Agendabundel

Bijdrage(n) Hack je Stadsie Tijd om de rol van bewoners bij ruimtelijke processen eens goed te regelen! Als ervaringsdeskundigen bieden wij jullie 6 adviezen aan die bewonersinbreng in het Utrechts Plan Proces (UPP) borgen, zonder dat te vertragen. Want wie zit er te wachten op nog meer hoofdpijndossiers als het Rachmaninoffplantsoen in Welgelegen of Camera Obscuradreef en Ivoordreef in Overvecht? Waarom nu? Het stadsbestuur en een deel van de raad willen het UPP aanpassen om sneller plannen te realiseren. En daarbij wordt met geen woord gerept over het borgen van bewonersinbreng. Daarom sturen we dit voorstel, dat voortbouwt op het amendement ‘Samen stad maken’ en diverse samenwerkingstrajecten tussen raad, bewoners en ambtenaren. Adviezen om bewonersinbreng bij gebiedsontwikkeling goed te borgen, zijn de afgelopen 7 jaar regelmatig verstuurd naar het stadskantoor. Deze adviezen zijn elke keer afkomstig van raadsleden, bewoners en ambtenaren die daar samen aan hebben gewerkt. Geheugensteuntje: welke adviezen zijn dat? • Breed aangenomen raadsmotie ‘samen stad maken’ van juni 2016, gemaakt door bewoners en raadsleden. Hierin is aanpassing van het UPP gevraagd om bewoners meer invloed op de stads- en wijkontwikkeling te bezorgen. • Het Stadsakkoord tussen actieve Utrechters en raadsleden in 2018 en 2019, wat leidde tot de Utrechtse Principes.

• Een unaniem aangenomen amendement op de agenda samen stad maken in september 2021. • ‘Regiegroep Zeggenschap’, met raadsleden, bewoners en ambtenaren, formuleert in het najaar van 2021 concrete adviezen aan de hand van de Utrechtse Principes. Deze adviezen zijn voorjaar 2022 naar de raad gestuurd. Een van de adviezen richt zich op een mogelijke aanpassing in het UPP en het borgen van bewonersinbreng in een vroeg stadium van gebiedsontwikkeling.

2

• Op de bijeenkomst Hack je stadsie, in november 2022 georganiseerd door bewoners samen met raadsleden, is onder meer over dit advies voor aanpassing van het UPP gesproken. • Een nieuwe slag hiermee is in maart 2023 gemaakt door 12 actieve bewoners. Daar komen deze 6 adviezen uit voort. Zou de werkwijze die we voorstellen veel leed hebben voorkomen bij een hoofdpijndossier als het Rachmaninoffplantsoen? Betrokkenen beantwoorden volmondig: ja! Nu het stadsbestuur haast wil maken met aanpassing van het UPP om procedures te versnellen, is er momentum om deze bal in te koppen. Trap niet in de valkuil van een nieuw onderzoek en bewoners casus voor casus te laten aantonen wat er allemaal fout gaat. De kennis ligt al lang en breed op tafel. Wat valt er te winnen? Samenvatting uit bovengenoemde adviezen van de belangrijkste doelen: Geen overvallen meer Een groot deel van de Utrechters is niet op de hoogte van de ruimtelijke plannen in hun stad, en ook niet van die in hun eigen buurt. Soms lezen ze erover op (sociale) media als het besluitvormingsproces al in volle gang is. Soms kunnen ze vrijblijvend meepraten over hoe de ruimtelijke plannen worden uitgewerkt. De kaders zijn dan al vastgesteld door college of gemeenteraad. Dat leidt vooral tot wantrouwen, onvrede en verzet.

� Bewoners horen niet pas over plannen in hun buurt als de gemeente er met een marktpartij al zo ongeveer uit is. Invloed op de kaders Bewoners moeten, volgens het door Nederland geratificeerde verdrag van Aarhus (1998), daadwerkelijk invloed hebben op planprocessen. Betrek hen dus als alle opties nog open liggen (artikel 6 lid 4). Voordelen zijn dat je samen kunt sturen op waarden en een integrale visie op een gebied (en je niet laat meeslepen in gedoe over planuitwerkingen en businesscases) en je zo ruimte maakt voor een goede maatschappelijke belangenafweging (in tegenstelling tot de veel beperktere omwonendenparticipatie). � Bewoners hebben inbreng bij de vraag welke plannen, en onder welke voorwaarden, een kans krijgen in de stad en op specifieke plekken (de waarom- en wat-vraag). Gemeentelijke regie houden De Omgevingswet kan er toe leiden dat de communicatie met bewoners wordt verschoven naar de markt/initiatiefnemers. Door als gemeente de regie te houden op bewonersinbreng in planprocessen, ontstaat er ruimte om het goede gesprek te voeren over verschillende belangen. Zo haal je meer op dan tegengestelde geluiden en voorkom je dat huidige bewoners worden uitgespeeld tegen de toekomstige bewoners (‘we horen wat u zegt, maar we bouwen aan de toekomst’).

� Houd de rol van gemeente en initiatiefnemers duidelijk gescheiden, de gemeente houdt vanuit het publieke belang de regie op (en de communicatie over) de planprocessen. Kwalitatief betere plannen Bewoners houden de gemeente aan haar eigen beleid en kijken naar een hoger schaalniveau dan kavel of plangebied. Bewoners dwingen af dat de buurt beter wordt van de ontwikkeling en knokken voor kansen voor lokale initiatieven. Bovendien, niet onbelangrijk, bouwen bewoners samen met de gemeente aan het collectieve geheugen bij langjarige processen. Met alle personeelswisselingen in de politiek, ambtenarij, adviesbureaus en marktpartijen, vormen bewoners vaak het geheugen van afspraken. 3

� Bewonerskennis en -ervaringen actief inbrengen leidt tot betere plannen. Zij zijn immers expert van hun eigen wijk en stad. Een gelijker speelveld Bewoners met plannen voor inrichting van hun eigen buurt, of die een alternatief voorstel maken na de presentatie van een gemeentelijk plan of een plan van een ontwikkelaar, raken veel energie kwijt omdat ze een plek aan de besluitvormingstafels van de stad zwaar moeten bevechten. � Richt planprocessen zo in dat burgerinitiatieven een even grote kans hebben hun plan te realiseren als grote instituties en marktpartijen. Ontstaan nieuwe werkwijzes Positieve ervaringen met bewonersinbreng, zoals het stadstenderteam bij project Smakkelaarsveld en het alternatieve plan van burgerinitiatief Fris Alternatief, zijn nu incidenten. Een bewonersinitiatief is meestal succesvol dankzij ‘geritsel buiten de systemen’. Daardoor ontstaat geen blijvende verandering in planprocessen. Door de schotten tussen Samen stad maken- en gebiedsontwikkelingsteams weg te halen, bied je meteen ambtenaren en ingehuurde projectleiders betere handvaten voor samen stad maken, en ben je niet afhankelijk van individuele voorkeuren en capaciteiten. � Vervlecht ambities op het gebied van gebiedsontwikkeling en samen stad maken goed met elkaar.

Bewoners toerusten Stel bewoners (tijdig) in staat eigen kennis op te doen over het plan en waar nodig eigen alternatieven te ontwikkelen. Doe je dit niet, dan zijn de enige bewoners die invloed hebben degenen met ervaring met gemeentelijke processen, een hoog opleidingsniveau, een goed netwerk, contacten met politiek & pers, en tijd & energie. Die groep is ook hard nodig in de stad, maar liever vergroten we samen de kring. Het kan niet zo zijn dat de gemeente actieve bewoners chanteert met de stelling dat ze niet iedereen vertegenwoordigen, maar bewoners niet in staat stelt zich te manifesteren. � Ondersteun bewoners met middelen, informatie en (toegang tot) kennis, zodat ze tot een oordeel en advies komen dat gelijkwaardig is aan dat van ambtenaren, adviesbureaus en andere bij de afweging betrokken stakeholders. Last but zeker not least: win tijd! Uit talloze onderzoeken blijkt dat eerder gesprekken voeren over plannen, de processen later gemakkelijker maakt. Dat sluit dus prima aan op de ambitie van het stadsbestuur, die planprocessen ingrijpend wil verkorten. Dit zonder volwaardige bewonersinbreng te borgen, roept verzet en wantrouwen op. Dit krijg je later in het proces maar ook op veel andere plekken als een boemerang terug. � Organiseer in het voortraject dialoog & conflict tussen verschillende belangen, dan verloopt het vervolgproces soepeler.

Er valt dus veel te winnen. Niet alleen betere participatieprocessen, maar ook betere plannen, slimmere planprocessen, versterking van de lokale democratie en vertrouwen tussen overheid en burger. Dus maak er werk van! Hoe: 6 bewonersadviezen voor een beter UPP 1- Voeg een fase 0 toe voorafgaand aan de initiatieffase in het UPP. Fase 0 is een maatschappelijke dialoog over nut, noodzaak en randvoorwaarden voor het starten van een nieuw planproces. Dat betekent: je stelt geen start- en intentiedocumenten op, laat staan dat je plannen uitwerkt, zonder dat deze dialoog heeft plaats gevonden.

4

2- In iedere volgende fase van het UPP keert deze dialoog terug. Maar is de eerste fase goed doorlopen, dan zou dit een lichte toets kunnen zijn: wordt er recht gedaan aan de kaders en afspraken uit fase 0? Stap voor stap richt de participatie zich dan steeds meer op de inbreng van direct belanghebbenden. 3- Bouw waarborgen in het proces in om buurten te laten profiteren van plannen die in hun omgeving landen. Pak daar de in andere steden ontwikkelde instrumenten als omgevingsscan (meerdere steden), bewonerseffectrapportage (Den Haag en Amsterdam) en buurtbatenovereenkomst (o.a. Amsterdam). Zo voeg je kwaliteit toe aan het plan, ook vanuit het perspectief van de wijdere omgeving. 4- De gemeenteraad maakt samen met de stad een plan voor hoe die dialoog, die in elke fase terugkeert, plaatsvindt. Bij fase 0 hoort een participatiekader en ook dat wordt gemaakt samen met bewoners (die daarbij ondersteund worden). Daarbij dienen twee doelen in evenwicht te zijn: een brede en evenwichtige belangenafweging enerzijds en recht doen aan de mensen wier belang het meest in het geding is anderzijds. Let op: in fase 0 gaat het niet louter om omwonendenparticipatie. In deze fase spreek je met een brede groep wier leefkwaliteit direct wordt geraakt door mogelijke plannen. Dus met mensen uit de buurt, wijk en stad en bijvoorbeeld woningzoekenden.

In de volgende fases kom je dan directer uit op de omwonenden en anderen wier belangen direct worden geraakt. 5- De bewonersinbreng heeft de status van ‘zwaarwegend advies’. Dat betekent dat bewoners een eigen advies opstellen dat niet is weg te moffelen in een breder proces. Ook betekent dit dat het advies in beginsel wordt overgenomen, tenzij goed is te beargumenteren dat het niet strookt met het algemeen belang, of niet strookt met de buurt waarvoor het plan is bedoeld. Wordt een advies niet overgenomen, dan rust op de gemeente een inspanningsverplichting om hier via een dialoog, die gedurende het hele planproces loopt, toch nog samen uit te komen. Dit voorkomt dat dat het bewonersadvies in de prullenbak verdwijnt, met een algemeen geformuleerd beroep op het algemeen belang. 6- Onafhankelijke begeleiding en verslaglegging van de gesprekken tussen bewoners, gemeente en andere belanghebbenden, borgt een goed proces. Belangrijk, want een veel voorkomende klacht van bewoners die een plek aan tafel weten te verwerven, is dat gemaakte afspraken en gedane toezeggingen niet worden nagekomen en vaak nergens meer te vinden zijn. Soms lijkt het er zelfs op dat ambtenaren die liever niet zwart op wit zetten. Als er een reden is om dit niet te doen, meld het dan vooraf zodat niet het beeld kan ontstaan dat bewoners gepiepeld worden.

Bewoners kunnen in goed overleg met ambtenaren afzien van dit recht, maar check dat wel expliciet vooraf. Sla er een nietje doorheen! Met bovenstaande uitgangspunten en voorstellen heb je als gemeenteraad een stevige basis in handen om echt samen stad te maken. Daar mag een nietje doorheen! Want deze adviezen bouwen voort op voorstellen die de afgelopen jaren samen zijn gemaakt, door raadsleden, bewoners en ambtenaren. Goed te gebruiken dus voor een gemeenteraad die de Samen stad makenuitgangspunten via amendementen en akkoorden omarmd. Nu is het moment om dit in beleid te verankeren. Er staat de Utrechtse politiek niets in de weg om deze bal nu in te koppen! Frans de Jong Wat ik mis in het UPP is dat het telkens om een geïsoleerd project gaat waarbij de kans klein is dat er een voordeel is voor de omgeving. Voorafgaand aan een project zou ook gekeken kunnen worden wat 5

de wensen in de omgeving zijn. Door bij een project ook mogelijkheden om buiten het gebied dingen mogelijk te maken voor de omgeving kan er een win-win ontstaan. Door breder te kijken kan bijvoorbeeld de mogelijkheid ontstaan om ergens een groot gebouw te realiseren, waarbij ruimte ontstaat om verderop iets te slopen en een groot park te realiseren. Dan wordt het grote gebouw geaccepteerd, omdat dit ook een park verderop mogelijk maakt. Kijk breder en maak ook iets mogelijk voor de huidige bewoners!

6

Beste leden van de Utrechtse gemeenteraad,

Tijd om de rol van bewoners bij ruimtelijke processen eens goed te regelen! Als ervaringsdeskundigen bieden wij jullie 6 adviezen aan die bewonersinbreng in het Utrechts Plan Proces (UPP) borgen, zonder dat te vertragen. Want wie zit er te wachten op nog meer hoofdpijndossiers als het Rachmaninoffplantsoen in Welgelegen of Camera Obscuradreef en Ivoordreef in Overvecht? Waarom nu? Het stadsbestuur en een deel van de raad willen het UPP aanpassen om sneller plannen te realiseren. En daarbij wordt met geen woord gerept over het borgen van bewonersinbreng. Daarom sturen we dit voorstel, dat voortbouwt op het amendement ‘Samen stad maken’ en diverse samenwerkingstrajecten tussen raad, bewoners en ambtenaren. Adviezen om bewonersinbreng bij gebiedsontwikkeling goed te borgen, zijn de afgelopen 7 jaar regelmatig verstuurd naar het stadskantoor. Deze adviezen zijn elke keer afkomstig van raadsleden, bewoners en ambtenaren die daar samen aan hebben gewerkt.

Geheugensteuntje: welke adviezen zijn dat? •

• • •

• •

Breed aangenomen raadsmotie ‘samen stad maken’ van juni 2016, gemaakt door bewoners en raadsleden. Hierin is aanpassing van het UPP gevraagd om bewoners meer invloed op de stads- en wijkontwikkeling te bezorgen. Het Stadsakkoord tussen actieve Utrechters en raadsleden in 2018 en 2019, wat leidde tot de Utrechtse Principes. Een unaniem aangenomen amendement op de agenda samen stad maken in september 2021. ‘Regiegroep Zeggenschap’, met raadsleden, bewoners en ambtenaren, formuleert in het najaar van 2021 concrete adviezen aan de hand van de Utrechtse Principes. Deze adviezen zijn voorjaar 2022 naar de raad gestuurd. Een van de adviezen richt zich op een mogelijke aanpassing in het UPP en het borgen van bewonersinbreng in een vroeg stadium van gebiedsontwikkeling. Op de bijeenkomst Hack je stadsie, in november 2022 georganiseerd door bewoners samen met raadsleden, is onder meer over dit advies voor aanpassing van het UPP gesproken. Een nieuwe slag hiermee is in maart 2023 gemaakt door 12 actieve bewoners. Zou de werkwijze die we voorstellen veel leed hebben

voorkomen bij een hoofdpijndossier als het Rachmaninoffplantsoen? Betrokkenen beantwoorden volmondig: ja! Nu het stadsbestuur haast wil maken met aanpassing van het UPP om procedures te versnellen, is er momentum om deze bal in te koppen. Trap niet in de valkuil van een nieuw onderzoek en bewoners casus voor casus te laten aantonen wat er allemaal fout gaat. De kennis ligt al lang en breed op tafel.

Wat valt er te winnen? Samenvatting uit bovengenoemde adviezen van de belangrijkste doelen:

Geen overvallen meer

Een groot deel van de Utrechters is niet op de hoogte van de ruimtelijke plannen in hun stad, en ook niet van die in hun eigen buurt. Soms lezen ze erover op (sociale) media als het besluitvormingsproces al in volle gang is. Soms kunnen ze vrijblijvend meepraten over hoe de ruimtelijke plannen worden uitgewerkt. De kaders zijn dan al vastgesteld door college of gemeenteraad. Dat leidt vooral tot wantrouwen, onvrede en verzet. ➔ Bewoners horen niet pas over plannen in hun buurt als de gemeente er met een marktpartij al zo ongeveer uit is.

Invloed op de kaders Bewoners moeten, volgens het door Nederland geratificeerde verdrag van Aarhus (1998), daadwerkelijk invloed hebben op planprocessen. Betrek hen dus als alle opties nog open liggen (artikel 6 lid 4). Voordelen zijn dat je samen kunt sturen op waarden en een integrale visie op een gebied (en je niet laat meeslepen in gedoe over planuitwerkingen en businesscases) en je zo ruimte maakt voor een goede maatschappelijke belangenafweging (in tegenstelling tot de veel beperktere omwonendenparticipatie). ➔ Bewoners hebben inbreng bij de vraag welke plannen, en onder welke voorwaarden, een kans krijgen in de stad en op specifieke plekken (de waarom- en wat-vraag).

Gemeentelijke regie houden De Omgevingswet kan er toe leiden dat de communicatie met bewoners wordt verschoven naar de markt/initiatiefnemers. Door als gemeente de regie te houden op bewonersinbreng in planprocessen, ontstaat er ruimte om het goede gesprek te voeren over verschillende belangen. Zo haal je meer op dan tegengestelde geluiden en voorkom je dat huidige bewoners worden uitgespeeld tegen de toekomstige bewoners (‘we horen wat u zegt, maar we bouwen aan de toekomst’). ➔ Houd de rol van gemeente en initiatiefnemers duidelijk gescheiden, de gemeente houdt vanuit het publieke belang de regie op (en de communicatie over) de planprocessen.

Kwalitatief betere plannen

Bewoners houden de gemeente aan haar eigen beleid en kijken naar een hoger schaalniveau dan kavel of plangebied. Bewoners dwingen af dat de buurt beter wordt van de ontwikkeling en knokken voor kansen voor lokale initiatieven. Bovendien, niet onbelangrijk, bouwen bewoners samen met de gemeente aan het collectieve geheugen bij langjarige processen. Met alle personeelswisselingen in de politiek, ambtenarij, adviesbureaus en marktpartijen, vormen bewoners vaak het geheugen van afspraken. ➔ Bewonerskennis en -ervaringen actief inbrengen leidt tot betere plannen. Zij zijn immers expert van hun eigen wijk en stad.

Een gelijker speelveld

Bewoners met plannen voor inrichting van hun eigen buurt, of die een alternatief voorstel maken na de presentatie van een gemeentelijk plan of een plan van een ontwikkelaar, raken veel energie kwijt omdat ze een plek aan de besluitvormingstafels van de stad zwaar moeten bevechten. ➔ Richt planprocessen zo in dat burgerinitiatieven een even grote kans hebben hun plan te realiseren als grote instituties en marktpartijen.

Ontstaan nieuwe werkwijzes Positieve ervaringen met bewonersinbreng, zoals het stadstenderteam bij project Smakkelaarsveld en het alternatieve plan van burgerinitiatief Fris Alternatief, zijn nu incidenten. Een bewonersinitiatief is meestal succesvol dankzij ‘geritsel buiten de systemen’. Daardoor ontstaat geen blijvende verandering in planprocessen. Door de schotten tussen Samen stad maken- en gebiedsontwikkelingsteams weg te halen, bied je meteen ambtenaren en ingehuurde projectleiders betere handvaten voor samen stad maken, en ben je niet afhankelijk van individuele voorkeuren en capaciteiten. ➔ Vervlecht ambities op het gebied van gebiedsontwikkeling en samen stad maken goed met elkaar.

Bewoners toerusten

Stel bewoners (tijdig) in staat eigen kennis op te doen over het plan en waar nodig eigen alternatieven te ontwikkelen. Doe je dit niet, dan zijn de enige bewoners die invloed hebben degenen met ervaring met gemeentelijke processen, een hoog opleidingsniveau, een goed netwerk, contacten met politiek & pers, en tijd & energie. Die groep is ook hard nodig in de stad, maar liever vergroten we samen de kring. Het kan niet zo zijn dat de gemeente actieve bewoners chanteert met de stelling dat ze niet iedereen vertegenwoordigen, maar bewoners niet in staat stelt zich te manifesteren. ➔ Ondersteun bewoners met middelen, informatie en (toegang tot) kennis, zodat ze tot een oordeel en advies komen dat gelijkwaardig is aan dat van ambtenaren, adviesbureaus en andere bij de afweging betrokken stakeholders.

Last but zeker not least: win tijd!

Uit talloze onderzoeken blijkt dat eerder gesprekken voeren over plannen, de processen later gemakkelijker maakt. Dat sluit dus prima aan op de ambitie van het stadsbestuur, die planprocessen ingrijpend wil verkorten. Dit zonder volwaardige bewonersinbreng te borgen, roept verzet en wantrouwen op. Dit krijg je later in het proces maar ook op veel andere plekken als een boemerang terug. ➔ Organiseer in het voortraject dialoog & conflict tussen verschillende belangen, dan verloopt het vervolgproces soepeler. Er valt dus veel te winnen. Niet alleen betere participatieprocessen, maar ook betere plannen, slimmere planprocessen, versterking van de lokale democratie en vertrouwen tussen overheid en burger. Dus maak er werk van!

Hoe: 6 bewonersadviezen voor een beter UPP 1- Voeg een fase 0 toe voorafgaand aan de initiatieffase in het UPP. Fase 0 is een maatschappelijke dialoog over nut, noodzaak en randvoorwaarden voor het starten van een nieuw planproces. Dat betekent: je stelt geen start- en intentiedocumenten op, laat staan dat je plannen uitwerkt, zonder dat deze dialoog heeft plaats gevonden. 2- In iedere volgende fase van het UPP keert deze dialoog terug. Maar is de eerste fase goed doorlopen, dan zou dit een lichte toets kunnen zijn: wordt er recht gedaan aan de kaders en afspraken uit fase 0? Stap voor stap richt de participatie zich dan steeds meer op de inbreng van direct belanghebbenden. 3- Bouw waarborgen in het proces in om buurten te laten profiteren van plannen die in hun omgeving landen. Pak daar de in andere steden ontwikkelde instrumenten als omgevingsscan (meerdere steden), bewonerseffectrapportage (Den Haag en Amsterdam) en buurtbatenovereenkomst (o.a. Amsterdam). Zo voeg je kwaliteit toe aan het plan, ook vanuit het perspectief van de wijdere omgeving. 4- De gemeenteraad maakt samen met de stad een plan voor hoe die dialoog, die in elke fase terugkeert, plaatsvindt. Bij fase 0 hoort een participatiekader en ook dat wordt gemaakt samen met bewoners (die daarbij ondersteund worden).

Daarbij dienen twee doelen in evenwicht te zijn: een brede en evenwichtige belangenafweging enerzijds en recht

doen aan de mensen wier belang het meest in het geding is anderzijds. Let op: in fase 0 gaat het niet louter om omwonendenparticipatie. In deze fase spreek je met een brede groep wier leefkwaliteit direct wordt geraakt door mogelijke plannen. Dus met mensen uit de buurt, wijk en stad en bijvoorbeeld woningzoekenden. In de volgende fases kom je dan directer uit op de omwonenden en anderen wier belangen direct worden geraakt. 5- De bewonersinbreng heeft de status van ‘zwaarwegend advies’. Dat betekent dat bewoners een eigen advies opstellen dat niet is weg te moffelen in een breder proces. Ook betekent dit dat het advies in beginsel wordt overgenomen, tenzij goed is te beargumenteren dat het niet strookt met het algemeen belang, of niet strookt met de buurt waarvoor het plan is bedoeld. Wordt een advies niet overgenomen, dan rust op de gemeente een inspanningsverplichting om hier via een dialoog, die gedurende het hele planproces loopt, toch nog samen uit te komen. Dit voorkomt dat dat het bewonersadvies in de prullenbak verdwijnt, met een algemeen geformuleerd beroep op het algemeen belang. 6- Onafhankelijke begeleiding en verslaglegging van de gesprekken tussen bewoners, gemeente en andere belanghebbenden, borgt een goed proces.

Belangrijk, want een veel voorkomende klacht van bewoners die een plek aan tafel weten te verwerven, is dat gemaakte afspraken en gedane toezeggingen niet worden nagekomen en vaak nergens meer te vinden zijn. Soms lijkt het er zelfs op dat ambtenaren die liever niet zwart op wit zetten. Als er een reden is om dit niet te doen, meld het dan vooraf zodat niet het beeld kan ontstaan dat bewoners gepiepeld worden. Bewoners kunnen in goed overleg met ambtenaren afzien van dit recht, maar check dat wel expliciet vooraf.

Sla er een nietje doorheen! Met bovenstaande uitgangspunten en voorstellen heb je als gemeenteraad een stevige basis in handen om echt samen stad te maken. Daar mag een nietje doorheen! Want deze adviezen bouwen voort op voorstellen die de afgelopen jaren samen zijn gemaakt, door raadsleden, bewoners en ambtenaren. Goed te gebruiken dus voor een gemeenteraad die de Samen stad maken-uitgangspunten via amendementen en akkoorden omarmt. Nu is het moment om dit in beleid te verankeren. Er staat de Utrechtse politiek niets in de weg om deze bal nu in te koppen! Ellen Alzer Thijs de Bekker

Frans van den Berg Txell Blanco Louise Boelens Cees van den Brink Ron Buiting Gerard Cats Michiel Crul Veerle van Dieren Emma van den Dool Jos Fliers Kees Fortuin Cerian van Gestel Roland Goetgeluk Remmert van Haaften Liesbeth van Holten Taco Jansonius Bram de Jong Mariska van Keulen Martin van ’t Klooster Jos Kloppenborg Marije Lieuwens Dorothé Lucassen Hans van Lunteren Laury Masthoff Ben Nijssen Wytze Jan Oord Marit Overbeek Irene Sinteur Frans Soeterbroek Erik Uitenboogaard Friso Wiersum Bart Witte Marijke van Zoelen

= bestuurlijk besluit

Beslissen en Beheersen: UPP 0: Plotontwikkeling

UPP 1: Gebiedsontwikkeling

Resultaat fase + besluit

UPP 2: Bouwvlekontwikkeling

UPP 3: Bereikbaarheid

UPP 4: Buitenruimte

- Intentiedocument - Intentie- en plankostenovereenkomst - Intentiedocument - Intentie- en plankostenovereenkomst - Intentiedocument - Intentie- en Plankostenovereenkomst

- Startdocument

- Startdocument

Startdocument

Opdrachtnemers + opstellers

Initiatiefnemer bij UPP 0, 1 en 2 (aangevuld door ruimtelijk regisseur/ gebiedscoordinator) / Deelprogr.man. bij UPP 3

Tijdsplanning Communicatie en participatie

- Stedenb. kundig PVE - Anterieure overeenkomst

Omg. Visie dg

Intentiedocument

Startdocument

ONTWERPFASE Stedenbouwkundig Plan

ONTWERPFASE (Bouw)planontwerp

In geval van BP, optioneel: - Anterieure overeenkomst

Optioneel: Intentiedocument - Omgevingsvisie deelgebied

Ruimtelijk regisseur / Programmamanager mobiliteit

Financiële dekking

DEFINITIEFASE Programma van Eisen

Intentiedocument

Opdrachtgevers

Organisatie

DEFINITIEFASE Omgevingsvisie deelgebied

- Bouwenvelop - Anterieure overeenkomst

Varianten Optioneel: studie - Omgevingsvisie deelgebied / Variantenstudie

Optioneel: - Variantenstudie

Varianten studie

Ruimtelijk regisseur / Progr.man. mobiliteit / Progr.man. gez. leefkl.

SPVE + overeenk.

- Stedenb. kundig Plan - VO Inricht.plan - onderz. BP

SP

BE (+ opt. overeenk.)

- VO + DO bouwplan - DO inricht.pl. - voorbereiden bouwr. maken - opstellen BP of aanvragen omgevingsvergunningen

- bestek + aanbesteding bouw - vergunningen bouw - voorb. woonr. maken - uitvoeren bouwr. maken - procedure BP of omgevingsvergunning

- VO + DO bouwplan - DO inricht.pl. - voorbereiden bouwr. maken - opstellen BP

- bestek + aanbesteding bouw - vergunningen bouw - voorb. woonr. maken - uitvoeren bouwr. maken - procedure BP

- VO + DO bouwplan (incl. buitenruimte) - voorbereiden BRM - onderzoeken BP

- bestek + aanbesteding bouw - vergunningen bouw - voorb. woonr. maken - uitvoeren bouwr. maken - opstellen en procedure BP

IPVE+FO

- Integraal Programma van Eisen + (Raad alleen Functioneel bij cat.B) Ontwerp

- Integraal Programma van Eisen

IPVE buitenruimte

VOORBEREIDINGSFASE

- VO tracé en maaiveld - onderz. BP - voorb. BRM

Voorontwerp tracé

- DO tracé en maaiveld - opstellen BP

- bestek + aanbesteding tracé - vergunningen tracé - voorb. woonr. maken - uitvoeren bouwr. maken - opstellen en procedure BP

- VO buitenruimte - onderz. BP - voorb. BRM

Voorontwerp Buitenr.

- DO buitenruimte - opstellen BP

- bestek + aanbesteding buitenruimte - uitvoeren bouwr. maken - opstellen en procedure BP

REALISATIEFASE

BP (met Expl.plan)

BP (met Expl.plan)

BP (met Expl.plan)

BP

BP

Beheerfase

- uitvoering bouw - opleveren bouw - uitvoeren woonrijp m.

Oplevering bouw gereed

- uitvoering bouw - opleveren bouw - uitvoeren woonrijp m.

Oplevering bouw gereed

- uitvoering bouw - opleveren bouw - uitvoeren woonrijp m.

Oplevering bouw gereed

- aanleg infra tracé Oplevering tracé gereed - uitvoeren woonrijp m.

- aanleg buitenruimte

Oplevering buitenruimte gereed

Ruimtelijk regisseur / Programmamanager mobiliteit

Ruimtelijk regisseur

Ruimtelijk regisseur / Programmamanager mobiliteit

Ruimtelijk regisseur / Programmamanager mobiliteit

Ruimtelijk regisseur / Programmamanager mobiliteit

Projectmanager & team

Projectmanager & team

Bij GREX: projectmanager & team Verder: particuliere ontwikkelaar met toetsen door projectmanager & team

Bij GREX: projectmanager & team Bij UPP 3&4: IBU / SW Verder: particuliere ontwikkelaar met toetsen door projectmanager & team

Bij GREX en UPP 3&4: IBU / SW Verder: particuliere ontwikkelaar met toetsen door projectmanager met FOV (bouwinsp.)

Bij UPP 3&4: door/ namens IBU/SW Verder particuliere ontwikkelaar met toetsen door FOV + SW

± 1 - 3 maanden

Bij UPP 1, 3 en 4: ± 12 maanden

± 12 maanden (bij UPP 2: ± 6 mnd)

± 6 maanden

± 9 maanden (bij UPP 3: ± 12 maanden)

± 9 - 12 maanden (bij UPP 3 en 4: ± 6 - 9 maanden)

± 12 - 24 maanden (bij UPP 3 & 4: ± 3 - 24 mnd)

Na besluit communicatie en/of participatie met belanghebbenden

Participatie volgens Utrechts participatiebeleid

Participatie volgens Utrechts participatiebeleid

Participatie volgens Utrechts participatiebeleid

Participatie volgens Utrechts participatiebeleid

Communicatie belanghebbenden + Bij bestemmingsplan: zienswijzen en beroepsprocedure

Communicatie belanghebbenden

Programma stedelijke ontwikkeling / Programmabegroting / Investeringsprogr. / Meerj. Progr. Bereikb.

Voorfinanciering uit Prog.begr of IP (bij UPP 1 met GREX: voorbereidingskrediet)

Voorfinanciering uit Prog.begr of IP (bij UPP 1 met GREX: voorbereidingskrediet)

Dekking uit exploitatie (kredietbesluit, overeenk., grondexploitatie) en/of toezegging subsidies

Dekking uit exploitatie (kredietbesluit, overeenk. grondexploitatie) en/of besluit subsidiegelden

Dekking uit exploitatie (overeenkomst, grondexpl. of leges) en/of uitkering subsidie

Dekking uit exploitatie / kredietbesluit (bij UPP 1 met gronduitgifte: GREX)

Overdracht naar beheer

INITIATIEFFASE

Inhoudelijk + financieel kader vastgesteld

Faseren

Versie juni 2019

: Plotontwikkeling = minder complexe ontwikkeling van 1 gebouw / gebouwencombinatie op 1 bouwvlek, met 1 eigenaar, waarvan doorgaans alleen de bestemming verandert : Gebiedsontwikkeling = complexe ontwikkeling in een buurt, of gehele buurt, gehele wijk, stadsdeel. Kan zowel private ontwikkeling zijn, als GREX-project met uitgeefbaar terrein : Bouwvlekontwikkeling = complexe ontwikkeling van een plan van 1 gebouw / gebouwencombinatie op 1 bouwvlek, met 1 eigenaar, van beperkte omvang / verandering, met geen/ beperkt openb. gebied, gering maatsch. gevoeligheid : Bereikbaarheidsproject uit Programma Bereikbaarheid (fysieke infrastructuurprojecten voor auto, fiets, OV, HOV/tram) : Buitenruimte ontwikkeling = buitenruimteproject los van bouwprojecten of bereikbaarheidsprojecten, dus bijv. stadspark of ecologische zone

Raadsinformatiebijeenkomst Dossiernummer

3243

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

4 april 2023

Agendapunt

4.2

Titel

Raadsbrief verbeteringen Utrechts Planproces (UPP)

ID

3437

Behandelend ambtenaar

T.A.M. de Gast

Telefoon

286021

E-mail

a.de.gast@utrecht.nl

Datum collegebesluit

22 februari 2022

Thema Portefeuillehouder

Wethouder Eerenberg

Beleidsveld

Ruimtelijke Ordening

Referendabel Raadsadviseur (lijst)

Frank de Kok/Cie Ruimtelijke ordening en Grondzaken/06-20011476

Behandelvoorstel Resultaat commissiebehandeling Resultaat raadsbehandeling Geagendeerd

Vergaderdatum

Raadsinformatiebijeenkomst

7 maart 2023

Raadsinformatiebijeenkomst

4 april 2023

Voorgesteld besluit

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

T.A.M. de Gast

Datum

25 februari 2022

Doorkiesnummer

030 - 28 60201

Kenmerk

9717159

E-mail

a.de.gast@utrecht.nl

Onderwerp

Verbeteringen Utrechts Planproces (UPP)

Bijlage(n)

1 (onderaan bijgevoegd)

Beleidsveld

Ruimtelijke ontwikkeling

Geachte leden van de raad, Eind juni 2019 hebben we u geïnformeerd over een aantal verbeteringen in de initiatieffase van het Utrechts Planproces (UPP) en van het kostenverhaal (Brief 28 juni 2019). Die verbeteringen zijn gericht op snelle, transparante en zorgvuldige processen; ook dragen ze bij aan de uitvoering van het Actieprogramma Samen stad maken op de Utrechtse manier. In de brief werd toegezegd om de verbeteringen na een jaar te evalueren en te bezien of verdere verbetering mogelijk en wenselijk is. Die evaluatie vond eind 2020 plaats. Sindsdien werken we volgens de ingezette verbeteringen, kijken we in de dagelijkse praktijk wat werkt en wat (nog) niet werkt en passen we waar nodig werkwijzen aan. Zoals ook al benoemd in de brief van juni 2019 is daarbij de samenhang met een pilot met UPP 2 in Zuidwest, met vernieuwing van participatie en met de invoering van de Omgevingswet van belang. In deze brief praten we u dan ook graag bij over: 1. De evaluatie van de verbeteringen van de initiatieffase van het UPP en van het kostenverhaal (van eind 2020) en welke stappen daarna zijn gezet; 2. De stand van zaken rond de pilot met UPP 2 in Zuidwest; 3. Overige veranderingen in planprocessen als gevolg van vernieuwing participatie en invoering Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb).

Overigens is er op dit moment onvoldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar voor het – verder verbeteren van werk- en planprocessen. Komende periode kijken we hoe we voor de komende jaren extra capaciteit kunnen realiseren en welke keuzes dat vraagt. We verwachten dat extra capaciteit op termijn een positief effect heeft op de inzet die nodig is voor de verschillende projecten, helpt bij het standaardiseren van werk- en planprocessen en bij het goed aansluiten bij Omgevingswet en Wkb. Ad 1. Evaluatie verbeteringen initiatieffase UPP en kostenverhaal en vervolgstappen Conform de toezegging hebben we eind 2020 alle (35) Intentiedocumenten (IDOCs) die sinds 1 juli 2019 waren vastgesteld besproken met gebiedscoördinatoren, projectleiders en andere betrokkenen vanuit de gemeentelijke organisatie, aan de hand van de doelstellingen en concrete verbeteringen uit

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 februari 2022 9717159

de brief van juni 2019. Ook een aantal IDOCs uit de eerste helft van 2019, waarbij al volgens de nieuwe werkwijze werd gewerkt, zijn meegenomen in de evaluatie. Uit de evaluatie bleek dat alle verbeteringen waren doorgevoerd en dat daardoor een groot aantal doelstellingen was behaald (zie bijlage). Bij alle IDOCs wordt op de beoogde, nieuwe wijze gewerkt: kostenverhaal en participatie zijn daardoor eerder mogelijk en de initiatieffase wordt verkort. Het werk dat eerder in de initiatieffase werd gedaan, schuift wel door naar de definitiefase, waardoor de totale doorlooptijd vooralsnog niet verandert. De nieuwe werkwijze vraagt soms nog extra inspanning, met name in de gesprekken met de initiatiefnemers over het doel van de initiatieffase. De uitkomsten van de evaluatie zijn ook besproken met de marktpartijen en corporaties uit de ‘Kopgroep Stadsakkoord Wonen’. Zij gaven aan nog weinig positieve effecten te ervaren van de nieuwe werkwijze. Samen met hen hebben we mogelijkheden voor verdere verbeteringen verkend en in gang gezet. Zo zijn de voorschotbedragen voor UPP 1 en 2 (die al een paar jaar niet geïndexeerd en daardoor snel op waren) in de Grondprijzenbrief 2021 verhoogd. Ook willen initiatiefnemers graag eerder in het proces duidelijkheid over waaraan het initiatief moet voldoen en willen ze het ‘stapelen van ambities’ (dat initiatiefnemers nu soms ervaren) voorkomen.

De pilot met UPP 2 in Zuidwest (zie ad 2 hieronder) komt hieraan tegemoet en wordt mede om die reden uitgebreid. Daarnaast zijn de beoogde verbeteringen van het UPP meegenomen in de aanpassingen van de werk- en planprocessen in verband met de invoering van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) (zie ad 3 hieronder). Ad 2. Pilot UPP 2 in Zuidwest In de pilot met UPP 2-projecten in Zuidwest werken we - na het vaststellen van het IDOC en voordat we de Bouwenvelop maken - met een nieuw instrument: Programmatische Uitgangspunten (PUp). Daarmee leggen we eerder in het planproces de gezamenlijke ambities vast. Op basis daarvan schrijft de initiatiefnemer vervolgens – binnen zes maanden - de Bouwenvelop. De eerste ervaringen met deze werkwijze hebben we zowel met initiatiefnemers als binnen de gemeente besproken. Vooral initiatiefnemers zijn positief over het werken met PUp omdat daarmee eerder in het proces ambities en voorwaarden over en weer worden vastgelegd. De werkwijze sluit aan bij het streven om belanghebbenden vroegtijdig te betrekken bij een initiatief op een zo hoog mogelijk niveau van participatie. Omdat de pilotprojecten nog niet zijn afgerond kunnen we nog geen definitieve conclusies trekken, maar we verwachten dat voor deze werkwijze minder ambtelijke capaciteit nodig is.

Op basis van deze eerste, positieve bevindingen breiden we de pilot uit naar andere gebieden. Voor de zomer wordt de pilot geëvalueerd en wordt besloten of de werkwijze ook in de rest van de stad wordt ingevoerd. Komend najaar informeren we u hierover. Ad 3. Overige veranderingen in planprocessen als gevolg van vernieuwing participatie en invoering Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen In de vierde Voortgangsrapportage Samen stad maken die u op 30 november 2021 heeft ontvangen (Voortgangsrapportage november 2021) heeft u kunnen lezen dat de basis voor participatie in Utrecht op orde is: we hebben een leidraad, formats voor participatieplan en -verslag, het Groene golfteam, adviesgesprekken en casusbesprekingen, het online platform DenkMee enzovoort. In de praktijk zien we dat deze instrumenten en formats nog niet altijd voldoende worden gebruikt. Zo wordt nog niet altijd een participatieplan en -verslag gemaakt. En als plan en verslag wel worden gemaakt, dan zijn die nog niet altijd gemakkelijk vindbaar voor betrokkenen. Zoals ook aangegeven in de voortgangsrapportage is het dan ook van belang om te blijven onderhouden, trainen en opleiden, stimuleren, borgen en bijsturen waar nodig. Ook gaan we zorgen dat participatieplan en -verslag beter vindbaar zijn, bijvoorbeeld door ze toe te voegen aan de projectpagina’s op utrecht.nl.

2/7

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 februari 2022 9717159

Het gesprek over nut en noodzaak van participatie wordt onverminderd stevig gevoerd, zowel in en met de stad als binnen de gemeentelijke organisatie. Ook zien we dat de groei van de stad, de ambities die we hebben en de bijbehorende participatie om meer regie en sturing vraagt: steeds vaker is er behoefte aan meer samenhang in de participatie op buurt- en wijkniveau. Daarmee gaan we komende periode aan de slag: naast goede participatie bij ieder UPP-project, ook een samenhangende aanpak in gebieden waar veel ontwikkelingen tegelijkertijd plaatsvinden. De Omgevingswet vraagt daarnaast van ons dat we kunnen beoordelen of participatie in voldoende mate heeft plaatsgevonden. Daarvoor werken we aan een beoordelingstool. In het kader van de invoering van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) worden de werk- en planprocessen (waaronder het UPP) op dit moment aangepast zodat ze voldoen aan de eisen en doelen van beide wetten. Zo vergroten we de efficiëntie door de fase van planvorming beter te laten aansluiten op de fase van vergunningverlening (die onder de Omgevingswet in bijna alle gevallen in acht weken moet plaatsvinden) en verbeteren we de integrale afweging door te gaan werken met omgevingstafels. U ontvangt binnenkort de brief waarin we uitgebreid stilstaan bij de voortgang van de invoering van Omgevingswet en Wkb.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

3/7

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 februari 2022 9717159

Bijlage Evaluatie verbeteringen initiatieffase UPP en kostenverhaal December 2020 Verbeteringen initiatieffase 1. Doelstellingen Voor de verbeteringen van de initiatieffase van UPP werden acht doelstellingen geformuleerd. Per doelstelling beschrijven we of deze behaald is. 1.1 ‘Bedoeling’ van (oorspronkelijke) startdocument weer helder krijgen Het is de bedoeling dat in het IDOC nog geen programma, randvoorwaarden e.d. worden vastgelegd, maar dat alleen onderzoeksvragen worden geformuleerd. Deze onderzoeksvragen worden beantwoord in de fase na vaststelling van het IDOC (de definitiefase). Op basis van deze antwoorden wordt de haalbaarheid en wenselijkheid van het initiatief bepaald. Ambtelijk is die bedoeling duidelijk, al bestaat af en toe nog de neiging om verder onderzoek te willen doen in deze eerste fase. Daarbij zien we verschil tussen mensen die lang op de ‘oude’ manier hebben gewerkt en mensen die gelijk gestart zijn met de nieuwe werkwijze. Bestuurlijk is de bedoeling ook duidelijk, maar is vaak de wens om al in een vroeg stadium iets mee te geven over bijvoorbeeld het woningbouwprogramma. Initiatiefnemers zijn in deze verkennende fase vaak al stappen verder, hebben zelf een concreet beeld bij hun initiatief en willen vooral snel duidelijkheid of ze hun initiatief kunnen realiseren.

Het duidelijk maken van de bedoeling van het IDOC aan de initiatiefnemers kost daardoor soms veel tijd en discussie. 1.2 Minder uitgebreid en diepgaand onderzoek naar wenselijkheid en haalbaarheid van het initiatief in de initiatieffase Deze doelstelling is in een aantal gevallen volledig behaald, in een aantal gevallen niet. Voorbeelden van oorzaken voor het toch soms uitgebreider onderzoek doen zijn: strijdig (gemeentelijk) beleid; zo is het bij het ‘verdichten op groene percelen’ zowel beleid om groen te behouden, als om woningen toe te voegen. toch vast nog wat meer gevoel willen krijgen bij de haalbaarheid van het beoogde programma; initiatiefnemers die niet akkoord gaat met de onderzoeksvragen waardoor meer gesprekken en aanscherping nodig zijn (de initiatiefnemer moet immers akkoord gaan vóór besluitvorming door het college); bij complexe projecten is het lastiger om overeenstemming over de onderzoeksvragen te bereiken; de financiële risico’s zijn vaak ook groter. Over het algemeen vraagt het een strakke sturing om niet toch te gaan uitzoeken en/of in onderhandeling te gaan. Ook helpt het soms om in het IDOC op te schrijven, dat de meningen in deze fase verschillen en te omschrijven wat de meningen van initiatiefnemer en gemeente zijn.

1.3 Doorlooptijd initiatieffase korter In de meeste gevallen was de doorlooptijd van de initiatieffase korter dan voordat de verbeteringen werden ingevoerd. Ook ‘een quick scan’ kost echter tijd, zeker bij de complexe ruimtelijke projecten waarvoor het UPP bedoeld is. De beoogde doorlooptijd van drie maanden blijkt in de praktijk dan ook niet realistisch: er zijn vaak meerdere gesprekken nodig met de initiatiefnemer, met vakdisciplines en soms ook met betrokken wethouders voordat een IDOC kan worden opgesteld. Ook het proces om tot vaststelling in het college te komen, neemt tijd in beslag. Sommige projecten hadden een langere initiatieffase omdat de betreffende projecten werden uitgesteld in verband met prioritering van tijd, geld of capaciteit, ofwel bij de gemeente, ofwel bij de initiatiefnemer.

4/7

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 februari 2022 9717159

1.4 Minder beslag op mensen en middelen Bij de meeste IDOCs is deze doelstelling behaald. Wel wordt geconstateerd dat het werk (dat wil zeggen: het beantwoorden van de onderzoeksvragen) doorschuift naar de definitiefase en dan alsnog moet worden gedaan. De plankosten kunnen dan echter worden verhaald op de initiatiefnemer, waardoor de ambtelijke kosten worden verlaagd. Ook is het financiële risico als een project alsnog niet doorgaat niet voor rekening van de gemeente. In zijn algemeenheid wordt het kostenbewustzijn door deze manier van werken groter. Redenen waardoor in een aantal gevallen toch meer beslag is gelegd op mensen en middelen zijn bijvoorbeeld: complexe projecten die meer uitzoekwerk, besluitvorming en kosten met zich meebrengen voordat een IDOC ter besluitvorming kan worden voorgelegd en/of waarover meerdere keren in staf of college moeten worden gesproken; er worden dan meer ambtelijke uren gemaakt; als al wel gesprekken met een initiatiefnemer zijn gevoerd en de wenselijkheid – globaal – is onderzocht maar door de initiatiefnemer of door de gemeente toch wordt besloten geen IDOC met elkaar te maken of - als deze al in concept is gemaakt – deze niet aan portefeuillehouder en college voor te leggen. De kosten die dan zijn gemaakt, zijn dan voor rekening van de gemeente.

1.5 Meer eenduidige documenten De IDOCs die sinds juli 2019 zijn gemaakt, hebben in principe eenzelfde opzet. Het werken met een vast format draagt bij aan de eenduidigheid van de IDOCs. Wat betreft de inhoud van de IDOCs is er behoefte aan nog meer standaardisering, bijvoorbeeld van basisteksten en onderzoeksvragen. Hier wordt aan gewerkt. 1.6 Proces initiatieffase voor initiatiefnemers duidelijker maken Het proces is op zich duidelijk voor initiatiefnemers, maar zoals al aangegeven bij 1.1 zijn initiatiefnemers vaak al stappen verder en willen ze vooral snel duidelijkheid. Uit de feedback van de Kopgroep Stadsakkoord Wonen blijkt ook dat initiatiefnemers wat dit betreft nog niet positief zijn over de beoogde verbeteringen. Zo is er eerder (dan in bouwenvelop of stedenbouwkundig programma van eisen) behoefte aan een duidelijk moment waarop ambities van de gemeente worden ‘vastgeklikt’, zodat er niet later nog nieuwe eisen en/of wensen op tafel komen. 1.7 Participatie eerder mogelijk maken Doordat in de initiatieffase ‘alleen’ de onderzoeksvragen worden geformuleerd en de intentie wordt uitgesproken om aan een initiatief mee te werken, is er per definitie meer ruimte voor inbreng door betrokkenen. Door de nieuwe werkwijze is de initiatieffase ook korter geworden en kan dus eerder naar buiten worden gegaan met de IDOCs. In de praktijk blijkt dit nog niet altijd te gebeuren.

Soms wil men een plan toch eerst concreter uitwerken (in een bouwenvelop of stedenbouwkundig programma van eisen) en pas daarna met een initiatief naar buiten gaan en met betrokkenen en belanghebbenden bespreken. Het is soms lastig om participatie te starten over een plan dat nog heel globaal van karakter is. Hier bestaat spanning tussen vroeg naar buiten gaan met iets heel globaals of later naar buiten gaan met een plan waarin al veel vaststaat. Bij sloop/ nieuwbouwprojecten, bijvoorbeeld waarbij woningbouwcorporaties de initiatiefnemer zijn, wordt participatie soms later gestart om onrust te voorkomen en worden bewoners pas betrokken als er meer duidelijkheid en een sociaal plan is. Om echt invulling te geven aan ons eigen participatiebeleid - Samen stad maken op de Utrechtse manier - en aan de eisen die de Omgevingswet stelt (‘vroegtijdige participatie’), vraagt deze doelstelling komende tijd dus nog extra aandacht.

5/7

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 februari 2022 9717159

2. Concrete verbeteringen Om de hierboven genoemde doelstellingen te bereiken, werden vijf concrete verbeteringen bedacht. Per beoogde verbetering beschrijven of die verbetering gerealiseerd is. 2.1 De naam van het startdocument wijzigt in Intentiedocument (IDOC) Sinds de verbeteringen zijn ingevoerd heten alle voorheen startdocumenten Intentiedocument. 2.2 Het IDOC wordt weer beknopter De IDOCs zijn vrijwel in alle gevallen beknopter dan de ‘oude’ startdocumenten. 2.3 De beslissingen over het programma worden weer genomen in de definitiefase Met het vaststellen van het IDOC wordt door het college ‘alleen’ de intentie uitgesproken om de wenselijkheid en haalbaarheid van het initiatief nader te onderzoeken. Vervolgens worden de onderzoeksvragen zoals geformuleerd in het IDOC beantwoord en wordt het precieze programma bepaald. De beslissing over dat programma wordt ‘pas’ genomen bij het vaststellen van het stedenbouwkundig programma van eisen door de raad of van de bouwenvelop door het college. 2.4 De Initiatiefnemer gaat meer zelf schrijven aan het IDOC In een aantal gevallen hebben initiatiefnemers zelf (mee)geschreven aan het IDOC. In de praktijk blijkt dit vaak (extra) tijd te kosten. Het IDOC moet aansluiten op de ambtelijke en bestuurlijke processen en besluitvorming en daarvoor moet het dan vaak alsnog worden aangepast of herschreven.

In de praktijk werkt het beste als de initiatiefnemer zorgt voor een goede omschrijving van het initiatief inclusief alle daarbij behorende gegevens, bijvoorbeeld over het plangebied. Ook hebben we ervaren dat het van belang is om de onderzoeksvragen gezamenlijk te formuleren en eventuele verschillen van mening concreet te benoemen in het IDOC. 2.5 We gaan werken met vernieuwde modeldocumenten: het IDOC en een Intentie- en plankostenovereenkomst (IPOK) Alle nieuwe IDOCs (opgesteld vanaf juli 2019) zijn in het nieuwe format gemaakt. Een aantal van de onderzochte IDOCs liep al langer en heette nog startdocument; deze zijn gaandeweg omgezet naar een IDOC. Ook voor de IPOK wordt gewerkt met een vast modeldocument.

Verbeteringen kostenverhaal 1. Doelstellingen Voor de verbeteringen van het kostenverhaal werden twee doelstellingen geformuleerd. Per doelstelling beschrijven we of deze behaald is. 1.1 Een aangescherpt en eenduidiger proces van kostenverhaal, waardoor: - initiatiefnemers weten waar zij aan toe zijn en vastgoedmedewerkers, ruimtelijk regisseurs en projectleiders weten wat ze van initiatiefnemers mogen vragen en - het proces efficiënt en kostenbesparend is Conform de beoogde verbetering is in vrijwel alle gevallen gewerkt met voorschotbedragen (in plaats van een lumpsum bedrag zoals voorheen gebeurde). Doordat de initiatieffase korter duurt, kunnen we eerder kosten verhalen. Uit oogpunt van kostenverhaal is het proces daarmee efficiënt en kostenbesparend. Daarmee is deze doelstelling behaald. Kanttekening is wel dat veel initiatiefnemers het gevoel hebben dat ze een ‘blanco cheque’ tekenen, omdat ze nog weinig zicht hebben op de kosten en er geen raming meer wordt gegeven. Initiatiefnemers kunnen hiervoor wel een

6/7

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

25 februari 2022 9717159

plankostenscan doen, maar die sluit lang niet altijd aan bij de werkelijkheid van het specifieke project. Initiatiefnemers willen daarom graag een indicatie van de gemeente. Daarnaast geven initiatiefnemers aan dat ze beter en sneller inzicht willen hebben in de plankosten die door de gemeente zijn gemaakt. Dit is van belang omdat alle kosten die door de gemeente worden gemaakt, worden verhaald op de initiatiefnemer. Dit inzicht in de gemaakte kosten kan op ieder moment gegeven worden. De voorschotbedragen waren de laatste jaren niet geïndexeerd en bleken in de praktijk laag te zijn. Hierdoor waren de voorschotten vaak snel op en moest er snel een nieuw voorschot gevraagd worden. In de Grondprijzenbrief 2021 zijn de voorschotbedragen voor UPP 1 en 2 intussen verhoogd (voor UPP 0 was dat niet nodig). Komende tijd kijken we hoe we, met behoud van de eerder geformuleerde doelstellingen, de werkwijze verder kunnen verbeteren. 1.2 Gemeentelijk risico zo veel mogelijk verlagen De opzet van de IPOK, met enerzijds een verplichting voor de initiatiefnemer om voorschotbedragen te betalen en anderzijds de regel dat de initiatiefnemer de door de gemeente gemaakte kosten verschuldigd blijft in het geval het initiatief niet haalbaar blijkt, biedt de gemeente veel zekerheid. In die zin is deze doelstelling behaald.

Dat laat onverlet dat voor het kostenverhaal alles valt en staat met voldoende inzicht in de gemaakte en nog te maken kosten. Zoals hiervoor al aangegeven, blijkt dat in de praktijk nog wel eens lastig te zijn. 2. Concrete verbeteringen Om de doelstellingen te bereiken werden vier concrete verbeteringen bedacht. Per beoogde verbetering beschrijven we of die verbetering gerealiseerd is. 2.1 Geen lumpsum betalingen meer. Er wordt sinds het invoeren van de verbeteringen vrijwel niet meer met lumpsum betalingen gewerkt. 2.2 Als het college niet akkoord gaat, hoeft de initiatiefnemer de gemeentelijke kosten niet te betalen Deze afspraak wordt nagekomen. 2.3 We gaan werken met nieuwe modeldocumenten: IPOK en een model anterieure overeenkomst Voor zowel de IPOK als voor de anterieure overeenkomst is een model vastgesteld waarmee wordt gewerkt. 2.4 In de modeldocumenten wordt meer (financiële) zekerheid ingebouwd voor planschade en aanleg openbare ruimte door de initiatiefnemer De initiatiefnemer is op grond van de modelovereenkomst verplicht om een bankgarantie te laten stellen voor zowel het bedrag van de te verwachten planschade (tenzij deze lager is dan €10.000) als voor de kosten van de aanleg van de openbare ruimte. Daarmee is meer (financiële) zekerheid ingebouwd.

7/7

Raadsinformatiebijeenkomst Dossiernummer

3244

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

4 april 2023

Agendapunt

4.3

Titel

Verbeteringen werkwijze initiatieffase UPP en kostenverhaal

ID

3438

Behandelend ambtenaar

M.C. Don

Telefoon

030 - 28 60133

E-mail

m.don@utrecht.nl

Datum collegebesluit

24 september 2019

Thema Portefeuillehouder

Wethouder Eerenberg

Beleidsveld

Ruimtelijke Ordening

Referendabel Raadsadviseur (lijst)

Frank de Kok/Cie Ruimtelijke ordening en Grondzaken/06-20011476

Behandelvoorstel Resultaat commissiebehandeling Resultaat raadsbehandeling Geagendeerd

Vergaderdatum

Raadsinformatiebijeenkomst

7 maart 2023

Raadsinformatiebijeenkomst

4 april 2023

Voorgesteld besluit

Burgemeester en Wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door Doorkiesnummer E-mail Bijlage(n)

M.C. Don 030 - 28 60133 m.don@utrecht.nl 1

Datum Ons kenmerk Onderwerp Beleidsveld

28 juni 2019 6167515 Verbeteringen werkwijze initiatieffase UPP en kostenverhaal Ruimtelijke ontwikkeling

Geachte leden van de raad, In deze brief kunt u lezen over verbeteringen die worden doorgevoerd in de initiatieffase van het Utrechts Plan Proces (UPP) en in het kostenverhaal bij projecten. Een belangrijke aanleiding voor deze verbeteringen zijn onder meer gesprekken die gevoerd zijn voor het Stadsakkoord Wonen. De verbeteringen geven ook een vervolg aan recent door uw Raad gestelde schriftelijke vragen over het UPP (2019-64). Omdat versnelling van de woningproductie een belangrijk onderwerp is in het Coalitieakkoord, voeren we de verbeteringen meteen door, vooruitlopend op het Stadsakkoord Wonen maar ook bijvoorbeeld op het actieprogramma over participatie. De brief gaat eerst in op de verbeteringen in de initiatieffase en daarna op de verbeteringen voor het kostenverhaal. We lichten eerst de initiatieffase toe en het (oorspronkelijke) doel van deze fase. Vervolgens kunt u lezen wat de aanleiding was voor de verbeteringen, wat de doelstellingen zijn en wat er wijzigt. Voor kostenverhaal doen we hetzelfde. Initiatieffase UPP Sinds 1 januari 2010 werkt de gemeente bij het beoordelen en begeleiden van complexe ruimtelijk projecten met het door het college vastgestelde UPP. Hierdoor worden initiatieven zoveel mogelijk op dezelfde manier behandeld en dat geeft duidelijkheid aan initiatiefnemers. Maatwerk blijft daarnaast ook mogelijk.

Het UPP bestaat uit verschillende fases (zie het bijgevoegde hoofdschema UPP). De eerste fase is de initiatieffase. In het UPP is afgesproken dat deze fase wordt afgesloten met een startdocument dat door het college wordt vastgesteld. Nadat het startdocument is vastgesteld, kan het initiatief door naar de volgende fase, de definitiefase. In de definitiefase worden de randvoorwaarden voor het initiatief vastgesteld.

De doelstellingen van het startdocument waren (en zouden nog steeds moeten zijn) onder meer: 

toestemming vragen aan het bestuur om te mogen onderzoeken of het initiatief wenselijk en haalbaar is;

Burgemeester en Wethouders Datum Ons kenmerk



28 juni 2019 6167515

laten zien dat het initiatief vooralsnog (op basis van een globale beoordeling naar wenselijkheid en haalbaarheid) voldoende kansrijk of voldoende interessant is om verder te onderzoeken;



in het geval van UPP 1 en 2: toestemming vragen om voor het initiatief een kader (SPVE/Bouwenveloppe) te mogen opstellen voor de integrale afweging van randvoorwaarden en uitgangspunten (zodat helder is binnen welk kader een ontwikkeling gerealiseerd mag worden);



helderheid verschaffen aan de initiatiefnemer over het te volgen proces.

De werkzaamheden tot aan vaststelling van het startdocument moeten tot een minimum beperkt blijven, om het ruimtelijke planproces zo snel mogelijk te kunnen doorlopen en omdat in de initiatieffase nog geen externe dekking voor het initiatief is geregeld. De initiatiefnemer hoeft de gemeentelijke kosten namelijk pas te vergoeden als het startdocument door ons college is vastgesteld. Tot die vaststelling worden de kosten gedekt uit het programma Stedelijke Ontwikkeling, (prestatiedoelstelling 02-2-1-1 Ruimtelijke Herontwikkelingsplannen). Aanleiding verbeteringen initiatieffase We hebben gemerkt dat de oorspronkelijke bedoeling van het startdocument niet meer bij alle projecten werd toegepast, waardoor in de initiatieffase vaak al te diepgaand onderzoek werd gedaan. De resultaten van dit onderzoek werden verwerkt in de startdocumenten, die daardoor veel te uitgebreid werden en te veel beslag legden op tijd, mensen en middelen. Ook de buurt en het bestuur werden hierdoor later betrokken dan gewenst. Met als gevolg een roep vanuit onder meer uw raad en initiatiefnemers om een sneller proces. Ook het Stadsakkoord Wonen, waarin versnelling van het bouwproces en samenwerking met de stad centraal staan, vormt een belangrijke aanleiding. Daarnaast hebben we geconstateerd dat de initiatieffase niet altijd duidelijk was voor initiatiefnemers.

Deze onduidelijkheid werd veroorzaakt door het bestaan van twee documenten met daartussen overlap: het startdocument en de plankostenintentieovereenkomst. Doelstellingen verbeteringen initiatieffase: 

‘Bedoeling’ startdocument weer helder krijgen



Minder uitgebreid en diepgaand onderzoek naar wenselijkheid en haalbaarheid van het initiatief in de initiatieffase.



Doorlooptijd initiatieffase korter.



Minder beslag op mensen en middelen.



Meer eenduidige startdocumenten.



Proces initiatieffase voor initiatiefnemers duidelijker maken.



Participatie eerder mogelijk maken.

Burgemeester en Wethouders Datum Ons kenmerk

28 juni 2019 6167515

Verbeteringen initiatieffase Onderstaande verbeteringen zijn van toepassing op projecten van particuliere initiatiefnemers. Dit betekent dat UPP 3 en 4 en grondexploitatieprojecten niet wijzigen. De volgende verbeteringen zijn bedacht voor een lichter begin van een project: 

De naam van het startdocument wijzigt in: intentiedocument (IDOC). Dit sluit beter aan bij de bedoeling van het document. De naam startdocument suggereert dat we gaan ‘starten’ met het initiatief terwijl het document is bedoeld om de intentie vast te leggen dat we mee gaan werken aan het initiatief, en daarvoor een aantal dingen gaan uitzoeken om te bepalen of het initiatief wenselijk en haalbaar is. Het college stelt het intentiedocument vast. De “startnotities” voor de Omgevingsvisies die wij aan de raad gaan voorleggen, zijn andere documenten dan de startdocumenten. De “startnotities” voor de Omgevingsvisies blijven onder deze naam bestaan.



Het IDOC wordt weer beknopter. In de initiatieffase worden de wenselijkheid en de haalbaarheid van een initiatief weer globaal onderzocht en wordt alleen een uitspraak gedaan over de inschatting van wenselijkheid en haalbaarheid. De onderzoeken naar wenselijkheid en haalbaarheid vinden weer zoveel mogelijk plaats in de definitiefase. Doordat het IDOC compacter is en minder uitwerking vraagt van wenselijkheid en haalbaarheid, wordt de doorlooptijd van de initiatieffase korter. Door een kortere doorlooptijd kan ook het plankostenverhaal eerder starten, namelijk na goedkeuring van het IDOC door ons college. Hierdoor is er minder financieel risico voor de gemeente. Zolang het IDOC niet is goedgekeurd, zijn de gemeentelijke plankosten immers voor rekening van de gemeente.



De beslissingen over het programma worden weer genomen in de definitiefase. Onze ervaring is dat het beter werkt om een definitief programma voor een project (bijvoorbeeld woningbouwprogramma), af te spreken in de definitiefase. Dit is de fase waar een project verder wordt uitgewerkt (o.a. op basis van participatie met belanghebbenden) en wordt doorgerekend. Op dat moment kunnen bindende afspraken gemaakt worden met de eigenaar over het programma. In een intentiedocument kan globaal een richting worden opgenomen over programma. De definitiefase wordt afgerond met een collegebesluit over een bouwenveloppe of een raadsbesluit over een SPvE.