Agendabundel
Tekst van het document
13
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
eenzelfde groep behoren, met de aanduiding van die groep kan worden volstaan. De aanbeveling en de voordracht tot benoeming of herbenoeming van een commissaris worden met redenen omkleed. Bij herbenoeming wordt rekening gehouden met de wijze waarop de kandidaat zijn taak als commissaris heeft vervuld. 7.
In afwijking van artikel 2: 158 lid 6 Burgerlijk Wetboek geldt dat - ongeacht het aantal zetels in de Raad van Commissarissen - voor de zetel van een commissaris de Raad van Commissarissen een door de ondernemingsraad aanbevolen persoon op de voordracht plaatst, tenzij de Raad van Commissarissen bezwaar maakt tegen deze aanbeveling op grond van de verwachting dat de aanbevolen persoon ongeschikt zal zijn voor de vervulling van de taak van commissaris of dat de Raad van Commissarissen bij benoeming overeenkomstig de aanbeveling niet naar behoren zal zijn samengesteld.
8.
lndien de Raad van Commissarissen bezwaar maakt tegen een persoon die door de ondernemingsraad is aanbevolen met gebruikmaking van het in het vorige lid bedoelde recht, deelt hij de ondernemingsraad het bezwaar onder opgave van redenen mee. De Raad van Commissarissen treedt onverwijld in overleg met de ondernemingsraad met het oog op het bereiken van overeenstemming over de voordracht. lndien de Raad van Commissarissen constateert dat geen overeenstemming kan worden bereikt, verzoekt een daartoe aangewezen vertegenwoordiger van de Raad van Commissarissen aan de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam het bezwaar gegrond te verklaren. Het verzoek wordt niet eerder ingediend dan nadat vier weken zijn verstreken na aanvang van het overleg met de ondernemingsraad. De Raad van Commissarissen plaatst de aanbevolen persoon op de voordracht indien de ondernemingskamer het bezwaar ongegrond verklaart. Verklaart de ondernemingskamer het bezwaar gegrond, dan kan de ondernemingsraad een nieuwe aanbeveling doen overeenkomstig lid 7.
9.
De algemene vergadering kan met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen vertegenwoordigend ten minste een derde van het geplaatste kapitaal de voordracht afwijzen. lndien de aandeelhouders bij volstrekte meerderheid van stemmen hun steun aan de kandidaat onthouden, maar deze meerderheid niet ten minste een derde van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigde, kan een nieuwe algemene vergadering worden bijeengeroepen waarin de voordracht kan worden afgewezen met volstrekte meerderheid van stemmen. lndien de voordracht wordt afgewezen, maakt de Raad van Commissarissen een nieuwe voordracht op. De leden 5 tot en met 8 zijn van toepassing. lndien de algemene vergadering de voorgedragen persoon niet benoemt en niet besluit tot afwijzing van de voordracht, benoemt de Raad van Commissarissen de voorgedragen persoon.
10.
De benoeming door de algemene vergadering kan geschieden in dezelfde vergadering als die waarin aan de algemene vergadering gelegenheid wordt gegeven tot het doen van de in lid 5 bedoelde aanbeveling, mits in de oproeping tot de vergadering: a.
wordt meegedeeld wanneer, ten gevolge waarvan en overeenkomstig welk profiel een commissaris moet worden benoemd;
b.
de naam wordt genoemd van degene die de Raad van Commissarissen zal voordragen onder vermelding dat de gegevens en de redenen van de voordracht, alle als bedoeld in lid 6, ter kennisneming ten kantore van de Vennootschap zijn neergelegd; en
14
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
c.
wordt vermeld dat de voordracht slechts als voordracht geldt, indien door de algemene vergadering niet een aanbeveling in de zin van lid 5 wordt gedaan,
een en ander onverminderd de bevoegdheden van de ondernemingsraad. 11.
De algemene vergadering kan de bevoegdheid die haar volgens lid 5 toekomt voor een door haar te bepalen duur van telkens ten hoogste twee achtereenvolgende jaren overdragen aan een commissie van aandeelhouders waarvan zij de leden aanwijst; in dat geval doet de Raad van Commissarissen aan de commissie de mededeling bedoeld in lid 5. De algemene vergadering kan te alien tijde de overdracht ongedaan maken.
12.
Een commissaris wordt benoemd voor een periode die eindigt op het tijdstip van sluiting van de eerstvolgende algemene vergadering die wordt gehouden na afloop van een periode van vier jaren na de laatste benoeming van de betreffende commissaris, tenzij bij de benoeming een kortere periode wordt bepaald. Een commissaris kan in functie zijn voor een periode van maximaal twaalf jaren, al dan niet onafgebroken, tenzij de algemene vergadering anders besluit.
13.
Ontbreken alle commissarissen anders dan ingevolge lid 14, dan geschiedt de benoeming door de algemene vergadering. De ondernemingsraad kan personen voor benoeming tot commissaris aanbevelen. Degene die de algemene vergadering bijeenroept, deelt de ondernemingsraad daartoe tijdig mee dat de benoeming van commissarissen onderwerp van behandeling in de algemene vergadering zal zijn, met vermelding of benoeming van een commissaris plaatsvindt, overeenkomstig het aanbevelingsrecht van de ondernemingsraad op grond van lid 7. De leden 7, 8 en 11 zijn van overeenkomstige toepassing.
14.
De ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam kan op een desbetreffend verzoek een commissaris ontslaan wegens verwaarlozing van zijn taak, wegens andere gewichtige redenen of wegens ingrijpende wijziging van de omstandigheden op grond waarvan handhaving als commissaris redelijkerwijze niet van de Vennootschap kan worden verlangd. Het verzoek kan worden ingediend door de Vennootschap, ten deze vertegenwoordigd door de Raad van Commissarissen, alsmede door een daartoe aangewezen vertegenwoordiger van de algemene vergadering of van de ondernemingsraad. Lid 11 is van overeenkomstige toepassing.
15.
Een commissaris kan worden geschorst door de Raad van Commissarissen; de schorsing vervalt van rechtswege indien de Vennootschap niet binnen een maand na de aanvang van de schorsing een verzoek als bedoeld in het vorige lid bij de ondernemingskamer heeft ingediend.
16.
De algemene vergadering kan bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, vertegenwoordigend ten minste een derde van het geplaatste kapitaal, het vertrouwen in de Raad van Commissarissen opzeggen. lndien niet ten minste een derde van het geplaatste kapitaal ter vergadering vertegenwoordigd was, kan geen nieuwe vergadering worden bijeengeroepen. Het besluit tot het opzeggen van het vertrouwen in de Raad van Commissarissen is met redenen omkleed. Het besluit kan niet worden genomen ten aanzien van commissarissen
17.
die zijn aangesteld door de ondernemingskamer overeenkomstig lid 18. Een besluit als bedoeld in lid 16 wordt niet genomen dan nadat de Directie de ondernemingsraad van het voorstel voor het besluit en de gronden daartoe in kennis heeft
15
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
gesteld. De kennisgeving geschiedt ten minste dertig dagen voor de algemene vergadering waarin het voorstel wordt behandeld. lndien de ondernemingsraad een standpunt over het voorstel bepaalt, stelt de Directie de Raad van Commissarissen en de algemene vergadering van dit standpunt op de hoogte. De ondernemingsraad kan zijn standpunt in de algemene vergadering doen toelichten. 18.
Het besluit bedoeld in lid 16 heeft het onmiddellijk ontslag van de commissarissen tot gevolg. Alsdan verzoekt de Directie onverwijld aan de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam tijdelijk een of meer commissarissen aan te stellen. De ondernemingskamer regelt de gevolgen van de aanstelling. De Raad van Commissarissen bevordert dat binnen een door de ondernemingskamer vastgestelde termijn een nieuwe raad wordt samengesteld met inachtneming van dit artikel.
Artikel 15. 1. Behalve met de handelingen, hem bij deze statuten in het bijzonder opgedragen, heeft de Raad van Commissarissen tot taak toezicht te houden op het beleid van de Directie en op de algemene gang van zaken in de Vennootschap en met haar verbonden onderneming. Hij staat de Directie met raad terzijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de Vennootschap en de met haar verbonden onderneming. 2.
lndien een commissaris direct of indirect een persoonlijk tegenstrijdig belang heeft met de Vennootschap neemt hij geen deel aan de beraadslaging en besluitvorming terzake binnen de Raad van Commissarissen. lndien hierdoor geen besluit van de Raad van Commissarissen kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.
3.
De Raad van Commissarissen wijst een van de commissarissen tot voorzitter aan terwijl hij voorts, al of niet uit de commissarissen, een secretaris kan benoemen.
4.
De Raad van Commissarissen, dan wel een of meer door hem aangewezen commissarissen, heeft (hebben) ten alien tijde toegang tot de kantoren, fabrieken, terreinen en opslagplaatsen, van de Vennootschap en het recht om inzage te nemen van de boeken, bescheiden en briefwisseling van de Vennootschap en om de kasgelden en andere bezittingen van de Vennootschap te controleren. De Raad van Commissarissen kan zich hierbij laten bijstaan door een door hem aan te wijzen deskundige.
5.
De Raad van Commissarissen vergadert zo dikwijls een zijner leden dit nodig oordeelt.
6.
De Raad van Commissarissen beslist bij volstrekte meerderheid van stemmen met in achtneming van de overige bepalingen in een door de Raad van Commissarissen opgesteld reglement.
7.
lndien commissarissen dit verlangen, woont de Directie de vergadering van de Raad van Commissarissen bij en is zij verplicht hun alle verlangde inlichtingen te verschaffen.
Commissie van aandeelhouders. Artikel 16. lndien de algemene vergadering de bevoegdheden die haar volgens artikel 14 lid 5 toekomen overeenkomstig artikel 14 lid 11 overdraagt aan een door haar benoemde commissie van aandeelhouders, dient door de algemene vergadering tevens een reglement te worden vastgesteld, waarin de werkwijze van die commissie nader wordt geregeld.
16
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
Boekjaar en jaarrekening. Artikel 17.
1. 2.
Het boekjaar van de Vennootschap valt samen met het kalenderjaar. Jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar van de Vennootschap, behoudens verlenging van die termijn met ten hoogste vijf maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden wordt door de Directie een jaarrekening en een bestuursverslag opgemaakt en aan de algemene vergadering en aan de Raad van
3.
Commissarissen voorgelegd. De algemene vergadering stelt de jaarrekening vast. De jaarrekening wordt ondertekend door alle directeuren en alle commissarissen. lndien daaraan enige ondertekening ontbreekt, wordt de reden daarvan op het betreffende stuk
4.
vermeld. De jaarrekening alsmede het bestuursverslag en de krachtens artikel 2:392 lid 1 Burgerlijk Wetboek toe te voegen gegevens liggen van de dag van oproeping tot de algemene vergadering, bestemd tot vaststelling van de jaarstukken af, tot de afloop van die vergadering ten kantore van de Vennootschap voor alle aandeelhouders ter inzage.
5.
De aandeelhouders van de Vennootschap kunnen de stukken aldaar inzien en er kosteloos een afschrift van krijgen. lndien schuldbrieven ten laste van de vennoot of certificaten van deze schuldbrieven, die met haar medewerking zijn uitgegeven, zijn opgenomen in de prijscourant van enige beurs, maakt de Vennootschap de voorgeschreven financiele informatie openbaar, zodra zij beschikbaar zijn. Deze verplichting geldt niet zolang deze financiele informatie slechts aan directeuren, commissarissen en de ondernemingsraad worden verstrekt.
Deskundige. Artikel 18. Gaat de algemene vergadering niet over tot het verlenen van de opdracht aan de in artikel 2:393
Burgerlijk Wetboek bedoelde deskundige, dan is de Raad van Commissarissen bevoegd en zo deze ontbreekt of in gebreke blijft, komt die bevoegdheid aan de Directie toe. De aanwijzing van een deskundige wordt door generlei voordracht beperkt. De opdracht kan worden ingetrokken door de algemene vergadering en door degene, die haar heeft verleend. De door de Directie verleende opdracht kan bovendien door de Raad van Commissarissen worden ingetrokken. De opdracht kan enkel worden ingetrokken om gegronde redenen met inachtneming van lid 2 van artikel 2:393 Burgerlijk Wetboek. De algemene vergadering hoort de deskundige op diens verlangen omtrent de intrekking van een hem verleende opdracht of op het hem kenbaar gemaakte voornemen. Reserves. Gerechtigdheid tot reserves. Winstverdeling. Artikel 19. 1. Naast andere reserves kent de Vennootschap: a. een agioreserve voor de aandelen A en de aandelen B ("Agioreserve A/B");
b. c.
een agioreserve voor de aandelen C ("Agioreserve C"); een reserve voor de aandelen A en de aandelen B waarop de toevoegingen bedoeld in dit artikel worden gedaan ("Reserve A/B"); en
d.
een reserve voor de aandelen C waarop de toevoegingen bedoeld in dit artikel worden gedaan ("Reserve C").
17
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
Enige inbreng van agio op de aandelen A en/of op de aandelen B zal worden toegevoegd aan de Agioreserve A/B. Enige inbreng van agio op de aandelen C zal worden toegevoegd aan de Agioreserve C. Uitsluitend de houders van aandelen A en de houders van aandelen B zijn gerechtigd tot het saldo van de Agioreserve A/B en de Reserve A/B. Uitsluitend de houders van aandelen 2.
C zijn gerechtigd tot het saldo van de Agioreserve C en de Reserve C. De gehele winst van de Vennootschap zoals die uit de vastgestelde jaarrekening blijkt,
3.
wordt toegevoegd aan de reserves op de wijze als hierna bepaald. Aan houders van aandelen A en houders van aandelen B komt toe een bedrag gelijk aan het positieve en negatieve resultaat dat toegerekend kan worden aan de onderneming van de Vennootschap ("Onderneming A/B") exclusief (i) het belang dat de Vennootschap houdt in HVC Geothermie B.V. en (ii) de opbrengst uit het belang dat de Vennootschap houdt in HVC Geothermie B.V. Aan houders van aandelen C komt toe een bedrag gelijk aan het positieve en negatieve resultaat dat toegerekend kan worden aan het belang dat de Vennootschap houdt in HVC Geothermie B.V. (de "Onderneming C") en de opbrengst uit het belang dat de Vennootschap houdt in HVC Geothermie B.V.
4.
Na vaststelling van de jaarrekening (en na aftrek van belastingen) wordt in enig boekjaar: a.
een bedrag gelijk aan: (i) het positieve resultaat uit de Onderneming A/B - met inachtneming van lid 5 van dit artikel - toegevoegd aan de Reserve A/B; dan wel (ii)
het negatieve resultaat uit de Onderneming A/B ten laste gebracht van de Reserve A/B en wordt de Reserve A/B verminderd met een bedrag gelijk aan dat negatieve resultaat; indien en voor zover de Reserve A/B ontoereikend is om de hiervoor bedoelde vermindering te dekken, dan zal het overblijvende deel ten laste worden gebracht van de Agioreserve A/B en wordt de Agioreserve A/B met dat bedrag verminderd; indien ook de Agioreserve A/B ontoereikend is om de hiervoor bedoelde vermindering te dekken, dan is lid 5 van dit artikel van toepassing;
b.
een bedrag gelijk aan: (i) het positieve resultaat uit de Onderneming C toegevoegd aan de Reserve C; (ii)
dan wel het negatieve resultaat uit de Onderneming C ten laste gebracht van de Agioreserve C en wordt de Agioreserve C met dat bed rag verminderd; de houders van aandelen C zijn verplicht binnen twee maanden na een verzoek van de Vennootschap een bedrag gelijk aan het negatieve resultaat dat is behaald met de Onderneming C op de door hen gehouden aandelen C te
5.
storten. lndien in enig boekjaar de Agioreserve A/B ontoereikend is om de in lid 4 sub a onder (ii) bedoelde vermindering te dekken (het "Tekort"), dan wordt in daaropvolgende boekjaren allereerst, totdat het Tekort is ingehaald en voordat het bepaalde in lid 4 sub a onder (i) van dit artikel toepassing vindt, van het positieve resultaat uit de Onderneming A/B een bedrag gelijk aan het Tekort toegevoegd aan de Reserve C.
Artikel 20.
18
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
1.
Aan aandeelhouders en eventueel andere gerechtigden tot de voor uitkering vatbare winst kunnen slechts uitkeringen warden gedaan, voor zover het eigen vermogen van de Vennootschap grater is dan het gestorte en opgevraagde deel van het kapitaal, vermeerderd met de reserves die krachtens de wet of deze statuten moeten warden aangehouden. Aan een aandeelhouder die niet voldoet aan een in artikel 3 lid 2 gesteld vereiste en die geen ontheffing als bedoeld in artikel 3 lid 4 heeft verkregen, wordt geen uitkering gedaan.
2.
Onverminderd het bepaalde in lid 1, is de algemene vergadering bevoegd te besluiten tot het doen van uitkeringen ten laste van een reserve als bedoeld in artikel 19 lid 1, onder voorafgaande goedkeuring van de vergadering of vergaderingen van houders van de tot die reserve gerechtigde soort of soorten aandelen.
3.
Een uitkering wordt aan de aandeelhouders, met uitzondering van aandeelhouders die niet voldoen aan een in artikel 3 lid 2 gesteld vereiste en die geen ontheffing als bedoeld in artikel 3 lid 4 hebben verkregen, betaalbaar gesteld veertien dagen na het besluit tot uitkering. Uitkeringen waarover uiterlijk vijf jaar na de betaalbaarstelling niet is beschikt zijn ten bate van de Vennootschap vervallen.
Algemene vergaderingen van aandeelhouders. Artikel 21. 1.
De algemene vergaderingen warden gehouden in de gemeente, waar de Vennootschap statutair is gevestigd. In een elders gehouden algemene vergadering kunnen slechts geldige besluiten warden genomen indien het gehele geplaatste kapitaal is vertegenwoordigd.
2.
De oproepingen tot de algemene vergaderingen warden gedaan door de Directie of door de Raad van Commissarissen door middel van brieven aan het adres van aandeelhouders, bedoeld in artikel 6 van deze statuten, ten minste vijftien werkdagen voor de dag van de vergadering, de dag van oproeping en die van de vergadering niet meegerekend. Was de termijn voor oproeping korter of heeft de oproeping niet plaatsgehad, dan kunnen geen wettige besluiten warden genomen, tenzij het besluit met algemene stemmen wordt genomen in een vergadering waarin het gehele geplaatste kapitaal vertegenwoordigd is. Ten aanzien van onderwerpen die niet in de oproeping of in een aanvullende oproeping met inachtneming van de voor oproeping gestelde termijn zijn aangekondigd, is de vorige zin van overeenkomstige toepassing. Aandeelhouders die niet voldoen aan een in artikel 3 lid 2 gesteld vereiste en die geen ontheffing als bedoeld in artikel 3 lid 4 hebben verkregen, warden niet opgeroepen tot
3.
algemene vergaderingen. Bij de oproeping warden de te behandelen onderwerpen vermeld. Onverminderd het in deze statuten ten aanzien van een voorstel tot statutenwijziging of tot ontbinding van de Vennootschap bepaalde, dient voor het geval een voorstel tot kapitaalvermindering aan de orde wordt gesteld het doel en de wijze van uitvoering dier kapitaalvermindering in de oproep te warden vermeld en de tekst van het voorstel tegelijkertijd door hen, die de oproeping tot de vergadering hebben gedaan, van de dag van oproeping tot de afloop van de vergadering ten kantore van de Vennootschap voor aandeelhouders ter inzage warden gelegd.
19
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
4.
Beroep op het niet of niet tijdig ontvangen van een tijdig verzonden oproepingsbrief is niet toegelaten.
Artikel 22. 1.
Jaarlijks, uiterlijk binnen zes maanden na het einde van het boekjaar, wordt een algemene vergadering gehouden.
2.
In deze vergadering worden behandeld: a.
het schriftelijk verslag, uitgebracht door de Directie omtrent de gang van zaken van de Vennootschap en het gevoerde bestuur in het afgelopen boekjaar;
b.
de door de Directie over het afgelopen boekjaar opgemaakte en door de commissarissen vastgestelde jaarrekening, evenals de door de deskundige, bedoeld in artikel 2:393 Burgerlijk Wetboek dienaangaande afgelegde verklaring;
c.
de vaststelling van de sub b bedoelde jaarrekening;
d.
de verlening van decharge aan de directeuren voor het door hen gevoerde bestuur en aan de commissarissen voor het door hen uitgevoerde toezicht daarop;
e.
eventuele voorstellen van de Directie, de Raad van Commissarissen of aandeelhouders, mits aan de orde gesteld met inachtneming van de wettelijke voorschriften.
Artikel 23. 1.
Toegang tot de algemene vergaderingen hebben alle aandeelhouders en hun gemachtigden, alsook alle directeuren en commissarissen ook al zijn zij niet tevens aandeelhouder, en voorts die personen wier tegenwoordigheid ter vergadering de vergadering gewenst acht. Aandeelhouders die niet voldoen aan een in artikel 3 lid 2 gesteld vereiste en die geen ontheffing als bedoeld in artikel 3 lid 4 hebben verkregen, hebben geen toegang tot algemene vergaderingen.
2.
ledere aandeelhouder kan zich ter vergadering doen vertegenwoordigen door een andere aandeelhouder, dan wel door een derde in beide gevallen daartoe schriftelijk gevolmachtigd. Aandeelhouders die niet voldoen aan een in artikel 3 lid 2 gesteld vereiste en die geen ontheffing als bedoeld in artikel 3 lid 4 hebben verkregen, kunnen zich niet laten vertegenwoordigen, noch kunnen zij een andere aandeelhouder vertegenwoordigen.
3.
De algemene vergaderingen worden gepresideerd door degene, die daartoe telkenmale door de Raad van Commissarissen al dan niet uit zijn midden wordt aangewezen. Bij
4.
Van het verhandelde in de algemene vergaderingen worden door een door de voorzitter
gebreke daarvan voorziet de vergadering zelf in haar leiding. aan te wijzen persoon notulen gehouden, welke door deze en door de voorzitter worden ondertekend, alles tenzij de voorzitter het gewenst acht, dat van het verhandelde in de vergadering een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt. Artikel 24. 1.
Elk aandeel geeft recht op een stem. Aandeelhouders die niet voldoen aan een in artikel 3 lid 2 gesteld vereiste en die geen ontheffing als bedoeld in artikel 3 lid 4 hebben verkregen, kunnen het aan hun aandelen verbonden stemrecht niet uitoefenen.
2.
Alie besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen, tenzij in de wet of in deze statuten een grotere meerderheid van stemmen is voorgeschreven.
3.
Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
20
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
4.
Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen, terwijl bij staking van stemmen over personen het lot, beslist, behoudens hetgeen ten aanzien van verkiezing van personen hierna in lid 6 wordt bepaald.
5.
Stemming over zaken geschiedt mondeling - eventueel bij acclamatie over personen schriftelijk door middel van toegevouwen ongetekende briefjes. lndien geen van de aanwezigen zich daartegen verzet kan ook over personen mondeling worden gestemd.
6.
lndien bij verkiezing van personen door niemand bij de eerste stemming de volstrekte meerderheid van stemmen wordt behaald, heeft een tweede vrije stemming plaats. Wordt alsdan wederom door niemand de volstrekte meerderheid van stemmen verkregen, dan wordt herstemd tussen de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich verenigden en is hij gekozen, die alsdan de meeste stemmen behaalt. Staken alsdan de stemmen, dan vindt het hiervoor in lid 4 van dit artikel ten aanzien van staking van stemmen over personen bepaalde toepassing.
7.
Voor aandelen van hen die door het te nemen besluit uit anderen hoofde dan als aandeelhouders enig recht jegens de Vennootschap wordt toegekend of van enige verplichting jegens de Vennootschap worden ontslagen kunnen rechtsgeldig stemmen
8.
worden uitgebracht. Over alle geschillen omtrent stemmingen, niet in de wet of de statuten voorzien, beslist de voorzitter van de vergadering.
Artikel 25. 1.
Buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden, zo dikwijls een van de directeuren dan wel. de Raad van Commissarissen dit nodig acht, of aandeelhouders, tezamen tenminste een/tiende gedeelte van het geplaatste maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigende, dit schriftelijk onder opgave van de te behandelen onderwerpen verzoeken.
2.
lndien binnen twee weken na het indienen van zodanig verzoek geen oproeping voor een binnen vier weken na het indienen van het verzoek te houden algemene vergadering heeft plaatsgevonden, zijn de verzoekers zelf bevoegd de vergadering te beleggen en te houden, onder voorzitting van een hunner daartoe door de vergadering aangewezen.
Artikel 26. Een besluit van de algemene vergadering staat volkomen gelijk met een door alle aandeelhouders, met uitzondering van aandeelhouders die niet voldoen aan een in artikel 3 lid 2 gesteld vereiste en die geen ontheffing als bedoeld in artikel 3 lid 4 hebben verkregen, ondertekend stuk, waarin zij te kennen geven zich te verenigen met de inhoud van dat stuk. Zodanig stuk, dan wel een afschrift daarvan, wordt op dezelfde wijze bewaard als de van het verhandelde in de algemene vergadering gehouden notulen. Vergaderingen van houders van aandelen van een bepaalde soort.
Artikel 26a. 1.
Een vergadering van houders van aandelen van een bepaalde soort wordt gehouden zo dikwijls een besluit van een dergelijke vergadering noodzakelijk is. Voorts wordt een dergelijke vergadering gehouden, indien dat wenselijk wordt geoordeeld door hetzij de Directie hetzij de Raad van Commissarissen hetzij een of meer personen die tezamen gerechtigd zijn tot het uitbrengen van ten minste een/tiende gedeelte van het aantal stemmen dat in de desbetreffende vergadering kan worden uitgebracht.
21
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
2.
lndien een of meer personen als bedoeld in lid 1 een vergadering van houders van aandelen van de desbetreffende soort wensen, doen zij daarvan mededeling aan de Directie en aan de Raad van Commissarissen. Een mededeling als bedoeld in de eerste zin van dit lid kan niet worden gedaan door een aandeelhouder die niet voldoet aan een in artikel 3 lid 2 gesteld vereiste en die geen ontheffing als bedoeld in artikel 3 lid 4 hebben verkregen. lndien in dat geval noch een directeur noch een commissaris de vergadering zodanig bijeenroept dat zij binnen tien dagen na het verzoek wordt gehouden, is ieder van de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd met inachtneming van het daaromtrent in deze statuten bepaalde.
3.
Ten aanzien van de vergaderingen van houders van aandelen van een bepaalde soort en de door die vergaderingen te nemen besluiten zijn de artikelen 23 tot en met 26 van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de oproeping niet later geschiedt dan op de zesde dag voor die van de vergadering.
Statutenwijzing, ontbinding en vereffening. Artikel 27. 1.
Wanneer aan de algemene vergadering een voorstel zal worden gedaan tot wijziging van deze statuten, wordt van dit voorstel bij de oproeping tot die vergadering melding gemaakt.
2.
Een afschrift van dit voorstel zal tegelijkertijd door hen, die de oproeping tot de vergadering hebben gedaan, van de dag van oproeping tot de afloop van de vergadering ten kantore van de Vennootschap voor aandeelhouders ter inzage worden gelegd.
3.
Besluiten tot wijziging van de statuten kunnen slechts worden genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering, waarin tenminste drie/vierde van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigd is en met inachtneming van het in artikel 3 lid 3, artikel 23 leden 1 en 2 en artikel 24 lid 1 bepaalde. Is in een vergadering, waarin een voorstel tot statutenwijziging wordt behandeld, het vereiste aantal aandelen niet vertegenwoordigd dan wordt binnen dertig, doch niet eerder dan vijftien dagen na de eerste vergadering een tweede vergadering gehouden, waarin over het in de vorige vergadering aan de orde gestelde voorstel een besluit kan worden genomen ongeacht het aantal vertegenwoordigde aandelen, mits met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebracht stemmen. Bij de oproeping tot de nieuwe vergadering wordt vermeld dat en waarom een besluit kan worden genomen, onafhankelijk van het ter vergadering vertegenwoordigd gedeelte van het geplaatst maatschappelijk kapitaal.
4.
Ten aanzien van een besluit tot ontbinding van de Vennootschap vindt het hiervoor in de leden 1 en 3 van dit artikel bepaalde overeenkomstige toepassing.
Ontbinding. Vereffening. Artikel 28. 1.
lngeval van ontbinding van de Vennootschap door een besluit van de algemene vergadering geschiedt de vereffening door de Directie, tenzij de algemene vergadering daaromtrent anders beslist.
2. 3.
De beloning van de vereffenaars wordt door de algemene vergadering vastgesteld. De bepalingen dezer statuten blijven gedurende de vereffening indien en voor zover mogelijk van toepassing.
22
DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK
4.
In geval van ontbinding van de Vennootschap wordt allereerst het bepaalde in artikel 19 leden 3, 4 en 5 toegepast zodat de Reserve A/8, Agioreserve A/8, Reserve C respectievelijk Agioreserve C worden gedebiteerd dan wel gecrediteerd voor het positieve of negatieve resultaat uit de Onderneming A/8 respectievelijk de Onderneming C over de periode te rekenen vanaf de dag waarover het laatst een toevoeging dan wel vermindering als bedoeld in artikel 19 lid 4 werd gedaan tot aan de dag van ontbinding. Uit hetgeen na toepassing van de eerste zin van dit lid en na voldoening van alle schulden van het vermogen van de Vennootschap resteert, worden bij wege van liquidatie-uitkering achtereenvolgens de volgende betalingen gedaan: a.
aan iedere aandeelhouder, voor zover mogelijk, een bedrag ter grootte van het nominale en gestorte bedrag van zijn aandelen;
b.
aan de houders van aandelen A en de houders van aandelen 8, indien en voor zover mogelijk, een bedrag ter grootte van de Reserve A/8 en de Agioreserve A/8 en aan de houders van aandelen C, indien en voor zover mogelijk, een bedrag ter grootte van de Reserve C en de Agioreserve C; en
c. het restant aan de houders van aandelen A en de houders van aandelen 8. Hetgeen ingevolge het hiervoor in dit lid bepaalde aan de houders van aandelen van een bepaalde soort of aan alle aandeelhouders toekomt, wordt tussen hen verdeeld naar verhouding van het nominale bedrag van ieders bezit aan aandelen van die soort respectievelijk naar verhouding van het nominale bedrag van ieders totale aandelenbezit. 5.
Door de algemene vergadering wordt een bewaarder van de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de Vennootschap aangewezen die deze gedurende een periode van minimaal zeven jaar zal bewaren.
Slotbepalingen. Artikel 29.
Alie geschillen over de uitlegging van de bepalingen van deze statuten worden beslist door de algemene vergadering, welke tevens voorziet in de gevallen, waarin de wet en deze statuten geen beslissing geven.
TOETREDINGSVERKLARING
Gemeente Utrecht, een publiekrechtelijk lichaam, gevestigd Stadsplateau 1 te 3521 AZ UTRECHT, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door zijn burgemeester, mevrouw S.A.M. Dijksma, overwegende: (1)
dat de gemeente Utrecht met N.V. HVC, een naamloze vennootschap, gevestigd te Alkmaar (“HVC”) overeenstemming heeft bereikt over de uitgifte van 453 aandelen A (met de nominale waarde van € 45,45 per aandeel) in het geplaatste kapitaal van HVC, tegen een stortingsplicht in geld van € 45,45 per aandeel;
(2)
dat de gemeente Utrecht zich heeft verbonden om als (toekomstig) aandeelhouder van HVC toe te treden tot de zogenaamde (als bijlage 1 aangehechte) ballotageovereenkomst tussen de aandeelhouders A van HVC (de “Ballotageovereenkomst”);
(3)
dat tussen de gemeente Utrecht en HVC een Addendum op deze Toetredingsverklaring c.q. de Ballotageovereenkomst is gesloten;
verklaart: door ondertekening van deze verklaring tot de Ballotageovereenkomst toe te treden en de verplichtingen die daaruit voor houders van aandelen A in het geplaatste kapitaal van HVC voortvloeien te aanvaarden. Deze verklaring is een verklaring in de zin van artikel 14.3 van de Ballotageovereenkomst.
____________________________________ Gemeente Utrecht Naam: Functie:
Mevrouw S.A.M. Dijksma Burgemeester
Datum:
_______________________
Samenwerkingsovereenkomst ONDERGETEKENDEN 1. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Utrecht, gevestigd te Utrecht aan Stadsplateau 1, 3521 AZ, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30280353, en op basis van de vigerende mandaatregeling (te raadplegen via: https://www.overheid.nl/ ) en de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw S. Maatoug in de functie van Portefeuillehouder Energie, die hierbij namens burgemeester en wethouders besluit tot het aangaan van deze overeenkomst, hierna te noemen: ‘Gemeente’, en 2. De naamloze vennootschap N.V. HVC, gevestigd te Alkmaar aan de Jadestraat 1, 1812 RD, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 37061260 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer D.A. van Steensel in de functie van Directeur HVC hierna te noemen: ‘HVC’, Gemeente en HVC hierna elk afzonderlijk ook te noemen: ‘Partij’ en gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’, OVERWEGENDE DAT -
-
De Gemeente overweegt om aandeelhouder te worden van HVC en besluitvorming over de hiervoor bedoelde deelneming wordt voorbereid; Partijen, gelet op de voorgenomen deelneming, voornemens zijn om in de toekomst met elkaar samen te werken om in Utrecht warmtesystemen te ontwikkelen die betaalbaar zijn en bijdragen aan de CO2-vrije warmtevoorziening (waarbij HVC tevens als kennis- en uitvoeringspartner van de Gemeente optreedt); Partijen over de beoogde samenwerking, zoals hiervoor bedoeld, overleg hebben gevoerd en de gemaakte afspraken daarover in deze samenwerkingsovereenkomst schriftelijk wensen vast te leggen.
KOMEN ALS VOLGT OVEREEN 1. Toekomstbestendig, betaalbaar en duurzaam energiesysteem 1.1. Partijen optimaliseren keuzes voor warmtesystemen zoveel als mogelijk vanuit de gedachte van een toekomstbestendig en betaalbaar energiesysteem voor de hele stad. In dit systeem is er aandacht voor systeemintegratie (warmte, koude, elektriciteit en mobiliteit) en worden lokale duurzame energiebronnen maximaal benut. 1.2. HVC draagt met kennis, expertise en relevantie informatie bij aan de doorontwikkeling van de bronnenstrategie uit de Beleidsnota Warmte. Partijen committeren zich aan de volgende afspraken: a. Warmtesystemen worden gevoed door lokale duurzame bronnen. b. Fossiele bronnen kunnen tijdelijk noodzakelijk zijn voor piek- en back-up-systemen en in de opstartfase van een warmtenet, met als doel om een CO2-vrije oplossing mogelijk te maken.
c.
Temperatuurniveau van collectieve warmtenetten conform het warmteprogramma en de bronnenstrategie, behorende bij de Beleidsnota Warmte: • Bij voorkeur (Z)LT voor nieuwbouw en in geval van MT (in de woning) wel gebaseerd op WKO (vanwege de netbelasting en de behoefte aan voldoende koeling); • MT of (Z)LT voor bestaande bouw, met aandacht voor verlaging van de netbelasting. d. Bij het ontwerpen en realiseren van een warmtesysteem wordt rekening gehouden met het toekomstig uitbreiden en samenvoegen van warmtekavels conform kavelstrategie in het warmteprogramma. e. Partijen zijn zich ervan bewust dat na inwerkingtreding van de Wcw de beoogde insteek is dat op termijn de kosten gebaseerd worden met een maximum tarief. De systematiek en maximumtarieven worden vastgesteld door de ACM. 1.3. HVC neemt kennis van de Beleidsnota Opwekgebieden voor schone energie in Utrecht en Uitvoeringsprogramma Elektriciteitsinfrastructuur en netcongestie. Partijen committeren zich aan de volgende afspraken: a. Vergroening van de gebruikte elektriciteit door inzet op de ontwikkeling van duurzame energiebronnen in Utrecht (windenergie, zonne-energie en evt. geothermiebronnen in naburige gemeenten). b. Partijen tonen zich bereid tot investeren in opslag van energie met als doel (1) de netbelasting te beperken en (2) de inzet van duurzame energie te optimaliseren. 2. Warmtekavels 2.1.
HVC onderschrijft de beleidsdoelen uit de Beleidsnota Warmte en het Warmteprogramma, voor zover het de projecten betreft die HVC uitvoert in de gemeente Utrecht: a. HVC committeert zich aan de kavelstrategie zoals opgenomen in de Beleidsnota Warmte en denkt mee over een optimale geografische afbakening van Warmtekavels in het Warmteprogramma. b. De Gemeente zet waar mogelijk de aanwijsbevoegdheid uit de Wgiw (verlies recht op aardgasaansluiting) in teneinde de haalbaarheid en betaalbaarheid van warmtenetten te bevorderen. c. HVC draagt zelf de kosten van het adviseren over de vaststelling van Warmtekavels, Kavelplannen (als deze door warmtegemeenschappen worden opgesteld) en Wijkuitvoeringsprogramma's. d. HVC verklaart ermee bekend te zijn dat de Gemeente voor wat betreft de aanwijzing van een publiek warmtebedrijf voor Warmtekavels de procedures uit de Wcw volgt. HVC heeft dus niet de garantie dat zij als warmtebedrijf wordt aangewezen. 2.2. Voor door HVC op te stellen Kavelplannen gelden de volgende afspraken: a. Bij het maken van systeemkeuzes houdt HVC rekening met de aspecten duurzaamheid, betaalbaarheid, leveringszekerheid, netbewustheid en maakt de consequenties van verschillende keuzes voor de Gemeente inzichtelijk. b. HVC dient alleen Kavelplannen in waar de Gemeente achter staat. c.
HVC geeft volledige transparantie over de kosten en tarieven in Kavelplannen en de uiteindelijke businesscase, volgens de principes van kostengebaseerde tariefmethodiek. d. Indien gewenst kan de Gemeente een second opinion laten uitvoeren op de businesscase die HVC heeft opgesteld. De opdracht voor de second opinion wordt door Gemeente en HVC gezamenlijk geformuleerd en door de gemeente bekostigd.
2
e. Partijen overleggen pro-actief over fasering, planning en de impact van de aanleg van warmtenetten op de openbare ruimte van de gemeente Utrecht. f. HVC denkt mee over het reserveren van ruimte in de boven- en ondergrond voor toekomstige projecten. 3. Bewonersparticipatie en andere belanghebbenden 3.1. Partijen betrekken op relevante momenten in het proces andere belanghebbende partijen zoals: a. Inwoners b. Bedrijven c. Maatschappelijke organisaties b. Bewonersinitiatieven c. Woningcorporaties d. Netbeheerders e. Waterschappen 3.2. HVC committeert zich aan de kaders voor bewonersparticipatie, zoals opgenomen in de Beleidsnota Warmte. Deze participatie vindt op verschillende niveaus en momenten plaats, gedurende verschillende projectfases (ontwikkeling, realisatie en exploitatie) zoals omschreven in artikel 3.3, 3,4 en 3.5. 3.3. HVC en de Gemeente onderzoeken de mogelijkheid van een (roulerend) bewonerspanel of een alternatieve vorm van structurele inspraak bij (voorgenomen) warmteprojecten. 3.4. Vanaf het moment van aanwijzing van HVC voor een Warmtekavel organiseert HVC het omgevingsmanagement zorgvuldig, en zorgt dat omwonenden en (andere) toekomstige gebruikers meerdere mogelijkheden krijgen om zich te laten horen. Hiertoe behoren in elk geval bewonersavonden, inloopmogelijkheden en online opties. 3.5.
Gedurende de exploitatiefase organiseert HVC inspraakmogelijkheid voor afnemers. Naast traditionele klanttevredenheidsonderzoeken wordt daartoe de mogelijkheid van een gebruikerspanel met gekwalificeerd adviesrecht onderzocht. 3.6. HVC maakt aan het college van B&W van de Gemeente inzichtelijk wat met de inspraak van bewoners en andere partijen is gedaan. 4. Warmtegemeenschappen 4.1. HVC werkt samen met Warmtegemeenschappen in een Warmtekavel, mits er afspraken gemaakt kunnen worden over verantwoordelijkheden en risico’s. 4.2. HVC werkt met elke Warmtegemeenschap die dat wenst een governancemodel uit zodat verantwoordelijkheden en risico’s goed en redelijk verdeeld worden. 4.3. HVC staat, met inachtneming van artikel 4.1 en 4.2, open voor verschillende governancemodellen, waaronder (1) gedeeld eigendom binnen de kaders van de Wcw, (2) HVC als opdrachtnemer van de Warmtegemeenschap en (3) HVC als leverancier van warmte aan een net dat in eigendom is van de Warmtegemeenschap. 4.4. De Gemeente bemiddelt tussen HVC en een Warmtegemeenschap als een door Warmtegemeenschap gewenste samenwerking niet tot stand komt, waarbij beide partijen aan het college van B&W verantwoording afleggen over het niet tot stand komen van deze samenwerking. 5. Capaciteit en evaluatie 5.1.
Partijen spannen zich in om capaciteit te realiseren om de brede opgave van de warmtetransitie nu en in de toekomst te kunnen realiseren.
3
5.2. De Gemeente stelt capaciteit en ervaring beschikbaar om de expertise binnen het collectief van HVC te versterken. 5.3. Partijen stemmen samenwerking met het Rijk op het gebied van betaalbaarheid en uitvoerbaarheid van warmtesystemen met elkaar af. 5.4. Partijen evalueren elke vijf jaar de samenwerking en stellen waar nodig de overeenkomst bij (conform artikel 6.7 en 7.2). 6. Overig 6.1. Partijen zijn zich ervan bewust dat er een bestaand stadswarmtenet aanwezig is in de stad Utrecht en dat er nog een opgave is om dit net toekomstbestendig te maken. 6.2. Partijen betrekken in de context van het bestaande stadswarmtenet ook de gemeente Nieuwegein. 6.3. Bij eventuele overname van het in Utrecht bestaande stadswarmtenet door HVC, zullen de afspraken in deze overeenkomst ook gelden voor het bestaande stadswarmtenet. 6.4. Partijen zullen tijdens de samenwerking de interne besluitvorming waar mogelijk, en indien nodig, op elkaar afstemmen en daarbij elkanders besluitvormingsprocessen respecteren, te weten de besluitvorming door het college van B&W en de gemeenteraad aan de kant van de Gemeente en de raad van commissarissen en de aandeelhoudersvergadering aan de kant van HVC. 6.5. Indien nieuwe c.q.
gewijzigde wet- en/of regelgeving, van toepassing op (één van) Partijen, gevolgen heeft voor de wijze van samenwerking zoals vastgelegd in deze overeenkomst, treden Partijen met elkaar in overleg over de aanpassing van deze overeenkomst in lijn met de nieuwe c.q. gewijzigde wet- en regelgeving. 6.6. Indien een bepaling van deze overeenkomst ongeldig of op andere wijze niet-verbindend is, zullen de overige bepalingen van de overeenkomst in stand blijven. In dat geval zullen Partijen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling overeenkomstig het doel en de strekking van deze overeenkomst, zodanig dat de nieuwe bepaling zo weinig mogelijk verschilt van de ongeldige bepaling. 6.7. Wijzigingen van deze overeenkomst worden schriftelijk vastgelegd en bevoegd ondertekend. 6.8. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 6.9. De in deze Samenwerkingsovereenkomst met een hoofdletter aangeduide termen hebben de betekenis die daaraan is toegekend in de begrippenlijst, welke als Bijlage 1 bij deze overeenkomst is gevoegd en daarvan integraal onderdeel uitmaakt. 7. Looptijd 7.1.
Deze Samenwerkingsovereenkomst komt tot stand zodra aan de volgende totstandkomingsvoorbehouden is voldaan: i) deze Samenwerkingsovereenkomst is bevoegd door Partijen getekend en ii) de Gemeente is aandeelhouder geworden van HVC althans de notariële akte van aandelenoverdracht is gepasseerd. 7.2. De Samenwerkingsovereenkomst heeft een looptijd van 5 jaren, waarna de Samenwerkingsovereenkomst steeds stilzwijgend wordt verlengd met één jaar, tenzij de Samenwerkingsovereenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van een jaar schriftelijk door één van de Partijen tegen het einde van de dan lopende contractperiode is opgezegd. Bij de opzegging zullen Partijen rekening houden met elkaars gerechtvaardigde belangen. Opzegging kan alleen als daar een zwaarwegende grond voor aanwezig is die in de opzeggingsbrief wordt gemotiveerd. 7.3. Indien deze Samenwerkingsovereenkomst wordt opgezegd door één der Partijen, dan zullen Partijen in overleg treden over de gevolgen van deze opzegging voor bijvoorbeeld
4
op dat moment in ontwikkeling zijnde warmtesystemen met de inspanning over en weer om tot redelijke afspraken over de beëindiging.
ONDERTEKENING: Aldus overeengekomen en digitaal ondertekend
……………………………… Naam: mevrouw S. Maatoug Gemeente Utrecht
……………………………… Naam: de heer D.A. van Steensel HVC
5
BIJLAGE 1 Begrippenlijst ACM:
Autoriteit Consument & Markt, toezichthouder op o.a. de energiemarkt.
Bewonersinitiatief:
Een groep van bewoners die zichzelf georganiseerd hebben teneinde gezamenlijk een rol te kunnen vervullen in de warmtetransitie, ongeacht de organisatievorm.
LT:
Lage Temperatuur, een temperatuurregime van een warmtesysteem waarbij water met 30-50 graden bij de afnemer wordt gebracht ten behoeve van ruimteverwarming. Voor tapwater (70 graden) is een aanvullende voorziening nodig.
MT:
Midden Temperatuur, een temperatuurregime van een warmtesysteem waarbij water met 70 graden bij de afnemer wordt gebracht ten behoeve van ruimteverwarming en tapwater.
Samenwerkingsovereenkomst
Deze overeenkomst.
Warmtegemeenschap:
Warmtegemeenschap, zoals gedefinieerd in de Wcw.
Warmtekavel:
Warmtekavel, zoals gedefinieerd in de Wcw.
Wcw:
De Wet collectie warmte, die de marktwerking en de publieke rol daarin reguleert.
ZLT:
Zeer lage temperatuur, een temperatuurregime van een warmtesysteem waarbij water op omgevingstemperatuur naar een afnemer gebracht wordt, en bij de afnemer voorzieningen worden getroffen voor het bereiken van het benodigde temperatuurniveau voor ruimteverwarming en tapwater. Ook wel bronnet genoemd.
6
AFWEGINGSKADER VERBONDEN PARTIJ * Onderwerp
Deelnemen in HVC
Beleidsterrein | Openbaar belang Energie en Klimaat
Circulaire Economie Ontwikkeling (en) in taakgebied of ten aanzien van verbonden partijen De Beleidsnota Warmte is op 20 november 2025 vastgesteld in de raad.
De Wet collectieve warmte (Wcw) is in juli 2025 vastgesteld door de Tweede Kamer en ligt voor ter besluitvorming in de Eerste Kamer. Samen met de Wet gemeentelijke
instrumenten warmtetransitie (Wgiw) reguleert deze wet de regierol van de gemeente en
de publieke ordening van warmtenetten. Waaronder de doelstelling dat warmtebedrijven in publieke handen moeten komen. Naam en vestigingsplaats Naam
Plaats
N.V. HVC
Alkmaar
Categorie Onderwerp
Ja
Nee
Verplicht
X
Beleidsneutraal
X
(is deelname aan verbonden partij wettelijk verplicht) (gaat het om zuivere uitvoerings- bedrijfsvoeringswerkzaamheden of worden er beleidskeuzen gemaakt) Belangenbehartiging
X
(gaat het om behartiging belangen richting Den Haag en/of Brussel) Uitvoering taken met (beleids)kaderstellende elementen
X
(niet beleidsneutraal, raakt burger, politieke gevoeligheden) Activiteiten | Gemeentelijke taken Omschrijving van de activiteiten
Wettelijke
grondslag
Wet Markt en
Wet
toepassing
van toepassing
Overheid van
Vennootschapsbelasting
Verwerking van restafval,
Wet
n.v.t.
n.v.t.
Realiseren van
Wcw, Wgiw
n.v.t.
n.v.t.
grof restafval en GFT warmtesystemen
Milieubeheer
AFWEGINGSKADER VERBONDEN PARTIJ * Betrokken organisatieonderdelen | portefeuillehouder(s) Organisatieonderdeel
(door welk onderdeel worden de
Portefeuillehouder(s)
gemeentelijke taken nu uitgevoerd) Ontwikkelorganisatie Ruimte
Wethouder Energie en Klimaat (deelnemer
aandeelhoudersvergadering; coördinerend opdrachtgever)
Stadsbedrijven
Wethouder Circulaire Economie
Financiën
Wethouder Financiën
(opdrachtgever) (eigenaar)
Deelnemers Andere deelnemende partijen in het samenwerkingsverband 52 gemeenten
8 waterschappen Nut en Noodzaak Nut en noodzaak
(waarom voert de gemeente de taak niet zelf uit, wat zijn de voordelen (efficiency, kennis en kunde, gemeentegrensoverstijgend, versterken belangen e.d.). Gemeente heeft niet de kennis en kunde van een warmtebedrijf.
Minder risico’s voor de gemeente (opstartrisico op o.a. ervaring, systemen processen, aanlooprisico hogere kosten).
Schaalvoordeel (o.a. gespecialiseerde kennis, aanbesteding).
Sluit beter aan bij de huidige financiële positie van de gemeente (geringe inbreng van eigen vermogen benodigd).
Als aandeelhouder hebben we voor afvalverwerking meer invloed op investeringen voor
verduurzaming, dan wanneer we de verwerking aanbesteden. Bij aanbestedingen blijkt er slechts één partij geschikt door een gunstige ligging van de overslag locatie. Marktwerking en sturen op verduurzaming is daardoor beperkt. Juridische vorm Voorgenomen vorm (rechtspersoon/orgaan) N.V. Vraag?
Ja
Nee
Is de wijze van verbinding wettelijk voorgeschreven?
X
Publiekrechtelijke rechtspersoon mogelijk?
X
Betreft het deelname aan bestaande organisatie?
X
AFWEGINGSKADER VERBONDEN PARTIJ * Onderbouwing keuze juridische vorm
(als geen sprake is van verplichte rechtsvorm, dan onderbouwing keuze vanwege zeggenschap, risico’s etc)
Dit is de bestaande juridische vorm van HVC. Zeggenschap
(omschrijf de stemverhoudingen, sturingsinstrumenten,) HVC N.V. is eigendom van 52 gemeenten (aandeelhouders A) en 8 waterschappen (aandeelhouders B). Vanwege de juridische structuur zijn er een tweetal type aandeelhouders. De gemeenten hebben aandelen A en de waterschappen aandelen B. Bij deelneming in HVC N.V. verkrijgt de gemeente Utrecht met 453 (aandelen A) voor 10,9 % zeggenschap in HVC. Op basis van de aandelen heeft de gemeente als aandeelhouder zeggenschap (stemrecht) in HVC N.V. In het kader van het aandeelhouderschap en de statutaire rechten kan de gemeente Utrecht invloed uitoefenen op de onderneming, zoals tijdens de aandeelhoudersvergaderingen. Wie vertegenwoordigt de gemeente
Vervanger
Gremium
(in welk orgaan vindt
(omschrijf functie –
vertegenwoordiging plaats
burgemeester, wethouders,
AB, DB, RvC, Directie, Bestuurder)
IRM-er andere ambtenaar) Wethouder Energie en Klimaat
Wethouder Circulaire Economie
Aandeelhoudersvergadering
Financiën Bijdrage van gemeente
Eenmalige investering van € 20.589 en een
Ontvangsten aan gemeente
€ 570.000 per jaar (1% provisie o.b.v. 57
Eigen vermogen verbonden partij
€ 257.583
Vreemd vermogen verbonden partij
€ 966.359
Solvabiliteit
21%
Omschrijving risico’s | aandachtspunten
Garantstelling voor uitstaande leningen,
garantstelling € 57 mln. mln).
oplopend tot € 101 mln, o.b.v. huidige afspraken in AVA HVC.
Beheersmaatregelen (mogelijke) risico’s
-
Financiële risicoafdekking vanuit te
-
Invloed via de AVA bij de bepaling van
ontvangen garantstellingsprovisie. nieuwe (warmte)projecten en bij beoordeling van management.
AFWEGINGSKADER VERBONDEN PARTIJ * Afspraken (data) over aanleveren van
Op grond van artikel 17 van de statuten
statuten)
jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van
financiële gegevens (geborgd in regeling,
wordt door de directie (bestuur HVC N.V.)
het boekjaar (behoudens verlening van die
termijn met ten hoogste vijf maanden) een
jaarrekening en bestuursverslag opgemaakt en aan de aandeelhoudersvergadering en Raad van Commissarissen voorgelegd. *Uit de BBV
Verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de (…) gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft;
Financieel belang: een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet
verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt;
Bestuurlijk belang: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht.
Toezichtarrangement HVC
Gemeente Utrecht,
Inleiding Dit toezichtarrangement beschrijft hoe de gemeente Utrecht het toezicht op HVC organisatorisch vorm en inhoud geeft. HVC is een verbonden partij1 van de gemeente Utrecht. HVC gaat voor de gemeente de verwerking van restafval en GFT uitvoeren, op z’n vroegst vanaf januari 2029. Daarnaast wil de gemeente HVC aanwijzen als publiek warmtebedrijf voor het realiseren en exploiteren van collectieve warmtesystemen. De gemeente heeft namelijk een grote opgave om de warmtetransitie te realiseren. Als gevolg van invoering van de Wet collectieve warmte moeten warmtenetten door publieke warmtebedrijven of warmtegemeenschappen gerealiseerd worden, waarbij het wenselijk is om ook als gemeente aandeelhouder te zijn van het publieke warmtebedrijf. De gemeente heeft onderzocht welke publieke eigendomsvarianten wenselijk zijn en hieruit is een voorkeur voor HVC naar voren gekomen. Hierover heeft de gemeenteraad op 2 oktober 2025 een besluit genomen. Naast de afvalverwerking voert HVC voor sommige van de huidige aandeelhouders meer taken uit, zoals afvalinzameling, recycling, beheer openbare ruimte en energieprojecten. HVC kan energieprojecten opstarten in opdracht van een gemeente en in samenwerking met gebouweigenaren (warmtesystemen) of grondeigenaren (duurzame energie). Soms is de gemeente zelf ook gebouw- of grondeigenaar.
Als projecten binnen de vastgestelde strategie passen, rendabel zijn en een goede risicobeoordeling krijgen, kan het bestuur van HVC zelf besluiten tot investeringen. Als projecten investeringen boven de 2 miljoen vragen, worden deze aan de RvC worden voorgelegd. Investeringen boven de 10 miljoen gaan voor besluitvorming langs de aandeelhoudersvergadering. Voor afval wordt de route gevolgd van quasi inbesteden en wordt een uitsluitend recht gevestigd.
1 Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een
bestuurlijk en financieel belang heeft.
Pagina - 1 - van 3
Risicoprofiel Bij de inrichting van een toezichtarrangement wordt rekening gehouden met het risicoprofiel van de betreffende verbonden partij. Deelname in HVC heeft een lager risico dan de alternatieve opties waarbij de gemeente zelf een warmtebedrijf moet oprichten, al dan niet met andere partijen. Het risicoprofiel van HVC is laag maar kan in de toekomst wel toenemen. Voorafgaand aan de deelneming is een due diligence onderzoek uitgevoerd door AKD en hebben PwC en Zanders een financiële analyse gedaan om de kredietwaardigheid van HVC te onderzoeken en daarmee het risico in te schatten dat de garantstelling wordt aangesproken. Utrecht staat garant voor 10,9% van de uitstaande leningen, een bedrag dat kan oplopen tot EUR 101 miljoen volgens huidige afspraken tussen HVC en de aandeelhouders. Hoewel de Ballotageovereenkomst uitgaat van een ongelimiteerde garantie zijn over de scope en omvang van de garantie nadere (contractuele) afspraken tussen HVC en de banken en HVC en de gemeente Utrecht gemaakt, als gevolg waarvan de garantie in feite alsnog is gelimiteerd. In het kader van de financiële analyses die zijn gedaan is het financiële risico beperkt en beheersbaar. Voor de toekomst kunnen de risico’s oplopen, dit is onder meer afhankelijk van de ontwikkelingen ten aanzien van investeringsplanning (warmteprojecten) en het effect hiervoor op de liquiditeitenplanning.
Hierdoor neemt het bedrag waarop de gemeente Utrecht garant staat toe. Een overzicht van de risico's en beheersmaatregelen is te vinden in de risicomatrix die als bijlage bij het raadsvoorstel deelname HVC is meegestuurd. De gemeenteraad wordt via de reguliere begrotingscyclus, onderdeel verbonden partijen op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen en actualiteiten bij de verbonden partij (HVC). Indien de risico's in de toekomst voor de gemeente toenemen wordt het risicoprofiel indien nodig bijgesteld. Toezicht De primaire verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering ligt bij de directie (bestuur HVC) en het toezicht bij de Raad van Commissarissen (RvC). Bij majeure besluiten en investeringen boven de 10 miljoen is goedkeuring van de aandeelhouders nodig. Het bestuur, de Raad van Commissarissen en de aandeelhoudersvergadering hebben ieders eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (statutaire rechten en plichten). De kern van dit toezichtarrangement is een schema (bijlage 1) waarin op hoofdlijnen de verschillende gemeentelijke organen en de te onderscheiden rollen en verantwoordelijkheden zijn opgenomen. Bijlage 2 beschrijft de rollen van de gemeente bij HVC. Op basis van managementinformatie vanuit HVC (o.a. PenC-producten) wordt toezicht gehouden op HVC, zoals analyse van het jaarplan en de jaarrekening HVC.
De informatievoorziening en verantwoording naar de gemeente vindt zoveel mogelijk plaats via de reguliere begrotingscyclus. In de programmabegroting, verantwoording en zo nodig de voorjaarsnota (in geval van bijzonderheden) worden de doelstellingen, prestatieafspraken en verantwoording van de uitvoering opgenomen. De gemeenteraad kan op die wijze de publieke belangen toetsen en democratische controle uitoefenen. Majeure financiële (negatieve) afwijkingen worden daarnaast separaat gemeld aan de raad. Uittreden uit HVC (exitstrategie) In principe is de voorgenomen deelneming in HVC voor onbepaalde tijd en gaan partijen een langdurig commitment aan voor samenwerking. Uittreden is onwenselijk, maar niet onmogelijk. In geval van uittreden bij HVC verkoopt de gemeente haar aandelen aan een andere gemeente of aan HVC tegen dezelfde waarde als waarvoor we de aandelen gekocht hebben. Indien de andere aandeelhouders en/of HVC hier niet mee instemmen, kan uittreden in het uiterste geval via de rechter worden afgedwongen via een uittredingsprocedure. Vervolgens moeten we (al dan niet via de AVU) een nieuwe afvalverwerker zoeken via een aanbesteding. HVC zal naar verwachting eigenaar blijven van de energiesystemen die ze in Utrecht heeft gerealiseerd, maar zal niet meer kunnen investeren in
Pagina - 2 - van 3
nieuwe energiesystemen. In navolging van de Wcw moeten we dus een andere publiek warmtebedrijf zoeken of oprichten. Bijlagen • Bijlage 1 - RASCI-matrix (activiteiten, rollen en verantwoordelijkheden) • Bijlage 2 - Rollen gemeente Utrecht
Pagina - 3 - van 3
Bijlage 1 bij Toezichtarrangement HVC ROLLEN GEMEENTE UTRECHT BIJ HVC Algemeen De gemeente Utrecht heeft de navolgende rollen: 1. Gemeente Utrecht is aandeelhouder 2. Gemeente Utrecht is opdrachtgever 3. Gemeente Utrecht staat garant voor een deel van de leningen Ad 1 - De gemeente als aandeelhouder HVC kent drie organen: het bestuur, de Raad van Commissarissen en de aandeelhoudersvergadering. Bestuur Het bestuur is belast met het besturen van de onderneming, zoals de dagelijkse leiding, beleid en strategie, het beheersen van risico's, etc. Onder de bestuurstaak vallen verschillende wettelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden (Burgerlijk Wetboek Boek 2). Raad van Commissarissen (RvC) Binnen HVC vervullen commissarissen een toezichthoudende en adviserende rol. Zij zijn onder meer verantwoordelijk voor het toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de onderneming, zoals onderwerpen op het gebied van naleving van wet- en regelgeving, risicobeheer en continuïteit van de onderneming. Alle investeringen boven de 2 miljoen hebben goedkeuring van de RvC nodig. In de RvC zit geen gemeentelijke vertegenwoordiger, de bedoeling is dat de RvC onafhankelijk functioneert (checks and balances). De gemeente heeft aangaande de RvC geen andere rol dan die van (mede)aandeelhouder in de aandeelhoudersvergadering m.b.t.
profielschets, benoeming, eventueel schorsing en ontslag. Aandeelhoudersvergadering (AVA) De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) is een belangrijk beslissingsorgaan binnen de onderneming. Daarin kunnen de aandeelhouders hun zeggenschap binnen de rechtspersoon uitoefenen. Met behulp van de aan de AVA toegekende bevoegdheden kan de gemeente Utrecht (via de aandeelhoudersrol) invloed uitoefenen op de onderneming (art. 2:217 e.v. van het Burgerlijk Wetboek) door o.a. benoeming van RvC, vaststelling van de jaarrekening en statutenwijziging. De AVA stelt op voorstel van de directie de strategie en kaders vast waarbinnen HVC opereert. De AVA neemt een besluit over alle nieuwe investeringen waaraan een risico is verbonden boven de 10 miljoen euro. Ook alle investeringen in projecten en activiteiten die buiten het bestaand strategisch kader vallen, gaan langs de AVA. Twee keer per jaar vindt een aandeelhoudersvergadering plaats, in december en juni. Deze vergaderingen worden voorafgegaan aan (regionale) vooroverleggen, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Namens het college vervult de wethouder Energie en Klimaat de aandeelhoudersrol, in samenwerking met wethouder Circulaire Economie en de wethouder Financiën. De aandeelhoudersvergaderingen van HVC worden ambtelijk voorbereid en bestuurlijk voorbesproken door de wethouders van deze drie portefeuilles.
De wethouder Energie en Klimaat kan zich bij een aandeelhoudersvergadering laten vervangen door een andere wethouder uit het college. Belangrijk is om als aandeelhouder geen zaken af te spreken die tot de bevoegdheid van de gemeente behoren, m.a.w. in die positie niet de gemeente te verbinden. Ad 2 – De gemeente als opdrachtgever De gemeente is naast aandeelhouder ook opdrachtgever, voor zowel de levering van duurzame warmte en afvalverwerking. Dit betekent dat een tweetal opdrachtgevers (vakinhoudelijke wethouders) zijn betrokken bij HVC, te weten de wethouders Energie en Klimaat en Circulaire Economie. Zeggenschap en sturing ten aanzien van de dienstverlening door HVC vindt één-op-één plaats