Bijlage 2. Het Flevolands Archief - Gewaarmerkte jaarrekening 2024 incl. controleverklaring jaarrekening 2024
Tekst van het document
JAARSTUKKEN 2024
HET FLEVOLANDS ARCHIEF
Publieke Sector Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorende bij de controleverklaring d.d. 21 maart 2025 met kenmerk 312022008.25.071
1
Inhoudsopgave 1.
Voorwoord ................................................................................................................................................................ 4
I. 2. Jaarverslag..................................................................................................................................................................... 6 2.1. Jaarrekeningresultaat 2024 ................................................................................................................................... 6 2.2. Resultaatbestemming ............................................................................................................................................ 7 2.3. Balans per 31 december 2024 ............................................................................................................................... 7 2.4
3.
Programma: Archivering .................................................................................................................................. 7
2.4.1
Programmadoel ...............................................................................................................7
2.4.2
Beoogde maatschappelijke effecten................................................................................8
2.4.3
Effectenindicatoren..........................................................................................................8
2.4.4
Wat hebben we hiervoor gedaan?...................................................................................8
2.4.5
Termijnagenda ...............................................................................................................15
Financiële paragrafen.............................................................................................................................................. 17 3.1. Onderhoud kapitaalgoederen .............................................................................................................................. 17 Waardering en afschrijving van activa ...........................................................................................17 3.2 Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................................ 17 Weerstandscapaciteit ....................................................................................................................17 Risico-inventarisatie .......................................................................................................................18 Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ....................20 3.3. Verbonden partijen .............................................................................................................................................. 21 3.4. Financiering ..........................................................................................................................................................
21 Algemeen .......................................................................................................................................21 Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) .................................................................................22 Renterisiconorm.............................................................................................................................23 Kasgeldlimiet ..................................................................................................................................23 3.5. Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................... 24 3.5.1. Organisatie inrichting ...........................................................................................................24 3.5.2. Normaliseren rechtspositie ambtenaren .............................................................................24 3.5.3.
Huisvesting .....................................................................................................................25
3.5.4.
Interne beheersing .........................................................................................................25
3.5.5.
BTW ................................................................................................................................25
3.5.6.
Duurzaamheid ................................................................................................................25
3.5.7.
Automatisering...............................................................................................................26
3.5.8.
Misbruik & oneigenlijk gebruik ......................................................................................27
3.5.9.
Financiële rechtmatigheid..............................................................................................27 2
3.6. Openbaarheidsparagraaf .....................................................................................................................................28 II. Jaarrekening ................................................................................................................................................................30 4.
Balans per 31 december 2024 ................................................................................................................................31
5.
Overzicht van baten en lasten 2024 .......................................................................................................................33
6.
5.1.
Missie.............................................................................................................................................................34
5.2.
Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening ..................................................................34
5.3.
Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording..............................................................35
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat....................................36 6.1.
Grondslagen voor de waardering van activa.................................................................................................36
6.1.a
Materiële vaste activa....................................................................................................36
6.1.b
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa 36
6.1.c
Liquide middelen............................................................................................................36
6.2.
Grondslagen voor de waardering van passiva...............................................................................................37
6.2.a
Eigen vermogen .............................................................................................................37
6.2.b
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ...........37
6.3
Grondslagen voor de bepaling van het resultaat ..........................................................................................37
7. Toelichting op de balans per 31 december 2024........................................................................................................38 8. Niet uit de balans blijkende (rechten en) verplichtingen ...........................................................................................44 9.
Toelichting op de verschillen tussen de Overzicht van baten en lasten 2024 en de begroting 2024 ....................45
10. Wet Normering Topinkomens ................................................................................................................................54 11. Gebeurtenissen na balansdatum ............................................................................................................................56 12. Rechtmatigheidsverantwoording ...........................................................................................................................56 13. Bijlage – overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld.......................................................................58 III. Controleverklaring accountant ..................................................................................................................................59 IV. Vaststellingsbesluit door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief...........................................................64
3
1.
Voorwoord
Voor u ligt de jaarrekening 2024 van Het Flevolands Archief (HFA). Wij zijn verheugd u deze jaarrekening aan te kunnen bieden. In deze jaarstukken van Het Flevolands Archief vindt u een overzicht van programmadoelen en resultaten van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de financiële resultaten in 2024. De jaarstukken 2024 bestaan uit: 1. het jaarverslag oftewel de programmaverantwoording en de (verplichte) paragrafen 2. de jaarrekening met balans per 31 december 2024 3. een aantal bijlagen De jaarrekening 2024 van HFA laat een gerealiseerd resultaat zien van € 0,-. HFA legt in de jaarrekening 2024 verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting 2024 van HFA die in één programma is vastgelegd, te weten: •
Archivering
Dit is het achtste jaarverslag van HFA. HFA is een openbaar lichaam met als doel de archiefwettelijke taken van de deelnemers uit te voeren. Deelnemers van HFA zijn: het Rijk, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. De deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling HFA profiteren in deze gezamenlijkheid optimaal van de ontwikkeling van producten en diensten op het gebied van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland. In 2024 kijken we terug op grote stappen in de opbouw van met name onze digitale dienstverlening. HFA heeft dit jaar goed kunnen sturen op het vormgegeven van een passende toekomstvisie in het kader van de binnen veranderende technologische en maatschappelijke behoeften en relevantie. HFA bouwt daarmee verder aan het benodigde stevige fundament. In 2024 had HFA, net als iedereen, te maken financiële onzekerheden door politieke onrust. Daarnaast kreeg HFA gelukkig ook in 2024 veel positieve impulsen en kon die ook zelf geven. HFA was te zien in het televisie-programma Het Nieuwe Land, waarin het programma gebruik maakte van onze stukken uit de collectie Directie van de Wieringermeer. De regionale pers wist HFA te vinden voor achtergrond bij het schrijven van artikelen. Wij waren weer te zien bij Omroep Flevoland over onze Openbaarheidsdag.
Het grote archief van de Aartsdiocesane Boerenen Tuinders Bond ( ABTB) is online gekomen, hier hebben wij ook in onze nieuwsuitingen over bericht. HFA neemt in de jaarrekening 2024 opnieuw een rechtmatigheidsverantwoording op. Ook blijven we het belang zien van het verantwoorden van ons duurzaam handelen, hoewel dit niet verplicht is. Dit is voor ons al jaren een belangrijk aandachtspunt. Daarom geven we opnieuw uitleg hierover. Afrondend dankt het Managementteam alle medewerkers van HFA voor hun inzet in het afgelopen jaar. Ook in het nieuwe jaar 2025 gaan we met evenveel enthousiasme en plezier voort, met focus op de wettelijke taken, werken binnen de reguliere planning- en control cyclus en goede communicatielijnen met het bestuur en de ambtelijke adviseurs. HFA maakt daarbij gebruik van kennis en expertise in het grotere netwerk van RHC’s en archiefinstellingen. We blijven goed aangehaakt op de ontwikkelingen aan Rijkszijde en we maken ook in 2025 gerichte keuze welke kennis, competenties en capaciteit in de organisatie zelf beschikbaar moet zijn (basisformatie), en welke we kunnen inhuren. HFA is trots op zijn medewerkers die vanuit altijd ontwikkelende deskundigheid en passie bijdragen leveren om de missie en ambities van onze organisatie te vervullen. Daarnaast blijft HFA een lerende organisatie. We staan, door 4
onze ontwikkelende taken in steeds nauwer contact met de samenleving. We evalueren ons eigen optreden en onze dienstverlening om op de juiste manier te innoveren. Want het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen wij samen!
Lelystad, 6 maart 2025
Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur, drs. Marloes P.H. van der Sommen
5
I.
Jaarverslag
2. Jaarverslag 2.1. Jaarrekeningresultaat 2024 De jaarrekening 2024 van HFA laat een gerealiseerd resultaat zien van € 0,-.
Nr.
Omschrijving
Primaire begroting 2024
Rekening 2023
Begroting na wijziging 2024
Rekening 2024
LASTEN 1
Personeel
974.806
950.354
1.155.000
1.216.556
2
Bedrijfsvoering
241.514
206.675
206.675
226.405
3
Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en archiefbewaarplaats
54.781
85.548
85.548
50.701
4
e-Depot en DTR
98.263
150.000
175.000
171.393
Projecten
64.172
0
35.000
27.930
Afschrijvingen
11.736
35.000
23.000
22.541
0
0
0
0
1.445.272
1.427.577
1.680.223
1.715.526
1.012.976
998.416
1.027.267
1.053.797
e-Depot en DTR
50.000
410.000
410.901
410.901
7
Overige bijdragen en overige baten
70.130
5.000
49.174
166.394
8
Incidentele baten en lasten
0
0
0
0
Totaal baten
1.133.107
1.413.416
1.487.342
1.631.092
Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten
-312.164
-14.161
-192.881
-84.434
0
0
0
0
5
Bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting Totaal lasten
BATEN 6
Bijdragen rijk, gemeenten en provincie
9
Dotaties aan reserves
10
Onttrekkingen aan reserve
428.581
14.161
192.881
84.434
Gerealiseerde resultaat
116.417
0
0
0
6
2.2. Resultaatbestemming De jaarrekening 2024 van HFA laat een gerealiseerd resultaat zien van € 0,-.
2.3. Balans per 31 december 2024 In onderdeel II “Jaarrekening” lichten we de balans toe. In 2021 heeft het bestuur van HFA de herziene beleidsnota “Reserves en Voorzieningen” ex artikel 212 van de Gemeentewet vastgesteld. In deze jaarrekening is conform deze nota gerapporteerd en gehandeld.
Beleidsbegroting: programmabegroting In de programmabegroting 2024-2027 konden we nog niet voorzien hoeveel maatschappelijke, politieke en economische onrust met diverse oorlogen op het wereldtoneel er zou ontstaan. Daarnaast ziet Het Flevolands archief zich geconfronteerd met grote bezuinigingen die onze deelnemers in verband met ravijnjaar 2026 moeten doorvoeren. In 2024 hebben zij hier de eerste stappen op genomen, wat zorgt voor veel onzekerheid op gebied van de financiële toekomst bij alle betrokken partijen. HFA houdt onverminderd oog voor mogelijkheden voor besparingen en een efficiënte inzet van middelen om zo de kosten tot een minimum te beperken. HFA is een taakgerichte organisatie. Het is als gemeenschappelijke regeling een eigen rechtspersoon. Voor haar taken vraagt zij structureel middelen aan deelnemende overheidsorganisaties. Die bijdragen stemt HFA via de begroting af met deelnemers. Al meer dan vijf jaren kent HFA een structureel verschil tussen de benodigde middelen (lasten) en de verkregen bijdragen (baten). HFA wendt daarom jaarlijks tijdelijk bestemmingsreserves aan. Door recente kostenstijgingen, waaronder een forse stijging van salarissen door afspraken in een cao, raken de bestemmingsreserves eerder op dan verwacht werd in de programmabegroting 2024 – 2027 (en 2025 – 2028).
HFA treedt daarom in gesprek met deelnemers om bijdragen structureel te vergroten en zo nader uitvoering te kunnen geven aan beleid.
2.4
Programma: Archivering
Omdat HFA slechts met één programma werkt, zijn alle betreffende baten en lasten opgenomen in het (algemene) Overzicht van baten en lasten van HFA. De toelichting daarop in de jaarrekening betreft dus steeds het programma Archivering. 2.4.1
Programmadoel
Het programma Archivering omvat alle taken die HFA uitvoert, zowel de primaire als ondersteunende taken die allemaal in dienst staan van de primaire taken. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie. Deze projecten hangen nauw samen met de primaire taken van Het Flevolands Archief, die eveneens onder dit programma vallen. Het Flevolands Archief is een professionele beheerder van informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. De Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving bepalen het takenpakket van Het Flevolands Archief. Ook de principes van de archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van Het Flevolands Archief. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek; 2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal. 3. het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 7
4. het gelegenheid geven tot (wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5. het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depot/ infrastructuur digitale duurzaamheid ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken;
2.4.2 Beoogde maatschappelijke effecten Het programma Archivering levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie. 2.4.3 Effectenindicatoren Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR en de Archiefwet. Deelnemers in de gemeenschappelijke regelingen hebben voor HFA geen nadere beleidsindicatoren bepaald.
2.4.4
Wat hebben we hiervoor gedaan?
> Projecten in het programma Archivering De volgende projecten stonden op de projectagenda voor de periode 2024: Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt Het Flevolands Archief zich primair bezig met het beheer en behoud van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van papieren archieven (inventariseren, bewerken, conserveren, restaureren) richten de werkzaamheden zich ook steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. HFA werkt in dat kader toe naar een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de deelnemers in de GR gebruik van gaan maken. Vanaf 2018 heeft HFA een externe partij ingeschakeld voor het onderhoud van de hard- en software, het beheren van de ICT omgeving en -systemen, ter ondersteuning van eerder benoemde primaire taken. Sinds die tijd is HFA hard gegroeid en ook in 2024 is het aantal medewerkers uitgebreid. Bij een groeiende organisatie hoort een passende IT-dienstverlening. Daarom hebben we in 2024 een externe partij gevraagd een analyse te maken van huidige IT-dienstverlening, de hardware, software, opslag en beveiliging. Voldoet dit nog aan de eisen en wensen van de organisatie? We sturen op een efficiënte en effectieve inzet van externe IT-diensten volgens het afgesproken Service Level Agreement.
De functioneel beheerder vervult binnen HFA een brugfunctie in de communicatie van de behoeften van HFA naar de externe partij en neemt hen mee in de verdere behoeften rondom effectieve inzet van software en het vervolg op de efficiency-slag rondom de werkprocessen en projecten die direct gekoppeld zijn aan de ICT-omgeving, zoals de virtuele studiezaal, digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. M365 is in de organisatie geïmplementeerd in 2020 en de beheerders hebben in de afgelopen jaren de rechten gekregen om beheertaken vorm te geven. Zij monitoren het gebruik van de apps en zorgen ervoor dat afspraken rondom het informatiebeheer worden nageleefd. In 2024 heeft HFA de M365 omgeving verder doorontwikkeld om nog beter aan te sluiten op de behoeften uit de organisatie en het eigen archiefbeheer beter te regelen. Het programma Intern Archiefbeheer omvat een aantal projecten die HFA in de komende jaren uitvoert, waarbij we in 2024 een start hebben gemaakt met de structuur van Teams en SharePoint en bijhorende beheerstaken. Bij het doorontwikkelen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van beheren van digitaal archief heeft HFA nauw contact met het netwerk van RHC’s. In 2024 zijn we verder gegaan met scanning on demand en het preserveren van alle digitale bestanden, met behulp van de beslisboom digitalisering. 8
HFA maakt voor haar Collectie Beheer Systeem (CBS) gebruik van een SAAS-oplossing van De Ree, MAIS Flexis, waarbij alle metadata en zichtexemplaren bij leverancier DE REE Archiefsystemen in Groningen zijn opgeslagen. Diverse toegangen zijn digitaal doorzoekbaar via het landelijke platform voor alle MAIS Flexis (MF)-gebruikers, www.archieven.nl en via www.hetflevolandsarchief.nl. Alle openbare persoonsgegevens betreffende de burgerlijke stand, militieregisters en Zuiderzeesteunwet worden ook ontsloten via WieWasWie. In 2024 hebben we dit uitgebreid met het bevolkingsregister. Net als in voorgaande jaren heeft HFA in 2024 metadata en gekoppelde digitale bestanden opgenomen in MF. Ook de verbetering van collectie- en depotbeheer hebben we voortgezet. Daarnaast keken we naar de snelheid van de firewall en glasvezelverbinding t.b.v. toekomstige uitwisseling met partners en de VPN-verbinding. De personeels- en salarisadministratie beheren we in AFAS. Net als de financiële administratie, contracten- en verplichtingenadministratie, diverse rapportages. De vaste medewerkers krijgen hun salarisstrook per mail toegestuurd. Ook is het nu mogelijk om projecten in te voeren en de projecturen bij te houden binnen AFAS. Gegevensbeheer/privacybeleid hebben we regulier belegd bij de Functionaris Gegevensbescherming (toezicht) en de Privacy Information Officer (advies).
Daarmee horen deze taken vanaf dit jaar bij reguliere werkzaamheden, waarbij het privacy-aspect altijd mee moet gaan in het opstellen van de organisatiebrede stukken en daar blijven we ook op monitoren. A.
Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit HFA streeft naar continue verbetering door gebruik te maken van de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus. In 2024 is de doorontwikkeling van het bedrijfsarchief binnen Microsoft 365 voortgezet. Ter ondersteuning van een optimale vertaling van de organisatiestructuur naar de indeling van de interne archiefvorming hebben we n de huidige inrichting geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie hebben we concrete verbeterpunten geformuleerd, die het projectteam verder uitwerkt en implementeert. Voorafgaand aan de implementatie stemt het projectteam de voorgestelde veranderingen af met de producteigenaren en betrokken medewerkers. Aangezien het informatiebeheerplan breder reikt dan het interne beheer, hebben we ook onderzocht hoe we de communicatie met deelnemers, externen en het brede publiek verder kunnen verbeteren.
- Infrastructuur De IT-infrastructuur vormt de kern van kantoorautomatisering en speelt een cruciale rol in de voortgaande digitalisering. Om te voldoen aan de veranderende eisen van medewerkers, deelnemers en het brede publiek, blijft HFA voortdurend inspelen op technologische ontwikkelingen. Dankzij de overgang naar cloudoplossingen werken zowel nieuwe als bestaande medewerkers effectief en efficiënt. Nieuwe medewerkers ontvangen snel een volledig ingerichte digitale werkomgeving, inclusief telefoon en laptop. Daarnaast is het digitaal atelier operationeel en ondersteunt het de collecties van deelnemers. Om de betrouwbaarheid van telefonie en internet te vergroten, heeft HFA een overstap gemaakt naar een nieuwe leverancier. Beveiliging blijft een speerpunt, zeker in tijden van geopolitieke spanningen. De firewall is volledig up-todate en HFA heeft veilige verbindingen gerealiseerd voor het e-Depot van HFA en haar deelnemers. Bovendien is een beveiligde server (SFTP) ingericht voor de veilige overdracht van archieven tijdens overbrenging en uitplaatsing naar het e-Depot bij livegang. Het onderzoek naar de huidige ICT-infrastructuur is afgerond en het MT heeft de aanbevelingen geëvalueerd en besproken. Op basis hiervan hebben we een roadmap opgesteld om de voorgestelde verbeteringen te implementeren.
Hiermee zorgt HFA voor een verdere verhoging van het volwassenheidsniveau op het gebied van informatievoorziening (IV) en informatietechnologie (IT). 9
B.
Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving: robuuste bestendiging; Doorontwikkeling/ beheer financiële administratie In 2024 heeft HFA voor haar financieel beheer het gebruik van ERP-software van AFAS voortgezet. AFAS wordt hoofdzakelijk gebruikt voor de financiële administratie zelf. Voor wat betreft het toepassen van de BBV geldt dat de financiële administratie daar al in voldoende mate op is ingericht. Met het invullen van de ‘checklist BBV’ van de accountant, stelt HFA zelf ook vast dat het voldoet aan de BBV. Een aantal zaken zijn overigens niet relevant voor HFA, zoals bijvoorbeeld grondexploitaties. HFA verricht immers geen bouwprojecten. Vanaf jaarrekening 2023 neemt HFA ook een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De organisatie volgt uitspraken en richtlijnen van de commissie BBV om deze verantwoording correct op te stellen. C. Doorontwikkeling inrichting HRM In 2024 hebben wij de inhuurovereenkomsten van de Controller en de HRM/manager vanwege het nog lopende caotraject verlengd met 1 jaar. In februari is via inhuur de tweede functioneel beheerder gestart onder de conditie dat bij goed functioneren na 1 jaar een dienstverband met HFA mogelijk is. In mei is ter vervanging van zwangerschap en bevallingsverlof een trainee geworven en in september hebben wij de Senior ADI mogen verwelkomen.
Ondanks verschillende wervingstrajecten lukte het niet deze vacature in te vullen maar via ons netwerk zijn wij in contact gekomen met deze kandidaat. De Financieel medewerker heeft zich in het afgelopen jaar verder ontwikkeld en mede daardoor hebben wij minder gebruik gemaakt van de inzet van een externe Financieel adviseur. Deze ontwikkeling was onder andere merkbaar bij de doorrekening van de kosten van het onderzoek naar de verschillen tussen de cao’s Rijk, Provincie en SGO en de ondersteuning van de controller. Om deze ontwikkeling te ondersteunen heeft het MT de Financieel medewerker de mogelijkheid geboden om de cursus Assistent Controller te volgen. Daarnaast hebben wij mede door deze ontwikkeling in het MT afspraken gemaakt over de taakverdeling tussen de medewerkers van het financieel team. Strategische werkzaamheden zijn belegd bij de controller, Tactische werkzaamheden bij de Financieel medewerker en operationele werkzaamheden bij de administratief medewerker. Vanwege de ontwikkelingen bij het team van het e-Depot hebben wij de inhuur van de trainee verlengd met een halfjaar. Eind 2024 heeft de junior archivaris haar dienstverband, vanwege een andere baan, opgezegd en daarmee zijn wij ons nu aan het beraden over de invulling van de vacature. Door de groei van het aantal medewerkers zijn wij gestart met de wettelijke personeelsvergadering.
In april was de eerste vergadering en omdat dit nog nieuw was voor de medewerkers hebben HRM en de directeur de agenda opgesteld en was de directeur de voorzitter. Voorafgaand aan de tweede vergadering, in november, hebben we actief gestuurd op het voorzitterschap door een medewerker alsook een actieve agenda inbreng vanuit de medewerkers. In 2024 hebben we vanwege pensionering een contract afgesloten met een nieuwe vertrouwenspersoon. De nieuwe vertrouwenspersoon heeft zich tijdens het HFA-overleg voorgesteld aan de medewerkers. Eén van de aanbevelingen van de in 2023 uitgevoerde RI&E was vervanging van het kantoormeubilair en ondersteunende accessoires. De preventiemedewerker en HRM hebben na beoordeling van verschillende offertes s het MT geadviseerd over de aanschaf van nieuw meubilair en inrichting. Enkele andere medewerkers waren betrokken bij het advies. De preventiemedewerker een evaluatie bij de medewerkers uitgevoerd na in gebruik name. De preventiemedewerker heeft de medewerkers en vrijwilligers op diverse wijzen bekend gemaakt met haar taken. Een ander advies uit de RI&E is de uitvoering van een Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek gericht op Psycho Sociale Arbeidsbelastingbeeldschermwerk en Beeldschermwerk. In het MT is op advies van HRM een keuze gemaakt uit verschillende aanbieders. De uitvoering staat gepland in het eerste kwartaal van 2025.
Bureau Leeuwendaal heeft de resultaten van het onderzoek naar de verschillen tussen de drie eerdergenoemde cao’s toegelicht en op basis daarvan heeft Financiën een doorrekening gemaakt van de kosten. Na het akkoord over de arbeidsvoorwaarden van CAO Rijk per 1 juli 2024 is de doorrekening opnieuw uitgevoerd. Vervolgens hebben HRM en Financiën het bestuur in een gezamenlijke notitie geadviseerd over een aantal beslispunten, onder andere 10
de kosten die HFA bij OCW in rekening brengt, het toepassen van functiewaarderingssysteem HR21, de toetreding tot de werkgeversorganisatie WSGO, het vaststellen van een peildatum voor het bevriezen van de arbeidsvoorwaarden en de overgang naar de CAO WSGO per 1 januari 2026. Na akkoord van het bestuur tijdens de vergadering in september 2024 hebben we vanaf 1 november het lidmaatschap van de WSGO gerealiseerd en hebben we bij Bureau Leeuwendaal een offerte opgevraagd t.b.v. de te ondernemen acties voor de overstap naar HR21. Ook de begeleiding van de vrijwilligers is onderdeel van HRM. In 2024 zijn we, na alle positieve ontwikkelingen rond de inzet van HFA op vrijwilligersbegeleiding, in gaan zetten op de aanvraag van een NOV -keurmerk. Het landelijk NOV (Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk)- Goed Geregeld keurmerk laat zien aan de buitenwereld dat vrijwilligers bij HFA in goede handen zijn en de organisatie een goed vrijwilligersbeleid en -management heeft. Het keurmerk zorgt voor een positief imago van de organisatie voor vrijwilligers, financiers en samenwerkingspartners. Het traject biedt een praktisch instrument waarmee er blijvende aandacht binnen de organisatie komt voor een goed beleid en een organisatie die blijft leren, ontwikkelen en verbeteren in het werken met vrijwilligers.
HFA is met een trajectbegeleider aan de slag om taken rond begeleiding die we nog niet volledig in beeld hadden op te pakken en te borgen binnen de organisatie. Het grootste deel van deze stappen is in 2024 gezet. We verwachten in de eerste helft van 2025 af te ronden en zijn dan de eerste vrijwilligersorganisatie in de provincie met dit keurmerk. . D. Opleidingsplan Om blijvend in te spelen op nieuwe technologieën en klantwensen, zette HFA in 2024 het opleidingsplan in, in de steeds lerende organisatie. We hebben een gezamenlijke training strategisch schrijven gehad. Binnen het opleidingsplan bieden we ruimte voor bezoeken aan webinars, seminars en congressen. Onze medewerkers hebben zo de ontwikkelingen van It-specialisten gevolgd, hebben de Archiefdag bezocht, de VOGIN-IP lezing, het AVA_NET Symposium, kennisbijeenkomsten van Nationaal Archief, van de RHC’s, van platform KIA. Ook hebben verschillende medewerkers individuele trainingen gevolgd gericht op loopbaanontwikkeling en soms vakinhoudelijk. We zijn via de branchevereniging in gesprek om de bestaande archivistiekopleidingen beter aan te laten sluiten op het werkveld en hebben om die reden ook de netwerkdag van de Reinwardt academie bijgewoond. Om ook op internationaal niveau kennisuitwisseling te borgen voor HFA zijn we in 2024 lid geworden van de International Council of Archives (ICA) E.
Strategisch denken, tactisch handelen De behoefte binnen de organisatie voor een brede inzet op gebied van strategisch denken, tactische handelen bleef in 2024 onverminderd essentieel voor onze positie als de kennispartner in de regio, voor inzicht in bestuurlijke en politieke processen, maar ook voorde digitale dienstverlening en de inzet en deskundigheidsbevordering van de van archivarissen. Via on the job learning hebben meer senior medewerkers junior medewerkers begeleid in hun gesprekken met externen, waarbij in de voorbereiding van de gesprekken bijzonder aandacht voor dit thema was. Ook in de bilaterale gesprekken met MT-leden en medewerkers geven we dit thema veel aandacht. F. Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers HFA werkt voortdurend aan zichtbaarheid. In 2024 hebben wij onze eerste digitale nieuwsbrief uitgestuurd naar de ambtenaren van onze deelnemers. Hierin brachten wij nieuws over verschillende van onze projecten van HFA zoals het e-Depot en nieuws als het bezoek van de Commissaris van de Koning aan het archief. De nieuwsbrief blijft verschijnen zodat HFA nieuws op een toegankelijke manier kan delen met de deelnemers. We oriënteren ons op het maken van een Factsheet voor ambtenaren. Ook kwam de huisstijl en logo weer terug in ons publieksjaarverslag 2023 in gedrukte en digitale vorm.
De website heeft op de zoekpagina een uitbreiding gekregen met extra nieuwe icoontjes. G. Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media In 2024 zochten wij contact met een externe communicatieadviseur die de communicatiemedewerker adviseert op het effectiever gebruik van social media, chatprogramma en website. De adviseur schreef drie adviesstukken hierover met tips en gebruik van diverse social media en bereikbaarheid van de website. Ook in 2024 hebben wij ingezet op profilering in de regio, het betrekken van de samenleving én betrokken zijn bij de samenleving.
11
H. Optimaliseren Archieftoezicht In 2024 hebben we opnieuw verdere stappen gezet in het optimaliseren van de toezichthoudende taken, zoals het opstellen van een checklist voor vervanging en het opstellen van sjablonen voor adviezen. Vooruitlopend op de vernieuwde werkwijze in 2025 hebben we ook een voorstel tot aanpassingen gedaan voor de verslaglegging van toezicht en beheer. We hadden dit jaar drie vaste archivarissen en één project-archivaris, die naast de terugkerende archiefinspectietaken ook het toezicht rondom specifieke vraagstukken verder intensiveren. Om het toezicht zo uniform mogelijk te laten verlopen organiseerde HFA ook in 2024 meerdere kennissessies in de regio samen met de deelnemers over informatie- en archiefbeheer. Zo stonden in april de onderwerpen Vervanging en Samenwerkingsverbanden op de agenda. HFA heeft vervolgens richtlijnen en overzichten opgesteld voor het informatie- en archiefbeheer waar de deelnemers zelf mee verder kunnen. In september werd met elkaar van gedachten gewisseld over allerlei zaken rondom Sharepoint archivering en DMS. HFA faciliteerde verder nog een gezamenlijke cursus ‘kwaliteitszorg’ voor de deelnemers. Het begeleiden van lopende en toekomstige overbrengingen van regulier archief en (bouw)vergunningen was ook in 2024 aandachtspunt voor het toezicht.
Daarnaast heeft de reguliere vernietiging voor alle deelnemers ook weer plaatsgevonden. In 2024 stuurden we weer op prioritering, efficiency en transparantie richting de deelnemers. Zo heeft de archivaris deelgenomen aan de door de deelnemers georganiseerde Strategische Informatie Overleggen. Verder zijn er formele en informele adviezen gegeven onder andere over openbaarheidsbe-perkingen, vervanging, migratie en conversie. Daarnaast is er ook meegelezen en advies gegeven op diverse beheers- en beleidsstukken en verbeterplannen met betrekking tot de informatiehuishouding van deelnemers. Met de samenwerkingsverbanden waarvoor de archivaris van HFA als toezichthouder is aangewezen maakten we, waar dit nog niet gebeurd was, in 2024 nadere afspraken over het toezicht op het informatiebeheer. Om het toezicht op de samenwerkingsverbanden verder vorm te geven heeft HFA dienstverleningsovereenkomsten opgesteld, waarin we verdere afspraken in 2025 gaan maken over het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij deze partijen. I. Overbrengen Overheidsarchieven: Overbrenging Bouwvergunningen Alle gemeenten die zijn aangesloten bij HFA hebben hard gewerkt aan de overbrenging van de bouwvergunningen. Bijna alle gemeenten hadden nog te maken met een achterstand van het overbrengen van bouwvergunningen die ouder zijn dan 20 jaar.
De gemeentes zijn in samenwerking met HFA volop bezig geweest met het afronden van de overbrengingen. Op basis van de richtlijn voor overbrenging zijn de archieven bewerkt, metadata toegekend en zijn openbaarheidsbeperkingen voorgesteld en vastgelegd. Verder hebben we ook met elkaar afgestemd over de raadpleging en inzage van de (digitale) bouwdossiers. Per deelnemer zijn we projectgewijs begonnen, hierdoor verschilt het tempo van elke overbrenging. In 2024 hebben we met elkaar grote stappen gezet en we verwachten de eerste overbrengingen in 2025 formeel af te ronden. J. Voortgang e-Depot: Vormgeven concretisering Digitale Duurzaamheid en bijbehorende dienstverlening Voor de implementatie van het e-Depot heeft HFA een multidisciplinair projectteam samengesteld. Dit team is verantwoordelijk voor de vertaling van de functionele en technische eisen naar een concrete inrichting van het systeem. Het traject begon met een reeks workshops waarin alle eisen en wensen stap voor stap werden besproken en uitgewerkt. Deze gestructureerde aanpak resulteerde in een gedetailleerd Solutiondocument, dat dient als leidraad voor de inrichting en configuratie van het e-Depot. Parallel aan de inhoudelijke uitwerking is ook de gekoppelde IT-architectuur ontworpen en gerealiseerd.
Dit omvatte de integratie van het e-Depot met bestaande systemen en processen binnen HFA, evenals het waarborgen van een naadloze samenwerking tussen verschillende applicaties. De inrichting van de IT-architectuur zorgt ervoor dat het e-Depot functioneert als een betrouwbaar en toekomstbestendig platform voor duurzaam informatiebeheer. Met deze aanpak legt HFA de basis voor een succesvolle implementatie van het e-Depot. De betrokkenheid van het projectteam en de nauwe afstemming met interne en externe stakeholders dragen bij aan een systeem dat aansluit bij de behoeften van HFA, haar deelnemers en andere gebruikers. De inrichting van het e-Depot is in volle gang. De oplevering van de testomgeving van het HFA e-Depot voor overbrenging is hiervan een belangrijke stap. Deze testomgeving testen wij grondig aan de hand van een vooraf opgestelde testprocedure, waarin specifieke focuspunten centraal staan. Deze zijn gebaseerd op het eerdergenoemde Programma van Eisen. Na elke test evalueert het projectteam de resultaten en voert de leverancier verbeteringen door. Het doel is een inrichting die volledig voldoet aan het Programma van Eisen, 12
opgesteld door HFA en de deelnemende partijen. Na de testfase starten pilots met deelnemers. Tijdens deze pilots stemt het projectteam met de deelnemers af hoe de raadpleegomgeving voor overbrenging en de inrichting van de uitplaatsingstenant optimaal kunnen functioneren. Door deze samenwerking verbeteren we niet alleen de technische werking, maar waarborgen wij ook het gebruiksgemak en de toepasbaarheid in de praktijk. Om de overbrenging en uitplaatsing van archieven naar het e-Depot soepel en efficiënt te laten verlopen, werken we aan de ontwikkeling van een koppeling met de bestaande Record Management tool. Door gebruik te maken van metadatamapping kunnen we de archieven duurzaam en accuraat overzetten naar het e-Depot. Om de veiligheid van deze gegevensoverdracht te waarborgen, heeft HFA een veilige verbinding (VPN) opgezet. Dit stelt gebruikers in staat om veilig in te loggen op het e-Depot en toegang te krijgen tot de benodigde informatie. Daarnaast heeft HFA een beveiligde server ingericht voor de overdracht van archieven, waarmee de deelnemers hun gegevens op een veilige manier kunnen aanleveren. Na de overdracht van archieven of dossiers stellen we een quarantaineperiode van 10 dagen ingesteld. Gedurende deze periode worden de bestanden gecontroleerd en geverifieerd voordat ze officieel in het e-Depot worden opgenomen.
Deze extra stap waarborgt de integriteit en veiligheid van de overgebrachte gegevens. Duurzame toegankelijkheid van archieven gaat verder dan alleen het eDepot. Het is essentieel dat openbare archieven of dossiers vindbaar en toegankelijk zijn voor het brede publiek. Dit maakt het mogelijk om besluitvorming te controleren en de betrouwbaarheid en echtheid van documenten te waarborgen. Om deze toegankelijkheid te verbeteren, is HFA gestart met oriënterende gesprekken over de inrichting van een publieke raadpleegomgeving. Het doel van dit initiatief is om een zoekpagina te ontwikkelen die zowel toegang biedt tot onze bestaande collectiebeheersystemen als het e-Depot. Deze zoekpagina maakt het voor het publiek mogelijk om eenvoudig en snel de benodigde documenten te vinden, en zo de transparantie en verantwoording van overheidsinformatie te vergroten. K. Collectiebeheersysteem (CBS) HFA maakt gebruik van Mais Flexis als collectiebeheersysteem. In 2024 is het aantal beschreven collecties toegenomen, we hebben veel inventarisnummers gescand en gekoppeld via scanning-on-demand. Ook hebben we 40 meter gescand en gekoppeld via DTR3. Inmiddels zijn we begonnen met het doorzoekbaar maken van de via DTR3 gescande toegangen. Verder hebben we de informatie in Mais Flexis uitgebreid.
De stand van zaken op collectieniveau hebben we binnen Mais Flexis geregistreerd, zodat we rapportages kunnen maken in het systeem. We verwachten door al het voorwerk in 2024 rond toegankelijk maken via het CBS, de bevolkingsregisters in 2025 online te kunnen zetten. N. Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal HFA heeft in 2024 de digitale dienstverlening en brede toegankelijkheid verder ontwikkeld. We hebben meer collecties beschikbaar gemaakt voor scanning on demand en we maken de scans van DTR doorzoekbaar. Gelijktijdig hebben we ons gebogen over het AVG-beleid. We zijn begonnen met een plan van aanpak rond de doelmatigheid van de website en de social media-kanalen. Mensen weten ons via e-mail goed te bereiken. De mogelijkheid voor het online aanvragen van stukken is voortgezet. We hebben ons in 2024 georiënteerd op een nieuw participatieproject: Wij zijn Flevoland. We vinden het belangrijk dat alle inwoners van Flevoland zich gezien en welkom voelen bij ons archief. Binnen participatieprojecten is het belangrijk om deelnemers uit alle lagen van de bevolking aan te betrekken en dit moeten we voldoende in de uitwerking meenemen. Deze oriëntatie gaan we in 2025 verder uitwerken. Het projectteam van ‘Toegankelijk maken Flevolandse bronnen’ heeft het afgelopen jaar veel collecties toegankelijk gemaakt en gepubliceerd.
De archivaris en beeldarchivaris hebben diverse subsidies aangevraagd om de collectie (digitaal) nóg beter beschikbaar te maken. We hebben tegels aan de website toegevoegd zodat de film en audio-collecties beter toegankelijk zijn. De functioneel beheerder en de archivaris optimaliseren het interne informatiebeheer en het projectteam ontwikkelt een workflow in Mais Flexis.
O. Opstellen Producten en Diensten Catalogus Een Producten- en dienstencatalogus (PDC) maakt het voor HFA makkelijker om de reikwijdte van de dienstverlening in kaart te brengen, door duidelijk te benoemen welke standaard- en optionele diensten de deelnemers van HFA mogen verwachten. De afgelopen jaren heeft HFA stappen gezet om de PDC vorm te geven. Als onderdeel van dit 13
project hebben we ook de dienstverlening voor verbonden partijen buiten de Gemeenschappelijke Regeling vormgegeven en maken we met de partijen financiële afspraken over de diensten die kunnen worden afgenomen. Het projectteam heeft in 2024 een conceptversie van de PDC zover mogelijk afgemaakt en stappen gezet richting het uitwerken van de dienstverlening voor het e-Depot. Vanwege de vertraging die we bij de technische implementatie van het e-Depot hebben opgelopen, kon het projectteam deze diensten nog niet helemaal uitwerken, dit proces vervolgen we na afronding van de implementatie. P. Preventie en conservering – Koude Berging Conserveren en restaureren is een belangrijk onderdeel van het beheer van archiefbescheiden. Binnen het project ‘Toegankelijk maken Flevolandse bronnen’ hebben we een groot aantal collecties bewerkt en in de juiste materialen verpakt. Een deel van de papieren archieven, foto- en AV-collecties zijn in het kader van conservering gedigitaliseerd. Gelijktijdig hebben we de plaatsregistratie in het depot verbeterd. De filmrollen zijn omgenummerd en we hebben planken in de stellingen toegevoegd, waardoor we de krantenleggers beter kunnen bewaren. Verder hebben we achteraanslagen in de kopse stellingen aangebracht, zodat de dozen niet meer naar achteren kunnen schuiven.
In 2024 is de junior archivaris lid geworden van het netwerk van conserveringadviseurs van de RHC's, een informeel netwerk om kennis op te doen en uit te wisselen over conservering. De junior archivaris heeft een projectplan opgesteld voor een Collectiehulpverleningsplan. Ter ondersteuning hiervan heeft Helicon Conservation Support een risicoinventarisatie uitgevoerd en een integrated pestmanagement plan (IPM-plan) voor HFA opgesteld. De hulp van Helicon hebben we ingeschakeld, omdat HFA deze specialistische kennis niet zelf in huis heeft. Deze rapporten gaan we gebruiken in het definitief maken van het CHV-plan en het implementeren van de daaruit volgende protocollen. De archivaris en depotbeheerder hebben zitting in het landelijk overleg van RHC’s over verduurzaming van depots en haar klimaat en wat daarin allemaal mogelijk is in relatie tot de (nieuwe) archiefwet en archiefregeling. Het klimaatbeheer in de depots blijft een aandachtspunt, de provincie beheert de klimaatkasten, HFA kan daardoor zelf niet de actuele stand van zaken monitoren. We hebben nieuwe inzichten opgedaan voor het realiseren van een geschikt AV-depot voor de unieke audiovisuele collectie. De vraag rond de archiefbewaarplaats en AV-depot hebben we daarmee in een breder verband gezet die we binnen onze keuze rond toekomstscenario’s en behoeften in huisvesting verder vervolgen.
De laatste stap rond de specifieke klimaatinstallatie en eventuele ‘sluis’ hebben we wegens huisvestingsontwikkelingen ook in 2024 niet kunnen nemen. HFA zet het gesprek met onder andere de Provincie hierover voort. Q. DTR3 digitalisering Het Rijk is voornemens om tien % van de rijkscollectie, welke berusten in de rijksarchiefbewaarplaatsen te digitaliseren. Op 16 juli 2024 hebben Nationaal Archief en HFA tranche 9 op transport gezet, en deze is op 21 november 2024 weer terug gekomen. De scans van de archiefbescheiden hebben we gekoppeld aan de inventarisbeschrijvingen in het Collectiebeheersysteem. Daarmee hebben we ze beschikbaar gesteld aan het publiek. De vrijwilligers van HFA zijn bezig met het opschonen en ompakken van tranche 10. In 2024 zijn we daarnaast begonnen met het doorzoekbaar maken van collecties van eerdere tranches. Tranche 1 hebben we afgerond en tranche 2 bereiden we momenteel. R. Implementeren en uitbouwen stappenplan auteursrechten Het onderwerp Auteursrechten (en ook AVG) hebben we ook in 2024 doorlopend onder de aandacht gehad en het in de reguliere werkzaamheden geborgd (o.a.
door de ondertekening convenant Audiovisuele werken voor AV materiaal (eind 2023) en voor de periodieken en kranten (eind 2024)); verder hebben we concreet Creative commons licenties in collectiebeheersysteem (cbs) MAIS Flexis geïmplementeerd en daarmee is beter zichtbaar op de website welke Creative Commons licentie van toepassing is, zodat duidelijk is wat de auteursrechtelijke status is van de archief- en (AV)collectiestukken. S. Audiovisuele- en fotocollecties In 2024 lag onze prioriteit bij de digitalisering en toegankelijkheid van kwetsbare analoge en digitale dragers. Deze inspanningen hebben geresulteerd in de digitalisering van diverse bijzondere collecties, waaronder de collectie van de Rijksdienst IJsselmeer Polders (RIJP). Een belangrijk hoogtepunt in 2024 was de digitalisering van de acetaat filmrollen uit de RIJP-collectie, uitgevoerd onder leiding van onze AV-specialist. Dankzij het reguliere budget konden 14
we deze filmrollen extern laten digitaliseren. Daarnaast hebben we ook de dorpsfilms van Nagele gedigitaliseerd. Door de Out of Commerce-regeling, ondertekend door HFA in 2023, zijn deze films nu toegankelijk voor het publiek via de beeldbank van HFA. Onze collecties hebben we in 2024 verder verrijkt door het vernieuwde acquisitiebeleid, waarmee we enkele nieuwe aanwinsten mochten verwelkomen. Hieronder vallen de filmcollectie van de filmclub Flevo Lacus, een uitbreiding van dia’s van het Zuiderzeeziekenhuis en een unieke verzameling luchtfoto’s van Flevoland. Samenwerking stond ook in 2024 centraal in onze aanpak. We werkten intensief samen met AVspecialisten van collega-archieven en, tegen het einde van het jaar, hebben we een nieuw samenwerkingsverband opgestart tussen foto-specialisten van deze archieven. Bovendien kregen we in 2024 twee subsidies toegezegd die onze missie ondersteunen. Stichting Pica (in samenwerking met de Koninklijke Bibliotheek en Netwerk Digitaal Erfgoed) kende ons een subsidie toe voor het project Verkennen, Verbonden Erfgoed. Daarnaast ontvingen we steuntoezegging van de Provincie Flevoland voor de productie van de podcast Wisselend Getij. Deze subsidies dragen via de hier bovenstaande projecten bij aan de toekomstige zichtbaarheid en toegankelijkheid van onder andere HFA’s audiovisuele en fotografische collecties.
2.4.5
Termijnagenda
Activiteit
2024
Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Monitoren Rechtmatigheidsverantwoording Doorontwikkelen inrichting HRM Opleidingsplan Strategisch denken, tactisch handelen Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers Concretisering Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media Optimaliseren Archieftoezicht Overbrengen Overheidsarchieven: Overbrenging Bouwvergunningen Voortgang e-Depot CollectieBeheerSysteem (CBS)
15
2025
2026
2027
Activiteit
2024
Opstellen Informatiebeleidsplan Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal Opstellen Producten en Diensten Catalogus Preventie en conservering – Koude Berging DTR3 digitalisering Implementeren en uitbouwen stappenplan auteursrechten Audiovisuele- en fotocollecties
16
2025
2026
2027
3. Financiële paragrafen Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: • onderhoud kapitaalgoederen • weerstandsvermogen en risicobeheersing • financiering • bedrijfsvoering • lokale heffingen • grondbeleid • verbonden partijen • openbaarheidsparagraaf Voor Het Flevolands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen is bevat een korte toelichting ondanks dat er geen partijen zijn waarin Het Flevolands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft.
3.1. Onderhoud kapitaalgoederen Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt momenteel niet over gebouwen waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Derhalve is geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld. HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurd pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland.
Waardering en afschrijving van activa Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen schrijft HFA conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2019’ lineair af met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt objecten met een economische gebruiksduur, die aanzienlijk langer is dan één jaar en het activeren dus redelijk en aanvaardbaar is.
3.2 Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie hebben we de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s dekken we af door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig rapporteert HFA in tussentijdse bestuurlijke rapportages over de stand van zaken van de risico’s. HFA bespreekt met het bestuur daarbij of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken gebruikt HFA ook om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. 17
Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve b. de stille reserves c. de post voor onvoorziene uitgaven d. de onbenutte belastingcapaciteit Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 86.917,- (stand 31 december 2024). Het nog te bestemmen resultaat 2024 is € 0,-. De onderdelen ‘stille reserves’, ‘onvoorziene uitgaven’ en ‘onbenutte belastingcapaciteit’ zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2024 € 212.216 (na onttrekkingen). In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA € 233.404. De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale bijdrage exclusief DTR bedroeg € 1.053.797. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 105.379. De huidige stand van de algemene reserve is € 86.917 en valt daarmee binnen de norm. De omvang van de algemene reserve is dus in lijn met wat onze gemeenschappelijke regeling voorschrijft en is dus rechtmatig. In de paragraaf risico-inventarisatie overwegen wij of de algemene reserve een voldoende omvang heeft voor eventuele, mogelijke tegenvallers.
Risico-inventarisatie Een risico is de kans op het optreden van een onvoorziene (doorgaans negatieve) gebeurtenis van materieel belang, met als gevolg uitstroom van middelen uit de organisatie. Zowel met Dagelijks Bestuur (DB) als met het Algemeen Bestuur (AB) zijn risico’s (waaronder ook frauderisico’s) besproken. Voor frauderisico’s zijn waar mogelijk passende maatregelen in de interne beheersing genomen. Bepaalde frauderisico’s doen zich vanwege de beperkte omvang van HFA als organisatie niet of zelden voor. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan samenspanning bij (Europese) aanbestedingen of fraude bij betalingen. Aanbestedingen komen zelden voor en indien zij zich voordoen, huurt de organisatie ter begeleiding externe expertise in. Betalingen controleren we zorgvuldig enerzijds en anderzijds is het aantal personen dat betalingen kan vervullen zeer beperkt. Dergelijke risico’s zijn met AB en DB besproken en in een intern, vertrouwelijk document vastgelegd als frauderisicoanalyse. De risicoanalyse van HFA is vertaald naar een risico-inventarisatie, waarin meerdere (bedrijfs)risico’s vertaald zijn naar een mogelijke uitstroom van middelen door daarin de kans van optreden en omvang van mogelijke, benodigde middelen te betrekken. #
Thema
Gebeurtenis
Oorzaak
Gevolg
Mogelijke oplossingen
Financieel effect
Eens in de jaren
1 Partners
Samenwerking Batavialand vervalt / stagneert (beperkt operationeel risico) Brand of natuurramp depots
Verandering visie BL op samenwerking (of een conflict)
(Beperkt operationeel risico)
Meer zelf betalen. Minder (synergie) voordelen wellicht.
€ 10.000
10
10
€
1.000
Calamiteit
Archieven ernstig beschadigd (of vernietigd)
1) CHV - plan; 2) Grootschalig conserveren en restauratie toepassen en alternatieve opslag
€ 100.000
25
4
€
4.000
Ransomware
Hacken van database
Data niet meer toegankelijk
Backup bestanden terugzetten
€ 50.000
10
10
€
5.000
2 Calamiteit
3 Buitenwereld
18
Kans
Benodigde weerstandscapaciteit
#
Thema
Gebeurtenis
Oorzaak
Gevolg
Mogelijke oplossingen
Financieel effect
Eens in de jaren
4 Buitenwereld
Exit-traject leverancier edepot
Diverse (faillissement, conflict, overmacht)
Uitfaseren applicatie, migratie naar nieuwe omgeving
Escrow overeenkomst, contracten herzien en migratie naar nieuwe, dan aan te schaffen alternatieve omgeving
€50.000
10
10
€
5.000
5 Buitenwereld
Claim auteursrechten Huisvesting: andere locatie nodig door groei of aflopen contract Langdurige afwezigheid medewerkers of arbeidsconflict
Onvolledige registratie Huurcontract loopt af en HFA groeit als organisatie meer dan verwacht Vertrek/ziekte medewerkers of verschil van inzicht
Claims van derden Huidige locatie voldoet wellicht niet meer
Schikken
€ 20.000
10
10
€
2.000
Uitbreiding nodig op huidige locatie of verhuizen
€ 60.000
3
33
€
20.000
Onvoldoende capaciteit voor uitvoeren taken
Inhuren van tijdelijke medewerkers. Overwegen te verzekeren
€70.000
3
33
€
23.333
Benodigd weerstandsvermogen
€
60.333
Huidig weerstandsvermogen (algemene reserve nu) Verhouding (beschikbaar/nodig)
€
86.917
6 Partners
7 Intern
Kans
Benodigde weerstandscapaciteit
De risico-inventarisatie is geen uitputtende opsomming en bevat wel de belangrijkste risico’s, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze jaarrekening. Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen enerzijds weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) en anderzijds de niet voorzienbare risico’s welke van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. De algemene reserve bevat als weerstandvermogen € 87k, terwijl de mogelijke impact van risico’s een omvang van ongeveer € 60k voorschrijft. Het verhoudingsgetal is voor HFA na 2024 daarom ongeveer 1,4. 1,4 is groter dan 1. Het niveau van het weerstandsvermogen is zo bezien voldoende. Het is verstandig voor HFA en haar deelnemers om te overwegen om (1) aanvullende, specifieke bestemmingsreserves te vormen voor betreffende risico’s en/of (2) de algemene reserve te verhogen bij gelegenheid. Vergelijking met voorgaand jaar Een van de belangrijkste risico’s na 2023 was het (door HFA) betalen van kosten voor de voorgenomen uittreding Rijk uit de gemeenschappelijke regeling zonder tegemoetkoming van het Rijk. Het Rijk heeft kenbaar gemaakt in 2027 te zullen uitreden uit de regeling.
Omdat inmiddels meerdere afspraken zijn gemaakt over het vergoeden van HFA door het Rijk bij uittreding, is duidelijk dat dit geen enorme hoeveelheid eigen middelen meer van HFA zal kosten. Het is daarom geen noemenswaardig risico meer na 2024. De jaarrekening van 2023 benoemde en becijferde al het risico op toenemende huisvestingskosten. Omdat het managementteam (MT) van HFA in 2024 meerdere scenario’s heeft beschreven voor het bestuur en het huidige huurcontract mogelijk afloopt in 2027, is de kans dat dit risico zich voordoet groter (omdat de afloopdatum dichterbij is). Het bedrag is nu op €60k geschat (i.p.v. € 50k).