Agendabundel

Indien het inwinnen van extern advies gewenst is, dan geeft de burgemeester, de griffier, de gemeentesecretaris dan wel de coördinator integriteit hiertoe opdracht aan een ter zake deskundige, onafhankelijke externe adviseur. Het advies van deze adviseur is bestemd voor intern gebruik en wordt niet openbaar gepubliceerd. Indien openbaarheid van het advies is gewenst door de verzoeker, dient dit voorafgaand aan de opdrachtverlening te worden aangegeven. In dat geval zal de ingeschakelde adviseur gevraagd worden om een openbare versie van het advies op te stellen. Artikel 3 Melden vermoeden integriteitsschending 1. Meldingen over een vermoeden van een integriteitschending kunnen door eenieder schriftelijk bij de burgemeester worden gedaan. De burgemeester bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding aan de melder. De griffier (voor de raadsorganen) of de gemeentesecretaris (voor het college) ondersteunen de burgemeester, kunnen desgewenst voor of namens de burgemeester communiceren. 2. De melding bevat een dagtekening, een omschrijving van de feiten en omstandigheden die aanleiding geven tot de melding alsmede de identiteit van de melder.

Indien er legitieme redenen zijn om een melding anoniem te doen en de ernst van de melding daartoe aanleiding geeft, gaat de burgemeester na of noodzakelijk is dat de identiteit van de melder in de opvolging van belang is en of het desgewenst niet-prijsgeven van de identiteit een materiële beperking oplevert voor het onderzoek. Van een materiële beperking kan onder andere sprake zijn wanneer de melder de eigen identiteit niet bekend wil maken terwijl de melding over vermeende ongewenste omgangsvormen jegens melder gaat of wanneer het om eigen waarnemingen van de melder gaat, waardoor het kennen van de identiteit van de melder nodig is voor het adequaat kunnen toepassen van hoor en wederhoor. Een anoniem signaal en/of melding wordt niet automatisch in behandeling genomen, tenzij de ernst van de kwestie dit vereist en het voldoende aanknopingspunten biedt voor een feitenonderzoek. 3. De burgemeester doet een eerste beoordeling van de integriteitsmelding. Hij kan zich hierbij laten adviseren door de griffier, de gemeentesecretaris, de integriteitscoördinator of een ter zake deskundige, onafhankelijke externe adviseur. 4. De burgemeester kan besluiten geen vooronderzoek in te stellen, wanneer: a. Uit de beschikbare informatie geen concreet vermoeden van een integriteitsschending blijkt; b.

In redelijkheid de melding niet te onderzoeken is, bijvoorbeeld omdat het vermeende feit te lang geleden heeft plaatsgevonden, het vermeende feit niet te verifiëren is of de identiteit van betrokken personen niet bekend is of niet herleidbaar mag zijn, terwijl dit voor het onderzoek noodzakelijk is; 2

c.

Een integriteitsonderzoek in redelijkheid niet het aangewezen middel is om de melding te adresseren. 5. Bij deze afweging kunnen eveneens de volgende aspecten een rol spelen: de aard van het feit, de eisen als bedoeld in lid 2, de ernst van de zaak, de valideerbaarheid, de bron, degene op wie de melding betrekking heeft, de waarschijnlijkheid en de actualiteit. 6. Wanneer wordt besloten geen vooronderzoek in te stellen, worden de melder, degene over wie de melding is gedaan, de griffier c.q. de gemeentesecretaris binnen een redelijke termijn geïnformeerd. Artikel 4 Vooronderzoek 1. Indien er sprake is van een concreet vermoeden van een integriteitsschending, dan kan de burgemeester, hetzij op grond van een melding, hetzij uit eigen beweging op grond van andere signalen, een vooronderzoek instellen. In het laatste geval is artikel 3 lid 2 t/m 5 van overeenkomstige toepassing. 2. Voordat het vooronderzoek start, tenzij het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, informeert de burgemeester de betrokkene tegen wie het vooronderzoek zich richt en het dagelijks bestuur (wanneer betrokkene onderdeel is van de raadsorganen) respectievelijk het college (indien betrokkene collegelid is). Daarbij benoemt de burgemeester ook de aard en het doel van het vooronderzoek. 3. Het vooronderzoek vindt plaats op een door de burgemeester te bepalen wijze.

In het kader van het vooronderzoek kan informatie worden veiliggesteld en geanalyseerd. Indien personen worden gehoord, dan zijn de bepalingen van artikel 7 lid 2 en 3 van overeenkomstige toepassing. 4. De burgemeester kan twee of meer personen aanwijzen die in zijn opdracht het vooronderzoek uitvoeren. De burgemeester houdt hierbij rekening met de benodigde kwalificaties, relevante expertise en onafhankelijkheid in relatie tot de inhoud van de melding en de bij de melding betrokken personen. 5. De uitkomsten uit het vooronderzoek stellen de burgemeester in staat om af te wegen of de bij hem bekend geworden informatie voldoende aanleiding geeft om een integriteitsonderzoek in te stellen. Hij kan zich hierbij laten adviseren door een (externe) deskundige. 6. Indien het vooronderzoek geen concrete aanwijzingen oplevert voor mogelijk niet-integer handelen, of als er overeenkomstig met artikel 3 lid 4 gronden zijn om geen nader onderzoek in te stellen, dan kan de burgemeester het vooronderzoek sluiten. De burgemeester informeert de betrokkene over dit besluit en de conclusie van het vooronderzoek. De melder wordt eveneens van dit besluit door de burgemeester op een door de burgemeester te bepalen gepaste wijze in kennis gesteld. 7.

Indien het vooronderzoek oplevert dat alle feiten en omstandigheden voldoende vaststaan en de betrokkene over wie de melding gaat is gehoord, dan zal de burgemeester een rapport van de bevindingen op laten maken en het vooronderzoek sluiten. De burgemeester informeert de betrokkene en het dagelijks bestuur c.q. het college en de melder over het besluit het vooronderzoek te sluiten. Artikel 8 lid 2, artikel 9 en artikel 10 zijn van overeenkomstige toepassing. Indien het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, kan de kennisgeving aan de betrokkene en/of aan het dagelijks bestuur respectievelijk college en de melder worden opgeschort. Artikel 5 Het integriteitsonderzoek 1. Als het vooronderzoek oplevert dat nader onderzoek noodzakelijk is, dan stelt de burgemeester een integriteitsonderzoek in. 2. Een integriteitsonderzoek is bedoeld om met gebruikmaking van verschillende onderzoeksmethoden de feiten over het vermeende niet-integer handelen te achterhalen. 3. Voordat het integriteitsonderzoek start, informeert de burgemeester de betrokkene tegen wie het onderzoek zich richt en het dagelijks bestuur c.q. het college. Daarbij benoemt hij ook de aard en het doel van het integriteitsonderzoek. Indien het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, kan de kennisgeving aan de betrokkene en/of aan het dagelijks bestuur respectievelijk het college worden opgeschort. 3

4. De betrokkene kan besluiten, gezien de aard van het vermeend niet integer handelen, zijn functie tijdelijk niet uit te oefenen. Artikel 6 Opdracht tot onderzoek 1. De burgemeester geeft opdracht aan daartoe gekwalificeerde onderzoekers om het onderzoek zoals bedoeld in artikel 5 uit te voeren. De burgemeester houdt hierbij daarnaast rekening met de benodigde expertise en onafhankelijkheid in relatie tot de inhoud van de melding en de bij de melding betrokken personen. 2. De opdrachtbevestiging van de onderzoekers bevat in ieder geval de volgende onderwerpen: a. De aanleiding; b. Een duidelijk omschreven doelstelling; c. De onderzoeksvragen; d. De vermoedelijke duur van het onderzoek; e. De informatieverstrekking; f. De met het onderzoek gemoeide kosten; g. Afspraken over het gebruik van de in te zetten onderzoeksmethoden; h. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden; i. De fasering van het onderzoek; j. De rechten en plichten van de personen die bij het onderzoek betrokken zijn; k. Afspraken over het voorleggen van de bevindingen aan de betrokkene en het vastleggen van diens reactie daarop (de toepassing van hoor en wederhoor); l. Afspraken over vertrouwelijkheid en verplichting tot geheimhouding van het onderzoeksrapport en de daaraan verbonden stukken; m. Afspraken over de communicatie tijdens het onderzoek; n. Afspraken over de regie op het onderzoek; o.

Afspraken over eigendom van het onderzoeksrapport en de bevoegdheid tot gebruik daarvan in onder meer juridische procedures. Artikel 7 Toepassing van hoor en wederhoor 1. Gedurende het onderzoek worden de betrokkene en eventuele andere personen door de onderzoekers gehoord. Wederhoor wordt door de onderzoekers toegepast bij personen die door het onderzoek aanmerkelijk in hun belang worden geraakt. 2. Voordat het horen plaatsvindt stellen de onderzoekers de betrokkene en overige te horen personen zoveel mogelijk op de hoogte van de aard en het doel van het gesprek en van het recht zich te laten bijstaan voor emotionele of juridische ondersteuning. 3. Van het horen wordt een gespreksverslag gemaakt. Na het gesprek wordt de gehoorde persoon in de gelegenheid gesteld te reageren op het gespreksverslag. Feitelijke correcties worden in het verslag verwerkt. Overige reacties worden als bijlage bij het gespreksverslag gevoegd. Artikel 8 Onderzoeksrapport 1. De burgemeester laat door de onderzoekers een onderzoeksrapport opstellen waarin zij alle bevindingen neerleggen. 2. In het onderzoeksrapport komen in ieder geval de volgende aspecten aan de orde: a. De aanleiding van het onderzoek en de onderzoeksopdracht met eventuele uitbreidingen, mocht dit tijdens het onderzoek noodzakelijk zijn gebleken; b.

De gebruikte onderzoeksmethoden, waarbij helder naar voren wordt gebracht wat de uitgangspunten voor het onderzoek geweest zijn en welke feiten en omstandigheden hierbij een rol hebben gespeeld; c. Relevante wet- en regelgeving; d. De bevindingen en een analyse van de bevindingen. e. Indien onderdeel van de opdracht: een onderbouwd oordeel over de gegrondheid van de melding. Artikel 9 Reactie op onderzoeksrapport 4

1. Na afronding van het onderzoek worden de melder en de betrokkene door de burgemeester in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de bevindingen van het onderzoek, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. 2. De melder en de betrokkene kunnen gedurende een door de burgemeester te bepalen, redelijke termijn schriftelijk reageren op het onderzoeksrapport. 3. Wanneer de melder of de betrokkene onderbouwd aangeven dat de melding niet deugdelijk is onderzocht, reageert de burgemeester hier schriftelijk op en zo nodig stelt hij nader onderzoek in. Artikel 10 Bespreking onderzoeksresultaten 1. De burgemeester bespreekt de resultaten van het onderzoek in het dagelijks bestuur respectievelijk het college. 2. Mede op basis van de onderzoeksresultaten en het dagelijks bestuur c.q. college gehoord hebbende, besluit de burgemeester of en op welke wijze de onderzoeksresultaten gedeeld worden met de raad. Dit besluit wordt door de burgemeester gemotiveerd. 3. Onverminderd artikel 12 (aangifte) kunnen de betrokkene en de gemeenteraad besluiten om gevolgen te verbinden aan de uitkomsten van het feitenonderzoek, die in verhouding staan tot de ernst van de feiten en relevante omstandigheden. Artikel 11 Communicatie 1. De burgemeester draagt zorg voor de interne en externe communicatie. 2.

Voor de interne en externe communicatie worden de verschillende belangen, onder meer het belang van het onderzoek, het belang van het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene en het belang van transparantie, nauwkeurig afgewogen. Artikel 12 Aangifte 1. Als er op enig moment een vermoeden is van een strafbaar feit kan de burgemeester na overleg met het dagelijks bestuur aangifte doen bij de politie en/of het OM. De burgemeester informeert de raad over de aangifte, tenzij dit vanuit het opsporingsbelang (nog) niet wenselijk is. 2. Vanaf dat moment wordt alle beschikbare informatie voorgelegd aan de met opsporing belaste instantie. 3. Het bestaan van een strafrechtelijk onderzoek naar een strafbaar feit laat onverlet dat de voorzitter van de raad een vooronderzoek of integriteitsonderzoek kan instellen of een civielrechtelijke procedure tegen de betrokkene kan instellen. Artikel 13 Vermoeden opzettelijk valse beschuldiging 1. Als er op enig moment een vermoeden is van een opzettelijke valse beschuldiging doet de burgemeester, indien naar zijn oordeel sprake is van een strafbaar feit, aangifte bij de politie en/of het OM. 2. De gemeente kan bij een vermoeden van een opzettelijke valse beschuldiging de betreffende melder aansprakelijk stellen voor eventuele door de gemeente geleden schade. Artikel 14 Archivering 1.

De griffier respectievelijk gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de melding, het rapport van het (voor)onderzoek en de overige onderzoeksdocumenten op de juiste manier worden gearchiveerd rekening houdend met artikel 31 van de Archiefwet. 2. Deze documenten worden als ‘geheim’ gerubriceerd.

5

Protocol herstel onderlinge omgang bij ongewenst gedrag Dit protocol geldt wanneer (mogelijk) sprake is van ongewenst gedrag van politiek ambtsdragers of van leden of bestuurders van de raadsorganen, en de intentie is om het gedrag bespreekbaar te maken en de verstandhouding te herstellen. Vertrekpunt van dit protocol is dat politieke ambtsdragers elkaar aanspreken en aanspreekbaar zijn op getoond gedrag wanneer over dat gedrag vragen, twijfels of irritaties bestaan. Een aanspreekbare en open houding draagt eraan bij dat makkelijker het gesprek kan worden aangegaan over gewenst en ongewenst gedrag. Soms is het niet eenvoudig om zelf dit gesprek aan te gaan. Dit protocol voorziet in de stappen die iemand kan zetten wanneer hulp of bemiddeling gewenst is. Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning van de vertrouwenspersoon of het inschakelen van bemiddeling. Dit protocol is niet bedoeld voor klachten over ongewenst gedrag of vermoedens van niet-integer handelen. Bij dergelijke klachten of vermoedens is de insteek om te komen tot een onderbouwd oordeel over de gegrondheid van de klacht of het vermoeden. Bij dergelijke klachten en vermoedens kan op grond van het Protocol vermoeden integriteitsschending een melding worden gedaan. Artikel 1 Reikwijdte en begripsbepaling 1.

Dit protocol is van toepassing op en voor raadsleden, commissieleden, burgemeester en wethouders, de bestuurders van de Rekenkamer, de (plaatsvervangend) Ombudsman van de gemeente Utrecht, de leden van de Referendumcommissie, de griffier en de medewerkers van de griffie. 2. In deze regeling wordt verstaan onder: A. Gedragscodes: Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht en Gedragscode voor burgemeester en wethouders gemeente Utrecht. B. Ervaren ongewenst gedrag: het gedrag zoals omschreven in artikel 5.1.1 van de gedragscodes, dat als ongewenst ervaren is. C. Betrokkene: het raadslid, het commissielid, de burgemeester, de wethouder, de bestuurder van de Rekenkamer, de (plaatsvervangend) bestuurder van het Utrechts Ombudsloket, het lid van de Referendumcommissie en/of de griffier of de medewerker van de griffie van wie gedrag als ongewenst is of wordt ervaren. D. Verzoeker: het raadslid, het commissielid, de burgemeester, de wethouder, de bestuurder van de Rekenkamer, de (plaatsvervangend) bestuurder van het Utrechts Ombudsloket, het lid van de Referendumcommissie en/of de griffier of de medewerker van de griffie die ongewenst gedrag ervaart of heeft ervaren. E.

Vertrouwenspersoon: de persoon die door de gemeente is benoemd als (externe) vertrouwenspersoon of de persoon die door de persoon die ongewenst gedrag heeft ervaren of door de betrokkene waarvan het gedrag als ongewenst is ervaren, gevraagd is op te treden als vertrouwenspersoon. Artikel 2 Ervaren ongewenst gedrag 1. De persoon die geldt als verzoeker als bedoeld in artikel 1 lid 2 onder D kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, adviseert en ondersteunt. 2. Wenst de verzoeker bemiddeling met de betrokkene, dan kan de verzoeker zich tot de burgemeester wenden met het verzoek tot bemiddeling. De burgemeester kan zich laten ondersteunen door de griffier respectievelijk de gemeentesecretaris. 3. De burgemeester informeert de betrokkene over het verzoek tot bemiddeling. Als deze instemt met het verzoek tot bemiddeling, geeft de burgemeester invulling aan of opdracht tot de bemiddeling. 4. De bemiddeling vindt plaats onder leiding van de burgemeester, of kan met instemming van de verzoeker en de betrokkene plaatsvinden onder leiding van een externe adviseur, zoals een mediator. Verzoeker en betrokkene kunnen zich hierbij laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. 5. Het doel van deze bemiddeling is het bespreekbaar maken van het ervaren ongewenst gedrag, en of en hoe een voor beiden gewenste situatie kan worden bereikt.

Het doel van de bemiddeling is niet om vast te stellen of daadwerkelijk sprake is van ongewenst gedrag. 6. De burgemeester draagt in geval van bemiddeling zorg voor de schriftelijke vastlegging van de aanleiding, het verloop van het proces op hoofdlijnen, de uitkomst en afronding daarvan. De burgemeester kan de fractievoorzitters op de hoogte stellen van de afronding van de kwestie. De burgemeester kan het college op de hoogte stellen van de afronding van de kwestie. 7. In het geval de burgemeester, de griffier of de gemeentesecretaris gelden als verzoeker of betrokkene, dan worden hun werkzaamheden zoals omschreven in dit artikel uitgevoerd door hun plaatsvervangers. 8. In de Jaarrapportages Integriteit worden het aantal en de aard van de op grond van dit protocol aanhangig gemaakte bemiddelingen opgenomen.

Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën Dossiernummer

5004

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

11 december 2025

Agendapunt

3.4

Titel

Raadsvoorstel Zienswijze ontwerp wijzigingsbesluit gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief (HUA)

ID

5233

Behandelend ambtenaar

I. van der Linden en J. Uilenreef

Telefoon E-mail

ilona.van.der.linden@utrecht.nl

Datum collegebesluit Geocodering

Stad Utrecht

Thema

Bestuur en ondersteuning

Portefeuillehouder

Wethouder van der Graaf

Beleidsveld

Personeel en Organisatie

Referendabel

Nee

Reden niet referendabel

Sub i: Raadsvoorstel over de Wet gemeenschappelijke regeling.

Raadsadviseur (lijst)

Jelmer Lok/Cie Veiligheid, Bestuur en Financiën

Behandelvoorstel Resultaat commissiebehandeling Resultaat raadsbehandeling Geagendeerd

Vergaderdatum

Commissie Veiligheid, Bestuur en

11 december 2025

Financiën Voorgesteld besluit

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Zienswijze Ontwerpwijziging Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief (HUA) Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller

Personeel en organisatie Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk I. van der Linden, R. van der Wal, J. Uilenreef

Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

32718632 Volgt Nee (artikel 1:2 lid 2 onder i Verordening raadgevend referendum) Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. Bijgevoegde brief in te dienen als zienswijze op de voorgestelde ontwerpwijziging van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Het Utrechts Archief (HUA) - zoals beschreven in het bijgevoegd Ontwerpbesluit HUA - met als belangrijkste wijziging de uittreding van het rijk, zodat de gemeente en provincie Utrecht als partners deze gemeenschappelijke regeling voortzetten, en met als belangrijkste inhoud in de zienswijze: a. De raad kan zich vinden in de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling en het voornemen hierover een positief standpunt in te nemen; b. De raad geeft het college het volgende mee: i. houd goed rekening met de belangen van gemeenteraad en de provinciale staten in het opzetten van de governance van de nieuwe samenwerking ii. laat HUA voldoende reserves behouden om toekomstige ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting De gemeenteraad wordt voorgesteld een zienswijze in te dienen bij het college over de Ontwerpwijziging van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) HUA waardoor uiteindelijk de gemeente en provincie Utrecht als partners deze gemeenschappelijke regeling voortzetten zonder het rijk.

Context Aanleiding De aanleiding voor het voorstel tot het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling HUA is het voornemen tot uittreding van het rijk (OCW) uit deze en andere landelijke gemeenschappelijke regelingen voor Regionale Historische Centra. Daarom moet de Gemeenschappelijke Regeling van het Utrechts Archief (HUA) gewijzigd worden. Gemeente Utrecht en de provincie Utrecht blijven deel uitmaken van de Gemeenschappelijke Regeling HUA. Een werkgroep van gemeente Utrecht, Provincie Utrecht en het Utrechts Archief heeft een ontwerpwijziging opgesteld voor een gemeenschappelijke regeling HUA zonder OCW en aan het college aangeboden. Het college heeft in principe een positief standpunt ingenomen, maar legt het voorstel nu eerst voor zienswijzen aan de raad voor. Daarna neemt het college, met inachtneming van deze zienswijze, een definitief standpunt in. Het wijzigen van een Gemeenschappelijke Regeling gaat in twee stappen. Eerst vragen alle deelnemende colleges van B&W hun gemeenteraden om zienswijze op het ontwerpwijzigingsbesluit tot wijziging van de GR. Deze zienswijze neemt het college vervolgens mee in haar besluit om wel of niet in te stemmen met het ontwerpwijzigingsbesluit. Vervolgens stelt het college een definitief wijzigingsbesluit op, dat zij voor instemming aanbiedt aan de raad. Als de raad instemt, zal het college het wijzigingsbesluit nemen.

Ongeveer tegelijkertijd met besluitvormingstraject voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief binnen de gemeente Utrecht, wordt bij onze partner in deze, de provincie Utrecht, een soortgelijk besluitvormingstraject doorlopen, zodat beide partners een gelijkluidend besluit nemen om samen door te gaan in een gewijzigde GR HUA. Waarom nu? Er zijn twee zaken bepalend voor het moment van deze wijziging. 1. Het rijk treedt uit de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2027. Het is van belang om nu het bestuurlijke traject te gaan lopen om op 1-1-2027 een vastgelegd GR te hebben, dus met de huidige raad. 2. De randvoorwaarden moeten op orde zijn om uittreding van OCW mogelijk te maken, zoals aanpassing van de Archiefwet (deze treedt naar verwachting 1-7-2026 in werking), de Specifieke Uitkering waarmee HUA zijn archieftaak van OCW-archieven kan blijven uitvoeren, het delegatiebesluit voor de taak van archivering van OCW-archief naar HUA en het landelijk bestuursconvenant met OCW voor de vervolgsamenwerking, zijn in concept gereed. Er wordt gewerkt aan ondertekening van deze documenten. Daarmee kan nu de gewijzigde gemeenschappelijke regeling voor het Utrechts Archief, die het voor gemeente en provincie Utrecht mogelijk maakt om als partners de Gemeenschappelijke Regeling door te zetten, de eerste besluitvormingsronde in.

Juridische context Wgr De raad wordt conform artikel 1 Wet Gemeenschappelijke Regelingen in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven over een ontwerpwijziging. Het college neemt vervolgens een definitief standpunt in dat kenbaar wordt gemaakt aan het (dagelijks) bestuur van het HUA. In de hierop volgende fase stelt de Gemeenschappelijke Regeling, op basis van de standpunten van de deelnemers, een definitieve tekst op voor het wijzigingsbesluit. Vervolgens zal het college van B&W gevraagd worden hiermee in te stemmen, de raad zal gevraagd worden daar toestemming voor te verlenen.

2

Beslistermijn De gemeenteraad heeft formeel 8 weken na het indienen van het voorstel door het college de mogelijkheid om een eventuele zienswijze kenbaar te maken. Verzoek is uiterlijk 29-1-2026 een besluit te nemen. Beoogd effect Het college kan de zienswijze betrekken bij het innemen van een definitief standpunt in over de ontwerpwijziging dei kenbaar wordt gemaakt aan het bestuur van HUA. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad In 2024 vroegen we de raad in twee rondes om eerst een zienswijze en daarna toestemming te verlenen met de wijziging benodigd in het kader van de gewijzigde wet gemeenschappelijke regelingen. In 2018 vroegen we de raad om in te stemmen met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling in het kader van de toetreding van de provincie: Voorstel Toestemming Wijziging gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief - U-reka Gemeente Utrecht. De meest recente brieven de raad over overige GR HUA zaken, zoals de uittreding rijk: Raadsbrief 13 juli 2023 en Raadsbrief 26 april 2023. Daarnaast zijn er technische informatiesessies gehouden, samen met de provincie, op 11 januari 2023 en 9 april 2024. Hierin is nadere uitleg gegeven over de uittreding van het rijk en het gekozen toekomstscenario voor HUA na uitreding van her rijk.

Daarnaast vraagt HUA ieder jaar om een zienswijze op de begrotingen, de laatste staat hier: Zienswijze 2026 - 2029.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

Bijgevoegde brief in te dienen als zienswijze op de voorgestelde ontwerpwijziging van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Het Utrechts Archief (HUA) - zoals beschreven in het bijgevoegd Ontwerpbesluit HUA - met als belangrijkste wijziging de uittreding van het rijk, zodat de gemeente en provincie Utrecht als partners deze gemeenschappelijke regeling voortzetten, en met als belangrijkste inhoud in de zienswijze: a. De raad kan zich vinden in de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling en het voornemen hierover een positief standpunt in te nemen; b. De raad geeft het college het volgende mee: i. houd goed rekening met de belangen van gemeenteraad en de provinciale staten in het opzetten van de governance van de nieuwe samenwerking ii. laat HUA voldoende reserves behouden om toekomstige ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden.

Argumenten 1.1

Het wijzigen van de GR is noodzakelijk omdat OCW uittreedt en de gemeente en de provincie de toekomstige samenwerking moeten vormgeven. Alle mogelijke vormen van samenwerking na uittreding Rijk zijn onderzocht vanuit het eerder gedeelde Berenschot rapport. Het bij elkaar houden van de archieven in de vorm van een gemeenschappelijke regeling geeft de meeste waarde voor de inwoners van de stad en de provincie omdat deze dan gemakkelijker toegankelijk zijn. Het continueren van de gemeenschappelijke regeling met de provincie en de gemeente als partners is daarom besloten in beide colleges van gemeente Utrecht en provincie Utrecht van juni 2024 en bevestigd door een collegebesluit en gedeputeerdenbesluit in oktober 2024. De vormgeving van deze toekomstige samenwerking biedt ook de kans om deze te verstevigen en de

3

professionaliseren, zodat rolneming en rolzuiverheid goed wordt ingericht bij HUA zelf en bij de partners. 1.2

De provincie, gemeente en Het Utrechts Archief hebben afspraken gemaakt over financiële verdeling en bedrijfsvoeringsrisico's. De uittreding heeft geen direct effect op financiële bijdrage van de gemeente (en provincie), die blijft hetzelfde, maar wel op de verdeling van de bedrijfsvoeringsrisico's. Dit werd voorheen samen met OCW opgevangen in een 41% (OCW), 48% (gemeente), 11% (provincie) verdeling. Dat wordt nu 84% (gemeente) en 16% (provincie). OCW heeft de intentie om de jaarlijkse bijdrage te leveren die ze nu ook leveren, maar draagt niet meer bij aan bedrijfsvoeringsrisico's vanaf 2027. Hierover worden afspraken gemaakt met OCW aan de hand van een delegatiebesluit, een specifieke uitkering (SPUK), een bestuursconvenant en een uittreedplan. Voor de financiële- en bedrijfsvoeringsrisico’s in de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling is van belang om te weten dat waar in de vorige Gemeenschappelijke Regeling (dus nog met OCW als deelnemer) unanimiteit is opgenomen, dat is overgenomen in de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling. Er zijn geen nieuwe unanieme besluiten toegevoegd. Deze verdeling van de jaarlijkse bijdrage wordt nog steeds iedere vier jaar, volgens de beleidsperiode van HUA, herijkt, zodat de gemeente en provincie structureel de vinger aan de pols houden.

Zie voor aanvullende informatie over uittreding de bijgevoegde raadsbrief ‘Update uittreding rijk uit gemeenschappelijke regeling het Utrechts Archief’.

1.3

De provincie, gemeente en Het Utrechts Archief hebben afspraken gemaakt met aandacht voor de bestuurlijke verhoudingen. Voorheen bestond het AB HUA uit 2 stemmen voor zowel elke rijksbestuurder als elke gemeentelijke bestuurder en 1 stem per provinciale bestuurder. Het uittreden van OCW heeft invloed op de stemverhouding. Hierbij is de 84% - 16% risicoverhouding als criterium aangehouden. De nieuwe samenstelling is 2 wethouders met 4 stemmen, 2 gedeputeerden met 1 stem.

1.4

De overige juridische vereisten in het kader van de wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet zijn verwerkt. A. Archieven. De nieuwe Archiefwet vereist het vastleggen van een verantwoordelijke voor het overgedragen bedrijfsvoeringarchief van gemeenschappelijke regelingen. In deze regeling is de verantwoordelijke voor archief van HUA zelf bij de provincie belegd. B. Evaluatie. In de vorige regeling stond dat er minstens eens per vier jaar geëvalueerd moest worden. In deze nieuwe regeling is gekozen voor een termijn van minimaal eens per zes jaar. Dit sluit beter aan bij het feit dat gemeenteraads- en provinciale statenverkiezingen niet tegelijk plaatsvinden. In zes jaar wordt steeds anderhalve collegeperiode voor zowel de gemeente als de provincie meegenomen. Zo kunnen beide partijen iets zinsvols zeggen bij de evaluatie; we zijn immers samen partner in de gewijzigde gemeenschappelijke Regeling. Door de zinsnede “maar minstens eens per zes jaar” kan er, als dat nodig is, ook eerder geëvalueerd worden. C. Uittreding en toetreding. In de vorige regeling was dit nog minimaal ingevuld wegens de uittreding van OCW. Nu zijn er concretere afspraken over de hoogte van de uittreedsom en het uittreedplan opgenomen D. Geschillenregeling. In deze regeling zijn extra artikelen opgenomen om eventuele pijnpunten in het bestuur te beslechten via een geschillenregeling.

1.5

De wijziging van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief is op tijd gereed om de huidige GR HUA naadloos te vervangen bij uittreding van OCW. OCW is voornemens per 1-1-2027 daadwerkelijk uit de huidige GR HUA te treden. Door nu het traject voor aanpassing van de GR HUA te doorlopen is de wijziging van de GR HUA op tijd klaar om vanaf 1-1-2027 in werking te treden. 4

Kanttekeningen/Risico’s 1.1

De wettelijke grondslag en formele uittreeddocumenten behorende bij de uittreding van OCW uit de huidige GR HUA zijn op hoofdlijnen grotendeels rond, maar nog niet helemaal, voorliggend besluit vindt plaats in de context van de uittreding OCW. Zie hiervoor ook de bijgevoegde raadsbrief ‘Update uittreding rijk uit gemeenschappelijke regeling het Utrechts Archief’. De wettelijke grondslag voor het kunnen uittreden van OCW uit de GR HUA is gelegen in de nieuwe Archiefwet. De Tweede Kamer heeft op 18 februari 2025 ingestemd met dit wetsvoorstel, dat nu ter behandeling naar de Eerste Kamer is gegaan. De Archiefwet is dus nog niet van kracht. De Archiefwet treedt naar verwachting 1-12027 in werking. De Archiefwet regelt o.a. de manier waarop OCW de rijksarchieftaken delegeert aan de Regionale Historische Centra (RHC’s), waaronder de gemeenschappelijke regeling HUA. De RHC-besturen trachten momenteel zowel landelijk als ook specifiek voor hun eigen RHC, nog betere uittreedvoorwaarden en samenwerkingsafspraken richting de toekomst uit te onderhandelen met OCW. Momenteel wordt door het AB HUA gewerkt aan de uittredingsdocumenten waaronder het uittredingsplan. Volgens artikel 36 van de huidige GR HUA regelt het AB van HUA de gevolgen van de uittreding (conform artikel 9 Wgr).

Wijzigingen in de uittreeddocumenten en afspraken met OCW hebben geen effect op de wijziging in de GR, die nu is voorgelegd. Dit betreft namelijk de afspraken tussen provincie en gemeente over de situatie ná uittreding OCW. Wel kan dit bepaalde mate van invloed hebben op het financiële risicoprofiel van GR HUA en mate van juridische (on)mogelijkheden om OCW een deel van deze financiële risico's te laten afdekken. In het uittreedplan van OCW uit GR HUA staat bijvoorbeeld dat het Algemeen Bestuur (de incidentele frictiekosten als) de uittreedsom op OCW verhaalt. Het AB kan er ook voor kiezen om deze uittreedsom om te zetten in een specifieke bestemmingsreserve rondom uittreedrisico's, wat bijdraagt aan risicomitigatie Het is wenselijk om het traject van besluitvorming rondom de wijziging van de GR HUA nu toch al in te zetten. Dit mede i.v.m. de lange doorlooptijd van de wijzigingsprocedure (minimaal 9 maanden vanwege zienswijze- en instemmingsronde) en de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen, met het risico dat opgebouwde kennis op dit langlopende dossier in de raad door de wisseling (groten)deels verloren gaat. OCW wenst op 1-1-2027 definitief uit te treden en dan moet deze gewijzigde regeling HUA snel daarna in werking kunnen treden.

Mocht de wettelijke grondslag voor uittreding veel langer op zich laten wachten dan nu voorzien, dan is het mogelijk om het GR HUA wijzigingsproces in overleg met beide colleges van gemeente en provincie (tijdelijk) stilleggen.

1.2

De gewijzigde GR HUA zoals bijgevoegd is gebaseerd op gebruik van de aanbestedingswettelijke uitzonderingsgrond delegatie; OCW geeft aan dat RHC’s de huidige aanbestedingswettelijke uitzonderingsgrond quasi inbesteden kunnen blijven gebruiken. Een harde eis uit de Aanbestedingswet voor het gebruik kunnen maken van de aanbestedingsrechtelijke uitzonderingsgrond quasi-inbesteding is dat tachtig procent van de werkzaamheden van HUA als gemeenschappelijke regeling voor de deelnemers van die regeling wordt gedaan. Zo niet, dan zou aanbesteding van de archieftaak aan de orde zijn. Na uittreding van het rijk worden de werkzaamheden voor het rijk gecontinueerd, terwijl het rijk geen deelnemer meer is. Er wordt dan bij lange na niet meer voldaan aan deze tachtigprocenteis.

5

Na advies te hebben ingewonnen bij meerdere gerenommeerde bureaus (Berenschot, Straatman en Koster, Maasdam Fischer Broers van Boels Zanders) gaat de gewijzigde GR uit van de aanbestedingsrechtelijke uitzonderingsgrond "delegatie". Delegatie brengt namelijk aanzienlijk minder juridische risico’s met zich mee dan de uitzonderingsgrond quasi-inbesteden. Dit is zorgvuldig getoetst, juist omdat het risico op strijdigheid met de aanbestedingswet zwaar weegt. Op basis van de juridische adviezen is de conclusie dat met delegatie de risico’s het kleinst zijn en goed beheersbaar blijven. Bij quasi-inbesteding is er sprake van intensief toezicht en sturing van de deelnemers op de GR. Bij delegatie mogen deelnemers (en gemeenteraden) juist minder inlichtingen en verantwoording verlangen en mag er geen concrete inmenging vooraf zijn in de uitvoering van overgedragen taken. Dat lijkt niet helemaal in de geest van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die recent juist meer sturingsmogelijkheden heeft gecreëerd voor gemeenteraden. Om aan de eisen voor delegatie te voldoen, zullen de deelnemers de GR meer (financiële) zelfstandigheid moeten geven, minder intensief toezicht moeten uitoefenen en de overgedragen taken zoveel mogelijk bij het DB moeten leggen in plaats van bij het AB. In de praktijk verandert er echter weinig aan de manier waarop gemeente en provincie op het HUA sturen.

Net als nu gebeurt dat vooral via de reguliere BBVcyclus, de jaarbegroting, de beraps, het jaarverslag en het meerjarenbeleidsplan van de HUA. Die sturingsmomenten blijven ongewijzigd. De gemeenteraad is eerder tijdens een technische sessie al over deze keuze geïnformeerd. Het ministerie heeft in een memo aangegeven dat GR’s ook in de toekomst de uitzonderingsgrond quasi-inbesteden zouden kunnen blijven gebruiken. Als een GR daar juridisch problemen mee krijgt, biedt het ministerie ondersteuning. Maar het ministerie schrijft dit uiteraard niet dwingend voor. Er is dus geen reden om van koers te wijzigen. Delegatie is daarmee de beste keuze. Daarbij spelen de volgende overwegingen een rol: - De juridische risico’s bij quasi-inbesteden zijn groter, omdat niet voldaan wordt aan de (harde) tachtigprocentseis. - Het ministerie biedt geen stevig juridisch fundament om deze keuze te heroverwegen. - De geboden hulp bij eventuele problemen met quasi-inbesteden is bovendien onvoldoende concreet. - De manier van sturen via begroting en meerjarenplan blijft hetzelfde als in de huidige GR. Kortom: delegatie is de meest zorgvuldige, stabiele en juridisch veilige oplossing.

Financiën Dit voorstel voor wijziging van de GR HUA heeft in principe geen financiële consequenties op de jaarlijkse bijdrage, maar wel op de verdeling van de bedrijfsvoeringsrisico's. Dit werd voorheen samen met OCW opgevangen in een 41%, 48%, 11% verdeling, dat is nu 84% en 16% geworden. OCW blijft de jaarlijkse bijdrage leveren, maar draagt niet bij aan bedrijfsvoeringsrisico's. Als HUA goede reserves aanhoudt voor het opvangen van mogelijke financiële risico's in de toekomst is het risico op bedrijfsvoeringsrisico’s aanvaardbaar.

Vervolg Het college neemt na het besluit van de raad over het indienen van zienswijzen een definitief standpunt in over de ontwerpwijziging van de Gemeenschappelijke Regeling HUA. Op basis van de standpunten en zienswijzen van de deelnemende partijen wordt een (gewijzigd) definitief wijzigingsbesluit opgesteld en voor besluitvorming voorgelegd aan de deelnemende partijen.

6

Naar verwachting is de Gemeenschappelijke Regeling HUA dan tijdig gewijzigd, rekening houdend met de geplande uittreding van het rijk op 1 januari 2027.Ongeveer tegelijkertijd volgt een vergelijkbaar besluitvormingsproces plaats bij de provincie Utrecht. Om de aangepaste GR HUA te effectueren dienen zowel provincie en gemeente beide in te stemmen.

Samen stad maken (participatie) ‘Gemeente aan zet’ is van toepassing, er is niet samengewerkt met Utrechters voor dit voorstel.

Communicatie De Gemeenschappelijke Regeling HUA wordt door het college geïnformeerd over de besluitvorming.

Niet referendabel Dit raadsbesluit is niet referendabel op grond van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht, omdat het een raadsbesluit betreft over stukken van een Gemeenschappelijke Regeling (artikel 1:2, tweede lid onder i van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht).

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Zienswijzebrief raad aan college Ontwerpwijziging Gemeenschappelijke Regeling HUA twee partijen Bijlagen informatief - Ontwerp gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief - Raadsbrief update uittreding rijk uit gemeenschappelijke regeling het Utrechts Archief

7

Gemeenteraad Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl/gemeenteraad

VERSIE VOOR BESLUITVORMING

College Burgemeester en Wethouders Gemeente Utrecht

Behandeld door

Datum

volgt

Ons kenmerk

32718604

hua.gr.accounthouder@utrecht.nl

Onderwerp

Zienswijze ontwerpwijziging Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief (twee partijen)

Uw kenmerk

-

Verzonden

Uw brief van

-

Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden

E-mail

I. van der Linden, R. van der Wal

Bijlage(n)

Geacht college, Dank voor het toezenden van de ontwerpwijziging voor de “Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief (HUA)” met de provincie en de gemeente als overgebleven twee partijen. Met deze brief informeren wij u over onze zienswijze op de voorgestelde regeling. Positief standpunt met inhoudelijke zienswijze Wij kunnen ons vinden in de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling en uw voornemen hierover een positief standpunt in te nemen. Daarbij willen wij u wel het volgende meegeven: houd goed rekening met de belangen van gemeenteraad en de provinciale staten in het opzetten van de governance van de nieuwe samenwerking en laat HUA voldoende reserves behouden om toekomstige ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden. Wij roepen hierbij het toekomstige algemeen en dagelijks bestuur op om hierop toe te zien. In de toekomstige begrotingen zullen wij als raad hier ook op toetsen. Inhoudelijke toelichting Het voortzetten van de gemeenschappelijke regeling met de gemeente en de provincie betekent dat de opgebouwde provincie, gemeentelijke en rijksarchieven in de toekomst integraal te raadplegen blijven en toegang voor een breed het publiek kan worden gecontinueerd. De voorgestelde gemeenschappelijke regeling bevat een logische financiële verdeling, waarbij de gemeente Utrecht als grootste deelnemer ook een groot aandeel heeft.

We zien hierin een goede vertaling naar de bestuurlijke verhouding en stemverhouding. Met slechts twee partijen is het belangrijk om een goede geschillenregeling op te nemen, wat hierin al verwerkt is. Het verder uitwerken van de samenwerking tussen HUA, de gemeente en de provincie naar aanleiding van deze regeling biedt ook de kans om deze te verstevigen en verder te professionaliseren.

Gemeenteraad Datum Ons kenmerk

29 januari 2026volgt 32718604

De wettelijke grondslag en formele documentatie behorende bij de uittreding van het ministerie van OCW uit de huidige gemeenschappelijke regeling van HUA zijn nog niet helemaal afgerond, maar het besluit over deze wijziging in de regeling wordt nu al wel gevraagd. De basis van de gemeenschappelijke regeling zal, zoals het college aangeeft, weinig veranderen, omdat het over de toekomstige samenwerking tussen de provincie en de gemeente zonder het rijk gaat. Het is daarbij wel van belang om in de afweging van belangen bij zowel de uittreding als verdere vormgeving van de samenwerking duidelijk oog voor onze kaderstellende en controlerende rol als gemeenteraad te houden. Met het oog op mogelijke wijzigingen in de Specifieke Uitkering (SPUK) vanuit het rijk voor het beheren van het rijksarchief, is het belangrijk dat HUA voldoende reserves aanhoudt om toekomstige ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden. Hoogachtend, Gemeenteraad van Utrecht,

de griffier, Miguel Israel

de voorzitter, Sharon A.M. Dijksma

2/2

Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief Gedeputeerde staten van Utrecht en burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht; Gelet op hoofdstuk IV van de Wet gemeenschappelijke regelingen; Overwegende dat: -

de Minister voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is uitgetreden uit de gemeenschappelijke regeling,

-

de gemeenschappelijke regeling tevens is geactualiseerd in verband met de vaststelling van de Archiefwet 20xx,

Besluiten de Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief te wijzigen, zodat deze als volgt komt te luiden:

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1

Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:  

     Artikel 2 1.

2. 3.

burgemeester en wethouders: burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht; collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en digitale stukken in de meest ruime zin van het woord, die geen documenten zijn, in eigendom van of in beheer bij de provincie Utrecht of gemeente Utrecht, voor zover het betreft voorwerpen of stukken bij de decentrale archiefdienst; document: document als bedoeld in artikel 1.1 van de Archiefwet 20xx; gemeente: gemeente Utrecht; gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van de provincie Utrecht; provincie: provincie Utrecht; regeling: de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief. Te behartigen belangen

Deze regeling heeft als doel het gezamenlijk behartigen van de belangen van gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders bij alle zaken die betrekking hebben op documenten en collecties in de decentrale archiefdiensten. Het Utrechts Archief voert bij de behartiging van deze belangen het archiefbeleid en het cultuur- en erfgoedbeleid van de provincie en de gemeente mede uit. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven over de manier waarop Het Utrechts Archief deze belangen behartigt. Deze aanwijzingen hebben geen betrekking op de concrete wijze van uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van Het Utrechts Archief.

1

HOOFDSTUK II HET UTRECHTS ARCHIEF Artikel 3 1. 2.

Er is een openbaar lichaam, genaamd Het Utrechts Archief. Het Utrechts Archief is gevestigd in de gemeente Utrecht.

Artikel 4 1. 2.

Het Utrechts Archief

Het bestuur

Het bestuur van Het Utrechts Archief bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam.

Artikel 5 Doel, taken en bevoegdheden 1.

2.

3.

4.

5.

Aan het bestuur van Het Utrechts Archief zijn de volgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders overgedragen: a. de beheertaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de documenten die berusten bij de in artikel 2, eerste lid, genoemde decentrale archiefdiensten; b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 6.2 eerste lid en 6.3, tweede lid, 7.5, 7.6 eerste lid, 9.4 eerste en derde lid van de Archiefwet 20xx. Het bestuur van het Utrechts Archief kan adviseren en voorstellen doen aan gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders over de taken en bevoegdheden, die door hen worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 2.2 eerste en tweede lid, 2.6, 4.3, 4.4, 5.1 eerste lid, 5.3, 5.4, 5.5 eerste, tweede en derde lid, 7.2, en 10.4 van de Archiefwet 20xx. Het bestuur van Het Utrechts Archief verricht ook andere door gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders opgedragen taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid. Het Utrechts Archief stelt zich tevens ten doel het bij de decentrale archiefdiensten van provincie en gemeente ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

Als gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders niet-overgebrachte documenten in beheer van Het Utrechts Archief geven, verricht Het Utrechts Archief namens en onder verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders taken omtrent het beheer daarvan.

Artikel 6

Besluiten bestuur HUA

Besluiten van het bestuur van Het Utrechts Archief worden niet aan zienswijzen van provinciale staten respectievelijk gemeenteraad onderworpen, tenzij de Wet gemeenschappelijke regelingen of deze regeling dat expliciet voorschrijft.

2

HOOFDSTUK III HET ALGEMEEN BESTUUR Artikel 7 1. 2. 3.

4.

5. 6. 7.

Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders wijzen uit hun midden ieder twee leden aan. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid uit hun midden aanwijzen dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. De bepalingen in deze regeling over leden van het algemeen bestuur zijn van overeenkomstige toepassing op plaatsvervangende leden, tenzij de regeling anders bepaalt. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden, aangewezen door gedeputeerde staten, eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van gedeputeerde staten afloopt of waarop het lidmaatschap van gedeputeerde staten eindigt. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden, aangewezen door burgemeester en wethouders, eindigt op het moment dat de zittingsperiode van burgemeester en wethouders afloopt of waarop het lidmaatschap van burgemeester en wethouders eindigt. Een persoon waarvan het lidmaatschap op grond van het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen. Als tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur beschikbaar komt, wijst het bestuursorgaan uit wiens midden dit lid afkomstig was, zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Artikel 8 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7.

2.

Vergadering en stemming

Het algemeen bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar. De leden die zijn aangewezen door burgemeester en wethouders, hebben elk vier stemmen. De leden die zijn aangewezen door gedeputeerde staten, hebben elk één stem. Een lid van het algemeen bestuur stemt niet over zaken waarbij hij een persoonlijk belang heeft, direct of indirect, of waarbij hij als vertegenwoordiger betrokken is en er sprake is van een belangenconflict of een mogelijke integriteitskwestie. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen. Het vierde lid is niet van toepassing: a. als opnieuw wordt gestemd over een voorstel waarover in de vorige vergadering is gestemd en die stemming op grond van het vorige lid niet geldig was; b. voor zover het onderwerpen betreft die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van de stemmen die zijn uitgebracht, tenzij in de regeling anders is bepaald. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Artikel 9 1.

Samenstelling algemeen bestuur

Taken en bevoegdheden algemeen bestuur

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Het Utrechts Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet bij dagelijks bestuur of voorzitter zijn belegd. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 21, 22 en 23.

3

3.

4.

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat provinciale staten en de gemeenteraad in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit. Het algemeen bestuur stelt de regels over de kosten, bedoeld in artikel 7.1, derde en vierde lid, en artikel 8.5, derde lid Archiefwet 20xx, vast bij unanimiteit.

HOOFDSTUK IV HET DAGELIJKS BESTUUR Artikel 10 Samenstelling van het dagelijks bestuur 1. 2.

3.

4.

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden. Het algemeen bestuur wijst als lid van het dagelijks bestuur aan: a. uit zijn midden één lid dat door gedeputeerde staten is aangewezen als lid van het algemeen bestuur, b. uit zijn midden één lid dat door burgemeester en wethouders is aangewezen als lid van het algemeen bestuur, tevens voorzitter, en c. één lid van buiten de kring van het algemeen bestuur. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur. Het lidmaatschap van het lid van het dagelijks bestuur van buiten de kring van het algemeen bestuur, eindigt op een door het algemeen bestuur te bepalen datum. Een lid van het dagelijks bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Artikel 11 Vergadering en stemming 1. 2. 3. 4. 5.

Het dagelijks bestuur vergadert tenminste viermaal per jaar. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders is bepaald in de regeling. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering. Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 12 Taken en bevoegdheden dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

a. het voeren van het dagelijks bestuur van Het Utrechts Archief; b. c. d. e. f.

het uitvoeren van de taken, werkzaamheden en bevoegdheden als bedoeld in artikel 5 van deze regeling, met uitzondering van het bepaalde in artikel 9, tweede lid; beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren; regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van Het Utrechts Archief; het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met bij het Utrechts Archief werkzame ambtenaren; besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van Het Utrechts Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 9, derde lid;

4

g.

h. i. j.

besluiten namens Het Utrechts Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover dit het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist; het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit; het beheer van de activa en passiva van Het Utrechts Archief, en de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Het Utrechts Archief.

HOOFDSTUK V DE VOORZITTER Artikel 13 Taken en bevoegdheden voorzitter 1. 2. 3. 4.

Het algemeen bestuur wijst als voorzitter en plaatsvervangend voorzitter een lid uit het algemeen bestuur aan dat is aangewezen door burgemeester en wethouders. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen. De voorzitter vertegenwoordigt Het Utrechts Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde of gemachtigde.

HOOFDSTUK VI INFORMATIE EN VERANTWOORDINGSPLICHT Artikel 14 Informatieplicht 1. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

Het bestuur geeft provinciale staten en gemeenteraad binnen redelijke termijn schriftelijk alle inlichtingen die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders geven het bestuur van Het Utrechts Archief binnen redelijke termijn, gevraagd en ongevraagd, alle inlichtingen die het nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders informeren het dagelijks bestuur binnen redelijke termijn over de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste lid, voor Het Utrechts Archief van belang zijn. Het dagelijks bestuur kan zijn mening daarover, gevraagd en ongevraagd, aan hen kenbaar maken. Het bestuur geeft provinciale staten en gemeenteraad zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door provinciale staten, gemeenteraad of één of meer leden daarvan, gevraagde inlichtingen. Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door gedeputeerde staten verstrekt zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 45 dagen, aan gedeputeerde staten of provinciale staten de door hen of één of meer van hun leden gevraagde inlichtingen.

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door burgemeester en wethouders verstrekt zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 45 dagen, aan burgemeester en wethouders of gemeenteraad de door hen of één of meer van hun leden gevraagde inlichtingen. Het bestuur geeft gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders desgevraagd inzage in zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

Artikel 15 Verantwoordingsplicht

5

1.

Gedeputeerde staten en provinciale staten kunnen een lid van het algemeen bestuur dat door gedeputeerde staten is aangewezen, nadat de gevraagde inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid. 2. Burgemeester en wethouders en gemeenteraad kunnen een lid van het algemeen bestuur dat door burgemeester en wethouders is aangewezen, nadat de gevraagde inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid. 3. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur ontslag verlenen als dit lid hun vertrouwen niet meer bezit wegens het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid. In dit geval zijn de artikelen 49 en 50 van de Provinciewet respectievelijk de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

HOOFDSTUK VII TEGEMOETKOMING EN VERGOEDING Artikel 16 Tegemoetkoming en vergoeding 1.

2. 3.

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur die niet de functie vervullen van commissaris van de Koning, gedeputeerde van de provincie, burgemeester of wethouder van de gemeente, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Het Utrechts Archief. Deze leden ontvangen daarnaast een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur. Deze vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

HOOFDSTUK VIII FINANCIELE BEPALINGEN Artikel 17 Jaarlijkse bijdrage deelnemers 1.

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de provincie en de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van de begroting. De manier waarop die bijdrage wordt berekend, wordt nader uitgewerkt in de in artikel 27 bedoelde bijlage. 2. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam altijd beschikt over voldoende middelen om aan zijn verplichtingen te voldoen. 3. Voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden. 4. Voor zover de bijdrage wordt verleend ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, kan zij worden verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld. 5. Indien gedeputeerde staten of burgemeester en wethouders een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 5, derde lid, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door gedeputeerde staten respectievelijk burgemeester en wethouders in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald. Artikel 18 Vierjarig beleidsplan 1. 2.

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan op. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan aan het algemeen bestuur ter vaststelling toe. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan betrekking heeft, wordt dit plan toegezonden aan provinciale staten en gemeenteraad.

6

3. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders maken binnen twee maanden na ontvangst van het beleidsplan gezamenlijk afspraken met Het Utrechts Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren. Deze afspraken hebben geen betrekking op concrete uitoefening van overgedragen taken maar beperken zich tot het stellen van algemene kaders en doelen.

Artikel 19 Kaderstukken, begroting en meerjarenbegroting 1. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

Het dagelijks bestuur zendt vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan provinciale staten en gemeenteraad. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste twaalf weken voor vaststelling van de begroting, aan provinciale staten en de gemeenteraad een ontwerpbegroting met toelichting aan en een meerjarenbegroting met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren. Bij het opstellen van de ontwerpbegroting, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuuren erfgoedbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 18, derde lid. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten Het Utrechts Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd. Gedeputeerde staten en burgemeester en wethouders zorgen ervoor dat de ontwerpbegroting voor iedereen ter inzage wordt gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar is. Kennisgeving hiervan wordt gedaan in het digitale provincieblad en gemeenteblad.