5. Nota Evenementenbeleid 2024 e.v. Vdaal blijft verrassen

- Dit is voor een ieder waarneembaar en hiertegen kan direct opgetreden worden. - een klacht van geluidsoverlast. - Om te constateren of in afwijking van de geluidseisen zoals in de vergunning zijn opgenomen gehandeld wordt, is in beginsel een geluidsmeting door de Omgevingsdienst Regio Utrecht vereist. Evaluatie Ieder groot en/of nieuw evenement in Veenendaal wordt achteraf geëvalueerd. Bij een dergelijke evaluatie worden alle op- en aanmerkingen en eventuele klachten meegenomen. Nieuw is dat wij ook de maatregelen die zijn getroffen in het kader van duurzaamheid zullen evalueren. De uitkomsten van deze evaluaties kunnen door ons worden gebruikt bij een eventueel volgende aanvraag voor het betreffende evenement (verbeter- of aandachtspunten) of om te bezien of aanpassing van het gemeentelijk beleid nodig is.

Diensten tegen kosten Leges De administratie kosten voor het in behandeling nemen van een vergunning noemen we leges. Leges zijn verschuldigd op het moment dat de aanvraag wordt ingediend. Bij weigering van een vergunning vindt geen restitutie van leges plaats. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld in de Legesverordening. Voor de actuele tarieven zie de Legesverordening of de informatie op onze website www.veenendaal.nl

Bijlagen

Stroomkosten De kosten van zogenaamde ‘gemeentestroom’ uit 1 van de stroomkasten die op verschillende locaties aanwezig zijn worden aan de gebruiker doorberekend. Cameratoezicht Markt Op de locatie Markt is permanent cameratoezicht aanwezig en de zichtlijnen mogen bij een evenement tijdens uitgaanstijden niet gehinderd worden. De mogelijkheid is aanwezig om tijdens een evenement gebruik te maken van de verplaatsing van een zogenaamde camerapaal ten behoeve van de plaatsing van een podium. De kosten voor deze tijdelijke verplaatsing worden aan de vergunninghouder doorberekend. Gebruik Evenemententerrein De exploitatie van en de regie op het gebruik van het Evenemententerrein is in handen van Sportservice Veenendaal. Voor het gebruik van het evenemententerrein is daarom toestemming van Sportservice Veenendaal nodig. Aan het gebruik van het Evenemententerrein zijn kosten verbonden. Bij de Stichting Sportservice Veenendaal kunnen ze hierover meer informatie verstrekken: www.sportserviceveenendaal.nl

Precario Als een evenement plaatsvindt op gemeentegrond worden daarvoor precario geheven. Voor de actuele tarieven verwijzen wij naar onze Precarioverordening of de informatie op onze website.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 36

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Bijlagen

Bijlage 6: Verantwoording aanpak participatie Om te komen tot het voorliggende evenementenbeleid hebben we een uitgebreid participatieproces doorlopen. Bestuurlijke betrokkenheid De Raad is vroegtijdig geïnformeerd over het te doorlopen traject en heeft gelegenheid gekregen om aandachtspunten mee te geven (beeldvormende avond 9 mei 2023). De Jongerenraad is ook betrokken (12 juni 2023) en heeft tevens een online poll uitgezet onder hun achterban. Een integraal beleid Deze nota is opgesteld onder begeleiding van een breed samengestelde ambtelijke werkgroep. Hierin namen zitting: Aarnoud Aarnoudse (programmamanager Vitale Winkelstad), Else Veldhuis-Diermanse (beleidsmedewerker cultuurbeleid en onderwijskansenbeleid) en Sonja Scholten (centrumcoördinator). De ambtelijke werkgroep heeft op meerdere momenten in het proces input of feedback geleverd met als doel een integrale aanpak voor het opstellen van dit nieuwe beleid. Collega's op de thema's gezondheid en duurzaamheid hebben we er in een latere fase nog los bij betrokken vanwege de grote relevantie hiervan. Inspiratie van buiten Naast de interne, ambtelijke werkgroep zijn er ook twee externe experts betrokken in begeleiding van het proces, te weten: Johan Moerman (voormalig directeur Rotterdam

Festivals, veel ervaring (inter)nationaal) en Dick te Winkel (managing consultant BMC, vanuit eerdere opdrachten goed bekend met de cultuursector in Veenendaal). Zij hebben inspiratie geleverd aan de voorkant van het traject en hebben aan de achterkant de conceptnota voor ons tegengelezen. Later in ons proces hebben we van Stichting Duurzaam Onderweg Wageningen veel lessen mogen leren specifiek op dit thema in een inspirerend individueel gesprek (14 juni 2023). Input uit de sector Organisatoren, winkeliers en horecaondernemers zijn meermaals gehoord in het reeds bestaande Cultuur, Promotie en Evenementen (CPE) overleg (19 september 2022 en 17 april 2023). Input van de inwoners De inwoners van Veenendaal zijn bevraagd op hun wensen en behoeften via het inwonerpanel, uitgezet door onderzoeksbureau Research2Evolve. Looptijd van het onderzoek was 21 juni t/m 9 juli 2023. Het leverde 898 reacties op. De resultaten zijn gelegd naast de resultaten van een eerdere bevraging van het panel op dit onderwerp uit 2014 (hulp/ondersteuning & publieksevenementen). Input van andere betrokkenen Met andere betrokken partijen zijn (individuele) gesprekken gevoerd, bijvoorbeeld met de warenmarkt

(12 juni 2023), de kerk grenzend aan de locatie Markt (12 juli 2023) en de gemeentelijke hulpdiensten (20 juni 2023). Tweedelijns betrokkenen zoals wijkmanagers, VVE’s, bewonersverenigingen centrum, etc. hebben de gelegenheid gekregen om input te leveren via een digitaal formulier. Hoor en wederhoor De belangrijkste uitkomsten uit de gesprekken zijn ter controle aan de betrokkenen teruggekoppeld. Dialoogavond Naar aanleiding van een eerste behandeling in de gemeenteraad (20 oktober 2023) heeft er een dialoogavond plaatsgehad over de thema's, evenementen op zondag, de locatie Markt en duurzaamheid (9 januari 2024). Genodigden hiervoor waren de Oude kerk, bewoners Korenbeurs, organisatoren, Cultuurmakelaar, Stichting Winkelstad, de Jongerenraad en de Stichting Duurzaam Wageningen. Beeldvormende avond raad Naar aanleiding van de bovengenoemde dialoogavond zijn er door de raad nog aanvullende geluidsvragen gesteld. Deze vragen zijn tijdens de Beeldvormende avond op 15 februari 2024 door de ODRU beantwoord.

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 37

Waarom een nieuw beleid?

Wat willen we voor elkaar krijgen?

Welke mogelijkheden/kansen zien we en hoe willen we hier als gemeente een rol in spelen?

Wie doet in deze opgave wat en waarom?

Participatie

Intregraal beleid

Bestuurlijke betrokkenheid

cholten Sonja S dinator coör centrum

Raad

9 mei 2023

managi

3

ordelijke aa two n n a NOTA

Stichti ng aam O n Wagen derweg ingen

Duurz

inspiratie voorkant nota/ tegenlezen concept nota

inspirerend individeel gesprek 14 juni 2023

k pa

Ve r

externe experts

l Winke Dick te ulant BMC ng cons

2

juni 2023

1

Inspiratie van buiten

an Moerm Johan directeur lig a m or vo ivals am fest Rotterd

input en feedback voor opstellen nieuw beleid

Jongerenra ad 12

Dialoogavond en Beeldvormende avond

Else Ve ldhu beleidsm is- Diermanse edew cultuurb erker eleid Aarno ud progra Aarnoudse mmam anager Vitale Winke lstad

aandachtspunten! online poll

Bijlagen

7

Hoor en wederhoor

eve

n e m ent

6 War e 12 ju nmarkt ni 20 23 Geme en hulpd telijke ien 20 jun sten i 2023

Input van andere betrokkenen

be

uw

e

lei

Nie

d

8 en

4 Input uit de sector

5

elier Wink

ren

Horeca , VVE’s nagers Wijkma erenigingen sv er on Bew etc centrum

Input van inwoners

CPE

Kerk Grot e markt 12 juli 2023

Enquete Research2evolve 21 juni - 9 juli 2023 terugkoppeling belangrijkste uitkomsten ter controle aan betrokkenen

s

isato Organ

gesprekken met betrokkenen

input digitaal formulier tweedelijns betrokkenen

Cultuur, Promotie en Evenementen overleg 19 september 2022 17 april 2023

898

reacties

Veenendaal blijft verrassen - Evenementenbeleid 2024 en verder | 38

Adres: Raadhuisplein 1 Veenendaal Telefoon: (0318) 538 538 Postadres: Postbus 1100 3900 BC Veenendaal Website:

www.veenendaal.nl