Bijlage 2. Het Flevolands Archief - Gewaarmerkte jaarrekening 2024 incl. controleverklaring jaarrekening 2024

19

1,44

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Op 15 mei 2016 is het BBV gewijzigd. In de paragraaf 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing' moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HFA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. Begroting 2024 Jaarrekening na wijziging 2024

Jaarrekening 2023

Netto schuldquote

10,2%

10,5%

2,5%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

-21,1%

-10,3%

-21,8%

Solvabiliteitsratio

66,4%

47,6%

75,4%

Structurele exploitatieruimte

-2,1%

-15,1%

-35,6%

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de organisatie ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Omdat HFA geen leningen heeft en wel financiële vaste activa [door vooral de vordering op het Rijk uit hoofde van het schatkistbankieren], is de ‘netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen’ negatief. HFA heeft geen langlopende schulden, heeft voldoende middelen vanuit begroting en bestemmingsreserves voorhanden en is in die zin gezond qua financiering. De netto-schuldquote (gecorrigeerd voor leningen) straalt uit dat HFA een financieel gezonde organisatie is. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin HFA in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Dit betreft het Eigen Vermogen/ Totale vermogen. De solvabiliteitsratio van HFA daalt in 2024, omdat de bestemmingsreserves zoals begroot afnemen, terwijl door een vooruitbetaling van het Rijk van bijna € 0,2 miljoen (voor een tegemoetkoming van kosten voor de overstap naar een andere cao) de overlopende passiva fors toenemen. De solvabiliteit van HFA is stabiel.

Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling en overige bijdragen. De structurele exploitatieruimte is voor 2024 in beperkte mate negatief. Dit past bij het beeld uit de begroting dat HFA jaarlijks bestemmingsreserves aanwendt (voor zover activiteiten passen bij het doel van de bestemmingsreserve) om het verschil tussen baten en lasten te compenseren om op een neutraal resultaat na onttrekkingen uit te komen. HFA treedt in overleg met deelnemers om bijdragen vanaf 2026 structureel te verhogen. Indien dat lukt, verbetert de structurele exploitatieruimte in positieve zin. 20

Rechtmatigheid Net als in 2023 neemt HFA in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op, waarin het bestuur verklaart in welke mate rechtmatig is gehandeld.

3.3. Verbonden partijen Het Flevolands Archief (HFA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a. het Rijk; b. de provincie Flevoland; c. de gemeente Dronten; d. de gemeente Lelystad; e. de gemeente Urk; f. de gemeente Zeewolde; g. het waterschap Zuiderzeeland. HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur.

3.4. Financiering Algemeen ‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s. De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HFA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Wegens de in begin 2021 vastgestelde mandaat- en ondermandaatregeling bleek een Treasurystatuut niet nodig voor HFA. Daarmee verviel de noodzaak en is geen verdere actie ondernomen.

21

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden is een drempelbedrag van minimaal € 1.000.000,-. We hebben het drempelbedrag voor HFA nagerekend en het gebruik hiervan becijferd:

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

1000 Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

(2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

92

110

98

78

(3a) = (1) > (2)

Ruimte onder het drempelbedrag

908

890

902

922

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

-

-

-

-

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)

Begrotingstotaal verslagjaar

1.400

(4b)

Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen

1.400

(4c)

Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met een minimum van €1.000.000 als het begrotingstotaal kleiner of gelijk is aan 500 mln. En als begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is het drempelbedrag Drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat.

1.000

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

(5a)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)

8.391

9.970

8.971

7.174

(5b)

Dagen in het kwartaal

91

91

92

92

(2) - (5a) / (5b)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

92

110

98

78

22

Dit bedrag ligt onder de minimumnorm, zodat het bedrag van € 1.000.000,00 leidend is. Het bedrag dat HFA op de eigen bankrekening heeft staan is lager dan deze norm. HFA voldoet hieraan: via het schatkistbankieren benut de Rijksoverheid overtollige middelen. HFA volgt hiermee de voorschriften voor schatkistbankieren correct op en handelt rechtmatig. Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Omdat HFA alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, overschrijdt HFA het minimum niet en voldoet aan de norm. HFA handelt rechtmatig. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HFA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar; netto vlottende schulden met een looptijd korter dan een jaar) mag financieren.

Deze norm bedraagt 8,5% van de begroting. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000,-. Netto vlottende schulden met een looptijd korter dan een jaar schulden bedragen bij HFA ultimo 2024 minder dan € 200.000,- en dus voldoet HFA aan deze norm. HFA handelt rechtmatig.

23

3.5. Bedrijfsvoering 3.5.1. Organisatie inrichting

Opbouw Organisatie 2024 Omschrijving

Formatie

Fte

Bezetting

Fte

Directeur

1

fte

1

fte

Senior Archivaris

1

fte

1

fte

Archivaris

1

fte

1

fte

Junior Archivaris Medewerker audiovisuele collectie en fondsenwerving

1

fte

1

fte

1

fte

0,89

fte

Communicatieadviseur

0,5

fte

0

fte

Studiezaalmedewerker/PR

0,67

fte

0,67

fte

Functioneel Beheerder

1,78

fte

1,78

fte

Vrijwilligersmedewerker

0,11

fte

0,11

fte

Archiefmedewerker

0,55

fte

0,55

fte

Vrijwilligerscoördinator

0,67

fte

0,67

fte

Medewerker Administratie Financiën

0,33

fte

0,33

fte

P&O Adviseur ad interim

0,44

fte

0,44

fte

Managementondersteuner

0,78

fte

0,78

fte

Medewerker Administratie Financiën/HRM

0,72

fte

0,72

fte

1

fte

1

fte

0,67

fte

0,67

fte

Junior Adviseur Digitale Informatie

1

fte

0,89

fte

Medewerker Specialist Metadatering

1

fte

0

fte

0,5

fte

0,5

fte

15,72

fte

14

fte

Senior Adviseur Digitale Informatie Financieel Adviseur/Controller ad interim

Ondersteunend medewerker Archieven Totaal

Op 31 december 2024 waren er 13 vrijwilligers bij Het Flevolands Archief werkzaam. HFA heeft wekelijks korte overleggen ingepland en organiseert maandelijks personeelsbijeenkomsten, waarbij de directeur en het MT het personeel bijpraten over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat. De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. HFA heeft constructief overleg met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies, gemeenten en waterschap. 3.5.2. Normaliseren rechtspositie ambtenaren Op 1 januari 2020 is het wetsvoorstel voor de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren (WNRA) in werking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat: a) het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren; b) de bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen; c) de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere CAO-recht en zijn verwerkt in CAO-Rijk.

24

3.5.3. Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie. De provincie Flevoland is in 2017 eigenaar van het vastgoed geworden. De provincie heeft een Plan van Aanpak opgesteld voor het onderhoud. De doelstelling van dit plan van aanpak is om inzicht te krijgen welke gebreken er op dit moment zijn in/aan het gebouw en hoe het achterstallig onderhoud opgepakt gaat worden, zowel preventief als meerjarig onderhoud. De prioriteit zal in 1e instantie liggen op het oplossen en verwerken van de diverse gebreken uit het verleden. Daarnaast wordt het meerjarig onderhoud inzichtelijk gemaakt voor een periode van 25 jaar, de zogenaamde MJOP/MJOB installatietechnisch/ bouwkundige overzichten. Hiermee heeft de provincie inzichtelijk wat zij jaarlijks moeten reserveren aan gelden voor meerjarig onderhoud. 3.5.4. Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën:  bereiken van strategische doelstellingen  effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen  betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging  naleving wet- en regelgeving. Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuursrapportages.

Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit. 3.5.5. BTW HFA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdrage van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. De bijdragen van de gemeenten, Provincie en waterschap zijn belast. 3.5.6. Duurzaamheid [Niet verplichte toelichting over hoe HFA als organisatie met duurzaamheid omgaat] HFA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Deze voorbeeldfunctie stelt eisen aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Daarnaast focust HFA ook meer op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering, onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding. HFA wordt als organisatie met publieke middelen gefinancierd om (o.a. historische) informatie beschikbaar te stellen en te behouden voor huidige en toekomstige generaties. Het is daarom een redelijke verwachting [en dat bedoelen we met de voorbeeldfunctie] dat HFA als publieke instelling niet onnodig veel middelen verbruikt en bijvoorbeeld ook zuinig met energie omgaat.

Primair is het onze taak om te zorgen dat zowel analoge informatie (papieren, filmmateriaal etc.) duurzaam bewaard en ook toegankelijk kan blijven: van dusdanige kwaliteit dat bijvoorbeeld dia’s nog zichtbaar zijn in de toekomst en informatie in bewaarde objecten niet vergaat. Bij aanschaf van nieuwe materialen, zowel voor depotruimte als kantoorruimte, kijkt HFA eveneens naar aspecten als circulair gebruik, recyclen en energieverbruik. Bij afgeschreven materialen kijkt HFA in eerste instantie binnen gemeente Lelystad naar mogelijkheden voor circulair gebruik. Voor wat betreft huisvesting is HFA huurder in een gebouw dat onder beheer van de Provincie Flevoland staat. De Provincie Flevoland heeft duurzaamheid ook hoog in het vaandel en kijkt bij inrichting en aanpassingen specifiek naar duurzame oplossingen. HFA deelt het pand met Batavialand. Beide huurders maken actief afspraken (en pakken deze in gezamenlijkheid op) op gebied van afvalscheiding, energieverbruik en inzet van duurzame oplossingen bij bijvoorbeeld ongediertebestrijding en schoonmaak. Nog geen verslaggevingsvereisten voor HFA voor wat betreft duurzaamheid 25

Enerzijds heeft HFA dus die voorbeeldfunctie: meegaan in wat de maatschappij verwacht op het gebied van duurzaamheid. Anderzijds geldt dat formeel er nog geen duurzaamheidsverslaggevingsvereisten voor gemeenschappelijke regelingen zoals HFA zijn. Dit komt hoofdzakelijk omdat er nog onduidelijkheid is over de vragen: ,, Hoe meten we duurzaamheid?”, ,,Hoe verantwoorden we daarover?” en ,,Hoe kan een ander dat betrouwbaar controleren?” Wat HFA al doet is: A. Collectiebeheer: zorgen dat we onze archieven duurzaam bewaren en beheren. Klimaatbeheersing is daarbij belangrijk. Klimaatbeheersing onderzoeken we actief. Zo is het voor duurzaamheid van archiefmateriaal belangrijk dat we eventuele schimmels tijdig ontdekken; B. Organisatorisch: HFA is voor wat betreft materialen geen grootverbruiker. De medewerkers werken hybride en ook gaan medewerkers verspreid in een kleine bezetting naar ons kantoor en archief. Veel praktische zaken zijn al ingericht: zo gaat licht automatisch uit wanneer we een ruimte even niet gebruiken. Deze keuzes beperken ons energieverbruik; C. Locatie: met onze medegebruiker van het pand overleggen we structureel over huisvesting en afvalbeheer en hoe dat beter kan. Op de locatie gebruiken we geen plastic bekers. Met de verhuurder bespreken we mogelijkheden tot verduurzaming; D. Digitaal werken: HFA werkt in haar eigen administratie haast papierloos.

We verwerken opdrachtverleningen en facturen digitaal. Door zo min mogelijk met papier te werken, verbruiken we minder natuurlijke grondstoffen. In het digitaal werken streven we duurzaamheid na door ons gebruik (in terabytes) te beperken door zo min mogelijke dubbele bestanden te gebruiken. Tijdens interne meetings over thema-onderwerpen, maken we jaarlijks medewerkers daarvan bewust door het belang hiervan te benoemen. Vooruitblik toekomst Voor wat betreft innovatie volgen we landelijke ontwikkelingen. Zo is er een andere Regionaal Historisch Centrum (RHC) dat nu test onder begeleiding van een deskundige of – wanneer medewerkers afwezig zijn – na het uitzetten van de ventilatie de kwaliteit van de collecties nog steeds in orde blijft (en wat het effect is op schimmelvorming). Inhoudelijk is een innovatie voor het duurzaam bewaren van informatie ook digitalisering. Door nu zaken, die kunnen vergaan, in te scannen, kan men vervolgens in de toekomst nog schrift-, foto- en filmmateriaal terugkijken en gebruiken. Met dit onderwerp zijn we dan ook volop mee bezig. Voorbeelden hiervan zijn ook transcriberen (door schriftelijke teksten via scanning om te zetten naar digitale teksten) en describeren (wat het vervolgens leesbaar maken is van oude tekst naar huidige maatstaven voor taal). Zo maken we geschiedenis toegankelijk voor huidige en toekomstige generaties.

HFA is, in samenspraak met de deelnemers in de GR, bezig een e-depotvoorziening te realiseren. Daarnaast hebben we via facilitair overleg ook diverse gesprekken over verduurzaming van het pand dat we van de Provincie huren. Deze gesprekken vinden plaats met zowel Provincie als de medehuurder, Batavialand. In 2024 huurt HFA ICT-deskundigen in om te onderzoeken welke ontwikkelingen zoal in de ICT-omgeving van HFA zullen spelen. Uit een eigen inventarisatie blijkt dat meer dan de helft van de laptops en telefoons ouder is dan vijf jaar. We vervangen apparatuur wanneer dat noodzakelijk is en niet wanneer afschrijvingstermijnen verlopen. In 2024 schaften we nieuwe meubels aan. De Spullenbank heeft de oude en nog bruikbare meubels van ons gedoneerd gekregen. 3.5.7. Automatisering HFA heeft als (groeiende) organisatie een kleine formatie. De organisatie heeft twee functioneel beheerders. Softwarepakketten en oplossingen huurt HFA doorgaans bij externe leveranciers in. HFA werkt in 2024 volop samen met een in 2023 onderhands aanbestede leverancier aan de implementatie van de gezamenlijke e-depotvoorziening. Digitalisering van informatie en documentatie is een belangrijk aandachtspunt voor de organisatie. De ICT-omgeving van HFA verandert dusdanig snel en veel dat de organisatie in 2024 een 26

onderzoek heeft uitgevoerd om nader in beeld te brengen wat HFA structureel nodig heeft aan middelen voor ICT op de lange termijn. De organisatie heeft de eerste actiepunten in beeld en uitgezet en overweegt hoe we de volgende stappen medio 2025 verder oppakken. 3.5.8. Misbruik & oneigenlijk gebruik Het Dagelijks Bestuur neemt maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. HFA heeft nog geen separaat geformaliseerd beleid op het gebied van archief- en informatiebeheer en in die zin geen overkoepelend beleid. In 2024 heeft HFA samen met bestuur gesprekken gevoerd over frauderisicofactoren en beheersmaatregelen daarvoor. Met het bestuur is besproken welke frauderisicofactoren zij het belangrijkst acht. HFA heeft vervolgens een frauderisicoanalyse opgesteld. Het bestuur, de directeur en het management van HFA passen meerdere maatregelen toe om te voorkomen dat de toegewezen, publieke middelen niet verkeerd of oneigenlijk gebruikt worden. De kleine omvang van de organisatie beperkt ook de kans hierop. De organisatie past interne controles toe, zoals het “zesogen-principe” toe bij het controleren van facturen en een spendanalyse op crediteurenniveau. Dergelijke maatregelen verkleinen de kans dat misbruik of oneigenlijk gebruik voorkomt. 3.5.9.

Financiële rechtmatigheid De rechtmatigheidsverantwoording in deze jaarrekening hanteert een grensbedrag omdat HFA alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te betrekken. Het Algemeen Bestuur heeft deze grens bepaald en bedraagt 3 % van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 51.466,-. HFA verantwoordt over het financieel rechtmatig handelen, zoals in haar financiële beheersverordening 2024 en normenkader 2024 benoemd staat. Praktisch houdt dit onder andere in: - het binnen de begroting besteden van middelen aan daarvoor bestemde doelen en op gepaste wijze daarover rapporteren aan het bestuur; - zich houden aan de Europese aanbestedingsregels; - het volgen van de regels van schatkistbankieren. HFA is een kleine overheidsorganisatie met specifieke taken op het gebied van archivering. De organisatie heeft geen complexe processen zoals het verstrekken van subsidies aan derden. Omdat de organisatie een beperkte omvang heeft, blijven de meeste diensten, die bij derden worden ingekocht, beneden Europese drempelbedragen. Gezien de ruime minimumgrenzen voor het schatkistbankieren, lukt het HFA ook om zich structureel aan de regels van het schatkistbankieren te houden.

Het bestuur van HFA is door middel van bestuursrapportages gedurende 2024 tijdig op de hoogte gesteld van eventuele afwijkingen ten opzichte van de begroting. HFA ziet bij het verstrekken van opdrachten aan derden (en eventuele verlengingen) erop toe dat opdrachtwaardes beneden grenzen van Europese aanbestedingsregels ligt. Met een jaarlijkse spendanalyse houdt HFA inzichtelijk dat zij inderdaad rechtmatig diensten van derden aanbesteed. Omdat HFA een kleine organisatie is, bevinden de meeste diensten zich qua contractwaarde ver beneden de Europese aanbestedingsgrens. HFA handelt rechtmatig in financiële zin met uitzondering van de hierna opgenomen afwijkingen.

27

De geconstateerde afwijkingen betreffen: Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2. Ongeautoriseerde reservemutaties

Bedrag € 81 k €0k €0k

1. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid € 0 k of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Totaal begrotingsonrechtmatigheden 2. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar dit vooraf vastgestelde beleid. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden Voorwaardencriterium 3. Geen bevindingen M&O criterium 4. Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheden Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel

€ 81 k

€ 81 k

€0k €0k

€ 81 k € 81 k €0k

De geconstateerde overschrijding lasten boven de vastgestelde rapporteringsgrens van € 17.155 licht HFA hier toe. HFA heeft ongeveer € 81k meer uitgegeven dan begroot is Het betreft (1) een beperkte overschrijding van de personeelskosten (€ 61.556). Dit komt voornamelijk door de stijging van salarissen in cao rijk. En het betreft (2) een stijging in kosten voor bedrijfsvoering (€ 19.730), door uitgaven die HFA maakt vooruitlopend op de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. (1) OCW heeft voor de cao-stijging extra bijdragen betaald aan HFA enerzijds en vergoedt OCW HFA voor aanloopkosten voor de mogelijke uittreding anderzijds. Netto heeft HFA daardoor geen overschrijding. Het bestuur is onder andere via bestuursrapportages en via bestuursvergaderingen hiervan op de hoogte gesteld. De overschrijding is daardoor acceptabel. (2) HFA heeft uitgaven gemaakt voor aanloopkosten mogelijke ‘uittreding rijk’ en dit onderwerp is onder andere via de 2e bestuursrapportage gecommuniceerd aan het bestuur en in de jaarprognose destijds opgenomen. OCW heeft deze uitgaven vergoed aan HFA. Zo staan er baten tegenover deze lasten. Dit is daarmee acceptabel. Alle overige afwijkingen van de begroting zijn tussentijds en tijdig aan het bestuur gemeld via de 1e en 2e bestuursrapportage 2024. HFA heeft financieel rechtmatig gehandeld.

In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie zij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Om begrotingsoverschrijdingen in de toekomst te voorkomen rapporteert HFA hierover op gepaste wijze via bestuursrapportages en stelt het waar nodig begrotingswijzigingen op.

3.6. Openbaarheidsparagraaf Op basis van artikel 3.5 van de Wet Open overheid (WOO) reflecteren wij hierbij over hoe wij vorm hebben gegeven aan ons beleidsvoornemens op het gebied van de WOO.

28

In mei 2022 is de WOO in werking getreden. De WOO legt als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) meer nadruk op publicatie en openbaarmaking van toegankelijke documenten. Hiervoor heeft HFA een contactfunctionaris, verantwoordelijk voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking, aangewezen. In de wet WOO worden 11 categorieën voor informatie omschreven. HFA heeft de toegankelijkheid van openbaar toegankelijk stukken vereenvoudigt en de infrastructuur van o.a. de website hierop aangepast. We hebben in 2024 verder gewerkt aan ons informatiebeheer. In 2024 heeft HFA ICT-deskundigen ingezet om te onderzoeken welke ontwikkelingen in de ICT-omgeving van HFA spelen. Dit heeft tot geleid tot inzichten en een roadmap, waar HFA verder aan werkt.

29

II. Jaarrekening Jaarrekening 2024 bestaande uit:

4. Balans per 31 december 2024 5. Overzicht van baten en lasten 2024 6. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat 7. Toelichting op de balans per 31 december 2024 8. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 9. Toelichting op de verschillen tussen de Overzicht van baten en lasten 2024 en de begroting 2024 10. Wet Normering Topinkomens 11. Gebeurtenissen na balansdatum 12. Overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld

30

4. Balans per 31 december 2024 ACTIVA

31-12-2024

31-12-2023

€

€

130.750

140.494

Vaste Activa Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

130.750

Totaal vaste activa

140.494 130.750

140.494

91.406

80.052

Vlottende activa Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende

56.693

5.961

34.712

74.091

begrotingsjaren komen - Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Uitzettingen in s ‘Rijks schatkist met een rentetypische

305.142

242.545

305.142

242.545

0

0

looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen

100.996

- Banksaldi

100.996

45.299 45.299

Totaal vlottende activa

497.554

367.895

Totaal generaal

628.294

508.390

0

0

Recht op verliescompensatie krachtens de Wet op de vennootschapsbelasting 1969

31

PASSIVA

31-12-2024 €

31-12-2023

299.144

383.578

€

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat

86.917 212.226 0

Voorzieningen

86.917 180.243 116.417 14.184

- Voorziening spaarverlof

14.184

Totaal vaste passiva

4.475 4.475

313.328

388.053

88.532

73.096

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden

88.532

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren uitgesplitst naar de ontvangen bedragen van: - Het Rijk - Overige Nederlandse overheidslichamen

73.096 226.434

47.240

48.030

47.240

170.000 8.404

0 0

Totaal vlottende passiva

314.966

120.337

Totaal generaal

628.294

508.390

0 0

0 0

Gewaarborgde geldleningen Garantstellingen

32

5. Overzicht van baten en lasten 2024

Nr.

Omschrijving

Primaire begroting 2024

Rekening 2023

Begroting na wijziging 2024

Rekening 2024

LASTEN 1

Personeel

974.806

950.354

1.155.000

1.216.556

2

Bedrijfsvoering

241.514

206.675

206.675

226.405

3

Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en archiefbewaarplaats

54.781

85.548

85.548

50.701

4

e-Depot en DTR

98.263

150.000

175.000

171.393

Projecten

64.172

0

35.000

27.930

Afschrijvingen

11.736

35.000

23.000

22.541

0

0

0

0

1.445.272

1.427.577

1.680.223

1.715.526

1.012.976

998.416

1.027.267

1.053.797

e-Depot en DTR

50.000

410.000

410.901

410.901

7

Overige bijdragen en overige baten

70.130

5.000

49.174

166.394

8

Incidentele baten en lasten

0

0

0

0

Totaal baten

1.133.107

1.413.416

1.487.342

1.631.092

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten

-312.164

-14.161

-192.881

-84.434

0

0

0

0

5

Bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting Totaal lasten

BATEN 6

Bijdragen rijk, gemeenten en provincie

9

Dotaties aan reserves

10

Onttrekkingen aan reserve

428.581

14.161

192.881

84.434

Gerealiseerde resultaat

116.417

0

0

0

33

Toelichting op de jaarrekening 2024

5.1.

Missie

De missie van Het Flevolands Archief luidt als volgt: Onderzoek bij HFA het ontstaan en de ontwikkeling van de jongste provincie. Samen met jou maken wij de geschiedenis toegankelijk Visie: waar we voor gaan • Collectie en archieven duurzaam toegankelijk; • Dynamisch en constant in beweging; • Zoveel mogelijk mensen bereiken met onze collecties, met huidige én toekomstige technieken. Dit betekent ook: • Dat HFA de eigen kennis en vaardigheden blijft ontwikkelen; • HFA vindt verbinding heel belangrijk. Dit uit zich in de samenwerking met onze partners en in het faciliteren van burgerparticipatie, want onze lokale en regionale kennis maakt het verschil. Dit doen we met en voor burgers en deelnemers. Het Flevolands Archief + herbergt verhalen uit het dagelijks leven + is het jongste archief van Nederland + trekt belangstelling uit de hele wereld + deelt de ontwikkeling van het opbouwen van een gemeenschap + is het enige archief ter wereld waar de totstandkoming van een polder volledig is vastgelegd De Collectie De basis van het archief is gevormd door de archieven van het Zuiderzeeproject uitgevoerd door het Rijk. Alle overheden in de provincie Flevoland, op twee na, zijn deelnemer in de gemeenschappelijke regeling.

Het Flevolands Archief is er voor overheden en burgers die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik willen maken van de collecties en diensten van Het Flevolands Archief.

-

Onze kernwaarden zijn: * Welzijn en duurzaamheid: We hebben respect voor mens en natuur * Verbinding en samenwerking: Samen met burgers en deelnemers delen we op toekomstbestendige wijze onze kennis en informatie. * Authentiek, betrouwbaar en compleet: Wij en onze informatie zijn oorspronkelijk, transparant en kloppend * Deskundig: We zijn goed in wat we doen en zijn daar trots op (Meerjarenbeleidsplan 2025-2028).

5.2.

Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening

Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en gemeenten (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Winsten nemen we slechts op voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en 34

risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar nemen we in acht, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Vergelijkende cijfers: Ten behoeve van het inzichtsvereiste zijn de vergelijkende cijfers voor enkele posten aangepast conform de rubricering in het huidige boekjaar. Deze aanpassingen hebben geen invloed op het vermogen en resultaat van de vergelijkende cijfers.

5.3.

Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: • De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiëleverhoudingswet; • De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 21 december 2023 door het bestuur is vastgesteld; o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle over- en onderschrijdingen van lasten, baten en/of investeringskredieten als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het bestuur zijn gemeld. o Ten aanzien van het M&O criterium is de financiële beheersverordening van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 51.466,-) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapportagegrens van € 17.155,- is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

35

6.

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat

6.1.

Grondslagen voor de waardering van activa

6.1.a Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Afschrijvingspercentage conform vorig jaar. De afschrijvingspercentages zijn als volgt: Maatschappelijk nut = M/ Economisch nut = E

Aantal jaren afschrijven

1. Immateriële activa a. Onderzoek- en ontwikkelingskosten

-

5

2. Materiële activa a. Gronden en terreinen

E

0

b. Bedrijfsgebouwen 1. Aanschaf / vervaardiging 2. Renovatie, restauratie en verbouw 3. Technische installaties bedrijfsgebouwen

E E E

40 40 15

c. Vervoermiddelen e.d. 1. Personenauto’s / bestelauto’s 3. Aanhangwagens

E E

7 10

e. Computers / automatiseringsapparatuur 1. Werkplekapparatuur 2. Software

E E

5 5

f. Machines, apparaten en installaties 1. Schoonmaakmachines 2. Minicontainers, vloeistofdichte containers 3. Installaties

E E E

10 10 10

g. Overige 1. Kantoormeubilair en overige vaste inrichting

E

5

6.1.b Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa HFA neemt deze posten op tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. 6.1.c Liquide middelen HFA neemt de liquide middelen op tegen nominale waarde en omvatten bank-, giro- en kassaldi. 36

6.2.

Grondslagen voor de waardering van passiva

6.2.a Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit: a. Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. b. Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve verstaat HFA een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. 6.2.b Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar HFA waardeert de vlottende passiva tegen de nominale waarde.

6.3

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat

Bedrijfsopbrengsten a. Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten verantwoordt HFA in het jaar waarop deze betrekking hebben. b. Overige baten en opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen. c. Lonen, salarissen en sociale lasten Hierop verantwoordt HFA de loon- en salariskosten van het personeel. Onder loon- en salariskosten verstaat HFA het brutobedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loon- en salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten. d. Overige bedrijfskosten HFA berekent de overige bedrijfskosten op basis van historische kosten. Overige HFA heeft als richtlijn het tonen van niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen (NUBBRV) boven € 30.000,-.

37

7. Toelichting op de balans per 31 december 2024 Toelichting op de Activa 1. Materiële vaste activa

Verbouwing 62.977 0 0 3.879 59.098

ICT 66.859 0 0 16.530 50.329

Archief inventaris Inventaris algemeen 10.659 12.797 0 2.132 21.324

Cumulatieve aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen

70.733 11.636

166.764 116.436

192.466 171.141

429.963 299.213

Boekwaarde pr 31-12-2024

59.098

50.328

21.325

130.750

Boekwaarde per 01-01-2024 Investeringen Desinvesteringen Afschrijvingen Boekwaarde per 31-12-2024

Totaal 140.494 12.797 0 22.541 130.750

De materiele vaste activa (MVA) bedragen iets meer dan € 0,1 miljoen en bestaan voor HFA hoofdzakelijk uit (1) kosten van voorgaande verbouwingen, die destijds geactiveerd zijn en waarover afgeschreven wordt en (2) ICTmiddelen. Onder de voorgaande verbouwingen behoort ook een specifieke ruimte voor het audiovisuele depot bij de archiefruimte van HFA. Deze ruimte is in het verleden gebouwd en ingericht om daar koelcellen te kunnen plaatsen, zodat HFA onder andere films en dia’s gekoeld kan bewaren om verzuring tegen te gaan. HFA verwacht het project in de toekomst af te ronden door koelcellen en een sluis te plaatsen. HFA schrijft daarom nog niet af over de huidige ruimte, die nog zeer lange tijd bruikbaar is. ICT-middelen betreffen enerzijds laptops en anderzijds server storage capaciteit. De MVA nemen af in 2024, omdat de omvang van afschrijvingen (ca. € 22k) groter zijn de aanschaf van nieuwe meubels voor werkplekken (ca. € 12k).

2. Vlottende activa a. Uitzettingen b.

31-12-2024

Uitzettingen Vorderingen op openbare lichaam

31-12-2023

s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

305.142

242.545

Totaal

305.142

242.545

De uitzettingen bestaan uit liquide middelen, die het Rijk beheert namens HFA op basis van het principe van schatkistbankieren. Dit is daarom een vordering op de Rijksoverheid. Deze vordering neemt in 2024 in beperkte mate toe. Samen met de liquide middelen op de ING-bank heeft HFA na 2024 ongeveer € 0,4 miljoen aan liquide middelen. Eind 2023 was dit nog minder dan € 0,3 miljoen. De toename komt door een vooruit ontvangen bijdrage van het ministerie van OCW voor een toekomstige cao-overstap (€ 170k). Deze middelen verantwoordt HFA onder de vlottende passiva. Vergelijkende cijfers In 2023 stond in de jaarrekening [bij vlottende activa] €28k als overige vorderingen weergegeven. Deze €28k is nu aangepast naar vorderingen op openbare lichamen (totaal €74k). Qua aard past dat bij die overlopende activa.

38

Liquide middelen Liquide middelen ING-bank Totaal

31-12-2024 100.996

31-12-2023 45.299

100.996

45.299

Het drempelbedrag van het schatkistbankieren is € 1.000.000. De overige tegoeden zijn direct aanwendbaar voor HFA. De liquiditeitspositie blijft stabiel.

b. Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

Overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen Vorderingen op openbare lichamen Totaal

31-12-2024 56.693

31-12-2023 5.961

34.712

74.091

91.406

80.052

De overlopende activa bestaan ultimo 2024 uit vooruitbetaalde bedragen en vorderingen openbare lichamen. De vooruitbetaalde bedragen zijn in 2024 toegenomen en bestaan onder andere uit: Vooruitbetaalde bedragen Contributies en abonnementen Verzekeringen ICT (Onderhoud & licenties)

31-12-2024 963 2.529 222

Overige kosten

2.343

31-12-2023 2.071 2.746 215 929

Kosten Arbodienst

728

0

Studie en opleidingskosten

6.048

0

Kosten e-Depot

43.859

0

Totaal

56.693

5.961

De toename in 2024 (van ca. 43k) komt vooral door een vooruitbetaling van kosten voor het e-Depot voor 2025. Omdat de e-depotvoorziening een recente ontwikkeling is, is deze vooruitbetaling ook nieuw. Overige vooruitbetaalde zaken betreft reguliere bedrijfsvoering (ICT) en personeelskosten (zoals opleiding). Vorderingen op openbare lichamen Vordering op OCW (aanloopkosten uittreding Rijk) Teruggave RVO voor gebruik e-herkenning BTW Nog te ontvangen subsidie en bijdrage Rente schatkistbankieren

31-12-2024 0 24 6.115 2.209

31-12-2023 45.977 0 3.806 3.940

Overige vorderingen op deelnemers in GR (overheidsorganisaties) Omzetbelasting

6.047

3.904

20.317

16.463

Totaal

34.712

74.091

39

De overlopende activa bestonden in 2023 voor een groot deel (€ 46k) uit een vordering op het Rijk, specifiek het Ministerie van OCW en OCW heeft dit betaald in 2024 en voor het overige deel vooral uit nog te vorderen omzetbelasting en vorderingen op deelnemers van HFA. Dat zijn vorderingen op openbare lichamen. Omdat HFA al kosten maakt vooruitlopend op het mogelijk uittreden van het Rijk als deelnemer, brengt HFA deze kosten jaarlijks in rekening bij OCW om te vergoeden. De kosten zijn het gevolg van beleidsvoornemens (en acties) van OCW als specifieke deelnemer in de gemeenschappelijke regeling en komen daarom logischerwijs ook voor rekening van het Rijk als deelnemer. Over de betaling en afwikkeling heeft HFA in 2024 afspraken gemaakt met OCW. Dit heeft geleid tot betaling van de bijbehorende facturen over 2023 en (medio) 2024. De afspraak is dat OCW dergelijke, directe kosten als gevolg van de mogelijke uittreding als deelnemer komende jaren blijft vergoeden aan HFA. Eind 2024 heeft HFA nog €34k aan vorderingen op openbare lichamen. Dit bestaat uit omzetbelasting, nog te ontvangen rente en vorderingen op overheden (waaronder deelnemers in de gemeenschappelijke regeling). Voorheen stond dit onder ‘overige vorderingen’ verantwoord. Vanuit voortschrijdend inzicht blijkt dat dit onder vorderingen op openbare lichamen behoort te staan.

Vergelijkende cijfers In 2023 stond in de jaarrekening €46k onder vorderingen op openbare lichamen en €28k onder overige vorderingen. Deze €28k is nu aangepast naar vorderingen op openbare lichamen (totaal €74k). Qua aard past bij overlopende activa. Toelichting op Passiva 3. Vaste Passiva

Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat Totaal

Boekwaarde per 31-12-2023 86.917

Toevoegingen

Dotaties

Onttrekkingen

Boekwaarde per 31-12-2024 0 86.917

0

0

180.243

116.417

0

84.434

212.216

116.417

0

0

116.417

0

383.577

116.417

0

200.851

299.144

De toereikendheid en rechtmatigheid van de algemene reserve staat in het jaarverslag reeds toegelicht in paragraaf 3.2 bij ‘weerstandscapaciteit’ en de ‘risico-inventarisatie’. Het Algemeen Bestuur heeft op advies van het Dagelijks Bestuur het resultaat over boekjaar 2023 (€ 116k) toegevoegd aan bestemmingsreserves. De specifieke toevoegingen per reserve zijn via tussentijdse bestuursrapportages voorgesteld aan het bestuur en vervolgens na besluitvorming uitgevoerd. Over 2024 onttrekt HFA precies genoeg om op een begrotingsneutraal resultaat van € 0,- uit te komen, zoals HFA ook begroot heeft.

40

a. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve

Afschrijvingslasten geconditioneerde depotruimte AV-collectie BR Knelpunten pot personeel Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal (gerealiseerd resultaat 2023) Totaal bestemmingsreserves

Boekwaarde

Toevoegingen

per 31-122023

(bestemming resultaat 2023)

Dotaties

Onttrekkingen

Boekwaarde per 31-12-2024

74.000

0

0

0

74.000

74.001

116.417

0

80.564

109.854

32.242

0

0

3.879

28.363

116.417

-116.417

0

0

0

296.660

0

0

84.434

212.216

Afschrijvingslasten geconditioneerde depotruimte Audiovisuele Collectie (AV-collectie) In voorgaande jaren zijn middelen verkregen om een separate depotruimte voor audiovisueel materiaal te realiseren. Ter dekking hiervan zijn destijds middelen gereserveerd in deze bestemmingsreserve om de toekomstige afschrijvingslasten na ingebruikname te dekken. Omdat de depotruimte voor de AV-collecties wel ingericht, maar nog niet in gebruik, is, zijn er geen mutaties in deze reserve in 2024. HFA gaat in 2025 samen met maar haar medewerker voor audiovisuele- en fotoarchief (AV) plannen maken om het depot af te ronden en in gebruik te nemen. Bestemmingsreserve knelpuntenpot personeel. De bestemmingsreserve knelpuntenpot personeel bevat middelen om knelpunten op te vangen bij ziekte of langdurige uitval van medewerkers op cruciale posities en andere aangelegenheden rondom het personeel (zoals vanuit wet- & regelgeving). In 2024 voegde het bestuur circa € 116k toe aan deze bestemmingsreserve vanuit het resultaat over boekjaar 2023. In het verleden zijn in de bestemmingsreserve ‘knelpuntenpot personeel’ middelen verzameld om onder andere eventuele tegenvallers in salariskosten, niet-begrote zaken en effecten van CAO en ander wet- en regelgeving tijdelijk op te kunnen vangen.

Zoals de begroting 2024 laat zien, is het verschil tussen de werkelijke formatie en de oorspronkelijk begrote personeelskosten groot. HFA had in 2024 meerdere werknemers tijdelijk te vervangen door ziekteverzuim of omdat zij in verwachting waren. In 2024 namen salarissen enorm (>8%) toe als gevolg van onderhandelingen over cao Rijk. HFA onttrekt de kosten van dergelijke tegenvallers uit deze bestemmingsreserve, zodat na 2024 het resultaat na onttrekkingen begrotingsneutraal ofwel nihil is (€ 0,-).

Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal In voorgaande jaren is door HFA geïnvesteerd in de herinrichting van de studiezaal. De kosten van de investering schrijft HFA na ingebruikname in 5 jaar lineair af. Vanaf boekjaar 2022 schrijft HFA dit af. De afschrijvingen en onttrekkingen zet HFA komende jaren voort.

Voorzieningen Voorzieningen

31-12-2024

31-12-2023

Voorziening spaarverlof

14.184

4.475

Totaal

14.184

4.475

41

42

Verloopoverzicht voorziening spaarverlof Beginstand 2024 Dotaties Onttrekkingen Eindstand 2024

€ 4.475 € 9.709 €0 € 14.184

Vanaf 2023 heeft HFA een voorziening gevormd voor toekomstige verplichtingen door aanwending van spaarverlof van huidige medewerkers. Vanuit voortschrijdend inzicht schrijven de richtlijnen van de BBV dit voor. De post ‘voorziening spaarverlof’ is gebaseerd op de door medewerkers via de interne IKB-formulieren 2023 en 2024 opgegeven uren spaarverlof. De uren zijn op basis van het bruto-uurloon per jaareinde 2024 omgerekend. De kosten hiervan onttrekt HFA overigens uit de daarvoor bedoelde bestemmingsreserve ‘knelpuntenpot personeel’. Komende jaren past HFA dit telkens aan op basis van door medewerkers aangewende IKB-uren voor spaarverlof enerzijds en het bruto-uurloon per jaareinde anderzijds.

4. Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De vlottende passiva bestaan uit (a) overige schulden en (b) overlopende passiva. De in de balans opgenomen netto-vlottende schulden kunnen als volgt gespecificeerd worden: Belastingen Crediteuren

31-12-2024 29.598

31-12-2023 35.131

Loonheffing

54.176

37.280

Netto lonen

4.758

685

Totaal

88.532

73.096

De overige schulden bestaan voor het grootste deel facturen, die per jaareinde destijds nog niet betaald waren. Eind 2024staat in het totaal van reguliere crediteuren €88k een bedrag van circa €54k aan nog te betalen loonheffing opgenomen. De specificatie van de overlopende passiva is als volgt: Boekwaarde per 31-12-2024

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend jaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren uitgesplitst naar de ontvangen bedragen van: - Het Rijk - Overige Nederlandse overheidslichamen Totaal 43

Boekwaarde per 31-12-2023

48.030

47.240

178.404 226.434

0 47.240

De overlopende passiva bestaan enerzijds uit verplichtingen waarvan per jaareinde nog geen factuur was ontvangen destijds en anderzijds uit vooruit ontvangen bijdragen van overheidsorganisaties. De in de balans opgenomen van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren, kunnen als volgt gespecificeerd worden: Verloopoverzicht

Bestedingen

Ontvangen bedragen

Europese overheidslichamen

Saldo 1 januari 2024 € 0,-

€ 0,-

€ 0,-

Vrijgevallen TerugSaldo 31 bedragen betalingen december 2024 € 0,€ 0,€ 0,-

Het Rijk

€ 0,-

€ 0,-

€ 170.000,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 170.000,-

Overige Nederlandse overheidslichamen:

€ 0,-

€ 0,-

€ 8.404,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 8.404,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 8.404,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 8.404,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 178.404,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 178.404,-

-

Koninklijke Bibliotheek Totaal van de van EU en NL overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor specifieke uitkeringen die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren

HFA heeft in 2024 al bedragen vooruit ontvangen van de Nationale Bibliotheek (KB) voor een subsidieproject, dat HFA in 2025 ten uitvoer brengt. Het Rijk heeft HFA alvast €170k gegeven vooruitlopend op kosten, die HFA maakt voor een cao-overstap. Dit is onderdeel van afspraken, die OCW en HFA hebben gemaakt vooruitlopend op de uittreding van het Rijk. Na de overstap verwacht HFA nog zo’n vijf jaar lang kosten te maken als gevolg van de verandering in cao’s.

8. Niet uit de balans blijkende (rechten en) verplichtingen Niet uit de balans blijkende verplichtingen HFA kent de volgende verplichtingen met een langlopend karakter:

Inkoop- en afnameverplichtingen

Bedrag

ICT (automatisering, software, onderhoud) Internet en telefoonkosten Huur (onbelast) Verzekeringen (o.a. inventaris) E-depotvoorziening Reiskosten Diverse abonnementen Kosten arbodienst Beheersing klimaat depots

€ 35.000 € 5.000 € 180.000 € 2.500 € 43.000 € 10.000 € 3.500 € 2.500 € 1.299

44

Per jaar Per jaar Tot en met 2027 Per jaar Per jaar Per jaar Per jaar Per jaar Per jaar

Overige verplichtingen ten aanzien van spaarverlof (voorheen bovenwettelijk verlof) Medewerkers van HFA hebben recht op IKB-uren en die kunnen zij ook aanwenden voor (toekomstig) spaarverlof. Op de balans staat hiervoor een voorziening van circa € 10k. Er zijn IKB-uren, die nog niet opgenomen zijn per 31-122024, maar in de toekomst, indien niet op andere wijze aangewend, alsnog aan het spaarverlof zouden kunnen worden toegevoegd. Voorheen was dit bovenwettelijk verlof. De mogelijke verplichting hiervoor bedraagt voor HFA per jaareinde naar schatting tussen de €10k en €20k. Niet uit de balans blijkende rechten Rechten op OCW in verband met kosten voor mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de GR Als gevolg van het beleidsvoornemen van het Rijk om te stoppen als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief (GR HFA), maakt HFA al kosten om die mogelijke uittreding te kunnen faciliteren. Omdat deze keuze het gevolg is van acties van het Rijk (Ministerie van OCW), heeft HFA recht om dergelijke kosten vergoed te krijgen. HFA en OCW hebben hierover afspraken gemaakt. Per jaar is de omvang van gemaakte kosten doorgaans enkele tienduizenden euro’s. Tot op heden heeft OCW HFA jaarlijks vergoed voor tussentijds in rekening gebrachte kosten.

Per jaareinde is het mogelijk dat er echter nog meer van zulke kosten al gemaakt zijn, waarvoor HFA ook recht op een vergoeding heeft.

9. Toelichting op de verschillen tussen de Overzicht van baten en lasten 2024 en de begroting 2024 Toelichting verschillen jaarrekening 2024 – begroting na wijziging 2024 Lasten: 1. Personeel

Personeel

Jaarrekening 2023

Primaire begroting 2024

Begroting na wijziging 2024 1e berap

Verschil jaarrekening 2024 - begroting na wijziging 2024

821.762

5.262

244.500

309.696

65.196

62.000

84.000

75.390

-8.610

4.475

10.000

10.000

9.709

-291

974.806

950.354

1.155.000

1.216.556

61.556

Salarissen, pensioenen en sociale lasten Externe inhuur

644.959

778.500

816.500

260.720

99.854

Overige personeelskosten

64.651

Dotatie VZ Spaarverlof Totaal

Jaarrekening 2024

De personele lasten zijn in 2024 aanzienlijk hoger dan het voorgaande jaar. Enerzijds komt dit omdat de organisatie groeit en omdat de collectieve arbeidsovereenkomst Rijk (cao Rijk) met bijna 10% is geïndexeerd in 2024. Anderzijds verving de organisatie in 2024 tijdelijk meerdere medewerkers, die in ziekteverzuim zitten of in verwachting waren. Per jaareinde is iets minder dan € 0,1 miljoen meer besteed aan personele lasten dan begroot. Vanaf 2023 geven medewerkers van HFA jaarlijks aan welke IKB-uren zij omzetten in spaarverlof. De kosten hiervan voegen we door middel van een dotatie toe aan een ‘voorziening spaarverlof’, die de waarde van deze verplichting per balansdatum weergeeft. Zoals ook bij de bestemmingsreserves is toegelicht, onttrekken we deze kosten van de bestemmingsreserve ‘knelpuntenpot personeel’.

45

2. Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Jaarrekening 2023

Primaire begroting 2024

Begroting na wijziging 2024 1e berap

Jaarrekening 2024

Verschil jaarrekening 2024 - begroting na wijziging 2024

Huisvesting

90.295

93.900

93.900

93.830

-70

Organisatie

151.218

112.775

112.775

132.575

19.800

Totaal

241.514

206.675

206.675

226.405

19.730

Het grootste deel van de kosten voor bedrijfsvoering betreft jaarlijks terugkerende kosten, zoals huisvesting, accountantskosten en inhuur van adviseurs. In 2024 hebben we ook een meerjarenbeleidsplan opgesteld met ondersteuning van derden. De kosten voor bedrijfsvoering nemen in 2024 in beperkte mate af ten opzichte van het voorgaande jaar. De bedrijfsvoeringskosten zijn ongeveer €20k hoger dan begroot. De (bruto) begrotingsoverschrijding komt door de kosten van de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer uit de gemeenschappelijke regeling (GR). Deze kosten bedragen ongeveer € 25k. Het Ministerie van OCW vergoedt HFA hiervoor. De begrotingsoverschrijding is daardoor netto geen begrotingsonrechtmatigheid. Inhoudelijk schakelt HFA externe expertise in om de uittreding te faciliteren. Hierbij valt te denken aan procesbegeleiding, juridische en financiële expertise. Over het vergoeden hebben OCW en HFA afspraken gemaakt. Jaarlijks declareert HFA dergelijke kosten van derden bij OCW.

3. Archieven, collecties en dienstverlening

Archieven, collecties en dienstverlening Collectiebeheer Archiefbeheersysteem Dienstverlening Archiefbewaarplaats Totaal

47.978

77.150

77.150

47.941

Verschil jaarrekening 2024 begroting na wijziging 2024 -29.209

0

0

0

0

0

6.803

8.398

8.398

2.760

-5.638

0

0

0

0

0

54.781

85.548

85.548

50.701

-34.847

Jaarrekening 2023

Begroting na Primaire wijziging 2024 1e berap begroting 2024

Jaarrekening 2024

In 2024 is in beperkte mate minder besteed dan begroot in de categorie 'dienstverlening en archiefbewaarplaats'. De uitgaven aan deze post (€ 50k) zijn qua omvang gelijkwaardig aan het voorgaande jaar. In 2024 bleek dat een softwareleverancier bepaalde gebruikerslicenties jaarlijks per abuis bij het Nationaal Archief in rekening heeft gebracht. HFA heeft met het NA afgesproken dat HFA deze vanaf 2025 voortaan zelf betaalt. De omvang van deze licenties is €20k en dat verklaart het structurele overschot op deze kostenpost in recente jaren.

46

4. E-depot, DTR en Projecten Jaarrekening 2023

E-depot en DTR

98.263

150.000

175.000

Verschil jaarrekening 2024 - begroting na wijziging 2024 171.393 -3.607

Totaal

98.263

150.000

175.000

171.393

E-depot, DTR

Primaire Begroting na Jaarrekening begroting 2024 wijziging 2024 2024 1e berap

-3.607

E-Depot en DTR omvat inspanningen van HFA rondom het digitaliseren van archieven. Dit is een ontwikkeling waar alle RHC's mee bezig zijn. Net als andere archieven is HFA aan het voorbereiden om een e-depotvoorziening op te zetten om digitale informatie langdurig en toegankelijk te kunnen archiveren en publiekelijk beschikbaar te stellen. HFA bevindt zich nu in de implementatiefase. De uitgaven aan het e-depot en DTR is in lijn met begrote bedragen. De werkelijke uitgaven e-depot en DTR zijn echter hoger. De verantwoorden uitgaven in deze kostencategorie betreffen directe uitgaven (aan derden). In 2024 heeft HFA veel meer middelen aan het opzetten van de edepotvoorziening besteed via andere kostencategorieën. Naar schatting is in 2024 minstens € 0,5 miljoen aan e-Depot gerelateerde activiteiten besteed. Dit zit naast de directe uitgaven op deze kostencategorie (€ 171k) vooral in personele inzet. De totale inzet betreft onder andere: I. Inzet eigen personeel (waaronder een senior adviseur digitale informatie, een junior adviseur digitale informatie en meerdere functioneel beheerders); II. Inzet externe deskundigen voor de gezamenlijke e-depotvoorziening; III. Ondersteuning vanuit MT (waaronder inzet van een senior archivaris); Kosten voor maatwerkoplossingen in de (zoals een RM-tool om bestanden correct over te kunnen zetten naar de e-depotvoorziening); IV.

Advisering door externe deskundigen over raadpleegomgeving/publiekswebsite. Jaarrekening 2023

Projecten

64.172

0

35.000

Verschil jaarrekening 2024 - begroting na wijziging 2024 27.930 -7.070

Totaal

64.172

0

35.000

27.930

Projecten

Primaire Begroting na Jaarrekening begroting 2024 wijziging 2024 2024 1e berap

-7.070

Onder de kostencategorie ‘projecten’ vallen andere projectmatige uitgaven dan E-Depot en DTR. Het betreft diverse projecten binnen de primaire taken van het archief, zoals werkzaamheden voor ‘collectie Lely’, waarvoor HFA penvoerder is en de gemeente Lelystad kosten van derden vergoedt. De uitgaven aan projecten passen binnen begrote bedragen.

47

5. Afschrijvingen Afschrijvingen

Materiële vaste activa Totaal

Jaarrekening 2023

Primaire begroting 2024

Begroting na wijziging 2024 1e berap

Jaarrekening 2024

11.736

35.000

23.000

22.541

Verschil jaarrekening 2024 begroting na wijziging 2024 -459

11.736

35.000

23.000

22.541

-459

In 2024 zijn de afschrijvingslasten verdubbeld ten opzichte van het voorgaande jaar. Omdat HFA in 2024 omvangrijke investeringen heeft gedaan en komende jaren blijft doen (zoals onder andere software en hardware voor de organisatie zelf en voor de duurzame digitale infrastructuur waaronder de e-depotvoorziening), is de verwachting dat de afschrijvingslasten op de lange termijn fors blijven toenemen. Overige HFA heeft overigens geen onvoorziene uitgaven begroot voor boekjaar 2024 en daarom ook niet als separate categorie in de jaarrekening verantwoord. In de huidige begrotingssystematiek is dit geen separate post. HFA verricht ook geen activiteiten waarover zij vennootschapsbelasting dient te betalen. Het bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting is daarom € 0,-.

48

Baten 6. Bijdragen Rijk, provincie en gemeenten en bijdragen e-depot en DTR In de staat van baten en lasten staan ‘bijdragen Rijk, provincie en gemeenten’ en ‘e-depot en DTR’. In de jaarrekening van 2023 stond dit nog als één post verantwoord. Omdat HFA dit als twee posten begroot, verantwoorden wij dit als twee posten. Voor 2024 ziet dit er als volgt uit, inclusief vergelijkende cijfers:

Overige bijdragen en overige baten Bijdragen rijk, gemeenten en provincie e-Depot en DTR Totaal

Jaarrekening 2023

Primaire begroting 2024

Begroting na wijziging 2024 1e berap

Jaarrekening 2024

1.012.976

998.416

1.027.267

1.053.797

50.000

410.000

410.901

410.901

1.062.976

1.408.416

1.438.168

1.464.698

Vanaf 2024 nemen de bijdragen voor e-Depot toe met € 360k, omdat HFA nu van deelnemende gemeentes, provincie en waterschap ook jaarlijkse bijdragen ontvangt voor de gezamenlijke e-depotvoorziening. Daarnaast ontvangt HFA jaarlijks een tijdelijke bijdrage van OCW die jaarlijks (voor € 50k) tot 2026 wordt ingezet onder de noemer ‘kenniscomponent’, specifiek bedoeld voor ontwikkelingen rond overheidsdigitalisering. HFA wendt deze middelen in 2024 ook aan voor het e-Depot.

De reguliere baten per deelnemer zijn als volgt:

Rijksbijdrage

536.632

507.781

536.632

Verschil jaarrekening 2024 - begroting na wijziging 2024 563.162 26.530

Provincie Flevoland

74.002

76.222

76.222

76.222

0

Gemeente Lelystad

185.723

191.295

191.295

191.295

0

Gemeente Dronten

98.172

101.117

101.117

101.117

0

Gemeente Zeewolde

53.481

55.085

55.085

55.085

0

Gemeente Urk

48.340

49.790

49.790

49.790

0

Waterschap Zuiderzeeland

16.627

17.126