Op het tweede gezicht - Gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd (2009) (vng.nl)
Tekst van het document
Wanneer kan dat gesprek worden gestart?
Het aangaan van een gesprek over de vergaderpraktijk vereist een zeker momentum. Dat ontstaat soms vanzelf en kan soms worden gecreëerd. Een logisch moment is om kort na de verkiezingen met de nieuwe raad nieuwe werkafspraken te maken. Andere gemeenten kiezen ervoor om het te koppelen aan een ‘mid-term-review’ halverwege de raadsperiode, zodat ook de nieuwe raadsleden eerst ervaringen met de bestaande vergaderpraktijk hebben opgedaan. Het momentum kan ook worden gecreëerd. Bijvoorbeeld door een externe te laten reflecteren op wat er gebeurt tijdens vergaderingen.
7.2
Oriëntatie
Na de voorbereiding start de oriëntatie: wat is de huidige vergaderpraktijk, wat waardeert men daarin wel of niet, en wat verwacht men van de gewenste vergaderpraktijk? 7.2.1
Analyse van de huidige situatie: ervaringen
Wat is de huidige vergaderpraktijk? Die vraag is vrij eenvoudig te beantwoorden voor wat betreft de feitelijke structuurkenmerken, zoals bijvoorbeeld het aantal fracties, de commissie-indeling, soorten vergaderstukken en dergelijke. Mogelijk zijn er in het verleden ook al doelen benoemd die men door (anders te) vergaderen wil bereiken. Beschrijf deze doelen en feitelijke structuurkenmerken. Dat is stap één van deze analyse. Stap twee is in kaart brengen hoe het vergaderen in de praktijk verloopt. Dat is een minder eenvoudige stap. Ga er niet te snel vanuit dat dit wel bekend is. En ga zeker niet – ook nu nog niet – te snel over naar de discussie over wat er anders moet! Dat is een later te nemen stap. Besteed eerst tijd en aandacht aan de vraag wat er nu goed en mis gaat bij vergaderingen. Ga daarbij open en onbevangen te werk, oordeel niet en laat vooral de deelnemers aan het woord, raadsleden, voorzitters, collegeleden, ambtenaren, burgers en maatschappelijke instellingen. In deze publicatie zijn de volgende spelers en schakels beschreven: 1. College en raad 2. Raad, raadsleden en fracties 3. Burgers, bedrijven en instellingen 4. Agendacommissie en presidium 5. Voorzitter 6. Griffier 7. Stukken 8. Inrichting Ga voor elke speler of schakel na hoe daaraan tot op heden invulling is gegeven, wat de ervaringen daarbij zijn.
Probeer vooral ook waarnemingen (geen oordelen dus!) te doen die personen niet meteen prijsgeven maar die wel sturend zijn voor discussiebijdragen over de gewenste vergaderpraktijk: grote steun voor het college, zélf als fractie liever de boer op gaan, een lang smeulend conflict tussen personen et cetera. De resultaten van de gesprekken kunnen in een gezamenlijke bijeenkomst worden besproken, om te komen tot een breed en soms gemeenschappelijk besef van de sterke en zwakke punten van de huidige vergaderpraktijk.
66
7.2.2
Analyse van de gewenste situatie: doelen
De volgende stap is om toe te werken naar inzicht in de gewenste situatie. Als men bepaalde onderdelen van de vergaderpraktijk niet goed of niet wenselijk vindt, kan dat zijn omdat deze niet aansluiten bij de doelen die men voor ogen heeft. Vanuit de geïnventariseerde sterke en zwakke punten kunnen (nieuwe) vergaderdoelen worden afgeleid. Als iedereen vindt dat er te lang wordt vergaderd, is het duidelijk dat een gedeeld veranderdoel ‘minder lang gaan vergaderen’ kan zijn, of ‘smart’-geformuleerd, bijvoorbeeld: reductie van het aantal commissievergaderingen tot 25 per jaar. Ga echter niet te snel de ‘hoera-praat’ van de bestuurlijke vernieuwing achterna. Iedereen zal instemmend knikken als iemand als doel ‘Burgers beter betrekken’ opwerpt. Dat is gemakkelijk gezegd, maar wil men dat echt en (hoe) gaat dat gebeuren? Voorkom ook dat er een waslijst aan wensen één-op-één wordt doorvertaald in een waslijst aan doelen: hou het beperkt. Maak de doelen zo echt en realistisch mogelijk. Het kan helpen om iedereen de volgende twee vragen voor te leggen: 1 Als een nieuwe inwoner van uw gemeente over twee jaar voor het eerst als ‘gast van de raad’ uw vergadering bezoekt: wat ziet hij dan? Wat ziet hij als hij de voorzitters de bijeenkomst ziet leiden, wat ziet hij qua inbreng van raadsleden? 2 Wie heeft wát gedaan om deze resultaten te realiseren? 7.2.3
Ga op excursie
Vergadermodellen laten zich slecht exporteren over de gemeentegrenzen heen. Dat is wel de belangrijkste les uit deze publicatie. Elke gemeente zal zelf zijn eigen model moeten bouwen. Dat neemt niet weg dat het wijs is om te leren van de ervaringen elders. Als er binnen een gemeente zicht is op welke aspecten men anders wil, en welke bouwstenen men wel of niet nuttig acht, kan bij collega-gemeenten een kijkje in de keuken worden genomen om te observeren hoe die bouwstenen in de praktijk werken.
7.3
Veranderen
Nu is het tijd om na te gaan of het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie vereist dat er zaken worden veranderd. Zo ja: welke aanpassingen zijn wenselijk en haalbaar? Moet er iets aan de structuur worden gedaan, of gaat het vooral om rolopvattingen en daarbij behorend gedrag? Bedenk dat indien u constateert dat het vooral om rollen en gedrag gaat, een verandering van structuur soms tóch een heilzame keuze kan zijn omdat met zo’n invoering er veel gespreksmomenten ontstaan waarin u het óók over rollen en gedrag kunt hebben. 7.3.1
Gericht aan de slag
Voorkom eindeloze discussies en getheoretiseer over hoe het moet. Dat verzandt in een dialoog tussen oordelen. Ga ervaring opdoen. Schort het Reglement van orde even op en zeg: laten we het dossier Verkeer en Vervoer eens op een andere manier behandelen! Kortom: probeer niet alles meteen tot in de puntjes te organiseren. 7.3.2
Bouwstenen en doelen11
De zes bouwstenen waarmee een vergadermodel kan worden ingericht zijn: wel of niet… 1 scheiden van vergaderdoelen per bijeenkomst (bijvoorbeeld aparte bijeenkomsten gericht op beeldvorming, oordeelsvorming of besluitvorming, of het door elkaar laten lopen van de doelen in bijeenkomsten). 2 altijd plenair vergaderen (veel gemeenten werken met subgroepen, in andere gemeenten wordt alleen plenair vergaderd); 3 gelijktijdig vergaderen (d.w.z. parallel of in serie vergaderen); 4 vaste deelnemers van een vergadering; 5 vaste indeling naar inhoud (vaste commissies ingedeeld naar inhoudelijke onderwerpen, versus flexibele subgroepen naar onderwerp); 6 vaste spreektijden (per sessie, of per spreker). Het zijn de knoppen waaraan wel of niet kan worden gedraaid, om de doelen dichterbij te brengen. Bespreek gezamenlijk de verschillende mogelijkheden in het licht van de geformuleerde doelen: verken de mogelijkheden en beperkingen van de bouwstenen, en doordenk de praktische consequenties van de keuzemogelijkheden. Bedenk ook dat er met deze bouwstenen kan worden geëxperimenteerd. Ze hoeven niet raadsbreed en/of permanent te worden ingevoerd.
11 Zie ook H. 4, kader 1: Zes bouwstenen.
67
7.3.3
Maak het manifest
Nu is de nieuwe vergaderpraktijk in principe binnen handbereik. Het vereist ‘alleen’ nog consequent handelen: raadsleden, collegeleden en ambtenaren moeten doen wat is afgesproken. Raadsleden moeten in de praktijk ook vergaderen zoals afgesproken. Om dat te ondersteunen, kan het zinnig zijn om de afspraken op een betekenisvolle wijze te borgen. Afspraken en bijbehorende gedragsregels kunnen bijvoorbeeld letterlijk en figuurlijk manifest worden gemaakt door ze op papier te zetten. Betrokkenen kunnen die expliciet uitspreken en met elkaar afspreken dat zij zich eraan houden. Dat voorkomt misverstanden en maakt het ook eenvoudiger om elkaar waar nodig erop aan te spreken. Zet de regels echter niet te snel formeel vast. Geef de vergaderpraktijk even de tijd om zich te ‘zetten’. Zo kan het verstandig zijn de commissieverordening of een Reglement van orde wat later aan te passen, en alle afspraken daarin pas formeel te verankeren als er een tijd ervaring is opgedaan met de nieuwe vergaderpraktijk.
7.4
Onderhoud
Minstens zo belangrijk als de verandering is het onderhoud van de vergaderpraktijk. Zonder duidelijke regie op de vergaderpraktijk, is de kans groot dat men snel vervalt in de ‘oude’ werkwijze. Het komt aan op actief ondersteunen van de nieuwe werkwijze, regelmatig evalueren hoe het gaat, en stelmatig doorontwikkelen van de vergaderpraktijk. Een belangrijke les uit deze publicatie is dat reflectie en evaluatie grote succesfactoren zijn. 7.4.1
Verankeren
Zorg dat de gemaakte veranderingen en afspraken verankerd worden. In de dagelijkse praktijk is daarbij een belangrijke rol weggelegd voor de voorzitters om de spelregels te bewaken. Zorg ervoor dat er een groep is die hiervoor in het bijzonder verantwoordelijk is. Het is aan te raden dat de ‘cockpit’ van de raad (presidium en/of agendacommissie) een rol vervult, als groep mensen die verantwoordelijk is voor voorbereiding (agendavorming, logistiek en planning) en nazorg (evaluatie en ontwikkeling) van de vergaderpraktijk. Geef daarnaast burgemeester, griffier en gemeentesecretaris de ruimte om gezamenlijk (soms in het ‘driehoeksoverleg’) de dossiers voor te bespreken in het licht van de geambieerde vergaderpraktijk. 7.4.2
Ontwikkelen
Nieuwe vergaderwijzen moeten deels worden aangeleerd. Inventariseer op welke vlakken men zijn kennis of vaardigheden nog wil versterken. Bevorder dat voorzitters en raadsleden via scholing en coaching het vergaderrepertoire kunnen ontwikkelen dat past bij Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Laat de stukken geen spelbreker zijn. Een nieuwe vergaderpraktijk moet goed worden ondersteund met bijbehorende vergaderstukken. Inventariseer ook in hoeverre college en ambtelijke organisatie op dat vlak nog nadere ondersteuning nodig hebben. 7.4.3
Reflecteren
Goed onderhoud van een vergaderpraktijk bestaat uit vooral veel terugblikken, evalueren en reflecteren. Maak het mogelijk om elkaar op vergadergedrag (niet op inhoud!) aan te spreken. Creëer momenten waarop de vergaderpraktijk geëvalueerd wordt. Ga daarbij na of de afspraken worden nageleefd, of het model werkt zoals beoogd, en of de afgesproken vergaderdoelen nog relevant zijn. Vreemde ogen dwingen: doe onderzoek onder de bezoekers van raadsvergaderingen of andere bijeenkomsten. Laat buitenstaanders eens een observatieverslag maken12, liefst met levende beelden.
12 Een voorbeeld is het Eindverslag ‘Uit het hoofd en het hart’´ van de Burgervisitatiecommissie gemeenteraad Leeuwarden, januari 2008
68
69
Bijlage: 20 vergaderpraktijken
In deze publicatie komen de vergaderpraktijken van 28 gemeenten aan de orde. Zeven gemeenten zijn als intermezzi uitgebreid beschreven tussen de hoofdstukken. Hieronder worden 20 bestudeerde gemeenten kort beschreven13. Eerst beschrijven we de vergaderstructuur daarna de doelen, en tot slot een aantal bijzonderheden uit de vergaderpraktijk van de betreffende gemeente.
13 De gemeente Eersel werd beschreven in de handreiking uit 2005 maar ontbreekt hier omdat de gemeente wegens omstandigheden helaas geen medewerking kon verlenen aan de interviews (zie ook Overzicht 1).
71
Albrandswaard Gemeente Provincie Inwonertal Albrandswaard Zuid-Holland 22.427 Griffier Telefoon E-mail de heer A. Aarssen 010 5061170 a.aarssen@albrandswaard.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Sinds 1 januari 2005 werkt men met een Carrousel. Die werkwijze is anno 2009 nog dezelfde zoals beschreven in de Handreiking 2005, met het kleine verschil dat de ´Debat- en Besluitavond´ weer Raad is gaan heten. De volgende cyclus wordt gehanteerd: week 1 Carrousel: deze vindt plaats in twee zalen. Na drie kwartier wordt er gewisseld en komen andere onderwerpen aan bod. In week 2 vindt er weer een carrousel plaats, in week 3 Fractie en Agendaoverleg, in week 4 tenslotte de raadsvergadering. Soms komt een thema-avond in de plaats van een carrousel, dit is afhankelijk van de behoefte. Het wordt als prettig ervaren dat het allemaal niet meer zo vast ligt. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste
Altijd plenair
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
inhoud
vergaderen?
Per sessie en/of
Nee
vergaderen? Nee
Nee
spreker Per sessie wel,
Ja
Ja
Vaste spreektijd?
niet per spreker Doelen/motieven t .FOXBTIFU[BUPNUPUEJFQJOEFOBDIUUFWFSHBEFSFOFOEFIFMFBWPOEUFNPFUFO[JUUFO
t Meer burgers betrekken bij het werk van de gemeenteraad Bijzonderheden
t De raad heeft een meer prominente plek gekregen ‘aan de voorkant’ van de dossiers (dit was overigens geen vooropgezet doel).
t De raad doet meer in minder tijd. t De carrousel levert niet alleen ‘fysieke beweeglijkheid’ op, het dwingt ook tot keuzes (‘wat volg ik als raadslid?’) en het levert dus ook ‘inhoudelijke beweeglijkheid’ op.
t De agendacommissie, waarin naast de carrouselvoorzitters ook burgemeester en griffier zitten, is het ‘kloppende hart’: daar vindt het onderhoud plaats, daar worden opleidingen geïnitieerd, daar worden de onderwerpen voorbereid en geagendeerd.
72
Amersfoort Gemeente Provincie Inwonertal Amersfoort Utrecht 139.054 Griffier Telefoon E-mail Mevrouw A.M. van Omme 033 4694379 m.vanomme@amersfoort.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Sinds 15 september 2005 werkt Amersfoort met tweewekelijkse vergaderavonden van De Raad. De avond bestaat uit vaste onderdelen: De Ronde: 19.00 uur. Diverse onderwerpen worden tegelijkertijd geagendeerd. De onderwerpen kunnen op diverse manieren behandeld worden: als voorbereiding op de besluitvorming, meningspeiling (door college of raadsleden onderling) of als informatieve bijeenkomst (bijvoorbeeld een toelichting van de wethouder of hoorzitting). Het Plein: 20.30 - 21.30 uur. Burgers, instellingen en de ambtelijke organisatie hebben de gelegenheid om iets tentoon te stellen of om informatie te geven over een onderwerp, bijvoorbeeld via panelen of kraampjes. Het Besluit: 21.30 uur. Alle raadsleden gezamenlijk bijeen voor debat en besluitvorming. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
vergaderen?
spreektijd? Per sessie en/of
Ja
Ja
Nee
Nee
Nee
spreker Per sessie wel gemaximeerd
Doelen/motieven
t Grotere betrokkenheid van de burgers en organisaties bij het werk van de gemeenteraad. t Snellere en betere besluitvorming. t Meer duidelijkheid door een vaste vergaderavond en vaste vergadertijden. t Meer mogelijkheden voor informele contacten tussen raad, college, ambtelijke organisatie en burgers. Bijzonderheden
t Met name over het onderdeel De Ronde zijn de oordelen wisselend. Uit evaluatie blijkt dat dit niet aan de vergadervorm ligt, maar aan de raadsleden en voorzitters zelf. Daar wordt nu aan gewerkt.
t Aanbevelingen uit deze evaluatie zijn onder meer: t 7PPS[JUUFSTNPFUFOIFUPOEFSXFSQCFUFSAOFFS[FUUFO ØØLUFSXJMMFWBOBBOXF[JHFUPFIPPSEFST WPPS[JUUFST[JKO uitgenodigd om de discussie inhoudelijk aan te zwengelen, én voorzitters wordt gevraagd snelheid in het debat te brengen door politieke keuzes uit te leggen. t #JKUJKEJHFBBONFMEJOHLVOOFOJOTQSFLFSTWBOEFHSJGGJFUJQTFOBBOCFWFMJOHFOLSJKHFOPWFSIVONFFTUFGGFDUJFWF inbreng. De voorzitter kan dat eveneens tijdens de bijeenkomst doen. t 5FDIOJTDIFWSBHFOWPPSBGMBUFOTUFMMFOFOTUJNVMFSFOEBUSBBETMFEFOIVOQPMJUJFLFWSBHFOBMTTUFMMJOHJOCSFOHFO Werken met ‘schot voor de boeg’: 1 minuut statement per fractie met belangrijkste argument.
t In het onderdeel Besluit debatteert de raad niet in twee termijnen. Eén persoon doet de aftrap voor het debat, daarna debatteren de raadsleden staand vanachter twee microfoons in de kring. Na het debat kan het college reageren. Tot slot is er de mogelijkheid van een stemverklaring.
t Stellingen en (uitslagen van) stemmingen worden op een aansprekende wijze geprojecteerd.
73
Beesel Gemeente Provincie Inwonertal Beesel Limburg 13.644 Griffier Telefoon E-mail Mevrouw M. Jenniskens-Derks van de Ven 077 4749292 Manuela.Jenniskens@beesel.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk De gemeente heeft in de periode 2007 - 2008 gewerkt met het model uit Voorst. Het was de intentie om in gemeente Beesel alle uitgangspunten en doelstellingen uit het Voorster model mee te nemen. Dat is niet gelukt. Vanaf 2008 heeft de gemeente het systeem van rondetafelgesprekken verlaten en is teruggekeerd naar het commissiestelsel. Op gezette momenten vergaderen deze commissies tegelijkertijd (parallel). De gemeenteraad vergadert in principe iedere derde maandag van de maand. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
inhoud
vergaderen?
spreektijd? per sessie
vergaderen?
en/of Ja
Ja, afhankelijk
Nee
Nee
Nee
spreker Nee
van aantal agendapunten Doelen/motieven
t Met de invoering van het Voorster model wilde de gemeente vooral burgers betrekken bij de discussie en de besluitvorming in de raad. Bijzonderheden
t Op basis van de opgedane ervaringen met de rondetafelgesprekken concludeert de gemeente dat het doel ‘meer burgers naar de raadszaal’ niet is gehaald. Gaandeweg bleek dat niet alle onderwerpen zich goed leenden voor inbreng van burgers.
t Gemeente investeert in het organiseren van burgerbetrokkenheid op dossierniveau (dit in tegenstelling tot het ‘openstellen’ van raadsbijeenkomsten op alle onderwerpen.
t De fracties waren er niet gelukkig mee dat naar de rondetafelgesprekken slechts één persoon per fractie mocht worden afgevaardigd. Nu men is teruggekeerd naar het stelsel van commissies en mogen er twee personen per onderwerp uit de fracties worden afgevaardigd. Per onderwerp mag er dus ook worden gewisseld van personen.
t De vergaderdoelen voor de commissievergaderingen (beperken tot informatievoorziening) worden streng bewaakt door het presidium
t Het nadrukkelijk scheiden van de vergaderdoelen ‘meningsvorming’ en ‘besluitvorming’ is met de doelen uit het Voorster model meegekomen, maar zijn van meet af aan niet door de fracties overgenomen.
74
Borsele Gemeente Provincie Inwonertal Borsele Zeeland 22.387 Griffier Telefoon E-mail de heer R. van Poppel 0118 602984 KvanPoppel@borsele.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Al in 1999 besloot de gemeenteraad van Borsele de raadscommissies af te schaffen en over te gaan op een vergadersysteem met raadsbijeenkomsten en raadsvergaderingen. Tegelijk is daar het element ‘gemeenteraadsspreekuur’ aan toegevoegd. In een cyclus van 4 weken wordt eerst een gemeenteraadsspreekuur gehouden. Van elke fractie is een vertegenwoordiger aanwezig om met burgers en vertegenwoordigers van instellingen en bedrijven van gedachten te wisselen. De fractievertegenwoordigers nemen bij toerbeurt het voorzitterschap van dit spreekuur voor hun rekening. Het spreekuur duurt doorgaans een half uur. Diezelfde avond zijn er ook fractievergaderingen. De donderdagavond daarop is de officiële raadsvergadering. Op de twee resterende donderdagen zijn er in de regel twee opeenvolgende raadsbijeenkomsten waarbij steeds één onderwerp wordt besproken. Voor die bijeenkomsten worden betrokken burgers actief uitgenodigd, die in de bijeenkomst mogen meediscussiëren. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste deelnemers? Naar vaste inhoud Altijd plenair
gescheiden?
vergaderen?
vergaderen?
vergaderen?
Vaste spreektijd? per sessie en/
Ja
Nee
Nee
Nee
Ja
of spreker Nee
Doelen/motieven De vergaderwijze moet ertoe bijdragen dat:
t de raad meer op hoofdlijnen gaat debatteren en besturen; t discussies niet steeds weer worden overgedaan; t alle raadsleden in principe in gelijke mate bij de besluitvorming worden betrokken; t de toegankelijkheid van het raadsgebeuren voor de bevolking wordt vergroot. Bijzonderheden
t Het gemeenteraadsspreekuur: De raad wordt hier door burgers aangesproken op zijn volksvertegenwoordigende en controlerende rol. Klachten over uitvoeringskwesties worden doorgeleid naar college en ambtelijke organisatie. Inbreng van meer politiek-bestuurlijke aard wordt eventueel geagendeerd voor een raadsbijeenkomst.
t De beeldvormende raadsbijeenkomsten: Deze beginnen gewoonlijk met een presentatie door de portefeuillehouder en/of beleidsambtenaar over een thema of vraagstuk. Soms geeft een externe partij een aanvullende presentatie. Vooraf is schriftelijke voorinformatie aan raadsleden toegestuurd en voor het publiek beschikbaar gesteld. Vervolgens wordt er gereageerd door raadsleden en burgers en vindt er discussie met de portefeuillehouder plaats. Bij grote publieke belangstelling worden publiek en raadsleden in groepjes opgedeeld om verder van gedachten te wisselen. Zo mogelijk geven fracties aan het eind van de bijeenkomst hun voorlopig standpunt over de kwestie weer. In beginsel wordt een onderwerp twee maal in een bijeenkomst besproken, eerst informatief en later kaderstellend. Dankzij het invoeren van goede schriftelijke voorinformatie worden inmiddels veel onderwerpen direct kaderstellend behandeld als enige onderwerp op die avond. Dat maakt het voor de raad gemakkelijker om zich hierop te concentreren en vermindert ook de tijdsdruk. Bijzonder is verder de afspraak dat portefeuillehouders het woord voeren in de raadsvergadering, maar zich daarbij beperken tot het beantwoorden van concrete vragen van raadsleden. Tenslotte: het opknippen van processen in fasen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming wordt nu onderzocht.
75
Brummen Gemeente Provincie Inwonertal Brummen Gelderland 21.208 Griffier Telefoon E-mail Mevrouw Miranda Veenbergen 0575 568597 griffie@brummen.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Sinds 2004 werkt Brummen met een maandelijkse cyclus met een zogenoemd raadsforum, een opiniërende en een besluitvormende raadsvergadering, allen steeds op donderdagavond. Het forum: iedere maand houdt de raad parallelle forumbijeenkomsten: forum Samenleving, forum Ruimte, forum Bestuur/Financiën. Vertegenwoordigers van de vier raadsfracties bespreken dan de raadsvoorstellen en collegebesluiten. Er is volop ruimte voor een gesprek tussen raadsleden, burgers en collegeleden. Het forum bepaalt of een onderwerp door kan naar de raadsvergadering of nógmaals in een forum moet worden besproken. Opiniërende raadsvergadering: in de regel is er éénmaal per maand vanaf 20.00 uur een bijeenkomst van de voltallige gemeenteraad waarbij geen besluiten worden genomen. Deze bijeenkomst heeft tot doel om over één onderwerp inhoudelijk informatie in te winnen en eerste standpunten uit te wisselen. Burgers mogen meepraten. Besluitvormende raadsvergadering: Eenmaal per maand op donderdagavond. Burgers hebben geen mogelijkheid meer om in te spreken. De doorlooptijd van elke cyclus is één maand.
Tussendoor vinden bij tijd en wijle informatieve bijeenkomsten plaats waarbij de raad zich verdiept in bestuurlijke thema’s of nieuwe ontwikkelingen. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
gescheiden?
vergaderen?
Vaste deelnemers?
Naar vaste inhoud Altijd plenair
Vaste
vergaderen?
spreektijd?
vergaderen?
per sessie en/ Ja, via BOB
Ja, fora soms
Niet bij fora,
tegelijk
wel bij raads-
Ja
Nee
of spreker Nee
vergaderingen Doelen/motieven Met de parallelle forumvergaderingen en de opiniërende raadsvergaderingen werd beoogd:
t informatieverzameling en advisering waardoor politieke oriëntatie kan plaatsvinden; t een meer levendig karakter door de forumvergaderingen parallel te organiseren; t een forumvergadering is laagdrempelig waardoor burgers gemakkelijk kunnen meespreken; t de hele gemeenteraad is op een forumavond aanwezig en benaderbaar voor belangstellenden. Bijzonderheden
t De forumbijeenkomsten. Deze worden door raad zeer gewaardeerd. De stellige indruk is dat het publiek de laagdrempelige werkwijze daarvan eveneens apprecieert, maar dat is nog niet onderzocht. De 10 forumwerkafspraken bieden de forumdeelnemers duidelijkheid en helpen de voorzitters bij hun rol.
t De opiniërende raadsbijeenkomst over één onderwerp, doorgaans de majeure maatschappelijke onderwerpen. Hiervoor worden burgers en instellingen, die relevant zijn voor het onderwerp, door de griffie actief uitgenodigd. Bijzonder is ook dat de raad deze bijeenkomsten als regel buiten het gemeentehuis organiseert: in een buurthuis, een café of een andere voorziening. Voor betrokken burgers, maar ook voor buurtbewoners wordt een dergelijke raadsbijeenkomst dan een klein ‘event’.
t Van de besluitvormende raadsvergadering wordt geen verslag gemaakt, maar een uitgebreide besluitenlijst. Via audioverslaglegging is de vergadering binnen 2 à 3 werkdagen te beluisteren op de gemeentesite.
76
Cranendonck Gemeente Provincie Inwonertal Cranendonck Noord-Brabant 20.281 Griffier Telefoon E-mail de heer S.B.J. Backus 0495 431134 s.backus@cranendonck.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Begin 2009 heeft de gemeenteraad van Cranendonck een belangrijke wijziging aangebracht in de vergaderstructuur die hij hanteerde sinds maart 2002. Bijna zeven jaar heeft de raad gewerkt met twee raadscommissies: een beleidscommissie en een controlecommissie. De beleidscommissie had een kaderstellend karakter en bereidde de besluitvorming van de raadsvergadering voor. De controlecommissie had een beleidsevaluerend karakter. Elke commissie had zes vaste leden, andere fractieleden konden aanschuiven en ook het woord voeren. Er werd op verschillende avonden vergaderd. In januari 2009 is men overgegaan op één adviescommissie voor de raad. In die commissie is er per fractie maar één woordvoerder die bij een agendapunt aan tafel aanschuift. Er wordt uitsluitend op één avond in de week (de dinsdagavond) vergaderd. De totale vergadercyclus (met avonden voor presidium, commissie en raad en informatiebijeenkomsten) bedraagt 4 weken. Verder besloot men het seniorenconvent, het presidium en de agendacommissie inéén te schuiven tot een presidium waarin alle taken worden ondergebracht. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste
Altijd plenair
Vaste spreektijd?
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
inhoud
vergaderen?
per sessie en/of
Nee
vergaderen? Nee
Nee
spreker Nee
Ja
Nee
Doelen/motieven
t Bij de eerste wijziging was het doel vooral: het werk van de raad koppelen aan zijn duale kerntaken. t Bij de recente wijziging ging het vooral om het verminderen van de werkbelasting. Enerzijds vanuit de beleving van de raadsleden zelf: één avond in de week vergaderen betekent zes avonden vrij. En wat het tijdsbeslag in de commissievergadering (met 6 fracties) betreft: vergaderen met 6 woordvoerders in plaats van – zoals voorheen – 12 leidt vanzelf tot tijdwinst. Anderzijds streeft men ook naar minder werkbelasting met het oog op de recrutering van nieuwe raadsleden voor de naderende verkiezingen. Of zoals de griffier het verwoordt: een te grote tijdsbelasting sluit een enorm potentieel aan raadskandidaten uit de gemeente uit. Bijzonderheden De griffie voorziet agenda’s van annotaties waarin het doel van de behandeling wordt aangegeven: informerend, opiniërend, besluitvoorbereidend enzovoorts. Vergaderingen worden niet genotuleerd. De griffie maakt besluitenlijsten en geluidsopnames van de vergaderingen zijn integraal op internet te beluisteren.
77
Den Bosch Gemeente Provincie Inwonertal Den Bosch Noord-Brabant 135.648 Griffier Telefoon E-mail de heer A. van der Jagt 073 6155317 a.vanderjagt@s-hertogenbosch.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Den Bosch heeft vier functionele commissies (bestuurszaken, maatschappelijke ontwikkelingen (MO), Financiën, Economische en Sociale zaken (FES) en Ruimtelijke Ontwikkelingen en Beheer (ROB). De raad vergadert eenmaal per maand. Het presidium plant de agenda van de raad. Commissiegriffiers plannen met de voorzitter de commissievergaderingen. De gemeenteraad doet in deze periode ervaring op met agenderende beleidsdebatten met ‘voorportalen’ d.w.z. dat een commissie ‘hearings’ en of informatiebijeenkomsten organiseert voor externe partijen. Werkbezoeken passen ook in dat stramien. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
vergaderen?
spreektijd? per sessie en/
Daar waar gewenst
Nee
Ja
Ja
Nee
of spreker Nee
Doelen/motieven
t De raad kiest voor verbetering van werkwijzen binnen de bestaande structuur; dat past binnen een in het algemeen terughoudend gemeentelijk beleid t.a.v. structuurwijzigingen en reorganisaties.
t Een structuurwijziging binnen de raad beïnvloedt het samenspel met het college niet. Daarom is er vooral ingezet op samenwerkingsafspraken met het college.
t De raad kiest in plaats van structuurwijziging voor: t Versterking van het agenderingsbeleid; t Het meer naar buiten positioneren van de raad (door ´hearings´, informatiebezoeken, werkbezoeken); t Bewaken boedelscheiding raad - college; t Experimenteren met werkvormen en werkwijzen. Bijzonderheden
t Gemeentesecretaris en griffier hebben samen afspraken gemaakt over het samenspel tussen raad en college, waaronder over de betrokkenheid van de raad bij politiek relevante onderwerpen. Deze afspraken zijn richtpunten bij het bewaken van de boedelscheiding en de informatieverstrekking aan de raad.
t Discussies over bedrijfsvoering en spelregels blijven buiten de politieke arena van de raad. t De griffie is vooral attent op de vraag of verandering past in de cultuur van werken: let op de ‘veranderingsmarge’ is het credo. Als alles meteen wordt aangepakt, is de vastigheid weg. Herkenbaarheid is de basis van wat méér kan worden verworven. Een discussie over de invoering van een nieuw vergadermodel is minder opportuun als de opvatting overheerst dat een structuurwijziging niet het eerste aangrijpingspunt is.
78
Enschede Gemeente Provincie Inwonertal Enschede Overijssel 154.476 Griffier Telefoon E-mail de heer R.M. Jongedijk 053 4818181 r.jongedijk@Enschede.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Deze gemeente heeft één stedelijke commissie en vijf stadsdeelcommissies. De stedelijke commissie stelt de financiële kaders, de stadsdeelcommissies behandelen de onderwerpen die de betreffende wijk aangaan. Deze structuur is onveranderd sinds 2004. Niet omdat men tevreden was met de werkwijzen van de raad, maar men realiseerde zich dat verdere verbetering van de werkwijze niet gelegen was in de structuur van de vergaderingen. Door een overdrachtsdocument dat een paar weken voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2006 werd opgesteld, ontstond hernieuwde focus op de werkzaamheden en prioriteiten binnen de raad en de behandeling van belangrijke dossiers. De regie hiervoor is in handen van het presidium (fractievoorzitters) dat de majeure dossiers (tweemaal per jaar) aanwijst en de hoofdlijnen van de rol- en spelverdeling tussen raad en college vastlegt. De praktische uitwerking en meer dagelijkse gang van zaken zijn in handen van de agendacommissie, waarin naast burgemeester en griffier de drie voorzitters van de stadsdeelcommissie zitting hebben. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
vergaderen?
spreektijd? per sessie en/
Nee
Nee
Ja
Ja
Nee
of spreker Nee
Doelen/motieven Het verder uitbouwen van:
t De versterking van het contact tussen burgers met raadsleden én gemeentebestuur via reguliere structuren, in het bijzonder de stadsdeelcommissies.
t Het over het algemeen constructieve samenspel tussen college en raad, in de vorm van samenwerkingsdualisme waarbij kritische wisselwerking in dienst staat van kwaliteit van het gemeentebestuur als geheel.
t Het versterken van de politiek sturende en controlerende rol van de raad door de planning- en controlcyclus centraal te stellen en het instrumentarium uit deze cyclus toe te spitsen op wat voor raadsleden van belang is. Onafhankelijkheid van presidium en voorzitters waarbij deze zich inzetten voor een kwalitatief goed proces en waarbij deze ervoor waken dat discussie over adequate processturing op a-politieke wijze plaats vindt. Dit maakt het mogelijk dat ‘de raad’ als eenheid in verscheidenheid kan optreden: samenwerking op procesniveau ter versterking van een gezonde politieke strijd over de inhoud. Bijzonderheden
t Er is een ‘politieke spelverdeling’: het presidium (de fractievoorzitters) bespreekt 2x per jaar met het college hoe de raad wordt betrokken bij grote thema’s, en maakt daarbij afspraken over de inhoudelijke en procesmatige betrokkenheid van de raad, met als onderscheid ‘actieve kaderstelling’, ‘passieve kaderstelling plus’ en ‘passieve kaderstelling’. Er wordt teruggeblikt en men spreekt elkaar aan op het verloop van de zaken (‘jammer dat jullie vanuit de oppositie zwak naar voren kwamen’).
t Het wordt als een opluchting ervaren dat er sinds 2006 niet meer gesproken wordt over structuurwijziging.
79
Gennep Gemeente Provincie Inwonertal Gennep Limburg 16.898 Griffier Telefoon E-mail de heer J.J. van Gemeren 0485 494281 k.vangemeren@gennep.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk De raad en raadscommissies van de gemeente Gennep komen in een raadscyclus van vier weken tweemaal bij elkaar. De maandag is de vaste vergaderavond. Tijdens de eerste vergaderavond van de cyclus is er een Burgerontmoetingsplaats, vinden er commissievergaderingen plaats (gelijktijdig in het gemeentekantoor en de raadszaal) Er zijn drie raadscommissies: Algemene Bestuurlijke Zaken, Burgerzaken en Grondgebied) en is er een zogenaamde Hamerraad. Tijdens de tweede vergaderavond (2 weken later) vindt de besluitvormende raadsvergadering plaats, waarin de debatstukken aan de orde komen. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
vergaderen?
spreektijd? per sessie en/
ja, via BOB
Ja
Ja
Ja
Nee
of spreker Nee
Doelen/motieven
t De politiek dichter bij de burger brengen: een proactieve benadering van burgers en maatschappelijke instellingen bij belangrijke politieke keuzevraagstukken.
t Een vroegtijdige betrokkenheid van de raad en duidelijkheid over de wijze van betrokkenheid van de raad bij belangrijke onderwerpen.
t Het onderscheid in beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming als leidend principe voor de inrichting van de discussies in commissie en raad. Bijzonderheden
t De Burgerontmoetingsplaats: het eerste deel van de eerste vaste avond bestaat uit de Burgerontmoetingsplaats (BOP). De BOP is een metafoor voor gespreksvormen tussen inwoners, raads- en commissieleden. Ook over niet geagendeerde onderwerpen kunnen burgers en politici met elkaar in gesprek gaan. De burgers worden vanuit de raad uitgenodigd voor de BOP. In de uitnodiging staat vermeld waarover de raad met de burger van gedachten wil wisselen. Het doel van de BOP is beeldvorming. Dit betekent dat de raad en commissie tijdens deze sessie alleen informatie vergaren door de mening van de burger te peilen. De aanwezige raads- en commissieleden gaan nog niet onderling in debat, dat gebeurt in een later stadium. De raads- en commissieleden die de BOP bezoeken maken met de spreker een afspraak hoe het met de bijdrage verder zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een voorstel in de agendacommissie.
t Woordvoeringen die op papier staan worden verspreid. De bijdragen van sprekers worden samengevat op een sprekerslijst.
t De Hamerraad: doordat alle raadscommissies op een dag vergaderen kan aan het einde van deze vergaderavond een korte raadszitting plaatsvinden, waarin de stukken waarvan de raad vindt dat geen verdere behandeling noodzakelijk is worden afgehamerd, de zogenaamde ´Hamerraad´.
t Het Technisch Blok: een onderdeel van de commissieagenda, dat bestaat uit raadsvoorstellen die als hamerstuk kunnen worden afgedaan en B&W-nota’s waarvoor de besluitbevoegdheid bij het college ligt. Over onderwerpen in het technisch blok kunnen technische vragen worden gesteld.
80
Gouda Gemeente Provincie Inwonertal Gouda Zuid-Holland 70.953 Griffier Telefoon E-mail Mevrouw B. Lubbers 0182 591758 beatrijs.lubbers@gouda.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk De gemeenteraad vergadert met een vaste regelmaat (wekelijks) en korter dan voorheen. Parallelle sessies worden zoveel mogelijk vermeden, maar worden gebruikt als er erg veel agendapunten zijn, circa 5 of 6 per jaar. Iedere woensdag is het ‘raadsdag’. Van 20.00 tot 23.00 uur zijn er bijeenkomsten. Sommige onderwerpen komen drie keer aan de orde. De eerste keer dat een onderwerp geagendeerd is, verkennen de raadsleden wat er allemaal speelt en kunnen burgers meepraten. De keer daarop discussiëren de raadsleden met elkaar over hetzelfde onderwerp. En de derde keer neemt de voltallige gemeenteraad besluiten. Dit doet de raad eens in de drie weken van 20.30 uur tot uiterlijk 21.30 uur. Eenmaal in de drie weken (tijdens de besluitvormende raadsvergadering) kunnen burgers, vóór het plenaire gedeelte begint, de raad kort toespreken. Dit is de zogenaamde gesproken brief waarmee burgers aandacht kunnen vestigen op niet geagendeerde onderwerpen. Zij krijgen daarvoor maximaal drie minuten, daarna gaat een gong. Raadsleden geven daarna aan wat er met de inbreng gebeurt. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
inhoud
vergaderen?
spreektijd? per sessie en/
vergaderen? ja, via BOB
Soms, maar bij
Nee
Nee
Nee
of spreker Nee
voorkeur niet. Doelen/motieven
t de raad moet de regie nemen op zijn eigen werk en meer onafhankelijk van het college gaan opereren; t de raad moet meer tijd besteden aan minder onderwerpen die wel belangrijk zijn; t het moet voor burgers, deskundigen, maatschappelijke organisaties en bedrijven eenvoudiger zijn om mee te praten én vroegtijdig zodat er nog reële beïnvloedingsmogelijkheden zijn. Bijzonderheden
t Het ‘driesterrensysteem’: elk onderwerp uit het collegeprogramma heeft een status gekregen: één, twee of drie sterren. Het aantal sterren bepaalt hoe vaak de gemeenteraad over een onderwerp spreekt alvorens een besluit te nemen. In 2007 heeft de gemeenteraad drie sterren toegekend aan de Wmo, het armoedebeleid, de cultuurnota en de wijkaanpak. Voor die onderwerpen zijn tientallen locale organisaties actief uitgenodigd bijdragen te leveren aan de discussie.
t Er is geen rondvraag meer. Raadsleden stellen hun vragen via de mail. Wie een punt op de agenda wil krijgen moet daartoe een gemotiveerd verzoek indienen.
t Wie in Gouda op de hoogte wil blijven van de activiteiten van de gemeenteraad kan zich abonneren op een digitale nieuwsbrief.
t De raad legt werkbezoeken af samen met vertegenwoordigers van organisaties, instellingen, bedrijven en belangengroepen waarvan hij verwacht dat die verderop in het proces gebruik zullen gaan maken van inspraakmogelijkheden.
t De raad heeft zelf feedback op haar nieuwe werkwijze georganiseerd door 12 groepsgesprekken te voeren met vertegenwoordigers van 40 organisaties uit Gouda. Individuele bezoekers van de raadsbijeenkomsten worden uitgenodigd om mee te doen aan een digitale waarderingsenquête.
t In het Politiek podium geven de fracties van de gemeenteraad van Gouda in de lokale krant om de week hun mening over actuele kwesties in Gouda.
81
Heeze-Leende Gemeente
Provincie
Inwonertal
Heeze-Leende Noord-Brabant 15.235 Griffier Telefoon E-mail Mevrouw T. Borsboom 040 2241400 t.borsboom@heeze-leende.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk De drie raadscommissies, te weten commissie Inwoners, commissie Grondgebied en de Controlecommissie zijn per begin januari 2007, bij wijze van proef voor een jaar, overgegaan in zogenoemde rondetafelgesprekken. De vergaderingen van de gemeenteraad vinden eens in de zes weken plaats op maandag. Een deel van de raadsvergadering is opiniërend. Het opiniërende deel begint om 19.30 uur. Daarna vindt de besluitvormende raad plaats. Het rondetafelgesprek is een vergadering met raadsleden, fractievertegenwoordigers, collegeleden en belanghebbenden/deskundigen. In de vergadering wordt gesproken c.q. gediscussieerd over onderwerpen die op de agenda staan, eventueel ter voorbereiding op behandeling in de raadsvergadering. Deze rondetafelgesprekken moeten belanghebbenden en deskundigen in de gelegenheid stellen relevante informatie, ideeën en meningen naar voren te brengen. Het geeft aan het gemeentebestuur de mogelijkheid om in het gesprek een beknopte toelichting op de stukken te geven en te reageren op de inbreng van andere deelnemers aan het gesprek. De raadsleden en fractievertegenwoordigers kunnen beknopt aan de andere deelnemers een (nadere) toelichting vragen op ingebrachte stukken of de naar voren gebrachte zaken.
Dit betekent dat de raadsleden (nog) geen politiek standpunt innemen. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
vergaderen?
spreektijd? per sessie en/
Ja
Nee
Ja, tussen ‘harde’
Er is een RTG
en ‘zachte’ sector
‘hard’ en ‘zacht’
Ja
of spreker Nee
onderscheiden Doelen/motieven
t Het doorbreken van saaie commissies en verlevendiging van het debat. t Het creëren van een meer informele sfeer. t De betrokkenheid van de burgers vergroten anders dan door alleen het spreekrecht. Bijzonderheden
t Door de grote betrokkenheid bij wat er in de gemeenschap gebeurt, is er sprake van een grote belangstelling van burgers en maatschappelijke instellingen.
t De laagdrempeligheid van de rondetafelgesprekken vereist dat het beleid ten aanzien van inspraak en participatie goed tegen het licht wordt gehouden. Zo is het bijvoorbeeld de vraag hoe de inbreng van burgers tijdens een rondetafelgesprek op een bestemmingsplan zich moet verhouden tot ‘het indienen van zienswijzen bij een bestemmingsplan’. Daarom verdient het de aanbeveling dat college en ambtelijke organisatie bij het doordenken van proces en communicatie óók rekening houden met de gang van zaken bij de behandeling van voorstellen in het raadsdomein.
t Leerpunt: de meningsvormende raadsvergadering komt op dit moment nog onvoldoende uit de verf omdat de fracties bij veel voostellen hun standpunt al hebben ingenomen, dat vraagt ook een meer diepgaande voorbereiding van de raadsleden.
82
Leek Gemeente Provincie Inwonertal Leek Groningen 19.293 Griffier Telefoon E-mail de heer W. Loonstra 0594 551515 w.loonstra@leek.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk De gemeenteraad van Leek heeft met ingang van januari 2009 de raadscommissies Bestuur en Middelen, Welzijn en Ruimte opgeheven. Sindsdien zijn er elke eerste en derde woensdag van de maand vanaf 19.30 uur in het gemeentehuis een algemene raadscommissie met eventueel parallelle sessies en aansluitend een raadsvergadering. De raadscommissie houdt van 19.30 tot circa 21.00 uur voor de beeld- en meningsvorming maximaal twee parallelle sessies over verschillende onderwerpen. In iedere sessie zijn er uit iedere fractie maximaal twee raadsleden of vaste vervangers als woordvoerders aanwezig en kunnen burgers inspreken over onderwerpen op de agenda. De raadscommissie adviseert de gemeenteraad over de besluiten die door de raad moeten worden genomen en voert overleg met de B&W-leden over het door hen te voeren beleid. In de commissie wordt niet gestemd, dat gebeurt in de raadsvergadering. Om circa 21:00 uur is er een korte pauze met gelegenheid voor raadsleden om te netwerken met burgers of te overleggen met eigen fractieleden, andere fracties en collegeoverleg.
Tussen 21.30 - 22.30 uur vindt de raadsvergadering plaats met het besluitvormende debat over geagendeerde onderwerpen, het vaststellen van verslagen, mededelingen en de rondvraag. Dit zijn niet de onderwerpen die dezelfde avond in de raadscommissie aan de orde zijn geweest. De agendacommissie bepaalt wanneer deze onderwerpen op de agenda komen. Op onderwerpen die rechtstreeks naar de raadsvergadering zijn gebracht – en dus niet in een beeld- en meningsvormende sessie zijn besproken – kunnen burgers alsnog inspreken. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste deelnemers? Naar vaste inhoud Altijd plenair
gescheiden?
vergaderen?
vergaderen?
vergaderen?
Vaste spreektijd? per sessie en/of
Ja
Ja
Nee
Nee
Nee
spreker Nee
Doelen/motieven
t Snellere besluitvorming. t Meer tijd voor de volksvertegenwoordigende rol door minder tijd aan vergaderen te besteden. t Meer duidelijkheid voor de burger over het tijdstip waarop onderwerpen aan de orde komen. Bijzonderheden
t In principe kan elk raadslid een keer sessievoorzitter zijn. Van de 17 raadsleden hebben er zeven plaatsgenomen in een voorzitterspoule die tevens de agendacommissie vormt. Maar mocht het zo uitkomen – ziekte, vakantie, woordvoerderschap t.a.v. een specifiek geagendeerd onderwerp – dan is elk raadslid in principe bereid de rol van voorzitter te vervullen. Er zijn dus ook geen officieel door de raad benoemde voorzitters. Bijkomend aspect is dat alle raadsleden zich inleven in de noden en mechanismen waarmee een voorzitter te maken kan krijgen.
t De lijst ingekomen stukken is uitsluitend voor kennisgeving en wordt dus niet als zodanig behandeld. Een fractie die over een ingekomen stuk wil beraadslagen moet daartoe een gemotiveerd verzoek indienen bij de agendacommissie.
t De griffie maakt oplegnotities met daarin behandeldoel en achtergrond van agendapunten. Die notities worden door raadsleden zeer gewaardeerd.
83
Lelystad Gemeente Provincie Inwonertal Lelystad Flevoland 72.252 Griffier Telefoon E-mail de heer J. Woltjer 0320 278911 (alg) j.woltjer@lelystad.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Sinds begin 2005 kent de gemeente een Opinieplein, dat eenmaal per maand wordt gehouden. Het Opinieplein is een ontmoetingsplaats voor bevolking en raad. Het omvat verschillende parallelle sessies. Per bijeenkomst is er één onderwerp. De onderwerpen worden van tevoren bepaald door een speciaal in het leven geroepen agendaoverleg. Daarnaast komt de raad tweemaal per maand bijeen. Het eerste half uur van elke raadsvergadering is gereserveerd voor spreekrecht van de burger. Maximaal zes sprekers krijgen maximaal vijf minuten spreektijd. Er zijn geen commissies. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
inhoud
vergaderen?
spreektijd?
vergaderen? Nee
Ja
Nee
Nee
per sessie en/of Nee
spreker Ja, per fractie
(Al worden geen
in de raad, het
besluiten genomen
opinieplein
tijdens het opinieplein)
heeft vaste tijden.
Doelen/motieven
t Een betere voorbereiding van de raadsvergaderingen. t Het voorkomen van dubbelingen. t Bevordering van een evenredige inbreng van de fracties (spreektijden). t Het bevorderen van het debat in de raad. t Burgers mogen meepraten. t Het versnellen van de doorlooptijd. Bijzonderheden
t In de stad is er veel aandacht voor bestuurlijke en uitvoerende zaken, deze staan met enige regelmaat op de politieke agenda
t Ook veel inspraak en betrokkenheid van burgers gaat over bestuurlijke en uitvoerende zaken. t In deze bestuursperiode zijn er al circa 20 burgerinitiatieven geweest.
84
Overbetuwe Gemeente Provincie Inwonertal Overbetuwe Gelderland 43.161 Griffier Telefoon E-mail de heer A.J. van den Brink 0481 362305 griffie@overbetuwe.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk De gemeenteraad vergadert in principe een keer per maand. Het presidium stelt voor de vergaderingen een agenda op en het presidium beslist ook of een onderwerp moet worden voorbereid door een van de raadscommissies. Als alle partijen dezelfde mening hebben, hoeft het onderwerp niet meer te worden besproken in de gemeenteraad en wordt het voorstel een hamerstuk. Er zijn vier raadscommissies, waarvan drie op thema: Burger, Ruimte en Huis der Gemeente (nieuwbouw gemeentehuis). Naast het voorbereiden van besluitvorming in de raad, evalueren zij ook het uitgevoerde collegebeleid dat binnen ‘hun’ thema past. In de commissie Gemeentebrede en/of Financiële Zaken (GFZ) worden onderwerpen behandeld die de thema’s ‘overstijgen’ en de gehele gemeente als zodanig raken. Voorbeelden zijn de voorjaarsnota, programmaverantwoording en de kadernota handhaving. In principe vergaderen commissies Burger, Ruimte, GFZ en Raad één keer per maand. Men kan inspreken bij de commissies. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
vergaderen?
spreektijd? Per sessie en/of
Nee, al wordt het
Nee
formele besluit in de
(commissies zijn
raad genomen
op verschillende
Ja
Ja
Nee
spreker Nee
dagen) Doelen/motieven
t Er is vooral ingezet op het indammen van de stukkenstroom. Daarom zijn de commissies gehandhaafd. Ze werken als ‘filter’ en ‘sluis’ naar de finale behandeling van voorstellen door de raad.
t De raad is vooral gefocust op het volbrengen van besluiten en in mindere mate op het open zetten van de deuren voor betrokkenheid van burgers en maatschappelijke instellingen.
t Via commissies kunnen niet-raadsleden als ‘burgerlid’ ervaring opdoen en wordt de werkdruk voor de raadsleden verminderd. Bijzonderheden
t Ieder jaar evalueert de commissie zijn werkzaamheden, deze evaluatie is ook van persoonlijke aard. t Eenmaal per jaar zijn er trainingen. t Geboekte tijdwinst van raadsleden komt ten goede aan de versterking van de vertegenwoordigende rol. De fracties nemen daartoe zelf initiatieven.
t Negatieve ervaringen van een buurgemeente met een nieuwe wijze van vergaderen werken door in de meningsvorming over (eventuele wijzigingen) in de eigen vergaderpraktijk.
85
Rheden Gemeente Provincie Inwonertal Rheden Gelderland 43.950 Griffier Telefoon E-mail de heer L.J.J. ten Horn 026 4976241 griffie@rheden.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Vanaf mei 2006 experimenteerde de Rhedense raad met een nieuwe vergaderwijze: de commissievergaderingen werden afgeschaft en daarvoor in de plaats kwam een systeem van tweewekelijkse oriëntatie- en raadsavonden, met als groot voordeel de mogelijkheid tot snelle besluitvorming door de tweewekelijkse cyclus. Een nadeel was dat de raad meer dan eens bij een agendapunt voor zijn oriëntatie meer tijd nodig had dan was voorzien. Vergaderingen liepen daardoor uit, burgers zaten vaak uren te wachten voordat ‘hun’ punt aan de orde kwam. In maart 2007 is overgegaan tot een systeem van raadsbijeenkomsten met een maandelijkse cyclus: één oriëntatieavond, twee informatie-avonden en één raadsvergadering. In bijzondere gevallen kan de raad van deze regelmaat afwijken. Oriëntatie-avond: Een keer per maand, doorgaans op dinsdag. Deze avond begint met het raadsspreekuur. Tijdens het raadsspreekuur kan elke burger (na aanmelding vooraf) de raadsfracties toespreken over alle onderwerpen die (nog) niet op de agenda van de officiële raadsvergadering staan. Het tweede deel van de oriëntatie-avond beraadslaagt de raad over onderwerpen die nog niet op de agenda van de raadsvergadering staan.
Het college, raadsfracties, inwoners en organisaties kunnen deze onderwerpen aandragen. Voor de bespreking ervan worden zoveel mogelijk betrokkenen uitgenodigd. De gemeenteraad kan zich in oriënterende zin laten informeren, zonder dat er over dat onderwerp een besluit genomen hoeft te worden. Het agenda-overleg bepaalt welke onderwerpen wanneer en op welke wijze worden behandeld. Informatie-avond: Deze avond begint om 19.30 uur en vindt twee keer per maand plaats. Er wordt dan gesproken over onderwerpen waar de gemeenteraad in een later stadium een besluit over moet nemen. Tijdens de informatie-avond is er ruimte voor inwoners en organisaties om de raadsfracties over de onderwerpen die op de agenda staan toe te spreken. Bij een informatie-avond mogen per fractie maximaal twee mensen het woord voeren. Raadsvergadering: Eénmaal per maand, bijna altijd op de laatste dinsdag van de maand vanaf 20.00 uur. Tijdens de raadsvergadering debatteert de gemeenteraad over onderwerpen die eerder die maand op de informatieavond zijn besproken. Tijdens de raadsvergadering is er geen spreekrecht voor het publiek. Aan het eind van het debat neemt de gemeenteraad een besluit over het onderwerp. De gehele cyclus duurt circa 1 maand. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste
Altijd plenair
Vaste spreektijd?
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
inhoud
vergaderen?
per sessie en/of
Ja.
vergaderen? Nee
Ja
spreker Nee
Ja
Nee
Doelen/motieven
t de kwaliteit van de besluitvorming bevorderen; t de publieksvriendelijkheid van de vergaderwijze optimaal laten zijn; t het contact tussen burgers en raadsleden vergemakkelijken; t het raadswerk effectief en efficiënt organiseren. Bijzonderheden In Rheden wordt niet meer in beslotenheid vergaderd, tenzij het om een onderwerp gaat waarbij geheimhouding strikt noodzakelijk is.
86
Tytsjerksteradiel Gemeente Provincie Inwonertal Tytsjerksteradiel Friesland 32.322 Griffier Telefoon E-mail de heer S.K. Dijkstra 0511 460508 skdijkstra@t-diel.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Sinds 2001 werkt de gemeente zonder raadscommissies. De maandelijkse raadsvergadering kan bestaan uit drie delen: vragenronde, informatief, opiniërend en besluitvormend deel (dat kan, niet elk onderdeel is in elke bijeenkomst ingepland). Er zijn soms informerende delen (vragenronde, presentatie) en soms opiniërende delen (afhankelijk van politieke relevantie) en altijd een besluitvormend deel. De raad heeft een aantal procedurele, organisatorische commissies ingesteld, die slechts procedurele voorstellen behandelen (accountantscommissie, agendacommissie , commissie communicatie). Er vindt in de commissies geen politieke besluitvorming plaats. Het presidium opereert als algemeen bestuur van de raad. Een agendacommissie van vier raadsleden plant de agenda, zorgt voor spreiding in de tijd van onderwerpen en bepaalt het procesdoel van de vergadering, en daarmee de status van de raadsvoorstellen. De stukken gaan niet naar de agendacommissie, alleen de agenda. Ze bepalen niet de ‘vergaderrijpheid’. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
vergaderen?
spreektijd? Per sessie en/
Ja
Nee
Ja, de plenaire
Nee
Ja
of spreker Nee
raad Doelen/motieven
t Minder vergaderen; t Discussie niet meer dubbelen; t Onderwerpen op meer maat behandelen; t Meer op hoofdlijnen en minder op details. Bijzonderheden
t Het aantal vergaderingen is teruggelopen van 45-50 in de oude situatie tot circa 15 per jaar nu. t De totale vergadertijd is meer dan gehalveerd (al duurt een vergadering nu wel iets langer). t Veel van de ‘gewonnen’ tijd wordt ingezet voor vergroting van de externe oriëntatie, men gaat op locatie in gesprek met bewoners, focus daarbij op politiek gevoelige onderwerpen uit de termijnagenda.
t 85% van alle voorstellen gaat direct naar de fase van besluitvorming, er wordt dus ook minder ‘gedubbeld’. t Doordat alles in de plenaire raad wordt besproken, is er meer sprake van een generalistische behandeling van onderwerpen.
t Er is veel aandacht voor evaluatie en periodiek onderhoud: raadsleden en wethouders doen actief mee aan observatie en evaluatie van raadsbijeenkomsten.
t Er is ook veel aandacht voor de kwaliteit van de opiniërende stukken, die tot op heden niet altijd voldoende uitnodigen tot discussie en debat.
87
Velsen Gemeente Provincie Inwonertal Velsen Noord-Holland 67.559 Griffier Telefoon E-mail Mevrouw J.P.E.M. Huijs 0255 567501 hhuijs@velsen.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Velsen kent geen commissievergaderingen meer en ook geen aparte raadsvergaderingen. Op één vaste vergaderavond (donderdagavond) vindt één keer in de twee weken het Raadsplein plaats . Er worden twee of drie verschillende sessies parallel aan elkaar gehouden. Deze ‘Carrousel’ is van 19.00 tot 21.00 uur. Per sessie wordt door de agendacommissie een vaste begin- en eindtijd vastgesteld. Het staat elke fractie vrij een onderwerp te agenderen voor een politieke sessie. Na een pauze tot 21.30 uur is aan het eind van de avond een korte raadsvergadering, waar besluitvorming en soms raadsdebatten plaatsvinden. De constructie dat iedere veertien dagen op één avond ‘commissie’- en raadswerk kan worden gedaan, zorgt voor grote flexibiliteit en slagvaardigheid t.a.v. snelle besluitneming. Ook zijn er allerlei combinaties mogelijk van informatievergaring, beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
spreektijd? per
vergaderen?
sessie en/of Ja, via BOB
Ja
Nee
Nee
Nee
spreker Nee
Doelen/motieven
t een betere regie van de raad op zijn eigen vergaderingen; t een efficiëntere vergaderwijze; t focus op politiek interessante discussies; t mede daardoor ‘de politiek’ meer aansprekend maken voor de inwoners; t kortere doorlooptijd van besluitvorming. Bijzonderheden
t Er heeft een raadsbezinningsbijeenkomst plaatsgevonden waarbij alle aspecten de revue zijn gepasseerd. Er is een individuele raadsledentraining geweest. Voorzitters hebben een training gehad over zowel hun rol als voorzitter als hun rol als lid van de agendacommissie. Er heeft een bijeenkomst plaatsgevonden tussen college en fractievoorzitters waarbij kritisch is gekeken naar succes- en faalfactoren voor het samenspel tussen college en raad.
t De griffie maakt voor de behandeling van een onderwerp in een sessie steevast een oplegnotitie (bespreekvoorstel) met het doel van de behandeling, de voorgestelde behandelwijze en wat relevante achtergrondinformatie. Die service van de griffie wordt door de raad zeer op prijs gesteld.
t De raadsvergadering en de in de raadzaal gehouden sessies worden integraal op de lokale televisie uitgezonden. t Bij politieke kwesties worden betrokken burgers, instellingen en bedrijven proactief uitgenodigd om met de raad in gesprek te gaan c.q. de raad te adviseren. Dat leidt tot grotere belangstelling voor de politieke sessies.
t Momenteel wordt bekeken of het mogelijk is om in principe elk raadslid zo nu en dan de rol van voorzitter te laten vervullen. Daarmee wordt het capaciteitsbeslag gespreid en kan er werkendeweg een groter begrip ontstaan voor de noden en mechanismen van het voorzitterschap.
88
Venlo Gemeente Provincie Inwonertal Venlo Limburg 92.091 Griffier Telefoon E-mail de heer G. van Soest 077 3596924 gjpsoestv@venlo.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk De raad van Venlo heeft het commissiestelsel in tact gelaten, maar daarbij zwaar ingezet op het versterken van de beeldvormende fase in het bestuurlijke proces van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (BOB). Daartoe is in september 2008 het Sprekersplein geïntroduceerd, dat elke maandag vóór de (vierwekelijkse) commissievergaderingen plaatsvindt. Tijdens het Sprekersplein worden presentaties gehouden, kan men inspreken over voor de commissies geagendeerde én niet-geagendeerde onderwerpen, en zijn beleidsambtenaren beschikbaar om (in spreekkamertjes) hun stukken toe te lichten. Burgers kunnen niet alleen inspreken in het Sprekersplein, maar ook in de raadsvergadering en in de commissievergaderingen. De raad vergadert 10 keer per jaar op een woensdagavond. Twee weken daarvoor vergaderen de raadscommissies op woensdag- en donderdagavond. Er zijn vier raadscommissies: Sociaal Maatschappelijke Zaken (SMZ), Woonomgeving (WO), Economie, Verkeer en Beheer (EVB) en Financiën, Bestuur en Veiligheid (FBV). Verder houdt de raad op de eerste woensdag van de maand themabijeenkomsten. Daarvoor nodigt hij burgers, instellingen en bedrijven uit in het kader van zijn oriëntatie op majeure dossiers.
Voor langdurige, complexe dossiers, zoals de uitwerking van een strategische visie, worden in samenwerking met college raadstrajecten uitgestippeld, waarin het contact met de stad actief wordt opgezocht. Daarbij wordt ook gebruik gemaakt van andere instrumenten zoals webfora, expertmeetings met deskundigen en hoorzittingen met de stad. Structuurkenmerken Vergaderdoelen gescheiden? Gelijktijdig vergaderen?
Vaste
Naar vaste
Altijd plenair
Vaste
deelnemers?
inhoud
vergaderen?
spreektijd? per sessie en/
vergaderen? Ja t.a.v. Sprekersplein en
Nee
Ja
Ja
Nee
of spreker Nee
themabijeenkomsten Doelen/motieven
t Zwaar inzetten op een zo optimaal mogelijke verkenning van en beeldvorming over politieke vraagstukken; t Intensiveren van het contact met ‘de stad’; t Boeiender en toegankelijker maken van het raadsdebat. Bijzonderheden
t De griffie maakt oplegnotities bij raadsstukken met annotaties t.a.v. behandeldoel, vraagstelling, voorgestelde behandelwijze enz. Deze service wordt door de raad zeer op prijs gesteld. De oplegnotities werken tevens als een positieve ‘prikkel’ naar de ambtelijke organisatie als het gaat om het scherper toesnijden van ambtelijke stukken op de kernrollen van de raad.
t De griffiemedewerkers hebben daartoe een ‘coach to coach’-cursus gevolgd om zelf competenter te worden in het ‘coachen’ van raadsleden en daarbij weg te blijven uit partijpolitieke mechanismen. Werken aan de competenties van raadsleden vindt men in Venlo niet alleen een taak van de politieke partijen: er is ook een gemeenschappelijk belang voor de raad als hoogste bestuursorgaan ervoor te zorgen dat kennis van inhoud en processen en het omgaan met raadsinstrumenten op niveau is.