Bijlage 2. Het Flevolands Archief - Gewaarmerkte jaarrekening 2024 incl. controleverklaring jaarrekening 2024

17.126

17.126

0

1.012.976

998.416

1.027.267

1.053.797

26.530

Bijdragen Rijk, provincie en gemeenten

Totaal

Jaarrekening 2023

Begroting na Primaire wijziging 2024 1e berap begroting 2024

Jaarrekening 2024

De baten bestaan voornamelijk uit vaste bijdragen per deelnemer van de gemeenschappelijke regeling van Het Flevolands Archief (GR HFA). De baten zijn €26k hoger dan begroot. Dit komt omdat het Rijk HFA (en andere RHC’s) meer compenseert via haar autonome indexatiemethoden dan wij vooraf verwacht/begroot hadden. 49

7. Overige bijdragen en overige baten

Overige bijdragen en overige baten

Begroting na Primaire wijziging 2024 1e berap begroting 2024

Jaarrekening 2023

Overige baten Totaal

Jaarrekening 2024

Verschil jaarrekening 2024 - begroting na wijziging 2024

70.130

5.000

49.174

166.394

117.220

70.130

5.000

49.174

166.394

117.220

De overige baten zijn 2024 hoger dan begroot en hoger dan in het voorgaande jaar. Dat komt onder andere omdat OCW HFA meerdere kosten vergoed rondom de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling (GR). Deze vergoedingen bestaan onder andere uit (a) een vergoeding voor inspanningen van het managementteam (€ 50k), (b) een tegemoetkoming voor de cao-stijging in 2024 (€ 55k) en (c) aanloopkosten gemaakt in 2024 (ca. €22k). HFA heeft deze kosten formeel niet begroot, wel gemaakt en al vergoed verkregen van het Ministerie van OCW. Andere overige baten betreffen kosten, die HFA namens gemeentes in rekening gebracht krijgt door derden en HFA vervolgens aan deze gemeentes doorbelast. Hierbij valt te denken aan trainingen, die deelnemers zo gezamenlijk kunnen bijwonen, en inspanningen voor de ‘collectie Lely’, waarin HFA op verzoek van gemeente Lelystad penvoerder is. De overige baten betreffen verder ook andersoortige opbrengsten, zoals de vergoedingen die gebruikers van de studiezaal bijdragen ter dekking van het gebruik van faciliteiten (zoals het kopiëren van documenten). Dit zijn beperkte bijdragen die bedoeld zijn om gebruikers kosten te helpen dekken. In 2024 is tevens een bedrag van enkele tienduizenden euro’s ontvangen aan rentebaten. 10. Incidentele baten en lasten Jaarrekening 2023

Primaire begroting 2024

Begroting na wijziging 2024 1e berap

Jaarrekening 2024

0

0

0

0

Verschil jaarrekening 2024 begroting na wijziging 2024 0

0

0

0

0

0

Incidentele baten en lasten Vrijval DTR gelden Totaal

In 2024 zijn er geen incidentele baten en lasten geweest. 11. Dotaties aan reserves Jaarrekening 2023

Primaire begroting 2024

Begroting na wijziging 2024 1e berap

Jaarrekening 2024

Verschil jaarrekening 2024 - begroting na wijziging 2024

Dotaties aan reserves Dotaties aan reserves

0

0

0

0

0

Totaal

0

0

0

0

0

In 2024 zijn er geen dotaties aan reserves geweest, zoals al uit de toelichting op de bestemmingsreserves blijkt. 50

12. Onttrekkingen aan reserves Jaarrekening 2023

Primaire begroting 2024

Begroting na wijziging 2024 1e berap

Jaarrekening 2024

Onttrekkingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves

428.581

14.161

192.881

Verschil jaarrekening 2024 - begroting na wijziging 2024 84.434 -108.447

Totaal

428.581

14.161

192.881

84.434

-108.447

De inhoud en aard van de onttrekkingen 2024 staat bij de toelichting op de bestemmingsreserves uitgebreid omschreven. Zoals begroot, onttrekt HFA het bedrag dat nodig is om op een neutraal resultaat van € 0,- uit te komen.

Overzicht van de structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves

Omschrijving

Begroting voor wijziging

Structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de Baten reserves €

Begroting na wijziging

Realisatie 2024

Lasten

Saldo

Baten

Lasten

Saldo

Baten

Lasten Saldo

€

€

€

€

€

€

€

€

Afschrijvingslasten geconditioneerde depotruimte Audiovisuele Collectie (AV-collectie)

0

0

0

0

0

0

0

Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal

0

0

0

0

0

0

0 3.879

0

Totaal structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves

0

0

0

0

0

0

0 3.879

0

0

Van de onttrekkingen bij HFA zijn alleen de onttrekkingen aan de afschrijvingsreserves te typeren als structureel. Slechts de afschrijvingsreserve voor de herinrichting van de studiezaal was in 2024 aangewend voor €3,8k. Omdat de studiezaal in 2021 in gebruik is genomen, is een jaar later in 2022 pas voor het eerst hierover afgeschreven. Omdat de onttrekkingen in generieke zin zijn begroot in 2024 (als een totaal aan onttrekkingen aan alle bestemmingsreserves) heeft HFA geen specifieke onttrekking begroot voor de bestemmingsreserves.

51

0

13. Verschillen tussen realisatie en begroting De realisatie van werkelijke baten en lasten kent in 2024 de volgende verschillen ten opzichte van de begroting:

Omschrijving

LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Dienstverlening en Archiefbewaarplaats E-Depot en DTR Projecten Afschrijvingen Totaal lasten BATEN Bijdragen en subsidies E-depot en DTR Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten Totaal baten Batig saldo (baten lasten) Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo van baten en lasten

Jaarprognose in 2e bestuursrapportage 2024

Verschil met begroting

Uitgedrukt als percentage van lasten

Realisatie 2024

Verschil met begroting

Uitgedrukt als percentage van lasten

1.155.000 1.216.556 206.675 226.405

-61.556 -19.730

-4% -1,2%

1.225.000 235.000

-70.000 -28.325

-4% -2%

85.548 50.701 175.000 171.393 35.000 27.930 23.000 22.541 1.680.223 1.715.526

34.847 3.607 7.070 459 -35.303

2% 0,2% 0,4% 0% -2%

60.000 185.000 35.000 23.000 1.728.000

25.548 -10.000 0 0 -47.777

1% -1% 0% 0% -3%

1.027.267 1.053.797 410.901 410.901

-26.530 0

-1,5% 0%

1.040.067 410.901

-12.800 0

-1% 0%

166.394

-117.220

-7%

161.859

-112.685

-7%

0 0 1.487.342 1.631.092

0 -143.750

0% -8,4%

0 1.612.827

0 -125.485

0% -7,3%

-6%

-150.173

-42.708

-2%

Begroting na wijziging 2024

49.174

-192.881

-84.434 -108.447

0

0

0

0%

0

0

0%

192.881

84.434

108.447

6%

150.173

42.708

2%

0

0

0

0%

0

0

0%

Met de rechtmatigheidsverantwoording doet HFA als organisatie uitspraak over het rechtmatig handelen voor ontwikkelingen van groter dan 3% van de lasten. Voor wat begrotingsrechtmatigheid geldt dit voor overschrijdingen van lasten groter dan 3%. In 2024 is er een beperkte overschrijding van de personeelskosten (4%). HFA heeft ongeveer € 81k meer uitgegeven dan begroot is. Dit komt voornamelijk door (1) de stijging van salarissen in cao rijk en (2) een stijging in kosten voor bedrijfsvoering, door uitgaven die HFA maakt vooruitlopend op de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. OCW heeft voor de cao-stijging extra bijdragen betaald aan HFA enerzijds en vergoedt OCW HFA voor aanloopkosten voor de mogelijke uittreding anderzijds. Netto heeft HFA daardoor geen overschrijding. Het bestuur is onder andere via bestuursrapportages en via bestuursvergaderingen hiervan op de hoogte gesteld. De overschrijding is daardoor acceptabel.

52

De overige opbrengsten (‘overige bijdragen en overige baten’) zijn in beperkte mate hoger dan begroot (€117k, 7% t.o.v. lasten). Dit komt omdat OCW HFA meerdere kosten vergoed rondom de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling (GR). HFA heeft deze kosten formeel niet begroot, wel gemaakt en al vergoed verkregen van het Ministerie van OCW. Het betreft aanloopkosten, een vergoeding voor inspanningen van het managementteam. Ook compenseert OCW HFA voor de cao-stijging in 2024. Omdat HFA hier praktisch gewoon kosten, die specifiek voor één deelnemer zijn, zoals gebruikelijk ook bij de betreffende overheidsorganisatie in rekening brengt enerzijds en anderzijds OCW vrij is om HFA te vergoeden voor de cao-stijging, past deze begrotingsoverschrijding van de baten binnen beleid van het bestuur van HFA. HFA heeft onder andere via bestuursrapportages het bestuur hierover geïnformeerd. Overige begrotingsoverschrijdingen en onderbestedingen kleiner dan 3% zijn voor zover relevant elders in deze jaarrekening toegelicht. Al deze ontwikkelingen heeft HFA gemeld aan het bestuur en met hen besproken. Dit blijkt uit de beperkte verschillen tussen de realisatie 2024 en de jaarprognose, die in bovenstaande tabel is opgenomen en afkomstig uit de 2e bestuursrapportage 2024.

De onttrekkingen hebben plaatsgevonden per bestemmingsreserve op dezelfde manier zoals reeds aan het bestuur van HFA is gerapporteerd met de 2e bestuursrapportage 2024 [om op een begrotingsneutraal resultaat uit te komen]. Alle afwijkingen ten opzichte van de begroting passen binnen het beleid van het bestuur van HFA en zijn ook tijdig gemeld aan het bestuur. Een overschrijding op personeelskosten is gecompenseerd door bijdragen vanuit het Rijk en de overschrijding is daardoor weliswaar in eerste instantie een begrotingsoverschrijding, maar aanvaardbaar en acceptabel. HFA heeft dus rechtmatig gehandeld in het uitvoeren van de begroting.

53

10.Wet Normering Topinkomens WNT-verantwoording 2024 Het Flevolands Archief De Wet Normering Topinkomens (WNT) is van toepassing op Het Flevolands Archief (HFA). Het op HFA toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2024 € 233.000 en dat is het algemene bezoldigingsmaximum. 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling alsmede degenen die op grond van hun functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt Gegevens 2024 bedragen x € 1

Marloes van der Sommen

Functiegegevens

Directeur 01/01 – 31/12

Aanvang en einde functievervulling in 2024

1.0

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

ja

Dienstbetrekking? Bezoldiging

€ 101.658

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

€ 14.375

Subtotaal

€ 116.033 € 233.000

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

N.v.t. € 116.033

Bezoldiging Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t. Gegevens 2023 01/01 – 31/12

Aanvang en einde functievervulling in 2023

1.0

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

ja Bezoldiging € 89.800

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

€ 13.634

Subtotaal

€ 103.434

€ 223.000

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€ 103.434

Totale bezoldiging

54

1d. Topfunctionarissen alsmede degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt met een bezoldiging van € 2.100 of minder Gegevens 2024 NAAM TOPFUNCTIONARIS

A. Ponsioen Penningmeester (namens het Rijk) F. Brouwer Bestuurslid (namens gemeente Urk) J. Klopman Bestuurslid (namens provincie Flevoland) S.J. Lap Bestuurslid (namens gemeente Dronten) J. Lodders Bestuurslid (namens waterschap Zuiderzeeland) S. Kruis Voorzitter (namens gemeente Lelystad) S. Scheffer Bestuurslid (namens gemeente Zeewolde) De bezoldigingsmaxima voor de bestuursvoorzitter is 15% en voor bestuursleden is 10% van de WNT norm van € 233.000,= Vergelijkende cijfers ten opzichte van 2023 Tijdens het opstellen van de jaarrekening 2024, constateerde onze accountant een berekeningsfout in de bedragen van de WNT-tabel in 2023. We hebben de correct berekende cijfers over 2023 opgenomen in de jaarrekening 2024. Deze verschillen als volgt van de in de jaarrekening 2023 getoonde cijfers: Item in WNT-tabel

Bedrag 2023 in 2023 jaarrekening

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Totale bezoldiging

€ 90.019 € 7.899 € 97.918 € 97.918

55

Correcte bedrag 2023 in 2024 jaarrekening € 89.800 € 13.634 € 103.434 € 103.434

11.Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben zich na het opmaken van de jaarrekening geen gebeurtenissen van betekenis voorgedaan die nadere informatie geven over de feitelijke situatie op balansdatum.

12.Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het Dagelijks Bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur op 19 december 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur bepaald en bedraagt 3 % van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 51.466,-.

De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024. Bevinding Het Dagelijks Bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 81k bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens € 51k. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het Dagelijks Bestuur overigens een bedrag van € 81k acceptabel op basis van door het Algemeen Bestuur vastgestelde afspraken.

56

De geconstateerde afwijkingen betreffen: Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2. Ongeautoriseerde reservemutaties

Bedrag € 81 k €0k €0k

1. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid € 0 k of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Totaal begrotingsonrechtmatigheden 2. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar dit vooraf vastgestelde beleid. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden Voorwaardencriterium 3. Geen bevindingen M&O criterium 4. Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheden Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel

€ 81 k

€ 81 k

€0k €0k

€ 81 k € 81 k €0k

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het Algemeen Bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie zij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

57

13.Bijlage – overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld HFA kent slechts één programma ‘Archivering’ en het grootste deel van de activiteiten behoort tot taakveld cultureel erfgoed.

Taakveld 0.4 Overhead 0.5 Treasury 5.5 Cultureel erfgoed Subtotaal 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten

Begrote baten na wijziging

Begrote lasten na wijziging -

Gerealiseerde baten

471.900

Gerealiseerde lasten -

17.905

Programma Archivering

497.050

100%

16.000

500

1.471.342

1.207.823

1.613.187

1.217.325

100%

1.487.342

1.680.223

1.631.092

1.715.526

100%

192.881

0

84.434

0

100%

0

0

0

100%

0

58

1.151

100%

III. Controleverklaring accountant

59

Publieke Sector Accountants B.V. Arcadialaan 20 E 1813 KN Alkmaar www.publiekesectoraccountants.nl info@psa-ra.nl

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief (verder: Het Flevolands Archief)

VERKLARING OVER DE IN DE JAARSTUKKEN OPGENOMEN JAARREKENING 2024 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2024 van Het Flevolands Archief te Lelystad gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2024 en van het vermogen van Het Flevolands Archief op 31 december 2024 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De jaarrekening bestaat uit: ▪ ▪ ▪

▪

het overzicht van baten en lasten over 2024; de balans per 31 december 2024; de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2024; en de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het meerjarig controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 24 juni 2019 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2024 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van Het Flevolands Archief, zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies.

Op alle opdrachten verricht door Publieke Sector Accountants B.V. zijn de ‘Algemene Voorwaarden Publieke Sector Accountants’, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69411409, van toepassing. Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Pagina 2 21 maart 2025 312022008.25.071

Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 17.100. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2024. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.000 rapporteren, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2024 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6 sub a WNT en artikel 5, lid 1 sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.

Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.

VERKLARING OVER DE IN DE JAARSTUKKEN OPGENOMEN ANDERE INFORMATIE De jaarstukken omvatten andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. De andere informatie bestaat uit: ▪ ▪ ▪ ▪

het voorwoord; het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording; en de financiële paragrafen; en het vaststellingsbesluit door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

Pagina 3 21 maart 2025 312022008.25.071

BESCHRIJVING VAN VERANTWOORDELIJKHEDEN MET BETREKKING TOT DE JAARREKENING Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het door het algemeen bestuur op 19 december 2024 vastgestelde normenkader voor de financiële rechtmatigheid en voor het getrouw toelichten van de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 24 juni 2019, het Controleprotocol WNT 2024, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Pagina 4 21 maart 2025 312022008.25.071

Onze controle bestond onder andere uit: ▪

het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

▪

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling;

▪

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het dagelijks bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

▪

het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde veronderstellingen aanvaardbaar zijn inzake de afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan omtrent de financiële positie. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen echter van materiële betekenis zijn voor de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling;

▪

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en

▪

het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Alkmaar, 21 maart 2025 Publieke Sector Accountants B.V.

A.R. Sallehart RA

IV. Vaststellingsbesluit door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief

Vaststellingsbesluit

Directeur en managementteam van Het Flevolands Archief

Als ontwerp “Jaarstukken 2024” vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 20 maart 2025

De directeur van Het Flevolands Archief,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief

Bijeen op 3 juli 2025, Gelezen het voorstel van de directeur van Het Flevolands Archief d.d. 3 juli 2025;

B e s l u i t:

a. vast te stellen de Jaarstukken 2024, welke sluiten met een neutraal saldo van € 0.

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. S. Kruis

64