8. Handboek voor Raadsleden.docx

22 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

3.1.3 De agendacommissie: Taken, werkwijze en samenstelling Om de agenda’s voor de sessies en de raadsvergaderingen vast te stellen en daarmee het werk van de raad en raadsleden zoveel mogelijk in goede banen te leiden is er een Agendacommissie ingesteld. Deze bestaat uit 4 raadsleden, bij voorkeur sessievoorzitters, onder leiding van de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Ook de voorzitter van de raad en de griffie nemen deel aan de vergaderingen van de agendacommissie. Indien er aanleiding is om de werkafspraken ten aanzien van het Raadsplein aan te passen, om extra of op een andere manier te vergaderen e.d. doet de agendacommissie daartoe voorstellen. Griffie en Agendacommissie werken samen om de agenda’s voor de vergaderingen zo goed mogelijk vorm te geven. Gezien de vele uiteenlopende onderwerpen is het zeker niet eenvoudig om altijd meteen de juiste wijze van agenderen te bepalen. Dat vraagt inzicht in de onderscheiden rollen, taken en bevoegdheden van raad en college, maar ook in de verschillende mogelijkheden om een onderwerp aan te vliegen. Door een goede samenwerking op procesniveau, dus los van politieke overwegingen, en door elkaar te steunen en waar nodig aan te spreken kan de Agendacommissie de bepalende factor worden bij het creëren van de voorwaarden voor goede vergaderingen. Daarvoor moet ze dan wel de ruimte en steun krijgen van de overige raadsleden.

Vanzelfsprekend kunnen tussen het verzenden van de agenda’s en stukken en de vergadering nog onverwachte dingen gebeuren. Daar moet dan op het laatste moment of tijdens de vergadering zo goed mogelijk op ingespeeld worden en daarvoor is medewerking van alle deelnemers van belang. Uiteindelijk blijft het altijd mogelijk om een sessie in een volgende sessies voort te zetten of via een ordevoorstel de agenda voor de raadsvergadering aan te passen. In het Presidium is afgesproken dat tijdens de vergaderingen geen opmerkingen worden gemaakt over de wijze van agenderen. Als een raadslid meent dat een onderwerp op een andere wijze behandeld zou moeten worden, wordt dat tijdig – direct na het fractieoverleg en dus ruim vóór de vergadering – via de griffie aan de agendacommissie gemeld. Met betrekking tot de raadsvergadering heeft de agendacommissie vast een knoop doorgehakt. Om verwarring over stemverklaringen (in principe 30 seconden, maar soms ook verzoeken om meer tijd) te voorkomen is nu afgesproken dat stemverklaringen over raadsvoorstellen die op enigerlei wijze zijn besproken (in sessie of debat) in principe maximaal 30 seconden duren. Bij raadsvoorstellen die echt alleen als hamerstuk behandeld worden kan een stemverklaring maximaal 60 seconden duren. Aan de voorzitter van de raad is gevraagd om hier strikt op toe te zien.

Zowel de raadsvergadering als de sessies beginnen om 19.30 uur.

3.1.4 Voorzitters Aan het begin van een raadsperiode worden de fracties gevraagd om raadsleden te enthousiasmeren voor het voorzitterschap van de sessies en zich op te geven als 23 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

sessievoorzitter. Gelukkig is hier meestal voldoende animo voor. De sessievoorzitters worden vervolgens benoemd door de raad. De benoemde voorzitters worden regelmatig getraind in het voorzitterschap. Met opmerkingen, vragen en suggesties over de wijze van agenderen zijn ze uiteraard zeer welkom bij griffie en agendacommissie; juist van de praktijk kan veel geleerd worden. 3.1.5 Publieke verantwoording en inspreken Tijdens de vergaderingen legt het raadslid publieke verantwoording af over zijn politieke keuzes. De vergaderingen (sessies en raadsvergadering) zijn in principe altijd openbaar, en dus toegankelijk voor publiek. In Velsen worden de raadsvergadering en de sessies (samenvatting) ook opgenomen door RTV Seaport.

Inwoners kunnen gebruik maken van de mogelijkheden tot inspreken bij een sessie. De Agendacommissie bepaalt of over een agendapunt wel of niet kan worden in gesproken. In de praktijk is dat bijna altijd het geval. Voor het inspreken gelden regels. Deze zijn verwoord in een handleiding voor de inwoners van Velsen. In de raadsvergadering kan niet meer worden ingesproken over de geagendeerde onderwerpen. Behalve tijdens de momenten van inspreken is het publiek in de raadszaal toehoorder. De raad gaat tijdens de vergaderingen niet in discussie met het publiek, tenzij dat specifiek is afgesproken. Dat neemt niet weg dat je wel rekening moet houden met het publiek, bijvoorbeeld met je woordkeuze. De mensen moeten kunnen begrijpen waar de vergadering over gaat, welke standpunten je inneemt en welke argumenten je daarvoor hebt. Je legt verantwoording af.

3.1.6 Publiceren van stukken Om je voor te bereiden op de vergaderingen in het Raadsplein worden de vergaderingen ruim van tevoren in het RIS gepubliceerd. De agendastukken kunnen bestaan uit raadsvoorstellen en bespreekvoorstellen, aangevuld met onderliggende nota’s. De bespreekvoorstellen worden voor een onderwerp in de sessies gemaakt en geven aan hoe het voorstel besproken wordt en welke route daarna gevolgd wordt. Ook geeft het aan hoe laat en in welke vergaderruimte het voorstel besproken wordt en wie er allemaal bij uitgenodigd zijn. Het raadsvoorstel bevat het door het college voorgestelde conceptbesluit en de motivering en andere nodige informatie daarvoor. Buiten de vergaderstukken krijg je ook andere informatie toegestuurd die je helpt om politieke sturing te geven. Het zijn persberichten, collegeberichten, collegebesluiten, uitnodigingen en ingekomen stukken van inwoners en verder algemene stukken en vakliteratuur. De meeste stukken worden geplaatst in het RIS’.

24 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

3.1.7 ‘Technische’ informatie bij behandelend ambtenaar In Velsen is het gebruikelijk (en min of meer verplicht) om technische vragen vooraf aan de behandelend ambtenaar te stellen (het zogeheten “recht op ambtelijke bijstand”: artikel 33 Gemeentewet). Dit kan door rechtstreeks contact op te nemen met de ambtenaar of via de Griffie. Politieke vragen worden niet aan de ambtenaar gesteld, deze politieke discussie of vragen aan de wethouder vinden in de sessie plaats. Ook kan het goed zijn om je te beperken tot hoofdlijnen, vragen over details of uitvoeringskwesties dragen niet altijd bij aan een betere politieke. afweging. 3.1.8 Individuele voorbereiding Vanzelfsprekend heeft ieder raadslid zijn eigen manier om de inbreng in fractie, sessie of raadsvergadering voor te bereiden. De politieke visie en eerdere uitspraken kunnen de kapstok zijn om een inbreng aan op te hangen. Soms is zonder meer duidelijk wat een standpunt zal zijn, soms kost het de nodige moeite om tot een gemotiveerd (voorlopig) standpunt te komen.

Een uitvoerige checklist van mogelijke vragen kan er als volgt uitzien: • Is het doel van de behandeling duidelijk, is er inzicht in welke fase van de procesgang we ons bevinden en zo ja hoe kan ik mijn voorbereiding daarop richten? • Wat is de partijvisie waarop ik mij op enig moment scherp kan profileren en wat zijn daarvoor de argumenten? • Is voldoende duidelijk wat de politiek wezenlijke punten zijn? • Heb ik vooraf technische informatie nodig en waar vind ik die? • Hoe oriënteer ik mij op de opvattingen hierover in de samenleving? • Hoe bereid ik mij voor op een inbreng in fractie, sessie of raad die leidt tot: - Een duidelijke redenering met heldere conclusies en relevante argumenten; - Bondige en ter zake doende formuleringen - Een verduidelijking van politieke kwesties • Hoe bereid ik mij voor op een adequate uitwisseling met andere deelnemers? • Inspelen op wat anderen inbrengen? • Anderen vragen om reactie op mijn inbreng.

• Maak ik ter zake en bondige interrupties? • Hoe bereid ik mij voor op een adequate interactie met insprekers? • Hoe houd ik het doel van de bespreking voor ogen, kan ik mij voorbereiden op mogelijke vragen? • In hoeverre ondersteun ik de voorzitter en andere deelnemers in een ordelijk verloop van de vergadering? • Stimuleer ik wenselijk gedrag van hen • Spreek ik anderen er op aan als zij aantoonbaar afspraken niet nakomen? 3.1.9 Profiel lid Agendacommissie De Agendacommissie is ingesteld ter ondersteuning van het functioneren van de vergaderingen van de gemeenteraad en voert de taken uit zoals die in het Reglement van Orde van de Raad en Raadsplein zijn vermeld. Zij faciliteert in procesmatige en technische zin de werkzaamheden van de Raad. De Agendacommissie bestaat uit de eerste plaatsvervangend raadsvoorzitter en 4 raadsleden, bij voorkeur sessievoorzitters, te benoemen door de raad. Zijnde twee leden voorgedragen door en uit de coalitiepartijen en twee leden voorgedragen door en uit de oppositiepartijen (art 4 lid 2 RvO Raad). De taken van de Agendacommissie zijn onder andere: • Vaststellen van de voorlopige agenda’s, inclusief tijd en plaats van de vergaderingen. • Doen van procesvoorstellen voor behandeling van agendapunten. 25 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

•

Doen van procedurevoorstellen voor de afhandeling van ingekomen stukken en bijzondere agendapunten, zoals begroting, jaarstukken en onderzoeken. • Vaststellen van het jaarlijkse vergaderschema. De tijdsbesteding is ongeveer 6-10 uur per maand. Hij/zij: • Behartigt niet de belangen van de fractie, maar kijkt naar het functioneren van de raad als geheel; • Richt zich op het politieke proces en voert geen politiek-inhoudelijke discussie; • Heeft goede communicatieve vaardigheden; • Heeft regelmatig contact met andere raadsleden, juist ook niet-fractiegenoten, over het verloop van de vergaderingen en het functioneren van de sessievoorzitters; • Is aanspreekbaar voor raadsleden en kan zelf ook anderen aanspreken, • Kan onafhankelijk optreden en oordelen (onpartijdig/ politiek neutraal); • Kan zijn/haar rug recht houden, ook bij druk vanuit het college van B&W; • Heeft de bereidheid om, naast het raadslidmaatschap, extra tijd te investeren als lid van de agendacommissie; • Is bij voorkeur ook sessievoorzitter. • Toetsen aan de criteria van de raad voor de agendering van stukken; • Evalueren van de vergaderingen. • Elkaar blijvend coachen. 3.2.

De sessies

3.2.1 Algemeen In de sessies worden verschillende sessies (vergaderingen over een politiek onderwerp) parallel aan elkaar gehouden. Dit betekent dus dat er op één tijdstip twee of drie verschillende sessies tegelijkertijd plaatsvinden. Omdat iedere fractie twee steunfractieleden kan aanwijzen, kan iedere fractie alle sessies bijwonen. Een sessie kan een informatief, een beeldvormend, consulterend of een oordeelsvormend karakter hebben.

Bij een informatieve sessie verzamel je als raadslid vooral informatie, bijvoorbeeld om je voor te bereiden op het stellen van kaders of het controleren van het beleid. Je kunt in de sessie vooral vragen stellen om je informatie zo compleet mogelijk te maken. Een informatieve sessie kan heel verschillende onderwerpen betreffen, ook die waar niet de raad maar het college bevoegd is. In een beeldvormende sessie oriënteer je jezelf door informatie te verzamelen over een onderwerp waarover de raad een besluit moet nemen. Je verkent de problematiek en je inventariseert de politieke vraagstukken over het onderwerp. Hier bereid je feitelijk je politieke stellingname voor. Je stelt vooral vragen en luistert goed naar de vragen van andere politieke fracties, zodat je jezelf een beeld vormt van de algemene politieke inzet. Tijdens een consulterende sessie wil het college van de raadsleden (of steunfractieleden) horen wat zij vinden van het stuk dat ter bespreking ligt; het college wil de mening van de raad horen.

26 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Een oordeelsvormende sessie gaat om het uitwisselen van voorlopige oordelen en argumenten en het bepalen van je politieke maatstaven en de beoordelingscriteria (zodat je na afloop kunt controleren). Hier formuleer je jouw politieke standpunt, maar stem je nog niet. Dat gebeurt in de besluitvormende raadsvergadering die 2 weken na de sessie plaatsvindt. In het bespreekvoorstel is te lezen wat voor soort sessie het is. De sessies duren (in de regel) van 19.30-21.00 uur of van 21.30-23.00 uur.

3.2.2 Bespreekvoorstellen Om ervoor te zorgen dat alle aanwezigen – raadsleden, collegeleden, ambtenaren, inwoners – eenzelfde beeld hebben over het doel van de sessie en de wijze van behandelen, wordt met de agenda voor ieder onderwerp in een sessie een bespreekvoorstel meegestuurd. Aan de hand van de door het college geleverde stukken wordt kort samengevat wat de inhoud is en daarnaast wordt het doel van de bespreking en de behandelwijze beschreven. De commissiegriffiers maken deze bespreekvoorstellen.

3.2.3 Inspreken in de sessies Spreekrecht Het spreekrecht in de sessies houdt in dat een inwoner in maximaal drie minuten kan zeggen wat hij van een bepaald voorstel vindt. Hoe werkt het? Als een inwoner van het spreekrecht gebruik wil maken, dan moet hij zich uiterlijk de dag van de vergadering om 12.00 uur melden bij de Griffie (telefonisch of via mail). De voorzitter van de vergadering bepaalt wanneer de inspreker mag spreken. Hij wordt dan uitgenodigd aan de vergadertafel. Daarna geeft de inspreker kort (in maximaal 3 minuten) zijn mening over het voorstel, waarover de raadsleden gaan vergaderen. Als er veel insprekers zijn kan de voorzitter de spreektijd beperken of bijvoorbeeld vragen een woordvoerder aan te wijzen die namens een aantal insprekers het woord voert. Nadat de inspreker heeft ingesproken is er nog kort gelegenheid voor de raadsleden om verduidelijkende vragen te stellen. Daarna neemt de inspreker weer plaats op de tribune en gaan de raadsleden over het onderwerp vergaderen (of is er een volgende inspreker aan de beurt). Waarover kan worden ingesproken? De agendacommissie bepaalt bij welke sessies ingesproken kan worden.

27 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

3.2.4 Toezeggingen Het komt nogal eens voor dat tijdens een sessie aanvullende informatie of aanpassing van een voorstel of nota wordt gevraagd. Als besluitvorming over het betreffende onderwerp voor de eerstvolgende raadsvergadering is gepland, is het van belang dat het college zorgt voor tijdige aanlevering van de informatie of gewijzigde stukken. In hun samenvatting van het resultaat van een sessie moeten voorzitters er alert op zijn dergelijke afspraken duidelijk vast te leggen zodat er geen verwarring over kan ontstaan. De griffie bewaakt dergelijke afspraken evenals andere toezeggingen van collegeleden.

3.2.5 Profiel sessievoorzitter Algemeen De voorzitter van een sessie is een technisch voorzitter en wordt voor de duur van het lidmaatschap van deze raad in deze functie benoemd. Het invullen van deze rol kost ongeveer 3-6 uur per maand, zijnde de sessies zelf, inclusief de voorbereiding. De sessievoorzitter is het gezicht van de sessie. Hij/zij: ❖ Opereert onafhankelijk en is zich bewust van de verschillende taken en rollen van de personen met wie de voorzitter te maken heeft: de sessieleden, griffie, portefeuillehouders, ambtenaren, externe partijen en inwoners. ❖ Is bereid en in staat om een duale werkwijze te bevorderen. ❖ Is een technisch voorzitter die de kwaliteit van het vergaderproces en de besluitvorming door de raad bewaakt; • ❖ Heeft ook een rol als moderator. Hij/zij draagt zorg voor het goed verlopen van de discussie en geeft de status van de stukken aan. Hierdoor ontstaat er in de sessie overeenstemming over de status van de vergadering en de daarbij behorende stukken; ❖ Draagt zorg voor goede omgangsvormen in de sessie; ❖ Is een flexibele voorzitter: niet elke vergadering vergt een zelfde stijl en procedure; ❖ Staat als voorzitter boven de fracties, hoewel hij/zij daarvan ook lid is; ❖ Kent het Reglement van Orde.

De sessievoorzitter is daarnaast in staat om: o Raads- en steunfractieleden aan te spreken op "lastig gedrag"; o te staan voor het belang van de gemeenteraad; o actief voor te zitten: stimuleert het onderling debat en kadert politiek neutraal discussies in; o door te vragen, zodat een gedeeld beeld ontstaat over voorliggend onderwerp; o samen te vatten: vat de behoefte samen en draagt zorg voor draagvlak over afhandeling in de sessie o de voortgang te bewaken: houdt de afgesproken behandelwijze in de gaten. o Het visitekaartje van de raad uit te dragen. Competenties • Analytisch vermogen • Inzicht in het functioneren van de gemeenteraad binnen de context van het gemeentebestuur • Heeft natuurlijk gezag, zonder autoritair te zijn • Besluitvaardigheid: strategisch/daadkrachtig in onzekere situaties • Consequent • Formuleert kort en bondig 28 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

• •

Stressbestendig; blijft rustig onder druk Is bereid zijn/haar functioneren te ontwikkelen en de (door de Griffie aangeboden) voorzitterstrainingen te volgen.

Tot slot Sessievoorzitters hebben een belangrijke taak in het verloop van de vergaderingen. Zij zorgen voor duidelijkheid, doelmatigheid en sfeer en kunnen sturen op tijd, proces, sfeer. Het is voor een goede bespreking belangrijk om een onderwerp goed in te leiden, wat ligt voor en waarom, wat is de vraag aan de sessieleden, waar moet het debat over gaan, in welke fase zitten we in het proces (hiervoor ontvangt de voorzitter van de Griffie, als handvat, een zogeheten spoorboekje). Daarnaast is het tevens belangrijk om een onderwerp goed af te sluiten, is er een conclusie te trekken? Wat is het advies van de sessie, wat zijn de toezeggingen van de portefeuillehouder(s). Zijn er nog moties en/of amendementen te verwachten, kan het door als hamerstuk of bespreekstuk, wat is het vervolgproces? Als de voorzitter concludeert wat de toezeggingen van de portefeuillehouder(s) zijn, dan wordt deze (door de commissiegriffier) opgenomen in de toezeggingenlijst.

Tussen openen en afsluiten heeft de voorzitter niet alleen de rol om mensen het woord te geven maar onder andere ook om een constructieve sfeer te bevorderen en te bewaken, om de procedures en regels te bewaken, de orde te handhaven, de sessieleden en portefeuillehouders indien nodig af te kappen, actief te luisteren, samenvatten indien nodig, debat te stimuleren, concluderen en door de vergadering te leiden met inhoudelijke en procedurele verduidelijkingen en toelichtingen. Als voorzitter is het van belang om inhoudelijk neutraal te blijven en niet mee te discussiëren. Een (regelmatige) voorzitterstraining, gezamenlijk evalueren en elkaar als voorzitters onderling feedback en adviezen te geven kan bijdragen aan een goed voorzitterschap.

3.3

De raadsvergadering

3.3.1 De raadsvergadering De Velsense raad vergadert (in de regel) één keer per maand op donderdagavond om 19.30 uur. Gestart wordt met een meer informeel gedeelte, het Actualiteitenuurtje. Hiervoor kunnen inwoners zich aanmelden die gedurende 3 minuten iets kwijt willen aan de raadsleden. Het moet daarbij gaan om onderwerpen waar de raad iets mee kan en die niet op de agenda vermeld staan. Daarna kunnen raadsleden een korte vraag stellen aan het college. Het college kan hier ook gebruik van maken. Deze moet betrekking hebben op actuele en politiek relevante zaken. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter van de raad en de griffier kunnen zowel insprekers als vragen van raadsleden weigeren als deze niet in de raadsvergadering thuishoren. Raadsleden kunnen hun vraag tot 12.00 uur op de dag van de raadsvergadering bij de griffie aanmelden.

Na het actualiteitenuurtje worden raadsdebatten gepland indien er onderwerpen aan de orde komen waarover de partijen politiek flink van mening verschillen. Voor een goede bespreking is het handig als vooraf de geschilpunten bekend zijn. Het kan zijn dat het onderwerp eerder 29 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

in een sessie besproken is, het kan ook zijn dat een onderwerp rechtstreeks door de agendacommissie voor een debat wordt geagendeerd. Sommige onderwerpen worden door de agendacommissie als “hamerstuk” geagendeerd. Tijdens de raadsvergadering breng je je stem uit en beslis je mede over het gemeentelijke beleid. De raadsvergadering vormt het laatste deel van het besluitvormingsproces van de gemeenteraad. Omdat de raadsvergadering bepalend is voor het beleid dat de gemeente gaat voeren, is het voor de hand liggend dat de politieke debatten plaats vinden in de raadsvergadering. Een dergelijk debat komt op de agenda als uit de oordeelsvormende sessie blijkt dat er nog duidelijke politieke verschillen liggen die ‘uit gedebatteerd’ moeten worden, maar de agendacommissie kan ook een onderwerp direct als debatstuk op de raadsagenda zetten. Een debat dient – vooral bij onderwerpen die voor de samenleving heel belangrijk zijn – ook voor de fracties om verantwoording af te leggen over hun politieke keuze. Over onderwerpen die niet als debatstuk geagendeerd zijn, vindt in het algemeen geen discussie meer plaats, fracties kunnen wel door middel van een korte stemverklaring aangeven welke motieven ze voor hun stemgedrag hebben.

In het algemeen kun je in de sessie zien hoe partijen hun mening vormen en hoe ze tot hun standpunt komen, hun definitieve oordeel (besluit) volgt in de raadsvergadering 2 weken later.

3.3.2 Aan de raad gerichte brieven Alle brieven die aan de gemeenteraad zijn gericht worden verzameld op een overzicht en voorzien van een advies van de agendacommissie ten aanzien van de wijze van behandelen. Tijdens de raadsvergadering worden brieven niet inhoudelijk besproken; alleen de wijze van afdoen kan aan de orde gesteld worden. Indien een raadslid een andere wijze van behandelen wil voorstellen dan de agendacommissie heeft gedaan, wordt dat op dinsdag voorafgaand aan de raadsvergadering uiterlijk om 16.00 uur bij de griffier gemeld.

De ingekomen brieven worden op het voor de raadsleden zichtbare deel van de website gepubliceerd. Ook de antwoorden van het college op de ter afdoening in zijn handen gestelde brieven, worden hier gepubliceerd. Aan de raad gerichte afschriften van brieven die aan het college zijn geschreven, reclameteksten, aankondigingen en uitnodigingen voor bijeenkomsten en dergelijke brieven zonder status worden niet op de lijst van ingekomen stukken vermeld maar wekelijks met het ‘weekbericht’ naar alle raadsleden gemaild.

3.3.3 Verslag Van de raadsvergadering wordt een woordelijk verslag gemaakt evenals een beeld- c.q. geluidsverslag via de website. Voor zover Seaport een directe uitzending van de raadsvergadering heeft verzorgd, is deze ook via de website van Seaport te bekijken.

30 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Toezeggingen die tijdens de raadsvergadering door collegeleden worden gedaan, worden door de griffie geïnventariseerd op een toezeggingenlijst die regelmatig aan college en raadsleden wordt voorgelegd om de voortgang te bewaken. 3.3.4 Besloten raadsvergadering De voorzitter of tenminste een vijfde van de aanwezige raadsleden kunnen voorstellen om bij een vergadering de deuren te sluiten. De raad beslist daarover. De raad kan in aanvulling daarop ook besluiten geheimhouding op te leggen over de stukken en alles wat in zo’n besloten vergadering besproken is. Daarvoor moet een van de belangen genoemd in art. 10 Wet openbaarheid van bestuur in het geding zijn (kort samengevat: aantasting van de persoonlijke levenssfeer van een betrokken persoon, economische of financiële belangen van de gemeente of onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen). Dit artikel wordt per 1 mei 2022 opgenomen in de nieuwe wet Open Overheid (WOO). De geheimhouding geldt voor iedereen die bij de bespreking aanwezig was of anderszins op de hoogte is van de inhoud van de stukken en duurt totdat de raad deze opheft. Ook het college en de burgemeester kunnen geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die ze aan de raad voorleggen, maar deze geheimhouding moet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigd worden anders vervalt ze.

Het spreekt voor zich dat verslagen van besloten vergaderingen niet gepubliceerd worden.

3.3.5 Profiel waarnemend raadsvoorzitter De waarnemend voorzitter vervangt de burgemeester als deze niet in de gelegenheid is de raadsvergadering voor te zitten (afwezigheid/ ontstentenis). Bij de behandeling van een agendapunt in de raadsvergadering waarbij de burgemeester optreedt als portefeuillehouder neemt de waarnemend voorzitter het voorzitterschap van de raad voor dat onderdeel waar. De waarnemend voorzitter kan ook worden gevraagd de gemeenteraad te vertegenwoordigen. Bijvoorbeeld bij ontvangst van gasten van de gemeenteraad als de burgemeester verhinderd is. De waarnemend voorzitter van de gemeenteraad is vanuit zijn functie lid van de agendacommissie en daarmee ook voorzitter van deze commissie. Daarnaast is de waarnemend voorzitter van de raad vanuit deze functie tevens voorzitter van de werkgeverscommissie van de griffie. Tot slot neemt de waarnemend voorzitter ook deel aan de vergaderingen van het Presidium.

Hij/zij is: •

Heeft gezag en draagvlak in de gemeenteraad; hoeder van de raad;

•

Communicatief, bestuurlijke sensitief en betrokken;

•

Kan vergaderingen leiden;

•

Kan conflicten hanteren 31 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

•

Kan omgaan met de media;

•

Is aanspreekbaar voor raadsleden en kan zelf ook anderen aanspreken,

•

Heeft natuurlijk gezag met doorzettingsmacht;

•

Kan onafhankelijk optreden en oordelen (onpartijdig/ politiek neutraal);

•

Heeft oog voor de formele en informele spelregels in de raad en spreekt hier met de raadsvoorzitter en griffier over.

•

Bereid samen met de griffier en de raadsvoorzitter de raadsvergadering voor;

•

Heeft bij voorkeur meerdere periodes ervaring als raadslid;

•

Kan in voorkomende gevallen de gemeenteraad vertegenwoordigen binnen en buiten het stadhuis;

•

Heeft de bereidheid om naast het raadslidmaatschap extra tijd te investeren in het waarnemend voorzitterschap (lid agendacommissie en voorzitter werkgeverscommissie);

•

Heeft bij voorkeur leidinggevende ervaring (rol werkgeverscommissie).

•

Met gezag en boven partijen uitstijgen

Uitdragen van de cultuur van de raad en het visitekaartje van de raad

32 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

4.

Raadsinstrumenten

4.1

Inleiding

Als raadslid heb je verschillende wettelijke mogelijkheden om je taken goed uit te voeren. Deze mogelijkheden kun je gebruiken bij het kaderstellen en bij het controleren, in alle fasen van het besluitvormingsproces. Hieronder worden alle instrumenten kort toegelicht.

4.2

Het recht van amendement

Amendementen zijn volgens de begripsomschrijving voorstellen tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerp-beslissing, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen. Dat betekent dat amendementen altijd betrekking hebben op geagendeerde onderwerpen en ook moeten ze passen binnen het voorgestelde besluit, dat wil zeggen dat het moet gaan om een aanpassing niet om een geheel ander besluit. Als je het ten gronde niet eens bent met een voorstel kun je tegenstemmen. Dat is beter dan een amendement indienen dat haaks staat op hetgeen voorgesteld wordt. Stel dat zo’n ‘destructief’ amendement wordt aangenomen, dan is er geen motivering voor te vinden omdat het raadsvoorstel op een ander besluit gericht was. Amendementen die zijn aangenomen door de raad, maken onderdeel uit van het genomen besluit en moeten daarom door het college uitgevoerd worden. Amendementen moeten bij het begin van de raadsvergadering, schriftelijk en ondertekend bij de voorzitter worden ingediend. Een wijziging op een ingediend amendement (een subamendement) kan door elk raadslid tijdens de bespreking van het onderwerp ingediend worden. Een amendement kan door de indiener(s) worden ingetrokken totdat besluitvorming erover heeft plaatsgevonden. Logischerwijze vindt stemming over een amendement plaats voordat over het raadsvoorstel zelf wordt gestemd.

Als er meer amendementen over hetzelfde onderdeel zijn ingediend wordt eerst over het meest vergaande amendement gestemd. In aanvulling op deze formele regeling is in het reglement opgenomen dat amendementen uiterlijk 12.00 uur op de dinsdag voor de vergadering worden aangekondigd door toezending naar de griffie die ze dinsdagmiddag doorstuurt. De griffie stuurt de amendementen alleen door naar raad en college zodat alle betrokkenen zich goed kunnen voorbereiden. Omdat de formele indiening aan het begin van de vergadering plaatsvindt, kunnen ze tot dat moment nog gewijzigd en ingetrokken worden. Toezending naar de pers of andere externen vindt dus niet plaats, zij moeten afwachten wat er tijdens de vergadering aan de orde komt. Het kom nogal eens voor dat het college tijdens de vergadering zegt een amendement ‘over te nemen’. Dat is op zich positief, maar het heeft niet de status van een raadsbesluit, het is 33 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

‘slechts’ een toezegging van het college. Het is daarom in alle gevallen aan te bevelen om een amendement in stemming te brengen, dan is de uitvoering ervan een verplichting voor het college; het amendement maakt deel uit van het genomen besluit.

4.3

Het recht van motie

Een motie is een korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken. In tegenstelling tot een amendement is het college niet verplicht om een aangenomen motie uit te voeren; het is een politieke uitspraak van de raad die naargelang de politieke zwaarte door het college als wel of niet bindend wordt ervaren. Naarmate een motie meer de bevoegdheid van de raad raakt dan die van het college, zal de verplichting tot uitvoering ook nadrukkelijker aanwezig zijn. Er zijn twee soorten moties: gekoppeld aan een onderwerp dat op de agenda staat, of los van de agenda een zogenoemde motie ‘vreemd aan de orde van de dag’. Voor moties die betrekking hebben op een agendapunt geldt net als voor amendementen dat ze worden aangekondigd uiterlijk 16.00 uur de dinsdag voor de raadsvergadering en dat ze aan het begin van de vergadering schriftelijk en ondertekend bij de voorzitter worden ingediend. Omdat moties vreemd aan de orde van de dag geen betrekking hebben op een agendapunt, is in het Reglement van Orde bepaald dat deze uiterlijk 16.00 uur op de dinsdag vóór de raadsvergadering moeten zijn ingediend door toezending aan de griffie, zodat andere fracties en college zich kunnen voorbereiden.

Moties hebben niet de bedoeling om een voorstel te wijzigen; de stemming over moties vindt daarom ook plaats nadat de besluitvorming over achtereenvolgens amendement(en), en raadsvoorstel heeft plaatsgevonden. Met betrekking tot al deze regelingen geldt dat de (meerderheid van de) raad hiervan kan afwijken als dat voor een goede vergaderorde wenselijk is. Zeker wanneer sprake is van gevoelige politieke discussies zal het nodig zijn om ruimte te bieden voor het indienen van moties en amendementen tijdens de beraadslaging. Ook ten aanzien van moties is het verstandig om ze in stemming te brengen als het college zegt ze ‘over te nemen’. Net als bij amendementen heeft zo’n mededeling de status van een toezegging. Weliswaar verplicht een aangenomen motie het college niet tot uitvoering maar de politieke druk om er gevolg aan te geven is toch groter dan bij een toezegging.

4.4

Het recht van initiatief

Het is niet alleen het college dat voorstellen aan de raad kan voorleggen. Ook raadsleden hebben het recht voorstellen aan de raad te doen. Een initiatiefvoorstel wordt schriftelijk bij de 34 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

voorzitter (in de praktijk bij de griffie) ingediend en wordt dan via de agendacommissie voor de sessies of raadsvergadering geagendeerd. Met een initiatiefvoorstel kan een raadslid aandacht vragen voor een kwestie die voor het college geen prioriteit heeft. Initiatieven kunnen dus het gehele spectrum van het gemeentelijk beleid omvatten, maar moeten wel binnen de bevoegdheid van de raad passen en voldoende relevant zijn. Voor het opstellen van een initiatiefvoorstel kan ondersteuning van de ambtelijke organisatie gevraagd worden. In het algemeen kan deze via de griffie aangevraagd worden. Indien dit (te) veel ambtelijke capaciteit kost, kan de bemiddeling van de gemeentesecretaris ingeroepen worden. Op de griffie is een format beschikbaar om een initiatiefvoorstel te schrijven. Ook kun je vanzelfsprekend bij de griffie hulp vragen bij het opstellen van een initiatiefvoorstel. De stukken moeten vier weken voorafgaand aan het Raadsplein worden aangeleverd bij de griffie om het in te plannen voor de behandeling in het Raadsplein. Het is overigens vaak aan te bevelen om niet meteen een raadsvoorstel op te stellen maar eerst bijvoorbeeld in een informatieve sessie na te gaan of er draagvlak voor het initiatief is en of er misschien fracties zijn die mee willen denken over de vorm en inhoud van het initiatief.

Ook kan dan de mening van het college meegewogen worden bij eventueel verdere uitwerking. Ook via een motie kan vooraf gepeild worden of er een meerderheid in de raad aan een initiatief wil meewerken. Daarin kan ook aan het college gevraagd worden om een voorstel voor te bereiden, iets wat zeker bij een ingewikkelde materie de voorkeur kan verdienen.

4.5

Het recht van interpellatie

Het komt wel voor dat er actuele gebeurtenissen zijn waarover men direct in de raadsvergadering het college ter verantwoording wil roepen. Raadsleden kunnen een dergelijke kwestie direct aan de orde proberen te stellen door een interpellatieverzoek voor de eerstvolgende raadsvergadering in te dienen. Dit moet uiterlijk op de dinsdag vóór de raadsvergadering, voor 12.00 uur via de griffie bij de raadsvoorzitter worden ingediend Het is in Velsen een goed democratisch gebruik dat een interpellatie meestal wordt toegestaan door de meerderheid van de raad, zij het dat daarbij uiteraard wel getoetst zal worden of een interpellatie het juiste middel is.

4.6

Het recht van onderzoek/enquête

Als de raad overgaat tot het houden van een onderzoek, dan stelt men een commissie in om dit onderzoek uit te voeren. Deze commissie is vergelijkbaar met een parlementaire onderzoekscommissie van de Tweede Kamer. De raad kan op voorstel van één of meerdere raadsleden een onderzoek naar het door college of de burgemeester gevoerde beleid instellen. Er moet een meerderheid van de raad zijn die het instellen van het onderzoek steunt. De raad stelt uit de eigen gelederen een onderzoekscommissie samen met een voorzitter en een vice-voorzitter. Ze organiseert openbare hoorzittingen waar de commissie getuigen en specialisten in het openbaar verhoort. Ook worden betrokkenen en specialisten opgeroepen schriftelijk te reageren. Aan het eind van het onderzoek wordt een eindverslag aangeboden aan de raad en het college van B&W. Dan beslist de raad op basis van de uitkomsten welke consequenties dit heeft. 35 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Dit is een zwaar en ingrijpend middel, zowel qua opzet en uitvoering als impact. Vaak is het handiger om een extern bureau een onderzoek te laten uitvoeren, zij het dat dan betrokkenen niet onder ede kunnen worden gehoord.

4.7

Rekenkamerfunctie

De Gemeentewet bepaalt dat de Raad moet kiezen voor een rekenkamer of een rekenkamerfunctie. De Raad van de gemeente Velsen heeft op 13 september 2007 gekozen voor een rekenkamercommissie bestaande uit raadsleden gecombineerd met een externe voorzitter (zie ook artikel 81 o.a. Gemeentewet). De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (zie artikel 182 Gemeentewet). Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat met het beleid werd beoogd en de gesteld beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten. De huidige Rekenkamercommissie voert ook de auditfunctie uit. Zie verder Hoofdstuk 9. Voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie is een verordening opgesteld waarin voorwaarden voor onafhankelijkheid zijn geregeld te weten: waarborgen toegang tot informatie, een volledig bij de rekenkamer geplaatste verantwoordelijkheid voor de inrichting en uitvoering van het onderzoek en de beschikbaarheid van een eigen budget.

4.8

Formats

Om de uitoefening van de diverse mogelijkheden die er voor raadsleden zijn om hun bevoegdheden uit te oefenen, te vergemakkelijken zijn er formats ontwikkeld. Zo zijn er o.a. formats voor amendementen, moties, initiatief voorstellen en vragen van raadsleden. Deze formats zijn te vinden in het RIS.

4.9

Het recht op het stellen van vragen

Tijdens sessies en raadsvergaderingen kunnen mondeling vragen gesteld worden aan collegeleden en ook buiten de vergaderingen zijn ambtenaren en collegeleden aanspreekbaar. Raadsleden kunnen ook zowel aan het college als aan de burgemeester schriftelijke politieke/beleidsmatige vragen stellen volgens artikel 46 van het RvO. De vragen worden - via de griffie - bij het college of de burgemeester ingediend, rondgestuurd naar de andere raadsleden en in het RIS geplaatst. De vragen dienen in vijftien werkdagen te worden beantwoord waarna de antwoorden ook in het RIS worden gepubliceerd. Uiteraard 36 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

kan het raadslid nadere inlichtingen vragen over het verkregen antwoord of een agendaverzoek indienen om het in een sessie te bespreken. De griffie heeft een format (zie RIS) beschikbaar om je vragen te stellen. Formele vragen aan het college die via het college beantwoord worden en daarna aan alle raadsleden worden gestuurd en op de website gepubliceerd, moeten een politieke strekking hebben. Informatieve vragen kunnen rechtstreeks bij ambtenaren gesteld worden, via telefoon of mail en al dan niet door tussenkomst van de griffie.

37 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

5. Griffie De griffie heeft zich de afgelopen vier jaar ontwikkeld van een ondersteunend administratief en logistiek zenuwcentrum naar een professionele griffie waarin naast goede ondersteuning en dienstverlening ook tactische en strategische advisering, (individuele) coaching van raad en raadsleden en reflectie zijn opgepakt. Tegelijkertijd zijn de functies in de griffie verbreed naar het hoederschap van de lokale democratie, coaching en ontwikkeling van de raad en de vertrouwenspersoonfunctie voor raadsleden. De griffie in Velsen bestaat in totaal uit zes personen, de raadsgriffier, de raadsadviseurs, de officemanager, en de raadscommunicatieadviseurs.

5.1

De raadsgriffier

De griffier is de eerste adviseur van de gemeenteraad en adviseert de raad op strategisch niveau over de positionering in de gemeenten. Hij is eindverantwoordelijk voor de werkzaamheden en aansturing van de griffie. Hij ondersteunt de raad in zijn functioneren en draagt met de burgemeester en gemeentesecretaris de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de lokale democratie en het lokaal bestuur. In de regio treedt hij in de regio op als vertegenwoordiger van de belangen van de raad bij regionale en landelijke vraagstukken en hij is het boegbeeld van de griffie en raad naar de samenleving, regio en landelijk bij relevante netwerken betreft betreffende onder meer de positionering en het functioneren van de raad. Tevens vervult de raadsgriffier de vertrouwenspersoonsfunctie voor de raadsleden.

5.2

De officemanager

Om kwalitatief goed op operationeel niveau te kunnen functioneren, wordt de procesgang gecoördineerd door een officemanager. Deze functie is de ruggengraat van de facilitaire, administratieve, logistieke en bedrijfsvoeringsprocessen en vormt daarmee het fundament van de griffie. De facilitaire en administratieve zaken van de griffie komen hier bijeen.

De officemanager is het eerste digitale en fysieke aanspreekpunt voor de interne en externe contacten van de griffie. De officemanager is onder meer verantwoordelijk voor het afhandelen, registreren en verwerken van alle inkomende zaken op de griffie (mails, post en de stukkenstroom vanuit college). Verder is de officemanager verantwoordelijk voor het coördineren van de facilitaire en logistieke processen rondom de vergaderingen en is coördinerend richting facilitair. Ten aanzien van de bedrijfsvoering (HR en Financiën) is de office manager eerste aanspreekpunt en coördineert de HR zaken voor raadsleden en draagt zorg voor de financiële afhandeling van facturatie vanuit de griffie.

5.3

De raadscommunicatieadviseur

De raadscommunicatieadviseur draagt zorg voor alle interne en externe communicatie van de griffie en raad zowel reactief (vanuit de raad) als proactief (signalerend naar de raad en samenleving). De raadscommunicatieadviseur brengt politiek dichter bij de inwoners met als specifiek aandachtspunt het betrekken van jongeren en kinderen bij de politiek. De raadscommunicatieadviseur onderhoudt ook de contacten met de media. Daarnaast is de raadscommunicatieadviseur aanspreekpunt voor raadsleden inzake de (social) media en adviseert en coacht raadsleden, raad en griffie hierin. Tot slot is de 38 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

raadscommunicatieadviseur verantwoordelijk voor advisering met betrekking tot de dienstverlening van de griffie en de raad.

5.4

De raadsadviseurs

De raadsadviseurs zijn de spin in het web om de raad in positie te brengen en dragen zorg voor een goed samenspel in de raad en tussen raad, college en organisatie. Tevens adviseren en coachen de raadsadviseurs de raad.

De raadsadviseurs zijn primair aan zet om de raad in hun kaderstellende, controlerende, volksvertegenwoordigende en verbindende rol te positioneren. Informeren en adviseren over belangrijke ontwikkelingen. Dragen zorg voor een goed verloop van het raadsproces zowel procesmatig als inhoudelijk. Werken samen met de organisatie tot het verbeteren en vereenvoudigen van de informatievoorziening, kwaliteit van besluitvorming. Versterken van de agendasetting van de raad, opdrachtgeverschap van de raad en verhoging van de kwaliteit van het debat door adequaat in te kunnen spelen op de informatiebehoefte (gevraagd en ongevraagd) van de gemeenteraad. En dragen samen met de officemanager zorg voor de gehele procesgang, stukkenstroom en afwikkeling van het raadsproces. Eén van de raadsadviseurs is tevens de plaatsvervangend griffier en treedt op namens de griffier in zijn afwezigheid. De plaatsvervangend griffier is tevens belast met enkele onderdelen van de bedrijfsvoering van de griffie in samenwerking met de officemanager en de griffier. Ook heeft één van de raadsadviseurs de rol als secretaris van de rekenkamercommissie en de auditcommissie en draagt zorg voor het goed functioneren van de rekenkamer en auditfunctie van de gemeenteraad.

5.5

Advisering en ondersteuning door de Griffie

De Griffie biedt de volgende ondersteuning: Strategische advisering aan de gemeenteraad Naast de dagelijkse informatieve, organisatorische en administratieve ondersteuning van de raad, kan de griffier een belangrijke taak vervullen bij het voorbereidend werk en onderzoek van de raad in het kader van zijn kaderstellende en controlerende functies. De griffie adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke-, en organisatorische processen en vraagstukken. Zo wordt er onder andere door de griffie geadviseerd over het functioneren van de gemeenteraad en worden er voorstellen gedaan voor de totstandkoming en verbetering van procedures en wordt er gezorgd voor de invoering van nieuwe werkprocessen.

Ondersteuning betreft niet alleen het verstrekken van feitelijke informatie maar omvat bijvoorbeeld ook meedenken bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. Verzoeken voor dergelijke ambtelijke ondersteuning kunnen raadsleden te allen tijde aan de griffie richten

39 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Ondersteuning van de gemeenteraad De griffie treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadscommissies, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als ongevraagd. Hiermee wordt de positie van de gemeenteraad bewaakt binnen de gedachtegang van het dualisme. Tevens fungeert de griffier fungeert als secretaris van de raad als geheel en woont de raadsvergaderingen bij. In die hoedanigheid heeft hij onder andere een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Daarnaast kan de secretariële ondersteuning bestaan uit archiveren en het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie. Procesmatige ondersteuning De griffier vervult in de relaties van de raad met het college, de ambtelijke organisatie en ook de buitenwereld een spilfunctie, verbindt ambtelijke, bestuurlijke en politieke processen en bewaakt de scheiding van rollen. De griffier is in deze functie vergelijkbaar met een makelaar, een tussenpersoon tussen de raad en het college, de secretaris, griffie, de reguliere ambtelijke organisatie en desgewenst de media, het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties en burgers. De griffier zal vragen vanuit de raad zelf beantwoorden en zo nodig via de secretaris voorleggen aan de ambtelijke organisatie.

Communicatieve ondersteuning De raadscommunicatieadviseur helpt bij het ontwikkelen van specifieke instrumenten voor de raad om zich als geheel duidelijker te profileren naar de samenleving, is een van de opgaven waar de komende jaren veel aandacht aan wordt besteed. Het organisatorische secretariaat van het John van Dijk Fonds is ook bij de raadscommunicatieadviseur ondergebracht.

5.6 Werkgeverscommissie De griffie valt niet zoals de andere organisatieonderdelen onder het college met als ambtelijke aansturing de gemeentesecretaris, maar de griffie valt rechtstreeks onder de raad, dat is wettelijk bepaald bij de invoering van het dualisme. Dat betekent dat de raad als werkgever voor de griffie moet fungeren. In 2013 is ervoor gekozen om dit werkgeverschap namens de raad op te dragen aan een werkgeverscommissie bestaande uit de waarnemend voorzitter van de raad en 2 raadsleden. In 2016 is dit gewijzigd naar de waarnemend voorzitter en twee leden van de raad, bij voorkeur een uit de coalitie en een uit de oppositie. Diverse taken van de raad ten aanzien van de aansturing en invulling van de griffie zijn gemandateerd aan de griffier. De werkgeverscommissie voert ook gesprekken met de griffier over het functioneren van de griffie en de griffier. De griffier legt verantwoording af aan de werkgeverscommissie over de werkplannen, jaarverslag en jaarrekening van de griffie. De werkgeverscommissie wordt bijgestaan door de afdeling HR van de gemeente. De werkgeverscommissie legt verantwoording af aan de gemeenteraad.

40 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

5.7 Bereikbaarheid griffie Algemeen mailadres: griffie@velsen.nl Ruurd Palstra Raadsgriffier Bereikbaar ma t/m vr rpalstra@velsen.nl 0255-567501 / 06 18 49 81 09

Linda Klinkenberg Plaatsvervangend griffier, raadsadviseur en secretaris rekenkamercommissie Bereikbaar ma t/m do lklinkenberg@velsen.nl 0255-567520 / 06 22 95 10 23

Eva Voorham Raadsadviseur Bereikbaar ma t/m vr evoorham@velsen.nl 0255-567467 / 06 24 95 09 94

Carla Mul Raadsadviseur Bereikbaar ma, di & do cmul@velsen.nl 0255-567502 / 06 40 30 75 06

Pablo Meegdes Raadscommunicatieadviseur Bereikbaar ma t/m do pmeegdes@velsen.nl 0255-567807/ 06 43 40 83 51

41 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Birgit Kraak Office Manager Bereikbaar ma, di & do, vr bkraak@Velsen.nl 0255-567251 / 06 36 52 67 11

6.

Actieve informatieplicht college

6.5.1 Wettelijk kader In de gemeentewet is een aantal artikelen opgenomen die te maken hebben met informatievoorziening aan de gemeenteraad. Dit zijn de artikelen 60, 160, 165, 169 en 180. De raad concentreert zich op de doelen die bereikt moeten worden en heeft daarom behoefte aan daarvoor geschikte informatie. Het college heeft hierbij zijn eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Van groot belang is de actieve en passieve informatieplicht. Hierbij is met name de actieve informatieplicht van belang. Het college en de burgemeester moeten uit zichzelf alle informatie verstrekken die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. (art. 160 2e lid en art. 180. 2e lid) De passieve informatieplicht bestond al: het college en de burgemeester moeten inlichtingen verstrekken op verzoek van een raadslid. Ook is er sprake van een consultatieplicht. De actieve informatieplicht richt zich meestal op onderwerpen waarin de raad bevoegd is te beslissen, maar soms ook op onderwerpen waarover de raad niet mag besluiten. Het college moet de raad altijd informeren als de uitoefening van specifieke collegebevoegdheden ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente. Deze specifieke bevoegdheden betreffen: 1. Privaatrechtelijke handelingen 2. Te besluiten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures te voeren. 3. De voorbereiding van de civiele verdediging 4.

Besluiten omtrent marktdagen en jaarmarkten. De artikelen die te maken hebben met informatieplicht zijn hieronder weergegeven. Als eerste artikel 60. Dit artikel luidt als volgt: 1. De raad kan regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarbij met ter inzage legging kan worden volstaan. 2. Het college laat de kennisgeving of ter inzage legging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang. 3. Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de gebruikelijke wijze openbaar. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. In de toelichting op de gemeentewet wordt aangegeven dat slechts bij hoge uitzondering het college een beroep kan doen op de uitzonderingsgrond zoals opgenomen in lid 2. Het geven van de informatie is namelijk van belang voor de gekozen volksvertegenwoordigers die 42 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

verantwoordelijkheid voor het bestuur dragen. De besluitenlijst van veel colleges bestaat overigens uit een openbaar (te publiceren) gedeelte en een niet openbaar gedeelte. Raadsleden hebben er recht op ruimhartiger te worden geïnformeerd dan belangstellende burgers of de pers. Artikel 160 regelt dat de raad in bepaalde gevallen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college moet kunnen brengen. Lid 2 luidt als volgt: Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen De achtergrond van de bepaling is te voorkomen dat de gemeente te gemakkelijk waarborgen van het publiekrechtelijk geregelde democratisch besturen ontgaat door de keuze van een privaatrechtelijke rechtsvorm. Dit is ook geregeld in artikel 165 lid 3 dat hieronder is weergegeven en verwijst naar lid 1: 1. 2.

Het college kan aan een door hem ingestelde bestuurscommissie en aan het dagelijks bestuur van een deelgemeente bevoegdheden overdragen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich tegen overdracht verzet. Het college neemt geen besluit op grond van het eerste lid dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

We kennen vervolgens artikel 169 dat als volgt luidt: 1. 2. 3. 4.

Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur. Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Zij geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad zijn wensen en bedenkingen terzake ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

En tenslotte artikel 180 dat als volgt luidt: a.

De burgemeester is aan de raad verantwoording schuldig over het door hem gevoerde bestuur. 43 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

b. c.

Hij geeft de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Hij geeft de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

6.5.2 Collegeberichten Het college geeft ongevraagd de nodige informatie aan de raad (actieve informatieplicht) vooral in de vorm van ‘Collegeberichten’, schriftelijke, meestal beknopte mededelingen over onderwerpen die in een collegevergadering aan de orde zijn geweest. Deze collegeberichten kunnen voor raadsleden aanleiding zijn om nadere vragen te stellen of om agendering van het onderwerp te verzoeken. Alle collegeberichten worden gepubliceerd in het RIS.

6.5.3 Afspraken informatievoorziening via gemeentelijke verordeningen Naast de wettelijke regelingen is het ook mogelijk binnen een gemeente afspraken te maken over de informatievoorziening aan de gemeenteraad. Dit kan gaan om afspraken over formeel aan de raad aan te bieden stukken of om andere informatie, zoals uitleg van ambtenaren over (financieel) technische zaken op het moment dat raadsleden hierom vragen, of een toelichting van de concerncontroller of hoofd van een afdeling over een lopend proces. Hierbij is het van belang dat iedereen zich realiseert dat informatie die gegeven wordt door de ambtelijke organisatie, schriftelijk of mondeling, in feite altijd namens het college van burgemeester en wethouders wordt gegeven. Dit betekent dat hierover in de organisatie afspraken moeten worden gemaakt.

Vastgestelde verordeningen Er is een groot aantal verordeningen, reglementen en instructies waarmee wordt gewerkt in de gemeentelijke organisatie. Voor informatievoorziening aan de gemeenteraad zijn met name drie verordeningen van belang, namelijk de financiële verordening, de controleverordening en de verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze verordeningen regelen de informatievoorziening aan de gemeenteraad die in relatie staat tot de planning en control cyclus.

44 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

7. Rekenkamercommissie 7.1

Kader

De rekenkamercommissie ondersteunt de gemeenteraad bij zijn controlerende en kaderstellende taak door te onderzoeken hoe doelmatig, doeltreffend en rechtmatig de gemeente te werk gaat. Dit betekent dat de rekenkamercommissie bekijkt of de maatschappelijke doelen die de gemeente zich heeft gesteld gehaald worden en of dit op de meest efficiënte en effectieve manier gebeurt. De wet geeft geen nadere bepalingen over de onderwerpen die door de Rekenkamercommissie kunnen worden onderzocht, behalve dat een onderzoek naar de rechtmatigheid geen controle van de jaarrekening mag bevatten. Hoewel de rekenkamercommissie de raad ondersteunt, en met uitzondering van de externe voorzitter verder geheel bestaat uit raadsleden, is zij onafhankelijk van de raad, het college en de ambtelijke organisatie. De Rekenkamercommissie bepaalt zelf haar agenda en is onafhankelijk van Raad en college. De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek, maar de commissie bepaalt zelf welke activiteiten en onderzoeken zij uitvoert. Zij laat zich wel inspireren door onderwerpen die worden of kunnen worden aangedragen door de gemeenteraad, het college en de burgers. In de Verordening op de Rekenkamercommissie zijn de samenstelling, de onderwerpselectie, de werkwijze en het budget geregeld.

Door de Rekenkamercommissie is, overeenkomstig de verordening, een Reglement van orde vastgesteld. De rekenkamercommissie onderzoekt, volgens artikel 182 Gemeentewet, de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Ook adviseert de rekenkamercommissie de gemeenteraad over de jaarstukken en voert namens de gemeenteraad gesprekken met de accountant over de boardletter en het rapport van bevindingen inclusief de verklaring bij de jaarrekening. De rekenkamercommissie bestaat sinds 2008 uit raadsleden en een onafhankelijke externe voorzitter. De onafhankelijk voorzitter is de heer Jan van der Boon. Eind 2020 heeft de raad besloten om een extern lid aan de commissie toe te voegen. In het eerste kwartaal van 2021 is de heer Marco Hoogendoorn als versterking aangenomen.

7.2

Missie en doelen

De missie van de Rekenkamercommissie is als volgt geformuleerd: De Rekenkamercommissie onderzoekt als onafhankelijke deskundige het (uitgevoerde) beleid van de gemeente Velsen ten aanzien van: • De doeltreffendheid (heeft het beleid tot de bedoelde effecten geleid?); • De doelmatigheid (is het beleid met de juiste middelen uitgevoerd?) en • De rechtmatigheid (is het beleid volgens de regels uitgevoerd?). De Rekenkamercommissie heeft de volgende doelen voor ogen: • • •

Het versterken van de rol van de Gemeenteraad; Het vergroten van de publieke verantwoording; Het verbeteren van het gemeentelijk handelen. 45 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

De Rekenkamercommissie kan deze doelen bereiken door onderzoek uit te voeren en hierover te rapporteren. De Rekenkamercommissie richt zich met de conclusies van de onderzoeken en de aanbevelingen in de eerste plaats tot de Gemeenteraad. Daarnaast worden de onderzoeksresultaten via de website onder de aandacht gebracht bij de burgers.

7.3

Uitgangspunten werkprogramma

Bij het opstellen van haar werkprogramma’s laat de Rekenkamercommissie zich in het algemeen leiden door de volgende uitgangspunten. •

•

•

•

•

•

7.4

De Rekenkamercommissie ondersteunt de controlerende functie van de raad. Daarbij hoort enerzijds een actieve en onafhankelijke onderzoekstrategie, maar anderzijds ook een benadering die goed aansluit bij de behoeften van de raad en de specifieke omstandigheden van de gemeente. De onderwerpselectie is zodanig dat de onderzoeken kunnen bijdragen aan de verdere verbetering van de beleidsvoorbereiding en – uitvoering, en de kwaliteit van de uitvoering van de gemeentelijke taken inclusief de dienstverlening aan de inwoners. Onderzoek naar algemeen maatschappelijke of landelijke problemen hoort dus niet in de onderwerpselectie. Het moet gaan om zaken die in de directe beïnvloedingssfeer van de gemeente liggen. Er staan veel onderwerpen op de bestuurlijke agenda en werkdruk voor de raad, b&w en de ambtelijke ondersteuning is navenant hoog. In die context is het weinig zinvol als de rekenkamerfunctie een veelheid van onderwerpen tegelijk aanpakt, met als risico dat veel tijd en energie in de uitvoering van onderzoeken gestoken moet worden terwijl er beperkt capaciteit voor de follow-up is. Daarom is gekozen voor een benadering waarbij gericht onderzoek gedaan wordt naar een beperkt aantal relevante onderwerpen. Uiteraard kan de raad onderzoeksonderwerpen aandragen.

De Rekenkamercommissie streeft naar een grote mate van zorgvuldigheid in de uitvoering van onderzoeken, in de overtuiging dat principes als grondig feitenonderzoek en ruimte voor hoor en wederhoor in belangrijke mate bijdragen aan de kwaliteit maar ook aan de acceptatie van de conclusies, en dus uiteindelijk bijdragen aan kwaliteit van bestuur en beheer. Bij de onderwerpkeuze wordt rekening gehouden met de speerpunten die voor de externe accountant zijn vastgesteld en het programma van onderzoeken door het college in het kader van artikel 213a Gemeentewet. Teneinde overlap te voorkomen, maar ook vanuit de overweging dat zelfonderzoek in combinatie met review zeer effectief kan zijn, wil de Rekenkamercommissie in beginsel geen onderzoek doen op terrein die onderwerpen van zelfstudie door het College zijn (of op korte termijn zullen zijn). Op basis van de uitkomsten van deze onderzoeken kan eventueel besloten worden tot een review. De onderzoeken worden, met uitzondering van de specifieke verzoeken van de raad, uitgevoerd binnen het aan de rekenkamercommissie toegekende budget.