RKT onderzoeksrapport 'Impact op subsidies'

Tevens vindt er bij deze subsidies een gesprek plaats over de verantwoording. Indien de subsidie niet of niet volledig wordt besteed waarvoor deze bedoeld is, zal dat deel van de subsidie worden teruggevorderd. Afhankelijk van de aard van het oneigenlijk gebruik wordt dit ook bestuurlijk voorgelegd. Het komt volgens de gemeente weinig voor dat er oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van subsidies.

- 42 -

3.7 Inzet subsidiegelden voor opbouw eigen vermogen Deelvraag 7: Hoe wordt omgegaan met eventuele inzet van subsidiegelden door organisaties ten behoeve van reserve opbouw (eigen vermogen)? Wat is de rol van de gemeenteraad hierbij? In de Asv, vastgesteld door de raad, worden meerdere mogelijkheden genoemd om om te gaan met eventuele inzet van subsidiegelden ten behoeve van reserve opbouw (eigen vermogen). In hoofdstuk 6, artikel 19, wordt benoemd dat de subsidieontvanger in bepaalde gevallen een vergoeding verschuldigd is aan de gemeente wanneer de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming (uit Awb, 4:41 tweede lid). Artikel 20 uit hoofdstuk 6 gaat in op de mogelijkheid om bij de beschikking tot subsidieverlening te bepalen dat een subsidieontvanger een egalisatiereserve dient te vormen waarbij het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten ten gunste komen van de egalisatiereserve. Dit artikel is bedoeld om bijvoorbeeld het risico van potverteren in te dammen. In artikel 25 van hoofdstuk 7 wordt genoemd dat subsidieontvangers die meer dan €25.000 op jaarbasis ontvangen, inzichtelijk moeten maken of en zo ja, welk vermogen is gevormd met behulp van de subsidie (via de Jaarrekening).

Zoals ook in de Kadernota subsidiebeleid 2017-2020 is aangegeven, is het de bedoeling dat subsidieontvangers dat vermogen inzetten om zo nodig een buffer te vormen voor tegenvallers en verder te besteden aan activiteiten die de Tilburgse bevolking ten goede komen. In de door de raad vastgestelde Kadernota subsidiebeleid 2017-2020 (pg. 11 en 12) is verder vastgelegd hoe om te gaan met de inzet van subsidies ten behoeve van het eigen vermogen: ‘Wij adviseren om geen grens aan het eigen vermogen te stellen. Op dit moment brengen wij jaarlijks de eigen vermogens van gesubsidieerde organisaties in kaart via de risicomonitor. In de risicomonitor wordt gekeken hoe organisaties er financieel voor staan. Is er sprake van een financieel slechte situatie of beschikt de organisatie over (te) ruime financiële middelen. Dit wordt bekeken aan de hand van de kengetallen exploitatieresultaat, liquiditeit en eigen vermogen. Voor eigen vermogen wordt als indicatieve bovengrens een solvabiliteit (Eigen Vermogen/Totaal vermogen) gehanteerd van 0,4. Deze bovengrens is gebaseerd op indicatieve grenzen zoals bureaus als Berenschot en Hordijk & Hordijk die hanteren. Indien een gesubsidieerde organisatie boven de grens uit komt dan wordt naar de volgende zaken gekeken: • Is het grote eigen vermogen (mede) gevormd door subsidies van de gemeente Tilburg.

• Wordt het eigen vermogen door incidentele meevallers of structurele meevallers gevormd • Welk aandeel heeft de gemeente Tilburg in de exploitatie. • Is het eigen vermogen liquide beschikbaar of zit het vast in vastgoed en inrichting • In welke sector bevindt de organisatie zich. In de zorgsector stellen bijvoorbeeld banken en het waarborgfonds andere/hogere eisen aan de gewenste omvang van het eigen vermogen. • Zijn er bijzondere omstandigheden waardoor een groter eigen vermogen gewenst is. Aan de hand van de antwoorden op basis van bovenstaande vragen, wordt duidelijk of en welke consequenties dit heeft voor een volgende subsidieverlening. Afhankelijk van de situatie kan vermogensgroei met subsidie van de gemeente Tilburg beperkt of gestopt worden. Het constateren of een organisatie over voldoende eigen middelen beschikt is maatwerk en een genuanceerd verhaal is. Het rechtlijnig toepassen van een vermogensnorm met bijbehorende consequenties in de subsidieverordening lijkt hier niet in te passen.’ Bron: Kadernota subsidiebeleid 2017-2020.

De afgelopen jaren is volgens bovenstaande insteek gehandeld; bij subsidies boven €25.000 wordt door de subsidieadviseurs de eindverantwoording financieel beoordeeld (via de quick scan). Met subsidieontvangers die een hogere solvabiliteit kennen dan 0,4 (40%) als indicatieve grens wordt vervolgens gesproken of dit consequenties heeft voor volgende subsidieverleningen: - 43 -

“De vermogensgroei kan beperkt of gestopt worden. Het is maatwerk en moet dat ook blijven.” Citaat ambtenaar afdeling PEC

In mei 2021 is deze werkwijze vastgelegd in het document ‘Procesvoorstel periodieke informatievoorziening over gesubsidieerde organisaties’52, welke door de wethouders akkoord is bevonden. De wethouders wensten ook periodiek op de hoogte gehouden te worden over de financiële zaken van subsidieontvangers. Daarom wordt vanaf 2021 periodiek in oktober een overzicht aan wethouders aangeboden, waarbij subsidieontvangers met een solvabiliteit van > 0,4 worden uitgelicht. De subsidieadviseur geeft onder andere in dit overzicht een toelichting over de subsidie in relatie tot de overschrijding van de solvabiliteitsnorm. Organisaties met een eigen vermogen van minder dan €50.000 worden hier niet in meegenomen. De gemeente acht het eigen vermogen van deze organisaties in absolute termen beperkt.

3.8 Verantwoording over besteding subsidiegelden en behaalde impact (bij IgS) of output/outcome (bij niet IgS) Deelvraag 9: Wordt de wijze waarop subsidiegelden zijn besteed door subsidieontvangers (ook via eventuele partners van subsidieontvangers) bijgehouden en zo ja, hoe? Wordt hierover verantwoord aan de gemeenteraad en zo ja, hoe? Deelvraag 10: Wordt de impact dan wel de output/outcome van subsidieontvangers bijgehouden en zo ja, hoe? Wordt hierover verantwoord aan de gemeenteraad en zo ja, hoe? Subsidieformat Bij de beschikking tot subsidieverlening is bij een subsidie boven €25.000 een subsidieformat bijgevoegd met daarin opgenomen de subsidievoorwaarden en het verantwoordingsformat. Er is een onderscheid te maken tussen het subsidieformat IgS en niet IgS: • Vanaf 2019 wordt voor IgS een subsidieformat bij de beschikking tot subsidieverlening bijgevoegd aan de subsidieontvanger. Hierin zijn de subsidievoorwaarden en de verantwoordingseisen opgenomen. Het subsidieformat is in plaats gekomen van de inhoudelijke rapportage zoals vermeld in de Asv (artikel 23 tot en met 26). Bij de eindverantwoording beschrijft de subsidieontvanger op basis van het subsidieformat IgS onder andere: - In welke mate en op welke wijze de doelgroep is bereikt. - Op welke manier de impactclaim is gerealiseerd. - Op welke manier de output is gerealiseerd.

- In hoeverre het beoogd effect is behaald (per activiteit). - Hoe de uitvoering van de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de impactclaim. - Op welke manier de effecten/output, indicatoren en streefwaarden uit het onderzoeksplan gerealiseerd zijn. • Voor subsidies die niet IgS verstrekt worden (subsidies cultuur en subsidies economie & arbeidsmarkt) geldt dat er een subsidieformat ter beschikking wordt gesteld met een afwijkend format dan voor IgS. Bij de eindverantwoording beschrijft de subsidieontvanger op basis van het subsidieformat niet IgS onder andere: - Wat de bestuurlijke doelstelling (impact) is. - Wat het beleidskader (outcome) is.

52

Gemeente Tilburg (2021). Procesvoorstel periodieke informatievoorziening over gesubsidieerde organisaties. - 44 -

- Hoe de uitvoering van de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de beleidsmatige doelstelling (uit het beleidskader). - Wat de beoogde effecten/resultaten (output) zijn en in hoeverre deze zijn behaald. - Geeft de realisatie van de prestaties/activiteiten weer. Tussentijdse monitoring Ook tussentijds wordt bijgehouden hoe subsidiegelden zijn besteed en of impact dan wel output/outcome bereikt gaan worden. Dit gebeurt bij IgS via accountgesprekken met de subsidieontvanger en een eventueel verplicht verslag bij subsidies boven €125.000. Bij niet IgS (anders dan basisvoorzieningen cultuur) is een gesprek en verslag in de regel niet verplicht, maar worden prestaties, resultaten en bijzonderheden wel gedeeld met de wethouders. Bij basisvoorzieningen cultuur is er eens per jaar een gesprek tussen accounthouder en subsidieontvanger over de geleverde prestaties (inclusief verplicht verslag). Eindverantwoording De eindverantwoording over subsidies is geregeld in artikel 23 tot en met 26 in hoofdstuk 7 van de Asv: • Voor subsidies tot €7.500 wordt direct een beschikking tot subsidievaststelling verstrekt en volstaat de melding of de activiteit heeft plaatsgevonden. • Tussen €7.500 en €25.000 bestaat de verantwoording uit een inhoudelijk verslag.

Uit dit verslag moet blijken dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht, welke resultaten zijn bereikt en op welke wijze de activiteiten hebben bijgedragen aan de realisering van de door de gemeente vastgestelde beleidsdoelen. • Tussen €25.000 en €125.000 is een inhoudelijk verslag en een Jaarrekening benodigd. De Jaarrekening moet tevens inzichtelijk maken of en zo ja welk vermogen is gevormd met de subsidie. Voorts dient informatie te worden verstrekt over de wijze waarop de subsidieaanvrager publiekelijk heeft gecommuniceerd over zijn werkzaamheden en de resultaten daarvan in relatie tot de verstrekte subsidie door tenminste een Jaarverslag op de website te publiceren. • Boven €125.000 is een inhoudelijk verslag, een Jaarrekening en een controle verklaring van de accountant noodzakelijk. De Jaarrekening moet voldoen aan hetgeen hiervoor is genoemd en aan het bepaalde in Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Dit betekent dat de Jaarrekening dient voorzien te zijn van een controle verklaring van de accountant, waarbij in de verklaring ook een oordeel gegeven wordt over de gerapporteerde prestaties. Het college kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de hierboven bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

Samengevat betekent dit dat subsidies boven €7.500 worden verstrekt door een beschikking tot subsidieverlening en vervolgens na de eindverantwoording een beschikking tot subsidievaststelling. Daarbij legt de subsidieontvanger inhoudelijk en vanaf €25.000 ook financiële verantwoording af. Verantwoording wordt afgelegd via een ingevuld subsidieformat (IgS of niet IgS) door de subsidieontvanger. Bij de beoordeling van de eindverantwoording door de gemeente ten behoeve van de subsidievaststelling wordt gebruik gemaakt van een inhoudelijk en financieel beoordelingskader om zo te toetsen of de subsidie besteed is volgens de gemaakte afspraken. Dit gebeurt bij IgS en niet IgS (subsidies cultuur en subsidies economie & arbeidsmarkt). Met name het financiële beoordelingskader (quick scan) bij IgS – ingevuld vanuit subsidieadviseurs van de afdeling PEC – geeft inzicht in waar de subsidie aan besteed is en in gemaakte kosten en opbrengsten door de subsidieontvanger. Bij subsidies boven €125.000 wordt de rechtmatige besteding ook gecheckt aan de hand van - 45 -

de controleverklaring van de accountant. Tevens vindt er dan (indien daartoe aanleiding is) een gesprek plaats met de subsidieontvanger over de verantwoording. Indien er aanleiding toe is wordt ook bij subsidies lager dan €125.000 contact opgenomen met de subsidieontvanger over de verantwoording. Voor niet IgS (subsidies cultuur en subsidies economie & arbeidsmarkt) wordt de eindverantwoording eveneens inhoudelijk en financieel getoetst (financieel wederom vanuit subsidieadviseurs van de afdeling PEC), hierbij wordt gebruik gemaakt van een inhoudelijk en financieel beoordelingskader. De wijze waarop subsidiegelden zijn besteed en de behaalde impact dan wel output/outcome, wordt dan ook bijgehouden gedurende het hele subsidieproces; vanaf de subsidieverlening via het subsidieformat waarbij de subsidieontvanger kennis neemt van de voorwaarden en verantwoordingseisen, via de tussentijdse monitoring via (account)gesprekken over de voortgang en een eventueel verslag en via de eindverantwoording op basis van een ingevuld subsidieformat en de beoordeling door de gemeente ten behoeve van de subsidievaststelling. De raad wordt op programmaniveau hierover geïnformeerd via de P&C-cyclus; via de Tussenrapportage, Najaarsbijstelling en Jaarstukken. De raad wordt in de stukken vanuit de P&C-cyclus dan ook niet specifiek geïnformeerd over de besteding van individuele subsidies.

Jaarlijks wordt in het kader van publieke verantwoording wel een lijst gepubliceerd (ook richting de raad) van alle verstrekte subsidies. Inzet van subsidies via eventuele partners van subsidieontvangers wordt niet bijgehouden. In het kader van verantwoording, geeft de vertegenwoordiging van de raad mee: “Vragen wij niet te veel aan gesubsidieerde organisaties, instellingen en stichtingen qua verantwoording? Er dient een betere balans te zijn tussen informatie ontvangen van de subsidieontvanger en dit controleren; idealiter ontvangen wij alleen die informatie om goed te kunnen controleren.” Citaat raadslid

3.9 Impact (bij IgS) versus output/outcome (bij niet IgS) in relatie tot maatschappelijke effecten Deelvraag 11: Wordt de impact dan wel de output/outcome van subsidieontvangers afgezet tegen de beoogde maatschappelijke effecten? Wordt hierover verantwoord aan de gemeenteraad en zo ja, hoe? De Asv, hoofdstuk 1, artikel 4 geeft aan hoe het college voldoet aan de in artikel 4:24 van de Awb opgenomen verplichting om (minimaal eens in de vijf jaar) verslag uit te brengen aan de raad over de doeltreffendheid en de effecten van de verleende subsidies. In Tilburg geldt de afspraak dat verslag wordt gedaan: - bij de vaststelling en evaluatie van Kadernota’s, waar subsidieverlening aan de orde is; - bij de uitvoering van onderzoeken als bedoeld in de ‘Verordening onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Tilburg 2003’, voor zover deze betrekking hebben op beleidsterreinen, waar subsidieverlening aan de orde is. Daarnaast wordt jaarlijks in het kader van publieke verantwoording een lijst gepubliceerd van alle verstrekte subsidies, met een aanduiding van het bijbehorend doel dat de raad heeft vastgesteld. Hierover wordt de raad geïnformeerd.

- 46 -

3.10 Verbetermogelijkheden IgS volgens geïnterviewden Deelvraag 13: Welke inzichten en perspectieven geeft de beantwoording van deelvraag 1 tot en met 12 voor de verdere inzet van het subsidie-instrument door de gemeente Tilburg? In deze paragraaf worden de door geïnterviewden vanuit de gemeente Tilburg genoemde verbetermogelijkheden ten aanzien van IgS weergegeven. Dit draagt bij aan de beantwoording van deelvraag 13. Dit zijn: • “Kleinere of vrijwillige organisaties worden momenteel overvraagd met impactgericht subsidiëren.” • “Bij de subsidievaststelling zouden bij de impactgericht subsidiëren methodiek scherpere beoordelingscriteria opgesteld kunnen worden.” • “Er is geen nieuwe Algemene subsidieverordening, deze dateert uit 2017, en er is geen nieuwe mandaatregeling, terwijl de pilot impactgericht subsidiëren reeds is afgerond en geborgd als nieuwe werkwijze. Deze documenten vragen om spoedige actualisatie.” • “De borging van impactgericht subsidiëren in 2022 zorgt voor de beweging naar meerjarig subsidiëren en subsidieregelingen binnen het sociaal domein. Dit betekent onder andere dat een bestaande subsidiepartner ineens minder subsidie kan ontvangen dan nieuwe partijen. Het is nog onduidelijk wat dit betekent voor het strategisch partnerschap, met andere woorden hoe met elkaar om te gaan, tussen de gemeente en subsidiepartners.

Hier is nog een slag in te maken.” • “De komende periode zou de focus gericht moeten zijn op: Hoe kan impactgericht subsidieren verbeterd worden qua monitoring; welke impact is gewenst en hoe wordt dat gemeten? Kan de controlerende rol van de raad verder verbeterd worden? En hoe kan impact die individuele subsidiepartners genereren en rapporteren getoetst worden aan ‘een blik van buiten’, de landelijke discussie, en ‘de optelsom van het totaal’, de totaalimpact van individuele subsidiepartners en doe je het als keten goed?” • “Er zou meer nagedacht moeten worden over hoe het causale verband tussen impactgericht subsidiëren en het meten van het bereiken van bestuurlijke doelstellingen.” • “Er dient meer ingezet te worden op datagericht werken door het koppelen van ontwikkelingen op macro niveau bij het rijk en micro niveau, de gemeente.” • Bij de inventarisatie of IgS ook voor andere domeinen kan worden ingevoerd dan het sociaal domein, bestaat twijfel bij andere afdelingen: “Ik zie weinig financiële resultaten van impactgericht subsidiëren in het sociaal domein. Het kost veel tijd om in te richten. Ik betwijfel of de methodiek zorgt voor een grotere impact dan de werkwijze waarmee we momenteel werken.” • “De huidige indicatoren uit de Kadernota’s vanuit motie 44, en samengebracht in de Monitor Gezond en Gelukkig Tilburg, lijken ook in het nieuwe Akkoord 2022-2026 bruikbaar.

Indicatoren moet aansluiten bij het causaal verband tussen impactgericht subsidiëren en bestuurlijke doelstellingen, moeten technisch meetbaar zijn en moeten draagvlak hebben. Opnieuw naar indicatoren kijken om te bepalen of dat zo is, is gewenst.”

- 47 -

4. CASUSSEN Hoofdstuk 4 beschrijft op basis van casestudieonderzoek (documentatie, interviews met de gemeente Tilburg en interviews met de betrokkenen vanuit de organisatie, instelling of stichting) een drietal casussen. Er is daarbij gekozen voor een tweetal impactgericht gesubsidieerde casussen (ContourdeTwern en Stichting Leergeld) en één niet impactgericht gesubsidieerde casus (Stichting Kultoer -Theaterkermis LunaLunaLuna). Met de analyse van deze casussen wordt het subsidieproces van de gemeente diepgaander doorgrond, wat bijdraagt aan de beantwoording van deelvragen 2 tot en met 11 en deelvraag 13.

4.1 Casestudie ContourdeTwern Context • ContourdeTwern (vanaf nu: CdT) bevordert een inclusieve samenleving, waarin sociale ongelijkheid tegen wordt gegaan en mensenrechten en menselijke waardigheid worden bevorderd. Dit volgens drie lijnen: sociaal werk, kinder- en jongerenwerk, beheer en exploitatie van wijkcentra. • Vaststelling subsidie 2021: €17.285.509 voor sociaal werk, beheer wijk en buurtcentra en kinder- en jongerenwerk. • CdT doet mee aan de pilot IgS. • Impactclaim: het genereren van impact op maatschappelijke opgaven onder opgroeien, meetellen, meedoen en samenredzaamheid met name op het (gemeentelijke) programma ‘sociale basis’. Dit betekent dat Tilburgers zich fysiek, emotioneel en sociaal gezond voelen, Tilburgers voelen zich verbonden met elkaar en hun omgeving en Tilburgers hebben mensen om zich heen waar ze op kunnen steunen. Inrichting van het subsidieproces • Hoe is het subsidieproces ingericht (voorbereiding op verlening t/m vaststelling)? Er is een meerjarige subsidieaanvraag ingediend in 2020 voor de onderdelen sociaal werk, jongerenwerk via R-Newt en R-Newt Kids, en beheer en exploitatie van wijk- en buurtcentra ten behoeve van de maatschappelijke opgave ‘sociaal werk en preventieve ondersteuning jeugd’.

In de aanvraag wordt de impactclaim benoemd, worden de verandertheorie en het activiteitenplan toegelicht, is de begroting toegevoegd en is er een onderzoeksplan aanwezig. De afdeling SOC beoordeelde de aanvraag op basis van een beoordelingskader. Daarin wordt voor het onderdeel sociaal werk aangegeven dat de meeste zaken volledig voldoen, een aantal zaken voldoen bijna of grotendeels. Wat bijna voldoet is de kwaliteit, c.q. het aanbod van activiteiten en de monitoring van activiteiten. Waarom het bijna voldoet is dat het aanbod van activiteiten niet voldoende inzichtelijk is en dat interne meetinstrumenten die worden gebruikt om activiteiten te monitoren, onafhankelijkheid niet waarborgen. Wat grotendeels voldoet is het beleidskader. Belangrijkste punt hierbij is dat gemeentelijke indicatoren lastig te meten zijn en het dus niet helder is of indicatoren passend zijn bij het beleidskader. Ook grotendeels voldoet de impact. Belangrijkste reden waarom het grotendeels voldoet is dat of de impact wordt behaald mede afhankelijk is van andere partners en inwoners zelf. Invloeden van buitenaf zoals de gevolgen van de coronacrisis worden niet benoemd, terwijl zij wel de indicatoren kunnen beïnvloeden. Er volgt naar aanleiding van het beoordelingskader uiteindelijk een positieve beoordeling. Medio 2021 volgt een collegebesluit tot het verlenen van de subsidie voor CdT voor 2021-2024.

Deze aanvraag is niet meegegaan in eerdere besluitvorming omdat er meer tijd nodig was om tot een goede inhoudelijke en financiële beoordeling te komen. Jaarlijks ontvangt CdT, onder voorbehoud van

- 48 -

goedkeuring van de betreffende begroting door de raad, een subsidie bestaande uit de volgende onderdelen (prijspeil 2021, bedrag per jaar): a) Sociaal werk, inclusief mantelzorgondersteuning en informele zorg: €7.497.338 b) Beheer wijk en buurtcentra: €5.970.884 c) Kinder- en jongerenwerk (R-Newt): €3.290.428 En: a) R-Newt +: €426.859 b) extra jongerenwerk in Tilburg Noord ten behoeve van voorkoming ondermijning (BOTOC): €100.000 Aangevraagde subsidiebedragen zijn nagenoeg allemaal ook door het college toegekend. Met het collegebesluit worden ook de subsidievoorwaarden vastgesteld. In de subsidievoorwaarden worden de in de aanvraag aangegeven beoordelingsitems als de impactclaim, realisatie van output/indicatoren, samenwerking en financiële afspraken opgenomen. Deze inhoudelijke en financiële onderbouwingen van de impact zijn daarmee onderdeel van de monitoring, verantwoording en vaststelling van subsidieverlening. Het collegebesluit houdt verder in dat CdT geen nieuwe inhoudelijke subsidieaanvraag hoeft te doen voor 2022, 2023 en 2024. Op 27 oktober 2021 volgde de beschikking voor subsidieverlening via een brief aan CdT inclusief subsidievoorwaarden. Sturing op het subsidieproces • Is er een afwegingskader voor het verlenen van subsidie om gemeentelijke doelen te realiseren toegepast? Bij het subsidiebesluit zijn de subsidievoorwaarden en het verantwoordingsformat toegevoegd.

Het betreft het format IgS. •

Is tussentijds gemonitord of de verwachting is dat de subsidieontvanger impact of output/outcome ging behalen of had behaald? Hoe? Rol raad? Er wordt tussentijds gemonitord. Het accountoverleg met CdT in 2021 resulteerde in een powerpoint van CdT voor het onderdeel sociaal werk (inclusief vrijwillige inzet, mantelzorgondersteuning en informele zorg) en beheer en exploitatie van wijkcentra. Daarin wordt een terugblik gegeven over 2021 aan de hand van de verandertheorie en het onderzoeksplan. Ook wordt een vooruitblik gegeven. Per jaar worden er, per onderdeel, twee accountgesprekken gevoerd die op dezelfde wijze worden besproken en verantwoord op inhoud. Ook wordt in de subsidievoorwaarden benoemd: “U treedt met de gemeente in overleg wanneer lopende het jaar blijkt dat de gerealiseerde output/outcome significant afwijken van wat aan prestaties wordt gevraagd”. • Is er n.a.v. tussentijdse monitoring bijgestuurd? Wanneer? Hoe? Er vinden periodiek accountgesprekken plaats om te zien of bijsturing nodig is, daar is soms ook sprake van. • Was er sprake van oneigenlijk gebruik van subsidiegelden? Hoe is daarmee omgegaan? De quick scan van 2020 laat zien dat getoetst wordt of er een goedkeurende controleverklaring van de accountant aanwezig is die duidt op rechtmatige besteding. Dit is voor CdT het geval.

Ook is er een check in de inhoudelijke en quick scan of de subsidie besteed is conform de subsidievoorwaarden. Dit leverde geen signalen op van oneigenlijk gebruik. •

Was er sprake van reserve opbouw (eigen vermogen) via de inzet van subsidies? Hoe is daarmee omgegaan? De quick scan 2020 bevat een analyse van totstandkoming van het resultaat en het eigen vermogen. Daaruit valt af te leiden dat CdT in 2020 een verlies heeft van €160.969 ten aanzien van de subsidie, er is sprake van intering op de reserves. Ook voor 2021 wordt een dergelijk overzicht gemaakt. Rol college / raad: • Bij afwegingskader? - 49 -

College verleent de subsidie bij IgS. Afdeling SOC verstuurd de subsidievoorwaarden en verantwoordingsformat. • Tussen voorbereiding op verlening tot aan verantwoording over verleende subsidie? De raad stelt de begroting vast. Het college verleent de subsidie. •

Geïnformeerd over oneigenlijk gebruik van subsidie / reserve opbouw (eigen vermogen) via inzet subsidie? Niet aan de orde. Verantwoording over het subsidieproces • Is de wijze waarop subsidie is besteed bijgehouden en hoe? Voor 2021 is er een Jaarraportage Tilburg beschikbaar. De Jaarrapportage Tilburg 2021 komt terug op verandertheorie met impactclaims per onderdeel en hoe die gehaald is. En ook via de financiële beoordeling van de eindverantwoording over 2021 (quick scan), welke nog niet gereed is op dit moment (augustus 2022) vanwege openstaande vragen. •

Hoe is bij de verantwoording over de verleende subsidie vastgesteld dat de subsidieontvanger impact of output/outcome heeft behaald? Via de inhoudelijke en financiële beoordeling van de eindverantwoording over 2021 die op dit moment nog niet gereed is vanwege de eerder genoemde openstaande vragen. Verder geven de subsidievoorwaarden aan: “De subsidie wordt vastgesteld op basis van gerealiseerde impact, output en input. Indien de impact niet is gerealiseerd maar output en input wel is geleverd wordt de subsidie conform vastgesteld, en wordt in overleg met de organisatie afgestemd over het vervolg. Wanneer ook output en input niet zijn gerealiseerd, wordt bekeken voor welk bedrag de subsidie naar beneden wordt bijgesteld. Op deze subsidieverlening is de Algemene Subsidieverordening gemeente Tilburg van toepassing Indien u in dit jaar in totaal meer dan €125 000 aan subsidies ontvangt, zijn ook de richtlijnen bij de Algemene Subsidieverordening voor u van toepassing.” Rol college / raad: • Verantwoording over hoe subsidie is besteed? Geen rol college / raad. • Bij vaststellen subsidie? Geen documentatie over subsidievaststelling beschikbaar aangezien vaststelling van de eindverantwoording over 2021 nog niet heeft kunnen plaatsvinden vanwege openstaande vragen. •

Geïnformeerd over de effectiviteit van subsidies (bijdrage aan bestuurlijke doelstellingen uit het akkoord)? Wat is met informatie gedaan? Documentatie geeft hier onvoldoende zicht op. Hoe ervaart de gemeente Tilburg het subsidieproces • Welke rol heeft het college en de raad gehad in het verlenen van de subsidie? Raad stelt de begroting, Asv en kader/beleidsnota’s sociale basis vast. De raad heeft een controlerende rol. Individuele aanvragen (als CdT) worden binnen de begroting opgenomen. •

Welke informatie ontving het college en de raad in de periode tussen de voorbereiding op de verlening van de subsidie tot aan de verantwoording over de verleende subsidie? Raad stelt in de begroting een bedrag voor CdT vast. Raad stelt kader/beleidsnota’s sociale basis vast, daarin zijn doelstellingen sociale basis opgenomen. Over het vastgestelde bedrag voor CdT uit de begroting beslist vervolgens het college. Jaarverslag van CdT wordt één op één aangeleverd aan raad, er wordt door college geen nadere duiding aan jaarverslag gegeven behalve bij grote afwijkingen. In afgelopen drie jaar is daar geen sprake van geweest. Informatieverstrekking aan de raad over CdT verloopt dan ook met name via de begroting, kader/beleidsnota’s en jaarverslag. - 50 -

•

Is tussentijds gemonitord of de verwachting is dat de subsidieontvanger impact of output/outcome ging behalen of had behaald? Hoe? Sociaal werk, beheer en jeugd: periodiek gesprekken over impact per onderdeel. Vaak met managers gesproken. Jaarlijks één a twee keer formeel gesprek; hoe gaat het met impact. CdT is bedrijfsvoering aan het invlechten in rapportage. • Is er n.a.v. tussentijdse monitoring bijgestuurd? Wanneer? Hoe? Er wordt gestuurd op financiën (waar wordt geld aan besteed) en op inhoud (waar wordt geld op ingezet, welke keuzes worden gemaakt). De gesprekken gaan over waar accenten op worden leggen, waar willen we het meeste resultaat behalen. Bij tussentijdse aanpassingen gaat het niet om enorme koerswijzigingen. Aanpassingen gebeuren niet op het niveau van doelstellingen, niet op activiteitenniveau. Meer op impact niveau. Actualiteit bepaalt wijzigingen. Bijv. corona waarbij wijkcentra dicht gingen, jeugdwerkers werden digitaal ingezet. Ook CdT bepaalt waar meer focus nodig is. De vraag is hoe doet CdT dit om meeste impact te kunnen maken? Er is niet voor alles een blauwdruk hoe het qua impact gaat / hoe dat wordt gemeten. •

Hoe is bij de verantwoording over de verleende subsidie vastgesteld dat de subsidieontvanger impact of output/outcome heeft behaald? Het is bijna een veelkoppig monster, vele factoren zijn van invloed. Het gaat bijv. om impact klanttevredenheid, inzet in wijken, hoe werkt men samen met andere partners. Er is een ‘circle of influence’; meerdere zaken zijn van invloed. Het meetplan is ook nog niet perfect; hoeveel jongeren zijn bereikt, wil nog niet zeggen dat ook de gewenste impact is bereikt. En op welk niveau kan impact nu gemeten worden? Beleidskader is op hogere doelen ingesteld. Bijv. gezond en gelukkig. Per subsidieontvanger een verandertheorie opgesteld met directe effecten en hogere effecten (als gezond en gelukkig). Men meet eerst de directe effecten en de vraag wordt gesteld of dit bijdraagt aan hogere effecten. Soms blijkt op basis van wetenschappelijke onderzoeken dat het een bijdraagt aan het ander. Maar hoe hogere effecten gemeten moeten worden is nog onduidelijk. • Welke rol had het college en de raad in het vaststellen van een subsidie? De organisatie heeft een format voor verantwoordingen per subsidieontvanger. Wat valt op en wijkt het af, door accounthouder ingevuld. Op financieel vlak vult subsidieadviseur format in. Er wordt op basis daarvan een advies gegeven aan college wel of niet vaststellen, of bijv. terugvordering.

Subsidie wordt door het afdelingshoofd (in mandaat college) vastgesteld. Afwijkingen worden met portefeuillehouder besproken. Komen doelstellingen in gevaar dan wordt het college geïnformeerd. Er is ook twee keer per jaar een bestuurlijk overleg waarin vaststelling subsidies aan bod komt. •

Welke informatie ontving de raad over de effectiviteit van subsidies (bijdrage aan bestuurlijke doelstellingen uit het akkoord)? Wat deed de raad met deze informatie? Raad wordt via jaarrekening of kader/beleidsnota’s op beleidsniveau geïnformeerd (dus breder dan alleen CdT). Ook wordt aan raad over effectiviteit subsidies gerapporteerd via evaluatie van kader/beleidsnota’s eens in vier jaar. De raad wordt in geval van CdT alleen geïnformeerd bij grote afwijkingen. Als aan doelstellingen voldaan wordt dan wordt raad niet geïnformeerd over voortgang resultaten subsidies. CdT nodigt zelf de raad uit in de wijk of bij bijeenkomsten om een inkijkje te geven in wat ze doen. • Was er sprake van oneigenlijk gebruik van subsidiegelden? Hoe is daarmee omgegaan? Ambtelijk is er geen oneigenlijk gebruik van middelen geconstateerd over de afgelopen periode (afgelopen 3 jaar) en zijn er ook geen signalen dat dit hiervoor wel zo was. Inhoudelijk en financieel wordt de verantwoording besproken. Wat bij alle instellingen en dus ook cdT kan gebeuren is dat er restantgeld op een verleende subsidie is waarvoor cdT een voorstel heeft tot andere besteding in het volgende jaar. Afhankelijk van de situatie/ subsidievoorwaarden kan dit wel/niet. In het geval het niet kan vorderen we de restant middelen terug. •

Was er sprake van reserve opbouw (eigen vermogen) via de inzet van subsidies? Hoe is daarmee omgegaan?

- 51 -

In de Asv zijn afspraken gemaakt; reserves mogen om tegenslagen op te kunnen vangen, er zijn specifieke afspraken over solvabiliteit (min en max). En als CdT aangeeft ‘we hebben meer geld uit moeten geven’, dan is reactie gemeente ‘kan dat uit de reserves komen’. Zo ja, dan staat CdT daarvoor aan de lat. Op dit moment is de inrichting van de reserve een onderwerp van gesprek. Zowel voor CdT als voor Tilburg. • Wat is succesvol gebleken in dit subsidieproces? - De manier hoe CdT de slag heeft gemaakt naar Igs, dit was enorm veel werk voor CdT. CdT draagt de nieuwe manier van werken ook goed uit. - We hebben het meer over de belangrijke grote lijnen ipv over de details. Bijv de PvE zoals voorheen betekende voor CdT 80 pagina’s. - Als men veel weet dan kan men daarover rapporteren en op controleren, maar weet men minder dan vraagt het meer vertrouwen. Er is een balans tussen vertrouwen en controleren nodig. - Er is nu een schriftelijk beoordelingskader IgS waar subsidieaanvragen binnen IgS op worden beoordeeld. Er is dus meer uniformiteit in de meetlat. De scores op het beoordelingskader worden ook intern met enkele collega’s besproken.

• Wat had er in dit subsidieproces nog verbeterd kunnen worden? Veel dingen waar we nog mee aan de slag zijn; hoe nog beter accountgesprekken doen, hoe focus houden op langere lijnen (meerjarig) ipv jaarlijkse proces van aanvragen t/m verantwoorden. Er zijn aansprekende voorbeelden. Bijv. met GGD heeft gemeente elk kwartaal een gesprek, levert bruikbare sturingsinformatie op over waarmee door gaan of waarmee stoppen. Dit mist nog bij andere organisaties. Niet doen bij organisaties met vrijwilligers, maar wel bij grote organisaties. Wat betreft CdT is het zo dat subsidie voor bijv. jongeren met andere afdelingen georganiseerd wordt, er is veel afstemming nodig intern met Veiligheid en Wijken (werkt nog niet Igs en zit meer op controle). Met gezamenlijke budgetten is het lastig afstemmen. CdT: er lopen parallelle subsidies voor allerlei projecten door elkaar, dat kan elkaar inhoudelijk negatief beïnvloeden. Hoe krijgen we het voor elkaar dat we elkaar weten te vinden en op de hoogte zijn wat er speelt en zaken elkaar niet bijten. Daarnaast is vierjarig subsidiëren handig maar ook ruimte voor innovatie en daar flexibel op kunnen inzetten. Soms kan het binnen de subsidie, soms moet het daarbuiten. Hoe ervaart de subsidieontvanger het subsidieproces •

Hoe ervaart subsidieontvanger het subsidieproces van voorbereiding op subsidieverlening tot en met verantwoording? Incl. hoe verloopt het contact met de gemeente? CdT heeft het doorlopen van de pilot als prettig ervaren. Er is intensief contact met de gemeente en het is een gezamenlijk traject waarvan CdT veel van geleerd heeft. Het contact is prettig en de gemeente geeft ruimte om te schakelen (voornamelijk door het verlenen van de meerjarige subsidie). Door impactgericht te subsidiëren is er ruimte om de dienstverlening aan te passen aan de snel veranderende samenleving.

• Heeft subsidieontvanger de impact of output/outcome behaalt zoals vooraf verwacht/afgesproken? De impact wordt op drie verschillende manieren gemeten: - Cijferset (meetplan met indicatoren) voornamelijk kwantitatief. - Klanttevredenheidsonderzoeken. - Aangevuld met de beleving van inwoners, vrijwilligers en netwerkpartners; storytelling. Hieruit wordt gedestilleerd: welke trends zijn er waar te nemen? En waar kunnen we op bijsturen? De impact is pas over meerdere jaren te beschrijven. Mede door methodisch te werken en te participeren in landelijk onderzoek over de impact van sociaal werk in de samenleving onderbouwt CdT haar werk. De periode van de beschikking loopt nog.

- 52 -

• Hoe is door subsidieontvanger en de gemeente beoordeeld of de impact of output/outcome zijn behaald? Tijdens het subsidiejaar hebben de gemeente en CdT zeer regelmatig contact. Twee keer per jaar is er sprake van een formeel accountantsgesprek, waarbij voornamelijk de cijfers centraal staan. Daarnaast zijn per gebied (dat zijn er zes), twee keer per jaar wijkgesprekken. Hier nemen de accounthouder sociaal werk en de omgevingsmanagers aan deel. Hierbij krijgen partijen gevoel bij de impact. Dit gebeurt doormiddel van het bespreken van casussen. Deze casussen worden langs de redeneerlijn van de verandertheorie gelegd. Daarnaast vindt er elke drie weken een gesprek met de accounthouder plaats. Hierin staat de voortgang centraal. • Wat is succesvol gebleken in dit subsidieproces? Er wordt in gezamenlijkheid gewerkt aan een stevige sociale basis in de wijken. Het gezamenlijk leren om te praten over impact i.p.v. over bereik (aantallen) en begroting, maakt dat de kwaliteit van leven van inwoners steeds centraal staat. • Wat had er in dit subsidieproces nog verbeterd kunnen worden? Er wordt in gezamenlijkheid gekeken naar de manier van verantwoorden. Er ligt een goede basis waar CdT verder op kan verfijnen (het meten van de impact). Een van de onderwerpen ter bespreking is of het huidige beschikkingsmodel past bij de beweging van IgS.

Vragen die meegenomen worden: Kunnen we op deze manier de juiste impact meten? En geeft de beschikking voldoende aansluiting om impact te kunnen meten? Het is een kans om de indicatoren zo aan te passen dat de impact nog beter te meten is. Impactgericht subsidiëren (IgS): • Hoe ervaart subsidieontvanger IgS in relatie tot de oude werkwijze voor IgS? - Het voordeel is dat er sprake is van een meerjarige subsidie. Dat maakt dat het mogelijk is om binnen die vier jaar flexibel te zijn en mee te kunnen bewegen met de samenleving. Als de context verandert kan CdT mee veranderen. Eigenlijk is een vier jarige toekenning nodig om echt over impact te kunnen praten. - Voorheen ging het vooral over aantallen en bereik en minder over de impact die men wil bereiken in de samenleving. Zo ging het over het aantal mantelzorgers dat bereikt wordt, niet over wat dat voor deze mensen betekende. Nu hebben we het over de impact op inwoners en welke impact het heeft op de samenleving. Dat is het goede gesprek. - Het is een groot verschil met een PvE, nu gaat het echt over de kwaliteit van leven voor inwoners. De gesprekken helpen CdT zich nog verder te professionaliseren. N.a.v deze manier van werken heeft CdT een onderzoekstak opgebouwd waarbij wordt geparticipeerd in lokaal, landelijk (soms Europees) onderzoek. Er zijn vanuit vakmanschap mooie stappen gezet qua methodisch werken.

• Vergt IgS een grotere tijdsinvestering voor subsidieontvanger dan de oude werkwijze voor IgS? Op welke wijze? Levert IgS meer op dan voorheen? Er is sprake van een leerfase, iedereen investeert in extra tijd om deze stap te kunnen maken. Dat is gebruikelijk bij een nieuwe manier van werken. Het is nu nog niet te zeggen of deze manier van werken in de toekomst meer tijd kost dan de oude manier van werken. De vraagstelling heeft in ieder geval geholpen in de aanscherping. Het gesprek en de wisselwerking is anders dan bij de oude manier van subsidieren. De meerjaren subsidie geeft daarnaast de ruimte om te kunnen schakelen.

- 53 -

4.2 Casestudie Stichting Leergeld Context • Stichting Leergeld spant zich dag in dag uit in om kinderen een kans te bieden om mee te kunnen komen en doen op school, maar ook om maatschappelijk te participeren door sport en cultuur. • Verlening subsidie 2020 voor een bedrag van €1.342.041 voor kinderparticipatie en voor bestrijding armoede onder kinderen. Vaststelling subsidie 2020 voor een bedrag van €1.212.052. Terugvordering van €129.989. • De stichting doet mee aan de pilot IgS. • Impactclaim: Voorkoming van sociaal isolement voor alle Tilburgse kinderen van ouders met een laag inkomen. Inrichting van het subsidieproces • Hoe is het subsidieproces ingericht (voorbereiding op verlening t/m vaststelling)? De stichting doet mee aan de pilot IgS. Het PvE ‘aanpak armoede en bevorderen financiële redzaamheid’ is hierbij van toepassing. In het PvE wordt een enkelvoudige onderhandse procedure toegepast. De keuze voor een enkelvoudig onderhandse procedure is gelegen in het feit dat instellingen de benodigde ervaring en expertise bezitten om de gevraagde resultaten naar behoren te kunnen uitvoeren. Sturing op het subsidieproces • Is er een afwegingskader voor het verlenen van subsidie om gemeentelijke doelen te realiseren toegepast? Bij het subsidiebesluit zijn de subsidievoorwaarden en het verantwoordingsformat toegevoegd. Het betreft het format IgS. •

Is tussentijds gemonitord of de verwachting is dat de subsidieontvanger impact of output/outcome ging behalen of had behaald? Hoe? Rol raad? Er zijn meerder gesprekken met de stichting geweest. • Is er n.a.v. tussentijdse monitoring bijgestuurd? Wanneer? Hoe? In de gesprekken is ingezet op duidelijkere sturing rondom de reserve en het duidelijker onderbouwen van het halen van de doelen. • Was er sprake van oneigenlijk gebruik van subsidiegelden? Hoe is daarmee omgegaan? Na analyse van de door de stichting aangeleverde verantwoording wordt zichtbaar dat er een bedrag ad €357.932 van de subsidiegelden in 2019 niet is besteed aan de daarvoor bestemde doelen. Dit bedrag is teruggevorderd. Daarnaast is na analyse van de ingediende verantwoording over 2020 €129.989 van de subsidie over 2020 teruggevorderd. •

Was er sprake van reserve opbouw (eigen vermogen) via de inzet van subsidies? Hoe is daarmee omgegaan? De financiële positie van de stichting laat een goede vermogenspositie zien, evenals een ruim werkkapitaal. Deze goede financiële positie van de stichting is meegewogen bij de beoordeling van de subsidiehoogte bij toekomstige subsidieverzoeken en heeft ertoe geleid dat de stichting minder subsidie ontvangt zodat de stichting in zal teren op de in het verleden opgebouwde reserves. Daarnaast zijn overschotten vanaf 2019 teruggevorderd bij de subsdievaststelling. Rol college / raad: • Bij afwegingskader? College verleent de subsidie bij IgS. Afdeling SOC verstuurd de subsidievoorwaarden en verantwoordingsformat. •

Tussen voorbereiding op verlening tot aan verantwoording over verleende subsidie?

- 54 -

De raad stelt de begroting vast. Het college verleent de subsidie. •

Geïnformeerd over oneigenlijk gebruik van subsidie / reserve opbouw (eigen vermogen) via inzet subsidie? De gemeenteraad besluit jaarlijks over de gemeentelijke begroting. Pas op dat moment is er zekerheid over het beschikbare subsidiebedrag. De portefeuillehouder heeft periodiek overleg met de stichting. Verantwoording over het subsidieproces • Is de wijze waarop subsidie is besteed bijgehouden en hoe? De stichting levert jaarlijks een jaarverslag op daarnaast vindt er ook een financiële verantwoording plaats. De stichting geeft daarnaast antwoord op de vragen in het bij de subsidieverlening meegestuurd verantwoordingsformat. •

Hoe is bij de verantwoording over de verleende subsidie vastgesteld dat de subsidieontvanger impact of output/outcome heeft behaald? De impact wordt nog grotendeels gemeten aan de hand van kwalitatieve metingen. Het meten van kwantitatieve doelstellingen is onderdeel van gesprek tussen de gemeente en de stichting. Dit kost inzet en middelen. Rol college / raad: • Verantwoording over hoe subsidie is besteed? Geen rol college / raad. • Bij vaststellen subsidie? Er is een beoordeling inhoudelijke rapportage 2019 (boven €25.000) ingediend. Hierin worden output benoemd. Bijv. het aantal kinderen dat het hele seizoen deelneemt aan sportactiviteiten. •

Geïnformeerd over de effectiviteit van subsidies (bijdrage aan bestuurlijke doelstellingen uit het akkoord)? Wat is met informatie gedaan? Niet aan de orde. De stichting wordt meegenomen in de verantwoording tijdens de P&C-cyclus. Hoe ervaart de gemeente Tilburg het subsidieproces • Welke rol heeft het college en de raad gehad in het verlenen van de subsidie? De raad heeft een besluitvormende rol in het begrotingsproces. De subsidietoekenning is een collegebevoegdheid die grotendeels gemandateerd is aan de ambtelijke organisatie. Vanwege de bijzondere situatie van de stichting is de raad via raadsbrieven regelmatig tussentijds geïnformeerd. Het is geen gewoonte om dat te doen bij individuele subsidiepartners. •

Welke informatie ontving het college en de raad in de periode tussen de voorbereiding op de verlening van de subsidie tot aan de verantwoording over de verleende subsidie? Diverse raadsbrieven die zijn terug te vinden in het Bestuurs Informatie Systeem (vanaf nu: BIS) van de gemeente. •

Is tussentijds gemonitord of de verwachting is dat de subsidieontvanger impact of output/outcome ging behalen of had behaald? Hoe? Er vinden periodiek ambtelijke gesprekken plaats. Dat zijn kwartaalgesprekken met de beleidsmedewerker (inhoud) en de subsidieadviseur (financiën). Waar nodig vindt bijsturing plaats. Dat heeft o.a. ook geleid tot aanpassing van het subsidiebedrag voor de stichting, achteraf bij de vaststelling. Dit heeft ook geleid tot een aangepast subsidiebedrag bij de verlening van het volgende kalenderjaar. In de loop van de jaren kregen de stichting en de gemeente meer grip en is de begroting realistischer geworden, het is beter aan gaan sluiten bij wat men kon realiseren. Tegelijkertijd is er ook nog een weg te gaan. Zo sluiten het financieel verslag en het inhoudelijk verslag nog steeds onvoldoende op elkaar aan.

- 55 -

• Is er n.a.v. tussentijdse monitoring bijgestuurd? Wanneer? Hoe? Zie voorgaande vraag. •

Hoe is bij de verantwoording over de verleende subsidie vastgesteld dat de subsidieontvanger impact of output/outcome heeft behaald? De stichting heeft zich ontwikkeld van ‘doorgeefluik’ naar een stichting met inzicht in de bijdrage die zij leveren aan de ontwikkeling van kinderen. Men is meer en anders naar de eigen organisatie gaan kijken en men wil verder professionaliseren. In het begin vond de stichting het moeilijk om te werken met IgS. Ook bij de verantwoording vond de stichting dat lastig. In de pilot is daar soms weinig oog voor geweest, geeft de gemeente toe, en is er wellicht te veel gevraagd in de eerste jaren om goed te kunnen voldoen aan de nieuwe verwachtingen. Deze bewustwording geldt ook voor andere subsidiepartners die met hetzelfde worstelden. De focus lag wellicht te veel op (het meten van) de effecten. Het zou een overweging waard zijn om daarin te varieren, meer maatwerk te bieden zodat het proportioneel blijft. • Welke rol had het college en de raad in het vaststellen van een subsidie? De raad wordt geïnformeerd. Ambtelijke organisatie beslist in mandaat. Bij uitzonderingen wordt een subsidievaststelling ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Hierover zijn afspraken vastgelegd in het mandaatbesluit. In de jaarrekening wordt per subsidie verantwoording afgelegd. In principe wordt de raad niet apart geïnformeerd over losse subsidies.

De stichting is daarop een uitzondering. De subsidie voor de stichting en het proces dat daarbij hoort is niet te vergelijken met bijv. die voor CdT. De stichting is t.o.v. deze partij veel kleiner en is veel minder complex. •

Welke informatie ontving de raad over de effectiviteit van subsidies (bijdrage aan bestuurlijke doelstellingen uit het akkoord)? Wat deed de raad met deze informatie? De raad ontvangt hierover geen informatie. • Was er sprake van oneigenlijk gebruik van subsidiegelden? Hoe is daarmee omgegaan? Na analyse van de door de stichting aangeleverde verantwoording werd zichtbaar dat een deel van de subsidiegelden in 2019 en 2020 niet is besteed aan de daarvoor bestemde doelen. Dit bedrag is teruggevorderd. •

Was er sprake van reserve opbouw (eigen vermogen) via de inzet van subsidies? Hoe is daarmee omgegaan? De stichting geeft aan dat de reserve is opgebouwd om eventuele tegenvallers in de toekomst te kunnen opvangen. De overschotten zijn en worden teruggevorderd, behalve in 2018. In 2018 is er te weinig teruggevorderd omdat toen is uitgegaan van het financieel en inhoudelijk verslag dat was aangeleverd door de stichting wat achteraf gezien niet helemaal bleek te kloppen. Er kan niet achteraf over 2018 nog worden teruggevorderd. Het is de bedoeling dat de stichting in de loop der jaren inteert op hun reserve. • Wat is succesvol gebleken in dit subsidieproces? Meer realistische begroting in loop der jaren, professionaliseringsslag bij de stichting. • Wat had er in dit subsidieproces nog verbeterd kunnen worden? - De stichting is niet (zomaar een) doorgeefluik van middelen. De stichting legt ook huisbezoeken af. Is zich aan het ontwikkelen en professionaliseren. Hun werk kan veel inzicht en informatie opleveren waar, ook in samenwerking met andere partners in het veld, nog meer goede resultaten zouden kunnen worden gerealiseerd. - Heldere afspraken, goed blijven communiceren tussen stichting en gemeente. - In gesprek blijven hoe de stichting op proportionele wijze de impact kan aantonen en vergroten. - Personele ambtelijke wisselingen zijn een aandachtspunt.

Er zijn de afgelopen jaren verschillende accountmanagers geweest. Deze wisselingen zijn niet helpend geweest bij dit dossier voor de continuïteit en voor de politieke gevoeligheid en aandacht voor dit dossier.

- 56 -

Hoe ervaart de subsidieontvanger het subsidieproces • Hoe ervaart subsidieontvanger het subsidieproces van voorbereiding op subsidieverlening tot en met verantwoording? Incl. hoe verloopt het contact met de gemeente? Het proces van aanvraag tot vaststelling en verantwoording is goed verlopen. Het contact met de gemeente verloopt plezierig. Personele ambtelijke wisselingen worden betreurd. De stichting heeft deelgenomen aan de begeleidingssessies omtrent IgS. Hoewel de informatie die hier verstrekt werd soms wat tegenstrijdig was, hebben deze sessies wel geholpen. De twee belangrijkste winstpunten zijn: - Het helpt om de basisstukken goed op orde te brengen: de doelstelling van de stichting is niet veranderd, maar er is nu een goed bruikbaar aanvraagformulier met een duidelijk format dat helpt om de doelstelling, het activiteitenplan en de begroting helder neer zetten. En het format is jaarlijks herbruikbaar zodat er geen dubbel werk gedaan hoeft te worden. - Het helpt om ook goed naar de eigen organisatie te kijken en daar op te reflecteren: de stichting is vooral een vrijwilligersorganisatie, heeft in de afgelopen jaren een behoorlijke groei doorgemaakt en gaat nu verder professionaliseren. • Heeft subsidieontvanger de impact of output/outcome behaalt zoals vooraf verwacht/afgesproken? De stichting registreert alle aantallen, aanvragen en verstrekkingen e.d.

De begroting is altijd gebaseerd op een zo goed mogelijke inschatting van de te verwachten en toe te kennen aanvragen. Een deel van de resultaten is niet gehaald. Dit heeft met name betrekking op de zwemlessen. De oorzaak hiervan is tweeledig. Enerzijds is er een wachtlijst. Kinderen moeten soms twee tot drie jaar wachten. Dit heeft ook geleid tot de vorming van financiële reserves bij de stichting, waar vervolgens discussie over ontstond. Inmiddels staat dit geld weer bij de gemeente en is de werkwijze aangepast: de stichting vraagt alleen middelen voor de kinderen die in dat jaar aan de beurt zijn. Anderzijds is er ook een hoog ‘no show’ percentage. Circa 50% van de kinderen is minder dan 80% van de lessen zwemlessen aanwezig. Het is belangrijk om verder uit te zoeken wat hieraan gedaan kan worden. • Hoe is door subsidieontvanger en de gemeente beoordeeld of de impact of output/outcome zijn behaald? Wat betreft het bijhouden van aantallen en dergelijke is dit wel te doen. Met name het effect zou moeten worden gemeten via enquêtes en daar is men nog niet aan toe gekomen. In de praktijk is dit ook erg lastig. Een groot deel van de doelgroep heeft een niet-Westerse achtergrond en is moeilijk te bereiken met een enquête. Daarnaast kost het veel tijd en menskracht, en daarmee ook extra geld.

De contacten met de gemeente zijn goed en in de gesprekken komt men er samen tot nu toe wel uit, de stichting past zich zo goed mogelijk aan, maar vindt eigenlijk dat dit wel echt anders zou moeten. Er zijn genoeg onderzoeksrapporten en publicaties waaruit blijkt dat de werkwijze van de stichting effectief is (‘er is genoeg bewijs dat de beleidstheorie klopt’) dus het is zonde van de energie en ook disproportioneel om hier zoveel nadruk op te willen leggen. Het gesprek hierover wordt wel gevoerd, maar het leidt niet tot aanpassingen. De oorzaak hiervan is ook dat men in de pilotfase deze punten (nog) niet wil aanpassen. Dat vindt de stichting jammer, want de energie die hiermee heengaat zou beter kunnen worden ingezet om bijvoorbeeld uit te zoeken hoe de eerder genoemde no show percentages omlaag gebracht kunnen worden. • Wat is succesvol gebleken in dit subsidieproces? Zie voorgaand. Men is goed met elkaar in gesprek, een aantal dingen is helderder en beter gestructureerd en gedocumenteerd. Er is meer reflectie waardoor er bijvoorbeeld wordt gewerkt aan professionalisering van de organisatie. En er zijn ook verbeteringen in de bedrijfsvoering zoals bijvoorbeeld de aanpassing van de verstrekking van middelen voor de zwemlessen.

De constatering dat er een hoog no show percentage is is op zich teleurstellend, maar het gegeven dat dit in beeld is geeft wel een basis om te kijken welke maatregelen hier verder op kunnen worden genomen. • Wat had er in dit subsidieproces nog verbeterd kunnen worden?

- 57 -

Zie voorgaand. Minder focus op hoe te meten of effect wel gehaald wordt. Niet algemeen bekende inzichten nog eens bevestigd willen zien maar meer focus op het onderzoeken van concrete verbeterpunten zoals bijvoorbeeld hoe het no show percentage bij zwemlessen omlaag te krijgen. Impactgericht subsidiëren (IgS): • Hoe ervaart subsidieontvanger IgS in relatie tot de oude werkwijze voor IgS? Veel dingen zijn helderder en de contacten verlopen goed, dus in die zin fijn. Maar ook nadelen, met name door de focus op meting van effecten. • Vergt IgS een grotere tijdsinvestering voor subsidieontvanger dan de oude werkwijze voor IgS? Op welke wijze? Levert IgS meer op dan voorheen? Als genoemd, de focus op effecten kost veel tijd en moeite en levert niet echt meerwaarde op, ook omdat in feite bekend is dat de werkwijze van de stichting werkt. De huidige werkwijze qua meting van de impact zorgt voor veel frustratie en kost geld en menskracht. De impact zou op een andere manier gemeten moeten, of beter nog, gewoon aangenomen moeten worden. Voordelen van IgS zijn dat het format plezierig werkt en dat de samenwerking tussen de stichting en de gemeente plezierig verloopt.

4.3 Casestudie Stichting Kultoer - Theaterkermis LunaLunaLuna Context •

• •

Theaterkermis LunaLunaLuna (vanaf nu: LLL) wordt georganiseerd door de Stichting Kultoer. LLL brengt straattheater en kunst naar de kermis en andersom. Het bestaat uit inlooptheaters en artistieke kermisattracties. Het evenement vindt gelijktijdig met de Tilburgse Kermis plaats. Vaststelling subsidie 2022: €35.000 Valt onder één van de subsidieregelingen binnen het evenementenbeleid 2019-2022 (met vier ambities; evenementen voor en met Tilburg, evenementen die bijdragen aan talentontwikkeling en lokale economie, evenementen die nationaal/internationaal opvallen en een goede organisatie).

Inrichting van het subsidieproces • Hoe is het subsidieproces ingericht (voorbereiding op verlening t/m vaststelling)? LLL doet niet mee aan de pilot impactgericht subsidiëren en is derhalve een regulier subsidieproces in het kader van het evenementenbeleid. De aanvragen worden beoordeeld door een adviescommissie met vertegenwoordigers van gemeente (evenementen, sport, cultuur) en citymarketing. Het kan zijn dat de commissie om een mondelinge toelichting vraagt. Het college neemt een besluit over de aanvragen. Aanvrager hoort aan het einde van het jaar of het evenement in aanmerking komt voor subsidie. Sturing op het subsidieproces • Is er een afwegingskader voor het verlenen van subsidie om gemeentelijke doelen te realiseren toegepast? Door de eerder genoemde adviescommissie vindt een ranking van de subsidieaanvragen plaats. Er wordt gescoord op de criteria – Samen met Tilburgers – Feestje – Talentontwikkeling – Lokale Economie – (Inter)nationale Aandacht – Goed Georganiseerd (duurzaam) – Openbare Orde. Deze criteria zijn ontleend aan de hoofdlijnen van relevant beleid, te weten de Stimuleringsagenda Economie, de Kadernota Cultuurplan, de Kadernota Sport en Sport op Orde en het Strategisch Plan Citymarketing. Bij het subsidiebesluit zijn de subsidievoorwaarden en het verantwoordingsformat toegevoegd. •

Is tussentijds gemonitord of de verwachting is dat de subsidieontvanger impact of output/outcome ging behalen of had behaald? Hoe? Rol raad? - 58 -

Betreft een evenement dus in die zin geen monitoring. • Is er n.a.v. tussentijdse monitoring bijgestuurd? Wanneer? Hoe? Niet, zie boven. • Was er sprake van oneigenlijk gebruik van subsidiegelden? Hoe is daarmee omgegaan? Er is geen sprake van oneigenlijk gebruik geweest. •

Was er sprake van reserve opbouw (eigen vermogen) via de inzet van subsidies? Hoe is daarmee omgegaan? In de subsidieaanvraag dient het eigen vermogen te worden aangegeven, alsook de liquiditeitspositie. Wat betreft LLL is niets van discussie over reserveopbouw of de eigen vermogenspositie gebleken. Rol college / raad: • Bij afwegingskader? Het college beslist op basis van de voorgestelde ranking van de aanvragen over de toekenning van de subsidies. De criteria voor ranking zijn ontleend aan door college en raad vastgesteld beleid. • Tussen voorbereiding op verlening tot aan verantwoording over verleende subsidie? De raad beslist bij begroting over totaal budget. Het college over toekenning. De verantwoording wordt afgedaan in ambtelijk mandaat. •

Geïnformeerd over oneigenlijk gebruik van subsidie / reserve opbouw (eigen vermogen) via inzet subsidie? Niet aan de orde. Hoe ervaart de gemeente Tilburg het subsidieproces • Welke rol heeft het college en de raad gehad in het verlenen van de subsidie? Het college heeft middels een collegebesluit de evenementensubsidies (ES) 2021 verdeeld. De raad stelt het budget voor evenementensubsidies vast in de programmabegroting. Meerjarig subsidiëren is mogelijk voor evenementen, het gaat dan om de avondvierdaagse, de intocht van sinterklaas en carnaval. Lange termijn investering is daarmee gegarandeerd. Verantwoording moet wel jaarlijks. •

Welke informatie ontving het college en de raad in de periode tussen de voorbereiding op de verlening van de subsidie tot aan de verantwoording over de verleende subsidie? Na binnenkomst van alle aanvragen heeft de adviescommissie evenementensubsidies een collegeadviesnota met inhoudelijke onderbouwing opgesteld. Deze nota is besproken met de wethouders en het college heeft er een besluit over genomen. Er is geen informatie naar de raad gegaan. •

Is tussentijds gemonitord of de verwachting is dat de subsidieontvanger impact of output/outcome ging behalen of had behaald? Hoe? Een evenement is meestal een enkelvoudige activiteit van één of enkele dagen. Accountmanagers houden contact met de evenementen en monitoren het verloop o.a. over het proces van vergunningverlening. Veel evenementensubsidies zijn zo klein (minder dan €7.500) dat er geen accountmanager betrokken is en dan wordt er pas achteraf getoetst of de activiteit is verwezenlijkt. Dit is conform de Asv. • Is er n.a.v. tussentijdse monitoring bijgestuurd? Wanneer? Hoe? LLL is in 2021 door corona geannuleerd. Conform het collegebesluit kon de organisatie voorbereidingskosten vergoed krijgen tot maximaal 50% van het toegekende subsidiebedrag. LLL heeft de opgegeven kosten vergoed gekregen. Deze kwamen lager uit dan 50%. Ze hebben hiervoor een kostenspecificatie moeten overleggen aan de gemeente.

- 59 -

•

Hoe is bij de verantwoording over de verleende subsidie vastgesteld dat de subsidieontvanger impact of output/outcome heeft behaald? Voor subsidies vanaf €7.500 wordt een inhoudelijke verantwoording gevraagd. In die verantwoording worden o.a. de successen en aandachtspunten van de uitvoering van het evenement beschreven. Gezien de hoogte van de subsidie, is door LLL alleen een exploitatie-overzicht ingediend bij de verantwoording. Bij de vaststelling wordt gekeken naar de realisatie t.o.v. van de ingediende begroting waarop de aanvraag gebaseerd was. Evenementensubsidies is appels met peren vergelijken. LLL, Ten miles of bijvoorbeeld het Techno feest zijn zeer verschillend. Hoe ga je daar een waarde aan hangen en wat betekent het voor de stad? Aanvrager geeft zelf aan hoe hij denkt bij te dragen aan de doelen van de subsidieregeling. De gemeente kijkt dan wat de waarde is voor de stad. Met de evenementencommissie wordt de subsidiepot verdeeld. Dan is er daarna alleen de technische verantwoording dat het evenement heeft plaatsgevonden. Afhankelijk van de hoogte van het bedrag, gelden andere verantwoordingseisen. • Welke rol had het college en de raad in het vaststellen van een subsidie? Geen rol. De subsidies worden vastgesteld door het afdelingshoofd (a.d.h.v. collegebesluit 17-11-2020).