Document · PDF

Bijlage 1 bij Toezichtverslag 2021

Gemeenteraad 6 april 2023, gemeente VlaardingenBij agendapunt: Toezichtverslag archief- en informatiebeheer 2021 en de bestuurlijke reactie19.680 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Het SIO is daarmee naar voorbeeld van de VNG: 'breed/lokaal SIO'. Deze richt zich met name op de ontwikkeling van de lokale informatiehuishouding en legt het accent op de realisatie van de lokale informatiestrategie, met inachtneming van landelijke ontwikkelingen en kaders.

uwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).

Nee

N.v.t.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Hieronder een overzicht van de gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden waar de gemeente Vlaardingen in mee doet. De regelingen en verbanden in het donkergroen zijn in de afgelopen 5 jaar tot stand gekomen of beeindigd. Dit zijn de regelingen die hier verder worden besproken. Gemeenschappelijke regelingen - Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond (2006 - in Landelijk GR-register) - Stroomopwaarts (2015 - in landelijk GR-register) - Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond (DCMR) (1971 - In landelijk GR-register) - Regionale Belasting Groep (2014 - In landelijk GR-register) - Openbare Gezondheidszorg Rotterdam-Rijnmond (voorheen GGD) (2007 - In landelijk GR-register) - Gemeenschappelijke Regeling Jeugdzorg (voorheen Jeugdhulp Rijnmond) (2014 In landelijk GR-register) - Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH) (2015 - In landelijk GR-register) - Gemeenschappelijke regeling ROGplus Nieuwe Waterweg Noord (1994 - In landelijk GR-register) Samenwerkingsverbanden - Kenniscentrum MVS ( .... tot .2020) Talent MVS ( .... tot 2020) - Bureau Inkoop MVS (2010 tot 2020) - Bibliotheek ( .... tot .... ) - Centrumregeling regionale samenwerking leerplicht, kwalificatieplicht en RMC Regio Nieuwe Waterweg

Nog invullen

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Hieronder een overzicht van de gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden waar de gemeente Vlaardingen in mee doet. De regelingen en verbanden in het donkergroen zijn in de afgelopen 5 jaar tot stand gekomen of beeindigd. Dit zijn de regelingen die hier verder worden besproken. Gemeenschappelijke regelingen - Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond (2006 - in Landelijk GR-register) - Stroomopwaarts (2015 - in landelijk GR-register) - Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond (DCMR) (1971 - In landelijk GRregister) - Regionale Belasting Groep (2014 - In landelijk GR-register) - Openbare Gezondheidszorg Rotterdam-Rijnmond (voorheen GGD) (2007 In landelijk GR-register) - Gemeenschappelijke Regeling Jeugdzorg (voorheen Jeugdhulp Rijnmond) (2014 - In landelijk GR-register) - Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH) (2015 - In landelijk GRregister) - Gemeenschappelijke regeling ROGplus Nieuwe Waterweg Noord (1994 - In landelijk GR-register) Samenwerkingsverbanden - Kenniscentrum MVS ( .... tot .2020) Talent MVS ( .... tot 2020) - Bureau Inkoop MVS (2010 tot 2020) - Bibliotheek ( .... tot .... ) - Centrumregeling regionale samenwerking leerplicht, kwalificatieplicht en RMC Regio Nieuwe Waterweg

Archivaris en Archief- en informatieinspecteur worden betrokken. Voor een aantal voorbeelden worden er 2 bijlagen toegevoegd:

Voor leerrecht zie bijlage 'Bijlage centrumeregeling regionale samenwerking leerplicht, kwalificatieplicht en' Voor Bibliotheek zie bijlage 'Bijlage Bibliotheek - Verklaring van archiefbestemming bij privatisering' Voor bureau Inkoop MVS is in de samenwerkingsovereenkomst het beheer van bescheiden meegenomen: Artikel 10 Archiefbescheiden. Relevante documenten: 1. VLD 2010 17596 Samenwerkingsovereenkomst: Afspraken archiefbescheiden samenwerkingsovereenkomst Er zijn concrete afspraken gemaakt over de archiefbescheiden van het bureau inkoop MVS. Artikel 10.2. “de archivering van de gemeenteoverstijgende aanbestedingen, gebeurt bij de gastgemeente; conform het besluit Informatiebeheer Gemeente Vlaardingen”. Voor aanbestedingen die het inkoopbureau voor één gemeente uitvoert, worden door die gemeente gearchiveerd (Artikel 10.1.) 2. Rapport: Bureau inkoop MVS Definitief v1.0 van 2 december 2009. Hier kan ik niks terugvinden over de afspraken omtrent archiefbescheiden. 3. 1817088 APO Beëindiging regionale samenwerkingen Inkoop, Talent en kenniscentrum MVS. Hier kan ik niks terugvinden over de afspraken omtrent archiefbescheiden. N.v.t.

N.v.t.

ager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het

d voor het GR-archief.

afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF).

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

De getroffen / nog te treffen

De gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zijn opgenomen in het Landelijk GR-register.

N.v.t.

pen/gemeenschappleijke -regelingen.

Mandaatbesluit ambtenaren 2021 Registratienummer: 1860014 Datum: 03-08-2021 Bijlage bij het mandaatbesluit:

Mandaatbesluit ambtenaren 2018 Registratienummer: 1632704 Datum: 20 maart 2018 Bijlage bij het mandaatbesluit:

Bijlage bij het mandaatbesluit ambtenaren 2021, is het Pibliek Ondermandaat 2021 Registratienummer: 1863970 Datum: Datum van het mandaatbesluit

Bijlage bij het mandaatbesluit ambtenaren 2018, is het Mandaatregister Publiek Registratienummer: 1631819 Datum: Datum van het mandaatbesluit

In het register staan de volgende mandaatregelingen m.b.t. archief: In het register staan de volgende mandaatregelingen m.b.t. archief: - Opmaken verklaring van vernietiging/vervreemding archiefbescheiden - Opmaken verklaring van vernietiging/vervreemding archiefbescheiden - Ontwerpen selectielijsten voor te bewaren en of te vernietigen archiefbescheiden - Ontwerpen selectielijsten voor te bewaren en of te vernietigen - Opstellen van verklaringen van vervreemding (verwijderen archiefbescheiden) en archiefbescheiden het beantwoorden van verzoeken tot vervreemding (ontvangen - Opstellen van verklaringen van vervreemding (verwijderen archiefbescheiden) archiefbescheiden) en het beantwoorden van verzoeken tot vervreemding - Vervangen archiefbescheiden door reproducties (ontvangen archiefbescheiden) - Vervangen archiefbescheiden door reproducties

Aanname dat dit ook dit jaar gebeurd is. Graag wederom bevestiging van de archief- en informatieinspecteur.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Ja. Bevestigd door archief- en informatieinspecteur tijdens over 04-032020). Er wordt ongeveer vier keer per jaar een verklaring van vernietiging opgesteld.

In 2020 was er een dienstverleningsovereenkomst met Karmac, zie Verseon nummer: 458596 en 432218.

Overeenkomsten zijn opgezegd in 2020, zie Verseon nummer: 1805452 . Einddatum is 21 januari 2021.

Gaat om dossiers stroomopwaarts: Clientendossiers, Verhaaldossiers en Terugvordering dossiers.

De overeenkomst was op basis van dit principe in dienstverleningsovereenkomst met Karmac.

Dit stond niet in dienstverleningsovereenkomst met Karmac.

Verschillende maatregelen, zie dienstverleningsoverleenkomst met Karmac

N.v.t.

papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Gemeente Vlaardingen maakt gebruik van DROP om op een gemeenteblad te publiceren. Dat doen we al sinds 2014 voor alles wat elektronisch gepubliceerd mag worden. Als service noemen we de bekendmakingen/verordeningen ook wekelijks in gemeentenieuws en kunnen inwoners deze vinden in oa de omgevingsalert app

Meer info vind je ook op: https://secure.vlaardingen.nl/share/page/site/informatieMeer info vind je ook op: bekendmakingen/dashboard https://secure.vlaardingen.nl/share/page/site/informatieEn bekendmakingen/dashboard https://www.vlaardingen.nl/Bestuur/Regelgeving_en_bekendmakingen/Wet_en_r En egelgeving https://www.vlaardingen.nl/Bestuur/Regelgeving_en_bekendmakingen/We En t_en_regelgeving https://www.vlaardingen.nl/Bestuur/Regelgeving_en_bekendmakingen/Bekendm En akingen https://www.vlaardingen.nl/Bestuur/Regelgeving_en_bekendmakingen/Bek endmakingen

officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. Drop wordt beheerd door KOOP, Kennis en Exploitatiecentrum voor Officiele Overheidspublicaties.

ervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Loonkosten De totale loonkosten zijn: 943k (totale loonkosten + de loonkosten van applicatiebeheerder Verseon).

Loonkosten De totale loonkosten zijn: 847k (totale loonkosten + de loonkosten van applicatiebeheerder Verseon)

Er is geld bij door indexatie en overheveling formatief budget. Indexatie: In 2021 is een taakstelling geweest van 15.000 (2%); In 2021 een verhoging van 4% vanuit CAO.

Materiele kosten Budget voor materiële kosten bedraagt 18k

In 2021 werd het materiele budget gebruikt voor de aanschaf van twee scanners (verseonnummer?).

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

In 2020 werd het materiële budget voornamelijk gebruikt voor het opslaan, vernietigen en verhuizen van archiefbescheiden, die in bewaring was/lag bij een externe leverancier. Het contract met deze leverancier is medio 2020 beëindigd, omdat het aantal te bewaren archieven afgenomen was. Het resterende deel is vernietigd of naar de gemeente Vlaardingen verhuisd.

king archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA,

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Totaal fte gemeente is 420fte (zoals op 25 maart 2022)

Totaal fte gemeente is 420fte (zoals op 29 maart 2021)

13,41fte

medewerker post/scannen3,00 medewerker informa ebeheer2,00 medewerker digitaal werken1,88 beheerder semi-sta sch archief1,00 adviseur recordmanagement0,75 coordinator IB/kwaliteitsmedewerker1,00 adviseur informa ebeheer2,78 teammanager1,00

In 2021 zijn is in de voorbereiding naar het Zaakgericht werken waarin de procedurele afspraken en interne richtlijnen mbt documentopslag worden meegenomen.

Dit zou eventueel onderzocht moeten worden. Visnet berichten, SSP (Topdesk), Verseon cursus, … Zodra het Handboek Informatiebeheer definitieve vorm heeft is de ambitie deze ook te delen met de organisatie. Denk ook aan actieve bijdrage aan Harington. Eventueel plan van aanpak publiciteit.

Opzet is gemaakt voor een Inforamtiepagina op Alfresco (intranet) waar collega's informatie kunnen vinden over documentopslag e.d. Verder zijn de informatiekanalen behouden zoals, ssp, generiek tel.nmr, Verseon cursus. en plaatst team IB met regelmaat berichten op Visnet als daar aanleiding toe is. Communicatie over gebruik- en werken in Verseon geen verbeterstappen ondernomen, omdat enerzijds gebrek aan capaciteit; focus op beheerstaken en wegwerken achterstanden. anderzijds omdat we capaciteit hebben ingezet in aanloop zaakgericht werken.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Het gaat voornamelijk om archiefbescheiden: - Waar nog geen zaaktype aan gekoppeld is - Die nog afgedaan moeten worden

1. Dagdozen Verseon. Nog saneren, de te bewaren stukken eruit halen en de op 1. Dagdozen Verseon. Nog saneren, de te bewaren stukken eruit halen en termijn te vernietigen stukken op vernietigingslijsten plaatsen. Werkzaamheden de op termijn te vernietigen stukken op vernietigingslijsten plaatsen. zullen door de nieuwe medewerkers informatiebeheer opgepakt kunnen worden. Werkzaamheden zullen door de nieuwe medewerkers informatiebeheer Fysiek archief in depot. opgepakt kunnen worden. Fysiek archief in depot. *er is hier dit jaar aan gewerkt, maar er is ook nog achterstand. 2. Vernietigen in Verseon. Scripten wordt binnenkort uitgevoerd, daarna kan 2. Vernietigen in Verseon. Scripten wordt binnenkort uitgevoerd, daarna kan vernietiging in Verseon van start. vernietiging in Verseon van start. 3. Dagdozen SOW, archiefbescheide clientendossiers van drie gemeente *Er is gescript ter voorbereiding van vernietiging, maar er is nog niet daadwerkelijk door elkaar. Een fysiek archief in (klein)depot. vernietigd. 4. Archief van SOW retour gekomen van Karmac. 3. Dagdozen SOW, archiefbescheide clientendossiers van drie gemeente door 5. Losse mappen van schuldhulpverlening waarvan de periode onbekend is. elkaar. Een fysiek archief in (klein)depot. 6. Achterstanden in Verseon. Zie bijlage 'Notitie Verseon' *Er is een voorstel opgesteld om dit op te pakken, staat nog open. 4.

Archief van SOW retour gekomen van Karmac. *Er is hieraan gewerkt, maar er is ook nog achterstand. 5. Losse mappen van schuldhulpverlening waarvan de periode onbekend is. *Is weggewerkt 6. Achterstanden in Verseon. Zie bijlage 'Notitie Verseon' *Er is gescript er is ook nog achterstand.

1. Dagdozen Verseon: 391 2. Vernietigen in Verseon: niet bekent, er wordt nog niet vernietigt in Verseon. 3. Dagdozen SOW: 1669 dozen/209 mtr. + 154 dozen = 77mtr 4. Archief van SOW Karmac: 154 dozen = 77mtr 5. x (is weggewerkt) 6. open

1. Dagdozen Verseon: 373 archiefdozen/47 mtr. 2. Vernietigen in Verseon: niet bekent, er wordt nog niet vernietigt in Verseon. 3. Dagdozen SOW: 1669 dozen/209 mtr. 4. Archief van SOW Karmac: 154 dozen = 77mtr 5. Losse mappen van schuldhulpverlening: 6 kasten vol = 35 mtr 6. Achterstanden Verseon: zie bijlage 'Notitie Verseon'

Van de achterstanden dagdozen verseon is een inschatting gemaakt: precies 144 uur/4weken werk. Plan van Sandra (Bijlage?).

Daar is geen totaal inschatting van gemaakt.

Van de overige punten is geen totaal inschatting gemaakt.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

In het algemeen was er een gebrek aan sturing door het management.

Specifiek: 1. Dagdozen Verseon: Volgens vervangbesluit 2013 wordt gescand documenten in dagdozen opgeslagen. Maar vervanging wordt niet toegepast dus dagdozen worden niet vernietigd. Dat komt door kwaliteit digitaal afdoende is. Daarbij is selectie te bewaren stukken niet consequent toegepast. 2. Vernietigen in Verseon: Vernietigingsmodule in Verseon . Aangeschaft in 2017, zie Verseon nummer: 1626315. Achterstand in Verseon moet gescript worden zodat vernietigingsmodule gebruikt kan worden. Dat heeft te maken met koppelingen van registraties aan DSP-lijst. In 2019 test gedaan opstellen vernietigingslijst in Verseon, dit werkte niet. Er kwam geen overzichtslijst met aantal geselecteerde te vernietigen stukken tevoorschijn. Melding 16 augustus 2019 en staat nog open bij Circle. 3. Dagdozen SOW: het is onduidelijk wat er met de documenten moet gebeuren. 4. Archief van SOW Karmac: Opdracht voor uitplaatsen en retoursturen van het clientenarchief naar Vlaardingen, zie Versoen nummer: 1796403. 5. Losse mappen van schuldhulpverlening: zijn blijven liggen.Mede door overdracht van arhiefmedewerker naar adviseur recordmanagement . 6. Achterstanden Verseon: zie bijlage notitie Verseon

1. Dagdozen Verseon: Ja 2. Vernietigen in Verseon: Ja 3. Dagdozen SOW: Ja 4. Archief van SOW Karmac: Nee 5.x 6. Achterstanden Verseon: Ja

1. Dagdozen Verseon: Ja 2. Vernietigen in Verseon: Ja 3. Dagdozen SOW: Ja 4. Archief van SOW Karmac: Nee 5. Losse mappen van schuldhulpverlening: Nee 6. Achterstanden Verseon: Ja

Ja, Projecten zijn meegenomen in de planning van team IB. Afhankelijk van het Ja, Projecten zijn meegenomen in de planning van team IB. Afhankelijk van soort achterstand ordt dee besproken in een van de verschillende het soort achterstand ordt dee besproken in een van de verschillende clusteroverleggen. De medewerkers postkamers starten iin 2021 in het Depot met clusteroverleggen. De medewerkers postkamers starten iin 2021 in het het wegwerken van achterstanden. Depot met het wegwerken van achterstanden. Voor achterstandenVerseonzie bijlage: 'KPI 2.2.b PLan van aanpak scripting en Voor achterstandenVerseonzie bijlage: 'KPI 2.2.b PLan van aanpak scripting aanpassing Verseon' en aanpassing Verseon'

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

De werkzaamheden zijn reeds opgepakt. Voor een deel worden de achterstanden De werkzaamheden zijn reeds opgepakt. Voor een deel worden de weggewerkt door automatisch verwerking (scripting). Een ander deel wordt achterstanden weggewerkt door automatisch verwerking (scripting). Een handmatig opgepakt en afgerond. ander deel wordt handmatig opgepakt en afgerond. 1. Dagdozen Verseon: start 2021 2. Vernietigen in Verseon: na scripts kan verder gewerkt worden aan vernietigingsmodule 3. Dagdozen SOW: start 2021 4. Archief van SOW Karmac: start 2021 5. x 6. Achterstanden Verseon: in 2020 zijn diverse scripts uitgevoerd door Circle in Verseon om de achterstanden weg te werken. Ook in 2021 zijn scripts uitgevoerd. In 2022 zal ook gescript worden.

1. Dagdozen Verseon: start2021 2. Vernietigen in Verseon: na scripts kan verder gewerkt worden aan vernietigingsmodule 3. Dagdozen SOW: start 2021 4. Archief van SOW Karmac: start 2021 5. Losse mappen van schuldhulpverlening: Open 6. Achterstanden Verseon: in 2020 zijn diverse scripts uitgevoerd door Circle in Verseon om de achterstanden weg te werken. In 2021 wordt verder gescript. Zie bijlage: 'KPI 2.2.b Situatie en werkzaamheden Verseon 2020'

eg te werken.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Er is in 2021 geen nieuw toezichtverslag naar de provincie toegestuurd. Dus blijft hetzelfde antwoord staan als bij 2020.

Deels. Er zijn geen schriftelijke aanmerkingen geweest van de provincie. Wel is er contact geweest met de provinciaal inspecteur. *uit toezichtverslag2018-2019: "De provinciale toezichthouders kregen in juli 2019 ook ons toezichtsverslag 2016-2017 onder ogen. Naar aanleiding hiervan heeft de provinciaal archivaris eind 2019 een gesprek gehad met de gemeentearchivaris en de informatie- en archiefinspecteur. De vragen die hij naar aanleiding van de rapportage had, zullen in 2020 besproken worden met de teamleider IB." De provinciaal inspecteur heeft nav vragen van de CvdK aangegeven dat het auditproces op een ander manier zou moeten volgens een PDCA-cyclus. De ervaring van de provincie is dat de toezichtsverslagen van de gemeentes een verplicht nummer is geworden, waarbij deze ook niet tijdig verstuurd worden. VLD is hierin geen uitzondering. Vervolgens nav deze opmerkingen vorig jaar het auditproces aangepast na jaarlijks met een duidelijke rolverdeling tussen IB en KCE. Het versturen van het verslag blijft via de stadsarchivaris gaan, alsmede de contacten.

Voor alle functies geldt dat bij- en nascholing aangemoedigd wordt. Uit de reorganisatie van het team in 2018/2019 bleek dat de vereiste opleidingseisen ontbraken. In het afgelopen jaar zijn verschillende cursussen gevolgd door medewerkers als onderdeel van regulier bijhouden van kennis.

Voor alle functies geldt dat bij- en nascholing aangemoedigd wordt. Uit de reorganisatie van het team in 2018/2019 bleek dat de vereiste opleidingseisen ontbraken.

medewerker post/scannen, deze functie vervalt binnen een jaar. medewerker informatiebeheer MBO (SOD1) medewerker digitaal werken MBO+ (SOD 1 en 2) adviseur recordmanagement HBO werk/denkniveau coordinator IB/kwaliteitsmedewerker HBO werk/denkniveau adviseur informatiebeheer HBO+/WO teammanager HBO+/WO

medewerker post/scannen, deze functie vervalt binnen een jaar. medewerker informatiebeheer MBO (SOD1) medewerker digitaal werken MBO+ (SOD 1 en 2) beheerder semi-statisch archief, deze functie vervalt binnen een jaar adviseur recordmanagement HBO werk/denkniveau coordinator IB/kwaliteitsmedewerker HBO werk/denkniveau adviseur informatiebeheer HBO+/WO teammanager HBO+/WO

De medewerkers post/scannen hebben niet de vereiste opleidingseisen

Een medewerker informatiebeheer heeft opleiding SOD 1 afgerond

Een medewerker informatiebeheer volgt de SOD 1 opleiding

Er is een opleidingsbudget op afdelingsniveau en bedraagt: 40k. De afdeling Er is een opleidingsbudget op afdelingsniveau en bedraagt: 40k. De afdeling bestaat uit ongeveer 50 medewerkers. Vanaf volgend jaar wordt opleidingsbudget bestaat uit ongeveer 50 medewerkers verdeeld per team ipv afdeling.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

N.v.t.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Invullen SA

Informatie- en archiefinspecteur voor Inspectie - 0.8 fte Informatie- en archiefinspecteur voot Andere - 0.2 werkzaamheden Archivaris - 1.0 fte

Deels, Er is een archiefruimte in het pand de Markt: groot- en klein depot. Hierop is een audit uitgevoerd in 2021 . Resultaten van de audit zijn akkoord bevonden door de Adviseur Recordmanagement.

Deels. Er is een archiefruimte in het pand de Markt: groot- en klein depot. Hierop is een audit uitgevoerd in 2020. Met een opmerking over lucht- en temperatuur metingen. Formeel moet het nog goedgekeurd worden. Wordt in 2021 goedgekeurd.

Zie map KPI3 bijlage 'Audit depot 2021' en mail 'Resultaten en akkoord' opmerkingen en adviezen verwoord in actiepunten: 1. Check of in het algemeen calamiteitenplan gemeente Vlaardingen aandacht is voor het Depot, waaruit duidelijk wordt op welke wijze gehandeld moet worden in geval van brand of wateroverlast / of maak Calamiteitenplan Depot Er is geen calamiteitenplan voor het depot of het is niet helder of er in het algemeen calamiteitenplan aandacht is voor het depot. Deze moet te vinden zijn in het depot en indien dit nog niet het geval is toevoeging is op het algemeen calamiteitenplan van de gemeente. *Een calamiteitenplan is een plan waarin is opgenomen op welke wijze gehandeld moet worden in geval van brand of wateroverlast. 2. Mogelijke aanpassingen en verbeteringen van materialen Depot 2.1.Vervangen stellingkast (nr. 27, kast 1) achterin groot depot met 6 hardboard planken. 2.2.Aanschaf Watermelder 2.3.Aanschaf Thermometer 2.4.Aanschaf Hygrometer 2.5.Aanschaf kast voor de berging van elektromagne sche materialen (USBsticks). Een volledig plaatstalen kast voorzien van deuren en een achterwand. (art 6, lid 4)

Audit is akkoord bevonden op 29 december 2021

dec-20

Archiefruimte Depot voldoet, behalve op de mogelijkheid doen van lucht- en temperatuurmetingen en het beschikken over een calamiteitenplan.

Archiefruimte Depot voldoet op een punt na, zie opmerking regel 106.

De mogelijkheid om lucht- en temperatuurmetingen te kunnen doen en het beschikken over een calamiteitenplan.

Lucht- en temperatuur metingen.

Audutrapport over archiefbewaarplaats depot plein emaus. Twee of drie punten waar niet aanvoldaan wordt. Westnieuwland is nog nooit als officiele archiefbewaarplaats aangewezen. Moet nog officieel door college worden aangewezen.

Auditrapport over archiefbewaarplaats depot plein emaus. Twee of drie punten waar niet aanvoldaan wordt. Westnieuwland is nog nooit als officiele archiefbewaarplaats aangewezen. Moet nog officieel door college worden aangewezen.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Vooruitlopend op het project ZGW, dat in 2022 zal worden geïmplementeerd, is een verkenning uitgevoerd om te bepalen welke velden uit de I-navigator moeten worden overgenomen in het zaaksysteem.nl. Voor de inrichting van de zaaktype in het Zaaksysteem.nl is de I-navigator de basis en vanuit het worden de bewaar en vernietigingstermijnen gekoppeld aan de afzonderlijke zaken in het zaaksysteem. Op basis van deze informatie worden de zaken in het zaaaksysteem.nl geplaatst op een vernietigings- of overdrachtslijst.

Deels, In 2020 werd gestart meet het maken van een overzicht door team IM. In de bijlage staat het architectuurplaat waarop ook de DMS of RMA staat aangegeven definitief vorm gekregen in 2021. Zie bijlage: '20210318 VLD Applicatie referentie architectuur (definitief)'

In Mavim wordt de procesinformatie vastgelegd die te maken heeft met het uitvoeren van het proces binnen de organisatie. Hierin is in 2021 een deel van de processen beschreven. Informatie die nodig is voor de inrichting van het zaaksysteem worden in de I-Navigator vastgelegd. Hiervoor wordt in 2022 een format opgesteld.

Het overzicht van applicaties komt uiteindelijk in Mavim.

Er is geen concreet zicht op eventueel ontbrekende functionaliteiten van de afzonderlijke vakapplicaties. Er is wel zicht op ontrekende functionaliteiten van verschillende afzonderlijke vakapplicaties, zoals: Barracuda, Alfresco, Netwerkschijven. Dit is in meerdere stukken megenomen, Xillio rapport, toezichtverslagen,

In het teamplan (2022-2025) heeft team Informatiebeheer het omschrijven van informatiebheerplannen meegenomen, waarin deze ontbrekende functionalisteiten van de afzonderlijke vakapplicaties kunnen worden meegenomen (zie map KPI 3 bijlage: 'teamplan IB' pagina 8 onder projecten,).

Informatiemanagenemt is verantwoordelijk voor de invulling van Mavim en heeft IB gevraagd een bijdrage te leveren aan de invulling over informatiebeheercomponent.

Er is naast dit totaaloverzicht ook een overzicht van applicaties in een Excel, zie bijlage 'Bijlage 1 Overzicht Applicaties'.

n NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale

Op de website van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond kan je alle regionale plannen terugvinden, zoals Regionaal Risicoprofiel, Regionaal Crisisplan etc. Zie: https://vr-rr.nl/over/cijfers-publicaties/

De crisisorganisatie is gericht op rampen e.d. buiten de organisatie. In de audit Depot (zie bijlage Map KPI 3) is als het opstellen van een calamiteitenplan De crisisorganisatie is gericht op rampen e.d. buiten de organisatie. Wat opgenomen als advies: 'Er is geen calamiteitenplan voor het depot of het is niet betreft de archiefruimten zou dit bij Facilitair kunnen liggen. helder of er in het algemeen calamiteitenplan aandacht is voor het depot. Deze moet te vinden zijn in het depot en indien dit nog niet het geval is toevoeging is op het algemeen calamiteitenplan van de gemeente. '

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

Zie Regionaal Crisisplan, 4. 8. 3 Informatiemanagement, pagina 44.

Zie 3.4

op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie

Zie 3.4

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Zie 3.4

Deels, een kwalieitssysteem met daarbij horende Hadboek Kwaliteit, Handboek Informatiebeheer zijn in 2021 vastgesteld. Een kwaliteitsmedewerker is in 2021 gestart bij gemeente Vlaardingen. De coordinator/kwaliteitsmedewerker is gestart met verschillende kwaliteitscontrolesbij het registratieproces en deze verwerkt in de daarvoor opgestelde 'tellijsten'. Het werken met controles en de tellijst bij het inkomend postproces is nog niet de standaard geworden bij de medewerkers die inkomende post registreren.

Nee, een kwaliteitssysteem met daarbij horende Handboek Kwaliteit, Handboek Informatiebeheer, staan in 2020 in conceptvorm. Om het kwaliteitssysteem te effectueren moest de rol van kwaliteitsmedewerker bepaald worden. Een extern onderzoek heeft plaats gevonden over de invulling van de 'Kwaliteitsmedewerker'. Geadviseerd werd om een kwaliteitsmedewerker te werven. Zie bijlage:' "Adviesrapport Gemeente Vlaardingen – Implementatie van het kwaliteitssysteem, 28-09-2020". In januari 2021 is een extern adviseur gestart om een start te maken met de implementatie va het Kwaliteitssysteem. Ook staat vanaf 17-02-2021 een vacature open voor coordinator/kwaliteitsmedewerker.

e kwaliteitszorg”. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in

N.v.t. Ja, maar wordt nog niet toegepast. Zie Handboek Kwaliteitssysteem (map KPI4 bijlage 'Handboek Kwaliteit Informatiebeheer')

N.v.t.

Ja, maar wordt nog niet toegepast. Zie Handboek Kwaliteitssysteem

N.v.t.

Wordt nog niet toegepast

N.v.t.

Wordt nog niet toegepast

N.v.t.

Deels, algemene informatie over informatiebeheer is te vinden op de Self Service Portal van de gemeente. Gekozen is voor implementatie van het kwaliteitssystereem met kwaliteitscontroles binnen team IB, waarna later de implementatie van het kwaliteitssysteem in de organisatie geimplementeerd kan worden.

N.v.t.

Ja Dagelijks bij het registreren van inkomende post (nog niet volledig, zie antwoord 4.1a) Elk kwartaal in het depot Dozen te bewaren stukken

N.v.t.

Algemene informatie over informatiebeheer iste vinden op de Self Service Portal van de gemeente. Gekozen is voor implementatie van het kwaliteitssystereem met kwaliteitscontroles binnen team IB, waarna later de implementatie van het kwaliteitssysteem in de organisatie geimplementeerd kan worden.

N.v.t.

Ja, zie Handboek Kwaliteitssysteem

N.v.t.

Ja, zie Handboek Kwaliteitssysteem

N.v.t.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

k betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.

Deze KPI vragenlijst werd voor het eerst als basis voor de methode voor het toezichtverslag 2020 gebruikt. Het verslag van het toezicht over het jaar 2020 is toegevoegd aan het verslag 2018-2019. De methode voor toezicht in 20218-2019 was niet op basis van de KPI's, zie Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen (2020), waardoor het Toezichtverslag over drie jaren niet volledig de methode van de voorliggende archief-KPI's voldoet. Het laatste jaar wel.

Deels. In de toezichtverslagen 2016-2017 en 2018-2019 worden KPI's aangehaald maar niet alle KPI's besproken. Toezichtverslag 2016-2017 refereert naar KPI's: 1.1, 1.2, 1.3, 1.5, 2.1a en c, 3.1, 3.2, 3.10, 4.1, 4.2, 4.4, 4.5a, 4.6a en b, 5.2.a en b en 10.3a. In toezichtverslag 2018-2019 wordt niet gerefereerd naar specifieke KPI's. Verschillend welke facetten inspectieverslag aan de orde stelt. Thema's zijn uiteenlopend met verschillende bevindingen en adviezen. Het is niet altijd duidelijk wanneer en waarom sommige KPI's nauwkeurig worden besproken en andere ontbreken. In het toezichtverslag 2016-2017 wordt uitgelegd waarom deels gebruik gemaakt wordt van de KPI's, dit zou "onvoldoende ingaan op de inspanningen genomen door de gemeentelijke organisatie". Sommige KPI's worden benoemd en andere blijven onbesproken. In het toezichtverslag 2018-2019 is de methode op basis van de KPI's nog verder losgelaten. In de inleiding wordt nog wel gerefereerd naar de KPI's: "Ik volg hierbij de bekende tien ijkpunten, de zogenaamde KPI’s", maar er wordt verder niet meer naar KPI's gerefereerd. In het verslag komt de methode -hoe het verslag tot stand- komt niet altijd even helder naar voren. Er is afgesproken om een nieuwe toezichtprocedure in te richten. Een jaarlijkse cyclus i.p.v. om de twee jaar.

Op basis van de KPI's zodat methode van toezicht helder wordt en toezichtverslagen en KPI rapport van verschillende jaren met elkaar vergeleken kunnen worden.

Het verslag wordt als APO aan het college aangeboden.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Het verslag wordt als APO aan het college aangeboden.

Ja, er wordt vanaf dit jaar elk jaar een verslag opgesteld, dat is binnen de wettelijk Deels, er wordt om de twee jaar een toezichtverslag opgesteld, conform de bepaalde regelmaat en conform dse archiefverordening waarin 'tweejaarlijks' is archiefverordening waarin tweejaarlijks is opgenomen. opgenomen. Maar zowel bij het toezichtverslag 2016-2017 als toezichtverslag 2018-2019 Dat er jaarlijkst verslag wordt gedaan heeft twee redenen. Ten eerste werd niet werd 'de deadline' niet gehaald. En werden zij pas later aan het college altijd aan de doelstelling om tweejaarlijks te rapporteren gehaald, waardoor de gepresenteerd. "toezichtverslag 2016-2017" in 2019 en "toezichtverslag wettelijke regelmaat niet gehaald werd en waardoor sturen op resultaten uit het 2018-2019" in 2021. rapport uitdagend was. Ten tweede zijn er ontwikkelingen in het informatiedomein (te denken aan bijvoorbeeld; 1. intern: zaakgericht werken, digitaal samenwerken en 2.extern: Wet open overheid) waardoor jaarlijkse rapportage wenselijk is, zodat tijdig gerapporteerd en gestuurd kan worden.

de archiefbescheiden?

Er zijn meedere overzichten, denk daarbij aan: Plaatsingslijst (Depotlijst) voor het fysieke archief, inventarislijsten, overzicht applicaties VLD en een Register van Verwerking.

Ambitie is er om van de applicaties Mavim en iNavigator een centraal punt te maken voor deze overzichten.

Analoog Analoog - Plaatsingslijst (depotlijst). Dit is een overzicht van de in het archiefdepot - Plaatsingslijst (depotlijst). Dit is een overzicht van de in het archiefdepot aanwezige op termijn te vernietigen fysieke archiefbescheiden. Zie bijlage: aanwezige op termijn te vernietigen fysieke archiefbescheiden. Zie bijlage: 'ACTUELE LIJSTTOEVOEGEN!' 'Depotlijst Markt 20210118', de lijst zoals op 8 februari 2021) - Inventarislijsten. Overzichten van te bewaren archiefbescheiden. Is in het beheer - Inventarislijsten. Overzichten van te bewaren archiefbescheiden. Is in het van het Stadsarchief. beheer van het Stadsarchief. Digitaal Vooruitlopend op het project ZGW, dat in 2022 zal worden geïmplementeerd, is een verkenning uitgevoerd om te bepalen welke velden uit de I-navigator moeten worden overgenomen in het zaaksysteem.nl. Voor de inrichting van de zaaktype in het Zaaksysteem.nl is de I-navigator de basis en vanuit het worden de bewaar en vernietigingstermijnen gekoppeld aan de afzonderlijke zaken in het zaaksysteem. Op basis van deze informatie worden de zaken in het zaaaksysteem.nl geplaatst op een vernietigings- of overdrachtslijst.

Digitaal Binnen de gemeente Vlaardingen zijn enkele systemen die door iedere medewerker gebruikt (kunnen) worden bij het omgaan met informatie: het Klant Contact Systeem, het document management systeem (Verseon), de samenwerkingsruimte (Alfresco), de gemeenschappelijke schijven, de emailapplicatie en de website.

Analoog Dossierniveau

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Analoog Dossierniveau

Dossierniveau

In 2019 op fysieke archiefbescheiden. Zie bijlage: 'Depotlijst Markt 20210118'

Digitaal In Verseon worden geen dossiers gevormd, wel worden documenten aan elkaar gekoppeld. Het aanmaken van documenten in Verseon is voor alle medewerkers mogelijk. Medewerkers met de basiswerkklasse (medewerker standaard) kunnen documenten aan producten koppelen. Documenten kunnen alleen aan producten worden gekoppeld. Producten kun je niet aan andere producten koppelen, deze kun je wel aan elkaar relateren. Ook kan een document maar aan één product tegelijk gekoppeld zijn.

Analoog Plaatsingslijst op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Beschrijvende metadata: Categorie volgens gemeentelijke selectielijst, dossieromschrijving, periode, vernietigingsjaar, archiefvormer, aantal dozen, doosnummers, plaats in het depot. Inventarislijsten te bewaren archiefbescheiden. Beschrijvende metadata: Archiefnummer, Dossiernummer, Bac-nummer, hoofdrubriek, dossieromschrijving, periode.

Digitaal Verseon Digitaal Verseon Bespreken welke overzichten hier horen. Het Handboek IB geeft inzichten in Bespreken welke overzichten hier horen. Het Handboek IB geeft inzichten in registratie mogelijkheden Verseon. Eventueel applicatiebeheerder Verseon vragen registratie mogelijkheden Verseon. Eventueel applicatiebeheerder Verseon voor uitdraai overizcht. Maak overzicht van de metadata Depot lijst vragen voor uitdraai overizcht. Maak overzicht van de metadata Depot lijst Eventueel aan te vullen met metadata in te vullen voor producten en documenten Eventueel aan te vullen met metadata in te vullen voor producten en Verseon documenten Verseon

Niet van een ZTC wel van een DSP-lijst. Zie bijlage KPI 5 'Kopie 21-03-22 DSP-lijst nieuwe stijl VLD - compleet'

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Niet van een ZTC wel van een DSP-lijst. Zie bijlage KPI 6 'Kopie 26-03-21 DSPlijst nieuwe stijl VLD - compleet'

Analoog Ja, wordt in aantal dozen bijgehouden. Aantal dozen staan genoemd depotlijst. In de plaatsingslijst van op termijn te vernietigen archiefbescheiden staan het aantal archiefdozen per plank vermeld. Zie ook bijlage: 'overzicht aantal meters en stellingen depot Markt'.

Digitaal Verseon Uitvragen applicatiebeheerder Verseon/Circle

Nee. Tijdens optimalisatie dienstverlening worden processen van de organisatie inzichtelijk gemaakt in Mavim.

Er is een applicatieoverzicht.

Vanaf 2019 -2020 is een project optimalisatie dienstverlening gestart. Waarin onder andere werkprocessen en applicatielandschap geoptimaliseerd gaan worden. In Mavim wordt een applicatieoverzicht gemaakt en in 2020 heeft IB I-navigtor aangeschaft voor Bedrijfsprocesnaam, gemmareferentiecomponent, toelichting, doelproces, termijnen, kaders, vertrouwelijkheden bewaartermijnen, locatiearchief, vervanging, documenttype, resultaattype, statustype, persoonsgegevenschecklist Zie bijlge '20210318 - VLD Applicatie referentie architectuur (definitief)' Map KPI 3.

De CISO/FG heeft een verwerkingsregister (zie map KPI 5 bijlage: 'Openbaar RvV De CISO/FG heeft een verwerkingsregister (zie bijlage: 'Openbaar RvV Vlaardingen 01-02-22' en bijlage: 'Register van Verwerkingen Vlaardingen 01-02- Vlaardingen' en bijlage: 'RvV Vlaardingen 01-02-21'), daarin wordt 22'), daarin wordt bijgehouden of en in welke processen/verwerkingen sprake is bijgehouden of en waar er sprake is van persoonsgegevens. De verwachting van persoonsgegevens. De processen van de gemeente zijn momenteel uitgewerkt is dat in 2021 de AVG module in I-navigator gebruikt gaat worden, om direct in Mavim en gekoppeld met de processen in i-Navigator. Het doel is om in 2022 de te verbinden met het nieuwe zaaksysteem. processen in i-Navigator ook op maat te snijden zoals de processen in Mavim. In 2021 gaan we starten met een nieuwe zaaksysteem, om de veiligheid van In 2022 gaat de gemeente verder met het inrichten van het nieuwe zaaksysteem. de huidige documenten te kunnen borgen zijn er vertrouwelijkheids catg. in Hierin zal ook de vertrouwelijkheid van (persoons)gegevens aangegeven worden. verseon ingericht namelijk: vertrouwelijk, persoonvertrouwelijk, etc. Dit zorgt er voor dat bepaalde documenten niet door elke gebruiker ingelezen kan worden.

In het huidige RvV is de beperking aan de openbaarheid niet bijgehouden.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

In het huidige RvV is de beperking aan de openbaarheid niet bijgehouden.

Zie bijlage ‘Applicaties VLD – lijst tbv Log4j bijgewerkt 29-12-2021' In de bijlage staan ook de netwerkschijven, emailboxen en gemeentelijke databases.

Zie bijlage KPI 3 '20210318 - VLD Applicatie referentie architectuur (definitief)' Inde bijlge daarin staan ook de netwerkschijven, emailboxen en gemeentelijke databases.

Nee, deze staan in het overzicht ‘Overzicht websites en digitale middelen gemeente Vlaardingen voor toepassen digitale toegankelijkheid’ (zie bijlage)

Open nee, maar waarschijnlijk heeft Commucatie wel een overzicht van alle bronnen.

en in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze kpi zijn twee zaken van belang: ntelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn

atuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in sociale media.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Nee

Wij hebben TMLO/MDTO nog niet ingericht. TMLO vaststellen is meegenomen in het teamplan IB (zie map KPI3 bijlage: 'Teamplan IB'

Wij hebben TMLO/MDTO nog niet ingericht. De metadata wat momenteel opgenomen wordt in Verseon is opgenomen bij KPI 5.1

ormuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties;

f aan op welk niveau de kpi is beantwoord. eersysteem voor de gehele collectie.

Ja, voor analoge archiefbescheiden zie depotlijst.

Analoog

Nee - Adviseur Recordmanagement er op wijzen dit op te nemen in toekomstige vernietigingslijst;

- identificatiekenmerk - inhoudsbeschrijving Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor documenten

Ja, periode staat genoemd in depotlijst.

In depotlijst staat archiefvormer genoemd.

Ja, op de depotlijst staat de taak of werkproces omschrijven, bijvoorbeeld: ‘riolering’ bij de afdeling stedelijk beheer.

Ja dat is opgenomen in het archiefbesluit/beheerregeling staat dat orginele document met bepaalde metadata.

Als het om bewaren van informatie gaat, is de vorm niet essentieel. Daarom staat Als het om bewaren van informatie gaat, is de vorm niet essentieel. Daarom er: ‘ongeacht hun vorm’, wat betekent dat ook digitale archiefbescheiden zoals staat er: ‘ongeacht hun vorm’, wat betekent dat ook digitale databases, websites en social media voor archivering in aanmerking komen archiefbescheiden zoals databases, websites en social media voor archivering in aanmerking komen Antwoord geformuleerd samen met archiefinsepcteur Antwoord geformuleerd samen met archiefinsepcteur

Ja, wordt opgenomen

Bewaartermijnen worden vastgelegd. Indien er een migratie heeft plaatstgevonden wordt dit geregisteerd

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Dit gaat waarschijnlijk wel gebeuren in Mavim

oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Zie 5.1

Status van www.vlaardingen.nl op 22-09-2020 "Voldoet niet".

Er is een toegankelijkheidsverklaring op de website geplaatst.

Zie: https://www.vlaardingen.nl/Algemene_informatie/Toegankelijkheid

Toelichting op de website: De website www.vlaardingen.nl is in januari 2020 vernieuwd en er is tijdens de bouw rekening gehouden met toegankelijkheid.

Voor de toegankelijkheid hebben we daarnaast het volgende geregeld:

Geautomatiseerd toetsen van de webrichtlijnen door de tool Siteimprove. Quickscan en onderzoek naar de toegankelijkheid door een onafhankelijke deskundige in 2020 en 2021. Interne controle vóór publicatie: Onze redactie toetst vóór publicatie alle content op toegankelijkheid. Periodieke interne controle: Onze redactie voert periodiek tussentijdse controles uit op de content Overig: De gemeente vraagt bezoekers van de website melding te doen van eventuele onvolkomenheden

Deels, staat nog open bij het implementeren van het Rgister van Verwerking (antwoord in overleg met archiefinspecteur 04-03-2021).

kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in

Printers DIN3

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Printers DIN3

In depot Markt: • Zuurvrije golfkartonnen gemeente archiefvouwdoos. • Deze archiefdoos voldoet aan de strenge ICN kwaliteitseis nr.4 en aan de eisen van Nederlandse Archiefwet.

Certificaten • ICN2-gecertificeerde kartonnen map met JalemaClipex. •Gemaakt van 270 g/m² chloorvrij en zuurvrij Colorkra karton. Certificaten • Scheidingsstrook vervaardigd van 180grs zuurvrij recycled karton. • Onbedrukt met 2-gaats ponsing. Certificaten

Overgedragen bij SA. Overgedragen bij SA. Na overleg met Huib (03-04-2021): Na overleg met Huib (03-04-2021): SA gebruikt uurvrije materialen en zuurvrije dozen en de bewaarplaats voldoet aan SA gebruikt uurvrije materialen en zuurvrije dozen en de bewaarplaats de klimaatomgeving. voldoet aan de klimaatomgeving. Enkele oude archieven bevinden zich nog i nniet zuurvrije archiefmaterialen.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Enkele oude archieven bevinden zich nog i nniet zuurvrije archiefmaterialen.

Nee, let wel dat het hier gaat om een archiefruimte onder de markt waar geen te bewaren stukken worden bewaard. Te bewaren stukken worden overgebracht naar het Stadsarchief en in een arhiefbewaarplaats bewaard, die voldoe wel aan de gestelde eisen. * aangepast naar DEELS ipv NEE

Nee In de audit werd het ontbreken van meetinstrumenten ook genoemd.

In de audit werd het ontbreken van meetinstrumenten ook genoemd. zie audit.

zie audit.

in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven

Nee

Zie KPI 4. er wordt gewerkt aan een kwaliteitssysteem die de componeten van RODIN meeneemt

In 2019, wordt er gewerkt aan een kwaliteitssysteem die de componeten van RODIN meeneemt

Vraag staat uitbij CISO

CISO heeft het onderstaande verklaard: Bewaartermijn van backups bij Vlaardingen: maximaal 1 jaar Manier van opslag: Onze storage is niet direct benaderbaar vanaf het interne netwerk, alleen rechtstreeks via de netwerkserver. Dit betekent een scheiding van de productie en werkomgeving en een vormt zo een blokkade voor het kunnen uitvoeren van ransomware. Er is geverifieerd met onze leverancier of onze backups “ransomwareproof” zijn. De leverancier heeft uitgelegd wat, en hoe, geregeld is om dat te bewerkstelligen. Onze backups zijn, voor zover technisch mogelijk, “ransomwareproof”. Verder is het de bedoelding dat deze oplossing met behulp van nieuwe inzichten steeds verder wordt aangescherpt. De leverancier wil in de toekomst de backup met behulp van de nieuwste technieken zo inrichten, dat de gegevens van de laatste maand nooit en te nimmer kunnen worden gemanipuleerd en beschikbaar zijn. Deel-restores, het terugplaatsen van bepaalde bestanden of systeemonderdelen uit de backup, worden periodiek uitgevoerd. Deels als test, deels in het reguliere werkproces. Een restoretest van de gehele omgeving is (bij weten van de huidige CISO) nog nooit uitgevoerd.

ging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Zie daarvoor:

Nee

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Nee

lement nummer 21. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

Nee

Vlaardingen loopt achter op het organiseren van het gehele Vlaardingen loopt achter op het organiseren van het gehele informatiehuishouding, ook in de rol binnen de gemeente. Sinds 2019 is informatiehuishouding, ook in de rol binnen de gemeente. Sinds 2019 is vlaardingen steeds meer aan het door ontwikkelen om de informatiehuishouding vlaardingen steeds meer aan het door ontwikkelen om de te verbeteren. Men is eerst gestart om de gemeentelijke werkprocessen in kaart te informatiehuishouding te verbeteren. Men is eerst gestart om de brengen. gemeentelijke werkprocessen in kaart te brengen. In voorbereiding van de nieuwe informatiestrategie en Informatiebeleid is aangegeven dat het opnemen van een openstandaard een wenst is. Informatiemanagement (verantwoordelijk voor de opstelling van de I-Strategie en I-beleid) onderschrijft het belang om te werken met zo'n standaard. Het zou in dat geval onderdeel worden van het I-beleid, zoals we bijvoorbeeld ook GEMMA volgen. De DUTO zou een mogelijke standaard kunnen zijn. Zie ook toelichting op vragen uit Raad op KPI 5.9 2020, zie bijlage Beantwoording technische vragen D66 over Toezicht 2018-2020.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Nee/deels

Er zijn functionaliteiten in applicaties die hier voor zorgen, denk aan een audittrail Er zijn functionaliteiten in applicaties die hier voor zorgen, denk aan een of rollen en rechten in een applicatie als Verseon. Maar er zijn geen functionele audittrail of rollen en rechten in een applicatie als Verseon. Maar er zijn eisen vastgesteld. Ook is er geen bewaarstrategie. geen functionele eisen vastgesteld. Ook is er geen bewaarstrategie. Er zijn afspraken over gebruik Alfresco, maar bijvoorbeeld niet over regels die Er zijn afspraken over gebruik Alfresco, maar bijvoorbeeld niet over regels gedrag beinvloeden hoe er op Alfresco gewerkt moet worden. Denk aan het die gedrag beinvloeden hoe er op Alfresco gewerkt moet worden. Denk aan maken van benamingsafspraken documenten. Deze gedragsregels ('netiquetten) het maken van benamingsafspraken documenten. worden op termijn meegenomen in de opleidingsmodule digitale vaardigheden van de Vaardingse School, die beheerd wordt door HRM. [Vraag staat uit bij HRM]

t vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

Er worden vanuit Verseon geen compressie- en/of encryptietechnieken gebruikt voor de archivering. Ook in de oude Docman is dit niet het geval. (Vais en Walvis Post bevatten momenteel alleen metadata)

nde staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). Ja: Verseon is een on-premise applicatie die alleen te benaderen is via SSO. Er zijn alleen wat "dedicated" accounts voor SOW medewerkers. De applicatie wordt gehost in het beveiligde datacenter van Vlaardingen op de markt 11. Verseon wordt nog regelmatig geupdate.

Ja: Verseon is een on-premise applicatie die alleen te benaderen is via SSO. Er zijn alleen wat "dedicated" accounts voor SOW medewerkers. De applicatie wordt gehost in het beveiligde datacenter van Vlaardingen op de markt 11. Verseon wordt nog regelmatig geupdate.

Ja: Docman staat los onpremise gehost en is alleen benaderbaar via Remote Desktop Protocol. Hier kan dus verder niemand van buiten bij.

Overbrengen gebeurd fysiek. Digitaal is beschermd via een veilige omgeving van Secure mail.

Intern dit is niet van toepassing

Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Nee, er is een vervangbesluit maar deze wordt niet toegepast.

Zie ook bijlage 'Beantwoording technische vragen D66 over Toezicht 20218-2020', voor toelichting op 6.1. Ja Ja http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Vlaardinge http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Vlaar n/CVDR360251.html dingen/CVDR360251.html Nee

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Nee

Vervanging is niet effectief, zie 6.1.a. Dit komt onder andere omdat Archiefregeling Vervanging is niet effectief, zie 6.1.a. Dit komt onder andere omdat art.26b.f "De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het Archiefregeling art.26b.f "De inrichting van de controle op juiste en herstel van fouten" onvoldoende is. volledige weergave en van het herstel van fouten" onvoldoende is. Dit hangt samen met het kwaliteitsysteem, welke uitiendelijk zorgt dat ook dit Dit hangt samen met het kwaliteitsysteem, welke uitiendelijk zorgt dat ook punt voldoet. dit punt voldoet.

26.b.f. "De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten" onvoldoende is.

die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van In Vervangbesluit 2013 is restrospectieve vervanging niet opgenomen.

In Vervangbesluit 2013 is restrospectieve vervanging niet opgenomen.

In het concept Vervangbesluit uit 2018 is ook retrospectieve vervanging opgenomen. Zie Verseon nummer: 1663537 en 1678333

Concept Handboekvervanging 2018: 1678336

Let op Vervanging 2018 is concept en niet besloten. Definitieve besluitvorming wordt verwacht bij ingebruikname van nieuw zaaksysteem.

Let op Vervanging 2018 is concept en niet besloten

Deels, doordat de gemeentelijke werkprocessen nog niet volledig in beeld zijn, is team Informatiebeheer belast met het feit er enkel een migratieproject gestart kan worden als een informatie manager benaderd wordt om een applicatie te vernietigingen. Indien de benadering correct verloopt informeert de informatiemanager, team Informatiebeheer over het betreffende verzoek.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12492298/3