Op het tweede gezicht - Gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd (2009) (vng.nl)
Tekst van het document
89
Westerveld Gemeente Provincie Inwonertal Westerveld Drenthe 19.287 Griffier Telefoon E-mail Mevrouw A. Middelkamp 0521 349350 i.middelkamp@gemeentewesterveld.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Sinds 1 januari 2009 werkt de gemeente met drie vaste commissies die zijn ingedeeld conform de hoofdstukken uit de programmabegroting (dat is ook overzichtelijk naar de organisatie toe): bestuur en middelen, ruimte, en welzijn. Daarnaast is er de raad die eenmaal per maand bijeenkomt. Alle vergaderingen vinden plaats op dinsdag. De agendacommissie bereidt de vergaderingen van commissie en raad voor. De agendacommissie (burgemeester als voorzitter, drie commissievoorzitters, griffier en secretaris als adviseur) bereidt de wijze van vergaderen voor en maakt afspraken over de wijze van behandeling van de onderwerpen. De agendacommissie verdeelt de onderwerpen over de commissies en de raadsvergadering. Vooral ziet de agendacommissie toe op de behandeling van de onderwerpen conform de afgesproken (proces)indeling: Informatievoorziening – Oordeelsvorming – Besluitvorming en de indeling naar ‘A en B-stukken’. Ook beoordeelt de commissie of een onderwerp voldoende is voorbereid voor beraadslaging. De nieuwe structuur komt na een periode van ruim drie jaar waarin de gemeente niet met commissies heeft gewerkt, maar met werkgroepen. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste
Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
inhoud
vergaderen?
spreektijd?
vergaderen?
per sessie en/of
Ja
Nee
Ja
Ja
Nee
spreker Nee
Doelen/motieven
t Herstel van een duidelijker onderscheid van rollen en taken van raad en college. In de structuur van raadswerkgroepen was dat onderscheid vervaagd, met als risico dat de werkgroepen zich meer concentreerden op de bestuurlijke oplossing dan op de politieke gesprekspunten.
t Herstel van een duidelijk onderscheid tussen informatievoorziening, oordeelsvorming en besluitvorming, en in samenhang daarmee de wijze van voorbereiding van de raadsbehandeling.
t Verbeteren van burgerparticipatie. t Verbetering van informatie-uitwisseling en contactmomenten met het college van b&w. t Behoefte aan meer structuur. Bijzonderheden
t Naast de herinvoering van de commissies doet de gemeente goede ervaringen op met de werkzaamheden binnen de agendacommissie.
t De griffie denkt tijdig mee over de vormgeving van de stukken en de wijze waarop deze aan de raad worden voorgelegd. De griffie investeert in het goed voorbereiden van de discussie, het formuleren van de behandeldoelen en de meest passende werkvorm in de vergadering.
90
Zeevang Gemeente Provincie Inwonertal Zeevang Noord-Holland 6.307 Griffier Telefoon E-mail Mevrouw G. Kager 0299 409451 g.kager@zeevang.nl Korte omschrijving vergaderpraktijk Van 1 september 2005 tot 2009 werkte de raad van Zeevang (13 raadsleden, vier fracties) met een voorbereidende raadsvergadering, en enige tijd later een reguliere besluitvormende raadsvergadering. Inspreken kon bij de voorbereidende raadsvergadering. Per 1 januari 2009 heeft de gemeenteraad het vergadermodel aangepast. Zowel de voorbereidende vergadering als de reguliere raadsvergadering worden nu op één avond gehouden. In het eerste deel van de raadsvergadering worden de onderwerpen zo behandeld dat de raadsleden kunnen komen tot een voorlopig standpunt. Voor elk onderwerp is een richttijd voor behandeling gereserveerd. In het tweede deel van de avond worden besluiten genomen over de onderwerpen die voor dat deel zijn geagendeerd. De vergadering mag niet langer dan 3 uur duren. Inspreken kan in het eerste deel van de avond op geagendeerde én vrije onderwerpen. Er wordt negen keer per jaar vergaderd (er zijn geen vergaderingen in vakantieperiodes). De vergadercyclus beslaat vijf weken. Structuurkenmerken Vergaderdoelen
Gelijktijdig
Vaste
Naar vaste inhoud Altijd plenair
Vaste
gescheiden?
vergaderen?
deelnemers?
vergaderen?
spreektijd? per
vergaderen?
sessie en/of Ja
Nee
Ja
Nee
Ja
spreker Nee
Doelen/motieven bij recente wijziging
t Komen tot een transparant en werkbaar besluitvormingsmodel met voldoende ruimte voor de beeld- en meningsvormende fasen in het traject, en passend bij de wensen en mogelijkheden van de gemeente Zeevang.
t Tijd voor fracties om tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming intern overleg te voeren. t In ieder geval niet méér avonden vergaderen. Bijzonderheden
t De rondvraag is afgeschaft. Uitvoeringskwesties kaarten fracties rechtstreeks aan bij de portefeuillehouder c.q. de ambtelijke organisatie. Voor de agendering van politiek-bestuurlijke kwesties stellen zij een korte bespreeknotitie op. De griffie heeft daarvoor een format ontwikkeld.
t Drie á vier keer per jaar worden werk- en wijkbezoeken gehouden. Die nemen een ochtend in beslag. Inwoners kunnen onderwerpen aandragen en vanuit de raad worden actuele besluitonderwerpen met de bevolking besproken.
t Over belangrijke thema’s of ontwikkelingen organiseert de raad zo nu en dan een informatieve bijeenkomst, ook wel Kennis- en Opiniebijeenkomst genoemd. Presentaties worden dan afgewisseld met rondetafelgesprekken, waarbij spreiding van raadsleden over de tafelgroepen plaatsvindt.
91
Bijlage: Respondenten
Albrandswaard:
De heer A. Aarssen, griffier
Almere:
De heer J.D. Pruim, griffier
Amersfoort:
Mevrouw A.M. van Omme, griffier
Apeldoorn:
De heer F. de Graaf, burgemeester De heer A. Oudbier, griffier De heer T. Kunneman, fractievoorzitter PvdA /waarnemend raadsvoorzitter
Beesel:
Mevrouw M. Jenniskens-Derks van de Ven, griffier
Borsele:
De heer R. van Poppel, griffier
Brummen:
Mevrouw M. Veenbergen, griffier
Cranendonck:
De heer S.B.J. Backus, griffier
Den Bosch:
De heer A. van der Jagt, griffier
Doetinchem:
Mevrouw M. Bolten, plaatsvervangend griffier De heer A. Heij, fractievoorzitter CU-SGP De heer N. Verhoeven, fractievoorzitter VVD
Eersel:
Mevrouw J.A.M. Busio-Spruit, griffiesecretaresse
Enschede:
De heer R.M. Jongedijk, griffier
Gennep:
De heer J.J. van Gemeren, griffier
Gouda:
Mevrouw B. Lubbers, griffier
Heeze-Leende:
Mevrouw T.E. Borsboom-Hoekstra, griffier
Heerenveen:
De heer A. Duiker, fractievoorzitter PvdA, plv. raadsvoorzitter De heer J. van Leeuwestijn, griffier De heer P. de Jonge, burgemeester
Leek:
De heer W. Loonstra, griffier
Lelystad:
De heer J. Woltjer, griffier
Overbetuwe:
De heer A.J. van den Brink, griffier
Rheden:
De heer L.J.J. ten Horn, griffier
Tytsjerksteradiel:
De heer S.K. Dijkstra, griffier
Velsen:
Mevrouw J.P.E.M. Huijs, griffier
Venlo:
Mevrouw Y. van Geel, waarnemend griffier
Voorst:
De heer M. Brand, fractievoorzitter De heer S.J. Peet, griffier De heer J.T.H.M. Penninx, burgemeester Mevrouw B.E. Ulfman, raadslid
Westerveld:
Mevrouw A. Middelkamp, griffier
Wijk bij Duurstede:
Mevrouw M. van Esterik, griffier
De heer S.J. Ronda, voormalig griffier De heer G. Swillens, burgemeester Woerden:
De heer G. Karssenberg, griffier De heer E. L. Bom, raadslid De heer H. W. Schmidt, burgemeester
Zeevang:
Mevrouw G.C.I. Kager, griffier
93
Deelnemers aan de verdiepingsbijeenkomst
t Marianne van Omme, griffier Amersfoort t Arjan Oudbier, griffier Apeldoorn, namens de VvG t Gert Jan Kleinpaste, raadslid Apeldoorn t Ton Kunneman, fractievoorzitter Apeldoorn t Werner Ludwig, fractievoorzitter Apeldoorn t Will Scheepens, interimgriffier Bergen (Limburg), regioconsulent ALB t Rein van Poppel, griffier Borsele t Rick van der Meer, plaatsvervangend griffier Den Bosch t August Heij, fractievoorzitter Doetinchem t Marlies Bolten, plaatsvervangend griffier Doetinchem t Beatrijs Lubbers, griffier Gouda t Yvon van Geel, waarnemend griffier Venlo t Han Huijs, griffier Velsen t Dini Vriezekolk, loco-griffier Voorst t Maarten Brand, fractievoorzitter Voorst t Jos Penninx, burgemeester Voorst t Henk Westra, griffier Zevenaar, regioconsulent ALB t Ben Mouw, regioconsulent ALB De beschrijvingen van de vergaderpraktijken in deze publicatie zijn in goed overleg met de betrokkenen weergeven. De auteurs zijn verantwoordelijk voor de interpretatie van de vergaderpraktijken in de besproken gemeenten.
94
95
Colofon
Deze publicatie is een uitgave van het Actieprogramma Lokaal Bestuur, een gezamenlijk project van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De informatie is ook te vinden op de website www.actieprogramma.nl. Auteurs: Hans Kessens en Ton Kock, beiden associé bij Partners+Pröpper m.m.v. Stefanie den Dunnen (Partners+Pröpper) De publicatie is tot stand gekomen in opdracht van het Actieprogramma Lokaal Bestuur: Mw. dr. R.H.J. Lenten (projectleider), mw. drs. L.D. Lemmens, mw. H. Sahin-Ardiç en mw. drs. G.A.M. Haasnoot Leden van de klankbordgroep: Mw. A.C.P. Balk-Lampe (namens Raadslid.NU) De heer drs. A. Oudbier (namens de Vereniging van Griffiers) Regioconsulenten van het Actieprogramma Lokaal Bestuur: De heer drs. E.W.K. Meurs De heer G.J. Mouw De heer W.P.G.M. Scheepens De heer mr. H.R. Westra
Fotografie: Gemeente Arnhem (cover), Gemeente Apeldoorn (10), fotograaf: Moniek Polak, www.nationalebeeldbank.nl (16), Gemeente Apeldoorn (22), fotograaf: Jan van den Heuvel, www.iStockphoto.com (28 en 64), Gemeente Delft (34), Gemeente Ede (40) en Gemeente Hellendoorn (70): fotograaf: Emile Willems, Nijverdal Opmaak: VNG, Chris Koning
Druk: Drukkerij Excelsior, Den Haag
VNG Postbus 30435 2500 GK Den Haag VNG Informatiecentrum T: 070 373 8020 E: informatiecentrum@vng.nl
Juni 2009
96