Agendabundel

Nog niet alle maatregelen konden worden beoordeeld, omdat een aantal van de processen, zoals de actualisatie van de grondexploitatieberekeningen pas bij het opmaken van de jaarstukken wordt uitgevoerd. Covid-19 Bij zijn interim-controle heeft de accountant de impact van de virusuitbraak op de gemeentelijke organisatie, de processen en de financiële stromen in kaart gebracht. De nieuwe Tozo-regeling vraagt een extra controle-inspanning bij de jaarrekening. Er zijn afspraken gemaakt over de in dat kader uit te voeren controlewerkzaamheden. In goed overleg, zodat deze zowel voor de organisatie als voor de accountant hanteerbaar zijn. Daarnaast onderkennen wij een toename van risico’s bij gewaarborgde en verstrekte geldleningen, gesubsidieerde organisaties en dubieuze debiteuren. Dat vraagt een aanvullende risicoanalyse bij de jaarrekening. Voor de gewaarborgde en verstrekte geldleningen vindt de analyse plaats op het niveau van de individuele dossiers. Gezien het grote aantal dossiers is het onzeker of deze analyse tijdig en volledig kan worden afgerond. Aandachtspunten voor de Jaarrekening 2020 De accountant geeft helder aan welke aandachtspunten er nog liggen en welke controlewerkzaamheden moeten plaatsvinden voor de Jaarrekening 2020. Voor een deel zijn dit extra werkzaamheden als gevolg van de virusuitbraak Covid-19, zowel voor de organisatie als voor de accountant.

Mogelijk leidt dit tot een langere doorlooptijd van het jaarrekeningproces. De gevraagde onderbouwingen zullen wij vanzelfsprekend leveren. Bij de analyse van de (gewaarborgde) geldleningen moeten we een klein voorbehoud maken, zoals hierboven toegelicht. Daarnaast is de invoering van het systeem om de volledigheid van de erfpachtopbrengsten aan te tonen nog niet zo ver gevorderd dat de resultaten bij de verantwoording 2020 beschikbaar zijn. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2/2

Managementletter 2020 gemeente Utrecht 25 november 2020

Inhoudsopgave Bestuurlijke samenvatting

4

Bevindingen interim-controle

9

Effecten COVID-19

24

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

28

Actualiteiten

35

Bijlagen algemeen

37

Vertrouwelijke bijlage

40

2011E6DF84/HV/3

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Belangrijke aandachtsgebieden en speerpunten bij onze controle Belangrijke aandachtsgebieden In aansluiting op onze controle van voorgaand boekjaar, onze voorgaande rapportages en ons auditplan onderkennen wij de volgende relevante aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2020: • Decentrale besturingsfilosofie en (fraude)risicomanagement. • Waardering van de grondexploitatie en specifiek grondexploitatiecomplex Leidsche Rijn. • Beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein, met specifiek in 2020 de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo-regeling). • Het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen. • Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, inclusief cybersecurity. Grote projecten en vastgoed Jaarlijks nemen wij speerpunten voor onze controle mee uit uw adviescommissie Controle & Financiën. Vorig jaar rapporteerden wij u over de beheersing van grote projecten (inschatting van risico’s) en de beheersing van uw vastgoedportefeuille (vervanging en renovatie). Zodra uw nieuwe regeling risicovolle projecten is getoetst en vastgesteld zullen wij toetsen of volgens deze nieuwe regeling wordt gewerkt. Wij verwachten dit op zijn vroegst bij de controle 2021 te kunnen toetsen.

Speerpunten 2020 Uw adviescommissie heeft de volgende speerpunten meegegeven voor onze controle: • Kwaliteit en voorspellende waarde van de begroting – rapportpunt in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2020. • Trendanalyse van uw financiële positie – rapportpunt in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2020. • Budgetrecht van uw gemeenteraad – rapportpunt in deze managementletter: Bevindingen interim-controle #1.

2011E6DF84/HV/4

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Decentrale besturingsfilosofie: (fraude)risicomanagement en interne beheersing Voorgaand boekjaar adviseerden wij u om de centrale informatievoorziening en de beheersing en monitoring van processen en risico’s verder te verbeteren. U heeft hiervoor een plan van aanpak voor de doorontwikkeling van risicomanagement opgemaakt. Dit plan is opgemaakt door Concern Control en FIJ Financiën, waarbij invulling wordt gegeven aan strategisch risicomanagement voor de langere termijn (Concern Control) en opstarten van risicodialogen met de organisatieonderdelen (FIJ Financiën). Daarnaast actualiseert u iedere vier jaar uw interne frauderisicoanalyse. Voor boekjaar 2020 voert u op specifieke aspecten verdiepende risicosessies uit, waaronder: (1) inkoop en aanbesteding, (2) vertrouwelijke informatie en informatiebeveiliging, en (3) handhaving. Wij nemen kennis van uw evaluatie van frauderisicofactoren ten aanzien van deze processen en vragen vanuit de actualiteit specifiek de aandacht voor het betaalproces (algemeen bij inkopen) en de Tozo-regeling. De dynamische omgeving waarin gemeenten opereren en de daarmee wijzigende controleomgeving hebben impact op uw en onze controle. Dit vraagt om duidelijke kaders en vastlegging van onderbouwingen en interne controles.

Bij onze controle hebben wij uitgebreid stilgestaan bij de mogelijkheden van centrale kaderstelling op de interne beheersing binnen de bedrijfsprocessen. Wij identificeren mogelijkheden om de centrale kaderstelling te verbeteren op de onderwerpen subsidiebaten/inkomensoverdrachten, debiteuren, memoriaalboekingen en kredietbeheersing. COVID-19 De coronacrisis en diens impact op Utrecht is een belangrijk thema bij onze controle. Wij hebben bij onze interim-controle inzicht verkregen in de impact op uw organisatie, processen en financiële stromen. De (nieuwe) Tozo-regeling vergt zowel intern als extern een extra controle-inspanning bij de controle van boekjaar 2020. Gezien de specifieke aard van deze transactiestroom, zijnde dat deze activiteit nieuw is voor de gemeente en de omvang van de transactiestroom materieel is, verkrijgen wij bij ons risico-inschattingsproces nader inzicht in dit proces, de applicatie (Socrates) en de door u ingestelde interne beheersmaatregelen. Ook onderschrijven wij de aandachtspunten die de gemeente signaleert op het gebied van leningen u/g en gewaarborgde geldleningen, subsidievestrekkingen en –vaststellingen, en de toereikendheid van de voorziening dubieuze debiteuren.

2011E6DF84/HV/5

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Grondexploitatie De grondexploitatieportefeuille van de gemeente Utrecht is gezien de omvang ervan, exclusief verliesvoorzieningen, materieel in het perspectief van de jaarrekeningcontrole. In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de interne beheersing rondom het schattingsproces van de grondexploitatieberekeningen van groot belang is voor de aannemelijkheid van het geprognosticeerde resultaat van de projecten en hiermee voor de waardering ervan in de jaarrekening van de gemeente Utrecht. Tevens hebben wij u gerapporteerd dat wij geconstateerd hebben dat de gemeente Utrecht in opzet een toereikende mix aan interne beheersmaatregelen heeft om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde nog te realiseren baten en lasten van de projecten aannemelijk zijn, maar dat er geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de inputvariabelen van de grondexploitaties op een adequate wijze tot stand komen.

Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij geconstateerd dat een deel van onze bevindingen uit 2019 zijn opgevolgd, maar dat twee kritische momenten in het opstelproces van de grondexploitaties nog onvoldoende (zichtbare) maatregelen van interne beheersing bevatten, te weten de onderdelen civieltechnische ramingen en inhoudelijke challenge van de conceptgrondexploitatieberekeningen die tijdens het actualisatieproces opgesteld worden. Het risico blijft hierdoor bestaan dat de waardering van de grondexploitaties niet juist is als gevolg van niet-aannemelijke kosten(p- en q-component) en opbrengstenramingen (q-component) in de grondexploitaties. Wij zullen de afwikkeling van dit punt betrekken bij de beoordeling van de herziene grondexploitatieberekeningen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2020. Onroerend goed transacties Wij hebben vastgesteld dat onze bevindingen uit voorgaande rapportages in 2020 opgelost zijn. Dit betekent dat er in opzet voldoende interne beheersmaatregelen getroffen zijn binnen de gemeente Utrecht om de marktconformiteit van de grondtransacties te waarborgen. Wij zullen de effectiviteit van de beheersmaatregelen in het 4e kwartaal 2020 testen en zijn hierdoor voornemens om een organisatiegerichte controleaanpak te hanteren ten aanzien van het controleonderdeel ”marktconformiteit van de grondtransacties”.

2011E6DF84/HV/6

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Overige bevindingen In onze managementletter rapporteren wij u verder over: • • • • •

IT-audit op SAP, cyber-assessment en inzicht in applicatie Socrates Vastgoed en onroerend goed Europese aanbestedingen en (onderhanden) controleaanpak Prestatielevering Overige detailbevindingen

In Bijlage B hebben wij een overzicht opgenomen van aandachtspunten voor (uw opsteldossier) bij de jaarrekening die voortkomen uit de adviespunten in deze managementletter. Onderhanden onderwerpen Ten tijde van het uitbrengen van de eerste conceptmanagementletter zijn de volgende onderwerpen nog onderhanden: • • •

IT-audit (wij volgen concernaudit van de gemeente Utrecht, die in oktober en november plaatsvindt), waarover u in een afzonderlijke IT-audit managementletter geïnformeerd wilt worden. Tozo-regeling (uw gemeente heeft voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd en een verbijzonderde interne controle ingericht, wij voeren in het najaar detailcontroles uit). Leidsche Rijn (voortgang afname onzekerheid).

2011E6DF84/HV/7

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Opvolging eerdere aanbevelingen De managementletter 2019 bevatte diverse aanbevelingen. Wij hebben de opvolging van bevindingen van vorig boekjaar in een apart hoofdstuk inzichtelijk gemaakt. Drie van de elf bevindingen zijn opgelost, vijf bevindingen zijn gedeeltelijk opgelost en drie bevindingen zijn nog niet opgelost.

Follow-up aanbevelingen voorgaande jaren Niet opgelost

3

Gedeeltelijk opgelost

5

Opgelost

3

Totaal

11

De belangrijkste niet opgeloste bevindingen laten wij tevens terugkomen in de hoofdtekst van deze managementletter.

2011E6DF84/HV/8

Bevindingen interim-controle #1 Decentrale besturingsfilosofie: (fraude)risicomanagement en interne beheersing (Fraude)risicomanagement In onze managementletter 2019 hebben wij u geadviseerd om de centrale informatievoorziening en de beheersing en monitoring van processen en risico’s verder te verbeteren, zonder daarbij de decentrale besturingsfilosofie uit het oog te verliezen.

Als voorbeeld daarbij hebben wij uw Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen belicht, waarin de kaders van het risicomanagement zijn gesteld. Uitgangspunt in deze nota is dat organisatieonderdelen zelf verantwoordelijk zijn voor hun risico’s. Dit geldt voor het gehele proces, vanaf de risicoidentificatie tot en met het sturen op en beheersen van risico’s. Organisatieonderdelen zijn, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is, ook zelf verantwoordelijk voor het opvangen van de mogelijke gevolgen van risico’s (binnen de eigen projecten). Wij constateren daarbij dat er in beperkte mate sprake is van sturing op concernniveau en van standaardisatie en richtlijnen. Het gevolg hiervan is dat er verschillende werkwijzen bestaan, die niet altijd op elkaar aansluiten, en dat inzicht op concernniveau ontbreekt. Specifiek leidt dit tot bevindingen met als meest aansprekende voorbeeld bij de jaarrekeningcontrole 2019 de grondexploitatie, waarbij het lastig is om een totaal inzicht te krijgen in de risico’s en financiële buffers die soms expliciet (post onvoorzien), maar soms ook impliciet (onderkant bandbreedte van de grondprijzenbrief), zijn ingerekend. Wij adviseerden u om: •

Een centraal projectbeheersingssysteem op te zetten, zodat de risico’s centraal geïnventariseerd en gemonitord kunnen worden.

•

De organisatieonderdelen structureel onderbouwende documentatie te laten toevoegen bij de geïdentificeerde risico’s.

•

Een chief risk officer te benoemen om toezicht te houden op de “bedrijfsrisico’s” en verantwoordelijk te zijn voor het risicomanagement in zijn geheel. Deze functie kan mogelijk worden belegd bij de concerncontroller. In de overwegingen moet dan wel meegenomen worden: tijdsaspect, arbeidsintensiteit en de onafhankelijke positie.

De implementatie van risicomanagement levert een belangrijke bijdrage aan de verdere ontwikkeling van uw planning & controlfunctie. Wij hebben kennisgenomen van uw plan van aanpak voor de doorontwikkeling van risicomanagement in uw organisatie. Aan de hand van uw plan van aanpak doorontwikkeling risicomanagement geeft u een adequate invulling aan ons advies en uw wens om risicomanagement verder te verstevigen binnen uw organisatie. Dit past tevens bij de ontwikkeling naar de rechtmatigheidsverantwoording die uw college met ingang van boekjaar 2021 geeft.

2011E6DF84/HV/9

Bevindingen interim-controle #1 Decentrale besturingsfilosofie: (fraude)risicomanagement en interne beheersing Plan van aanpak doorontwikkeling risicomanagement U heeft een plan van aanpak geformuleerd voor de doorontwikkeling van risicomanagement. Wij hebben kennisgenomen van het plan van aanpak aan de hand van uw interne presentatie van september 2020 door FIJ Financiën in samenwerking met Naris. In de presentatie worden twee lijnen uiteengezet, namelijk: 1) Concern Control: professionalisering risicomanagement De doelstelling is de ontwikkeling van strategisch risicomanagement voor de langere termijn, met als eerste stappen: • GAP-analyse (IST-SOLL risicomanagement) – najaar 2020. • Werving risico manager – september/oktober 2020. • Regeling risicovolle projecten met een toets door externe expertise – in de afrondende fase. • Beheersing grote projecten – handleiding gereed in december 2020. 2) FIJ Financiën: opstarten risicodialogen met organisatieonderdelen t.b.v. reguliere P&C-producten en themagerichte dialogen op aanvraag (bijv. corona, stationsgebied, omgevingswet etc.).

De doelstelling is om het risicobewustzijn in de organisatie te versterken, het inhoudelijke gesprek over risico’s te bevorderen en een werkwijze na te streven van ‘in één keer goed’, met als eerste stappen: • Risicodialoog-sessies met de 13 organisatieonderdelen organiseren en begeleiden – najaar 2020. • Aanscherpen (financiële) kaders risicomanagement – P&C-cyclus. • Opzet en inhoud paragraaf weerstandsvermogen verbeteren – P&C-cyclus. De risicodialoog-sessies kennen een brede opzet die naast risico’s voor controle en verantwoording expliciet in gaan op de koppeling naar beleidsdoelstellingen en risico’s dat doelstellingen niet worden bereikt. De risicodialoog-sessies zijn niet primair ingegeven vanuit bijvoorbeeld de frauderisicoanalyse. In dat kader vinden op basis van uw interne frauderisicoanalyse voor een drietal frauderisico’s met hoge impact afzonderlijke risicosessies plaats. Meer hierover leest u hieronder verder ten aanzien van fraude.

2011E6DF84/HV/10

Bevindingen interim-controle #1 Decentrale besturingsfilosofie: (fraude)risicomanagement en interne beheersing

Fraudesignalen Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de gemeenteraad. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. U heeft ons gemeld dat geen sprake is van fraudegevallen dan wel vermoedens van fraude in het boekjaar 2020 tot heden.

Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersmaatregelen door het management te detecteren. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude.

2011E6DF84/HV/12

Bevindingen interim-controle #1 Decentrale besturingsfilosofie: (fraude)risicomanagement en interne beheersing

Frauderisico’s bij de jaarrekeningcontrole De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de gemeenteraad en het college van de gemeente. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing als nodig is om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Op basis van de door ons uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in onze controleaanpak.

2011E6DF84/HV/13

Bevindingen interim-controle #1 Decentrale besturingsfilosofie: (fraude)risicomanagement en interne beheersing Interne beheersing In onze rapportages naar aanleiding van de accountantscontrole over het boekjaar 2019 hebben wij eveneens uitgebreid stilgestaan bij de decentrale besturingsfilosofie van de gemeente Utrecht en de impact hiervan op de interne beheersing binnen de bedrijfsprocessen. Uw gemeente hanteert een decentraal sturingsmodel waarbij wij samen met u onderkennen dat een stevigere centrale kaderstelling op onderdelen noodzakelijk is. Dit heeft als gevolg dat concernoverstijgende transactiestromen binnen de gemeente Utrecht op verschillende wijzen worden beheerst, omdat de organisatieonderdelen zelf verantwoordelijk voor zijn voor het ontwerpen en de implementatie ervan. In onze voorgaande rapportages hebben wij gerapporteerd over de mogelijkheden die bestaan om de risico’s die samenhangen met onze constateringen te verkleinen. Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij, gezien de relevantie van deze bevindingen, daarom uitgebreid stilgestaan bij de follow-up van onze bevindingen uit 2019 op dit onderdeel. Wij hebben vastgesteld dat er per heden nog geen opvolging gegeven is aan onze adviezen uit 2019. Concreet betekent dit dat wij per heden de volgende bevindingen hebben ten aanzien van de interne beheersing op concernoverstijgende transactiestromen: •

Subsidiebaten c.q. inkomensoverdrachten van andere overheden, waar binnen de organisatieonderdelen betrouwbare primaire registraties en interne beheersmaatregelen ontbreken om de volledigheid van de opbrengstverantwoording te waarborgen.

•

Debiteuren, waar binnen de organisatieonderdelen procedures en richtlijnen alsmede interne beheersmaatregelen ontbreken die borgen dat de inschatting van oninbaarheid van debiteuren getrouw geschat wordt.

•

Memoriaalboekingen, waar binnen de organisatieonderdelen zichtbare controlemaatregelen alsmede in het systeem afgedwongen controletechnische functiescheidingen ontbreken die waarborgen dat er een grondslag vanuit de verslaggevingsrichtlijnen (het BBV) bestaat voor opgeboekte nog te betalen en nog te ontvangen bedragen per jaareinde. U geeft aan dat dit proces in het tweede halfjaar verbeterd is, hetgeen wij nog moeten beoordelen.

Bij de interim-controle 2020 hebben wij eveneens vastgesteld dat op concernniveau er nog onvoldoende inzicht bestaat en kaderstelling is op de interne beheersing van de investeringskredieten. Hierdoor loopt u het risico dat begrotingsoverschrijdingen niet tijdig, op het juiste bestuurlijke niveau, in beeld zijn, wat kan leiden tot kredietonrechtmatigheden. Tevens onderkennen wij een risico voor de gemeente Utrecht als gevolg van de verschillende werkwijzen en interne beheersing op normaliter één en hetzelfde proces. Concreet betekent dit dat wij niet kunnen steunen op de interne beheersing binnen deze processen en geen organisatiegerichte controleaanpak kunnen hanteren. Wij adviseren u derhalve, net als in onze voorgaande rapportages, om de centrale informatievoorziening en de beheersing en monitoring van processen en risico’s verder te verbeteren, zonder daarbij uw decentrale besturingsfilosofie uit het oog te verliezen. Voor onze bevindingen van voorgaand jaar en opvolging in huidig boekjaar verwijzen wij naar de follow-up bijlage.

2011E6DF84/HV/14

Bevindingen interim-controle #2 Grondexploitatie Waardering bouwgronden in exploitatie In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de interne beheersing rondom het schattingsproces van de grondexploitieberekeningen van groot belang is voor de aannemelijkheid van het geprognosticeerde resultaat van de projecten en hiermee voor de waardering ervan in de jaarrekening van de gemeente Utrecht. Tevens hebben wij u gerapporteerd dat wij geconstateerd hebben dat de gemeente Utrecht een in opzet toereikende mix aan interne beheersmaatregelen heeft om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde nog te realiseren baten en lasten van de projecten aannemelijk zijn, maar dat er geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de notities op een adequate wijze tot stand komen en hierdoor een betrouwbare bron zijn voor de inputvariabelen van de grondexploitatieberekeningen. Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij expliciete aandacht geschonken aan de opvolging van onze bevindingen. Wij constateren hierbij het volgende: In het proces rondom de totstandkoming van de (herziene) grondexploitatieberekeningen onderkennen wij vier kritische momenten: •

De totstandkoming van de notitie parameters, die de basis vormt voor de indexaties die zijn opgenomen in de grondexploitatieberekeningen voor toekomstig te verwachten opbrengsten en kostenstijgingen, daar waar de gemeente Utrecht nog geen contracten heeft afgesloten met derden.

•

De totstandkoming van de civieltechnische ramingen, die de basis vormen voor de geprognosticeerde kosten die opgenomen zijn in de grondexploitatieberekeningen, daar waar de gemeente Utrecht nog geen contracten heeft afgesloten met derden.

•

De totstandkoming van de notitie grondprijzen, die de basis vormt voor de geprognosticeerde opbrengsten die opgenomen zijn in de grondexploitatieberekeningen, daar waar de gemeente Utrecht nog geen contracten heeft afgesloten met derden.

•

De MPR-gesprekken, die dienen als inhoudelijke challenge van de conceptgrondexploitatieberekeningen, de grondexploitatieteksten.

Op grond van de door ons verrichte werkzaamheden concluderen wij dat wij dat er binnen de totstandkoming van de notitie parameters en de notitie grondprijzen voldoende zichtbare maatregelen van interne beheersing getroffen zijn. Onze constatering uit de rapportage betreffende het onvoldoende zichtbaar zijn van de controlerende werkzaamheden in het proces is in 2020 opgevolgd, wat ertoe leidt dat deze procesonderdelen in opzet en bestaan toereikend zijn. Wij testen van de totstandkoming van de notitie grondprijzen de effectiviteit van de beheersmaatregelen in het 4 e kwartaal 2020. Op basis daarvan hanteren wij een organisatiegerichte controleaanpak voor de p-component in de opbrengstenramingen van de grondexploitatieberekeningen.

2011E6DF84/HV/15

Bevindingen interim-controle #2 Grondexploitatie Rondom de totstandkoming van de civieltechnische ramingen en de challenge van de conceptgrondexploitatieberekeningen zien wij het structureel toepassen van de controlerende werkzaamheden in het proces nog onvoldoende terugkomen. Civieltechnische ramingen De civieltechnische ramingen die aan de basis liggen van een grondexploitatieberekening worden, afhankelijk van de fase van het project, uitgevraagd bij verschillende externe ingenieursbureaus. Voor de inhoudelijke beoordeling van de kwaliteit van het door het externe ingenieursbureau opgeleverde product worden civieltechnische experts van de gemeente (afdeling Realisatie) ingeschakeld. Hierbij maakt het team realisatie o.a. gebruik van kengetallen die ontwikkeld zijn vanuit de realisatie van (referentie)projecten binnen de gemeente Utrecht. Deze werkzaamheden worden eveneens zichtbaar vastgelegd. Hoewel dit in opzet een adequate maatregel is om de aannemelijkheid van kostenramingen te borgen, vormt deze maatregel geen vast onderdeel in het actualisatieproces van de grondexploitaties. Het team realisatie wordt namelijk alleen op basis van een specifieke uitvraag ingeschakeld.

Tevens wordt het team realisatie niet betrokken bij de verwerking van de beoordeelde kostenraming in de grondexploitatie en/of de challenge van de grondexploitatieberekening, waardoor de aannemelijkheid van de kostenramingen in de uiteindelijke grondexploitatieberekening onvoldoende geborgd is. Het risico blijft hierdoor bestaan dat de waardering van de grondexploitaties niet juist is als gevolg niet-aannemelijke kostenramingen. Wij adviseren om de toets op de aannemelijkheid van de kostenramingen door de civieltechnische experts als vast onderdeel op te nemen in het actualisatieproces van de grondexploitaties. Inhoudelijke challenge van de conceptgrondexploitatieberekeningen Wij constateren dat er in 2020 nog geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de geactualiseerde grondexploitatieberekeningen op een adequate wijze tot stand komen. Concreet bedoelen wij dat niet zichtbaar is: • Welke controles zijn uitgevoerd op de inhoud van de conceptgrondexploitatie en met welke diepgang; • Op basis van welke informatie en documentatie deze controles zijn uitgevoerd; • Wat de eventuele bevindingen hierbij zijn; en • Hoe deze bevindingen zijn afgewikkeld in het proces om te komen tot de definitieve notities.

Het risico blijft hierdoor bestaan dat de waardering van de grondexploitaties niet juist is als gevolg niet-aannemelijke kosten- (p- en q-component) en opbrengstenramingen (q-component) in de grondexploitaties. Wij zullen de afwikkeling van dit punt betrekken bij de beoordeling van de herziene grondexploitatieberekeningen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2020. 2011E6DF84/HV/16

Bevindingen interim-controle #3 IT-omgeving, risico’s en (significante) tekortkomingen De bevindingen ten aanzien van de IT zijn opgenomen in de vertrouwelijke bijlage.

2011E6DF84/HV/17

Bevindingen interim-controle #4 Vastgoed en onroerend goed Onroerendgoedtransacties In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de interne beheersing rondom de onroerendgoedtransacties relevant is voor de accountantscontrole van de gemeente Utrecht omdat de begrote opbrengst die hiermee samenhangt materieel is. Deze relevantie bestaat in 2020 eveneens gezien de begrote opbrengst van € 105 miljoen. Tijdens de interim-controle hebben wij de administratieve organisatie en interne beheersing rondom de aan- en verkopen van onroerende goederen beoordeeld. Hierbij is specifieke aandacht besteed aan de opvolging van onze bevindingen uit 2019, gezien onze conclusie dat de zichtbaarheid van de controlerende maatregelen van interne beheersing onvoldoende uit het proces bleek.

Op grond van deze beoordeling hebben wij, zoals ook gerapporteerd in onderdeel #2 van deze managementletter, geconstateerd dat de gemeente Utrecht in 2020 een zichtbare challenge ten aanzien van de totstandkoming van de grondprijzenbrief heeft geïmplementeerd. Aan de hand van verschillende vakgroepoverleggen wordt de grondprijzenbrief inhoudelijk op een diepgaand niveau gechallenged. Hierbij wordt tevens voldoende waarborging gegeven aan de onafhankelijkheid van de totstandkoming van de grondprijzen. Door deze geïmplementeerde zichtbare controle/challenge achten wij dan ook dat deze maatregel in opzet voldoende basis biedt als interne beheersmaatregel om de marktconformiteit van de grondtransacties te waarborgen. Voor wat betreft de notitie grondprijzen zullen wij de effectiviteit van de beheersmaatregelen in het 4e kwartaal 2020 testen en wij zijn hierdoor voornemens om een organisatiegerichte controleaanpak te hanteren ten aanzien van het controleonderdeel ”marktconformiteit van de grondtransacties”.

2011E6DF84/HV/18

Bevindingen interim-controle #4 Vastgoed en onroerend goed Onderhoudsvoorzieningen Consistente gedragslijn Voor de toekomstige onderhoudslasten ten aanzien van het vastgoed van de gemeente Utrecht zijn deels voorzieningen gevormd en deels bestemmingsreserves ingesteld. Dit komt doordat beheerplannen nog niet op orde waren en momenteel worden aangepast om alsnog voorzieningen te kunnen vormen. Het vastgoed binnen uw gemeente is, grotendeels, strategisch geplaatst onder de verschillende programma’s. Het onderhoud voor deze verschillende vastgoedobjecten wordt centraal uitgevoerd en beheerst door de afdeling stadsbedrijven. De financiële verwerking van deze onderhoudslasten verschilt echter per programmaonderdeel. Van de organisatie begrijpen wij dat u stappen heeft gezet om in 2020 de resterende reserves om te zetten naar voorzieningen op basis van actuele plannen, zodat er sprake is van een consistente gedragslijn voor alle toekomstige onderhoudslasten. U realiseert zich dat de te treffen voorzieningen moeten voldoen aan de vereisten die relevant zijn voor het vormen van een dergelijke voorziening. Wij onderschrijven het belang van het doorvoeren van deze wijzigingen om te komen tot een consistente verwerking.

Correctief onderhoud Uit de jaarplannen en de gevoerde gesprekken blijkt dat de ramingen voor het correctief onderhoud (het verhelpen van storingen) meelopen in de onderhoudsvoorzieningen. In overeenstemming met de notitie materiële vaste activa van de commissie BBV dient een onderhoudsvoorziening gevormd te worden voor het egaliseren van de kosten voor groot onderhoud. Lasten voor correctief onderhoud alsmede dagelijks onderhoud hebben geen betrekking op groot onderhoud en dienen in de exploitatie te landen in plaats van via de voorziening te lopen. Het is van belang om inzichtelijk te krijgen hoe breed dit speelt en wat de impact daarvan op de meerjarenplannen en voorzieningen betreft. Wij vragen u om dit voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole te analyseren, en te evalueren welke impact dit heeft op de voorzieningen in de jaarrekening.

2011E6DF84/HV/19

Bevindingen interim-controle #5 Europese aanbestedingen Wij constateerden bij de jaarrekeningcontrole 2019 een afname in de omvang van de onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle 2019 kwam een fout naar voren van € 3,9 miljoen, terwijl in 2018 nog sprake was van een fout van € 11,7 miljoen. De getroffen maatregelen op basis van het transitieplan inkoop van 2018 lijken daarmee hun eerste vruchten af te werpen. Maar uw gemeente heeft ook nog belangrijke stappen te zetten. Vorig jaar lagen de aandachtspunten op twee onderdelen: a) Onrechtmatigheden hadden met name betrekking op de inhuur van personeel. In 2016 is de wetgeving voor het aanbesteden van inhuur gewijzigd en daarmee verzwaard. De gemeente heeft een oplossing gevonden in de vorm van een marktplaats inhuur, maar die wordt niet altijd gebruikt. b) Verlengingen van contracten, terwijl die contracten geen opties tot verlenging (meer) hebben. Dergelijke verlengingen zijn onrechtmatig, omdat andere marktpartijen daardoor geen kans krijgen. Het bedrag van onrechtmatigheden ad € 3,9 miljoen is bepaald op de lasten en de investeringen 2019 van de onrechtmatig verstrekte opdrachten in 2019 of eerder. De gemeente heeft in 2018 en 2019 diverse maatregelen getroffen om de naleving van de interne en Europese aanbestedingsregels beter te borgen.

In de praktijk kan als gevolg van de complexe materie en hoeveelheid betrokkenen bij dit proces een verkeerde aanbestedingsprocedure worden gekozen. Hierdoor is de repressieve controle door afdeling Concernaudit nog steeds van belang. Vastgesteld dient te worden dat een opdracht niet via een verkeerde procedure ‘in de markt’ is gezet. Uw afdeling Concernaudit voert een integrale controle uit op de doorwerkende Europese aanbestedingsfouten en kwantificeert de onrechtmatigheden die hieruit voortkomen voor boekjaar 2020. Op basis van de eerste uitkomsten van de werkzaamheden van Concernaudit blijven doorwerkende rechtmatigheidsfouten beperkt tot een bedrag lager dan € 500.000. Wij beoordelen de opvolging van bevindingen vorig jaar in november. Wij hebben daarnaast met Concernaudit uitvoerig contact over de aanpak van de spendanalyse die Concernaudit aan de hand van data-analyse uitvoert. De populatie van crediteuren (uitgaven ofwel spend) wordt aan de hand van data-analyse in drie deelpopulaties opgedeeld waarop wij detailcontroles uitvoeren, namelijk: •

Populatie van nieuwe crediteuren/opdrachten in boekjaar 2020.

•

Populatie waarbij zichtbaar een relatie is gelegd met gegevens uit Tenderned (landelijk aanbestedingsplatform), SAP MUIS (verplichtingenadministratie) en detailcontroles vorig boekjaar.

•

Restpopulatie.

De analyses zijn momenteel bijna afgerond, waarna dit najaar detailcontroles kunnen worden uitgevoerd.

2011E6DF84/HV/20

Bevindingen interim-controle #6 Prestatielevering Binnen uw organisatie is geen sprake van een eenduidige wijze van het documenteren van de prestatielevering wanneer facturen betaalbaar worden gesteld. Een andere medewerker dan de budgethouder autoriseert inkoopfacturen in uw inkoopsysteem, SAP MUIS. Door het ontbreken van interne afspraken (er is slechts een niet-dwingende richtlijn) is elke prestatieverklaarder vrij om een eigen invulling te geven aan het vaststellen van de prestatielevering en wordt de bewijsdocumentatie ten aanzien van de prestatielevering niet op een eenduidige wijze bewaard. Duidelijke kaderstelling van wanneer en in welke mate prestatielevering wordt onderbouwd, ontbreekt. U loopt hierdoor het risico dat achteraf niet kan worden getoetst in hoeverre prestatielevering decentraal in uw organisatie is vastgesteld. Dit betreft een belangrijk controlemiddel om achteraf vast te kunnen stellen dat facturen betaalbaar gesteld zijn en daar daadwerkelijke levering aan ten grondslag ligt. Wij raden u aan om te onderzoeken of het mogelijk is om in SAP een aanvullende controlestap in te richten bij het autoriseren van facturen voor prestatielevering. Indien er facturen boven een bepaalde grens ontvangen worden, raden wij u aan om, via het systeem, te laten afdwingen dat budgethouders onderbouwende documentatie bijvoegen ter onderbouwing van de prestatielevering.

Zodoende kan achteraf relatief eenvoudig vastgesteld worden hoe prestatielevering heeft plaatsgevonden. Wanneer dit technisch niet mogelijk is, adviseren wij u om afdelingsoverstijgende afspraken te maken over het opslaan en bewaren van de bewijsdocumentatie op een centrale locatie. Wij hebben in dit kader met uw organisatie de notitie ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties’ van de commissie Bado om invulling te geven aan de controle op prestatielevering.

2011E6DF84/HV/21

Bevindingen interim-controle #7 Overige detailbevindingen Budgetrecht van de gemeenteraad Niet alle relevante besluiten ten aanzien van de afspraken die zijn gemaakt met de gemeenteraad zijn opgenomen in de actuele kaders (P&C-documenten). In ons accountantsverslag 2019 hebben wij hierover gerapporteerd en de organisatie geadviseerd deze afspraken met de raad in 2020 opnieuw te laten bekrachtigen. Daarnaast hebben wij opgemerkt dat het goed zou zijn om alle grotere investeringskredieten door de gemeenteraad te laten autoriseren om het budgetrecht van de raad niet teveel in te perken. Tijdens de interim-controle is door uw organisatie aangegeven dat aan deze aanbevelingen opvolging wordt gegeven bij de bredere aanpassing van uw Nota WAAVA. Wij adviseren u om op korte termijn, maar uiterlijk voor het einde van dit kalenderjaar, budgetten en kredieten voor het boekjaar 2020 op passende wijze te laten autoriseren door de gemeenteraad. Wmo en Jeugdzorg – vervanging applicatie WenI gebruikt Socrates voor de BUIG-uitkeringen en voor de Wmo, het betreft hier het zogenaamde Sorga-deel van Socrates. Momenteel loopt het project van WenI en VG voor de migratie naar de nieuwe applicatie ZorgNed. MO is hierbij betrokken, omdat MO de backoffice-activiteiten voor VG uitvoert en omdat de Wmo zowel bij MO als bij WenI wordt uitgevoerd.

Om een juiste en volledige overgang van gegevens van de oude naar de nieuwe applicatie te borgen, besteedt u aandacht aan de vastlegging van het migratieproces. In het kader van onze controle verkrijgen wij informatie over het migratieproces en stellen wij, op basis van de werkzaamheden door de gemeente, vast dat gegevens juist en volledig zijn overgegaan naar ZorgNed. Ook plannen wij een vervolggesprek in om de impact van deze nieuwe applicatie op de bestaande procesgangen binnen Wmo en Jeugd vast te stellen en eventuele wijzigingen en tekortkomingen te identificeren. Wij stellen dan ook vast welke impact dit heeft op de jaarrekening en onze controle. Parkeeropbrengsten In voorgaande rapportages is gerapporteerd dat u, ten behoeve van de controle van de getrouw- en rechtmatigheid van de parkeeropbrengsten inzake straat en mobielparkeren, afspraken diende te maken met de serviceorganisaties Coöperatie Servicehuis Parkeer en Verblijfsrechten U.A. en Scheidt en Bachman en haar accountants. In opvolging van deze bevinding is de gemeente Utrecht in gesprek geweest met Scheidt en Bachmann omtrent de verantwoording middels een ISAE 3402 type II. Dit bleek echter niet mogelijk.

Als gevolg hiervan heeft de gemeente zelf controles ontworpen en geïmplementeerd om de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking betreffende Scheidt en Bachman vast te stellen. Hoewel wij positief zijn over de genomen acties, zien wij dat er per heden nog geen sprake is van een adequate controlemix die het ontbreken van een ISAE 3402 type II volledig ondervangt, dit doordat er: • Slechts beknopte informatie wordt verstrekt vanuit de leverancier omtrent de doorgevoerde wijzigingen, die door de gemeente beoordeeld dienen te worden. • Geen sprake is van een standaard testplan/testnormen of vastlegging van de uitgevoerde testen. • Wijzigingen in de applicatie direct doorgevoerd worden in de productieomgeving. NB. vorig boekjaar hebben wij aanvullende controlewerkzaamheden en data-analyse uitgevoerd om in te spelen op het risico van een materiële fout. Daarbij hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd. 2011E6DF84/HV/22

2011E6DF84/HV/23

Effecten COVID-19

Het COVID-19-virus heeft in 2020 een grote impact gehad op de Nederlandse samenleving. Ook de gemeente Utrecht ondervindt de gevolgen van dit virus. Wij hebben kennisgenomen van uw eerste en tweede bestuursrapportage 2020, waarin de eerste effecten en bijgestelde prognoses nader zijn toegelicht. Tijdens de interim-controle hebben wij samen met uw medewerkers stilgestaan bij de gevolgen voor enerzijds de processen binnen uw organisatie (zijn processen veranderd doordat medewerkers op afstand werken) en anderzijds de jaarrekening en de controle daarop. Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd constateren wij dat de impact als gevolg van thuiswerken beperkt is, onder andere doordat processen al grotendeels digitaal plaatsvinden en personeel al flexibel werkte vóór de coronacrisis. In dit onderdeel van de managementletter beschrijven wij de impact op de jaarrekening en onze controle. #1 Tozo-regeling Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandige ondernemers aan tot het sociaal minimum indien het inkomen van de zelfstandig ondernemer door de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. Tozo 1 is in werking getreden per 1 maart 2020 en liep af op 1 juni.

Vanaf 1 juni tot en met 30 september konden ondernemers een beroep doen op Tozo 2. Op basis van uw tweede bestuursrapportage 2020 verwacht u voor Tozo 1 en Tozo 2 circa € 45 miljoen aan Tozo levensonderhoud en bedrijfskredieten in 2020 te verstrekken. Per oktober is ook Tozo 3 van start gegaan, wat nog tot extra kosten zal leiden bovenop de genoemde € 45 miljoen. De uitvoering van Tozo is een taak van de gemeenten. Uw gemeente maakt grofweg twee categorieën kosten: de uitkeringskosten en uitvoeringskosten. Het rijk vergoedt in beginsel alle kosten die gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening met daartegenover de rijksvergoeding ervan. Verantwoording over de bestedingen vindt naar verwachting plaats via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. Gezien de specifieke aard van deze transactiestroom – het feit dat deze activiteit nieuw is en de omvang ervan materieel is – verkrijgen wij bij ons risico-inschattingsproces nader inzicht in het proces, de applicatie (Socrates) en de interne beheersmaatregelen. De interne controle van de Tozo-regeling loopt mee in uw verbijzonderde interne controles (tweede lijn). Wij hebben in oktober een gesprek met de betrokkenen bij de uitvoering en interne controle van de Tozo-regeling gehad.

Op basis daarvan hebben wij vervolgafspraken gemaakt voor de controle, waarbij uw gemeente en wij dit najaar reeds detailcontroles verrichten. #2 Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen De gemeente Utrecht heeft diverse leningen verstrekt en staat daarnaast garant voor een groot aantal leningen. In uw jaarrekening neemt u jaarlijks een tabel op waaruit het risicoprofiel per verstrekte lening en geborgde lening blijkt. Deze tabel wordt opgesteld op basis van de input van de verschillende vakafdelingen. De onderbouwing en controles zijn decentraal belegd en maken via de treasurer deel uit van het opsteldossier bij de jaarrekening. Wij vragen uw aandacht voor deze onderbouwing en evaluatie van eventuele risico’s voor de jaarrekening. 2011E6DF84/HV/24

Effecten COVID-19

We vragen u om, in het proces tot het bepalen van de risicoprofielen van de leningen u/g en borgstellingen, een uitgebreide analyse te verrichten op de kredietwaardigheid van de partijen aan wie u een lening of borgstelling heeft verstrekt. Wij verwachten in deze analyse tenminste een uiteenzetting over de impact van COVID-19 op de betreffende organisatie, de gebruikte steunmaatregelen door deze organisatie en de verwachting inzake de aflossingsverplichtingen en kredietwaardigheid van de betreffende onderneming voor het komende jaar. Zodoende houdt u voldoende grip op de bepaalde risicoprofielen en het al dan niet overgaan tot het treffen van een voorziening of het doen van een afwaardering op de leningen u/g. #3 Subsidieverstrekkingen en vaststellingen De gemeente Utrecht verstrekt jaarlijks ruim € 200 miljoen aan subsidies aan verschillende instellingen. Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 hebben wij geconstateerd dat u vanuit een basisfilosofie handelt, namelijk het niet willen laten omvallen van instellingen door COVID-19. Hiervoor heeft u door het college van B&W een tweetal handreikingen aangenomen. Uit de vastgestelde handreikingen blijkt dat er voor bepaalde gesubsidieerde activiteiten door COVID-19 geen tegenprestatie geleverd zal worden door de subsidieontvanger.

In een dergelijk geval zal, op basis van de subsidiebeschikking en de subsidieverordening, overgegaan moeten worden tot het (gedeeltelijk) terugvorderen van de subsidie. U heeft gedurende de interim-controle aangegeven dat u, in goed overleg met uw subsidierelaties, in 2021 kan overgaan tot het (gedeeltelijk) terugvorderen van de verstrekte subsidies. Vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole 2020 willen wij u vragen om een risicogerichte analyse te maken en daarbij per doelgroep (cultuur, sport, welzijn, etc.) te evalueren of de betreffende groep geraakt is door COVID-19 en of er eventueel overgegaan moet worden tot het terugvorderen van (een deel van) de subsidie. Indien blijkt dat een bedrag teruggevorderd dient te worden, vragen wij u om een beste schatting te maken per balansdatum van de terug te vorderen positie en daarvoor een nog te ontvangen bedrag in de balans op te nemen. Daarnaast begrijpen wij dat u voornemens bent om in bepaalde gevallen niet over te gaan tot het terugvorderen van subsidie (in gevallen dat de prestatie niet geleverd is). U geeft aan dat u de gemeenteraad hierover heeft geïnformeerd en dat dit past binnen de bevoegdheid van het college.

2011E6DF84/HV/25

Effecten COVID-19

#4 Voorziening dubieuze debiteuren Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 heeft u verschillende steunmaatregelen getroffen. Eén van deze steunmaatregelen betreft het verlengen van de betaaltermijn van gemeentelijke facturen. U heeft deze betaaltermijn medio maart 2020 verlengd van 30 dagen naar 6 maanden. Debiteuren kunnen tot 1 oktober 2020 gebruikmaken van deze regeling om vervolgens weer terug te keren naar het reguliere betaalregime. Als gevolg van het oprekken van de betaaltermijn voorziet u een forse stijging in uw debiteurenpositie per einde boekjaar. Deze toegenomen debiteurenpositie zal leiden tot een gemengde samenstelling van uw debiteurenpositie, namelijk debiteuren die, ondanks COVID-19, op een reguliere wijze facturen betalen en debiteuren die gebruikmaken van de steunmaatregel en derhalve op een later moment de facturen voldoen. Wij willen u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 vragen om een uitgebreide analyse op te stellen inzake de waardering en inbaarheid van uw debiteurenpositie per balansdatum.

2011E6DF84/HV/26

Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten Actuele ontwikkelingen bij de ontwikkeling en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording Uw gemeente moet naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. De Tweede Kamer behandelt het wetsvoorstel in december 2020. De tekst van de rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarrekening opgenomen moet worden, is reeds gepubliceerd door de commissie BBV. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag komt een nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie BBV komt naar verwachting eind 2020 met een publicatie over wat in deze toelichting minimaal verplicht is en wat verder in de toelichting opgenomen kan worden.

Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: •

De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel. Het separate oordeel over rechtmatigheid, zoals wij dat kennen in de huidige controleverklaring, vervalt vanaf 2021.

•

Rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring.

De uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn als volgt: •

De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Dit is een te hanteren standaardtekst waarin alleen op hoofdlijnen eventuele onrechtmatigheden boven de zogenaamde verantwoordingsgrens moeten worden opgesomd.

•

De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording komt in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag. Het college heeft hier meer vrijheid om eventuele onrechtmatigheden toe te lichten.

•

De gemeenteraad stelt een verantwoordingsgrens tussen 0% en 3% vast. De verantwoordingsgrens is het bedrag waarboven het college de raad moet informeren over geconstateerde fouten en onduidelijkheden inzake rechtmatigheid.

•

De scope is gelijk aan de financiële rechtmatigheid zoals nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheidscriteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium).

De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn:

•

Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de te hanteren verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording.

•

Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria, en neemt deze op in een controleplan. Voorts moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus.

•

Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen) waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties (belastingen, salarissen) en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op de uitvoering van de Participatiewet. 2011E6DF84/HV/35

Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording Utrecht De rechtmatigheidsverantwoording vraagt om verankering van een breed scala aan activiteiten binnen uw organisatie en u vraagt daarom actieve ondersteuning vanuit het topmanagement. In uw plan van aanpak is een stevige projectgovernance voorgesteld, met een stuurgroep en projectgroep. Ook vindt regelmatig door de projectleider afstemming plaats met ons als extern accountant. Wij hebben kennisgenomen van uw definitieve plan van aanpak. Tevens hebben wij op 23 september 2020 een aantal ambtelijk betrokkenen bij het plan van aanpak inzicht gegeven in de rechtmatigheidscontrolewerkzaamheden die wij jaarlijks uitvoeren en hebben wij van gedachten gewisseld over de (technische) invulling van het intern controleplan. Uw gemeenteraad wordt voorgesteld om voor de begrotingsjaren 2021 en 2022 een verantwoordingsgrens te hanteren van 1,5% en vanaf het begrotingsjaar 2023 van 1%. Het laatst genoemde percentage is overeenkomstig het huidige goedkeuringspercentage voor de rechtmatigheid van de externe accountant.

2011E6DF84/HV/36

Bijlagen

Bijlage A – Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2020, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Utrecht, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De jaarrekeningcontrole bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en het testen van de interne controle die is gerelateerd aan en relevant voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne-controleomgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening.

Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om fraudeonderzoek uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in deze managementletter

Dit rapport is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2020. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. 2011E6DF84/HV/38

Bijlage B – Aandachtspunten voor opstellen jaarrekening uit deze managementletter Op basis van onze managementletter onderkennen wij de volgende specifieke aandachtspunten voor het proces van het opstellen van de jaarrekening en het opsteldossier: • •

•

• • • • • • • • •

Grondexploitatie: toets op de aannemelijkheid van de kostenramingen door civieltechnische experts als vast onderdeel in het actualisatieproces van de grondexploitaties. Grondexploitatie: zichtbare controle op de actualisatie door inzichtelijk te maken • welke controles met welke diepgang zijn uitgevoerd; • op basis van welke informatie en documentatie; • wat de eventuele bevindingen zijn; • hoe deze bevindingen zijn afgewikkeld in het proces om te komen tot de definitieve notities. IT: actueel NOREA 3000D assurance-rapport inzake opzet, bestaan en werking van beheersmaatregelen Socrates (bij Wigo4it) en evaluatie van bevindingen. Reserves en voorzieningen onderhoud: vaststellen dat onderhoudsplannen actueel zijn en een adequate onderbouwing geven om een onderhoudsegalisatievoorziening te kunnen vormen. Voorzieningen onderhoud: analyse en evaluatie van de impact van correctief onderhoud/dagelijks onderhoud op de voorzieningen in de jaarrekening (omdat dit geen onderdeel kan zijn van de onderhoudsegalisatievoorziening). Budgetten/kredieten: bij onduidelijkheid ten aanzien van budgetten en/of kredieten vragen wij u om uiterlijk voor het einde van kalenderjaar 2020, budgetten en kredieten voor het boekjaar 2020 op passende wijze te laten autoriseren door de gemeenteraad.

Conversie ZorgNed: bij de conversie vragen wij informatie over het migratieproces en stellen wij, op basis van de werkzaamheden door de gemeente, vast dat gegevens juist en volledig zijn overgegaan naar ZorgNed. Parkeeropbrengsten: beoordeling van wijzigingen bij de leverancier (Scheidt en Bachman), opstellen van een standaard testplan/testnormen, of vastlegging van de uitgevoerde testen en doorvoeren van wijzigingen in de productieomgeving. Tozo-regeling: reeds onderdeel van uw verbijzonderde interne controles, waarbij wij in het najaar in samenspraak met uw organisatie detailcontroles verrichten. Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen: aandacht voor de onderbouwing van het risicoprofiel per lening en evaluatie van eventuele risico’s voor de jaarrekening. Voorziening dubieuze debiteuren: uitgebreide analyse inzake de waardering en inbaarheidvan uw debiteurenpositie per balansdatum. Erfpacht/verhuur: uitvoeren van een volledigheidscontrole en een evaluatie van de impact op de jaarrekening.

Overige onderwerpen die zijn genoemd in deze managementletter maken reeds deel uit van uw jaarlijkse opsteldossier bij de jaarrekening.

2011E6DF84/HV/39

Van: Presidium <presidium@utrecht.nl> Verzonden: dinsdag 17 november 2020 14:52 Aan: !RO Verzendlijst Raadsstukken <actuelemoties@utrecht.nl>; Vlist, Janny van der <j.van.der.vlist@utrecht.nl> Onderwerp: PB-flits: driemaal is scheepsrecht

Beste raadsleden, fractiemedewerkers, collegeleden en collega’s, Driemaal is scheepsrecht. Vanochtend heeft u een aanvulling gekregen op de PB-flits van gisteren. Daarin hebben we de spreektijden gecorrigeerd conform het db-besluit van 29 oktober jl. Die correctie is te kort dag gecommuniceerd, dat betreuren we. Om die reden heeft het db-presidium zojuist besloten, als uitzondering, nog één keer één pot spreektijd te maken voor beide commissies. Vanaf volgende week zijn alle commissies gelijk, ook die over P&C stukken, en heeft elke commissie eigen spreektijd. Deze tijd kan voor die agenda flexibel ingezet worden, maar niet meegenomen naar een andere vergadering (tenzij een agendapunt van die agenda ook mee schuift). Deze werkwijze zal definitief gemaakt worden in een presidiumvergadering in het nieuwe jaar wanneer ook vooruit gekeken wordt naar de P&C-cyclus. Totale spreektijd voor beide dagen samen (18 + 19 november) = 1200 minuten. min GroenLinks

61

D66

54

VVD

47

PvdA

41

CDA

34

PvdD

34

DENK

34

CU

34

S&S

34

SP

34

PVV

27

SBU

27

College

352

Diversen

237

Schorsingen

150

Totaal

1200

Bijgaand is nogmaals de coronawerkwijze te vinden. Graag benadruk ik dat alle fracties één woordvoerders plek hebben in de zaal en dat de grootste drie fracties een extra woordvoerdersplek beschikbaar hebben. Voor het college zijn maximaal drie plekken beschikbaar. Na elk blok wordt kort geschorst voor een eventuele woordvoerderswissel,

portefeuillehouders-wissel en wissel van ondersteuning. Om het aantal loopbewegingen zo minimaal mogelijk te houden, kan er tijdens een blok niet gewisseld worden. Met vriendelijke groet, Lisanne de Roos Adviseur bestuurlijke zaken, secretaris (DB) Presidium

16-11-2020

De vergaderorde tijdens fysieke vergaderingen Commissiebehandeling Programmabegroting

Werkwijze in de zaal • Gedurende de behandeling zijn alleen de woordvoerders in de zaal aanwezig. Voor de drie

grootste fracties is een extra woordvoerdersplek beschikbaar in de zaal. Zorg ervoor om alleen plaats te nemen op een plek met een groene sticker. • Voor het college zijn maximaal drie plekken beschikbaar. Zorg er voor om alleen plaats te

nemen op een plek met een groene sticker in vak C. • Voor de pers worden plaatsen gereserveerd op naam op de tribune nadat zij zich hebben

aangemeld bij de griffie. • Voor de ondersteuning van het college zijn op de tribune maximaal twee plaatsen beschikbaar.

Zorg ervoor om alleen plaats te nemen op een plek met een groene sticker en een bordje ondersteuning. • Wanneer je aanwezigheid in de zaal niet noodzakelijk is, worden plekken niet ingenomen. • Woordvoerders, pers en ondersteuning gebruiken de hoofdingang van de zaal. Voorzitter,

griffier en college leden gebruiken de ingang via de Antichambre. Dit om elkaar zo veel mogelijk ruimte te geven. • Na elk blok wordt kort geschorst voor een eventuele woordvoerderswissel, portefeuillehouders-

wissel en wissel van ondersteuning. • Let op: zelf je desk schoonmaken. Alleen het naambordje en pasje kunnen blijven staan.

Zelf bij aankomst de plek desinfecteren met de daarvoor aanwezige doekjes. • Bodes begeleiden het inlopen van de zaal. Instructies van hen dienen