Inkomend - rekenkamer - Definitief rapport vastgoed en accommodaties voor gemeenteraad 14 juli 2021

7 registratiekenmerk 1128469 (raadsbesluit 10-10-2019)

Vastgoed- en accommodatiebeleid

26 van 69

latere financiële monitoring 8, zie bijlage 6 voor nadere toelichting. Het bedrag van € 264.610 dat als nadeel is verwerkt in de 2e bestuursrapportage 2019 is daarmee ook niet helemaal correct geweest (had € 266.920 moeten zijn). Ook valt op dat in het jaarplan 2019 de besparing wordt toegeschreven aan Brouwenaarstraat 2 en in de financiële monitoring aan Kanaalstraat 56-58. De werkelijke niet gerealiseerde taakstelling (realiteit) is niet afzonderlijk zichtbaar in de jaarrekening van 2019. Begroot volgens Jaarplan 2019

Begroot 2019 volgens Financiële monitoring

Realiteit 2019 volgens Financiële monitoring

Taakstelling

348.000

348.000

348.000

Totaal besparing exploitatielasten

83.390

81.080

75.580

Nog te realiseren

-264.610

-266.920

-272.420

Als nadeel verwerkt in 2e bestuursrapportage

-264.610

Verschil realiteit en 2e bestuursrapportage

-7.810

In jaarplan 2020 wordt aangegeven dat de cumulatieve besparing € 167.550 zal bedragen, namelijk € 86.930 voor 2020 en € 80.620 als realiteit tot en met 2019. De werkelijke realisatie tot en met 2019 was echter € 75.580, waarmee de totale begrote besparing uitkomt op € 162.510. En het nog te realiseren bedrag uitkomt op € 11.490 in plaats van € 6.450 dat als nadeel is verwerkt in de 2e bestuursrapportage, zie kolom (*) in onderstaande tabel. Begroot volgens Jaarplan 2020

(*) aangepast Begroot 2020

Realiteit 2020

Taakstelling

174.000

174.000

174.000

Totaal besparing exploitatielasten

167.550

162.510

80.740

Nog te realiseren

-6.450

-11.490

-93.260

Als nadeel verwerkt in 2 e bestuursrapportage

-6.450

Verschil realiteit en 2e bestuursrapportage

-86.810

8 Registratiekenmerk 1207167 (raadsbesluit 2-7-2020), Bijlage Financiële monitoring

Vastgoed- en accommodatiebeleid

27 van 69

In het jaarplan 2020 is een cumulatieve taakstelling van € 174.000 opgenomen. Dit is onjuist aangezien het de taakstelling is om jaarlijks € 174.000 (extra) te bezuinigen. De genoemde besparing in het jaarplan 2020 wordt wel cumulatief vermeld. Met betrekking tot realisatie van de taakstelling komt de rekenkamer tot de volgende berekening en conclusie: Realiteit 2020 volgens berekening rekenkamer Taakstelling

522.000

Totaal besparing exploitatiekosten

80.740

Nog te realiseren

-441.260

Als nadeel verwerkt in 2e bestuursrapportage

-271.060

3 jaar x 174.000 (2018 / 2019 / 2020) Gerealiseerde besparing 2019 en 2020

-264.610 (2019) -6.450 (2020)

De rekenkamer constateert dat de cumulatieve taakstelling in het jaarplan 2020 vastgesteld had moeten worden op € 522.000 (3 x € 174.000) in plaats van € 174.000. En dat het niet gerealiseerde bedrag na 3 jaar (2018, 2019 en 2020) € 441.260 bedraagt. De rekenkamer concludeert dan ook dat er sinds 2018 aanzienlijk minder is bezuinigd dan beoogd was bij de start van het majeur project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand”. Ook is de rekenkamer van mening dat de rapportage aan de raad over begroting en realisatie van de taakstelling niet overzichtelijk en begrijpelijk is en in een aantal gevallen ook onjuist. Zo blijkt dat in het jaarplan 2020 een onjuist bedrag bij de berekende besparing staat vermeld. En wordt als cumulatieve taakstelling € 174.000 vermeld in plaats van € 522.000.

4.4.4 Bestemmingsreserve “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” In mei 2019 is de bestemmingsreserve “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” gevormd en goedgekeurd door de raad. In dit besluit is opgenomen dat de inkomsten en uitgaven met betrekking tot deze reserve door middel van een jaarplan bij de programmabegroting door de gemeenteraad goedgekeurd dienen te worden. De reserve heeft als doel de uitvoering van het plan “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” mogelijk te maken. De rekenkamer heeft van de gegevens bestemmingsreserve 2019 en 2020 een nadere specificatie opgevraagd en het hierna vermelde overzicht eind september 2020 ontvangen. Voor 2019 is dan een vergelijking te maken tussen Begroot en Realiteit, voor de daaropvolgende jaren nog niet.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

28 van 69

Uit het tabblad “Recapitulatie frictiekosten” van de bestemmingsreserve “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” valt de forse overschrijding op voor wat betreft Sloopkosten 2019. In de jaarrekening 2019 wordt deze overschrijding ten opzichte van begroting niet als zodanig gerapporteerd, maar wordt alleen een kostenbedrag gerapporteerd. Rapportage Jaarrekening 2019 9: Overzicht reserves (bedragen x € 1.000) Reserve Revitalisering accommodaties

Stand per 01/01/19

Dotatie

Onttrekking

Stand per 31/12/19

-

244

147

97

In de rapportage wordt gemeld: “De dotatie aan de reserve betreft de boekwinst van het pand Kanaalstraat 56 ad € 244.000. De onttrekking betreft de kosten voortvloeiende uit het jaarplan Accommodaties 2019 ad € 147.000.” Uit het overzicht “Recapitulatie frictiekosten” valt ten aanzien van de begroting 2020 ook de grote afwaardering van boekwaarden op, die gecompenseerd moet gaan worden door verkoopopbrengsten. Bij het opstellen van de programmabegroting wordt door het college een voorstel aan de raad gedaan voor de verwachte frictiekosten van het betreffende jaar (jaarplan).

9

Jaarrekening 2019, pagina 218

Vastgoed- en accommodatiebeleid

29 van 69

Bij het vergelijken van de begroting 2020 uit het ontvangen overzicht “Recapitulatie frictiekosten” en de programmabegroting 2020 uit de hieronder opgenomen tabel valt op dat voor 2020 de bedragen dotaties en onttrekkingen sterk afwijken: •

Begroot dotaties 2020: 1.286.900 (t.o.v. 372.000 bij Lasten in programmabegroting 2020)

•

Begroot onttrekkingen 2020: -1.259.765 (t.o.v. 108.000 bij Baten in programmabegroting 2020) Programmabegroting 2021-202410, Overzicht van Baten en Lasten Programmarealisatie 2019

Reserve revitalisering accommodaties

Programmabegroting 2020

bedragen * € 1.000 Programmabegroting 2021

Lasten

Baten

Lasten

Baten

Lasten

Baten

Saldo

244

147

372

108

305

312

-7

De opgenomen Lasten en Baten uit de programmabegroting 2021-2024 zijn daarmee voor de rekenkamer niet inzichtelijk.

4.4.5 Welzijnsaccommodaties nader bekeken Voor het rekenkameronderzoek is een viertal accommodaties uit het project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” nader bekeken, te weten: 

De Kwikstaart, Nagelenburgsingel 2, 4388 KK Oost-Souburg



Het Palet, Willem Roelafszlaan 2, 4382 TD Vlissingen



Het Bolwerk, Lindeijerstraat 8, 4386 EA Vlissingen



Sporthal De Belt, Koopmansvoetpad 75, 4388 AS Oost-Souburg

Deze accommodaties zijn allemaal in het Newae-rapport uit 2017 beoordeeld op een aantal toetsingscriteria. Per accommodatie is een paspoort opgenomen met informatie over de locatie van de accommodatie, de faciliteiten, de huidige structurele gebruikers, het type gebruik van deze gebruikers, de scores op de toetsingscriteria en een strategie voor de toekomst (in bijlage 7 van het Newaerapport). Bij het vergelijken van de jaarplannen en het advies dat door Newae per accommodatie is opgesteld, valt op dat bij 3 van deze 4 accommodaties nu voor een andere strategie is gekozen. Het is de rekenkamer niet duidelijk geworden wat de reden van deze strategie wijziging is bij deze 3 accommodaties (tegenstand, onrust bij gebruikers?).

10 Programmabegroting 2021-2024, pagina 32

Vastgoed- en accommodatiebeleid

30 van 69

Accommodatie

Newae-advies 2017

Status in Overzicht Accommodaties V2

De Kwikstaart

Afstoten op korte termijn

Behouden

Het Palet

Afstoten op lange termijn

Sloop, jaarplan 2020

Het Bolwerk

Afstoten op korte termijn

Behouden

Sporthal De Belt

Behouden

Behouden

Het volledige “Overzicht Accommodaties V2” dat de rekenkamer eind september 2020 heeft ontvangen is opgenomen in bijlage 5. De accommodaties met de status Behouden zijn allemaal opgenomen in het Recreatex-verhuursysteem en zijn te huur via Makelpunt-Walcheren. Het Palet is een accommodatie die is opgenomen in het jaarplan 2020 om te worden gesloopt. Tijdens de commissievergadering Ruimte in juni 2020 bleek dat er nog geen akkoord was met de gebruikers over de voorgestelde verplaatsing van activiteiten naar de Combinatie. Inmiddels heeft de rekenkamer vernomen dat alle gebruikers van Het Palet vertrokken zijn (naar andere gemeentelijke accommodaties of zelf andere ruimte hebben gevonden buiten de gemeente of zijn gestopt met hun activiteiten). De sloop kan nu in 2021 plaatsvinden.

4.5

Verkoopbeleid gemeentelijk vastgoed (deelvraag 5) Tijdens ons onderzoek is op 2 maart 2021, middels een collegebesluit, het “verkoopprotocol onroerend goed 2021” vastgesteld met gelijktijdige intrekking van het vastgestelde document in 2015 van “processtappen bij verkoop onroerende goed 2015”. Tijdens ons onderzoek waren de “processtappen bij verkoop onroerend goed 2015” nog van toepassing op de beoordeelde verkoop van Spuistraat 6.

4.5.1 Auditcommissie Naar aanleiding van het collegebesluit in 201411, heeft de auditcommissie op 4 september 2014 de onderstaande drie vragen gesteld aan het college met betrekking tot het proces inzake de verkoop van onroerend goed. 1. Hoe gaat het college om met verkopen van onroerend goed waarbij de boekwaarde problematisch is? 2. Het tijdpad van de verkoop niet te langdurig laten zijn. Hiermee wordt bedoeld dat indien zich een koper meldt met een bod, het zich vreemd laat aandoen als de gemeente de stelling poneert dat er gewacht wordt op meerdere kopers.

11

registratienummer 578426. 6-5-2014, proces verkoop onroerend goed

Vastgoed- en accommodatiebeleid

31 van 69

Wees duidelijk tegen de koper en spreek indien de gemeente wil wachten wel een tijdpad af. Om meerdere kopers bij de verkoop van een pand te betrekken kan wellicht ook gedacht worden aan het verkopen bij opbod of door middel van een veiling. 3. Wie bewaakt het proces? Wie is de procesverantwoordelijke, behalve het college? De reactie van het college op de vragen van de auditcommissie was: 1. Indien een hoge boekwaarde de verkoop tegen een marktconforme prijs in de weg staat wordt door het college een afweging gemaakt over de te nemen stappen. Een van die stappen kan het verlagen van de boekwaarde zijn. De afweging om de verkoop van een pand met een problematische boekwaarde wel of niet door te zetten wordt door het college gemaakt. Er wordt in dit proces in ieder geval ook overlegd met de aspirant koper, ook indien het besluit is niet in te gaan op zijn bod. 2. In het proces van verkoop wordt een makelaar ingeschakeld. Deze verkoopt een pand waarvoor in het proces een vraagprijs is vastgesteld. Deze vraagprijs is leidend, niet het aantal kopers. In principe zijn wij het eens met de uitgangspunten die u schetst. Bij aanpassing van het verkoopproces wordt, bijvoorbeeld de keuze voor een veiling, terug gestapt naar fase 1 in het verkoopproces. 3. De behandelend ambtenaar is procesverantwoordelijk en overlegt met de operationeel leidinggevende en de afdelingsmanager.

De portefeuillehouder wordt gedurende het proces geïnformeerd en het collegebesluit wordt in zijn stafoverleg voorbereid. Het college heeft uiteindelijk de eindverantwoordelijkheid. Gelet op de brief van de auditcommissie aan het college op 4 september 2014 met de hiervoor genoemde punten en het feit dat de accommodaties en het overig vastgoed in de jaarrekening een onderdeel van de materiële vaste activa vormen hebben wij tijdens ons onderzoek bij de auditcommissie geïnformeerd of er tussen de commissie en de accountant overleg is geweest met betrekking tot: 

De volledigheid van de materiële vaste activa;



De gehanteerde afschrijvingspercentages;



Vaststelling (hoogte) van de restwaarde van de onroerende zaken.

Wij hebben geen bescheiden ontvangen waaruit is gebleken dat de auditcommissie opdracht aan de accountant heeft gegeven om specifiek aandacht te besteden aan de zaken waar de hiervoor genoemde vragen betrekking op hebben. Wel is door de auditcommissie aangegeven dat zij van mening is dat de taak van de auditcommissie zich niet uitstrekt tot het gevraagde detailniveau, maar dat de mogelijkheid bestaat dat de vragen, tijdens de bespreking van de bevindingen van de accountant, op hoofdlijnen zijn geraakt.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

32 van 69

4.5.2 Verkoop Spuistraat 6, Vlissingen Het pand is gekocht in 1999 en eigendom van de Stichting Innovatie Bibliotheek Vlissingen (SIBV). Door de gemeente is voor de aankoop een hypothecaire lening aangegaan. Het (restant) bedrag is een onderdeel van de “gegarandeerde leningen”, profiel 5 (diversen), in de jaarrekening. Het bestuur van de Stichting bestaat sinds 2013 uit drie ambtenaren van de gemeente Vlissingen onder wie de voormalig bibliotheekdirecteur. De gemeente staat garant voor de Stichting en is daarom ook nauw betrokken bij de verhuur en verkoop van de onroerende zaak. Verrekening van de uitgaven en inkomsten vinden door de gemeente plaats via de rekening-courant verhouding. Voor de hoogte van de rekening-courantschuld wordt door de gemeente een voorziening gevormd. In 2011 heeft een taxatie van het pand Spuistraat 6 met de aangrenzende gebouwen, die ook in gebruik waren, plaatsgevonden met als doel het verkrijgen van inzicht in de waarde ten behoeve van een eventuele verkoop, dan wel een andere gebruiksbestemming. Op 26 september 2013 is de raad geïnformeerd over de bezuinigingstaakstelling van de Bibliotheek. In de raad bleek breed draagvlak om ook de besparing op de huisvesting te behalen. Het pand is in 2013, via een makelaar, op de markt gebracht. Hierop zijn in 2013 tussen de gemeente onderhandelingen/gesprekken met een lokale vastgoedpartij gevoerd.

Hiervoor is, op verzoek, aan een lokale vastgoedpartij de (exclusieve) optie verleend om voor 1 januari 2014 een bod uit te brengen. De voorstellen en kaders van deze partij gaven voldoende aanknopingspunten om tot een overeenkoms t te kunnen komen. Aangezien er voor 1 januari 2014 geen bod door deze partij is uitgebracht heeft het college in januari 2014 besloten om de optie niet te verlengen waardoor het pand weer voor iedereen beschikbaar was. In 2016 heeft de gemeente, via de makelaar, een huur- en aankoopvoorstel ontvangen. Hier is niet positief op gereageerd. Als gevolg van de culturele bezuinigen is de bibliotheek in 2017 ondergebracht bij de Zeeuwse bibliotheek aan de Spuikomweg 7 te Vlissingen. Met het collegebesluit van 4 december 2017 is besloten, om het voormalig bibliotheekpand ’t Spui, aan de Spuistraat 6 en het filiaal van de bibliotheek, dat was gevestigd in Oost-Souburg, Kanaalstraat 56-58 in de verkoop te plaatsen. Het filiaal is in 2019 verkocht. Het bestuur van de Stichting heeft begin 2018 een verkoopvoorstel, via een inschrijvingsprocedure, voor Spuistraat 6, aan het college voorgelegd. De aanleiding hiervoor was dat het pand leeg kon worden opgeleverd. Het college heeft hiermee ingestemd.

In de RIB van 11 juli 2018 is aangegeven dat “de uitgangspunten zijn om een zo hoog mogelijk financieel resultaat te behalen en optimaal aandacht te geven aan een maatschappelijk zinvolle herbestemming van deze accommodatie”. Er is van twee partijen een inschrijving ontvangen. Een van deze inschrijvers is de lokale vastgoedpartij die ook in 2013 met de gemeente onderhandelingen heeft gevoerd.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

33 van 69

De beoordelingscommissie heeft het beoordelingskader opgesteld. De beoordelings commissie bestaat uit het bestuur van de SIBV en twee medewerkers van de gemeente. Na beoordeling van de ingediende plannen heeft de commissie het college geadviseerd om geen gunning te laten plaatsvinden. Beide inschrijvers konden niet voldoen, door een goede invulling aan het pand te geven, aan de eis voor maatschappelijke meerwaarde voor de stad en samenleving. De inschrijvers zijn door de makelaar hierover schriftelijk geïnformeerd. Hierna heeft de inschrijver, die ook in 2013 onderhandelingen heeft gevoerd, zijn inschrijvingsbedrag verhoog d. De gemeenteraad is op 7 november 2019, via een RIB, geïnformeerd dat niet tot gunning is overgegaan. Begin 2020 heeft, via de makelaar, een derde partij een bod gedaan met een toelichting op de voorgenomen bestemming. Dit bod is door de makelaar doorgegeven aan de gemeente. Tijdens ons onderzoek hebben wij niet vast kunnen stellen dat op het bod inhoudelijk gereageerd is en/of dat er onderhandelingen hebben plaatsgevonden. Het college heeft op 17 maart 2020 besloten om een nieuw verkooptraject te s tarten op basis van aanbesteding. Voor de begeleiding van het verkooptraject zal een opdracht van dienstverlening met een andere makelaar worden aangegaan. Begin 2021 wil het college het traject tot verkoop starten. Conclusies 

De gemeente streeft bij verkoop naar een maximale opbrengst met daarnaast de eis voor maatschappelijke meerwaarde (passende invulling) voor de stad en samenleving. Een dergelijke eis heeft doorgaans een negatief effect op de verkoopprijs. Het is niet duidelijk welke prijs (lagere verkoopwaarde) deze eis tot gevolg mag hebben. Verder is de eis niet SMART geformuleerd waardoor het voor potentiële kopers onduidelijk is waaraan moet worden voldaan.



Met name de eis voor een maatschappelijke meerwaarde heeft er toe geleidt dat het pand nog niet is verkocht.



Tijdens onderhandelingen zal dus steeds overwogen dienen te worden in hoeverre er concessies mogelijk zijn. Verder is het de vraag of aan de eis voor maatschappelijke meerwaarde, gelet op de mogelijkheid van nakoming, veel waarde moet worden gehecht.



Een van de processtappen in het verkoopprotocol is dat bij het onderhandelen met belangstellenden tenminste 2 personen vanuit de gemeente dienen te zijn betrokken. Tijdens ons onderzoek hebben we niet vast kunnen stellen dat er inhoudelijke onderhandelingen hebben plaatsgevonden.



Mede voor een onafhankelijke oordeelsvorming en conflicterende belangen is de rekenkamer van mening dat het niet wenselijk is wanneer bestuurders werkzaam zijn bij of onder de verantwoordelijkheid van de gemeente.



Bij de beantwoording van artikel 34 vragen op 2 december 2019, geeft het college aan te overwegen om het stichtingsbestuur anders samen te stellen.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

34 van 69



4.6

Boekhandel ’t Spui is nog de enige huurder van een deel van het gebouw. Door het uitblijven van de verkoop blijven de jaarlijkse exploitatiekosten, in 2019 € 239.268, van het pand doorlopen. Zoals bij onderdeel 4.1.2 van dit rapport is opgenomen is ook het jaarlijkse exploitatieresultaat van deze onroerende zaak voor de raad niet inzichtelijk.

Bevoegdheden raad en college bij verkoop (deelvraag 6) Zowel in het in 2015 vastgestelde document “processtappen bij verkoop onroerende goed 2015” als in het maart 2021 van kracht geworden “verkoopprotocol onroerend goed 2021” blijkt dat de bevoegdheid bij verkoop volledig bij het college ligt. Binnen het verkoopprotocol is vastgelegd hoe de vraagprijs tot stand dient te komen. De raad wordt (achteraf) door middel van de besluitenlijst geïnformeerd indien de verkoopprijs 10% of meer afwijkt van de vraagprijs, met een minimum van € 25.000.

4.7

Kosten en opbrengsten gerealiseerde verkoop (deelvraag 7) In de jaarbegroting worden de te verwachten resultaten van de verkoop van een onroerende zaak opgenomen. Dit gebeurt op het moment dat de beslissing is genomen om de onroerende zaak af te stoten. De reden die hiervoor wordt aangegeven is dat anders de budgethouders geen mogelijkheden hebben voor uitvoering van het jaarplan. Uit de praktijk blijkt dat veelal de daadwerkelijke verkoop of herontwikkeling pas in een later jaar plaatsvindt. Hierdoor ontstaat er elk jaar een verschil tussen “begroot” en “realiteit”. Niet alleen omdat het verkoopresultaat niet wordt gerealiseerd, maar ook dient een accommodatie tot het moment van verkoop of herontwikkeling nog te worden beheerd en onderhouden. Ook de vaste lasten van verzekeringen en belastingen lopen nog door. De besparing wordt dus opgenomen zonder dat deze daadwerkelijk in dat jaar is gerealiseerd. Ook kan er sprake zijn van huurderving wanneer een gebruiker niet verhuist naar een andere gemeentelijke accommodatie, en de huurinkomsten daarmee niet zijn behouden. Niet gepland (extra) onderhoud, dat noodzakelijk is indien de accommodaties niet direct worden afgestoten, is niet inzichtelijk in de begroting opgenomen.

De rekenkamer heeft de verkoop van het pand Spuistraat 6 in Vlissingen geselecteerd voor nader onderzoek, omdat over de verkoop van dit pand door meerdere raadsleden vragen gesteld waren. Het pand Kanaalstraat 56-58 in Oost-Souburg, dat verkocht is in 2019, is niet geselecteerd voor een case study. De verkoop van panden die in het jaarplan 2020 zijn opgenomen, is uitgesteld naar 2021 in verband met het actualiseren van het verkoopprotocol, en zijn daardoor ook niet geselecteerd voor een case study. Het verkoopproces van Spuistraat 6 is uitgebreid onderzocht, zie paragraaf 4.5.2. De verkoop van dit pand is echter nog niet gerealiseerd en daardoor kunnen geen

Vastgoed- en accommodatiebeleid

35 van 69

conclusies getrokken worden over de kosten en opbrengsten bij gerealiseerde verkoop. Binnen het tijdsbestek dat voor dit onderzoek beschikbaar is, is het nog niet mogelijk om conclusies te trekken voor deze deelvraag. In het Artikel 12-rapport, Vlissingen 2017-2018 geeft de inspecteur aan dat op basis van de uitkomsten van het uitgevoerde Newae-onderzoek naar accommodaties panden zullen vrijkomen die niet meer dienstbaar zijn aan de bedrijfsvoering voor de gemeente.12 Deze panden zullen worden afgestoten (verkoop dan wel sloop) waardoor enerzijds een verkoopopbrengst wordt gerealiseerd en anderzijds een besparing op de exploitatiekosten. Inzake de verkoop van de panden wordt door de artikel 12-inspecteur wel de kanttekening geplaatst dat het vaak niet-courante panden betreft. “De verkoop zal daardoor niet altijd even vlot verlopen en de verkoopprijs is ook onzeker. Daarnaast is het de vraag of de verkooprijs boven de boekwaarde zal zijn. Verkoop kan dus eventueel leiden tot een verkoopwinst dan wel een verkoopverlies".

4.8

Berekening van huur/erfpacht aan gebruikers (deelvraag 8)

4.8.1 Verhuur via Recreatex Het Recreatex-systeem is vanaf 2007 in gebruik. De reserveringen worden verwerkt als losse reserveringen met bijbehorende facturatie. Aan deze reserveringen ligt geen huurovereenkomst ten grondslag. De vele mogelijkheden van Recreatex worden (nog) niet benut. In het Recreatexsysteem zijn (nog) niet alle gemeentelijke accommodaties opgenomen, alleen de sportaccommodaties en -na het afstoten van diverse locaties- nu nog de twee welzijnsaccommodaties, De Kwikstaart en Het Bolwerk. Er zijn binnen Recreatex, met uitzondering van één Stichting, geen afzonderlijke huurovereenkomsten afgesloten. Reserveringen die via het verhuursysteem Recreatex zijn aangevraagd, krijgen het tarief wat in het systeem is opgenomen en worden afzonderlijk gefactureerd. Deze tarieven zijn gebaseerd op het tarievenblad “gemeentelijke accommodaties gemeente Vlissingen”, zie bijlage 3. De tarieven gelden alleen voor accommodaties die in Recreatex zijn opgenomen. Dit Tarievenblad kent 2 verschillende huurtarieven. Het kortingstarief geldt voor Vlissingse sport- en welzijnsverenigingen, competitie- en trainingsgebruik. Jaarlijks (in juli) wordt de tarievenlijst geïndexeerd. De jaarlijkse indexatie is gebaseerd op de CPI (consumenten prijsindex van het CBS) en wordt na afstemming met de afdeling Financiën besproken in het stafoverleg met de wethouder. Er wordt

12 Artikel 12-rapport, Vlissingen 2017-2018, bijlage 4.4, pagina 124

Vastgoed- en accommodatiebeleid

36 van 69

jaarlijks geen aanvullende huurverhoging toegepast. De sporttarieven zijn in 2015 éénmalig verhoogd met 33%. Sportverenigingen en welzijnsorganisaties geven jaarlijks in de maand mei hun wensen door, die vervolgens in de jaarplanning worden opgenomen. Op basis van dit jaaroverzicht worden de reserveringen in Recreatex ingevoerd en wordt maandelijks achteraf, op basis van het werkelijk gebruik, door de gemeente aan de gebruikers gefactureerd.

4.8.2 Verhuur buitenom Recreatex Voor berekening van de huurtarieven voor locaties die niet via Rec reatex worden verhuurd is een (Excel) rekenmodule (berekening lasten ruimten in gemeentelijke accommodaties) aanwezig. Voor de hierna vermelde verhuurobjecten, die in een case study zijn betrokken, is gebleken dat de huurberekening niet volgens deze module heeft plaatsgevonden. De rekenmodule wordt gebruikt wanneer een (vaste) gebruiker/huurder, ongeacht de aard van de organisatie (maatschappelijk of commercieel), het hele pand wil huren of een bepaalde ruimte in een pand waar zij volledig de beschikking over wil hebben. Een voorbeeld hiervan is de Brede school in het gebouw De Combinatie, Pablo Picassoplein 126 te Vlissingen. Tussen het tarievenblad in Recreatex en de rekenmodule zit wel samenhang. In deze Excel-module zijn variabelen opgenomen voor onderhoud, verzekeringen en belastingen, technisch/administratief beheer, energie en overige kosten. Hoe de hoogte van deze variabelen per locatie worden vastgesteld blijkt niet duidelijk uit de module. Ook is onderhoud tweemaal opgenomen, waarbij niet duidelijk is waarom dit is. Mede doordat er verhuur buitenom Recreatex plaatsvindt, is er geen duidelijk totaaloverzicht van alle onroerende zaken die door de gemeente worden verhuurd.

De bezettingsgraad en het (jaarlijkse) exploitatieresultaat van een accommodatie is niet inzichtelijk. Ook blijkt dat bepaalde accommodaties zoals bijvoorbeeld Willem Ruijsstraat 100 en Prins Hendrikweg 3 in een project (Het Scheldekwartier, De Kenniswerf) zijn ondergebracht waardoor onder andere verhuurmogelijkheden en (exploitatie) resultaten binnen de gemeentelijke (verhuur)organisatie niet inzichtelijk zijn. De rekenkamer heeft voor 2 verhuurobjecten een case study uitgevoerd, om zo in detail na te gaan hoe onder andere de methode van de berekening van tarieven in de praktijk wordt toegepast. Dit zijn de verhuurlocaties: 

Badcaisson (Zandpaviljoen), Boulevard Evertsen 1, 4382 AG Vlissingen: exploitatie door Pier 7 B.V.



Witte Huis, Prins Hendrikweg 3, 4382 NR Vlissingen: huur kantoorruimte door Havenwerk B.V.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

37 van 69

4.8.3 Huurharmonisatie Individuele afspraken/huurovereenkomsten die in het verleden zijn gemaakt, zorgen er voor dat er administratief veel inzet nodig is. Er zijn nog gebruikers die gebruik maken van (welzijns)accommodaties tegen een afwijkend lager tarief dat in het verleden is overeengekomen. Uit interviews is gebleken dat de tarievenstructuur een punt van aandacht is, ook omdat er sprake is van oude tariefafspraken met een afwijkend lager tarief waardoor partijen binnen één accommodatie verschillende voorwaarden en condities hebben. Er wordt al jaren geprobeerd om dit eenduidiger te krijgen, maar dat blijkt een moeizaam proces, mede omdat een totaaloverzicht ontbreekt. Een tijdpad waarin is opgenomen wanneer de afstemming afgerond dient te zijn ontbreekt. De gemeente geeft aan dat toekomstige huurprijzen (huurverhogingen) aan bod zullen komen bij het opstellen van het accommodatieplan op hoofdlijnen in 2021. Uit interviews is gebleken dat verhoging van de huurprijzen pas aandacht krijgt wanneer duidelijk is welke accommodaties blijven bestaan. De rekenkamer is van mening dat harmonisatie van huurtarieven een belangrijk middel is om de doelstelling van een zo efficiënt mogelijk inzet (Accommodatieplan 2012) te kunnen realiseren. Vertraging in de uitvoering is daarom niet wenselijk.

De rekenkamer heeft ook geconstateerd dat de gemeente geen duidelijke visie heeft over bijvoorbeeld de mate van kostendekking in de huurtarieven, gewenste maatschappelijke effecten van huurtarieven, de verhouding tussen tarieven van verschillende accommodaties, de draagkracht van de huurders en de eventuele subsidiestromen vanuit de gemeente. De rekenkamer is van mening dat eerst een duidelijke visie geformuleerd zal moeten worden, voordat harmonisatie van huurtarieven kan plaatsvinden.

4.8.4 Wet Markt en Overheid Verhuur/in gebruik geven van maatschappelijk vastgoed is één van de zes activiteiten die door de raad is aangewezen als uitzondering op de wet Markt en Overheid waarbij geen marktconforme huur betaald hoeft te worden. De gemeente geeft aan dat een groot deel van de activiteiten die plaatsvinden in het maatschappelijk vastgoed onder deze uitzondering vallen. Dit impliceert echter ook dat voor een klein deel van het maatschappelijk vastgoed de uitzondering niet van toepassing is? Welk vastgoed dit betreft is niet duidelijk. Door interviews heeft de rekenkamer geconstateerd dat niet duidelijk is welke definitie van maatschappelijk vastgoed de gemeente hanteert. Daardoor kan ook niet goed worden vastgesteld welke huurprijs berekend zou moeten worden. Voor de gebruikers van het vastgoed van de gemeente Vlissingen is een prijsstelling vastgesteld waarbij een maatschappelijk- en commercieel tarief wordt gehanteerd. Een beoordeling of bepaalde (onderhouds)lasten voor rekening van de gemeente dienen te komen of voor de gebruikers heeft nog niet plaatsgevonden. Wel worden verbanden gelegd tussen uit te voeren onderhoud en panden die de gemeente wil verkopen.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

38 van 69

Voor de incidentele huurverhoging van de sporttarieven, in 2015, heeft een vergelijking met de sporttarieven van de omliggende gemeenten plaatsgevonden. Bij deze vergelijking is ook naar voren gekomen dat de gemeente Vlissingen als enige het volledige toezicht en onderhoud uitvoert. Tijdens ons onderzoek hebben we niet beoordeeld of dit nog steeds de huidige situatie is.

4.8.5 Exploitatie Boulevard Evertsen 1, Vlissingen In januari 2011 is de Boulevardvisie door de raad vastgesteld. Hierin is het doel opgenomen om te komen tot verlevendiging van het Badstrand. Door functionaliteit en activiteiten te verhogen moet het Badstrand aantrekkelijker worden. Om dit doel te bereiken is ingezet op een andere invulling aan het Badcassoin te geven. Mede gelet op het feit dat de activiteiten die plaats vonden in het Badcaisson niet tot de gemeentelijke kerntaken behoorden en de strandwacht op de Nolledijk een nieuwe positie had gekregen. Op het adres, Boulevard Evertsen 1, zijn zowel het badcassoin als het strandpaviljoen Pier 7 gevestigd. Badcassoin/strandpaviljoen Het Badcassoin is en blijft eigendom van de gemeente. Het recht van opstal kan niet worden verkocht gelet op de ligging in de primaire zeewering en de maatschappelijke opgave om op termijn de zeespiegelstijging op te kunnen vangen. Hierover zijn afspraken gemaakt met de huurder. In 2014 is een open uitvraag gestart voor exploitatie van het Badcassoin. Er hadden vijf partijen hierop ingeschreven. De door de inschrijvers getoonde ambitie overtrof de gemeentelijke verwachtingen. Veel inschrijvers gingen buiten de opgestelde kaders.

Er is niet tot gunning overgegaan omdat het college constateerde dat de markt meer kansen zag dan aanvankelijk voorzien was om invulling te geven aan de ambitie uit de Boulevardvisie. Het college heeft vervolgens verzocht om een nieuwe uitvraag, met aangepaste kaders, op te stellen. De nieuwe uitvraag is samen met het Waterschap opgesteld, waarbij gebruik is gemaakt van de systematiek van aanbesteding ondanks dat het geen formele aanbesteding in de zin van de aanbestedingswetgeving betrof. Op 1-10-2015 is de nieuwe uitvraag door de raad bekrachtigd/besloten. Hierop werden 4 plannen ingediend. De selectiecommissie, bestaande uit medewerkers van de gemeente, externen, Waterschap en Impuls Zeeland, had de voorkeur voor Pier 7. Deze had o.a. een wijnbar (in het Badcassoin), strandpaviljoen, en activiteit en op het badstrand voor ogen. Het college heeft, na consultatie van de gemeenteraad, een tijdelijke huurovereenkomst met Pier 7 afgesloten. De raad is akkoord gegaan met het deel van het strand dat door een derde in gebruik wordt genomen en heeft dan ook geen bezwaren hiertegen afgegeven. In 2018 is een (definitieve) overeenkomst voor 15 jaar afgesloten voor beheer en exploitatie van het Badcassoin (volledig jaargebruik). Aan de buitenzijde zijn voor de hotelkamers, aansluitend aan het Badcassoin, terrassen neergelegd.

Op 4 meter vanaf de terrassen is door Pier 7 een loopvlonder gecreëerd om hun paviljoen te bereiken.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

39 van 69

Ook de afspraken over schade, aansprakelijkheid en voor wiens rekening bepaalde kosten komen zijn in de huurovereenkomst vastgelegd. Een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) is door de gemeente niet opgesteld omdat al het onderhoud voor rekening van de huurder komt. Daarnaast is er een huurovereenkomst (ovk) voor het badstrand, ook met medewerking van het Waterschap (3 partijen overeenkomst), voor 15 jaar aangegaan. Vanuit de gemeente is er jaarlijks overleg met de huurder. Dit overleg heeft mede tot doel om de Boulevardvisie, voor verlevendiging van het badstrand, te bewaken. Zowel ten tijde van de aanbesteding als tijdens ons onderzoek is niet inzichtelijk wat het jaarlijkse resultaat voor de gemeente is met betrekking tot Boulevard Evertsen 1. Tijdens dit onderzoek is op ons verzoek een overzicht vervaardigd waarop de jaarlijkse cumulatieve opbrengsten en kosten, met betrekking tot de jaren 2 016 tot en met 2020, zijn opgenomen. Uit andere ons ter beschikking staande gegevens en uit de informatie uit interviews is gebleken dat de overgelegde financiële (jaar)gegevens niet volledig zijn. Het is voor de gemeente niet inzichtelijk wat het jaarlijkse exploitatieresultaat is. Hellingbaan De eigendom van de hellingbaan berust bij Pier 7, ook na het einde van de overeenkomst.

Pier 7 zal gedurende de exploitatie van het strandpaviljoen het beheer en onderhoud van de hellingbaan voor haar rekening nemen. De gemeente heeft meebetaald aan de aanleg van de hellingbaan om zo openbaar toegang tot het badstrand (openbare ruimte) te verlenen. Hiervoor is toestemming van de art.12-inspecteur verkregen. Dekking heeft plaatsgevonden vanuit de in de begroting reeds voorziene investeringsmiddelen ten dienste van de toegankelijkheid van het Badstrand. Het bedrag wordt in 10 jaar afgeschreven.

4.8.6 Huur kantoorruimte Witte Huis, Prins Hendrikweg 3, Vlissingen Deze onroerende zaak valt binnen het collegeproject De Kenniswerf. Doel van het project is dat De Kenniswerf zich verder ontwikkelt tot een gebied waar het prettig werken, studeren, wonen, ontspannen en recreëren is en dat de Kenniswerf de broedplaats blijft voor de Zeeuwse Kenniseconomie. Doel van aankoop Deze onroerende zaak is door de gemeente gekocht op 12-11-2008 van het Ministerie van Financiën (Dienst Domeinen). In het collegebesluit van 2008 is opgenomen: “De locatie aan de Prins Hendrikweg 3 kan gezien worden als een belangrijke strategische locatie voor de uitvoering van het vastgestelde stedenbouwkundig plan voor de Kenniswerf. Weliswaar valt deze locatie niet binnen de vastgestelde 1e fase voor de Kenniswerf, maar het strategisch belang hiervan op termijn is als zodanig groot aan te merken dat de gemeentelijke regie over de ontwikkeling van deze locatie noodzakelijk kan worden geacht. Binnen de kaders van het gemeentelijk grondbeleid, zoals deze zijn vastgelegd in de Nota Grondbeleid, is actieve verwerving van deze locatie zeker aan de orde.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

40 van 69

De strategische ligging van de locatie geeft, gelet op de daarvoor al getoonde belangstelling, voldoende vertrouwen in een toekomstige ontwikkeling van het geheel of tenminste een deel van de locatie. Daarmee zou een belangrijke daadwerkelijke impuls voor de Kenniswerf bewerkstelligd kunnen worden”. In het collegebesluit is verder opgenomen “De aankoop van deze locatie is niet voorzien binnen de grondexploitatie 1e fase voor de Kenniswerf. Ten behoeve van deze aankoop zal een exploitatie in voorbereiding geopend worden. De opgestelde indicatieve berekening geeft aan, dat deze locatie minimaal kostendekkend is”. Ook is in het collegebesluit opgenomen “het beheer en onderhoud na aankoop onder te brengen bij de afdeling Accommodaties & Subsidies”. Op 30 oktober 2008 is de gemeenteraad akkoord gegaan met deze aankoop. Het pand ligt binnen het projectgebied en is een rijksmonument. Het pand heeft naast kantoor- ook een horecabestemming en het perceel heeft een oppervlakte van 5.560 m2. Het pand wordt tijdelijk, binnen de grondexploitatie, verhuurd. In het Projectplan, Deelproject planontwikkeling, omgeving Witte Huis, dat door de ambtelijk opdrachtgever in november 2019 is vastgesteld, is als doel geformuleerd om het braakliggende terrein rondom het Witte Huis, om te vormen naar een aantrekkelijke locatie voor kantoor- en bedrijfskavels.

In het projectplan is mede als mijlpaal opgenomen om de onroerende zaak aan de Prins Hendrikweg 3, uiterlijk in 2023 te verkopen. Onderhoud Er is, voor het verkrijgen van de BRIM subsidie, een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Het (buiten)schilderwerk dat medio 2020 heeft plaatsgevonden komt hieruit voort. Verder vinden er onderhouds- en reparatiewerkzaamheden aan het pand voor rekening van de verhuurder (gemeente) plaats. Verhuur De onroerende zaak aan de Prins Hendrikwerf 3, ook wel Witte Huis genoemd, is het enige verhuurobject binnen De Kenniswerf. De verhuur vindt niet via het verhuursysteem Recreatex plaats. De verhuur valt binnen de grondexploitatie Kenniswerf 2e fase. Deze grondexploitatie, inclusief herzieningen, gaat ter goedkeuring naar de raad. De eerste verhuurovereenkomst is van 3-11-2011. In 2011 heeft er een taxatie plaatsgevonden om inzicht te verkrijgen in de waarde van het object ten behoeve van het besluit om het pand te gaan verhuren. Het was een voormalig dubbel woonhuis dat door Rijkswaterstaat is verbouwd tot kantoor. Uit het taxatierapport blijkt dat de gemeente het pand heeft verbouwd, gemoderniseerd en gebruiksklaar heeft gemaakt. Op 12 maart 2018 is de huidige huurovereenkomst met Havenwerk gesloten. Havenwerk is een gespecialiseerde dienstverlener voor havens en industriële logistiek. Zij huurt vanaf 1 april 2018 de helft van het pand.

Op basis van de taxatiewaarde is de huur voor Havenwerk vastgesteld. Daarnaast wordt maandelijks € 125 in rekening gebracht voor het verbruik van water en energie. De andere helft van de onroerende zaak staat leeg.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

41 van 69

Er wordt niet actief gezocht naar een huurder voor het vrijstaande deel. Jaarlijks wordt op 1 januari de huurprijs aangepast op basis van de consumentenprijsindex (CPI). Tijdens ons onderzoek is voor de jaren 2014 tot en met 2019 inzichtelijk gemaakt wat het jaarlijkse resultaat is. Jaarlijkse kosten en opbrengsten Prins Hendrikweg 3 2014

2015

2016

2017

2018

2019

Totaal

Kosten

56.920,84

76.343,47

52.215,56

38.482,00

47.363,23

41.794,03

313.119,13

Opbrengsten

24.999,93

36.893,71

48.793,17

35.096,93

22.485,15

22.841,37

191.110,26

Resultaat

31.920,91

39.449,76

3.422,39

3.385,07

24.878,08

18.952,66

122.008,87

Uit detailbeoordeling van de ontvangen financiële gegevens voor het jaar 2019 blijkt dat de vermelde huurinkomsten van € 20.231 slechts betrekking hebben op 9 van de 12 maandelijkse huurtermijnen. Aan subsidie is in 2019 € 2.610 ontvangen. Verder bedragen de telefonie-/internetkosten in 2019 € 3.173. Hiertegenover staat geen kostendekkende vergoeding van de huurder. De (jaarlijkse) boekwaarde bestaat uit de aankoopprijs verhoogd met de jaarlijkse kosten, waar de opbrengsten op in mindering zijn gebracht. Een onderdeel van de jaarlijkse kosten is de rente over de boekwaarde per 1 januari van elk jaar. Afschrijving op de onroerende zaak vindt niet plaats. Uit de boekwaarden in de financiële administratie blijkt dat de totale kosten die ten laste van de gemeente zijn gekomen, vanaf het moment van aankoop in 2008 tot en met 31-12-2019, in totaal € 513.638 bedragen. Verkoop Wanneer er zich potentiële kopers melden wordt hiermee wel in gesprek gegaan. Er hebben zich in het verleden al meerdere potentiële kopers gemeld. Waarom dit niet tot verkoop heeft geresulteerd is bij de gemeente niet bekend. Begin 2017 heeft een taxatie plaatsgevonden met als doel de vaststelling van de marktwaarde ten behoeve van de boekwaarde. Hierbij is 1.050 m2 als (onder)grond in aanmerking genomen. Het gehele pand was toen nog in gebruik als kantoorruimte.

Door ontwikkeling van het gebied zal opnieuw een taxatie moeten plaatsvinden om de actuele verkoopwaarde te kunnen bepalen. In het Projectplan, Deelproject planontwikkeling, omgeving Witte Huis, dat door de ambtelijk opdrachtgever in november 2019 is vastgesteld is mede als mijlpaal opgenomen om de onroerende zaak aan de Prins Hendrikweg 3, uiterlijk in 2023 te verkopen. Conclusies: 

Het pand wordt niet kostendekkend geëxploiteerd;



Niet duidelijk is wat de (strategische)toegevoegde waarde is van de aankoop en voor het aanhouden van deze onroerende zaak voor De Kenniswerf;

Vastgoed- en accommodatiebeleid

42 van 69

4.9



De verkoopstrategie is niet helder (wanneer en voor welke prijs verkopen). Mede uit de verhuurovereenkomsten blijkt dat mogelijke verkoop mede afhankelijk wordt gesteld van de wensen van de huurder;



De verhuur is niet ondergebracht bij de afdeling Accommodaties & Subsidies, is nu de afdeling Ruimte & Samenleving mede hierdoor is het pand niet opgenomen in Recreatex waardoor alle (financiële) gegevens en verhuurmogelijkheden van het pand, niet binnen de organisatie, voor iedereen zichtbaar zijn.

Informeren van de raad (deelvraag 9) De rekenkamer heeft een aantal rapportages met betrekking tot het project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” nader bekeken. De tweede bestuursrapportage 2019 wordt in de besluitraad van 12 december 2019 als bespreekstuk behandeld. En er wordt besloten om de nog te realiseren taakstelling over 2019 van € 264.610 op sport en overige accommodaties als nadeel te verwerken in deze 2e bestuursrapportage 2019. Eerder was een amendement door CDA/POV/VVD/SGP/PvdA ingediend om discussie over de nog te realiseren taakstelling te voeren bij de 2e bestuursrapportage , omdat er geen gegevens beschikbaar waren waaruit bleek dat de taakstelling niet gehaald werd. De rekenkamer heeft echter niet kunnen vaststellen dat bij het bespreken van de tweede bestuursrapportage deze discussie ook daadwerkelijk is gevoerd. De jaarrekening 2019 is als hamerstuk op 2 juli 2020 door de raad vastgesteld (onder voorbehoud van een goedgekeurde accountantsverklaring). In de jaarrekening13 wordt gerapporteerd dat “besluitvorming over dit project afhankelijk gemaakt is/wordt van een ander project en dat was bij aanvang niet voorzien.

De vertraging die hiermee in relatie tot de bestuursopdracht wordt opgelopen wordt niet ingehaald en zal effect hebben op het uiteindelijke moment van afronding en het behalen van de doelstelling inclusief tussenliggende taakstellingen.” Over deze belangrijke wijziging in de bestuursopdracht is de raad via een mededeling geïnformeerd, en is gerapporteerd in bestuursrapportages en jaarrekening (achteraf). Door de raad zijn hierover geen inhoudelijke vragen gesteld . Door de koppeling kan de doelstelling van de bestuursopdracht (voor het einde van 2023 een beheersbaar, onderhouden en vitaal gemeentelijk accommodatiebestand inclusief een structurele totale bezuiniging van € 1,5 miljoen op de totale exploitatiekosten van gemeentelijke accommodaties) niet worden gerealiseerd. Deze strategische wijziging had in de visie van de rekenkamer in samenspraak met de raad genomen moeten worden. In de besluitenraad van 9 juli 2020 wordt ingestemd met de eerste bestuursrapportage 2020.

13 Jaarrekening 2019, paragraaf 3.17.2

Vastgoed- en accommodatiebeleid

43 van 69

Het project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” wordt niet als apart onderwerp genoemd in de besluitenlijst. Voorafgaand aan deze besluitenraad zijn in de commissievergadering P&C van juni 2020 wel vragen gesteld over het project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand”. In de eerste bestuursrapportage 2020 wordt in de paragraaf Financiële monitor bezuinigingen 2020-202314 over het project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” als volgt gerapporteerd: 

In 2017 is besloten tot een gefaseerde realisatie van de bezuinigen op sport met uitvoering van het Newae-rapport. Daarnaast is besloten om de bezuiniging breder te trekken dan alleen sport, maar ook om de accommodaties hierin te betrekken.



Momenteel is er raadsvoorstel 1181754: Jaarplan 2020 revitalisering accommodatiebestand in routing, dat oorspronkelijk gepland stond voor de besluitenraad van 16 april 2020. Door de coronacrisis is nog niet zeker wanneer het raadsvoorstel door de raad behandeld wordt.



Invulling van de taakstelling voor latere jaren zal afhankelijk zijn van de voortgang van de revitalisering van het accommodatiebestand.

De rekenkamer stelt vast dat in deze bestuursrapportage de informatie over realisatie van bezuinigingen wel heel summier is en daarmee voor de raad onvoldoende informatie oplevert om te kunnen benutten als sturingsinstrument. Ook over de eerder gestelde vraag of de raad wel voldoende overzicht houdt over de verschillen tussen “Begroot” en “Realiteit” met betrekking tot de jaarplannen constateert de rekenkamer dat de informatie die de raad tot nu toe ontvangen heeft niet voldoende inzichtelijk en begrijpelijk is om goed inzicht te krijgen op de behaalde resultaten van het accommodatiebeleid in relatie tot de taakstelling. De rekenkamer heeft de hiervoor genoemde rapportages nader bekeken en daarbij geconstateerd dat in alle rapportages het project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” in aparte paragrafen behandeld wordt, zoals voor majeure projecten is vastgelegd. Het project is daarmee op een herkenbare manier door het jaar heen te volgen. En zoals al eerder in paragraaf 4.4.3 Taakstelling is geconstateerd, is de rapportage aan de raad over de begroting en de uiteindelijk behaalde realisatie van taakstelling: 

Niet voldoende overzichtelijk en begrijpelijk: de werkelijke niet gerealiseerde taakstelling (realiteit) is niet afzonderlijk zichtbaar in de jaarrekening;



In een aantal gevallen ook onjuist: jaarplan 2020 berekening besparing met onjuist bedrag realiteit 2019 en cumulatieve taakstelling van € 174.000 in plaats van € 522.000.

14 1e Bestuursrapportage 2020, paragraaf 12

Vastgoed- en accommodatiebeleid

44 van 69

In de interviews heeft de rekenkamer ook de vraag gesteld of de rapportages voldoen aan de informatiebehoefte van de raad en daarbij kwam naar voren dat er wisselend gedacht wordt in hoeverre de rapportages voldoen aan de informatiebehoefte van de raad. Enerzijds wordt aangegeven dat bestuursrapportages en jaarrekening te algemeen en te beknopt worden bevonden en daarmee ook niet voldoende zijn om de controlerende taak van de raad goed uit te kunnen uitvoeren. Anderzijds wordt aangegeven dat de verschillende rapportages wel voldoende informatie verstrekken. Ook over de koppeling met het SHP (onderwijs) wordt wisselend gedacht. Enerzijds wordt aangegeven dat het een goed besluit is om te zoeken naar een combi functie voor onderwijs, sport en welzijn. De vertraging die door de koppeling ontstaat wordt als acceptabel gezien. Anderzijds wordt de koppeling juist als onwenselijk gezien, omdat hiermee onnodige vertraging optreedt. Uitvoering van een accommodatieplan had al in gang gezet moeten worden, zeker omdat het project al zo lang duurt.

4.9.1 Klankbordgroep Aan het eind van de vorige regeerperiode (2017/2018) is de klankbordgroep accommodatiebeleid opgeheven. Naast de toenmalig wethouder/portefeuillehouder hadden ook meerdere raadsleden zitting in deze klankbordgroep. Tijdens ons onderzoek konden geen verslagen worden overgelegd waardoor het niet duidelijk is geworden wat de toegevoegde waarde van deze klankbordgroep was en welke afwegingen aan de opheffing ten grondslag hebben gelegen. Ook was het dus niet mogelijk om te beoordelen of deze klankbordgroep een toegevoegde waarde had met betrekking tot de informatievoorziening naar de raad. Tijdens de interviews is onder andere aangegeven dat er vanuit de raad niet voldoende draagvlak meer was. Vanuit de raad is geen initiatief genomen om een (nieuwe) raadswerkgroep te formeren.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

45 van 69

5

Conclusies In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de beantwoording van de vragen die we vooraf gesteld hebben en beantwoorden we de centrale onderzoeksvraag: Hoe doelmatig en doeltreffend is het vastgoed- en accommodatiebeleid? Dat doen we door in de eerste paragraaf de onderliggende deelvragen te beantwoorden door conclusies te koppelen aan de normen die in het normenkader geformuleerd zijn en in de tweede paragraaf beantwoorden we de centrale onderzoeksvraag. Tenslotte voorzien we in paragraaf 5.3 deze conclusies waar nodig van aanbevelingen.

5.1

Beantwoording van de onderzoeksvragen Deelvraag

Norm

Conclusie

1. Welk vastgoed (omvang en waarde) is in bezit van de gemeente Vlissingen?

1a. Er is inzicht in de omvang en waarde (WOZ-waarde, boekwaarde) van het gemeentelijk vastgoed.

Nee, er kan nog geen volledige aansluiting worden gemaakt tussen de diverse systemen en bestanden.

2. Is de administratie van het vastgoed inzichtelijk en compleet en daarmee bruikbaar voor beheer en beleidsvorming?

2a. Er is een bijgewerkte gemeentelijke administratie die voldoende inzichtelijk is.

Nee, per locatie is niet alle relevante info beschikbaar zoals kosten en opbrengsten, onderhoudsvoorzieningen, risico’s op pandniveau, financiële afspraken met gebruikers.

De Stichting Innovatie Bibliotheek Vlissingen is niet als verbonden partij in de jaarrekening opgenomen.

Verhuur vindt niet vanuit één centraal punt plaats. Er is nog geen systeem aanwezig waarin de “paspoorten” zijn opgenomen. Een duidelijk kader ontbreekt waarin is opgenomen voor welke onroerende zaken een paspoort dient te worden aangelegd en welke gegevens in het paspoort vermeld dienen te worden. 2b. Er is inzicht in de locatie en gebruikstoepassing van het gemeentelijk vastgoed.

Ja, per locatie is wel inzichtelijk welke gebruiksmogelijkheden deze heeft.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

46 van 69

Deelvraag

Norm

Conclusie

2. Is de administratie van het vastgoed inzichtelijk en compleet en daarmee bruikbaar voor beheer en beleidsvorming?

2c. Er is inzicht in de lasten en opbrengsten van het gemeentelijk vastgoed.

Nee, niet per locatie. Vanuit de financiële administratie is dit per locatie te reproduren. In de praktijk blijkt dat het jaarlijkse financiële overzicht niet altijd volledig is.

3. Is de omvang van het vastgoed afgestemd op de behoeftes en doelstellingen uit het sectorbeleid?

3a. Vastgoedbeheer dient om gemeentelijke doelen te verwezenlijken.

Het accommodatiebezit heeft een omvang die niet goed is afgestemd op de behoefte en doelstellingen uit het sectorbeleid. Veel situaties zijn historisch gegroeid.

3b. De te bereiken gemeentelijke doelen zijn duidelijk omschreven.

Binnen het accommodatiebeleid zijn verschillende doelen geformuleerd. De formulering van doelen is niet altijd duidelijk, zoals bijvoorbeeld het doel “een zo efficiënt mogelijke inzet” dat één van de drie pijlers is uit het Accommodatiebeleid. Ook het doel “zo min mogelijk bezit” staat op gespannen voet met het blijven aanbieden van huisvesting aan de meeste huidige gebruikers. Sommige doelen zijn ook moeilijk met elkaar te verenigen. De financiële taakstelling (bezuiniging op de jaarlijkse exploitatiekosten van € 1,5 mln.) levert duidelijk spanning op met de maatschappelijke doelen die de gemeente ook voor ogen heeft. In hoeverre doelen bereikt worden is voor de raad op dit moment moeilijk vast te stellen, omdat niet altijd meetbare indicatoren zijn vastgelegd.

3c. Er is inzicht in de mate waarin vastgoedbeleid bijdraagt aan het realiseren van de maatschappelijke opgave(n) van de gemeente.

De financiële taakstelling (bezuiniging op de jaarlijkse exploitatiekosten van € 1,5 mln.) levert duidelijk spanning op met de maatschappelijke doelen die de gemeente Vlissingen ook voor ogen heeft.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

47 van 69

Deelvraag

Norm

Conclusie

4. Welke resultaten zijn behaald sinds het vaststellen van het beleid?

4a. De te behalen resultaten zijn helder geformuleerd, inclusief een tijdsplanning.

De financiële taakstelling is helder geformuleerd inclusief een tijdsplanning. Er blijkt na 3 jaar echter aanzienlijk minder bezuinigd te zijn dan beoogd was bij de start van het majeur project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” in 2018.

4b. De resultaten zijn te herleiden uit een bijgewerkte gemeentelijke administratie die voldoende inzichtelijk is.

De rapportage aan de raad over begroting en realisatie van taakstelling is niet voldoende inzichtelijk en begrijpelijk en in een aantal gevallen ook onjuist.

5. Is er vastgesteld beleid rondom verkoop van gemeentelijk vastgoed (kaders, criteria wel/niet verkopen, afweging maatschappelijke en financiële baten)?

5a. Er is een beleidskader vastgesteld door de raad voor verkoop van gemeentelijk vastgoed.

In 2021 is middels een collegebesluit het “verkoopprotocol onroerend goed 2021” vastgesteld met gelijktijdige intrekking van het document “processtappen bij verkoop onroerende goed 2015”.

5b. De visie met betrekking tot bezit van vastgoed is duidelijk geformuleerd en deze visie houdt rekening met afwegingen van maatschappelijke en financiële baten.

De visie is verwoord in de pijler “zo min mogelijk bezit”. Nadere concrete kaders ontbreken waardoor niet is vast te stellen wanneer de doelstelling is bereikt. De eis bij verkoop voor maatschappelijke meerwaarde is niet SMART geformuleerd. Ook is niet helder hoeveel invloed deze eis mag hebben op het drukkende effect op de verkoopprijs. Ook de mogelijkheden die de gemeente heeft op nakoming van de eis bij verkoop is ongewis.

6. Wat zijn de bevoegdheden rondom verkoop van raad en college?

6a. Bevoegdheden van raad en college bij verkoop van vastgoed zijn duidelijk geformuleerd.

De bevoegdheid bij verkoop ligt volledig bij het college.

6b. Er wordt door de raad en het college invulling gegeven aan de beschreven bevoegdheden.

Ja, echter bij de case study kon niet worden vastgesteld dat altijd inhoudelijke onderhandelingen door 2 personen, vanuit de gemeente, hebben plaatsgevonden.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

48 van 69

Deelvraag

Norm

Conclusie

7. Wat zijn de kosten en opbrengsten van gerealiseerde verkoop?

Geen normen, de behaalde resultaten moeten blijken uit de analyse van antwoorden op diverse onderzoeksvragen.

Binnen het tijdsbestek dat voor dit onderzoek beschikbaar is, is het nog niet mogelijk om conclusies te trekken voor deze deelvraag.

8. Is er eenduidigheid in de berekening van huur/erfpacht aan de gebruikers?

8a. De methode van berekening van huur/erfpacht is helder omschreven.

Er zijn duidelijke kaders aanwezig middels een Tarievenblad en een Rekenmodule. De bezettingsgraad en het (jaarlijkse) exploitatieresultaat van een accommodatie is niet inzichtelijk. Een beoordeling of bepaalde (onderhouds)lasten voor rekening van de gemeente dienen te komen of voor de gebruikers heeft nog niet plaatsgevonden. Wel worden verbanden gelegd tussen uit te voeren onderhoud en panden die de gemeente wil verkopen. Het is voor de gemeente niet inzichtelijk wat het jaarlijkse exploitatieresultaat is van een onroerende zaak is

8b. De omschreven methode wordt in de praktijk toegepast.

De kaders worden echter niet altijd toegepast. Er zijn nog (historische) individuele huuroverkomsten, die niet overeenstemmen met de gestelde kaders. Huurharmonisatie heeft vrijwel nog niet plaatsgevonden.

8c. De huurprijzen zijn in overeenstemming met de Wet Markt en Overheid.

Dit is lastig te beoordelen. Voor maatschappelijk vastgoed is het besluit genomen dat afwijking van markconforme huur gerechtvaardigd is. De gemeente geeft aan dat een groot deel van de activiteiten die plaatsvinden in het maatschappelijk vastgoed onder deze afwijking vallen. Dit impliceert dat voor een klein deel van het maatschappelijk vastgoed de afwijking niet van toepassing is. Welk deel dit betreft is niet duidelijk. De definitie van maatschappelijk vastgoed is niet duidelijk geformuleerd. Hierdoor kan ook niet goed worden vastgesteld welke huurprijzen berekend moeten worden.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

49 van 69

5.2

Deelvraag

Norm

Conclusie

9. Wordt de gemeenteraad juist en volledig geïnformeerd om te kunnen beoordelen in hoeverre de gestelde doelen worden gerealiseerd?

9a. In de jaarstukken wordt inzicht gegeven in de omvang en waarde en de baten en lasten van de vastgoedportefeuille en dit inzicht voldoet aan de informatiebehoefte van de gemeenteraad.

Onder materiële vaste activa zijn totaalbedragen opgenomen. Het aantal onroerende zaken valt hieruit niet op te maken. De baten en lasten van het vastgoed is niet uit de jaarrekening vast te stellen omdat deze onder de verschillende programma’s en (majeure) projecten zijn ondergebracht.

9b. Het college doet tussentijds verslag aan de raad over de uitvoering van het vastgoedbeleid.

Voortgangsrapportages van het project Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand verlopen via de reguliere P&C cyclus (kadernota, begroting, jaarrekening en bestuursrapportages). In aparte paragrafen wordt het project behandeld en daarmee is het project op een herkenbare manier door het jaar heen te volgen. De informatie in de rapportages is wel summier.

9c. De aan de raad gemelde informatie is te herleiden uit een bijgewerkte gemeentelijke administratie die voldoende inzichtelijk is.

De rapportage aan de raad over de begroting en realisatie van taakstelling van het majeure project is niet voldoende inzichtelijk en begrijpelijk en in een aantal gevallen ook onjuist.

Beantwoording van de centrale onderzoeksvraag De centrale onderzoeksvraag luidde: Hoe doelmatig en doeltreffend is het vastgoeden accommodatiebeleid? Het vastgoed- en accommodatiebeleid van de gemeente Vlissingen is niet (voldoende) doelmatig en doeltreffend. Het ontbreekt aan een inzichtelijke en complete administratie waardoor beheer en beleidsvorming moeilijk uitvoerbaar is. Informatie kan in onvoldoende mate snel, betrouwbaar en transparant worden geleverd. Hierdoor kunnen beleidsmatige afwegingen door zowel het college als de raad niet op basis van feitelijke informatie worden gemaakt. De ambities en opgaven zijn groot, maar het majeur project “Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand” levert vooralsnog aanzienlijk minder bezuinigingen op dan beoogd. De financiële taakstelling levert duidelijk spanning op met de maatschappelijke doelen die de gemeente Vlissingen ook voor ogen heeft.

Vastgoed- en accommodatiebeleid

50 van 69

5.3

Aanbevelingen In deze paragraaf gebruiken we onderstaande kleurcodering. De betekenis van de kleuren is als volgt: Kritisch, doe onmiddellijk

Om te voldoen aan wet-/regelgeving/afspraken, en om de kans op een succesvolle uitkomst te vergroten is het van het grootste belang dat onmiddellijk actie wordt ondernomen

Essentieel, doe binnenkort

Voldoet in redelijke mate aan wet/regelgeving/afspraken, en om de kans op een succesvolle uitkomst te vergroten dient binnenkort actie te worden ondernemen

Deelvraag 1. Welk vastgoed (omvang en waarde) is in het bezit van de gemeente Vlissingen? en Deelvraag 2. Is de administratie van het vastgoed inzichtelijk en compleet en daarmee bruikbaar voor beheer en beleidsvorming? Rond op korte termijn de vergelijking af tussen de lijst van eigendommen met de jaarrekening en de diverse aanslagen. Analyseer de verschillen en leg vast hoe hiermee omgegaan dient te worden. Al het vastgoed vastleggen in een centraal bestand (vastgoedbeheersysteem) zodat informatie snel, betrouwbaar en transparant geleverd kan worden (omvang en waarde, de kosten en opbrengsten, risico’s op pandniveau, de onderhoudsvoorzieningen, financiële afspraken met gebruikers en het beheer). Alle verhuur van onroerende zaken vanuit één centraal punt laten plaatsvinden. Stel een duidelijk kader vast voor het opzetten van “paspoorten”, zodat helder is voor welke onroerende zaken een paspoort dient te worden aangelegd en welke gegevens in het paspoort vermeld moeten gaan worden. Deelvraag 3. Is de omvang van het vastgoed afgestemd op de behoeftes en doelstellingen uit het sectorbeleid? Formuleer doelen met bijbehorende meetbare indicatoren zo concreet mogelijk. Kies bij voorkeur indicatoren die ook landelijk of in de benchmark gem eentelijk vastgoed gebruikt worden. Voer een nulmeting uit op de belangrijkste doelen en de daarbij horende indicatoren.