Document · PDF

Verzelfstandigingsplan 8 september 2021

Raadsvergadering 28 oktober 2021, gemeente VelsenBij agendapunt: Verzelfstandiging sportloket Velsen17.749 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Verzelfstandigingsplan Sportloket Gemeente Velsen: De uitwerking

Datum 8 september 2021 In opdracht van Gemeente Velsen

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Managementsamenvatting

1.1

Aanleiding en procesverloop

1.2

Maatschappelijk ondernemerschap

1.3

Werkpakket Sportbedrijf

1.4

Huisvesting

1.5

Juridische vormgeving

1.6

De uitvoeringsorganisatie; Sportbedrijf Velsen bv (optie 1)

1.7

Joint Venture met SRO (optie 2)

1.8

De keuze; een eigen bv of de Joint Venture

1.9

Organisatie en formatie

1.10

Financieel kader

1.11

Vergelijking

1.12

Vervolg

Hoofdstuk 2 Inleiding

2.1

Aanleiding en procesverloop

2.2

De uitwerking van verzelfstandiging

Hoofdstuk 3 Maatschappelijk ondernemerschap en werkpakket

3.1

Maatschappelijk ondernemerschap

3.2

Werkpakket Sportbedrijf

3.3

Huisvesting

Hoofdstuk 4 Optie 1; Juridische vormgeving Sportbedrijf Velsen

4.1

Inleiding

4.2

Rol gemeente (eigenaar en opdrachtgever)

4.3

Rol bv (uitvoeringsorganisatie)

4.4

Juridische vormgeving

4.5

Verslaglegging en informatieverstrekking

4.6

Procedure voor de oprichting van de bv

Hoofdstuk 5 Optie 2; Juridische vormgeving Joint Venture

5.1

Inleiding

5.2

Vormgeving

5.3

Overeenkomsten

Hoofdstuk 6 Sportbedrijf Velsen; de keuze

6.1

Inleiding

6.2

Gemeentelijke invloed

6.3

Kennis en expertise

6.4

Financieel rendement, efficiency en transparantie

6.5

Organisatiestructuur en personele aspecten

6.6

Financiële risico's (kwetsbaarheid en risicospreiding)

6.7

De keuze; een eigen bv of de Joint Venture

Hoofdstuk 7 Personeel en organisatie

7.1

Inleiding

7.2

Organisatie en formatie

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

7.3

Overgang personeel

Hoofdstuk 8 Financiële kader

8.1

Uitgangspunten

8.2

Vergelijkingselementen

8.3

Vergelijking

8.4

Ontvlechting

Hoofdstuk 9 Vervolg

9.1

Inleiding

9.2

Implementatie

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

Hoofdstuk 1

Managementsamenvatting

1.1 Aanleiding en procesverloop In oktober 2020 heeft het college van B&W van de gemeente Velsen de 1 e rapportage “Verkenning organisatie Sportloket Velsen” vastgesteld. Op basis van deze rapportage koos het college voor een tweede fase waarin een vorm van verzelfstandiging wordt uitgewerkt. Deze wordt afgezet tegen de huidige positie van de afdeling Sportzaken binnen de gemeentelijke organisatie. Deze fase is afgesloten met de adviesrapportage “Organisatie Sportloket Velsen; de keuze”. In deze rapportage is aan het college de keuze voorgelegd welke organisatievorm het beste past bij een toekomstbestendig Sportloket. Het college heeft de aanbeveling overgenomen om te kiezen voor externe verzelfstandiging, maar gevraagd om ook publiek-publieke samenwerking (Joint Venture) uit te werken en deze variant van externe verzelfstandiging ook ter besluitvorming aan te bieden. Voor u ligt de rapportage “Verzelfstandigingsplan Sportloket Velsen; de uitwerking” Deze rapportage maakt een definitief verzelfstandigingsbesluit mogelijk.

1.2 Maatschappelijk ondernemerschap Met het onderbrengen van alle activiteiten van Sportloket Velsen in een op te richten Sportbedrijf Velsen bv dient invulling te worden gegeven aan maatschappelijk ondernemerschap zoals ook verwoord in de missie van Sportbedrijf Velsen; “Het stimuleren van vitaliteit door sport & bewegen om Velsenaren in beweging te krijgen en te houden.” Dit betekent ook het verder ontwikkelen van een optimaal programma-aanbod, afgestemd op de specifieke wensen binnen de samenleving, waardoor nieuwe doelgroepen worden geworven en de bezettingsgraad van de sportaccommodaties wordt vergroot. De ‘kernactiviteiten’ zijn: • het stimuleren van het gebruik van het zwembad /sport- en welzijnsvoorzieningen en het realiseren van een efficiënte en doelmatige bezetting; • het initiëren van samenwerkingsverbanden met (vaste) gebruikers, maatschappelijke partners, maatschappelijke doelgroepen en verenigingen en het onderhouden van een gestructureerd gebruikersoverleg en periodieke klanttevredenheidsonderzoeken. • het realiseren, in stand houden en beheren van kwalitatief goede maatschappelijke voorzieningen die voldoen aan de actuele wettelijke- en sporttechnische eisen en regelgeving; • het in stand houden en bevorderen van een zo breed en betaalbaar mogelijk aanbod van sport- en welzijnsvoorzieningen; • het

uitvoering

geven

aan

het

technisch

beheer

onderhoud

van

gemeentelijke

(sport)accommodaties op basis van de afgesproken demarcatielijsten (opgenomen in de huurovereenkomsten tussen Sportbedrijf en gemeente); • het gevraagd en ongevraagd adviseren (aan de gemeente) over het ontwikkelen, vervangen en realiseren van de gemeentelijke (sport)accommodatie(s); • het vergroten van de uitstraling, aantrekkingskracht en attractiviteit van de gemeente en haar kernen door middel van een efficiënt en kwalitatief goed productaanbod;

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

1.3 Werkpakket Sportbedrijf 1.3.1 Sportbeleid/beleidsinbreng De (sport)beleidstaken blijven behouden aan de gemeentelijke organisatie. In deze categorie vallen o.a. de volgende taken: • subsidiebeleid van sport-/welzijnsverenigingen en -organisaties; • sport- en gerelateerd gezondheidsbeleid. Het Sportbedrijf heeft naast haar exploitatietaken ook een adviserende rol. Het Sportbedrijf doet beleidsmatige voorstellen over bestaande accommodaties en over activiteiten op het gebied van sportstimulering. Het Sportbedrijf heeft tweemaal per jaar gestructureerd overleg met verschillende gebruikersgroepen om ook hun wensen en ideeën bij deze adviesrol te betrekken.

1.3.2 Exploitatie De nieuwe organisatie moet de opgedragen taken met het beschikbare geld uitvoeren. Dit prikkelt (kosten-)efficiënt werken en werkt mogelijk kostenverlagend voor de opdrachtgever. De begroting van de verzelfstandigde organisatie bestaat uit het saldo van de baten en lasten uit de exploitatieactiviteiten. Voor sportgebruik worden maatschappelijke tarieven toegepast. De marges op de activiteiten zijn klein. Hierdoor is exploitatie van een Sportbedrijf niet-kostendekkend en ontstaat er een exploitatietekort. Dit tekort wordt gedekt door een gemeentelijke exploitatiebijdrage. De mate waarin het Sportbedrijf in staat is op kosten te besparen en/of extra opbrengsten te realiseren. Dit bepaalt in hoeverre dit op termijn leidt tot een hoger maatschappelijk rendement en/of een lagere gemeentelijke exploitatiebijdrage.

1.3.3 Sportstimulering De werkzaamheden van de gemeentelijke medewerkers bestaan in hoofdlijnen uit de volgende taken en uitvoeringslijnen: • het initiëren, coördineren en organiseren van sport- en beweegactiviteiten voor (specifieke) doelgroepen als ouderen, jeugd, mensen met een beperking, mensen in achterstandsituaties, enz.; • de coördinatie en organisatie van schoolsportactiviteiten; • de (sport) verenigingsondersteuning; • de ondersteuning en facilitering van (specifieke) sportevenementen (bijvoorbeeld Pierloop Velsen, Straatvoetbal Velserbroek, e.d.); • de organisatie van het jaarlijkse Sportgala (met huldiging sportkampioenen); • overleg en inhoudelijke afstemming met buurtsportcoaches en vakleerkrachten bewegingsonderwijs. Na de start van het Sportbedrijf wordt verdere uitwerking gegeven aan de ambitie om alle activiteiten in Velsen onder één dak te brengen. Dit stimuleert inwoners om te gaan sporten Na de start van het Sportbedrijf wordt verdere uitwerking gegeven aan de ambitie om alle activiteiten in Velsen in het kader van sportstimulering onder één dak te brengen.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

1.3.4 Klantencontacten, gebruikersoverleg en vrijwilligers Het is voor Sportbedrijf Velsen van belang zijn klanten of dat nu sporters, verenigingen, scholen, de gemeente of toeschouwers zijn, voortdurend centraal te blijven stellen in het dagelijks werk en beleid. Het Sportbedrijf zal aandacht besteden aan: • herkenning en erkenning van de klant; • flexibiliteit om aan individuele of gezamenlijke behoefte van verenigingen en individuele sporters te voldoen; • communicatie (kanalen), response, bereikbaarheid en makkelijk te verkrijgen informatie; • accounthouderschap en relatiebeheer; • gestructureerd gebruikersoverleg en klanttevredenheidsonderzoek.

1.3.5 Eigendom en onderhoud De gemeente is eigenaar van de accommodaties en draagt zorg voor de instandhouding van gebouw en installaties (eigenaarsonderhoud). De verantwoordelijkheid voor de specifieke zwembadtechniek is ondergebracht bij het Sportbedrijf. Er zijn meerjaren onderhoudsplannen (MjOP) voor de accommodaties beschikbaar. Het MjOP geeft een prognose voor het toekomstige onderhoud gedurende de eerstkomende tien jaar. Het MJOP is bindend voor de gedurende de contractperiode uit te voeren onderhoudswerkzaamheden. De onderhoudsplannen worden in goed overleg tussen huurder en eigenaar jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd. Tussen het Sportbedrijf en het team Vastgoed van de gemeente zijn verdelingslijsten vastgesteld voor zowel bouwkundig als installatietechnisch onderhoud voor wat betreft de wederzijdse onderhoudsverplichtingen. Deze afspraken worden opgenomen in de huurovereenkomsten tussen gemeente (Vastgoed) en Sportbedrijf Velsen. De gemeente bewaakt/ controleert de uitvoering van het onderhoud door periodiek overleg met Sportbedrijf Velsen.

1.4 Huisvesting Het Sportbedrijf wil toegankelijk en bereikbaar zijn. Daarom is het wenselijk dat de activiteiten van het bedrijfsbureau en het management zo dicht mogelijk bij de sportaccommodaties worden gehuisvest: “Waar je werkt is je werkplek, dicht bij de klant/ inwoner”. In de nieuwe situatie wordt de hoofdvestiging van Sportbedrijf Velsen bv zwembad De Heerenduinen. De sporthallen IJmuiden Oost en Zeewijk en Het Polderhuis zullen dienen als dependances. Thuiswerken is en blijft mogelijk voor bepaalde functies en werkzaamheden. Vergaderen kan in de multifunctionele ruimten die overdag regelmatig leeg staan (van sporthal IJmuiden Oost en Zeewijk en Het Polderhuis). Tot slot is het belangrijk om een goede opslag voor buitenmaterialen en overig materieel te organiseren. Het plan is om dit te doen bij de wijkpost bij Sporthal Zeewijk. De afschrijvingskosten van noodzakelijke aanpassing van de locaties bedragen ca. € 20.000, -. Deze kosten zijn meegenomen in de financiële vergelijking.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

1.5 Juridische vormgeving 1.5.1 Gemeente als opdrachtgever Naast aandeelhouder is de gemeente ook opdrachtgever van de bv. In deze rol sluit de gemeente overeenkomsten met de bv voor de uitvoering van onderhoud, beheer, verhuur en exploitatie van de maatschappelijke voorzieningen. En ook de uitvoering van sportstimulering. Het opdrachtgeverschap wordt ingevuld vanuit beleid en regie met de wethouder sport als opdrachtgever.

1.5.2 Gemeente als aandeelhouder De gemeente Velsen richt een bv op om enerzijds een efficiënte en slagvaardige exploitatievorm te realiseren en tegelijkertijd het maatschappelijk belang te waarborgen ten aanzien van exploitatie, beheer en onderhoud van de gemeentelijke sportaccommodaties. De gemeente wil invloed houden op de wijze waarop de bv haar taak vervult met het oog op het maatschappelijk belang van deze voorzieningen voor haar inwoners. De juridische verhouding tussen gemeente en bv wordt vastgelegd in de statuten van de bv. Het aandeelhouderschap wordt ingevuld vanuit control en financiën met de wethouder financiën in de rol van aandeelhouder.

1.5.3 Accounthouder Geïnterviewde gemeenten gaven aan dat een Sportbedrijf één aanspreekpunt moet hebben. Maar Veel ondersteunende (deel)taken met betrekking tot de exploitatie van de sportaccommodaties en de sportstimulering zijn verdeeld. Veel, verschillende gemeentelijke medewerkers, maar ook bestuurders worden direct of indirect betrokken bij vragen en uitvoering. Daarom is het hebben van een accounthouder als aanspreekpunt voor het Sportbedrijf belangrijk. Deze coördineert acties die voortvloeien vanuit de gemeentelijke rollen als eigenaar en opdrachtgever. Er is nu nog geen accountmanager aangenomen. (indicatie schaal 10/11). In de meeste gevallen wordt deze functie gecombineerd met ofwel vastgoedtaken of beleidstaken. De kosten van deze accountmanager zijn meegenomen in de financiële vergelijking.

1.6 De uitvoeringsorganisatie; Sportbedrijf Velsen bv (optie 1) 1.6.1 Bestuur bv Voor Sportbedrijf Velsen gaan wij voor het Sportbedrijf uit van een fulltime directeur-bestuurder. De directeur is belast met vaststelling en uitvoering van het beleid en geeft leiding aan de organisatie. De directeur is ook bestuurder van het Sportbedrijf. Met de directeur/bestuurder van de bv wordt in beginsel een gewone arbeidsovereenkomst aangegaan. Benoeming en ontslag geschiedt door de algemene vergadering van aandeelhouders die namens de gemeente opereert (hierna te noemen de AVA.)

1.6.2 Raad van commissarissen De raad van commissarissen (RvC) is het toezichthoudend orgaan op de bv. Deze heeft een belangrijke rol bij benoeming en aanstelling van de directeur/bestuurder en bij instemming van de belangrijkste voorstellen van de directeur/bestuurder aan de AVA. Daarnaast is een Raad van Commissarissen de schakel tussen aandeelhouder en de directeur-bestuurder

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

1.6.3 Statuten en overeenkomsten De gemeentelijke invloed wordt in de statuten vastgelegd door zeggenschap op de navolgende onderdelen: • vaststelling en/of wijziging van het strategisch plan van de bv; • vaststelling begroting en jaarrekening; • winstverdeling; • benoeming, ontslag en beloning bestuurder en raad van commissarissen; • statutenwijziging. Na besluitvorming worden een exploitatieovereenkomst en een huurovereenkomst opgesteld.

1.6.4 Verslaglegging en informatieverstrekking De directeur/bestuurder van Sportbedrijf Velsen rapporteert stelselmatig aan de gemeente via diverse rapportages. Aan de hand van de rapporten voert de gemeente haar controlerende taak uit. (hoofdstuk 4.5)

1.7 Joint Venture met SRO (optie 2) 1.7.1 Publiek-publieke samenwerking Het uitgangspunt is dat gemeente Velsen samen met een in sportbeheer en -exploitatie gespecialiseerde publiekrechtelijke instelling, een Sportbedrijf met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid opricht. (quasi inbesteding). Deze samenwerking wordt een Joint Venture genoemd en is niet aanbestedingsplichtig. De organisatie die daar het meest voor in aanmerking komt is N.V. Sport, Recreatie en Onderwijsvoorzieningen (SRO) De gemeenten Amersfoort, Haarlem en Zandvoort, Huizen, Zeist en de Bilt werken al samen met SRO in deze vorm van publiek-publieke samenwerking. SRO heeft daarom veel - en vooralsnog als enige- ervaring met deze zogenaamde “Joint Ventures”. Andere sportbedrijven leveren wel ondersteunende diensten aan derden maar nemen geen exploitatieverantwoordelijkheid. Bij de vorming van een Joint Venture wordt een Vennootschap opgericht- SRO Velsen bv- waarbij SRO en de Gemeente Velsen ieder 50% van de aandelen in het kapitaal van de vennootschap houden. De rol van de gemeente als eigenaar en opdrachtgever verandert niet ten opzichte van de rol bij een Sportbedrijf waarin de gemeente de enige aandeelhouder is. SRO NV levert de directeur/bestuurder die het Sportbedrijf bestuurt en verzorgt het pakket aan ondersteunende diensten. Een locatiemanager heeft de dagelijkse leiding in het Sportbedrijf.

De Gemeente heeft in haar rol van aandeelhouder van bv via de statuten en overeenkomsten wel de invloed om haar belang in het kader van het eigenaarschap en opdrachtgeverschap van de bv te kunnen beschermen. Een en ander wordt vastgelegd in de statuten van SRO Velsen bv en een aandeelhouders- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Gemeente en SRO, waarbij ook bv partij is. Daarin worden de afspraken over, van, voor de onderlinge verhoudingen als aandeelhouders van de bv maar ook bijvoorbeeld het doel en het werkpakket van de bv en de wederzijdse inbreng in de bv opgenomen.

1.7.2 Prioriteitsaandeel Indien de gemeente Velsen meer invloed wil dan is er een optie om te werken met een prioriteitsaandeel. In de bijlage “prioriteitsaandeel” is dit uitgewerkt als een concept dat na besluitvorming over de Joint Venture (JV) nader zal worden uitgewerkt. De Gemeente Velsen krijgt 1 prioriteitsaandeel. Met dit prioriteitsaandeel heeft de gemeente versterkte gemeentelijke invloed op het functioneren van de JV c.q. de directie. Voor een aantal fundamentele besluiten wordt dan in de statuten bepaald dat de directie hiervoor de voorafgaande goedkeuring

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

van het prioriteitsaandeel nodig heeft. Pas wanneer deze goedkeuring op voorgenomen besluiten van de directie is verkregen kan het betreffende voorstel aan de algemene vergadering van aandeelhouders worden voorgelegd. De gemeente kan deze tussenstap in het proces doen alvorens de aandeelhoudersvergadering besluiten kan nemen. De besluiten die aan de goedkeuring van het prioriteitsaandeel zijn onderworpen betreffen onder het nemen van een besluit bij een tegenstrijdig belang van de enige directeur of alle directeuren en het bestemmen van het resultaat. Aan het prioriteitsaandeel is geen stemrecht in de AvA verbonden. De aandeelhouders van NV SRO behouden hun volledige zeggenschap en winstrechten

1.7.3 Bestuur en locatiemanagement De invulling van de directiefunctie zal vanuit SRO parttime worden verzorgd. Daarom wordt ook een locatiemanager aangesteld. Deze functionaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering en verdere ontwikkeling binnen alle bij het Sportbedrijf betrokken accommodaties en activiteiten. De locatiemanager legt verantwoording af aan de directeur/bestuurder. Zij of hij is ook het eerste aanspreekpunt voor de gemeente. Bestuurder/directie en locatiemanager werken nauw met elkaar samen. Een profiel van de locatiemanager is opgenomen als bijlage 1.

1.7.4 Dienstverleningsovereenkomst (DVO) De

door

SRO

leveren

overheaddiensten

aan

een

Joint

Venture

zijn

vastgelegd

een

dienstverleningsovereenkomst tussen de NV SRO en SRO Velsen bv. Deze overeenkomst maakt integraal onderdeel uit van de constructie van een Joint Venture. De te leveren beheer- en exploitatietaken en het uitvoeren van sportstimuleringsbeleid vormen tezamen met deze DVO een integraal pakket. SRO zal in het kader van de activiteiten die het Sportbedrijf verricht naast de directievoering expertise en - nader te bepalen- ondersteunende diensten leveren aan het Sportbedrijf. De Diensten zijn onder te verdelen in: •

managementondersteuning

•

hrm-diensten

•

financieel management

•

control

•

marketing en communicatie

•

ondersteuning front en backoffice

•

inkoop

1.7.5 Raad van advies De Joint Ventures van SRO hebben een centrale RvC De leden van de centrale RvC van SRO wordt geacht ook het belang van de lokale vennootschap(pen) te behartigen en niet alleen het SRO-belang. In het geval van de lokale Joint Venture (JV) is het wel een mogelijkheid om een raad van advies (RvA) in te stellen. Voorstelbaar is dat een RvA zich met name toelegt op het borgen van de belangen van de gebruikers van de accommodaties. De RvA kan bijvoorbeeld worden vorm gegeven met een afvaardiging van gebruikers, onderwijs en andere stakeholders.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

1.7.6 Statuten en overeenkomsten Ook bij deze optie wordt de gemeentelijke invloed in de statuten vastgelegd door zeggenschap op de navolgende onderdelen: • vaststelling en/of wijziging van het strategisch plan van de bv; • vaststelling begroting en jaarrekening; • winstverdeling; • statutenwijziging. Na besluitvorming worden een exploitatieovereenkomst en een huurovereenkomst opgesteld.

1.7.7 Verslaglegging en informatieverstrekking De verslaglegging en informatieverstrekking vindt op dezelfde wijze plaats zoals bij de eigen bv. Daarbij worden de formats van SRO gebruikt.

1.8 De keuze; een eigen bv of de Joint Venture 1.8.1 De keuze In het adviesrapport; “de uitwerking” staat de volgende passage; “Voor Sportloket Velsen is krachtig en ervaren ondernemerschap nodig maar tegelijkertijd streeft de gemeente naar blijvende gemeentelijke sturing.” Onderstaand geven wij een score aan de afwegingscriteria van de beide verzelfstandigingsopties zoals die ook in de vorige rapportages zijn gebruikt; Criterium

Eigen bv

Joint Venture met SRO

Gemeentelijke invloed

Kennis en expertise

Rendement en transparantie

Organisatie en personeel

Financiële risico’s

De beheervorm voldoet volledig aan/past volledig bij het criterium

De beheervorm voldoet aan/past bij het criterium

De beheervorm voldoet niet helemaal/ past niet helemaal bij het criterium (neutraal) • de gemeentelijke invloed is - juridisch gezien- maximaal bij de eigen bv. Doordat de SRO-optie de (parttime) directie levert en een centrale ondernemingsraad (COR) en RvC heeft is de gemeentelijke invloed beperkter. • het is duidelijk dat SRO dusdanig veel kennis en expertise inbrengt die voor een eigen “beginnend” Sportbedrijf geruime tijd zal vergen om op dat niveau te komen. • mede daardoor scoort SRO ook hoger op het criterium rendement en transparantie en ook omdat zij als medeaandeelhouder medeverantwoordelijk zijn. • betreft organisatie en personeel zijn er geen grote verschillen.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

• de financiële risico’s zijn bij beide opties uiteindelijk hetzelfde, alleen is het risico op aanloopverliezen bij een beginnend Sportbedrijf groter. De conclusie is dat optie 2 -samenwerking met SRO- de beste kans biedt om krachtig en van meet af aan ervaren ondernemerschap in Sportbedrijf Velsen te brengen. De beperktere (juridische) invloed die de gemeente als aandeelhouder heeft is weliswaar als een mogelijk nadeel aan te wijzen, maar de gemeente houdt voldoende sturing op de exploitatie vanuit haar opdrachtgeverschap en ook het eigenaarschap van de accommodaties blijft volledig in gemeentelijke handen. Wij adviseren daarom om te kiezen voor een Joint Venture met SRO. SRO zal ook zeker bijdragen aan het goed verlopen van het transitieproces.

1.8.2 Voor- en nadelen De belangrijkste voordelen van samenwerking met SRO zijn; • stevige basis voor een succesvol Sportbedrijf Velsen, zowel (sport) maatschappelijk als financieeleconomisch; • de bijdrage aan het transitieproces; • continuïteit en toekomstbestendigheid goed gewaarborgd; • een professionele organisatie met meerdere vestigingen (kruisbestuiving en synergie); • een integraal toegesneden dienstverleningspakket (dat niet hoeft te worden aanbesteed); • partnership (samen de lasten en de lusten); • lokaal bekend (Haarlem). De constructie met SRO kent ook enkele nadelen en aandachtspunten; • SRO levert de statutaire directie voor Sportbedrijf Velsen (geen invloed gemeente); • heeft een centrale RvC en COR voor alle vestigingen (minder invloed vanuit gemeente en kleiner/algemener klankbord voor de aandeelhouders); • de directie van SRO vertegenwoordigt ook de aandeelhouder SRO NV; • er is sprake van “gedwongen winkelnering” qua dienstverlening, weliswaar op basis van maatwerk; • er moet qua besluitvorming binnen de AVA altijd unanimiteit zijn (er is geen meerderheid);

1.8.3 Randvoorwaarden Bij de keuze voor optie 2 -samenwerken met SRO- moet naar onze mening aan vier belangrijke voorwaarden worden voldaan; • De gemeente krijgt een prioriteitsaandeel waar door haar invloed op aandeelhoudersniveau sterker wordt dan bij een 50/50 verdeling. (zie bijlage) • de locatiemanager moet voldoende zwaarte en mandaten hebben om daadwerkelijk het boegbeeld en sturende kracht van Sportbedrijf SRO Velsen te zijn. (zie bijlage 1) • de dienstverlening vanuit SRO dient afgestemd te zijn op de (potentiële) competenties van de medewerkers. Dat houdt met name in dat (ondersteunende) werkzaamheden die op een goede wijze in Velsen kunnen plaatsvinden ook daadwerkelijk worden benut en de dienstverlening daarop wordt afgestemd.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

• bespreekbaar maken dat In de centrale RvC van SRO minimaal één commissaris zit die nadrukkelijk ook In de centrale RvC van SRO de belangen van de Joint Ventures behartigt en daarvoor ook in voldoende mate aanspreekbaar is. • het instellen van een Raad van Advies en samen met de directie en de locatiemanager de samenstelling, taken en rollen beschrijven.

1.9 Organisatie en formatie 1.9.1 Organogram Het organogram voor de nieuwe organisatie ziet er als volgt uit;

AVA

Directeur

Locatiemanager

Marketing en communicatie (Financiële) administratie Verhuur Planning HR JZ etc.

Bedrijfsbureau

Manager

Beweegteam

Manager + projecten

Ondersteuning Zwembad

Onderhoud & Facilitair

Lifeguards Zweminstructeurs/ animatie (+ coördinatie) Medewerkers sportstimulering + Beleidsontwikkelaar Leerbedrijf regio & interne opleiding

Schoonmaak Zwembad Lifeguards Receptie

Schoonmaak gymzalen Klein technisch onderhoud & Technisch onderhoud Coördinator

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

Het toekomstig Sportbedrijf bestaat uit twee teams en een bedrijfsbureau. Het bestuur wordt gevormd door een parttime statutair directeur vanuit SRO. De dagelijkse leiding is in handen van een locatiemanager en twee afdelingsmanagers. (teamleiders). Zij sturen het beweegteam en de ondersteuning zwembad gezamenlijk aan. Samen met SRO wordt direct gestart met het afstemmen van taken en verantwoordelijkheden van de ondersteunende medewerkers. Zo sluit de dienstverlening vanuit SRO goed aan op de intern uit te voeren taken. Dit vindt uiteraard in nauw overleg met de betreffende medewerkers plaats.

1.9.2 De CAO Voor het nieuwe Sportbedrijf geldt de cao-zwembaden. Ook SRO hanteert de laatste jaren deze CAO in haar Joint Ventures. Deze CAO is algemeen verbindend voor organisaties waarbij het zwembad > 50% van de omzet genereert (dat is in Velsen het geval). Deze CAO is goed toegesneden op de medewerkers van het Sportbedrijf (zwembad, binnen en buitensportaccommodaties, sportstimulering). Voor de pensioenopbouw is het uitgangspunt dat de medewerkers bij het ABP blijven op basis van vrijwillige aansluiting. (dat besluit ligt bij pensioenfonds recreatie, zij hebben echter vastgelegd dat dit een vrijstellingsgrond is.)

1.9.3 Wet Overgang onderneming De medewerkers van de gemeente Velsen die meegaan naar het Sportbedrijf vallen onder de zogenaamde Wet Overgang Onderneming. Dat wil zeggen dat ze onder de cao-zwembaden gaan vallen, maar met behoud van de huidige arbeidsvoorwaarden. Dit wordt de komende periode verder uitgewerkt.

1.9.4 Transitie De overgang van het gemeentelijke regime naar een private bedrijfsvoering betekent een cultuurverandering. Waar de beleidsmatige en operationele verantwoordelijkheden aanvankelijk verspreid lagen over meerder personen, organisatieonderdelen en bestuursorganen binnen de gemeente Velsen, ligt deze bij de bv sterk geconcentreerd bij directie en management van de nieuwe vennootschap. Deze ontwikkeling vergt het opnieuw opbouwen van de gehele organisatie. Ervaring leert dat in een dergelijk traject maar weinig (operationele) aspecten in de bedrijfsvoering ongemoeid blijven; In de operationalisering van de bedrijfsvoering zijn een aantal cruciale elementen ofwel aandachtspunten te benoemen. Deze aandachtspunten vereisen naast hard en efficiënt werken en het in huis hebben van de juiste kennis en vaardigheden ook een eenduidige prioritering, een goede planning en een strakke bewaking van de uitvoering. De praktijk leert dat de organisatie een aanloopfase van één tot twee jaar nodig heeft. Wij zien in dat kader het jaar 2022 in ieder geval als een overgangsjaar.

1.10

Financieel kader

1.10.1 Vergelijkingselementen Om een goede vergelijking te maken tussen de gemeentelijke begroting en de begroting van het Sportbedrijf benoemen wij alleen verschillen die concreet te maken hebben met de verzelfstandiging. Hoewel een hogere mate van maatschappelijk en financieel rendement van het Sportbedrijf wordt verwacht nemen wij daar in dit stadium nog geen voorschot op. De vergelijking kent daarom de volgende aspecten;

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

•

loonkosten;

•

overheadkosten;

•

huisvestingskosten;

•

frictiekosten.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

1.10.2 Loonkosten •

De personeelskosten zijn gebaseerd op een beloning conform de cao Zwembaden, waarbij rekening is gehouden met de huidige aanwezige formatie, functies en inschalingen. De opbouw van de personele lasten is als volgt; o contracten en vacatures;

€ 1.544.437

o vervanging;

€ 176.988

o indirecte uren (*):

€

58.225

o overige personeelskosten (**);

€

68.843

TOTAAL

€ 1.847.492

(*) compensatie vrije tijd zondag/feesttoeslag, opleidingsuren, werkoverleg etc. (**) 5% van de loonsom voor o.a. kleding, opleidingen, ARBO, consumpties, reiskosten. De totale personele uitgaven voor de afdeling Sportzaken bedroegen in 2019 effectief € 2.536.447 De grote besparing van bijna € 700.000 heeft vier belangrijke oorzaken;

•

een verschil van 19% in de sociale lasten van de gemeente versus de private CAO

de lagere loonkosten van de CAO en vervallen Onregelmatigheidstoeslag;

38 in plaats van 36-urige werkweek;

de lagere kosten van inhuur en vervanging;

een al doorgevoerde personele besparing t.o.v. 2019 van 1 FTE.

Garanties.

Voor de gemeentelijke medewerkers die overgaan naar het Sportbedrijf zullen garanties worden afgegeven in de vorm van loonsuppletie om inkomensachteruitgang te voorkomen. Deze garantiesom wordt lager naarmate er via natuurlijk verloop medewerkers vertrekken, Nieuwe medewerkers hebben deze garantie uiteraard niet. In het eerste jaar bedragen deze garanties ca. € 465.000. Ter indicatie is onderstaand een grafiek opgenomen die de afbouw van deze garanties globaal inzichtelijk maakt als elke medewerker tot zijn/haar pensioen bij het Sportbedrijf zou blijven werken.

Bij elke fulltimevacature die ontstaat nemen de garantielasten met gemiddeld € 12.000 af.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

1.10.3 Overheadkosten De gemeentelijke overheadkosten bestaan uit drie componenten; •

institutionele kosten (niet direct beïnvloedbaar);

•

ondersteunende werkzaamheden (beïnvloedbaar, vrijval uren);

• apparaatskosten beïnvloedbaar, gaat mee naar Sportbedrijf). De ondersteunende werkzaamheden vanuit de gemeente vervallen geheel. Daarvoor in de plaats komt een dienstverleningsovereenkomst met SRO. Deze overeenkomst maakt integraal onderdeel uit van de constructie van een Joint Venture. De te leveren beheer- en exploitatietaken en het uitvoeren van sportstimuleringsbeleid vormen tezamen met deze DVO een integraal pakket. Hierdoor kan SRO de volledige verantwoordelijkheid nemen voor de bedrijfsvoering van een Joint Venture en profiteert deze Joint Venture van de professionaliteit en de schaalvoordelen gerealiseerd door SRO. In de huidige afdeling sportzaken worden taken uitgevoerd die doorgaans in bovenstaande DVO zijn opgenomen. Eerder is als uitgangspunt genomen dat de DVO hierop wordt aangepast; wat er voor de verzelfstandiging aan taken door medewerkers in Velsen wordt uitgevoerd, zal ook na verzelfstandiging zo blijven, een en ander wel in het kader van de vereiste kwaliteit van dienstverlening. SRO zal naast de verzorging van de statutaire directie de onderstaande diensten aan het Sportbedrijf leveren; •

hrm-diensten

•

financieel management

•

control

•

marketing en communicatie

•

managementondersteuning

•

inkoop

1.10.4 Huisvestingskosten De huisvesting wordt zoals beschreven in paragraaf 3.3.1 op meerdere (werk)plekken ingericht. Dat maakt aanpassing van enkele locaties noodzakelijk. Een eerste berekening geeft aan dat hier ca. € 20.000 aan jaarlijkse afschrijvingskosten mee gemoeid zijn. De bureaukosten zullen niet anders zijn dan de nu beschikbare budgetten die meegaan naar het Sportbedrijf.

1.10.5 Frictiekosten • Kwartiermaken Na besluitvorming zal een kwartiermaker moeten worden aangesteld die samen met SRO de transitie vanuit de gemeente begeleidt en coördineert. Met name de ontvlechting van budgetten en de overname van de historische gegevens zijn aspecten die veel tijd en energie kunnen kosten. Ook voor wat betreft de afstemming met de medewerkers is zijn/haar inzet van groot belang. Concrete activiteiten zijn onder meer: o het begeleiden van het ontvlechtingsproces; o partijen op één lijn krijgen, collectiviteit creëren; o taken en rollen duidelijk maken, onderscheiden en verdelen; o bewust communiceren. Communicatiemiddelen en -kwaliteiten inzetten om iets te bereiken. Dit gaat verder dan communiceren om te informeren; o management van risico’s; o besluitvorming realiseren.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

•

Opstartkosten SRO

SRO zal direct na de contractvorming een opstartmanager inzetten die samen met de kwartiermaker de implementatie begeleidt en uitvoert. Hij/zij zal met name de samenwerking en afstemming met de medewerkers als belangrijk aandachtspunt hebben. Daarnaast zal SRO-medewerkers inzetten vanuit haar ondersteunende afdelingen. Hierbij valt te denken aan zaken als; o o o o o o o •

ICT (aansluiten op systeem, apparatuur, bekabeling waar nodig) overzetten contracten (kost veel tijd, uren dus) signing & bewegwijzering websites & communicatie gebruikers scholing/instructie personeel (in SRO-systemen als AFS, roosterpakket etc.) opname panden/ opnemen in vastgoedsystemen kosten ‘opstartmanager’.

Extern advies

Daarnaast dient rekening gehouden te worden met externe advisering bij de contractvorming en de afstemming met de fiscus over de BTW (vaststellen van de mengpercentages).

1.11

Vergelijking

1.11.1 Eenmalige kosten De totale eenmalige kosten zijn als volgt samen te vatten; • kwartiermaken en opstartmanagement;

€ 60.000, -

• opstartkosten;

€ 15.000, -

• externe advisering;

€ 15.000, -

1.11.2 Structurele effecten De structurele financiële effecten brengen wij voor de eerste 5 jaar in kaart op basis van de volgende uitgangspunten; •

de eenmalige opstartkosten opnemen in jaar 1;

•

in jaar één de volledige garantiesom opnemen en daarna uitgaan van 3 vacatures per jaar waardoor de garantiesom vermindert;

•

een volledige formatieplaats voor de accounthouder;

•

(beperkte) vrijval van gemeentelijke overheadkosten vanaf jaar 3 oplopend minimaal gelijk aan de (DVO) van SRO.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

eenmalige opstartkosten vermindering loonsom garantiesommen kosten accounthouder schaal 10 max DVO van SRO afschrijving aanpassing huisvesting vrijval gemeentelijke overheadkosten

€ € € € € € €

2022 -90.000 690.000 -465.000 -80.000 -270.000 -20.000 100.000

€

-135.000 €

2023 € € € € € € €

690.000 -429.000 -80.000 -270.000 -20.000 175.000

2024 € € € € € € €

690.000 -393.000 -80.000 -270.000 -20.000 250.000

2025 € € € € € € €

690.000 -357.000 -80.000 -270.000 -20.000 275.000

2026 € € 690.000 € -321.000 € -80.000 € -270.000 € -20.000 € 275.000

66.000 € 177.000 € 238.000 € 274.000

Bovenstaande effecten In de vergelijking is geen rekening gehouden met; •

verbetering baten en bezoek;

•

een efficiencyslag in kostenbeheersing;

•

een combinatiefunctie voor de accounthouder (0,5 fte) in plaats van fulltime;

•

snellere en/of hogere vrijval van gemeentelijke overhead.

Ook moet een voorbehoud worden gemaakt voor de te betalen en ontvangen BTW; SRO exploiteert een met BTW belaste exploitatie, waarbij ook over een deel van de inkomsten 9% BTW moet worden afgedragen. In de huidige situatie is de exploitatie onbelast en mag wel BTW worden teruggevraagd over bepaalde uitgaven, maar hoeft geen BTW te worden afgedragen. Dit kan nadelig zijn voor het te verwachten exploitatieresultaat. Daarnaast zullen aspecten als actieve marketing, productontwikkeling en promotie, scherpere inkoop van goederen en diensten, een efficiëntere inzet van het personeel, energiebeheer na de opstartperiode leiden tot meer (structureel) voordelige effecten.

1.11.3 Ontvlechting De ontvlechting van taken en middelen van de gemeente naar Sportbedrijf Velsen is een complex en intensief proces. Daarbij is het van belang om het hele ontvlechtingtraject te doorlopen en niet onder tijdsdruk “losse eindjes” te laten bestaan. Om tot heldere structuren en goede afspraken/onderhandelingen tussen gemeente en Sportbedrijf te komen, moet het ontvlechtingproces totale duidelijkheid geven over alles dat met het functioneren van de nieuwe organisatie te maken heeft. Budgetten die vice versa overgeheveld moeten worden zijn voor de gemeente budgettair neutraal. Hieronder voorbeelden wat er voor de ontvlechting zoal uitgewerkt moet worden; •

verzekeringen en belastingen die niet aan Sport worden doorberekend;

•

de budgetten voor inventaris en ICT die toegerekend worden aan Sport;

•

actualisatie onderhoudsplannen en onderhoudsreserves;

•

(vrijvallende) huisvestingslasten;

•

aanpassen raamcontracten;

•

verrekening voorraden en verrekening verlofaanspraken;

•

representatiebudgetten sport (sportgala);

•

doorberekening huurderslasten (belastingen);

•

concernbudget opleidingen en ontwikkeling;

•

doorberekening gebruik gymzalen door primair onderwijs.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

1.12

Vervolg

1.12.1 Inleiding Nadat het college van B&W het besluit heeft genomen over de externe verzelfstandiging volgt een raadssessie “wensen en bedenkingen”. In deze sessie wordt de keuze en de verder uitwerking toegelicht. Ook door de aandeelhouders van SRO moet besluitvorming plaatsvinden. Daarna vindt contractvorming plaats, waarbij rekening wordt gehouden met wensen of suggesties vanuit de raad of de aandeelhouders van SRO. De startdatum van de bv is gepland op 1-1-2022. De uitwerking van de personele garanties vindt in goed overleg met de ondernemingsraad (OR) en het Lokaal Overleg (de vakbonden) plaats. Zo nodig worden de medewerkers tijdelijk groepsgewijs gedetacheerd als daarvoor meer tijd benodigd is.

1.12.2 Implementatie De overstap van de huidige organisatie naar Sportbedrijf SRO- Velsen moet compleet, zorgvuldig en tijdig gebeuren. Verschillende partijen krijgen te maken met veel en specifieke werkzaamheden wat om coördinatie vraagt. Wij stellen voor dat de gemeente een kwartiermaker voor benoemt die samen met SRO de coördinatie voert. Zijn specifieke taken zijn dan: •

het opstellen en bewaken van een concreet implementatieplan met uitvoeringsverantwoordelijken en tijdspad;

•

het coördineren en bewaken van de afstemming over de werkzaamheden en de voortgang daarvan;

•

het leveren van vakinhoudelijke expertise, modellen en voorbeelden;

•

het fungeren als klankbord voor de verschillende partijen;

•

het borgen van de informatievoorziening aan de medewerkers.

Direct na besluitvorming worden de verschillende aandachtsgebieden en werkzaamheden besproken met de gemeentelijke projectgroep en SRO en vastgesteld wie welke taken oppakt. Op basis van deze startbijeenkomst(en) stellen SRO en de kwartiermaker een werkplan en een tijdspad op dat ook dient om het proces te monitoren en het tijdspad te bewaken. Daarbij geldt dat het jaar 2022 wordt benut om alle aspecten goed en zorgvuldig te regelen. Om een idee te geven van de hoeveelheid werk is in de rapportage een beperkt overzicht van de werkzaamheden opgenomen.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

Hoofdstuk 2

Inleiding

2.1 Aanleiding en procesverloop In april 2020 is de bestuursopdracht ‘Onderzoek Verzelfstandigen Sport’ door het college van B&W vastgesteld. De bestuursopdracht stelt: De sport in Velsen is volop in beweging. De gemeente Velsen kijkt continu hoe zij een optimale dienstverlening aan gebruikers en bezoekers van onze sportvoorzieningen kan bieden. Om beter aan te sluiten op de vraag naar een optimale dienstverlening aan bezoekers, gebruikers en klanten voeren wij een onderzoek uit naar het verzelfstandigen van uitvoeringswerkzaamheden van sportzaken. In oktober 2020 heeft het college van B&W van de gemeente Velsen de 1e rapportage “Verkenning organisatie Sportloket Velsen” vastgesteld. Deze rapportage stelde het gemeentebestuur in staat om een besluit te nemen om wel of niet te kiezen voor een tweede fase waarin een vorm van verzelfstandiging wordt uitgewerkt, afgezet tegen de huidige positie van Sport binnen de gemeentelijke organisatie. De raad is in deze fase geconsulteerd en heeft suggesties meegegeven die zijn meegenomen in de verdere uitwerking. Op basis van deze rapportage koos het college voor een tweede fase waarin een vorm van verzelfstandiging wordt uitgewerkt, afgezet tegen de huidige positie van de afdeling Sportzaken binnen de gemeentelijke organisatie. Deze fase is afgesloten met de adviesrapportage “Organisatie Sportloket Velsen; de keuze”.

In deze rapportage is aan het college de keuze voorgelegd welke organisatievorm het beste past bij een toekomstbestendig “Sportloket”. Ook bij het opstellen van deze tweede rapportage zijn de medewerkers nauw betrokken. Daarnaast is een sessie gehouden met het werkveld en leden van de gemeenteraad. Ook zijn enkele (digitale) werkbezoeken gebracht aan gemeenten met Sportbedrijven. Het college heeft de aanbeveling overgenomen om te kiezen voor externe verzelfstandiging, maar tevens om ook samenwerking met SRO in een gezamenlijke vennootschap uit te werken en ook deze variant van externe verzelfstandiging ter besluitvorming aan te bieden. Voor u ligt de rapportage “Verzelfstandigingsplan Sportloket Velsen; de uitwerking” Deze rapportage maakt een definitief verzelfstandigingsbesluit mogelijk.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

2.2 De uitwerking van verzelfstandiging De rapportage “Organisatie Sport Velsen; de keuze” van april 2021 legde de basis voor het besluit om het verzelfstandigingsplan voor Sportloket Velsen op te stellen. In de rapportage staat; Externe verzelfstandiging leidt tot het realiseren van: • een zelfstandige en ondernemende organisatie met een efficiënte en effectieve(re) bedrijfsvoering; een “verrassingsvrije’ exploitatie door transparantie en adequate verantwoording; beschikbaarheid, behoud en ontwikkeling van kennis en expertise. • professionalisering

van

organisatie;

focus

uitvoering

borging

van

gemeentelijke/bestuurlijke invloed en toezicht. • optimale dienstverlening vanuit een centraal, integraal, herkenbaar en goed bereikbaar Sportloket, waarbij de klant nog meer centraal staat (zie ook Missie en visie). Voor een succesvolle verzelfstandiging gelden daarnaast de volgende randvoorwaarden en uitgangspunten: • de verzelfstandigde organisatie opereert marktgericht binnen door de gemeente vastgestelde (maatschappelijke) kaders; • de verzelfstandigde organisatie krijgt voldoende beleidsvrijheid om zich als maatschappelijk ondernemer te kunnen ontplooien en (semi) commerciële activiteiten te ontwikkelen; • de gemeente behoudt voldoende invloed m.b.t.

beschikbaarheid/toegankelijkheid en betaalbaarheid van de gemeentelijke maatschappelijke voorzieningen voor haar inwoners; • de nieuwe organisatie krijgt binnen de financiële kaders de ruimte voor vergroting van het aanbod, innovatie en productontwikkeling; • uitbreiding van gebruikersgroepen -ook buiten de gemeentegrenzen- is gewenst en toegestaan; • de gemeente sluit een meerjarige overeenkomst af voor het huidige werkpakket met de verzelfstandigde organisatie; • er wordt een financiële reserve opgebouwd (dan wel de mogelijkheid geboden) in de vorm van een egalisatiereserve om tegenvallers in de exploitatie te kunnen opvangen; • Alle medewerkers die momenteel met de te verzelfstandigen taken zijn belast, treden in dienst bij de verzelfstandigde organisatie (‘mens volgt werk’) met behoud van alle rechten en plichten conform de Wet Overgang Onderneming, • ter voorbereiding op de verzelfstandiging is het meerjaren onderhoudsplan voor de gemeentelijke sportaccommodaties geactualiseerd. In het voorliggende verzelfstandigingsplan zijn deze uitgangspunten verwerkt.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

Hoofdstuk 3

Maatschappelijk ondernemerschap en werkpakket

3.1 Maatschappelijk ondernemerschap Met het onderbrengen van alle activiteiten van Sportloket Velsen in een op te richten Sportbedrijf Velsen bv wordt invulling gegeven aan maatschappelijk ondernemerschap zoals ook verwoord in de missie van Sportbedrijf Velsen; “Het stimuleren van vitaliteit door sport & bewegen om Velsenaren in beweging te krijgen en te houden.” Dit betekent ook het verder ontwikkelen van een optimaal programma-aanbod, afgestemd op de specifieke wensen binnen de samenleving, waardoor nieuwe doelgroepen worden geworven en de bezettingsgraad van de sportaccommodaties wordt vergroot. De ‘kernactiviteiten’ zijn: • het stimuleren van het gebruik van het zwembad /sport- en welzijnsvoorzieningen en het realiseren van een efficiënte en doelmatige bezetting; • het initiëren van samenwerkingsverbanden met (vaste) gebruikers, maatschappelijke partners, maatschappelijke doelgroepen en verenigingen en het onderhouden van een gestructureerd gebruikersoverleg en periodieke klanttevredenheidsonderzoeken.

• het realiseren, in stand houden en beheren van kwalitatief goede maatschappelijke voorzieningen die voldoen aan de actuele wettelijke- en sporttechnische eisen en regelgeving; • het in stand houden en bevorderen van een zo breed en betaalbaar mogelijk aanbod van sport- en welzijnsvoorzieningen; • het uitvoeren van het technisch beheer en onderhoud van de gemeentelijke (sport)accommodaties op basis van de afgesproken verdelingslijsten (opgenomen in de huurovereenkomsten tussen Sportbedrijf en gemeente); • het gevraagd en ongevraagd adviseren (aan de gemeente) over het ontwikkelen, vervangen en realiseren van de gemeentelijke (sport)accommodatie(s); • het vergroten van de uitstraling, aantrekkingskracht en attractiviteit van de gemeente en haar kernen door middel van een efficiënt en kwalitatief goed productaanbod;

3.2 Werkpakket Sportbedrijf 3.2.1 Sportbeleid/beleidsinbreng De (sport)beleidstaken blijven behouden aan de gemeentelijke organisatie. In deze categorie vallen o.a. de volgende taken: • subsidiebeleid van sport-/welzijnsverenigingen en -organisaties; • sportbeleid en gerelateerd gezondheidsbeleid. Tussen de gemeente en bv vindt steeds afstemming plaatsvinden over de aanpassing van directe sportsubsidies en over gemeentelijk sportbeleid dat consequenties heeft voor de beheer- en exploitatietaken. Het Sportbedrijf heeft naast haar exploitatietaken ook een adviserende rol. Het doet voorstellen over beleidsmatige aspecten van bestaande accommodaties en over activiteiten op het gebied van sportstimulering. Het Sportbedrijf heeft

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

tweemaal per jaar gestructureerd overleg met haar gebruikers in verschillende gebruikersgroepen om ook hun wensen en ideeën bij deze adviesrol te betrekken. Waar mogelijk trekken Sportbedrijf en gebruikers hierin gezamenlijk op.

3.2.2 Exploitatie De nieuwe organisatie moet de opgedragen taken met het beschikbare geld uitvoeren. Dit prikkelt (kosten-)efficiënt werken en werkt mogelijk kostenverlagend voor de opdrachtgever. De begroting van de verzelfstandigde organisatie bestaat uit het saldo van de baten en lasten uit de exploitatieactiviteiten. Voor sportgebruik worden maatschappelijke tarieven toegepast. De marges op de activiteiten zijn klein. Hierdoor is exploitatie van een Sportbedrijf niet-kostendekkend en ontstaat er een exploitatietekort. Dit tekort wordt gedekt door een gemeentelijke exploitatiebijdrage. De mate waarin het Sportbedrijf in staat is op kosten te besparen en/of extra opbrengsten te realiseren. Dit bepaalt in hoeverre dit op termijn leidt tot een hoger maatschappelijk rendement en/of een lagere gemeentelijke exploitatiebijdrage. Het dagelijks onderhoud aan de gebouwen, het onderhoud aan de technische installatie van het zwembad en het dagelijks en planmatig onderhoud aan de sportvelden hoort eveneens tot de exploitatietaken van het Sportbedrijf. Maatschappelijke functie en tarieven: De accommodaties zijn bestemd en toegankelijk voor zwemmers, sporters, leerlingen bewegingsonderwijs, recreatieve bezoekers en toeschouwers van activiteiten in alle verschijningsvormen van sport en bewegen (dus ook aangepast sporten), evenementen, etc.

Deze functies moeten voor de gemeenschap voor lange tijd in stand worden gehouden. Het Sportbedrijf is verplicht de accommodatieonderdelen te exploiteren en ingericht te houden als publieke voorziening. Voor al het overige krijgt het Sportbedrijf de vrijheid de openstelling en het in gebruik geven van de accommodatieonderdelen te bepalen (zie ook (semi-)commerciële activiteiten). De in dit plan gehanteerde maatschappelijke tarieven voor de verhuur aan verenigingen en maatschappelijke groeperingen worden bepaald door de gemeente. De overige tarieven bepaalt het Sportbedrijf en zijn aan te merken als marktconform. (semi-)Commerciële activiteiten Het Sportbedrijf kan ook (semi-)commerciële activiteiten in de accommodaties organiseren als die niet ten koste gaan van de publieke functie. De gemeente legt geen beperkingen op over de aard en omvang van de commerciële activiteiten, zolang deze niet strijdig zijn met de overige voorwaarden, het bestaande bestemmingsplan, de Algemene Plaatselijke Verordening en overige wet- en regelgeving die dan van toepassing zijn.

3.2.3 Sportstimulering Binnen de gemeente Velsen wordt - een deel van- de sportstimulering verzorgd door 3 medewerkers met totaal 2,17 FTE. Ook de Stichting Sport Support Kennemerland en de Stichting Welzijn Velsen verzorgen een deel van de sportstimuleringsactiviteiten. De werkzaamheden van de gemeentelijke medewerkers bestaan in hoofdlijnen uit de volgende taken en uitvoeringslijnen: • het initiëren, coördineren en organiseren van sport- en beweegactiviteiten voor (specifieke) doelgroepen als ouderen, jeugd, mensen met een beperking, mensen in achterstandsituaties, enz.;

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

• de coördinatie en organisatie van schoolsportactiviteiten; • de (sport) verenigingsondersteuning; • de ondersteuning en facilitering van (specifieke) sportevenementen (bijvoorbeeld Pierloop Velsen, Stratenvoetbal Velserbroek, e.d.); • de organisatie van het jaarlijkse Sportgala (met huldiging sportkampioenen); • overleg en inhoudelijke afstemming met buurtsportcoaches en vakleerkrachten bewegingsonderwijs. Na de start van het Sportbedrijf wordt verdere uitwerking gegeven aan de ambitie om alle activiteiten in Velsen in het kader van sportstimulering onder één dak te brengen.

3.2.4 Klantencontacten, gebruikersoverleg en vrijwilligers Het is voor Sportbedrijf Velsen voortdurend van belang haar klanten of dat nu sporters, verenigingen, scholen, de gemeente of toeschouwers zijn, centraal te blijven stellen in het dagelijks werk en beleid. Alert en attent blijven op de vragen, wensen en eventuele klachten kan de klanttevredenheid nog verder verbeteren. Nuttige bijkomstigheid is dat tevreden klanten ook langer/vaker gebruik maken van de sportvoorzieningen. Het behouden van klanten levert uiteindelijk meer inkomsten op. Aandacht en zorg voor de klanten wordt vaststaand beleid. Het Sportbedrijf zal aandacht besteden aan: • herkenning en erkenning van de klant; • flexibiliteit om aan individuele of gezamenlijke behoefte van verenigingen en individuele sporters te voldoen; • communicatie (-kanalen), response, bereikbaarheid en makkelijk te verkrijgen informatie; • accounthouderschap en relatiebeheer. Het is mede tegen deze achtergrond dat Sportbedrijf Velsen jaarlijks een klantentevredenheidsonderzoek zal houden om “scherp” te blijven. Zonder goed voor ogen te hebben wat de klanten verwachten, welke wensen of klachten zij hebben, kunnen geen strategie, visie en doelstellingen ontwikkeld worden. Het nu al regelmatig (op onderdelen) plaatsvindende gebruikersoverleg wordt geïnstitutionaliseerd. Tweemaal per jaar zal dit integrale overleg plaatsvinden.

In het najaar over de hoofdthema’s van het lopende seizoen, de activiteiten en de voortgang bedrijfsvoering en in het voorjaar over beleidsvorming, het nieuwe seizoen, tarifering en activiteitenontwikkeling. Voor wat betreft effectiviteit kan worden gedacht aan een overlegindeling van bijvoorbeeld binnensport, buitensport en zwemsport.

3.2.5 Eigendom en onderhoud De gemeente is eigenaar van de accommodaties en zorgt voor de instandhouding van gebouw en installaties (eigenaarsonderhoud). De verantwoordelijkheid voor de specifieke zwembadtechniek is ondergebracht bij het Sportbedrijf. Er zijn meerjaren onderhoudsplannen (MjOP)voor de accommodaties. Het MjOP geeft een prognose voor het toekomstige onderhoud gedurende de eerstkomende tien jaar en is bindend tijdens de contractperiode uit te voeren onderhoudswerkzaamheden. De onderhoudsplannen worden in goed overleg tussen huurder en eigenaar jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd, of bijgesteld. Bijstelling is afhankelijk van bijvoorbeeld de staat van onderhoud, technische levensduur, onverwachte noodzakelijke reparaties/vervangingen, incidenten, efficiency vanwege combinatie van werkzaamheden of gewijzigde prioritering. Tussen Sportbedrijf en het team Vastgoed van de gemeente zijn verdelingslijsten vastgesteld voor zowel bouwkundig als installatietechnisch onderhoud voor wat betreft de wederzijdse onderhoudsverplichtingen.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

Deze afspraken worden opgenomen in de huurovereenkomsten tussen gemeente (Vastgoed) en Sportbedrijf Velsen. De gemeente bewaakt c.q. controleert de uitvoering van het onderhoud door periodiek overleg met Sportbedrijf Velsen en zo nodig een (jaarlijkse) schouw. Ten aanzien van het zogenoemde gebruikersonderhoud (waar onder inventaris, sportvloeren, zomeronderhoud sportvelden, etc.) onderhoudt het Sportbedrijf de accommodaties op basis van een apart vastgesteld MjOP. Ook hier geldt dat het MjOP jaarlijks geactualiseerd wordt. De zogenoemde ‘Reserve sportaccommodaties’ biedt daarvoor de mogelijkheden.

3.3 Huisvesting 3.3.1 Werklocatie Het Sportbedrijf wil toegankelijk en bereikbaar zijn. Daarom is het wenselijk dat de activiteiten van het bedrijfsbureau en het management zo dicht mogelijk bij de sportaccommodaties worden gehuisvest: “Waar je werkt is je werkplek, dicht bij de klant/ inwoner”. (één herkenbaar aanspreekpunt) Hiertoe zijn een viertal locaties verkend die in aanmerking zouden kunnen komen: • • • •

zwembad De Heerenduinen sporthal IJmuiden Oost sporthal Zeewijk het Polderhuis

Er is geïnventariseerd hoeveel werkplekken er nodig zijn in het kader van het aantal medewerkers en inhoud werkzaamheden en functies, vaste plekken versus flexibele plekken, veranderde visie op werken op kantoor versus thuiswerken, vergaderen/overleg. Uit deze verkenning is als uitgangspunt naar voren gekomen: “Waar je werkt is je werkplek, dicht bij de klant/ inwoner”. Deze stelling is als volgt uitgewerkt: In de nieuwe situatie wordt zwembad De Heerenduinen de hoofdvestiging van Sportbedrijf Velsen bv., Het zwembad heeft wat kantoorruimte en een multifunctionele ruimte die flexibel wat betreft de inrichting. Daarbij is de locatie het hele jaar door goed toegankelijk voor de inwoner, in de ochtend, avond en het weekend. De sporthallen IJmuiden Oost en Zeewijk en Het Polderhuis dienen als dependances. Dit past ook bij de netwerkorganisatie die het Sportbedrijf wil zijn. Thuiswerken is en blijft mogelijk voor bepaalde functies en werkzaamheden. Vergaderen kan in de multifunctionele ruimten die overdag regelmatig leeg staan (van sporthal IJmuiden Oost en Zeewijk en Het Polderhuis). Tot slot is het belangrijk om een goede opslag voor buitenmaterialen en -materieel te organiseren. Het plan is om dit te doen bij de wijkpost bij Sporthal Zeewijk. Samen met het team Vastgoed wordt dit verder uitgewerkt. Een eerste berekening van de kosten geeft aan dat hier ca.

€ 20.000 aan jaarlijkse afschrijvingskosten mee gemoeid zijn. De bureaukosten zullen niet anders zijn dan de nu beschikbare budgetten die meegaan naar het Sportbedrijf. Deze kosten passen binnen de financiële kaders.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

Hoofdstuk 4

Optie 1; Juridische vormgeving Sportbedrijf Velsen

4.1 Inleiding De gemeente is opdrachtgever van de verzelfstandigde organisatie. Zij bepaalt welke prestaties de opdrachtnemer moet leveren en tegen welke prijs. Daarnaast vervult de gemeente de rol van eigenaar/aandeelhouder van de bv. In deze rol heeft de gemeente invloed op het ondernemingsbeleid en de ontwikkelingsrichting van de organisatie. De belangrijkste stap daarbij is dat de bv haar beheer- en exploitatietaak professioneel oppakt en de bedrijfsvoering strak aanstuurt. Dat is de basis voor de samenwerking tussen gemeente en Sportbedrijf. Vervolgens dient de verantwoording naar de gemeente concreet, compleet en stelselmatig plaats te vinden.

4.2 Rol gemeente (eigenaar en opdrachtgever) 4.2.1 Gemeente als opdrachtgever

Naast de rol van aandeelhouder is de gemeente ook opdrachtgever van de bv. In deze rol sluit de gemeenteovereenkomsten met de bv voor de uitvoering van de taken rond onderhoud, beheer, verhuur en exploitatie van de maatschappelijke voorzieningen, en ook de uitvoering van taken op het gebied van sportstimulering. Het opdrachtgeverschap wordt ingevuld vanuit beleid en regie met de wethouder sport als opdrachtgever.

4.2.2 Gemeente als aandeelhouder Gemeente Velsen richt een bv op om een efficiënte en slagvaardige exploitatievorm te realiseren en het maatschappelijk belang te waarborgen ten aanzien van exploitatie, beheer en onderhoud van de gemeentelijke sportaccommodaties. De gemeente wil invloed houden op de manier waarop de bv haar taak vervult. Dit met het oog op het maatschappelijk belang van deze voorzieningen voor haar inwoners. De juridische verhouding tussen de gemeente en bv wordt vastgelegd in de statuten van de bv. Het aandeelhouderschap wordt ingevuld vanuit control en financiën met de wethouder financiën in de rol van aandeelhouder.

4.2.3 Accounthouder Geïnterviewde gemeenten gaven aan dat een Sportbedrijf één aanspreekpunt moet hebben. Maar veel ondersteunende (deel)taken met betrekking tot de exploitatie van de sportaccommodaties en de sportstimulering zijn verdeeld. Veel, verschillende gemeentelijke medewerkers, maar ook bestuurders worden direct of indirect betrokken bij vragen en uitvoering. Ook bij de geïnterviewde gemeenten is aangegeven dat een Sportbedrijf één aanspreekpunt moet hebben. Daarom is het hebben van een accounthouder als aanspreekpunt voor het Sportbedrijf belangrijk.

Verzelfstandiging Sportloket Gemeente Velsen; de uitwerking

Aanbevelingen voor de rol van de gemeente zijn dan ook: Net zoals het Sportbedrijf een duidelijk, bevoegd en ter zake kundig aanspreekpunt dient te hebben is het wenselijk dat de gemeente één accounthouder sport (ook wel regie-functionaris genoemd) benoemt. De belangrijkste taak is dat de accounthouder het aanspreekpunt is voor het Sportbedrijf, en alle acties die voortvloeien vanuit de gemeentelijke rollen als eigenaar en opdrachtgever coördineert. Deze functie wordt binnen veel gemeenten vervuld vanuit de beleidsafdeling (opdrachtgever) of vanuit de vastgoedafdeling (eigenaar sportaccommodaties). Hij/zij heeft gestructureerd overleg met de directie van het Sportbedrijf. Momenteel is in de gemeente nog niet in de functie van accounthouder voorzien. De indicatie voor de zwaarte van deze functie is schaal 10/11. In de meeste gevallen wordt deze functie gecombineerd met ofwel vastgoedtaken of beleidstaken. De belangrijkste taken van de accounthouder zijn; • structureren van het contractbeheer en de handhaving daarvan (accountmanager). • duidelijke afspraken over welke inhoudelijke en financiële zaken en taken periodieke verslaglegging en verantwoording wordt afgelegd. • doordat de accounthouder het aanspreekpunt is kunnen ook wensen of zorgen die de gemeente bereiken vanuit burgers en gebruikers naar hem/haar worden doorgeleid.

Bestuurlijk overleg kan daardoor beperkt worden tot periodiek overleg over strategische en/of beleidsmatige zaken. • de verdeling van de onderhoudsafspraken zowel qua verantwoordelijkheid als budget vaststellen conform de huidige verhuurder/huurderverdeling. • opstellen nota of agenda (sport)accommodatiebeleid op basis van toekomstige capaciteitsbehoefte van accommodaties Bij de implementatie van het verzelfstandigd Sportbedrijf wordt dit verder uitgewerkt.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Velsen&id=55d14582-a92c-4707-9b12-fcd85ed21f7d