Document · PDF

Bijlage 1 bij Toezichtverslag 2021

Gemeenteraad 6 april 2023, gemeente VlaardingenBij agendapunt: Toezichtverslag archief- en informatiebeheer 2021 en de bestuurlijke reactie19.680 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

organisatie: KPI nr.

[naam gemeente, GR, etc.]

[dd-mm-jjjj]

KPI-vraag niet overgebrachte archiefbescheiden (N-O)

(ja/deels/nee/ n.v.t)

Antwoord

Deelvragen

LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1

Verordening archiefzorg

1.1.a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

ja Zo ja, wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan:

Grondslag: Aw art 30.1 en 32.1

- Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1)

Praktijknorm: VNG model archiefverordening

- Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachten en niet overgebrachten archiefbescheiden.B8

- Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) - Beschikbaarstelling gegevens de beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording toezicht en publicatie (art. 4)

- Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5) deels

1.1.b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Grondslag: AW art. 30.1 Aw art. 32.2

1.2

Beheerregeling Informatiebeheer

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.2

Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats? Grondslag: Archiefverordening van de gemeente

Praktijknorm: VNG model beheerregeling

ja Zo ja: wanneer is de regeling (of het besluit) vastgesteld? Besteedt dit besluit aandacht aan: Taken van de beheerder (art. 3)

Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris. (wie geeft advies over wat) (art. 4)

Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5) Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (art. 6) 1.2. Toelichting

De Beheerregeling Informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverotrdening verplicht gesteld ((vgl. het VNG model daarvoor).

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

1.3

Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?

ja Zo ja:

Grondslag: Toelichting op de wijziging van het Archiefbsluit 2012.

Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd?

Praktijknorm: VNG model aanwijzings- en benoemings-besluiten

Welke taken en bevoegdheden zijn, naast de wettelijke verplichtingen (6.3.d en 6.5.c), bij het SIO belegd?

Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)

1.3. Toelichting

Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdhede

1.4

Wijziging Overheidstaken

1.4

Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

n.v.t.

Grondslag: Aw art. 4

Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?

Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?

Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70 Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen) 1.4.Toelichting

(Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.5.a

Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Grondslag: Aw art. 40 Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?

Zo ja, welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een archiefbewaarplaats aangewezen en een archivaris benoemd / aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregesl in de vorm van bijvoorbeeld een mandaadregeling, en de informmatieveiligheid geregeld?

Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden

mandaadregeling, en de informmatieveiligheid geregeld?

Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook dergelijke bepalingen oer de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer? 1.5.a Toelichting

Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbreng college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkings-verbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek beveiligingsmaatregelen wat betreft informatie behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.5.b

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?

Grondslag: Wg art. 27

Zo nee: bevat het (eigen) register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: de deelnemers;

Praktijknorm: Landelijk GR-register

de wettelijke voorshriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de beoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en plaasts van vestiging; of het een openbaar lichaam of een gemeenshappelijk orgaan is ingesteld; Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden? Zo ja, is dit overzicht actueel en volledig?

1.5.b Toelichting

Voor nadere uitleg van het landelijk GR-register, ook in relatie tot WGR art. 27, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/gemeenschappleijke -regelingen.

1.6

Mandaatregeling archiefzorg

1.6

Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Grondslag: Awb Title 10.1

Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen?

Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?

1.6. Toelichting

Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekeningen van vernietigngslijsten.

1.7

Uitbesteden Archiefbeheer(staken)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.7

Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

deels

Zo ja, per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst?

Grondslag: BW boek6 Gemw art. 160 en 165

Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen? Zijn er maatregelen getroffen in gevallen) van externe data-opslag, bijvoorbeeld bij procesapplicaties (al dan niet in de cloud)? Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkovereenkomsten gesloten?

1.7. Toelichting

Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documenta of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.8

Publicatie en bekendmaking

1.8

Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?

Zo nee, hoe geschiedt dan publicatie en bekendmaking dan wel?

Grondslag: Wet elektronische publicaties per 1-1-2021. Praktijknorm: Gemeenteblad op website: officielebekendmakingen.nl 1.8.Toelichting

De inwerkingtreding van de Wet electronische publicaties is gepland 1 jan. 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingn van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. Drop wordt beheerd doo Zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop

MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

2.1

Middelen

2.1

Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter vraag beantw. in Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor kolom c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht Toelichting daarop? gem./GR

Grondslag: Aw art. 30.2

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Welk bedrag is gereserveerd voor de in de linkerkolom benoemde kosten? NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen bepalen of het gereserveerde bedrag redelijkerwijs voldoende is om de kosten te dekken.

2.1. Toelichting

De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruim software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

2.2

Mensen, kwantitatief tbv beheer

2.2.a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

Grondslag: Aw art. 32

vraag beantw. in kolom Wat is de totale omvang in fte van: Toelichting A) medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken? gem./GR B) Medewerkers in de organisatie die zijn belast met informatiebeheer, zoals medewerkers DV,ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op andere afdelingen. Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het informatiebeheer, uigesplitst naar functiesoort.

Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen?

2.2.a. Toelichting

Er zijn geen kengetallen beschikbaar

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

2.2.b

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

- van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting.

- wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)?

- en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

- waarom zijn deze achterstanden ontstaan?

- zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien?

- is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

- zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond?

2.2.b Toelichting Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: - analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; - document- en dossierregistratie; - beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; - bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge cq. digitale informatie; - de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie; - de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: - ontsluiting; - materiële verzorging, - aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; - beschikbaarstelling aan het publiek; - inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale informatie (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.Naast boven

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

deels

2.2.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

2.3

Mensen, kwalitatief tbv beheer

2.3.a

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

Grondslag: Aw art. 32.2

Zo ja, welke?

Per functie aangeven:

vereiste opleiding, werk- en denkniveau;

werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers.

Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

2.3.b

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

2.3.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Zo nee, welke niet? Zie 2.2.b voor voorbeelden.

nee

Zo ja, welke?

2.4

Mensen, kwantitief tbv toezicht

2.4

Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht vraag beantw. in Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris/ op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? kolom archiefinspecteur / overig)? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere Toelichting medewerkers. gem./GR Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: Rekennorm formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/BRAIN) 2010

ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1

Archiefruimten, applicaties en serverruimten

3.1.a

Beschikt de gemeente over een of meer (analaoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen?

deels

Grondslag: Aw art. 21.1

Door wie is dat vastgesteld? (indien er een externe / commerciële archiefruimte is ingehuurd die aan de eisen voldoet kan KPI 3.1.a met 'ja' worden beantwoord)

En wanneer?

Ab art. 13

Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet.

Ar art. 27-46, 57 en 59

Zo nee, aan welke eisen niet?

Praktijknorm Checklist van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 3.1.b

Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

deels

Indien 3.1.a met nee is beantwoord en toch wordt gebruik voor te bewaren archief, dan sprake van duurzaamheidsrisico.

Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 3.1.c

Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

deels

Is er een overzicht van deze applicaties?

Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteiten van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie /conversie van informatie?

3.1.c Toelichting

Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatieb informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan

3.4

Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

deels

Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Grondslag: Wet veiligheidsregio's art. 3; Praktijknorm: Handreiking regionaal risicoprofiel Risicoprofielen van de veiligheidsregio's.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

3.4.Toelichting

Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De handreiking on

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

3.5.a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)?

deels

Praktijknorm: Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI (2002), nu BRAIN

Ten aanzien van analoge informatie: Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Wordt het LOPAI-model gevolgd? Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak? Zijn de autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) ersp. Archiefbewaarplaats(en) ingericht?

3.5.a toelichting

De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde ope https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten-ibd/

3.5.b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

nee

Zo ja, welke?

Praktijknorm: Handreiking crisisorganisatie in collectiebeherende instellingen (RCE, 2016)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

4.1.a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

deels

Grondslag: Archiefregeling art. 16; Praktijknorm: KIDO 4.1.a. toelichting

Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg”. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormge overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken di hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden.

4.1.b

Zo ja of deels, welk systeem? (n.v.t.? / indien kpi 4.1.a = Ja/deels? dan beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord)

n.v.t.

Grondslag: Archiefregeling art. 16;

Besteedt het systeem aandacht aan: beleid (KIDO hoofdstuk 3) organisatie (KIDO hoofdstuk 4) operationele inrichting van het informatiebeheer (KIDO hoofdstuk 5) de onderscheidelijke informatiebeheerprocessen (KIDO hfdstuk 6-9) Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek wrodt getoetst?

4.1.c

Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Idem 4.1.b

Grondslag: Archiefregeling art. 16;

Praktijknorm: KIDO

n.v.t.

Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo Ja, welke?

In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften?

Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PDCA)?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

4.3

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

4.3.a

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte?

Grondslag: Aw art. 32.1, 3.2.2 en 32.3 Aanpassingswet WNRA art. 8.0 Praktijknorm: Model aanwijzingsbesluit VNG 4.3 Toelichting

4.3.b

De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzi

Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Grondslag: Aw art. 32.1

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

4.4

Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Grondslag: Aw art. 32.2

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

deels

Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?

Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt.

Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen?

Praktijknorm: VNG model archiefverordening

Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?

4.4. Toelichting

Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal

5.1

Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

Grondslag: Aw art.3 en 21.2

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Gaat het om één overzicht of meer overzichten? Hier worden overzichten bedoeld van de werkelijk aanwezige documenten en zaken/dossiers. In dit overzicht staat, kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat, waar deze te vinden is (fysieke locatie/applicatie) en of het om te bewaren of op termijn te vernietigen archiefbescheiden gaat;

Op welk niveau (documenten, dossiers, bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bijgehouden?

Ab art 12

ze bijgehouden?

Ar art. 18 en 23

Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)?

Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Wordt de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden? Zo ja, wat is hiervan de omvang? (peildatum kengetallen aangeven)

Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar?

Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een bepaald soort) persoonsgegevens?

Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen?

Zijn ook alle gemeentelijke websites en de social mediakanalen van gemeente en bestuurders in het overzicht opgenomen? 5.1. Toelichting

Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze kpi zijn 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere appli opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van systemen/applicaties die in gebruik zijn; 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

5.2.a.

Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

nee

Grondslag: Ar art. 17 en 19

Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081 of het model TMLO / MDTO? Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd?

Praktijknorm: TMLO 1.1 2014

Geef per overzicht, (archief)systeem, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de punten 5.2.A.1 t/m 5.2.A.5 het geval is.

MDTO (consultatieversie april 2020) 5.2.a Toelichting

Invulling van kpi 5.2.a.1 – 5.2.a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. Kpi 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij kpi 5.2.a.1 t/m 5.2.a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naa 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de kpi is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie. Voor nadere uitleg over metagegevens, zie: tagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens.

5.2.a.1

- de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven? Gaat het om (wat betreft de originele archiefbescheiden/ dossiers) analoge of digitale informatie? Is in geval van digitale archiefbescheiden het opslagformaat vastgelegd?

5.2.a.1 Toelichting In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over:

- uiterlijke vorm -inhoudsomschrijving (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier) - datering worden gebruikt.

5.2.a.2

- wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

- identificatiekenmerk

Eisen aan inhoud, structuur en v

Wanneer? Door wie? Uit Hoofde van welke taak of werkproces?

5.2.a.3

- de samenhang met andere archiefbescheiden;

Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming? Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd?

Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in geval an bezwaar- of beroepszaken? ja 5.2.a.4

- de uitgevoerde beheeractiviteiten;

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) van de archiefbesheiden vastgelegd?

Worden de archiefbescheiden, in gveal van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicaties, opgenomen in een specificatie bij een verklaring an vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging? 5.2.a.5

- de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

nee

Is de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden vastgelegd?

5.2.a.5 Toelichting Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open forma

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.3

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal

5.3

Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

deels

Grondslag: Aw srt. 3 en 21.1 Ab art 12 Praktijknorm: Ar art 20

Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken? Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst?

Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid

Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?

Website digi Toegangkelijkheid 5.3. Toelichting

Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2.A.1, 5.2.A.2 en 5.2.A.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beo een Handvest Dienstverlening.

5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

5.4

Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

Zo ja, kort aangeven welke.

Grondslag: Aw art. 21.1 AB art. 11 AR art. 3-8 en 14-15 Praktijknorm: Goedgekeurde printers (COT) Geschikt papier (LOPAI, 2013) 5.4. Toelichting

Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.5

Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?

Zo ja, kort aangeven welke.

Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13 Praktijknorm: Archiefregling bijlage 2 (ICN -kwaliteitseisen) 5.5. Toelichting

Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog

5.6

Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

deels

Grondslag: Ab art. 11

Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord?

Zo ja, waren er afgelopen jaren overschrijdingen in temp of/en luchtvochtigheid?

Praktijknorm: Checklists van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 5.6. Toelichting

Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

5.7

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer

5.7

Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

deels

Praktijknorm: RODIN versie 2 (2017) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

Is er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden? Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: Is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief?

GEMMA Softwarecatalogus

Werkt de gemeente op basis van GIBIT? Werkt de gemeente op basis van GEMMA Softwarecatalogus?

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Maakt de gemeente regelmatig back-upkopieën van informatie, en worden deze kopieen getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.3)?

5.7. Toelichting

Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer , informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Zie daarvoor: https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baseline-informatiebeveiliging-overheid-bio/

5.8

Aanvullende metagegevens digitaal

5.8.

Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2)

nee

Zo ja, welke?

Grondslag: Ar art. 24 Praktijknorm: TMLO versie 1.1 (2014)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

MDTO (consultatieversie, april 2020) 5.8. Toelichting

Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze z

5.9

Opslagformaten

5.9

Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Grondslag: Ar art. 26.1 Praktijknorm: Lijst open standaarden Forum Standaardisatie

nee

Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?

Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.10

Functionele eisen

5.10

Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

nee

Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten?

Grondslag: Ar art. 17, 21 en 22 5.10. Toelichting

In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

5.11.a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?

n.v.t.

Zo ja: welke?

Grondslag: Ar art. 26.2-3 Praktijknorm: Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 5.11.a Toelichting

Voor uitleg van deze begrippen zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie https://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gem ja

5.11.b

En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

Hoe?

5.11.c

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen.

n.v.t.

Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was toegepast? Zo ja, is de sleutel ook meegeleerd?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Hoofdvraag: Weeg

6.1.a

Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?

Grondslag: Aw art. 7;

Ab art. 6.1 6.1.a Toelichting

nee

Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden?

Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?

Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

6.1.b

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

nee

Grondslag: Ab art. 6.1

Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de Archiefregeling art. 26.b aan de orde?

Zo niet, welke niet?

BW art. 2.:10, lid 4 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0

6.1.b Toelichting Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeg

de digitalisering van de gehele informatiehuishouding. 6.1.c.

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

deels

Grondslag: Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0

6.2

Converteren en migreren

6.2.a

Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

deels

Grondslag: Ar art. 25

Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast?

Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?

6.2.a Toelichting

Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en uitmaken van een bewaarstrategie.

6.2.b

Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

Zo ja, maakt documentatie over de conversie/migratie deel uit van de verklaring?

Grondslag: Ar art. 25 Praktijknorm: Leidraad migratie (WFA) 6.2.b Toelichting

De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

6.3.a

Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Grondslag:

Aw art. 5 en 9

Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd?

Ab art. 2-5

Op welk moment, direct of later?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema?

6.3.b

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

Grondslag: Aw art. 5

Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend?

Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht?

Ab art. 2-5

Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / vastgesteld?

Praktijknorm: Selectielijst 2012, 2017 en 2020 Selecielijst 1983 6.3.b Toelichting

Voor archiefbescheiden gedateerd t/m 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 tm 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en interge geactualiseerd juni 2012). Voor archieven vanaf 2017 tot en met 2019 geldt de selectielijste 2017. Voor archieven geormd na 2017 geldt de selectielijste 2020.

6.3.c

Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

nee

Is dit in een SIO behandeld / vastgesteld? Zo ja, wordt die gebuikt voor alle archiefbescheiden? Indien nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel?

nee

6.3.d

Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)?

Is er een Hotspotmonitor vastgesteld?

Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020 2017) 6.3.d Toelichting

Een hotspotmonitor is een integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 en verder.

6.4

Vernietiging en verklaringen

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

6.4.a

Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden?

Grondslag: Aw art. 3

Ab art.8

deels

Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd?

Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden?

Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd?

Worden kopieen systematisch systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Voorziet het back-up beleid in vernietiging van back-ups an maximaal 1 jaar?

Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard? 6.4.a Toelichting

De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups.

6.4.b

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Grondslag: Aw art. 3

Ab art.8

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Worden archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd? Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

6.5.a

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven?

nee

Grondslag: Aw art. 3, 8 en 10 6.5.a Toelichting

Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de v geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.

6.5.b.

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

n.v.t.

Zo nee, waarom niet?

n.v.t.

Zo nee, waarom niet?

Grondslag: Aw art. 8 6.5.c

Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Grondslag: Ab art. 7

Praktijknorm: Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) 6.5.c Toelichting

Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is be

6.5.d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

n.v.t.

Zo nee, waarom niet?

Grondslag: Ab art. 8 6.5.d Toelichting

Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.

7.1.a

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening?

deels

Wat is de omvang van de overgebrachte archiefbescheiden sinds het vorige verslag in meters / dossiers / GB (wat van toepassing is)?

Grondslag: Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 7.1.b

Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? (n.v.t. / of beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord)

n.v.t.

Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?

7.1.c.

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? (n.v.t. / of beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord)

n.v.t.

Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

7.2

Verklaringen van overbrenging

7.2

Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

Grondslag: Ab art. 9.3

7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen)

7.3

Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten?

n.v.t.

Grondslag: Aw art. 13.3-4

totaal ja totaal deels totaal Nee n.v.t. Niet overgebrachte archiefbescheiden Totaal beantwoord 64 % 100,0

Niet overgebrachte archiefbescheiden 10,0 5,0 6,0

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

24 17 12 11 64

voldoet 28 voldoet 43,8

voldoet 8 3 0

6,0 17,0 15,0 5,0

2 7 7 1

KPI niet overgebrachten archiefbescheiden voldoet 1. Lokale regelingen 2. Middelen en mensen 3. Archiefruimte, applicaties, archiefbwaarplaats en E-depot 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

80,0 60,0 0,0 33,3

5. Ordening, autenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 41,2 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding 46,7 7. Overbrenging archiefbescheiden 20,0

niet overgebracht voldoet 1. Lokale regelingen

2. Middelen en mensen

3. Archiefruimte, applicaties, archiefbwaarplaats en E-depot

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

5. Ordening, autenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 7 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding 7 7. Overbrenging archiefbescheiden

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

formule

VERT.ZOEKEN(B2;gemnr!A:B;2;ONWAAR)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen (2021)

Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen (2020)

Archiefverordening gemeente Vlaardingen 2019 Raadsvoorstel: 1716884 Registratienummer: 1678464 Datum: 14 mei 2019

Ar kel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders1. Burgemeester en wethouders dragen Ar kelzorg 1. Zorgplicht voor het ontwikkelen burgemeester enen uitvoeren wethouders1. van hetBurgemeester beleid ter zake envan wethouders de we elijke dragen taken zorg envoor verantwoordelijkheden het ontwikkelen en op uitvoeren grond van vande hetArchiefwet beleid ter1995 zake van en de deinterne we elijke regels taken tenen behoeve verantwoordelijkheden van het beheer van op arc gr Artikel 2. Taken gemeentearchivaris 1. De gemeentearchivaris brengt tweejaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 2. Taken gemeentearchivaris 1. De gemeentearchivaris brengt tweejaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Ar kel 3. Verantwoording door burgemeester en wethoudersBurgemeester en wethouders Ar kel 3. informeren Verantwoording de gemeenteraad door burgemeester tweejaarlijks en wethoudersBurgemeester over de uitoefening van de enaan wethouders hen opgedragen informeren zorg de voor gemeenteraad de archie escheiden tweejaarlijks van over de gemeentelijke de uitoefening organen. van de aan Zij voegen hen opgedragen daarbij in ieder zorg voor geval: de archie esch Archiefverordening Gemeente Vlaardingen is opgesteld zoals het VNG model (2017) archiefverordening, daar staat dit punt niet in opgenomen.

Archiefverordening Gemeente Vlaardingen is opgesteld zoals het VNG model (2017) archiefverordening, daar staat dit punt niet in opgenomen.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren De gemeentearchivaris Artikel 4. Opname kan in demet archiefbewaarplaats instemming van devan rechthebbende bescheiden van bescheiden particulieren van De instellingen gemeentearchivaris of personen,kan ongeacht met instemming hun vorm,van in de de archiefbewaarplaats rechthebbende bescheiden opnemen vanals instellingen deze naar of zijnpersonen, oordeel van ongeacht historische hun vorm, waar De Archiefverordening bleek te zijn vastgesteld in de Raad en gepubliceerd in de Deze zijn vastgesteld in 2019 door de Raad en formeel gepubliceerd. Voor openbare besluitenlijst van gemeente Vlaardingen, maar bleek nog niet link zie cel hieronder. gepubliceerd in het gemeenteblad. Dat is in 2021 gebeurd, zie link hieronder voor publicatie. Nog niet medegedeeld aan Gedeputeerde Staten Kan in de TIO notuelen niet terugvinden of actiepunt opgepact is en aan de GS is medegedeeld.

Volgens de wet "wordt deze aan GS medegedeeld", maar er staat niet bij wie dat concreet moet doen. Formeel zou het college of gemeenteraad kunnen mededelen, maar die doen dat in de regel niet zelf. Dit is spijtig blijven liggen, wordt in 2021 opgepakt.

Link formele publicatie Archiefverordening Gemeenteblad 2021, 351976 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Beheerregeling Informatiebeheer Registratienummer: 1678465 Datum: 14 mei 2019

Artikel 3. Taken beheerder 1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem. 2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg 1. Het Strategisch informatieoverleg informeert de gemeentesecretaris over 1. Het Strategisch informatieoverleg informeert de gemeentesecretaris over thema’s zoals: thema’s zoals: a. vervreemding van archiefbescheiden; a. vervreemding van archiefbescheiden; b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken; 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige c. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder; waarderingsvraagstukken; d. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden; c. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder; e. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; d. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden; f. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden e. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; overgebracht naar de archiefbewaarplaats; f.

beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze g. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats; h. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren g. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en van archiefbescheiden. h. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het 2. Het Strategisch informatieoverleg zal gevoerd worden op twee niveaus: één bewaren van archiefbescheiden. strategische stuurgroep en één meer operationele werkgroep die onderwerpen en 2. Het Strategisch informatieoverleg zal gevoerd worden op twee niveaus: stukken voorbereiden, op basis waarvan er op strategisch niveau er overlegd kan één strategische stuurgroep en één meer operationele werkgroep die worden. onderwerpen en stukken voorbereiden, op basis waarvan er op strategisch 3. De gemeentearchivaris geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies niveau er overlegd kan worden. overkel archiefwettelijke taken die niet bij het SIOvan zijnarchie belegd.escheidenBij overdracht van 3. De geeft burgemeester eneen wethouders in ieder geval Ar 5. Overdracht en terbeschikkingstelling Ar een kelgemeentearchivaris 5.

ofOverdracht meer takenen van terbeschikkingstelling de ene beheerder aan van archie andere escheidenBij beheerder, overdracht en bij het opheﬀen, van een of samenvoegen meer taken van of splitsen de ene van beheerder organisa aaneonderdelen, een andere beheerder, worden de en volgende bij het opheﬀen, voorzieningen samenvoegen omtrent de of archie splitsenescheid van org

Ar kel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archie ewaarplaatsDe beheertaak Ar kel van6.de Verantwoordelijkheden gemeentearchivaris met tenbetrekking aanzien van totde dearchie overgebrachte ewaarplaatsDe archie beheertaak escheiden omvat: van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archie escheiden omvat:de opname en het beheer van

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Ja, in 2021 was er een Tactisch- en Strategisch informatieoverleg. Een SIO heeft plaatsgevonden in maart, oktober en november.

Nee, in 2020 was er een TIO. Overleg waar SA, IM, IB en inhoudelijk agendaleden spraken over I-onderwerpen. Het TIO was ook ter voorbereiding van het SIO, welke in 2021 wordt gerealiseerd. Zie Verseon nummer: 1834818

Deels, in het SIO zoals deze in 2021 ingesteld wordt is een onafhankelijk deskundige opgenomen bij de inhoudelijke agendaleden.

Het (voorgestelde) SIO heeft naast de wettelijke verplichtingen 6.3d en 6.5.c ook de taak het Centraal Directieteam (CDT) te informeren over het Informatiehuishouden als breed genomen begripsbepaling.

Het (voorgestelde) SIO heeft naast de wettelijke verplichtingen 6.3d en 6.5.c ook de taak het CMT te informeren over het Informatiehuishouden als breed genomen begripsbepaling.

Het SIO is daarmee naar voorbeeld van de VNG: 'breed/lokaal SIO'. Deze richt zich met name op de ontwikkeling van de lokale informatiehuishouding en legt het accent op de realisatie van de lokale informatiestrategie, met inachtneming van landelijke ontwikkelingen en kaders.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12492298/3