Bijlage 2.11 - Ombuigingsvoorstellen behorende bij de meerjarenbegroting 2021 - 2024

63

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging  Door uitstel van besluitvorming is er sprake van een het later realiseren van de ombuigingstaakstelling.  De feitelijke realisatie van de taakstelling is afhankelijk van de mate waarin de markt de uitvraag kan beantwoorden mogelijk kan dienstverlening moeten versoberen.  Hosting sow ontvlechting moet samen lopen met cloudmigratie. Draagvlak De OR heeft positief geadviseerd. Tijd Na besluitvorming minimaal anderhalf jaar. Beschrijving nadere uitwerkingsacties Sociaal statuut& plan / aanbestedingstraject / kwartier maken

€ Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in € € €

2021 -1.698.390

2022 -

2023 -

2024 -

-

1.295.160 1.295.160

1.366.335 1.366.335

1.385.910 1.385.910

- 1.698.390

64

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen leeg Afdeling Thema/cluster Omschrijving/Naam

Informatie & Facilitaire voorzieningen Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 58 Applicatielandschap saneren

Wettelijke taak

Nee

Uitwerking voorstel (wat behelst het) - Bij implementatie van nieuwe /vervangende of beschikbaar komen van SAAS optie van applicaties alleen de standaard versie aanschaffen. - Scan op nut en noodzaak van applicaties en waar mogelijk contracten beëindigen Beschrijving wat er vervalt, versobert ect - Maatwerk in applicaties Effecten intern en extern op de dienstverlening Dienstverleningsvisie is leidend bij de functionele inrichting. Het effect kan zijn dat een gebruiker vaker moet klikken/ gebruik moet maken van een standaard sjabloon/ minder sjablonen Effecten op ambities Geen Impact op capaciteit Minder kosten bij upgrades/ updates omdat maatwerk altijd bij updates apart berekend wordt. Minder applicatiebeheer minder testen en minder ondersteuning Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging - Medewerkers zijn nu gewend aan een bepaalde werkwijze. - Doorlooptijd afhankelijk van lopende contracten of termijn naar nieuwe applicatie/ vervanging van huidige applicatie/ beschikbaar komen van SAAS optie - Budgetten applicatiebeheer staan nu al onder druk. Vrijgekomen middelen moeten aangewend worden om dreigende tekorten op te vangen. - Veel kosten ook in aanschaf en onderhoud koppelingen tussen applicaties. - ESB en common ground zijn oplossingen maar vragen investering. Dit is opgenomen in digitaliseringsbudget maar voor na 2023 ?? Draagvlak Tijd

Beschrijving nadere uitwerkingsacties - Voor OW en Zaakgerichtwerken kan de besparing t.o.v. de huidige contracten snel zichtbaar worden - Inzet van procesplein inclusief lean traject op processen geeft inzicht welke processen dusdanig gelijk zijn dat zij in een informatiesysteem kunnen bijv. VIS in Key2. - Onderzoek naar gebruik van applicaties en gebruik. - Geen aanschaf door vakafdelingen

Totaal ombuigingen per voorstel nader te bepalen.

€ € € € 65

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 59 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 59 Aanpassen werkplekconcept

Wettelijke taak

JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (Wat behelst het? Wat vervalt er?) Op dit moment kan niet bepaald worden wat de besparing oplevert als we naar een ander werkplekconcept gaan. Het CMT zal eerst een opdracht moeten verstrekken voor het uitwerken van een toekomstbestendig werkplekconcept. Eén scenario hierbij is dat de thuiswerkplek de nieuwe werkplek wordt. Dat vraagt om een investering (aanpassen sturingsfilosofie en mandaatregeling, digitalisering en inzet van robotica en uitgifte van passende middelen) en zal op termijn efficiency kunnen opleveren (minder reiskostenvergoeding, minder werkplekken nodig binnen kantooromgeving etc etc). In dit format kan dus nu geen concrete bedragen genoemd worden. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Dat is afhankelijk welk ambitieniveau gekozen wordt. Effect op capaciteit Idem.

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Dit is een verandertraject als het CMT de opdracht verstrekt en op basis van de uitwerking tot een aanpassing komt van het werkplekconcept. Daarbij gelden de gebruikelijke risico’s die bij een verandertraject horen.

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Zie uitwerking voorstel.

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal -

2023 -

2024 -

-

-

66

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 60 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam Wettelijke taak

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 60 Representatieve ondersteuning college JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? De raads-, college- en CMT-leden krijgen tijdens hun overleggen koffie aangeboden. Deze dienstverlening wordt verzorgd door medewerkers van SOW (participatie) en Embrace (hostess). Voorgesteld wordt om deze dienstverlening aan college- en CMT-leden stop te zetten. Zij moeten in het vervolg zelf koffie halen, ook voor hun extern bezoek. Onder bepaalde voorwaarden kan vooraf koffiedienstverlening aangevraagd worden. Ook kan bekeken worden of het bestuurssecretariaat een rol krijgt bij het verzorgen van koffie. Voor de raadsvergaderingen behouden we deze dienstverlening. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Het heeft effect op de ‘buitenwereld’ als collegeleden zelf koffie moeten halen voor bezoekers. Daarnaast heeft dit een negatieve impact op maatschappelijk ondernemerschap door de gemeente als we geen gebruik meer maken van SOW. Minder inzet van jobcarving. Omzetverlies SOW kan leiden tot stijging van de deelnemersbijdragen aan de deelnemende gemeentes. Effect op capaciteit Afhankelijk van frequentie vooraf bestellen van koffie kan het effect veroorzaken dat er meer verzoeken komen voor de die capaciteitsinzet is duurder. De mogelijkheid bestaat dat het bestuurssecretariaat een rol kan spelen in deze koffiedienstverlening en dat betekent (andere) capaciteitsinzet.

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Deze ombuiging kan relatief snel gerealiseerd worden. Er geldt een opzegtermijn van een maand voor de SOW-medewerkers. Daarnaast worden de afspraken met Embrace aangepast. Zij zullen alleen ondersteuning verlenen tijdens raadsvergaderingen. Kostenreductie door deze ombuiging leidt tot het risico dat er kostbaar tijdverlies optreedt. Er moet immers zelf koffie gehaald worden en dat gaat ten koste van overlegtijd. Beschrijving nadere uitwerkingsacties Er moet gekeken worden in hoeverre bestuurssecretariaat een rol kan spelen in het begeleiden van bezoekers voor de collegeleden en het serveren van koffie of andere (warme) drank. Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven € 20.340 € 20.640 Totaal in € 20.340 € 20.640

2023 -

2024 -

? € 20.940 € 20.940

? € 21.240 € 21.240

67

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 61 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 61 Wagenparkbeheer

Wettelijke taak

JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? De gemeente Vlaardingen least en beheert een aantal auto’s, die in gebruik zijn door verschillende teams. IFV heeft 1 Renault Kangoo ZE in eigen beheer en wordt gebruikt door werkplekondersteuners en huismeesters voor werkzaamheden naar andere locaties van de gemeente en/of SOW. Voor SOW geldt dat Team ICT (werkplekondersteuning) de hosting verzorgt. Eén lease-auto wordt door GEO gebruikt. Daarnaast heeft IFV 2 leaseauto’s die gebruikt kunnen worden door VLD-medewerkers als dienstauto. Team Toezicht & Handhaving heeft nu 3 voertuigen (lease) + 1 Peugeot Partner in eigen beheer. Team Veiligheid (OVD) heeft 1 voertuig, nu nog in eigen beheer en de wens vanuit het team is om deze auto te vervangen. Er zijn in totaal 3 auto’s in eigen beheer. Voorgesteld wordt om deze auto’s te verkopen, omdat we nu jaarlijks onderhoudskosten betalen. Bij vervanging moet gekeken worden of dit noodzakelijk is. Team Veiligheid heeft al aangegeven dat deze vervanging noodzakelijk is (door een lease-auto). Daarnaast least de gemeente nu 6 auto’s. Team Wijkbeheer beheert eigen voertuigen, maar zitten ook bijzondere voertuigen zoals strooiwagens ed. Deze zijn niet meegenomen in dit ombuigingsvoorstel.

Afhankelijk van noodzakelijkheid om eigen auto’s wel of niet te vervangen en het aantal leaseauto’s te verminderen, kan bepaald worden wat de daadwerkelijke besparing is. Voorbeeld: Als IFV de leasecontracten voor de twee dienstauto’s stopzet, dan levert dat een besparing van €11.000 op. Daarnaast levert het verkoop van de eigen auto’s ook wat op, maar dat is eenmalig. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Het verminderen van het gebruik van auto’s heeft direct effect op het uitvoeren van werkzaamheden voor e de verschillende teams. Als de 4 auto van team T&H niet vervangen wordt, dan is de vraag of de doelstellingen van dat team behaald worden. Zij zouden (meer) gebruik moeten maken van andere transportmiddelen (scooters, fietsen e.d.). Als we de twee dienstauto’s niet meer hebben, dan moeten medewerkers een alternatief transportmiddel gebruiken, zoals de dienstfiets, OV of eigen auto. Bij het laatste wordt het verzekeringstechnisch complex, ivm aansprakelijkheid werkgever. Effect op capaciteit Bij minder gebruik van auto’s kan het effect hebben op werkuitvoering en dus mogelijk capaciteit. Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging De verkoop van auto’s kan alvast in gang gezet worden. Maar er zal eerst onderzoek moeten plaatsvinden wat het verminderen van wagenpark betekent voor de uitvoering van de werkzaamheden van de teams.

Daarvoor moet eerst bekeken worden wat de behoeft en eisen zijn en op basis daarvan kan bepaald worden hoeveel (lease)auto’s we als gemeente daadwerkelijk nodig hebben. Kostenreductie door deze ombuiging leidt tot het risico dat er kostbaar tijdverlies optreedt. Er moet gezocht worden naar andere alternatieve transportmiddelen. We lopen daarbij het risico op dat we als werkgever aansprakelijk zijn als medewerker hun eigen voertuig gebruiken om een dienstopdracht uit te voeren. Beschrijving nadere uitwerkingsacties Er moet gekeken worden met de teams Veiligheid, Toezicht & Handhaving, ICT (WPO), IM (Geo) en Facilitaire Voorzieningen naar wat de noodzakelijke behoefte is. Daarbij moet rekening gehouden worden met de duurzaamheidseisen. Er kan nu niets concreet voorgesteld worden omdat op dit moment niet duidelijk is wat noodzakelijk is. Op het moment dat we een dienstauto stopzetten (los van de boete die we moeten betalen voor eerder 68

beëindigen van leasecontract) moeten we de processen anders organiseren. We willen dat juist andersom doen. Eerste de behoefte en noodzakelijkheid bepalen en dan pas schrappen. Beheer en onderhoud zijn een onderdeel van het leasecontract. In het bovenstaand voorbeeld van IFV kan €11.000 bespaard worden. Maar dat heeft grote gevolgen, vooral voor andere afdelingen/teams. Zowel T&H als Veiligheid hebben aangegeven dat hun werkzaamheden in gevaar komen als ‘hun’ auto’s niet vervangen worden. Het raakt andere doelstellingen op het vlak van gemeentelijke veiligheid. Eerste stap zou zijn om de eigen auto’s te verkopen en vervolgens te bepalen of het huidige lease wagenpark voldoende is.

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven (om op te starten) Extra inkomsten Minder Uitgaven Nog nader Nog nader te bepalen te bepalen Totaal

2023

2024

-

-

Nog nader te bepalen

Nog nader te bepalen

69

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 62 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam Wettelijke taak

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 62 Flexibel budget Informatiebeheer JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? Team Informatiebeheer heeft op dit moment een flexibele schil van 200k. Er wordt voorgesteld om 50k hierop te besparen. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Tot nu toe is de flexibele schil gebruikt om vooral externe expertise in te huren op het gebied van informatiebeheer. In de afgelopen jaren liep informatiebeheer behoorlijk achter op de ontwikkelingen. De gemeente Vlaardingen voldoet op dit moment niet aan verschillende wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet en AVG. Deels komt het door het werken met huidige documentmanagementsysteem (Verseon), maar anderzijds ook door het gebrek aan bewustwording van en verantwoordelijkheid t.a.v. archivering en dossiervorming. Er zijn op dit moment grote achterstanden in het archiveren van fysieke en digitale bestanden, die op termijn of vernietigd moeten worden of overgedragen worden aan het Stadsarchief. Volgend jaar gaan we proces- en zaakgericht werken en wordt de werkwijze anders en beter gemonitord. IB zit nog wel met een erfenis dat weggewerkt moeten worden. Daarnaast zal er geïnvesteerd moeten worden in het veranderen van houding en gedrag door het invoeren van kwaliteitszorg.

Voor een deel is dat meegenomen in het memo digitalisering en het budget voor Zaakgericht werken, maar voor een ander deel is het verstandig om een reserve te behouden in 2021 en 2022. Effect op capaciteit Bij vermindering van het budget met €50.000 duurt het langer om deze achterstanden weg te werken. Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Zolang we nog in de voorbereidingsfase zitten voor het proces- en zaakgericht werken en in de eerste implementatiefase (2021) is het noodzakelijk dat er nog niet bespaard wordt op het flexibele P-budget van IB. Het gaat hier om het wegwerken van achterstanden en investeren in gedragsverandering. De ombuiging vindt dan plaats vanaf 2023.

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Verdere uitwerking is nodig hoe het flexibele budget optimaal gebruiken voor 2021 en 2022.

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven (om op te starten) Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal €0 €0

2023 -

2024 -

€ 52.350 € 52.350

€ 53.100 € 53.100

70

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/Naam

Informatie & Facilitaire voorzieningen Optimalisatie ICT/Facilitair/Interne en externe dienstverlening 63 Minder projecten, minder externe inhuur van projectleiders

Wettelijke taak

Nee

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Uitwerken o.a.: Beschrijving wat er vervalt, versobert ect 1. Inleiding Op dit moment bestaat het Project Management Office binnen de afdeling I&FV uit 5 technisch projectleiders. Drie vaste medewerkers en twee extern ingehuurde professionals. 2. Projectportfolio Een van de extern ingehuurde technisch projectleiders is full time belast met projectmanagement i.h.k.v. de Omgevingswet en het zaakgericht werken. Kosten hiervoor worden (deels) betaald uit het budget van het programma. De andere ingehuurde technisch projectleider heeft een aantal klant(3)- en I&FV(2)-projecten in portefeuille. Een deel daarvan bevindt zich in een afrondende fase. 3. Herverdelen van werk Gelet op het huidige! portfolio aan projecten en anticiperend op de komende maanden, waarin de ICT Ontvlechting, Oracle migratie en de Windows10 implementatie zal worden afgerond, is herverdeling van projecten naar de vaste technisch projectleiders nu al mogelijk, waardoor er met één externe projectleider minder kan worden gewerkt. Effecten intern en extern op de dienstverlening 1. Opdrachtgevers bepalen én betalen Bij het uitvoeren van klantprojecten zal de klant de uren voor een projectleider moeten gaan betalen. Een voorbeeld is het project Roosterplanning dat in opdracht van team Handhaving destijds is uitgevoerd en waarvoor de uren voor de projectleider waren geoffreerd.

Na afronding van het project zijn deze gefactureerd aan de vakafdeling. 2. Minder klantprojecten Gelet op de noodzaak van financiële ombuigingen in de gemeente Vlaardingen is de verwachting dat er minder klantprojecten zullen zijn. 3. Transitie van bedrijfsvoeringsfuncties SOW Gelet op de transitie van bedrijfsvoeringsfuncties van hostende gemeenten naar SOW zal er minder technische projectleiding vanuit ICT Hosting nodig zijn. Zoals recent nog de implementatie van MS Teams voor een technisch projectleider vanuit ICT Hosting is geleid, zal dat vanaf medio 2021 niet meer nodig zijn.

Effecten op ambities De gemeente Vlaardingen koerst af op een cloudmigratie, waardoor de ICT-diensten door een Managed Service Provider zullen worden overgenomen. Hierdoor zal er een verschuiving optreden van technisch projectmanagement naar business projectmanagement. Impact op capaciteit Het aantal ingehuurde projectleiders terugbrengen van 2 naar 1. Concreet: 1 inhuurkracht minder (opzegtermijn van 1 maand)

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging

71

Beschrijving Bij het opstarten van nieuwe projecten zitten er geen projectleiders meer op de bank bij I&FV. Er zal per project moeten worden geoffreerd wat de kosten van projectleiding zijn. Als er geen interne projectleider beschikbaar is zal er per opdracht moeten worden ingehuurd. Draagvlak Door het per project moeten inhuren van projectleiding zal er rekening gehouden moeten worden met iets meer doorlooptijd Tijd De maatregel is - met inachtneming van opzegtermijn van 1 maand - per direct te realiseren

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Uit dienst procedure starten door mutatie in MijnHRM

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in

2021 -

2022 -

2023 -

2024 -

€ 111.870 € 111.870

-

-

-

€ € € €

72

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen leeg Afdeling Thema/cluster Omschrijving/Naam

Informatie & Facilitaire voorzieningen Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 64 Optimaliseren werkprocessen

Wettelijke taak

nee

Uitwerking voorstel (wat behelst het)  We weten niet hoe we nu werken, processen zijn onbekend, daar zit zeer waarschijnlijk besparingsgoud: ontdubbelen en uniform maken van dezelfde processtappen bij teams/afdelingen, heeft een stap toegevoegde waarde, overhead afbouwen etc ect.  Processen 1:1 overnemen van andere gemeenten die ons voor gingen (ontvetten van onze processen).  Inzetten op stringente rationalisatie van het i-landschap: hergebruik en ontdubbelen (gebruiksvriendelijkheid is dan minder belangrijk), dit direct koppelen aan de (verbeterde) processen. Actief afbouwen van onze dure legacy software.  Inzetten op standaard oplossingen en oplossingen met een lage TCO (geen kers meer op de taart). Dit zit ook in de zaakgericht werken business case en deze is positief.  Bij repeterende systeemhandelingen in processen: inzetten op Robotic Proces Automation (RPA) = minder FTEs?

Beschrijving wat er vervalt, versobert Dubbele stappen Dubele applicaties Arbeidsplaatsen link met SPP Effecten intern en extern op de dienstverlening Inzet van RPA geeft burger sneller gevraagde dienst zie DSW declaratie afhandeling Effecten op ambities Verbetering dienstverlening Impact op capaciteit Administratieve functies vallen weg

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging We weten niet hoe we nu werken dus ook niet of het al efficiënt is Personeel ziet werk verdwijnen Zie 58. Meerjaren traject Draagvlak Tijd

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Koppelen aan procesplein en uitbreiden met lean-traject

Totaal ombuigingen per voorstel N.t.b.

€ € € € 73

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 65 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 65 Kantoorartikelen

Wettelijke taak

JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? Team Facilitaire Voorzieningen is verantwoordelijk voor het verzorgen van kantoorartikelen en beheert op dit moment het budget hiervoor. Kantoorartikelen zijn te vinden in de kantoorartikelenkast, waar medewerkers zelf benodigdheden uit kunnen halen, zoals schrijfgerei, notitieblok etc. Het gaat hier om basisassortiment. Alles buiten dit assortiment kunnen medewerkers via secretariaten aanvragen, maar wordt dit nog getoetst door team FV. Daarnaast wordt uit dit budget ook briefpapier en enveloppen betaald. En daar kan op bespaard worden. Dit ombuigingsvoorstel heeft een link met format 66 Er kan nog verder bespaard worden op drukwerk. Deel van deze kosten worden door de afdelingen betaald (zie hieronder). Directie

€

8.192,75

Griffie

€

1.066,75

I&FV

€

25.445,00

MO

€

13.143,50

Middelen

€

4.094,50

Publiek

€

14.055,50

Stedelijk beheer

€

16.156,00

Stedelijke ontwikkeling

€

5.827,60

FV is inmiddels bezig met het onderzoek, waarbij inzichtelijk gemaakt worden om welke soort opdrachten het gaat en wie wat betaalt. De opdrachten voor drukwerk worden door Grafmedia van SOW uitgevoerd. SOW heeft al aangegeven dat deze dienstverlening stopgezet gaat worden. In een mogelijk nieuwe aanbesteding van drukwerk kunnen we een besparing realiseren door te drukken op prijs. FV ziet besparingsmogelijkheden op verminderen drukwerk van zowel briefpapier/enveloppen als grafimedia opdrachten als flyers, door verdere digitaliseringsmogelijkheden. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Effect voor de buitenwereld is dat de gemeente minder papier verstuurt, dus bijvoorbeeld ook geen huisaan-huisbladen en flyers. Alleen noodzakelijke uitingen (vanuit wet- en regelgeving), zoals stempas e.d. worden wel verstuurd. Dit sluit aan bij de ambitie om de gemeentelijke dienstverlening verder te professionaliseren door verdere digitalisering. Effect op capaciteit Mogelijk dat er ‘binnenshuis’ wordt afgedrukt als er geen/minder budget is voor drukwerk. Dat betekent dat ondersteuners binnen de afdelingen zelf printopdrachten uitvoeren met als gevolg een aanslag op printcapaciteit en verdere oplopende kosten voor printfaciliteiten (vervanging toners, meer onderhoudskosten etc).

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging De liefde voor papier binnen de organisatie is groot. Er zal een gedragsverandering moeten plaatsvinden dat we voortaan (meer) digitaal werken en ook denken in digitale mogelijkheden richting burgers, zoals meer gebruik van mijnoverheid.nl (digitale berichtenbox) i.p.v. het versturen van uitgaande fysieke stukken. Dat betekent vermindering van enveloppen, briefpapier en drukwerk. Beschrijving nadere uitwerkingsacties FV is reeds bezig met onderzoek naar omvang en kosten kantoorartikelen en komt met concrete voorstellen, die uiteindelijk kunnen leiden tot besparingen. Deze zijn nog niet concreet. Mochten we nu toch willen besparen, dan kan dat door het verminderen van het basisassortiment op bijvoorbeeld pennen en 74

blocnotes. Bij het aanpassen van het werkplekconcept (minder medewerkers op kantoor en dus minder behoefte aan kantoorartikelen) en verdere digitalisering kan er verder bespaard worden. Nu raakt elk besparingsvoorstel de hele organisatie. Als we nu willen besparen op minder / geen pennen en blocnotes, dan levert dat een besparing op € 10.000. Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven (om op te starten) Extra inkomsten Minder Uitgaven € 10.170 € 10.320 Totaal in €10.170 €10.320

2023 -

2024 -

€ 10.470 €10.470

€ 10.620 €10.620

75

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen leeg Afdeling Thema/cluster Omschrijving/Naam

Informatie & Facilitaire voorzieningen Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 66 Digitale handtekening / printen en papier

Wettelijke taak

Nee

Uitwerking voorstel (wat behelst het) - Terugbrengen van print en papiergebruik tot het uiterste minimum niveau Beschrijving wat er vervalt, versobert ect - Alleen printen als we wettelijk verplicht zijn fysiek iets uit te geven - Alleen printen wat wettelijk verplicht is met een “natte handtekening “ ook na aanpassing mandaat - Mogelijkheid om iets te printen op papier, anders dan door team IB in postverwerking vervalt. Effecten intern en extern op de dienstverlening - Minder administratieve & secretariële taken - Optimalisering van parafenronde door digitale handtekening - Inzet Robotica RPA/ machine learning en processen automatiseren - Aanpassen mandaatregeling Effecten op ambities - Sluit aan bij professionaliseren dienstverlening door verdere digitalisering. Impact op capaciteit Minder kosten papier en print Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging - Medewerkers en burgers zijn nu gewend aan een bepaalde werkwijze. - Procesorganisatie moet in de procesbeschrijvingen inzichtelijk maken waar handtekeningen nodig zijn. - Applicatie voor digitale handtekening geschatte kosten aanschaf <5000,- Echter keuze standaard, geavanceerd, gekwalificeerde handtekening bepaald prijs Draagvlak Tijd afhankelijk van welke processen inzichtelijk hebben waar handtekening nodig is . we kunnen starten met OW/ZGW

Beschrijving nadere uitwerkingsacties De kosten van de elektronische handtekening is afhankelijk van een aantal factoren: Aantal processen. Het aantal functionarissen die moeten beschikken over de elektronische handtekening. De applicatie(s) waarin we de handtekening willen toepassen. Denk hierbij aan technische mogelijkheden, beheerskosten en leverancierskosten. De vorm van de elektronische handtekening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan certificaatkosten. Uit ervaring van andere gemeenten blijkt dat de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening aanzienlijk duurder is dan de gewone elektronische handtekening. De gewone elektronische handtekening is breed (en goedkoop) toepasbaar binnen de overheid en kan gezien worden als een voldoende betrouwbare handtekening. De gemeente loopt geringe risico’s bij het gebruik van deze handtekening, indien deze conform de wettelijke richtlijnen en voldoende betrouwbaar wordt ingericht, gebruikt en opgeslagen.

Totaal ombuigingen per voorstel: n.t.b. Kosten applicatie € 5.000 Kosten RPA/M: nog te onderzoeken als we inzicht hebben in de processen die we zouden kunnen automatiseren. Kosten procesplein ….? 76

Team FV heeft jaarlijks een budget van € 49.500 voor kantoorartikelen, waaronder papier en enveloppen. De uitgaven voor papier en enveloppen gaan naar beneden, maar dat is afhankelijk van welke processen zich (juridisch) lenen voor elektronische handtekening.

€ € € € Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven (om op te starten) Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in -

2023 -

2024 -

-

-

77

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 67 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam Wettelijke taak

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 67 Beplanting JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? Team Facilitaire Voorzieningen is verantwoordelijk voor het verzorgen van beplanting binnen de gehele kantooromgeving van de gemeente Vlaardingen. Op dit moment is er een budget van 30k hiervoor. De beplanting is uitbesteed aan leverancier Zuidkoop, die de planten in beheer heeft en ook verantwoordelijk is voor de periodieke verzorging hiervan. Daarnaast wordt uit dit budget ook het huren en verzorgen van kerstbomen betaald. Vermindering van beplanting of helemaal geen beplanting levert een besparing op tot 30k. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Geen beplanting in de kantooromgeving heeft effect op leefbaarheid van de werkomgeving. Planten zorgen voor luchtzuivering en daarnaast is het een gezonde aanvulling in de kantoorinrichting. Er zijn eerdere discussies geweest of er planten aangeschaft moesten worden in de nieuwe omgeving na oplevering van het stadskantoor. Juist vanwege de voordelen, is de opdracht verleend aan de huidige leverancier voor het verzorgen van de planten, die we huren. Nu er ideeën zijn om het werkplekconcept aan te passen, waarbij het thuiswerken het nieuwe normaal wordt (doorvoeren van TPAW), is de vraag of er nog zoveel planten nodig zijn. Afschalen zou een optie zijn, als dit de nieuwe ambitie is voor de interne organisatie.

Geen of minder kerstbomen betekent geen of minder ‘kerstuitstraling’ naar het publiek. Overwogen kan worden om alleen kerstbomen te plaatsen in de publiekshal. Effect op capaciteit Mocht overwogen worden om het onderhoud en verzorging in eigen beheer te willen doen (tegen minder budget) dan is dat geen optie. Het ontbreekt aan kennis, kunde en capaciteit binnen het team Facilitaire Voorzieningen. Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Er zijn geen directe risico’s als we de beplanting gaan schrappen. Beschrijving nadere uitwerkingsacties Samen met de preventiemedewerker moet verder onderzocht worden wat de wenselijkheid is van het hebben van planten. Ook moet bekeken worden in hoeverre beplanting nodig is in de ‘nieuwe’ kantooromgeving als gevolg van het aanpassen van het werkplekconcept. Op dit moment kijkt FV al kritisch naar het assortiment in het kader van de versobering, waaronder wel/geen/minder kerstbomen. Door deze actie hebben we bijvoorbeeld geen wisselarrangementen meer op de lockerkasten (bij de liften) en scheelt ons vanaf 1 september € 1920 per jaar. Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven 30.510 30.960 Totaal in € 30.510 € 30.960

2023 -

2024 -

31.410 € 31.410

31.860 € 31.860

-

78

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 68 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam Wettelijke taak

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 68 Schoonmaak JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? Team Facilitaire Voorzieningen is verantwoordelijk voor de schoonmaak binnen de gemeentelijke panden en andere objecten (zoals sportzalen en buurtpreventieruimtes), maar beschikt (nog) niet over het budget. Dat ligt bij team Vastgoed. Eerst moet de boedelscheiding tussen Vastgoed en Facilitaire Voorzieningen plaatsvinden en daarover zijn we in gesprek. We kunnen op basis van de afgelopen jaren aangeven wat we aan schoonmaakkosten kwijt zijn. Schoonmaak wordt het grootste deel uitgevoerd door SOW en daar betalen we 300k voor. Glasbewassing wordt door een leverancier gedaan tegen een bedrag van 26k. Andere schoonmaakactiviteiten worden door Irado op verzoek uitgevoerd en dit zijn adhoc-uitgaven. Vanuit arbowet- en regelgeving moeten we zorgen voor een gezonde en schone werkomgeving. Echter door dienstpanden af te stoten, hoef er minder schoongemaakt te worden. Dit en eventuele afschaling van schoonmaak leveren een besparing op. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Minder schoonmaak heeft effect op reinheid en leefbaarheid van de werkomgeving. Nu er ideeën zijn om het werkplekconcept aan te passen, waarbij het thuiswerken het nieuwe normaal wordt (doorvoeren van TPAW), is de vraag of het huidige schoonmaakregime voldoet. Afstoten van dienstpanden betekent minder schoonmaak.

Schoonmaak in de dienstpanden, die we wel behouden, kunnen we afschalen maar heeft effect op de interne organisatie. Afschaling betekent ook minder inzet van SOW en dus vermindering maatschappelijk werkgeverschap. Dat betekent uiteindelijk verhoging deelnemersbijdrage van de MVS-gemeentes. Effect op capaciteit geen Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Gezondheidsrisico’s ontstaan als we bestaande schoonmaak gaan afschalen, zeker nu we bezig zijn met verschillende coronamaatregelen. Beschrijving nadere uitwerkingsacties Eerst moet er duidelijkheid zijn over het accommodatiebeleid, waarin aangegeven wordt welke dienstpanden gebruikt worden als kantooromgeving. FV wil medewerkers en de organisatie uiteindelijk zo efficiënt mogelijk faciliteren, maar het liefst met zo min mogelijk dienstpanden. We hebben nu 13/14 panden, maar dat kan naar beneden. Hiervoor is er een link met de formats 16 en 21. Samen met de preventiemedewerker moet verder onderzocht worden wat we wettelijk verplicht zijn m.b.t. schoonmaak. Welke minimale kwaliteitsniveau kunnen we vaststellen en wat wordt dan het (verminderde) prijskaartje. Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in -

2023 -

2024 -

-

-

-

79

Format uitwerking ombuigingsvoorstel Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam Wettelijke taak

Publiek Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 69 Centraliseren van secretariaten (gaan naar een flexibele pool) JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? In 2017/2018 is een ontwikkelopdracht benoemd om te komen tot een concern-brede samenwerking op ondersteuning (waarbij onder meer gedacht werd aan meer samenwerking op secretarieel gebied). Deze ontwikkelopdracht is na enige tijd stopgezet, mede omdat invulling en omvang binnen de afdelingen te veel verschilden. Om alsnog te komen tot een centralisatie van de secretariaatsfunctie moet eerst inzichtelijk worden gemaakt wat de aard en omvang van de secretariaatswerkzaamheden binnen de verschillende afdelingen zijn en hoeveel fte hiermee gemoeid is. Omdat op dit moment deze inventarisatie nog niet heeft kunnen plaatsvinden kan daardoor ook nog niet bepaald worden wat de eventuele besparing zal zijn als we de overstap maken naar een zgn. flexibele secretariaatspool. Hier zal nader onderzoek naar moeten worden gedaan. Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Dit is een opgave die nader uitgewerkt dient te worden. Vanwege het feit dat het hier een organisatorische wijziging betreft, hoort deze opgave wellicht eerder thuis bij het cluster Optimalisatie Organisatie.

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Opdracht verstrekken tot het uitwerken van een voorstel om te komen tot een flexibele secretariaatspool.

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal -

2023 -

2024 -

-

-

-

80

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

Wettelijke taak

Publiek Optimalisatie ICT/Facilitair/Interne en externe dienstverlening 70 Sluiting van publieke balies, avondopenstelling. Openingstijden aanpassen

JA

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Op dit moment zijn de openingstijden van de balies van het KCC (Klantcontactcentrum, in de volksmond ‘Burgerzaken’): Maandag 08.00-19.00 uur Dinsdag 08.00-16.00 uur Woensdag 08.00-16.00 uur Donderdag 08.00-16.00 uur Vrijdag 08.00-16.00 uur De publiekshal, waarin de balies zich bevinden, is op dinsdag tot en met donderdag open van 8.00 tot 17.00 uur; een uur langer dan de balies dus. De publiekshal moet tot op heden ook tussen 16.00 en 17.00 uur open zijn omdat Stroomopwaartsmedewerkers met bezoekers afspraken hebben in de spreekkamers, die zich in de publiekshal bevinden. Klanten moeten tot op heden nog voor veel producten aan de balie komen (paspoort, id-kaart, rijbewijs, vestigen vanuit het buitenland, hervestiging vanuit VOW), omdat de identiteit van de persoon bij een persoonlijk contact moet worden vastgesteld, ter voorkoming van fraude. Digitalisering biedt voor deze balieproducten dus helaas geen verlichting. De bezetting van de KCC-balies is afgestemd op het aantal KCC-bezoekers. En is er een klant niet op komen dagen, dan benut de baliemedewerker de tijd om backofficewerk (verwerking van het contact aan de balie) te verrichten. Hieruit is dus geen bezuiniging te halen. De avondopenstelling is een -niet luxe- service voor inwoners die geen andere mogelijkheid hebben dan in de avond om een bezoek te brengen aan de balie.

Het zou strategisch/tactisch geen goede zet zijn om deze service, die door de inwoners zeer op prijs wordt gesteld, niet langer te bieden. Echter, het openstellen van de publiekshal is op dinsdag tot en met vrijdag tussen 16.00 uur en 17.00 uur niet absoluut noodzakelijk voor de gemeentelijke organisatie. Er zijn twee functionarissen van Publiek werkzaam in dit uur: de (externe) beveiliger en de receptionist. De receptionist ontvangt (de luttele) binnenkomende bezoekers . De beveiliger zorgt ervoor dat de in de hal aanwezige medewerkers van Stroomopwaarts en de receptionist veilig hun werk kunnen doen. Daarnaast ontvangt de beveiliger tot uiterlijk 16.30 uur een medewerker van Post.nl, die de post komt ophalen. Het voorstel is daarom om de publiekshal op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag gelijk te trekken met de openingstijden van de balies van het KCC. Dat wil zeggen: de publiekshal openstellen tot 16 uur in plaats van tot 17 uur. In totaal kan dit een bezuiniging van 8 uren per week opleveren: de uren van de beveiliger en de receptionist (beiden 4 uren).

Beschrijving risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Consequenties: Dit betekent dat de beveiliger óf voor wekelijks 4 uren uitsluitend voor rekening komt van Stroomopwaarts óf dat Stroomopwaarts ook de openingstijden voor de bezoekers gaat bijstellen tot uiterlijk 16 uur, waarmee de beveiliger om 16 uur zijn werkzaamheden kan beëindigen. Ook de receptionist kan deze vier uren per week inleveren. Voor de overhandiging van de post moet een andere functionaris worden aangewezen die –uiteraard 81

in overleg met de betrokken partijen- deze taak op zich neemt.

Beschrijving nadere uitwerkingsacties In overleg met de managers van Stroomopwaarts moet het voorstel worden besproken en uitgewerkt. Inzet is een bezuiniging van wekelijks twee keer 4 uren (van de beveiliger en van de receptionist), met onder andere een veranderde werkafspraak voor het ophalen van de post.

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder uitgaven

Totaal in

2021

2022

2023

2024

Ca.200 uren ad € XX,XX (receptionist) + 200 uren ad € XX,XX (beveiliger) € XXXX,XX

Ca.200 uren ad € XX,XX (receptionist) + 200 uren ad € XX,XX (beveiliger) € XXXX,XX

Ca.200 uren ad € XX,XX (receptionist) + 200 uren ad € XX,XX (beveiliger) € XXXX,XX

Ca.200 uren ad € XX,XX (receptionist) + 200 uren ad € XX,XX (beveiliger) € XXXX,XX

€ €

82

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

Publiek Optimalisatie ICT/Facilitair/Interne en externe dienstverlening 71 KCC flexibel budget inhuur

Wettelijke taak

NEE

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Uitwerken o.a.: Het klantcontactcentrum verzorgt de fysieke dienstverlening aan de balie. Veel zaken kunnen digitaal worden afgehandeld. Maar er zijn zaken waarvoor men in persoon aan de balie moet komen, dit is wettelijk voorgeschreven. Om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen bij piekdrukte/ziekte/verlof van de vaste medewerkers is een budget van €60.000 per jaar beschikbaar gesteld om inhuur via een uitzendbureau te bekostigen. Hiermee kan de dienstverlening op hetzelfde niveau blijven als zich calamiteiten voordoen. In 2020 is er minder ingehuurd aan de balie vanwege de coronamaatregelen. Als in 2021 de omstandigheden weer ‘normaal’ zijn, zal er weer meer een beroep gedaan moeten worden op het inhuurbudget. Belangrijk is dan ook dat het budget blijft zoals het is.

Beschrijving risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Gevolgen als het budget komt te vervallen. Als er minder medewerkers inzetbaar zijn aan de balie i.v.m. ziekte/verlof kunnen er minder afspraken worden ingepland. Dit omdat de afsprakenagenda dan maar beperkt kan worden opengezet. Tevens gaat dit dan leiden tot langere wachttijden voor het kunnen maken van een afspraak aan de balie, met als gevolg dat burgers niet tijdig hun zaken kunnen regelen.

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Zowel het KCC als het TIC(telefonie) beschikt over budget om inhuur te kunnen bekostigen. Als het definitief is dat het TIC wordt toegevoegd aan het KCC, kan worden volstaan met één inhuurbudget voor zowel KCC als TIC. Voor het budget van TIC ligt er een voorstel om van €80.000 in 2020 naar €50.000 te gaan in 2024. Op het moment dat er één inhuurbudget is - wat voor zowel TIC (telefonie) als KCC(balie) gebruikt kan worden - kan hier flexibeler mee omgegaan worden en wellicht op termijn naar beneden worden bijgesteld. Zie ook nr. 72 Telefonisch Informatiecentrum(TIC)/telefonische bereikbaarheid

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving Extra uitgaven (om op te starten) Extra inkomsten Minder uitgaven Totaal

2021

2022

2023

2024

0 €0

0 €0

0 €0

0 €0 83

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

Wettelijke taak

Publiek Optimalisatie ICT/Facilitair/Interne en externe dienstverlening 72 Telefonische bereikbaarheid TIC

JA - een gemeente moet voor haar inwoners, ondernemers en instellingen bereikbaar zijn

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Uitwerken o.a.: Beschrijving wat er vervalt, versobert etc. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Impact op capaciteit Huidige situatie Het Telefonisch InformatieCentrum (TIC) van de gemeente Vlaardingen is belast met de telefonische en digitale eerstelijnscontacten, waartoe onder andere het beantwoorden en verwerken van digitale en telefonische vragen, het maken van terugbelverzoeken voor backofficemedewerkers die telefonisch niet bereikbaar waren, het beantwoorden en verwerken van berichten via de sociale media, het telefonisch maken van een afspraak voor baliebezoek en de telefonische en digitale intake en verwerking van meldingen voor de openbare ruimte behoren. Op dit moment is het Telefonisch Informatiecentrum van de gemeente Vlaardingen onder nummer 010-248 4000 telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.00 uur tot 17.00 uur. De afgelopen 12 maanden (1 juli 2019 t/m 30 juni 2020) ontving het TIC 54.377 telefoontjes met een gemiddelde wachttijd van 48 seconden. Deze wachttijd ligt iets boven de servicenorm van 45 minuten en ver boven de landelijke norm van 25 seconden. Het TIC heeft de beschikking over 6,3 fte. Het maakt gebruik van een aantal vaste medewerkers en een aantal medewerkers van een uitzendbureau. De medewerkers van het uitzendbureau kunnen op afroep worden ingezet.

Op deze wijze kan de formatie bij pieken worden op- en bij dalen worden afgeschaald. Qua fte kan geen bezuiniging plaatsvinden, gezien de flexibele invulling die afgestemd is op het aanbod van de werkzaamheden. Het terugbrengen van de telefonische bereikbaarheid door bijvoorbeeld op werkdagen om 10 uur te starten in plaats van om 8 uur is dan een minder slechte efficiencyslag. Dit zal er echter in resulteren dat de TIC-medewerkers meer telefoontjes per uur zullen moeten behandelen, met als gevolg langere wachttijden voor onze inwoners, ondernemers en instellingen. Natuurlijk is dit mogelijk, maar dan zullen ook de servicenormen, die al 20 seconden boven het landelijke gemiddelde liggen, naar boven moeten worden bijgesteld. Deze twee uren lijken –met als nadeel een langer wachtende klanteen bezuiniging, maar in werkelijkheid is hieruit weinig tot geen voordeel te behalen, daar de tijd waarop geen telefoontje wordt behandeld wordt benut voor de behandeling (afhandelen of doorzetten) van digitale contacten.

En dit worden er steeds meer; in de afgelopen 12 maanden bijvoorbeeld: - 18.122 digitale meldingen openbare ruimte - 2.735 digitale vragen via het webcontactformulier - 3.210 vragen via sociale media Bezuinigen door de bereikbaarheidsuren te verminderen lijkt dus ook geen goed plan, waarmee de conclusie luidt: bij het TIC kan niet/nauwelijks worden bezuinigd indien de organisatie van het TIC binnen de gemeente Vlaardingen blijft. Wel kan wederom (evenals in het verleden met SOW, Schiedam en Maassluis) een onderzoek worden gestart naar een gezamenlijk contactcenter, samen met één of meer andere gemeenten. Dit heeft de voorkeur boven een uitbesteding van onze frontoffice aan een commerciële partij, daar in het 84

verleden hiermee negatieve ervaringen zijn opgedaan. Eén van de mogelijkheden is om intensiever deel te nemen aan het nummer 14-010. Wellicht kunnen we met intensievere deelname aan 14-010 snel samenwerking realiseren. Een andere mogelijkheid is om met onze buurgemeente Schiedam de draad weer op te pakken. Of wellicht is Stroomopwaarts, het Hoogheemraadschap van Delfland, de RBG of een ketenpartner een mogelijke samenwerkingsoptie. Een onderzoek naar de mogelijkheden is echter een tijdrovende klus, die niet in een paar maanden kan worden uitgevoerd. Bij samenwerking is een besparing te verwachten, maar door de vele onduidelijkheden over de wijze van samenwerken is de mate van besparing op dit moment niet te bepalen. Recapitulerend is het voorstel om de mogelijkheid te onderzoeken om voor onze telefonische en digitale eerstelijnscontacten samen te werken met één of meer andere lokale overheden.

Beschrijving risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Voor samenwerken is een samenwerkende partij nodig. Het grootste risico is dat er geen samenwerkende partij kan worden gevonden. Daarnaast zal –ook als een partij is gevonden die wil samenwerken- een risico het niet slagen van de samenwerking zijn en dat is geen ondenkbare optie gezien de mislukte samenwerkingspogingen in het verleden. Bij samenwerking moet eerst geïnvesteerd worden. En deze investering wordt bij een niet geslaagde samenwerkingspoging NIET terugverdiend. Een reden te meer om het onderzoek naar mogelijke samenwerking vooraf zorgvuldig te laten plaatsvinden en niet door de grote bezuinigingsdruk af te raffelen…

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Interne projectgroep samenstellen voor een onderzoek naar mogelijke samenwerking bij de vorming van een intergemeentelijke frontoffice, met als voorlopig belangrijkste doelen: -geschikte partij(en) te vinden om mee samen te werken -intergemeentelijke projectgroep gezamenlijk op te richten -rapport van de samenwerkende partijen opleveren met hierin ten minste beschreven: -de haalbaarheid van de samenwerking -de investeringskosten van samenwerking -de uiteindelijke kostenbesparing en -de planning van het gehele traject

€ € Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder uitgaven Totaal

2021

2022

2023

2024

85

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

Publiek Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 73 Stafafdeling vacatureruimte

Wettelijke taak

JA 

NEE X

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Met het vertrek van een stafmedewerker Publiek is 1 fte vacatureruimte ontstaan. Tot op heden is deze nog niet (geheel) ingevuld (0,25 fte is toegevoegd aan functie juridisch medewerker). Dit betekent dat in principe nog 0,75 fte beschikbaar is. Door herschikking van taken bij o.a. overige stafmedewerkers kan de capaciteit met 0,75 fte worden verminderd. Dit zou een besparing van €45.000 betekenen. Echter op dit bedrag moet in mindering worden gebracht een bedrag van €17.500 t.b.v. bijdrage aan de centralisatie van de inkoopfunctie, die gedekt wordt uit deze vacatureruimte. Concreet betekent dit een voorgestelde structurele ombuiging van €27.500.

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Van belang is dat de binnenkort open te stellen vacature accounthouder bij team Kunst, Cultuur en Erfgoed wordt ingevuld, aangezien momenteel een deel van deze werkzaamheden wordt opgevangen door onder meer de huidige stafmedewerkers.

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Herschikking van taken moet worden opgepakt.

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal

2021

2022

2023

2024

€ 27.968

€ 28.380

€ 28.793

€ 29.205

86

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

Publiek Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 75 Beiaardier uit dienst

Wettelijke taak

JA 

NEE X

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Ieder woensdag bespeelt de beiaardier het carillon in de toren van de Grote Kerk. Deze beiaardier is sinds april 1998 in dienst van gemeente Vlaardingen. De loonkosten bedragen €15.000 per jaar. Het bespelen van het carillon is geen wettelijke taak. Beëindiging van het dienstverband kan in overweging worden genomen. De capaciteit wordt met 0,2 fte verminderd.

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Het carillon in de Grote Kerk zal niet meer worden bespeeld. Een deel van de bewoners en bezoekers zal dit als een gemis ervaren. Indien gewenst kan een beiaardier worden ingehuurd, waarvoor kosten geraamd moeten worden binnen het budget van een activiteit. (Met deze inhuur is onderstaand geen rekening gehouden.) Beëindiging van het dienstverband kan leiden tot het moeten betalen van een afkoopsom.

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Mogelijkheden en financiële consequenties tot beëindigen van het dienstverband nader onderzoeken.

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven Afkoopsom? (om op te starten) Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal €0 € 15.825

2023

2024

€ 16.155

€ 16.470

87

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

Wettelijke taak

Publiek Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 77 Energiepost festivals, evenementen, volksfeesten (aan organisaties doorberekenen)

JA 

NEE X

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Ten behoeve van festivals, evenementen en volksfeesten zijn elektra-aansluitpunten in de stad beschikbaar, waar organisatoren gebruik van kunnen maken. Voorstel is om de kosten van de elektriciteit door te berekenen aan de gebruiker. Zodoende komen alleen de vaste aansluitkosten voor rekening van de gemeente.

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Organisatoren van activiteiten die gebruik maakten van de aansluitpunten krijgen na invoering hiervan achteraf een rekening toegestuurd voor de verbruikte energie. Dit is men niet gewend en betekent een extra kostenpost op hun begroting.

Het is op korte termijn realiseerbaar, bijvoorbeeld per 1-1-2021. Er is dan voldoende tijd om de gebruikers op de hoogte te stellen

Beschrijving nadere uitwerkingsacties • Stedelijk beheer verschaft op dit moment toegang tot de elektriciteitskast. Het is zaak dat de betreffende medewerker een formulier bij zich heeft bij het openen en sluiten van de kast en daarop de begin- en eindstanden geregistreerd worden.

88

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in € 15.255 € 15.480

2023

2024

€ 15.705

€ 15.930

89

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

Publiek Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 78 Energiepost Kunst in de openbare ruimte

Wettelijke taak

JA 

NEE X

Uitwerking voorstel (wat behelst het) De begroting bevat een post voor energie tbv kunst in de openbare ruimte. De energiekosten voor kunst in de openbare ruimte zijn de afgelopen jaren afgenomen, bijvoorbeeld doordat kunst (bevestigd aan een gebouw) verkocht of verwijderd is. Daardoor is er een lager budget nodig.

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Geen risico’s. Er blijft voldoende budget voor de energiekosten van de huidige kunstwerken over.

Beschrijving nadere uitwerkingsacties • Geen

90

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in € 15.255 € 15.480

2023

2024

€ 15.705

€ 15.930

91

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam

Wettelijke taak

Publiek Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 80 Concentratie van archieven (werken met een passief depot en een werkdepot). Heeft raakvlakken met nr 16, 21, 90 en 92

JA X

NEE X

Toelichting: een deel van de taken is wettelijk. Zo heeft elke gemeente een zorgplicht ten aanzien van erfgoed, maar de invulling ervan staat vrij. De wijze waarmee het publiek wordt bediend is ook niet wettelijk vastgelegd. Uitwerking voorstel (wat behelst het) Team Kunst, Cultuur en Erfgoed werkt met depots op 3 eigen locaties. Daarnaast worden er extern opslagruimte/containers gehuurd. In relatie met nr 90 en 92 kan bekeken worden of de archieven deels extern, in één passief depot en deels dicht bij de medewerkers, in één werkdepot, kunnen worden opgeslagen. In dit werkdepot is dan ook de kerncollectie, zoals ook genoemd in het Collectieplan, aanwezig. Het opslaan in een passief depot (huur of koop van goed geklimatiseerde opslagruimte) en het gebruik van een werkdepot zal naar alle waarschijnlijkheid minder kosten met zich meebrengen dan de huidige drie locaties en externe huur.

Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Zie 92 Pas realiseerbaar als duidelijk is of en zo ja welke keuzes er gemaakt worden op het gebied van huisvesting.

92

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Zie 92.

Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in

2023

2024

93

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 83 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam Wettelijke taak

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 83 bedrijfskleding JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? Team Facilitaire Voorzieningen begeleidt de Europese aanbesteding voor bedrijfskleding, die op dit moment gaande is. Doel van deze aanbesteding is om de levensduur van kleding te verlengen. De verschillende teams (waaronder burgerzaken, Toezicht & Handhaving, Wijkbeheer etc) betalen zelf voor bedrijfskleding en hebben de regie over de afname. Als het doel van de aanbesteding nagestreefd wordt, dan wordt er deels bespaard omdat er namelijk minder snel kleding aangeschaft wordt. Besparing lijkt dan beperkt mogelijk, ook omdat veiligheidskleding een must is vanuit arbowet- en regelgeving. Echter zou er mogelijk bespaard kunnen worden op bedrijfskleding die enkel een representatieve noodzaak hebben. Deze noodzaak is er bijvoorbeeld niet voor de afdeling Publiek als bijvoorbeeld de publieke balies gesloten worden. (zie formats 70 en 85). Bij de gemeente Schiedam draagt men geen bedrijfskleding achter de balies en dat is ook een keuze. Een andere keuze is om alleen voor het aanschaffen van bovenkleding te kiezen i.p.v. de hele garderobe. De besparing geldt natuurlijk ook voor de andere teams als alleen uit veiligheidsoverwegingen het dragen van bedrijfskleding verplicht is.

De indicatieve bedragen waar we het over hebben zijn: Team Wijkbeheer: 30k per jaar Team T&H: 30k per jaar Publiek: 5k per jaar Havenbeambten: 3k per jaar IFV: 2k per jaar (mits gastheren/vrouw blijven en huismeesters afnemen, zie format 60) Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Aanpassen van openings- en sluitingstijden of zelfs het sluiten van publieke balies heeft impact op bereikbaarheid en beschikbaarheid van de gemeente. Dit heeft gevolgen voor de aankleding van o.a. de receptionistes en medewerkers burgerzaken. Tegelijkertijd is er een ambitie van de gemeente op het professionaliseren van de dienstverleningen door digitalisering. Geen bedrijfskleding betekent ook minder herkenbaarheid. Effect op capaciteit Geen Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging Er zijn risico’s voor het sluiten van publieke balies. Dit kan alleen op voorwaarde dat de dienstverlening goed geborgd is door het werkproces op een andere manier te organiseren (verdere digitalisering). Beschrijving nadere uitwerkingsacties Eerst moet duidelijkheid komen over gemeentebrede openings- en sluitingstijden. Zie formats 70 en 85. Daarop kan dan bepaald worden in hoeverre er nog bedrijfskleding nodig is voor bedrijfskleding. Ook kan er bepaald worden om de medewerkers deels aan te kleden (dus bijvoorbeeld alleen de bovenkleding).

Het management van de afdeling Publiek is hiervoor in de lead. Met de andere teams bekijken we de nut en noodzaak, waarbij het verstrekken van veiligheidskleding geen discussiepunt is. Dat moet in samenspraak met de preventiemedewerker. Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in -

2023 -

2024 -

-

-

-

94

Format uitwerking ombuigingsvoorstel 85 Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam Wettelijke taak

IFV Optimalisatie ICT/facilitair/interne en externe dienstverlening 85 beveiliging verminderen JA 

NEE 

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Wat vervalt er? Team Facilitaire Voorzieningen is verantwoordelijk voor de beveiliging van de meeste gemeentelijke panden, waar medewerkers van gemeente Vlaardingen werken. Onder beveiliging wordt voor dit ombuigingsplan alleen verstaan, de dienstverlening door Trigion tijdens openingstijden van de gemeente. Overige beveiligingskosten, zoals de mobiele surveillance door Seris (vindt voornamelijk plaats gedurende sluitingstijden) en de beheers- en onderhoudskosten van toegangen worden hierin niet meegenomen. Dit zijn namelijk blijvende kosten. Facilitaire Voorzieningen heeft een budget van 320k, waar bovenstaande activiteiten (beveiliging- en hospitatlitydiensten) uit betaald worden. Voor een deel, dus de beveiligingskosten door Trigion, kan bespaard worden als de openings- en sluitingstijden rigoureus aangepast worden. Te denken valt aan vermindering beschikbaarheid of zelfs tot het sluiten van publieke balies (format 70) als de dienstverlening ook verder gedigitaliseerd wordt. Zie voorbeeld bij gemeente Molenlanden. Het ophalen van bijv. paspoorten is dan niet meer mogelijk. Daarvoor in de plaats krijgen burgers deze stukken aangetekend thuisgestuurd. Minder rigoureus is bijvoorbeeld als de avondopenstellingen aangepast worden.

Van maandag tot en met donderdag zijn we formeel tot 19 uur open, behalve voor raadsleden op de maandagavond (fractievergaderingen) en donderdagavond (raadsvergadering). I.p.v. 19 uur kunnen we eerder de kantooromgeving sluiten, zeker als het werkplekconcept aangepast wordt. Dan is er geen noodzaak om langer op kantoor te blijven. Ook de openstelling op maandagavond zou eventueel geannuleerd kunnen worden, als fractieleden en medewerkers op een andere manier vergaderen. Als het werkplekconcept aangepast wordt, dan kan er ook gekozen worden om bijvoorbeeld de vrijdag de panden te sluiten. Met deze rigoureuze aanpassingen, kunnen er daadwerkelijke besparingen doorgevoerd worden. Dit geldt niet als we de openings- en sluitingstijden voor een paar uren aanpassen. Mogelijkheid bestaat om af te schalen conform huidige raamovereenkomst. We moeten dat dan ruim van te voren aankondigen en dit zou ook opgevoerd kunnen worden bij de bevestiging van het laatste optiejaar. De aanbesteding start eind dit jaar. Effecten intern en extern op de dienstverlening en ambities Aanpassen van openings- en sluitingstijden heeft impact op bereikbaarheid en beschikbaarheid van de gemeente. Effect op capaciteit Geen Beschrijving Risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging

Beschrijving nadere uitwerkingsacties Eerst moet duidelijkheid komen over gemeentebrede openings- en sluitingstijden. Daarop kan dan de beveiligingsregime op georganiseerd worden. Als dat bekend is, dan kan concreet aangegeven worden wat de besparing is. Totaal ombuigingen per voorstel (in lopende prijzen) Omschrijving 2021 2022 Extra uitgaven om op te starten Extra inkomsten Minder Uitgaven Totaal in -

2023 -

2024 -

-

-

-

95

Format uitwerking ombuigingsvoorstellen Afdeling Thema/cluster Omschrijving/naam Wettelijke taak

Publiek Optimalisatie ICT/Facilitair/Interne & externe dienstverlening 89 Verkiezingen JA

Uitwerking voorstel (wat behelst het) Uitwerken o.a.: Voor het organiseren van de verkiezingen wordt jaarlijks een budget van €100.000 beschikbaar gesteld. Gelet op de werkelijke uitgaven bij voorgaande verkiezingen is het niet goed mogelijk om het budget te verlagen. Zie ook onderstaande toelichting m.b.t. mogelijke extra uitgaven.

Beschrijving risico’s (draagvlak, realiseerbaar, tijd) van ombuiging In 2021 staan er Tweede Kamer verkiezingen gepland. Het is goed mogelijk dat er extra uitgaven gedaan moeten worden. Dit omdat maatregelen opgelegd worden in verband met Corona. Denk bijv. aan spatschermen op de stembureaus en het huren van andere locaties / tenten. Dit omdat verzorgingshuizen en scholen niet ingezet kunnen worden als stemlocatie. In de loop van dit jaar komt hier vanuit ministerie / kiesraad meer duidelijkheid over.