5. Nota Evenementenbeleid 2024 e.v. Vdaal blijft verrassen

Een mooi voorbeeld zijn de Lampegietersoptochten waarbij groepen ook samenwerken met betrekking tot het opleiden van eigen verkeersregelaars. 4.4.3 Afstemming met de omgeving De gemeente investeert veel tijd in een goede afstemming aan de voorkant. Dat wil niet alleen zeggen met adviseurs en veiligheidspartners, maar juist ook met de omgeving. We luisteren goed naar signalen die ons bereiken en proberen binnen de mogelijkheden altijd naar een oplossing te zoeken. Uiteraard is het niet altijd mogelijk om het iedereen naar de zin te maken, soms lopen de belangen daarvoor te veel uiteen.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 18

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wij zijn blij dat het aantal klachten over geluidsoverlast de laatste jaren is afgenomen, er zich geen grote calamiteiten bij evenementen hebben voorgedaan en zijn er trots op dat het aantal bezwaarschriften, zeker in relatie tot het grote aantal vergunningen en evenementen nihil is. De komende jaren willen we daarom op eenzelfde manier te werk gaan.

De meerderheid van de inwoners (63%) geeft aan nooit overlast/hinder te ervaren van publieksevenementen in Veenendaal. Een mooie uitkomst, aangezien in 2014 de helft van de inwoners nog aangaf het er (helemaal) mee eens te zijn dat publieksevenementen hinder/overlast met zich meebrengen.4 4.4.4. Crowd-control We gaan onderzoeken op welke manier we gebruik kunnen maken van slimme technologieën voor crowd-control. Naast real-time crowd-control kan deze informatie ook (objectieve) input leveren voor het evalueren van evenementen.

4.5 Regeldruk/toegankelijkheid - drempels verlagen waar mogelijk In het kader van deregulering is het aantal regels de afgelopen jaren afgenomen en in 2019 hebben wij de categorie ‘kleinschalige activiteiten’ waar geen vergunning meer voor nodig is verruimd. Tegelijkertijd moeten we constateren dat met name op het gebied van veiligheid en duurzaamheid de regels regelmatig veranderen of aangescherpt worden.

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

4.5.1 Digitale aanvraagprocedure Wij werken aan de ontwikkeling van een integrale digitale vergunningsprocedure voor evenementen met als doel de aanvraagprocedure eenvoudiger en transparanter te maken. In het kader van de invoering van de Omgevingswet moeten APV-aanvragen per 1 januari 2024 ingevoerd worden via Centric Leefomgeving (CLO), de online dienst voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, die geïntegreerd werkt met landelijke en lokale voorzieningen en met oplossingen van partners. Wij zijn gestart met het digitaliseren van het aanvraag­ formulier evenementen. Het is de bedoeling een duurzaamheidschecklist, het vernieuwde Veiligheidsplan en de behandelclassificatiescan op termijn hierin te implementeren. 4.5.2 Informatieavond De gemeente gaat een jaarlijkse informatieavond houden voor eenieder die een evenement wil organiseren en/of gewoon meer wil weten over evenementen. Onderwerpen die hier aan de orde komen kunnen zijn: veiligheid bij evenementen, duurzaamheid, het vergunningenproces, nieuwe ontwikkelingen etc. Het heeft een toegevoegde waarde als er ook (leuke) presentaties van praktijksituaties gehouden zouden kunnen worden. De veiligheidspartners en ODRU hebben hun medewerking al toegezegd. De eerste informatieavond zal na vaststelling van het nieuwe evenementenbeleid plaatsvinden.

4.6 Uitgebreide informatievoorziening over onze evenementen De gemeente informeert op verschillende manieren over evenementen, zowel voor organisatoren als voor bezoekers en omwonenden.Naast de publicatie van vergunningen voor

Bijlagen

evenementen, houden wij o.a. ook een Evenementenkalender bij en informeren wij regelmatig door middel van mailings. 4.6.1 Beter benutten social media voor bereik nieuwe doelgroepen Wij gebruiken steeds meer de diverse social media voor het onder de aandacht brengen van het evenementenaanbod. We zien social media als uiterst geschikte manier om jongeren in de gemeente te bereiken en zullen hier de komende periode nog actiever op gaan inzetten.

Jongeren in Veenendaal weten vaak niet of te laat wat er speelt. De huidige informatievoorziening sluit onvoldoende aan bij hun wensen. Liever zouden zij benaderd worden via Instagram/Tiktok of andere social media.5

4.6.2 Imago versterken via Dit is Veenendaal! Nieuw is ook de digitale evenementenkalender die wordt aangeboden via Dit is Veenendaal! Hier is de afgelopen twee jaar hard aan gewerkt. Als een evenement in de database staat, kan het via de diverse kanalen van Dit is Veenendaal en haar partners gepromoot worden. Denk hierbij aan de Dit is Veenendaal agenda (www.ditisveenendaal.nl/agenda), de diverse social media kanalen, maar ook het magazine, De Rijnpost en de uitingen van partners. Op dit moment zijn reeds Winkelstad, het Regionaal Bureau Toerisme (RBT), De Lampegiet, Maak Veenendaal, Het Filmhuis, Kunstplatform, VLOW, De Basiliek en Stichting Oranjedag Veenendaal

4 Bron: raadpleging inwonerpanel, zie bijlage 6 voor meer toelichting. 5 Bron: Raadpleging Jongerenraad en hun achterban. Zie bijlage 6 voor meer toelichting.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 19

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

(SOV) gekoppeld. Handmatig worden hieraan de nog de activiteiten van Sportservice Veenendaal, De Bibliotheek, Stichting Alive en kleinere verenigingen en initiatieven toegevoegd.

4.7 Inzicht in publiek evenementen door onderzoek Als gemeente vinden we het van belang om te weten wie er onze evenementen bezoekt (doelgroepen, percentage uit de stad of van daarbuiten, etc.) en hoe zij de bezochte evenementen beleven. Momenteel brengen we dit echter nog niet structureel in kaart. Daar willen we verandering in brengen. Er zijn verschillende manieren om kennis over je publiek te verzamelen: kwantitatief (bv. door enquêtes) of kwalitatief (bv. door organisatie van focusgroepen/ interviews). Binnen het CPE willen we de komende beleidsperiode in gesprek gaan met de organisatoren over de toegevoegde waarde van publieksonderzoek. Afhankelijk van de behoefte die onder hen leeft kiezen we voor een passende onderzoekswijze en zullen we hen hierin ondersteunen.

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

geïnitieerde Taskforce Publieksdata wordt deze manier van werken nu steeds verder door het land verspreid. Zo werken ze er al mee in de grote steden Utrecht, Rotterdam, Den Haag en Amsterdam maar inmiddels ook ver daarbuiten (Brabant, noordelijke provincies, heel Zuid-Holland). Momenteel worden de inwoners van Veenendaal in kaart gebracht via deze systematiek. De analyse wordt gekoppeld aan de uitkomsten van de raadpleging van het inwonerspanel, zodat de informatie nog beter toepasbaar

Bijlagen

wordt voor onze lokale context. Op deze manier wordt inzichtelijk welke mensen er in Veenendaal wonen en aan welk cultuur- en evenementenaanbod zij behoefte hebben. Voor ons evenementenbeleid kunnen we van deze waardevolle inzichten ook gebruik maken. Een vervolgstap kan zijn om ook de bezoekers aan evenementen via dezelfde wijze in kaart te brengen, zodat we zien of we met ons aanbod nog bepaalde doelgroepen missen en hoe eventueel aanvullend aanbod er het beste uit zou kunnen zien.

4.7.1 Het Culturele Doelgroepenmodel Eén manier waarop we in ieder geval al aan de slag gaan is het werken met het Culturele Doelgroepenmodel. Deze segmentatiemethode is speciaal ontwikkeld voor de culturele sector en geeft onder meer inzicht in levensfase, demografie, socio-economische kenmerken, media- en internetgebruik en (culturele) interesses en gedrag van huidig en/of potentieel publiek. Alle huishoudens in Nederland kunnen op basis van hun postcode worden ingedeeld in één van de elf doelgroepen. Binnen de elf doelgroepen wordt een belangrijke onderverdeling gemaakt in doelgroepen met een licht, medium of intensief cultuurgebruik. Het model is gebaseerd op de bestaande Whize-segmentatie en is doorontwikkeld voor gebruik in de cultuursector door Rotterdam Festivals. Via de door het Ministerie van OCW

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 20

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Bijlage 1: Locatieprofielen Markt De Markt is gelegen in het centrum van Veenendaal en wordt omsloten door horecabedrijven, winkels, een kerk en appartementen. Op zaterdag en dinsdag vindt hier de warenmarkt plaats. In de zomermaanden worden er door de horeca terrassen ingenomen. Door de centrale ligging leent het plein zich overigens voor verschillende activiteiten. Zo vinden hier jaarlijks diverse muziekfestivals, de intocht van Sinterklaas, de Start van de wielerronde VeenendaalVeenendaal en activiteiten op Koningsdag plaats. Met ingang van 2014 bestaat de mogelijkheid dat voor bepaalde evenementen incidenteel een (gedeeltelijke) verplaatsing van de warenmarkt op zaterdag plaatsvindt. Op zondag kunnen hier van 13.00 uur tot 17.00 uur ook bepaalde evenementen plaatsvinden.

Stroomvoorziening: 1 evenementenkast voorzien van: - 8 stuks 240V/16A 3-polige wandcontactdozen - 2 stuks 400V/32A 5-polige wandcontactdozen - 1 stuks marktkast voorzien van: - 10 stuks 240V/16A wandcontactdozen Beide kasten zijn gepositioneerd naast het pand Markt 10 In het midden van de Marktplein is een ondergrondse putkast beschikbaar voorzien van: - 6 stuks 240V/16A 3 polige wandcontactdozen - 1 stuks 400V/32A 5-polige wandcontactdozen Elektriciteitskosten op basis van de geldende lijst “kosten elektriciteitsaansluiting gem Veenendaal”.

Horecaplein Het horecaplein is gelegen op de hoek JG Sandbrinkstraat en Tuinstraat in het horecagebied. Het plein wordt omsloten door horecabedrijven en de JG Sandbrinkstraat. In de zomermaanden worden er op het plein terrassen ingenomen. Het plein leent zich goed voor het plaatsvinden van muziekevenementen. Stroomvoorziening: Geen voorzieningen vanuit de gemeente.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 21

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Kees Stipplein Het Kees Stipplein is met name bedoeld voor tijdelijke activiteiten behorende bij (cultuur)festivals en evenementen. Ook een boekenmarkt komt hier prima tot zijn recht. Op het plein zijn terrassen aanwezig een standplaatslocatie voor kleine activiteiten en een standplaats voor een oliebollenkraam in de wintermaanden.

Bijlagen

Stroomvoorziening: - 1 stuks (ondergrondse) evenementenkast voorzien van: - 6 stuks 240V/16A 3-polige wandcontactdozen - 2 stuks 400V/32A 5-polige wandcontactdozen Elektriciteitskosten op basis van de geldende lijst “kosten elektriciteitsaansluiting gem Veenendaal”.

Scheepjeshofplein Het Scheepjeshofplein ligt centraal in het winkelgebied en wordt gedeeltelijk omsloten door appartementen. Op het plein zijn terrassen en een standplaatslocatie voor kleine activiteiten aanwezig. Stroomvoorziening: Geen voorzieningen vanuit de gemeente.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 22

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Evenemententerrein Het evenemententerrein is een vaste plek voor een breed scala aan evenementen variërend van de kermis, muziekfestivals het oldtimerfestival en sinds kort ook de Avondvierdaagse. Daarnaast biedt deze locatie mogelijkheden voor nieuwe evenementen. Het beheer van het evenemententerrein is in handen van Sportservice Veenendaal. Voor het gebruik van het evenemententerrein zijn beleidsregels en gebruiksvoorwaarden vastgesteld. Ook vindt er afstemming plaats met de overige activiteiten die op dit terrein plaatsvinden, het naastgelegen Pannekoekenrestaurant en de nabijgelegen Pniëlkerk. Stroomvoorziening: Elektriciteitskosten op basis van de geldende lijst “kosten elektriciteitsaansluiting gem Veenendaal”.

Stadspark Het Stadspark bevindt zich aan de oostzijde van het centrum van Veenendaal. Het Stadspark wordt door velen gebruikt als ontmoetingsplaats of om een balletje te trappen en het park wordt gebruikt als vertrekplaats voor hete luchtballonnen. In het kader van de planvorming voor de herinrichting van het Stadspark is deze locatie niet meer geschikt voor grote (muziek)evenementen zoals Fuze, maar uitsluitend nog voor kleinschalige activiteiten. Stroomvoorziening: Geen voorzieningen vanuit de gemeente.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 23

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Veenendaal Oost In nieuwbouwwijk Veenendaal Oost is parkeerterrein Stuivenbergheem gelegen dat zich prima leent voor het organiseren van activiteiten. Dit komt de levendigheid en aantrekkelijkheid van deze nieuwe wijk zeker ten goede. Stroomvoorziening: - 1 stuks evenementenkast voorzien van: - 2 stuks 240V/16A 3-polige wandcontactdozen - 2 stuks 400V/16A 5-polige wandcontactdozen - 2 stuks 400V/32A 5-polige wandcontactdozen Elektriciteitskosten op basis van de geldende lijst “kosten elektriciteitsaansluiting gem Veenendaal”.

Duivenweide De Duivenweide is een parkeerterrein gelegen achter de voormalige Frisia-villa en naast Theater De Lampegiet. Het terrein is niet bedoeld voor geluidsoverlast veroorzakende muziek-evenementen, maar meer voor een foodtruck-festival en de overdekte ijsbaan Veenendaal on Ice. Ten gevolge van de uitvoering van de nieuwbouwplannen voor het theater kan de locatie en het gebruik van deze locatie wijzigen. Stroomvoorziening: - 1 stuks evenementenkast voorzien van: - 4 stuks 240V/16A 3-polige wandcontactdozen - 2 stuks 400V/16A 5-polige wandcontactdozen - 3 stuks 400V/32A 5-polige wandcontactdozen

Elektriciteitskosten op basis van de geldende lijst “kosten elektriciteitsaansluiting gem Veenendaal”. - 1 stuks elektrakast. De aansluiting is 200A groot. Omdat dit zo’n zware aansluiting is kunnen de kabels alleen worden aangesloten middels Powerlocks. De aansluiting mag uitsluitend door een erkende installateur worden verzorgd. Beheer moet hier nauw bij betrokken worden. Elektriciteitskosten op basis van het werkelijk verbruik in de periode van afname.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 24

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Stadsstrand Het (nieuwe) Stadsstrand is in 2022 opgeleverd. Hier zijn speeltoestellen aanwezig en wordt omringd door appartementen en horeca. Mogelijk zijn hier kleinschalige activiteiten, culturele activiteiten en evenementen. Het Stadsstrand kan ook gebruikt worden in combinatie met het naastgelegen Thoomesplein. In 2022 heeft hier de eerste editie van het meerdaagse Festival Zand! plaatsgehad.

Stroomvoorziening: - 2 stuks evenementenkasten (ondergronds) beide voorzien van: - 4 stuks 240V/16A 3-polige wandcontactdozen - 4 stuks 400V/16A 5-polige wandcontactdozen - Eventueel kan er door middel van verlengsnoeren ook gebruik worden gemaakt van de kast op het Kees Stipplein. Elektriciteitskosten op basis van de geldende lijst “kosten elektriciteitsaansluiting gem Veenendaal”.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 25

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Bijlage 2: Verdeling evenementenbudget De gemeente Veenendaal heeft in de begroting middelen opgenomen en stelt budget beschikbaar voor het organiseren van evenementen. Om voor een subsidie op basis van het evenementenbudget in aanmerking te komen dienen aan bepaalde voorwaarden te worden voldaan en hiervoor een aanvraag te worden ingediend. In sommige gevallen bestaat er ook de mogelijkheid voor een bijdrage uit de zogenaamde ‘Verdubbelaar’. Dit wordt hieronder nader toegelicht. Aanvraag evenementensubsidie De procedure voor het aanvragen van een subsidie ten behoeve van evenementen is overeenkomstig de algemene subsidieverordening Veenendaal. Dit betekent onder meer dat aanvragen om structurele subsidie in beginsel uiterlijk op 1 mei van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement gehouden wordt, ingediend moeten zijn. Wij realiseren ons dat deze termijn niet altijd haalbaar is. De aanvraag kan ingediend worden bij Team Leefbaarheid & Veiligheid en wordt getoetst aan onze beleidsuitgangspunten en thema's.

De aanvraag dient in ieder geval te bevatten: - de exploitatiebegroting over het lopende en het komende jaar, voorzien van een toelichting; - de aanvraag om subsidie mag maximaal 30% van de totale begroting te betreffen; - een werkplan voor het komend jaar waarin de te leveren prestaties en het beoogde publieksbereik expliciet worden genoemd; - de financiële verantwoording over het afgelopen jaar (voor zover van toepassing). Adviesaanvraag externe partners De aanvraag voor subsidie wordt doorgezonden aan de vertegenwoordigers van Winkelstad, Cultuur, Sociaal-

cultureel en Sport. De vertegenwoordigers bespreken de verschillende aanvragen, bezien de mogelijkheden van samenwerking en het leggen van verbindingen en brengen advies aan de portefeuillehouder uit. De portefeuillehouder kan besluiten het advies (deels) over te nemen of niet. Ook kan de portefeuillehouder besluiten om in afwijking of aanvulling van het advies een (aanvullende) subsidie beschikbaar te stellen uit het restbudget. Beschikking In de beschikking worden de prestatieafspraken opgenomen. Accountantsverklaring Op basis van de subsidieverordening dient een accountantsverklaring toegevoegd te worden aan de aanvraag tot vaststelling voor subsidies vanaf 50.000,- euro. Aanvraag ‘Verdubbelaar’ Zoals al even vermeld kan in bepaalde situaties ook een aanvraag op basis van de Verdubbelaar worden gedaan. De Verdubbelaar is onderdeel van het programma Vitale binnenstad en dat het doel ervan is om samenwerking (tussen ondernemers) rondom activiteiten in de binnenstad te stimuleren. De aanvraag kan ingediend te worden bij Team Projecten en Programma's.

De regeling is bedoeld voor: - (nieuwe) activiteiten op het gebied van events en branding; - hierbij kan maximaal 50% van de eigen inbreng verdubbeld worden; - met betrekking tot evenementen vindt altijd afstemming plaats met Team Leefbaarheid & Veiligheid; - het is niet de bedoeling om bestaande activiteiten op een andere wijze te financieren; - uitdeelacties (bijv. van etenswaren) komen niet in aanmerking voor de verdubbelaar; - mocht een activiteit die voor het eerst vanuit de verdubbelaar is betaald, opnieuw worden georganiseerd dan geldt een maximale bijdrage van 30%; - iedereen kan een verzoek om een bijdrage doen. De organiserende partij bespreekt en stemt de activiteit minimaal 3 weken voor plaatsvinden van de activiteit af met de regisseur van Stichting Winkelstad. De regisseur zorgt voor mogelijke verbinding van activiteiten. Hiermee bewaken we ook dat de activiteiten aansluiten bij de doelstellingen die de samenwerkende partners met elkaar hebben in de BIZ Winkelstad Veenendaal. Subsidieplafond Er wordt gewerkt met een subsidieplafond. Het totaal van de subsidies mag dit plafond niet overstijgen. Als de pot leeg is, zal een verzoek voor subsidie dan op die grond worden afgewezen. Evaluatie Evenementen worden geëvalueerd. Op- en aanmerkingen worden bij de behandeling van een nieuwe aanvraag om vergunning en nieuwe aanvraag voor subsidie meegenomen.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 26

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Bijlage 3: Geldende wet- en regelgeving Algemene Plaatselijke Verordening In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) zijn regels opgenomen voor evenementen. Deze regels zijn gericht op de handhaving van de openbare orde. De APV Veenendaal is dan ook het juridisch kader voor de vergunningverlening bij evenementen. Voor de actuele informatie en aanvraagformulieren voor vergunningen kijk op onze website www.veenendaal.nl. Op grond van artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Voor bepaalde kleinschalige activiteiten is er geen vergunning nodig. Een evenement is elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak, inclusief herdenkingen, waarbij een verzameling mensen zich in een bepaald tijdvak in/op (meestal) begrensde en (eventueel beperkt) toegankelijke inrichting of terrein bevindt of beweegt. Evenementen zijn onderverdeeld in 3 categorieën: - Evenement categorie 1: Onder een evenement categorie 1 wordt verstaan een klein evenement met een beperkte omvang, een beperkte uitstraling naar de (woon)omgeving en een beperkt risico en eventueel een wegafsluiting. Voorbeelden: straatbarbecue met straatafsluiting, Nieuwjaarsduik. - Evenement categorie 2: Onder een evenement categorie 2 wordt verstaan een middelgroot één- of meerdaags evenement met een

behoorlijke omvang, een uitstraling naar de (woon) omgeving en een redelijk risico en eventueel een wegafsluiting. De aanvraag voor een evenement categorie 2 wordt behandeld in het adviesoverleg evenementen. Bij de aanvraag dient afhankelijk van de uitkomst van de risicoscan tevens een Veiligheidsplan gevoegd te worden. Een brandveiligheidstoets en adviesprocedure bij de Omgevingsdienst Regio Utrecht met betrekking tot de geluidsvoorschriften maken hier deel van uit. Tevens vindt er een afstemmingsoverleg en nulmeting + eindinspectie van het terrein plaats. Voorbeelden: kermis, circus, wielerronde, muziekevenement/festival en braderie. - Evenement categorie 3: Onder een evenement categorie 3 wordt verstaan een groot één- of meerdaags evenement met aanzienlijke omvang, een uitstraling naar de (woon)omgeving en een aanzienlijk risico en eventueel een of meerdere wegafsluitingen. De aanvraag voor een evenement categorie C. wordt behandeld in het adviesoverleg evenementen. Bij de aanvraag dient tevens een Veiligheidsplan gevoegd te worden. Een brandveiligheidstoets en adviesprocedure bij de Omgevingsdienst Regio Utrecht met betrekking tot de geluidsvoorschriften maken hier deel van uit. Tevens vindt er een afstemmingsoverleg en nulmeting + eindinspectie van het terrein plaats. Voorafgaand

aan het evenement vindt er een zogenaamd rood-witblauw overleg plaats met de hulpdiensten,ambtenaar crisisbestrijding en evenementencoördinator. Voorbeelden: grootschalig meerdaags dance-event Vergunningsvrije activiteiten Er is geen vergunning vereist voor een kleinschalige activiteit zoals bedoeld in artikel 2:24 lid 4. Het betreft activiteiten waarbij: - het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 150 personen; - de activiteit plaatsvindt op: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag of zaterdag tussen 10.00 uur en 24.00 uur of op zondag tussen 13.00 uur en 23.00 uur; - geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur; - slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 vierkante meter per object; - geen tent wordt geplaatst waarin meer dan 150 personen tegelijkertijd aanwezig kunnen zijn; - geen risico aanwezig is voor de openbare orde, veiligheid en gezondheid van deelnemers of bezoekers; - er sprake is van bijvoorbeeld een straatbarbecue of straatfeest zonder straatafsluiting of kinderkleedjes- of kraampjesmarkt niet zijnde een braderie. - Een melding dient tenminste 10 werkdagen voorafgaand aan de activiteit te worden gedaan. Aan een melding zijn geen kosten verbonden.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 27

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Alcoholwet Artikel 35 van de Alcoholwet biedt de mogelijkheid om onder voorwaarden zwak-alcoholhoudende dranken te schenken zonder vergunning bij bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard. Als voorwaarde voor het verkrijgen van een dergelijke ontheffing moet de aanvrager tenminste in het bezit zijn van een Verklaring Sociale Hygiëne. De ontheffing geldt uitsluitend voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank en voorverpakte premix-dranken. De minimum leeftijd voor het verstrekken van alcohol aan jongeren is 18 jaar. De aanvrager van een ontheffing moet daarom bij het indienen van de aanvraag aangeven welke maatregelen hij/zij zal treffen om te voorkomen dat er alcohol aan jongeren onder de 18 jaar wordt verstrekt. Als een ondernemer in overtreding is voor wat betreft schenken onder de 18, dan wordt er een Proces Verbaal opgemaakt en vindt er bij herhaling een gesprek plaats met als mogelijk resultaat geen gunning voor het volgende evenement. Volksgezondheid In het kader van de Volksgezondheid heeft de GGD geadviseerd om gezondheidsbeschermende thema's op te nemen in het gemeentelijke evenementenbeleid. Het betreft maatregelen voor gehoorbescherming, alcohol-, tabak- en drugsontmoediging, zonbescherming, gezonde voedselomgeving en toegankelijkheid. Voor de evenementen in Veenendaal zullen niet alle richtlijnen van toepassing zijn.

De GGD zal in de advisering op de vergunningsaanvraag hier nader over adviseren. Gehoorbescherming: - De Gezondheidsraad adviseert om het maximale geluidsniveau voor versterkte muziek te verlagen van 103 naar 100 decibel (dB(A); - Stel als organisator regels voor het geluidsniveau waar iedere area zich aan moet houden. Doe dit op basis van de WHO aangeraden advieswaarden;

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

- Verspreid informatie, tips en voorlichtingsmateriaal onder bezoekers en medewerkers, via de website van het festival, tickets, posters, lichtkrant, etc. - Zie overigens paragraaf 4. Geluidsnormen. Alcohol-, tabak- en drugsontmoediging Algemeen: - Organisatoren stellen huisregels op over alcohol, drugs en tabak zodanig dat bezoekers van tevoren weten wat zij kunnen verwachten en daar tijdens het evenement aan herinnerd worden; - Het publiek informeren over veilig verkeer en rijden onder invloed; - Gratis drinkwater beschikbaar stellen (gemeenten kunnen dit in de vergunning als verplichting opnemen); - De te ondernemen acties voldoende integreren in het veiligheidsplan van het evenement. Met betrekking tot alcohol: - Er is een aantrekkelijk alcoholvrij aanbod; - Barpersoneel wordt geschoold in het schenken van alcohol volgens de regels van de Drank- en Horecawet en het Wetboek van Strafrecht en er wordt gezorgd voor controle op naleving van de regels - De organisator van een evenement dient een plan in hoe alcoholverkoop aan 18- minners wordt voorkomen. Denk bv.

aan het verstrekken van bandjes aan 18-plussers (NIET aan 18-minners, want dan kunnen ze het bandje doorknippen) of verschillende kleuren aan 18+/18-; - Er wordt gesanctioneerd wanneer de vergunningsontvanger wordt betrapt op verstrekking aan 18-minners in de vorm van vergunning intrekken of verwijderen van een evenement; - Er wordt gesanctioneerd wanneer de vergunningsontvanger alcohol verstrekt aan bezoekers onder invloed (doorschenken) in de vorm van vergunning intrekken of verwijderen van een evenement; - Er is toezicht op meebrengen van alcohol;

Bijlagen

- Er is toezicht op onder invloed verschijnen op het evenement; - Er wordt geen sterke drank geschonken en er wordt eventueel juist gebruik gemaakt van het schenken van evenementenbier (lager percentage alcohol). Met betrekking tot drugs: - Fouilleren van bezoekers en visiteren (onderzoeken van bagage). Met betrekking tot tabak: - Wij stimuleren organisatoren maatregelen te nemen om het roken te ontmoedigen: - Communiceer breed dat roken niet gewenst is op het evenement (bv. vermelden in de huisregels) of in ieder geval buiten het zicht van kinderen (op een speciale daarvoor aangewezen ‘rookplek’'. Zonbescherming Gezien de grote toename van huidkanker (doordat we steeds meer te maken zullen hebben met frequentere en extremere temperaturen) is het belangrijk dat ook tijdens evenementen bezoekers, medewerkers en artiesten beschermd worden tegen UV-straling. - Zorg voor voldoende schaduwplekken op de evenementenlocatie; - Integreer het aspect ‘zonbescherming’ voldoende in het veiligheidsplan van het evenement; - Geef voorlichting over UV-bescherming o.a. dat men zich om de twee uur opnieuw moet insmeren. Hitteprocedure, tips bij hitte Vanaf 25 °C kan deze procedure toegepast worden. Dit is vooral afhankelijk van het soort evenement, de doelgroep en de weersgesteldheid (luchtvochtigheid).

De organisator van een evenement dient in dat geval zelf in te schatten of er maatregelen genomen dienen te worden (dus ook als het

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 28

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

minder dan 25 °C is bij de genoemde afhankelijkheden). De GGD kan u hier nader over informeren. Gezonde voedselomgeving Eten en drinken is gezond wanneer het binnen de Schijf van Vijf van het Voedingscentrum valt. Het is belangrijk om te realiseren dat voor veel ongezonde producten een gezond(er) alternatief te vinden is. Wij stimuleren dat evenementen een gezonde(re) voedselomgeving creëren en daardoor een gezondere voedselkeuze stimuleren voor bezoekers. - Zorg voor een gevarieerd gezond aanbod: denk hierbij ook aan glutenvrij en vegetarische alternatieven, smoothie/fruitbar etc.; - Sta toe dat bezoekers zelf hun eten mogen meenemen in het geval van bijzondere diëten zoals coeliakie; - Wanneer er een fastfoodkraam op het terrein te vinden is: bespreek met de kraameigenaar de mogelijkheden voor verkoop van belegde broodjes/gezondere opties, naast de ongezonde snacks. Toegankelijkheid Naar aanleiding van het VN verdrag handicap is een paragraaf over toegankelijkheid toegevoegd. - Laat organisatoren nadenken over wie hun doelgroep is en in welke mate welke maatregelen getroffen moeten worden zodat een rolstoel overal kan komen; - Brede toegangs- en doorgangswegen (1,20m); - Aangepaste toiletten; - Parkeerplaatsen dicht bij de ingang.

Veiligheidsplan Een Veiligheidsplan inclusief calamiteitenplan is nodig voor grotere evenementen en/of evenementen waar een bepaald risico aanwezig. Aan de hand van het invullen van de risicoscan of behandelclassificatiescan kan het risico

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

mede bepaald worden. Een extern bureau is de opdracht gegeven een nieuw model Veiligheidsplan te ontwikkelen. Organisatoren dienen de onderstaande punten te beschrijven in hun plannen: Evenementenzorg De EHBO organisatie of EHBO’ers dienen de Veldnorm Evenementenzorg te volgen of voldoen aan de competenties beschreven in de Veldnorm Evenementenzorg. Vermeld in planvorming de hulpverleningsorganisatie, het aantal hulpverleners, het niveau van hulpverleners, de herkenbaarheid van hulpverleners. Het aantal EHBO’ers is afhankelijk van het risicoprofiel van een evenement. De richtlijn is 1 EHBO per 500 tot 750 bezoekers. Echter zijn afhankelijk van de risico’s meer of minder, of EHBO’ers met bepaalde competenties vereist. Is het een sportevenement of wordt er veel alcohol genuttigd, dan is EHBO nodig met de competentie sportletsels of drank en drugs bijvoorbeeld. Toilet en hygiëne Zorg voor voldoende toiletten (norm 1 op 150): toiletten evenredig (m/v) verdeeld waarvan maximaal 75% van de mannentoiletten urinoirs zijn. Gebruik als hulpmiddel voor de berekening van het aantal toiletten en handenwasgelegenheden de rekenmodus sanitair evenementen: WC-calculator voor evenementen Kenniscentrum Evenementen Bij evenementen met een hoge alcoholconsumptie is het advies om minimaal de norm 1 op 75 te hanteren.

Vermeld (indien aanwezig) de aantallen mannen en vrouwen toiletten, het soort toiletten, de aanwezigheid van stromend water en hoe en door wie wordt schoongemaakt. Dieren Dieren kunnen infectieziekten overbrengen. Neem de juiste hygiënemaatregelen om deze risico’s te verminderen: het

Bijlagen

plaatsen van een handenwasgelegenheid met stromend water, zeep en handdoekjes is in dit geval noodzakelijk. Zieke dieren zijn niet welkom. Zie voor meer informatie over de maatregelen de Hygiënerichtlijn voor evenementen 2014, paragraaf 5.2 www.rivm.nl/hygienerichtlijnen/ evenementen. Als er dieren op het evenement aanwezig zijn, dan wordt omschreven hoe wordt omgegaan met de dieren en welke maatregelen zijn genomen om de hygiëne te waarborgen. Voor de welzijnsaspecten van dieren wordt op dit moment ook gemeentelijk Dierenwelzijnsbeleid opgesteld. Beveiligingspersoneel Beveiligingspersoneel dient te voldoen aan de eisen van de Wet Particuliere Beveiliging Organisaties en Recherchebureaus. Een richtlijn die voor evenementen wordt gehanteerd is 1 beveiliger op de 250 verwachte bezoekers. Maar dit aantal kan afhankelijk van de aard van het evenement naar beneden of boven bijgesteld worden. Cameratoezicht Markt Op de locatie Markt is permanent cameratoezicht aanwezig en de zichtlijnen mogen bij een evenement tijdens uitgaanstijden niet gehinderd worden. De mogelijkheid is aanwezig om tegen betaling tijdens een evenement gebruik te maken van de verplaatsing van een zogenaamde camerapaal ten behoeve van de plaatsing van een podium. Bij grootschalige evenementen in het centrum kunnen extra uitkijkuren door politie aangevraagd worden.

Opstellingsplan (brandveiligheid) Een brandveiligheidstoets op basis van artikel 2.3 van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP) maakt deel uit van iedere aanvraag om vergunning. Als er gebruik wordt gemaakt van losstaande elementen of bouwsels zoals een tent, tafels, stoelen, kramen, podia etc. moeten deze op

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 29

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

tekening worden weergegeven met de daarbij horende brandveiligheidsvoorzieningen en bij de aanvraag worden gevoegd. Bouwtechnische eisen Alle attributen en tijdelijke opstallen van enige constructie zoals tenten, overkappingen, tribunes en andere bouwwerken dienen te voldoen aan de bouwtechnische eisen die hiervoor gesteld worden. Toetsing vindt tijdens het Evenementenvergunningenproces plaats aan de hand van de ingediende bescheiden zoals bouwtekeningen en certificaten. Voorafgaand aan het evenement worden de constructies in de praktijk gecontroleerd. Tijdelijke reclame-uitingen Op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening Veenendaal zijn er regels gesteld voor het plaatsen

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

van tijdelijke reclame-uitingen. Als de aanvrager hier gebruik van wil maken, dan kan dat de aanvraag Evenementenvergunning worden aangegeven. Ook kan men van tevoren de gewenste periode bij ons reserveren. Per 1 januari 2024 zijn de sandwich- en driehoeksborden geprofessionaliseerd. Hiervoor hoeft geen vergunning meer bij de gemeente aangevraagd te worden, maar kan rechtstreeks contact opgenomen worden met Centercom Buitenreclame BV. Buitenevenementen op zondag Buiten evenementen op zondag worden toegestaan op: - Het Evenemententerrein, Horecaplein en JG Sandbrinkstraat, De Markt, Kees Stipplein, Stadsstrand/ Thoomesplein, Scheepjeshofplein en Op de Brink in Veenendaal Oost; - Op maximaal 12 zondagen per jaar worden buiten evenementen toegestaan; - Buiten evenementen op zondag starten niet voor 13.00 uur. Daarnaast zijn de algemene bepalingen van de Zondagswet van kracht zoals het verbod om op zondag zonder strikte noodzaak gerucht te verwekken dat op een afstand van meer dan 200 meter van het punt van verwekking hoorbaar is. Evenementen met gemotoriseerde voertuigen Evenementen met gemotoriseerde voertuigen moeten voldoen aan de eisen en richtlijnen die daarvoor door de betreffende bond of overkoepelende bracheorganisatie zijn opgesteld. Evenementen met stuntvoertuigen zoals ‘monstertrucks’ mogen alleen plaatsvinden op daarvoor geprepareerde terreinen en evenementen met veel

Bijlagen

uitstoot door verbrandingsmotoren zoals ‘trekkerpulling’ zijn niet gewenst. Verkeers- of mobiliteitsplan Bij grotere evenementen waarbij wegen worden afgesloten dient een verkeers- of mobiliteitsplan gevoegd te worden waarop aangegeven welke wegen zijn afgesloten met datum en tijden en welke omleidingsroutes er zijn. Hierbij rekening gehouden te worden met de bereikbaarheid van omwonenden en aanliggende bedrijven en ook dient aangegeven te worden op welke manier de afsluitingen en omleidingen bekend worden gemaakt. De afgesloten wegen worden overigens door ons in LTC (Local Traffic Control) gezet en up to date gehouden zodat belanghebbenden en wegbeheerders altijd op de hoogte kunnen zijn. Zie: https://bereikbaarheid.andes.nl/veenendaal Verkeersregelaars Voor evenementen met wegafsluitingen en/of andere verkeersaspecten wordt de inzet van verkeersregelaars gevraagd. In de aanvraag of het verkeers/mobiliteitsplan moet een tekening worden opgenomen met de locaties waar verkeersregelaars aanwezig zijn en welke taak zij hebben. Er mogen alleen gecertificeerde (evenementen) verkeersregelaars worden ingezet die een instructie hebben gevolgd. Dit kan digitaal.

Voor informatie kijk op de website: www.verkeersregelaarsexamen.nl Aansprakelijkheid De vergunninghouder en/of organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor de plaatsvindende activiteiten en aansprakelijk voor geleden schade. De organisator dient een evenementenverzekering af te sluiten en op verzoek een acceptatie van de verzekeraar te kunnen tonen.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 30

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Bijlage 4: Geluidsnormen Op grond van artikel 4:6 van de Algemene Plaatselijke Verordening Veenendaal kan ontheffing worden verleend voor het ten gehore brengen van muziek en aankondigingen door middel van Geluidsinstallaties. Geluid is een technisch verhaal en de beleving van muziek is ook nog eens afhankelijk van smaak. Ook weersinvloeden zoals wind en windrichting hebben hierop een invloed. Daarnaast zorgt muziek niet alleen voor plezier, maar kan het ook hinder veroorzaken. Al met al een aspect waar zorgvuldig mee moet worden omgegaan en vandaar ook een aparte bijlage hiervoor. De geluidsnormen worden vastgesteld in overleg en op advies van de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU). Verruiming van de geluidsnormen is niet aan de orde. Voor een aantal locaties gelden algemene geluidseisen. Voor nieuwe en bijzondere evenementen wordt een geluidsadvies op maat gemaakt. Voor activiteiten in een inrichting gelden de geluidseisen zoals vermeld in het activiteitenbesluit Wet Milieubeheer.

Organisatoren hebben tijdens de participatie het volgende aangegeven: “Voor de levensvatbaarheid van meerdaagse evenementen is de mogelijkheid voor een verruiming van de eindtijd, op donderdag en een feestdag zoals Koningsdag, tot 24.00 uur van doorslaggevend belang”1.

De ODRU heeft in de advisering voor het nieuwe evenementenbeleid Veenendaal aangegeven de regels m.b.t. ‘geluid’ in het evenementenbeleid Veenendaal eigenlijk al ruim genoeg te vinden. Verruiming van de geluidsnormen is derhalve niet aan de orde. Voor een meerdaags muziekevenement zoals Veenendaal Live op de Markt gelden geluidsnormen die aan de bovengrens zitten en de ODRU heeft aangegeven dat hiervoor eventueel een verlaging met 2-3 dB(A) mogelijk zou zijn en daarmee komt de geluidsnorm aan de ondergrens. Organisatoren hebben hierop aangegeven dat dit ten koste gaat van de beleving en dat het discutabel is of dit een vermindering van de geluidsoverlast oplevert. Geluidsoverlast blijft ook bij een verlaging met 2-3 dB(A) aanwezig. Daarnaast zijn de huidige in de tabel opgenomen geluidsnormen al strenger dan de geluidsnorm zoals opgenomen in het Convenant Preventie Gehoorschade Muzieksector en wordt daarmee voldaan aan het advies van de Gezondheidsraad om het maximale geluidsniveau voor versterkte muziek te verlagen van 103 naar 100 decibel (dB(A)). Daarom gaan we niet over tot een verlaging van de geluidsnorm. De ODRU heeft wel voorgesteld om ter voorkoming van geluidsoverlast door trillingen in woningen welke worden veroorzaakt door zeer lage tonen, een meettechnisch voorschrift in de evenementenvergunning op te nemen waardoor deze af-gefilterd moeten worden.

Dat voorstel hebben wij overgenomen. Het aantal evenementen op Stadsstrand en Markt kan wel worden verruimd van 6 naar 8 dagen per jaar ook omdat

op de locatie Stadsstrand meer een horecagebied is geworden. Op grond van het huidig beleid kan gedurende drie achtereenvolgende dagen (vrijdag-zondag) sprake zijn van een lawaaiig evenement op één locatie (= 88 dB(A) / 103 dB(C) op 30m van podium). Het toevoegen van nog een extra vierde dag hieraan zorgt naar de mening van de ODRU voor een te zware geluidsbelasting voor omwonenden. Verruiming van de eindtijd op een doorde-weekse dag tot 24.00 uur zijnde een feestdag is geen probleem en verruiming op donderdag tot 24.00 uur een optie indien de duur van het evenement blijft beperkt tot 3 dagen. Best Beschikbare Technieken Het uitgangspunt bij elk evenement is dat de geluidbelasting op omliggende woningen en andere geluidgevoelige gebouwen zo laag mogelijk is. Om dat te bereiken zal de organisator van het evenement: - niet meer geluid produceren dan nodig is voor het betreffende evenement; - geluid reducerende / - sturende maatregelen treffen die de hinder naar de omgeving zoveel mogelijk beperken. Grenswaarden Voor de geluidsniveaus die tijdens evenementen maximaal worden toegestaan zijn twee categorieën geformuleerd, namelijk evenementen en evenementen met een hoog maatschappelijk karakter. De grens van wat in redelijkheid van omwonenden gevraagd kan worden te accepteren ligt in het algemeen bij het vaak gehanteerde begrip "onduldbaar".

1 Bron: deelnemers CPE. Zie bijlage 6 voor meer toelichting op het doorlopen participatieproces.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 31

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Uit door de ODRU uitgevoerde geluidsmetingen is gebleken dat er tijdens evenementen praktisch altijd aan waarden van 83-88 dB(A) op 30 meter afstand van het podium is voldaan. Bovendien wordt het geluidsbeeld, zowel in de omgeving als in de binnenstad, door veruit het grootste deel van de bewoners (op basis van het beperkt aantal klachten dat wordt ontvangen) als acceptabel beschouwd. Uit dat oogpunt kan worden gesteld dat de waarde van 83-88 dB(A) ter plaatse van 30 meter van het podium overlast vanwege muziekgeluid goed binnen de perken houdt. Bij muziekgeluid met een laagfrequent beeld (veel basgeluid) kan het voorkomen dan aan de norm van 83-88 dB(A) wordt voldaan maar dat veel meer overlast wordt veroorzaakt dan met hetzelfde (dB(A)) niveau met minder bas. Dit kan worden gereguleerd door aan de grenswaarden een dB(C) norm toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat het totaal toegestane niveau

Locatie

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

ongewijzigd blijft maar dat het laagfrequente geluid, de bastonen, wordt gereduceerd. Uit de meetstaten blijkt dat wanneer er overlast van bastonen wordt ervaren de dB(C) waarden tot 20 dB hoger liggen dan de dB(A) waarden. Voor het reguleren van het laagfrequente geluid (de bastonen) is aan de grenswaarden een dB(C) norm toegevoegd die 15 dB hoger is dan de dB(A) norm. Bij toepassing van de dB(C) norm wordt dit basgeluid dan ook met 5 dB gereduceerd. Bij handhaving van de dB(C) norm is dan ook de verwachting dat de overlast van bastonen aanzienlijk wordt teruggedrongen. Meettechnisch voorschrift zeer lage bassen Naar aanleiding van klachten over trillingen in woningen welke worden veroorzaakt door zeer lage tonen in de tertsbanden wordt het volgende meettechnisch voorschrift in de evenementenvergunning opgenomen: Gemeten dient

maximaal aantal dagen in een kalenderjaar 12

geluidnorm week1 dB(A)

geluidnorm weekend2 dB(A)

83

Markt

8

78

Kees Stipplein

2

Kerkewijk t.h.v. Mango’s

2

Stadsstrand/ Thoomesplein Veenendaal Oost

Bijlagen

er te worden volgens de “Meet- en rekenmethode Geluid Industrie” (maart 2021). De meethoogte bedraagt 1,5 meter boven maaiveld. Indien gemeten wordt vóór een verticaal object (gevel), dan dienen de meetresultaten gecorrigeerd te worden voor de gevelreflectie (-3 dB). De meettijd bedraagt tenminste 2 minuten, waarna toetsing plaats vindt aan de geluidsnormen. In afwijking van de Meet- en rekenmethode Geluid Industrie, wordt de strafcorrectie voor muziekgeluid buiten beschouwing gelaten en wordt niet gecorrigeerd voor de windrichting (meteocorrectie). Zeer lage tonen moeten worden afgefilterd, dat wil zeggen, de A-gecorrigeerde niveaus in de tertsbanden 25 Hz en 31,5 Hz, dienen tenminste 10 dB lager te zijn dan de niveaus in tertsband 50 Hz of hoger. Op basis van het voorgaande leidt deze benadering tijdens muziekevenementen tot de volgende geluidnormen op 30 meter afstand van het muziekpodium (tabel):

88

geluidnorm dB(C) t.o.v. dB(A) (bassen) + 15

geluidnorm dB(A) met hoog maatschappelijk belang3 93

88

+ 15

88

78

83

+ 15

88

78

88

+ 15

88

8

78

88

+ 15

88

2

78

83

+ 15

88

Duivenweide

2

78

83

+ 15

88

Overige locaties winkelcentra

2

78

83

+ 15

88

Overige locaties woonomgeving

1

73

78

+ 15

83

Horecaplein en JG Sandbrinkstraat

Evenemententerrein

Maatwerkvoorschriften waarbij het geluidsniveau niet hoger mag zijn dan 88 dB(A) en 103 dB(C) op gevels van geluidgevoelige gebouwen.

1 week: zondag 24.00 uur t/m vrijdag 12.00 uur: maximale eindtijd muziek 23.00 uur. Bij uitzondering kan max 2 x per jaar voor de donderdag incidenteel ontheffing tot uiterlijk 24.00 uur worden verleend als het een meerdaags festival van max 3 dagen. Ook wanneer een feestdag zoals Koningnacht of Koningsdag op een door-de-weekse dag valt, kan ontheffing tot 24.00 uur worden verleend. 2 weekend: vrijdag 12.00 uur t/m zondag 23.00 uur: maximale eindtijd muziek op vrijdag en zaterdag 24.00 uur. Bij uitzondering kan voor de vrijdagavond incidenteel ontheffing tot uiterlijk 01.00 uur worden verleend. 3 voor evenementen “met een hoog maatschappelijk belang” geldt net als bij andere evenementen de doelstelling om de overlast voor de omgeving te beperken. Voorbeelden van evenementen met een hoog maatschappelijk belang zijn: Intocht Sinterklaas, Koningsdag, inhuldiging Olympisch kampioen, etc.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 32

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

De keuze om voor evenementen met een hoog maatschappelijk belang een hoger geluidsniveau toe te staan is gelegen in het feit dat een geluidsniveau van maximaal 83 dB(A) te veel ten koste zou gaan van de belevingswaarde van bezoekers. Om die reden wordt voor deze categorie een uitzondering mogelijk gemaakt en de toelaatbare geluidsbelasting op maximaal 93 – 88 dB(A) gesteld. Het jaarlijkse eenmalige karakter van deze evenementen maakt dat een uitzondering op de basisnorm tot maximaal 93 dB(A) aanvaardbaar wordt geacht. Hiermee wordt beoogd het risico op gehoorschade bij bezoekers (afhankelijk van onder andere de hoogte van het geluidniveau, de duur van de blootstelling en de periode rust na blootstelling) te verkleinen. Organisatoren wordt tevens verzocht bezoekers te informeren over het belang van het dragen van gehoorbeschermingsmiddelen. Evenemententerrein Voor grootschalige muziekevenementen op het Evenemententerrein wordt bij de aanvraag een akoestisch onderzoek verlangd. In het akoestisch onderzoek moet worden ingegaan op maatregelen om de geluidsbelasting bij geluidsgevoelige gebouwen zoveel mogelijk te beperken. De uitkomsten van het akoestisch onderzoek worden meegenomen in het besluit over de geluidsnormen (maatwerkvoorschriften) in de evenementenvergunning. Het geluidsniveau mag echter niet hoger zijn dan 88 dB(A) en 103 dB(C) op gevels van geluidgevoelige gebouwen.

Uitvoeren van de geluidsmetingen De gestelde geluidsniveaus zijn van toepassing op het geluid van (versterkte) muziek inclusief het stemgeluid van bezoekers. Indien gemeten wordt voor een vlak object moeten de meetresultaten gecorrigeerd worden voor gevelreflectie (-3 dB); de meettijd bedraagt tenminste 3 minuten. Controle vindt plaats conform de HMRI-1999.

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

In afwijking van de HMRI-1999 wordt de straf-correctie voor muziekgeluid en de meteocorrectie geheel buiten beschouwing gelaten. Indien de geluidsmeting plaatsvindt op een referentiemeetpunt, dan moeten de resultaten conform de HMRI-1999 worden geëxtrapoleerd naar het in het voorschrift genoemde beoordelingspunt.

Planvorming De organisator van een groot muziekevenement (meer dan 1500 bezoekers op het hoogtepunt) of een evenement met een hoog maatschappelijk belang, moet bij de vergunningsaanvraag een akoestisch onderzoek overleggen.

Geluidsmetingen moeten worden gedaan met daarvoor gecertificeerde apparatuur. De ODRU doet op verzoek van de gemeente metingen bij verschillende evenementen. Dit kan zowel actief als passief op afroep gebeuren. Zie ook bijlage 5. Klachten en meldingen. De ODRU kan niet bij alle evenementen aanwezig zijn. Inmiddels hebben sommige organisatoren ook zelf geïnvesteerd in de aanschaf van gecertificeerde en goedgekeurde geluidsmeetapparatuur. Daarmee kunnen zij ook zelf metingen kunnen doen, tussentijds bijstellen indien nodig om binnen de vergunde norm te blijven en rapporten uitdraaien van tijd, locatie en geluidsniveau.

Uit het onderzoek moet blijken dat alle organisatorische en technische maatregelen zijn getroffen om de geluidbelasting op de omliggende woningen (en andere geluidgevoelige gebouwen) te beperken.

Preventie gehoorschade Een organisator van een muziekevenement wordt geacht zich te conformeren aan het Convenant Preventie Gehoorschade Muzieksector (ministerie van VWS, Vereniging Van Evenementen Makers, Vereniging van Nederlandse poppodia en festivals, 2014). Aanvullend op dit convenant en ongeacht de hierboven beschreven geluidnormen op de gevels van omliggende woningen, mag het equivalente A-gewogen geluidniveau (LAeq) ter plaatse van het publiek, gemeten over 15 minuten, op 25 meter Front of House niet meer bedragen dan 100 dB(A). Ten opzichte van hetgeen afgesproken is in het convenant zijn we hier in Veenendaal 3 dB(A) strenger. Daarmee wordt ook reeds voldaan aan het advies van de Gezondheidsraad om het maximale geluidsniveau voor versterkte muziek te verlagen van 103 naar 100 decibel (dB(A)).

De organisator van een evenement kleiner dan 1500 bezoekers of waarbij het muziekgeluid een additionele rol speelt, moet bij de vergunningsaanvraag in een geluidplan specificeren op welke wijze en met welke middelen het geluid wordt geproduceerd en beheerst. Begin- en eindtijden Muziekgeluid tijdens evenementen is toegestaan vanaf 11.00 uur (en zondag vanaf 13.00 uur) tot uiterlijk 23.00 uur. Op dagen dat een weekenddag of een nationaal vastgestelde vrije dag volgt, kan de eindtijd tot maximaal 24.00 uur verlengd worden. Bij uitzondering kan voor de donderdag incidenteel ontheffing tot uiterlijk 24.00 uur worden verleend. Dit kan indien het een feestdag betreft of max 2 x per jaar voor een meerdaags festival van max 3 dagen. Voor de vrijdag kan door de burgemeester incidenteel ontheffing tot uiterlijk 01.00 uur worden verleend. Bij meerdaagse evenementen op dezelfde locatie moet er tussen de eindtijd van de ene dag en de begintijd van een volgende minimaal 12 uur zitten. Om geluidoverlast voor en na een evenement te beperken moet de op- en afbouwperiode zo kort mogelijk zijn en, behoudens uitzonderlijke gevallen, zich beperken tot twee dagen op- en twee dagen afbouw. Soundchecks moeten

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 33

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

bij voorkeur plaatsvinden op de dag van het evenement zelf en duren niet langer dan 30 minuten. Indien het organisatorisch onvermijdbaar is kunnen soundchecks de dag voorafgaand aan het evenement plaatsvinden, maar nooit later dan 22.00 uur. Voor soundchecks geldt hetzelfde maximale geluidniveau als in de vergunning is opgenomen. Informeren bewoners en afhandeling meldingen van overlast Ten aanzien van het informeren van omwonenden en de meldingen van overlast geldt het volgende: - Organisatoren informeren vooraf omwonenden over de aard en duur van het evenement, over de tijden voor open afbouw en eventuele ‘soundchecks’ (bij evenementen > 1500 bezoekers op het piekmoment); - Omwonenden worden door de organisator én door de gemeente (algemeen) geïnformeerd hoe zij meldingen van overlast rondom evenementen kunnen doen; - Organisatoren zijn primair verantwoordelijk voor een spoedige afhandeling van de meldingen van overlast; hiervoor worden zij zo snel mogelijk in kennis gesteld van de overlastmeldingen; - De gemeente controleert de afhandeling van de meldingen van overlast. In het geval de afhandeling te lang op zich laat wachten treden zij in contact met de organisator om één en ander te bespoedigen en/of nemen zij de afhandeling (deels) over.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 34

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Bijlage 5: Vergunningenproces Aanvraag vergunning De aanvraag voor een evenementenvergunning kan digitaal ingevuld en ingediend worden. Steeds meer informatie is digitaal beschikbaar. Maar persoonlijke begeleiding bij het indienen van een aanvraag is altijd mogelijk. Voor de actuele informatie en aanvraagformulieren voor vergunningen kijk op onze website www.veenendaal.nl Termijnen De behandeltermijn van een evenementenvergunning bedraagt 8 – 12 weken: 12 weken voor een middelgroot en groot evenement en 8 weken voor een klein evenement. Deze termijn is echt nodig voor een zorgvuldige behandeling van de aanvraag en het inwinnen van advies. Ook zijn wij verplicht om vergunningen tijdig voorafgaand aan het evenement te publiceren. Als een aanvraag niet tijdig en volledig bij ons binnen is, is het een reëel risico dat wij deze niet meer in behandeling kunnen nemen. Adviesoverleg evenementen Er is een integraal adviesoverleg voor de behandeling van aanvragen ingesteld, waaraan wordt deelgenomen door interne adviesafdelingen en externe partners als politie, VRU en Stichting Winkelstad. De GHOR, ODRU, het Parkeerservicebureau en de openbaarvervoermaatschappijen zijn agendalid en kunnen bij het overleg aansluiten als zij willen.

Wij vinden het belangrijk om evenementen mogelijk te maken, waar veel mensen plezier aan beleven maar ook om maatregelen te treffen waarbij de negatieve effecten zo beperkt mogelijk blijven. Met name bij grote en nieuwe evenementen is het nog wel

eens zoeken naar de (on)mogelijkheden. Daarbij vinden zorgvuldige belangenafwegingen plaats. Het integraal adviesoverleg adviseert over binnengekomen aanvragen en evalueert gehouden evenementen. Bij de grotere evenementen worden de organisator en/ of aanvrager van de vergunning uitgenodigd om een toelichting te geven. Dit overleg wordt zowel door de adviseurs als door de aanvrager als zeer constructief en positief ervaren.

Table-top De Veiligheidspartners stellen voor om in 2024 met een aantal organisatoren een table-top oefening te houden. Hier zijn goede ervaringen mee. Geschikt lijken: Koningsdag, de Avondvierdaagse, het Bokbierfestival (of vergelijkbaar) en de Classic Races. Vier totaal verschillende evenementen met elk andere risico’s. De table-top bij deze evenementen doen we graag 1,5 tot 2 maanden voor het evenement. Dit betekent dat het plaatsvindt na het adviestraject.

Met ingang van 2024 wordt voor tenminste 4 x per jaar nu al een adviesoverleg ingepland voor de jaarlijks terugkerende (grote) evenementen. Voorheen werd een adviesoverleg ingepland op moment dat de ingediende aanvragen daar aanleiding toe waren. Uitgaande van een indieningstermijn van 12 weken, willen we dan daaraan voorafgaand het adviesoverleg plannen als een vooroverleg. Alle input kan dan meegenomen worden in de definitieve aanvraag. Voor het adviesoverleg dient dus wel een principe-aanvraag, danwel relevante informatie worden aangeleverd. De definitieve aanvraag, voorzien van alle bijlagen, kan dan na het adviesoverleg worden ingediend en digitaal om advies worden uitgezet.

De vergunning wordt verleend of geweigerd Een aangevraagde vergunning kan worden geweigerd in het belang van: - de openbare orde; - de openbare veiligheid; - de volksgezondheid; - de bescherming van het milieu.

In dit scenario vervalt dan een live-adviesoverleg na het indienen van de aanvraag. Tegelijkertijd bestaat wel de behoefte van een schouw met organisatie en Veiligheidspartners kort (2 uur) voorafgaand aan de start van het evenement. De datum van de schouw wordt met de organisator vastgelegd tijdens het adviesoverleg.

Proces na vergunningverlening

Afstemming met hulpdiensten (zogenaamd ‘rood-witblauw’ overleg) Na vergunningverlening en voorafgaand aan een groot evenement vindt afstemming met de hulpdiensten plaats en wordt het Veiligheidsplan van de organisatie doorgenomen.

Informeren Wij zijn ons er zeer van bewust van het feit dat voorafgaand aan een evenement informeren erg belangrijk is. Enerzijds om de inwoners te attenderen op het plaatsvinden van evenementen, anderzijds om mensen te informeren dat vergunning is verleend, eventueel bezwaar gemaakt kan

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 35

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

worden en over de mogelijkheden hoe klachten kunnen worden ingediend. Handhaving Overtredingen bij evenementen kunnen zeer divers van aard zijn. Door de boa’s (buitengewone opsporingsambtenaren), politie, brandweer en de Omgevingsdienst Regio Utrecht kan bij overtreding van voorschriften handhavend opgetreden worden. Overtreding van de voorschriften kan er tevens toe leiden dat een volgende aanvraag voor hetzelfde evenement geweigerd wordt. Geluidsmetingen Tijdens een muziekevenement worden geluidsmetingen en controles gedaan. Indien overtreding van de vergunningsvoorschriften blijkt kan hier direct tegen opgetreden worden. Afhankelijk van de ernst van de situatie betekent dat het laten bijstellen van het geluidsniveau, het opmaken van proces-verbaal of het stilleggen van de muziek. Bij muziekevenementen is de Omgevingsdienst Regio Utrecht aanwezig of op afroep stand-by. Klachten en meldingen Ingeval van klachten tijdens een evenement kan men: - tijdens kantooruren: contact opnemen met de gemeente via telefoonnummer (0318) 538 538 - buiten kantooruren: contact opnemen met de politie op telefoonnummer 0900 8844 - Bij een melding dient vermeld te worden wat de aard van de melding is. - Een melding van geluidsoverlast kan betrekking hebben op: - een overtreding van de voorschriften in de vergunning met betrekking tot de eindtijd.

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?