2a. Rapport Programmabegroting Vlaardingen Zicht op inzicht

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

23

Een verwijzing naar het Herstelplan is daarnaast specifiek gemaakt bij de tekst over het verschuiven van de focus naar preventie en vroegsignalering. De Toekomstvisie komt in de tekst niet concreet naar voren. In diverse teksten is de lijn vanuit de Toekomstvisie wel duidelijk herkenbaar. Een tabel benoemt de relevante kadernota’s met daarbij het jaar van vaststellen, de oudste is uit 2016. De in totaal 6 beleidsnota’s zijn niet via een hyperlink te benaderen. - Bevindingen Een relatie met de bovenliggende kaders is, zowel expliciet als impliciet aanwezig. De weergave is op hoofdlijn (“Sociaal domein”). De gemeente kiest er op deze plaats niet voor om een nadere detaillering aan te brengen. Voor onderliggende informatie vermeldt de gemeente welke documenten daarvoor relevant zijn. Niveau beschrijving doelbereiking Volgens de opbouw die de gemeente Vlaardingen in alle programma’s hanteert, beschrijft de gemeente het gewenste resultaat in “ambities”. Het programma Sociaal Domein kent er vier: Ambitie 16 – Regie over eigen leven Vlaardingers nemen zoveel mogelijk de regie over hun eigen leven. Waar mogelijk en noodzakelijk ondersteunt de gemeenten hen daarbij. De gemeente biedt ondersteuning en coördinatie in de keten van veiligheid, werk en inkomen, (jeugd)hulp, huisartsen en de Wmo. De schuldhulpverlening wordt beter aangepakt voor de inwoner, ook preventief.

Ambitie 17– Zelfstandig functioneren 1. Vlaardingers functioneren zo lang mogelijk zelfstandig in de lokale samenleving. Vlaardingen biedt kwalitatief goede zorg, laagdrempelig, toegankelijk en transparant. 2. Ook inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld door een handicap of beperking, kunnen met ondersteuning van de gemeente en Stroomopwaarts een passende werkplek vinden, zodat zij zelfstandig in hun levensonderhoud voorzien. Ambitie 18– Jeugd Kinderen groeien veilig, gezond en zonder armoede op. We ondersteunen initiatieven gericht op de ontwikkeling van jongeren. Ambitie 20– Regie op transformatie De transformatie in het sociaal domein van aanbodgestuurd naar vraaggericht en integraal én van zorg naar preventie willen we versnellen en vasthouden. In onze aansturing willen we door robuuste regie, sturing en monitoring meer grip krijgen op het sociaal domein. Het programma bevat de volgende indicatoren:

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

24

In deze tabel zijn de verplichte indicatoren volgens het BBV te herkennen. De waarden zijn vermeld voor de jaren 2018 en 2019. Ook in dit programma zijn, naast de waarden voor de gemeente Vlaardingen, ook waarden voor het gemiddelde van alle gemeenten en de gemeenten in de inwonersklasse 50.000 – 100.000 opgenomen. Bij sommige indicatoren is geen waarde ingevuld. Dat geldt bijvoorbeeld voor “jongeren met een delict voor de rechter” en “kinderen in uitkeringsgezin”. - Bevindingen De gemeente Vlaardingen beschrijft in dit programma de ambities grotendeels als maatschappelijk effect (“regie over eigen leven” en “zelfstandig kunnen functioneren”). Ambitie 20 is een doel dat de gemeente wil bereiken (“regie op transformatie’). De relatie naar bovenliggende kaderstelling is aanwezig. De effecten zijn algemeen beschreven waarbij de gemeente termen gebruikt als “zoveel mogelijk” en “zo lang mogelijk”. De gemeente neemt alleen verplichte indicatoren op. Deze geven in beperkte mate informatie over het bereiken van de genoemde doelen. Voor een deel zijn de indicatoren niet van waarden voorzien. De gemeente maakt ook in dit programma niet de keuze om eigen, specifieke indicatoren op te nemen en de indicatoren van een nadere toelichting te voorzien.

Samenhang tussen de zogenoemde 3 W-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten? De hiervoor beschreven ambities vormen het antwoord op de eerste W-vraag: “wat willen wij bereiken?”. De gemeente Vlaardingen voorziet vervolgens iedere ambitie van een aantal activiteiten (“wat gaan we daarvoor doen?”). Activiteiten ambitie 16 - Blijvende inzet op versterken brede basisvaardigheden - Regulier werk zoals jongerenwerk en gezinsspecialisten - Initiëren en ondersteunen activiteiten voor regelmatig inkomen en sociaal netwerk - Preventie voor armoede- en schuldenproblematiek - Versterken wijknetwerken en aansluiting met de professionele zorgstructuur Activiteiten ambitie 17 - Doorontwikkeling wijkteams, versterking ketenregie - Uitvoering geven aan Landelijke nota gezondheid en het Nationaal preventieakkoord - Zoeken naar passend werk, o.a.

door het aanbieden van basisbanen - Reguliere activiteiten zoals mantelzorgondersteuning en vrijwillige inzet Activiteiten ambitie 18 - Inrichten MVS – jeugdmodel - Sturen op voldoende passende jeugdhulp en daarmee verlagen kosten - Handhaven subsidie Rotterdampas voor minimagezinnen met kinderen < 12 jaar - Inzet van praktijkondersteuners bij huisartsen - Ontwikkelagenda om onderwijs en jeugdhulp beter op elkaar te laten aansluiten - Vroegtijdig doorbreken van armoede - Onderzoek of het aanbod opvoedvaardigheden sluitend is Activiteiten ambitie 20 - Uitvoeren activiteiten Herstelplan - Dashboard Sociaal Domein doorontwikkelen - Herijken algemene subsidieverordening - Efficiënte inzet subsidieverlening - Intensiveren van de gemeente regierol - Opstellen van een uitvoeringsplan - Inzet van twee financieringsmethoden: inkoop en subsidieverlening - Ontwikkeling van een extra dashboard

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

25

Deze activiteiten beschrijft de gemeente per ambitie. In vrijwel alle gevallen zijn de activiteiten van een korte nadere toelichting voorzien. Op diverse plaatsen duidt de gemeente welk effect van de maatregelen wordt verwacht. Een voorbeeld daarvan is de inzet van praktijkondersteuners bij de huisartsen. Te lezen valt dat de gemeente verwacht dat dit “leidt tot minder relatief lichte ondersteuningsvragen bij instellingen voor gespecialiseerde jeugdhulp”. - Bevindingen De gemeente beschrijft veel activiteiten globaal in termen zoal “ondersteunen”, “uitvoering geven aan” en “intensiveren”. Voor de exacte wijze van uitvoering, wordt op een aantal plaatsen verwezen naar het Herstelplan of een nog op te stellen uitvoeringsplan. Aan welke criteria / kwaliteitseisen de activiteiten voldoen, is daarmee niet rechtstreeks uit de begroting op te maken. Dit geldt ook voor informatie over wanneer de activiteit wordt uitgevoerd en/of de raad daarover nog aanvullend moet besluiten. Een relatie naar de bovenliggende ambities is bij diverse activiteiten expliciet gemaakt door een beschrijving van de effecten die met de specifieke maatregel worden verwacht. Verder kent een aantal maatregelen een verwijzing naar effect op de kosten. Onduidelijk is aan welke ambitie deze maatregelen bijdragen. Kostenbeheersing is niet als aparte ambitie benoemd.

Tot slot is een aantal activiteiten dubbel genoemd. Voorbeelden daarvan zijn de herijking van de subsidieverordening en de praktijkondersteuners bij huisartsen. De laatste van de 3 W-vragen is de vraag “Wat mag het kosten?”. Ook dit programma beantwoordt die vraag in twee separate onderdelen. Het onderdeel “financieel meerjarenperspectief” geeft allereerst aan welke bedragen voor het programma Sociaal Domein het Herstelplan bevat. Een afrondend onderdeel “financieel deel programma Sociaal Domein” beschrijft de lasten en baten op programmaniveau en geeft inzicht in de mutaties in de reserves en voorzieningen en de geplande investeringen die onder dit programma vallen. - Bevindingen De gemeente Vlaardingen volgt de minimale informatie-eis uit het BBV en presenteert de financiën op het niveau van het programma. Er is geen uitsplitsing naar prioriteiten en daarmee geen relatie naar specifieke doelen. Zowel visueel als op inhoud is een relatie tussen “wat willen wij bereiken?” en “wat gaan we daarvoor doen?” zichtbaar. De mate waarop dat op inhoud gebeurd, wisselt per activiteit. Relatie naar de kosten is niet te leggen. Risico’s Deze zijn niet in het programma benoemd. - Bevindingen De gemeente kiest ervoor om risico’s te benoemen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Leesbaarheid Door het gebruik van tussenzinnen is er op een aantal plaatsen sprake van lange zinnen. Op een enkele plaats strekt een dergelijke zin zich over 4 regels uit. Het gebruik van afkortingen is beperkt, op de meeste plaatsen vindt daarop ook een toelichting plaats. De gemeente gebruikt een aantal algemene begrippen zoals “sociale samenhang” en “samenredzaamheid” zonder deze nader te duiden Teksten zoals “de prioriteiten die gekozen zijn in het herstelplan” en “de concretisering daarvan in het uitvoeringsplan herstelplan leiden tot activiteiten die wij de komende jaren gaan uitrollen…” betekenen dat de lezer andere documenten moet raadplegen om achtergronden en details te kennen. Bepaalde informatie komt op verschillende plaatsen voor. - Bevindingen Door langere zinnen en meer vakjargon is in dit programma sprake van ambtelijk taalgebruik. Door herhaling van informatie neemt de omvang van teksten toe. De wijze van formuleren en mate van abstractheid zorgt ervoor dat de lezer andere documenten nodig heeft om informatie goed te duiden.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

26

5.3. Paragrafen In dit onderdeel beschrijven wij onze bevindingen over twee paragrafen: (1) de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing en (2) de paragraaf verbonden partijen. Daarbij behandelen wij achtereenvolgens de volgende onderwerpen: • • • • • • •

Definities Actualiteit Beleid en kaderstelling Kern van het onderwerp Samenhang met de programma’s Kengetallen Leesbaarheid

5.3.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf is de 2e van de 7 verplichte paragrafen in de begroting van Vlaardingen. Definities De paragraaf start met een algemene inleiding die de verschillende definities beschrijft. Beschreven wordt wat verstaan wordt onder het weerstandsvermogen, de aanwezige weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De gemeente sluit aan bij de begripsbepaling zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor de verschillende onderdelen aangeeft. Ook noemt de paragraaf de MonteCarlo methode. Dit is een systematiek waarmee een risicoprofiel kan worden berekend. Wat de systematiek precies inhoudt, staat niet verder toegelicht. Hoe het weerstandsvermogen uiteindelijk berekend wordt, staat in een blauw kader weergegeven. Hierdoor vestigt de gemeente extra aandacht op deze tekst. De gemeente kiest er niet voor om het begrip “risico’s” nader te definiëren.

- Bevindingen De gemeente licht aan het begin van de paragraaf de verschillende definities toe en volgt daarbij de uitleg zoals het Besluit Begroting en Verantwoording aan de definities geeft. Hiermee kiest Vlaardingen voor een meer technische insteek. Actualiteit De paragraaf vermeldt dat voor de risicoinventarisatie is aangesloten bij de risico’s zoals ook opgenomen in de jaarrekening 2019. Dit omdat het risicoprofiel weinig fluctuatie laat zien. De paragraaf meldt daarover het volgende:

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

27

Voor het kader meldt de paragraaf dat is aangesloten bij de raadsmemo van 1 september 2020 waarin een drietal scenario’s is beschreven. - Bevindingen De actualiteit van Covid-19 is door de gemeente Vlaardingen niet in het risicoprofiel verwerkt. Voor de kaderstelling geldt dat recente raadsinformatie (memo 1 september 2020) in de paragraaf is opgenomen. Beleid en kadertelling Na de definities volgt een weergave van het beleid dat de gemeente Vlaardingen voor het Weerstandsvermogen volgt. Te lezen valt “dat de gemeente streeft naar het realiseren van een weerstandscapaciteit van 100%”. De beschrijving van dit beleid bevat een verwijzing naar een amendement en motie van 9 juli 2020. Hierin roept de raad het college op om verschillende opties uit te werken waarin duidelijk wordt wat de financiële consequenties zijn wanneer de weerstandsratio tussen 1,0 en 1,7 wordt gesteld. Het opgenomen beleid richt zich op de bepaling van het Weerstandsvermogen. Deze percentages sluiten aan bij de percentages die in bovenliggende kaderstellende documenten (met name het Coalitieakkoord) worden genoemd. - Bevindingen De paragraaf geeft weer welke norm voor het weerstandsvermogen wordt gehanteerd. Deze sluit aan bij normen uit het Coalitieakkoord. Voor onderliggende beleidsregels is de lezer aangewezen op onderliggende beleidsnota.

De gemeente richt zich in de paragraaf met name op beleid omtrent weerstandsvermogen, het tweede onderdeel “risicobeheersing” is niet verder uitgewerkt. Kern van het onderwerp De paragraaf geeft een tabel met 23 risico’s weer. Van deze risico’s staan onderwerp, risico, eventuele maatregelen, impact en kans van optreden beschreven.

De risico’s staan onder elkaar opgesomd. Voor die opsomming is kort aangegeven wat de belangrijkste wijzigingen zijn t.o.v. de begroting 2020. - Bevindingen De gemeente Vlaardingen benoemt de risico’s en legt daarbij geen verdere koppeling naar het begrotingsprogramma en doelstelling waarop het risico van toepassing kan zijn. Samenhang met de begrotingsprogramma’s Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording is het doel van de paragrafen om een dwarsdoorsnede van programma’s te geven. Een specifiek onderwerp dat in meerdere programma’s voor kan komen, wordt in een paragraaf samengebracht. In dit specifieke geval dus risico’s en risicobeheersing. In de paragraaf is geen verwijzing naar de begrotingsprogramma’s opgenomen. - Bevindingen Er is geen relatie gelegd naar de begrotingsprogramma’s.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

28

Kengetallen Het tweede deel van de paragraaf bestaat uit de verplichte financiële kengetallen. Een samenvattende tabel presenteert de scores van alle kengetallen in één overzicht.

Een daarop volgende tabel vermeldt de normen die de VNG hanteert bij de verschillende kengetallen. Vervolgens werkt Vlaardingen ieder kengetal in een tabel nader uit. De waarden zijn van een toelichting voorzien. De toelichting verwijst naar het kader dat het Coalitieakkoord daarvoor stelt en geeft aan of aan die gemeentelijke norm is voldaan. - Bevindingen Alle verplichte kengetallen zijn aanwezig. Individuele beoordeling aan de hand van de gemeentelijk norm vindt plaats. Deze sluit aan bij de normen vanuit het Coalitieakkoord. Ook worden de VNGnormen genoemd. De gemeente vult deze individuele beoordeling niet aan met een overkoepelende beschouwing. Leesbaarheid De teksten zijn veelal in een passieve stijl geschreven (”zou moeten kunnen maken”, “zijn gepresenteerd” “kunnen worden bepaald”). Daarbij is het taalgebruik op diverse onderdelen ambtelijk en/of formeel (“betreffende”, aangereikt gekregen”). Definities zijn uitgebreid en technisch weergegeven. .

- Bevindingen De gemeente hecht waarde aan een technische juiste beschrijving van o.a. definities. Dit leidt tot een meer technisch taalgebruik. Ook in andere teksten in deze paragraaf is formeel taalgebruik zichtbaar.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

29

5.3.2. Verbonden Partijen Deze paragraaf is de 7e van de 7 verplichte paragrafen uit de begroting van Vlaardingen. Definities De inleiding van de paragraaf beschrijft allereerst de definitie van “Verbonden Partijen”. Het gaat volgens de tekst om privaatrechtelijke of bestuursrechtelijke organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk en/of financieel belang heeft. Deze definitie sluit aan bij de definitie uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

- Bevindingen De gehanteerde definities zijn toegelicht waarbij de gemeente de definitie uit het BBV volgt. Actualiteit In oktober 2016 paste de commissie BBV de richtlijnen voor Verbonden Partijen aan. Deze aanpassing bevatte het advies om een bepaalde groep derden aan de paragraaf toe te voegen. Dit terwijl ze formeel geen Verbonden Partij zijn vanwege het ontbreken van een financieel belang volgens het BBV (bijvoorbeeld aandelenkapitaal). Het ging om partijen die: -

In overwegende mate structureel worden bekostigd door de gemeente; Er een bestuurlijk belang is.

De paragraaf maakt niet duidelijk of er binnen de gemeente Vlaardingen van dit soort partijen sprake is In de beschrijving van de Verbonden Partijen verwijst de gemeente naar algemene teksten over het openbaar belang en visie van de Partij. De financiële positie van de Verbonden Partijen wordt geduid aan de hand van cijfers 2019, het BBV schrijft het gebruik van cijfers over het begrotingsjaar voor. - Bevindingen De opgenomen cijfers komen op onderdelen uit 2019 en sluiten daarbij niet aan bij het begrotingsjaar. Voor een beschrijving van de Verbonden Partijen kiest de gemeente voor een algemene beschrijving zonder deze specifiek te maken naar aandachtspunten / prioriteiten voor het begrotingsjaar. De gemeente koos er niet voor om invulling te geven aan de richtlijn van de commissie BBV uit 2016. Beleid en kaderstelling Na de definitie volgt een korte tekst over de visie op de verbonden partijen. Deze tekst bestaat vrijwel volledig uit een verwijzing naar de in 2016 vastgestelde werkwijze Verbonden Partijen. - Bevindingen Vlaardingen verwijst voor de visie op Verbonden Partijen naar een ander document.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

30

Kern van het onderwerp Na de inleiding volgt het overzicht van Verbonden Partijen. Dit onderdeel is zoals voorgeschreven in het BBV onderverdeeld in (1) gemeenschappelijke regelingen, (2) vennootschappen & coöperaties, (3) stichtingen en verenigingen en (4) overige verbonden partijen. Volgens een vast format vindt beschrijving van de verbonden partijen plaats. In totaal zijn 14 Verbonden Partijen opgenomen.

Onderdelen in deze beschrijving zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Vestigingsplaats Relatie met begrotingsprogramma Openbaar belang en visie Betrokken partijen Bestuurlijk belang Financieel belang Financiële positie Risico’s

Er is een relatie naar het begrotingsprogramma opgenomen. Dit geldt niet voor de relatie naar een specifieke doelstelling binnen dat programma. - Bevindingen De informatie voldoet (vrijwel) aan de minimale basisinformatie uit het BBV. De gemeente kiest er niet voor om aanvullende informatie op te nemen. De beschrijving is op algemeen niveau, niet specifiek gericht op het begrotingsjaar. Op onderdelen gebruikt de gemeente informatie uit oudere jaren.

Samenhang met de programma’s Bij de Verbonden Partijen is een verwijzing opgenomen naar het begrotingsprogramma waaraan ze een bijdrage leveren. - Bevindingen Er is een relatie aangebracht naar het programma. De gemeente doet dit op algemeen niveau, geen specifieke verwijzing naar een bepaalde doelstelling.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

31

Kengetallen De paragraaf bevat geen kengetallen. - Bevindingen Er zijn geen kengetallen opgenomen. Leesbaarheid De zinnen in de paragraaf zijn op een aantal plaatsen lang en kennen tussenzinnen. Schrijfstijl is vaak leidend (“heeft vastgesteld”, “is weergegeven”). Op een aantal plaatsen is sprake van meer formeel taalgebruik (“uit hoofde van”, “wenselijk achten”). Het aantal afkortingen is beperkt. Definities zijn technisch toegelicht.

- Bevindingen De aansluiting die de gemeente zoekt bij definities uit het BBV zorgt voor formeel / technisch taalgebruik. Dit wordt versterkt door de wijze van formuleren en de zinsopbouw.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

32

5.4. Beelden 5.4.1. Inleiding Naast de documentenstudie haalden wij in interviews beelden en ervaringen op die er leven over de meerjarenbegroting. Onder de raadsleden zetten wij daarvoor een vragenlijst uit. Welke resultaten dat opleverde, valt te lezen in dit onderdeel. 5.4.2. Beelden organisatie en wethouder In een drietal interviews spraken wij met medewerkers van financiën, inhoudelijk deskundigen uit andere afdelingen en de wethouder financiën. Onderscheid tussen jaren De geïnterviewden geven aan dat ze graag meer tijd en aandacht zouden willen geven aan de informatie in de begroting. Door alle andere werkzaamheden en prioriteiten ervaren medewerkers buiten het team financiën de begrotingswerkzaamheden als iets dat erbij moet worden gedaan. Ondanks een heldere planning en een duidelijk regisserende rol van financiën, waarvoor brede waardering is, bestaat het gevoel bij medewerkers in de organisatie dat ze soms overvallen worden door acties. Deze doen ze in korte tijd af wat de kwaliteit niet ten goede komt. “We zien dit teveel als invuloefening” en “soms veranderen we alleen een jaartal” onderstrepen dit. Daardoor bevat de begroting door de jaren heen veel identieke teksten waarop verder wordt gebouwd. De opmerking is gemaakt dat “sommige informatie er al 100 jaar staat”. Informatie stapelt en er is weinig sprake van echte vernieuwing.

De geïnterviewden zouden dat anders vorm willen geven en meer innovatief willen zijn. - Bevindingen Betrokkenen tonen enthousiasme en betrokkenheid maar geven aan dat het voor medewerkers buiten financiën vaak “een klusje erbij” is. Ze ervaren te weinig tijd om voldoende aandacht aan de begroting te kunnen geven. Hierdoor wordt geen echte vernieuwing ervaren. Kaderstelling / samenhang met andere beleidsdocumenten Ieder programma beschrijft de kaderstellende documenten. De geïnterviewden vinden dat helder. Door de financiële situatie waarin Vlaardingen zich bevindt, zijn ook de kaders (Coalitieakkoord en Herstelplan) financieel ingestoken. De financiële focus vinden de geïnterviewden ook verklaarbaar. De financiële positie van de gemeente Vlaardingen is zorgelijk. Dit leidde er toe dat de gemeente in 2020 door de Provincie Zuid-Holland, in haar rol als toezichthouder op de financiële positie van gemeenten, onder preventief toezicht is geplaatst. Hierdoor krijgt financiën veel aandacht en is inhoud naar de achtergrond verschoven. Een aantal geïnterviewden betreurt dat. De aansluiting op inhoud is beperkt. Zo had de Toekomstvisie een grotere plaats kunnen krijgen. Daarbij geeft een enkele geïnterviewde aan dat ook de tussentijdse rapportages een sterk financiële inslag kennen.

De wederzijdse afhankelijk tussen de begroting en deze documenten versterkt daarmee de financiële insteek. Over de opbouw van de programma’s en de ondersteunende waarde van de paragrafen lopen de meningen uiteen. De logica van de programma’s (zijn het inderdaad samenhangende activiteiten) is niet voor alle geïnterviewden helder. De meerwaarde van enkele paragrafen zien de geïnterviewden maar dat geldt niet voor alle paragrafen. - Bevindingen De geïnterviewden zien samenhang met kaderstellende documenten. Vanwege de financiële positie waarin Vlaardingen verkeert, zijn het Coalitieakkoord en het Herstelplan sterk financieel ingestoken. Dit werkt door in de meerjarenbegroting. De inhoudelijke Toekomstvisie krijgt in de begroting vrijwel geen aandacht.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

33

Ambities Geïnterviewden geven aan dat de ambities veelal op het niveau van doelen zijn beschreven. Ze missen de weergave van het effect. Uiteindelijk moet het daar wel om gaan, zo wordt aangegeven. - Bevindingen Beschrijving op niveau van maatschappelijk effect vindt nauwelijks plaats. Concreetheid van de doelstellingen Over de SMART-heid van doelen bestaat eenduidigheid. Dit kan scherper. De geïnterviewden geven aan dat er weinig indicatoren zijn benoemd die de doelbereiking in beeld brengen. De indicatoren die er nu staan, zijn veelal de volgens het BBV verplichte indicatoren. Deze sluiten niet altijd aan op de doelen die de gemeente Vlaardingen formuleerde. - Bevindingen Doelstellingen zijn abstract beschreven en door de gemeente in beperkte mate meetbaar gemaakt. Leesbaarheid Over de leesbaarheid van de meerjarenbegroting lopen de beelden uiteen. Sommige geïnterviewden geven aan dat informatie kort en bondig wordt gepresenteerd. Anderen vinden teksten juist te lang met veel ambtelijk taalgebruik. Dat maakt het voor een niet ingewijde lastig om te lezen. Ook op bestuurlijk niveau worden teksten te uitgebreid gevonden en is er meer behoefte aan focus. Het beeld dat wel gedeeld wordt, is dat meer centrale eindredactie zou helpen om stijl binnen de diverse onderdelen van de begroting beter op elkaar te laten aansluiten.

De geïnterviewden vinden de opgenomen Begroting In Een Oogopslag (BIEO) een goed document. Aangegeven wordt dat het document in helder taalgebruik is geschreven en een goede samenvatting geeft van de hoofdlijnen. Ook het begeleidende raadsvoorstel helpt volgens een aantal geïnterviewden om de informatie in de meerjarenbegroting goed te duiden. Tot slot is er ook waardering voor de digitale ontsluiting en vormgeving van de meerjarenbegroting. - Bevindingen De geïnterviewden zien verbetermogelijkheden om de begroting leesbaarder te maken. De BIEO zien ze daarvoor als goed voorbeeld. 5.4.3. Beelden raadsleden Wij hebben een vragenlijst uitgezet onder 42 (steun)raadleden. Uiteindelijk ontvingen wij daarop, na enkele reminders, 11 reacties. Daarmee ligt de respons op 25%. Hiermee is het onderzoek niet representatief maar wel het vermelden waard. Inzicht in het proces Alle respondenten geven aan dat het proces voor hen voldoende tot goed inzichtelijk is. Daarbij wil 40% meer betrokken worden bij belangrijke stappen in het proces.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

34

In navolging van dit antwoord geeft ruim 40% aan (volstrekt) onvoldoende in staat te zijn om de kaderstellende rol goed te kunnen vervullen. Het overgrote deel (80%) ziet wel een duidelijke samenhang met de andere P&C-documenten en 75% ervaart dat het proces doelmatig verloopt. Alle respondenten ervaren een voldoende tot goede mogelijkheid voor het stellen van technische vragen en het merendeel (67%) is tevreden over behandeling in commissie en raad. Opzet en indeling van de begroting De indeling van de begroting vindt 90% van de respondenten voldoende. Diezelfde 90% ervaart ook dat de programma’s een logisch geheel vormen. Concreetheid van de doelen Bijna 80% van de respondenten vindt dat effecten en doelen zoals beschreven in de programma’s duidelijk zijn geformuleerd. De actualiteit van deze effecten en doelen geeft een meer gevarieerd beeld. Volgens 55% zijn deze actueel, 22% ziet die actualiteit meestal en 23% meestal niet. De meningen over de concreetheid van de indicatoren zijn gelijk verdeeld.

Samenhang tussen de 3 W-vragen 55% van de respondenten geeft aan dat er meestal een duidelijke samenhang is tussen doelen en activiteiten. Voor 33% is die relatie er meestal niet. De relatie naar het benodigde budget is voor bijna 80% helder. Leesbaarheid

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

35

De leesbaarheid qua taalgebruik, zinsopbouw et cetera vindt 33% van de respondenten onvoldoende. De grootste groep (44%) kent de waardering voldoende toe, het overige percentage vindt de leesbaarheid ruim voldoende tot goed. - Bevindingen De raadsleden geven aan dat het proces helder is waarbij een deel van de respondenten aangeeft dat het proces hen onvoldoende in staat stelt om de kaderstellende rol in te vullen. Over de inhoud bestaat een redelijke mate van tevredenheid, waarbij de samenhang tussen de 3 W-vragen en actualiteit van indicatoren aandachtspunten zijn. Opmerking hierbij is dat het aantal respondenten, ondanks enkele herinneringen, beperkt is. De mogelijkheid tot verbetering van de informatiewaarde van de begroting lijkt daarmee niet hoog op de agenda te staan. 5.5. Conclusie en beantwoording deelvragen 5.5.1. Conclusie Programma’s De gemeente Vlaardingen kiest er in de programma’s voor om actualiteiten, doelen en activiteiten op hoofdlijn te beschrijven. Voor meer gedetailleerde informatie is de lezer aangewezen op onderliggende documenten of informatie die het college nog gaat verstrekken. Verwijzingen daarnaar zijn opgenomen. Zonder deze aanvullende informatie is niet altijd duidelijk welk doel precies wordt nagestreefd en welke activiteit daarvoor verricht gaat worden. De SMART-heid is daarmee in de meerjarenbegroting beperkt.

De gemeente beschrijft de ambities wisselend als effect, doel of activiteit. In de opzet van de programma’s is er samenhang aangebracht tussen deze ambitie en daarvoor te verrichten activiteiten. Op inhoud geeft die samenhang een meer diffuus beeld. Bij enkele activiteiten is concreet uitgewerkt welk effect verwacht wordt, bij andere ontbreekt dat. Voor de onderdelen “kengetallen” en “financiën” volgt de gemeente Vlaardingen het basisniveau uit het BBV. Dit betekent concreet de opname van de budgetten op programmaniveau en het presenteren van de verplichte indicatoren. Dit basisniveau uit het BBV zorgt er voor dat er geen specifieke indicatoren zijn voor de doelen die de gemeente Vlaardingen stelt. Dat heeft een effect op de verantwoording die het college van B&W aan de raad aflegt en de wijze waarop de raad kan sturen. Dit geldt onverkort voor de wijze waarop de financiën worden gepresenteerd. De teksten zijn vaak in een leidende vorm geschreven. Door de keuze om soms lange zinnen te gebruiken met tussenzinnen en ambtelijk taalgebruik, ontstaan meer formele teksten. Paragrafen De twee onderzochte paragrafen voldoen in belangrijke mate aan de eisen uit het BBV. De minimale informatiewaarde is daarmee geborgd. De gemeente maakte de keuze om geen aanvullende informatie op te nemen. Relatie naar de programma’s is, beperkt, op hoofdlijn gelegd.

De verdieping naar de onderliggende doelstellingen is niet uitgewerkt. De in de paragrafen opgenomen kengetallen zijn conform het BBV uitgewerkt en in relatie gebracht naar de gemeentelijke kaders die daarbij gelden. Ook de landelijke normen staan benoemd. Een nadere toelichting, trendanalyse of duiding van de samenhang ontbreekt. Ook hier koos de gemeente niet voor aanvullende informatie. Kaders en visie zijn in hoofdlijn beschreven. Voor nadere informatie wordt verwezen naar onderliggende documenten. De informatiewaarde scoort daarmee in kwadrant 3 van het afwegingskader.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

36

Maatwerk

Algemeen / hoofdlijn

Specifiek / details

Nadere informatie in onderliggende documenten, MJB moet in samenhang worden gelezen

Relevante informatie uit andere documenten is opgenomen in MJB. Zelfstandig leesbaar

1

2

3

4

Informatie voldoet aan eisen BBV en is op onderdelen aangevuld

Standaard Informatie voldoet aan minimale eisen BBV, geen nadere aanvulling

5.5.2. Beantwoording deelvragen De in dit hoofdstuk genoemde bevindingen en daarop gebaseerde conclusies leidden tot de onderstaande beantwoording van de deelvragen: 11. Is er samenhang tussen de gewenste effecten, doelen, activiteiten en daarvoor in te zetten middelen? Met andere woorden: worden de 3 W-vragen samenhangend en overzichtelijk beantwoord? De samenhang tussen ambities en activiteiten is voor een aantal specifieke activiteiten aanwezig. Voor een deel van de activiteiten is die expliciete samenhang er echter niet. Verwachte causale relaties zijn niet benoemd. De relatie naar de laatste W-vraag (wat mag het kosten?) is door het gekozen niveau van presentatie op programmatotaal niet te maken. 12. Zijn effecten, doelen en activiteiten meetbaar (SMART) beschreven? Worden trends inzichtelijk gemaakt? De gemeente kiest op veel onderdelen voor een beschrijving op algemeen niveau. Als gevolg hiervan is de mate van SMART-heid beperkt. Dit effect wordt versterkt doordat de gemeente zich beperkt tot opname van de indicatoren die volgens het BBV-verplicht zijn. Deze sluiten vaak niet voldoende aan op de ambities die de gemeente zichzelf stelt. Trends die uit de weergegeven cijfers blijken, zijn niet benoemd en toegelicht. De gemeente beschrijft de “ambities” daarbij op wisselend niveau.

In een beperkt aantal gevallen wordt gekozen voor beschrijving op niveau van maatschappelijk effect. In de meeste gevallen hanteert de gemeente echter een doelstelling. 13. Is de relatie tussen de programma’s onderling helder? Zowel aan de relaties tussen programma’s onderling als aan de relatie tussen programma’s en paragrafen besteedt de gemeente Vlaardingen in de meerjarenbegroting weinig aandacht. 14. Is duidelijk welke risico’s zich kunnen voordoen bij het nastreven van de gewenste resultaten? De gemeente kiest ervoor om de risico’s niet op te nemen in de programma’s maar alleen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Een relatie naar de doelstellingen wordt niet gelegd. Daardoor is niet duidelijk welk effect de risico’s op de doelbereiking hebben. 15. Is de programmabegroting leesbaar en toegankelijk?

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

37

De opbouw van de programmabegroting is helder. De digitale weergave met een doorklikbare inhoudsopgave zorgt ervoor dat eenvoudig door het document genavigeerd kan worden. Dit maakt de begroting toegankelijk. Qua leesbaarheid geldt dat teksten op onderdelen formeel en technisch zijn. Dit sluit beter aan op een doelgroep van inhoudelijk deskundigen dan de gemiddelde geïnteresseerde inwoner. 16. Sluit de informatie in de programmabegroting aan op de informatiebehoefte van de raad? De respons op de vragenlijst is met 25% niet hoog. De respons levert daarnaast een wisselend beeld op over de mate waarin de respondenten van mening zijn dat aan de informatiebehoefte wordt voldaan. Duidelijk is dat een grotere behoefte bestaat aan meer mogelijkheden om de kaderstellende rol te kunnen vervullen. Ook de mate van actualiteit is voor de respondenten een punt van aandacht. Dit geldt ook voor de concreetheid van effecten, doelen en activiteiten.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

38

6. Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk wordt de volgende deelvraag beantwoord: 17. Op basis van de bevindingen die uit bovenstaande deelvragen volgen, welke aanbevelingen zijn te doen voor de doorontwikkeling op zowel proces als inhoud? De programmabegroting vormt een belangrijk document voor de raad om zijn kaderstellende en controlerende rol te kunnen uitvoeren. Op welke wijze de programmabegroting de raad daartoe in staat stelt, is mede afhankelijk van de informatiewaarde van die begroting. In regelgeving (BBV) is daarvoor een minimumniveau vastgelegd. De gemeente is vrij om daaraan verder eigen invulling toe te voegen. De informatiewaarde van de programmabegroting 2021-2024 van de gemeente Vlaardingen isonderwerp van dit onderzoek. De centrale vraag luidt daarbij: In hoeverre voldoet de meerjarenbegroting van de gemeente Vlaardingen aan de externe en interne regelgeving en stelt de daarin opgenomen informatie de raad in staat om de kaderstellende en controlerende rol goed uit te voeren? Deze onderzoeksvraag is via diverse deelvragen beantwoord. Die richten zich op de volgende onderwerpen: 1. 2. 3. 4.

Proces van totstandkoming: de theorie Proces van totstandkoming: de praktijk Voldoen aan interne- en externe regelgeving Toereikendheid van de informatiewaarde

In dit onderdeel presenteren wij de conclusies die op basis van de bevindingen te trekken zijn. Ambtelijk is het proces goed ingericht… Het proces waarin de gemeente Vlaardingen de begroting jaarlijks opstelt, is qua opzet goed ingericht. Het jaarlijkse spoorboekje bevat relevante informatie over acties, actiehouders en planning per op te stellen onderdeel. Rollen en verantwoordelijkheden zijn helder benoemd. Vlaardingen kiest hierbij voor een beschrijving op hoofdlijn en beperkt het spoorboekje tot een beschrijving van het proces (wie, wat, wanneer). Aan welke criteria een bepaalde actie moet voldoen, welke bronnen moeten worden gebruikt et cetera (hoe) is niet opgenomen. Vermeld is dat het proces jaarlijks wordt geëvalueerd. Uitkomsten van die evaluatie worden volgens het spoorboekje betrokken bij het opstellen van het document voor het volgende kalenderjaar. ..waarbij samenhang met andere jaarlijkse P&C-documenten helder is geduid. Het spoorboekje beschrijft helder hoe de programmabegroting zich qua planning verhoudt tot andere P&C-documenten in het kalenderjaar. Een relatie naar meerjarige documenten (zoals het Coalitieakkoord) is niet beschreven. In de praktijk kan collectieve verantwoordelijkheid echter nog worden versterkt… De betrokkenen die onderdeel van dit onderzoek uitmaakten, geven aan dat het spoorboekje helder is over acties en planning.

Daarmee is het in de praktijk goed uitvoerbaar. Ook de communicatie die via verschillende kanalen plaatsvindt, wordt positief ervaren. De afdeling financiën voert een duidelijke regie waarvoor waardering is. Ondanks dit stevige fundament geven de andere afdelingen aan in de praktijk te weinig verantwoordelijkheid voor de begroting te kunnen nemen. De waan van de dag overheerst en acties voor P&C-documenten “worden er dan bij gedaan”. Daarmee is er een beperkt aantal schouders dat het proces draagt en worden acties soms in (te) korte tijd afgedaan. Dit komt de kwaliteit van de informatie niet altijd ten goede. …waarop in 2020 Covid-19 geen positieve invloed had. In 2020 is dit nog versterkt doordat het proces door Corona anders is verlopen dan in het spoorboekje beschreven. Zo kon bijvoorbeeld de fysieke “begrotingsweek” niet plaatsvinden. Betrokkenen gaven aan dat juist deze week in 2019 zorgde voor meer collectieve verantwoordelijkheid.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

39

Evaluatie over 2020 niet zichtbaar uitgevoerd. Een evaluatie over de programmabegroting 2020 was tijdens het onderzoek niet voorhanden. Deze zou wel zijn uitgevoerd maar een verslaglegging daarvan ontbreekt. Ook beschrijft het spoorboekje 2020 niet specifiek welke wijzigingen naar aanleiding van de evaluatie zijn doorgevoerd. Daarmee is niet duidelijk of en zo ja welke leer- en verbeterpunten uit het proces 2020 meegenomen zijn in het nieuwe spoorboekje voor de begroting 2021-2024. Betrokkenen gaven aan dat diverse omstandigheden (wisseling van personeel, veel inzet op het financieel Herstelplan en Corona) ertoe hebben geleid dat de evaluatie minder dan in voorgaande jaren expliciete aandacht kreeg. Bestuurlijke rol vooral aan de voor- en achterkant van het proces De kaderstelling door de raad vindt plaats aan de voorkant van het proces door middel van behandeling van de jaarlijkse Voorjaarsnota. In 2020 is deze vormgegeven in een meer beleidsarme Kadernota 2020. Dit omdat belangrijke kaders al waren gesteld in het financiële Herstelplan en Corona voor de nodige meerjarige onzekerheden zorgt. De meerjarenbegroting ziet de gemeente daarna als uitwerking. Ook betrokkenheid van het college vindt plaats bij aanvang en aan het einde van het proces. Tussentijdse afstemming zit op niveau van individuele wethouders.

De opgenomen informatie voldoet in belangrijke mate aan in- en externe regelgeving De programmabegroting van de gemeente Vlaardingen voldoet in belangrijke mate aan de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). De voorgeschreven hoofdindeling in de beleidsbegroting en financiële begroting is aanwezig, de beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen en in het programmaplan zijn alle verplichte onderdelen opgenomen. De zeven verplicht voorgeschreven paragrafen zijn allen aanwezig. Inhoudelijk voldoen die in belangrijke mate aan de eisen die het BBV daaraan stelt. De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten met toelichting, de uiteenzetting van de financiële positie inclusief toelichting en een bijlage met baten en lasten per taakveld. Hiermee bevat de begroting de verplicht voorgeschreven onderdelen. Het BBV schrijft voor dat een toelichting wordt gegeven op aanmerkelijke verschillen met cijfers van voorgaande jaren (realisatie voor-vorig begrotingsjaar en begroting vorig jaar). Deze toelichting is niet opgenomen. Voor de interne regelgeving is vooral de verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet van belang. Dit wordt ook wel de financiële verordening genoemd. De gemeente Vlaardingen koos er in deze verordening voor om geen aanvullende eisen ten opzichte van het BBV op te nemen.

Daarmee voldoet de programmabegroting ook aan de eisen van de interne regelgeving. Programma’s zijn consistent opgebouwd en op hoofdlijn… De programma’s kennen een identieke opbouw waarbij aan het begin van het programma relevante context wordt meegegeven. De gemeente kiest er daarbij voor om dit op hoofdlijn te beschrijven. Dit geldt ook voor de relatie naar bovenliggende kaders. Dit zijn zowel specifieke beleidsnota’s als algemene kaderstellende documenten zoals het Herstelplan en het Coalitieakkoord. In de begroting is hiervan geen samenvatting opgenomen, voor de inhoud verwijst de gemeente naar de onderliggende documenten. …waarbij de ambities beperkt SMART zijn en veelal niet in termen van effecten geduid De kern van een programma wordt gevormd door de “ambities”. Die zijn veelal als doel weergegeven en soms ook als activiteit. In een enkel geval geeft de gemeente weer welk effect ze wenst te bereiken. De SMART-heid van de doelen is beperkt. Veelal is niet duidelijk wat de gemeente concreet wil bereiken en wanneer. Formulering vindt plaats in algemene termen. Dit leidt tot een beperkte mogelijkheid om te meten of effecten / doelen zijn gehaald. Dit wordt versterkt doordat de gemeente ook weinig relevante indicatoren opneemt. De keuze is gemaakt om alleen de volgens het BBV verplichte indicatoren op te nemen. Veelal sluiten die niet op de genoemde doelen aan.

Ook ontbreekt een streefwaarde en een toelichting op een trend. Daar waar een effect (outcome) moeilijk kwantitatief kan worden gemeten, kan ook een kwalitatieve beschrijving en vervolgens beoordeling plaatsvinden. Dit soort beschrijvingen zijn niet / in beperkte mate aanwezig.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

40

Tekstueel is duidelijk gemaakt via welke activiteiten de effecten en doelen worden nagestreefd… Er is tekstueel een duidelijke relatie gelegd tussen doelen en de activiteiten die de gemeente daarvoor zal verrichten. Het niveau van concrete beschrijving van die activiteiten varieert. …maar niet altijd is duidelijk welke bijdrage een activiteit levert en zichtbare relatie naar kosten en risico’s ontbreekt Niet altijd is duidelijk op welke wijze een activiteit aan de doelbereiking bijdraagt. Daarmee zijn de beleidstheorie en de onderliggende relaties qua doelbereiking en de inzet van activiteiten daarvoor niet helder gemaakt. De relatie met de bijbehorende kosten legt de gemeente op programmaniveau. Daarmee is herleidbaarheid beperkt en is bijvoorbeeld niet inzichtelijk welke kosten gemoeid zijn met het bereiken van een bepaald doel. Dit geldt ook voor de risico’s. Leesbaarheid varieert Qua taalgebruik is er een duidelijk verschil tussen programma’s zichtbaar. In het onderzochte programma Wonen is het gebruik van afkortingen, lange zinnen, tangconstructies en ambtelijke woorden beperkt. Daarmee is de leesbaarheid van de teksten over het algemeen goed. Het programma Sociaal daarentegen kenmerkt zich door lange zinnen, herhaling van teksten en vakjargon. Dat maakt dit programma lastig leesbaar voor minder ingewijden. Overall geldt dat terminologie meer uniform kan worden gebruikt.

Meer “dezelfde taal” spreken zorgt ervoor dat dezelfde beelden ontstaan bij begrippen en onderwerpen. Dit draagt bij aan meer herleidbaarheid en transparantie. Digitaal is de begroting goed ontsloten en toegankelijk gemaakt De begroting is beschikbaar via een webbased applicatie. De begroting is eenvoudig doorzoekbaar en er kan worden doorgeklikt naar diverse onderdelen in de begroting. De toegankelijkheid is goed. Keuze is gemaakt voor informatie op hoofdlijn op minimumniveau BBV Als we deze bevindingen afzetten tegen de matrix zoals opgenomen in hoofdstuk 2, bevindt de begroting van de gemeente Vlaardingen zich in kwadrant 3: informatie wordt op hoofdlijn gepresenteerd waarbij de minimale eisen uit het BBV niet verder zijn aangevuld.

Maatwerk

Algemeen / hoofdlijn

Specifiek / details

Nadere informatie in onderliggende documenten, MJB moet in samenhang worden gelezen

Relevante informatie uit andere documenten is opgenomen in MJB. Zelfstandig leesbaar

1

2

3

4

Informatie voldoet aan eisen BBV en is op onderdelen aangevuld

Standaard Informatie voldoet aan minimale eisen BBV, geen nadere aanvulling

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

41

Aanbevelingen: 1. Weeg als raad af of de huidige keuze (kwadrant 3) voldoende sturingsinformatie biedt. Het is raadzaam om te verkennen of er behoefte bestaat om de minimale eisen uit het BBV uit te breiden met informatie die meer op maat is voor de gemeente Vlaardingen. De begroting heeft nu vooral de functie van “leeswijzer”. Voor relevante informatie over kaders is de lezer aangewezen op onderliggende documenten. Keuze kan zijn om hierover korte informatie in de begroting op te nemen waardoor de zelfstandige leesbaarheid toeneemt. Op onderdelen kan ook de keuze zijn om verplichte informatie anders te presenteren. Bijvoorbeeld verplichte indicatoren die weinig zeggen over effecten die Vlaardingen nastreeft een minder prominente plaats geven. 2. Vraag het college om een proces in te richten waarin gewenste effecten scherper worden gedefinieerd en ondersteund met meetbare, relevante indicatoren. De nu opgenomen indicatoren zeggen weinig over effecten die de gemeente wenst te bereiken en zijn beperkt SMART. Dit maakt kaderstelling en controle op de uitvoering daarvan voor de raad lastig. Daar waar effecten (outcome) moeilijk kwantitatief meetbaar zijn, kan ook een kwalitatieve norm worden gesteld en beoordeeld. 3.

Bespreek met het college of de relatie tussen de 3-W vragen verder kan worden verscherpt zodat er duidelijker relatie komt tussen effecten, doelen, activiteiten en kosten. Een heldere beschrijving van de beleidstheorie en de onderliggende relaties qua doelbereiking en activiteiten zorgt voor meer herleidbaarheid. Ook kan hiermee een meer zuivere afweging in toedeling van budgetten plaatsvinden. 4. Weeg als raad af of er behoefte bestaat om ook tussentijds meer in het proces betrokken te worden. Meerwaarde hiervan is dat op die momenten nadere richting aan een uitwerking kan worden gegeven en/of al een bepaalde technische toelichting kan worden gegeven. Dit kan bijdragen in de scherpte en focus van het debat dat bij de vaststelling van de begroting wordt gevoerd. 5. Geef het college als advies mee om aan het spoorboekje per actie ook inhoudelijke kwaliteitseisen / te gebruiken bronnen toe te voegen. Daarmee wordt niet alleen duidelijk wie wanneer iets moet opleveren maar ook aan welke inhoudelijke criteria dat moet voldoen. Dit kan bijdragen aan uniformiteit en versterking van de kwaliteit van de informatiewaarde van de begroting. 6. Verzoek het college om op de laatste ontbrekende onderdelen ook aan het BBV te voldoen. 7. Geeft het college als advies mee om de thans wisselende leesbaarheid van de begroting te verbeteren.

Bijvoorbeeld door het voeren van een centrale eindredactie. Daarbij is het belangrijk om oog te houden voor de doelgroep / lezers die niet altijd inhoudelijk deskundig zijn. Begrijpelijk taalgebruik is een voorwaarde voor de toegankelijkheid van de begroting. Ook eenduidigheid in terminologie draagt bij aan herleidbaarheid en transparantie.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

42

7. Bestuurlijke reactie Directie

Rekenkamercommissie Schiedam – Vlaardingen T.a.v. de heer Van Deursen Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Postbus 1002 3130 EB Vlaardingen

1000XX

Telefoon: (010) 248 4000

Bezoekadres: Westnieuwland 6 3131 VX Vlaardingen

www.vlaardingen.nl/contact www.vlaardingen.nl datum

onderwerp

pagina

9 februari 2021

Bestuurlijke reactie op de bevindingen rekenkamer rapport “Zicht op inzicht”

1/2

briefnummer

uw kenmerk

bijlage(n)

Geachte heer Van Deursen, Allereerst willen wij u bedanken voor het uitvoeren van het onderzoek naar de informatiewaarde van de programmabegroting van de gemeente Vlaardingen. Met belangstelling hebben wij kennisgenomen van uw onderzoeksrapport “Zicht op inzicht”. In uw brief van 13 januari 2021 verzoekt u ons in het kader van het bestuurlijk hoor en wederhoor een reactie te geven op de conclusie en aanbevelingen. Van deze gelegenheid maken wij via deze brief gebruik. Conclusies en aanbevelingen Het college onderschrijft met de rekenkamercommissie het belang van de informatiewaarde van de programmabegroting van de gemeente Vlaardingen. We herkennen ons in onderstaande conclusies.  Het ambtelijke proces is goed ingericht, waarbij samenhang met de andere jaarlijkse P&C documenten helder is geduid.  In de praktijk kan collectieve verantwoordelijkheid echter nog worden versterkt waarop in 2020 Covid 19 geen positieve invloed had.  Een evaluatie over 2020 is niet zichtbaar uitgevoerd.  De bestuurlijke rol is vooral aan de voor- en achterkant van het proces.  De opgenomen informatie voldoet in belangrijke mate aan in– en externe regelgeving  De programma’s zijn consistent opgebouwd en op hoofdlijn waarbij ambities beperkt SMART zijn en veelal niet in termen van effecten zijn geduid.

 Tekstueel is duidelijk gemaakt via welke activiteiten de effecten en doelen worden nagestreefd, maar niet altijd is duidelijk welke bijdrage een activiteit levert hieraan, Ook ontbreekt een zichtbare relatie naar kosten en risico’s .  De leesbaarheid varieert.  Digitaal is de begroting goed ontsloten en toegankelijk gemaakt. Afgelopen jaar is de organisatie gestart met een verbeteragenda bedrijfsvoering. Het verbeteren van de P&C instrumenten is daar een onderdeel van. De volgende aanbevelingen nemen wij daarin mee:  Het scherper formuleren van effecten en deze ondersteunen met meetbare, relevante indicatoren,  Het aanscherpen van de 3-W vragen,  Een aanvulling op ontbrekende onderdelen te doen om aan het BBV te voldoen.  Het toevoegen van inhoudelijke kwaliteitseisen en te gebruiken bronnen aan het spoorboekje. briefnummer

In behandeling bij mevrouw J. de Jong- Groeneveld

pagina

1/2

Directie Informatiebeveiliging en control

De betrokkenheid en informatiewaarde van de programmabegroting voor de raad is recent besproken in de auditcommissie. De kwaliteitsslag wordt gefaseerd uitgevoerd.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris, E. Stolk

briefnummer

de burgemeester, Bas Eenhoorn

In behandeling bij

pagina

mevrouw J. de Jong - Groeneveld

2/2

8. Nawoord rekenkamercommissie De rekenkamercommissie dankt het college voor zijn reactie. De rekenkamercommissie vindt het prettig om te lezen (in de brief van 9 februari 2021) dat het college de conclusies en aanbevelingen onderschrijft, de aanbevelingen waardevol vindt en tevens overneemt. Wij wensen het college succes met de verdere uitvoering daarvan.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

45

BIJLAGEN

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

46

Bijlage 1. Algemene kaders: coalitieakkoord, Herstelplan en Toekomstvisie Inleiding De meerjarenbegroting is het document waarin te bereiken effecten, doelen en daarvoor te leveren prestaties zijn benoemd. Veelal is dit document een uitwerking van bovenliggende algemene kaders die (1) meer strategisch van aard zijn, (2) een langere tijdshorizon hebben en/of (3) afspraken vastleggen die gemaakt worden bij de vorming van een nieuwe coalitie. Naast deze algemene kaders kunnen er specifieke beleidskaders per domein zijn, bijvoorbeeld vastgelegd in een visiedocument Sociaal domein of Ruimtelijke inrichting. Onderstaand wordt kort de inhoud van een aantal relevante kaders beschreven. Coalitie akkoord 2019-2022: “Handen uit de mouwen” Op 17 mei 2019 presenteerden de fracties van de VVD, Groenlinks, CDA, VV2000/Leefbaar Vlaardingen, D’66 en Fractie Kerkhof een coalitieakkoord met de naam “Handen uit de mouwen”. Het coalitieakkoord beschrijft dat er veel opgaven klaar liggen, zoveel dat ze onmogelijk allemaal in de huidige collegeperiode opgepakt kunnen worden. Daarom is in het coalitieakkoord een prioritering aangebracht en wordt het meest noodzakelijke als eerste opgepakt: • • •

Nieuwbouw en renovaties van scholen: uitvoering Integraal Huisvestingsplan in 10 jaar Kwaliteitsimpuls openbare ruimte: hoger kwaliteitsniveau (B) Beheersbaar krijgen van de kosten in het Sociaal Domein: versneld transformeren.

Voor het Sociaal Domein gaat het om investeringen gericht op preventie, versterking van netwerken en het centraal stellen van de inwoner. De transformatie van achteraf hulp bieden naar van te voren maatregelen treffen (algemeen en preventief aanbod) moet worden versneld. Naast deze structurele richting, bevat het coalitieakkoord enkele incidentele intensiveringen op gebied van o.a. Duurzaamheid, Vlaardingen Fietsstad, Binnenstad en Woningbouw Om dit te realiseren, wordt in het coalitieakkoord een aantal financiële doelstellingen herijkt waarmee enige financiële ruimte beschikbaar komt. Aan deze herijking is bijstelling van een aantal normen rond de financiële kengetallen verbonden. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld normen voor de weerstandsratio, netto schuldquote en solvabiliteit. Extra financiële ruimte wordt gevonden in de extra verhoging van de ozb met 6%. Om aanvullende ruimte te vinden, bevat het coalitieakkoord de opdracht aan B&W om voor de Voorjaarsnota 2020 te komen met een inventarisatie van mogelijke bezuinigingsmaatregelen. Het inhoudelijke beleidskader daarvoor moet komen uit de Toekomstvisie die de gemeenteraad begin 2020 vaststelt. Het coalitieakkoord is vastgesteld in de raadsvergadering van 28 mei 2019 met 24 stemmen voor en 8 stemmen tegen.

Toekomstvisie 2020-2040 Vlaardingen: inhoudelijk kader In 2019 is de gemeente Vlaardingen met inwoners, ondernemers en organisaties in gesprek gegaan over de toekomst van de stad. Dit leverde een veelzijdige kijk op. Deze gesprekken leidde tot de Toekomstvisie Vlaardingen 2020-2020. Dit document brengt in beeld in welke richting Vlaardingen zich tot 2040 wil ontwikkelen.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

47

De toekomstvisie start met een korte (historische) blik op Vlaardingen en enkele kerncijfers. Na een schets van het toekomstbeeld zoals dat in grote lijnen uit de diverse gesprekken kwam, volgt een nadere uitwerking in 4 ambities: 1. Vlaardingen is sociaal en veilig De ambitie vermeldt dat Vlaardingen in 2040 een sociale gemeente is, waar men voor elkaar klaar staat en samen redzaam is. In een samenleving die steeds verder individualiseert, onderscheidt Vlaardingen zich als stad waar saamhorigheid overheerst. Vlaardingen is een plek waar iedereen, ongeacht inkomen, opleidingsniveau, leeftijd of achtergrond, zich thuis en gehoord voelt. 2. Vlaardingen een woonstad voor iedereen In 2040 wil Vlaardingen dé inclusieve woonstad in de metropoolregio zijn. Er zijn woningen voor iedereen: bij de bouw van extra woningen en het opknappen en transformeren van bestaande woningen is ingezet op een gedifferentieerd en evenwichtig woningaanbod. Daarnaast is groen belangrijk in de gemeente. Ook bij de bouw van nieuwe woningen wordt hier rekening mee gehouden, bijvoorbeeld door de aanleg van groene daken en gevels. 3. Vlaardingen als innovatieve opleider Deze ambitie vermeldt dat Vlaardingen zich in 2040 onderscheidt met écht innovatief onderwijs.

Voorbeelden zijn de Food Innovation Academy (FIA) en de Care Innovation Academy (CIA): het onderwijs werkt nauw samen met onderzoeksinstellingen, het bedrijfsleven en regionale overheden om op te leiden, onderzoek te doen en te innoveren. 4. De Vlaardingse binnenstad leeft De binnenstad van Vlaardingen is in 2040 hét hart van de gemeente, zo beschrijft deze ambitie. Het is een populaire plek bij Vlaardingers en bezoekers uit de regio. De gezellige binnenstad is multifunctioneel, er zijn veel evenementen en kleinschalige recreatie. De 4 genoemde uitgangspunten worden gerealiseerd in een aanpak waarvoor 4 uitgangspunten zijn benoemd: (1) sluit aan bij schaal en identiteit Vlaardingen, (2) houd de Vlaardingers in het vizier, (3) doe het samen en (4) zorg voor brede maatschappelijke betrokkenheid. In de geschetste ambities en de daarbij benoemde uitgangspunten is het Coalitieakkoord zichtbaar. De daarin benoemde speerpunten hebben een plaats gevonden in de Toekomstvisie. Verder is de Toekomstvisie vooral een strategisch document dat richting geeft. Concrete invulling, vertaald in SMART doelen en prestaties, kent dit document niet. In het onderdeel “tot slot” valt te lezen dat jaarlijks bij de Voorjaarsnota een evaluatie én vooruitblik plaatsvindt met betrekking tot de ambities en uitgangspunten vanuit de toekomstvisie.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

48

Herstelplan: “Voor een leefbaar en financieel gezond Vlaardingen” Omdat de gemeente Vlaardingen in 2020 onder preventief toezicht van de provincie staat, moest voor 1 april 2020 een financieel herstelplan worden opgesteld. Het herstelplan schetst per domein de huidige situatie, de ambitie en welke interventies gepleegd gaan worden om die ambities te realiseren. De domeinen die aan de orde komen, zijn: • • • •

Wonen Veiligheid Onderwijs Sociaal Domein

De interventies op de diverse domeinen vragen inzet van budget maar leveren uiteindelijk ook budgetruimte op. Uiteindelijk is in het Herstelplan in 2023 een netto opbrengst van ruim € 14 miljoen geraamd. Met deze netto opbrengst, zou in de jaarschrijf 2023 sprake zijn van een sluitende begroting.

In het Herstelplan is de relatie naar het Coalitieakkoord zichtbaar. Zo wordt in het onderdeel “onderwijs” verwezen naar het Integraal Huisvestingsplan met als doel voldoende kwalitatief goede schoolgebouwen. Voor het domein zorg is de relatie vooral zichtbaar in de 2e ambitie waarmee de omslag van zorg naar preventie en vroegsignalering wordt nagestreefd. Met name de interventies in het Sociaal Domein moeten bijdragen een het sluitend worden van de meerjarenbegroting. Per saldo wordt een baat geraamd van € 12 miljoen. In een apart onderdeel is aangegeven welk effect het Herstelplan heeft op de normen voor de diverse financiële kengetallen zoals benoemd in het Coalitieakkoord. Het herstelplan is uiteindelijk, omdat de vergadering op 26 maart vanwege Corona is afgelast, op 23 april 2020 door de raad vastgesteld met 23 stemmen voor en 12 tegen. Beeldvormende behandeling vond op 12 maart 2020 plaats. Kadernota 2020 Op 9 juli 2020 stelde de raad de Kadernota 2020 vast. Deze kadernota schetst de het verwachte verloop van de financiële positie en het effect daarvan op de ratio van het weerstandsvermogen. Een belangrijke ontwikkeling die verwerkt is, is het negatieve jaarrekeningresultaat van € 2,3 miljoen over 2019 en negatief bijgestelde begrotingscijfers van de GRJR.

De in de kadernota geschetste financiële ontwikkelingen maken het noodzakelijk om aanvullende ombuigingsmaatregelen te zoeken. Een uitgebreid pakket is bij de meerjarenbegroting 2021-2024 aangeboden.

Onderzoek informatiewaarde programmabegroting gemeente Vlaardingen

49

Bijlage 2. Uitwerking normenkader opzet en werking proces Deelvraag 1. Is eer een duidelijke procesbeschrijving aanwezig?

Norm

Bevinding

a. Er is een procesbeschrijving b.

c. d.

aanwezig De beschrijving is volledig en bevat alle stappen en onderdelen die relevant zijn voor de begroting De beschrijving is actueel: wordt jaarlijks bijgesteld op basis van de laatste ontwikkelingen Procesbeschrijving is digitaal vastgelegd en van datum voorzien

a.

b.

c.

d.

2. Is voor iedereen Rol duidelijk?

a. De procesbeschrijving bevat een b.

c. d. e. f.

duidelijke verdeling in rollen, taken en verantwoordelijkheden De rollen, taken en verantwoordelijkheden sluiten aan bij actuele rollen/taken/verantwoordelijkheden binnen de gemeente De procesbeschrijving is ken- en vindbaar voor alle actoren met een rol in het proces De proceseigenaar is benoemd Het proces is voor relevante onderdelen in werkinstructies uitgewerkt. Het proces beschrijft te doorlopen escalatielijnen indien er afwijkingen optreden.