geen vaste adviseur gevonden. In 2024 zijn er geen cursussen gevolgd. De OR streeft naar continuïteit. Dit bereiken we door het overdragen van kennis en het delen van ervaringen.
Verkiezingen
In 2024 zijn er, door alle wisselingen binnen de organisatie Zeeuwland, geen verkiezingen georganiseerd.
2.3 Verantwoord besturen Zeeuwland is een private onderneming die met een maatschappelijke opdracht een volkshuisvestelijke taak uitvoert. De organisatie is zich ervan bewust dat we in het publieke domein werken. Onze doelstelling is een open, integere, transparante en verantwoorde bedrijfsvoering. Dit doen we onder professioneel toezicht van de raad van commissarissen en met advisering van de ondernemingsraad en de huurdersorganisatie SHZ. Ons bestuur volgt de Governancecode Woningcorporaties en past de beginselen uit deze governancecode toe. De governancecode wordt gebruikt bij de inrichting van de bestuurlijke organisatie.
2 Bestuurlijk verslag
34
Governancestructuur
Zeeuwland is een stichting waarvan in de statuten het doel en het taakveld van de woningcorporatie zijn vastgelegd. In de statuten zijn ook de taken en bevoegdheden benoemd en toegekend aan het bestuur en andere organen binnen Zeeuwland. Onze governance, de sturing en beheersing, is vastgelegd in een aantal statuten en reglementen. In 2024 is een aantal daarvan geëvalueerd en geactualiseerd. Een overzicht van de externe spelregels (wet- en regelgeving, richtlijnen), de interne spelregels van Zeeuwland (statuten, reglementen), alsmede de besturingskaders en beheersinstrumenten staat opgenomen in het verslag van de raad van commissarissen. Het bestuur en de raad van commissarissen hebben een visie op besturen en toezicht houden. Deze visie beschrijft de missie van Zeeuwland, de wijze waarop het bestuur zich dagelijks inzet voor het verwezenlijken van deze missie en de rolopvatting van de raad van commissarissen als intern toezichthouder. De visie is te vinden op de website.
Het bestuur
Het bestuur geeft leiding aan Zeeuwland en is eindverantwoordelijk voor de resultaten. Het bestuur ontwikkelt de strategische koers en realiseert de strategische positie, de maatschappelijke prestaties, de strategische doelen, de identiteit, de (financiële) continuïteit, maakt de missie waar en heeft de algehele leiding. Daarnaast is het bestuur ook verantwoordelijk voor: • het bepalen van de uitgangspunten voor de organisatiestructuur; • het naleven van wet- en regelgeving en interne regelingen (compliance); • het personeels- en remuneratiebeleid; • een adequaat en effectief intern risicobeheersings- en controlesysteem; • het aansturen en coördineren van processen en activiteiten. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van Zeeuwland in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van stakeholders af. Het bestuur legt verantwoording af aan de raad van commissarissen. Daarvoor geeft het de raad de benodigde informatie en bespreekt onder andere de manier waarop de interne controle en beheersing zijn ingericht. De besluitvorming door het bestuur vindt plaats op grond van de statuten. De statuten geven regels aan het bestuur en beschrijven de taken en de bevoegdheden van het bestuur en de verantwoording door het bestuur.
De statuten geven ook informatie over besluiten die het bestuur ter goedkeuring moet voorleggen aan de raad van commissarissen.
Raad van commissarissen
De raad van commissarissen houdt toezicht op het algehele functioneren van Zeeuwland. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de raad. De raad adviseert daarnaast het bestuur gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van het bestuur en stelt de beoordeling en arbeidsvoorwaarden van de
bestuurder vast. De besluitvorming wordt voorbereid en gefaciliteerd door twee commissies, te weten de selectie- en remuneratiecommissie en de auditcommissie. De raad geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken. De samenstelling en verantwoording van de raad zijn nader beschreven in het verslag van de raad over 2024. Per 1 januari 2024 trad mevrouw Marianne van den Hoek-Huijbregts toe tot de raad van commissarissen.
Het management
Het managementteam van Zeeuwland bestaat uit de bestuurder, manager bedrijfsvoering, manager vastgoed en de manager klant & omgeving. De nevenfuncties van de bestuurder zijn opgenomen in het verslag van de raad van commissarissen. De manager vastgoed, Alex van den Dries had in 2024 de volgende nevenfunctie: bestuurslid (penningmeester) Stichting Odensehuis Schouwen-Duiveland. De manager klant & omgeving, Erik Dutour Geerling vervulde in 2024 geen nevenfunctie. De managersfunctie bedrijfsvoering werd in 2024 op interimbasis vervuld.
Externe accountant
De wettelijke controle van het verslagjaar 2024 is uitgevoerd door Deloitte. Zeeuwland is een Organisatie van Openbaar Belang (OOB). Onze huidige accountant heeft de benodigde vergunning om de jaarrekeningcontrole te mogen uitvoeren. De raad van commissarissen heeft Deloitte benoemd als externe accountant vanaf verslagjaar 2023, voor de duur van vier verslagjaren na een positieve jaarlijkse evaluatie.
Toezichthouder Aw
In 2024 heeft de Aw in haar toezichtsbrief van 29 november 2024 de uitkomsten gegeven van het onderzoek naar het onderdeel rechtmatigheid. Het oordeel van de Aw is positief en zij concludeert dat er geen sprake is van onrechtmatigheden.
Toezichthouder WSW
IHet Waarborgfonds sociale woningbouw (WSW) stelt jaarlijks per corporatie een risicoscore vast. WSW bepaalt deze risicoscore op basis van de financiële risico’s en de bedrijfsmatige risico’s. De financiële risico’s worden op grond de rapportages van de begroting en jaarrekening van Zeeuwland beoordeeld. De bedrijfsmatige risico’s worden beoordeeld op basis van 24 vragen die het WSW aan de corporatie stelt. Op grond van deze beoordeling heeft het WSW Zeeuwland net als in 2023 een risicoprofiel van laag tot gemiddeld toegedeeld.
Visitatie
Visitatie is een belangrijk instrument om het maatschappelijke presteren van corporaties te beoordelen en te verbeteren. Een visitatie vindt elke vier jaar plaats door een onafhankelijk, extern bureau. Zeeuwland is gevisiteerd in 2023 over de jaren 2019-2022. Het visitatierapport is gedateerd 28 augustus 2023. Het visitatierapport en onze bestuurlijke reactie is te vinden op onze eigen website en op www.visitaties.nl. Zeeuwland scoort een ‘zeer goed’ op maatschappelijke waarde, een ‘naar behoren’ op maatschappelijke verankering, een ‘goed’ op besturing en een ‘goed’ op maatschappelijke capaciteit. De verbeterpunten die uit de visitatie komen waren: 1. Besteed aan alle bewonerscommissies evenveel aandacht, en zorg dat ze allemaal dezelfde mogelijkheid tot contact met Zeeuwland ervaren. 2. Breid de visie op de belanghebbenden uit met het beoogd resultaat van
2 Bestuurlijk verslag
35
nog uit te bouwen samenwerkingen. 3. Zeeuwland kan de dynamiek in de ondernemingsstrategie nog meer communiceren naar haar samenwerkingspartners. 4. De cultuur van feedback geven kan nog laagdrempeliger, en het creëren van een imago als aantrekkelijke werkgever wordt steeds belangrijker.
Volgens het jaarverslag van de Regionale klachtencommissie Zuid West over 2024 heeft de commissie 29 klachten ontvangen. Dit zijn 5 klachten minder dan vorig jaar. Van de totale klachten zijn er 4 ontvankelijk verklaard. 1 van de klachten had betrekking op Zeeuwland.
In de tekst van het visitatierapport werd Zeeuwland ook gewezen op het belang van Wonen, Zorg en Welzijn. Wij kiezen er daarom voor ook hierop te rapporteren. Op het gebied van Zorg en Welzijn ligt er namelijk een belangrijke opgave om gezamenlijk nieuwe oplossingen te vinden voor het langer thuis wonen. Daarnaast heeft het bureau Fraey ons geholpen bij de ‘maatschappelijke inventarisatie’ door middel van het stuk ‘Klant in Kaart’. Wonen, Zorg en Welzijn wordt een cruciaal onderdeel van de nieuwe ondernemingsstrategie. Er zijn contacten gelegd met bestuurders in het Zorg en Welzijnsdomein.
Het is van groot belang dat iedereen die bij Zeeuwland werkt zich volstrekt integer gedraagt. In 2023 is de integriteitscode geëvalueerd en de klokkenluidersregeling geactualiseerd in de meldregeling. Hierbij waren zowel het managementteam als de ondernemingsraad betrokken. Jaarlijks besteden we aandacht aan het thema integriteit. In 2024 deden we dit door gebruik te maken van een online module. Een dilemmatraining volgen de medewerkers eerst digitaal en vervolgens vindt een verdieping van de lastige dilemma’s plaats. Dit hebben we in 2024 gedaan door een workshop integriteit, die door (bijna) alle medewerkers is gevolgd. Hierdoor is gewerkt aan bewustwording van de medewerkers. En ook bij dit onderwerp geldt: • elkaar aanspreken is én blijft een punt van aandacht, ook bij integriteit.
Voor de bewonerscommissies is er een succesvolle Dag van de Bewonerscommissies georganiseerd. Ook zijn er plannen om alle commissies gelijkwaardige aandacht te geven. In 2025 vindt er opnieuw een Dag van de Bewonerscommissies plaats. Tijdens deze dag vragen we de bewonerscommissies om mee te denken over de nieuwe ondernemingsstrategie.
Integriteit
De visie op belanghebbenden gaan we in 2025 uitbreiden met een strategie voor stakeholdersmanagement. Dit wordt onderdeel van de nieuwe ondernemingsstrategie. Er zijn plannen om een bijeenkomst te organiseren met belanghebbenden om dit verder vorm te geven. De communicatie over de ondernemingsstrategie naar samenwerkingspartners gaan we verbeteren. Het dynamische karakter van de strategie blijft behouden. Ook communiceren we actief met gemeenten en andere stakeholders over de voortgang. Tot slot is er aandacht voor de bedrijfscultuur en het werkgeverschap. Er zijn werkdrukmeters uitgezet en er zijn gesprekken gevoerd over het Strategische Personeelsplanning (SPP). Zeeuwland blijft actief deelnemen aan Talent voor Zeeland en biedt stageplaatsen aan. Het kantoor wordt verder aangepast om een aantrekkelijke werkplek te creëren. Ook is er extra aandacht voor teambuilding en een positieve werkomgeving. Het MT gaat een teamtraject volgen met de focus op cultuur. Verder is met andere woningcorporaties een flexteam KCC opgezet.
Externe klachtencommissie
Een klacht over de dienstverlening van Zeeuwland kan worden gemeld op basis van de interne klachtenprocedure. Klachten van huurders en ook niet-klanten worden dan in eerste instantie door betrokken medewerker en management in behandeling genomen. In de meeste gevallen worden klachten dan al opgelost. Mocht dit niet afdoende zijn, dan is het mogelijk om de klacht in te dienen volgens de regionale klachtenprocedure. Om te voorkomen dat de indiener met een ontevreden gevoel blijft zitten of gedwongen wordt om een juridische procedure te starten, bestaat er een onafhankelijke Regionale klachtencommissie Zuid West. Deze klachtencommissie onderzoekt en beoordeelt de klachten en geeft daarover advies aan de directie van de betreffende woningcorporatie. De samenwerking in de regionale klachtencommissie maakt het voor de aangesloten corporaties mogelijk om de krachten te bundelen. De nodige kennis en ervaring om een advies uit te brengen blijft hierdoor op peil.
2 Bestuurlijk verslag
36
2.4 Verslag van de raad van commissarissen In januari 2024 is mevrouw Marianne van den Hoek-Huijbregts gestart in de raad van commissarissen. Zij is benoemd op de maatschappelijke zetel op voordracht van de huurdersorganisatie, SHZ. In het voorjaar van 2024 heeft de raad van commissarissen de wervingen selectieprocedure voor de nieuw te benoemen bestuurder succesvol afgerond met de benoeming van de heer Frans Desloover. Met hem hebben we een goede opvolger gevonden met veel ervaring in de corporatiewereld. In september is hij in dienst getreden en gestart met de kennismaking met Zeeuwland en Zeeland. De interim bestuurder, de heer Chris Theuws, heeft bijna één jaar de organisatie in goede banen geleid en de lopende dossiers opgepakt. Erg fijn dat we met hem deze periode zo hebben kunnen overbruggen.
De leden van de raad van commissarissen nemen individueel deel aan diverse studiebijeenkomsten. Als gehele raad wordt deelgenomen aan de gezamenlijke regionale studiebijeenkomsten in Zuidwest Samen. Hierin participeren twaalf corporaties uit Zeeland en West-Brabant. Aan het einde van het jaar is de procedure gestart bij de Autoriteit Woningcorporaties (Aw) voor de herbenoeming van twee leden van de raad van commissarissen: de heer Robert Gradus en mevrouw Coby Traas. In december is de herbenoeming door de Aw positief beoordeeld en zijn zij voor de tweede bestuursperiode herbenoemd. In het volgende deel van dit verslag is te lezen welke overleggen de RvC heeft gevoerd en welke besluiten er in het verslagjaar zijn genomen. Coby Traas Voorzitter raad van commissarissen
Raad van commissarissen
Voor de raad van commissarissen heeft 2024 in het teken gestaan van de bestuurderswissel bij Zeeuwland. De uitdagingen die er op de corporatiesector afkomen, maken dat Zeeuwland in de bouwopgave moet gaan versnellen. De Nationale Prestatieafspraken leveren voor Zeeland een opgave van 16.500 nieuw te bouwen woningen op. Om hier als Zeeuwland goed op voorbereid te zijn, zijn er in 2024 aanpassingen gedaan in de organisatiestructuur. Met name in de vastgoed- en projectontwikkeling zijn er functies toegevoegd. Een van de kernwaarden voor Zeeuwland is dat de huurders tevreden zijn. Dit bleek uit de Aedes Benchmark waar de huurders Zeeuwland een 8.4 toekenden. Dat dit ook een relatie heeft met het werkplezier van de medewerkers bleek uit het medewerkers- tevredenheidsonderzoek, waar Zeeuwland de hoogste score behaalde. Daarnaast werkt Zeeuwland volgens de ambitie duurzame kernen, waarbij de samenstelling en de kwaliteit van de woningvoorraad in de kernen, de kwaliteit van de woonomgeving en de bereikbaarheid van voorzieningen centraal staan. De samenwerkingsovereenkomst met SHZ is in 2024 besproken en vernieuwd. Het jaarlijkse overleg van de RvC met SHZ is wat anders vormgegeven door er ook een thema aan vast te koppelen. In 2024 is het thema de problematiek van de doorstroming op de woningmarkt besproken.
De contacten met de OR zijn redelijk intensief geweest in verband met de werving en selectie van de nieuwe bestuurder.
2 Bestuurlijk verslag
37
Onze visie op toezicht en toetsing
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RvC zijn beschreven in de statuten van Zeeuwland en verder uitgewerkt in het reglement voor de RvC. De RvC heeft twee commissies ingesteld: een auditcommissie en een selectie- en remuneratiecommissie. Daarnaast bekleedt normaliter één lid van de RvC de maatschappelijke zetel. In de paragraaf over toezicht op financiële en operationele prestaties wordt het aantal vergaderingen en de onderwerpen van de auditcommissie verder toegelicht. In de paragraaf verslag vanuit werkgeversrol wordt het aantal vergaderingen en de onderwerpen van de selectie- en remuneratiecommissie verder toegelicht.
De raad van commissarissen (RvC of raad) van Zeeuwland houdt toezicht op het functioneren van de bestuurder en de algemene gang van zaken binnen Zeeuwland. De RvC adviseert de bestuurder daarnaast gevraagd en ongevraagd en vervult de werkgeversrol richting de bestuurder. De RvC houdt onder andere toezicht op: • realisatie van de doelstellingen van Zeeuwland; • realisatie van de volkshuisvestelijke opgaven; • strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van Zeeuwland; • opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen; • kwaliteitsbeleid; • kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording; • financieel verslaggevingsproces; • naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
De raad houdt toezicht vanuit een duidelijke visie. Deze visie bestaat uit vier verschillende onderdelen: het externe kader, het interne kader, het beoordelingskader en het toezichtskader. Zie ook de onderstaande figuur.
Dit toezicht strekt zich tevens uit tot de met Zeeuwland verbonden ondernemingen.
Externe spelregels • • • • • • • • •
Woningwet BTiV RTiV Wet Normering Topinkomens Governancecode Woningcorporaties Beleidsregels Aw Beleidsregels WSW Gezamenlijk beoordelingskader Aw/WSW Wet versterking regie op volkshuisvesting
Interne spelregels • • • • • • • • • •
Rolinvulling RvC
Statuten Reglement RvC Reglementen commissies Reglement financieel beleid en beheer Treasuryreglement Investeringsreglement Verbindingenreglement Profielschets RvC Integriteitscode en klokkenluiderregeling Samenwerkingsovereenkomst SHZ
Ondernemingsstrategie Zeeuwland Portefeuillestrategie 2021-2030 Samenwerkingsovereenkomsten met gemeenten Biedingen gemeenten 2024 Overzicht stakeholders Begroting en jaarplan 2024 Financiele meerjarenprognose 2024-2033 Treasuryjaarplan 2024
Beheersinstrumenten • • • • • • • • •
Managementrapportages Bestuursverslag en volkshuisvestingsverslag Accountantsverslag Managementletter externe accountant Controleverklaring externe accountant Beoordelingsbrieven externe toezichthouders (Aw en WSW) Aedes-benchmark Visitatierapport Risicorapportages
Missie en uitgangspunten Rolinvulling Gedrag Invulling rollen Werkwijze
Intern kader
Besturingskaders • • • • • • • •
• • • • •
Extern kader
Toezicht- en toetsingskaders 2024
Toezichtskader
Beoordelingskader
2 Bestuurlijk verslag
38
Vanuit deze toezicht- en toetsingskaders zijn door de RvC in 2024 besluiten genomen, bestuursbesluiten beoordeeld en heeft de bewaking van de realisatie van de doelstellingen plaatsgevonden. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website www.zeeuwland.nl. U vindt hier onder andere de statuten en reglementen, de visie op besturen en toezicht houden en de profielschets van de RvC.
Governancecode Woningcorporaties De governancecode kent vijf principes. 1. Leden van bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht. 2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af. 3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak. 4. Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen. 5. Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan hun activiteiten. De principes vullen elkaar aan en moeten in samenhang worden bezien. De RvC van Zeeuwland onderschrijft de code en neemt deze als uitgangspunt voor zijn werkzaamheden.
Governance in het verslagjaar In het jaar 2024 gaf de governance-agenda aanleiding om verschillende regelementen te actualiseren. Door de verwachte komst van een nieuwe directeur-bestuurder is er met sommige regelementen gewacht op zijn komst. Hierdoor zijn een aantal reglementen ter advisering voorgelegd in 2024, maar is de besluitvorming verschoven naar januari 2025. Deze worden in het jaarverslag 2025 genoemd. Voor de herbenoemingen van zowel Coby Traas als Robèrt Gradus is de profielschets van de RvC geëvalueerd en ongewijzigd vastgesteld.
Verslag vanuit toezichthoudende rol Toezicht op strategie Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen, heeft de RvC zich regelmatig door de interim-directeur bestuurder, en vanaf september 2024 door de directeur-bestuurder, laten informeren over de (financiële) resultaten in relatie tot de beoogde doelen, de ontwikkelingen met betrekking tot de projecten en de relevante externe ontwikkelingen waar Zeeuwland mee geconfronteerd werd. Dit jaar ging de meeste aandacht uit naar de organisatieontwikkeling, werving en inwerken van de definitieve invulling van de directeur-bestuurder, de effecten van de Nationale Prestatieafspraken, de woondeal en de daarbij horende nieuwbouw. Ook dit jaar heeft de raad aan het begin van het jaar met de interim bestuurder gesproken over de ondernemingsstrategie. In 2022 is Zeeuwland begonnen met het organiseren van een strategiedag. De medewerkers geven dan input aan het managementteam over onder andere de ondernemingsstrategie. Omdat dit tot goede resultaten heeft geleid hebben we ook in 2024 voor de derde keer een strategiedag georganiseerd. Op deze dag spreekt het managementteam in de ochtend met de medewerkers en in de middag met de leden van de RvC over dit onderwerp.
Op deze wijze heeft het managementteam goede inbreng om de ondernemingsstrategie te actualiseren en de prioriteiten voor de begroting van het volgende jaar en de biedingen aan de gemeente te bepalen.
De raad onderschrijft de ambities die tot uiting komen in de programma’s die centraal staan: duurzame kernen en organisatieontwikkeling. De RvC heeft in het afgelopen jaar overleg gehad met de externe accountant, de SHZ en de ondernemingsraad om zich op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen in het speelveld van Zeeuwland. Ook zijn rondom specifieke onderwerpen regelmatig medewerkers van Zeeuwland te gast bij vergaderingen van de raad. Bredere oriëntatie op de externe ontwikkelingen vindt plaats met behulp van vakliteratuur en via de lokale, regionale en landelijke media. Daarnaast hebben leden van de RvC, zowel individueel als collectief, verschillende (externe) bijeenkomsten bijgewoond die onder andere in BWZ verband worden georganiseerd.
Toezicht op financiële en operationele prestaties De raad heeft zich gedurende 2024 op verschillende momenten en naar aanleiding van diverse onderwerpen bezig gehouden met de inzet van het vermogen en de financiële continuïteit van Zeeuwland. In zowel de auditcommissie als de raad is uitgebreid gesproken over de financiële gevolgen van de woondeal, die in maart 2023 tot stand is gekomen, en het halen van de ambities in het duurzaamheidsbeleidsplan. Zeeuwland gebruikt als financieel sturingskader het drie-compartimentenmodel dat in samenwerking met Finance Ideas is ontwikkeld. In het drie compartimenten model wordt een onderscheid gemaakt tussen het kwalitatief en kwantitatief op peil houden van de bestaande voorraad en het doen van uitbreidingsinvesteringen. Door de hoge nieuwbouwopgave als gevolg van de in Zeeland gesloten woondeal ontstaat een tekort in het compartiment dat ziet op de uitbreidingsinvesteringen. Dit betekent dat hiervoor externe financiering moet worden aangetrokken. Hiermee wordt van het financiële beleid afgeweken. De bestuurder heeft deze beleidsaanpassing gedaan om de hogere nieuwbouwopgave mogelijk te maken. Zeeuwland groeit in de begrotingsperiode 2024-2033 naar de grenzen van de externe toezichthouders. Vooral de ICR (interest coverage ratio) staat onder druk.
Om zeker te weten dat Zeeuwland ook in de periode na 2033 een duurzaam verdienmodel houdt is een doorrekening gedaan tot 2050. De doorrekening laat een positief saldo instandhouding zien. De raad heeft zich drie keer via de managementrapportages laten informeren over de voortgang van alle relevante facetten in de bedrijfsvoering van Zeeuwland. De raad is tevreden over de behaalde A-status op zowel het huurderoordeel, de bedrijfslasten, onderhoud & verbetering en duurzaamheid in de Aedes benchmark. De raad heeft een auditcommissie ingesteld. De auditcommissie is onder meer belast met het adviseren van de RvC over het toezicht op de significante financiële risico’s, op de financiële informatieverschaffing door Zeeuwland, de naleving van de aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de concerncontroller en de externe accountant en de beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De auditcommissie heeft bij iedere vergadering een vooroverleg met de concerncontroller zonder aanwezigheid van de bestuurder en bestuurssecretaris. Voor de uitvoering van haar taken heeft de auditcommissie in 2024 vergaderd op 26 februari, 13 mei, 17 juni, 21 oktober en 25 november. De belangrijkste onderwerpen die aan de orde kwamen zijn: • de managementrapportages en projectenrapportages;
2 Bestuurlijk verslag
39
• risicomanagementrapportages; • treasuryrapportages en verslag treasurycommissie; • het bestuursverslag, volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening • • • • • • • • • • •
2023; jaarverslagen van verbindingen 2023; (concept) accountantsverslag en (concept) controleverklaring 2023; uitgangspunten begroting 2025; uitgangspunten financiële meerjarenbegroting 2025-2034; Status modulaire woningen Zierikzee en Scharendijke ivm financiële impact Handreiking integriteit en fraude woningcorporaties 2024 de begroting 2025, financiële meerjarenbegroting 2025-2034 en treasuryjaarplan 2025; het controleplan en opdrachtbrief 2024 van de externe accountant; de beheersing van frauderisico’s overleg met de accountant, MT en AC. het concept controleplan 2025; managementletter externe accountant 2024.
De bevindingen en aanbevelingen over deze onderwerpen zijn gerapporteerd aan de RvC in de vorm van een advies. De raad heeft op 27 mei 2024, na de jaarrekeningcontrole, zonder aanwezigheid van de interim bestuurder gesproken met de externe accountant.
Bestuursverslag, jaarrekening en accountantsverslag Op 13 mei 2024 heeft de auditcommissie het bestuursverslag, het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2023 van Zeeuwland en de met Zeeuwland verbonden ondernemingen besproken met de bestuurder en de externe accountant. Op 27mei 2024 heeft de raad het bestuursverslag, het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening besproken met de bestuurder en de externe accountant. Tijdens de RvC vergadering is ook het accountantsverslag en de concept controleverklaring besproken met de externe accountant. Vervolgens heeft de raad deze stukken vastgesteld. Daarnaast heeft de raad met de externe accountant gesproken zonder aanwezigheid van de bestuurder. Dit doet de raad jaarlijks om vertrouwelijk met de accountant te kunnen spreken over mogelijke signalen of andere zaken waar de raad van op de hoogte moet zijn. Op 17 juni 2024 heeft de auditcommissie gesproken met de externe accountant over de belangrijkste risico’s en het auditplan 2023 van de accountant. De opdrachtbevestiging is in de zomer door de voorzitter ondertekend en in de auditcommissie vergadering op 9 oktober besproken.
Managementletter De auditcommissie heeft de managementletter 2024 van de externe accountant besproken met de accountant op 25 november 2024. Dit is het tweede controlejaar van Deloitte als onze accountant en daarom werd uitgekeken naar de bevindingen uit de interim controle. De accountant spreekt over een prettige samenwerking en een totaalbeeld van de interne beheersing dat positief is. De managementletter laat geen significante tekortkomingen zien en waar er verbeterpunten zijn benoemd pakt Zeeuwland die in de meeste gevallen direct op. Bij een tweetal bevindingen uit 2023 is wel opvolging gegeven maar is de werking nog niet vastgesteld.
Daarnaast zijn er 3 nieuwe bevindingen geconstateerd. Deze worden in 2025 opgepakt. De managementletter is besproken in de raad op 11 december 2024.
Jaarplan Controller 2025 De auditcommissie heeft op 25 november 2024 met de concerncontroller gesproken over de stand van zaken van het jaarplan 2024 en het jaarplan van de controller voor 2025. Het nieuwe jaarplan is opgesteld in de BWZ samenwerking met de controllers van de twee andere corporaties waarmee wordt samengewerkt. Dezelfde opzet wordt gehanteerd, speerpunten afgestemd en waar mogelijk trekken de controllers samen op tijdens de uitvoering in 2025. De auditcommissie en de raad hebben input geleverd. De raad heeft goedkeuring gegeven aan het jaarplan op 11 december 2024.
Begroting 2025, financiële meerjarenprognose 2025-2034 en treasuryjaarplan 2025 Op 11 december 2024 is de begroting 2025 en de financiële meerjarenprognose 2025-2034 besproken in de RvC. De auditcommissie heeft deze stukken besproken op 25 november 2023 en positief geadviseerd over de goedkeuring ervan door de raad. De raad heeft met de bestuurder gediscussieerd over de haalbaarheid van de plannen met de daarvoor gereserveerde middelen. Dit in verband met de grote investerings- en bouwopgave die volgt uit de woondeal en de ingerekende huurverhoging van 6%. Zeeuwland heeft de woondeal niet ondertekend maar samen met de andere Zeeuwse woningcorporaties een ondersteunende verklaring afgegeven. Daarnaast heeft de afschaffing van de verhuurdersheffing ervoor gezorgd dat het rijk veel verwachtingen in de nationale prestatieafspraken heeft opgenomen. In de bespreking zijn een vijftal scenario’s gepresenteerd, waaronder lagere rente en een huurverhoging van 4,5%. De RvC constateert dat de financiële continuïteit van Zeeuwland aannemelijk is en dat het in de financiële meerjarenraming opgenomen investeringsprogramma recht doet aan de mogelijkheden van de organisatie.
Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties De RvC heeft zich regelmatig door de bestuurder laten informeren over de (financiële) resultaten in relatie tot de beoogde doelen, de ontwikkelingen met betrekking tot de projecten en de uitvoering van de uitgebrachte biedingen in de gemeenten Schouwen-Duiveland, Veere en Vlissingen. De raad heeft de biedingen aan de drie gemeenten waarin Zeeuwland werkzaam is op 2 juli 2024 goedgekeurd. Daarnaast heeft de RvC zich laten informeren en meenemen in de samenwerking BWZ (Beveland Wonen, Woongoed Middelburg en Zeeuwland). De raad vindt deze samenwerking belangrijk aangezien deze ervoor zorgt dat Zeeuwland een nog betere dienstverlening kan bieden aan de huurders, de investeringskracht wordt vergroot, de kwetsbaarheid van de organisatie wordt verminderd en de aantrekkelijkheid als werkgever wordt vergroot. De leden van de RvC zijn bij meerdere bijeenkomsten geweest met de RvC’s en bestuurders van alle drie de organisaties.
2 Bestuurlijk verslag
40
In 2024 keurde de RvC 10 investeringsbesluiten goed voor nieuwbouw. Deze bestonden uit 5 appartementen in Brouwershaven, 22 grondgebonden levensloopbestendige woningen in Dreischor, 8 grondgebonden levensloopbestendige woningen in Zierikzee, 4 studio’s en 12 appartementen in Oost-Souburg, 14 grondgebonden levensloopbestendige woningen in Ouwerkerk, 6 grondgebonden levensloopbestendige woningen in Ouwerkerk, 10 grondgebonden levensloopbestendige woningen in Serooskerke, 8 grondgebonden levensloopbestendige woningen in Oost-Souburg, 60 modulaire woningen in Scharendijke en 90 modulaire woningen in Zierikzee. Daarnaast was er een investeringsvoorstel in verband met groot onderhoud en verduurzaming in Renesse, een investeringsvoorstel voor de aankoop van 10 woningen in Koudekerke en een investering in het ERP systeem Tobias. Na de aankondiging van het vertrek van Marco van der Wel in het voorjaar van 2023 heeft de focus van de raad voornamelijk gelegen op het aantrekken van een interim bestuurder en een definitieve invulling van de vacature directeur-bestuurder. Hierbij is het consultancybureau Whyz ingeschakeld. De profielschets is samen met Whyz, het MT, de OR en de Stichting Huurdersorganisatie Zeeuwland tot stand gekomen. Bij het selectieproces is er ook gebruikgemaakt van een enquête uitgezet onder de medewerkers en een benoemingsadviescommissie.
Deze commissie bestond uit twee leden van de OR, één MT lid, de HRM-adviseur en een lid van de SHZ. Eind 2023 vonden de sollicitatiegesprekken plaats waarbij er helaas nog geen geschikte kandidaat was gevonden. Begin 2024 werd het sollicitatieproces weer verder opgepakt waarbij er in april een voorgenomen besluit tot benoeming van Frans Desloover als directeur-bestuurder volgde. Na een positieve zienswijze van de Autoriteit wonen is Frans Desloover op 1 september benoemd tot directeur-bestuurder van Zeeuwland.
Bestuursverslag en volkshuisvestingsverslag Op 27 mei 2024 heeft de RvC het bestuursverslag en het volkshuisvestingsverslag 2023 besproken met de bestuurder waarna er over is gegaan tot vaststelling. De raad heeft geconstateerd dat het verslag een volledig beeld geeft van zaken die voor het toezicht van belang zijn.
Klachtenbehandeling Zeeuwland hanteert een procedure voor de afhandeling van klachten van huurders. De RvC wordt drie keer per jaar via de managementrapportage door de bestuurder geïnformeerd over het aantal en de aard van de klachten die door de Regionale Klachtencommissie Zuid West zijn behandeld. De bestuurder brengt jaarlijks verslag uit aan de RvC over de werkzaamheden van de externe Regionale Klachtencommissie Zuid West. De klachtenprocedure en het reglement van de klachtencommissie zijn beschikbaar via de website www.zeeuwland.nl. In de managementrapportage wordt de raad ook geïnformeerd over de klachten die bij de organisatie binnenkomen, gericht zijn aan het management en gaan over de uitvoering van de dienstverlening en/of de toepassing van het beleid van Zeeuwland. De raad vindt de aard van de klachten en de wijze waarop Zeeuwland deze afhandelt een belangrijk signaal en wil daar graag inzage in hebben.
Visitatie In 2023 heeft de vierjaarlijkse visitatie plaatsgevonden over de jaren 20192022. Een visitatie is een belangrijk instrument om het maatschappelijk presteren van corporaties te beoordelen en te verbeteren. De visitatie is uitgevoerd door Ecorys. De RvC is trots op het resultaat van de visitatie. Zeeuwland scoort een ‘zeer goed’ op maatschappelijke waarde, een ‘naar behoren’ op maatschappelijke verankering, een ‘goed’ op besturing en een ‘goed’ op maatschappelijke capaciteit. De raad stelt vast dat de verbeterpunten die uit de visitatie komen door de bestuurder worden opgepakt. De verbeterpunten waren: • Besteed aan alle bewonerscommissies evenveel aandacht en zorg dat ze allemaal dezelfde mogelijkheid tot contact met Zeeuwland ervaren. • Breid de visie op de belanghebbenden uit met het beoogd resultaat van nog uit te bouwen samenwerkingen. • Zeeuwland kan de dynamiek in de ondernemingsstrategie nog meer communiceren naar haar samenwerkingspartners. • De cultuur van feedback geven kan nog laagdrempeliger en het creëren van een imago als aantrekkelijke werkgever wordt steeds belangrijker. In 2024 heeft de RvC kennisgenomen van de halfjaarlijkse memo die binnen Zeeuwland wordt geschreven over de voortgang van de verbeterpunten.