Agendabundel

Die maatregelen zijn wat haar betreft broodnodig. Zij refereert aan de inbreng die in deze commissie al is gegeven en schaart zich daarachter. Zij vraagt zich af of er ook preventie kan zitten in de aanpak van het college. Utrechters maken terecht gebruik van het recht om informatie in te zien. WOBverzoeken zijn te voorkomen wanneer de informatie al vrij beschikbaar is. Zij refereert aan het advies van de Rekenkamer in Amsterdam aan het college aldaar: te werken aan een cultuuromslag, waarbij openbaarheid als vanzelfsprekend wordt gezien binnen de organisatie. Dat zou betekenen dat het college op eigen initiatief informatie openbaar maakt. Zij vraagt in hoeverre Utrecht het al doet. Zij vraagt of de gemeente Utrecht nog iets kan leren van de Rekenkamer in Amsterdam. Pagina 12 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

590

600

610

620

630

Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt of GroenLinks het met haar eens is dat met de Woo het de expliciete taak is van de gemeente om de informatie actief openbaar te maken en dat dat mogelijk ook het risico in zich heeft dat inwoners nog meer reageren. Mevrouw Fattal (GroenLinks) antwoordt bevestigend. Zij vindt dat tevens het kip en ei-verhaal. Zij vindt het in ieder geval positief om meer informatie te delen. Als het gaat om het oplossen van de personeelstekorten legt zij de vraag voor hoe samengewerkt wordt met onderwijsinstellingen in Utrecht om vacatures zo snel mogelijk op te vullen. Mevrouw Biemans (PvdA) merkt op dat Informatierecht een belangrijk recht is in het functioneren van de democratie. Het is ook belangrijk voor het vertrouwen in de overheid. Het informatiebeheer is een kerntaak van de overheid en van deze gemeente. Zij stelt dat die kerntaak in Utrecht verwaarloosd is met als gevolg lange wachttijden bij WOB-verzoeken; die verzoeken worden nu Woo-verzoeken. En met als gevolg een archief dat nog steeds niet op orde lijkt. De ambities die de gemeente heeft, ook met Open Utrecht om een open en transparante gemeente te zijn, strookt nu niet meer met de realiteit. Daarover stelt de PvdA enkele vragen en maakt haar fractie enkele opmerkingen. Eerst vanuit het perspectief van de organisatie en dan vanuit het perspectief van de gebruikers.

Zij noemt drie punten vanuit de organisatie: (1) zij merkt dat de nadruk meer ligt op het wegwerken van de achterstanden inplaats van op het voorkomen van de wachttijden. Zij vraagt of er een duurzame oplossing komt voor het informatiebeheer. Hoe gaat deze wethouder in Utrecht haar archief op orde krijgen? (2) met betrekking tot de organisatiecultuur vraagt zij hoe de hele ambtelijke organisatie zover gekregen wordt dat er overal structureel archiefbeheer plaatsvindt en iedereen intrinsiek transparant wil zijn. Wanneer dat niet gebeurt, vindt zij het dweilen met de kraan open. (3) archiefbeheer is een kerntaak van de overheid. Zij merkt dat het onder ambtenaren niet sexy is; niemand heeft er heel veel zin in om het te doen. Hoe wil de wethouder dat aanpakken? Vanuit de gebruikerskant merkt zij het volgende op: Momenteel is een vicieuze cirkel gaande. De kwaliteit van de beantwoording van WOB-verzoeken en de snelheid van de antwoorden, laat volgens de gebruikers die haar fractie gesproken heeft, te wensen over. Dat leidt er toe dat er meer WOBverzoeken gedaan worden. Zij stelt in dat licht de volgende vragen: (1) Kan ervoor gezorgd worden dat aan de voorkant met de verzoeker wordt meegedacht over wat de indiener nu precies wil weten met het WOB-verzoek? Dan kan een meer gerichte uitvraag ontstaan, in plaats van de complexe grote verzoeken die alles opvragen.

Kan dat dan ook gedaan worden met een onafhankelijk ambtenaar, zo dat de gebruiker daarin vertrouwen heeft. (2) Zij vraagt naar de mogelijkheden om de kwaliteit van de beantwoording van WOB-verzoeken te toetsen. Zou de gemeente kunnen navragen bij de indiener wat zij van de kwaliteit vonden. (3) Hoe is beter te communiceren met de indieners als de beantwoording langer duurt, en is dan ook toe te lichten waarom dat het geval is? De heer Sungur (DENK) is benieuwd te vernemen of de PvdA ideeën heeft om bijvoorbeeld aan de voorkant de organisatie iets robuuster te maken. De wethouder Pagina 13 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

640

schrijft in haar brief dat zij aan de capaciteitskant wil zitten en dat zij met vaste medewerkers wil werken en minder met flexibele mensen. Hoe kan dat nog beter? Mevrouw Biemans (PvdA) merkt op dat de vraagstelling van haar fractie al daarop gericht is: heel veel zit aan de voorkant met een goed archiefbeheer zodat de informatie gemakkelijk is terug te vinden en dat door het helpen van gebruikers in het doen van de aanvragen de organisatie iets te ontlasten is zo dat direct de juiste antwoorden te geven zijn zonder de complexe vragen. De heer Sungur (DENK) heeft de idee dat de gemeente het contact wel zoekt maar dat niet iedereen bereid is mee te werken. Dit leest hij ook een beetje terug in de brief van de wethouder. Misschien is dit iets om te beantwoorden door de wethouder. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt wat mevrouw Biemans verstaat onder een onafhankelijk ambtenaar. Mevrouw Biemans (PvdA) licht toe dat er bij de indiener dan geen gevoel is dat er een belang ligt bij de behandelend ambtenaar om het WOB-verzoek op de een of andere manier af te handelen.

650

660

670

680

De heer Dijkstra (EenUtrecht) is benieuwd of de wethouder een beeld heeft van de belangrijkste achterliggende oorzaken van de stijging in het aantal WOB-verzoeken. Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt of het de heer Dijkstra bekend is dat hierover al een technische sessie is geweest waarin de redenen zijn genoemd. De heer Dijkstra (EenUtrecht) antwoordt ontkennend. Hij heeft die sessie gemist. De voorzitter licht toe dat het inderdaad niet de bedoeling is om technische vragen te stellen in de commissievergaderingen. Hij heeft begrip voor deze omissie bij de heer Dijkstra gezien de veelheid van gebeurtenissen in kort tijdsbestek. De heer Dijkstra (EenUtrecht) vond twee oplossingen in de brief opvallend. De VVD en GroenLinks spraken al over de preventieve kant. Hij vraagt wat de gemeente kan doen. Hij doet de suggestie proactief meer op de website te zetten dan tot nu toe. Hij had verwacht dat in de brief drie oplossingen zouden staan aan de preventieve kant: (1) extra capaciteit, (2) inzet, (3) software. Hij doet de suggestie gebruik te maken van de expertise en de kracht van de Utrechters zelf. Hij kan zich voorstellen dat daar mensen tussen zitten die goed kunnen meedenken over hoe dit probleem te tackelen. Hij vraagt in welke mate geprobeerd is contact met deze mensen te krijgen.

De heer Compagnie (ChristenUnie) maakt zich enige zorgen over de haalbaarheid op het gebied van personeel en prijzendruk, haalbaarheid personeel en tijdsdruk; er is meer vraag dan aanbod. Dat blijkt ook uit de brief en uit de technische sessie. Zijn fractie vraagt zich af of het college de raad kan informeren hoe de informatiehuishouding te verbeteren is. De termijn gaat van acht à zes weken; de WOB-verzoeken waren al lastig bij te houden. Hoe ziet het college dit, nu de termijn korter wordt? Zijn fractie vindt het belangrijk dat er rekening wordt gehouden met alle belangen bij informatieverzoeken. Hoewel dit in de wet is gewaarborgd, vraagt dit in het bijzonder aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens. Zijn fractie hoopt dat de gemeente duidelijk en actief communiceert over de afhandeling van verzoeken vooral richting de indiener, ook als er wordt gekozen de informatie niet openbaar te maken.

Pagina 14 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

Op verzoek van de wethouder schorst de voorzitter de vergadering voor 5 minuten en heropent die.

690

700

710

720

De beantwoording Wethouder Voortman zet uiteen dat zij dit een belangrijk onderwerp vindt omdat dit over het vertrouwen gaat van burgers in de overheid. De openheid draagt bij aan het vertrouwen. Ook wanneer burgers het gevoel krijgen dat zaken verborgen worden gehouden, schaadt dat ook het vertrouwen in de overheid. Zij heeft hierover verscheidene raadsleden inbreng horen hebben. De wethouder beschouwt dit als een fundament voor de relatie tussen burger en overheid. De wet Open Overheid gaat niet alleen over het openbaar maken van informatie. Die gaat ook over goede informatiehuishouding. Het is niet mogelijk snel informatie te geven wanneer de informatiehuishouding niet goed op orde is. Mevrouw Biemans ging in op de preventie. De wethouder zet uiteen dat dat vooral ook in de informatiehuishouding zit. Verschillende fracties vroegen naar de oorzaken van de stijgende aantallen WOBverzoeken. De wethouder verwijst naar de briefing en licht dit aanvullend kort toe. Zij attendeert op het toegenomen aantal bouwplannen. Driekwart van de verzoeken hebben betrekking op de Omgevingsvergunning. Zij noemt meerdere redenen voor mensen om een verzoek in te dienen. De heer Sungur (DENK) doet de suggestie de verzoeken actief te delen, uitgaande van dit percentage van de verzoeken.

De wethouder noemt in dat licht een mogelijk in te stellen digitaal bouwarchief zo dat mensen het zelf kunnen opzoeken. Dat zou het college graag willen in het kader van Open Overheid; dat is niet van vandaag op morgen te realiseren. Zij vervolgt haar beantwoording met in te gaan op de meer complexe WOB-verzoeken. Extra tijd is nodig in het geval derden stukken hebben opgesteld en hen om toestemming gevraagd moet worden de informatie openbaar te maken. Er zijn steeds meer verzoeken naar alle documenten. De wethouder kan daar nader op ingaan, zeker als het gaat om hele omvangrijke verzoeken. Er zijn ook steeds meer plekken om documenten op te slaan. Vroeger was er enkel papier, nu ook mail, sms, Whatsapp, DigiPlaza, Zaaksysteem, Verkennersmap. Bovendien is er sprake van verloop van personeel en ziekte. Zij beschouwt dat als oorzaken van de toegenomen complexiteit en van de toename in het aantal verzoeken. De wethouder loopt de vragen van de fracties bij langs. Zij zal op die manier de verschillende onderwerpen aandacht geven. Het CDA vroeg waarom de raad pas nu wordt geïnformeerd; de achterstanden zijn er al een tijd. Dit is het moment waarop het echt ging knellen en ingrijpen nodig was. De wethouder heeft in haar brief geschreven hoe het college dat wil gaan doen. Het college heeft al een aantal keren een brief geschreven over de stand van zaken in Utrecht.

In die brieven is aandacht geschonken aan de informatiehuishouding en dat daaraan nog gewerkt moet worden. De wethouder bevestigt dat de cultuuromslag ontzettend belangrijk is; dat geldt zowel bij de implementatie van de wet Open Overheid, en als het gaat om het structureel maken van het informatiebeheer. Het is belangrijk dat mensen die bij de gemeente werken zich het belang van een open mindset realiseren en dat zij daarmee rekening houden in hun werkwijze: hoe het stuk te schrijven? Hoe ervoor te zorgen dat goed gearchiveerd wordt. Zij vergelijkt die discussie met die de wethouder

Pagina 15 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

730

740

750

760

770

gevoerd heeft met de raad over de gegevensbescherming. Hierbij is training nodig, en het scherp houden van mensen. Mevrouw Biemans (PvdA) merkt op dat de Archiefwet al langer bestaat. Dit is niet nieuw en hoeft niet nu pas plaats te vinden. Zij is benieuwd te vernemen wat de wethouder nu concreet wil doen om de cultuuromslag daadwerkelijk te verbeteren. Wethouder Voortman zet uiteen dat zij medewerkers voortdurend wil opleiden. In de tijd van het bestaan van de Archiefwet is heel veel veranderd. Die veranderingen vinden continu plaats. Het gaat hier ook niet om iets dat plotseling klaar zal zijn. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt in hoeverre de Archiefinspectie de gemeente helpt met het archiefbeheer. Wethouder Voortman heeft daarop het antwoord niet paraat. Mevrouw Ramaker (VVD) merkt op dat het een bevoegdheid is van de inspectie om het archief jaarlijks te inspecteren. Het gaat daarbij om documentalisten in optima forma. Zij doet de suggestie dat de medewerkers van inspectie samen met de ambtenaren de gemeente ondersteunen in het opzetten van het systeem. Wethouder Voortman dankt mevrouw Ramaker voor de suggestie. Zij kan zich voorstellen dat hieraan al langere tijd is gedacht. Zij vervolgt haar beantwoording. Mevrouw Biemans sprak over het belang ervan een duurzame oplossing te vinden.

Het college wil een integrale aanpak in het kader van het programma Open Overheid, en zich in dat kader juist toeleggen op de informatiehuishouding. De wethouder gaat uitgebreid in op de vraag hoe het college dit doet met de contacten. Zeker bij de omvangrijke verzoeken neemt het college na ontvangst van het verzoek contact op met de verzoeker om na te gaan wat er precies speelt en waaraan behoefte is. Soms is een telefoongesprek met een projectleider al voldoende om vragen te beantwoorden. Dat kan helpen om de omvang te beperken. Wanneer iemand alles wil ontvangen, heeft hij daar recht op; maar de wethouder is er geen voorstander van de verzoeker de hooiberg te geven, terwijl het gaat om een aantal specifieke spelden. Gevraagd is hoe gecommuniceerd wordt met indieners over het moment waarop voldaan kan worden aan het WOB-verzoek: (1) Bij ontvangst wordt de verzoeker geïnformeerd over de beslistermijn. De verzoekers kunnen dan tussentijds vragen stellen over de stand van zaken. Dan geeft het college een indicatie over wanneer het college het besluit zal nemen. (2) wanneer de zienswijze procedure start wordt de verzoeker op de hoogte gesteld, ook over het eindigen daarvan, in ieder geval vóór het einde van de beslistermijn. (3) Binnenkort zal de communicatie over de voortgang geregeld worden via de berichtenservice van Mijn Overheid.nl.

Dan is de verzoeker te informeren over de behandelstappen. Het zal met nieuwe software mogelijk zijn dit actiever en beter in te zetten. Mevrouw Biemans (PvdA) vraagt of het ook duidelijk is voor bewoners dat zij de persoon die contact opneemt met de verzoeker vooraf ook te contacteren is; zij vraagt of dat überhaupt mogelijk is en of dat goed gecommuniceerd wordt. Wethouder Voortman zet uiteen dat de contactpersoon in de wet is vastgelegd. Maar wat de wethouder weet, is die persoon actief te benaderen over hoe de gewenste informatie het beste op te vragen is. Zij vervolgt haar beantwoording met in te gaan op Samen met de Stad zaken te verbeteren; de inbreng van de heer Dijkstra. Een van de sporen binnen het programma Open Utrecht is dat het college daarover het gesprek aan wil met mensen. Eind 2022 wil het college dat organiseren. Het college buigt zich nog over de vorm. Ze denkt daarbij aan wetenschappers, mensen die veelvuldig gebruik maken van de WOB, Pagina 16 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

780

790

800

810

820

maar mogelijk ook met mensen die niet zoveel ervaring hiermee hebben; om met hen te bespreken hoe implementatie van de wet het beste in te richten op de behoefte. De vraag speelt daarbij een rol wat de stad verstaat onder openbaarheid, hoe maakt de gemeente gebruik van expertise in de stad. Dat is het college al van plan. Mevrouw Fattal vroeg nog naar onderwijsinstellingen om de personeelstekorten op te lossen. Het college doet dat al. Het college heeft al een jaar of zeven contacten met de HBO-scholen in Utrecht, Nijmegen en Amsterdam. Dan biedt de gemeente ook stage-werkplekken aan. De gemeente biedt een deel van de stagiaires aan naast het afstuderen, in deeltijd te werken. De gemeente biedt afgestudeerden vaste functies aan. Het grootste deel van het Woonteam bestaat inmiddels uit jonge enthousiaste medewerkers die een keer stage hebben gelopen. Daarop is ook personeelsbeleid. Het college ziet dat als een kweekvijver en het college doet extra dingen om hen goed te trainen in alle taken en vaardigheden. Uiteraard lokt de arbeidsmarkt hierin ook. Utrecht is niet de enige met tekorten aan personeel. Het is moeilijk om het personeel vast te houden. Het college signaleert dat probleem ook in G4-verband: dat goed ingewerkt personeel vertrekt en gaten in de formatie veroorzaakt. Mogelijk heeft de wethouder enkele van de vragen van mevrouw Van der Wilt al beantwoord.

Zij is het eens met haar dat juist gewerkt moet worden aan de basis, voor een goed archiefbeheer, goed getraind personeel. Zij vroeg ook naar de implementatie van het voorkeurscenario. De wethouder kan die vraag niet goed beantwoorden. Zij kan op dit moment geen voorkeurscenario noemen. Mevrouw Van der Wilt (D66) kan dat goed volgen. Zij vraagt of de wethouder het openbaar maken via het Digitaal Bouwarchief wil meenemen in de implementatiescenario’s om na te gaan waar dit het gemeentebestuur kan ontlasten. Wethouder Voortman antwoordt bevestigend met te verwijzen naar de desbetreffende inbreng van de heer Sungur. Nagegaan moet worden welke zaken tijd voorkomen zo dat die tijd in de stad te steken is. Zij doet de suggestie in de stand van zakenbrief over het Programma Open Overheid aan het eind van het jaar aan te geven welke keuzes het college zal maken die het beste daarin passen. Mevrouw Van der Wilt (D66) had nog een vraag gesteld over het actiefbeheer en de acties daaromtrent: of de wethouder in de rapportage zou kunnen laten weten wat daarin de plannen zijn. Zij vraagt of dat ook wordt opgenomen in de stand van zakenbrief. Wethouder Voortman antwoordt bevestigend. Zij vervolgt haar beantwoording. De wethouder bevestigt mevrouw Ramaker dat de achterstanden in de afhandeling van de WOB-verzoeken ook te maken hebben met het niet op orde zijn van de informatiehuishouding.

Het programma Wet Open Overheid gaat over (1) het inhalen van achterstanden, (2) het implementeren van de wet en (3) over de informatiehuishouding. Mevrouw Ramaker (VVD) las in de raadsbrief “de hoeveelheid ongeordende documenten groeit door het aantal WOB-verzoeken en werkt door in het inhalen van beslistermijnen”. Zij legt de vraag voor of het mogelijk juist andersom is. Kosten WOB-verzoeken wellicht juist meer tijd vanwege het niet op orde zijn van de archivering en omdat de documenten moeilijk te vinden zijn. Zij verneemt graag hoe de wethouder dit ziet. Wethouder Voortman antwoordt dat beide waar is. Er kunnen ook andere redenen zijn, zoals navraag moeten doen bij derden, het hebben van verschillende systemen.

Pagina 17 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

830

Zij vervolgt haar beantwoording met in te gaan op de inbreng van mevrouw Fattal over de Rekenkamer in Amsterdam. De wethouder heeft het belang van de gewenste cultuuromslag al bevestigd. Utrecht maakt al veel actief openbaar. Elk jaar maakt het college meer datasets openbaar. Over enige tijd moet het college 11 informatiecategorieën actief openbaar maken. Utrecht zit momenteel op zes categorieën. De ChristenUnie benadrukt het belang ervan te communiceren waarom informatie niet openbaar te maken is. Zij houdt zich aanbevolen wanneer de heer Compagnie beschikt over WOB-verzoeken waarin dat niet duidelijk is aangegeven. De wethouder beëindigt hiermee haar beantwoording. De voorzitter legt de vraag voor of de commissie antwoorden op gestelde vragen heeft gemist.

840

850

Mevrouw Swinkels (CDA) had gevraagd wanneer die verbeteringen zichtbaar worden; wanneer is de verkleining van de achterstanden te merken? Zij had gevraagd naar de combinatie van de organisatorische uitdaging en de specialistische software; zal dat betekenen dat nog meer gecentraliseerd gaat worden? Zij had ook gevraagd of mensen een compensatie kunnen krijgen wanneer de overheid de termijn niet haalt; of dat een perverse prikkel is en in hand gaat werken dat mensen meer WOB-verzoeken doen omdat ze weten dat de gemeente onder druk staat. Zij had ook gevraagd of de implementatie van de wet Open Overheid eigenlijk al afgerond had moeten zijn. Zij heeft zojuist begrepen van haar buurvrouw dat voor de invoering acht jaar staat. Zij gaat ervan uit dat zij eind 2022 in de brief van de wethouder de voortgang zal teruglezen. Mevrouw Van der Wilt (D66) miste het deel wat landelijk te doen is aan het personeelstekort in G4-verband en de mogelijkheid om krachten te bundelen waar dat mogelijk is.

860

870

Wethouder Voortman benadrukt in reactie op de inbreng van mevrouw Fattal het probleem te signaleren in G4-verband dat zij het goed vindt om de krachten te bundelen. Zij bevestigt dat voor bepaalde zaken acht jaar de tijd is gegeven; dat heeft betrekking op het op orde brengen van de informatiehuishouding. Dan gaat het ook over welke categorieën van informatie actief openbaar te maken zijn. Als het gaat om de vraag wat op 1 mei af moest zijn, had dat onder meer betrekking op de contactpersoon Open Overheid. De zaken die op 1 mei af moesten zijn, zijn afgerond. Waar het gaat om de perverse prikkel, is die mogelijkheid uit de wet geschrapt in 2016. Mevrouw Swinkels (CDA) vindt dat goed om te weten. Zij wil graag weten of nog andere voordelen zijn dan geld om de druk op te voeren. Zij kent een voorbeeld van iemand die gewag maakte van andere oplossingen nadat zij haar WOB-verzoek had ingetrokken. Wethouder Voortman hoort weleens voorbeelden van mensen die een WOBverzoek indienen om een projectleider dwars te zitten. Dat kan ook te maken hebben Pagina 18 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

880

890

900

910

920

met gevoelens. De WOB als drukmiddel om je zin te krijgen, kent de wethouder niet. Zodra een WOB-verzoek wordt ingediend wordt duidelijk wat iemand wil. Het gaat steeds om een goede communicatie, ook van de kant van de gemeente. Zij ziet wel eens een WOB-verzoek waarbij zij van mening was dat de desbetreffende de informatie ook telefonisch had kunnen krijgen. Ook dat moeten mensen weten. De heer Sungur (DENK) was in de veronderstelling dat mensen geld konden krijgen voor een ingebrekestelling. Hij vraagt welke middelen de burgers dan nog hebben zodra de gemeente meer tijd nodig heeft dan de wettelijke termijn. De wethouder zet uiteen dat de betrokkenen naar de rechter kunnen stappen. Ze kunnen hieraan geen geld meer verdienen. Zij kunnen de gemeente in gebreke stellen en dan naar de rechter. Mevrouw Swinkels vroeg wanneer de verbeteringen zichtbaar worden. De wethouder merkt op dat dat iets is van lange adem. Zij kan niet zeggen dat op dit moment alles op orde is. De wethouder zegt toe dat zij in de jaarlijkse brief steeds het effect zal opnemen. Mevrouw Swinkels (CDA) licht toe dat zij in de brief las dat het een organisatorische uitdaging is als het gaat om de mate van decentralisatie en centralisatie.

Verdere decentralisatie lijkt haar op gespannen voet te staan op het hebben van zoveel mogelijk mensen die met specialistische steeds ingewikkelder wordende software kunnen werken. Hoe gaat de gemeentelijke organisatie om met het oplossen van het capaciteitsprobleem met ook nog een decentralisatie. Wethouder Voortman antwoordt dat goede archivering in alle organisatieonderdelen moet plaatsvinden. Als het gaat om het in behandeling nemen van WOB-verzoeken, doet het Woo-team van de gemeente dat. Dat is een centraal team. Dit blijft complex. De wethouder verwacht dat er steeds weer nieuwe dingen zullen komen. Daaraan blijft het college werken. Mevrouw Biemans (PvdA) vraagt wat de wethouder meeneemt van dit debat? Wethouder Voortman zet uiteen dat de commissie nadrukkelijk het belang van de informatiehuishouding onderstreept; de commissie heeft liever de basis goed op orde met de inzet op zaken die ervoor zorgen dat het voor de medewerkers gemakkelijker wordt goed te archiveren dan dat er leuke nieuwe gatgets worden bedacht. De commissie vraagt specifiek om de basis op orde. Ook vernam zij dat de commissie veel waarde hecht aan het continu scholen en trainen van medewerkers en dat het college investeert in het ontwikkelen van bewustzijn. En dat dit iets is dat de gemeente verder kan ontwikkelen met de stad samen. De voorzitter concludeert dat dit onderwerp hiermee is besproken.

Hij legt de vraag voor bij de agenderende fracties of zij met deze bespreking het doel hebben bereikt. Hij vraagt naar het politieke vervolg; willen de agendeerders hiermee iets richting de raad? Hij loopt de fracties bij langs: Mevrouw Van der Wilt (D66) heeft de helderheid gekregen die zij wilde hebben. Zij heeft de door haar gewenste richting kunnen meegeven in haar bijdrage. Zij kan zich goed vinden in het resumé van de wethouder. Dit onderwerp hoeft niet afzonderlijk geagendeerd te worden voor de volgende gemeenteraad. Zij wacht de brief af over de stand van zaken Open Utrecht. Zij wil nog wel graag weten wanneer die brief exact is te verwachten. Zij heeft behoefte aan een toezegging van de wethouder dat wanneer er tussentijds in de uitvoering van de WOB zaken zich voordoen waarvan

Pagina 19 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

930

940

950

960

de wethouder vindt dat het belangrijk is dat de raad daarvan kennis neemt, de wethouder dan vroegtijdig aan de bel trekt bij de raad. De voorzitter merkt op dat het deel waarin de wethouder een toezegging kon doen gepasseerd is. Hij tekent dit aan voor een goed volgend verloop van de vergadering. Mevrouw Swinkels (CDA) vindt dat dit onderwerp nu voldoende besproken is. Zij heeft geen agendering voor de raad. Zij merkt op dat dit een structureel vraagstuk is voor de organisatie. Zij verwacht dat dit op veel vlakken nog weer terug zou komen. Zij sluit niet uit dat haar fractie dit onderwerp op een later moment opnieuw zal agenderen voor de commissie. Zij wacht de brief af die is toegezegd. Mevrouw Fattal (GroenLinks) sluit zich aan bij haar voorgangers. Mevrouw Bieman (PvdA) sluit zich aan. Mevrouw Ramaker (VVD) dankt de wethouder voor haar toelichting. Behalve de bewustwording bij de medewerkers van de gemeente, vindt zij de bewustwording bij de raad en bij het college ook van belang: hoe belangrijk het is om transparant te zijn in de besluitvorming en daaraan gezamenlijk te werken. Zij vindt dat raadsvoorstellen korter en bondiger geformuleerd kunnen worden en dat het belangrijk is waarom het college de raad bij een onderwerp wil betrekken. De VVD wil dit onderwerp niet agenderen voor de komende raad.

Het onderwerp is van belang omdat het bestuur bezig is met het vertrouwen in de politiek. De wethouder zegt de brief toe in Q4 2022. Zij merkt op dat wanneer zich belangrijke ontwikkelingen voordoen, het college altijd de raad tussentijds zal informeren. Zij formuleert de raadsvoorstellen graag bondiger maar wil ook graag volledig zijn, ook om nieuwe vragen vanuit de raad te voorkomen. De voorzitter merkt op dat dit geen toezegging is; de stand van zakenbrief komt ieder jaar. Hij concludeert zoals gezegd. Afsluiting De voorzitter stelt het begin van de bespreking aan de orde met de vraag van de Partij voor de Dieren of de wethouder iets kan zeggen over een motie over het afsteken van vuurwerk. Wethouder Voortman deelt mee dat er nog geen standpunt is ingenomen over een eventueel vuurwerkverbod voor de aanstaande jaarwisseling. Een eventueel voorstel voor een lokaal verbod zal geregeld moeten worden via de APV waarvan de reguliere algemene update voor de zomer naar de raad komt als voorstel. Dan is dat na de zomer te behandelen. De heer Sungur (DENK) vraagt of na de zomer voldoende tijd zal zijn om het verbod te verankeren in de APV. Wethouder Voortman stelt zich voor dat die mogelijkheid er is. Wanneer het anders is, zal het college dat laten weten. De voorzitter sluit de vergadering om 16.17 uur.

Pagina 20 van 20

1 Adviescommissie CF 21-04-2022.pdf

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

21 april 2022 van 20.00-22.30 uur Stadhuis, Raadszaal

Adviescommissie: Susanne Schilderman (voorzitter), Cees Bos, Bina Chirino, Gert Dijkstra, Meike Hellevoort, Ruud Maas, Stevie Nolten, Annemarijn Oudejans, Margreet Ramaker, Jantine Zwinkels en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Petra de Graaf (griffiesecretaris), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Gerth Molenaar

(Rekenkamer), Ankie Reijnen (strategisch adviseur financiën), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), en Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

Niet aanwezig: David Bosch en Rick van der Zweth

1. a. Opening

De voorzitter opent de eerste vergadering van de Adviescommissie Controle & Financiën – in nieuwe samenstelling.

b. Vaststellen agenda

Op verzoek van mevrouw Zwinkels wordt 'financiële zaken openbare bibliotheek' aan de agenda toegevoegd, verder volgens opgave.

2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (17-02-2022) Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Kennismaking

Omdat de meeste commissieleden onlangs voor het eerst tot raadslid werden benoemd, wordt er een voorstelronde gehouden. Daniëlle Rijnders is de griffier van de Adviescommissie.

Financiën is een leuk en boeiend onderwerp, vindt ze, dat prominenter bij de raad op de agenda mag staan. Petra de Graaf is griffiesecretaris; zij is gewoonlijk aanwezig bij raadsvergaderingen en zal zo nu en dan ook de commissievergadering bijwonen. Majne van de Merwe is de vaste

(externe) notuliste. De secretaris van de Rekenkamer, Gerth Molenaar, is bijna altijd aanwezig en wordt vaak vergezeld door Paul Venhoeven, voorzitter Rekenkamer. Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt werken bij accountantskantoor Deloitte, zij leiden het accountantsteam dat jaarlijks – in

opdracht van de gemeenteraad – de gemeentelijke jaarrekening controleert. Ankie Reijnen werkt

sinds kort bij de financiële afdeling als strategisch adviseur. Edwin Westphal is concernmanager, onder andere voor financiële en juridische zaken. Katie Zwetsloot is de concerncontroller;

Jasmin Grundauer is onlangs bij de gemeente Utrecht begonnen als manager concernaudit. De meeste ambtenaren worden regelmatig voor de commissievergadering uitgenodigd om zaken toe te lichten of om achtergrondinformatie te geven.

Gert Dijkstra (EenUtrecht), Meike Hellevoort (GroenLinks), Stevie Nolten (Bij1), Bina Chirino

(ChristenUnie), Ruud Maas (Volt), Annemarijn Oudejans (Student & Starter) en Margreet Ramaker Pagina 1 van 7

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

(VVD) zijn zojuist raadslid geworden; Cees Bos (Stadsbelang Utrecht) en Jantine Zwinkels (CDA) waren dat al. Rick van der Zweth (PvdA) en David Bosch (PVV) zijn ook lid van de Adviescommissie, maar waren vanavond verhinderd. •

Bericht van de oud-voorzitter, Dimitri Gilissen

De boodschap van de oud-voorzitter is opgenomen in het overdrachtsdocument, bij vergaderstukken. •

Rol van de accountant

De heer Van Vugt geeft aan dat er voor de Adviescommissie drie belangrijke momenten in het

jaar zijn. Aan het begin van de controle (september) verwacht de accountant dat de commissie

onderwerpen meegeeft waarop extra moet worden gelet bij de controle. Het tweede moment is

in het najaar, bij de tussentijdse controle. De tussenrapportage staat meestal in december bij de Adviescommissie op de agenda. In het voorjaar levert de ambtelijke organisatie de jaarrekening; de accountant rapporteert dan over de bevindingen tijdens de controle. Daarnaast adviseert de accountant de Adviescommissie, onder andere tijdens de Heidag, maar hij is ook beschikbaar voor algemene vragen over financiën en bedrijfsvoering. •

Rol van de Rekenkamer

De Rekenkamer is, zoals gezegd, bijna altijd bij de vergadering aanwezig – om te horen hoe de

Adviescommissie over verschillende zaken denkt, maar ook om mee te denken en te adviseren. •

Rol van het Stadskantoor

De ambtenaren nemen de commissieleden zo goed mogelijk mee bij de onderwerpen die ter tafel komen, geven toelichting en beantwoorden technisch-financiële vragen. 4. Update leesbaarheid / begroting van de toekomst

Zie de presentatie 'Raamwerk sturen en verantwoorden,' bij vergaderstukken. De ambtelijke

organisatie wisselt al enige tijd van gedachten met de Adviescommissie over de leesbaarheid

van de begroting: kunnen raadsleden de informatie vinden die zij zoeken? De gemeente werkt

met programma's, strategische doelen, opgaven, beleidskaders en zo meer, maar de samenhang is niet altijd even duidelijk. De ambtelijke organisatie geeft aan dat intern dit nog nader moet worden besproken voordat verdere stappen kunnen worden gezet.

Voorbeeld: het programma Werk & Inkomen kent opgaven – daar passen doelen bij die de gemeente wil bereiken. Er is echter ook een verzameling van tien strategische doelen, waaronder ook doelen op het gebied van Werk & Inkomen. Dan zijn er nog de nodige

beleidsstukken op het gebied van Werk & Inkomen. Op alle niveaus zijn doelstellingen

benoemd, echter over hetzelfde onderwerp. Dit maakt het lastig om de programmabegroting te beoordelen. Op verzoek van de heer Bos zal mevrouw Zwetsloot in een volgende vergadering enkele concrete voorbeelden aandragen.

Pagina 2 van 7

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Zie blz. 6 van de presentatie. Het streven is een heldere kaderstelling waaraan een visie of

ambitie ten grondslag ligt. De heer Bos is benieuwd welke rol de ambtelijke organisatie speelt

bij het vormen van een visie. Mevrouw Zwetsloot geeft aan dat de afdeling adviseert ten aanzien van verbetering van beleidsstukken, en ook kaders voorstelt die de gemeenteraad uiteindelijk vaststelt. Vervolgens worden documenten daaraan getoetst en zonodig aangepast.

Mevrouw Zwinkels merkt op dat er ook visies zijn waaraan geen budget is gekoppeld,

bijvoorbeeld het speeltuinenbeleid. Dat klopt, zegt mevrouw Zwetsloot, en dan gaat de

discussie wel eens over wat er het eerst moet zijn, de visie of het geld. Een visie is meestal iets

voor langere termijn, een 'stip aan de horizon.' Dan staat nog niet vast hoe de weg naar die stip zal worden afgelegd, en dus ook niet hoe dit betaald wordt. Er zijn meestal wel ideeën over de kosten, bij benadering. Het speeltuinbeleid is meer iets voor de wat minder lange termijn; dan moet een keuze worden gemaakt tussen het formuleren van een visie of het opstellen van een beleidsnota. Uitvoering is nog niet geborgd bij het vaststellen van een visie.

Mevrouw Reijnen herinnert de commissie aan de motie, ingediend bij de vorige

begrotingsbehandeling, waarmee de ambtelijke organisatie werd opgeroepen om voor een beter leesbare begroting te zorgen. Daarom wordt er nu een raamwerk gemaakt. In de strategische langetermijndoelstelling, Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen, zijn tien

langetermijndoelstellingen geformuleerd (zie blz. 9 van de presentatie). De

programmabegroting wordt mogelijk daaraan gekoppeld. In een volgende vergadering laat

mevrouw Reijnen de Adviescommissie een voorbeeld van een uitgewerkt programma zien. In

grote lijnen: er zijn vijf programma's die samenhangen met de maatschappelijke opgaven in de

stad. In elk programma zijn ambities (langetermijndoelstellingen) geformuleerd. Bij elke ambitie hoort een set doelstellingen, en aan elke doelstelling is budget gekoppeld. Dit betekent dat het college niet zomaar een ander doel kan gaan nastreven zonder toestemming van de raad, ook niet als er geld over is. Schuiven met budgetten is evenmin toegestaan.

Het budgetrecht van de raad is beschreven in het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording): het college kan nooit schuiven met budgetten tussen programma's. Het is aan de raad zelf om te

beslissen hoeveel budget er per programma wordt vrijgegeven. Mevrouw Zwetsloot verduidelijkt dat de zaken nu op programmaniveau zijn geregeld – zo is het in de financiële verordening

vastgelegd. Er is echter niets tegen om dit te bediscussiëren, want uiteindelijk gaat het erom waar de raad zich comfortabel bij voelt, en om de vraag of dat misschien de uitvoering belemmert.

Reacties en discussie

De heer Westphal merkt op dat er steeds meer samenhang ontstaat tussen de verschillende

opgaven. Voorbeeld: mobiliteit is zeer verbonden aan de bouw van 60.000 woningen. Als deze opgaven op programmaniveau bijeen worden gebracht, kunnen ze in samenhang worden

Pagina 3 van 7

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

gevolgd. De heer Westphal adviseert om de begroting te gebruiken voor het geheel van afwegingen. De raad zou kunnen vragen om enkele voortgangsrapportages per jaar, bijvoorbeeld naar aanleiding van de visie op de nota mobiliteit.

Het gaat nu over de leesbaarheid van de begroting, stelt de heer Bos, waarom gaat het dan over budgetrecht en strategische keuzes? Hij veronderstelt dat het de bedoeling is dat de focus verschuift van geld naar inhoud, maar is dat wel de wens van de raad? De heer Westphal

bevestigt dit, maar benadrukt dat minder aandacht voor geld zeker niet de intentie is. De

organisatie wil de beleidskant juist verstevigen. Om goed te kunnen monitoren is stabiliteit voor vier jaar nodig; inbreng en ondersteuning van de Adviescommissie is daar welkom bij.

Het viel mevrouw Schilderman op dat de toelichting sterk gericht was op het omschrijven van het beleid, maar uiteindelijk gaat de begroting toch over het verdelen van geld? Zij is geen

voorstander van budgetrecht op enkele miljoenen; dat moet hoger zijn, maar niet op het niveau van honderden miljoenen. De meerwaarde van minder programma's is niet duidelijk; een

volgende keer moet wat mevrouw Schilderman betreft de toegevoegde waarde worden getoond. De gemeentelijke begroting moet (voor een raadslid) bij voorkeur niet omvangrijker zijn dan ongeveer twintig pagina's (exclusief bijlagen). Er moet bondig in staan wat we moeten gaan doen en wat dat kost. Het gaat om bestuurbaarheid; de raad wil kunnen sturen met het

beschikbare geld, en wil kunnen controleren of de juiste dingen worden gedaan. Ook moet duidelijk zijn wat er ten tijde van de begroting nog aan programma's loopt, en waar dat is

vastgelegd. Is het haalbaar om de Adviescommissie een voorstel voor de vorm van de begroting voor te leggen – waarover de Adviescommissie de commissie VBF dan kan adviseren, en

waarover vervolgens in de raadsvergadering wordt besloten? Het is dan misschien niet mogelijk om een en ander rond te hebben voor de programmabegroting 2023, maar mevrouw Schilderman heeft er voorkeur voor om het in één keer goed te doen.

De heer Dijkstra sluit zich hierbij aan, met dien verstande dat hij het budgetrecht liever een niveau dieper zou willen uitoefenen. Liefst zo helder en concreet mogelijk. In dit verband

verwijst mevrouw Hellevoort naar de in de vorige periode ingediende motie; daarin gaat het volgens haar echt om betere leesbaarheid en meer inzicht. Het is belangrijk om dan ook duidelijk te krijgen wat dit betekent voor het budgetrecht van de raad.

Mevrouw Chirino kan zich vinden in het SMART formuleren van doelstellingen, want daardoor

kan de raad goed meekijken, meesturen en controleren. Misschien zijn er nog andere vormen mogelijk dan de huidige vijf blokken. Dat de focus wordt verlegd van geld naar inhoud is

mevrouw Chirino niet opgevallen; op basis waarvan is dat geconcludeerd? Liever zou zij zien dat de uitvoerbaarheid wordt verbeterd. Mevrouw Zwetsloot memoreert dat bij de discussies over

leesbaarheid ook naar voren is gekomen dat de raad wil kunnen zien of de inzet effectief is, en of de gestelde doelen ermee worden bereikt. De huidige versie van de begroting bevat erg veel procesinformatie; de raad gaf aan te willen weten waar het toe leidt. Los daarvan is de

Pagina 4 van 7

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

begrotingsbehandeling natuurlijk het moment waarop de financiële kaders worden vastgesteld – en dat blijft zo.

Mevrouw Zwinkels vraagt om een overzicht van voor- en nadelen en consequenties van de nieuwe indeling van de begroting. Het is wat haar betreft wel interessant om te lezen over

doelstellingen, maar neem als voorbeeld het programma duurzaamheid: daarin moet informatie te vinden zijn over het type uitgaven. Zijn het proceskosten of fysieke investeringen? Als dat duidelijk is, kan de raad wellicht uitgaven gaan prioriteren.

Het is te snel gegaan, vindt de heer Bos, de Adviescommissie is onvoldoende betrokken en

onvoldoende meegenomen. Hij pleit ervoor om op korte termijn een technische bijeenkomst te houden.

Vervolg

Het lijkt allen verstandig om dit onderwerp een volgende keer opnieuw op de agenda te zetten.

De heer Westphal geeft aan dat hij bij de veelal nieuwe raadsleden meer behoefte aan discussie signaleert. Waarschijnlijk is niet haalbaar om al vanaf 2023 met een nieuwe begroting te gaan werken, met als consequentie dat dan ook de jaarrekening 2023 in de 'oude' structuur zal worden gemaakt. Dit laat onverlet dat er al wel kan worden gewerkt aan verbetering van

leesbaarheid in de huidige structuur. Dit overlegt de heer Westphal intern, en komt erop terug. De voorzitter constateert dat het merendeel van de Adviescommissie eraan hecht om een plan of voorstel te bespreken. Misschien wordt er, voor uitvoering, ook nog voor een politieke

bespreking gekozen. De heer Bos pleit voor een gezamenlijk plan, het moet niet een plan zijn dat de Adviescommissie zonder meer wordt voorgelegd. 5. Vooruitblik jaarplan 2022

Zie het overzicht in de vergaderagenda. Aan de agenda van de vergadering van 2 juni a.s. wordt

het programma voor de Heidag toegevoegd, ter bespreking. De voorzitter doet de suggestie om de leesbaarheid van de begroting (zie punt hiervoor) tijdens de Heidag te bespreken.

Tijdens het inwerkprogramma van de Adviescommissie werd door de accountant verteld dat

raadsleden, als zij een motie of amendement indienen, aan de wethouder mogen vragen of zij

of hij er dekking voor wil zoeken in het eigen budget of programma omdat dit voor raadsleden erg lastig is. Mevrouw Zwinkels stelt voor om hierover in een volgende vergadering van de Adviescommissie door te praten, en er eventueel ook een advies over te geven. Mevrouw

Ramaker steunt dit voorstel, en ziet dit graag zo snel mogelijk op de agenda terug. Doel van

een motie is namelijk om het met elkaar over de inhoud te hebben en nu gaat het al snel over de financiele dekking.

Pagina 5 van 7

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De voorzitter stelt voor om Leesbaarheid begroting en Dekkingsvoorstellen op het programma van de Heidag te zetten, en om voor beide onderwerpen om een voorbereidende notitie te

vragen. Hiermee gaan allen akkoord. Er wordt opgemerkt dat de fracties die nu onderhandelen

over het nieuwe coalitieakkoord alvast kunnen meenemen dat deze raad anders wil omgaan met dekkingsvoorstellen (zie hiervoor). De heer Dijkstra merkt op dat het niveau van budgetrecht nog niet voldoende is geadresseerd. Volgens de heer Bos staat dit geheel los van de

leesbaarheid van de begroting. Beide onderwerpen moeten worden besproken, al dan niet apart. De Heisessie vindt plaats in september a.s.; kan deze worden vervroegd? Eind augustus, vlak na het zomerreces, lijkt de voorzitter het best haalbare.

De heer Westphal wijst erop dat de jaarstukken in de volgende vergadering op de agenda staan. Hij biedt de Adviescommissie aan om een technische toelichting te geven. Raadsleden kunnen

de komende tijd vragen stellen over de jaarstukken; deze moeten op 12 mei a.s. om 14.00 uur

binnen zijn, zodat de ambtelijke organisatie voldoende tijd heeft voor beantwoording. Tip: veel vragen worden regelmatig herhaald; de heer Bos adviseert de nieuwe raadsleden om de vragen & antwoorden van de afgelopen vier jaar door te nemen.

Op 31 mei a.s. is er een technische bijeenkomst over de jaarstukken en de voorjaarsnota (via teams).

Allen gaan akkoord met de agenda voor de vergadering van 2 juni a.s. 6. Financiële zaken openbare bibliotheek (toegevoegd punt)

Mevrouw Zwinkels vraagt aandacht voor de brandbrief van de bibliotheek. Kunnen de

geldstromen van de bibliotheek inzichtelijk worden gemaakt, als input voor de Commissie OB&E van 2 juni a.s.? Indien gewenst kan de Adviescommissie dit dan ook bespreken. De heer Bos adviseert om vooral de controlemechanismen bij de bibliotheek (een verbonden partij) te bestuderen.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Voortgang accountantscontrole

De accountantscontrole over het boekjaar 2020 verliep zeer moeizaam, vertelt de heer Fritz; hij adviseert de commissie om het accountantsrapport te lezen. Vanaf afgelopen najaar zijn de

accountants samen met de ambtelijke organisatie bezig geweest met een verbeterd proces; hier is goede voortgang in gemaakt. De conceptrapportage is al klaar.

Pagina 6 van 7

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Mevrouw Zwinkels vraagt naar de rapportage over het dossier Grondexploitaties Leidsche Rijn.

De heer Fritz geeft aan dat dit een belangrijk onderdeel van de controle is. Vorig jaar bevatte dit dossier de nodige onzekerheden; dat is nog steeds het geval.

Waar moet de raad extra op letten bij de behandeling van de jaarstukken? De heer Van Vugt adviseert om in elk geval het accountantsverslag te lezen; dit is al aan de organisatie

aangeleverd voor hoor en wederhoor. Het wordt waarschijnlijk half mei a.s. vrijgegeven. Daarin wordt uitvoerig ingegaan op de grondexploitaties, want dat is het kwetsbaarste deel. De heer Van Vugt adviseert om ook te letten op de verschillen tussen begroting en realisatie; die zijn

namelijk aanzienlijk, en hangen samen met de realisatiekracht van de organisatie. Let ook op plannen die niet zijn uitgevoerd.

Bekijkt de accountant ook of de achterstand in investeringen nog wordt ingelopen, en wordt er dan rekening mee gehouden dat dit de komende tijd fors duurder zal worden vanwege de

inflatie? Daar ziet de controle niet op, antwoordt de heer Van Vugt, maar het speelt niet alleen in Utrecht. Belangrijker wat hem betreft is de arbeidscapaciteit bij de gemeente Utrecht; daar moet de raad naar vragen.

8. Rondvraag en sluiting

De vergadering kan wat gestructureerder, wordt gezegd, het is prettig als de commissie eerst alle informatie krijgt, en daarna in de gelegenheid wordt gesteld om vragen te stellen.

Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De vergadering wordt gesloten.

Pagina 7 van 7

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie) nummer datum agendapunt portefeuille onderwerp 5 Toezeggingen/Moties 1 Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie).pdf

streefdatum, antwoord, stavaza

(57/550) 22/LIS17

Raad 23-03-22

Bestuurlijke Zaken LIS raad 12 of 19 mei 2022. Brief gericht aan burgemeester S. 04-05-22 Dijksma - United we stand with Ukraine ! (stand van zaken) Raadsbrief Raad informeren. Geneve ter info gestuurd dd 25 maart via Ibabs gepubliceerd. Bestuurlijke Zaken Wethouder Klein wil graag bekijken of het lukt om de 17-06-22 voortgangsrapportages enkele weken eerder toe te (antwoord niet aangegeven) sturen, in ieder geval voor de eerste bestuursrapportage, met inachtneming van artikel 8.

(336/550) 21/T277

Raad 17-06-21

RV Regeling risicovolle projecten

(460/550) 20/M367

Raad 03-12-20

Programmabegroting 20212024

Bestuurlijke Zaken M367 Doeltreffende raad

30-06-21 (antwoord niet aangegeven)

(501/550) 20/T244

Raad 16-07-20

Kaderbrief

Bestuurlijke Zaken M238 Utrechtse bijdrage aan het Srebrenica Monument en de herdenking

31-12-20 (antwoord niet aangegeven)

(441/550) 21/M23

Raad 04-02-21

Actuele moties

Burgerzaken

M23 Actuele Motie - Onderzoek mogelijkheden tot rechtsherstel voor de Roma en Sinti

(454/550) 20/T593

Raad 17-12-20

RV Deelname Experiment Centrale Stemopneming

Burgerzaken

M463 Verkiezingen, het hart van onze democratie

31-03-22 (stand van zaken) Loopt. Planning Q1 2022 29-07-22 (stand van zaken) De afhandeling van deze motie maakt deel uit de claim (Knelpunt en ambitie) bij de VJN 2022 / coalitieonderhandeling 2022.

(204/550) 21/T512

VBF 18-11-21

Agendapunt 8 Raadsvoorstel Antidiscriminatie agenda + discriminatie op de woningmarkt

Diversiteit

De wethouder zegt toe om jaarlijks bij de voortgangsbrief te kijken naar de effecten van de antidiscriminatie-agenda, de agenda waar nodig bij te stellen en nieuwe inzichten toe te voegen

(218/550) 21/T487

Raad 16-12-21

Raadsvoorstel Antidiscriminatie agenda

Diversiteit

M451 Veilige straten, ook voor vrouwen met een hoofddoek 16-03-22 (stand van zaken) In ambtelijke voorbereiding en contact met de gesprekspartners worden de overgenomen overwegingen meegenomen en nader uitgewerkt.

15-09-22 (antwoord niet aangegeven)

Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie) nummer datum agendapunt portefeuille onderwerp

streefdatum, antwoord, stavaza

(219/550) 21/T486

Raad 16-12-21

Raadsvoorstel Antidiscriminatie agenda

Diversiteit

M452 Concrete actie tegen Islamofobie

16-03-22 (stand van zaken) In ambtelijke voorbereiding en contact met de gesprekspartners worden de overgenomen overwegingen meegenomen en nader uitgewerkt.

(220/550) 21/M447

Raad 16-12-21

Raadsvoorstel Antidiscriminatie agenda

Diversiteit

M447 Plan van aanpak tegen moslimdiscriminatie en antisemitisme

30-09-22 (antwoord niet aangegeven)

(221/550) 21/T485

Raad 16-12-21

Raadsvoorstel Antidiscriminatie agenda

Diversiteit

M445 Sta jaarlijks stil bij Europese actiedag tegen islamofobie 20-09-22 (antwoord niet aangegeven)

(327/550) 21/T306

cie. M&S 23-0621

VJN 2021

Diversiteit

30-06-22 (antwoord niet aangegeven)

(366/550) 21/M184

Raad 08-07-21

5. Voorjaarsnota 2021 en 1e Bestuursrapportage 2021

Diversiteit

Wethouder Voortman zal in Q2 2022 te komen met een integraal advies mbt inclusie, waar ook discriminatieagenda onderdeel van uitmaakt M184 Aanvullend onderzoek naar het Utrechtse slavernijverleden

(388/550) 21/T200

Raad 17-06-21

Actuele moties

Diversiteit

M111 maak het effect op vrouwen zichtbaar

31-12-21 (stand van zaken) De definitieve beantwoording volgt in overleg met de bestuursadviseur half januari.

04-11-21 (antwoord niet aangegeven)

Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie) nummer datum agendapunt portefeuille onderwerp

streefdatum, antwoord, stavaza

(508/550) 20/M161

Raad 09-07-20

Aanpak racisme en discriminatie

Diversiteit

M161 Slavernijverleden monument

01-07-23 (stand van zaken) (Stand van Zaken) Het project Monument Slavernijverleden is in 2020 opgestart. De afdelingen Cultuur en Utrecht voor Iedereen (Diversiteit) werken hierin samen. Portefeuillehouder is wethouder Voortman. De verkenningsfase verwachten we in het 4e kwartaal van 2021 af te ronden met een Plan van Aanpak waarin de scope, contouren en randvoorwaarden voor het realiseren van het monument staan beschreven. In het traject naar de realisatie van het monument zijn de initiatiefnemers vanuit St. Keti Koti Utrecht nauw betrokken.

(26/550) 22/T97

VBF 24-02-22

10. Raadsvoorstel Nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA)

Financiën

De wethouder zegt toe een bijeenkomst met de 24-11-22 adviescommissie controle en financiën te organiseren waarin (antwoord niet aangegeven) de wensen van de raad t.a.v. de nota WAAVA besproken zal worden. De wethouder zal zelf bij deze bijeenkomst aanwezig zijn. In de commissie is afgesproken dat na deze bijeenkomst een raadsbrief volgt met wat het college meeneemt uit het gesprek. Deze raadsbrief zal worden besproken in de commissie die uiteindelijk kan leiden tot een raadsvoorstel dat in de raad wordt besproken. Dit alles uiterlijk Q4 2022 (najaar).

(74/550) 22/M68

Raad 10-03-22

Actuele Moties

Financiën

M68 Maak Utrechtse heffingen eerlijker

30-09-22 (antwoord niet aangegeven)

Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie) nummer datum agendapunt portefeuille onderwerp

streefdatum, antwoord, stavaza

(165/550) 21/T545

VBF 16-12-21

Raadsvoorstel Regeling Risicovolle Projecten Restauratie Domtoren, Cultuurcluster Berlijnplein en Programma Werven

Financiën

De wethouder zegt toe om bij de volgende rapportage goed te onderbouwen waarom een project niet onder de regeling valt.

30-06-22 (stand van zaken) Bij de volgende voortgangsrapportages (april 2022, een maand voor de eerste bestuursrapportage) zal de raad geïnformeerd worden over de projecten die zijn geijkt en de uitkomsten daarvan.

(245/550) 21/T441

Raad 26-10-21

Begrotingscommissie Financiën

Financiën

De wethouder zegt toe uiterlijk in januari 2022 de al eerder toegezegde nota WAAVA toe te sturen naar de raad.

30-09-22 (stand van zaken) Het college stelt 25 januari 2022 de nota WAVAA vast en deze wordt februari 2022 in de adviescommissie C&F behandeld. In Q3 komt er een nieuwe versie van de Nota WAAVA.

(246/550) 21/T440

Raad 26-10-21

Begrotingscommissie Financiën

Financiën

De wethouder zegt toe zich te blijven inzetten voor de leesbaarheid van de begroting (Q4 2022) en de wensen van de raad hierin mee te nemen.

29-09-22 (stand van zaken) Om de leesbaarheid van de begroting te vergroten wordt een voorstel uitgewerkt om de opzet van de begroting te wijzigen. Een eerste schets van een andere indeling van het een programma is besproken met de adviescommissie Controle en Financiën. Deze nieuw opzet is positief ontvangen en wordt de komende periode nader uitgewerkt. In het overdrachtsdossier staat dit onderwerp nader toegelicht.

Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie) nummer datum agendapunt portefeuille onderwerp

streefdatum, antwoord, stavaza

(247/550) 21/T439

Raad 26-10-21

Begrotingscommissie Financiën

Financiën

In de volgende begroting (Q4 2022) meer informatie over de duiding van de schuldquote op te nemen zodat dit meer duidelijkheid geeft aan de lezer

29-09-22 (stand van zaken) Dit leidt niet tot extra informatie die in de begroting wordt opgenomen. De samenhang tussen de indicatoren wordt beter toegelicht.

(263/550) 21/M396

Raad 11-11-21

Programmabegroting 2022

Financiën

M396 - Betere begroting

11-11-22 (stand van zaken) In het Overdrachtsdossier worden een aantal uitgangspunten genoemd ter verbetering van de leesbaarheid van de Begroting. Deze uitgangspunten worden als de nieuwe raad deze overneemt, in principe bij de Begroting 2013 gehanteerd.

(273/550) 21/M360

Raad 11-11-21

Raadsvoorstel Verordening afvalstoffenheffing 2022

Financiën

M360 Eerlijkere afvalstoffenheffing

11-05-23 (stand van zaken) In de betreffende motie wordt opgeroepen om bij de VJN 2023 (of zoveel eerder als mogelijk) een voorstel aan de raad te doen voor een meer gedifferentieerd tarief. De motie loopt dus nog. Er is een brief naar de raad gestuurd over kwijtschelding. Dus hoewel er op dit terrein van alles speelt, sturen wij vooralsnog op de VJN 2023, zoals de motie ook oproept.

(313/550) 21/T339

cie. M&S 06-0721

Jaarstukken 2020

Financiën

In de subsidiemonitor vanaf 2022 ook te rapporteren over de 15-07-22 ervaringen vanuit de stad met de toekenning en (antwoord niet aangegeven) verantwoording van subsidies, en hierbij specifiek aandacht te hebben voor kleinere subsidie-aanvragen

Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie) nummer datum agendapunt portefeuille onderwerp Financiën

M178 Groene heffingskorting en OZB

streefdatum, antwoord, stavaza

(372/550) 21/T227

Raad 08-07-21

5. Voorjaarsnota 2021 en 1e Bestuursrapportage 2021

16-05-22 (stand van zaken) Uiterlijk bij de Voorjaarsnota 2022 wordt de uitwerling aan de raad gestuurd. 29-04-22 (stand van zaken) In de jaarstukken 2021 staat in de paragraaf bedrijfsvoering een kopje over "voorbereiding rechtmatigheidsverantwoordi ng". Hier wordt ingegaan op de status van de rechtmatigheidsverantwoordi ng.

(448/550) 21/T19

cie. M&S 14-0121

Raadsvoorstel Financiën Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoordin g

De wethouder zegt in de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarstukken 2021 en 2022 te reflecteren op de rechtmatigheidsverantwoording.

(473/550) 20/T417

cie. M&S 17-1120

Programmabegroting 2021

Financiën

Bij de VJN 2021 zal het college bij de Rijksoverheid (eventueel 16-09-21 via de VNG) aandacht vragen voor de verplichte indicatoren in (stand van zaken) De raad de begroting en over de uitkomsten de raad te informeren wordt bij de (SV 468 bij de PB). Programmabegroting 2022 geïnformeerd over de stand van zaken: voor de opvolging van deze toezegging wordt samenwerking gezocht met andere (grote) gemeenten en de VNG.

(476/550) 20/M324

Raad 05-11-20

RV Nota Inkoop

Financiën

M324 Toekomst van het aanbesteden in het sociaal domein

31-12-21 (stand van zaken) Onderzoek zoals gevraagd in de motie is uitgevoerd. Aan rapportage wordt gewerkt en ook aan afwegingskader voor inkoop in sociaal domein. In overleg wordt er voor het eind van het jaar een RIB georganiseerd om bevindingen toe te lichten.

Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie) nummer datum agendapunt portefeuille onderwerp

streefdatum, antwoord, stavaza

(541/550) 19/T355

cie. M&S 12-0919

Vaststelling Algemene Subsidieverordening (ASV)

Financiën

De wethouder zegt toe dat een jaar na de inwerkingtreding van de nieuwe subsidieverordening deze zal worden geëvalueerd. Bij de evaluatie zullen ook de kleinere subsidieontvangers worden betrokken.

31-01-22 (stand van zaken) De evaluatie wordt in januari 2022 gestart, deze heeft dus vertraging. Door de gevolgen van de corona-uitbraak vraagt het contact tussen de subsidieaanvragers en de gemeente intensieve aandacht. Daarnaast is bij het subsidiebureau nog steeds veel aandacht nodig voor de invoering van het nieuwe subsidiesysteem. Daarom is besloten de evaluatie ter hand te nemen na afronding van de volledige jaarcyclus van aanvraag en vaststelling van in 2020 toegekende subsidies.

(544/550) 19/M102

Raad 06-06-19

Jaarstukken 2018

Financiën

M102 Jaarstukken leesbaar en op hoofdlijnen

(206/550) 21/T510

VBF 18-11-21

Agendapunt 7 Beantwoording Handhaving en SV2021 nr216 over Een vergunningen darkroom die bezoekers van een feest kunnen gebruiken is geen seksinrichting

01-10-21 (stand van zaken) In behandeling, een voorstel hiervoor zal bij programmabegroting 2022 worden gedaan, hierdoor blijven jaarstukken en begroting ook aan elkaar gelijk (o.a. verzoek uit raadstoets) 11-04-22 (stand van zaken) Concept wordt momenteel binnen VTH besproken

De burgemeester zegt toe om binnen de APV de mogelijkheden naar een lichter type vergunning voor een sekswerkvrije seksinrichting te verkennen en hier de raad bij de volgende APV-wijziging over te informeren.

Lijst toezeggingen-moties-brieven VBF dd1 juni 2022(inclusief voortgangsinformatie) nummer datum agendapunt portefeuille onderwerp

streefdatum, antwoord, stavaza

(213/550) 21/T495

Vragenuur 02-12- Vragen van de heer Te Hoonte Handhaving en 21 (VVD), mevrouw Zwinkels vergunningen (CDA) en de heer Bos (Stadsbelang Utrecht) inzake Handhaaf schapen in het Máximapark

Burgemeester Dijksma zal nagaan of het mogelijk is een boa speciaal voor het Máximapark vrij te maken en daar bij de raad via een brief op terugkomen in Q1.

31-03-22 Op 11 mei is aan de raad het handhavingsverslag verstuurd. In het handhavingsverslag 2021 is in het hoofdstuk Wijkgerichte aanpak: inzet wijkboa’s is toegezegd om voor de komende twee jaar als proef een wijkboa met als taakaccent Maximapark in te stellen. In de bijlage treft u het handhavingsverslag, de alinea over de wijkboa is geel gemarkeerd.

(261/550) 21/M399

Raad 11-11-21

Programmabegroting 2022

M399 Een inclusief uniform bij Toezicht en Handhaving

30-06-22 (antwoord niet aangegeven)

(423/550) 21/T111

cie. M&S 18-0321

Raadsbrief invoeren bodycam Handhaving en boa's vergunningen

De burgemeester zegt toe diepgaander onderzoek te laten verrichten naar het gebruik van de bodycam en van de beelden in de vorm van een monitoring/evaluatie. De uitkomsten worden voor het einde van het jaar gedeeld met de raad

31-12-21 Op 18-05 zijn de raadsbrief en onderzoek (als bijlage) voor het aanvullende onderzoek naar de raad verstuurd. Daarmee is deze toezegging afgedaan.