Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 30 november 2023 Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 30-11-2023 (verkort) 1 Opening en mededelingen en vaststellen agenda 2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie CF 12-10-2023 3 Ingekomen stukken · Het Halfjaarverslag van Concernaudit 2023/2024 4 Raadsbrief managementletter accountant en reactie college · Dit betreft de jaarlijkse managementletter van de externe accountant die in de adviescommissie wordt besproken. De reactie van het college is eveneens bijgevoegd. Raadsbrief Reactie Managementletter 2023 Managementletter 2023 gemeente Utrecht 30605 Presentatie managementletter 2023 5 Raadsvoorstel Derde begrotingswijziging 2023 · Jaarlijks zijn er drie technische begrotingswijzigingen die in de adviescommissie worden besproken. NB: eventuele inhoudelijke vragen kunnen vooraf worden verstuurd aan de cie-griffier. Raadsvoorstel Derde Begrotingswijziging 2023 Derde Begrotingswijziging 2023 raad 6 Vooruitblik jaarplan 2024 · Wintersessie vrijdag 9 februari 2024 10.00-16.00. Onderwerpen vaststellen (zie jaarplanning) · Raadstoets 2e onderwerp vaststellen · Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Let op: tijdstip 09.00-10.30.
(zie bijgesloten agenda) Jaarplan adviescommissie CF 2024 (nov) Notitie aanpak Raadstoets 2022-2026 7 Aanbesteding externe accountant · Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen. Presentatie Accountantsdiensten gem Utrecht def 8 Rondvraag en sluiting
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
30 november 2023 van 20.00-22.00 (burgemeesterskamer) Agendapunt 1 t/m 6 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 7 t/m 8 worden dit keer behandeld in afwezigheid van de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
(3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst. (5 min)
3. Ingekomen stukken. •
Het Halfjaarverslag van Concernaudit 2023/2024
(20-30 min)
4. Raadsbrief managementletter accountant en reactie college •
Dit betreft de jaarlijkse managementletter van de externe accountant die in de adviescommissie wordt besproken. De reactie van het college is eveneens bijgevoegd.
(10 min)
5. RV 3e begrotingswijziging 2023 •
Jaarlijks zijn er drie technische begrotingswijzigingen die in de adviescommissie worden besproken. NB: eventuele inhoudelijke vragen kunnen vooraf worden verstuurd aan de cie-griffier.
(10 min)
6. Vooruitblik jaarplan 2024 •
Wintersessie vrijdag 9 februari 2024 10.00-16.00. Onderwerpen vaststellen (zie jaarplanning)
•
Raadstoets 2e onderwerp vaststellen
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
•
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt
ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? Let op: tijdstip 09.00-10.30.
Do. 11 januari
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Verlenging accountant boekjaar 2024 (PM)
MPR/investeringen
Evaluatie PB 2024
Aanbevelingen P&C cyclus (vervolg sessie 24-8)
Afsluiting (5 minuten)
**************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze. (20 min)
7. Aanbesteding externe accountant •
Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen.
(5 min)
8.
Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
12 oktober 2023, 20.00-21.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis
Adviescommissie: Rick van der Zweth (waarnemend voorzitter), Fred Claasen, Charlotte Passier, Margreet Ramaker,
Bert van Steeg, Joost Vasters, Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit) en Johan Dorst (plv. griffier commissie C&F)
Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Bahreddine Belhaj (commissie JWCS),
Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Arjen Schrijver (senior controller), Imke Sierksma (adviescommissie Participatie), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (concerncontroller), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Rein-Aart van Vugt (Deloitte)
Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Gert Dijkstra, Esma Kendir, Ruud Maas en Stevie Nolten Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers
1. a. Opening en mededelingen
De waarnemend voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn berichten van verhindering volgens bovenstaand overzicht.
De heer Westphal is voor het laatst bij de vergadering aanwezig, want per 1 december a.s. neemt hij afscheid van de gemeente Utrecht. b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (08-06-2023) Geen bijzonderheden; de notulen worden vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Er is geen post binnengekomen of verstuurd die de commissie moet behandelen. 4. Auditplan 2023
Het plan is in concept bij de vergaderstukken gevoegd. Zie blz. 8, speerpunten. De accountant
heeft eigen speerpunten benoemd, maar wil ook onderwerpen meenemen die de gemeenteraad of de Adviescomissie belangrijk vinden. Deze kunnen via mevrouw Rijnders worden
doorgegeven. In het bijzonder wijst de heer Van Vugt erop dat het controleteam geen uitspraak doet over de rechtmatigheid van bestedingen; dat doet het college zelf. Wel wordt nagegaan of het klopt wat het college verklaart.
Mevrouw Rijnders herinnert de commissieleden eraan dat de kwaliteit en voorspellende waarde van de begroting en inzicht in de financiële positie als speerpunten waren benoemd bij de
1 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
controle 2022. Zij adviseert om het eerstgenoemde punt ook dit jaar aan te merken als
speerpunt. De heer Claasen draagt beheer van formatie en personele capaciteit aan, want
onderbesteding en problemen met realisatie hebben vaak te maken met de beschikbaarheid van personeel. Een interessante en terechte vraag, vindt de heer Van Vugt. Deze wordt in overweging genomen.
De commissie kan instemmen met het auditplan, met inachtneming van de opmerkingen en in afwachting van eventuele aanvullende punten. De commissie gaat ook akkoord met de opdrachtbevestiging aan de accountant.
5. Programmabegroting 2024 en tweede bestuursrapportage 2023
Mevrouw Ramaker heeft een aanvullende vraag over de investeringsagenda gesteld, en heeft
daar ook antwoord op gekregen. Zij is benieuwd wat dit voor de financiële huishouding van de
gemeente betekent. Kan de raad nu geen keuzes meer maken omdat zaken al geagendeerd zijn? De heer Van Vugt verduidelijkt dat hij zich afvroeg hoe de gemeente alle plannen wil realiseren: de investeringsagenda, de ambities bij de gebiedsontwikkeling, de specifieke uitkeringen,
bestemmingsreserves, autonome groei en zo meer. Hij veronderstelt dat dit grote druk legt,
zowel op de organisatie als op de raad. Een ambitieuze investeringsagenda legt beslag op geld, en dan moet er ook nog rekening worden gehouden met rente en afschrijving. Het kan tot
onderbesteding leiden als niet alle voornemens worden gerealiseerd – en dus tot overschotten bij de jaarrekening. In het slechtste geval ontstaat er bij een te hoog ambitieniveau een
onbetrouwbaar financieel beeld, met als gevolg een bezuinigingsdiscussie, terwijl vooraf eigenlijk al bekend is dat toch niet alles uit de begroting uitgevoerd zal gaan worden.
Dit houdt verband met de eerder gevoerde discussie over planningsoptimisme. De heer Van Vugt geeft aan dat het effect van investeringen op rente en afschrijving wel kan worden
berekend, naar aanleiding waarvan een realistisch percentage kan worden bepaald. De heer
Westphal vult aan dat de omvang van het planningsoptimisme wordt geanalyseerd in het proces richting Voorjaarsnota. Daar tekent hij bij aan dat specifieke uitkeringen (‘spuk-regelingen’) realisatieplicht kennen binnen vastgestelde termijnen. Op deze rijksregelingen moet dus
personeel worden ingezet, waardoor de eigen taken en het eigen beleid opschuiven. Het zou zomaar kunnen dat het planningsoptimisme is toegenomen onder invloed van de vele spukregelingen.
Het overheidssysteem is ingericht op de grootste schaarste van de afgelopen dertig jaar, stelt de heer Westphal, dus op geld. Intussen is de schaarste echter verschoven van geld naar
menskracht. Er moeten dus instrumenten worden ontwikkeld om op de nieuwe schaarste te sturen, maar het rijk stuurt uitsluitend op financiële stromen.
De heer Vasters pleit voor een verdieping op dit punt, want hij ziet als risico dat er bij een ruime begroting toch tot allerlei bezuinigingen wordt besloten, met name in het sociaal domein. Dan
2 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
kan het gebeuren dat de raad na een paar jaar moet constateren dat de begroting niet is
gehaald en dat er geld overblijft, terwijl er wél werd bezuinigd – wat misschien helemaal niet
nodig was geweest. Hierop licht de heer Westphal toe dat de investeringsvolumes omhoog gaan
in de begroting, ongeacht over hoeveel jaren ze worden gespreid. Daar voegt hij aan toe dat het volume in het sociaal domein alleen maar stijgt. Het Gemeentefonds wil dit koppelen aan het bbp, maar de zorgkosten groeien harder dan het bbp. Op die manier wordt de begroting
uitgehold, en het staat wat de heer Westphal betreft niet vast dat onderuitputting daar de oplossing voor is.
De voorzitter constateert dat een verdieping op het planningsoptimisme wenselijk is, om de Voorjaarsnota goed te kunnen interpreteren. Dat is mogelijk, zegt de heer Westphal, en de
ambtelijke organisatie beschouwt het als een steuntje in de rug. Het wordt vóór de behandeling van de Voorjaarsnota ingepland.
De programmabegroting 2024 is een stuk duidelijker, en veel beter leesbaar dan vorige
programmabegrotingen, vindt de heer Van Vugt, precies zoals vorig jaar werd beloofd. Daar
geeft hij de ambtelijke organisatie een compliment voor. Een groot deel van de opmerkingen
van het controleteam is verwerkt. De begroting moet wel meer inzicht bieden in het budgetrecht ten aanzien van investeringen en grondexploitaties (MPR – meerjarenperspectief ruimte).
Terugblik op de technische ontbijtsessies
De Adviescommissie is het erover eens dat de technische ontbijtsessies prettige en waardevolle bijeenkomsten waren. Het was fijn om aanwijzingen te krijgen over waar de raad in het
bijzonder op moet letten. Allen kijken er met tevredenheid op terug, en dat geldt ook voor de ambtelijke organisatie.
Ten aanzien van de bestuursrapportage merkt mevrouw Rijnders op dat er een paar suggesties werden gedaan om de bestedings- en dekkingsvoorstellen te verminderen. Ze zijn tot ieders verrassing al in voorliggende rapportage verwerkt, met als gevolg dat de reserves aangepast zijn, zie het raadsvoorstel Tweede Bestuursrapportage 2023, punten 3 en 5. Zijzelf vond dit
tamelijk ingewikkeld, en de accountant was dat met haar eens. De heer Bakker licht toe dat er
reserves zijn voor producten die in de begroting 100% kostendekkend zijn, zoals bijvoorbeeld
de riool- en afvalstoffenheffing. De realisatie wijkt echter altijd iets af. Die afwijkingen worden afgewikkeld met de reserve. De laatste boekingen kunnen niet in de jaarrekening worden
verwerkt, maar gaan naar de resultaatbestemming – voor het opvolgende jaar. De ambtelijke organisatie wil die boekingen liever toch in de jaarrekening verwerken, zodat daarmee de
resultaatbestemming wordt ontlast en de jaarrekening een zuiverder beeld van het boekjaar geeft.
Hierop constateert de heer Van Vugt dat de gemeente Utrecht voor veel producten een gesloten
systeem hanteert. Hij veronderstelt dat dit een politieke keuze is geweest; het kan namelijk ook
3 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
anders. De huidige werkwijze met gesloten systemen vraagt politieke alertheid. Mevrouw
Zwetsloot geeft aan dat er goed wordt gelet op de stand van de reserves; misschien is het niet nodig om ze steeds maar aan te vullen.
De heer Van Vugt adviseert om ook te letten op wat er wordt onttrokken aan de algemene
reserve Gemeentefonds, zie blz. 5 van het raadsvoorstel, argument 3.1. Raad en ambtelijke
organisatie moeten het eens worden over wie over die onttrekkingen beslist. De heer Westphal
licht toe dat de gemeente in september en/of december geld krijgt voor specifieke extra taken. In de jaarrekening wordt dat verantwoord via het resultaat, maar de ambtelijke organisatie wil die gelden liever laten corresponderen met kosten, en wil ze via bestedings- en
dekkingsvoorstellen aan de raad naar de reserve overhevelen. Voorbeeld: de energietoeslag. Daar werd geld voor toegewezen in december 2022, bedoeld voor 2023.
Na enige gedachtewisseling wordt afgesproken dat verdieping van de reserves onderwerp zal zijn tijdens de wintersessie.
6. Raadsvoorstel tweede begrotingswijziging 2023
Er zijn vooraf geen vragen over het raadsvoorstel gesteld; bovendien heeft de commissie VBF
het al als A-punt naar de raad doorgestuurd. De heer Westphal meldt dat de Adviescommissie dit jaar nog één begrotingswijziging kan verwachten. Vanaf volgend jaar worden de begrotingswijzigingen in de bestuursrapportage geïntegreerd. 7. Stand van zaken rechtmatigheid
Toelichting door mevrouw Zwetsloot, zie presentatie. Rechtmatigheid gaat over alles wat te maken heeft met de naleving van wet- en regelgeving. In dit specifieke geval gaat het over
beheerhandelingen met financiële consequenties, conform gemeentelijke verordening. Voorheen werd er bij de accountantscontrole op negen criteria getoetst; drie daarvan (begroting,
voorwaarden en misbruik/oneigenlijk gebruik) verantwoordt de gemeente vanaf dit boekjaar zelf. De accountant beoordeelt of het klopt wat het college heeft verklaard. Als er
onrechtmatigheden zijn geconstateerd, die vervolgens zijn opgenomen in de verantwoording, waarvan de accountant van oordeel is dat dit een getrouwe weergave van de werkelijkheid is, volgt er toch een goedkeurende verklaring.
De raad is in dit proces verantwoordelijk voor het vaststellen van de gemeentelijke
verordeningen. In het eerste kwartaal 2024 kan de raad een voorstel tot aanpassing daarvan verwachten. Daarnaast bepaalt de raad de verantwoordingsgrens, en stelt het normenkader rechtmatigheid vast. Het college is verantwoordelijk voor de inrichting van een rechtmatig werkende organisatie.
De rechtmatigheidsverantwoording zou eigenlijk in 2021 al ingaan, maar dat is door vertraagde behandeling op landelijk niveau niet gelukt. De raad heeft echter in 2020 al een besluit
4 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
genomen over de verantwoordingsgrens: in 2021 en 2022 was dat 1,5%, vanaf 2024 is het 1%. Bij de tweede bestuursrapportage is een voorstel gevoegd voor een iets hogere
verantwoordingsgrens, omdat de wet later wordt ingevoerd. Middels interne controles wordt de rechtmatigheid steeds getoetst door de businesscontrollers, volgens een door Concerncontrol opgesteld plan.
Reacties
Heeft de verplaatsing van controle invloed op de regels? Wie controleert of iedereen zich
daaraan houdt? Mevrouw Zwetsloot geeft aan dat de regels niet veranderd zijn, maar dat de controle nu meer bij de organisatie zelf ligt.
Voorheen gebeurde het wel dat de accountant een oordeel ‘met beperking’ gaf, waarop enige vorm van sanctie volgde. Hoe is dat nu? Volgens mevrouw Zwetsloot zit de sanctie in gesprekken tussen raad en college. 8. Vooruitblik jaarplan 2023
De volgende vergadering is op 30 november a.s. Voor een overzicht van te bespreken
onderwerpen wordt verwezen naar de vergaderagenda. Hier heeft geen van de aanwezigen iets aan toe te voegen.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering, maar vóór zij vertrekken bedankt de voorzitter de heer Westphal voor zijn werk voor de Adviescommissie en voor zijn altijd duidelijke toelichtingen. 9. Toehoorders
Mevrouw Rijnders licht toe dat mevrouw Sierksma bezig is met het opzetten van een
Adviescommissie Participatie. De heer Belhaj is onlangs begonnen als commissiegriffier van de commissie Jeugd, Welzijn, Cultuur en Sport.
10. Advies programmabegroting 2024 en bijbehorend raadsvoorstel
Het advies dat de Adviescommissie vorig jaar aan de commissie VBF gaf, is als bijlage bij de
stukken gevoegd. Voor een advies is nu geen tijd, want de programmabegroting komt volgende
week al bij de commissie op de agenda. Er zouden echter wél een paar aandachtspunten kunnen worden gegeven, bijvoorbeeld over de realisatiekracht of de reserveringssystematiek. Aan de
raad kan ook worden gevraagd welke rol zij voor de Adviescommissie ziet in de te verwachten bezuinigingen. De Adviescommissie kan ook een motie adviseren (met het oog op het vertrek van de heer Westphal), maar dat moet dan wel breed gedragen zijn.
De suggestie wordt gedaan om de indicatoren te bespreken, want die zijn niet altijd even
duidelijk. Ook kredietverlening door de raad wordt aan de orde gesteld; er is vaak twijfel of de
5 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
raad (in deze of eerdere samenstelling) wel krediet heeft toegekend; dit moet de ambtelijke organisatie beter inzichtelijk te maken.
Na enige gedachtewisseling wordt afgesproken dat de voorzitter een mondelinge toelichting zal
geven tijdens de commissievergadering. Mevrouw Rijnders zal daar een tekstvoorstel voor doen. Ook is er behoefte aan meer informatie over mogelijke bezuinigingsscenario’s; de heer Van der Zweth stelt voor om daarover een a-politieke discussie te voeren. 11. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.
6 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
B. Siebelink / J.D. Bakker
Datum
23 november 2023
Doorkiesnummer
14 030
Kenmerk
11809531
barbara.siebelink@utrecht.nl jurjen.bakker@utrecht.nl
Onderwerp
Reactie op de Managementletter 2023 Gemeente Utrecht
Bijlage(n)
1
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Wij reageren met deze brief op de Managementletter 2023 die wij van de accountant hebben ontvangen. De managementletter is als bijlage bij deze brief opgenomen. In de managementletter zijn de bevindingen van de accountant en aanbevelingen voor verbeteringen vanuit de interim-controle opgenomen. De interim-controle is recentelijk afgerond en wordt uitgevoerd ter voorbereiding op de controle van de nog op te stellen Jaarstukken 2023. Met de interim-controle kijkt de accountant naar onze werkprocessen en beoordeelt en toetst de interne beheersingsmaatregelen. Bevindingen en aanbevelingen interim-controle 2023 Een zeer belangrijk thema blijft de balans tussen het ambitieniveau voor de komende jaren en de beschikbare financiële middelen en personele capaciteit in onze organisatie. In de begroting gaven we ook al aan dat we onze ambities de komende jaren nog scherper moeten prioriteren, beter moeten koppelen aan de beschikbare uitvoeringscapaciteit en blijven investeren in de flexibiliteit en veerkracht van de organisatie in een tijd van een krappe arbeidsmarkt. Er is sprake van verloop in het personeelsbestand en in een krappe arbeidsmarkt is het lastig om de capaciteit op orde te brengen.
Meer specifiek geeft de accountant de volgende benaderingen ter overweging: • Benader de opgaven vanuit de capaciteit van de organisatie; • Zet voornamelijk in op actie en uitvoering (naast beleid); • Zet in op (nog meer) innovatie; • Structureer en borg de kennis in en van processen; • Versterk de sturende, monitorende en normerende rol van het concern en de directieraad; • Versterk de integraliteit door bij bijvoorbeeld de investeringsopgaven ook de benodigde capaciteit van en samenwerking met andere organisatieonderdelen en overheadtaken te betrekken (investeringen betekent iets voor de gehele keten, zoals vergunningen, inkoop en aanbesteding, controlling en juridische zaken); • Durf keuzes maken om opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen: Stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, breng volgorde aan bij de onderwerpen.
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
23 november 2023 11809531
In dit licht is het bij de Voorjaarsnota 2024 van extra belang dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang worden bezien en we toewerken naar een begroting die is gebaseerd op een realistische planning van activiteiten. Dat geldt voor de investeringen in het bijzonder. Personele krapte heeft ook zijn weerslag op het kunnen oppakken van bevindingen van de accountant en het implementeren van aanbevelingen. Enkele bevindingen en aanbevelingen lichten we hieronder verder toe. Uitvoeringskracht De uitvoeringskracht van de gemeentelijke organisatie is essentieel voor de realisatie van de opgaven waar wij voor staan. In de afgelopen en komende periode is er sprake van een toename van taken in het sociale en fysieke domein en dat wordt versterkt door de groei van onze stad. Onderdeel van die uitvoeringskracht zijn ook de daarvoor noodzakelijke ondersteunende processen in de bedrijfsvoering (ook wel overhead). De bedrijfsvoering zal moeten meebewegen om de uitvoering goed te kunnen ondersteunen. Een goede bedrijfsmatige ondersteuning is een voorwaarde voor een realistische planning en uitvoering van en verantwoording over activiteiten die past binnen de financiële kaders en voldoen aan wet- en regelgeving. Het verder digitaliseren van werkprocessen is daarbij nodig en vormt een belangrijke kans.
Onze uitvoeringskracht is voor ons een zeer belangrijk aandachtspunt en dat vraagt om aandacht voor de organisatie en prioriteren in wat we gaan uitvoeren. Investeringsagenda We herkennen de constatering van de accountant dat investeringsramingen in kracht winnen als deze geïntegreerd worden opgesteld met een realistische inschatting van de te realiseren investeringen per jaar. Zoals de accountant ook aangeeft neemt het verkrijgen van het gewenste inzicht op centraal niveau tijd en capaciteit in beslag. Het is een zeer complex proces, dat mede gezien de beperkte capaciteit, niet in één jaar op orde zal zijn. In lijn met Motie 409 ‘Grip op investeringen’ zetten we allereerst in op de verbetering van uniformiteit, toelichtingen en leesbaarheid van de jaarlijkse investeringen en de meerjarenplannen. Daaropvolgend streven we naar een versterking van de (centrale) sturing op de investeringsvolumes en kapitaallasten, wat ook verder zal bijdragen aan realistisch begroten. Risicomanagement De accountant geeft het advies om de nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan te passen zodat kaders en uitvoering meer met elkaar in lijn komen. De afgelopen twee jaar is risicomanagement binnen onze gemeente steviger verankerd in de organisatie.
In de informatievoorziening naar de raad komt dit onder andere tot uiting in een verbeterde pararaaf risicomanagement en weerstandsvermogen, inzicht in de strategische risico's van de begrotingsprogramma's en uitwerking van de Regeling Risicovolle Projecten. Ook is inzicht en een weergave van de belangrijkste risico’s een standaardonderdeel van beleidsnota’s sinds de vaststelling van de Beleidsnota Standaard voor beleidscyclus. Binnen de gemeentelijke organisatie is het beleid hierop al aangepast. Het aanpassen van de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen is een logische volgende stap. We onderschrijven dan ook het advies van de accountant om de kaders hierop aan te passen. Sociaal domein De accountant vraagt om het proces van het komen tot een definitieve afrekening met zorgaanbieders te vervroegen, zodat in de jaarrekening geen onzekerheid bestaat over de afrekening met deze zorgaanbieders en/of over de schuldpositie in de jaarrekening. Het proces is erop gericht om in februari met de Q4-gesprekken de definitieve afrekening vast te stellen en vervolgens het vaststellingsdocument te laten ondertekenen. Hierbij kan het voorkomen dat de gesprekken over een
2/3
Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk
23 november 2023 11809531
vaststelling meer tijd vragen waardoor de vaststelling na het proces van de jaarrekening afgerond wordt. We zullen sterker gaan sturen op een spoedige afronding van het proces om de onzekerheid over deze posten in de jaarrekening zo beperkt mogelijk te maken. Aanbevelingen uit eerdere jaren Vijf van de elf aanbevelingen van de accountant uit eerdere jaren zijn inmiddels gedeeltelijk opgelost. Over vijf andere aanbevelingen wordt pas in het Accountantsverslag 2023 gerapporteerd over de voortgang. Eén punt van aanbeveling wordt naar verwachting pas begin 2025 opgevolgd bij de implementatie van de nieuwe applicatie voor de financiële administratie. Dit betreft het implementeren van een aanvullende controlestap bij facturatie en prestatielevering. De accountant geeft aan dat de aanwezige interne-beheersingsmaatregelen dit onderkende risico tot die tijd voldoende afzwakken. De komende tijd blijven wij ons inzetten om de aanbevelingen van de accountant verder te implementeren. Rechtmatigheidsverantwoording Over boekjaar 2023 legt het college voor het eerst zelf verantwoording af over rechtmatigheid in de jaarstukken. Voorheen deed de accountant dit in de controleverklaring. Om tot een gedegen verantwoording te komen hebben we, in afstemming met de interne auditafdeling en de accountant, een systeem van interne controle opgezet.
De accountant zal nagaan of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is van de mate waarin het college rechtmatig heeft gehandeld. In overeenstemming met de aanbeveling van de accountant zullen wij daarbij de richtlijnen uit de Kadernota Rechtmatigheid 2023 nauwgezet opvolgen. In aanvulling hierop worden zowel de geactualiseerde financiële verordening als de geactualiseerde controleverordening in het eerste kwartaal van 2024 aan de raad ter vaststelling aangeboden.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
3/3
CONCEPTManagementletter 2023 Gemeente Utrecht, 14 november 2023
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT
Geacht college,
Onderwerp Managementletter 2023
Wij benadrukken dat de interim-controle primair is bedoeld om de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2023 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de gemeente Utrecht omvatten. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.
Datum 14 november 2023 Ons kenmerk
Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van deze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Utrecht, zijn vastgelegd in het auditplan 2023.
Wij merken op dat deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Wij hebben deze rapportage ambtelijk en bestuurlijk (met o.a. uw gemeentesecretaris en portefeuillehouder financiën) besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze managementletter. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. R.M.J. van Vugt RA
N.R. Fritz RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting | Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle
5
Speerpunten adviescommissie controle en financiën
17
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
19
Bijlage | Detailbevindingen interim-controle
23
Bijlage | Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
26
Bijlage | Reikwijdte van onze werkzaamheden
31
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
3
Uw controleteam
Wij beantwoorden graag uw vragen over deze managementletter:
Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1100 2353 rvanvugt@deloitte.nl
Niels Fritz Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 5204 8682 nfritz@deloitte.nl
Bob Leeuwenkamp Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1201 1643 bleeuwenkamp@deloitte.nl
Maurice Heuer Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 8333 0192 maheuer@deloitte.nl
Monique van Doornum- van Duist Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12342787 mvanduist@deloitte.nl
Rohini Garib Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 29653107 rgarib@deloitte.nl
Niels van den Akker Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 31024071 nivandenakker@deloitte.nl
Bart de Nijs Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12104989 bdenijs@deloitte.nl
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
4
Managementsamenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
5
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling
Overall beeld interim-controle | Evalueren en keuzes maken Tijdens de heidag met uw adviescommissie controle en financiën hebben wij met u gesproken over een aantal belangrijke (financiële) uitdagingen, zoals: •
Het realiseren van de maatschappelijke opgaven met als complicerende factoren: vacatures, rotatie van personeel en (langlopende) procedures.
•
Het verder uitvoeren van de grondexploitaties (nog te maken kosten, te realiseren verkopen en inzicht in robuuste posten).
•
De grote investeringsagenda, toename van specifieke uitkeringen en de keuzes en planning in relatie tot capaciteit.
•
De gevolgen van een eventuele economische recessie, met ook minder geld voor de gemeenten.
•
De ontwikkeling van de rente en inflatie.
•
De ontwikkeling van de algemene uitkering vanaf 2026 (korting en nieuwe systematiek).
•
Nieuwe taken op het gebied van de energietransitie, duurzaamheid, woningbouw, mobiliteit en jeugdzorg.
Deze uitdagingen vragen veel van uw college en ambtelijke organisatie en dwingen tot plannen en prioriteren van ambities. In aanloop naar de jaarrekeningcontrole signaleren wij dat uw beschikbare capaciteit en ambities verder uit balans raken (zie bijvoorbeeld de ambities ten aanzien van: grondexploitatie, uw investeringsagenda en toenemende (aanvragen van) specifieke uitkeringen). Dit kan in de praktijk leiden tot een hoge werkdruk en kan de kans op fouten vergroten. De mobiliteit (instroom en uitstroom) van de ambtelijke organisatie is verder toegenomen, waardoor ambtenaren vaker van functie of project wisselen wat kan leiden tot kennisachterstand en inefficiency. Dit werkt het risico in de hand dat er, omwille van het “winnen” van tijd, steeds meer belangrijke informatie in de hoofden en “eigen vastleggingen” (in bijvoorbeeld excel) van medewerkers zit en er minder vastgelegd c.q. geborgd wordt binnen de processen/systemen. Dit is voor de continuïteit van uw bedrijfsvoering een blijvend belangrijk en urgent aandachtspunt. Uit gesprekken die wij hebben gevoerd begrijpen wij dat door het hoge personeelsverloop in uw organisatie kwetsbaarheden ontstaan. Bijvoorbeeld doordat kennis vanuit uw organisatie verloren gaat. U geeft aan dat personeelsverloop bij specifiek het organisatieonderdeel FIJ en Ruimte mogelijk een risico vormt voor het jaarrekening controleproces.
Nieuw personeel beschikt vaak niet over een achtergrond in de gemeentefinanciën. Het up to speed krijgen van de nieuwe medewerkers vergt veel investeringstijd. Hierbij helpt het niet dat de processen en belangrijke dossiers niet centraal vastliggen en de spreekwoordelijke trein voort dendert. Mede hierdoor blijven werkzaamheden liggen (bijvoorbeeld: actualisering van verordeningen en inhoudelijk toezicht op verbonden partijen). Ons beeld is dat de organisatieonderdelen op basis van hun integrale verantwoordelijkheid op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de (eind)verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor hun (aan)deel in het opstel- en controleproces van de jaarrekening. De informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. In onze voorgaande rapportages hebben wij dit uitgebreid onder de aandacht gebracht. Daarnaast zien wij een toename van het aantal specifieke uitkeringen vanuit het Rijk, die een weerslag heeft op de capaciteit in de organisatie voor uitvoering en verantwoording. Hierbij is het proces van vorig jaar uitgebreid met ons geëvalueerd en zijn in opzet verschillende acties benoemd. Het is nu tijd om daadwerkelijk aan deze acties te werken. Hier ligt een belangrijke rol en verantwoordelijkheid van de decentrale organisatie, 1e en 2e lijn.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
6
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling
Overall beeld interim-controle | Evalueren en keuzes maken Om concrete stappen te zetten bij deze constatering en aanbeveling geven wij met name het college en de ambtelijke organisatie de volgende benaderingen ter overweging: •
Benader de opgaven vanuit de capaciteit van de organisatie; stuur primair op capaciteit.
•
Zet voornamelijk in op actie en uitvoering; maak uitvoering belangrijk naast de beleidsinhoudelijke werkzaamheden.
•
Zet in op (nog meer) innovatie.
•
Structureer en borg de kennis in en van processen, zodat de organisatie bij onder andere de overdracht van werkzaamheden tussen medewerkers minder kwetsbaar is en er ook efficiency-winst wordt gerealiseerd.
•
Versterk de sturende, monitorende en normerende rol van het concern en de directieraad. Dit versterkt de integraliteit, het inzicht, de sturing en beheersing op concernniveau van alle opgaven binnen de gemeente Utrecht. Herijk hierbij zo nodig ook het evenwicht tussen centrale en decentrale sturing en beheersing.
•
Versterk de integraliteit door bij bijvoorbeeld de investeringsopgaven ook de benodigde capaciteit van en samenwerking met andere organisatieonderdelen en overheadtaken te betrekken (investeringen betekent bijvoorbeeld iets voor de gehele keten, zoals vergunningen, inkoop- en aanbesteding, controlling, juridische zaken).
Voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) geldt daarnaast dat het belangrijk is om keuzes te durven maken. Met andere woorden: stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, breng volgorde aan bij de onderwerpen. Ook dit helpt om de (stapeling aan) opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen. Wij concluderen ten aanzien van uw interne beheersing dat de basis voor financiële verantwoording op orde is, met de kanttekening dat u op onderdelen (interne) controles achteraf uitvoert voor een adequate verantwoording in de jaarrekening. Daarbij constateren wij dat uw gemeentebrede risicomanagement (waaronder het frauderisicomanagement) verder verbetert. U heeft dit jaar een professionaliseringsslag gemaakt binnen uw frauderisicomanagement (en specifiek de frauderisicoanalyse). Tevens hebben wij de jaarrekeningcontrole 2022 met uw organisatie geëvalueerd, waarbij er best practices en concrete acties zijn benoemd voor een gestroomlijnd verantwoordings- en controleproces. Wat betreft de jaarrekeningcontrole hebben wij samen met uw ambtelijke organisatie specifiek aandacht voor de volgende onderwerpen: •
Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage en het aantal overige inkomende subsidiebaten nemen jaarlijks toe (2019: 12 regelingen, 2022: 66 regelingen). Het is belangrijk de interne controle op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage en op overige inkomende subsidies en de rechtmatigheid van de bestedingen (dit valt binnen de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W) tijdig uit te voeren en adequaat te documenteren. Wij hebben dan ook reeds in vroegtijdig stadium afstemming met uw organisatie over de documentatie en interne controle, waaronder de te hanteren formats.
•
Het beschikbaar hebben van een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad) inzake de grondexploitaties, inclusief position papers. Specifiek aandachtspunten hierbij zijn: een actuele onderbouwing van de voor 2024 e.v. verwachte inflatie, een kosten- en opbrengstenindexatie, de (potentiële) effecten van de stikstofproblematiek op de grondexploitaties van de gemeente Utrecht (programma en planning) en de (potentiële) effecten van het tekort aan bouwmaterialen. Vorig jaar zijn de verantwoording en de controle soepel verlopen. Wij zullen, in lijn met vorig jaar, met het organisatieonderdeel Ruimte afspraken maken over de voor de controle benodigde stukken en onderbouwingen.
•
Het beperken van de ‘periode 14 en 15’ boekingen, oftewel correctieboekingen op de eerste conceptjaarrekening. Daarnaast het beperken van de doorlooptijd van het aanleveren van stukken door uw organisatie en van doorlooptijd van de controle en de review bij ons.
•
Het actualiseren, onderbouwen en bespreken van de ‘robuuste posten’ met betrekking tot de grondexploitatie Leidsche Rijn, voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole 2023.
Dit najaar plannen wij een Elevation lab, met als doel onze samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Tijdens deze bijeenkomst, die wij onder leiding van een onafhankelijke facilitator organiseren, staan een optimale samenwerking en communicatie tussen de gemeente Utrecht en Deloitte centraal.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
7
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Frauderisicomanagement
Fraude Wij hebben in de afgelopen jaren tijdens onze frauderisicoanalyse en in de gesprekken over fraude gebruikgemaakt van onze interne forensisch specialisten. Dit heeft bijgedragen aan een robuuste frauderisicoanalyse en heeft ons ondersteund bij de advisering over uw interne frauderisicoanalyse en de werkzaamheden op het gebied van fraudepreventie. Fraude blijft een actueel en belangrijk thema. Wij informeren u daarom jaarlijks over uw aandacht voor fraude, en over onze zienswijze en evaluatie daarbij. U merkt het onderwerp ‘fraude’ aan als belangrijk thema in uw ‘Jaarplan Concernaudit 2023-24’. Op basis van de benodigde competenties en capaciteiten is het eigenaarschap van de frauderisicoanalyse belegd bij Concernaudit. Aan onze aanbevelingen uit de managementletters over 2022 en 2023 wordt in uw jaarplan uitgebreid aandacht besteed. Dit vinden wij een positieve ontwikkeling. De frauderisicoanalyse wordt naar verwachting dit najaar (2023) afgerond en vastgesteld door de directieraad. Wij hebben gesproken met de hierbij betrokken functionarissen en hebben tussentijds kennisgenomen van: •
Jaarplan Concernaudit 2023-24 en plan van aanpak frauderisicoanalyse 2023 van Concernaudit
•
Themaworkshops (zoals over zorgfraude)
•
Thema-audits (zoals het afgeronde onderzoek inzake het proces van paspoortverstrekking)
•
De inhoud van frauderisicosessies en een risico-inschattingsrapportage van een van de organisatieonderdelen.
Wij constateren dat u zichtbaar een kwaliteitsimpuls heeft gegeven aan uw (proces van) frauderisicoanalyse en de verdere inbedding hiervan in de organisatie. U heeft hierbij expliciet rekening gehouden met onze adviespunten uit voorgaande jaren, die wij in detail beschrijven in het onderdeel opvolging aanbevelingen voorgaande jaren. Wij nemen voorafgaand aan onze jaarrekeningcontrole kennis van de (definitieve) uitkomsten van uw frauderisicoanalyse. U beziet momenteel op welke wijze u de frauderisicoanalyse wilt betrekken in de communicatie tussen het college en de Adviescommissie Controle en Financiën/de gemeenteraad.
Interne beheersing | Risicomanagement
Ontwikkeling van uw gemeentebrede risicomanagement In voorgaande jaren hebben wij kennisgenomen van uw voornemen om het risicomanagement breed te verankeren in de organisatie van de gemeente Utrecht. Hierbij staan de volgende door u opgenomen doelstellingen centraal: •
Bewustwording in de organisatie dat het regelmatig voeren van een dialoog over risico’s bijdraagt aan het verwezenlijken van de ambities en doelstellingen.
•
Het zorgen voor een positieve en open cultuur ten aanzien van strategische onzekerheden en dilemma’s bij bestuur, management en organisatie.
•
Het zorg dragen voor gemeenschappelijkheid in de aanpak van risicomanagement.
U heeft deze doelstellingen nog niet opgenomen in een geactualiseerde Nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Hierdoor is de ‘oude’ Nota risicomanagement en weerstandsvermogen uit 2019 nog steeds van toepassing. U bent in de rapportering en verslaggeving (gedeeltelijk) vooruitgelopen op een aanstaande actualisatie van de nota. Zo zien wij dat de informatiewaarde van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is toegenomen ten opzichte van eerdere jaren. Tegelijkertijd bestaat hierdoor een discrepantie tussen de door de gemeenteraad vastgestelde kaders en de daadwerkelijk in de praktijk opgestelde rapportering over het uitgevoerde risicomanagement binnen de gemeente. Hierin noemen wij bijvoorbeeld de classificatie van risico’s naar categorieën (politiek, maatschappelijk, economisch, etc.). Wij adviseren u om kaders en uitvoering met elkaar in lijn te brengen. © 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
8
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Grondexploitaties
In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de door ons geconstateerde en gerapporteerde bevindingen inzake de interne beheersing zijn opgevolgd. Op grond hiervan concludeerden wij dat de interne beheersing rondom de grondexploitaties in de basis op orde is. Deze situatie is in 2023 onveranderd. U wordt met verschillende uitdagingen geconfronteerd, die eveneens een raakvlak hebben met c.q. impact hebben op de ruimtelijke ontwikkeling binnen uw gemeente, zoals bijvoorbeeld de versnelling van de woningbouwopgave, de klimaattransitie (verduurzaming en stikstofproblematiek) en de opvang van statushouders en ontheemden (Oekraïners), evenals een sterk oplopende inflatie en rente. Gezien de omvang van de ‘voorraad bouwgronden in exploitatie’ in de jaarrekening, dienen deze (macro-economische) ontwikkelingen centraal te staan bij het actualiseren van de grondexploitatieramingen ten behoeve van de jaarrekening 2023. Specifiek benoemen wij hier de geschatte percentages voor kosten- en opbrengstenstijgingen. In ons accountantsverslag 2022 hebben wij aan u gerapporteerd dat, in onze optiek, het percentage opbrengstenstijging dat gehanteerd is bij de actualisatie ten behoeve van de jaarrekening wellicht wat te optimistisch was ingeschat, maar dat het totaal van de opbrengstenraming niet onaannemelijk is.
Wij vragen uw aandacht voor de evaluatie van dit schattingselement, alsmede voor de impact daarvan op de opbrengstenraming in zijn geheel. Het is daarbij van belang dat u de opbrengstenramingen en overige indices kritisch blijft volgen en deze waar mogelijk in lijn brengt met de marktontwikkelingen.
Vorig jaar hebben wij in relatie tot voorgaande jaren met elkaar een soepel verantwoordings- en controleproces voor de grondexploitatie doorlopen. Net als vorig jaar maken wij een aantal terugkerende afspraken en formuleren wij acties om het proces (net als vorig boekjaar) efficiënt en effectief te laten verlopen. Wij benoemen hier de belangrijkste aandachtspunten en afspraken: •
De gemeente Utrecht informeert ons gedurende het boekjaar proactief over belangrijke vraagstukken. Er worden in ieder geval tussentijdse gesprekken gepland over de parameters voor de grondexploitatie (MPR 2024), en voor de (deel)projecten Leidsche Rijn – Centrum, Haarrijn, Strijkviertel, Groenewoud en de Deelplan overstijgende complexen, evenals het project Merwedekanaalzone OPG en Beurskwartier. Daarnaast worden wij graag (indien van toepassing) geïnformeerd over in het boekjaar nieuw geopende en te openen grondexploitaties.
•
Het voortzetten van de wijze waarop het projectmanagement gedurende het controleproces van de jaarrekening wordt toegepast door de afdeling Ruimte.
•
U geeft aan dat sprake is van personeelsverloop dat mogelijk een risico vormt voor het jaarrekening controleproces.
Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om de ontwikkelingen en de voortgang ter zake gezamenlijk nauwgezet te monitoren en tijdig met elkaar te overleggen indien er zich situaties voordoen die (mogelijk) een wezenlijke impact kunnen hebben op het controleproces. Over onze uiteindelijke bevindingen inzake de beheersing en waardering van de grondexploitatie rapporteren wij in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2023.
Interne beheersing | Onderbouwing balansrekeningen
Wij hebben in de afgelopen jaren onze visie en aandachtspunten met u gedeeld wat betreft de inrichting van de interne beheersing op concernniveau, op het niveau van de decentrale organisatieonderdelen alsmede op de wisselwerking tussen beide. Wij hebben hier tijdens onze interim-controle opnieuw aandacht aan besteed, door met de organisatie van gedachten te wisselen over het verder versterken van de interne-beheersingsomgeving en over het efficiënter laten verlopen van het (jaarrekening)controleproces. Om met elkaar concrete doelstellingen te formuleren, hebben wij de gecorrigeerde afwijkingen en vertragende aspecten uit de jaarrekeningcontrole geanalyseerd en zijn de aard en oorzaak hiervan onderzocht. Wij concluderen op basis hiervan dat de decentrale organisatieonderdelen niet altijd (tijdig) de juiste brondocumentatie beschikbaar hebben die nodig is om een balanspost (en de weerslag daarvan op de baten en lasten) op een adequate wijze te kunnen onderbouwen. Een mogelijke oplossing hiervoor is het stellen van kaders voor het periodiek analyseren van balansrekeningen. Wij doen de suggestie om periodiek een zogenoemde ‘balance sheet review’ te implementeren, op zowel concern- als decentraal niveau.
Hierbij wordt door een functionaris van de gemeente (bij voorkeur een medewerker buiten het decentrale organisatieonderdeel) periodiek een controle uitgevoerd op de balansrekeningen (al dan niet onderverdeeld naar organisatieonderdeel), waarbij de juistheid en de onderbouwing van de individuele balansposten worden beoordeeld. Wij verwachten dat de implementatie van een dergelijke review bijdraagt aan de betrouwbaarheid van de tussentijdse informatievoorziening en aan de efficiëntie van het controleproces.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
9
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording en Europese aanbestedingen
Uw gemeente heeft in de afgelopen jaren diverse maatregelen getroffen om de naleving van de interne en Europese aanbestedingsregels beter te borgen. Wij constateerden vorig jaar een toename in de omvang van de onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle over 2022 blijkt een fout van € 11,2 miljoen, terwijl over 2021 nog sprake was van een fout van € 3,5 miljoen. De fout komt voort uit opdrachten bij een veelvoud aan crediteuren, waarbij 85% van de fout is terug te voeren op twee opdrachten bij zes crediteuren (€ 9,5 miljoen van de totale fout van € 11,2 miljoen). Hierbij wordt opgemerkt dat deze opdrachten initieel Europees in de markt zijn gezet. De looptijd van het contract is hierbij overschreden, dan wel de opdrachtraming is niet toereikend geweest. De rechtmatige naleving van de aanbestedingsregels staat hoog op uw agenda en het onderwerp maakt vanaf dit jaar deel uit van uw rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Wij hebben kennisgenomen van de acties die u heeft ingezet om de interne beheersing te versterken, met aandacht voor: •
Inkoopbesturing en structuur
•
De nieuwe maatschappelijke aanpak en het contractmanagement.
•
Inkoop HRM
•
Workflowmanagement en sturingsinformatie.
Sinds december 2022 maakt uw organisatie gebruik van een nieuw inkoopsysteem, waarin het beheersen van de verschillende aanbestedingstrajecten beter te borgen is. Wij constateren echter dat de functionaliteiten van dit systeem nog niet optimaal (kunnen) worden ingezet. Dit wordt mede veroorzaakt doordat de contractgegevens die zijn opgenomen in uw contractregistratiesysteem niet altijd betrouwbaar zijn. Daarbij komt dat de ‘inkoopkalender’ waarin de verschillende uit te voeren aanbestedingen zijn opgenomen, nog niet in dit systeem is geïntegreerd. Hiermee is er in 2023 nog geen sprake van een centraal inkoopsysteem waarbij er per contract een signaalfunctie is ingebouwd voor het al dan niet (moeten) starten van een nieuwe inkoopprocedure. Wij hebben dit aspect eveneens met de (inkoop)organisatie besproken. Uw standpunt is dat er in de praktijk veelal sprake is van een decentrale verantwoordelijkheid van het individuele organisatieonderdeel voor het tijdig starten van de juiste aanbestedingsprocedure. Dit past bij uw decentrale bestuursmodel en bij de integrale verantwoordelijkheid van het individuele organisatieonderdeel. Om hier ook centraal op te kunnen sturen en monitoren, adviseren wij u om uw centrale inkooporganisatie te voorzien van een instrumentarium voor het actief faciliteren, adviseren, monitoren en interveniëren bij (decentrale) inkopen.
Hiermee handhaaft u de integrale verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen en borgt u dat op concernniveau kan worden gestuurd en gemonitord op de rechtmatigheid van de inkopen.
Voor uw rechtmatigheidsverantwoording is uw repressieve controle door middel van steekproeven, die worden uitgevoerd door de afdeling Concernaudit, een belangrijke beheersmaatregel. Daarbij wordt jaarlijks nagegaan of een opdracht niet via een verkeerde procedure ‘in de markt’ is gezet. Dit gebeurt aan de hand van een spendanalyse.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
10
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking
Jaarlijks geven wij u een update van de opvolging van de bevindingen uit de IT-audits van voorgaande jaren, waarbij wij op basis van gesprekken met de betrokken functionarissen de voortgang op de bevindingen ten aanzien van de betrouwbaarheid van de algemene IT-beheersmaatregelen onderzoeken. Deze werkzaamheden zijn geïntegreerd in onze jaarrekeningcontrole. U heeft in de afgelopen periode een hoge prioriteit gegeven aan het oplossen van onze detailbevindingen, onder meer door middel van een projectmatige aanpak. Dit betreft met name de noodzakelijke organisatorische aspecten. In samenwerking met concernaudit zijn er door u prioriteiten toegekend aan de noodzakelijke acties. U heeft ons dit jaar in verband hiermee gevraagd om door middel van een quickscan de opvolging te evalueren van de geconstateerde observaties met betrekking tot de IT-audit over voorgaande jaren (2021/2022). Wij hebben met elkaar afgesproken dat wij deze evaluatie beperken tot het beoordelen van de opzet van de door de gemeente gekozen oplossingsrichtingen. Hierbij is de nadruk gelegd op de observaties met een gemiddeld tot hoog risico. De scope van deze evaluatie betreft de verschillende SAP-systemen en de netwerkomgeving. Onze werkzaamheden zijn uitgevoerd in de periode van mei tot en met juni 2023.
De uitkomst is dat wij een positieve indruk hebben gekregen over de door de gemeente Utrecht gerealiseerde verbeteringen op het gebied van logische toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer. U heeft opvolging gegeven aan alle bevindingen die wij in dit kader hebben geconstateerd. De doorgevoerde oplossingen hebben hierbij tot het gewenste resultaat geleid, waarbij de oorspronkelijke bevinding (in de basis) is opgelost. Wij willen u aanbevelen om tijdens de implementatie van SAP4HANA te borgen dat de algemene IT-beheersingsmaatregelen ook op een betrouwbare manier worden opgezet en geïmplementeerd. Wij beperken ons dit boekjaar tot de minimaal noodzakelijke IT-werkzaamheden wat betreft de opzet en het bestaan van de interne-beheersing(smaatregelen), en dus niet op de werking, monitoring en/of eventuele continue verbetering. Net als in voorgaande jaren hanteren wij tijdens onze controle op voorhand een aanpak waarbij wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden buiten de IT-omgeving plannen, om in te spelen op de onderkende risico’s. Wij hoeven daarom onze aanpak bij de controle niet te wijzigen. Een belangrijke motivatie hiervoor betreft de implementatie van uw nieuwe systeem SAP4HANA per 1 januari 2025. Indien gewenst, voeren wij in aanloop naar deze implementatie een diepgaandere toetsing uit op het bestaan en de werking van de betreffende beheersmaatregelen in en rondom SAP.
Wij maken hierover afspraken met uw organisatie.
Interne beheersing | Sociaal domein
Actuele ontwikkelingen en vierkantbekostiging Een belangrijk aandachtspunt in het kader van de beheersing van budgetten en mogelijke tekorten is de ontwikkeling van de financiële positie van zowel aanbieders van jeugdzorg als aanbieders die zich bezighouden met de uitvoering van de Wmo. In toenemende mate zien wij dat zorgaanbieders moeite hebben om tot een sluitende exploitatie te komen. Daarbij zijn de lonen in de zorg fors toegenomen op basis van de recentelijk gesloten cao’s, hetgeen zeer waarschijnlijk voor gemeenten van invloed zal zijn op de kosten van de jeugdzorg en de Wmo (aangezien verwacht wordt dat de hogere lonen resulteren in hogere tarieven). Wellicht heeft dit ook effect op de vaste afspraken volgens de vierkantbekostiging (taakgerichte uitvoeringsvariant) en op het (beperkter) deel dat op basis van P*Q (inspanningsgerichte uitvoeringsvariant) wordt afgerekend. U geeft aan dat u reeds heeft geanticipeerd op loon- en prijsstijgingen en dat het risico voor uw gemeente beperkt is. Zodra knelpunten ontstaan die niet binnen de beschikbare budgetten en indexatie kunnen worden opgevangen, voert u het gesprek met zorgaanbieders over de mogelijkheden en keuzes. U verwacht op basis van het gesprek met zorgaanbieders en analyse van jaarverslagen van uw grote aanbieders, tijdig te kunnen anticiperen op tekorten.
Bijstelling vierkantbudget en timing jaarrekeningcontrole Jaarlijks verkrijgt u inzicht in het definitieve vierkantbudget aan de hand van kwartaalgesprekken met zorgaanbieders in het opvolgende boekjaar. De overeenstemming over het definitieve vierkantbudget krijgt zijn weerslag in een wederzijds ondertekend document, waarin de financiële afspraken over het boekjaar definitief zijn vastgelegd. Als gevolg van de timing van deze ondertekening in mei of juni van het opvolgende boekjaar, maakt de overeenkomst betreffende het definitieve vierkantbudget géén deel uit van uw onderbouwing bij de jaarrekening. Dit heeft invloed op de doorlooptijd van uw verantwoordingsproces en van ons controleproces. In de jaarrekening verantwoordt u immers een schuldpositie die gebaseerd is op een voorlopige inschatting. Wij vragen u om het proces van het komen tot een definitieve afrekening met uw zorgaanbieders te vervroegen, zodat in de jaarrekening geen onzekerheid bestaat over de afrekening met deze zorgaanbieders en/of over de schuldpositie in de jaarrekening.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
11
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | beheersing Investeringsagenda
Uit uw recentelijk vastgestelde begroting 2024 blijken grote investeringsambities en doelstellingen ten aanzien van het voorzieningenniveau. In totaal blijkt dat uw gemeente voornemens is om de balanspositie materiele vaste activa de komende vijf jaar te laten groeien met € 862 miljoen. Een dergelijke ambitie heeft eveneens gevolgen voor de personele capaciteit van zowel het ambtelijk apparaat, de marktpartijen als van de overige ketenpartners (zoals nutsbedrijven). Een goede planning, prioritering en communicatie zijn dan ook cruciaal voor de beheersing van dergelijke investeringsprojecten. Dit is zichtbaar in onderstaand diagram met de groei van de materiële vaste activa over de afgelopen vijf jaar (realisatie) en de voor de komende vijf jaar begrote groei. Hieruit blijkt dat u de ambitie heeft om de investeringen met een factor 3,3 te verhogen de komende jaren.
Wij achten deze ambitie uitdagend, gezien de huidige arbeidsmarkt, de macroeconomische ontwikkelingen, en de overige uitdagingen die op uw gemeente afkomen.
De informatievoorziening ten aanzien van de investeringsagenda geeft onvoldoende inzicht om de gemeenteraad optimaal te faciliteren in haar kaderstellende en toezichthoudende rol. Uw organisatie erkent dit en heeft uw adviescommissie Controle en Financiën recentelijk voorstellen gepresenteerd om de informatievoorziening op dit vlak te verbeteren. Daarbij is de kanttekening dat het verkrijgen van het gewenste inzicht om te kunnen plannen en prioritering, tijd en capaciteit in beslag neemt. In het verlengde hiervan adviseren wij u ook om de centrale monitoring en beheersing van investeringskredieten in dit proces mee aan te passen naar de gewenste vernieuwde rapporteringswijze.
200
Bedragen * €1.000.000,-
De onderliggende investeringsbegroting wordt per organisatieonderdeel opgesteld, waarbij de verschillende individuele investeringen worden samengebracht tot een totaal bij de begroting. Wij merken echter op dat uw organisatie onvoldoende (centraal) inzicht heeft in de timing van de kasstromen die samenhangen met de individuele investeringen per jaarschijf. Daarbij wordt door de organisatie richting de gemeenteraad geen inzicht gegeven in de begrote investeringskredieten voor een individuele jaarschijf, maar wordt enkel het totaal aan gevoteerde investeringskredieten tot en met een bepaald begrotingsjaar inzichtelijk gemaakt.
250
150
100
50
0 2018
2019
2020
2021
Begroot Begroot Begroot Begroot 2023 2024 2025 2026 Begrotingsjaar Realisatie boekjaar t/m september 2023 Toename Materiële vaste activa Gemiddelde realisatie 2018 - 2022
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
2022
Begroot 2027
Gemiddelde begrote groei 2023 - 2027
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
13
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | beheersing Investeringsagenda (vervolg)
De organisatieonderdelen stellen de individuele investeringsramingen op. Dat geldt ook voor investeringen die een integraal karakter kennen en daarmee meerdere organisatieonderdelen (zouden moeten) raken. Om dergelijke investeringen optimaal uit te voeren en te beheersen, is een goede afstemming en een periodieke communicatie tussen de verschillende organisatieonderdelen van belang. Wij merken op dat in dit geval geen sprake is van integrale afstemming tussen de verschillende investeringsplannen van de individuele organisatieonderdelen op het gebied van middelen en ambtelijke capaciteit. Daarbij komt dat in zijn algemeenheid de afstemming tussen ambities en realiteit niet synchroon loopt. De decentrale inrichting van uw organisatie bemoeilijkt hierbij het integraal plannen en prioriteren van dergelijke (investerings)projecten. Om op een verantwoorde wijze invulling te kunnen geven aan uw investeringsambities, adviseren wij u het volgende: •