Bijlage 1 bij Toezichtverslag 2021
Tekst van het document
Deels, doordat de gemeentelijke werkprocessen nog niet volledig in beeld zijn, is team Informatiebeheer belast met het feit er enkel een migratieproject gestart kan worden als een informatie manager benaderd wordt om een applicatie te vernietigingen. Indien de benadering correct verloopt informeert de informatiemanager, team Informatiebeheer over het betreffende verzoek.
lleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten Ja
n aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
78
Analoog Ja, staat opgenomen in de depotlijst
Analoog Ja, staat opgenomen in de depotlijst
Digitaal Ja, in Verseon zijn de bewaartermijnen gekoppeld aan de DSP lijst. Zie bijlage: 'Kopie 26-03-21 DSP-lijst nieuwe stijl VLD - compleet'
Digitaal Ja, in Verseon zijn de bewaartermijnen gekoppeld aan de DSP lijst. Zie bijlage: 'Kopie 26-03-21 DSP-lijst nieuwe stijl VLD - compleet'
Analoog Analoog In het jaar 2021 heeft de vernietiging plaatsgevonden van diverse dossiers, waarbij Ja, machtiging voor vernietiging wordt gevraagd aan gemeentearchivaris, op een verzoek tot vernietiging en goedkeuring van de Stadsarchivaris zijn verwerkt basis van vernietigingslijsten (voorbeeld uit 2019 verseonnummer: 1739879 (verseonnummer: 1825406) ). Voor overbrengingen wordt verklaring van overbrenging opgesteld (voorbeeld uit 2019 verseonnummer: 1705950 ). Voor 2020 loopt verzoek Digitaal vernietiging (verseonnummer: 1825406 ). Ja, goed voorbeeld is DATA uit applicatie G-rooster is vernietigd in mei 2020 met verklaring (verseonnummer 1785564). Digitaal Ja, goed voorbeeld is DATA uit applicatie G-rooster is vernietigd in mei 2020 Vais/Walvispost digitale registraties zijn vernietigd. PDF bestanden uit met verklaring (verseonnummer 1785564 op brief staat nummer: 1783814 ? Vais/Walvispost overgedragen aan het SA. ) Digitaal vernietigd verzoek vanuit FG op basis van AVG recht tot vergetelheid (map KPI 6. bijlage KOPIE vernietiging op verzoek b. getekende verklaring).
Bij vernietiging gebeurt dit direct. Bij overbrenging gebeurt dit later later.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
Bij vernietiging gebeurt dit direct. Bij overbrenging gebeurt dit later later.
79
Ja. Ja. "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken uit de archieven van "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken uit de gemeentelijke en intergemeentelijke organen", dagtekenende van ná 1850, archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen", dagtekenende vastgesteld bij beschikking van de Ministers van Binnenlandse Zaken en Welzijn, van ná 1850, vastgesteld bij beschikking van de Ministers van Binnenlandse Volksgezondheid en Cultuur, ingaande 1 december 1983, gepubliceerd “20 Zaken en Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, ingaande 1 december 1983, december 1983 in “Nederlandse Staatscourant” gepubliceerd “20 december 1983 in “Nederlandse Staatscourant” en / of en / of “De selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen opgemaakt of “De selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen ontvangen vanaf 1 januari 1996” vastgesteld bij besluit van de Staatssecretaris van opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996” vastgesteld bij besluit van de Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, 21 november 2005 / Nr. C/S&A/05/2376, Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, 21 november 2005 geactualiseerd en vastgesteld Staatscourant 11906 op 25 juni 2012 geldig tot 1 / Nr.
C/S&A/05/2376, geactualiseerd en vastgesteld Staatscourant 11906 op januari 2017” 25 juni 2012 geldig tot 1 januari 2017” en / of en / of “De selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke “De selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017,vastgesteld Staatscourant intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 38013 op 6 juli 2017” 2017,vastgesteld Staatscourant 38013 op 6 juli 2017” En/of En/of Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2019 Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020
Nee
Nee
N.v.t.
f 1996 tm 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005,
Nee. Werken niet met een facultatieve stukkenlijst.
Nee. Werken niet met een facultatieve stukkenlijst.
N.v.t. Bijvoorbeeld zaken die zijn aangemerkt als Hotspot. Er is bijvoorbeeld afgesproken Bijvoorbeeld zaken die zijn aangemerkt als Hotspot. Er is bijvoorbeeld dat corona hotspot is. Dit kan t.z.t. doorgetrokken worden naar ZTC/DSP. (na afgesproken dat corona hotspot is. Dit kan t.z.t. doorgetrokken worden naar overleg met Huib 03-04-2021). ZTC/DSP. (na overleg met Huib 03-04-2021). Het vaststelen van de Hotspotmonitor is meegenomen als onderdeel van het SIO, Het vaststelen van de Hotspotmonitor is meegenomen als onderdeel vanhet alhoewel het in het SIO nog onderdeel van gesprek is of hier een eventuele SIO. Welke vanaf maart 2021 bestaat, zie APO 'Strategisch Informatieoverleg Hotspot zou moeten worden vastgesteld (zie bijlage KOPIE notulen SIO 26 in de Gemeente Vlaardingen', verseon nummer: 1834975 november). Toelichting project Hotspot van Publiek? Klopt het dat er nog geen formeel besluit over is genoemn? CHECKEN HJ
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
80
Ja. vlgs werkinstructie 10.1 vernietiging fysiek archief en werkinstructie 10.2 vernietiging digitaal archief. Zie bijlage: '10.1 werkinstructie vernietiging fysiek archief 20201209' en '10.2 werkinstructie vernietiging digitaal archief 2021021'. Vernietiging digitaal vind echter nog niet plaats. Module voor vernietigen wordt nog ingericht.
Ja. vlgs werkinstructie 10.1 vernietiging fysiek archief en werkinstructie 10.2 vernietiging digitaal archief. Zie bijlage: '10.1 werkinstructie vernietiging fysiek archief 20201209' en '10.2 werkinstructie vernietiging digitaal archief 2021021'. Vernietiging digitaal vind echter nog niet plaats. Module voor vernietigen wordt nog ingericht
Vernietigingsmodule is ondertussen ingericht, maar werkt nog niet.
Ja. Per afdeling wordt een vernietigingslijst gemaakt. Gevraagd wordt of de teammanagers willen nakijken of het terecht is dat de stukken vernietigd gaan worden en of ze akkoord willen geven. De teammanagers krijgen vier weken de tijd om de V-lijst te beoordelen. Door de afdelingsmanagers wordt een verklaring voor akkoord getekend.
Ja. Per afdeling wordt een vernietigingslijst gemaakt. Gevraagd wordt of de teammanagers willen nakijken of het terecht is dat de stukken vernietigd gaan worden en of ze akkoord willen geven. De teammanagers krijgen vier weken de tijd om de V-lijst te beoordelen. Door de afdelingsmanagers wordt een verklaring voor akkoord getekend.
Ja. Volgens de leidraad vernietiging archiefbescheiden is de procedure / het stappenplan als volgt: 1e - Stadsarchivaris ontvangt een lijst met eventuele bijlages en de akkoordverklaringen van de afdelingsmanagers en het verzoek om machtiging tot vernietiging van archiefbescheiden; 2e - Stadsarchivaris checkt de lijst(en) en gaat al of niet akkoord; 3e - De ondertekening geldt als machtiging tot vernietiging; 4e - Stadsarchivaris ontvangt een verklaring van daadwerkelijke vernietiging van archiefbescheiden.
Ja. Volgens de leidraad vernietiging archiefbescheiden is de procedure / het stappenplan als volgt: 1e - Stadsarchivaris ontvangt een lijst met eventuele bijlages en de akkoordverklaringen van de afdelingsmanagers en het verzoek om machtiging tot vernietiging van archiefbescheiden; 2e - Stadsarchivaris checkt de lijst(en) en gaat al of niet akkoord; 3e - De ondertekening geldt als machtiging tot vernietiging; 4e - Stadsarchivaris ontvangt een verklaring van daadwerkelijke vernietiging van archiefbescheiden.
Ja. Wanneer duidelijk is dat het om kopieën gaat worden deze meegenomen in reguliere vernietiging. Zie bijlage: werkinstructie 5.26
Ja. Wanneer duidelijk is dat het om kopieën gaat worden deze meegenomen in reguliere vernietiging. Zie bijlage: werkinstructie 5.26
Werkinstructie Afvoeren van archiefmateriaal tbv gebruikers Werkinstructie Afvoeren van archiefmateriaal tbv gebruikers Dit is een instructie t.b.v. gebruikers voor het afvoeren van archiefmateriaal. Dit is een instructie t.b.v. gebruikers voor het afvoeren van archiefmateriaal. Onder kopje C) staat: Onder kopje C) staat: ‘Is een kopie als kopie te herkennen dan kun je deze direct vernietigen. Als je het ‘Is een kopie als kopie te herkennen dan kun je deze direct vernietigen. Als vermoeden hebt dat het een kopie betreft, maar het origineel ontbreekt, neem je het dan de vermoeden hebt dat het een kopie betreft, maar het origineel ontbreekt, kopie alsnog op in het door IB te saneren archiefmateriaal. neem dan de Aarzel niet om bij twijfel IB te raadplegen. kopie alsnog op in het door IB te saneren archiefmateriaal. Mocht je concepten en kopieën met een vertrouwelijk karakter willen vernietigen, Aarzel niet om bij twijfel IB te raadplegen. maak Mocht je concepten en kopieën met een vertrouwelijk karakter willen dan gebruik van de blauwe verrijdbare papiercontainers, die per verdieping op een vernietigen, maak centrale locatie zijn geplaatst.’ dan gebruik van de blauwe verrijdbare papiercontainers, die per verdieping op een centrale locatie zijn geplaatst.’
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
81
Ja. De back-ups worden gemaakt conform het schema van de IBD (Handreiking Ja. De back-ups worden gemaakt conform het schema van de IBD Back-up en Recovery Gemeente, InformatieBeveiligingsDienst (IBD), versie 1.1 d.d. (Handreiking Back-up en Recovery Gemeente, InformatieBeveiligingsDienst 01-05-2018) (IBD), versie 1.1 d.d. 01-05-2018) Back-up cyclus: Back-up cyclus: -Een dagback-up (iedere werkdag, cyclus wordt wekelijks herhaald); -Een dagback-up (iedere werkdag, cyclus wordt wekelijks herhaald); -Een weekback-up (één keer per week); -Een weekback-up (één keer per week); -Een vier-wekelijkse (maand) back-up, (de vierde week is dan de maand of op de -Een vier-wekelijkse (maand) back-up, (de vierde week is dan de maand of laatste dag van de maand); op de laatste dag van de maand); -Een kwartaalback-up (om de 16 weken of op de laatste dag van het kwartaal). -Een kwartaalback-up (om de 16 weken of op de laatste dag van het kwartaal). Er is een doorlopende machtiging tot vernietiging van back-ups afgegeven op 6 december 2019 door de stadsarchivaris (Verseon 1753830). Besloten is een Er is een doorlopende machtiging tot vernietiging van back-ups afgegeven bewaartermijn van één jaar aan te houden. op 6 december 2019 door de stadsarchivaris (Verseon 1753830).
Besloten is Dit houdt in dat jaarlijks, in Januari, de back-up tapes worden vernietigd die een bewaartermijn van één jaar aan te houden. daarvoor in aanmerking komen. Informatiemanagement maakt een opgave van Dit houdt in dat jaarlijks, in Januari, de back-up tapes worden vernietigd die het vernietigde materiaal, registreert die in het DMS en stelt de stadsarchivaris op daarvoor in aanmerking komen. Informatiemanagement maakt een opgave de hoogte via de mail. van het vernietigde materiaal, registreert die in het DMS en stelt de De opgave bevat de volgende gegevens: stadsarchivaris op de hoogte via de mail. - het jaartal waarop de back-up betrekking heeft De opgave bevat de volgende gegevens: - het soort tapes (jaar/week/maand/dag) - het jaartal waarop de back-up betrekking heeft - het aantal back-up tapes/back-ups - het soort tapes (jaar/week/maand/dag) - het aantal back-up tapes/back-ups De back-ups worden vernietigd conform de eisen voor de vernietiging van digitale dragers. Vernietiging vindt plaats door Irado. De materialen worden verzegeld De back-ups worden vernietigd conform de eisen voor de vernietiging van afgevoerd. Informatiemanagement vraagt bij Irado een bewijs van daadwerkelijke digitale dragers. Vernietiging vindt plaats door Irado. De materialen worden vernietiging op en registreert dit bewijs in het DMS. verzegeld afgevoerd.
Informatiemanagement vraagt bij Irado een bewijs van daadwerkelijke vernietiging op en registreert dit bewijs in het DMS.
Ja. Wordt ook beschreven in de Vernietigingslijsten.
Ja. Wordt ook beschreven in de Vernietigingslijsten.
Ja. Toevoegen vernietigingslijst als bijlage
Ja. Toevoegen vernietigingslijst als bijlage
Ja, dat wordt vastgelegd in DMS Verseon, door middel van een Vernietigingsverklaring. Zie voorbeeld: 1830691
Ja, dat wordt vastgelegd in DMS Verseon, door middel van een Vernietigingsverklaring. Zie voorbeeld: 1830691
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
82
N.v.t.
N.v.t.
meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
antwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. N.v.t.
N.v.t.
omkleed’ correct in de praktijk?
Er heeft in 2021 geen overbrenging plaatsgevonden. Digitaal kan nog niet worden overgedragen.
Verklaring van overbrenging naar de archiefbewaarplaats ondertekend door stadsarchivaris dd 08-02-2019. Zie verseon nummer: 1705950 850,91 meter Alle fysieke archieven gevormd tot medio 2013 zijn overgebracht naar het Stadsarchief. Digitaal kan nog niet worden overgedragen.
Invullen?
N.v.t.
Invullen?
N.v.t.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
83
Verklaring van overbrenging naar de archiefbewaarplaats ondertekend door stadsarchivaris dd 08-02-2019. Zie Verseon nummer: 1705950
Vervallen
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
voldoet deels
onvoldoende
n.v.t.
17 voldoet deels
8 onvoldoende
11 n.v.t.
26,6
12,5
17,2
voldoet deels
onvoldoende
n.v.t.
1 2 5
0 0 1
1 0 0
84
2 3 3 1
0 5 2 0
2 2 3 3
voldoet deels
onvoldoende
n.v.t.
10,0 40,0 83,3 33,3
0,0 0,0 16,7 0,0
10,0 0,0 0,0 33,3
17,6
29,4
11,8
20,0 20,0
13,3 0,0
20,0 60,0
voldoet deels
onvoldoende
n.v.t.
1
0
1
2
0
0
5
1
0
2
0
2
3
5
2
3
2
3
1
0
3
zie tabblad grafiek
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
85
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
86
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
87
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
88
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
89
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
90
ja
waardering NO
deels nee n.v.t. ja
antwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archie escheiden van de gemeentelijke organen.2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informa ebeleid e
zorg voor de archie escheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in ar kel 2, eerste lid;b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld i
onen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn. deels
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
91
ja
nvoegen of splitsen van organisa eonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archie escheiden getroffen: a. archie escheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoe
opname en het beheer van de archie escheiden in de archie ewaarplaats;het bijhouden welke archie escheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij gee hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archie escheide
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
92
ja
n.v.t.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
93
ja
0
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
94
0
0
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
95
ja
0 0 0 0 0 0 0
ja
0
0 0
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
96
ja
0 0 0
0
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
97
0 ja
0 0 0
0
0 vraag beantw. in kolom Toelichting gem./GR
0
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
98
0
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
99
0 vraag beantw. in kolom Toelichting gem./GR 0
0
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
100