RKT onderzoeksrapport 'Impact op subsidies'

•

2014

• In het ‘Navolgonderzoek: Rekenkamerbrief subsidiebeleid 2014’ 16 van de RKT was de conclusie dat nog niet alle papieren voornemens in de praktijk ook waren opgevolgd. De RKT gaf de aanbeveling om volgens een vast rooster de raad te informeren over de doelmatigheid en de maatschappelijke effecten van, in ieder geval, de ‘grote’ subsidies (om beurtelings), en daarmee de subsidieverlening af te zetten tegen bestuurlijke doelen. • De RKT informeerde de Commissie Bestuur (van de raad) over de ervaringen en werkwijze in andere gemeenten17, waarin verwezen werd naar een rapport van de Rekenkamer Nijmegen waarin de vereisten voor een goed subsidiebeleid overzichtelijk waren samengevat in ‘zeven lessen’18. • Het raadsvoorstel in relatie tot het navolgonderzoek werd door de raad aanvaard 19. Het college kreeg hierdoor de opdracht om de raad periodiek te informeren over de doeltreffendheid en effecten van subsidies. Daarnaast diende de raad(scommissie) hiertoe een rooster op te stellen, zodanig dat grote subsidies beurtelings aan bod komen. Er werd afgesproken dat dit laatste uitvoering krijgt via onderzoeken ex artikel 213a GW (onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid).

2015

• •

11

Het college bood een informatienota aan de raad aan over de ‘Evaluatie Kadernota subsidiebeleid 2012-2016’20. Mede naar aanleiding van het verschijnen hiervan onderzocht de RKT of de raad conform het raadsbesluit uit 2014 is geïnformeerd over de doeltreffendheid en effecten van subsidies. De RKT stelde vast dat sinds de informatievoorziening omtrent de effecten van (grote) subsidies

Gemeente Tilburg (2010). Collegebesluit ‘Vervolgactie Plan van aanpak subsidiebeleid’.

12 Gemeente Tilburg (2011). Raadsvoorstel ‘Kadernota subsidiebeleid 2012-2016’; Gemeente Tilburg (2011). Kadernota

subsidiebeleid 2012-2016 – Het beleidskader voor het verlenen en vaststellen van subsidie. 13 Gemeente Tilburg (2011). Raadsvoorstel ‘Visie op Planning & Control’; Gemeente Tilburg (2011). Visiedocument P&C. 14 Gemeente Tilburg (2011). Raadsvoorstel ‘Algemene subsidieverordening gemeente Tilburg’; Gemeente Tilburg (2011). Algemene subsidieverordening Tilburg; Gemeente Tilburg (2011). Richtlijnen bij de Algemene subsidieverordening Tilburg voor instellingen die in een jaar meer dan €125.000 subsidie ontvangen. 15 Gemeente Tilburg (2011). Motie 14-1. Amendement subsidies passen binnen doelen. 16 Rekenkamer Tilburg (2014). Raadsvoorstel ‘Navolgonderzoek: Rekenkamerbrief subsidiebeleid 2014’; Rekenkamer Tilburg (2014). Navolgonderzoek: Rekenkamerbrief subsidiebeleid 2014. 17 Rekenkamer Tilburg (2014). Brief ‘Toezegging Commissie Bestuur inz. Navolgonderzoek subsidiebeleid’. 18 1. Doelen concreter, 2. Betere relatie tussen doelen en gevraagde prestaties, 3. Alternatieven voor subsidies afwegen, 4. Effectiviteit subsidies evalueren, 5. Controle op resultaten bij subsidieontvangers, 6. Sturings- en beheersinformatie, 7. Minder versnippering in de uitvoering van het subsidiebeleid. 19 Gemeente Tilburg (2014). Raadsbesluit ‘Navolgonderzoek: Rekenkamerbrief subsidiebeleid 2014’. 20 Gemeente Tilburg (2015).

Informatienota ‘Evaluatie kadernota subsidiebeleid 2012-2016’; Gemeente Tilburg (2015). Nota ‘Evaluatie kadernota subsidiebeleid 2012-2016’. - 25 -

nog niet was verbeterd. De RKT adviseerde in haar brief 21 om binnen de commissie een discussie te voeren omtrent de wijze waarop en wanneer de raad geïnformeerd wil worden over de doeltreffendheid en effecten van subsidies. De uitkomst van deze discussie kon als input worden meegegeven bij de actualisatie van de Kadernota subsidiebeleid. 2016 • In 2016 stelde de RKT met een raadsbrief vast dat er nog weinig terecht was gekomen van het afzetten van de subsidieverlening tegen bestuurlijke doelen. 2017

•

De ‘Evaluatie Kadernota subsidiebeleid 2012-2016’ vormde een startpunt voor een nieuwe Kadernota subsidiebeleid 2017-2020 en een nieuwe Asv inclusief bijbehorende richtlijnen. De Commissie Bestuur sprak over de nieuwe kadernota22. Daarbij lag een notitie23 van de griffie voor, waarin de commissie de suggestie werd gedaan om nadere afspraken te maken over de verbetering van het zicht op effectiviteit en efficiency van subsidies. Dat leidde tot een aangepast raadsvoorstel, waarin ‘de zeven lessen van de rekenkamer Nijmegen’ 24 verder waren uitgewerkt, aangevuld met een achtste punt met aandacht voor innovatie. De raad aanvaardde dit raadsvoorstel25, waarmee de raad tegelijkertijd ook de nieuwe Asv en bijbehorende richtlijnen vaststelde26. Daarmee was het verbeteren van het subsidieproces langs de zeven lessen van Nijmegen plus innovatie een opdracht voor het college geworden.

Tabel 1: Ontwikkeling inrichting subsidieproces vóór 2018

Voor een gedetailleerdere beschrijving van de ontwikkelingen vóór 2018, zie bijlage 3.

2.2 Ontwikkelingen sinds 2018 In deze paragraaf worden de belangrijkste ontwikkelingen in de inrichting van het proces van subsidiëring sinds 2018 beschreven, inclusief de rol van de raad. Tussenevaluatie subsidiebeleidskader 2017-2020 In oktober 2018 vond een informatiebijeenkomst plaats over de ‘Tussenevaluatie van het subsidiebeleidskader 2017-2020’. Dit betrof een informatienota van het college aan de raad27. De conclusie van het college was dat er de afgelopen anderhalf jaar resultaten waren geboekt in het op orde brengen van het subsidieproces. Voorbeelden zijn: • Optimalisering van het subsidieproces • Betere sturingsinformatie • Koppeling van applicaties • Meer uniformiteit en rechtmatigheid in de werkprocessen • Doorontwikkeling van de risicomonitor • Het professionaliseren van accountmanagement

21

Rekenkamer Tilburg (2016). Brief ‘Evaluatie kadernota subsidiebeleid 2012-2016’.

22 Gemeente Tilburg (2017). Collegebesluit ‘Eindvoorstel raadsvoorstel kadernota subsidiebeleid’. 23 Gemeente Tilburg (2017). Notitie ‘Kadernota subsidiebeleid 2017-2020’. 24 Rekenkamer Nijmegen (2013). Effectiviteit subsidies. 25 Gemeente Tilburg (2017). Raadsvoorstel ‘Kadernota subsidiebeleid 2017-2020 en Algemene subsidieverordening Til-

burg 2017’; Gemeente Tilburg (2017). Kadernota subsidiebeleid 2017-2020 gemeente Tilburg - Het beleidskader voor het verlenen en vaststellen van subsidie. 26 Gemeente Tilburg (2017). Algemene Subsidieverordening gemeente Tilburg; Gemeente Tilburg (2017). Richtlijnen bij de Algemene Subsidieverordening Tilburg voor instellingen die in een jaar meer dan €125.000 subsidie ontvangen. 27 Gemeente Tilburg (2017). Informatienota ‘Tussenevaluatie subsidiebeleidskader 2017-2020’; Gemeente Tilburg (2017). Tussenevaluatie subsidiebeleidskader 2017-2020. - 26 -

Voor wat betreft het verbeteren van (het meten van) de doeltreffendheid en effectiviteit van subsidies zijn de zeven lessen van de Rekenkamer Nijmegen gebruikt (plus een achtste toegevoegde les); de lessen zijn concreter gemaakt door het benoemen van één of meer maatregelen en de resultaten en voortgang worden in de Tussenevaluatie beschreven. Het blijkt dat er resultaten zijn geboekt maar er moesten nog stappen worden gemaakt; het was een uitdaging om goede meetbare resultaten te formuleren die recht deden aan de 'Bedoeling' en waarbij een goede balans bestond tussen rechtmatige, financiële en inhoudelijke uitgangspunten. De focus zou voor de komende tijd meer moeten liggen op de inhoud, en dan met name de vraag wat de gemeente eigenlijk wil bereiken met subsidies en hoe daarop te sturen. Rekenkameronderzoek ‘Inzicht in doorwerking’ De RKT constateert in november 2018 in het onderzoek ‘Inzicht in doorwerking’ dat wat betreft de doorwerking van eerdere rekenkameraanbevelingen over het subsidiebeleid nog weinig concrete resultaten waren geboekt, al werd er aan gewerkt. De raad besluit op 17 december 2018 het college naar aanleiding van dit onderzoek op te dragen meer voortgang te maken met het uitwerken van de eerdere door de raad omarmde aanbevelingen (tussen 2009 en 2018) en de raad hierover voor het zomerreces van 2019 te informeren28.

Inzicht in doorwerking (2018) De RKT heeft met het rekenkameronderzoek ‘Inzicht in doorwerking’ uit 2018 onderzoek gedaan naar de mate waarin aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken in de periode 2009 – 2018 doorwerken in de dagelijkse praktijk van het gemeentelijke bestuur. Daarbij is ook het subsidiebeleid onderzocht. De RKT concludeerde wat betreft het subsidiebeleid dat de ontwikkelingen de raad in potentie beter in staat stelt zijn kaderstellende en controlerende taken uit te voeren. Echter, ontwikkelingen verlopen niet met een hoge snelheid; wat betreft de doorwerking van de rekenkameraanbevelingen zijn nog weinig concrete resultaten geboekt. In detail constateerde de RKT dat in theorie… - Het plan van aanpak zoals aanbevolen in het rekenkameronderzoek uit 2010 ‘op papier' betekent dat er sprake is van een heldere invulling van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. De raad stelt op hoofdlijnen de kaders voor subsidieverlening vast; via de PGB en via de Kadernota’s wordt de gewenste impact en/of outcome bepaald. Op basis van evaluaties (met informatie over de effectiviteit van subsidies) kan de raad in theorie vervolgens controleren in hoeverre de subsidieverlening een bijdrage levert aan het te realiseren effect.

… maar dat in de praktijk het nog steeds moeilijk blijkt om grip op subsidies te krijgen: - Twee aanbevelingen om te werken met het visitatie instrument (uit het rekenkameronderzoek uit 2010) en om een rooster op te stellen voor een periodieke (effect)rapportage van de grote instellingen (uit het rekenkameronderzoek uit 2014), zijn niet overgenomen door de raad of hebben een andere invulling gekregen. De raad heeft namelijk ingestemd met het voorstel van het college om de effectiviteit van subsidies aan de orde te laten komen binnen de reguliere beleidscyclus; bij evaluaties van kadernota's, in het onderzoeksplan van 213a-onderzoeken of als onderdeel van de informatievoorziening binnen de reguliere P&C-cyclus. Het college kiest daarmee voor een andere invulling dan de RKT voor ogen had; dat wil zeggen, meer regie vanuit de raad op het beschikbaar komen van informatie. - De raad ontvangt nauwelijks informatie over de effecten van subsidies want er zijn tot op heden nauwelijks evaluaties verschenen van kadernota’s of andere rapportages waaruit de effectiviteit van subsidies blijkt.

28 Rekenkamer Tilburg (2018). Raadsbesluit ‘Rekenkameronderzoek Inzicht in doorwerking’; Rekenkamer Tilburg (2018).

Inzicht in doorwerking – Een onderzoek naar de mate waarin aanbevelingen vanuit eerdere rekenkameronderzoeken zijn doorgevoerd. - 27 -

-

De raad vraagt niet of nauwelijks naar de effectiviteit van subsidieverlening. Een uitzondering hierop vormt een motie van de VVD waarbij nadrukkelijk werd gevraagd naar de effectiviteit van de subsidieverlening aan ContourdeTwern.

De RKT constateerde ook dat met het vaststellen van de Kadernota subsidiebeleid 2017-2020: - De raad het college de opdracht gaf om een aantal wenselijke eigenschappen (de zeven lessen van Nijmegen) in het subsidieproces in te bouwen. Het gaat onder meer om zaken als inzicht in de activiteiten en prestaties van grote subsidieontvangers, de concretisering van de beoogde doelen van subsidies, de effectiviteit van subsidies en de relatie tussen gevraagde prestaties en doelen van subsidies. - Daarmee in het gemeentelijk apparaat pogingen worden gedaan om inzicht in doelmatigheid en doeltreffendheid van subsidies te vergroten. Op het moment van het rekenkameronderzoek bevonden deze ambtelijke inspanningen om resultaten en effecten van subsidies meer zichtbaar te maken zich nog in de startfase en hadden nog niet tot een verbetering in de controlerende en kaderstellende rol voor de raad geleid. In het rekenkameronderzoek uit 2018 adviseert de RKT de raad de ontwikkelingen op de voet te volgen en op korte termijn aan te dringen op een adequate informatievoorziening voor de raad. De raad besloot hiertoe op 17 december 2018.

Impactgericht subsidiëren (IgS) – fase I In de raadsnotitie ‘Impactgericht subsidiëren in het sociaal domein’ uit november 201829 gaf het college aan dat een herziening nodig was op de wijze waarop subsidies werden verstrekt om subsidieverlening op een meer impactgerichte manier te kunnen laten plaatsvinden. Dit hield in dat aanbieders vanaf het subsidiejaar 2020 uitgenodigd zouden moeten worden om een inhoudelijk aanbod te doen en daarbij aangaven welke prestaties geleverd zouden worden, en welke resultaten te verwachten zouden zijn. Daarmee werd het risico vermeden dat aanbieders naar het beschikbare budget dat de gemeente had, zouden toewerkten. In december 2018 besloot de raad, na een debat over eventuele wensen en bedenkingen (die er niet bleken te zijn), tot het overnemen van de door het college voorgestelde tekst in de PvE’s en/of beschikkingen voor subsidies in het sociaal domein30. In het collegebesluit ‘Definitief besluit over Impactgericht subsidiëren in het sociaal domein’ uit februari 201931 wordt aangegeven dat zou worden gestart met IgS in het sociaal domein. In dit collegebesluit wordt ook het vervolg door het college geschetst. In de gesprekken met aanbieders zullen accounthouders in 2019 aandacht besteden aan de herziening van de subsidies. In 2019 zal de nadruk vooral liggen op de aanscherping van de verantwoordingseisen.

Het jaar 2019 wordt gebruikt om subsidies in het sociaal domein door te lichten op impact. Er wordt vanaf het subsidiejaar 2020 gestopt met het uitnodigen van partijen om in te schrijven op een beschikbaar budget. Dat betekent dat de huidige systematiek met PvE’s tegen het licht gehouden wordt. In een collegebesluit van juli 2019 over de herijking van subsidies in het sociaal domein32, wordt de veranderstrategie geschetst, wordt een fasering aangebracht en worden de noodzakelijke randvoorwaarden in beeld gebracht. Uitgangspunten zijn een scherpere toets op subsidieverlening aan de Maatschappelijke Opgaven (vanaf nu: MO’s), een betere sturing op samenhang van gesubsidieerde activiteiten en een helder toetsingskader om inzichtelijk te maken wat de impact is van activiteiten. Er wordt daarbij besloten tot een pilot IgS (fase I). De pilot IgS (fase I) is in september 2019 van start gegaan. In deze pilot werd niet uitgegaan van de gebruikelijke PvE’s, maar van de impact. Subsidiepartners formuleren zelf oplossingen in de 29 Gemeente Tilburg (2018). Raadsnotitie ‘Impactgericht subsidiëren in het sociaal domein’. 30 Gemeente Tilburg (2018). Raadsvoorstel ‘Wensen en bedenkingen Impactgericht subsidiëren in het sociaal domein’. 31 Gemeente Tilburg (2019). Collegebesluit ‘Definitief besluit over Impactgericht subsidiëren in het sociaal domein’. 32 Gemeente Tilburg (2019).

Collegebesluit ‘Herijking van subsidies in het sociaal domein’.

- 28 -

subsidieaanvraag en geven daarbij aan hoe zij dit op gaan pakken en de resultaten gaan monitoren. De gemeente toetst of de genoemde resultaten haalbaar zijn en of ze in lijn zijn met de MO’s die zijn geformuleerd en die een antwoord geven op de maatschappelijke vraagstukken in Tilburg. Deze bijdrage noemt de gemeente de impact: de duurzame, maatschappelijke veranderingen die door de gesubsidieerde activiteiten worden bereikt. 11 partners uit het sociaal domein en LEApartners uit het onderwijsveld deden mee aan de pilot33. Impactgericht subsidiëren (IgS) – evaluatie fase I De pilot laat bij de evaluatie in juni 202034 een meerwaarde van IgS zien: organisaties brengen in hun aanvraag en plannen meer focus aan, aangepast aan de MO. Organisaties hebben op basis hiervan hun prestatie-indicatoren aangepast en zoveel mogelijk meetbaar gemaakt om zich voortdurend te blijven verbeteren. En organisaties zijn bevestigd in het belang van samenwerking bij het werken aan hun MO. De pilot heeft ook inzicht gegeven in een aantal belangrijke randvoorwaarden waar rekening mee moet worden gehouden. Op basis van deze evaluatie besluit het college met het collegebesluit uit juni 202035 om de werkwijze IgS fasegewijs uit te breiden, rekening houdend met de genoemde randvoorwaarden. Ook besluit het college op dat moment het toetsingskader IgS vast te stellen36.

Aanpassing mandaatregister In het collegebesluit van 1 september 202037 wordt besloten tot een aanpassing in het mandaatregister. Besluiten over subsidieverlening werden voorheen ter afstemming en/of instemming geagendeerd bij de verantwoordelijk wethouder. Bij de behandeling van de Programmabegroting (vanaf nu: PGB) 2017 (d.d. 14 oktober 2016) heeft het college besloten dat deze voorwaarde vervalt. Dit besluit was echter niet adequaat in het mandaatregister verwerkt. Het mandaatregister werd met dit collegebesluit aangepast naar: • Subsidies tot €125.000 zonder PvE of MO zijn opgenomen in de Subsidienota die bij de PGB wordt vastgesteld. • Subsidies waarvoor een PvE of MO is opgesteld behoeven geen instemming van het college. Impactgericht subsidiëren (IgS) – fase II In het collegebesluit van 29 september 202038 geeft het college aan dat de gemeente IgS in fase II vanaf 2021 vooral uitbreidt met subsidies die voorheen werden verleend op basis van een PvE. De gemeente stelt dan ook geen PvE’s meer vast, maar (op basis van door de raad vastgestelde Kadernota’s) MO’s. Dit is na de pilot de eerste grote stap van invoering van IgS en raakt met circa 36 miljoen euro een derde van de subsidies in het sociaal domein, zo wordt aangegeven in het collegebesluit.

In de raadsbrief over het vervolg van het subsidiebeleid uit december 202039 blijkt dat het college in 2021 inzet op het impactgericht verstrekken van zo’n 40% van de totale subsidieportefeuille van circa 90 miljoen euro. Er wordt in de brief aangegeven dat de werkwijze IgS afwijkt van de Kadernota subsidiebeleid 2017-2020 en de Asv 2017 en dat deze documenten daarom zullen worden herzien. Er zal een ‘Nota Subsidiebeleid’ worden opgesteld in plaats van een ‘Kadernota subsidiebeleid’, aangezien subsidiebeleid onder middelen oftewel bedrijfsvoering valt (en niet meer

33 Raadsbrief ‘Vervolg subsidiebeleid’. 34 Gemeente Tilburg (2020). Evaluatie Pilot impactgericht subsidiëren. 35 Gemeente Tilburg (2020). Collegebesluit ‘Evaluatie en uitbreiding impact gericht subsidiëren’. 36 Gemeente Tilburg (2020). Toetsingskader subsidies versie 3.0. 37 Gemeente Tilburg (2020). Collegebesluit ‘Mandaten bij subsidies’. 38 Gemeente Tilburg (2020). Collegebesluit ‘Maatschappelijke opgaven impactgericht subsidiëren 2021’. 39 Raadsbrief ‘Vervolg subsidiebeleid’.

- 29 -

onder Kadernota’s). Ook wordt aangegeven dat gerelateerde interne documenten nog worden aangepast, waaronder de mandaatregeling. Op 18 januari 2021 wordt een technische vervolgsessie gehouden naar aanleiding van de bijeenkomst in november 2020 over IgS. De bijeenkomst in januari is bedoeld om de raad te informeren over de MO’s in de sociale basis, de manier waarop het college hier impact wil maken en hoe de raad betrokken blijft bij de verdere ontwikkeling van IgS. Daarnaast wordt ingegaan op raadsvragen als: Hoe wordt de impact gemeten en gemonitord? Hoe ziet de raad dat middelen juist ingezet worden en dat het de impact oplevert zoals is benoemd? En wat is de positie van de raad bij de verdere ontwikkeling van het IgS? In het collegebesluit van 9 maart 202140 wordt subsidie verleend aan 50 organisaties die op basis van hun impactgerichte subsidieaanvraag en een impactgericht uitvoeringsplan een positieve beoordeling hebben. Impactgericht subsidiëren (IgS) – evaluatie fase II en fase III In het collegebesluit van 18 mei 202141 wordt fase II geëvalueerd en wordt besloten tot de uitvoering van fase III. Uit de evaluatie van fase II42 geeft het college aan dat de hefboom IgS – als een van de hefbomen in de transformatiestrategie voor het sociaal domein – succesvol verloopt.

Zowel bij subsidiepartners als bij de medewerkers in de gemeente is feedback opgehaald over hun ervaringen in de afgelopen periode. Betrokkenen zijn het erover eens dat impactgericht werken van grote toegevoegde waarde is. Het leidt volgens het college tot meer impact, een betere betaalbaarheid en een effectievere manier van werken met partners ten aanzien van doelstellingen. Echter, om de potentie van deze werkwijze volledig te benutten moeten er nog stappen gezet worden. Er wordt voor fase III dan ook een verdere verbreding en verdieping van IgS voorgesteld. Hiervoor zijn twee dingen nodig: • Het investeren in het impact DNA (professionalisering van medewerkers en cultuurverandering). • Het doorontwikkelen van de werkwijze in de gemeentelijke organisatie en bij partners in de stad. Concreet betekent dit een uitbreiding van 70 naar circa 85 organisaties en een toename van het budget van 37 miljoen euro naar ruim 55 à 60 miljoen euro. Daarnaast is kwalitatieve verbetering en verdere borging van de werkwijze in de gemeentelijke organisatie en bij subsidiepartners van belang. In fase III wil de gemeente de werkwijze in de subsidieverordening, werkprocessen, ICTsystemen en in de dienstverlening aan subsidiepartners verankeren.

Ook stelt het college met het collegebesluit van 18 mei 2021 het afwegingskader IgS43 vast; dit biedt handvatten om in de verdere uitbreiding van IgS eventueel subsidie impactgericht in te zetten. Uitgangspunt is dat subsidies worden ingezet waar deze bijdragen aan langere termijn doelstellingen gebaseerd op gemeentelijk beleid (Kadernota’s en onderliggende beleidsdocumenten). In situaties, waar hier geen of minder sprake van is, heeft IgS geen toegevoegde waarde, zo geeft het college aan: zoals een eenmalige (korte termijn) subsidie voor een specifiek doel, subsidies wanneer geen of onvoldoende sturing op budget mogelijk is (vanuit rijks-, provinciaal of regionaal budget), individuele subsidieregelingen voor kostenvergoedingen en algemene voorzieningen op verzoek van de gemeente. Voor aanvragen beneden de €125.000 geldt een impactgerichte werkwijze, waarbij een vereenvoudigd toetsingskader wordt toegepast; hoe lager het bedrag hoe 40 Gemeente Tilburg (2021). Collegebesluit ‘Verlenen impactgerichte subsidies 2021’. 41 Gemeente Tilburg (2021). Collegebesluit ‘Evaluatie impactgericht subsidiëren en invoering fase III’. 42 Gemeente Tilburg (2021). Impactgericht subsidiëren in het Tilburgs sociaal domein – Een evaluatie en aanbevelingen

voor de toekomst’. 43 Gemeente Tilburg (2021). Afwegingskader impactgericht subsidiëren. - 30 -

eenvoudiger de aanvraag, monitoring en verantwoording voor de vaststelling. Dit om de belasting voor kleinere organisaties beperkt te houden. ‘Impactgericht subsidiëren betekent dat we subsidiemiddelen verlenen op basis van de gezamenlijke bijdrage die activiteiten van organisaties en/of projecten leveren aan de Maatschappelijke Opgaven van de Gemeente Tilburg. Deze bijdrage noemen we de impact: de duurzame, maatschappelijke veranderingen die door de gesubsidieerde activiteiten worden veroorzaakt. In een impactgerichte subsidieaanvraag beschrijf je daarom welke impact je met jouw activiteiten bereikt en hoe je deze kan onderbouwen. Je maakt inzichtelijk hoe jouw interventie bijdraagt aan de opgaven in stad. Je kijkt hierin niet alleen naar je eigen activiteiten, maar richt je ook op de context waarin deze plaatsvinden. Sluiten ze goed aan bij de activiteiten van andere partners die werkzaam zijn binnen hetzelfde probleemgebied?’ Bron: Gemeente Tilburg (2021). Afwegingskader impactgericht subsidiëren, pg. 1.

Mandaat subsidieverleningen IgS in het sociaal domein In het collegebesluit van 21 december 2021 wordt besloten dat het vaststellen van de subsidievoorwaarden waaraan een impactgerichte subsidie verbonden kan worden, te mandateren aan de algemeen directeur (in plaats van het college), met daarbij toegestaan een ondermandatering aan het afdelingshoofd Sociaal. Dit geldt voor subsidies die worden verleend in het sociaal domein conform de methodiek IgS. Deze mandatering zorgt voor een efficiënter proces in de besluitvorming. Nota Kaderstelling 2022-2026 De raad besluit op 7 februari 202244 tot de Nota Kaderstelling 2022-202645, een uitwerking van motie 44. Met de Nota wordt een formeel kader vastgesteld waaraan Kadernota’s en Beleidsnota’s moeten voldoen. Het geeft daarmee een handvat voor de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol. De Nota biedt naast een formeel kader ruimte voor het beleidsgesprek en een beleidsmatige verantwoording, die niet per definitie gekoppeld hoeft te zijn aan de P&C-cyclus. Dit voldoet aan de behoefte om het verhaal te kunnen vertellen achter de cijfers en brengt de raad in positie als volksvertegenwoordiger.

Borging en continuëring IgS in het sociaal domein Omdat uit evaluaties en accountgesprekken blijkt dat IgS een toegevoegde waarde heeft voor zowel de gemeente als de subsidieorganisaties, wordt IgS met het collegebesluit van 12 april 202246 geborgd als standaardwerkwijze voor subsidiëren in het sociaal domein (Inclusieve stad). Een uitzondering vormen de subsidies waar IgS geen toegevoegde waarde heeft, zoals opgenomen in het ‘Afwegingskader IgS’ (collegebesluit 18 mei 2021). Hiermee wordt de pilot fase afgerond. Een ontwikkelgroep blijft in 2022 en 2023 wel verantwoordelijk voor het verder ontwikkelen van de werkwijze. In dit collegebesluit worden ook de randvoorwaarden voor IgS aangepast aangezien de huidige randvoorwaarden een doorontwikkeling vragen gezien deze uit de tijd stammen waarin werd gewerkt met PvE’s in plaats van MO’s. Dit betekent dat er gefaseerd (middels een overgangsplan) wordt toegewerkt naar een systeem van subsidiëren in het sociaal domein, waarbij wordt gewerkt vanuit vertrouwen, partnerschap en met expertise van partners om impact te maximaliseren. Dit houdt verder in: • Budgetten vanuit het sociaal domein worden zoveel mogelijk bij de PGB op het niveau van de MO vastgesteld, in plaats van op organisatieniveau (in de toekomst). Verlening vindt dan plaats aan de hand van subsidieregelingen met subsidieplafonds en vooraf 44

Gemeente Tilburg (2022). Raadsvoorstel ‘Nota Kaderstelling 2022-2026’. Gemeente Tilburg (2022). Nota Kaderstelling 2022-2026. 46 Gemeente Tilburg (2022). Collegebesluit ‘Borging en continuering impactgericht subsidiëren in het sociaal domein’. 45

- 31 -

vastgestelde criteria en/of een toetsingskader. Dit wordt gedaan omdat voorheen de bedragen per organisatie zijn opgenomen in het subsidieprogramma bij de PGB. Organisaties weten daardoor jaar in jaar uit wat er als bedrag staat gereserveerd, waar de aanvraag naartoe geschreven wordt en wat niet zozeer bijdraagt aan impact. • Ook wordt ingezet op meerjarige subsidieverlening (maximaal vier jaar). Met meerjarige verlening verwacht het college bovendien dat impact beter te monitoren is en indien nodig tussentijds bij te sturen is. Dit geeft informatie voor de aanscherping van de MO en het bijstellen van de subsidieregeling. En het draagt bij aan de vertrouwensband tussen gemeente en partners. Ook zorgt het voor duidelijkheid en zekerheid bij inwoners; zij kunnen rekenen op continuïteit van dienstverlening. Daarnaast zorgt het voor minder administratieve last voor de gemeente en partners; in plaats daarvan wordt meer tijd besteed aan impactgerichte accountgesprekken. In het op te stellen overgangsplan wordt ingegaan op: het betrekken van de stad bij deze transitie, fasering per MO om deze om te zetten naar een subsidieregeling in 2022, 2023 en 2024, vaardigheden en gedrag voor het werken met subsidieregelingen en juridische gevolgen van het werken met subsidieregelingen.

Ook wordt in dit collegebesluit benoemd dat de Beleidsnota ten behoeve van het subsidiebeleid (voorheen Kadernota subsidiebeleid 2017-2020) is verlopen en de actualisatie in voorbereiding is. Bij een positief besluit van de raad op deze Nota wordt voortaan met MO’s gewerkt in plaats van met PvE’s.

- 32 -

3. STURING OP, EN VERANTWOORDING OVER, SUBSIDIËRING SINDS 2018 Hoofdstuk 3 beschrijft op basis van bureauonderzoek (documentatie) en veldonderzoek (interviews met de gemeente Tilburg) de wijze waarop de sturing op, en de verantwoording over, subsidiëring plaats vindt. Daarmee beantwoordt hoofdstuk 3 deelvragen 2 tot en met 11 en draagt bij aan de beantwoording van deelvraag 13. De interviews zijn eveneens gebruikt om bijlage 4 (uitwerking van de kaders en controle en uitwerking van de uitvoerende processen) vorm te kunnen geven.

3.1 De huidige subsidieprocessen beschreven en gevisualiseerd Beantwoording van de deelvragen 2 tot en met 11 begint bij het beschrijven van het huidige subsidieproces van de gemeente. Het subsidieproces is onder te verdelen in ‘kaders en controle’; voor alle beleidsterreinen gelijk en waar met name de raad een rol heeft (zie bijlage 4, onderdeel A.), en in ‘het uitvoerende proces’ wat verschilt voor de beleidsterreinen en waar het college en ambtelijke organisatie met name een rol hebben (zie bijlage 4, onderdeel B.): • Subsidies vanuit het sociaal domein worden IgS verstrekt, wat (nog) niet geldt voor subsidies cultuur (als onderdeel van het sociaal domein). Beide subsidieprocessen zijn beschreven in bijlage 4, waarbij voor subsidies cultuur enkel de afwijkingen ten opzicht van IgS zijn beschreven. • Subsidies vanuit het domein economie & arbeidsmarkt en het ruimtelijke domein worden niet IgS verstrekt. Het subsidieproces voor subsidies evenementen47 vanuit het domein economie & arbeidsmarkt volgt vergelijkbare processtappen als het subsidieproces voor subsidies cultuur. De stimuleringsregeling Klimaatbestendig Tilburg (te zien als een vorm van subsidie48) vanuit het ruimtelijke domein is daarvan sterk afwijkend (net als andere stimuleringsregelingen vanuit dit domein). Deze twee subsidieprocessen zijn beschreven in bijlage 4.

In hoofdlijn bestaan de subsidieprocessen IgS en niet IgS (subsidies cultuur, subsidies evenementen) uit de volgende processtappen (waarbij de stimuleringsregeling Klimaatbestendig Tilburg vanwege het afwijkende karakter hier niet nader is uitgewerkt):

47

Naast subsidies evenementen zijn er vanuit het domein economie & arbeidsmarkt, subsidies economie en subsidies arbeid. 48 Naast de stimuleringsregeling Klimaatbestendig Tilburg zijn er vanuit het domein ruimte ook andere stimuleringsregelingen als klimaatadaptatie. - 33 -

College / ambtelijke organisatie

Subsidieontvanger

Gemeenteraad

Algemeen subsidieproces gemeente Tilburg – Igs

Vaststellen Kadernota subsidiebeleid 2017-2020

Vaststellen jaarlijkse Programmabegroting + subsidienota + overzicht met max. gereserveerde subsidiebudgetten per organisatie/instelling

Vaststellen Algemene subsidieverordening + richtlijnen (2017) Evaluatie iedere vijf jaar levert verslag doeltreffendheid/ effecten verleende subsidies

Ontvangst brief subsidiebeschikking (< € 7.500) of -verlening (> € 7.500) met subsidieformat Igs

Indienen subsidieaanvraag

College stelt Maatschappelijke Opgaven (MO s) vast

College stelt afwegingskader Igs vast

Op basis van toetsingskader aanvraag op inhoud / financieel (> € 25.000) beoordelen door afdeling SOC

Start realisatie + ontvangst voorschot (indien van toepassing)

College verleent subsidie + beschikking vaststelling (< 7.500) of beschikking subsidieverlening (> 7.500) vanuit afdeling SOC

Vaststellen Kadernota s en Beleidsnota s (incl. subsidieparagraaf)

Monitoring via accounthoudersgesprekken + tussentijds verslag (> 125.000) door afdeling SOC

Vaststellen Jaarstukken incl. paragraaf subsidie (> € 125.000 accountantsverklaring)

Aanvraag vaststelling + eindverantwoording (> € 7.500)

Tussentijds verslag (> € 125.000)

Bevoorschot ting (indien van toepassing) vanuit afdeling SOC in overleg met afdeling PEC

Vaststellen Tussenrapportage / Najaarsbijstelling

Beoordeling eindverantwoord ing op inhoud / financieel (> € 25.000, via quick scan) door afdeling SOC en afdeling PEC

College stelt subsidie vast via mandatering afdelingshoo fd afdeling SOC

Ontvangst vaststellingsbrief

Vaststellings brief door afdeling SOC

Betaling subsidie + evt. terugvordering (deel) subsidie door afdeling PEC

Subsidieontvanger

Gemeenteraad

Algemeen subsidieproces gemeente Tilburg – Niet Igs (subsidies cultuur, subsidies evenementen)

Vaststellen Kadernota subsidiebeleid 2017-2020

Indienen subsidieaanvraag

Vaststellen jaarlijkse Programmabegroting + subsidienota + overzicht met max. gereserveerde subsidiebudgetten per organisatie/instelling

Vaststellen Algemene subsidieverordening + richtlijnen (2017) Evaluatie iedere vijf jaar levert verslag doeltreffendheid/ effecten verleende subsidies

Vaststellen Kadernota s en Beleidsnota s (incl. subsidieparagraaf)

Vaststellen Tussenrapportage / Najaarsbijstelling

Vaststellen Jaarstukken incl. paragraaf subsidie (> € 125.000 accountantsverklaring)

Cultuur: vaststellen Kadernota Cultuurplan

Ontvangst brief subsidiebeschikking (< € 7.500) of -verlening (> € 7.500) met subsidieformat

Monitoring via gesprekken met afdeling SOC resp. ECA

Start realisatie + ontvangst voorschot (indien van toepassing)

Aanvraag vaststelling + eindverantwoording (> € 7.500) op basis van verantwoordingseisen Asv

Ontvangst vaststellingsbrief

College / ambtelijke organisatie

SOC

Evenementen: college stelt beleidsnota s vast incl. subsidiecriteria Checklist wel/geen subsidie door afdeling SOC resp. ECA, controle door afdeling PEC/JUR Cultuur: vaststellen subsidieregelingen incl. subsidiecriteria

Beoordeling subsidieaanvraag op basis van toetsing aan Kadernota Cultuurplan of aan subsidiecriteria uit subsidieregelingen door afdeling SOC (geldend voor Cultuur) of subsidiecriteria uit beleidsnota s door afdeling ECA (+ evenementenketen, citymarketing, binnenstadmanagement) (geldend voor Evenementen)

Afdelingshoofd verleent subsidie < € 125.000 of college > € 125.000 (Evenementen: college neemt besluit over alle aanvragen in één nota) + beschikking vaststelling (< 7.500) of beschikking subsidieverlening (> 7.500) vanuit afdeling SOC resp. ECA

Bevoorschotting (indien van toepassing) door afdeling SOC resp. ECA in overleg met afdeling PEC

- 34 -

Monitoring via gesprekken met subsidieontvanger door afdeling SOC resp. ECA

Beoordeling eindverantwoordi ng op inhoud / financieel (> € 25.000), Cultuur: beoordelingskader vanuit afdeling SOC (incl. toetsing aan subsidievoorwaard en), Evenementen: beoordeling door afdeling PEC

College stelt subsidie vast via mandatering afdelingshoofd afdeling SOC resp. ECA

Vaststellings brief door afdeling SOC resp. ECA

Betaling subsidie + evt. terugvordering (deel) subsidie door afdeling PEC

De gemeente benoemt over de rolverdeling tussen de raad en het college het volgende: “De rolverdeling tussen raad, college en organisatie is duidelijk; de raad stelt kaders en controleert*, het college voert binnen de vastgestelde kaders uit. Een andere positionering is niet wenselijk; de grote variatie in de hoogte van subsidiebedragen met ieder eigen voorwaarden en verantwoordingseisen zorgt dat wanneer de raad gedetailleerder wordt betrokken, de raad in een ‘overload’ aan informatievoorziening terecht komt. Uitvoering en details moeten bij het college liggen, niet bij de raad.” Citaat ambtenaar afdeling PEC *Kaders via Kadernota subsidiebeleid 2017-2020, de Asv, Kader- en Beleidsnota’s en de PGB, controle via Tussenrapportages, Najaarsbijstellingen en Jaarrekeningen (P&C-cyclus).

“De raad heeft soms moeite om focus te houden en treedt dan te veel in detail.” Citaat wethouder

“Er is sprake van een ‘informatieparadox’. Soms is de wens om meer gedetailleerde informatie te willen geven aan de raad zodat het beleid op hoofdlijnen kan worden verbeterd. Maar in plaats daarvan leidt meer detaillering tot meer sturing vanuit de raad op details. Belangrijk is de rolverdeling tussen raad en college vast te houden.” Citaat afdelingshoofd

“Over het algemeen wordt er nauwelijks met de raad gesproken over subsidies.” Citaat afdelingshoofd

Er bestaat wel een verschil van inzicht bij de vertegenwoordiging vanuit de raad over wanneer de controlerende rol van de raad moet starten; vóór subsidieverlening of bij subsidievaststelling dan wel bij de Jaarrekening. Vóór subsidieverlening is slechts eens wens van een enkeling. De reden is dat de onderbouwing vanuit het college waarom welke organisatie, instelling of stichting welke subsidie gaat ontvangen wordt gemist. Daar zou in de raad dan nog over gediscussieerd kunnen worden. Een meerderheid van de vertegenwoordiging vanuit de raad meent ten aanzien van de controlerende rol van de raad dat: “De controle moet achteraf plaatsvinden, met voor de raad inzicht in de activiteiten, de prestaties en de resultaten die zijn bereikt.” Citaat raadslid

3.2 Ontwikkelingen in sturing en verantwoording sinds 2018 Deelvraag 2: Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen in de sturing op subsidiëring sinds 2018? Deelvraag 8: Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen in de verantwoording over subsidiëring sinds 2018? De belangrijkste ontwikkeling sinds 2018 is de overgang naar de methodiek IgS binnen het sociaal domein. Het college en de ambtelijke organisatie benoemt een aantal positieve ontwikkelingen die IgS teweeg heeft gebracht: “Voor 2018 ging het bij subsidiëring over invullen en beoordelen. Met impactgericht subsidiëren is daar verandering in gekomen; het gaat over het verhogen van impact, over het in gesprek gaan met de aanvrager voor het indienen van een aanvraag, over kwalitatieve beoordeling van aanvragen middels het vier-ogen principe, over het in gesprek gaan met de subsidieontvanger tijdens de uitvoering/monitoring en eventuele verslaglegging en over resultaten meetbaar maken.” Citaat afdelingshoofd

- 35 -

“Er is goed nagedacht over hoe impactgericht subsidiëren in te richten bij subsidieverlening; hulp bij de subsidieaanvraag, formats om in te vullen voor de aanvrager, inhoudelijke en financiële beoordeling van de aanvraag inclusief het vier-ogen principe.” Citaat afdelingshoofd

“Het helpt aanvragers om voor het indienen van een subsidieaanvraag te kunnen spreken met accounthouders en beleidsmedewerkers.” Citaat afdelingshoofd

“Impactgericht subsidiëren zorgt voor een ander gesprek tussen de gemeente en subsidiepartners en subsidiepartners onderling. Partners onderling beseffen elkaars verbondenheid en afhankelijkheid beter.” Citaat afdelingshoofd

IgS bestaat gelijktijdig naast de niet IgS methodiek vanuit het sociaal domein (subsidies cultuur), het domein economie & arbeidsmarkt en het domein ruimte. Ten aanzien van sturing en verantwoording heeft de raad vanuit haar kaderstellende en controlerende rol een aantal documenten ter beschikking. Dit zijn, zoals door de raad vastgesteld, sinds 2018 hoofdzakelijk de Kadernota subsidiebeleid 2017-2020, de Asv inclusief richtlijnen uit 2017, Kadernota’s en Beleidsnota’s en documenten uit de P&C-cyclus. Zie voor een verdere detaillering bijlage 4 (onderdeel A.). Feitelijk is IgS nog niet verankerd in deze documenten, waar de niet IgS werkwijze (de ‘oude’ werkwijze) dat wel is. Nu IgS inmiddels geen pilot meer vormt, zijn aanpassingen in onder andere de Kadernota subsidiebeleid 2017-2020 en de Asv benodigd om óók de IgS werkwijze te kunnen borgen. Ondanks dat aanpassingen nodig zijn, stuurt het college en de ambtelijke organisatie op basis van deze documenten op subsidiëring. Ook wordt op basis van deze documenten door de ambtelijke organisatie aan het college en het college aan de raad verantwoording over subsidiëring afgelegd.

Vanuit het sociaal domein zijn subsidieprocesstappen weliswaar vergelijkbaar voor IgS als niet IgS (subsidies cultuur), maar stuurt en verantwoordt het college en de ambtelijke organisatie via een andere methodiek en met andere deadlines bij subsidies cultuur. Verder valt op (zie ook bijlage 4, onderdeel B.): • De IgS werkwijze in het sociaal domein vergeleken met de niet IgS werkwijze in de domeinen economie & arbeidsmarkt en ruimte laat zien dat de methodieken en deadlines daartussen verschillen. • De niet IgS werkwijze in de domeinen economie & arbeidsmarkt en ruimte vergeleken, laat zien dat er ook binnen de niet IgS werkwijze verschillende methodieken en deadlines worden gehanteerd. De belangrijkste verschillen ten aanzien van sturing en verantwoording door het college en de ambtelijke organisatie zijn, op basis van bijlage 4, in tabel 2 samengevat: Sturing vanuit…

Sociaal (IgS)

College

• Stelt MO’s vast (vanaf 2023/2024 worden dit subsidieregelingen) • Stelt afwegingskader IgS vast met uitgangspunten/randvoorwaarden voor wel of niet subsidie via IgS verlenen

Sociaal (niet IgS, subsidies cultuur): het gaat hieronder om de afwijkingen tov IgS bij sociaal • Hanteert drie subsidieregelingen ipv MO’s met subsidieplafonds, inclusief vereisten voor aanvraag, uiterlijke deadlines voor aanvraag, termijn voor beoordeling van 13 weken en beoordelingscriteria inhoud/financieel

- 36 -

Economie & Arbeidsmarkt (niet IgS, subsidies evenementen)

Ruimte (niet IgS, stimuleringsregeling klimaatbestendig Tilburg)

• Verleent alle subsidies > €125.000 op basis van een PvE (document waarin door het college wordt aangegeven voor welke doelstellingen en indien van toepassing voor welk budget een

• Stelt via een Collegenota de stimuleringsregeling vast; hetgeen gestimuleerd wordt komt voor rekening van de gemeente. Stimuleringsregelingen zijn onderdeel

Ambtelijke organisatie

Stappen in verantwoordingsfase College

• Verleent alle subsidies, onafhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag (normaliter tot < €125.000 onder mandaat afdelingshoofd) • Geeft aanvrager mee welke zaken benodigd zijn voor het kunnen indienen van een aanvraag / geeft hulp aan aanvrager • Past toetsingskader inhoud/financieel bij aanvragen toe • Stuurt beschikking tot subsidieverlening (> €7.500) aan subsidieontvanger, verstrekt bij subsidies > €25.000 aan subsidieontvanger subsidieformat met subsidievoorwaarden en verantwoordingseisen IgS • Monitort tussentijds of impact bereikt wordt via gesprek met subsidieontvanger, > €125.000 gesprek + verslag verplicht

• Stelt Collegenota vast over advies ambtelijke organisatie t.a.v. aanvragen > €125.000 • Verleent subsidie > €125.000 bij positief advies Collegenota • Gebruikt voor beoordeling aanvraag checklist wel/geen subsidie inzet (evt. betrokkenheid afd. PEC en JUR) • Bij wel subsidie inzet worden beoordelingscriteria uit subsidieregeling toegepast voor beoordeling aanvraag • Gemandateerd afdelingshoofd verleent subsidie < €125.000 bij positief advies • Verstrekt bij subsidies > €25.000 aan subsidieontvanger subsidieformat met subsidievoorwaarden en verantwoordingseisen (wijkt af van subsidieformat IgS)

Sociaal (IgS)

Sociaal (niet IgS, subsidies cultuur): het gaat hieronder om de afwijkingen tov IgS bij sociaal

• Stelt subsidie vast dmv mandatering aan afdelingshoofd

• Stelt subsidie > €125.000 vast indien niet is voldaan aan subsidievoorwaarden en/od het bedrag hoger is dan beschikking

- 37 -

subsidieaanvraag kan worden ingediend) • Vanuit Beleidsnota’s zijn subsidiecriteria bepaald; voorwaarden waar aanvragen aan dienen te voldoen • Een subsidiecommissie beslist over de subsidiecriteria • Geeft aanvrager mee welke zaken benodigd zijn voor het kunnen indienen van een aanvraag. Aanvraag dient te voldoen aan PvE/subsidiecriteria • Gebruikt voor beoordeling aanvraag checklist wel/geen subsidie inzet (evt. betrokkenheid afd. PEC en JUR) • Bij wel subsidie inzet worden beoordelingscriteria uit subsidiecriteria toegepast voor beoordeling aanvraag • Stuurt advies over aanvraag naar afdelingshoofd ipv college (subsidie < €125.000), studentenevenementen verantwoordelijkheid wethouder • Gemandateerd afdelingshoofd verleent subsidie < €125.000 bij positief advies • Stuurt beschikking tot subsidieverlening (> €7.500) aan subsidieontvanger, verstrekt bij subsidies > €25.000 aan subsidieontvanger subsidieformat met subsidievoorwaarden en verantwoordingseisen (anders dan format IgS) • Monitort tussentijds of output/outcome bereikt worden via gesprek met subsidieontvanger, geen verslag verplicht, prestaties/resultaten/bijzonderheden naar wethouders Economie & Arbeidsmarkt (niet IgS, subsidies evenementen)

• Stelt subsidie vast dmv mandatering aan afdelingshoofd (< €125.000)

van het Meerjarenprogramma (vanaf nu: MJP).

• Ontvangt een aanvraag passend binnen stimuleringsregeling van aanvrager • Beoordeelt aanvraag op basis van vooraf gestelde criteria • Honoreert de aanvraag indien deze past binnen stimuleringsregeling en maximale bedrag van de regeling nog niet is bereikt • Bij honorering wordt aanvraag ondertekend door teammanager of afdelingshoofd • Verstuurt e-mail met honorering of afkeuring naar aanvrager

Ruimte (niet IgS, stimuleringsregeling Klimaatbestendig Tilburg)

Ambtelijke organisatie

• Stuurt beschikking tot sub• Beoordeelt eindverantwoor• Stuurt beschikking tot subsidievaststelling (< €7.500) ding op inhoud/financieel (> sidievaststelling (< €7.500) aan subsidieontvanger €25.000) middels beoordeaan subsidieontvanger lingskader (afd. PEC) Boven €7.500: Boven €7.500: • Gemandateerd afdelings• Ontvangt aanvraag subsi• Ontvangt aanvraag subsihoofd stelt subsidie < dievaststelling van subsidievaststelling van subsi€125.000 vast, gemandadieontvanger. Dient te voldieontvanger. Dient te volteerd afdelingshoofd stelt doen aan verantwoordoen aan verantwoorsubsidie > €125.000 vast indingseisen uit Asv (art. 23 dingseisen uit Asv (art. 23 dien er is voldaan aan subsit/m 26) en subsidieformat t/m 26) en subsidieformat dievoorwaarden en/of het IgS niet IgS bedrag niet hoger is dan be• Beoordeelt eindverant• Beoordeelt eindverantschikking woording op inhoud/finanwoording op inhoud/financieel (> €25.000) middels cieel (> €25.000), beoordebeoordelingskader (afd. ling door subsidieadviseur PEC) afdeling PEC • Verstuurt vaststellingsbrief • Verstuurt vaststellingsbrief naar subsidieontvanger naar subsidieontvanger • Afd. PEC zorgt voor beta• Afd. PEC zorgt voor betaling en evt. terugvordering ling en evt. terugvordering aan subsidieontvanger aan subsidieontvanger Tabel 2: Sturing en verantwoording op subsidies vanuit de verschillende domeinen

• Controleert of eindverantwoording voldoet aan de eerder gestelde voorwaarden (eindverantwoording: aantonen dat e.e.a. bijv. groen dak, geveltuin, waterberging of infiltratievoorziening is gerealiseerd) • Betaling aan derde partij vindt plaats nav opdracht tot betaling door afdeling RUI

In het kader van sturing, verzoekt de vertegenwoordiging van de raad het volgende: “Wij zouden kleinere en vrijwillige organisaties beter moeten helpen bij de subsidieaanvraag en hen beter begeleiden tijdens het subsidieproces.” Citaat raadslid

3.3 Onderscheid subsidie versus inkoop Deelvraag 3: Hoe wordt omgegaan met het onderscheid subsidie versus inkoop? De Kadernota subsidiebeleid 2017-2020 is zoals eerder benoemd door de raad vastgesteld; dit document laat zien dat subsidie een van de instrumenten is die de gemeente (of het college/raad) gebruikt om de doelen vastgelegd in gemeentelijk beleid te halen. Vooraf is door de gemeente de afweging gemaakt of de inzet van het instrument subsidie de juiste is en of het past bij de te realiseren beleidsdoelen en effecten. Andere instrumenten om te sturen zoals genoemd in de Kadernota zijn regelgeving, maatschappelijk aanbesteden (inkoop) en netwerken (bijvoorbeeld een publiek private samenwerking). De keuze tussen subsidie of inkoop is echter niet altijd even duidelijk te maken; uitgangspunt voor de keuze van subsidie is vaak de publieke taak van de gemeente, zo geeft de Kadernota aan. Richtinggevend bij de keuze tussen subsidie en inkoop is de ‘Handreiking overheidsopdracht en subsidie’ van de VNG. In de Kadernota49 is op basis daarvan gespecificeerd wat de verschillen zijn tussen subsidie en inkoop (tabel 3):

49 Gemeente Tilburg. Kadernota subsidiebeleid 2017-2020. Pagina 9.

- 38 -

Subsidie

Inkoop

Algemene wet bestuursrecht 4:21 De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. Aanspraak op financiële middelen bestuursorgaan verstrekt bepaalde activiteitenaanvrager anders dan geleverde goederen / diensten Geen afdwingbare tegenprestatie: worden de activiteiten niet uitgevoerd, dan wordt de subsidie teruggevorderd Het bestuursorgaan vindt het nodig in het algemeen belang

Burgerlijk wetboek 6:213 Een overeenkomst in de zin van deze titel is een meerzijdige rechtshandeling, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan. Een wilsovereenstemming van 2 of meer partijen uit te voeren werken of leveren van producten of diensten Er is een juridisch afdwingbare tegenprestatie

Partijen gaan wederzijds verplichtingen aan en tekenen contract

Tabel 3: Verschillen subsidie en inkoop vanuit de Kadernota subsidiebeleid 2017-2020

3.4 Afwegingskader subsidieverlening Deelvraag 4: Is er een afwegingskader voor het verlenen van subsidies om gemeentelijke doelen te realiseren? Wat is de rol van de gemeenteraad hierbij? Voor IgS geldt dat het college op 18 mei 202150 een afwegingskader51 heeft vastgesteld, daarin heeft de raad geen rol gehad. In het afwegingskader zijn de uitgangspunten en randvoorwaarden geformuleerd voor het maken van de keuze al dan niet impact gericht te subsidiëren. Uitgangspunt is dat impactgerichte subsidies bijdragen aan langere-termijndoelstellingen van de gemeente en gebaseerd zijn op gemeentelijk beleid (Kadernota’s en onderliggende beleidsdocumenten). Bij subsidies, waar deze afweging gemaakt kan worden is de werkwijze van impactgericht subsidiëren passend. Hiermee komen in principe alle subsidies in aanmerking om impactgericht verleend, gemonitord en vastgesteld te worden. De werkwijze stuurt gericht op realisatie van gemeentelijke langere termijn doelstellingen, op betere samenwerking tussen partners en optimalisatie van de impact op de MO’s. In situaties dat daarvan geen of minder sprake is, heeft IgS geen toegevoegde waarde: • Korte-termijn doelstellingen (eenmalige subsidie voor specifiek doel) zoals subsidies voor simpele en eenduidige interventies, die geen lange-termijndoelstelling hebben.

• Er geen of onvoldoende sturing op het budget mogelijk is (rijks-, provinciaal of regionaal budget), tenzij extra gemeentelijk budget verleend wordt dat voldoet aan de uitgangspunten. • Individuele subsidieregeling, waarbij het gaat om een kostenvergoeding voor een bepaalde prestatie (loonkosten vergoeding, vrijwilligersvergoeding en dergelijke). • Algemene voorzieningen die op verzoek van de gemeente zijn ingesteld en waarvan bepaald is welke maatschappelijke doelstellingen er gerealiseerd moeten worden. • Voor subsidies kleiner dan €25.000 sluit de gemeente aan bij het onderscheid, dat ook gemaakt is in de P&C verantwoording voor kleinere organisaties. Bij niet IgS (subsidies cultuur, subsidies economie & arbeidsmarkt) geldt dat zodra een aanvraag voor subsidie wordt beoordeeld, een notitie vanuit de afdeling JUR/checklist vanuit de afdeling PEC wordt gebruikt om te bepalen of het subsidie-instrument wel of niet ingezet moet worden. 50 Gemeente Tilburg (2021). Evaluatie impactgericht subsidiëren en invoering fase III. 51 Gemeente Tilburg (2021). Afwegingskader impactgericht subsidiëren.

- 39 -

Daarbij is de afdeling PEC en soms ook de afdeling JUR betrokken om over het wel of niet inzetten van het subsidie-instrument te adviseren. Ook hier heeft de raad geen rol in. Uit de notitie/checklist blijken in tabel 4 de volgende kenmerken van een subsidie respectievelijk overheidsopdracht: Subsidie

Overheidsopdracht

De subsidie lokt transacties uit tussen de subsidieontvanger en derden Financiële bijdrage dekt ten hoogste de kosten Initiatief (tot het verrichten van de activiteiten) afkomstig van de ontvanger De financiële bijdrage dient met name het algemeen belang ten behoeve van derden Ontvanger kan ervoor kiezen de activiteiten niet uit te voeren (geen prestatieplicht) Zonder de overheidsbijdrage komt de activiteit niet of slechts moeizaam tot stand Ontvanger bepaalt in belangrijke mate zelf de inhoud van de te verrichten activiteit Eenzijdige rechtshandeling (subsidiebeschikking)

Geen transacties tussen de ontvanger van de bijdrage en derden Financiële bijdrage houdt een winstopslag in Initiatief (tot het verrichten van de activiteiten) komt vanuit de gemeente De financiële bijdrage dient met name het rechtstreeks belang van de gemeente Opdrachtnemer is verplicht om de activiteit(en) uit te voeren (prestatieplicht) De activiteit kan ook plaatsvinden zonder een overheidsbijdrage Verstrekker (gemeente) bepaalt in belangrijke mate de inhoud van de te verrichten activiteiten Tweezijdige rechtshandeling (overeenkomst onder bezwarende titel)

Tabel 4: Kenmerken subsidie en overheidsopdracht vanuit notitie afdeling JUR/checklist afdeling PEC

3.5 Sturing op impact (bij IgS) en output/outcome (bij niet IgS) Deelvraag 5: Hoe wordt – na het verlenen van subsidies – tussentijds gestuurd op impact dan wel output/outcome van subsidieontvangers om gemeentelijke doelen te realiseren? Wat is de rol van de gemeenteraad hierbij? De Asv is vastgesteld door de raad. Volgens de Asv (hoofdstuk 6, artikel 16) kunnen er voorwaarden worden gesteld aan de subsidieontvanger over de wijze en het tijdstip van tussentijds rapporteren over de voortgang van de activiteiten. Ingevolge artikel 17 heeft de subsidieontvanger de plicht om het direct aan het college te melden, als gesubsidieerde activiteiten niet of niet geheel worden verricht, of als niet of niet geheel aan de in de beschikking tot subsidieverlening opgenomen verplichtingen wordt voldaan. De Asv biedt dus mogelijkheden (tussentijds) te sturen op impact dan wel output/outcome van subsidieontvangers. Vanuit het college en de ambtelijke organisatie wordt er op meerdere momenten (tussentijds) gestuurd in het subsidieproces op impact versus output/outcome; dit kan zijn bij de verlening of bij uitvoering/monitoring. Hierbij heeft de raad geen rol. Schematisch is dit als volgt weer te geven in tabel 5: Fase

Sociaal (IgS)

Verlenen – rol college

• Stelt MO’s vast (vanaf 2023/2024 worden dit subsidieregelingen) • Stelt afwegingskader IgS vast met uitgangspunten/randvoorwaarden voor wel of niet subsidie via IgS verlenen

Sociaal (niet IgS, subsidies cultuur): het gaat om afwijkingen tov IgS bij sociaal • Subsidieverlening basisvoorziening (grootste deel cultuursubsidies) gebeurt op basis van Kadernota Cultuurplan • Stelt subsidieregelingen vast met oa subsidieplafonds, vereisten aanvraag en

- 40 -

Economie & Arbeidsmarkt (niet IgS, subsidies evenementen) • Verleent subsidies op basis van PvE’s • Stelt Beleidsnota’s vast met subsidiecriteria waaraan aanvragen moeten voldoen

Ruimte (niet IgS, stimuleringsregeling Klimaatbestendig Tilburg) • Stelt stimuleringsregelingen vast

beoordelingscriteria op inhoud/financieel voor aanvraag Verlenen – rol ambtelijke organisatie

Uitvoeren/monitoren – rol college Uitvoeren/monitoren – rol ambtelijke organisatie

• De aanvrager krijgt mee wat nodig is voor een aanvraag (stap 1. doelstelling/stakeholders definiëren, stap 2. verandertheorie, stap 3. activiteitenplan, stap 4. zicht op context en samenwerking, stap 5. onderzoeksplan, stap 6. begroting) • Gebruikt toetsingskader inhoud/financieel bij beoordeling aanvraag • Verstrekt bij een positieve beoordeling aan subsidieontvanger bij subsidies > €25.000 subsidieformat met voorwaarden en verantwoordingseisen IgS -

• Tussentijds monitoren via gesprek met subsidieontvanger en bij €125.000 gesprek + verslag verplicht

• Verstrekt bij een positieve beoordeling aan subsidieontvanger bij subsidies > €25.000 subsidieformat met voorwaarden en verantwoordingseisen (afwijkend format dan IgS)

• Aanvraag moet voldoen aan PvE/subsidiecriteria • Beoordeelt aanvraag op basis van beoordelingscriteria uit subsidiecriteria • Verstrekt bij een positieve beoordeling aan subsidieontvanger bij subsidies > €25.000 subsidieformat met voorwaarden en verantwoordingseisen (afwijkend format dan IgS)

• Beoordeelt aanvraag op basis van vooraf gestelde criteria

Het college wordt, indien hier aanleiding toe is, geïnformeerd door de ambtelijke organisatie

• Prestaties, resultaten en bijzonderheden die volgen uit tussentijds monitoren gaan naar wethouder

-

Basisvoorzieningen cultuur: Er is tenminste eens per jaar een tussentijds overleg met de accounthouder en subsidieadviseur over de gerealiseerde prestaties (verslag verplicht), overige subsidies cultuur in de regel geen verplicht gesprek/verslag

• Tussentijds monitoren via gesprek met subsidieontvanger (geen verslag verplicht)

-

Tabel 5: Wie stuurt wanneer in welke fase op impact versus output/outcome van subsidies

De tabel laat zien dat ten behoeve van (tussentijdse) sturing het college en de ambtelijke organisatie de Asv toepast: • In hoofdstuk 2, artikel 5 van de Asv wordt benoemd dat het college bevoegd is om een subsidieplafond in te stellen; een maximaal bedrag dat beschikbaar is voor subsidiëring van een bepaalde (groep van) activiteit(en). Is dit maximum bereikt, dan kunnen verdere aanvragen worden geweigerd. • In hoofdstuk 3, artikel 7 van de Asv wordt aangegeven dat het college een PvE kan vaststellen, waarin wordt aangegeven voor welke doelstellingen en (indien van toepassing) voor welk budget subsidie kan worden verkregen. • In hoofdstuk 3, artikel 8 van de Asv wordt benoemd dat een aanvraag schriftelijk moet worden ingediend, waarbij de aanvrager onder meer aangeeft: - de doelstellingen en resultaten die met de subsidie worden nagestreefd en hoe de activiteiten aan die doelen bijdragen. En in het bijzonder ook in welke mate de activiteiten gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen en op de door de gemeente vastgestelde doelen of beleidsterreinen;

- 41 -

- een beschrijving van de activiteiten waar subsidie voor aangevraagd wordt; - een begroting en een dekkingsplan van de kosten van de activiteiten, waar de subsidie voor wordt aangevraagd.

3.6 Toezicht op oneigenlijk gebruik van subsidiegelden Deelvraag 6: Wordt systematisch toezicht gehouden en actie ondernomen op eventueel oneigenlijk gebruik van subsidies? Wat is de rol van de gemeenteraad hierbij? In de Asv, vastgesteld door de raad, wordt de mogelijkheid genoemd om toezicht te houden op eventueel oneigenlijk gebruik van subsidiegelden. In hoofdstuk 7, artikel 28 wordt aangegeven dat het college bevoegd is om controles uit te oefenen op de getrouwheid van de ontvangen rapportages en verantwoordingen. Met subsidieontvangers vinden vanuit het college en ambtelijke organisatie tijdens verlening, uitvoering/monitoring en vaststelling toetsingen plaats waarin oneigenlijk gebruik van subsidiegelden naar voren kan komen: • Subsidieaanvraag: Bij de subsidieaanvraag wordt aan de hand van de ingediende documentatie inhoudelijk en financieel getoetst. De financiële toets wordt bij subsidies vanaf €25.000 uitgevoerd door een subsidieadviseur van de afdeling PEC. Om tot een goedkeurende beoordeling te komen controleert de subsidieadviseur de aanvraag op ten minste een drietal punten; 1. Is de begroting realistisch en voldoende onderbouwd en is het aangevraagde subsidiebedrag reëel? 2. Vallen de opgebouwde buffers binnen de gestelde normen of zijn er onzekerheden omtrent de financiële situatie van de aanvrager? En 3.

Wordt akkoord gegaan met de opgestelde subsidievoorwaarden? Indien de subsidieadviseur akkoord is met de begroting is dit terug te lezen in het zaaksysteem/Exellence en in JDE. Inmiddels worden veel subsidies verleend via de IgS werkwijze. Daarbij geldt dat de uitkomsten van de inhoudelijke en financiële toets worden vastgelegd in een beoordelingskader/afwegingskader. Dit document wordt ook in het zaaksysteem/Exellence geplaatst. • Accountgesprekken: Gedurende het subsidiejaar komen in de accountgesprekken de voortgang op de afgesproken prestaties aan de orde en worden, indien nodig, aanvullende afspraken gemaakt. Bij IgS vinden deze gesprekken plaats aan de hand van het subsidieformat. • Verantwoording: Na afloop van het subsidiejaar legt de subsidieontvanger inhoudelijk en bij subsidies boven €25.000 ook financieel verantwoording af. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een inhoudelijke en financiële scan (quick scan) om zo te toetsen of de subsidies besteed is volgens de gemaakte afspraken. De financiële scan geeft ook inzicht in gemaakte kosten en opbrengsten. Dit kan leiden tot aanvullende vragen bijvoorbeeld omdat er op bepaalde onderdelen onvoldoende toelichting wordt gegeven of er onduidelijkheden zijn. Bij de subsidies boven €125.000 wordt de rechtmatige besteding ook gecheckt aan de hand van de controle verklaring van de accountant.