Document · PDF

Agendabundel

Adviescommissie Controle en Financiën 30 november 2023, gemeente Utrecht22.822 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Het opstellen van een integrale investeringsplanning, waarbij de investeringen over de jaarschijven zijn afgestemd op de ambtelijke capaciteit. Aan de hand van deze planning kan tevens worden geïnventariseerd welke organisatieonderdelen een verdere ambtelijke versterking nodig hebben.

•

Het per individuele investering uitvoeren van een zichtbare inhoudelijke controle op de onderliggende ramingen, waarbij tevens de realiseerbaarheid van de investering in relatie tot de integrale planning kritisch wordt bekeken.

•

Het prioriteren van de investeringen die zijn opgenomen in de nieuwe investeringsbegroting (2024-2027), om zo tot een meer realistische planning voor de komende jaren te komen, die realiseerbaar is voor de gemeente. Overigens merken wij op dat wij de bovenstaande uitdagingen bij meer gemeenten zien. De situatie bij de gemeente Utrecht past in het landelijke beeld.

Uw organisatie onderkent dit als belangrijk aandachtspunt en doet voorstellen om te komen tot een adequate planning en prioritering van investeringen.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Overall beeld

Tijdens de interim-controle hebben wij de interne beheersing onderzocht van de voor de jaarrekening relevante processen. Overall is de interne beheersing – vanuit de opdracht voor de jaarrekeningcontrole bezien – van een voldoende niveau. De processen die wij tijdens de interim-controle hebben onderzocht, zijn: •

Memoriaalboekingen en financiële verslaggeving

•

Investeringen

•

Grondexploitatie

•

Inkopen (inclusief aanbestedingen) en betalingsverkeer

•

Belastingen

•

Salarissen

•

Sociaal domein en uitkeringen Sociale Zaken

•

Treasury

•

Subsidieverstrekkingen

•

Overige opbrengsten: subsidie-, verhuur-, erfpacht- en parkeeropbrengsten.

In deze managementletter hebben wij onze detailbevindingen weergegeven (inclusief status opvolging eerdere aanbevelingen).

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Aandachtspunten voor de jaarrekening 2023

Voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening benoemen wij op basis van de jaarrekeningcontrole 2022 en de nterim-controle 2023 de volgende specifieke aandachtspunten: •

Een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad) inzake de grondexploitaties, inclusief position papers. Specifiek aandachtspunt hierbij is een actuele onderbouwing van de voor 2024 e.v. verwachte inflatie/kosten- en opbrengstenindexatie. Met het ruimtelijk domein hebben wij separate afspraken gemaakt over de voor de controle benodigde stukken en onderbouwingen. Tevens plannen wij periodieke gesprekken, waarin wij elkaar actief op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen.

•

Het mogelijk doorbreken van de interne beheersing door het management (‘management override’), waarbij wij specifiek aandacht vragen voor de onderbouwing van de materiële schattingen in de jaarrekening (inclusief een evaluatie van de in de jaarrekening 2022 opgenomen schattingen) en een toereikende autorisatie van en controle op memoriaalboekingen.

•

Aandacht voor uw standpunt en onderbouwing ten aanzien van juridische claims en geschillen.

•

Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage neemt naar verwachting verder toe. U bent daarom gestart met de (voorbereiding van de) uitvoering van de benodigde interne controles op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage en de rechtmatigheid van de bestedingen. Voor de jaarrekeningcontrole maken wij – zodra de verantwoordings- en controle-informatie vanuit de rijksoverheid voor 2023 definitief is – nadere (plannings)afspraken.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Speerpunten adviescommissie controle en financiën Verslag speerpunten auditplan

Verslag speerpunten auditplan Onderwerp

Boodschap

Wij rapporteren hierover in ons accountantsverslag bij de jaarrekening. Speerpunt adviescommissie | inzicht in capaciteit ten aanzien van de realisatie van doelen en geplande activiteiten

Managementsamenvatting

Speerpunten Speerpunten adviescommissie auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Rechtmatigheidsverantwoording

De rechtmatigheidsverantwoording is per 1 januari 2023 in werking getreden. De verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders voor de rechtmatigheid wordt hiermee benadrukt, doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid moet gaan afgeven in plaats van dat de accountant dit doet. De accountant geeft vanaf de jaarrekening 2023 een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de accountant nagaat of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is van de mate waarin het college rechtmatig heeft gehandeld. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording die het college aflegt niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een rechtmatigheidsoordeel gaf. In de Kadernota Rechtmatigheid 2023 is door de commissie BBV een nadere invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording en aan de wijze waarop het college deze vormt dient te geven. Specifieke vereisten die de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording moeten onderbouwen, worden hierin behandeld. Het is van belang dat de gemeente de richtlijnen uit deze Kadernota nauwgezet opvolgt, om daarmee een gedegen basis te hebben voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij lichten enkele belangrijke aspecten hiervan onderstaand toe.

Actualisatie verordeningen Doordat het college formeel verantwoordelijk is voor het controleren van de rechtmatigheid en het daarover dient te rapporteren in de jaarstukken, vervalt hiermee het oordeel van de accountant voor wat betreft het onderdeel rechtmatigheid. Dit betekent ook dat de Controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) aangepast dient te worden door de gemeente, om hieraan invulling te geven. De VNG heeft hiertoe een geactualiseerde modelverordening opgesteld, die hier in de basis voor kan worden gebruikt. Naast de Controleverordening kent de gemeente ook de Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet). De VNG heeft ook hiervoor een geactualiseerde modelverordening opgesteld, met enkele specifieke aanpassingen/toevoegingen die voortkomen uit de Kadernota Rechtmatigheid 2023. In de modelverordening wordt bijvoorbeeld invulling gegeven aan de verantwoordings- en rapportagegrens die de gemeenteraad dient vast te stellen en aan het vaststellen van het autorisatieniveau van de begroting waarbinnen het college uitgaven mag doen. Controleprotocol

In het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) zijn goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole vastgelegd voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Vanaf 2023 gelden deze toleranties niet alleen voor de accountant, wat betreft het getrouwheidsoordeel, maar ook voor het college, voor wat betreft het rechtmatigheidsoordeel (de zogenaamde ‘verantwoordingsgrens’). In de modelverordeningen van de VNG is opgenomen dat de toleranties inzake de verantwoordings- en rapportagegrens worden verwerkt in de Financiële verordening. Daarnaast is het wellicht ook wenselijk voor de gemeente om deze toleranties nu juist in een controleprotocol op te nemen en deze tezamen met het normenkader door de gemeenteraad te laten vaststellen. U heeft aandacht voor het tijdig door de gemeenteraad laten vaststellen van deze toleranties en het normenkader. Interne-controleplan In de rechtmatigheidsverantwoording leg het college verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria, te weten: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het criterium misbruik & oneigenlijk gebruik. De basis voor het toetsen van deze drie rechtmatigheidscriteria als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording, ligt in het interne-controleplan van de gemeente. Op deze wijze geeft het college hieraan een nadere invulling, waarbij het college deze criteria zichtbaar toetst.

Het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader is hiervoor de basis. Een en ander moet leiden tot een toetsingskader in de vorm van specifieke werkplannen per financiële stroom of proces. U heeft in uw controleplan rechtmatigheidsverantwoording 2023 een passend tijdpad opgenomen voor het uitvoeren van de internecontrolewerkzaamheden en voor het trekken van conclusies als basis en onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording in de conceptjaarstukken over 2023. U constateert dat voor alle Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s) door de betreffende organisatieonderdelen een VIC-plan van voldoende kwaliteit is opgesteld, met daarin de geïdentificeerde rechtmatigheidsrisico’s en controlewerkzaamheden, teneinde in te spelen op de geïdentificeerde risico’s. Concernaudit heeft deze plannen beoordeeld en de hieruit voortkomende bevindingen zijn door de organisatieonderdelen opgevolgd en in de VIC-plannen verwerkt. Ten tijde van onze interim-controle zijn de geplande werkzaamheden naar aanleiding van de VIC-plannen, zoals procesbeschrijving en lijncontroles (toetsing opzet en bestaan van beheersmaatregelen) afgerond. Volgens planning worden uw gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd tot en met medio februari 2024. Concernaudit verricht vervolgens een kwaliteitstoets op de uitgevoerde werkzaamheden en de uitkomsten.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Rechtmatigheidsverantwoording (vervolg)

Algemene aandachtspunten

Graag geven wij u nog enkele algemene aandachtspunten mee: -

Voor het door de gemeenteraad bepalen van het normenkader zijn bij wettelijke bepalingen alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor de verordeningen geldt dat alle verordeningen deel uitmaken van het normenkader, voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Andere besluiten van de gemeenteraad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter die bepalingen bevatten met betrekking tot financiële beheershandelingen, zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. Het is niet toegestaan dat de gemeenteraad eigen verordeningen buiten beschouwing laat bij de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan de gemeenteraad besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen consequenties voor de financiële rechtmatigheid worden verbonden. Dat kan alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidsverantwoording, tenzij de verantwoording hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. In dit kader adviseert de Commissie BBV om de door de gemeenteraad aan het college gedelegeerde bevoegdheden niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid.

Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als het college van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doet die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). Wat niet tijdig concreet betekent wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. De Commissie BBV adviseert gemeenten duidelijke afspraken te maken op welke wijze begrotingsonrechtmatigheden in deze nieuwe situatie benaderd worden. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in de Financiële verordening. Zo kan de gemeente een nadere invulling geven op welk abstractieniveau de onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen door het college.

U heeft voor het rechtmatigheidsbegrip misbruik & oneigenlijk gebruik een (actueel) beleid en geeft hieraan opvolging bij het uitvoeren van uw interne-controlewerkzaamheden volgens het controleplan rechtmatigheidsverantwoording 2023. De Kadernota Rechtmatigheid 2023 schetst diverse interne-beheersmaatregelen die erop zijn gericht te borgen dat er in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruikt te voorkomen, dan wel op te sporen. Wij adviseren u hiervan kennis te nemen. Het is aan de gemeente om er zorg voor te dragen dat dit rechtmatigheidsbegrip voldoende is afgehecht in de organisatie en dat daarover kan worden gerapporteerd.

Voor wat betreft de verbonden partijen van de gemeente is onderscheid te maken naar diverse soorten verbonden partijen. Wij vragen u om – mede op basis van de toelichting in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 – in kaart te brengen voor welke verbonden partijen er sprake is van invloed op de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Hierbij is het ook van belang om na te gaan of uw gemeente een centrumgemeente is. Zo wordt duidelijk of u de betreffende hiermee samenhangende financiële stromen dient te betrekken in de rechtmatigheidsverantwoording.

Wij voeren op regelmatige basis overleg met uw organisatie over de uitvoering en de uitkomsten van de VIC’s voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Fraude

Vorig jaar heeft de beroepsorganisatie voor accountants, de NBA, bepaald dat accountants vanaf het controlejaar 2022 in hun controleverklaring verplicht dienen te rapporteren over (hun werkzaamheden op het gebied van) fraude. Dit moet dan niet gebeuren in algemene bewoordingen, maar specifiek per klant, met aandacht voor de onderkende risico’s, de uitgevoerde werkzaamheden, en - indien mogelijk en relevant ook de uitkomsten van die werkzaamheden. In de afgelopen twee jaar hebben wij hier ook aandacht aan besteed en is dit in de controleverklaring toegevoegd als een separate paragraaf. U heeft het thema ‘fraude en interne frauderisicoanalyse’ een prominente plek gegeven in het ‘Jaarplan Concernaudit 2023-24’ en heeft blijvende aandacht voor (de beheersing van) fraude. U onderkent mogelijke kwetsbaarheden op het gebied van fraude in een frauderisicoanalyse, onderbouwt deze met de getroffen beheersmaatregelen, en kwantificeert de risico’s op basis van kans x impact. De actuele frauderisicoanalyse wordt vastgesteld in de directieraad. Deze frauderisicoanalyse zou in onze optiek een door het college vastgesteld document moeten zijn, waarover het college periodiek het gesprek voert met de Adviescommissie Controle en Financiën en/of gemeenteraad. Zo gaat en blijft u in gesprek over, en blijft u continu aandacht houden voor, het onderwerp ‘fraude’.

Naast deze frauderisicoanalyse beschikt uw gemeente over diverse beleidsdocumenten en over een intern beheersingssysteem, zoals een de gedragscode voor iedereen die werkt bij de gemeente Utrecht, met als titel ‘Betrouwbaar werken voor Utrecht’. Verder noemen wij de klokkenluidersregeling, het Onderzoeksprotocol integriteitsschendingen en misstanden, het Integriteitsprotocol, uw integriteitsmeldingen en het integriteitsjaarverslag.

Aanpassingen BADO

Op basis van de huidige verwachtingen zal het Besluit accountantscontrole decentrale Overheden (BADO) vanaf 2025 worden aangepast, waarbij de goedkeuringstolerantie wordt aangepast van 1% naar 2%. Daarnaast wordt ook de omvangsbasis aangepast. Op dit moment omvat dit de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves. Dit laatste komt te vervallen, waardoor de omvangsbasis alleen de lasten omvat, exclusief de reservemutaties. Dit heeft in beginsel geen gevolgen voor de gemeente of voor de controlewerkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan dit betekenen dat er sprake is van een impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles. Op basis van de begroting 2025 kan een eerste inschatting gemaakt worden van de impact hiervan tussen boekjaar 2024 en 2025. Wij treden tijdig met u in overleg om te bespreken wat deze wijziging voor boekjaar 2025 betekent.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Bijlage Detailbevindingen interim-controle

Bevindingen interim-controle 2023

Onderwerp Data-analyse in de controle

Gedurende de interim-controle hebben wij kennisgenomen van uw werkzaamheden op het gebied van data-analyse en process mining. In de afgelopen jaren heeft u forse stappen gezet op dit gebied. Middels dataanalyse kan gericht worden gezocht naar bijzondere ontwikkelingen en trends, zodat hierop specifiek kan worden ingezoomd. Op basis van process mining zoomt u in op de werking van de bedrijfsprocessen, met als doel eventuele afwijkingen of optimalisatiemogelijkheden te identificeren. U heeft deze controletechniek tijdens het afgelopen boekjaar ingezet op het bestel- en factuurverwerkingsproces, waarna de bevindingen zijn opgenomen in een “Memo Process mining SAP 2022”. Wij hebben tijdens onze interim-controle vastgesteld dat de bevindingen uit deze rapportage, waar mogelijk, door uw organisatie zijn opgevolgd of nader zijn toegelicht. Wel identificeren wij nog een (rest)risico ten aanzien van het handmatig verwijderen van betaalblokkades. U heeft hiervoor namelijk geen richtlijnen vastgesteld. Uw systeem dwingt geen (systeemtechnische) functiescheiding af bij het handmatig verwijderen van een betaalblokkade. Ook wordt niet gedocumenteerd wat de aard en oorzaak zijn van het verwijderen van een betaalblokkade. Hierdoor kunt u niet (altijd) traceren of het verwijderen van deze betaalblokkades op een accurate wijze heeft plaatsgevonden.

Uw organisatie loopt hierdoor het risico dat er betalingen worden verricht aan niet-rechthebbenden. Wij adviseren u: •

Een formeel beleid op te stellen voor het verwijderen van betaalblokkades.

•

Indien mogelijk: systeemtechnische functiescheiding te implementeren.

•

Een ‘audittrail’ te documenteren, waaruit de aard en noodzaak van de te verwijderen betaalblokkade blijken.

•

De interne controle (die nu door uw betaalorganisatie wordt uitgevoerd) bij een onafhankelijke positie te beleggen (bijvoorbeeld bij de 2e lijn: Business Control).

Uw organisatie heeft de ambitie om het gebruik van data-analyse verder door te ontwikkelen. Ook wij gebruiken in de praktijk IT-tools en data-analyse. Om deze ontwikkeling verder te brengen, vinden wij het van belang dat er wordt geïnvesteerd in de datakwalteit. Wij concluderen dat de registratie van orders, goederen en facturen in het proces nog niet zodanig is ingericht dat op een effectieve wijze gebruik kan worden gemaakt van de mogelijkheden van data-analyse. De wijze waarop bestellingen en ingekomen facturen worden geregistreerd, is niet uniform, waardoor er sprake kan zijn van ontbrekende informatie of inaccurate gegevens. Daarnaast is een belangrijke randvoorwaarde de inrichting van de automatiseringsomgeving. Wij adviseren u dan ook om hier actief beleid voor op te stellen en daar uitvoering aan te geven.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Bevindingen interim-controle 2023

Onderwerp Subsidieverstrekkingen

Wij hebben de interne beheersing inzake het verstrekken, beheersen en vaststellen van uitgaande subsidies beoordeeld. Hierbij hebben wij, naar aanleiding van uw VIC werkzaamheden (Concernaudit rapport VIC subsidies), vastgesteld dat de termijnbepalingen (zoals opgenomen in uw algemene subsidieverordening) niet in alle gevallen worden nageleefd. Hierbij ontstaat het risico dat u niet voldoet aan uw verordening en/of aan de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Daarnaast bestaat het risico dat de subsidieontvanger de subsidie ambtshalve kan laten vaststellen en hiermee recht heeft op het volledige subsidiebedrag. Dit onverwijld het antwoord op de vraag of de subsidieontvanger volledig heeft voldaan aan de subsidievoorwaarden. Wij adviseren u om intern waarborgen te treffen om te voldoen aan de termijnbepalingen volgens uw verordening, bijvoorbeeld aan de hand van een signaleringsfunctie in uw subsidieregistratiesysteem bij een dreigende overschrijding van de termijn, op basis waarvan tijdig actie kan worden ondernomen.

Parkeeropbrengsten

Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de procesgang en interne beheersing met betrekking tot de parkeeropbrengsten. Een belangrijk onderdeel hiervan betreft de wijze waarop u borgt dat alle opbrengsten uit parkeergelden, naheffingen en vergunningen worden verantwoord. Voor het innen van naheffingsaanslagen (lees: parkeerboetes) maakt uw organisatie gebruik van de diensten van belastingsamenwerking BghU. BghU is eind 2022 overgestapt op een nieuw IT-heffingssysteem. Hierdoor is het proces en de informatievoorziening gewijzigd ten opzichte van voorgaand boekjaar. Wij hebben middels bevestigend vragenonderzoek vastgesteld dat er op dit moment geen aansluiting kan worden gemaakt tussen het aantal naheffingen en de gerealiseerde inkomsten die zijn ontvangen vanuit BghU. Hiermee is het voor uw organisatie momenteel onvoldoende inzichtelijk of alle opgelegde naheffingsaanslagen ook hebben geleid tot een inkomst voor uw gemeente. Daar komt bij dat als gevolg van het ontbreken van deze aansluiting niet kan worden gemonitord of geprognosticeerd wat de te realiseren inkomsten zijn ten opzichte van de begroting. Wij adviseren u om, in overleg met BghU, passende maatregelen te nemen met als doel de benodigde informatie te ontvangen. Zodat periodiek de aansluiting kan worden gemaakt tussen de opgaven van BghU en uw eigen financiële administratie.

Voor de tussenliggende perioden adviseren wij u om op basis van uw eigen handhavingssysteem de opgelegde naheffingen (in aantallen en aard) te monitoren, en om een verwachting op te bouwen van de omvang van de totale naheffingsaanslagen over het boekjaar 2023.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Bijlage Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr.

Status 2023

Bevinding

Follow-up 2023

2019 – Frauderisicomanagement ML 2019: Wij adviseren u om het proces inzake het frauderisicomanagement te versterken, met het implementeren van een tussentijdse bewaking van de risico’s, het implementeren van beheersmaatregelen en de follow-up hiervan, om daarmee de potentiële impact van de risico’s te verkleinen.

U geeft aan ons adviespunt opvolging met uw frauderisicoanalyse en met (het uitvoeren van) het controleplan voor de rechtmatigheidsverantwoording. Aandachtspunt is dat de geïdentificeerde risico’s en interne-beheersingsmaatregelen zoals geïnventariseerd tijdens de frauderisicoanalyse aansluiten op uw controleplan voor de rechtmatigheidscontrole. De uitkomsten van de rechtmatigheidscontrole en de bevindingen ten aanzien van (relevante) interne-beheersingsmaatregelen vormen een waardevolle input voor het monitoren van de frauderisico’s en de beheersing daarvan.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

2021 – Frauderisicomanagement Uw interne frauderisicoanalyse is gericht op de geïdentificeerde risico’s op basis van de eigen kernprocessen. Naast de focus op de risico’s die worden geïdentificeerd via het perspectief en de processen van ieder organisatieonderdeel, adviseren wij om het gehele fraudelandschap bij de analyse te betrekken, om zo de kans te verkleinen dat er risico’s worden gemist of weggelaten. Hierbij kunnen bijvoorbeeld aspecten worden meegenomen als: de waarschijnlijkheid van omkoping en corruptie, mogelijkheden van fraude (sturing) in de financiële overzichten, en het risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management.

Dit aandachtspunt wordt meegenomen in de frauderisicoanalyse van Concernaudit.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

2021 – Frauderisicomanagement Concernaudit heeft het bestaan en de werking van de huidige beheersmaatregelen zelf niet getoetst en heeft de bruto/netto weging gebaseerd op de informatie uit de gesprekken. In de frauderisicoanalyse worden aanvullende beheersmaatregelen genoemd. Het is belangrijk dat de organisatie het bestaan en de werking van de (huidige en aanvullende) beheersmaatregelen zoals genoemd in de frauderisicoanalyse ook daadwerkelijk gaat toetsen.

Concernaudit voert jaarlijks een thema-audit uit naar de effectiviteit van de controlemaatregelen bij een kwetsbare proces (in het afgelopen jaar: verstrekking paspoorten). Tevens organiseert Concernaudit frauderisicosessies, om input te verkrijgen voor de frauderisicoanalyse en voor workshops, zoals de workshop zorgfraude in mei 2023.

Wij adviseren dit op te nemen in het interne auditplan. Daarnaast verdient het aanbeveling om het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen zowel centraal als decentraal te monitoren. 04

2021 – Frauderisicomanagement Uw interne frauderisicoanalyse wordt eens per vier jaar geactualiseerd. Op basis van de decentrale opzet van uw organisatie worden het risicomanagement en de interne-controleplannen tussentijds decentraal geactualiseerd. Op deze wijze speelt u in op actuele situaties, bijvoorbeeld op de frauderisico’s ten aanzien van de nieuwe Tozo-regeling. Tevens maakt u voor het inventariseren en kwantificeren van de financiële risico’s gebruik van Naris. Een aandachtspunt hierbij vormt het bij elkaar brengen en monitoren van de decentraal ingeschatte frauderisico’s.

Uw frauderisicoanalyse wordt naar verwachting dit najaar afgerond. Wij nemen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kennis van de uitkomsten hiervan. Op basis daarvan gaan wij na of het gehele fraudelandschap bij de analyse is betrokken.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

Daarnaast maakt het toetsen van opzet, bestaan en werking deel uit van uw controleplan voor de rechtmatigheidsverantwoording. De resultaten van de interne toetsing hebben wij (als gevolg van de lopende uitvoering van deze toetsing) nog niet kunnen beoordelen. Het bij elkaar brengen en monitoren van de decentraal ingeschatte frauderisico’s is belegd bij Concernaudit. De frauderisicoanalyse is opgenomen in het ‘Jaarplan Concernaudit 2023-24’, ‘Plan van Aanpak Frauderisicoanalyse 2023’ van Concernaudit.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

Uw frauderisicoanalyse wordt naar verwachting dit najaar afgerond. Wij nemen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kennis van de uitkomsten hiervan. Op basis hiervan gaan wij na hoe de ingeschatte frauderisico’s vervolgens worden gemonitord.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr. 05

Status 2023

Bevinding

Follow-up 2023

2019 – Frauderisicomanagement In de frauderisicoanalyse op het niveau van het organisatieonderdeel ontbreekt nog een beschrijving van de restrisico’s en van de wijze waarop hiermee wordt omgegaan (e.g. accepteren/mitigeren/ vermijden). Het verdient aanbeveling om in te gaan op de risicobereidheid ten aanzien van fraude- en compliancerisico’s, op zowel concernniveau als op het niveau van het organisatieonderdeel.

In de frauderisicoanalyse 2023 wordt een beschrijving opgenomen van restrisico’s en van de wijze waarop hiermee wordt omgegaan. Wij hebben tussentijds inzage verkregen in het proces van uw frauderisicoanalyse en constateren dat u ons adviespunt opvolgt.

2020 – Prestatielevering Wij raden u aan om te onderzoeken of het mogelijk is om in SAP een aanvullende controlestap in te richten bij het autoriseren van facturen voor prestatielevering. Wij raden u aan om, indien er facturen boven een bepaalde grens worden ontvangen, via het systeem te laten afdwingen dat de budgethouders onderbouwende documentatie bijvoegen, ter onderbouwing van de prestatielevering.

Ten tijde van de interim controle 2023 hebben wij vastgesteld dat dit punt per heden nog niet is opgevolgd. De levenscyclus van uw financiële pakket (SAP) en van de inkoopmodule (SAP MUIS) nadert haar einde. Uw organisatie is dan ook gestart met het implementeren van de opvolgers van deze pakketten. De organisatie verwacht de implementatie van het nieuwe systeem te hebben afgerond per 1 januari 2025.

Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost

Uw frauderisicoanalyse wordt naar verwachting dit najaar afgerond. Wij nemen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kennis van de uitkomsten hiervan.

Tot en met de implementatie van het nieuwe pakket accepteert u dit risico. Wij hebben de opzet en het bestaan van uw interne-beheersingsmaatregelen getoetst en hebben vastgesteld dat deze in voldoende mate het onderkende risico mitigeren. Concernaudit voert interne controles uit door middel van process mining, om deze risico’s te monitoren. 07

2018 – Erfpacht: controle volledigheid erfpachtopbrengsten Wij hebben vastgesteld dat: • Niet alle controles zichtbaar worden vastgelegd. Hierdoor is noch door de gemeente Utrecht, noch door BDO achteraf na te gaan of de controles zijn uitgevoerd, en, zo ja, wat de mogelijke uitkomsten en vervolgacties zijn geweest. • Er geen periodieke controle wordt uitgevoerd op de volledigheid van de te factureren/geadministreerde erfpachtobjecten.

Uw organisatie heeft de ‘basislijst’, waarop de verschillende in erfpacht uitgegeven perceelnummers zijn opgenomen, nagenoeg gecompleteerd. Hierdoor is het mogelijk om een koppeling te maken tussen het grondperceel en het kadastraal perceel. In de komende periode wordt onderzocht op welke wijze de gegevens periodiek geactualiseerd kunnen worden (bij voorkeur in een IT-applicatie). Als volgende stap wordt een plan van aanpak opgesteld voor het uitvoeren van uw jaarlijkse steekproeven.

Wij bevelen u aan om periodiek, maar ten minste eenmaal per jaar, een verbandscontrole uit te voeren op de volledigheid van het aantal te factureren/te verpachten objecten.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr. 08

Status 2023

Bevinding

Follow-up 2023

2018 -– Verhuurproces: controle op naleving huurbeleid (kostendekkende huur/markthuur) In het beleid van de gemeente Utrecht (Kaderbrief Vastgoed en MPUV 2017) is opgenomen dat: • Er een kostendekkende huur in rekening wordt gebracht voor activiteiten van de huurder die het beleid van de gemeente Utrecht ondersteunen. • De markthuur in rekening wordt gebracht in alle andere gevallen.

De controle van de kostprijs dekkende huur komt, middels het routingformulier, tot stand onder controletechnische functiescheiding. Wij constateren dat de vraag of een potentiële huurder de markthuur of een kostprijs dekkende huur dient te betalen niet expliciet wordt meegenomen bij uw toetsing. Wij adviseren u om deze controle expliciet zichtbaar te maken in het routingformulier.

Wij hebben, op basis van de door ons uitgevoerde lijncontrole op een nieuwe verhuring in boekjaar 2018, niet kunnen nagaan of er (door een onafhankelijke medewerker) een controle is uitgevoerd op de kostendekkendheid van de huurprijs zoals vastgelegd in de huurovereenkomst. Wij adviseren u om bij het muteren van huurovereenkomsten een check in te bouwen waarmee wordt vastgesteld dat de huur kostendekkend is. 09

2019, 2021 & 2022 – Subsidiebaten In 2021 is er onderzoek gedaan naar de wijze waarop de inkomende subsidies zijn vastgelegd in SAP en elders in de organisatie. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden ter voorbereiding op het doorontwikkelen van de beheersingsomgeving voor de inkomende subsidies. Door uitval vanwege ziekte is de tweede projectfase niet in december 2021, maar pas in 2022 opgestart. De afronding van het project staat als gevolg hiervan door gepland voor december 2022. De interne beheersing van de inkomende subsidies wordt vanaf dat moment ingestoken, analoog aan de wijze waarop de SiSa-regelingen reeds worden beheerst binnen de gemeente Utrecht. Concreet betekent dit dat het jaarlijkse opstelen samenstelproces decentraal wordt uitgevoerd, terwijl de toetsing en afstemming met de financiële administratie centraal worden verricht. In de komende maanden zullen de procedures en richtlijnen die met deze proceswijziging samenhangen nader worden uitgewerkt, waarbij de organisatie als doel heeft om per jaareinde over een in financiële zin sluitende administratie te beschikken, evenals over een geüpdatet handboek financiën. Daarnaast moet het proces van inkomende subsidies opnieuw onder de aandacht zijn gebracht bij díe organisatieonderdelen die verantwoordelijk zijn voor het gros van de aanvragen.

Wij hebben, door middel van een bevestigend vragenonderzoek met de betrokken functionarissen, vastgesteld dat het jaarlijkse opstel- en samenstelproces wat betreft de ontvangen subsidies decentraal wordt uitgevoerd, terwijl de toetsing en de afstemming met de financiële administratie centraal plaatsvindt. Om dit te borgen is door de gemeente een centraal subsidieregister ingericht. Wij hebben vastgesteld dat in dit nieuw ingerichte subsidieregister de specifieke voorwaarden per subsidie niet zijn opgenomen. Hierdoor bestaat er (nog) geen mogelijkheid om middels het subsidieregister te monitoren of er (tijdig) wordt voldaan aan de verplichtingen uit de toekenningsbeschikking van de specifieke subsidie. Daarbij hebben wij vernomen dat in de praktijk het gebruik van het subsidieregister niet bij alle relevante functionarissen binnen de gemeente bekend is, waardoor de gemeente regelmatig subsidiegelden ontvangt zonder dat er een registratie in het subsidieregister heeft plaatsgevonden. Op basis van deze combinatie van factoren achten wij de huidige invulling van het subsidieregister nog onvoldoende om de juistheid en de volledigheid van de subsidiebaten te kunnen garanderen. Wij adviseren u dan ook om dit proces verder aan te scherpen.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

Nr. 10

Follow-up 2023

2021 – Subsidieverstrekkingen Wij hebben vastgesteld dat de gemeente geen periodieke aansluiting maakt (kan maken) tussen de financiële administratie en de nieuwe subadministratie van de subsidieverstrekkingen (EasyFunders). Wij adviseren u om tijdig en minimaal voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole afspraken te maken met EasyFunders, om tijdig zicht te krijgen op eventuele aansluitverschillen tussen EasyFunders en SAP.

Vanaf het boekjaar 2023 heeft de gemeente de periodieke aansluiting gemaakt tussen de subadministratie (EasyFunders) en de financiële administratie (SAP). Wij hebben echter van de organisatie begrepen dat de data vanuit de subadministratie (nog) niet geheel betrouwbaar zijn, omdat de subsidiespecifieke gegevens niet altijd up-to-date zijn. Wij vragen dan ook uw nadrukkelijke aandacht voor de datakwaliteit en voor de beheersing daarvan binnen de geïmplementeerde subadministratie. Daarbij hebben wij vernomen dat de gemeente nog geen Service Level Agreement (SLA) heeft afgesloten waarin de verschillende afspraken zijn vastgelegd. Dit wordt verwacht voor het einde van het boekjaar.

Tevens adviseren wij u om middels een service level agreement (SLA) afspraken te maken met EF over betrouwbare en bruikbare informatie voor uw interne-controlewerkzaamheden. 11

Status 2023

Bevinding

2021 & 2022 – Memoriaalboekingen De gemeente heeft het proces rondom de controle van memoriaalboekingen in 2022 verder vormgegeven via een procesherziening, waarbij het vierogenprincipe is ingebed, met gebruik van vaste formats en een nadere duiding hiervan in de vorm van een gebruikershandleiding. Het doel van deze procesherziening is om de betrouwbaarheid van de memoriaalboekingen en de consistentie van de controles en onderbouwingen te borgen. Op de formats is een aantal kernwerkstappen opgenomen, zoals: juiste grootboekrekening, de aanwezigheid van onderbouwende documentatie, het correct boeken van btw en, indien van toepassing, de door de budgethouder of business controller uitgevoerde BBVcheck. Het vierogenprincipe is tevens technisch in de financiële administratie ingebed. Hoewel wij dit een positieve ontwikkeling vinden, merken wij op dat er binnen het huidige proces: • Keuzes gemaakt zijn om normen te hanteren die aangeven vanaf welk moment er een BBV-check verricht moet worden vanuit Business Control, en wanneer een akkoord moet zijn van de budgethouder. • Geen sprake is van een gestructureerde wijze van het documenteren van de door de controlerend functionaris verrichte controlehandelingen, noch van de hierbij gemaakte overwegingen om een memoriaal te accorderen. In het systeem is alleen het akkoord zichtbaar dat door de controlerend functionaris wordt gegeven.

Wij bevelen de gemeente aan om het systematisch documenteren van het controlespoor van deze verplichte tweede autorisatie te verankeren in het proces rondom memoriaalboekingen.

Mede als gevolg van de naderende implementatie van SAP4HANA per 1 januari 2025 heeft uw organisatie besloten het eerder door ons gerapporteerde (rest)risico te accepteren en onze aanbevelingen mee te nemen bij de inrichting van het nieuwe (financiële) systeem.

Aangezien niet alle memorialen door een budgethouder of business controller worden gecontroleerd en geaccordeerd, terwijl het controlespoor van de controlerend medewerker bij financiën niet op een gestructureerde wijze wordt gedocumenteerd, achten wij het proces inzake de memorialen nog niet voldoende solide om het risico op memoriaalboekingen die zonder (juridische) grondslag (niet compliant zijn met het BBV) worden geboekt voldoende te verkleinen. Wij adviseren u om het proces op het gebied van het documenteren van de controlewerkzaamheden verder te concretiseren.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Bijlage Reikwijdte van onze werkzaamheden

Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2023, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Utrecht, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording.

Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en, voor zover mogelijk en efficiënt, het testen van de interne-beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controle-omgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening. De managementletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2023. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2023. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de gemeente Utrecht toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van het risico dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

De risico-inschatting heeft niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Utrecht uit te voeren, zouden wij wellicht andere bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in deze managementletter.

Managementsamenvatting

Speerpunten adviescommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 345,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.

This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Managementletter 2023 Gemeente Utrecht, 30 november 2023 Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz

Kernboodschap

In aanloop naar de jaarrekeningcontrole signaleren wij dat uw beschikbare capaciteit en ambities verder uit balans raken (zie bijvoorbeeld de ambities ten aanzien van: grondexploitatie, uw investeringsagenda en toenemende (aanvragen van) specifieke uitkeringen). Ons beeld is dat de organisatieonderdelen op basis van hun integrale verantwoordelijkheid op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de (eind)verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor hun (aan)deel in het opstel- en controleproces van de jaarrekening. De informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen.

Kernboodschap Om concrete stappen te zetten bij deze constatering en aanbeveling geven wij met name het college en de ambtelijke organisatie de volgende benaderingen ter overweging: • Benader de opgaven vanuit de capaciteit van de organisatie; stuur primair op capaciteit. • Zet voornamelijk in op actie en uitvoering; maak uitvoering belangrijk naast de beleidsinhoudelijke werkzaamheden. • Zet in op (nog meer) innovatie. • Structureer en borg de kennis in en van processen. • Versterk de sturende, monitorende en normerende rol van het concern en de directieraad. • Versterk de integraliteit door bij bijvoorbeeld de investeringsopgaven ook de benodigde capaciteit van en samenwerking met andere organisatieonderdelen en overheadtaken te betrekken. Voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) geldt daarnaast dat het belangrijk is om keuzes te durven maken. Met andere woorden: stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, breng volgorde aan bij de onderwerpen. Ook dit helpt om de (stapeling aan) opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen.

Aandachtspunten jaarrekening

• Rechtmatigheidsverantwoording • Gewijzigde kadernota rechtmatigheid en actualisatie financiële verordening (2024 naar raad) • VIC-plannen op orde, inclusief risico-analyse en controleplan / Uitvoering VIC’s tot medio februari 2024 • Regelmatig sparren wij met uw organisatie over de inhoud en vastlegging • Aandacht voor onderwerpen begrotingsrechtmatigheid en EU aanbesteden • Toenemende aantal SiSa-regelingen/SPUK’s • Robuuste posten Leidsche Rijn • Opstelproces jaarrekening geëvalueerd: aandacht voor afsluitende journaalboekingen en ‘vinger aan de pols’ belangrijke thema’s d.m.v. Regiegroep

Overige aandachtspunten

• Geïnvesteerd in risicomanagement, aandacht voor aanpassen nota Risicomanagement en weerstandsvermogen • Jeugdzorg en Wmo: Definitieve afrekening met zorgaanbieders vervroegen • IT: verbeteringen doorgevoerd op het gebied van logische toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer / aandacht voor implementatie SAP4HANA per 01-01-2025

Voorstel aan de gemeenteraad

Derde Begrotingswijziging 2023 Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Zaaknummer Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Financiën Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk Sanne Arts en Jurjen Bakker 11757117 7 december 2023 Nee (artikel 3 lid 2 onder d Verordening raadgevend referendum) Nee

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten: 1. De ‘Derde begrotingswijziging 2023’ vast te stellen, waarmee technische mutaties en de

administratieve verwerking van besluiten van de gemeenteraad worden opgenomen in de Programmabegroting 2023 en de meerjarenraming.

Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

Samenvatting De programmabegroting en het meerjarenperspectief worden, naast wijzigingen bij de bestuursrapportages, drie keer per jaar technisch aangepast. De derde begrotingswijziging is opgebouwd uit technische wijzigingen en waar nodig de verwerking van eerdere besluiten. Het betreft neutrale mutaties zonder beleidsgevolgen om goed uitvoering te kunnen geven aan eerder gemaakte beleidskeuzes, daarvoor worden budgetten bijvoorbeeld naar andere programma’s overgeheveld. Dit is de derde wijziging van de Programmabegroting 2023.

Context Aanleiding Als gevolg van recente besluitvorming van de raad zijn technische mutaties nodig in de Programmabegroting 2023. Deze mutaties vinden driemaal per jaar plaats. Vanaf 2024 worden de eerste en tweede begrotingswijziging geïntegreerd aangeboden als onderdeel van respectievelijk de Eerste en Tweede Bestuursrapportage. De derde begrotingswijziging wordt nog steeds via een separaat raadsvoorstel als eindejaarswijziging aangeboden. Juridische context De gemeenteraad beschikt over het budgetrecht op grond de Gemeentewet, als onderdeel van haar kaderstellende rol. Het budgetrecht houdt in dat het college alleen uitgaven kan doen en verplichtingen kan aangaan na toestemming of autorisatie van de raad. Met de vaststelling van de Programmabegroting en begrotingswijzigingen geeft de raad het college deze toestemming. Het budgetrecht van de raad heeft betrekking op de programma's, mutaties op reserves, kredieten (investeringen). De bevoegdheid tot het verschuiven van budgetten tussen programma's, mutaties aan reserves en kredieten (investeringen) is daarom voorbehouden aan de raad. Op grond van artikel 160 lid 1 onder b Gemeentewet is het college bevoegd om besluiten van de raad uit te voeren. Door het vaststellen van de begroting geeft de raad het college het mandaat om het beleid uit te voeren binnen het gestelde financiële kader.

Mutaties binnen het programma (tussen producten) en waarbij geen mutatie in baten, lasten of reserves optreedt worden vastgesteld door het college. De overige mutaties worden aan de raad voorgelegd Beoogd effect Een actuele begroting 2023. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Vaststelling Programmabegroting 2023 (raadsbesluit 10 november 2022). Vaststelling Voorjaarsnota en Eerste Bestuursrapportage 2023 (raadsbesluit 6 juli 2023). Eerste Begrotingswijziging 2023 (raadsbesluit 8 juni 2023) Tweede Begrotingswijziging 2023 Tweede Bestuursrapportage 2023 In de adviescommissie Controle en Financiën van 14 mei 2020 is het voorstel “Technische begrotingswijziging leesbaarder” besproken en geaccordeerd. De bijlage “Derde Begrotingswijziging 2023 raad” is op basis hiervan opgesteld.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De ‘Derde begrotingswijziging 2023’ vast te stellen, waarmee technische mutaties worden opgenomen in de Programmabegroting 2023 en de meerjarenraming.

Argumenten 1.1

Met dit besluit wordt Programmabegroting 2023 en de meerjarenraming geactualiseerd. De begrotingswijziging is opgebouwd uit technische mutaties zonder beleidsgevolgen 2

(techniek) en waar nodig de administratieve verwerking van eerdere besluiten. De wijzigingen zijn opgenomen in de bijlage “Derde begrotingswijziging 2023 raad.

Financiën Dit voorstel betreft de verwerking van de financiële consequenties van technische mutaties en eerdere besluiten. De technische wijzigingen zijn budgettair neutraal.

Vervolg De derde begrotingswijziging bestaat uit de laatste technische wijzigingen van het begrotingsjaar 2023. Na deze derde technische begrotingswijziging wordt het jaar afgerond met de jaarstukken 2023. Vanaf 2024 worden de eerste en tweede technische begrotingswijzigingen geïntegreerd aangeboden aan de raad als onderdeel van respectievelijk de Eerste en Tweede Bestuursrapportage.

Participatie Er heeft geen participatie plaats gevonden. Dit betreft een technische aanpassing van de begroting 2023 op basis van eerder genomen besluiten. Participatie is (mogelijk) relevant op het moment dat de beleidskeuzes worden voorbereid.

Communicatie Niet van toepassing. Dit betreft een technische aanpassing van de begroting 2023 op basis van eerder genomen besluiten. Bij het voorleggen van de keuzes, bij de voorjaarsrapportage en programmabegroting, wordt hierover gecommuniceerd.

(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is niet van toepassing op dit raadsvoorstel, want het betreft een raadsvoorstel over de vaststelling van de gemeentelijke begroting en rekening (artikel 3 lid 2 onder d Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht)

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - Derde Begrotingswijziging 2023 raad Bijlagen informatief -

Derde begrotingswijziging 2023 raad De begrotingswijziging bestaat uit technische aanpassingen van de begroting, verwerking van raadsbesluiten en verwerking van besluiten over de cyclusproducten. Een aanpassing is budgettair neutraal. Het duurt drie tot zes maanden voordat van een raadsbesluit de administratieve verwerking in een begrotingswijziging terugkomt. We wijzigen de begroting drie keer per jaar om - de raad inzicht te geven in de verwerking van de financiële gevolgen van besluitvorming, - de begroting actueel te houden, onder andere als basis voor het maken van prognoses, en - te kunnen voldoen aan de eisen rond de rechtmatigheid van de begroting. Naast de algemene technische posten worden in deze derde begrotingswijziging de mutaties bij de Tweede Bestuursrapportage 2023 en de loon- en prijscompensatie verwerkt. Achtergrond In de adviescommissie Controle en Financiën van 14 mei 2020 is het voorstel ‘Technische begrotingswijziging leesbaarder’ besproken. De commissie heeft de daarin gedane voorstellen overgenomen: a) Te onderzoeken wat nodig is om mutaties in de begroting meteen bij raadsvoorstel voor te leggen en -bij akkoord op het voorstel- in de begroting te verwerken. b) Mutaties die kostentoerekeningen betreffen niet meer in de technische begrotingswijziging op te nemen.

c) Mutaties voor te leggen op het niveau van het budgetrecht; daarbij lasten- of batenmutaties binnen een programma in een regel samen te voegen in plaats van uitsplitsing per prestatiedoelstelling. d) In het algemeen de kwaliteit van de tekstuele toelichting te vergroten en mutaties kleiner dan 50.000 euro niet separaat op te nemen/toe te lichten, en deze regel ook te laten gelden voor storting in en onttrekking aan reserves of voorzieningen. De voorstellen zijn, met uitzondering van a), conform het verzoek van de commissie uitgevoerd. In het kader van het voorstel onder a) zijn, vooruitlopend op nadere uitwerking ervan, in deze begrotingswijziging mutaties waarover al een raadsbesluit is genomen niet nogmaals in het document opgenomen. Het betreft vier mutaties. In het vervolg van dit document worden in paragraaf 1.1 de mutaties in de begroting per programma gepresenteerd. In paragraaf 1.2 zijn tabellen met cijfers opgenomen. Daarin zijn onder andere de mutaties in de meerjarenraming in één totaaltabel (tabel 2) weergegeven.

Derde begrotingswijziging 2023 - Blad 1 van 19

1.1 Techniek algemeen In het vervolg van deze paragraaf staan de afzonderlijke mutaties van de begrotingswijziging. De mutaties zijn gerangschikt naar programma volgens de Programmabegroting 2023. Per programma is een tabel opgenomen met de mutaties voor de jaren 2023 tot en met 2026, waarin een uitsplitsing in lasten, baten, onttrekkingen aan en stortingen in de reserves. Onder iedere tabel worden de daarin genoemde mutaties kort toegelicht, en worden de bijbehorende regels met de verschuiving van begrotingsbedragen getoond. Per regel wordt het bedrag vermeld met erbij aangegeven het programma en of het lasten dan wel baten betreft. Ook staat er vermeld of de verschuiving incidenteel of structureel is en voor welk jaar of welke jaren deze geldt. Indien de regel een verhoging van de lasten of baten betreft begint deze regel met ‘Stijging’. En indien de regel een verlaging van de lasten of baten betreft begint deze met ‘Daling’. Hetzelfde geldt voor onttrekkingen aan en stortingen in de reserves.

1.1.1 Bewoners en Bestuur Bedragen in 1.000 euro 2023 lasten Mutaties < 0,05 miljoen euro Totaal

2024

baten onttrekking storting

24 24

lasten

2025

baten onttrekking storting

24 0

lasten

2026

baten onttrekking storting

24 0

lasten

baten onttrekking storting

24 0

Derde begrotingswijziging 2023 - Blad 2 van 19

1.1.2 Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed Bedragen in 1.000 euro 2023 lasten

Mutatie 1

2024

baten onttrekking storting

-100

lasten

2025

baten onttrekking storting

lasten

-100

2026

baten onttrekking storting

-100

lasten

baten onttrekking storting

-100

Mutaties < 0,05 miljoen euro Totaal

Mutatie 1

-100

- Budget omgevingswet voor Informatie – en procesmanagement

Het budget ten behoeve van de uitvoering van de Omgevingswet is bij het programma 'Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed' in de begroting opgenomen. Een deel van de activiteiten betreft overhead. Met deze mutatie wordt daarvoor 0,1 miljoen euro overgezet naar het programma 'Overhead'. Daling

Ruimtelijke Ontwikkeling, Wonen en Erfgoed

Lasten

Structureel vanaf

2023

-100.000

Stijging

Overhead

Lasten

Structureel vanaf

2023

100.000

1.1.3 Duurzaamheid Geen mutaties.

1.1.4 Bereikbaarheid Geen mutaties.

Derde begrotingswijziging 2023 - Blad 3 van 19

1.1.5 Openbare Ruimte en Groen Geen mutaties.

1.1.6 Economie en Werkgelegenheid voor Iedereen Geen mutaties.

1.1.7 Werk en Inkomen Geen mutaties.

1.1.8 Onderwijs Bedragen in 1.000 euro 2023 lasten Mutatie 2

2024

baten onttrekking storting

lasten

2025

baten onttrekking storting

lasten

2026

baten onttrekking storting

lasten

baten onttrekking storting

123

Mutaties < 0,05 miljoen euro Totaal

123

Derde begrotingswijziging 2023 - Blad 4 van 19

Mutatie 2

- Verdeling amendement A99

Er is conform amendement Energiesteun voormaatschappelijke instellingen 4.5 miljoen euro beschikbaar gesteld. Met deze mutatie wordt het daadwerkelijk beroep (1,7 miljoen euro) op deze regeling in de begroting 2023 verdeeld over de desbetreffende programma's. Het resterend saldo wordt bij de 2e bestuursrapportage 2023 / Verantwoording 2023 afgewikkeld. Daling

Algemene middelen

Lasten

Incidenteel

2023

-1.717.856

Stijging

Cultuur

Lasten

Incidenteel

2023

226.358

Stijging

Ondersteuning op maat

Lasten

Incidenteel

2023

137.000

Stijging

Onderwijs

Lasten

Incidenteel

2023

123.000

Stijging

Overhead

Lasten

Incidenteel

2023

200.000

Stijging

Samenleven en Sport

Lasten

Incidenteel

2023

1.031.498

1.1.9 Ondersteuning op Maat Bedragen in 1.000 euro 2023 lasten Mutatie 3

-8.019

Mutatie 2

137

2024

baten onttrekking storting

lasten

2025

baten onttrekking storting lasten

2026

baten onttrekking storting

lasten

baten onttrekking storting

Mutaties < 0,05 miljoen euro Totaal

-7.882

Derde begrotingswijziging 2023 - Blad 5 van 19

Mutatie 3

- Opvang Oekraïners

Het Programmateam Opvang binnen Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) ontvangt de normvergoedingen voor de uitvoering van de opvang van Oekraïners. Een deel van de uitvoering wordt door Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) gedaan, bijvoorbeeld aanhuur, beheer en verbouwing van panden. Door deze mutatie in de begroting verplaatsen we het bijbehorende budget van MO naar VGU om zo de kosten te dekken die VGU in de eerste helft van 2023 heeft gemaakt. Daling

Ondersteuning op Maat

Lasten

Incidenteel

2023

-8.018.672

Stijging

Utrechts Vastgoed

Lasten

Incidenteel

2023

8.018.672

Mutatie 2 – Zie programma Onderwijs.

1.1.10 Volksgezondheid Geen mutaties.

1.1.11 Veiligheid Geen mutaties.

Derde begrotingswijziging 2023 - Blad 6 van 19

1.1.12 Cultuur Bedragen in 1.000 euro 2023 lasten Mutatie 2

226

Mutatie 4

843

2024

baten onttrekking storting

lasten

2025

baten onttrekking storting

lasten

2026

baten onttrekking storting

lasten

baten onttrekking storting

Mutaties < 0,05 miljoen euro Totaal

1.069

Mutatie 2 – Zie programma Onderwijs. Mutatie 4 – Noodsteun energiekosten.

In verband met de gestegen energiekosten wordt er noodsteun verleend aan organisaties met een unieke positie en bijzonder belang voor de stad. Met deze mutatie wordt de noodsteun aan Tivoli Vredenburg, De Nijverheid en USV Elinkwijk in de begroting van het betreffende programma verwerkt. Daling

Algemene middelen

Lasten

Incidenteel

2023

-892.602

Stijging

Cultuur

Lasten

Incidenteel

2023

842.602

Stijging

Samenleven en Sport

Lasten

Incidenteel

2023

50.000

Derde begrotingswijziging 2023 - Blad 7 van 19

1.1.13 Samenleven en Sport Bedragen in 1.000 euro 2023 Samenleven en Sport

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=fcf78498-239b-44d1-bd3c-93386b59ed0e