8. Handboek voor Raadsleden.docx

Jaarcyclus

De Rekenkamercommissie werkt in principe met een vaste cyclus waarbij een werkprogramma voor een of meerdere jaren aan de raad wordt gezonden, en een verslag van werkzaamheden over de voorafgaande periode is opgenomen.

46 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

7.5

Budget

De rekenkamercommissie beschikt over een eigen budget van ca. € 50.000,00 dat jaarlijks door de gemeenteraad via de begroting wordt vastgesteld. Uit dit budget worden de presentiegelden van het externe lid, de onderzoeken, de communicatieactiviteiten en de deskundigheidsbevordering van de leden betaald. De kosten voor ambtelijke ondersteuning komen ten laste van de griffie.

7.6

Evaluatie

De samenstelling en werkwijze van de rekenkamercommissie is verschillende malen geëvalueerd. In ruime meerderheid hebben de fracties gekozen voor handhaving van het bestaande model, te weten een rekenkamercommissie met raadsleden (een lid per fractie) en een externe voorzitter. In 2021 is een besluit genomen om een extern lid ter versterking toe te voegen aan de rekenkamercommissie.

7.7 Wat kan je verwachten als lid van de Rekenkamercommissie Velsen De Rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. In de Rekenkamercommissie wordt geen politiek bedreven. De uitkomsten van de onderzoeken kan de gemeenteraad gebruiken voor (het verbeteren van) zijn kaderstellende en controlerende rol. Hierbij legt hij het accent op de maatschappelijke effecten van beleid: in hoeverre worden de doelen bereikt als gevolg van de inzet van beleid. De keuze van onderzoeksonderwerpen is een verantwoordelijkheid van de Rekenkamercommissie. Onderzoek wordt als regel uitgevoerd door externe bureaus, waarbij de commissie zorgt voor de begeleiding. Een onderzoekagenda is vastgelegd in een meerjarig werkprogramma dat op basis van brede consultatie wordt voorbereid. De onderzoeksrapporten zijn openbaar. De rekenkamercommissie adviseert de gemeenteraad over de jaarstukken en voert namens de gemeenteraad gesprekken met de accountant over de boardletter, de tussentijdse controle en het rapport van bevindingen inclusief de verklaring bij de jaarrekening. De Rekenkamercommissie van Velsen bestaat uit in beginsel 1 afgevaardigd raadslid vanuit elke fractie, 1 extern lid en een externe voorzitter. De Rekenkamercommissie vergadert circa 10 keer per jaar, meestal op dinsdagavond.

Ook zijn regelmatig regionale bijeenkomsten met andere rekenkamer(commissies). Naast de vergadertijd moet rekening gehouden worden met de voorbereiding van de vergaderingen en met vergaderingen in het kader van een lopend onderzoek. Qua tijdsbesteding moet gedacht worden aan circa 30 uur op jaarbasis voor de vergaderingen. Voor het voorbereiden van een onderzoek en het selecteren van een onderzoeksbureau door een selectie uit de Rekenkamercommissie kan incidenteel een extra tijdsbesteding van circa 30 tot 40 uur nodig zijn. Op basis van het rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers wordt voor de duur van de uitoefening van de rekenkamerfunctie een toelage verleend (vastgesteld bedrag 2022 € 128,23 per maand).

47 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Vaardigheden lid Rekenkamercommissie • • • • • •

•

U bent nieuwsgierig en vindt het leuk om onbekend terrein te verkennen; U kunt, op basis van argumenten, zakelijk en open discussiëren; U kunt conclusies en aanbevelingen kort en helder definiëren; U bent in staat tot onafhankelijke oordeelsvorming zonder uw politieke voorkeur daarbij te betrekken ; U bent alert op het voorkomen van belangenverstrengeling; U levert een substantiële bijdrage bij het vaststellen van de onderzoeksagenda, bij de bepaling van het onderzoek, het onderzoeksvoorstel, de selectie van bureaus voor de uitvoering van het onderzoek, het beoordelen en het analyseren van het feitenonderzoek en de vertaling ervan naar op het bestuur gerichte rapportages met conclusies en aanbevelingen; Goede representatieve en communicatieve vaardigheden.

48 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

8. John van Dijk Fonds 8.1

Wat is het John van Dijk Fonds?

Het John van Dijk Fonds is een initiatief van de gemeenteraad Velsen om jongeren en politiek dichter bij elkaar te brengen en extra aandacht te geven aan de politieke bewustwording van jongeren. Het fonds is in 2002 door de gemeenteraad opgericht. De gemeente Velsen vindt het belangrijk dat de jeugd weet hoe de lokale politiek en het gemeentebestuur werken. Ook wil de gemeente jongeren zoveel mogelijk laten meedenken en meepraten over onderwerpen die hen aangaan. Het is een fonds dat politieke activiteiten en projecten voor jongeren organiseert. Het fonds bestaat uit een aantal raadsleden en steunfractieleden. Zij organiseren projecten voor scholieren en jongeren uit de gemeente Velsen. Er wordt ook een lesprogramma aangeboden. Scholen bezoeken het gemeentehuis waar een uitleg wordt gegeven over de lokale politiek van Velsen en de scholieren kunnen eventueel met elkaar in debat over stellingen. Het fonds wordt ondersteund door de griffie.

8.2

Wie was John van Dijk?

John van Dijk werd in 1990 op 26 jarige leeftijd raadslid van de gemeente Velsen. Op 30 april 2001 is hij overleden na een lange en slopende ziekte. John was een raadslid die op een originele manier opkwam voor ideeën van jongeren. Door zijn inzet, enthousiasme en het inschakelen van zijn netwerken heeft hij jongeren enthousiast gemaakt voor de politiek.

49 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

9.

Ondersteuning fractie en raadslid

9.1

Fractieondersteuning

De wetgever heeft bepaald dat de fracties recht hebben op ondersteuning. De gemeenteraad heeft dit op verschillende manieren geregeld. Allereerst mag iedere fractie twee nietraadsleden voordragen om door de raad te worden benoemd als zogenoemd steunfractielid (zie 1.13). De gemeenteraadsfracties hebben op het gemeentehuis een vergaderkamer ter beschikking, waar ook bergruimte aanwezig is voor stukken. Zij kunnen na reservering gebruik maken van deze kamer voor hun fractievergaderingen of bezoek ontvangen. De raadsfracties krijgen voorts een financiële ondersteuning om hun taak uit te kunnen oefenen. Onkosten die gemaakt worden kunnen hieruit worden betaald. Ieder jaar leggen de fracties verantwoording af voor de door hen gemaakt kosten. Spelregels over de financiële ondersteuning zijn beschreven in de verordening op de fractieondersteuning.

9.2

Ambtelijke ondersteuning

Ambtenaren dienen medewerking te verlenen als een raadslid hier om vraagt. Zo is het van groot belang dat er medewerking wordt verleend als raadsleden een initiatiefvoorstel schrijven of een commissieonderzoek instellen. Dit vergt meestal veel voorbereidend werk. In praktijk is het nog steeds de ambtenaar die de deskundigheid bezit waar ook een raadslid graag gebruik van maakt. In de Verordening ambtelijke ondersteuning raadsleden is vastgelegd welke ondersteuning de raadsleden kunnen krijgen en op welke wijze deze vorm krijgt. Met betrekking tot alle onderwerpen die in sessies of raadsvergadering aan de orde komen, worden naam, telefoonnummer en emailadres van de behandelend ambtenaar vermeld zodat de raadsleden rechtstreeks de nodige informatie kunnen opvragen.

9.3

Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden

De rechtspositieregeling raadsleden, wethouders en commissieleden kent bepalingen ten aanzien van de vergoeding van kosten voor: • Opleidingen en trainingen voor zover dit het functioneren als raadslid raakt; (max. € 500,-per raadslid per jaar) alsmede voor de bijbehorende reiskosten; • Gebruik van een pc en telefoon • Reiskosten voor reizen als vertegenwoordiger van de raad. • Vervangingsregeling voor zieke of zwangere raadsleden; • Een extra tegemoetkoming voor fractievoorzitters • De incidentele kosten kunnen via een bij de griffie verkrijgbaar formulier worden gedeclareerd.

50 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

9.4

Fractiekamers

Voor alle fracties is een fractiekamer beschikbaar voorzien van opbergruimte en beamer. Deze fractiekamers worden ook als vergaderruimte door college en organisatie gebruikt, maar de fracties kunnen ze voor elke gewenste tijd reserveren. Daarbij kan aangegeven worden of kopjes en koffie-/theekannen klaargezet moeten worden. Voor de reguliere fractievergaderingen op de donderdagen vóór de raadsvergadering zijn de fractiekamers steeds gereserveerd. Indien de fractie daarvan incidenteel geen gebruik maakt moet de reservering op tijd afgemeld worden bij servicedesk@velsen.nl; of tel. 567777. Ten behoeve van de fractievergaderingen beschikken de fractiekamers over draadloze internetverbindingen. Op de donderdagavonden dat (bijna) alle fracties vergaderen, is het stadhuis ook voor inwoners bereikbaar via de ingang Plein 1945. De fracties moeten zelf de bezoekers bij de ingang ophalen en ervoor zorgen dat ze het stadhuis verlaten.

9.5 Telefoon en laptops Per 1 januari 2019 is de gemeente verplicht alle raadsleden en steunfractieleden van communicatiemiddelen te voorzien. Dit houdt in dat raadsleden en steunfractieleden een laptop en een telefoon ontvangen. Tevens wordt er een @velsen account aangemaakt. Dit account zal gebruikt worden om alle nodige informatie van gemeente en griffie toe te sturen. De informatie zal niet meer toegestuurd worden naar het persoonlijke emailadres, dit in verband met de noodzakelijke informatiebeveiliging.

9.6

Toegangstag

Alle raads- en steunfractieleden ontvangen een toegangstag waarmee ze toegang hebben tot het vergadergedeelte van gebouw B via de automatische schuifdeuren. ’s Avonds laat – na geplande vergaderingen – en in het weekend moet het alarm bij binnenkomst afgezet worden en bij vertrek weer ingeschakeld. De handleiding hiervoor vindt u bij de bijlages. Met de toegangstag is het ook mogelijk om te kopiëren op de multifunctional in de gang bij de fractiekamers.

51 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

10. AVG Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Privacyrecht is daarom actueel, ook voor de gemeenteraad. Brieven van burgers mogen alleen nog met toestemming van de burger niet-geanonimiseerd online gezet worden. Als in e-mails van en aan raadsleden persoonsgegevens voorkomen, dan geeft de AVG de betrokkene recht op inzage daarin. Gemeenten moeten zorgvuldiger, transparanter en verantwoordelijker omgaan met de persoonsgegevens van medewerkers en inwoners. Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee je iemand direct of indirect kan identificeren. Denk hierbij aan een naam, Burgerservicenummer of adres.

Daarnaast heeft de gemeenteraad 23 december 2021 ook een, zogeheten, Functionaris Gegevensbescherming (FG) voor de raad benoemd. Wat doet een FG: het uitvoeren en adviseren over audits, het hebben van een vraagbaakfunctie, het adviseren en informeren van de gemeenteraad en werknemers over de AVG en gegevensbescherming.

52 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Bijlage 1

Overzicht raadinstrumenten en formats

Wat wil ik

Instrument

Toelichting

Procedure

Onderwerp in sessie aan de orde stellen

AGENDAVERZOEK

Gemotiveerd verzoek aan agendacie (ACV); onderwerp moet relevant zijn en de raad gaat erover of wil erover gaan.

Tijdig vóór agendacie. schriftelijk verzoek indienen bij griffie; ACV bepaalt of, hoe en wanneer geagendeerd wordt

Gemotiveerd en van conceptbesluit voorzien voorstel over een onderwerp dat tot de bevoegdheid van de raad behoort.

- Tijdig vóór ACV schriftelijk agendaverzoek met uitgewerkt initiatiefvoorstel. - ACV bepaalt of sessie of raadsvergadering - Raad kan andere wijze van behandelen bepalen. - Uiterlijk bij begin van de raadsvergadering schriftelijk en ondertekend indienen bij de voorzitter - Dinsdag 12.00 uur vóór vergadering melden bij griffie

Art. 11 RvO

Informatief of voorbereiding besluit Onderwerp voor besluitvorming op agenda raadsvergadering plaatsen

Initiatiefvoorstel

Wijzigen van een voorgesteld besluit, verordening, nota e.d.

AMENDEMENT

Wijzigen van een ingediend amendement

SUBAMENDEMENT

Art. 46 RvO

Tekst moet zo geformuleerd zijn dat deze zonder meer kan worden opgenomen in voorliggend besluit of verordening. Kan door elk raadslid, aanwezig in vergadering.

Art. 43 RvO

Art. 43 lid 5 RvO

Tekst moet zonder meer passen in voorliggend besluit of verordening. Kan door elk raadslid dat in de vergadering aanwezig is.

Raad uitspraak laten doen/ gevoelens laten blijken

MOTIE OVER EEN GEAGENDEERD ONDERWERP Art. 44 RvO

Raad uitspraak laten doen/gevoelens laten blijken over actueel relevant onderwerp

MOTIE ‘VREEMD AAN DE ORDE VAN DE DAG’

Ondervraging van het college of de burgemeester

INTERPELLATIE

Verduidelijking van feiten/ omstandigheden of mening /oordeel van college of burgemeester

SCHRIFTELIJKE VRAGEN STELLEN

Art. 44 lid 6 RvO

Art. 48 RvO

Art. 49 RvO

- Heeft betrekking op onderwerp op agenda. - Kan niet uitgesteld tot latere bespreking. - Kan door elk raadslid dat in de vergadering aanwezig is. - Is niet bindend voor college, heeft geen juridische maar politieke betekenis. - Onderwerp staat niet op agenda - Actueel, kan niet uitgesteld - Kan door elk raadslid dat in vergadering aanwezig is - Is niet bindend voor college, heeft geen juridische maar politieke betekenis - Zwaarwegend instrument - Politiek gevoelig onderwerp aan orde stellen dat niet geagendeerd is - Kan door elk raadslid dat in vergadering aanwezig is - Onderwerp en vragen vooraf bekend - Voldoende voorbereidingstijd voor college/burgemeester - Uitspraak van college of burgemeester vragen over zaken van hun bevoegdheid - Meer dan feitelijke ambtelijke informatie - Korte en duidelijke vragen met toelichting

Tijdens de vergadering, vóór het sluiten van de beraadslaging, in beginsel schriftelijk; eenvoudige voor iedereen begrijpelijke wijziging kan ook mondeling - Schriftelijk en ondertekend indienen bij begin vergadering - Dinsdag 12.00 uur aankondigen bij de griffie - Wordt gelijk met agendapunt behandeld - Afzonderlijke besluiten over voorstel en motie - Schriftelijk en ondertekend indienen bij voorzitter via de griffie, uiterlijk dinsdag 12.00 vóór raadsvergadering - Raad bepaalt wanneer behandeling plaatsvindt - Meestal eind van agenda. - Vragen schriftelijk indienen bij voorzitter - Minstens 48 uur van te voren tenzij spoedeisend - Raad bepaalt of en wanneer interpellatie wordt toegestaan.

- Schriftelijk indienen bij griffie - Beantwoording college binnen 15 werkdagen - Antwoorden worden gepubliceerd in het RIS.

53 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Feitelijke informatie over onderwerpen, stukken of besluiten van college

INFORMATIE VRAGEN BIJ AMBTENAREN

- Alleen feitelijke informatie - Eenvoudig en in korte tijd te beantwoorden

- Rechtstreeks bij ambtenaar - Via mail of telefoon stellen en beantwoorden - Eventueel via griffie

Alleen korte actuele vragen

Dag van raadsvergadering vóór 12.00 uur melden bij griffie

Art. 2 Verordening mbt de ambtelijke bijstand van de gemeenteraad en de raadsleden Korte vragen over actuele zaken

ACTUALITEITEN

54 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Uit- en inschakelen alarmsysteem raadsleden Uitschakelen: Indien het alarmsysteem is ingeschakeld en men komt het pand binnen, dan begint het alarm te piepen met een onderbroken pieptoon om zo aan te geven dat het alarm nog is ingeschakeld. Let op! Zolang u deze pieptoon hoort, mag u niet in andere gedeeltes van het systeem gaan. Als u dit wel doet, zal er een alarm ontstaan. 1. Ga naar het Bedieningspaneel. 2. Bied de tag aan. U krijgt nu een aantal regels te zien op het display (zie voorbeeld 1) 3. Met de cijfers 1 en 3 kunt u omhoog en omlaag scrollen 4. Ga naar ‘uitschakelen’ en drukt op E (zie voorbeeld 1) 5. Nu ziet u de volgende regels: ‘Alles uitschakelen’ en ‘Gebouw B kantoor, Raadsleden’ (zie voorbeeld 2) 6. Ga naar ‘Gebouw B, Raadsleden’ en druk op 2 Het Systeem is nu uitgeschakeld! Indien men het alarmsysteem uitschakelt dient deze ook weer ingeschakeld te worden!

55 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

56 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2 57 Handreiking raadsleden Velsen maart 2022