Verzelfstandigingsplan 8 september 2021

4.3 Rol bv (uitvoeringsorganisatie) De bv bepaalt vervolgens op basis van het gemeentelijk beleid hoe de uitvoering gebeurt op de meest ondernemende en klantgerichte manier, maar binnen de vastgestelde (maatschappelijke en financiële) kaders. Tussen de gemeente en de bv wordt vastgelegd welke prestaties worden geleverd en welke doelstellingen worden bereikt. De bv bepaalt in principe zelf op welke wijze zij deze prestaties vormgeeft en hoe de doelstellingen worden bereikt. De bv adviseert de gemeente over wat nodig is om de doelstellingen te realiseren. Besluiten over uitbreidingen of aanpassingen van het voorzieningenniveau (en de kosten daarvan) worden genomen door de gemeente; vervangingen en onderhoud zijn de verantwoordelijkheid van de bv binnen de afspraken over exploitatie, beheer en onderhoud.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

27

4.3.1 Bestuur bv Voor het inrichten van het bestuur van de bv zijn er twee mogelijkheden: het bestuur kan worden vorm gegeven door een raad van bestuur of een statutaire directie (een directeur-bestuurder). In alle grotere sportbedrijven is het bestuur vormgegeven door een statutaire directie en een raad van commissarissen. (hierna te noemen RvC). Het grote voordeel van een statutaire directie is dat er eenduidigheid is over taken en verantwoordelijkheden die in een directiestatuut worden vastgelegd en de directeur/bestuurder een maximale prestatieprikkel heeft. Daarnaast is een RvC de schakel tussen aandeelhouder en de directeur-bestuurder. De RvC is toezichthouder namens de aandeelhouder. Ook voor Sportbedrijf Velsen gaan wij uit van een fulltime statutaire directie. De directeur is belast met vaststelling en uitvoering van het beleid en geeft leiding aan de organisatie. De directeur is ook bestuurder van de vennootschap. De functie van de directeur/bestuurder houdt in alles te doen en na te laten wat goed is voor de vennootschap, haar onderneming en de bij haar in dienst zijnde werknemers. De directeur dient steeds alle belangen zorgvuldig af te wegen. De statuten van de bv kunnen diens bevoegdheden inperken, bijvoorbeeld door bepaalde besluiten vooraf voor te leggen aan de RvC en/of de algemene vergadering van aandeelhouders (hierna te noemen de AVA).

Ook kunnen de statuten bepaalde bevoegdheden uitsluitend voorbehouden aan de RvC of de AVA. Met de directeur/bestuurder van de bv wordt in beginsel een gewone arbeidsovereenkomst aangegaan. Benoeming en ontslag gebeurt door de AVA.

4.3.2 Raad van commissarissen Het toezichthoudend orgaan op de bv wordt vormgegeven met een raad van commissarissen (RvC). Deze heeft een belangrijke rol bij benoeming en aanstelling van de directeur/bestuurder en bij instemming van de belangrijkste voorstellen van de directeur/bestuurder aan de AVA. Daarnaast is een Raad van Commissarissen de schakel tussen aandeelhouder en de directeur-bestuurder De RvC bestaat uit drie tot maximaal vijf leden die voor de eerste maal op voordracht van de gemeente worden benoemd. De Commissarissen ontvangen veelal een (beperkte) geldelijke tegemoetkoming.

4.4 Juridische vormgeving 4.4.1 De statuten De gemeentelijke invloed wordt in de statuten vastgelegd door zeggenschap op de navolgende onderdelen: • vaststelling en/of wijziging van het strategisch plan van de bv; • vaststelling begroting en jaarrekening; • winstverdeling; • benoeming, ontslag en beloning bestuurder en raad van commissarissen; • statutenwijziging.

4.4.2 Overeenkomsten Na besluitvorming over de wijze waarop Sportbedrijf Velsen bv vorm zal krijgen worden een exploitatieovereenkomst en een huurovereenkomst opgesteld.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

28

Exploitatieovereenkomst In deze overeenkomst worden alle exploitatieafspraken en mandaten voor het Sportbedrijf geregeld, en ook de hoogte van de verenigings- en onderwijstarieven, de hoogte van de exploitatiebijdrage, het weerstandsvermogen en de indexeringsmechanismen. Huurovereenkomst De accommodaties worden door het Sportbedrijf gehuurd van de gemeente. In de huurovereenkomst worden de verhuurders- en huurdersverplichtingen bepaald en de wederzijdse onderhoudsverplichtingen. De huidige overeenkomsten dienen hiervoor als uitgangspunt.

4.4.3 Corporate Governance Code Ten aanzien van het toezicht op de directeur/bestuurder van de vennootschap door de raad van commissarissen (RvC) wordt, na besluitvorming, een corporate governance code voor de vennootschap opgesteld. Deze code moet onder andere een regeling bevatten over het overleg tussen de RvC en de aandeelhouder inclusief mandatering door de AVA van de vennootschap, die recht doet aan de rol van de RvC binnen de vennootschap.

4.5 Verslaglegging en informatieverstrekking De directeur/bestuurder van Sportbedrijf Velsen rapporteert stelselmatig en dient de gemeente jaarlijks in ieder geval de volgende informatie te verstrekken: • kwartaalrapportages aan de aandeelhouder om de voortgang te bewaken en te kijken of één en ander inhoudelijk of financieel moet worden bijgestuurd. • een jaarrekening met een goedkeurende controleverklaring, inclusief een exploitatierekening. • een jaarverslag dat inzicht geeft in het maatschappelijke rendement van de accommodaties en met daarin de balans, staat van baten en lasten, gedetailleerde toelichting op de balans en op de staat van baten en lasten en de ontwikkeling van het eigen vermogen. Het jaarverslag beschrijft daarnaast wat zich in het verslagjaar beleidsinhoudelijk en op het vlak van bedrijfsvoering heeft afgespeeld. • eens in de twee jaar de resultaten van het klantentevredenheidsonderzoek (per categorie) inclusief verbetermaatregelen. • eenmaal per jaar een geldig certificaat van het keurmerk Veilig en Schoon (zwembad). • eenmaal per jaar een overzicht van de ingediende klachten inclusief genomen acties daarop.

Het Sportbedrijf dient verder qua verslaglegging en informatieverstrekking de volgende zaken te organiseren: • minimaal 2 maal per jaar maar vaker als de gemeente daar aanleiding toe ziet, overleg met de gemeente over relevante bedrijfs- en beleidsontwikkelingen en beleidsvoornemens en maatschappelijk relevante ontwikkelingen. • op basis van een eenmaal per jaar door de gemeente te verrichten schouw van de accommodaties de onderhoudsplanning op basis van het vastgestelde meerjaren onderhoudsplan (MjOP) voor het komende jaar gezamenlijk vaststellen. • een gebruikersoverlegstructuur in stand te houden en minimaal twee keer per jaar een overleg met de maatschappelijke gebruikers te voeren. Voor het gebruikersoverleg wordt ook de gemeente uitgenodigd. • de maatschappelijke gebruikers goed en tijdig op de hoogte te houden van activiteiten die invloed (kunnen) hebben op de activiteiten van de betreffende gebruikers, zoals onderhoud, georganiseerde activiteiten, enzovoorts. • een periodiek medewerkers tevredenheidsonderzoek.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

29

Mede aan de hand van deze rapportages kan de gemeente haar controlerende taak uitoefenen. Dat wil zeggen: de gemeente controleert of de BV de afgesproken prestaties realiseert binnen de afgesproken kaders. Van het Sportbedrijf wordt verder verwacht dat er regelmatig afstemming wordt gezocht met het team Vastgoed over: • planning huurdersonderhoud; • planning eigenaarsonderhoud; • verduurzaming sportaccommodaties; • investeringen.

4.6 Procedure voor de oprichting van de bv Voor de overname van de BV moeten de volgende stappen te worden doorlopen: • voorbereiding van een collegebesluit voor de oprichting van een vennootschap waaronder begrepen de (concept-) statuten; • ontwerp-collegebesluit (ex art. 160, lid 2, en ex art 169, lid 4 van de Gemeentewet) over de oprichting van de vennootschap waarin wordt uitgelegd dat de oprichting in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang; • procedure gemeenteraad “wensen en bedenkingen” ten aanzien van het ontwerp-Collegebesluit; • definitief collegebesluit; • benoeming bestuur(der); • aanvragen goedkeuring geen bezwaar Ministerie van Justitie; • openen bankrekening en aanvragen bankverklaring; • inschrijving Kamer van Koophandel (i.o.); • passeren statuten/oprichtingsakte en aandeelhoudersregister.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

30

Hoofdstuk 5

Optie 2; Juridische vormgeving Joint Venture

5.1 Inleiding Voor Sportloket Velsen is krachtig en ervaren ondernemerschap nodig, tegelijkertijd streeft de gemeente naar blijvende gemeentelijke sturing. Een vorm van externe verzelfstandiging waarbij deze twee doelen bij elkaar worden gebracht is een publiek publieke samenwerking. Uitgangspunt hierbij is dat gemeente Velsen, samen met een in sportbeheer en -exploitatie gespecialiseerde publiekrechtelijke instelling, overgaat tot het oprichten van een Sportbedrijf met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid. In de aanbestedingswet (artikel 2.24b) wordt de samenwerking tussen een overheid en een publiekrechtelijke instelling gezien als quasi inbesteding waardoor het mogelijk is om de opdracht in te besteden aan een samen op te richten nieuwe organisatie. Er is geen aanbesteding nodig. De organisatie die daar het meest voor in aanmerking komt is N.V. Sport, Recreatie en Onderwijsvoorzieningen (SRO) De gemeenten Amersfoort, Haarlem en Zandvoort, Huizen, Zeist en de Bilt werken al samen met SRO in deze vorm van publiek-publieke samenwerking. SRO heeft daarom veel - en vooralsnog als enige- ervaring met deze zogenaamde “Joint Ventures”. Andere sportbedrijven leveren wel ondersteunende diensten aan derden maar nemen geen exploitatieverantwoordelijkheid.

5.2 Vormgeving SRO en de Gemeente Velsen richten samen een Joint Venture in voor de samenwerking op het gebied van het beheer en exploitatie van de sportaccommodaties en de uitvoering van sportstimulering. Daartoe wordt een vennootschap opgericht- SRO Velsen bv- waarbij SRO en de Gemeente Velsen ieder 50% van de aandelen in het kapitaal van de vennootschap houden. De rol van de gemeente als eigenaar en opdrachtgever verandert niet ten opzichte van de rol bij een Sportbedrijf waarin de gemeente de enige aandeelhouder is. SRO NV levert de directeur/bestuurder die het Sportbedrijf bestuurt en verzorgt het pakket aan ondersteunende diensten. Een locatiemanager heeft de dagelijkse leiding in het Sportbedrijf. De aandeelhouders van de bv hebben voldoende zeggenschap over (de activiteiten van) de bv. Het gaat hierbij uitdrukkelijk niet over de zeggenschap van individuele aandeelhouders, maar over de gezamenlijke aandeelhouders, verenigd in de AVA. De Gemeente heeft in haar rol van aandeelhouder van bv wel de invloed om haar belang in het kader van het eigenaarschap en opdrachtgeverschap van de bv te kunnen beschermen.

5.2.1 Prioriteitsaandeel Indien de gemeente Velsen meer invloed wil dan is er een optie om te werken met een prioriteitsaandeel. In de bijlage “prioriteitsaandeel” is dit uitgewerkt als een concept dat na besluitvorming over de Joint Venture (JV) nader zal worden uitgewerkt. De Gemeente Velsen krijgt 1 prioriteitsaandeel. Met dit prioriteitsaandeel heeft de gemeente versterkte gemeentelijke invloed op het functioneren van de JV c.q. de directie. Voor een aantal fundamentele besluiten wordt dan in de statuten bepaald dat de directie hiervoor de voorafgaande goedkeuring van het prioriteitsaandeel nodig heeft. Pas wanneer deze goedkeuring op voorgenomen besluiten van de directie is verkregen kan het betreffende voorstel aan de algemene vergadering van aandeelhouders worden voorgelegd. De gemeente kan deze tussenstap in het proces doen alvorens de aandeelhoudersvergadering besluiten kan nemen. De besluiten die aan de goedkeuring van het prioriteitsaandeel zijn onderworpen betreffen onder het

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

31

nemen van een besluit bij een tegenstrijdig belang van de enige directeur of alle directeuren en het bestemmen van het resultaat. Aan het prioriteitsaandeel is geen stemrecht in de AvA verbonden. De aandeelhouders van NV SRO behouden hun volledige zeggenschap en winstrechten

5.3 Overeenkomsten 5.3.1 Exploitatieovereenkomst In deze overeenkomst worden alle exploitatieafspraken en mandaten voor het Sportbedrijf geregeld, de hoogte van de verenigings- en onderwijstarieven, de hoogte van de exploitatiebijdrage en de indexeringsmechanismen. Deze zal niet verschillen van de overeenkomst voor het Sportbedrijf zonder SRO.

5.3.2 Huurovereenkomst De accommodaties worden door het Sportbedrijf gehuurd van de gemeente. In de huurovereenkomst worden de verhuurders- en huurdersverplichtingen bepaald. In de huidige gebruiksovereenkomsten van de verschillende sportaccommodaties tussen de afdeling Sportzaken en het team Vastgoed wordt uitgegaan van een kostendekkende huurprijs. Deze zal niet verschillen van de overeenkomst voor het Sportbedrijf zonder SRO.

5.3.3 Dienstverleningsovereenkomst (DVO) De door SRO te leveren overhead diensten aan een Joint Venture zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de NV SRO en SRO Velsen bv. Deze overeenkomst maakt integraal onderdeel uit van de constructie van een Joint Venture. De te leveren beheer- en exploitatietaken en het uitvoeren van sportstimuleringsbeleid vormen samen met deze DVO een integraal pakket. Hierdoor kan SRO de volledige verantwoordelijkheid nemen voor de bedrijfsvoering van een Joint Venture. In de huidige afdeling sportzaken worden taken uitgevoerd die doorgaans in bovenstaande DVO zijn opgenomen. Eerder is als uitgangspunt genomen dat de DVO hierop wordt aangepast; wat er voor de verzelfstandiging aan taken door medewerkers in Velsen wordt uitgevoerd, zal ook na verzelfstandiging zo blijven, een en ander ook in het kader van de vereiste kwaliteit van dienstverlening. SRO zal in het kader van de activiteiten die het Sportbedrijf verricht naast de directievoering expertise en - nader te bepalen- ondersteunende diensten leveren aan het Sportbedrijf. De Diensten zijn onder te verdelen in: •

managementondersteuning

•

hrm-diensten

•

financieel management

•

control

•

marketing en Communicatie

•

inkoop

Voor deze diensten zal een dienstverleningsovereenkomst (DVO) worden gesloten tussen SRO en het Sportbedrijf. Collectief platform De SRO-groepsvennootschappen binnen het SRO-concern, de NV en de bv’s samen, betrekken diensten van de NV en verstrekken onderling opdrachten aan elkaar. Hierbij wordt met gebruik gemaakt van bovengenoemde

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

32

quasi-inbestedingsvrijstelling. Dit wordt opwaarts en zijwaarts inbesteden genoemd. De vraag is of deze praktijk van opwaarts en zijwaarts inbesteden ook is toegestaan bij vennootschappen waarvan de NV geen 100% aandeelhouder is. Omdat er geen juridische duidelijkheid is en vanwege de wens om het restrisico te verminderen is besloten tot de oprichting van een collectief platform. Het collectief platform is een structuur waarbij de Joint Venture bv’s opdracht verlenen aan een dochtervennootschap (het ‘Collectief platform’) binnen de groep waarover zij (mede) de zeggenschap uitoefenen. In Collectief platform bv worden de backoffice functies van NV SRO ondergebracht (HR, finance, etc.). Dat betekent dat alle dienstverleningsvergoedingen (die bovenal het restrisico veroorzaken) vanuit de NV naar de Joint Ventures verleden tijd zijn. Doordat Collectief Platform b v onder in de juridische structuur van NV SRO hangt is er geen sprake meer van opwaartse/zijwaartse inbesteding. Hierdoor wordt het restrisico (niet voldoen aan de wetgeving/risico op rechtszaken) sterk verminderd. Voor de Joint Ventures betekent dit dat zij een stemmend aandeel krijgen in de Collectief Platform bv.

5.3.4 Bestuur Het bestuur van de bv berust bij een parttime statutaire directie zoals in het vorige hoofdstuk beschreven. De directeur/bestuurder is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, stippelt het beleid uit en geeft daar uitvoering aan. De directeur/bestuurder legt verantwoording af aan de AVA. De invulling van de directiefunctie zal vanuit SRO parttime worden verzorgd.

5.3.5 Locatiemanagement In Sportbedrijf Velsen wordt vervolgens een locatiemanager aangesteld. Deze functionaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering. En voor de verdere ontwikkeling van alle accommodaties en activiteiten die bij het Sportbedrijf betrokken zijn. De locatiemanager valt rechtstreeks onder de bestuurder/directie van de Joint Venture en is eindverantwoordelijk voor de operationele bedrijfsvoering. Zij of hij is ook het eerste aanspreekpunt voor de gemeente. Bestuurder/directie en locatiemanager werken nauw met elkaar samen. Het profiel van de manager is opgenomen als bijlage 1.

5.3.6 Raad van commissarissen/raad van advies De Joint Ventures van SRO hebben een centrale RvC. De leden van de centrale RvC van SRO worden geacht ook het belang van de lokale vennootschap(pen) te behartigen en niet alleen het SRO-belang. In het geval van de lokale Joint Venture (JV) is het wel een mogelijkheid om een raad van advies (RvA) in te stellen. Voorstelbaar is dat een RvA zich met name toelegt op het borgen van de belangen van de gebruikers van de accommodaties. De RvA kan bijvoorbeeld worden vorm gegeven met een afvaardiging van gebruikers, onderwijs en andere stakeholders. In het geval van de Joint Venture (JV) en de wijze waarop de governance binnen die structuur is vormgegeven, is het een mogelijkheid om een raad van advies (RvA) in te stellen. Voorstelbaar is dat een RvA zich met name toelegt op het borgen van de belangen van de gebruikers van de accommodaties. De RvA kan bijvoorbeeld worden vorm gegeven met een afvaardiging van gebruikers, onderwijs en andere stakeholders. De Raad van Advies is een informeel orgaan dat advies geeft op punten waar de organisatie op dat moment behoefte aan heeft. De Joint Venture voert minimaal twee keer per kalenderjaar met de RvA overleg over alle zaken die het functioneren van het Sportbedrijf en de rol van de RvA hierbinnen, betreffen. De RvA vervult ook een klankbordfunctie voor het Sportbedrijf.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

33

5.3.7 Verslaglegging en informatieverstrekking De verslaglegging en informatieverstrekking vindt op dezelfde wijze plaats zoals in het vorige hoofdstuk beschreven in paragraaf 4.5. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de formats van SRO.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

34

Hoofdstuk 6

Sportbedrijf Velsen; de keuze

6.1 Inleiding Om een keuze te maken tussen een eigen autonome Sport bv of een Joint Venture met SRO worden in dit hoofdstuk de verschillen tussen beide opties benoemd en gewogen.

6.2 Gemeentelijke invloed Het houden van invloed/zeggenschap binnen de nieuw op te richten vennootschap is voor de gemeente van (groot) belang. Onderstaand wordt de zeggenschap in beide opties nader toegelicht.

6.2.1 bv. met gemeente als enig aandeelhouder De gemeente heeft als 100% aandeelhouder de uiteindelijke zeggenschap binnen de op te richten bv. De directeur/bestuurder wordt aangesteld bij de oprichting en is zelfstandig verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en legt op bepaalde momenten verantwoording af aan de AVA. Van belang daarbij is dat het toezicht in de bv. met een apart orgaan – de Raad van Commissarissen (RvC) – wordt ingericht. Dit is naast bestuur en AVA een derde orgaan dat met een gedeelte van de toezichthoudende taken wordt belast. De bevoegdheid tot het benoemen en ontslaan van de directeur/bestuurder berust bij de gemeente als aandeelhouder. De bevoegdheid tot het benoemen en ontslaan van de RvC berust eveneens bij de AVA. De RvC kan wel de directeur/bestuurder voordragen voor benoeming. Duidelijk is dat de gemeente als 100% aandeelhouder een sterke juridische positie heeft. De aandeelhouder kan alle mogelijke besluiten (unaniem, gekwalificeerde meerderheid en gewone meerderheid) nemen.

6.2.2 bv.-Joint Venture Er zijn twee aandeelhouders (SRO en Gemeente Velsen) met evenveel stemrecht. De zeggenschap van de gemeente is dus beperkter dan in de andere optie. In het algemeen heeft noch de gemeente noch SRO als 50% aandeelhouder niet de middelen om besluiten eenzijdig af te dwingen. De feitelijke stemverhouding maken dat de twee aandeelhouders het eens moeten zijn om tot een besluit te komen. Voor de gemeente is er de mogelijkheid om besluiten te blokkeren en voor SRO ook. Dit is in algemene zin ook het risico van een 50%/ 50% Joint Venture. Als de aandeelhouders het niet of niet langer eens kunnen worden in de AVA volgt er een nieuwe vergadering en vervolgens worden er deskundige(n) benoemd om uit de impasse te raken. Als dat niets oplost, dan treedt eventueel een exit regeling in werking. Als het gaat om de formele zeggenschap van de aandeelhouder is het aangaan van een Joint Venture daarom een beperking en opzichte van de “eigen” bv; Bijvoorbeeld, als er tussen de gemeente en SRO N.V. een meningsverschil ontstaat over de kwaliteit van de (door SRO N.V.) geleverde diensten of de door SRO NV geleverde directeur. In dat geval kan het gebeuren dat beide aandeelhouders het niet eens worden, waardoor zij niet tot besluitvorming komen.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

35

De gemeentelijke rol van eigenaar en opdrachtgever verandert echter niet. De gemeentelijke invloed is daarbij wel geborgd. Invloed op de bedrijfsvoering loopt vooral via de parttime directeur-bestuurder van SRO, met als belangrijk gegeven dat de aan te stellen locatiemanager het lokale “boegbeeld” van het Sportbedrijf is.

6.3 Kennis en expertise Wat betreft kennis en expertise is in de eerdere rapportage al onderscheid gemaakt tussen medewerkers op de werkvloer, het middenkader en het management. Het lokaal al aanwezige expertise blijft in beide opties beschikbaar, zeker waar het gaat om uitvoeringstaken. Deze kennis en expertise zal binnen de Joint Venture worden doorontwikkeld, zeker als het gaat om de organisatiecultuur en klantgerichtheid. De ondersteunende taken vanuit de gemeente zoals ICT, HRM- diensten, juridische ondersteuning en financieel management en controlling vallen weg en zijn binnen de huidige organisatie van de afdeling Sportzaken niet beschikbaar en geborgd. Deze specifieke kennis moet worden ingehuurd. Voor de ontwikkeling van management en middenkader is goede ondersteuning nodig, zodat een aantal “afleidende” taken kan verminderen. Hierbij is de afstemming van de aanwezige expertisen en (potentiële) competenties op de nieuwe, zelfstandige organisatie van belang. Het is uit oogpunt van efficiency wenselijk om aanvullende dienstverlening zo mogelijk als een integraal pakket in te huren en niet bij verschillende aanbieders. Daarbij is specifieke kennis van de bedrijfsvoering en activiteiten van Sportbedrijven onontbeerlijk.

6.4 Financieel rendement, efficiency en transparantie De bedrijfsvoering van Sportbedrijf Velsen zal ten opzichte van de huidige situatie efficiënter en transparanter zijn waardoor het financiële rendement verder verbetert. Er is in principe geen verschil te verwachten tussen beide opties, maar SRO levert een passend ondersteuningspakket op maat en kan meer en andere exploitatiekansen inbrengen, mede door hun ervaring met andere vestigingen.

6.5 Organisatiestructuur en personele aspecten De ontwikkeling/verbreding van een medewerker kan in een private, marktgerichte organisatie effectiever zijn dan bij de gemeentelijke exploitatie en organisatie. In alle gevallen is (behoud van) werkplezier een belangrijke randvoorwaarde voor een succesvolle exploitatie. Bij de optie SRO is de aanwezigheid van regiomanagement, ontwikkelprogramma’s en de professionele directievoering daarbij een voordeel. Een belangrijke succesfactor voor een goed functionerende organisatie is de invulling van het lokale management, de toe te wijzen mandaten en de manier waarop hij/zij ondersteund wordt.

6.6 Financiële risico's (kwetsbaarheid en risicospreiding) Om risico’s en onverwachte tegenvallers in de bedrijfsvoering te voorkomen zijn goede afspraken - transparantie, een realistische begroting en adequate rapportages- van groot belang. Het dienstenpakket van SRO draagt daaraan bij. Ook zijn zij voor 50% verantwoordelijk voor mogelijke verliezen. Dat geeft een vorm van risicospreiding De gemeente blijft zelf eigenaar van de accommodaties en sportvelden en is daarmee uiteindelijk

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

36

verantwoordelijk voor de in standhouding. In die zin heeft een gemeente altijd een “onvervreemdbaar” risico als de exploitatie tegenvalt. Dat is in geen enkele beheervorm onderscheidend.

6.7 De keuze; een eigen bv of de Joint Venture 6.7.1 De keuze In het adviesrapport; “de uitwerking” staat de volgende passage; Voor Sportloket Velsen is krachtig en ervaren ondernemerschap nodig maar tegelijkertijd streeft de gemeente naar blijvende gemeentelijke sturing. Onderstaand geven wij een score aan de afwegingscriteria van de beide verzelfstandigingsopties zoals die ook in de vorige rapportages zijn gebruikt; Criterium

Eigen bv

Joint Venture met SRO

Gemeentelijke invloed

x

0

Kennis en expertise

x

xx

Rendement en transparantie

x

xx

Organisatie en personeel

xx

xx

Financiële risico’s

x

xx

++

De beheervorm voldoet volledig aan/past volledig bij het criterium

+

De beheervorm voldoet aan/past bij het criterium

0

De beheervorm voldoet niet helemaal/ past niet helemaal bij het criterium (neutraal) • de gemeentelijke invloed is maximaal bij de eigen bv. Doordat de SRO-optie de (parttime) directie levert en een centrale ondernemingsraad (COR) en RvC heeft is de gemeentelijke invloed beperkter. • het is duidelijk dat SRO dusdanig veel kennis en expertise inbrengt die voor een eigen “beginnend” Sportbedrijf geruime tijd zal vergen om op dat niveau te komen. • mede daardoor scoort SRO ook hoger op het criterium rendement en transparantie en ook omdat zij als medeaandeelhouder medeverantwoordelijk zijn. • betreft organisatie en personeel zijn er geen grote verschillen. • de financiële risico’s zijn bij beide opties uiteindelijk hetzelfde, alleen is het risico op aanloopverliezen bij een beginnend Sportbedrijf groter.

De conclusie is dat optie 2 -samenwerking met SRO- de beste kans biedt om krachtig en van meet af aan ervaren ondernemerschap in Sportbedrijf Velsen te brengen. De beperkter (juridische) invloed die de gemeente als aandeelhouder heeft is weliswaar als een mogelijk nadeel aan te wijzen, maar de gemeente houdt voldoende invloed op de exploitatie vanuit haar opdrachtgeverschap en ook het eigenaarschap van de accommodaties blijft volledig in gemeentelijke handen. Wij adviseren daarom om te kiezen voor een Joint Venture met SRO. SRO zal ook zeker bijdragen aan het goed verlopen van het transitieproces.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

37

6.7.2 Voor- en nadelen De belangrijkste voordelen van samenwerking met SRO zijn; • stevige basis voor een succesvol Sportbedrijf Velsen, zowel (sport) maatschappelijk als financieeleconomisch; • de bijdrage aan het transitieproces; • continuïteit en toekomstbestendigheid goed gewaarborgd; • een professionele organisatie met meerdere vestigingen (kruisbestuiving en synergie); • een integraal toegesneden dienstverleningspakket (dat niet hoeft te worden aanbesteed); • partnership (samen de lasten en de lusten); • lokaal bekend (Haarlem). De constructie met SRO kent ook enkele nadelen en aandachtspunten; • SRO levert de statutaire directie voor Sportbedrijf Velsen (geen invloed gemeente); • heeft een centrale RVC en COR voor alle vestigingen (minder invloed vanuit gemeente en kleiner/algemener klankbord voor de aandeelhouders); • de directie van SRO vertegenwoordigd ook de aandeelhouder SRO NV; • er is sprake van “gedwongen winkelnering” betreft de dienstverlening, weliswaar op basis van maatwerk; • er moet wat betreft besluitvorming binnen de AVA altijd unanimiteit zijn (er is geen meerderheid);

6.7.3 Randvoorwaarden Alles bij elkaar zijn de voordelen die SRO biedt om krachtig en ervaren ondernemerschap in Sportbedrijf Velsen te brengen groter dan de nadelen. Daarom adviseren wij om te kiezen voor een Joint Venture met SRO. Daarbij moet wat ons betreft aan vijf belangrijke voorwaarden worden voldaan; • De gemeente krijgt een prioriteitsaandeel waar door haar invloed op aandeelhoudersniveau sterker wordt dan bij een 50/50 verdeling. (zie bijlage) • de locatiemanager moet voldoende zwaarte en mandaten hebben om daadwerkelijk het boegbeeld en sturende kracht van Sportbedrijf SRO Velsen te zijn. • de dienstverlening vanuit SRO moet afgestemd zijn op de (potentiële) competenties van de medewerkers. Dat houdt met name in dat (ondersteunende) werkzaamheden die goed in Velsen kunnen plaatsvinden ook daadwerkelijk worden benut en de dienstverlening daarop wordt afgestemd. • bespreekbaar maken dat In de centrale RvC van SRO minimaal één commissaris zit die nadrukkelijk ook In de centrale RvC van SRO de belangen van de Joint Ventures behartigt en daarvoor ook in voldoende mate aanspreekbaar is. • het instellen van een Raad van Advies en samen met de directie en de locatiemanager de samenstelling, taken en rollen beschrijven.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

38

Hoofdstuk 7

Personeel en organisatie

7.1 Inleiding In de adviesrapportage “Organisatie Sportloket Gemeente Velsen: de keuze” is de wijze waarop Sportbedrijf Velsen wordt ingericht beschreven na uitvoerig overleg met de medewerkers zelf. In deze rapportage werken wij de definitieve formatie uit en wordt het aanvullende dienstenpakket van SRO beschreven.

7.2 Organisatie en formatie 7.2.1 Organogram Het organogram voor de nieuwe organisatie ziet er als volgt uit;

-

AVA

-

Directeur

Locatiemanager

Marketing en communicatie (Financiële) administratie Verhuur Planning HR JZ etc.

Bedrijfsbureau

Manager

Beweegteam

Manager + projecten

Ondersteuning Zwembad

Onderhoud & Facilitair

-

-

-

Lifeguards Zweminstructeurs/ animatie (+ coördinatie) Medewerkers sportstimulering + Beleidsontwikkelaar Leerbedrijf regio & interne opleiding

Schoonmaak Zwembad Lifeguards Receptie

-

-

Schoonmaak gymzalen Klein technisch onderhoud & Technisch onderhoud Coördinator

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

39

Het toekomstig Sportbedrijf bestaat uit twee teams en een bedrijfsbureau. Het bestuur wordt gevormd door een parttime statutair directeur vanuit SRO. De dagelijkse leiding is in handen van een locatiemanager en twee afdelingsmanagers. (teamleiders). Zij sturen het beweegteam en de ondersteuning zwembad gezamenlijk aan. Samen met SRO zal direct gestart worden met het afstemmen van taken en verantwoordelijkheden van de ondersteunende medewerkers zodat de dienstverlening vanuit SRO goed aansluit op de intern uit te voeren taken. Dit zal uiteraard in nauw overleg met de betreffende medewerkers plaatsvinden.

7.2.2 Formatie De vastgestelde formatie is ten opzichte van maart 2020 teruggelopen van 38,42 naar 37,42 FTE door één formatieplaats te bezuinigen. De formatie is -exclusief 2,29 vacatureruimte- op dit moment als volgt verdeeld; FTE

Omvang personele formatie 3,09 huidig bedrijfsbureau 4,12 zweminstructie zwembad 3,16 receptie zwembad 0,93 onderhoud zwembad (gebouw en installatie) resterende deel uitbesteden 0,15 coordinatie onderhoudscontracten onderaannemers 3,44 schoonmaak zwembad 1 leerbedrijf & coordinatie zwembad 2,8 lifeguard 2,1 Sportstimulering 2 Sportveldonderhoud 6,34 Accommodatiebeheer & Technisch onderhoud 2 Schoonmaak gymzalen 1 Coördinatie sportaccommodaties 3 management 35,13 TOTAAL

Samen met SRO zal direct gestart worden met het afstemmen van taken en verantwoordelijkheden van de ondersteunende medewerkers zodat de dienstverlening vanuit SRO goed aansluit op de intern uit te voeren taken. Dit zal uiteraard in nauw overleg met de betreffende medewerkers plaatsvinden.

7.3 Overgang personeel 7.3.1 De CAO Voor Sportbedrijf Velsen geldt de cao-zwembaden. Ook SRO hanteert de laatste jaren deze CAO in haar Joint Ventures. Deze CAO is algemeen verbindend voor organisaties waarbij het zwembad > 50% van de omzet genereert (dat is in Velsen het geval). Deze CAO is goed toegesneden op de medewerkers van het Sportbedrijf (zwembad, binnen en buitensportaccommodaties, sportstimulering). Betreft de pensioenopbouw is het uitgangspunt dat de

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

40

medewerkers bij het ABP blijven op basis van vrijwillige aansluiting. (dat besluit ligt bij pensioenfonds recreatie, zij hebben echter vastgelegd dat dit een vrijstellingsgrond is) Dit is ook bij andere Joint Ventures van SRO -recent- geborgd. De nieuw op te richten bv zal dit proces in gang zetten.

7.3.2 Wet Overgang onderneming De medewerkers die meegaan naar het Sportbedrijf vallen onder de zogenaamde Wet Overgang Onderneming. Dat wil zeggen dat ze onder de cao-zwembaden gaan vallen, maar met behoud van de huidige arbeidsvoorwaarden. Dit wordt de komende periode verder uitgewerkt.

7.3.3 Transitie De overgang van het gemeentelijke bestuur naar een private bedrijfsvoering heeft een complete cultuurverandering tot gevolg. Waar de beleidsmatige en operationele verantwoordelijkheden verspreid waren over meerder personen, organisatieonderdelen en bestuursorganen binnen de gemeente Velsen, ligt deze bij de bv vooral bij de directie van de nieuwe vennootschap. Deze ontwikkeling vergt het opnieuw opbouwen van de gehele organisatie. Ervaring leert dat in een traject als dit weinig (operationele) aspecten in de bedrijfsvoering ongemoeid blijven. Het invoeren van de verzelfstandiging heeft een aantal cruciale aandachtspunten De belangrijkste elementen zijn: • realiseren van de benodigde cultuurverandering: overgang van de ambtelijke werkomgeving naar een private status met een bedrijfsmatige en marktgerichte bedrijfsvoering (“ondernemend exploiteren”). Dit is een belangrijke doelstelling met het oog op het succes van de onderneming op middellange en lange termijn. • inrichting van de organisatie: Het aanbrengen doelmatige sturingsprocessen en een transparante bedrijfsvoering, het structureren organisatie en bedrijfsvoering; Het realiseren van duidelijke en eenduidige indeling van taken en bevoegdheden over functies en functionarissen (mandatering). Focus op efficiency en effectiviteit.

Een functionele communicatie en overlegstructuur organiseren, zowel op verticaal als horizontaal niveau. Duidelijke coördinatie, dat wil zeggen het op elkaar afstemmen van handelingen en beslissingen; • ontwerpen, opzetten en invoeren van een tijdige, volledige en juist managementinformatiesysteem. Een en ander als basis voor het periodiek rapporteren aan raad van commissarissen dan wel de aandeelhouders; • de (door het team beschreven) missie, visie en kernwaarden dienen als vertrekpunt voor de ontwikkeling van het Sportbedrijf als maatschappelijk ondernemer die klantgerichtheid hoog in het vaandel heeft. • duidelijk en eenduidig implementeren en volledig hanteren van de gekozen CAO en respecteren van de garanties aan de medewerkers; • completering en uitwerking van het verzelfstandigingsplan tot een taakstellend operationeel bruikbaar sturing- en monitoringinstrument voor de algehele bedrijfsvoering; • stroomlijnen van de operationele bedrijfsvoering naar de gewijzigde situatie zoals het overnemen en in eigen beheer (laten) uitvoeren van de huidige gemeentelijke (interne) dienstverlening en ondersteuning; • het opstellen/actualiseren van diverse deelplannen voor de operationele bedrijfsvoering, zoals een marketing-/PR-/Mediaplan,

openstellingsrooster

en

activiteiten/evenementenplan,

personeelsplan,

onderhouds- en investeringsplan, financieel dekkingsplan enz. Een en ander samen met de medewerkers; • implementatie van het verzelfstandigingsplan met als resultaat een optimaal maatschappelijk en bedrijfsmatig

rendement

gebaseerd

op

de

in

de

beheer-

exploitatieovereenkomst

gestelde

randvoorwaarden. De essentie daarbij is het realiseren van een efficiënt gebruik van de accommodaties, omzetverhoging en kostenbeheersing.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

41

Bovenstaande geeft een kort en gestructureerd beeld van de grote opgave waar de nieuwe organisatie voor staat. Dit vereist naast hard en efficiënt werken en het in huis hebben van de juiste kennis en vaardigheden ook een eenduidige prioritering, een goede planning en een strakke bewaking van de uitvoering. De praktijk leert dat de organisatie een aanloopfase van één tot twee jaar nodig heeft. Wij zien in dat kader het jaar 2022 in ieder geval als een overgangsjaar.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

42

Hoofdstuk 8

Financiële kader

8.1 Uitgangspunten Direct na besluitvorming zal samen met SRO de eerstejaarsbegroting voor SRO Velsen bv (het Sportbedrijf) worden uitgewerkt. Hierbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd; •

prijspeil 2022;

•

indexering met 1,5% conform de kadernota gemeente Velsen;

•

stijging van de tarieven met 5% vanwege de gemeentelijke taakstelling van € 60.000;

•

raming van alle baten en lasten op basis van feitelijkheid, inverdieneffecten en ambitie;

•

loonkosten op basis van de vastgestelde formatie en conform cao-zwembaden 2021;

•

actualiseren en completeren meerjaren onderhoudsplannen;

•

BTW – belaste exploitatie.

8.2 Vergelijkingselementen Om een goede vergelijking te maken tussen de gemeentelijke begroting en de begroting van het Sportbedrijf benoemen wij alleen verschillen die concreet te maken hebben met de verzelfstandiging. Hoewel een hogere mate van maatschappelijk en financieel rendement van het Sportbedrijf wordt verwacht nemen wij daar in dit stadium nog geen voorschot op. De vergelijking kent daarom de volgende aspecten; •

loonkosten;

•

overheadkosten;

•

huisvestingskosten;

•

frictiekosten.

8.2.1 Loonkosten •

De personeelskosten zijn gebaseerd op een beloning conform de cao Zwembaden, waarbij rekening is gehouden met de huidige aanwezige formatie, functies en inschalingen. De opbouw van de personele lasten is als volgt; o contracten en vacatures;

€ 1.544.437

o vervanging;

€ 176.988

o indirecte uren (*):

€

58.225

o overige personeelskosten (**);

€

68.843

TOTAAL

€ 1.847.492

(*) compensatie vrije tijd zondag/feesttoeslag, opleidingsuren, werkoverleg etc. (**) 5% van de loonsom voor o.a. kleding, opleidingen, ARBO, consumpties, reiskosten. De totale personele uitgaven voor de afdeling Sportzaken bedroegen in 2019 effectief;

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

43

Salarissen organisatie Salarissen zwembad salarissen binnensport + ver. Geb. Salarissen buitensport Salarissen sportstimulering Totale personeelskosten

282.631 1.458.979 501.407 133.680 159.750 2.536.447

De grote besparing van bijna € 700.000 heeft vier belangrijke oorzaken;

•

o

de lagere loonkosten van de CAO en vervallen Onregelmatigheidstoeslag;

o

38 in plaats van 36-urige werkweek;

o

de lagere kosten van inhuur en vervanging;

o

een al doorgevoerde personele besparing t.o.v. 2019 van 1 FTE).

Er is daarnaast een groot verschil in de sociale lasten. Ter vergelijk:

publiek privaat bruto salaris

100%

100%

IKB (vakantietoelage)

8% 7% 2% 1% 1% 33% 1% 153%

8%

IKB (eindejaarsuitkering-1) IKB (levensloopbijdrage CAO) ZKV-vergoeding CAO IKB (uitbetaling vakantiedagen bw) Totaal betaalde premies Werkkostenregeling TOTAAL LOONKOSTEN

•

25% 1% 134%

Garanties.

Voor de gemeentelijke medewerkers die overgaan naar het Sportbedrijf zullen garanties worden afgegeven in de vorm van loonsuppletie om inkomensachteruitgang te voorkomen. Deze garantiesom wordt lager naarmate er via natuurlijk verloop medewerkers vertrekken, Nieuwe medewerkers hebben deze garantie uiteraard niet. In het eerste jaar bedragen deze garanties ca. € 465.000. Ter indicatie is onderstaand een grafiek opgenomen die de afbouw van deze garanties globaal inzichtelijk maakt als elke medewerker tot zijn/haar pensioen bij het Sportbedrijf zou blijven werken.

Bij elke fulltimevacature die ontstaat nemen de garantielasten met gemiddeld € 12.000 af.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

44

8.2.2 Overheadkosten De gemeentelijke overheadkosten bestaan uit drie componenten; • institutionele kosten (niet direct beïnvloedbaar); • ondersteunende werkzaamheden (beïnvloedbaar, vrijval uren); • apparaatskosten beïnvloedbaar, gaat mee naar Sportbedrijf). De ondersteunende werkzaamheden vanuit de gemeente vervallen geheel. Daarvoor in de plaats komt een dienstverleningsovereenkomst met SRO. Deze overeenkomst maakt integraal onderdeel uit van de constructie van een Joint Venture. De te leveren beheer- en exploitatietaken en het uitvoeren van sportstimuleringsbeleid vormen tezamen met deze DVO een integraal pakket. Hierdoor kan SRO de volledige verantwoordelijkheid nemen voor de bedrijfsvoering van een Joint Venture en profiteert deze Joint Venture van de professionaliteit en de schaalvoordelen gerealiseerd door SRO. In de huidige afdeling sportzaken worden taken uitgevoerd die doorgaans in bovenstaande DVO zijn opgenomen. Eerder is als uitgangspunt genomen dat de DVO hierop wordt aangepast; wat er voor de verzelfstandiging aan taken door medewerkers in Velsen wordt uitgevoerd, zal ook na verzelfstandiging zo blijven, een en ander wel in het kader van de vereiste kwaliteit van dienstverlening. SRO zal naast de verzorging van de statutaire directie de onderstaande diensten aan het Sportbedrijf leveren.

Financieel Management • het registreren van alle binnenkomende facturen, dagafschriften en declaraties; • het controleren, fiatteren en betalen van alle facturen en declaraties; • het coderen en inboeken van alle financiële mutaties.

Control • het opstellen van periodieke rapportages; • het opstellen van prognose; • proactief adviseren bij bedrijfsvoering; • het opstellen van een jaarlijkse begroting in de bestaande SRO-formats en het tussentijds leggen van relaties tussen de begroting en het lopende boekjaar; • het verstrekken van inlichtingen aan het management van voor hun relevante gegevens; • het begeleiden van de accountantscontrole. Marketing & communicatie • inzet van social media (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram); • contentbeheer websites; • consumenten communicatie & marketing; • productontwikkeling; • communicatie met pers en media; • communicatie met stakeholders; • arbeidsmarktcommunicatie; • uitvoering van signing/bewegwijzering accommodaties; • bewaking van huisstijl. Inkoop • het organiseren van aanbestedingen/inkooptrajecten voor SRO Velsen. Managementondersteuning • leveren van input voor ontwikkeling & innovatie;

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

45

• beheer Keurmerken; • ondersteuning opstellen toezichtplannen zwembad; • periodiek overleg met stakeholders. De kosten van deze dienstverlening bedragen € 270.000 per jaar exclusief BTW en inclusief het voeren van de statutaire directie. De kosten van de gemeentelijke overhead die indertijd (2016) geraamd zijn op ca. € 1.000.000 zullen deels direct en deels geleidelijk af kunnen nemen. Wel dient rekening te worden gehouden met de nieuw aan te stellen accounthouder als aanspreekpunt voor het Sportbedrijf. Deze schaal 10/11 functie zal - bij voorkeur in combinatie met andere taken- structureel moeten worden ingevuld.

8.2.3 Frictiekosten • Kwartiermaken Na besluitvorming zal een kwartiermaker moeten worden aangesteld die samen met SRO de transitie vanuit de gemeente begeleidt en coördineert. Met name de ontvlechting van budgetten en de overname van de historische gegevens zijn aspecten die veel tijd en energie kunnen kosten. Ook voor wat betreft de afstemming met de medewerkers is zijn/haar inzet van groot belang. Wij omschrijven de rol van de kwartiermaker als volgt; Voor de kwartiermaker gaat het om het vermogen om samen te werken en om betrokkenen te laten samenwerken. Succesfactoren daarbij zijn: o het tegelijkertijd kunnen hanteren van diverse perspectieven op de werkelijkheid, in samenhang met de verschillende belangen die een rol spelen; o creativiteit in het verbinden van verschillende perspectieven in een gezamenlijke kijk op project en proces; o het brengen van richting en perspectief in de ideeën, bewegingen en belangen van partijen; o het kunnen toepassen van methoden en technieken voor complexe besluitvorming in een politiek bestuurlijk gevoelige omgeving; o het behouden van de persoonlijke integriteit en visie in een voortdurend wisselend kader van inhoud en besluitvorming.

De professional moet inzicht hebben in de effecten van zijn/haar handelen op de omgeving en hij/zij moet zijn streven kunnen verbinden met de strategie van de organisatie die zij (tijdelijk) vertegenwoordigt. Het uitgangspunt voor adequate besluitvorming is steeds een goede balans tussen draagvlak, draagkracht en inhoud. Hij/zij zal nauw samenwerken met de opstartmanager van SRO en de kaderfunctionarissen in de organisatie. Concrete activiteiten zijn onder meer: o het begeleiden van het ontvlechtingsproces; o partijen op één lijn krijgen, collectiviteit creëren; o taken en rollen duidelijk maken, onderscheiden en verdelen; o bewust communiceren. Communicatiemiddelen en -kwaliteiten inzetten om iets te bereiken. Dit gaat verder dan communiceren om te informeren; o obstakel vrijmaken; o management van risico’s; o besluitvorming realiseren. Bij omvangrijke processen zoals bij het voorliggende project is er veelal sprake van verschillende krachtenvelden; politiek, technisch, praktisch, economisch, maatschappelijk, etc. Tot hoe ver de ondernemersvrijheid van de

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

46

nieuwe organisatie reikt en wat de gevolgen zijn voor belanghebbenden (medewerkers, verenigingen, scholen en andere klanten, gemeentelijke afdelingen etc.), zijn voorbeelden van aandachtspunten. Wij ramen de inzet van de kwartiermaker op ongeveer. 200 uur met de grootste inzet in de maanden november 2021 tot en met juni 2022. (ca. € 30.000 bij externe inzet). •

Opstartkosten SRO

SRO zal direct na de contractvorming een opstartmanager inzetten die samen met de kwartiermaker de implementatie begeleidt en uitvoert. Hij/zij zal met name de samenwerking en afstemming met de medewerkers als belangrijk aandachtspunt hebben. Daarnaast zal SRO-medewerkers inzetten vanuit haar ondersteunende afdelingen. Hierbij valt te denken aan zaken als; o o o o o o o

ICT (aansluiten op systeem, apparatuur, bekabeling waar nodig); overzetten contracten (kost veel tijd, uren dus); signing & bewegwijzering; websites & communicatie gebruikers; scholing/instructie personeel (in SRO-systemen als AFS, roosterpakket etc.); opname panden/ opnemen in vastgoedsystemen; kosten ‘opstartmanager’.

De opstartkosten die SRO hiervoor raamt bedragen € 31.000 (stelpost). •

Daarnaast dient rekening gehouden te worden met externe advisering bij de contractvorming en de afstemming met de fiscus over de BTW (vaststellen van de mengpercentages). Stelpost; € 15.000)

• Opstartkosten Met het daadwerkelijk opstarten en inrichting van de organisatie zijn eenmalige opstartkosten gemoeid. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de volgende acties;

-

Tenaamstelling inloopmatten/bebording Huisstijl (briefpapier, enveloppen, visitekaartjes e.d.) Internet/website Folders en ander drukwerk Vlaggen startreceptie Rechtspersoon oprichten Inschrijving KvK Verhuizing

Wij ramen de totale opstartkosten op ca. € 15.000, -.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

47

8.3 Vergelijking 8.3.1 Eenmalige kosten De totale eenmalige kosten zijn als volgt samen te vatten; • kwartiermaken en opstartmanagement;

€ 60.000, -

• opstartkosten;

€ 15.000, -

• externe advisering;

€ 15.000, -

8.3.2 Structurele effecten De structurele financiële effecten brengen wij voor de eerste 5 jaar in kaart op basis van de volgende uitgangspunten; •

de eenmalige opstartkosten opnemen in jaar 1;

•

in jaar één de volledige garantiesom opnemen en daarna uitgaan van 3 vacatures per jaar waardoor de garantiesom vermindert;

•

een volledige formatieplaats voor de accounthouder;

•

(beperkte) vrijval van gemeentelijke overheadkosten vanaf jaar 3 oplopend minimaal gelijk aan de (DVO) van SRO.

eenmalige opstartkosten vermindering loonsom garantiesommen kosten accounthouder schaal 10 max DVO van SRO afschrijving aanpassing huisvesting vrijval gemeentelijke overheadkosten

€ € € € € € €

2022 -90.000 690.000 -465.000 -80.000 -270.000 -20.000 100.000

€

-135.000 €

2023 € € € € € € €

690.000 -429.000 -80.000 -270.000 -20.000 175.000

2024 € € € € € € €

690.000 -393.000 -80.000 -270.000 -20.000 250.000

2025 € € € € € € €

690.000 -357.000 -80.000 -270.000 -20.000 275.000

2026 € € 690.000 € -321.000 € -80.000 € -270.000 € -20.000 € 275.000

66.000 € 177.000 € 238.000 € 274.000

In dit vergelijking is geen rekening gehouden met; •

verbetering baten en bezoek;

•

een efficiencyslag in kostenbeheersing;

•

een combinatiefunctie voor de accounthouder (0,5 fte)

•

snellere en/of hogere vrijval van gemeentelijke overheadkosten.

Ook moet een voorbehoud worden gemaakt voor de te betalen en ontvangen BTW; SRO exploiteert een met BTW belaste exploitatie, waarbij ook over een deel van de inkomsten 9% BTW moet worden afgedragen. In de huidige situatie is de exploitatie onbelast en mag wel BTW worden teruggevraagd over bepaalde uitgaven, maar hoeft geen BTW te worden afgedragen. Dit kan nadelig zijn voor het te verwachten exploitatieresultaat. Daarnaast zullen aspecten als actieve marketing, productontwikkeling en promotie, scherpere inkoop van goederen en diensten, een efficiëntere inzet van het personeel, energiebeheer na de opstartperiode leiden tot meer (structureel) voordelige effecten. Taakstelling Sport De door de gemeenteraad opgelegde taakstelling sport zet in op een efficiëntieslag en kostenbeheersing zoals uitgaven voor het onderhoud aan en exploitatie van de accommodaties.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

48

De Verzelfstandiging van Sport zal op termijn financiële voordelen opleveren en de verwachting is - mede gelet op bovenstaand staatje - dat deze taakstelling zonder meer gehaald zal kunnen worden.

8.4 Ontvlechting De ontvlechting van taken en middelen van de gemeente naar Sportbedrijf Velsen is een complex en intensief proces. Daarbij is het van belang om het hele ontvlechtingtraject te doorlopen en niet onder tijdsdruk “losse eindjes” te laten bestaan. In veel gevallen is dit een langdurig proces. Dat hoeft niet zo te zijn. Een goed stappenplan, een doelgerichte benadering, goed voorbereide overlegmomenten en goed ingezette communicatie als voorbereiding op de noodzakelijke beleidsbeslissingen, zijn daarbij nodig. Er moeten heldere structuren en goede afspraken/onderhandelingen tussen gemeente en Sportbedrijf komen. Daarom moet het ontvlechtingproces totale duidelijkheid geven over alles wat met het functioneren van de nieuwe organisatie te maken heeft. Budgetten die overgeheveld moeten worden zijn voor de gemeente budgettair neutraal. Specifiek; Er zijn meerdere voorbeelden te noemen die in de implementatie uitgewerkt moeten worden; •

verzekeringen en belastingen die niet aan Sport worden doorberekend;

•

de budgetten voor inventaris en ICT die toegerekend worden aan Sport;

•

actualiseren onderhoudsplannen en onderhoudsreserves;

•

(vrijvallende) huisvestingslasten;

•

aanpassen raamcontracten;

•

verrekening voorraden;

•

verrekening verlofaanspraken;

•

representatiebudgetten sport (sportgala);

•

doorberekening huurderslasten (belastingen);

•

concernbudget opleidingen en ontwikkeling;

•

doorberekening gebruik gymzalen door primair onderwijs;

•

juridische aspecten, onder andere aansprakelijkheid rond erfpachtconstructies etc.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

49

Hoofdstuk 9

Vervolg

9.1 Inleiding Nadat het college van B&W het besluit heeft genomen over de externe verzelfstandiging volgt een raadssessie “wensen en bedenkingen”. In deze sessie zal de keuze en de verder uitwerking worden toegelicht. Ook door de aandeelhouders van SRO zal besluitvorming plaatsvinden. Daarna vindt contractvorming plaats, waarbij rekening wordt gehouden met wensen of suggesties vanuit de raad of de aandeelhouders van SRO. De startdatum van de bv is gepland op 1-1-2022. De uitwerking van de personele garanties vindt in goed overleg met de ondernemingsraad (OR) en het Lokaal Overleg (de vakbonden) plaats. Zo nodig worden de medewerkers tijdelijk groepsgewijs gedetacheerd als daarvoor meer tijd benodigd is.

9.2 Implementatie 9.2.1 De start De overstap van de huidige organisatie naar Sportbedrijf SRO- Velsen bv dient compleet, zorgvuldig en tijdig plaats te vinden. Het gaat daarbij om een behoorlijk aantal specifieke werkzaamheden door de verschillende partijen die om coördinatie vragen. Wij stellen voor dat de gemeente daartoe een kwartiermaker benoemt die samen met SRO de coördinatie voert. Zijn specifieke taken zijn dan; •

het opstellen en bewaken van een implementatieplan met uitvoeringsverantwoordelijken en tijdspad;

•

het coördineren en bewaken van de afstemming over de werkzaamheden en de voortgang daarvan.;

•

het leveren van vakinhoudelijke expertise, modellen en voorbeelden;

•

het fungeren als klankbord voor de verschillende partijen;

•

het borgen van de informatievoorziening aan de medewerkers.

Direct na besluitvorming worden de verschillende aandachtsgebieden en werkzaamheden besproken met de gemeentelijke projectgroep en SRO en vastgesteld wie welke taken oppakt. De werkwijze zal weer projectmatig zijn met een projectgroep waarbij alle betrokken afdelingen aangehaakt zijn en een ambtelijke en bestuurlijke stuurgroep. De kwartiermaker zal samen optrekken met de opstartmanager vanuit SRO en alle werkzaamheden voorbereiden, coördineren en/of uitvoeren. Op basis van deze startbijeenkomst(en) stellen SRO en de kwartiermaker een werkplan en een tijdspad op dat ook dient om het proces te monitoren en het tijdspad te bewaken. de bv kan starten op 1 januari 2022. Het jaar 2022 is dan het overgangsjaar en wordt benut om alle aspecten goed en zorgvuldig in te regelen. Ter indicatie van de (vele) werkzaamheden is in deze paragraaf een beperkt overzicht van de werkzaamheden opgenomen.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

50

9.2.2 Overname algemeen Check op wet- en regelgeving Om de exploitatie op een verantwoorde manier te kunnen overnemen is het noodzakelijk om te controleren of de accommodatie(s) voldoen aan alle vigerende wet- en regelgeving en bestuurlijke zorgplicht zoals: • wet Hygiëne en Veiligheid Bad en Zweminrichtingen; • arbo-wetgeving; • legionellawetgeving; • wet Milieubeheer; • drank en Horecawet.

Overname gebouwen en velden De gemeente is en blijft eigenaar van de accommodatie. Toch wordt voor de overdracht de staat van onderhoud of nog uit te voeren onderhoud, de veiligheid van het gebouw en de inrichting voor de bezoekers, de medewerkers en de omgeving gezamenlijk vastgesteld. Het MJOP wordt hierna waar nodig aangevuld en geactualiseerd. Hiertoe wordt samen met team Vastgoed een beknopte risico-inventarisatie (0-meting) uitgevoerd.

9.2.3 Overname specifiek In dit deel van het plan worden de voorbereidende acties benoemd zoal die aan de fysieke start van het Sportbedrijf voorafgaan. Een groot deel van deze werkzaamheden kan en moet in de opstartfase plaatsvinden en een deel kan worden voorbereid en benoemd en direct na de start plaatsvinden:

Oprichting nieuwe rechtspersoon: •

oprichting en inrichten nieuwe rechtspersoon: o

ondertekenen overeenkomsten;

o

opstellen openingsbalans;

o

benoemen bestuurder;

o

vaststellen directiestatuut en governance-code;

o

inschrijven Kamer van Koophandel;

o

aanmelden belastingdienst;

o

inventariseren/beoordelen/aanvragen vergunningen;

o

inrichten gemeentelijke rollen van opdrachtgever en aandeelhouder;

o

inrichten accountmanagement vanuit gemeente;

o

planning afstemmingsmomenten 1e jaar;

o

enz.

Afsluiten/ overnemen overeenkomsten: •

afsluiten/overnemen van verzekeringen;

•

dienstverleningsovereenkomst(en) opstellen en afsluiten (indien van toepassing)

•

sluiten/overnemen/beoordelen contracten en overeenkomsten:

•

o

leveranciers;

o

nutsaansluitingen;

o

telecommunicatie;

o

huurcontracten en gebruikersovereenkomsten (verenigingen).

afspraken met/informatie over externe samenwerking:

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

51

o •

bijvoorbeeld gemeente, politie, brandweer, et cetera;

enz,

Personeel en organisatie: •

vastleggen garanties personeel;

•

vrijwillige aansluiting bij het ABP-pensioen aanvragen;

•

uitwerken organisatie sportstimulering;

•

opstellen en vaststellen nieuw functieboek;

•

zo nodig aanpassen taken en verantwoordelijkheden;

•

benoeming/werving locatiemanager;

•

invoeren (SRO) handboek personeel;

•

beëindiging “oude” dienstverband; ontslag en aanname personeel in nieuw dienstverband;

•

vereffening verlofaanspraken;

•

aanmelden bedrijfsvereniging;

•

aanvraag loonbelastingnummer;

•

inrichten van personeelsadministratie;

•

opstarten salarisadministratie;

•

arbodienst/verzuimverzekering;

•

actualiseren VOG’s;

•

overname archieven en personeelsdossiers;

•

zo nodig actualiseren formatie, taakomschrijvingen en werkinstructies;

•

aanpassen personeelsplan, toezichtplan, calamiteitenplan et cetera;

•

invoeren reglement COR;

•

enz.

Overname (zwembad)exploitatie; •

overdragen Corona-dossier en lopende compensatieverzoeken;

•

vereffening overlopende omzetten (bijv. leskaarten);

•

overname voorraden;

•

aanschaf/overname inventaris;

•

in gang zetten concrete onderhoudsplanning eerste exploitatiejaar;

•

overnemen/aanpassen financiële administratie en managementrapportages;

•

openen/omzetten bankrekening(en);

•

storten werkkapitaal en opstellen liquiditeitsprognose;

•

begroting 2022 vaststellen;

•

BTW belaste exploitatie 2022 gereed maken;

•

overnemen/aanpassen administratieve procedures;

•

opstarten gebruikersoverleg;

•

enz.

marketing en PR: •

overname naamgeving en eventuele portretrechten;

•

overname klantgegevens (afstemming met de klanten);

•

wijziging tenaamstellingen;

•

huisstijl: logo’s, briefpapier, reclame-uitingen;

• •

AVG; enz.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

52

Bijlage 1; profiel locatiemanager

Manager (M/V) 38 uur per week Je bent een enthousiaste en gemotiveerde manager die goed kan samenwerken en besluitvaardig is. Je hebt ervaring in het geven van leiding aan een team van medewerkers en weet hen te motiveren en stimuleren om samen met jou doelen te bereiken. Je zorgt met het team voor een plezierige werksfeer, die ertoe leidt dat de bezoekers, groot en klein, zich welkom voelen. Daarnaast vind je het prettig om een netwerk op te bouwen en te onderhouden. Je hebt een commercieel oog en werkt graag samen met externe partijen. Je hebt de nodige kennis van de zwembadbranche

Wat zijn je werkzaamheden? • in deze functie ben je eindverantwoordelijk voor de dagelijkse leiding. Je geeft hierbij hiërarchisch leiding aan ca. 40 medewerkers. • je draagt zorg voor de (sociale) veiligheid van de klanten en medewerkers en je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van het door het bestuur van het Sportbedrijf vastgestelde beleid. • voortdurend ben je aan het evalueren en inspelen op marktveranderingen, wensen en behoeften van klanten. Vervolgens gebruik je deze inzichten om de omzet en het maatschappelijk rendement van de organisatie te verhogen. • je richt je met een onderzoekende en nieuwsgierige geest op toekomstige vernieuwing van strategie, producten, diensten en markten binnen het werkveld Sport en Bewegen. • vanuit je functie handel je met vitaliteitsgedachten van o.a. zorg, welzijn, sport, onderwijs en de implementatie hiervan. • je onderhoudt contacten met lokale gebruikers; onderwijs- en sportorganisaties en regionale en landelijke partijen rondom Sport en Bewegen. • tot je werkzaamheden behoort ook het jaarlijks (mede) opstellen van de begroting, je beheert de budgetten en bent verantwoordelijk voor het opstellen van diverse rapportages.

Wie zoeken wij? • je hebt een afgeronde hbo-opleiding, daarnaast heb je minimaal 4 à 5 jaar aantoonbare leidinggevende ervaring het liefst in sportaccommodaties. Uiteraard beschik je over de relevante diploma’s en bij voorkeur specifieke kennis van de zwembadbranche. • een teamspeler die klantgericht denkt met een commerciële instelling en beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken. • een sterke en doortastende persoonlijkheid met hands-on mentaliteit en goede onderhandelingsvaardigheden. • je bent in staat om te schakelen tussen diverse werkzaamheden, je bent doelbewust en hebt een hoge mate van accuratesse. Je deelt zelfstandig je tijd in door de juiste prioriteiten te stellen. • je hebt kennis van landelijke trends en regionale/plaatselijke ontwikkelingen, deze weet je creatief te vertalen naar concrete plannen en kunt dit goed ‘aan de man’ brengen. • competenties behorende bij deze functie: resultaatgericht werken, groepsgericht leiderschap, klantgericht werken (kwaliteit & veiligheid), commercieel en ontwikkelingsgericht, innovatief, plannen en organiseren, sturen en beslissen, overtuigen.